BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA BIZONYLATI RENDJE 2003.

Átírás

1 BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA BIZONYLATI RENDJE 2003.

2 BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA BIZONYLATI RENDJE Érvényes: november 15. -tól Jóváhagyta: Dr. Roóz József főiskolai rektor A BGF FŐISKOLAI TANÁCS november 14.-Í határozata alapján 2

3 BIZONYLATIREND A Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban főiskola) Bizonylati rendjét a számvitelrő l szóló évi LXXIV. törvénnyel módosított évi C. törvény bek. d) pontja, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól intézkedő - többször módosított 307/2002. (XII.2l.) Korm. szám ú rendelet alapján a követke zők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉsz 1. A Bizonylati rend célja, tartalma A Bizonylati rend célja, hogy rögzítse azokat, a szá mvitelről szóló módosított évi C. törvény (továbbiakban: Szt.), valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló módosított 249/2000. (XII.24.) és azt módosító (XII.24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Konn. rendelet) végrehajtására vonatkozó előírásokat, módszereket, amelyek biztosítják főiskolánk sajátosságainak, feladatainak leginkább megfelelő, a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének rendjét. A Bizonylati rend a következő feladatok ellátásához tartalmaz előírásokat: bizonylati elv, bizonylati fegyelem, a bizonylat fogalma, a bizonylatok csoportosítása, a bizonylatok kiállítása, javítása, hel yesbítése, a bizonylatok feldolgozásának rendje, a szigorú számadás alá vont bizonylatokkal kapcsolatos szabályok, a bizonylatok tárolása, szállítása, a bizonylatok őrzés e. 2. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem A főiskolának, minden gazdasági műveletről, eseményről - amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja,- bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükrö ző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. KönyvcIni csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad. 2.1.A szlímviteli bizallylat fogalma A Számviteli törvény a értelmében számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló 3

4 tennészetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő olg11ány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik az e törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel A bizollylatok általános alaki és tartalmi kellékei A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tatialmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tatiatli. A Számviteli törvény a értelmében a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; - a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellelmyugtákon a befizető aláírása; a bizonylat kiállításának időpont ja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függő en - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; a (megtörtént) gazdasági művelet tatialmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági müvelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvvitel i elszámolás rendjétől függően - éliékbeni adatai; külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek közőtt: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, eimét; bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint ammk az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; a könyvviteli nyilvántartásokbatl történt rögzítés időpont ja, igazolása; továbbá minden olyan adat, atllelyet jogszabály előír. A számlával, az egyszerüsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos további követelményeket az általános forgalmi adóról szóló törvény külön is meghatároz. A számla, az egyszerüsített számla, a számlát helyettesítő okmányalaici és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát - ha jogszabály eltéröen nem rendelkezik -a főiskola részéről a bizonylat aláírására feljogosított személy a főiskola azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. 4

5 A gazdasági események rögzítéséhez e lsődlege sen a gazdálkodási eseméj/yek rögzítéséhez lzaszj/ált számításteclzj/ikai program által fe/kíj/ált, illetve a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított nyomtatványokat kell használni. Abban az esetben, ha valamely gazdasági művelet rögzítéséhez a kereskedelemben nyomtatvány nem kapható, illetve a számításteclzj/ikai progralll J/em kíj/ál fel, akkor saját készítésü nyomtatványt kell használni. A nyomtatvány szerkesztésénél be kell tartani a bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeire vonatkozó e l őírásokat A bizoj/ylatok csoportosítása Gazdálkodási szakterület szerint, a keletkezési helyük szerint, a feldolgozásban betöltött helyük szerint valamint a nyilvántartás, kezelés szempontjából. a) Gazdálkodási szakterület szerint: - befektetett eszközökkel kapcsolatos bizonylatok, készletekkel kapcsolatos bi zonylatok, pénzforgalmi bizonylatok, kötelezettségvállalás i bizonylatok, számlázási és szán1laellenőrzési bizonylatok, leltározási bizonylatok, selejtezési bizonylatok. b) Keletkezési helyük szerint: - bel ső bizonylatok, - külső bizonylatok. Belső bizonylatok azok a bizonylatok, amelyek elsődlege s kiállítása afői s kolánl, annak valamely szervezeti egységénél történik. illetve Külső bizonylatok azok a bizonylatok, amelyeknek a kiállítása az adott gazdasági műveletet kezdeményező külső szervnél történik. c) Feldolgozásban betöltött szerepük szerint: - elsődleges bizonylatok, - másodlagos bizonylatok, - gyűjtő bizonylatok, - hiteles másolatok, - hiteles kivonatok. Elsődleges bizonylatok azok az okmányok, amelyeket az adott gazdasági müvelet elrendelése illetve végrehajtása során eredeti okmányként állítanak ki, amelyet az elrendelő, lebonyolító hiteles aláírásával ellátott. Másodlagos bizonylatok, amelyeket az els ő dleges bizonylatok alapján állítanak ki külön munkamenetben (kivéve a több példányban k észülő bizonylatok másolati 5

