Destour felhasználói kézikönyv

Átírás

1 Destour felhasználói kézikönyv Készítette: Békássy András Dátum: február 23. Verziószám: 1.0 beta

2 Tartalom 1. FEJEZET- Bevezetés A DESTOUR A turisztikai szervezetek közötti együttműködés Partnerkapcsolatok kialakítása Kooperációk Belépés a Destour rendszerbe Szerepek a DESTOUR-ban Az operátor Az iroda A felhasználók kezelése Az objektum A nézet A kezelőfelület általános bemutatása A DESTOUR optimális használata / a felesleges lépések elkerülése Mentés Adatfeldolgozás a DESTOUR-ban Kötelező mezők Képarchívumok felhasználása A szövegszerkesztő FEJEZET Az iroda Saját adatok Home address A számlacím Hírek Nyelvek TCC felhasználó Alapadatok Iroda címe Partnerségek Kooperációk Szobakeresés Keresési feltételek Bevezető szövegek Beállítások Megkeresések Levél / fax / Válaszszövegek a megkeresések megválaszolásához... 29

3 2.16. Információs anyag Hirdetési eszköz Recommended by Érdeklődési körök Beállítások Szabad szoba layout Címkategóriák Leválogatási listák Jegyzetek Osztályozás Jegyzetek Kapcsolódó oldalak Képarchívum Logók Képtár FEJEZET AZ OPERÁTOR Saját adatok Üzenetek Saját adatok Desztináció Megkeresések Regisztrál A megkeresés rögzítése( információkérés, szobalekérdezés, ajánlatkérés) Azonnali válasz/előzetes információ Jegyzőkönyvvezetés Keresés Felülvizsgál Megválaszolás Bevitel Keresés A szobakeresés Címek keresése (megkeresési címek) Leválogatás Megkeresési címek Objektumok címei Beállítások FEJEZET A felhasználó kezelés... 68

4 4.1. Saját adatok Home address A számlázási cím Hírek Nyelvek Jelszó megváltoztatása Hírek kezelése Felhasználók Beállítások Felhasználók Példa: Új objektum, Teszt Panzió beléptetése FEJEZET Az objektum Az objektum törzsadatainak szerkesztése: Saját adatok Home address Számlázási cím Hírek Nyelv Szabad kapacitás Objektum Áttekintés Objektum-szobák adatainak kezelése Szobafoglalás Gasztronómia Home address Ételfajták Ételek Egyedi menük Internet Szöveg és képek Képtár Szabad kapacitás: A szobajelentés A View/Nézet Saját adatok Home address A számlázási cím Hírek Nyelvek

5 6.2. My view Cím Partnerkapcsolatok Besorolás Szolgáltatók listája Hírlevél küldés Hírlevél elkészítésének folyamata Internet Topics Szöveg és képek Képtár Ajánlatkérések kezelése Megkeresés átadása új szállásadónak Desztinációk

6 1. FEJEZET- Bevezetés A bevezető fejezetben az olvasó általános betekintést nyer a DESTOUR elnevezésű új szoftverbe. Az első információk mellett olyan eszközök is bemutatásra kerülnek, melyek a programban mindenütt megtalálhatóak. Ezért e fejezet figyelmes tanulmányozását ajánlom, függetlenül attól, hogy a DESTOUR-t irodaként, operátorként, objektumként stb. használja. 1.1 A DESTOUR A DESTOUR egy a turizmus területére kifejlesztett, 100%-ig internet alapú szoftver. Ez azt jelenti, hogy minden programfunkció elérhető az interneten keresztül és ezáltal akár a lakásunkból is használhatjuk. A DESTOUR a legkorszerűbb műszaki színvonalon kifejlesztett szoftver, mely nemcsak a műszaki, hanem a szervezeti feltételeknek is, mint pl. egyesületek, szövetségek stb. a lehető legnagyobb mértékben eleget tesz A turisztikai szervezetek közötti együttműködés A DESTOUR-hoz csatlakozó turisztikai szervezetek céltudatosan törekednek rá, hogy egyesítve erejüket tért hódítsanak a piacon. Néhány példa erre: -Ha egy turisztikai egyesület objektumainak minden szobája foglalt, akkor a szomszéd településen kínálnak fel szálláshelyet, hogy a térség ne veszítse el a vendéget -Több helység közös katalógust ad ki, amivel csökkentik a nyomtatási költségeket A következő fejezetek e két funkció működési módját hivatottak megvilágítani Partnerkapcsolatok kialakítása Az egyes szervezetek között megkötött partnerkapcsolatokon keresztül egy iroda a másik szervezet/ek objektumán keresztül kereshet szobát vagy szállást. Ennek érdekében a másik szervezet/ek irodája és nézete között partnerség jön létre. A szervezetek munkatársai (operátorok) ily módon a keresésnél választhatnak a saját- és a partneregyesület adatbázisa között. ( A nézet menüben balra) 1.3. Kooperációk Kooperáció által a DESTOUR-ban kettő, az egyesületek közötti együttműködés során felmerülő problematika egyszerűen megoldható: - Közös katalógus Annak elkerülése végett, hogy a vendégnek többször is megküldjék ugyanazt a katalógust, az iroda a másik irodával kötött kooperáción keresztül ellenőrizheti, hogy a vendég megkapta-e már a katalógust egy másik irodától. Ezért minden a katalógusban szereplő egyesület között kooperáció köttetik. Ha egy név bekerül és verifikálódik, akkor az azonos nevű már meglévő címek mellett a másik egyesületek címein is végigfut az ellenőrzés. Ha egy vendég ott már érdeklődött, akkor megjelenik az érdeklődés dátuma és az elküldött információs anyag. - Hírlevél küldés több iroda által gyűjtött címekre

7 Ha egy hírlevelet több iroda központilag (pl. a turisztikai szövetség által) küld ki, akkor kooperációval egy iroda (pl. egy turisztikai szövetség) számára engedélyezhető saját megkeresési címeinek adatszelekciója. 1.2 Belépés a Destour rendszerbe Ezt a fejezetet szándékosan helyeztük a kézikönyv elejére, habár annak néhány vonatkozásban előzményének tekinthető. Érdemes ugyanis szem előtt tartani, hogy Ön, miután elolvasta a kézikönyvet, visszatérhet ehhez a fejezethez, hogy a program aktiválását ennek segítségével pontrólpontra végrehajthassa. A DESTOUR kiszállításakor Ön kap egy hozzáférési nevet és egy jelszót. Amennyiben a oldalt megnyitja, a bejelentkező ablak jelenik meg. Írja be felhasználói nevét, valamint jelszavát. Ekkor Ön operátorként jelentkezett be a rendszerbe. Arról, hogy mit értünk operátor alatt, a következő, a DESTOUR-ban betöltött szerepek című fejezetben tudhat meg bővebbet. Belépés a DESTOUR-ba Ez az operátor rendelkezik minden joggal, melyre Önnek a DESTOUR indításánál szüksége lehet. A belépés megkönnyítése céljából a következőkben röviden felsorolom az első lépéseket. Ezt a könnyebb áttekinthetőség kedvéért teszem, és azért, hogy egyszerűbben ellenőrizhesse, hogy az indításnál minden szükséges és ajánlott lépés megtörtént-e. Zárójelben találja a megfelelő menüpontot. Az eljárás részletes leírását később a kézikönyvben megtalálja.

8 1.3 Szerepek a DESTOUR-ban A DESTOUR egy olyan koncepción alapul, amely megfelel a munkatársak turisztikai szervezetekben betöltött különböző funkcióinak. Minden felhasználónak éppen azon programfunkciók használatát lehet engedélyezni, amelyekre a munkája ellátásához szüksége van. A DESTOUR ezért a felhasználókat 5 csoportba sorolja: 1. operátorok az iroda munkatársa 2. irodák az operátorok információs bázisa 3. felhasználó kezelés 4. objektumok (pl. szállásadó objektumok) 5. nézetek Az alábbi ábra mutatja a különböző feladatokat, melyeket minden szerep ellát és ezáltal általános áttekintést nyújt a szoftverről. Később a szerepeket még egyenként sorban leírjuk. Operátor Iroda Felhasználó-kezelés Jogok/opciók Jogok/opciók Hotel Nap Camping Hold Az egyes szerepek a DESTOUR-on belül 1.6. Az operátor Az operátor az iroda munkatársa. Információkat közvetít, és e feladata ellátásához a DESTOUR több funkciót, mint pl. a szobakeresést, a megkeresések megválaszolását stb. a rendelkezésére bocsát. Az operátor ezen kívül betekinthet a törzsadatokba (a szabad szobákról szóló jelentésekbe is) és ezeket módosíthatja is. Egy operátor azt a jogot is megkaphatja az irodától, hogy az iroda és a nézet számára beállításokat végezzen. Ezen felül egy operátor megkaphatja a felhasználó-kezelés jogát is, vagyis ez az operátor a felhasználó-kezelésen keresztül új objektumokat telepíthet fel, azok jogait kezelheti és az objektumokat deaktiválhatja. Mivel ez a jog meglehetősen szerteágazó, ahhoz az operátornak igen felelősségteljesen kell viszonyulnia! Szeretnénk az irodai adminisztrátorokat figyelmeztetni, hogy ezt a jogot csak azoknak a munkatársaknak ítéljék oda, akik messzemenően tisztában vannak a törzsadatok és a szabad szobák jelentésének kezelésével.

9 A megkeresések és a szobakeresés statisztikáit (milyen gyakran közvetítettek ki egy szobát) egy operátor csak a megfelelő jogosultsággal felruházva adhatja ki. Az operátor tevékenysége a DESTOUR-on belül röviden így foglalható össze: - a saját felhasználói adatok kezelése (pl. jelszó megváltoztatása) - megkeresések megválaszolása - szobakeresés - szöveges információk és linkek felhasználása a vendég informálásának céljából - az objektumok adatainak feldolgozása (hotel-camping-keresés) Ha az operátort az iroda specifikus jogokkal ruházza fel, még az alábbi feladatokat láthatja el: - felhasználó kezelés (= belépés/login a felhasználó-kezelésbe) - a nézetekre vonatkozó beállítások elvégzése (= belépés/login mint nézet) - betekintés az iroda beállításaiba és azok módosítása (= belépés/login mint iroda) - statisztikák (megkeresési statisztikák) kiadása 1.7. Az iroda Az iroda a DESTOUR-on belül kezeli a munkatársai (operátorok) számára azokat a munkaeszközöket, melyeket szükségesnek tart. Az iroda, pl. a megkeresések megválaszolásához szükséges valamennyi mintát kezeli és az operátor rendelkezésére bocsátja a különböző válaszszövegeket. Az iroda telepíti ezen kívül az összes operátort, és ő látja el őket jogokkal. Az iroda tevékenysége a DESTOUR-on belül röviden így foglalható össze: - saját címadatainak kezelése (pl. vállalkozók címei) - az operátorok irányítása (új operátorok feltelepítése, jogok kiosztása stb.) - beállítások a megkeresések megválaszolásához és a szobakereséshez (osztályozás, layout stb.) - a megkeresések megválaszolásának formai meghatározása (szövegek, levelek, érdeklődési körök, hirdetési eszközök stb.) - más turisztikai szervezetekkel kötött partnerkapcsolatok koordinálása - hasznos információk (jegyzetek) és linkek (pl. online menetrend) beírása az operátorok számára 1.8. A felhasználók kezelése A felhasználók kezelése során a felhasználók két típusát különböztetjük meg: az objektumokat és az irodákat. A felhasználó kezelésben új objektumok és irodák telepítése és deaktiválása és ezek jogainak kezelése történik. Ahhoz, hogy egy objektum adataiba betekintsen, illetve azokon módosításokat hajthasson végre (pl. szabad szoba jelzése) az operátornak nincs szüksége felhasználó kezeléshez való jogra. Az operátor ehhez a hotel camping keresést használhatja és a talált objektumok adataihoz hozzáférhet. A felhasználó kezelési jog csak új objektumok telepítéséhez, a jogok kiosztásához és objektumok deaktiválásához szükséges. Ezért az egyesületben csak 1 személy, pontosabban a DESTOUR megbízott kaphatja meg a felhasználó kezelés jogát. A felhasználó kezelés feladatai címszavakban: - a beállítások kezelése - új objektumok/irodák telepítése - azok jogainak kiosztása - objektumok/irodák deaktiválása

10 - login objektumként és irodaként 1.9. Az objektum A DESTOUR-on belül objektumoknak nevezzük a call-center által közvetített szolgáltatókat/személyeket. Objektum pl. az XY Hotel, az XY kemping, az XY vendéglő stb. Az objektum törzsadatait rend szerint az operátor gondozza, a felhasználó kezelés azonban egyes területek kezelését feloldhatja az objektum részére, azok adatait saját maga gondozhatja (pl. szabad szobákról szóló jelentés). Feltéve, hogy a megfelelő jogosultsággal rendelkezik, az objektum az alábbi tevékenységeket végezheti: - törzsadat rögzítés (objektum cím, szobák, árak, felszereltség stb.) - szabad szoba jelentés ( olyan paraméter, melyet a vendég az online-keresés során felhasználhat) - map-booking (a földrajzi pozíció meghatározása az online-térképhez) A nézet A nézetek teszik lehetővé, hogy olyan lekérdezéseket, mint pl. szobakeresés, hogy az adatállományból végrehajthassunk. Egy nézet nem más, mint az objektumok egy csoportosítása azzal a céllal, hogy kereséseket végezzünk ezzel a csoporttal kapcsolatban. Ezért magától értetődik, hogy a DESTOUR-on minden turisztikai egyesület és minden turisztikai szövetség nézetként definiált. Ha pl. a szobakeresés egy szövetség nézetén keresztül történik, akkor a szövetség minden objektumán végig fut a szabad szobakeresés. A nézetben a tevékenység - a saját címadatok kezelésére - az online-keresésre vonatkozó beállításokra (osztályozás, melyet a vendég az online-keresés során felhasználhat) korlátozódik. NÉZET Turisztikai Szövetség West Balaton NÉZET Gyenesdiás Camping Hold Csillag Üdülőházak NÉZET Hévíz Magánházak Kovács Parasztház Hotel Nap Fűszál Garni NÉZET Városnézés Kínálatcsoport

11 A nézet: A objektumok csoportosítása a keresésre vonatkoztatva Bizonyosan észrevették, hogy a turisztikai egyesületek és szervezetek mellett ezen az ábrán egy kínálatcsoport is megjelenik nézetként. A DESTOUR-on tehát kínálatcsoportokat is lehet definiálni és ezzel ennek a kínálatcsoportnak az objektumai számára lehet szobakereséseket végrehajtani.

12 1.4 A kezelőfelület általános bemutatása A DESTOUR optimális használata / a felesleges lépések elkerülése Mint minden új szoftver esetében, itt is először meg kell tanulni a DESTOUR használatát, hogy a felesleges lépéseket (mindenek előtt a billentyűzet és az egér állandó váltogatását) elkerüljük. A DESTOUR fejlesztése során e momentumnak különösen nagy figyelmet szenteltek. Általában úgy alakították ki a maszkokat, hogy a beírás (szinte) kizárólag a billentyűzettel vagy pedig teljesen az egér segítségével történjen. Jelen fejezetben néhány olyan fortélyra szeretnénk felhívni a figyelmet, melyek a felhasználó számára talán első pillantásra nem tűnnek egyértelműnek, melyek azonban a szoftver kezelését jelentős mértékben javíthatják és könnyíthetik. Billentyűzet vagy egér segítségével történő beírás Az, hogy egy adott maszk esetében a billentyűzettel vagy az egér segítségével vigyünk-e be adatokat, jelentősen függ a beírandó adatok fajtájától. Nagy általánosságban azt mondhatjuk, hogy azokat az adatokat, amelyek esetében választani kell, az egér segítségével könnyebb bevinni, az olyan beviteli mezőket pedig, mint pl. a cím beviteli maszkja, vagy ehhez hasonlóakat, a billentyűzettel ajánlatos kitölteni. A megkeresések rögzítésénél a beviteli maszk egy tipikusan billentyűzetmaszk, a szobakeresés paramétereit tartalmazó maszk esetében ellenben egérmaszk -ról beszélhetünk. Ebben az esetben a dátumot is (kívánt időszak) az egérrel (a naptár segítségével) vihetjük be. Tipikus billentyűzetmaszk : a megkeresési címek bevitele

13 ezzel szemben inkább az egérrel kitöltendő: szobakeresési maszk Ugrás az egyes beviteli mezők között Ahhoz, hogy az egyik beviteli mezőről a következőre ugorjon, használja a tabulátorbillentyűt (a billentyűzeten balra, a rögzítő billentyű felett). Ahhoz, hogy az előző beviteli mezőre visszaugorjon, tartsa lenyomva a nagybetű-billentyűt és nyomja meg a tabulátort. A tabulátor segítségével történő ugrásnak megvan az az előnye, hogy annak a mezőnek a tartalma, amibe éppen beleugrottunk, kijelölődik. Ha ezt a tartalmat szeretné felülírni, akkor azonnal elkezdheti a beírást. Ha azonban az egér segítségével kattintana a következő mezőre, akkor a régi tartalmat előbb az egérrel ki kellene jelölni. A tabulátorral történő ugrás során azokat a mezőket, ahol rendszerint nem történik bevitel, egyszerűen átugorhatjuk. A tabulátorral történő ugrást a megkeresés rögzítés példáján szeretném bemutatni: Ha megnyitja a megkeresésmaszkot, akkor automatikusan a vezetéknév beviteli mezőjébe kerül. Írja be ezt és nyomja le a tabulátorbillentyűt. Most beírhatja a keresztnevet. Nyomja meg még egyszer a tabulátort, ekkor az Erősítse meg váltófelület aktiválódik. Most sem szükséges az egérhez nyúlnia, nyomja meg egyszerűen a bevitelbillentyűt. Ekkor a program ellenőrzi, hogy a cím előfordult-e már. Ha nem talált címet, akkor a tabulátorral a további mezőkre ugorhat és azokat kitöltheti.

14 Ha a tabulátorral ugrunk, akkor, pl. az ország választás mezőt, mely az országnév kiválasztásával automatikusan kitöltődik, a program magától átugorja. A DESTOUR optimális alkalmazása: ugrás a tabulátorral Váltás a megkeresések megválaszolása és a szobakeresés között A megkeresések rögzítésének maszkját a DESTOUR-ban külön ablaknak fejlesztették ki, hogy a megkeresések rögzítése és a szobakeresés közötti váltás lehetséges legyen. Ha Ön például éppen a megkeresések rögzítésével dolgozik és egy vendég érkezik, aki a szabad szobák listáját kéri, akkor egyszerűen a képernyő tálcáján (általában a képernyő alsó szegélyén) kiválasztja az operátor-ablakot (OPE) és elvégzi a szobakeresést. Ehhez nincs szükség a megkeresés-ablak bezárására! És ahhoz, hogy ezután visszatérjen a megkeresések megválaszolásához, elegendő, hogy rákattintson a megkeresés rögzítő ablakra (ANF), így folytathatja a megkeresések rögzítését Mentés Mivel a DESTOUR teljesen interneten alapuló alkalmazás, minden azt működtettető adatot el kell menteni. Ehhez minden esetben az ablak alsó részében talál egy mentési felületet pipa formájában. Ha a DESTOUR felhasználó az adott maszkra vonatkozóan nem rendelkezik beírási jogosultsággal, akkor a mentési kapcsolófelület nem jelenik meg számára.

