DACOL adatgyûjtõ program Felhasználói kézikönyv 0.01b verzió WIND Számítástechnikai Kft.

Átírás

1 DACOL adatgyûjtõ program Felhasználói kézikönyv 0.01b verzió WIND Számítástechnikai Kft. DACOL 0.01b

2 DACOL(Data Collecting) adatgyûjtõ program Felhasználói kézikönyv 0.01b verzió március 29. WIND Számítástechnikai Kft Budapest, Karikás F. u. 13. tel.: ? fax: web: oldal DACOL 0.01b

3 Tartalom 1. Bevezetés A program általános felépítése Korlátozások a tesztverzióban A dokumentumban használt jelölések A program telepítése A használathoz szükséges környezeti feltételek Telepítés három lépésben Használati útmutató Jelölések Lekérdezõsablon létrehozása Adatgyûjtés Fejlesztési tervek Zárszó Képek és ábrák jegyzéke 1. ábra - logikai felépítés ábra munkafolyamatok ábra menüpont a biztonsági szint beállításához ábra biztonsági szint beállítása ábra figyelmeztetés hiányzó komponensekre ábra adatbázis-elérési paraméterek ábra azonosítók az adatforrás eléréséhez ábra a telepítés sikeresen befejezõdött ábra új dokumentum létrehozása az alapsablonból ábra makrók engedélyezése ábra bejelentkezés a Business Assistansba ábra a lekérdezés alaptáblájának megadása ábra lekérdezendõ adatmezõk kijelölése ábra szûrésre használt mezõk kijelölése ábra adatok sorrendjének beállítása ábra itt állítható be az adatszûrési feltételek megadásának módja ábra szûrõadatok kezdeti értékeinek beállítása ábra adatkiválasztást segítõ képernyõ ábra a lekérdezõsablon tárolása ábra adatoszlopok átnevezése, diagramok, sablonok készítése ábra lekérdezés automatikus frissítése ábra a lekérdezõsablon kiválasztása ábra szûrõparaméterek beállítása ábra több érték kiválasztása ábra az adatgyûjtés végeredménye ábra automatikusan létrejött kimutatás ábra automatikusan létrejött diagram oldal DACOL 0.01b

4 1. Bevezetés N Data Col lecting apjainkban egyre nagyobb tömegû információ keletkezik, tárolódik elektronikusan, és ezek nagy része különbözõ adatbázisokban válik elérhetõvé. Különösen igaz ez a gazdasági és a tudományos élet területein, ahol általában az információ már létrejötte pillanatában különbözõ adatbázisokba kerül, azonban a legkülönfélébb adatok rendszerezésével, katalogizálásával, összegyûjtésével is ilyen szerkezetû, újabb hatalmas adathegyek keletkeznek. Egyre nehezebb feladat az éppen szükséges információ gyors, kényelmes, további feldolgozásra alkalmas formában történõ kinyerése. Ezt a folyamatot kívánja támogatni a DACOL (Data Collecting Adatgyûjtés) elnevezésû termékünk is, amelynek tesztelésre kibocsátott, elsõ változatát ismerteti a jelen dokumentum. A program az MS Excel adatmotorját használja, MS VBA programnyelven íródott és az összegyûjtött adatokat is egy excel állományban hozza létre, ezért a futtató számítógépen szükséges, hogy a Microsoft Excel 2000-es program, vagy annak újabb verziója megfelelõen telepítve legyen. 2. A program általános felépítése A program mûködésének logikai felépítését a következõ ábra szemlélteti: Adatforrás Sablon Struktúraleírás DACOL Összegyûjtött adatok 1. ábra - logikai felépítés A program használata két alapvetõ lépésre bontható: 1. Az elsõ lépés során egy excel sablon jön létre, amely tartalmazza a kigyûjteni kívánt adatok körét, megjelenítésük módját. Ezt a sablont a felhasználó (általában a rendszergazda) egy varázsló segítségével hozza létre. 2. A második lépés maga az adatkigyûjtés. Ekkor a felhasználó az elõzõ lépésben létrejött sablonból indul ki. Beállítástól függõen lehetõsége van a kigyûjtendõ adatok körének további beállítására. Az adatgyûjtés után az adatok elsõdlegesen az excelben megszokott táblázatos formában állnak elõ, amelybõl tetszõleges további feldolgozásra, kimutatások, diagramok akár automatizált készítésére is lehetõség van. 4. oldal DACOL 0.01b

