KÖZSZOLGÁLAT- MENEDZSMENT. Szöveggyűjtemény IV. rész

Átírás

1 KÖZSZOLGÁLAT- MENEDZSMENT Szöveggyűjtemény IV. rész

2 SZINOPSZIS Az ellenőrzési szakterület tananyagainak összeállítása a felsőoktatási intézmények és ellenőrző szervezetek együttes feladata, munkám mindössze ennek kiegészítése, nem helyettesítése vagy felülírása. Jelen munka a szervezetfejlesztés támogatására készült. Határozott célom, hogy hatékonyságbeli és eredményességbeli növekedést hozó változtatásokra való képességet szerezzen az olvasó. Az állampolgárok a közpénzek, a vállalatok részvényesei pedig a befektetett tőkéjük elérhető legmagasabb hasznára tartanak igényt. Csökkenteni kívánják a ráfordításszükségletet, javítani a döntéshozatalt, növelni a tágabb érdelemben vett termelékenységet. Folyamatosan keresik a fejlesztés és növekedés innovatív módjait, így a közszférában és a vállalatigazgatásban alkalmazott tudásmenedzsment célja, hogy optimalizálja az ismeretek használatát az erőforrás-gazdálkodás (allokáció, disztribúció) területén. Az állami szektor szervezetei (állami hivatalok, költségvetési szervek, állai tulajdonú gazdasági társaságok, stb.) a teljesítménymenedzsment szemszögéből óriási kihívásokkal küzdenek, melyek közül az egyik legnagyobbat a teljesítésbeli gondolkodásmód természetes öröklődésével azonosítom. Igazgatási és ellenőrzési módszerek, illetve eszközök már ma is széles körben állnak rendelkezésünkre, azonban az ellenőrzési szakterületen szerzett munkatapasztalataim arra ösztönöznek, hogy a meglévőket folyamatosan fejlesszük, és új, alternatív rendszereket gondoljunk ki. Olyan innovációk létrehozásában gondolkodom, amelyek lehetővé teszik a kreatív gondolkodást, a minőségi feladatvégzést. Jelen fordítási munkák során az olvasott szövegeket nem magyarosítottam, meghagytam az írók által alkalmazott nyelvlogikai eszközöket. A tanulmányok nem tartalmaznak sem szakmai sem személyes értékelést. A szöveggyűjtemény szerkesztésénél, lévén, hogy a 1 O ldal

3 fordítás kifejezetten az angol nyelvet kevésbé ismerők számára készült, a szöveges tartalomra koncentráltam, így a hivatkozott ábrák és táblázatok az eredeti anyagokban találhatóak. Az egyes szakaszokat az ott megjelölt referenciákkal zártam. A szöveggyűjteménnyel összefüggő, mindennemű jog a tanulmányok eredeti szerzőihez kapcsolódik, kutatásokban, publikációkban hivatkozásként az eredeti művet kell megjelölni. A fordítás nem kereskedelmi céllal és kizárólag online olvasásra készült. A szöveggyűjtemény részeinek vagy egészének másolása nem engedélyezett. Kantár Tamás, O ldal

4 TARTALOM A TUDÁSMENEDZSMENT ALKALMAZÁSA A KÖZIGAZGATÁSBAN, WIIG 4. oldal TUDÁSMENEDZSMENT A KÖZSZEKTORBAN, ARORA, KAITHAL, HARYANA 48. oldal 3 O ldal