6 példányai), amelyeken biztosított a kiállítás alapjául szolgáló elsődleges bizonylat azonosításának lehető sége. Gyűjtő bizonylatok, amelyek több elsődleges vagy másodlagos bizonylat alapján kerülnek kiállításra és több gazdasági művelet összegszerü hatását összevontan tartalmazzák. Hiteles másolatok, olyan okmányok, amit az alapjául szolgáló bizonylat szövegével megegyezően állítottak ki és hitelesítő záradékkalláttak el. Hiteles kivonatok, olyan iratok, amelyek valamely okmány erre a célra kijelölt adatait tartalmazzák, s hitelesítési záradékkal látták el. A hitelesített másolat és a hitelesített kivonat csak abban az esetben használható bizonylatként, ha tartalmilag és alakilag megfelel a bizonylatokkal szemben támasztott követelményeknek. d) Nyilvántartás, kezelés szempontjából - szigotú számadás alá vont bizonylatok, - kölmyített kezelésü bi zonyl atok. Szigorú számadás alá vont bizonylatok amelyeknek darabszám szerinti megléte a nyilvántartások és elszámolások szempontjából elengedhetetlenül szükségesek. Könnyített kezelésű formában lehetséges. bizonylatok amelyeknek a kezelése, felhasználása kötetlenebb 2.4. A szabályszeríí bizoilylat Szabályszerü az a bizonylat, amely az adott gazdasági müveletre vonatkozóan a könyvvite!ben rögzítendő adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bi zonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerüen javítottak A bizollylatok Ilyelve A számviteli bizonylatot a gazdasági müvelet, esemény megtöliéntének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. Eltérő rendelkezést alkalmaz a törvény a számlára vonatkozóan. Külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők. A külföldről beérkező számlán a könyvviteli nyilvántartásba vételt megel őzőe n magyarul is fe! kell tüntetni azokat az adatokat, amelyek a megbízható könyveléshez, illetve az e llen őrzéshez feltétlenül szükségesek A bizonylatok formája, megjelellítése Az adott gazdasági eseményelszámolásához alkalmazható bizonylatok lehetnek: - szabványosított, 6

7 - ágazati minisztériumi vagy egyéb országos (helyi) szelv által kibocsátott, - saját készítésü bizonylatok (akár az illformatikai progra/ii által felkíllált, akár saját készítésíí). Saját nyomtatvány szerkesztésekor az alábbi szempontokat kell figyelembe venm a főiskolának: - a bizonylatok jellegének megfelelően a nyomtatványon minden szükséges adat szerepelj en, - az adatok elhelyezése fe leljen meg a feldolgozási sorrendnek, ki kell emelni a feldolgozás szempontjából fontos adatokat, (pl. vastagított vagy aláhúzott szöveg, szám) - ha számtani müveletet tartalmaz a bizonylat, akkor az adatok a müvelet végzéséhez szükséges sorrendben szerepeljenek, - a nyomtatvány mérete fe leljen meg a kezelhetőség követelményeinek. Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: - az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, - a feldolgozási program azonosító jelzését, - az adatállomány azonosító jelzését. - az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. Az elektronikus dokumentumok, iratok alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit külön jogszabály, az elektronikus aláírásról szóló 200 l. évi XXXV. törvény határozza meg. Számviteli bizonylatként a minősített elektronikus aláírással és id őbé l yegzőve l ellátott elektronikus dokumentum, irat alkalmazható, ha megfelel a fenti jogszabály előírásainak, és ha hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítvány érvényessége a számviteli törvényben előírt megőrzési id őta rtamo n belül ellenőrizhető. 3. A főiskola számviteli bizonylatai 3. J. Belső számviteli bizol/ylatok A költségvetési gazdálkodásban számviteli bizonylatnak különösen az alábbi okmányok min ős ülnek : - a beérkező és kimenő számlák, - pénztári bevételi és kiadási bizonylatok, - pénztárjelentés, - nyugták, átvételi elismervények, - béljegyzékek, összesítők, bérfeladások, 7