15 Soha ne felejtse el egy oldal kitöltése után a mentést!!! Adatfeldolgozás a DESTOUR-ban Bevitt elemek létrehozásához, törléséhez és kereséséhez a DESTOUR-ban mindig ugyanazokat a kapcsolómezőket használjuk. Ha a DESTOUR ban több oldalra elosztott felsorolással van dolgunk, akkor az oldalak között a nyilakkal lapozhat. A nyilak jelentése itteni felsorolásuk sorrendjében a következő: első oldal; egy oldalt vissza; egy oldalt előre; utolsó oldal. Ha egy listában szeretne keresni ( pl. egy objektumot a felhasználó adminisztrációban), akkor ehhez a (nagyítót) használhatja. Egyszerűen rá kell kattintani és a kívánt fogalmat beírni. A keresett fogalmat ekkor a program kikeresi a listából, függetlenül attól, hogy az adott fogalom a talált fogalmak elején, végén vagy a közepén található. Ha Ön a DESTOUR-ban új elemet szeretne létrehozni, ehhez minden esetben az használja. kapcsolómezőt Egy bevitt elem törlésére mindig a kapcsolómezőt kell használni. Először válassza ki a törlendő elemet és kattintson rá a törlés-kapcsolómezőre. A DESTOUR-ban néhány helyen a másolás kapcsolómező is megjelenik. Segítségével a kiválasztott elem alapján létrehozhat egy új elemet, ekkor a kiválasztott elemet - valamennyi adattal és beállítással újra létrehozza, s az így létrehozott dokumentum elemeit csak átdolgozni szükséges, a teljes begépelés helyett.

16 1.15. Kötelező mezők Azokat a mezőket, melyek a DESTOUR-ban különösen nagy jelentőséggel bírnak, a programban kötelező mezőként állították be. A mentésnél automatikus ellenőrzés történik, hogy minden kötelező mező tartalmaz-e értéket, ellenkező esetben a program felhívja a felhasználó figyelmét a hiányosságra. Kivételes esetekben (!) előfordulhat, hogy valaki egy kötelező mezőt csak később akar kitölteni. Ahhoz, hogy közben ennek ellenére is el tudja végezni a mentést, az üres kötelező mezőkbe egy üres jelet (space) kell bevinnie. Mindazonáltal szeretnénk a lelkükre kötni, hogy a kötelező mezőket lehetőség szerint azonnal és teljesen töltsék ki! Képarchívumok felhasználása A DESTOUR-ban lehetőség nyílik arra, hogy képarchívumot hozzanak létre, melyből a képeket igény szerint lehet kiválasztani. A logókat szintén a képarchívumok segítségével lehet felhasználni. A képarchívumoknak megvan az az előnyük, hogy egyazon képet, melyet több helyen szeretnénk felhasználni, nem kell minden alkalommal feltölteni. Elég, ha egyszer eltesszük a képarchívumba, ahonnan azután a különböző maszkokból kiválaszthatjuk. Javasoljuk, hogy méretezzenek, mert az internet kapcsolattól függően nagyon lassan lehet a képet feltölteni, illetve lehet, hogy nem sikerül a kép feltöltése a szerverre. A képarchívumok alkalmazására íme még egy példa: Első lépésben a képarchívumot kell létrehozni, majd elmenteni (lásd az alábbi ábrát). Címként a logóarchívumok nevét adjuk meg, utólag leírást is adhatunk hozzá. Kezdetben történik a képarchívum előállítása

17 Miután az archívumot elkészítette és elmentette, rákattinthat az ablak felső részében a fotók -ra. Ahhoz, hogy csatoljon egy fotót, kattintson egyszerűen a [fotók csatolása] gombra. Abban az ablakban, ami ekkor megnyílik, elkezdheti a fájl keresését a saját gépén. Válassza ki a fotót, adjon hozzá esetleg egy rövid leírást és mentse el. A fotó ezzel az archívum része lesz és rendelkezésre áll a kiválasztáshoz. Az egyes fotók kiválasztása, leírása és mentése A beillesztéshez ezeket a fotókat kiválaszthatja az archívumból. Ehhez kattintson a [Adja hozzá a képet] gombra és válassza ki az adott fotót egy egyszerű kattintással. Az Minden nyelvbe átvesz opció segítségével ugyanazt a fotót minden nyelvnél beillesztheti, anélkül hogy az egyes nyelvek esetén egyenként ki kellene választania.

18 Fotók kiválasztása FIGYELEM! A galériákban lehetőség nyílik annak beállítására, hogy egy kép látható legyen online vagy ne. Amennyiben a kép nem látható, a publikus felületen nem jelenik meg a galériában, viszont ugyanúgy dolgozhat vele, mint azokkal a képekkel, melyek megjelennek. A megjelent képek bekerülnek a weboldal képgalériájába, míg a nem megjelent képek csak az adminisztrációs felületen lesznek láthatóak. Feltétlenül oda kell figyelni a képek méretére is. A túl nagy méretű képek betöltése az internet kapcsolattól függően jelentősen eltérhet, illetve a rendszer megakadályozhatja a kép feltöltését. Javasoljuk, hogy a nagy méretű képeket átméretezés után töltsék fel. Az interneten használt képek ideális mérete: kb A szövegszerkesztő Mindenütt, ahol a DESTOUR-ban hosszabb szövegeket lehet begépelni, ezek bevitelére és megmunkálására szövegszerkesztő áll a rendelkezésünkre. Ahhoz, hogy a szerkesztő megnyíljon, ebben az esetben a gomb jelenik meg. Mivel a szerkesztő nagyban hasonlít a Microsoft Word höz, ezúttal eltekinthetünk az egyes eszközök mint pl. vastagbetű, aláhúzás stb. tárgyalásától. Most csak 2 pontra szeretnék részletesebben kitérni, melyeket esetleg nem lehet egyszerű következtetéssel átlátni, még pedig a bekezdés ill. új sor beviteli gombok működésére és a képek szövegbe történő beszúrásának funkciójára.

19 A sorváltás mechanizmusa valószínűleg szokatlannak fog tűnni Önnek. A beviteli gomb működtetésekor a szerkesztő beszúr egy bekezdést, vagyis egy üres sort. Amennyiben azonban Ön úgy szeretne új sorra váltani, hogy nem marad ki üres sor, nyomja meg egyszerűen a sorváltást a nagybetűváltó gombbal együtt ([SHIFT] & [ENTER]). Képek beszúrásához a szimbólumszegélyen található képbeszúrás ikon áll rendelkezésre. Segítségével beszúrhat közvetlenül a szövegbe egy olyan képet, melyet előzőleg elhelyezett a képarchívumban. FIGYELEM! Kérjük, a képek beszúrásához mindig ezt a képbeszúrás funkciót használja, és ne végezzen beszúrást a köztes tárolókból (feldolgozás másolás- feldolgozás beszúrás), mert a köztes tárolókból származó képek a fogadónál többnyire nem jelennek meg. A képbeszúrás funkció használatával azonban a fogadóoldalon nem adódhatnak problémák.

20 2. FEJEZET Az iroda A Destour rendszer gyakorlatilag úgy épül fel, mint egy valós iroda. Ebből a szempontból két csoportot különböztet meg: - Iroda - Iroda munkatársai azaz az operátorok Az iroda arra való, hogy megfelelő információkkal anyagokkal rendelkezzen ahhoz, hogy az iroda munkatársai az operátorok azonnal, egyszerűen, pontosan és gyorsan ki tudja szolgálni a megkereséseket (információkérések, szobafoglalások, stb.). Tehát a Destour rendszer is ezt az utat követi: Az iroda funkcióban állítjuk be mindazon információkat, amelyekkel az operátorok dolgozni fognak, és kiszolgálják a megkeresési igényeket. Az irodában tárolt anyagokat és információkat feltölthetik az arra jogosult felszanálók: - kizárólag irodai felhasználók, vagy akár - operátorok is kaphatnak jogosultságok ahhoz, hogy a saját felhasználónevükkel állítsák be az irodában tárolt anyagokat. Ebben a fejezetben az iroda beállításával foglalkozunk részletesen, a 3. fejezetben pedig megmutatjuk, hogy az itt beállított információkat hogyan tudja felhasználni az operátorok.

21 2.1. Saját adatok 2.1. Home address Adja meg itt az iroda címét. A kontaktszemély (vezeték- és keresztnév) rendszerint az irodavezető. Ezt a címet a DESTOUR-ban nem teszik mindenki által láthatóvá (publikussá). Beírás után ne feledkezzen el a mentésről! A magáncím beírása

22 2.2. A számlacím Itt az iroda adóügyi címét rögzítik. Mivel a számlacím és a magáncím között kevés különbség szokott lenni (esetleg a cégjelölés), az [adatok átvétele a magáncímből] gomb segítségével át lehet venni a magáncímet. Így csak az attól eltérő adatokat kell módosítani Hírek A számlacím beírása Ez a pont jelenleg nincs alkalmazásban, ezért itt most eltekintenék a részletesebb magyarázatától Nyelvek A DESTOUR 3 standard nyelve előre ki van választva. A DESTOUR-on alapuló saját portál esetén itt állíthatja be azokat a nyelveket, amelyek a saját portálján jelen vannak. Amennyiben az Ön turisztikai szervezetnél ez nem így van, ezt a menüpontot kiiktathatja.

23 2.2. TCC felhasználó Itt hozhatja létre az operátorokat. Mindazokat a munkatársakat, akiknek hozzáférésük lesz a DESTOUR-hoz, itt kell létrehozni. FIGYELEM Még azoknak a munkatársaknak is, akik a DESTOUR-ba csak alkalomszerűen lépnek be, saját hozzáférést kell biztosítani. Egy másik munkatárs hozzáférési nevének felhasználása adatvédelmi okokból nem megengedhető! Kattintson rá az Új dokumentum létrehozása ikonra. A jobb oldali ablakba beírhatja a felhasználó adatait. Mivel fennáll annak lehetősége, hogy az operátor neve szerepeljen a megkeresési leveleken, itt először a keresztnevet, azután a vezetéknevet adja meg. A felhasználói nyelv segítségével beállíthatja, hogy az operátor milyen nyelven kapja a DESTOUR-tól valamennyi menüpont és a maszkok szövegeit. Amennyiben ettől a felhasználótól mostantól meg kívánja tagadni a DESTOUR-ba történő belépést, akkor elegendő, ha kiválasztja a Felhasználó deaktiválása opciót. A jelszónak legalább nyolcjegyűnek kell lennie. Nem szabad tartalmaznia sem a felhasználó keresztnevét, sem a vezetéknevét és legalább egy betűt és legalább egy számot tartalmaznia kell. Amennyiben egy munkatárs az információközvetítés mellett az objektumok törzsadat gondozásával is foglalkozik, akkor megkaphatja a felhasználó kezelés jogát. Ekkor a felhasználó a menüjéből közvetlenül bejuthat a felhasználó kezelésbe. Mivel ez esetben, mint már korábban említettük, egy hatalommal felruházott felhasználóról van szó, ismételten felhívjuk a figyelmet arra, hogy e jog megadásánál nagyon gondosan kell eljárni! Ha ezzel szemben az a cél, hogy egy operátornak lehetősége legyen az iroda beállításait (jelen fejezet tárgya) módosítani, akkor adja meg neki az irodai beállítások jogát. A nézetek/helységek beállításaihoz azzal a joggal kell rendelkezni. Ez a 3 jog, mint már említettük, lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy különböző szerepeket töltsön be a DESTOUR-ban. A statisztika joga megengedi a felhasználónak, hogy statisztikákat hívjon le és adjon ki a megkeresésekkel és szobakeresésekkel kapcsolatban (pl. megkeresések nemzetek szerint, a szobakeresések során a közvetítések száma objektumra vonatkozóan stb.)

24 A Kovács Gábor nevű operátor egy DESTOUR-Superman : valamennyi szerepet betöltheti 2.3. Alapadatok 2.7. Iroda címe Ez a cím a DESTOUR-ban publikus, vagyis ez szerepel minden nyomtatványon és hirdetményen, melyek az irodából kikerülnek. Ennek megfelelően e cím beírása több nyelven történik. E maszk legtöbb mezője magától értetődik, ezért csak némelyiket szeretnénk röviden elmagyarázni. A webcímet fel lehet használni arra, hogy a saját internet oldalunk egyik aloldalához vezessen közvetlen linkösszeköttetésként. Így tehát a link a saját oldalhoz vezethet, pl. de a vendéget közvetlenül egy aloldalra /abc szeretnénk irányítani. Ebben az esetben az egész linket adhatja meg. A maszk alsó végén (szükség esetén le kell görgetni) kérdezik le azokat az adatokat, amelyekhez nem szükséges (és lehetséges) több nyelvűség, mint pl. irányítószám, telefonszám stb.

25 Az irodacím minden kiadványon megjelenik, ezért több nyelven kell megadni A maszk alsó végén kérdezik le azokat az adatokat, amelyekhez nem szükséges (lehetséges) több nyelvűség, mint pl. irányítószám, telefonszám. A maszk végén találhatóak az egynyelvű adatok

26 A nyilvános mező aktiválásával adja meg, hogy az Ön irodája partnerség vonatkozásában másokkal kapcsolatba léphet-e. Partnerség köttethetik egyes irodák között abból a célból, hogy a partneregyesület adataiba is betekintést nyerjenek. A partnerség teszi lehetővé, hogy az iroda pl. a partneregyesületben is folytathasson szobakeresést, ha a saját településén minden objektumban teltház van Partnerségek A partnerségek leírását már olvashatta e kézikönyv bevezető fejezetében Ön lehetővé teszi egy irodának, hogy más egyesületek objektumaiban szobakeresést végezzen Kooperációk A kooperációkat is leírtuk már e kézikönyv bevezető fejezetében. Az irodák közötti kooperáció lehetővé teszi - közös katalógus esetén annak ellenőrzését, hogy a vendég megkapta-e már a katalógust egy másik irodától - közös szórólapok készítése céljából a kooperációban résztvevő minden irodának vendégcímein folytatott szelekciót Szobakeresés Keresési feltételek Azért, hogy az operátoroknak a kereséskor ne kelljen a vendég által megkívánt tulajdonságokat a TIN normák szerint gondosan átvizsgálni, a DESTOUR-ban megalkották a keresőgép beállítást. Ennek segítségével beállítja az iroda, hogy a keresés során milyen kritériumok jelenjenek meg. Az operátor a továbbiakban csak az iroda által felállított kritériumokat kapja meg a kínálatban. Azért, hogy az operátoroknak a kereséskor ne az összes TIN normából kelljen kiválasztani a vendég által megkívánt tulajdonságokat, a DESTOUR-irodában be lehet állítani a keresőmotor paramétereit. Az iroda ennek segítségével állítja be, hogy a keresés során milyen kritériumok jelenjenek meg. Az operátor a keresések során csak az iroda által beállított kritériumokat látja. FIGYELEM Az ellátási módokat (Csak szállás / reggeli / félpanzió / teljes ellátás), mindenképpen ki kell választani, mivel ezek az árkiszámításhoz elengedhetetlenek. Egyedül az All inclusive -ot nem kötelező megadni, ha az egyetlen szolgáltató kínálatában sem szerepel. A továbbiakban ajánljuk, hogy a kategóriákat (csillagok, napok stb.) és a standard objektumtípusokat (hotel, panzió, ld. az alábbi ábrát) aktiválják.

27 Az ellátási módokat aktiválni kell A kategória és a standard objektumtípusok kiválasztása nyomatékosan ajánlatos

28 2.12. Bevezető szövegek A szoba kereséskor történő nyomtatásokkor az operátornak lehetősége van a vendég részére néhány megjegyzés beírására. Ahhoz, hogy ezeket ne kelljen minden kereséskor teljes terjedelmével ismételten begépelni, itt most definiálhat több bevezető szöveget, amelyeket azután az operátorok kiválaszthatnak és szükség esetén módosíthatnak vagy kiegészíthetnek. Az iroda meghatározza azokat a szövegeket, amelyeket az operátor a szobakeresés során kiválaszthat Beállítások A nyomtatásra előre kiválasztott objektumok mező segítségével be tudja állítani, hogy a szobakeresés eredménylistájából a rendszer hány objektumot jelöljön ki automatikusan nyomtatásra. Itt legfeljebb 13 objektumot adhat meg. A szabad szobák megjelenítésekor (a szobakeresések nyomtatásakor és a szobamegkeresések esetén) mindig látható az Az árak felár és kedvezmény nélkül értendőek. Az adatokért felelősséget nem vállalunk! szöveg is. Amennyiben ezt a szöveget szeretné felhasználni, úgy kattintson a Priceindications text for roomlist/requests mezőn a standard-ra. Ha azonban a szöveget személyesen szeretné alakítani, akkor kattintson a személyes mezőre és beírhatja saját szövegét. Ahhoz, hogy ne kelljen az egész szöveget beírnia, az átvétel a standardszövegből gomb segítségével előhívhatja a standardszöveget és elvégezheti rajta a kívánt módosításokat.

29 nálunk az árak kedvezmény és felár nélkül érvényesek! 2.5. Megkeresések A megkeresések megválaszolása valószínűleg egyike a turisztikai szervezetek legfontosabb értékmérőinek. Ez jelenti a vendéggel való első kapcsolatot, és mint ismeretes, éppen az első kontaktus az, ami siker vagy kudarc kérdésében döntő jelentőséggel bír. Ezért minden turisztikai szervezetnek a lehető legnagyobb figyelmet kell szentelnie ennek a fontos feladatnak. A DESTOUR ebben nagy segítségére lehet, feltéve, hogy megfelelően használja Levél / fax / Válaszszövegek a megkeresések megválaszolásához A megkeresések megválaszolásának segítése céljából tetszőleges számú válaszszöveget és levelet lehet definiálni, amelyeket az operátor a megkeresések beírásakor kiválaszthat és a vendégnek levélben, ben vagy faxon elküldhet. Ily módon a lehető legjobban tudunk a vendég igényeihez igazodni és őt érdeklődésének megfelelő információkkal ellátni. Minden egyes releváns témával kapcsolatban, mint nyár, tél, kirándulás, kerékpározás stb., célzott szövegeket lehet előállítani. Melegen ajánljuk ennek a lehetőségnek a kihasználását, mivel az információs megkeresések célzott megválaszolása a professzionális megkeresés-megválaszolás egyik legfontosabb értékmérője. Bízza magát ebben a témában is a DESTOUR gondjaira! Mint ahogyan azt az alábbi ábrán láthatja, a beviteli maszk 4 különböző alterületre (kartotéklapok) oszlik, melyek jelentése a következő: Előzetes információ: Ha a vendégtől ben érkezik a megkeresés, a választ azonban levélben kívánjuk elküldeni (pl. prospektus küldés), akkor a vendégnek mégis szükséges egy t küldeni, melyben értesítjük arról, hogy a kért dokumentumok néhány napon belül, postai úton érkeznek meg hozzá. Itt definiálhatja ennek az nek a szövegét.