5 A TUDÁSMENEDZSMENT ALKALMAZÁSA A KÖZIGAZGATÁSBAN CÍM ANGOLUL: Application of Knowledge Management in Public Administration SZERZŐ: Karl M. Wiig DÁTUM: 2000 A tudásmenedzsment (KM) fontos szerepet játszik a közigazgatásban (PA). Mindegyik szerep specifikus összetevőket és célokat szolgál és különbözőképpen kerül végrehajtásra. Közösen felépítik a társadalom intellektuális tőkéjét (IC), hogy javítsanak a köz és magán döntéshozatal és szituáció-kezelés hatékonyságán. Négy Közigazgatási KM területet veszünk figyelembe: - Fokozza a döntéshozatalt az állami szolgáltatásokon belül; - Támogatja a nyilvánosságot abban, hogy hatékonyan vegyen részt az állami döntéshozatalban; - Építsen ki versenyképes társadalmi IC képességeket és; - Fejlesszen ki a tudással versenyképes munkaerőt. Számos KM megközelítés elfogadott ezen célok szolgálatában. A legtöbb erőfeszítés egyedi igényekkel foglalkozik. Csak kevés törekszik a széles, körültekintő és szisztematikus KM-re. A fenti megközelítések és perspektívák néhány példáját megtárgyaljuk. A KM feltevése az, hogy sok tényező mellett a hatékony és intelligens viselkedés attól is függ, hogy megfelelő értelmezéssel rendelkezünk-e a tájékoztatáson kívül. Bevezetés Bármely társadalom életképessége és sikere nagymértékben függ attól, hogy az erőforrásait hogyan eszközli. Ezek közé tartoznak a természeti erőforrások, a földrajzi elhelyezkedés, az emberek képessége és az olyan erőforrások, mint a szellemi tőke (IC). 4 O ldal

6 1. A közigazgatás (PA) minden társadalomban fontos és összetett. A társadalom legtöbb aspektusát érinti. A szemlélete és a hatékonysága meghatározza a társadalom kultúráját, életminőségét, sikerét és életképességét. Ez egyben tempó-szabályozó, tervező, kivitelező, oktató, békítő és fegyelmező, mind különböző hangsúllyal a társadalom kultúrájától és napirendjétől függően. Az illetékes PA elegendő kapacitással és befolyással nagyszerű társadalomról gondoskodhat. Egy hozzá nem értő, vagy diszfunkcionális ugyanakkor a társadalmat súlyos visszaesésbe vezetheti, akár le is rombolhatja. Ahhoz, hogy sikeres legyen a funkciói teljesítésében a demokráciában, a polgárságnak sokféle módon kellene együttműködnie és bizalommal kellene lennie a társadalom lehetőségei, irányai és intézkedései felől. A sikeres állampolgári részvétel és bizalom nagymértékben függ a közintézmények intézkedéseinek széles körű értelmezésétől és az azokkal való egyetértéstől, valamint azon intézkedések horderejének elfogadásáról. A tudatlan polgárság szegény közpolitikai partner. A társadalom sikerének létfontosságú eleme az a tudás, mellyel a polgárok rendelkeznek és rendelkezésre áll a közalkalmazottak számára és be van ágyazva a strukturális és egyéb szellemi tőkeeszközökbe, melyek belsőleg és a globális piacon is eszközölhetők. A PA megosztja a felelősséget annak biztosítására, hogy a társadalma a szándékos életminőséget nyújtja a polgárai számára. A társadalmi tudás vagy IC szempontjából ez azt jelenti, hogy részt vesz a társadalmi IC kiépítésében és fellendítésében, hogy megszerezze a szükséges gazdasági alapot. Ez hosszú távú kötelezettségeket is jelent egy olyan versenyképes munkaerő kidolgozásának elősegítésében, mely képes versenyezni a regionális és a globális gazdaságokban. Ezek a kérdések jól ismertek a közigazgatásban (PAS). Ugyanakkor, a múlt nem biztosított lehetőséget arra, hogy foglalkozzon velük erőteljes és szisztematikus megközelítések révén. Ez változóban van. A tudásmenedzsment (KM) széles területe új lehetőségeket, képességeket és eljárásokat mutat be, hogy nagy előnyhöz segítse hozzá a PA-t. A szellemi tőkét (IC) arra használják, hogy felölelje a személyes tacit és explicit tudás minden aspektusát, csakúgy, mint a szerkezeti szellemi tőkére, legyen az explicit, technológiába beágyazott, vagy egyéb formájú. Új kötelezettséggé válik a tudás menedzselése a közszolgálati hatékonyság megerősítésében és annak a társadalomnak a fejlesztésében, amelyet szolgál. A KM célja 5 Oldal