5 A munkafolyamatokat a következõ ábra szemlélteti: Alapsablon (DACOL.XLT) megnyitás szerkesztésre új dokumentum létrehozása Alapértelmezések beállítása Lekérdezõsablon (VALAMI.XLT) Lekérezõsablon módosítása Adatok (ADATOK.XLS) 2. ábra munkafolyamatok 3. Korlátozások a tesztverzióban A tesztváltozatnak nem célja a teljes körû használhatóság biztosítása, hanem csak a rendszer alapvetõ funkcióinak bemutatása és a tesztelés lehetõségének megteremtése. Ennek megfelelõen a teljes változathoz képest a tesztváltozat a következõ jelentõsebb korlátozásokat tartalmazza: A forrásadatok strukturális leírása nem szerkeszthetõ, egy minta-adatstruktúra leírását maga a tesztverzió tartalmazza, az nem módosítható, bõvíthetõ. A leírás egy létezõ ügyviteli programrendszer (BA Business Assistant) néhány táblájának adatszerkezetét tartalmazza. (A BA tulajdonosa és forgalmazója az ALFERT Kft.) Adatforrásként vagy a tesztváltozathoz adott excel táblában tárolt adatok, vagy a munkaállomásról SQLNet-en keresztül elérhetõ BA adattáblákat tartalmazó ORACLE adatbázis használható. 4. A dokumentumban használt jelölések kezelési információ felhasználói, szervezési tipp adatbiztonsággal, adathozzáféréssel, jogosultságokkal kapcsolatos információ adatforrás-specifikus mûködés 5. oldal DACOL 0.01b

6 5. A program telepítése Data Col lecting 5.1. A használathoz szükséges környezeti feltételek Microsoft Excel 2000, vagy újabb változat; Az excel fájlokban található makrók futtatásának engedélyezése; MDAC 2.5 RTM (Microsoft Data Access Component); Microsoft Windows Common Control 6-os verzió; Külsõ adatforrás eléréséhez megfelelõen kiépített kapcsolat (például ORACLE adatbázis esetén SQLNet). A program ADO objektumok segítségével éri el az adatforrásokat Telepítés három lépésben A telepítés egyetlen futtatható adatállományból történik, amely az indítást követõen egy átmeneti fájlt hoz létre. Ezt az átmeneti állományt indítja automatikusan az EXCEL program. A telepítés további lépései már EXCEL környezetben történnek. Ezek a lépések a következõk: A telepítés megkezdése elõtt meg kell bizonyosodni róla, hogy az excel program számára nincs magas biztonsági szint elõírva, mert ilyen beállítások mellett az adatgyûjtõ megfelelõ mûködéséhez nélkülözhetetlen makrók futása nincs engedélyezve. A beállítás ellenõrzéséhez válasszuk ki a Eszközök->Makró->Biztonság menüpontot: 3. ábra menüpont a biztonsági szint beállításához A biztonsági szintnek a következõképpen kell beállítva lennie (az alacsony szintet nem javasoljuk mert bár ilyenkor a munka a kérdések elmaradása miatt gyorsabbá válik a számítógép kiszolgáltatottabbá válik különbözõ vírusok számára): 6. oldal DACOL 0.01b

7 Tiltott beállítás. Javasolt beállítás. 4. ábra biztonsági szint beállítása A telepítés (dacoldemo.exe fájl) elindításakor elõször a szükséges szoftverkomponensek ellenõrzése történik. Ennek során az 5. ábra figyelmeztetõ üzenete jelenhet meg. Az üzenet megjelenését követõen a telepítés folyamata megszakad. A telepítés megismétlése elõtt a hiányzó vagy régebbi verziójú komponenseket frissíteni vagy telepíteni szükséges. A komponensek telepítéséhez segítséget talál honlapunkon: 5. ábra figyelmeztetés hiányzó komponensekre A telepítés során elõször felnyíló párbeszédablakban az adatbázishoz történõ kapcsolódáshoz szükséges paramétereket kell beállítani. 6. ábra adatbázis-elérési paraméterek 7. oldal DACOL 0.01b