30 Levél / fax: Itt tároljuk azokat a Word-dokumentumokat, amelyeket a levélformában történő megválaszoláskor használunk. Itt definiáljuk az ben küldendő válasz szövegét. Ajánlat: A DESTOUR-ban lehetősége nyílik arra, hogy speciális ajánlatokat készítsen a vendégek részére. Itt tárolhatja az ajánlatok szövegeit. A válaszszövegek / válaszlevelek elkészítésére szolgáló felület Azokat a megkereső leveleket, amelyeket egy megkeresésben elmentettünk, már nem lehet kitörölni. Azért, hogy a már nem használatos levelek később ne zavarjanak, a látható mező segítségével eldöntheti, hogy az adott levél a megkeresés megválaszolásakor megjelenjen-e vagy sem. Ahhoz, hogy a szövegbe a vendéghez szóló információkat tudjunk beépíteni (pl. személyes megszólítás stb.) itt mindenütt különböző mezők állnak rendelkezésre, melyek működési módját szeretném az alábbiakban röviden elmagyarázni. FONTOS: A DESTOUR- válaszszövegeket kérjük ne másolja ki Wordből vagy az Outlookból! Az Internet-felhasználók sokszor alkalmazzák az ún. fre -programokat ek fogadására. Ezek nagy népszerűségnek örvendenek, azonban bizonyos különleges karaktereket nem tudnak helyesen értelmezni. A Word pl. megváltoztatja az idézőjelet a beíráskor: helyett ""idézőjeleket használ. Ez némely fre programban megjelenítési problémákhoz vezethet. Az Outlook pedig olyan formátum-beállításokat használ, mint pl. a sorszélesség, stb., amelyeket a fre programok részben nem támogatnak.

31 Ahhoz, hogy a fre programokból adódó problémákat elkerüljék, ajánlatos valamennyi szöveget közvetlenül a DESTOUR-ba beírni és nem Wordből vagy Outlookból másolni. Ha Ön egyszer egy megkereső levelet már elmentett a levél-fax- tárolóba, akkor azt a másolás -funkcióval másolhatja. Így már csak a módosításokat kell elvégeznie a szövegen, a layoutot, stb. az első ből veszi át.

32 Mezők a válaszszövegekben A megkeresések megválaszolásához használt szövegekben, függetlenül attól, hogy ezek ek vagy levelek (Word-dokumentumok), mindig az alábbi mezők állnak rendelkezésre, melyeket a szövegbe tetszőleges helyekre be lehet építeni: A VENDÉG CÍMADATAI Mező Leírás {KERESZTNÉV} Keresztnév {VEZETÉKNÉV} Vezetéknév {2.NÉV} Cégnév ill. kieg. Eln. {NEMZET} Nemzet {UTCA} Utca {IR.SZ.} Irányítószám {HELYSÉG} Helység {FAX} Faxszám {MAIL} cím Mező {MEGSZÓLÍTÁS1} {MEGSZÓLÍTÁS2} {MEGK.DÁTUM} {MEGKDATUMH} {AKTDATUM} {AKTDATUM} {OPNÉV} {INFO} {MEMO} EGYÉB MEZŐK Leírás Címmegszólítás Levélmegszólítás megkeresés dátuma megkeresés dátuma aktuális dátum aktuális dátum operátor neve az információs anyag kódja a borítékolás segítésére a megkeresés egyedi szövege (a vendégnek szóló speciális információ) {KERESÉSI EREDMÉNY} Ha a keresés eredményét máshová akarja beszúrni, mint ahogyan azt a program előírja, akkor e mező segítségével meghatározhatja az új pozíciót. Ezeket a mezőket a szöveg bármely tetszőleges helyére be lehet illeszteni. Egyszerű szövegként kell beírni őket. A kapcsos zárójeleket { és } úgy tudja beírni, hogy az [ALT GR] és [7]-et a { ill. az [ALT GR] és [0]-át a } előhívására egyidejűleg lenyomja. Közé írja be egyszerűen a mező elnevezését nagybetűkkel. Válaszszövegek előállítása Egy válaszszöveg előállítását a legjobban egy példa segítségével lehet illusztrálni. Ezért az alábbiakban egy olyan válaszszöveget fogunk elkészíteni, ami minden olyan lehetőséget tartalmaz, amely az Ön számára adott. E levél témájaként a kerékpározást választottuk. ELŐZETES INFORMÁCIÓ Először is a vendégnek küldendő előzetes információ szövegét szeretném elkészíteni, amelyben közlöm vele, hogy az általa kért dokumentumokat aznap postáztam. Ez előtt azonban még a válaszszöveg kódexét is be kell írni, hogy azt egyértelműen azonosítani lehessen. Én itt most a kerékpározás kódexet választom. Az elosztási sorrend segítségével meghatározhatjuk, hogy az

33 operátor később melyik helyen találja majd meg ezt a válaszszöveget, így lehetősége van arra, hogy a gyakrabban használt szövegeket a választék elejére, a ritkábban használtakat a végére tegye. A kép feltöltési lehetőségnél a fejlécben elhelyezendő ún. bannert lehet feltölteni. A kép szélessége max. 600 pixel lehet, mivel ez megfelel az A/4-es papírméreten alkalmazható elhelyezésnek. Amennyiben nagyobb képet töltene fel, a rendszer arányosan lekicsinyíti azt. A képanyagok tárolásáról bővebben később lesz szó. Az operátor a válaszlevelet a Leírás mező alapján választja ki. A Kódex a vendég számára nem jelenik meg. MEGKERESŐ LEVELEK (LEVÉL/FAX) Miután az előzetes információ minden nyelven elkészült, áttérünk a megkereső levelek tárolására. Ezeket a leveleket előre megírhatjuk Microsoft Word formában, majd a tallózás gomb segítségével beilleszthetjük őket a megfelelő helyre. Amennyiben vannak már ilyen jellegű leveleink, de nem ilyen formátumúak, ezeket a leveleket Microsoft Word-re kell átalakítani. Az elkészített vagy átalakított levelek tárolása nagyon egyszerű: Válassza ki a megfelelő dokumentumokat az Explorer segítségével, amelyet a [keresés] re kattintva nyithat meg. Válasszon ki egy-egy információkérő levelet Válaszlevél standard megkeresésre (szabad szobák nélkül), szoba keresés levelet Válaszlevél szálláskeresésre (van szoba) és szoba kereső nincs szabad szoba levelet Válaszlevél szálláskeresésre (nincs szoba). Ismételje meg ezt a műveletet minden nyelven, majd kattintson a mentés gombra. A levélformájú válaszokra is fel vagyunk készülve

34 A következő lépésben be kell írnunk az es válaszok szövegeit. Ezt a szöveget az ben érkező megkeresések válaszaként küldjük el. Eddig ezeket a megkereséseket legtöbben az program segítségével közvetlenül válaszolták meg, aminek az lett a következménye, hogy az címeket a későbbi elektronikus levelezés, hírlevelek küldése stb. céljából külön kellett összegyűjteni és be kellett írni a levelező programba. Ennek ezennel véget vetünk. A DESTOUR lehetővé teszi, hogy az ben érkező megkereséseket közvetlenül a rendszerből válaszoljuk meg. A szöveg felépítése fokozatos, amit az alábbi ábra szemléltet: -válaszok szövegei A bevezető szöveg minden ben megjelenik, függetlenül attól, hogy az adott megkeresésben van-e szó szobakeresésről vagy sem. Ebben valószínűleg a megszólítást, a megkeresés megköszönését és az adott témával kapcsolatos általános információkat fogja rögzíteni. A bevezető szöveg rendszerint a fő tartalmat foglalja magába. Amennyiben szobakeresés is történt, a válaszszöveg után megjelenik a Szabad szoba (talált) ill. Szabad szoba (nem talált) szöveg, és végül az a Záró szöveggel fejeződik be. A bevezetés (válaszszöveg) A szöveg talált szabad szobák esetén (szöveg: talált) E szöveg után következik a rendelkezésre álló szobák felsorolása. A felsorolás a [KERESÉS] feliratú linkkel zárul, melynek segítségével a vendég online szobakeresést hajthat végre. A szöveg nem talált szabad szobák esetén (szöveg: nem talált)

35 Függetlenül attól, hogy szobakeresés illetve találat történt-e vagy sem, az t minden esetben egy záró szöveggel zárjuk, amelyben lehetőségünk van pl. további információk közlésére vagy felajánlhatjuk további információs anyagok elküldését. Az utolsó két szöveget (ajánlatszöveg és az objektumoknak) abban az esetben alkalmazzuk, ha a vendégnek egy ajánlatot (ajánlatkérés) és a felkínált objektumoknak pedig erről értesítést szeretnénk ben küldeni. Ezt tehát csak akkor szükséges beírni, ha a DESTOUR ajánlatfunkcióját szeretné igénybe venni. AJÁNLAT A DESTOUR kényelmes ajánlat-generáló funkcióval rendelkezik. Segítségével minden operátor részletes ajánlatot készíthet a vendég számára. Magának az ajánlatnak (PDF-fájl) az elkészítéséhez írjon be egy bevezető és egy záró szöveget. Közé a program beilleszti az ajánlatpozíciókat, amennyiben Ön kiválasztja a megkeresés beállítások menüpontból a megfelelő Az 1. oldalon található pozíciók layout-ot. Lássunk egy példát e két szövegre: Bevezető szöveg: {MEGSZÓLÍTÁS}{VEZETÉKNÉV}, Nagyon köszönjük {MEGKERESÉS DÁTUMA}-i érdeklődését. Örülünk, hogy kerékpározni szeretne jönni.-ba, amihez ideális körülményeket talál nálunk Az alábbi szállásajánlatot tudjuk kínálni Önnek Záró szöveg: Örülnénk, ha -ben üdvözölhetnénk Önt, és további információkkal szívesen szolgálunk Önnek a későbbiekben is. Tisztelettel Turisztikai egyesület {OPNÉV} Miután Ön az -szövegeket minden nyelven beírta, elmentheti a válaszszöveget. Egy további válaszszöveg beírásához a másolás XX funkció jó szolgálatot tehet. Válassza ki egyszerűen azt a válaszszöveget, melynek alapján egy újat szeretne elkészíteni, és válassza a másolás funkciót. Ekkor a minta alapján egy új szöveg jön létre, amit Ön tetszés szerint módosíthat Információs anyag Ebbe a menüpontba különböző információs anyagok tölthetők fel az egyes desztinációkról, melyeket az ajánlatok mellé az érdeklődőknek el lehet küldeni. Javasoljuk, hogy összes, az Ön desztinációját bemutató kiadványról készíttessen PDF-formátumú másolatot, és azt töltse fel ide. Az információs

36 anyagokat az operátor egyetlen gombnyomással csatolhatja a kiküldendő ajánlathoz vagy információs levélhez. Word-formátumú anyagokat a rendszer nem támogat, ugyanis sok fogadó-szerver beállítása tiltja a továbbítást, mivel a file-ok makrovírusokat tartalmazhatnak Hirdetési eszköz Rendezvénynaptár A statisztikai kiértékelések szempontjából érdekes lehet, hogy melyik reklámakciónk (pl. vásárok, hirdetések stb.) hatására érkezik hozzánk a megkeresés. Ily módon a reklámakciók visszaigazolása is ellenőrizhető. E menüpont alatt létrehozhatunk tetszőleges számú alpontot, melyek mindegyike megjelenik az operátori felületen. Fenti statisztikák mellett, ha tematikus hirdetést adtunk fel valamely médiumban, az onnan érkezett megkereséshez a rendszer automatikusan csatol bizonyos információs anyagokat, illetve válasz-szövegeket. Az hirdetési eszközhöz tartozó, automatikusan csatolandó információs anyagokat, illetve válaszleveleket is e menüpont alatt állíthatja be. A hirdetési eszköz hatékonyságát mérő leválogatási részről a későbbiekben lesz szó. FIGYELEM! Azon megkeresések esetén, melyekre nem irányul reklámakció, vagy amikor erről nincs tudomásunk, a nincs adat bejegyzést kell beírnunk. E megkereséseknél ezt a bejegyzést mentjük el. Speciális reklámakciók esetén összeállíthatunk olyan válaszcsomagokat is, melyek speciális megkeresésekre vonatkoznak. Definiálható, hogy melyik információs anyagot és melyik válaszszöveget használjuk e megkeresés esetén. Ekkor az operátornak már csak azt a

37 reklámmédiumot kell kiválasztania, amelyre a válaszszöveget és az információs anyagot a program automatikusan alkalmazza. TIPP A reklámnak nem kell feltétlenül a mi egyesületünk egy reklámtevékenységére / vásárára stb. vonatkoznia. Ezt a funkciót akkor is használhatja, ha gyakran előforduló megkeresések válaszaként már kész csomagot szeretne összeállítani. Erre példa lehet a kirándulás témakör, amikor minden esetben a Túraútvonalak információs anyagot és egy bizonyos túrahétre vonatkozó meghívót mellékelünk. Az olyan bejegyzések esetén, melyeket már nem használunk, bekapcsolhatja a nem látható funkciót. Ezek a megkeresés megválaszolásakor már nem jelennek meg Recommended by A hirdetési eszközökhöz hasonlóan létrehozhatunk a rendszerben Ajánlókat. Itt azokat a neveket, intézményeket gyűjthetjük össze, akik desztinációnkat ajánlották a vendégnek. Az ajánló személy vagy szervezet munka-hatékonyságának mérésére a későbbiekben bemutatandó statisztikai rész szolgál Érdeklődési körök A vendégektől érkező megkeresések esetén az operátornak megvan az a lehetősége is, hogy rögzítse azokat az érdeklődési köröket, melyeket a vendég a megkeresésében megfogalmaz. Az ilyen érdeklődési körök alapján lehet később a megkereséseket csoportosítani. Néhány érdeklődési kört, az ún. rendszer-érdeklődési-köröket megtalálhatja a programban. Ezek közül kiválaszthatja azokat, amelyeket fel szeretne használni. Kattintson egyszerűen a rendszerérdeklődési-körökre és válassza ki a kívánt érdeklődési kört.

38 A rendszer-érdeklődési-körök kiválasztása Az olyan érdeklődési köröket, amelyeket Ön fontosnak tart, amelyeket azonban nem talált meg a rendszer-érdeklődési-körök között, hozzáírhatja a meglévőkhöz. Ehhez be kell írnia egy kódexet, a sorszámot és a leírást. A leírás nem jelenik meg a vendég számára (Az érdeklődési körök egyedül a megkeresési statisztikák és későbbi mailek szelekciója szempontjából fontosak), tehát a leírást nem feltétlenül szükséges több nyelven beírnia. Kérjük, minden érdeklődési kör esetén feltétlenül legalább egy témát válasszon ki a klasszifikálni felsorolásból! Az érdeklődési körök beírása Az olyan bejegyzések esetén, melyeket már nem használunk, bekapcsolhatja a nem látható funkciót. Ezek a megkeresés megválaszolásakor már nem jelennek meg Beállítások Itt állíthatja be, hogy hány objektum választódjon ki automatikusan nyomtatásra a szobakeresések során. Nyomtatásra kiválasztott objektumok ( ): az a meghatározott objektumszám, amennyit a megkeresés megválaszolásakor a vendégnek elküldünk. Ezt a számot a szobakeresésekkor és az ajánlatkérésekkor alkalmazzuk. A maximálisan megadható számot a rendszer zárójelben mutatja.. A Térkép nyomatatása mező segítségével meghatározhatja, hogy szobakeresésnél az objektumok térkép koordinátái és számai megjelenjenek-e vagy sem, a szöveggel nyomtat mező segítségével

39 pedig meghatározhatja, hogy az objektumok reklámszövege szobakereséskor ( ben) megjelenjen-e. Ajánlatkérés esetén a Layout beállításával meghatározhatja, hogy az ajánlatpozíciók (objektumok) a) az 1. oldalon (A pozíciók a bevezető és befejező szöveg közé kerülnek) vagy b) egy külön oldalon (Bevezető és befejező szövegek egymás után az 1. oldalon, az ajánlatpozíciók egy külön oldalra kerülnek) jelenjenek-e meg. Az ajánlat elkészítésekor mindig meghatározhatja a Fejléccel beállítás segítségével, hogy az ajánlat levélfejléccel (ha fehér papírra nyomtat) vagy anélkül (ha saját/céges papírra nyomtat) nyomtatódjon-e ki. A szobakeresésekhez hasonlóan a térkép nyomtatása mező segítségével meghatározhatja, hogy ajánlatok elkészítésekor az objektumok térkép koordinátái és számai megjelenjenek-e vagy sem, a szöveggel nyomtat mező segítségével pedig meghatározhatja, hogy az objektumok reklámszövege az ajánlaton megjelenjen-e. A szobakeresés beállításai, megkeresés megválaszolása és ajánlatok Szabad szoba layout Amint azt az operátorokról szóló fejezetben leírjuk a 3. fejezetben, a vendégnek a válasz- ben lehetősége nyílik arra, hogy online szobakeresést hajtson végre az aktuálisan szabad szobák között. Hogy a vendég számára megnyitható ablak layoutja az Ön egyesülete/szervezete arculatának leginkább megfeleljen, Ön beállíthatja a felület egyes elemeinek színét, tehát a háttér, a betűk stb. színeit.

40 A szín beállításához kattintson a palettaszimbólumra. Ekkor vagy egy itt beállított színt választhat ki, vagy beírhatja az [OK] gomb mellett balra elhelyezkedő mezőben a pontos szín hexadecimálszámát. A színek hexadecimálszámait web-designerétől tudhatja meg. Miután minden színt meghatározott, ezúttal se feledkezzen el a beállítások mentéséről. Amennyiben a program standardbeállításait szeretné visszaállítani, elegendő, ha a [standard visszaállítása] gombra kattint. Mentés után az ügyfél számára megjelenő kép ismét a DESTOUR különböző kékes árnyalataiban jelenik meg. Egyesületi arculathoz illesztés Címkategóriák E menüpont alatt lehetősége nyílik rendszer-pertnereinek besorolására. Pl. vendég, sajtó, objektum. Későbbi leválogatások, statisztikák készítésében vagy a PR munkában ez nagy segítséget jelenthet. A menüpontban tetszőleges számú kategória hozható létre Leválogatási listák Itt állíthatja be, hogy a rendszerben készített statisztikák nyomtatott formája milyen layout szerint jelenjen meg.

41 2.6. Jegyzetek A megjegyzések segítségével az operátor fontos, általános információk és linkek birtokába juthat, melyeket további munkájában hasznosíthat. Az operátor ezeket az információkat az operátori felületen a főmenüben megjelenítve kapja meg, mint egy könyvjelző funkció fog működni Osztályozás Szöveginformációkat különböző kategóriákban lehet csoportosítani, hogy az operátor dolgát megkönnyítsük, amikor ezeket az információkat keresi. Budapesten pl. az egyes múzeumokra vonatkozó információkat a múzeumok kategória alatt lehetne összefoglalni. Osztályozás kép A ki számára látható beállítás segítségével beállíthatja, hogy a kategória az operátorok számára látható legyen-e vagy ne ( nem látható ) Jegyzetek Itt írhatja be az egyes információkat és sorolhatja be azokat egy előzőleg meghatározott kategóriába. Az operátor számára a 2 szöveg egymás alatt jelenik meg és az adott szöveg a megfelelő fénykép mellett található. (1.szöveg az 1.fénykép mellett stb.) jegyzetek kép Kapcsolódó oldalak Önnek lehetősége van arra is, hogy megadja olyan internet oldalak linkjeit, melyeket az operátor gyakran használ. Így az operátor közvetlenül a DESTOUR-ból töltheti le ezeket az oldalakat. Csak arra kell ügyelnie, hogy a linkeket az operátor nyelvén írja be. Azon nyelvek esetén, melyeket Ön nem szeretne használni, írjon be a leírásba egyszerűen egy üres jelet. Meghatározhatja azt is, hogy a linkelt oldal új ablakban nyíljon -e, amit a részünkről minden link esetén tanácsosnak tartunk. A pozíció határozza meg a linkek sorrendjét az operátor menüjében.