7 az, hogy javítsa bármely vállalat hatékonyságát és tartós életképességét - legyen az egy kereskedelmi vállalat, a társadalom része, egy ország, vagy egy egyedülálló személy. A KM-nek teljes mértékben összhangban kellene lennie a vállalkozás alapvető céljaival. A PA KM céljait egy demokráciában olyan szándékkal fejezhetjük ki, melyek biztosítják, hogy: - Hatékony PA szolgáltatások és funkciók a közös napirend végrehajtásában. A közszolgáltatásoknak foglalkozniuk kellene a kérdésekkel és követelményekkel relevánsan, hozzáértőn és időszerűen és minimális erőforrásokat kellene felhasználniuk. Megfelelően és gyorsan kellene foglalkozniuk a váratlan kihívásokkal és katasztrófákkal is. - Egy stabil, igazságos, rendezett és biztonságos társadalom. Ez magában foglalja az állampolgárok, szervezetek és állami szervek felkészítését arra, hogy hatékony politikai partnerek legyenek szilárd közvéleményt alakítsanak ki nyilvános vitákba és politikai formációba bocsátkozzanak részt vegyenek a fogalomalkotási, tervezési, döntési és végrehajtási állami intézkedésekben megfigyeljék a társadalompolitikát támogatást nyújtsanak az adminisztrációban. - Elfogadható szintű életminőség, különösen a kereskedelmi és állami szellemi tőke kiépítésében, fenntartásában és eszközlésében - Egy virágzó társadalom, mely a polgáraiban kifejleszti azt, hogy illetékes tudásmunkássá váljanak és az intézményeik is versenyképesek legyenek Átfogó tudásmenedzsment 6 O ldal

8 A közelmúltban, a szervezeti teljesítmény tudásának és értelmezésének szerepe világosabb lett. Korábban, a vezetői hangsúlyt a megfigyelhető munkára helyezték. Később belekerült az információ szerepe. Most, a súlypont eltolódik afelé, hogy magába foglalja a tudást. Mindig is értettük, hogy a know-how és a szakértelem befolyásolja a munka minőségét. Azonban, a tudás fókusza hajlamos lett az egyénre kerülni és nem a szélesebb munkafolyamatok, vagy tudásmechanizmusok szisztematikus szempontjaira a szervezeteken belül. Kevés hangsúlyt kapott a láthatatlan munka, különösen az, ahogy a munkavállalók gondolkodnak és hasznosítják a tudást, amikor feladatokat oldanak meg. A legújabb változásokat az üzleti hangsúlyban számos tényező ösztönzi. Ezek közé tartozik az egyre kifinomultabb és igényesebb piactér, mélyebb betekintés az üzleti funkciókba, valamint jobb megértése a tudás-intenzív munkának és annak, ahogy az emberek gondolkodnak, tanulnak és használják a tudást - vagyis a kognitív tudományoknak (Brown és Duguid, 2000; Damasio, 1994 és 1999; Halpern, 1989; Nonaka és Takeuchi, 1995; Klein, 1998; Schön, 1983; Wiig, 1993). A vezetők fokozatosan kezdenek összpontosítani a tudás körültekintő és szisztematikus kezelésére. A KM azért jött létre, hogy megalkossa és eszközölje az IC-t a vállalatok kiegyenlítésében és a közigazgatásban (Allee, 1998; Böhme és Stehr, 1986; OECD, 2000; Reich, 1991; Wiig, 1994 és 1997). Az IT-t széles körben használják a KM támogatására, bár sok információs eszköz kerül forgalomba, mint "Knowledge Management" eszköz, melyek vitathatatlanul nem azok. A tudás, fel kell ismernünk, jelentősen különbözik az adatoktól és a KM és az információs menedzsment nem ugyanaz. A szisztematikus megközelítéseket, amikor társadalmi folyamatokban használják, hangsúlyozzák a rendszerelmélet alkalmazását, amikor az összefüggésekkel, az idő múlásának hatásaival, a párhuzamosságokkal és a nemlineáris viselkedésekkel foglalkoznak. Az 1. ábra perspektívát nyújt egy dinamikus modellt - arról a szerepről, melyet IC eszközök játszanak a vállalati teljesítményben. Négy fő tényező jelzi: Támogató; Ösztönzők; Segítők; és Mechanizmusok. Szilárd nyilak jelzik a teljesítményt befolyásoló kapcsolatokat. Törött nyilak jelzik a meghatározó kapcsolatokat a tényezők között. A tudás és a többi IC-k a legfőbb támogatói a teljesítménynek. Ők adják az eszközöket az intézkedések megfelelő folyamata, tartalma és minősége létrehozásában. Az ösztönzők biztosítják az energiát és a lendületet a cselekvéshez. A 7 Oldal