8 - A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. - A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán javítani kell. - Gépi adathordozón lévő adatok javításáról külön jegyzéket kell készíteni, melyet az eredeti bizonylatokkal együtt kell megőrizni. - A javítást végző személynek a javítás tényét annak dátnmával, aláírásával és az fői sko la körbélyegzőjének lenyomatával kell igazolni. - Ajavítás során az adatokat lefesteni, leragasztani, radírozni nem lehet. Pénztári bizonylatokat javítani nem szabad. Sorszámozott bizonylati nyomtatvány rontott példányát tilos megsemmisíteni, azt áthúzás sal érvénytelenítve meg kell őrizni. A külső szervektől beérkezett bizonylatokat javítani nem szabad. Hibásan érkezett bizonylatot vissza kell küldeni javításra a kiállítónak, vagy fel kell szólítani a bizonylat helyesbítésére A bizollylatok helyesbítése A hibásan, más szerv részére megküldött bizonylatot a fői s kola köteles helyesbíteni. A helyesbítés tölténhet az eredeti - hibás - bizonylat érvéllytelenítésével és új bizonylat kiállításával, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával. A hel yesbítő bizonylatnak tartalmaznia kell : ki men ő számla esetében ajavítás módj a stornó, illetve módosító számla kiállítása, - az eredeti bizonylat azollosításához szükséges adatokat, - a módosítás nak megfelelő új tételeket. 5. A bizonylatok feldolgozásának rendje 5.1. AltaláIlos követelméllyek A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbizhatónak és helytállónak kell lennie. A feldolgozás előtt meg kell győződni arról, hogy a bizonylat számszakilag és tartalmilag megfelelő-e. Az alakilag, tartalmilag ellenőrzött és elfogadott bizonylatokat folyamatosan, időrendben rögzíteni kell a könyvelésben. A bizonylat könyvelése előtt a könyvelési számlaszám kijelölése (kontírozása) és ellenőrzése következik. A bizonyaitok ellenőrzése során meg kell győződni aitól, hogy a kedvezményezettet megilleti-e a kifizetelldő összeg, illetve befizetés esetén a befizetővel szembeni követelés fennáll-e. Szolgáltatás teljesítésénél a munka elvégzését igazolni kell. A köllyvelésre kerülő bizonylatokat utalványozni kell. 9

9 Általános követelmény, hogy a feldolgozás során ellenőrizni kell a munkafolyamatba épített belső ellenőrzés megtörténtét, vagyis azt, hogyabizonylatokat a feldolgozás során az arra jogosult személyek (kiállító, ellenőr ző, érvényesítő) megvizsgálták, és aláírásukkal ellátták. A bizonylatok alapján érdemi intézkedést tenni csak akkor lehet, ha azt az arra j ogosult személyek aláírták. Az utalványozást vagy az eredeti okmányra, vagy az iktatólapra kell rávezetni, vagy külőn írásbeli rendelkezést kell adni. Az utalványozási-, ell e njegy ző i jogosultsággal felruházottak körét és szabályait, a főiskola Gazdálkodási-, és Kötelezettségvállalási Szabályzata tartalmazza A bizonylatok ellenőrzése A számviteli bizonylatokat ellenőrizni kell a könyvekben t ö rt énő rögzítés e l ő tt alaki, tartalmi és szám szaki szempontból. Az e ll e n őrzéss el megvizsgálni A bizonylatok alaki eliel/őrzése megbízott személyek kötelesek különösen a bizonylatok valódiságát A bizonylatok alaki ellenőrzése során a köv etkező ket kell vizsgálni: - a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden adat szerepel-e rajta, - a szükséges mellékietek csatolva vannak-e, - a gazdasági esemény bizonylatolása az e l ő írt bizonylati űrlapon történt-e, - a kiállító, az érvényesítő és az utalványozó (es em énytől függően az e llen ő r), valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton, - a bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítások szabál yszerű ek - e A bizonylatok számszaki eliel/őrzése A bi zonylatok számszaki e ll e nőrzése során a bizonylat átvevőjének, az informatikai rendszerbe rögzítőjének meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre A bizollylatok tartalmi ellej/őrzése A bizonylatok tartalmi e ll e n őrzése a szakmai teljesítés igazolása során a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi e lőírások betartását kell megvizsgálni A bizonylatok informatikai rej/dszerbej/ és a köj/y vekben történő rögzítéséj/ek rej/{lje A bizonylatok feldolgozásakor a következők szerint kell eljárni a Korm. rendelet 51..-a alapján: - a pénzforgalmat é rintő gazdasági művel e tek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, a feldolgozás ütemezettségének megfe l e l őe n készpénzforgalom 10