42 2.7. Képarchívum Logók Itt tárolhatja azokat a logókat, melyek az operátor valamennyi dokumentumára rákerülnek, pl. a szobakeresés nyomtatványaira stb. A logókat a képarchívumból választhatja ki. Ahhoz, hogy egy logót el tudjon helyezni, kattintson egyszerűen a fénykép beszúrása aktív felületre. Ekkor az archívumban található valamennyi logó megjelenik. Amennyiben minden nyelven ugyanazt a logót szeretné felhasználni, aktiválja a minden nyelvre átvesz kontrolldobozt. Így nem szükséges minden egyes nyelv esetén logót kiválasztani. A kívánt logót válassza ki egy egyszerű kattintással. Zárja le a logó elhelyezést a beillesztés mentésével. A logó kiválasztása a DESTOUR nyomtatványaihoz

43 2.30. Képtár A képarchívumok részletes leírását e kézikönyv bevezető fejezetében találja. A megkeresések megválaszolásához, amint leírtuk, szüksége lesz logókra és esetleg bannerekre, amihez itt egy képtárat (pl. logók néven) hozhat létre. Logók és bannerek tárolására saját archívumot érdemes létrehozni

44 3. FEJEZET AZ OPERÁTOR Az operátor, mint ahogyan azt a bevezetésben már említettük, az iroda operatív munkatársa, aki a megkeresések megválaszolásáért és az információk továbbadásáért felel. E célból a felettes iroda biztosítja számára a szükséges eszközöket. Ezek lehetnek: válaszszövegek, linkek, szöveginformációk (pl. múzeumokról) stb. Egyes operátoroknak az iroda még a felhasználó kezelés, az irodai beállítások és a nézetek kezelésének, valamint a statisztikák (megkeresési és szobakeresési statisztikák) jogát is megadhatja. A DESTOUR telepítésekor Ön egy operátort is kézhez kap, mely által az ebben a kézikönyvben leírt valamennyi műveletet végrehajthatja. Ez az operátor birtokában van a felhasználó kezelés, az irodai beállítások stb. jogainak. Az operátoron keresztüli aktiválás esetén az iroda minden munkatársával operátorkapcsolatot létesíthet. A továbbiakban Ön ezeken keresztül és már nem a főoperátor közvetítésével lép be. Ahhoz, hogy operátorként beléphessen, írja be a felhasználói nevét és jelszavát. linket és írja be Csak tessék, csak tessék!

45 3.1. Saját adatok 3.1. Üzenetek Itt jelennek meg a fölöttes adminisztrátor üzenetei. Amikor Ön bejelentkezik a rendszerbe, először azonnal ez az ablak jelenik meg. Ezen az üzenő rendszeren keresztül történik a DESTOUR-ral kapcsolatos újítások és egyéb információk közreadása, és ezért szeretnénk megkérni Önt, hogy a belépéskor mindig figyelje, hogy érkezett-e üzenet, és adott esetben figyelmesen olvassa el azt. Admin informál 3.2. Saját adatok Itt tekintheti meg saját adatait és módosíthatja azokat. Itt van lehetősége arra is, hogy megváltoztassa a jelszavát.

46 3.2. Desztináció Az operátor adatai Itt határozza meg, hogy milyen desztinációkon keresztül történjen a későbbiekben a keresés. Mint ismeretes, a desztináció nem más, mint az objektumok egy csoportja, melyeken keresztül a lekérdezések (pl. keresések) végrehajthatóak. A szövetségek részére, pl. a turisztikai szövetség nézete (= a keresés a szövetség minden egyesületén keresztül történik) mellett megjelenítődik nézetként valamennyi egyesület is. Azért, hogy Ön mindig lássa, melyik desztináción keresztül folytatja a keresést, ez a menüpont automatikusan megnyílik. Tanácsos ezt a menüpontot mindig nyitva tartani Megkeresések A megkeresések megválaszolása a DESTOUR-ban az átdolgozás után lépést tart az információs irodák megváltozott mindennapi körülményeivel. A megkereséseket en közvetlenül a rendszerből is meg lehet válaszolni. Az t ki lehet egészíteni szobalistákkal, információs anyagokkal stb. Alapjában véve a DESTOUR-ban a megkeresések 3 típusát különböztetjük meg, mégpedig: Információkérés: A vendég levelet vagy t kér, mely nem tartalmaz a szabad kapacitásokról szóló információt (pl. prospektus-kérés). Szobalekérdezés: A vendég levelet illetve t kap, mely tartalmazza azoknak az objektumoknak a listáját, amelyek szabad szobákat jelentettek. Ajánlatkérés: A vendég részletes ajánlatot kap (PDF-fájl) Regisztrál A megkeresések rögzítése több alterületre oszlik, melyeket a legördülő sáv jelöl. Először a megkeresés típusát kell jobb oldalon fent a rögzítő ablakban kiválasztani. Attól függően, hogy melyik típust választja ki, jelenik meg több vagy kevesebb fül. Ezeken a füleken keresztül lehet a megkeresés rögzítést egy lépésben végigfuttatni. A funkciómódot egy példán szeretnénk szemléltetni minden megkereséstípus esetén.

47 3.6. A megkeresés rögzítése( információkérés, szobalekérdezés, ajánlatkérés) Információkérés Erre a példára mintául Senki Gábor úr szolgál, aki a magyarországi Nagykanizsáról, az Ypsilon Kft nevű cégtől szeretné felkeresni a mi szép falunkat/városunkat. Látta a hirdetésünket az Utazó című folyóiratban. ben kéri tőlünk, hogy küldjünk neki térségünkkel kapcsolatos információs anyagokat. Ebben az esetben tehát egy tipikus információkérésről van szó. Az információkérés beírására szolgálómaszk Először is szeretném ellenőrizni, hogy a cím előfordul-e már a rendszerben. Ezért először csak a kereszt- és vezetéknevet írom be, esetleg még a nemzetiséget is és az [Erősítse meg]-gombra kattintok. Ha egy cím már megtalálható a megkeresések listájában, akkor az az ablak alsó felében kilistázódik és ki lehet választani.

48 Senki úr még nem keresett minket: a cím előfordulásának megerősítése Tegyük fel, hogy ez a mi esetünkben nem áll fenn. Először rögzítjük a vendég minden címadatát. Látják, hogy némelyik mező mellett megjelenik egy kapcsoló (törzs) gomb [ ] Ez megmutatja, hogy a DESTOUR mindig tartogat az Ön számára segítséget, mely a beírás során támpontul szolgálhat. A megszólításnál például beírhatja a rövidítést, ha ismeri. De megjelenítheti valamennyi megszólítási formát és ebből azután kiválaszthatja a megfelelő megszólítást. A beíráskor jut eszembe, hogy nem kérdeztem meg a vendégtől az irányítószámát. Ekkor utánanézhetek a rendszerben, hogy az irányítószám esetleg rögzítve van-e már. Ezért csak a nemzetiséget és a települést írom be, és az irányítószámnál a kapcsoló (törzs) gombra [ ] kattintok. Ekkor a rendszer kilistázza az adott település összes irányítószámát, amelyből kiválaszthatom a megfelelőt.

49 Segítség az irányítószám keresésnél Miután túljutottam ezen az akadályon, kiegészítem a címadatokat. A végén a hírlevél megengedve mezőn keresztül meghatározhatjuk, hogy ez a cím későbbi kiválasztásokkor (pl. egy hírlevél szétküldésénél) felhasználható legyen-e. Az éves info-anyag mezőn keresztül eldöntheti, hogy ez a vendég kapjon-e ilyet. Hogy mit takar az éves info-anyag elnevezés, azt Ön határozza meg. Amennyiben Ön mint egyesület pl. egy rendszeresen megjelenő turista-magazint ad ki, akkor az éves információ elnevezés azt jelentheti, hogy ez a vendég rendszeresen megkapja ezt a kiadványt. A látható más irodák számára mező segítségével beállíthatja, hogy az érdeklődő adatait a partner irodák is láthassák. Miután minden címadatot rögzített, azonnal áttérhet a megkeresésadatok ( általános ) beírására. A vendég ben keresett meg minket, ezért az megkeresésmódot választom. Az iroda szerencsére rendelkezésemre bocsátotta az Utazó című folyóirat hirdetésének beállítását (reklámanyag), amit kiválasztok. Ily módon a válaszszöveg és az információs anyagok automatikusan kitöltődnek. A válaszadás ben történik, ezért a válasz -ben módot választom. A megkeresés-státusz beállítása: megválaszolható, vagyis a soron következő válaszadáskor ez a megkeresés is megválaszolásra kerül. Az információs anyagot még ki is bővíthetem oly módon, hogy a [ ] gombra kattintok. Az érdeklődési körből kiválasztom a városlátogatást. Az egyedi szöveget az -válasz megírása során a szövegszerkesztővel is formázhatja (betűtípus, vastag, dőlt stb.) E célból kattintson egyszerűen a szövegmező melletti [ ] gombra.

50 Itt kérdés nyitva nem maradhat: a megkeresési adatok beírására szolgáló maszk Most elmentheti a megkeresést. Szobakeresés Erre a példára mintául ismét Senki Gábor úr szolgál, aki a magyarországi Nagykanizsáról, az Ypsilon Kft nevű cégtől szeretné felkeresni a mi szép falunkat/ városunkat. (Emlékszik ) Látta a hirdetésünket az Utazó című folyóiratban. ben kéri tőlünk, hogy küldjünk neki városlátogatással kapcsolatos információs anyagokat. Ez idáig minden ugyanúgy van, mint az előző példában. Az úr azonban most még egy szálláslistát is kér tőlünk, mégpedig a től ig terjedő időszakra vonatkozóan. A szállást egy ***-os vagy ****-os szállodában, félpanzióval szeretné. A cím adatainak bevitele nem változik az egyes megkeresési típusok esetében, ezért annak részleteire most nem szeretnénk kitérni. Az általános adatok menüpont alatt az információkéréstől eltérően most több válaszadási lehetőség áll rendelkezésre. A levélen és faxon kívül az ben történő válaszadás során is - az objektumok megjelenítési módjától függően - 3 lehetőség közül lehet választani: PDF-melléklettel: az objektumok listáját PDF-fájlként az hez csatolva küldjük el. HTML-melléklettel: az objektumok listáját HTML-fájlként az hez csatolva küldjük el. Közvetlenül az ben: az objektumok listája magában az ben jelenik meg. Ahhoz, hogy megállapítsa, a megjelenítés melyik módja a legmegfelelőbb az Ön számára, szeretnénk megkérni Önt, hogy egyszerűen próbálja végig mind a három válaszadási módot.

51 A szobalekérdezéssel kapcsolatban az ben történő válaszadás során több lehetőség áll a rendelkezésére Végül beírjuk a szobakeresés paramétereit. A fénykép nélküli lista paraméterek segítségével kiválaszthatja, hogy az objektumok megjelenítése részletesen fényképpel vagy fénykép nélkül történjen. Az utóbbi esetben egyszerűen a fénykép nélküli lista dobozt aktiválja. A Desztináció részben (a beviteli maszk alsó része) kiválaszthatja, hogy milyen nézeteken keresztül (tehát mely egyesületeken/szövetségeken keresztül) folyjon a keresés. Egy új megkeresés alkalmával a menüben az adott pillanatban kiválasztva lévő nézetek érvényesek.

52 Most elmentheti a lekérdezést. Szabad szobák a vendég kívánsága szerint

53 Ajánlatkérés A szobalekérdezés alternatívájaként a DESTOUR-ban egy igen hatékony ajánlat-motor áll az Ön rendelkezésére. Ennek segítségével egyszerűen és gyorsan állíthat össze a vendég számára egy ajánlatot. Ezen kívül az ajánlat-lekérdezés lehetőséget nyújt arra, hogy a kiajánlott objektumokat a kiajánlás tényéről ben értesítse. Az ajánlat-kérés megválaszolása 3 formában történhet: faxon, levélben és ben. Az küldés során az ajánlatot PDF-fájlként csatoljuk az hez. A kínálatot faxon, levélben vagy ben lehet elküldeni A szobalekérdezéssel ellentétben az ajánlatkérésnél pótlólag a személyek korát is meg lehet adni, hogy a bizonyos korcsoportokra vonatkozó kedvezményeket (pl. gyerekkedvezmények) és felárakat a program automatikusan belekalkulálja az árba. Az ajánlattételhez ki kell választania egy ellátás típust. Amennyiben nem akarja, hogy a kiajánlás tényéről az objektumok értesítést kapjanak, úgy egyszerűen kapcsolja ki a maszkban jobbra fent található Másolatot küld az objektumoknak gombot.

54 3 személyre keresnek szobát, az egyik személy 3 év alatti Most elindíthatja az ajánlattételt. Először a szobakeresés történik meg és az Ön által beállított számú objektum véletlenszerűen kilistázódik. Ezt a beállítást az iroda a lekérdezések-beállítások menüpontban hajtotta végre. Egyidejűleg a rendszer kiválasztja a standard terméket. Ön módosíthatja ezt a beállítást, és kiválaszthat egy másik terméket is.

55 A keresés eredménye: a standardtermék automatikusan kiválasztódik Kattintson ezután a [Tovább ] gombra. A program most a kiválasztott termék alapján elkészít egy ajánlatot. Az állandó engedményeket és felárakat automatikusan belekalkulálja. Ön azonban még más létező kedvezményeket és felárakat is kiválaszthat. (pl. garázs stb.) Amennyiben kiválasztott ilyet, kattintson az [Aktualizálás] gombra, és ily módon megállapíthatja a kiválasztás végösszegre tett hatását. Miután az ajánlattétel lezárult, a program felteszi Önnek azt a kérdést, hogy el akarja-e küldeni az e- mailt az objektumoknak. Ha igen -nel válaszol, akkor minden objektum megkapja az ajánlat egy másolatát, de minden objektumhoz természetesen csak az őt érintő rész jut el. Önnek természetesen lehetősége nyílik később is elküldeni az t az objektumoknak. Miután Ön lezárta az ajánlatmotort, elküldheti az ajánlatot. E célból válassza ki még egyszer az ajánlat gombot. Itt a dokumentumot - megnyithatja, ha rákattint a jobb oldalon felül található ( ajánlat -tól ) dokumentum megadásra, és kinyomtathatja, hogy postán küldje el a vendégnek vagy - az [Azonnali válasz] gombra kattintva ben elküldheti a vendégnek.

56 FIGYELEM: Az ajánlatküldés nem kötegelve (tehát a megkeresés-megválaszoláson keresztül) történik. Az ajánlatot mindig az elkészítés után azonnal nyomtatjuk vagy en elküldjük. Amennyiben Ön az t még nem küldte el a felkínált objektumoknak, úgy ezt megteheti, ha rákattint az t küld az objektumoknak gombra Azonnali válasz/előzetes információ Ha egy megkeresés megválaszolása ben történik, akkor minden megkeresést, mindegy, hogy információlekérdezés, szobalekérdezés vagy ajánlatkérés, azonnal meg tud válaszolni, úgy hogy egy [Azonnali válasz]-t kezdeményez. Ekkor kinyílik az előnézete, amit a küldés -re kattintva automatikusan elküldhet. Ebben az esetben a megkeresés a megválaszolva csoportba kerül és a felhalmozott válaszok között többször nem kerül elküldésre. FIGYELEM: Az azonnali válasz csak egy lehetőség arra, hogy a választ elküldjük. A válasz eket elküldheti kötegelve, vagyis összegyűjtve is egy későbbi alkalommal. Ehhez a megválaszolás menüpontot használja, amelyet a későbbiekben tárgyalunk majd. A kötegelve történő válaszadáskor a megkeresés beírására összpontosíthat és 30 percenként vagy óránként összegyűjtve küldheti el az összes rögzített megkeresést. Az elküldést később még meg kell erősíteni, ezt megteheti a kötegelt megválaszolás megerősítésével együtt is naponta egyszer (megkeresések-megerősítése, ld. külön fejezetben). Amennyiben az t nem azonnali válasszal küldi el, akkor a kötegelt válaszadásnál automatikusan elküldi a program.

57 Előzetes információ jelen példában nem szükséges, mert a megválaszolás ben és nem levélben történik. Az előzetes információt mindenképpen el kell küldeni, ha a vendég ben kért prospektusanyagot és mi ezt postai úton küldjük el neki Jegyzőkönyvvezetés A szoftver a megkeresésen alkalmazott minden módosítást jegyzőkönyvezi. A módosítások listáját a Jegyzőkönyvezés címszó alatt lehet visszakeresni. Ott saját jegyzeteket is hozzá lehet fűzni a megkeresésekhez. Például hasznos lehet, ha a posta által kézbesíthetetlennek minősített leveleket visszakapva az adott megkeresésnél iktatjuk ezeket. Ha azután a vendég megkérdezi, hogy miért nem kapta meg az információkat, ily módon utána lehet nézni, hogy a kézbesítésnél akadtak-e problémák. Írja be egyszerűen az utalás mezőbe a megjegyzést és mentse el a megkeresést Keresés Itt egy meglévő megkeresés keresését hajthatja végre. Ennek során több választómező áll az Ön rendelkezésére. A következő példában például a mi Senki nevű emberünk egyik megkeresését keresem. Amennyiben a program az Ön keresési kritériumainak megfelelő megkereséseket talál, akkor ezek egy lista formájában jelennek meg. Kattintson rá a keresett megkeresésre és betekinthet ebbe, valamint szükség esetén át is dolgozhatja azt. A minden megkeresés mellett megjelenő piros X segítségével törölheti is az adott megkeresést. Keres talál: egy megkeresés keresése Felülvizsgál Itt ellenőrizheti, hogy nincsenek-e még nem megválaszolható megkeresések a rendszerben. Ezek listában jelennek meg. A feldolgozáshoz elegendő, ha rákattintunk a keresett megkeresésre, hogy a beíró módba jussunk.

58 3.11. Megválaszolás A kötegelve történő megválaszolás a DESTOUR-ban a Megválaszol menüponton keresztül történik. Ha ezt a menüpontot választja, akkor minden Megválaszolás alatt státusszal rendelkező megkeresés megjelenik. Rendszerint ezek megegyeznek a beírt megkeresésekkel, kivéve azokat, amelyeket Ön azonnali válaszra jelölt ki, mert ezek a Megválaszolva csoportba tartoznak. A megkeresések típus szerint csoportosítva jelennek meg, tehát -, levél- és faxmegkeresések szerint felsorolva. Az egy típusba tartozó valamennyi megkeresés kiválasztásához elegendő, ha az adott típust kiválasztjuk, akkor automatikusan minden ide tartozó megkeresés mellett megjelenik a pipa. Válassza ki egyszerűen az összes megkeresést, függetlenül attól, hogy ezek levél- vagy -válaszoke. Ha a [Megválaszolás] kapcsolómezőre kattint, - az eket a rendszer automatikusan elküldi. Önnek a megválaszolást még meg kell erősítenie. - a levélmegkeresések nyomtatásra készen állnak. A leveleket a TCC-Requests-szel ki lehet nyomtatni (ld. a következő fejezetet). E célból a TCC-Requests automatikusan kinyílik Bevitel Azok a megkeresések, amelyeket Ön vagy ben vagy az azonnali válaszon vagy a felhalmozott válaszon keresztül válaszolt meg, megkapják a megválaszolva megkeresésstátuszt és a következő megválaszoláskor a program már nem veszi őket figyelembe. A sikeres megválaszolást még meg is kell erősíteni, hogy a megkeresést valóban teljesen megválaszoltnak (a Megválaszolás megerősítve státusz) lehessen tekinteni. Ha lehívja a menüpontot, felsorolódik minden megkeresés, amit Ön megválaszolt, de a megválaszolást még nem erősítette meg. Válassza most ki a megkereséseket. A legegyszerűbb módja ennek, ha a típust kiválasztja, mert akkor minden megfelelő megkeresés kiválasztódik. Kattintson most rá a [Megerősítés]-re. A megkeresések ezzel megkapják a Megválaszolás megerősítve státuszt.