9 segítők adják a "kenőanyagot" a súrlódás csökkentéséhez, mely a tevékenységek ellen dolgozik. A mechanizmusok funkcionális elemekből állnak, melyeket manipulálnak - a folyamatok, melyek az intézkedések termelése céljából működnek. Hagyományosan, az elsődleges figyelem a mechanizmusokra összpontosított - a rendszer elemeire, melyek az ösztönzők, támogatók és segítők által meghatározott intézkedéseket hajtják végre. A tudás-perspektíva lehetővé teszi, hogy a hangsúly eltolódjon azon összetevőkre, melyek meghatározzák a hatékonyságot abban, hogy "mi legyen az intézkedés, azaz, hogy mit valósuljon meg. A tudást gyakran kezelték implicit módon, külön hangsúly nélkül. A körültekintő és szisztematikus KM az átfogó KM - explicit, rendszeres és vállalati prioritás vezérelte megközelítésekre törekszik, hogy olyan kiterjesztett, nem bürokratikus, vállalati szintű gyakorlatot dolgozzon ki, mely része minden egyes ember munkájának. Az átfogó KM gyakorlatok közé tartoznak a szándékos erőfeszítések arra, hogy: 1. ábra. A tudás szerepének perspektívája a vállalati teljesítményben 1. Határozzuk meg, mely IC-ket kellene létrehozni és fenntartani - beleértve a piac kiaknázásához szükséges IC-t és a szakértelmet, melynek rendelkezésre kellene állnia az intézkedések egyes pontjain a vágyott versenyképes munka termékei és szolgáltatási paradigmái közvetítésében. 2. Hozzuk létre, alakításuk át és biztosítsuk (tanuljuk és telepítsük) a szükséges tudást és győződjünk meg arról, hogy az folyamatosan megújul. 3. Győződjünk meg arról, hogy az összes rendelkezésre álló IC eszközt szorgalmasan eszközöljük, ahol csak szükséges felhasználáson vagy kizsákmányoláson keresztül. 4. Kormányozzuk a tudásmenedzsmenttel kapcsolatos folyamatokat és kapcsolatokat azáltal, hogy vállalati szintű támogatást, infrastruktúrát és vezetést nyújtunk. A növekvő KM ezzel szemben hajlamos önkényesen meghatározni és törekedni a tudással kapcsolatos intézkedésre, az előforduló tevékenységek kibővítéseként - növekvő 8 O ldal