10 esetén a pénzmozgással egyidejüleg, bankszámla, e l őirányzat-fe lh asználási keretszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés, illetve a Kincstár értesítésének megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell, - az egyéb gazdasági müveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági müveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedév utolsó hónapjának végéig kell a könyvekben rögzíteni. A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bi zonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés l ehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. A feldo lgozás során megfelelő hi vatkozással biztositani kell a visszakeresés l ehe tő ségét. 6. Szigorú számadás ú nyomtatványok kezelésének szabályai 6.J.SzigorlÍ számadáslí nyomtatványok A készpénz kezelés éhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bi zonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerüsített számlát és a nyugtát is) szigorú számadás i kötelezettség alá kell vonni. Szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értéké t meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névéliéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok körét az államháztartás szervezete sajátosságainak figyelembe vétel ével a gazdasági mííszaki főigazgató saját hatáskörében állapítja meg. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámolását. A főiskolán -ezen belül a karokoll/területi intézeteken a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását a kari gazdasági igazgatók/osztályvezető k által megbízott mullkatársak vezetik. Szigorú számadás i kötelezettség alá vont nyomtatványok: - számla, - egyszerüsített számla, - nyugta, - szállítólevél, - személygépkocsi Itehergépkocsi lalltóbusz menetlevél, - raktári bevételezési, kiadási utalványok, - leltárfelvételi bizonylatok, 11

11 készpénzcsekk, napi/ időszaki pénztárjelentés, üzemanyag-előleg elszámolás, bevételi és kiadási pénztárbizonylat, 6.2. A szigorú számadásií nyomtatványok nyilvántartása A nyomtatványokról fajtánként hitelesített nyilvántmiást kell vezetni. A nyilvántartásnak tatialmaznia kell: - a bizonylat megnevezés ét, - a bizonylat bevételezésének keltét, - a bevételezett bizonylat mennyiségét, - a nyomtatvány kezdő- és végző sorszámát, - az igénybevétel keltét, - a kiadott nyomtatvány sorszámát, mennyiségét, - az átvétel elismerését, - a leadott tőpéldány átvételének elismerését, A nyilvántartás mintáját a bizonylati album tartalmazza. A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokkal kapcsolatos rendelkezések megszegése anyagi és fegyelmi felelősségre vonással jár A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása A szigorú számadású nyomtatványok kezelésével megbízott ügyintéző csak akkor adhat ki nyomtatványt felhasználásra, ha az átvétel tényét a nyilvántartásban az átvevő személy kézjegyével elismeri. A szigorú számadású nyomtatványokat használók a felhasznált mennyiséggel kötelesek elszámolni. A nyomtatványt vissza kell szolgáitatni további őrzésre a szigorú számadású nyomtatványt kezelőnek. A visszavétel tényét a nyilvántaltáson keresztül kell vezetni A szigorú számadáslí nyomtatványok ellenőrzése Az átvétel alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az űrlapok teljes számbml megvawlak-e, továbbá az űr-lapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések (pl. szám lavezető hitelintézet jel zőszáma) helyeseke. 12