59 3.4. Keresés A DESTOUR keresési lehetőségei közül minden bizonnyal a szobakeresés a legfontosabb. Fennáll annak a lehetősége is, hogy célzottan objektumokat, híreket és ajánlatokat is keressünk. Mivel a cím-, hotel-, hír- és ajánlatkeresést a felhasználó rendszerint intuitív módon is tudja alkalmazni, most csak a szobakeresés részletesebb magyarázatára térnénk ki A szobakeresés A DESTOUR két módját ismeri a szabad szoba keresésének, mégpedig a gyorskeresést és a bővített keresést. Míg a gyorskeresés esetén csak időtartamot, szobatípust, ellátási módot lehet megadni paraméterként, a bővített kereséskor további paramétereket, mint pl. az objektum, a szoba felszereltségét stb. is meg lehet adni. A keresés mindig azokon a nézeteken keresztül történik, melyek az adott pillanatban aktiválva vannak. Figyelem: Azt, hogy a nyomtatásban megjelenjen-e az objektumok helye, -címe stb., a bővített keresésben határozza meg (ld. később). Ezek a beállítások lesznek érvényesek azután a gyorskeresésre is. Gyorsan eredményt: gyorskeresés a DESTOUR-on Ha Ön a [Bővített] gomb segítségével a bővített keresésre vált, akkor a gyorskeresésnél végzett beállítások átkerülnek a bővített keresésbe is. Azokon kívül azonban beírhat még további keresési paramétereket is.

60 Egy szoba a vendég kénye-kedve szerint: a bővített keresés A nyomtatási beállítások segítségével meg tudja határozni, hogy reklámszövegeket, térképszámokat stb. meg akar-e adni a nyomtatáson. Ezenfelül beállíthatja, hogy mennyi objektumot szeretne előzetesen kiválasztani a nyomtatáshoz. Amennyiben itt 5-öt állít be, úgy az eredményben, amely a véletlenszerűség elve alapján rendeződik, az első 5 objektum választódik ki nyomtatásra. A kinyomtatott anyagokon megadhat egy bevezető szöveget is, amelyet az iroda bocsát az Ön rendelkezésére. Ezt elsősorban a szobalista faxon történő elküldésekor ajánlatos megtenni, hogy a vendégnek ne kelljen puszta tárgyias felsorolást elküldeni. A nyomtatási beállítások mindig elmentődnek, ezért új kereséskor Ön mindig az előző keresés beállításaival találkozik, így nem kell mindent újból beállítania. A nyelv segítségével határozhatja meg a kiadás és a nyomtatvány nyelvét. A [Keresés] gomb segítségével indítja el a szobakeresést. A keresés képernyőn megjelenő eredménye mindig felsorol minden, a kereső motor által megtalált objektumot. Ha ez több mint 10 objektumot jelent, akkor több lapon oszlik el a keresés eredménye, melyek között Ön lapozhat. A jobb oldali, a név mellett található objektumnak. Az objektumról a ikon segítségével küldhet egy t az érintett (részletes információk) ikon segítségével hívhat le információkat. A ( login mint ) ikon segítségével beléphet az érintett objektum adminisztrációs felületébe és betekinthet annak adataiba, valamint átdolgozhatja azokat. Ha például Ön felfedez egy gépelési hibát egy objektum szövegében, akkor ezt azonnal kijavíthatja.

61 A DESTOUR-szobakereső motor működési módja A DESTOUR-ban, ahhoz hogy egy objektum szobáit meg tudjunk találni, teljesülnie kell annak az alapfeltételnek, hogy a keresett időtartamra a keresett ellátási mód/okban az egész időszakra nézve meg legyenek adva az árak. A keresés során az objektumnál a klasszifikációban (TIN-normák) lefektetett ellátások összehasonlítódnak. Ha reggelivel keresünk szobát, és egy objektumnál a reggeli nincs aktiválva, akkor a szobát akkor sem találja meg a kereső, ha ár meg lenne adva hozzá. Az, hogy milyen szobákat érint a találat, a keresésnél beírt szobatípustól függ. Ha kétágyas szobát választunk ki, akkor csak azok a szobák jelennek meg találatként, ahol a standard személyek száma kettő. Ennyit előzetesen. Most tekintsük át ezt a tényállást részletesen: Mint ismert, minden szobacsoportnak van egy minimum-, egy maximum-, és egy standard személyszáma. Az a kétágyas szoba például, amit egy-és háromágyasként is ki lehet adni: Minimum személyek száma: 1 Maximum személyek száma: 3 Standard személyek száma: 2 A DESTOUR rendszerint a standard személyek számát hasonlítja össze. Ez a szobatípus segítségével történik. Amennyiben tehát kétágyas szobát állítunk be a keresésnél, a rendszer a kétszemélyes standard-személyszámú szobákat keresi le. Ha pl. a kétágyas szobát adjuk meg szobatípusként akkor a DESTOUR mindig standard személyszám: 2 típusú szobát keres! Ezt egy olyan példán szeretném szemléltetni, ami a gyakorlatban jóformán soha nem fordul elő, de a tényt jól megvilágítja: A paraméterekkel történő keresés minden olyan standard személyszámú 2 fős szoba kiválasztásához vezet, amelyeket 3 személynek is kiadnak. A fenti példa szobáját (= háromágyas szoba, amit kétágyasként is kiadnak) NEM fogja a rendszer megtalálni, mert a standard személyszám NEM 2 (nem kétágyas szoba). Az alábbi felsorolás tartalmazza a DESTOUR-ban található összes rendelkezésre álló szobatípust a megfelelő standard személyszámmal: szobatípus standard személyszám egyágyas szoba 1 kétágyas szoba 2 szobák nincs apartman nincs Mint látja, a több ágyas szobák kiválasztásakor nem történik meg a standard személyszámok illesztése, ehhez kapcsolódó jó tanács:

62 TIPP A főszezonban, amikor a turisztikai egyesület üzemeltetőinek nagy része le van foglalva, gyakran minden olyan szobát ki szeretnénk nyomtatni, amelyek két személyre kiadók, mindegy, hogy azok egy-, két- vagy háromágyas szobák. Ez megoldható a DESTOUR-ban, amennyiben a keresés során a szobatípusnál a szobát választjuk ki a kétágyas szoba helyett. A beállítás minden olyan szobát kikeres, amelynek minimum maximum személyszáma 2 személyre érvényes, függetlenül attól, hogy a standard személyszáma 1,2, stb. személyre szól-e. Szabad szobák - napi lista A szabad szobák /apartmanok napi listája minden olyan szobát/apartmant magában foglal, amelyek egy bizonyos időszakon belül szabadok. Ez az iroda zárva tartási idejében megérkező vendégek számára jelent szobakeresési lehetőséget. A nyomtatáshoz ki lehet választani a kezdő dátumot, valamint a napokat. Ha pl szombatot adjuk meg 3 nappal, akkor kinyomtatódik minden olyan szoba/apartman, amely től ig valamikor szabad. Általában a -tól- és -ig dátum jelenik meg, de ha egy szoba 14 napnál hosszabb ideig (pl. egész évben) szabad, akkor a program az ig dátum helyett a hosszabb időre szöveget nyomtatja ki. (Részletes információk) lehívása. A ikon ( login -ként ) használatával számos lehetőség nyílik meg Ön előtt. E gomb segítségével beléphet az adott objektumba és betekinthet annak adataiba és módosíthatja azokat (pl. szobajelentés, törzsadatok stb.). Ez az ikon jelenik meg minden olyan objektum esetén, melyeknél az Ön egyesülete felhasználó kezelőként működik. Amennyiben egy partneregyesület objektumáról van szó, az ikon nem jelenik meg. TIPP Annak legegyszerűbb módja, hogy egy üzemeltető szobajelentésébe betekintést nyerhessünk, vagy az üzemeltető törzsadatait módosíthassuk, a hotel-camping -keresés. Keresse ki egyszerűen az adott üzemelt Az alternatív megoldás a felhasználó kezelés segítségével (a megfelelő jogosultság előfeltétel) kínálkozik. A felhasználó kezelést azonban általában csak akkor használja, ha új üzemeltető telepítéséről, egy üzemeltetőnek egy bizonyos jog megadásáról vagy egy üzemeltető deaktiválásáról van szó.

63 A szabad szobák/apartmanok napi listájának beállításai Címek keresése (megkeresési címek) Itt keresheti meg és módosíthatja a megkeresési címeket. Ahhoz, hogy minden, egy bizonyos betűsorral kezdődő (pl. vezetéknév Schmi ) címet megkeressen, elegendő, ha az ismert részt beírja a megfelelő mezőbe. Ehhez nem szükséges az egyébként szokásos * jelet használni. Ha Ön a keresési eredmények között a keresett címre rákattint, megnyílik a cím, még pedig az esetlegesen hozzá kapcsolódó megkeresések nélkül. Ahhoz, hogy a kapcsolódó megkereséseket láthassuk, az előbbi keresés helyett a Megkeresések menüben kell keresést folytatni. Megkeresési címek keresése

64 3.5. Leválogatás Megkeresési címek A megkeresési címek opció a rendszer egyik legfontosabb része, ugyanis ezen a menüpontot keresztül tudunk újbóli kapcsolatot létesíteni a rendszerbe korábban bekerült (megkeresések által rögzített) felhasználókkal, vendégekkel, érdeklődőkkel, stb. A rendszerben tárolt címeket (telefonszám, postai cím, cím) célunknak megfelelően tudjuk csoportosítani, például: - Időszak szerint: azon felhasználók, akik pl és 2012 között kerültek be a rendszerbe; - Nyelv szerint vagy nemzetiség szerint - Cím szerint irányítószám-tartomány megadásával tudunk régiókra szűrni, ahonnan a megkeresések érkeztek - Címtípus szerint: o Telefonszám: csak azon felhasználók kerülnek be a rendszerbe, akiknek ismerjük a telefonszámát; o Faxszám: csak azon felhasználók kerülnek be a rendszerbe, akiknek ismerjük a o faxszámát; cím: csak azon felhasználók kerülnek be a rendszerbe, akiknek ismerjük az címét; - Éves info anyag: azon felhasználók, akik a megkeresés során kértek/nem kértek/hagyjuk figyelmen kívűl, hogy kérte e éves infó anyagot; - Hírlevél engedélyezve van: azon felhasználók, akik feliratkoztak hírlevelünkre - Megkeresés típusa szerint: hogyan lépett velünk kapcsolatba a felhasználó - Megkeresés státusza szerint: azon felhasználók, akik megkeresései azonos státuszban vannak; - Hírdetési eszközök szerint: azon felhasználók, akik egy konkrét hirdetés során lépett kapcsolatba velünk; - Érdeklődési kör szerint A fenti opciókat kombinálni is tudjuk egymással, így az összes rendelkezésre álló címből olyan szűrt címlistát tudunk előállítani, amelyre teljesen személyre szabott ajánlatot tudunk továbbítani.

65 Vegyünk erre egy példát: Szeretnénk ben értesíteni közelgő Borhét eseményünkről felhasználóinkat, továbbá egyben szállásajánlatot is küldünk nekik. Ehhez az alábbi szűrőparaméterek alkalmazzuk: Ország: magyar Nyelv: magyar Címtípus: Hírlevél megengedve: igen 1. lépés: Kattintson a Leválogatás menüben a Megkeresési címekre; 2. Hozzon léte egy új címlistát (kattintson a gombra); 3. Nevezze el a címlistát: például: Hírlevél a borhtéről; 4. Mentsük el, kattintson a gombra; 5. Mentés után kattintson a frissen létrehozott címlista nevére; 6. A címlistának most be kell állítani a paramétereket, amelyek szerint történik majd a címek szűrése: 7. Kattintson a Paraméterek szekcióban a gombra, így tudjuk hozzáadni a szűrőfeltételeket; 8. Nevezze el: Címlista; 9. A címek szekcióban pipálja ki az országot, majd a listában válassza ki Magyarországot; 10. A címek szekcióban pipálja ki a nyelvet, majd a listában válassza ki a Magyart; 11. Hírlevél megengedve: Igen; 12. Kattintson a mentés gombra;

66 13. Kattintson a Megkeresés szekcióban Hírlevél a borhtéről címre; 14. Kattintson a leválogatás gombra (sárgával jelölve az ábrán); 15. Kattintson az exportál fülre; 16. Jelölje ki a fájlba exportál opciót; 17. Válassza ki a listából az , Név, Vezetéknév lehetőségeket; (sárgával jelölve az ábrán) 18. Kattintson a végrehajt gombra (sárgával jelölve az ábrán); Ekkor kinyerte az összes szóbajöhető címet, és most már felhasználhatja hírlevél küldésre.

67 3.18. Objektumok címei A rendszerben tárolt objektumok (szálláshelyek és egyéb szolgáltatók, partnerek) adatai kérhetők le és nyomtathatók vagy exportálhatók Beállítások Ezen a menüponton keresztül éri el az operátor az Irodát (Call Center), a desztinációhoz tartozó szolgáltatók adminisztrációs felületeit, valamint a weboldal adminisztrációs felületét. Call center: Amennyiben a felhasználónak van hozzá jogosultsága, ezen keresztül tud belépni az Irodába, amelyet részletesen bemutattunk az 2. fejezetben. Felhasználók kezelése: Amennyiben a felhasználónak van hozzá jogosultsága, ezen keresztül tud az egyes szolgáltatók (szálláshelyek, éttermek, stb) oldalaira belépni, és az információt kezelni, szerkeszteni. Részletesen foglalkozunk vele a 4. és 5. fejezetekben. View: Amennyiben a felhasználónak van hozzá jogosultsága, ezen a felületen tud belépni a view vagy más néven a nézet menübe. Itt tudja a felhasználó szerkeszteni a portál adatait, oldalait, stb. Bővebben foglalkozunk vele az 6. fejezetben.

68 4. FEJEZET A felhasználó kezelés Ennek segítségével rendelkezünk az objektumok és irodák adataival és jogaival. A DESTOUR egy igen kifinomult felhasználó kezelő rendszert kínál, mely lehetővé teszi, hogy egyes felhasználóknak speciális jogokat biztosítsunk, vagy tőlük jogokat vonjunk meg. Így pl. egy objektumnak csak a szobajelentést engedélyezzük, míg más objektumoknak a törzsadat rögzítést is. A felhasználó kezelővel az operátor közvetítésével léphetünk kapcsolatba, aki az irodától kapja meg ezt a speciális jogot. FIGYELEM Mivel a felhasználó kezelői jog egy igen széles hatáskörű jogosultság, ezúton hívnám fel minden irodai tisztségviselő figyelmét arra, hogy ezt a jogot csak azoknak a munkatársaknak ítéljék oda, kiknek feladatkörébe a törzsadat rögzítés és esetleg a szobajelentés (objektumok kezelése) is beletartozik. Ezen kívül kérjük, hogy ezeket a munkatársakat figyelmeztessék, hogy ezen jogukkal felelősséggel éljenek. Ahhoz, hogy egy objektum törzsadataiba betekinthessen, illetve azokon módosításokat hajthasson végre (beleértve a szobajelentést is), egy operátornak nem szükséges a felhasználó kezelői joggal rendelkeznie! 4.1. Saját adatok Itt végezzük a saját címadatok rögzítését, valamint bizonyos beállításokat Home address Itt adja meg címét a felhasználókezelés számára. Ez rend szerint a DESTOUR-irodáéval azonos. A kapcsolattartó személy (vezeték- és keresztnév) rend szerint az ügyvezető igazgató, irodavezető vagy egy irodai dolgozó, aki a DESTOUR használatáért felelős. Home address-t a DESTOUR-on nem hozunk nyilvánosságra. Ne felejtse el a beírtakat elmenteni!

69 4.2. A számlázási cím A magáncím beírása Itt adja meg adóügyi címét. Mivel a számlacím és a magáncím között apró eltérések előfordulhatnak (esetleg a cégnévben), az aktív felület segítségével [Adatok átemelése otthoni címből] átvehetjük a magáncímet. Így csak az attól eltérő adatokat szükséges módosítani. A számlacím beírása

70 4.3. Hírek Itt jelennek meg a fölöttes adminisztrátor üzenetei. Amikor Ön bejelentkezik a rendszerbe, először azonnal ez az ablak jelenik meg. Ezen az üzenő rendszeren keresztül történik a DESTOUR-ral kapcsolatos újítások és egyéb információk közreadása, és ezért szeretnénk megkérni Önt, hogy a belépéskor mindig figyelje, hogy érkezett-e üzenet, és adott esetben figyelmesen olvassa el azt. Köszönjük! Üzenet fentről : Operátor informál 4.4. Nyelvek Egy DESTOUR alapú saját portál esetén beállíthatja azokat a nyelveket, melyeket használni szeretne a portálján Jelszó megváltoztatása Itt tudja megváltoztatni a belépési nevét és jelszavát.

71 4.2. Hírek kezelése Ahhoz hasonlóan, ahogyan Önhöz üzenetek érkezhetnek, a DESTOUR-on Önnek is lehetősége van arra, hogy az Ön alá rendelt objektumoknak és irodáknak információkat küldjön. Erre szolgál az Hírek kezelése menüpont. Írja be egyszerűen a kívánt címet és szöveget. Üzeneteivel naprakész információhoz jutnak a tagok Ezen kívül meghatározhatja, kinek címezi az üzenetet, vagyis ki az, aki számára üzenetek alatt ez az információ megjelenik. Határozza meg, kinek és milyen hosszan jelenjen meg az üzenet

72 4.3. Felhasználók A felhasználó kezelőben beállításokat végezhet, a tényleges felhasználókat (objektumokat és irodákat) feltelepítheti, nekik jogokat adhat, úgy, hogy az adott objektumba belép, az objektum törzsadataiba betekinthet, és azokat módosíthatja Beállítások Itt végezheti el azokat a beállításokat, amelyek a felhasználókra (objektumok, irodák) nézve érvényesek. Szabad szoba kapacitás A szabad szoba kapacitással rendelkező objektumok különböző csoportokba sorolhatók aszerint, hogy minimum hány naponta nézzék meg a szabad szoba kapacitás moduljukat. Aki elmulasztja megnézni a modult a meghatározott napszámon belül, annak a rendszer automatikusan lekapcsolja a szabad szoba kapacitás modulját. TIN normák Az adminisztrátor itt állíthatja be a térségére, településére és a településen található szolgáltatókra és szolgáltatásokra vonatkozó tulajdonságokat a TIN normarendszer alapján. Az itt beállított jellemzőkből választhatnak az objektumok, mikor saját szolgáltatásaikat viszik fel a rendszerbe. Bank Itt választhatja ki azokat a bankokat, amelyek az Ön turisztikai egyesületével kapcsolatban állnak, és amelyek az egyes objektumok esetén rendelkezésre állnak. Az IBAN-kódot csak abban az esetben kell beírni, ha külföldi üzletekben is érdekeltek. Mivel azonban ezt a kódot megtalálja számlakivonatán, ajánlatos mindjárt minden adatot megadni. A SIA-kódot a bank küldi meg Önnek, ha Ön a tagokkal/ügyfelekkel hosszú távú szerződéseket (RID) kötött. Amennyiben ez az eset nem áll fenn, ez a mező természetesen kitöltetlen marad.