10 fejlesztések a az "üzlet mint mindig" elvben, anélkül, hogy arra összpontosítanak, hogy meggyőződjön arról, hogy a tudáseszközök alkalmazás alatt állnak. Az olyan vállalatok, melyek átfogó KM-re törekednek, olyan algyakorlatokat folytatnak, amelyek együttesen hozzájárulnak a teljes sikerhez. Ezek éberen fókuszálnak arra, hogy a tudás hatékonyan működjön, mint a vállalati teljesítmény legfőbb ösztönzője. Az ezen algyakorlatokba tartozó erőfeszítések arra irányulnak, hogy: - Fókuszáljunk a KM jövőképre és gyakorlatra, hogy összhangba kerüljünk a vállalati iránnyal - Nyújtsunk hatékony kormányzást a KM eljárásban - Támogassuk az integrált menedzsment kultúrát a tudás-támogató kultúra elősegítésével - beleértve a biztonságos környezetet, az etikus és kölcsönösen tiszteletteljes viselkedést, a minimális politizálás, az együttműködést és a közös összpontosítást arra, hogy minőségi munkát közvetítsünk késedelem nélkül azaz, hogy "a megfelelő dolgot gyorsan és a lehető legkisebb felhajtás nélkül hajtsuk végre! " - Biztosítsuk a közös értelmezést - a vállalat küldetését, jelenlegi irányát és az egyes szerepeket illetően, hogy támogassuk a vállalat és az egyén saját érdekét - Gyakoroljuk a gyorsított tanulást - folytatva a széleskörű tudástranszfer tevékenységeket, hogy meggyőződjünk arról, hogy értékes IC-t rögzítünk, szervezünk, strukturálunk, telepítünk széles körben, használunk és eszközölünk. A lendület azon van, hogy a fontos IC áramlása gyorsan, megfelelő mennyiségben, jól képviselt és hatékony módon menjen végbe és az összes értékes úti célhoz eljusson - Oktassuk az alkalmazottakat - azáltal, hogy lehetőséget biztosítunk számukra, hogy szakmát, szakértelmet, navigációs tudást és metatudást tanulhassanak, valamint a tájékoztatást és egyéb erőforrást nyújtunk, mely a minőségi munka termékeinek közvetítéséhez szükséges és kielégíti a munkakövetelményeket és a szolgáltatási paradigmákat 9 O ldal

11 - Adjunk lehetőséget azáltal, hogy az alkalmazottakat olyan helyzetekbe tesszük, ahol tudják használni a képességeiket - Adjunk engedélyt - azáltal, hogy az alkalmazottaknak biztonságos környezetet biztosítunk a munkához és annak megértéséhez, hogy milyen messzire tudják improvizálni a vállalat iránymutatásait és szabályzatait az egyéni helyzetek és ügyfelek kiszolgálásában - Segítsük elő a motivációt azáltal, hogy motiváljuk az alkalmazottakat az intelligens eljárásra - "hogy a helyes dolgot tegyék" - és biztosítjuk annak értelmezését és érzelmi elfogadását, hogy az intézkedések hogyan válnak értékessé az érintett felek, a vállalkozás, és ami a legfontosabb, saját maguk számára - Hozzunk létre támogató infrastrukturális lehetőségeket azáltal, hogy széleskörű informatikai alkalmazásokat vonunk be. Az átfogó KM sok potenciális tevékenység bármelyikével folytatható. A 2. ábra példákat nyújt néhány ilyen tevékenységre és jelzi, hogy hogyan oszlik el négy fő funkcionális területre: - Kormányzati funkciók a KM-mel kapcsolatos erőfeszítések irányításában és támogatásában a vállalaton belül a vállalat szempontjai és céljai szerint. - Személyzeti vagy infrastrukturális funkciók, melyek támogatják a KM sokféle célját és egyéni tevékenységét, beleértve a támogató lehetőségeket, mint a speciális szakértő csoportok, intézmények és technológiai berendezések. - Működési funkciók a tudás megszerezésében és létrehozásában, hogy rögzíthessék, szervezhessék, terjeszthessék és manipulálhassák azt. - Funkciók a tudással kapcsolatos beruházások értékének felismerésében annak megértése révén, hogy hogyan eszközöljük a tudást az alkalmazásban, a termékekben és szolgáltatásokban, a szabadalmakban és a technológiában, illetve a strukturális tudás, egyéb fajtáiban, mint a rendszerek és eljárások. 10 O ldal