12 6.5. A szigorú számadáslí nyomtatványok őrzése A szigorú számadású nyomtatványokat páncélszekrényben (páncél kazettában, lemez szekrényben, zárható szekrényben) kell őrizni. 7, A bizonylatok tárolása A bizonylatok tárolásánál elsődleges szempont, hogy biztosítsuk a hiánytalan, károsodásmentes megőrzést, valamint a gyors visszakeresés lehetőségét. Bizonylatot a megőrzési helyéről elvitmi csale átvételi elismervény ellenében szabad. A könyvelési bizonylatokat időrendi sorrendben, irattartóban kell tárolni. A gazdálkodás évét megelőző I. év összegyűjtött könyvelési anyagát a számviteli osztály tárolja a könnyebb hozzáférhetőség érdekében. Ezt követően gondoskodni kell az irattárnalc tőrténő átadásról, melyről jegyzőkönyvet kell készíteni. 8, A bizonylatok szállítása A bizonylatok szállításánál követelmény, hogy azokba illetéktelen személyek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érje, és hiánytalanul eljussanak a rendeltetési helyre 9, Bizonylatok megőrzése A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a számviteli törvény ban meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell. - A karok/intézetek a költségvetési évről készített költségvetést, beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, a központi számvitel i egység az összesített főkönyvi kivonatot, BGF szintű beszámolót, a karok beszámolóinalc hitelesített másolatát, az összesített éves költségvetést valamint más, e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles őrizni. A könyvvitel i elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számvitel i bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható fornlában megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpont jával kezdődik. - A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzés i kötelezettség. A megőrzés i időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. 13

13 A bizonylat megőrzés le gfőbb követelménye, hogy a könyvelési fe ljegyzések hivatkozása alapján bármikor visszakereshetők legyenek. A bizonylat elektronikus formában is me gőrzendő, az alkalmazott módszernek biztosítania kell az eredeti bizonylat összeses adatának késedelem nélkül i e l őá ll ítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kjzárja az utólagos módosítás lehető ségét. (pl CD lemezen történő őrzé/j) A Bizonylali Albumban kell rögzíteni az iratok tárolására, megőrzésére vonatkozó előírásoka t, amelyek a következők: - a bizonylat m egőrzésének helye, - a bizonylat me gőrzésé n ek időtartama. 14

14 II. EGYES GAZDÁLKODÁSI SZAKTERÜLETHEZ KAPCSOLÓDÓ BIZONYLATOK ÜGYVITELE l. Befektetett eszközök ügyvitele A befektetett eszközök ügyvitelének célja, hogy ezen csopol1ba tartozó eszközök mozgását, annak mennyiségi és értékadatait folyamatosan nyomon lehessen követni a bizonylatok, feljegyzések alapján. Minden befektetett eszkö zökrő l a főkönyvi számlákkal bruttó értékben megegyező analitikus nyilvántartást kell vezetni. A befektetett eszközök analitikus nyilvántartásának biztosítani kell, hogy a főiskola befektetett eszközeinek állománya bármely időpontban ellenőrizhető legyen és a bekövetkezett változások a következő tagolásban rendelkezésre álljanak, a számlarend megfelelő számlacsoportjával összhangban. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következő adatokat: - főiskola megnevezése - bi zonylat megnevezése - főkönyvi számla szánja (számlarend szerint) - nyilvántartó lap oldalszáma - leltári szám - raktár vagy munkahely megnevezése - állományba vétel kelte - bevételezés alapjául szolgáló bizonylat, okmány száma - készítő, szállító megnevezése - várható használati id ő - leírás módja, a leírási kulcs %-a - könyvelés kelte - bizonylat száma - változás megnevezése (növekedés, csökkenés pontos jogcíme) - bruttó érték Ft-ban = növekedés = csökkenés = egyenleg - él1ékcsökkenés Ft-ban = növekedés = csökkenés = egyenleg - nettó érték aj Állománynövekedés A befektetett eszköz állománya növekedhet: - új befektetett eszköz beszerzése és létesítése során, 15