73 A bank adatainak beírása: az IBAN-kódot a teljesség kedvéért érdemes megadni Címkategóriák Az objektumok nagyjából történő csoportosítására szolgál. Ezek a címkategóriák az objektum létrehozásakor megjelennek és beállítható, hogy az objektum melyik kategóriához tartozik. E kritériumok segítségével később címszelekció hajtható végre (pl.: a tagoknak írt körlevelek esetén). Agreements A foglalás során használt szerződés tölthető be ide. A vendégeknek foglaláskor a szerződésben leírtakat el kell fogadniuk és csak utána küldhetik el a foglalási kérést Felhasználók A felhasználó kezelés során a DESTOUR a felhasználók két típusát különbözteti meg: irodákat és objektumokat. Mivel e kettő felhasználócsoportot már a bevezető fejezetben körülírtuk, ezennel eltekintek az újabb magyarázattól. Ha rákattint a Felhasználói adatok kezelése menüpontra, láthatja valamennyi, a DESTOURon már regisztrált objektumot és irodát. Önnek lehetősége van új felhasználók felvételére, rendelkezhet a felhasználói jogokkal, deaktiválhat már nem aktív felhasználókat stb. Egy objektum (pl. szálláshely) vagy iroda adatait úgy tekintheti meg és módosíthatja, hogy belép az objektumba.

74 Az objektum típusú felhasználó Mielőtt egy példán szemléltetném egy új objektum csatlakoztatását, szeretném először is a DESTOUR-felhasználókezelő egy objektumra vonatkozó beállítási lehetőségeit elmagyarázni. Így később a példánál nem szükséges kitérnem az egyes beállítási lehetőségek részletes leírására. ÁLTALÁNOS ADATOK Ha rákattintunk egy regisztrált objektumra a DESTOUR-felhasználókezelőben, úgy ezen objektum Általános felhasználói adatait találjuk meg. A regisztrált objektum Teszt Panzió általános felhasználói adatai A blokkolt mező segítségével a DESTOUR-on már nem aktív objektumokat deaktiválhat. A deaktivált felhasználók ( felhasználó deaktiválása = igen) ezentúl már nem léphetnek be a DESTOUR-ba és a kereséseknél stb. sem jelennek meg. A Csak olvas mező segítségével meghatározhatja, hogy egy felhasználó módosíthatja-e adatait vagy sem (amennyiben nem, úgy Csak olvas =igen, a felhasználó számára nem jelenik meg a mentés aktív felület). Mivel ezt a jogot a későbbiekben tárgyalandó csomagok segítségével pontosabban be lehet állítani, itt most minden felhasználónak teljes hozzáférést biztosítson ( csak olvas = nem).

75 A felhasználó később azzal a nyelvvel lép be a rendszerbe, amit Ön itt kiválaszt. Vagyis a felhasználó minden DESTOUR-menüt a kiválasztott nyelven lát, de később maga is megváltoztathatja a nyelvet. Most írja be cégnevét és kereszt/vezetéknevét, a cégnevet azonban csak belső használatra adjuk meg, vagyis ez a név nem jelenik meg dokumentumokon, pl. a szobalistán stb. Adja meg az objektum login-jét és jelszavát. Később az objektum ezen szavak segítségével léphet be a saját adminisztrációs felületére. A csoport mutatja meg, hogy a felhasználó objektum vagy iroda. Egy objektum adminisztrátora mindig a turisztikai egyesület. Itt nem lehet módosításokat végrehajtani. Ezen általános felhasználói adatokon kívül egy objektumnak még további beállításokat ill. adatok beírását lehet és kell végrehajtania, melyek az opciók, csomagok, nézetek és jogok menüpontok alatt találhatóak. Ahhoz, hogy ezeket az alablakokat lehívhassuk, elegendő, ha a jobb felső ablakban a megfelelő szóra kattintunk. OPCIÓK Az opciók ablak beállításai az alábbiakat jelentik: Weben látható Aktiválás az infopoint számára CL csoport Ha egy objektum nem látható (látható=nem), úgy az a DESTOUR-on nem jelenik meg, vagyis pl. a szobakeresésnél nem kerül fel a listára. Csak azok az objektumok jelennek meg az infopointon, melyek az infopoint számára aktiválva vannak. Itt állíthatja be, hogy az objektum milyen gyakran kell, hogy ellenőrizze szabad szoba kapacitás modulját. A címkategória beállítások a címek nagyjából történő csoportosítását szolgálják. E kritériumok segítségével később címszelekció hajtható végre (pl. a tagoknak írt körlevelek esetén). Az opciók alatt Astat-statisztikára vonatkozó (szállás-statisztika) adatokat és elszámolásokat lehet készíteni: Astat Kódex ID Astat objektumtípus Fennálló objektumok esetén itt megjelenik az Astat- Kódex, vagyis az az objektumszám, amivel az objektum az Astat-programban szerepel. Új objektumok esetén Önnek kell megadnia a Astat-számot. Kérjük, ügyeljen rá, hogy ez a szám egyértelmű legyen. Itt az objektum belső azonosító számáról van szó, melynek hasonlóképpen egyértelműnek kell lennie. Itt azt a kategóriát kell megadni, amellyel az objektum az engedélye szerint rendelkezik.

76 CSOMAGOK A csomagok segítségével az objektum bizonyos DESTOUR-programcsomagokhoz juthat hozzá. Ezúttal tehát nem üdülési csomagokról van szó. Itt egyrészt azt határozhatjuk meg, hogy melyik menüpontok legyenek láthatóak egy objektum számára és melyek nem. Másrészt minden egyes odaítélt csomag esetén be lehet állítani, hogy az objektum csak olvasási hozzáféréssel juthat-e hozzá az adatokhoz, vagy beírási joggal is rendelkezik-e. A Zár flag-gel meghatározhatjuk, hogy az objektum adatainak mely részénél hajthat végre módosításokat ( csak olvas = nem) ill. mely adatok azok, amelyekbe csak betekinthet, de amelyeket nem módosíthat ( csak olvas = igen). Ezzel egy objektumnak pl. csak a szobajelentést, egy másiknak ellenben az olyan törzsadatok gondozását is engedélyezhetjük, mint pl., a címek, szezonidőszakok stb., vagy a szobacsoportok és árak. FIGYELEM A hotel és kemping csomagok amellett, hogy lehetővé teszik annak beállítását, hogy az objektum adatait, mint pl. a címet módosítani vagy csak olvasni lehessen ( csak olvasás ), rendelkeznek még egy fontos funkcióval: E csomagok aktiválása az, ami lehetővé teszi az erre az objektumtípusra vonatkozó törzsadatok beírását, vagyis ha minimum a Creative szálláshelyek és a Modul Booking

77 csomag aktiválva van, akkor lehet szobacsoportokat létrehozni, ha azonban csak a Modul Booking van aktiválva, akkor abban az esetben nem lehet szobatípusokat rögzíteni. PORTÁLOK Mint ahogyan azt e kézikönyv bevezetésében már említettük, az objektumok keresése a DESTOUR-on kizárólag a portálok -on keresztül történik. Ez azt jelenti, hogy egy objektumot egy vagy több portál alá sorolunk be, amelyeken keresztül az iroda munkatársa (vagyis az operátor) kereséseket hajthat végre. FIGYELEM Mivel egy objektumot kereséskor (pl. szobakeresés) csak akkor lehet megtalálni, ha abba a nézetbe tartozik, melyen a keresés folyik, nagyon fontos, hogy minden objektumhoz helyesen rendeljük hozzá a megfelelő nézeteket. Ezért kérjük, hogy új objektumok belépésekor különös gondot fordítsanak a nézetek kiválasztására Összefoglalás: Ezen információk birtokában Ön képes kell hogy legyen arra, hogy a már nem aktív objektumokat deaktiválja, azokat az objektumokat, amelyeknek az interneten már nem szükséges megjelenniük, kikapcsolja. Egyedül az új objektum beiktatását szeretném mintegy ismétlésképpen a most következő példával röviden, lépésről lépésre leírni, mivel itt minden beállítást úgymond nulláról kell elvégezni.

78 4.10. Példa: Új objektum, Teszt Panzió beléptetése Ahhoz, hogy új objektumot léptessünk be, elegendő a DESTOUR-felhasználókezelőben, a felhasználói adatok kezelése menüben a felhasználónál az új beírás aktív mezőre kattintani. Most már el lehet kezdeni az általános adatok rögzítését. Adja meg először a cégnevet. Ez csak belső használatra szolgál, ezért nem feltétlenül szükséges az objektum hivatalos, teljes nevét beírni. Például a Teszt Panzió Gyógy- és Wellnesshotel név helyett használhatjuk a Teszt Panzió felhasználónevet (cégnevet). Írja be ezután a tulajdonos vezeték és keresztnevét. Az új logint ellenben Önnek kell beírnia. A jelszónak 8 karakter hosszúságúnak kell lennie és tartalmaznia kell legalább egy betűt és egy számot. Csoportként már beállítottuk az objektumot (a másik lehetőség az iroda lenne, mi azonban most egy új objektumot léptetünk be). Új tagunk van: Teszt Panzió Kattintson rá a mentés-ikonra. A DESTOUR felveszi az új felhasználót, beszúrja az ablak bal oldalán található felhasználólistába és aktiválja a felhasználóra vonatkozó további kitöltendő mezőket, amelyeket most egyenként végig vennék:

79 OPCIÓK Az opcióknál az alábbiakat írom be Teszt Panzió esetében: Az opciók Teszt Panzió felhasználó esetén Alább rövid magyarázatot talál az egyes opciókra és arra vonatkozóan, hogy miért így végeztem el a beállításokat: opciók értékelés magyarázat Weben látható igen Azt szeretném, hogy a Teszt Panzió megjelenjen a DESTOUR kereséskor, ezért az weben látható =igen-t választom Infopoint számára aktiválni igen Az infopointon is jelenjen meg az objektum Cl csoport Beállítom, hogy melyik csoporthoz tartozzon a Teszt Panzió PORTÁLOK Kipipálom, hogy melyek azok a települések és régiók, melyekhez a Teszt Panzió tartozik és amelyek portáljain megjelenik.

80 5. FEJEZET Az objektum Mint ahogyan azt a bevezetőben már említettük, objektumnak számítanak a DESTOUR-on mindazok a személyek és vállalkozások, amelyeket a Call Center közvetít vagy az interneten megjelenít. A legfontosabb csoportot minden bizonnyal a szállásadó objektumok képviselik, de az éttermek, kempingek stb. is objektumnak számítanak a DESTOUR értelmezésében. Operátorként a felhasználókezelő segítségével juthat be egy objektumba (alapfeltétel az erre vonatkozó megfelelő jogosultság birtoklása). FONTOS: Amennyiben a szolgáltatók, vállalkozások, partnerek saját maguk kezelik az információs oldalukat, számukra külön, egyszerűsített és felhasználóbarát adminisztrációs felület áll rendelkezésre. Ezzel a felülettel részletesen foglalkozunk a 7. fejezetben! A 4. fejezet szerint konfigurált szálláshelyek/szolgáltatók adminisztrációs felületét természetesen nem csak a partnerek vehetik igénybe, mi magunk is használhatjuk. Olvassa el részletesen a 7. fejezetet!

81 5.1. Az objektum törzsadatainak szerkesztése: Saját adatok 5.1. Home address A DESTOUR-on objektumonként 3 cím használatos, még pedig a privátcím, az adóügyi cím és a céges cím. Ha például ennek az objektumnak a karácsonyi üdvözletet mindig az otthoni magán címére küldi, és nem a cége címre, akkor a privát címnél adja meg a tulajdonos otthoni címét. Általában azonban a privátcímhez az objektum címét szoktuk beírni. Kovács Gábor úrnak a karácsonyi üdvözletet a magáncímére küldjük 5.2. Számlázási cím Mint ahogyan azt a neve is elárulja, a számlacím az objektum adóügyi címe, itt a cég hivatalos nevét adjuk meg. Ha például a Hotel Csillag vezetése felvette a Szállodavezető Kft nevet, akkor cégnévként nem a Hotel Csillagot, hanem a Kft nevét adjuk meg, a hotel nevét esetleg a 2. sorba írhatjuk be. A beírás megkönnyítése végett az adatok átemelése az otthoni címből aktív felület segítségével importálhatja a magáncímet és azt a számlacímhez tetszés szerint módosíthatja.

82 Teszt Panzió számlázási címe 5.3. Hírek Itt jelennek meg azok az üzenetek, melyek egy felsőbb helyről (Operátoroktól) érkeznek. Az üzenet-rendszer segítségével küldi Önnek az Operátor a jövőben a DESTOUR-on végrehajtott újításokkal kapcsolatos és hasonló információkat, és ezért kérjük Önt, hogy belépéskor minden esetben figyelje, nem érkezett-e ilyen üzenete, s amennyiben igen, úgy olvassa el azt figyelmesen. Köszönjük! 5.4. Nyelv Itt állíthatja be az objektum a DESTOUR-nyelvet, vagyis azt a nyelvet, amelyen szeretné, hogy a DESTOUR a menüket megjelenítse számára. Az Online látható funkciónál azokat a nyelveket pipálja ki, amelyeken szeretné, ha megjelenne az objektuma.

83 5.2. Szabad kapacitás Ennek a témának külön fejezetet szenteltem e kézikönyvben közvetlenül a törzsadat kezelés után. Tekintse át az 5 fejezet 7. pontjában található, a Szabad kapacitás: A szobajelentés című fejezetet Objektum 5.7. Áttekintés Itt történik minden olyan adat kezelése, melyek az objektumot egészében érintik. Egész alatt értem például az objektum felszerelését, mint például az uszodát, szaunát stb. Nem ide soroljuk például egy szoba felszerelését, mint ahogyan azt később az Objektum szobák adatainak kezelése című fejezetben majd látni fogjuk. Objektum címe Az objektumcím az a cím, amelyet megadunk minden szobalistán, az interneten stb. Ezért több nyelven jelenik meg. Végül beírjuk még a nyelvtől független adatokat, mint pl. az irányítószámot, telefonszámot stb.

84 Az objektumcím úgyszólván a vendégnek szánt cím Bank A nyelvtől független adatok a maszk végén találhatóak Itt adhatja meg az objektum bankadatait. Írja be a számlaszámot, az IBAN-t és a CIN-t. IBAN, mint ismeretes, a számla egyértelmű beazonosítására szolgál Európában és 2004 óta elsősorban a külföldi átutalásokkor kötelező megadni. De tartalmazza mindazokat az információkat is, amelyek a belföldi átutalásokhoz szükségesek (pl. ABI, CAB ÉS CIN).

85 Általános információ Az áttekintés néhány olyan adatot tartalmaz, mint pl. a szobák száma, recepció- és csomagszolgálati idő stb. Adja meg egyszerűen az összes rendelkezésre álló információt. FIGYELEM A szobák számát az engedély szerint kell itt megadni, vagyis az ágyak számának egyeznie kell az objektum engedélyében lefektetett mennyiséggel (ún. Astat-ágyak) ha például egy objektum a szabadszoba-jelentésben és a hirdetésben 10 kétágyas szobát ad meg, az engedélyben azonban csak 18 ágy áll, akkor itt Ön csak 9 kétágyas szobát (8x2=18) írhat be. Ennek a számnak pusztán technikai okokból nem szükséges megegyeznie azzal a számmal, amit Ön később a szobacsoportoknál megad majd. Természetesen az már az Ön döntésén múlik, hogy ott több ágyat tüntet-e fel, mint amennyi az objektum engedélyében áll. Ha a tagdíjakat pl. az ágyak száma alapján számítanák ki, az azt jelentené, hogy az objektum csak 18 ágy után fizet díjat, ugyanakkor a turisztikai egyesület 20 ágyat hirdet meg. Teszt Panzió szobáinak száma Távolságok Itt az objektum elhelyezkedését írjuk le. A GIS (Geoinformációs rendszer) segítségével megadhatja az objektum helyét egy légifelvétellel készült térképen. Megadhatja a fontosabb infrastruktúráktól (mint pl. repülőtér, városközpont stb.) való távolságokat is. A távolságokat méterben, nem pedig kilométerben számoljuk. Ez megkönnyíti a kisebb távolságok meghatározását. Természetesen az olyan adatok, mint pl. repülőtér ( méter) a megjelenítéskor kilométerbe átszámolva jelennek meg. Természetesen nem szükséges minden távolságot megadnia, azonban minél több adatot ír be, annál részletesebb információt bocsát a vendég rendelkezésére az objektum fekvésével kapcsolatban. Azt tanácsolom, hogy kis távolságokat is adjanak meg. Ha pl. az objektum a városközponttól 50m-re

86 található, én a helyükben azt is feltüntetném. A vendég így láthatja, hogy az objektum központi fekvésű. A nem autóval érkező vendég választásában ez a tény döntő szerepet játszhat. központibb már nem is lehetne: az objektum fekvésének leírása Szezonok Itt rögzítjük az objektum szezonjait, vagyis itt adhatja meg, mikor van az objektumban fő- ill. mellékszezon. Ahogyan azt majd később láthatja, a szobaárakat szezon szerint határozzuk meg. Az alább megadott időszakokat javasoljuk figyelembe venni. FIGYELEM Kettő egymás után következő szezon esetében a következő szezon mindig egy nappal az előző után kezdődik. Ha az egyik szezon pl én ér véget, akkor a következő szezon kezdő napja a és nem a A szezonok között eltöltött éjszakák esetén (pl ről ra virradó éjszakán) mindig a régi szezon árát vesszük figyelembe (a jelen példában a én érvényben lévő árat). A szezonidők automatikusan tartalmazzák az arra vonatkozó információkat is, hogy mikor nyitott egy objektum, és (pl. ünnepek miatt) mikor tart zárva. Ha egy időszak nincsen lefedve, ez automatikusan azt jelenti, hogy az objektum ebben az időszakban zárva tart. FIGYELEM A szobakereséskor DESTOUR azt is ellenőrzi, hogy az objektum a kívánt időszakban egyáltalán nyitva tart-e. Ezért csak azokat az időszakokat szabad lefedetlenül hagyni, amelyben az objektum ténylegesen zárva tart.