12 Az átfogó KM felismeri, hogy a vállalati stratégiáról a tanácsteremben, vagy a törvényhozók döntenek körültekintő, általános döntések során. Mindazonáltal, a stratégia megvalósítását gyakran a kis döntések pillanatában hajtják végre, melyet a köztisztviselők és más emberek hoznak, a napi munkájuk részeként. A stratégiai és üzleti irány leggyakrabban a területen és a gyár padlóján megy végbe és az átfogó KM-től függ, mely a vállalati irány és szándékok közös értelmezését építi ki. Ha átfogó KM-re törekszünk, állandó követelmény az, hogy azonosítsuk a várható előnyöket és a munkát, mely azok eléréséhez szükséges. Ez különösen fontos, hiszen a "tudás menedzselése" önmaga a valóságban lehetetlen - csak a tudással kapcsolatos tevékenységek és folyamatok kezelhetők. 2. ábra. Példák a tudásmenedzsment tevékenységekre négy funkcionális területen Köztisztviselők szerepe a társadalmi tudásmenedzsmentben A PA funkciók a modern, demokratikus társadalomban komplexek. Ideális esetben, de irreálisan ugyanakkor, köztisztviselőknek a legjobb szakértelemmel kellene rendelkeznie és együtt kellene működnie a szakértőkkel a legfejlettebb, legkorszerűbb értelmezésben. Miközben időnként szakértőként, nekik is vezető segítőként és KM moderátorként kellene viselkedniük. Ugyanakkor, a kommunikációs nehézségek a társadalmi KM-ben megnehezíthetik a keskeny ösvényen járást aközött, hogy: (A) mély és különleges betekintésünk van arra, hogyan kellene eljárni és (B) aközött, hogy bevonjuk a nyilvánosságot és a speciális igényű csoportokat egy együttműködő folyamatba. A PA-k köteles kezdeményezések, vezetőséget és koordinációt biztosítani a leghatékonyabb módszerek végrehajtására, valamint, hogy meggyőződjenek arról, hogy a társadalom egészét megfelelően szolgálja. A társadalom napirendje vezetésének és irányításának szerepe a nyilvános IC-kben a PA-kra hárul. A KM fogalmi vezetőségének részben a PA-nál kell tartózkodnia, de meg is kell osztani azt az összes érintett féllel. A 11 O ldal