8 A beállított adatkapcsolódási paraméterek mint alapértelmezések kerülnek tárolásra az alapsablonban, de a késõbbiekben bármikor megváltoztathatóak. Ezután a program megpróbálja elérni a megadott adatforrást, amihez bizonyos esetekben szüksége lehet egy az alkalmazás számára érvényes felhasználói azonosítóra. (Ez a lépés adatforrástól függõen elmaradhat.) 7. ábra azonosítók az adatforrás eléréséhez Végül meg kell adni az alapsablon tárolási helyét. A program a sablonok tárolási helyének beállított könyvtárat és a dacol.xlt nevet ajánlja fel, de ettõl el lehet térni. (A telepítés után azonban a demo változatnál tilos az alapsablont átnevezni, mert ez hibás mûködést eredményez. Tetszõleges számú, különbözõ nevû telepített az alapsablon azonban korlátozás nélkül élhet egymás mellett, amelyek különbözõ adatbázis-elérési beállításokat tartalmazhatnak.) Ha a telepítés sikeres volt, akkor a következõ ablak jelenik meg: 8. ábra a telepítés sikeresen befejezõdött 8. oldal DACOL 0.01b

9 6. Használati útmutató 6.1. Jelölések kezelési információ felhasználói, szervezési tipp adatbiztonsággal, adathozzáféréssel, jogosultságokkal kapcsolatos információ adatforrás-specifikus mûködés 6.2. Lekérdezõsablon létrehozása Az adatgyûjtéshez egy un. lekérdezõsablont kell létrehozni. Azonos típusú lekérdezésekhez közös sablon hozható létre. Ezt a folyamatot egy elõkészítõ fázisként lehet értelmezni. Ez a fázis a tényleges adatlekérdezési menettõl nemcsak idõben különül el, de a két fázis esetén a felhasználó személye is különbözhet. A lekérdezõsablon határozza meg az adatlekérés során megjelenõ adatmezõket, és tartalmazhat további adathozzáférési korlátozásokat is elõredefiniált, nem szerkeszthetõ szûrési beállítások segítségével. A különbözõ típusú lekérdezõsablonokat készítheti egy erre a feladatra kijelölt és megfelelõ jogosultságokkal felruházott személy (pl. az alkalmazás rendszergazdája), míg a tényleges adatlekérdezéseket mindazon felhasználók elindíthatják, akik az adott lekérdezõsablonhoz hozzáférnek. A lekérdezõsablonok az elõzõekben leírtaknak megfelelõen maguk is sok olyan beállítást tartalmaznak, amely a sablon felhasználója számára jól beállíthatóan szûkíti az elérhetõ adatok körét, azonban maguk a sablonok mint.xlt kiterjesztéssel rendelkezõ adatfájlok megfelelõ mappastruktúrában történõ elhelyezésével és a mappák ill. fájlok hozzáférési jogainak hangolásával a lehetséges felhasználók köre az igényeknek megfelelõen beállítható. Új lekérdezõsablon készítésénél a telepítéskor létrejött alapsablonból (DACOL.XLT) kell kiindulni, úgy hogy ebbõl a sablonból új dokumentumot kell létrehozni: A telepítésnél ettõl eltérõ néven is létrejöhetett. 9. ábra új dokumentum létrehozása az alapsablonból 9. oldal DACOL 0.01b