15 használt eszköz beszerzése térítés ellenében, használt eszköz átvétele térítés nélkül, eszköz átvétele átszervezés miatt, valamint egyéb növekedések (átminősités) alkalmával. bj Állomány csökkenés A befektetett eszközök állománya csökkenhet: az eszközök értékesítése, selejtezése, értékvesztése, megsemmisülése, használt eszközök átadása térítés nélkül, átadás átszervezés miatt, egyéb csökkenések (átminősítés) során. I.1.Immateriális javak nyilvántartása Az immateriális javakat a megszerzés ükért fizetett ellenértéken (vagy az átadó által közölt nyilvántartási értéken) kell nyilvántartásba venni. Az immateriális javak fajtái a mérleg tagolásának megfelelően: vagyoni értékű jogok (az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékü jogok kivételével), szellemi termékek, egyéb immateriális javak, immateriális javakra adott e lőlegek. Az immateriális javak nyilvántartásba vételét a számla, adásvételi sze rző dé s, okmány alapján kell elvégezni. illetve egyéb Az immateriális javak könyvelésének alapja a részletező analitikus nyilvántartás, amit tételesen immateriális javanként kell felfektetni, illetve folyamatosan vezetni azokról az alapbizonylatokról, melyek a változásokat igazolják. Az immateriális javak nyilvántatiásának vezetése számítógéppel töliénik. (A számítógépes nyilvántartásnak mindazokat az adatokat tartalmaznia kell, mint a kézi nyil vántartásnak. ) A nyilvántartásra a TÜSZ rendszer analitikáit kell használni: - Állomállyba vételi üzembe helyezési bizonylat - Immateriális javak egyedi nyilválltartó lapja A kis értékü ( Ft egyedi beszerzési érték alatti) vagyoni értékü jogokról és szellemi termékekről csoportos mennyiségi nyilvántartást kell felfektetni. A nyilvántartásnak olyannak kell lennie, hogy abból megállapítható legyen az immateriális dolog azonosító adata, a felhasználási helye és a használatáért felelős személy neve. 16

16 1.2. Tárgyi eszközök liyilválltartása A megszerzett tárgyi eszközök állományáról, az abban bekövetkezett változásokról mennyiségi, a főkönyvi könyveléssel egyező értékbeni analitikus nyilvántartást kell vezetni. Részletező nyilvántartást kell vezetni a következő tárgyi eszközökről: a) Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok, b) Gépek, berendezések és felszerelések és járművek, c) Beruházások, felújítások, d) Beruházásra adott előlegek. A tárgyi eszközállományt, valamint az állományban bekövetkezett változásokat az analitikus nyilvántartásban a főkönyvi könyvelés tagolása szerint kell kimutatni. A tárgyi eszközök nyilvántartásának vezetése számítógéppel töliénik. (A számítógépes nyilvántartásnak mindazokat az adatokat tartalmaznia kell, mint a kézi nyilvántartásnak. ) i.2.l.ingatlanok és kapcsolódó vagyolii értékíijogok Itt tartja nyilván a főiskola ingatlanainak állomány i értékét értékhatártól függetlenül. Ide soroljuk a földterületet, a telkeket, épületeket, építményeket, ültetvényeket és az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogokat. Az egyedi nyilvántmió lapot az üzembe helyezés időpontjábm1, a rendszeres használatba vételkor kell kiállítani, a TÜSZ programból nyerhető állomállyba vételi, üzembe helyezési bizollylatol/. i.2.2. Gépek, berendezések,je/szere/ések és jármíívek A gépek, berendezések, felszerelések és jármüvek nyilvántartás ához a Beruházások, tárgyi eszközök, karton ja megnevezésü TÜSZ programból nyerhető bizonylatot kell alkalmazni. A nyilvántmió lapot a tárgyi eszköz aktiválásakor, a rendszeres használatba vételkor kell kiállítani, a TÜSZ programból nyerhető, Allományba vételi, iizembe helyezési bizol/y/atoll Beruházások, beruházásokra adott e/ő/egek A beruházásokról, beruházásokra adott előlegekről nyilvántartást kell vezetni. beruházásonként elkülönítve egyedi Az egyedi nyilvántmió lapon fel kell tüntetni a következőket: - a beruházás megnevezés ét, - a beruházás jelzőszámát, 17