13 széleskörű KM eljárás végül is minden egyes közképviselet és köztisztviselő kötelezettsége kell, hogy legyen. Széleskörű egyetértés nélkül a fogalmakat illetően, a KM nem lesz hatékony. Különálló, de kis PA szervet vagy hivatalt kell kialakítani a KM gyakorlat támogatásában. Funkciója támogató, innovatív és együttműködő kell, hogy legyen. El kell kerülnie az előíró jelleget és számos szinten együtt kell működnie. A munkája része politikai szinten kell, hogy felelős legyen a KM tevékenységek koordinálásában a társadalmi célokkal és feladatokkal összhangban. Kommunikálnia kell a törvényhozással és az állami képviseletekkel is, hogy biztosítsa azon erőforrásokat, melyek a tudással kapcsolatos napirend ösztönzéséhez szükségesek. Együtt kell működnie az állampolgári csoportokkal és az üzleti közösséggel, hogy elősegítse a közös programokat, valamint meghatározza a képességek, lehetőségek, igények és korlátok (CONC) elemzését. Az irodának fenn kell tartania az átfogó KM széleskörű jövőképét és elő kell segítenie annak elfogadását minden társadalmi szervezetben. Biztosítania kell a megosztott erőforrásokat, melyeket az egyes képviseletek nem igazolhatnak, valamint módszertani vezetést kell nyújtania, gondoskodva a közös szabványokról, melyek lehetővé teszik az interoperabilitást, az egységes hozzáférést, az együttműködést és a tudás megosztását. Ezek az igények külön szakértőkre iránti igényhez vezetnek számos területen és a KM irodai személyzet jelentős szakértelemmel kellene, hogy bírjon olyan területeken, mint a közszabályzat. Ezen kívül kellene rendelkezniük - vagy hozzáférniük olyan KM szakértelemhez, mint a Knowledge Engineering, Management Sciences, Cognitive Sciences, Social Sciences, Library Sciences, Philology or Linguistics, Artificial Intelligence, and Advanced Computer Sciences. A PA szervezeteknek széleskörű felelőssége van a társadalmi célkitűzésekre való törekvésben. A PA kormányozza és elősegíti a köz-és magánszervezetek, valamint magánszemélyek működését és életét állami szempontból. Ha figyelembe vesszük a tudással kapcsolatos kérdéseket, azok a kötelezettségek nem csupán a tudással összefüggő funkciókat fedik ke a PA-n belül. A felelősség kiterjed a más tudással kapcsolatos és érintett területek kormányzását és elősegítését, különösen a hatékony politikai partnerek felkészítését, a társadalmi IC felépítését és eszközlését, valamint egy hozzáértő és versenyképes munkaerő kiépítését és fenntartását. 12 Oldal

14 A 3. ábra a KM intézkedésekre mutat példákat négy területen. Továbbá, a felelősséghez szintén hozzátartozik az átfogó jövőkép, perspektíva és stratégia kialakítása és kormányzása a társadalom általános KM eljárásában. 3. ábra. Elsődleges tényezők, melyek a kívánt munka közvetítéséhez szükségesek Bármilyen új gyakorlat megkezdése - és ettől egy átfogó KM gyakorlat sem különbözik - jól átgondolt, körültekintő és kicsi, de célzott kezdést igényel, az elvárt haszon világos értelmezésével. Ugyanakkor az is fontos, hogy rugalmas tervünk legyen az átfogó jövőképről az erőfeszítések kalauzolásában. A kezdeti és későbbi KM tevékenységeknek építőkőként kellene szolgálniuk és hozzájárulniuk ahhoz, hogy kiterjedtebb KM eljárást alakítsanak ki. Ezért fontos, hogy azonosítsuk azon tevékenységek és azokból eredő haszon kívánt útvonalát, melyeket egy széleskörű és átfogó KM eljárás kiépítésére terveztünk, mely eléri az összes tervezett területet és csoportot és megteremti azon képességeket és eredményeket, melyeket elképzeltünk. Néhány potenciális KM kormányzó lépés a széleskörű KM gyakorlat megkezdéséhez: - Határozzuk meg, hogy mely emberek a fogalmi ösztönzők az átfogó KM-ben és támaszkodjunk rájuk az útmutatásban - Dolgozzunk ki jövőképet a nyilvánosság KM eljárására a régión belül - Alakítsuk ki a KM irodai funkciót - Hozzunk létre tudásvilág-térképet a régióban, mely lefedi a PA teljes felelősségének területét, külön hangsúlyt helyezve a közszolgáltatások közvetítésére, a nyilvánosság felkészítésére, hogy hatékony politikai partnerek legyenek, az állami és magán IC-t kiépítésére és eszközlésére, valamint az állampolgárok hozzáértő tudásmunkássá képzésére - mindezt figyelembe véve a képességeket, lehetőségeket, igényeket és korlátokat - Dolgozzunk ki IC-vel kapcsolatos politikákat és szerezzünk jogi kötelezettségvállalásokat és finanszírozási alapokat a teljes programhoz 13 O ldal