10 A sablon makrókat tartalmaz, így a munkaállomás biztonsági beállításaitól függõen esetleg szükséges lehet a makrók futtatásának engedélyezése: Szükséges a makrók engedélyezése. 10. ábra makrók engedélyezése Bizonyos alkalmazások, adatforrások felhasználói azonosítóval és jelszóval védettek, ezek esetében a DACOL program is megköveteli a felhasználó azonosítását. Az azonosítás az alkalmazásban megszokott módon, az ott tárolt azonosítókkal történik. Az BA (Business Assistant) adatforrásának használata esetén például a bejelentkezés a következõ párbeszédpanel segítségével történik: 11. ábra bejelentkezés a Business Assistansba Az adatlekérdezés összeállításához egy automatikusan elinduló varázsló ad segítséget. Az elsõ lépésben a struktúraleírásban szereplõ táblák közül kell azt kiválasztani, amelyik a lekérdezés kiindulópontja lesz. A lekérdezés során elsõdlegesen az itt kiválasztott tábla adatai fognak megjelenni, de a következõ lépésben az adatok körét bõvíteni lehet olyan táblák adataival is, amelyek közvetlen, vagy közvetett adatkapcsolatban állnak ezze a táblával: Itt módosíthatja a telepítéskor megadott adat- ill. struktúraleírási hozzáférés beállításait. 12. ábra a lekérdezés alaptáblájának megadása 10. oldal DACOL 0.01b

11 A következõ lépésben dõl el, hogy az adatgyûjtés mely adatmezõkre terjed ki. A mezõk nem csak az elsõdlegesen megadott táblákból származhatnak, hanem a struktúraleírás alapján összekapcsolható bármely másik táblából. (A táblakapcsolatokra a jel utal.): 13. ábra lekérdezendõ adatmezõk kijelölése A kapcsolt táblák mezõinek elérésével egyszerû lehetõség nyílik arra, hogy az elsõdleges táblában esetleg csak kódjával tárolt adatok a lekérdezésben már a kódszótárban szereplõ teljes névvel szerepeljenek. Fontos azonban figyelni arra, hogy olyan táblakapcsolódás esetén, amikor nem biztosított a rekordok közötti egy az egyes viszony, akkor bizonyos adatok a lekérdezés különbözõ soraiban többször is szerepelhet vagy esetleg eltûnhetnek. (Az utóbbi jelenség kezelésére a végleges változatban lesz lehetõség.) Erre különösen numerikus adatok esetén fontos figyelmet fordítani, hiszen például ilyen adatmezõk összegzésével félrevezetõ adatokhoz juthatunk. A bal oldali hierarchikus listából többféle módon jelölhetõk ki elemek: a nyomógomb segítségével; a mezõ nevén az egér bal fülén kétszer kattintva; vagy egyszerûen az egérrel a mezõnevet a másik ablakba húzva. 11. oldal DACOL 0.01b

12 Ebben a lépésben lehet megadni az adatlekérdezéskor szûrni kívánt mezõket: 14. ábra szûrésre használt mezõk kijelölése A késõbbi lépések során lesz lehetõség arra, hogy az itt kiválasztott mezõkre történõ szûrés módjáról rendelkezzen. Ha a lekérdezésben valamely mezõk tartalma alapján a felhasználókat korlátozni kívánja az adatok teljes körû elérésében, akkor ezeket a mezõket mindenképpen szerepeltetnie kell itt. A késõbbiekben lehetõsége lesz olyan beállításokra, hogy egyes itt felsorolt mezõk szûrési beállításait a lekérdezés használója ne tudja felülbírálni, esetleg a szûrés tényérõl se legyen tudomása. A BA (Business Assistant) alkalmazásban adathozzáférési szempontból kitüntetett szerepe van az okmányazonosító részét képezõ szervezetazonosítónak. Speciális beállítási lehetõség állnak rendelkezésre arra, hogy egyes felhasználók a saját szervezeti egységüktõl eltérõ szervezetek adatihoz milyen feltételekkel juthatnak hozzá. Adatforrásként a BA-t megjelölve a lekérdezéskor a program ezeket a szabályokat is figyelembe veszi. 12. oldal DACOL 0.01b