17 - a kiadások (felhasználások, ráfordítások) keltét, hivatkozási számát, - a kiadások összegét, - a szállító megnevezését, - a számla keltét, - a fókönyvi számla számát, - e lőleg esetén az előleg elszámolásának időpontját, összegét, - az e lőleg állományát. Betuházások nyilvántartására a TÜSZ programból n y erhet ő, elnevezésü nyomtatványt kell használni. Beruházások, kartol/ja Felújítások A felújítások főkönyvi számlákhoz analitikus nyilvántartást kell vezetni A nyilvántartásból a felújításra került tárgyi eszközönként fehnelült felújítási kiadások összege megállapítható kell legyen. A nyi lvántartó lapon fel kell tüntetni a követk ező adatokat: - a tárgyi eszköz egyedi azonosítóját, - a tárgyi eszköz megnevezés ét, - a tárgyi eszköz bruttó és nettó éltékét, - a felújítási munkát végző kivitele ző megnevezését, - a számla keltét, - a számla számát, - a kiadás összegét, - a felújítás aktiválásának időpontját. A felújítások nyilvántartására a Beruházások kartol/ját használjuk. A kis értékü, (50. OOO Ft egyedi beszerzési érték alatti) tárgyi esz közökről használatba vételkor egyedi és csoportos mennyiségi nyi lvántattást kell felfektetni. A nyilvántartásnak ol yannak kell lennie, hogy abból megállapítható legyen a tárgyi eszköz azonosító adata, a felhasználás i helye és a használatáért felelő s személy neve. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a tárgyi eszköz elhelyezésének pontos helye. A tárgyi eszközök, átadás-átvétele történhet gazdálkodó szervezeten (főiskolán -, karon/területi intézeten) belül, főiskolál/ belül de karok/területi il/tézetek között, vagy gazdálkodó szervezetek között. Gazdálkodó szervezeten belüli mozgás esetében az átadás-átvétel megtörténtének bizonylato lására a BSZ elnevezésü bizonylatot kell használni. A bizonyi aton pontosan fel kell tüntetni az átadó és átvevő hely megjelölését, valamint a tárgyi eszköz azonosító adatait. 18

18 A változás tényét rögzíteni kell az átadás-átvétel bizonylata alapján a tárgyi eszközök leltározás i körzetenkénti nyilvántartásban. A gazdálkodó szervezetek között mozgás esetében az átadás - átvétel megtörténtének bizonylatolására az átadás átvé/eli jegyzőkönyv elnevezésü nyomtatványt kell használni. A változást keresztül kell vezetni a következö nyilvántartásokon: - a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása, - a tárgyi eszközök leltározás i körzetenkénti nyilvántartásán, valamint - a fökönyvi könyvelés ben. 2. A Főiskola valamenllyi kara/intézete raktárral rendelkezik. A rak/árral rendelkező kar/területi iwézet - nyilvántartásait az új raktári készlelről mennyiségben és értékben is köteles vezetni, - csak mennyiségi nyilvántartást kell vezetni a használatban lévő készle l ekről. A készletnyilvántartás számítógépes rendszer keretében történik a TÜSZ program felhasználásával. Részletező nyilvántartást kell vezetni a következő készletekről: - vásárolt készletek, - betétdíjas göngyölegek, - áruk, - aktivált közvetített szolgáltatások. - követelés fejében átvett eszközök, - saját előállítású új, raktáron lévő készletek, (késztermékek, befejezetlen termelés és félkész termékek,) A nyilvántartás ban elkülönítetten kell kezelni: - a raktári új készleteket és - a használt készleteket. A készletek nyilvántartása beszerzési áron történik. 19