87 A vendéglátós szabadsága től ig: Teszt Panzió szezonjai Konferencia Amennyiben az objektum rendelkezik konferencialétesítményekkel, úgy itt írhatja le az adott konferenciatermeket. Konferenciák rendezésére is alkalmas: Teszt panzió konferencialétesítményei

88 Besorolás Az objektum leírása főként a besorolása során történik. Itt az objektumok felszereltségi jellemzőinek felsorolása TIN norma (Turisztikai Információs Norma) szerint történik. Válassza ki egyszerűen a jellemző felszereltségi jegyeket és aktivizálja azokat (pipa). Objektumtípust, kategóriát és ellátási típusokat (csak éjszakázás, reggeli stb.) feltétlenül meg kell adni. Teszt panzió besorolása 5.8. Objektum-szobák adatainak kezelése A szobakezelőben egy objektum szobáinak és apartmanjainak nyilvántartása történik. Ebben a fejezetben mindig szobacsoportokról esik majd szó, nyilvánvalóan ilyenkor az apartmanokat is ide értjük. Azokról a különbségeket, amelyek a szobák és apartmanok között természetszerűleg fennállnak fel fogom vázolni ebben a fejezetben. Szobacsoportok Elsőként a szobacsoportokat kell összeállítani és meghatározni. A szobacsoport neve szabadon választható. Így lehet például a DESTOUR-on az ugyanolyan felszereltségű szobacsoportok közötti különbségeket (pl. kétágyas szoba terasszal és kétágyas szoba ) jelölni vagy olyan speciális elnevezéseket leírni, amelyeket a vendéglátós maga ad a szobáinak (pl. kétágyas szoba hegyi kilátással ). Az ID szobacsoport egy betű, még pedig A mindig az első, B a második szobacsoportot stb. jelöli. A sorrendnek nincs jelentősége. A pl. az egyik objektum esetén jelentheti, hogy az Egyágyas szoba hegyi kilátással, egy másik ojektum esetén pedig, hogy családi apartman stb. Minden esetre egy objektum szobacsoportjait ID A-val kell elkezdeni jelölni, majd B,C vel stb. folytatni.

89 Minimum személyek és maximum személyek azt a személyszámot adják meg, ami a szoba ill. az apartman férőhelye. Ennek az adatnak természetesen vannak kihatásai a szobakeresésre. Ha pl. valaki három személyre keres szobát, akkor csak azok a szobák számítanak találatnak, amelyeknek minimum és maximum férőhelye is megengedi a 3 személyt. Találatként kapunk pl. egy minimum 2 és maximum 4 személyes szobát, míg egy minimum1 és maximum 2 férőhelyes szoba nem lesz a találatok között. A standardférőhely, ahogyan azt a neve is elárulja, azt a férőhelyszámot adja meg, amelyet eredetileg a szobára nézve előirányoztak. Egy kétágyas szoba standard férőhelye pl. 2 személy, egy apartmané 4 személy. Ennek az adatnak is közvetlen hatása van a szobakeresésre nézve. Ha később egy kétágyas szobát keresünk, a rendszer csak a 2 standardférőhelyes szobákat veszi figyelembe. Végül meg kell még adni a szobacsoportban a szoba/apartman mennyiségét. A terület m² adat megadása nem feltétlenül szükséges. Apartmanok esetén meg kell adnia a szobaeloszlást is. Ennek az adatnak is közvetlen kihatása van a szobakeresésre. Ha például apartmant keres, megadhat egy bizonyos számot a hálószobáknál. Ezt hasonlítja össze a rendszer a keresés során a szobaeloszlással vagyis azzal az adattal, amely hálószobák száma és háló/lakóhelységek száma összegből adódik. Ha egy vendég pl. egy két hálószobás apartmant keres és az objektumnak van egy apartmanja, melyben egy hálószoba és egy lakó/hálóhelyiség (pl. egy kanapéval felszelelt lakószoba) található, akkor a rendszer ezt az apartmant találatként hozza ki. TIPP Néha az a vendégek kívánsága, hogy, amennyiben 2 hálószobás apartmant keresnek, csak azokat az apartmanokat kapják a találatok között, amelyek ténylegesen 2 hálószobával rendelkeznek, és nem 1 hálószobával és 1 lakó/hálóhelyiséggel. Ennek a problémának egyszerű a megoldása: Egy kihúzható kanapéval felszerelt lakószobát ne lakó/hálóhelyiségként, hanem egyszerűen lakóhelyiségként adjon meg.

90 2-től 6 személyig kényelmesen elférnek benne: Apartman hegyikilátás Besorolás Az objektumhoz hasonlóan egy szoba/apartman felszereltségét is besoroljuk. Ehhez a TIN normából kiindulva valamennyi felszereltségi jegy, amivel egy szoba rendelkezhet, felsorolás formájában a rendelkezésünkre áll. Szobakereséskor is le lehet kérdezni ezeket a felszereltségi jegyeket (pl. TV-készülékkel ellátott szoba keresése). Válassza ki egyszerűen a megfelelő felszereltségi jegyeket.

91 A Komfort nevű kétágyas szoba felszerelése Az Apartman nevű apartman felszerelése

92 Szobaszámok Itt kezelheti az objektumok szobaszámait. Ha egy objektumnak nincsenek szobaszámai, úgy ezeket beírhatja a DESTOUR-ra. Meglévő számokat is módosíthat. FIGYELEM A szobaszámok módosítása és törlése előtt ellenőrizze, hogy nincsenek-e az adott szobákra szobajelentések. Egy szobaszám törlése mindig az e szobára vonatkozó jelentés törlését is maga után vonja. Válassza ki a megfelelő szobacsoportot. Az alsó részben láthatja az esetlegesen már meglévő szobák számait. Ahhoz, hogy új szobaszámokat írhasson be, kattintson rá egyszerűen az új -ra. Most beírhat egy vagy több szobaszámot. Az alábbi példában 10 szobaszámot adunk ki, még pedig a és es számokat. A szobaszámok beírása: 10 szobaszám megadása Szobaszámok megváltoztatásakor kattintson egyszerűen az adott szobaszámra, változtassa meg, és mentse el a beírást. Szobaszámok törlésekor használja a kitöltendő maszk bal alsó részében található törlés aktív felületet. Mint az új szobaszámok beírásakor, itt is begépelhet egyidejűleg több szobaszámot is (pl , 10-től 14-ig minden szobaszám kitörlődik) vagy kiválaszthat egy bizonyos szobaszámot, és a maszk jobb oldalán található törlés -re kattintva egyesével is törölhet.

93 Objektum-árkezelés Az előzetesen definiált szobákra nézve az árkezelőben definiáljuk a termékeket és azok árait. Termékek Itt definiáljuk az objektum által ajánlott árszabásokat. Fixnek számít minden objektum esetén legalább egy standardtermék, mely a standard ill. standard szoba / standard apartman elnevezést viseli. Ez a termék úgyszólván az objektum szobáinak / apartmanjainak normálára (Azt, hogy hol kell e termék effektív árát az egyes szezonokban megadni, később még majd látni fogjuk). E sztenderdtermék esetén utólagosan még tetszőlegesen sok ajánlat adható, mint pl. a Fehér hét, egy wellnesshétvége stb. A DESTOUR-on a termékeket nem szobacsoportonként hanem az egész objektumra nézve definiáljuk. Ezért első sorban az olyan objektumok esetén, amelyek szobákat és apartmanokat is kínálnak, különbséget kell tenni a szobák és apartmanok termékei között, mégpedig abban az esetben, amikor egy objektumban a szobák terméke nem egyezik meg az apartmanokéval. - ár szerint: Míg szobák esetében az árat többnyire személyenként, apartmanok esetében lakóhelyiségenként számítjuk (a DESTOUR-on pedig az egyszerűség kedvéért mindig lakóhelyiségenként adjuk meg) - minimumtartózkodási idő: Apartmanok esetén többnyire érvényben van egy minimális tartózkodási idő, míg ugyanez a szobák esetén nem mindig használatos Az ilyen objektumokban a termékek közötti különbségtétel legegyszerűbb módja az, ha a termékmegjelölésben utólagosan megadjuk a szoba ill. apartman elnevezéseket (pl. standard szoba és standard apartman ill. standard (szo) és standard (ap). A standard -termék ártípusa mindig a standardár, minden más termék pedig ajánlat -nak számít. Érvényesség a később beírt árakra vonatkozik, és itt kell feltüntetni azt is, hogy a később meghatározott árak lakóhelyiségenként vagy 1, 2 stb. személyenként értendőek-e. Az érkezés napjának közvetlen kihatása van a szobakeresésre: Ha pl. itt csak a szombatot jelöljük ki lehetséges érkezési időként, akkor ez a szoba csak abban az esetben jelenik meg majd találatként, ha egy vendég szombati érkezéssel keres szobát. Ha ellenben vasárnap szeretne érkezni, akkor a szombatot a rendszer természetesen figyelmen kívül hagyja. A minimumtartózkodási idő azt jelöli ki, hogy e termék esetében milyen hosszúnak kell lennie a minimális tartózkodási időnek. Ha pl. egy szobát csak legalább 3 éjszakára adnak ki, akkor a minimumtartózkodási idő 3 éjszaka (=nap). A meghosszabbíthatóság pedig azt adja meg, hogy milyen léptékekben hosszabbítható meg a tartózkodás ideje. Általában ez az érték az 1 szokott lenni, vagyis a vendég tetszés szerint hosszabbíthatja meg a tartózkodását. Ha a minimumtartózkodási idő 3 nap és a meghosszabbíthatóság = 1, akkor ez azt jelenti, hogy a vendég 3, 4, 5, 6, 7, 8 stb. napig maradhat. Ha azonban a meghosszabbíthatóság az előző példában 3, akkor a vendég mindig 3 nappal hosszabbíthatja meg a tartózkodási idejét, tehát 3, 6, 9, 12 stb. napig maradhat.

94 A minimumtartózkodási időnél rövidebb tartózkodás lehetséges NEM azt jelenti, hogy a tartózkodási idő mindig rövidebb lehet a megadott minimumtartózkodási időnél. Ennek nem is lenne értelme. A rövidebb lehetséges sokkal inkább azt jelenti, hogy ha a vendég röviddel az érkezés előtt az aktuális héten érdeklődik, és a szoba szabad, akkor rövidebb tartózkodásra is kiadják. Ha azonban a vendég két héttel az érkezés előtt keres szobát, akkor a szobát a rendszer nem veszi figyelembe. Ezért FONTOS A rövidebb lehetséges NEM azt jelenti, hogy a tartózkodási idő MINDIG rövidebb lehet. Csak az aktuális héten jelenik meg a szoba a rövidebb tartózkodásra való keresés során találatként! Most lássunk néhány példát a termékekre: Általában csak 3 éjszakára kivehető, de az utolsó pillanatban érdeklődők rövidebb időre is megkaphatják A standardtermék a Teszt Panzió szobái esetén

95 Csak egy hétre kivehető, az utolsó pillanatban érdeklődőknek is A sztenderdtermék a Teszt Panzió apartmanjai esetén Hűséges vendégek spórolnak a személyenkénti áron: A Hűséges Vendégek ajánlat a Teszt Panzió szobái esetén

96 Hűséges vendégek spórolnak az apartman árán: A Hűséges Vendégek ajánlat a Teszt Panzió apartmanjai esetén Engedmények és felárak A DESTOUR-on az engedmények és felárak több fajtáját különböztetjük meg. Ezáltal lehetségessé válik, hogy az ár kiszámításánál bizonyos engedményeket és felárakat a rendszer automatikusan belekalkuláljon az árba. A DESTOUR-on be lehet írni engedményeket/felárakat tól/ig kor esetén (pl. gyerekkedvezmények) engedményeket/felárakat tól/ig tartózkodási időre vonatkozóan (pl. felár rövid tartózkodáskor, ingyen éjszakák egy bizonyos számú éjszaka után) stb., amelyeket a szobakereséskor azután a rendszer automatikusan beleszámol az árba, ha az adott körülmény fennáll. Ebben a menüpontban definiálunk minden olyan engedményt és felárat, amely az adott objektumban előfordul, azt pedig, hogy ténylegesen mekkora az adott engedmény ill. felár (Euroban, vagy százalékban), később az engedmény-/felárak menüpontban definiáljuk. Az engedmények és felárak különböző fajtáit szeretném egy példán típusonként szemléltetni: KOR ÉV TÓL/IG Itt egy tól-kort (a jelen példában 0) és egy ig-kort (4) adunk meg. Ha a százalék ármóduszt alkalmazzuk, akkor nem szükséges ezen engedmények/felárak évenkénti aktualizálását elvégeznünk. Ha például az évek során nem változik a százalék összege (példánkban 50%), akkor ezt az értéket nem szükséges módosítanunk. Ha azonban az engedmény/felár összegét Euroban adnánk meg, akkor mindig változtatni kellene az Euro összegét.

97 EGYÉB Minden olyan engedmény és felár, amely nem sorolható más típusba, az egyéb típushoz tartozik. Ezeket az engedményeket/felárakat a szobakereséskor a rendszer nem automatikusan kalkulálja be az árba.

98 TARTÓZKODÁS TÓL/IG NAPOK Ez az engedmény/felár a tartózkodás egy bizonyos időtartamához kötött. Ez az engedmény/felár pl. a rövid tartózkodások (pl. 3 napnál rövidebb) esetén lép érvénybe, de egy bizonyos tartózkodási idő esetén ( pl. 2 hét) ingyen napok is adhatók. FOGLALÁS TÓL/IG SZEMÉLYEK Apartmanok esetén többnyire különböző számú személyre való foglalások esetén különböző árak vannak érvényben Ahhoz, hogy a szobalistákon minden foglaláskor a megfelelő ár jelenjen meg, meg kell határozni egy engedmény/felárat a foglalás tól/ig személyszám -ra. Ennek során mindig az alapár a kiindulópont. Ez az apartman ára standardfoglalás esetén.

99 KÖTELEZŐ ENGEDMÉNY/FELÁR E típus fontos példája az apartman elhagyását megelőző takarítás, ami fixen beleszámít az apartman árába. Ez az engedmény/felár típus fixen beleszámít az árba. KÖTELEZŐ ENGEDMÉNY/FELÁR E típus fontos példája az apartman elhagyását megelőző takarítás, ami fixen beleszámít az apartman árába. Ez az engedmény/felár típus fixen beleszámít az árba. A standardárral (személyenként) összehasonlítva a Teszt Panzió kétágyas szobájának ára

100 A vendég kerek 3 Euro-t takarít meg a Hűséges vendégek ajánlattal Feláras és engedményes árak Végül be kell még írni a felárakat és engedményeket. Az engedményeket mindig mínusszal kell beírni (pl. gyermekkedvezmény 50% = -50%). Fontos: az engedményeket és felárakat mindig minden olyan ellátási típusra meg kell adni, amelyre alapárat definiáltunk. Amennyiben erre a szobacsoportra / apartmancsoportra nem vonatkozik a felár/kedvezmény, akkor ott egyszerűen a 0 érék fog szerepelni: Ezt néhány példán szeretném szemléltetni:

101 SZOBÁK Kutya a szobában többe kerül, gyerek 50 %-kal kevesebbe Harmadik személy tartózkodása (két teljes áru felnőtt mellet) napi 3 Euroval olcsóbb

102 APARTMAN A gyermekkedvezmény 50%, a végső takarítás 10 Euro levonás, a kutya 5 Euroba kerül Engedmény harmadik személy számára nincs, az extra nap 10 Euroba kerül

103 5.4. Szobafoglalás Az Interneten történt szobafoglalások listáját lehet itt megtekinteni Gasztronómia Home address Az étteremre vonatkozó számadatokat lehet itt megadni Ételfajták Az étteremben kapható ételek fajtáit lehet feltölteni (pl.: vegetáriánus ételek, meleg előételek, saláták, sajtok) Ételek Az előző menüpontban beállított ételfajtákhoz lehet ételeket felvinni, névvel, képpel, leíró szöveggel és árral Egyedi menük Ebben a menüpontban egyedi heti vagy napi ajánlatokat lehet feltölteni névvel, képpel, leíró szöveggel és árral Internet Szöveg és képek Objektum Az itt kitöltésre kerülő leíró részek az objektumot mutatják be és a felszereltség menüpont alatt jelennek meg a weboldalon. (A 255 karakteres leírás jelenik meg a kereső ablakokban, mint rövid szöveg). Szobák Itt szövegesen, képekkel illusztrálva tudja Ön bemutatni az egyes szobatípusokat. A felvitt adatok az interneten a Szobák menüpontra kattintva láthatók. A már korábban beállított besorolási feltételek szintén megjelennek a weboldalon. Termékek A korábban a menüpontban létrehozott termékeket lehet ebben a menüpontban szöveggel és képekkel bemutatni. Menü Az önálló weboldal automatikusan generálódó menüpontjai alá további, tetszés szerinti menüpontok és almenü pontok vihetők fel. A menüpontok sorrendje, valamint a láthatóság időtartama is itt állítható be.

104 Pages Az Ön által létrehozott menüpontokhoz szöveget a Pages menüpont segítségével tud felvinni. Minden oldalnak adni kell egy címet és lehetőség van egy kép és rövid szöveg felvitelére is. Erre akkor van szükség, ha egy menüponthoz több page, azaz oldal tartozik. Ebben az esetben a menüpontra kattintva először a page-ek listája jelenik meg az előbb feltöltött képpel és rövid szöveggel, majd pedig a bővebben gombra kattintva olvasható a teljes tartalom. Az oldal tartalmát a [Szöveg módosítása] gombra kattintva egy szövegszerkesztő segítségével editálhatjuk és formázhatjuk. Mivel a szerkesztő nagyban hasonlít a Microsoft Word höz, ezúttal eltekinthetünk az egyes eszközök mint pl. vastagbetű, aláhúzás stb. tárgyalásától. Most csak 2 pontra szeretnék részletesebben kitérni, melyeket esetleg nem lehet egyszerű következtetéssel átlátni, még pedig a bekezdés ill. új sor beviteli gombok működésére és a képek szövegbe történő beszúrásának funkciójára. A sorváltás mechanizmusa valószínűleg szokatlannak fog tűnni Önnek. A beviteli gomb működtetésekor a szerkesztő beszúr egy bekezdést, vagyis egy üres sort. Amennyiben azonban Ön úgy szeretne új sorra váltani, hogy nem marad ki üres sor, nyomja meg egyszerűen a sorváltást a nagybetűváltó gombbal együtt ([SHIFT] & [ENTER]). Képek beszúrásához a szimbólumszegélyen található képbeszúrás ikon áll rendelkezésre. Segítségével beszúrhat közvetlenül a szövegbe egy olyan képet, melyet előzőleg elhelyezett a képarchívumban. Kérjük, a képek beszúrásához mindig ezt a képbeszúrás funkciót használja, és ne végezzen beszúrást a köztes tárolókból (feldolgozás másolás- feldolgozás beszúrás), mert a köztes tárolókból származó képek a fogadónál többnyire nem jelennek meg. A képbeszúrás funkció használatával azonban a fogadóoldalon nem adódhatnak problémák. A Metaadatok (HTML TITLE, Kulcsszavak és Leírás) a kereső motoroknak (Google, Bing, stb.) nyújtanak segítséget az oldalak könnyebb megtalálása érdekében. Ide azokat a szavakat, rövid leírásokat kell beírni, melyekre szeretné, hogy a keresők az Ön oldalára találjanak. Ezek kitöltését feltétlenül ajánljuk! A Kategória fül alatt lehet az adott oldalt a menüponthoz, vagy akár több menüponthoz hozzárendelni. Adjust startpage A kezdőoldal szerkesztését lehet ezen a menüponton belül elvégezni. Ha egy page-t, azaz oldalt kezdőoldalként állítunk be a kategóriánál, akkor az automatikusan megjelenik ebben a menüpontban. Itt beállítható a felvitt tartalmak sorrendje, valamint a megjelenés formája (a teljes szöveg, vagy csak egy szövegrészlet és a bővebben gomb jelenjen meg). Kapcsolódó oldalak Ebben a menüpontban linkek beszúrására van lehetőség.