13 Az adatok lekérdezéskori sorrendjét a következõ lépésben lehet meghatározni: 15. ábra adatok sorrendjének beállítása A szûrésre használt adatmezõkre egyenként beállítható a szûrési feltétel megadásának módja: Szûrõadatok kezdeti értékeinek beállítása. A lekérdezõsablon létrehozása. 16. ábra itt állítható be az adatszûrési feltételek megadásának módja Egyes mezõk a lekérdezést használó számára nem szerkeszthetõkké, vagy nem megjelenõkké tehetõk, így az ezekre beállított szûrési értékek minden lekérdezéskor érvényben lesznek. 13. oldal DACOL 0.01b

14 Szûrõadatok kezdeti értékeinek beállítása. Itt lehetõség nyílik a szûrõparaméterek automatikusan generált elnevezéseinek megváltoztatására is. Az adatlekéréskor az itt beállított névvel fog szerepelni mindegyik szûrõparaméter, ezért fontos, hogy az adatlekérést végzõ személy számára ezek az elnevezések egyértelmûek legyenek: Adatkiválasztó segédképernyõ aktiválása. 17. ábra szûrõadatok kezdeti értékeinek beállítása Dátum típusú adatok megadásának jelenleg kötött a formátuma. A késõbbi programváltozatokban ennél rugalmasabb megoldás kerül majd alkalmazásra. A tesztváltozatnál minden dátumot a következõ alakban kell megadni: éééé-hh-nn (ahol éééé az évet, hh a hónap számát, nn pedig a napot jelöli). A paraméterbeállítást ahol erre lehetõség van egy külön megnyitható kiválasztóablak segíti. A 18. ábra egy egy értékes paraméter értékbeállítását segítõ kiválasztó ablakra ad példát, de hasonló módon történik a felsorolás vagy értéktartomány beállítása is: 18. ábra adatkiválasztást segítõ képernyõ 14. oldal DACOL 0.01b

15 A lekérdezõsablon tárolása: 19. ábra a lekérdezõsablon tárolása A tárolás után a sablon nem záródik automatikusan, ilyenkor ugyanis lehetõsége van a sablon készítõjének arra, hogy a beállított lekérdezéshez kimutatásokat, grafikonokat készítsen, amelyek majd az adatlekérdezéskor automatikusan adatokkal fognak feltöltõdni. 20. ábra adatoszlopok átnevezése, diagramok, sablonok készítése A sablon végleges lezárása elõtt célszerû az automatikusan generált oszlopneveket átnevezni úgy, hogy azok az adott felhasználási környezetben a felhasználó számára tömörebb, pontosabb leírását adják az egyes adatoszlopok tartalmának. Ha kimutatást vagy diagramot is szeretnénk a sablonba illeszteni, akkor elsõ lépésként a 20. ábra szerinti módon ki kell jelölni a szükséges adatoszlopokat, és csak ezután célszerû a kimutatás- vagy diagramvarázsló indítása. A diagramok és kimutatások alapos felparaméterezésével elérhetõ, hogy az adatlekérésekkor ezek már teljesen automatikusan jelenjenek meg. Ha a sablon kipróbálásakor kiderül, hogy a paramétereken változtatni szükséges, akkor erre a korábban bemutatott módon (lásd. 5. oldalon 2. ábra) bármikor lehetõség van. 15. oldal DACOL 0.01b

16 A tárolás elõtt az excel beállításaitól függõen a következõ párbeszédablak jelenhet meg: 21. ábra lekérdezés automatikus frissítése A fenti ábrán látható párbeszédpanelen bármelyik nyomógomb megnyomható, ennek nem lesz hatása a további munkára. Javasoljuk a jobboldali nyomógomb használatát a munka folytatásához 6.3. Adatgyûjtés Az adatgyûjtés a 6.2 pontban leírtaknak megfelelõen létrehozott lekérdezõsablon segítségével történik. A folyamat a következõ lépésekbõl áll: Az elsõ lépésben az adatlekérdezésnek megfelelõ lekérdezõsablon alapján az új dokumentum megnyitása: 22. ábra a lekérdezõsablon kiválasztása Bizonyos alkalmazások, adatforrások felhasználói azonosítóval és jelszóval védettek, ezek esetében a DACOL program is megköveteli a felhasználó azonosítását. Az azonosítás az alkalmazásban megszokott módon, az ott tárolt azonosítókkal történik. Ilyenkor a dokumentum megnyitását követõ elsõ lépés a felhasználó azonosítása a lekérdezõsablon létrehozásánál már leírt módon. 16. oldal DACOL 0.01b