19 2.l.Készletnyilvántartás hizonylatai Az anyag (készlet) bevételezés bizonylatolása A vásárolt vagy saját előállítású készletek állomány nő veke d ése esetén a bevételezéshez a Készlet bevételezési bizonylat elnevezés ű nyomtatványt használjuk. Ezt a bizonylatot használja főiskolánk többlet, átminősítés, leértékelés) egyéb raktári bevételezés esetén is. (pl. leltári A bevételezési bizonylatot a raktárba történő melu1yiségi és minőségi átvétel után a raktáros (vagy gondnok) köteles kiállítani. A bevételi bi zonylat kiállításának alapja a számla, vagy szállítólevél. A készletnövekedéseket a készletnyilvántartónak a rüsz nyilvántartásába kell fel vezetni. A készletnövekedések alapbizonylata a készlet bevételezési bizonylat A z anyag (készlet) kivételezés bizonylato/ása Készlet kivételezés i bizonylatot kell kiállítani a raktári állományt csökkentő készletváltozásokról. A készlet-kivételezéshez a Készlet kivételezési bizonylat elnevezés ű rüsz programból nyerhető bizonylatot kell használni. A készlet kivételezési bizonylatot raktáros (gondnok) köteles kiállítani. A kivételezés i bizonylat elsősorban a felhasználásra kiadott készlet elszámolására szolgál, de felhasználható az egyéb raktári kiadást jelentő tételek rögzítésére is. (pl. leltár hiány, értékesítés, átminősítés, leértékelés) A raktárból készletet csak az erre illetékes személy utalványozása után lehet kiadni. Főiskolánknál a raktári készletek utalványozására gazdasági, vagy szervezeti egység vezetője jogosult Az anyag (készlet) visszavéte/ezés bizonylato/ása A készleteket mindig meghatározott szakfeladatra, vagy költséghelyre keh kiadni. A kivételezett készletet, vagy annak megmaradt részét - ha a főiskola nem használta fel - vissza kell szolgáitatni a raktárnak. A raktámak visszaadott anyagokról a Készlet visszavételezési bizony/at elnevezésű nyomtatványt kell kiállítani. A készletet mindig annak a szakfeladatnak, illetve költséghelynek a javára kell visszavételezni, melyek terhére a készlet eredetileg kiadásra keliilt Raktárak közötti anyagátadások bizonylatolása A raktárak közötti anyag átadásának - átvétel ének bizonylatolására a TÜSZ programból nyerh ető Raktárak közötti készlet átadási bizol/y/at e lneve zésű nyomtatványt használjuk. Az anyagátadási bizonylat e l ő nye, hogya kivételezési és bevételezési adatokat egyetlen nyomtatványon kell kitölteni. 20

20 Így teljes mértékben biztosítható, hogy az átvétel és az átadás azonos adatokkal kerül elszámolásra el az anyagkönyvelésben A raktári készlet Ilyilválltartások bizollylatolása A raktárban tárolt készletekrő l fajtánként - minden egymástól méretben, min őségbe n, vagy egyéb jellemző tekintetben e ltérő kész l et ről külön-külön - mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásban pontosan és naprakészen kell rögzíteni a készletmozgásokat és kimutatni a készletei. A raktári nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy egyeztetési lehetőséget biztosítson a mennyiségben és értékben vezetett analitikus anyagkönyveléssel. A raktárban az egyes készletek mennyiségében bekövetkezett változások feljegyzésére a TŰSZ programból n ye rhető Raktári /lyilválltartó lapot kell vezetni. A nyilvántartólapon fel kell tüntetni: - a készlet szabatos megnevezését, - méret, minőség, menl1yiségi egységét, - a készletváltozás időpontját, - a készlet mennyiségél. A raktárnak a készletváltozási bizonylatokat hetente a könyvelés részére továbbítani kell Az allalitikus készletllyilválltartás bizollylatai Az analitikus készletnyilvántartást úgy kell vezetni, hogy tételesen készlet fajtánként a mennyiségi és értékadatok megállapíthatók legyenek. A készletváltozás okat készletnyilvántartó lapokon kell könyvelni, oly módon, hogy faj tánként, készletezési hel yek szerinti mennyiségben és értékben az adatok kimutathatók legyenek. A készletnyilvántartás céljára a TÜSZ programból nyerhető Készlet kartoli e lnevezésű nyomtatványt használjuk. Követelmény, hogyakészletnyilvántartó lapokat a raktári nyilvántartó lapokkal azonos részletezésben kell vezetni, és rajtuk a m egje lölő adatokllak meg kell egyezni. (anyag megnevezése, méret, mennyi ségi egység, nyilvántartási szám, stb.) A készletnyilvántartó lapokat éveken át folyamatosan kell vezetni. Év végén és leltározásnál a lapokat le kell zárni, hogy a pontos készlet megállapítható legyen. 21