105 5.16. Képtár A képek képarchívumba való mentését már a bevezető fejezetben tárgyaltuk, ezért itt most eltekintek a további magyarázatoktól. A fotók a kereséshez pont alá menthetjük el azokat a fotókat, amelyeket a keresésekkor és a szobalistákra akarunk nyomtatni Szabad kapacitás: A szobajelentés Talán már feltűnt Önnek, hogy a címben nem szabadszoba-jelentésről, hanem szobajelentésről beszélünk. Ugyanis a szabad szobák (szoba alatt itt mindig az apartmanokat is értjük) lejelentéséhez hasonló fontossággal bír az, hogy a már nem szabad szobák foglaltságát jelentsük. Ezért mindjárt az elején engedjenek meg egy figyelmeztető mondatot: FONTOS Ugyanolyan fontos, mint a szabad szobák rendszeres jelentése, hogy a már nem kivehetőket kitöröljük a rendszerből! A DESTOUR-on a szobajelentés egy áttekinthető szobaterven történik. Ezen a szobaterven minden szoba egyenként jelenik meg. Ugyanez vonatkozik az apartmanokra is. Mivel a szabadjelentésben semmiféle különbség nem áll fenn szobák és apartmanok kezelése között, az alábbiakban csak szobákról esik majd szó, ami azonban az apartmanokat is automatikusan magában foglalja. A szabadjelentés szempontjából egy szobának három állapota lehetséges: szabad: foglalt: foglalható: A szoba szabad és a szobakereséskor találatként jelenik meg. Ezeket a szobákat már rezerválással lefoglalták, vagyis ezeket az objektum maga árulja. Ezek a szobák egy szobakeresés során természetesen nem jelennek meg. Ez a foglalási mód csak azoknak az objektumoknak áll a rendelkezésére, amelyeknél az online-foglalási modul be van kapcsolva. Az ilyen státuszú szobákat online lehet foglalni. A szobajelentések megjelenítése szobánként egy áttekinthető szobaterven történik. Ezen szabadjelentések grafikusan, a különböző státuszokat eltérő színekkel jelölve jelennek meg, még pedig a zöld a szabad, a piros a foglalt és a sárga a foglalható státuszt jelenti. A naptárban az ábrázolás érkezési naponként történik, vagyis, ha pl. a zöld, akkor az azt jelenti, hogy a szoba a ról re virradó éjszakán szabad. A naptár segítségével történő beírás különbözik a kiírt dátummal történő beírástól. FIGYELEM Ha egy bizonyos nap a naptárban zölddel van jelölve, az azt jelenti hogy az erről a napról a rákövetkezőre virradó éjszakán lehetséges az éjszakázás. Ebből következik, hogy egy szoba, amely pl én szabad, a naptárban csak ig van zölddel jelölve. Ha azonban a DESTOUR-on ki van írva a dátum, akkor az ig-dátum mindig az elutazás napját jelöli. Az előző példához hasonlóan: Ha egy olyan vendég számára keresek szobát, aki én szeretne megérkezni és én elutazni, akkor t írok be, és nem t. Még egyszerűbben kifejezve ez azt jelenti, hogy a naptárban mindig 1 nappal kevesebb jelenik meg, mint a kiírt dátum esetén.

106 A szabadjelentés beírásának több lehetősége van. A jelentés történhet szobánként, szobacsoportonként, az egész objektumra és tetszőlegesen kiválasztott szobákra is. Így az objektum garantáltan a lehető legkisebb időráfordítással működtetheti a szabadjelentést. A DESTOUR szabadjelentésben természetesen kombinálhatóak is az egyes beírási lehetőségek, vagyis a szabadjelentés során néhány adatot az egérrel, másikakat szobacsoportokra stb. lehet bevinni. Miután minden adatot bevitt (vagyis minden szabadjelentést elvégeztünk), mentse el a jelentést. (diszk ikon a bal alsó részen). Ha erről megfeledkezne, a jelentőablak elhagyásakor megjelenik az a kérdés, hogy a jelentéseket valóban törölni kívánja-e.

107 A maszk elemei a szobajelentéshez Navigáció A szobastátusz kiválasztása Segítségével lehet a naptárkijelzőt heti ugrásokkal átlapozni, (nyílgombok) ill. közvetlenül egy hónapot kiválasztani (kiválasztó lista) Mielőtt beírunk egy jelentést, itt kell kiválasztani azt a státuszt, amit jelenteni szeretnénk. Szűrés szobacsoport szerint A jobb áttekinthetőség kedvéért itt lehet kiválasztani egy szobacsoportot, a maradék szobacsoportok inaktívak lesznek Dátumkiválasztó mezők Teljes időszakra vonatkozó jelentés mezője Aktív felület Beállít Kontroldoboz Mind A dátumkiválasztó mezőkkel való jelentés (ld. önálló fejezet) során itt azt az időintervallumot választjuk ki, amire a jelentés vonatkozik. Ha olyan jelentést szeretnénk beírni, ami a rendszerben maximálisan lehetséges jelentési időszakra vonatkozik, akkor azt ennek a mezőnek az aktiválásával lehet megtenni. Az egérrel történő jelentés kivételével minden jelentést csak e felületre kattintás után lehet bevinni a szobatervbe (azután ne feledkezzen meg a mentésről!) Ha egy jelentés minden szobára vonatkozik (pl. az objektum egy bizonyos időszakra teljesen foglalt), akkor nem kell a szobákat egyenként kiválasztani, elég, ha csak erre a kontroldobozra kattintunk. A szűrés szobacsoport szerint -tel kombinálva ez a felület kizárólag az adott szobacsoport összes szobájára vonatkozik. A szobakiválasztás kontroldoboza Ha egy jelentés csak bizonyos szobákra vonatkozik, akkor ezzel a kontroldobozzal lehet kiválasztani az adott szobákat. Szobaterv/naptár Információs mezők A szobatervben valamennyi jelentés grafikusan, színekkel jelölt naptár-formában jelenik meg. A jelentéseket be lehet írni közvetlenül az egérrel is a szobatervbe. A státuszokon kívül szabad = zöld, foglalható = sárga és foglalt = piros más színeket is lehet használni a naptárban, pl. online lefoglalva = kék és online árukosárban = fehér. Ez a két státusz összefügg az onlinefoglalással. Ha pl. egy vendég online lefoglalt egy szobát, akkor ez a naptárkijelzőn kékkel jelenik meg. Mivel ezek a státuszok nem jelölhetőek a jelentés során, ezek a mezők csupán tájékoztató jelleggel jelennek meg a szabadjelentő ablak alsó szélén.

108 Szabadjelentés egérrel A szabadjelentés legegyszerűbb módja az egérrel való bevitel. Ehhez elég az állapot (szabad, foglalt, foglalható) amit bejelölhetünk, a naptár felett amiből kiválaszthatunk. Azután a bal egérgomb nyomvatartásával kijelölhetjük az illető naptárfejezetből a választott szobát. Miután mindent beállított ne felejtse el elmenteni! Ezt a következő példával szemléltetnénk: A vendég lefoglalja a 7. számú szobát február 1. (érkezés) és 8. (távozás) között, szóval 7 éjszakára. A szoba ezáltal foglalt kell, hogy legyen. Ahogy a vendég február 8-án elhagyja a szobát még azon a napon érkezhet a következő vendég. Ezért szükséges, hogy a naptárban utolsó foglalt napként a február 7-ét (7-éről 8-ára virradó éjjel) jelöljük meg. Első lépésként kattintson az ablak felső részében található állapot gombok egyikére, ebben az esetben a foglalt gombra. Ezután kattintson az egér bal gombjával a 7. számú szoba sorában a február 1-je mezőre. A gomb nyomvatartásával jelölje ki egészen február 7-ig. A kívánt időszak pirosra színeződik. Ezután ha szükséges további foglalásokat is eszközölhet. Abban az esetben ha továbbra is a foglalt jelzést akarja használni nyugodtan folytathatja a következő foglalással. Egyéb esetben az ablak felső részében más állapotra kell kattintani. JEGYEZZE MEG! Néha előfordulhat, hogy Ön az egérrel túlcsúszik a célon, ez azt jelenti, hogy az egeret túlhúzta, ezáltal egy nappal több jelölődött ki, amit Ön egyáltalán nem akart kijelölni. Ebben az esetben tartsa lenyomva az egér gombját és húzza vissza a helyes napig. A kijelölés ugyanis csak akkor lesz végleges miután elengedte az egér gombját. Az egérrel való bevezetés mindenekelőtt bizonyos foglalások bevitelekor ajánlott. Amikor a naptárban 1 hónapos időszakot szeretnénk kijelölni. Azonban ez a módszer nem alkalmas a hosszabb (pl. szabadjelzés 2 hónapra) időintervallumok kijelölésére. Ez esetben a következőkben leírt beviteli módszert alkalmazza. Szabadjelentés dátum kiválasztó mezőkkel Hosszabb időt vagy több szobát érintő megegyező időtartamú foglalások esetében a DESTOUR-ban adott a lehetőség, hogy ezt az ablak felső részében elhelyezkedő dátumválasztó mezők útján hajtsuk végre. Itt is ki kell a kívánt állapotot választani. Ezután állíthatjuk be a dátum kiválasztó mezőkben az időszakot illetve a szobát amire érvényesíteni akarjuk a jelölést. A [Beállít] gomb megnyomásával jegyezhetjük be a foglalást illetve mentsük is el a beállításokat. Példa az eddigiekre: Egy csoport lefoglalja a 5., 6., 7., 8., és 9. számú szobákat február 1-től 8-ig. Ebben az esetben természetesen az egérrel is beállíthatjuk a jelölést, egyesével. De alkalmazhatjuk a dátumválasztó mezőket is a szabadjelölésre. Ehhez a következőképpen kell tennie: Válassza ki először a foglalt állapotot. Ezt követően állítsa be az időszakot a dátumválasztó mezőkben, tehát február 1-től 8-ig (a kiírt dátumnál ugyanis az elutazás dátumát kell megadni). Már csak a szobákat kell kipipálni, amelyeken a szabadjelzést végre akarja hajtani (5.-9. számú szobák). Miután a [Beállít] gombra kattintott ne felejtsen el menteni!

109 Szabadjelentés az egész időszakra Amennyiben az egész időszakot ki szeretné jelölni, jelölje be az [Egész időszak] pontot. Ehhez először válassza ki a megfelelő állapotot aztán aktiválja az [Egész időszak] gombot. Végül már csak jelölje be a szobát, amire a jelentést érvényesíteni szeretné és kattintson a [Beállít] gombra. Ezzel bevezette a jelentést a szobatervbe lehetővé téve a mentést. Példa az előbb leírtakra: Egy vállalat április 4-én kezdi a szabadjelentést. Belép a DESTOUR-ba, ahol még minden szoba szürkével van jelölve, ami azt jelenti, hogy az állapotuk még nincs meghatározva. A lehető legkevesebb ráfordítással minden szobát szeretne szabadként jelölni, hogy az egyes foglalásokat egymás után be tudja vezetni. Ezért először az állapotot (ebben az esetben a szabad jelzést) választja ki illetve aktiválja az [Egész időszak] jelölést. Ezt követően minden szobát kipipál és a [Beállít] gombbal érvényesíti a beállításokat. Pár másodszor múltán már láthatóvá is válik a jelölés amit a lemez ikonnal elmenthet. A jelentés megerősítése változtatások nélkül A DESTOUR a szobajelentéseket, amiket meghatározott időszakon belül nem változtattak illetve nem erősítettek meg, azokat a rendszer törli. Ez a biztosíték arra, hogy a vendéghez helyes dátumok jussanak tovább. Amennyiben a legutóbbi jelentéshez képest nem változott semmi, elég csak a DESTOUR-ba belépni és a jelentést a lemez szimbólummal menteni.

110 6. A View/Nézet A Destour-ban, úgynevezett view-ként (nézet) definiáljuk a weboldalakat. Ennek az oka, hogy az adott weboldal nem más, mint egy adathalmaz megjelenítésének egy formája. Ugyanazt az adathalmaz a Destour-on keresztül teljesen más formában is megjeleníthetjük. Az egyes portálok adminisztrációs felületére az alábbi link segítségével léphet be: A belépéshez írja felhasználói nevét és jelszavát. Amennyiben rendelkezik Operátori hozzáféréssel és megfelelő jogosultsággal (3. fejezet), akkor lépjen be operátorként, kattintson a Beállítások View menüpontra, így szintén eléri a View/Nézet szerkesztő felületét. Belépés az adminisztrációs felületre 6.1. Saját adatok Itt végezzük a saját címadatok rögzítését, valamint bizonyos beállításokat Home address Itt adja meg címét a felhasználókezelés számára. Ez rend szerint a DESTOUR-irodáéval azonos. A kapcsolattartó személy (vezeték- és keresztnév) rend szerint az ügyvezető igazgató, irodavezető vagy egy irodai dolgozó, aki a DESTOUR használatáért felelős. Home address-t a DESTOUR-on nem hozunk nyilvánosságra.

111 Home adress 6.2. A számlázási cím Itt adja meg adóügyi címét. Mivel a számlacím és a magáncím között apró eltérések előfordulhatnak (esetleg a cégnévben), az aktív felület segítségével [Adatok átemelése otthoni címből] átvehetjük a magáncímet. Így csak az attól eltérő adatokat szükséges módosítani. Számlázási cím

112 6.3. Hírek Itt jelennek meg a fölöttes adminisztrátor üzenetei. Amikor Ön bejelentkezik a rendszerbe, először azonnal ez az ablak jelenik meg. Ezen az üzenő rendszeren keresztül történik a DESTOUR-ral kapcsolatos újítások és egyéb információk közreadása, és ezért szeretnénk megkérni Önt, hogy a belépéskor mindig figyelje, hogy érkezett-e üzenet, és adott esetben figyelmesen olvassa el azt. Köszönjük! 6.4. Nyelvek Itt állíthatja be az adminisztrátori felület nyelvét, illetve megadhatja azokat a nyelveket, melyen a portál tölthető, illetve melyeken a portál az interneten megjelenhet. Ha egy adott nyelven a szöveges tartalom hiányos akkor érdemes a Látható online check bokszot nem bepipálni, ezáltal a weboldal nem jelenik meg az adott nyelven, de az adminisztrációs felületen tölthető. Így elkerülhető, hogy hiányosan feltöltött oldalak jelenjenek meg az interneten. Nyelvek választása

113 6.2. My view 6.6. Cím Itt adhatja meg a weboldalhoz tartozó legfontosabb adatokat. Ahhoz, hogy a weboldal az interneten is láthatóvá váljon, feltétlenül szükséges a Publikus check bokszot kipipálni. A weboldal címe és megjelenéshez szükséges Publikus check boksz 6.7. Partnerkapcsolatok Ön lehetővé teszi egy irodának, hogy más egyesületek/irodák objektumaiban szobakeresést végezzen, illetve, hogy az objektumok adatait megváltoztassa.

114 Partnerkapcsolat más irodákkal 6.8. Besorolás Az Ön térségére jellemző tulajdonságokat lehet itt feltüntetni. Egy átfogó ernyőportál desztináció keresőjében ezekre az adatokra szűkítve lehet keresést végezni. A térség/település besorolása

115 6.9. Szolgáltatók listája Ebben a menüpontban tudja áttekinteni egy egyszerűsített nézetben a szervezethez tartozó összes szolgáltatót Hírlevél küldés Részletesen bemutatjuk a hírlevél küldés folyamatát a portál regisztrált vagy megkeresések által regisztrált látogatói számára. Új hírlevél létrehozása Új hírlevelet könnyedén létrehozhat, nem lesz szüksége semmilyen grafikai vagy programozói munkára, ezek már mind elő vannak készítve a rendszerben. Önnek kizárólag a tartalommal kell foglalkoznia Hírlevél elkészítésének folyamata Hírlevél elkészítésének folyamata: 1. Új hírlevél létrehozása a rendszerben (Hírlevél küldés 1. ábra) a. Kattintsunk a Hírlevelek menüpontra b. Hozzunk létre új hírlevelet c. Munkacím megadása d. Feladó nevének beállítása (pl. Badacsonyi Turisztika Desztináció) e. Feladó címének beállítása (pl. info@badacsony.com) f. Hírlevél tárgyának megadása (pl. Látogasson Badacsonyba) g. Bevezető szöveg elkészítése h. Lezáró szöveg elkészítése i. Mentés 2. Címlista generálása (Hírlevél küldés 2. ábra) a. Kattintsunk a Címlisták menüpontra b. Hozzunk létre új címlistát, vagy használjunk egy régit c. Munkacím megadása d. Szűrési feltételek kijelölése, beállítása e. Mentés 3. Hírlevél küldés - Új kiküldés opcióinak beállítása (Hírlevél küldés 3. ábra) a. Kattintsunk a Hírlevél kiküldés menüpontra b. Hozzunk létre új kiküldési kérelmet c. Munkacím megadása d. 1. lépésben létrehozott hírlevél kiválasztása e. 2. lépésben létrehozott címlista kiválasztása f. Kiküldés dátumának megadása g. Mentés

116 Új hírlevél létrehozása a rendszerben Hírlevél küldés 1. ábra A szövegek módosítása gombbal tudjuk a bevezető és lezáró szövegeket módosítani. Az így elkészült szöveg formázható, a beírás után kattintson az Átvesz gombra a szerkesztőfelület alján. Lehetősége van a hírlevélbe olyan tartalmakat is beszúrni, amelyek a portálon már megjelenik. Ehhez a Megjelenő oldalak alatt válassza ki azokat a tartalmakat, amelyek szövegeit és képeit a hírlevélben is meg szeretne jeleníteni a Bevezető és Lezáró szöveg között. A hírlevél elkészülte után kattintson az előnézet gombra, és ellenőrizze hírlevelének megjelenését. Amennyiben mindent rendben találja, mentse el, és lépjen a következő lépésre.

117 Címlista generálása Hírlevél küldés 2. ábra Ahhoz, hogy hírlevelünk elérje a célját, törekedjünk arra, hogy jól targetált, szűrt címlistákat hozzunk létre. Alapvetően két fajta címlista létezik: dinamikus és fix. Amennyiben létrehozunk egy címlistát, és kijelöljük a Dinamikusan frissülő opciót, akkor a későbbiekben, a rendszerbe bekerülő címek, amelyek megfelelnek az adott címlista szűrési feltételeinek, akkor automatikusan bekerül a címlistába is. Amennyiben ezt nem szeretnénk, ne jelöljük ki ezt az opciót. A szűrési feltételek tárházából válasszuk ki az általunk kívántakat, és mentsük el a címlistát.

118 Hírlevél küldés - Új kiküldés opcióinak beállítása Hírlevél küldés 3. ábra Az első két lépésben létrehozott hírlevelet és címlistát most rendeljük egymáshoz, továbbá megadjuk a kiküldés kívánt dátumát, és mentsük el. Ezzel végére értünk a hírlevélküldésnek.