17 A következõ lépésben a lekérdezõsablonban megadottaknak megfelelõen szûrési paramétereket lehet beállítani: Nem szerkeszthetõ paraméter. Adatgyûjtés indítása. 23. ábra szûrõparaméterek beállítása A lekérdezõsablon létrehozásakor beállított, de nem megjelenõkként beállított szûrési paraméterek a lekérdezést használó felhasználó számára már nem jelennek meg. Megjelenõ, de nem szerkeszthetõ paraméterek használatára is van lehetõség. A szûrõparaméterek beállítását ahol ez lehetséges kiválasztó segédképernyõk segítik. (A kiválasztó segédképernyõ aktiválására szolgáló nyomógombok feliratai jelzik, hogy az adott paraméternél csak egy, vagy esetleg több érték megadása is megengedett.) Többszörös kiválasztást lehetõvé tevõ adatkiválasztó ablak látható a következõ ábrán: Összes adat kijelölése. 24. ábra több érték kiválasztása Adatfelsorolás sorrendjének megváltoztatása.. Szûrés a megjelenõ adatok körének szûkítésére.. A megjelenõ adatok sorrendjét a képernyõ felsõ részén lévõ nyomógombok segítségével lehet befolyásolni. Az adatok köre a fehér színû mezõkbe írt szûrõparaméterekkel szabályozható. 17. oldal DACOL 0.01b

18 A szûrõparaméterek beállítása után (23. ábra) a Rendben feliratú nyomógomb hatására megkezdõdik az adatgyûjtés. Az adatgyûjtés folyamata nyomon követhetõ a képernyõn. A végeredmény a következõ ábrán látható formában jelenik meg: 25. ábra az adatgyûjtés végeredménye A kigyûjtött adatok szabadon felhasználhatók az excel program eszközei segítségével. Az adatok akár újabb adatkigyûjtések forrásaiként is felhasználhatók, vagy egyéb dokumentumokba ágyazhatók, esetleg átszerkeszthetõk. Az adatok nyomtatásakor a program automatikusan feltünteti az adatlekérés pontos idejét, a beállított szûrõparamétereket és az adatlekérést végzõ személy azonosítóját. Ha voltak az elõkészített sablonban kimutatások vagy diagrammok, akkor azok automatikusan feltöltõdnek a megfelelõ adatokkal. Ilyen kimutatásra és diagramra mutatnak példát a következõ ábrák (26. ábra és 27. ábra). Természetesen az adatlekérést végzõ személy is készíthet újabb kimutatásokat, diagrammokat, vagy a meglévõket módosíthatja. 18. oldal DACOL 0.01b

19 26. ábra automatikusan létrejött kimutatás 27. ábra automatikusan létrejött diagram 19. oldal DACOL 0.01b

20 7. Fejlesztési tervek A bevezetõben leírtaknak megfelelõen jelen programváltozat csak az alapvetõ funkciók bemutatását kívánja elérni. A tervek szerint a végleges változat a következõ fõbb elemekkel fog bõvülni: adatforrásként használható új adatbázistípusok; használat közben elérhetõ, mezõszintû súgóablak; az eddigieknél összetettebb szûrõparaméter-beállítási lehetõség; a szûrési paraméterek megjelenítése az eredménytáblában; olyan programkomponens létrehozása, amellyel lehetõség nyílik az adatbázis-struktúra módosítására, új struktúra leírására; 8. Zárszó Köszönjük, hogy termékünk megismerésével töltötte idejét. Amennyiben további kérdései merültek fel, kérjük látogassa meg honlapunkat a legfrissebb információk megismerése érdekében, vagy vegye fel velünk személyesen a kapcsolatot. WIND Számítástechnikai Kft Budapest, Karikás F. u. 13. tel.: ? fax: web: wind@wind.hu 20. oldal DACOL 0.01b