15 - Kormányozzuk az átfogó IC-vel kapcsolatos gyakorlatokat 4. Ábra A közigazgatás elemei a tudásmenedzsment eljárásban Amint a KM jövőkép kiépült, fontos, hogy világos áttekintést vezessünk arról, hogy mely tevékenységeket vállaljuk és milyen célból és melyek szolgálhatnak sok célt, ahogy azt az ábrán jelöltük. Az általános KM tevékenységeken kívül, az IT-hez kapcsolódó támogató tevékenységek és infrastruktúrák fontosak. Létfontosságú funkciókat szolgálnak, komplexek, költségesek és gyakran időbe telik a megtervezésük és végrehajtásuk. Ezért külön figyelmet igényelnek és némelyikük úgy illusztrálható, mint a 4. ábrán (eredeti tanulmányban), ahol a közös infrastrukturális tevékenységek vannak elválasztva azon tevékenységektől, melyek bizonyos célokat szolgálnak. Ezen túlmenően, kívánatos lehet a végrehajtás sorozatainak azonosítása, mint például azok, melyeket figyelembe kell venni a megvalósításnál az 1. fordulóban, a 2. Fordulóban és így tovább. Az infrastruktúra kiépítése a KM eljáráshoz a PA-n belül terjedelmes erőfeszítést igényel. Ezen kívül, a technológia rohamosan fejlődik sok területen és rendszeresen jelennek meg új szemléletek és lehetőségek. Ebben a környezetben, fontos rugalmas IT struktúrát kialakítani és alkalmazkodó tervet fenntartani a kívánt sokoldalúság biztosítására. Ez gyakran olyan infrastrukturális elemek kialakítását követeli meg, mely a leginkább kívánt célokat szolgálja, de igényelhet áthelyezést is a teljes tervezési horizonton belül. Gondoskodjunk hozzáértő és hatékony közszolgáltatásokról Bármilyen társadalom sikere és életképessége attól függ, hogy mennyire jól nyújtja a közszolgáltatásokat. A PA szolgáltatások minőségét és hatékonyságát számos tényező befolyásolja. Szervezeti struktúrák, kötelezettségek, kapacitások, információ, a köztisztviselő személyes tapasztalatai és egyéb olyan rendelkezésre álló IC tényezők, melyek befolyásolják a kívánt teljesítményt a vállalkozásban. Ezek közül, az IC eszközök elsődleges segítői, amint azt az 1. Ábra jelzi. Ezek az alapvető erőforrások, melyek szabályozzák az intézkedések természetét és irányait. Nem megfelelő IC-k nélkül, akkor is, ha adott a legjobb információ, az intézkedések a tudatlanságon alapszanak az értelmezés hiányán -, önkényesek lesznek és nem hatékonyak. Ezért is nagyon fontos 14 Oldal

16 menedzselni a tudást, hogy a közszolgáltatások jól értesülten viselkedjenek. Azonban, az IC önmagában nem elegendő. Egyéb elsődleges tényezőket az 5. Ábrán tüntetünk fel példákkal az általuk támogatott aktív KM tevékenységekre a kívánt eredményként megjelenő hatások közvetítésében. 5. ábra. A KM-gyakorlat közigazgatásának IT-vel kapcsolatos elemei Kompetens állami szolgáltatásokat létrehozni és fenntartani nem egyszerű. Ami a többi szervezetet illeti, és ahogy azt a 3. Ábrán jeleztük, az állami képviseletek általános hatékonyságát függ az egyéni hatékonyságtól, mely az emberek intelligens viselkedésén, a motivációjukon és a lehetőségükön alapszik a megfelelő eljárás tekintetében. Ez a szabályzatok, támogató rendszerek, infrastruktúra és munkaszervezés alkalmasságától is függ, hogy megnevezzünk néhány szempontot. Megint csak, a legfontosabb tényező az IC. Ez magában foglalja a szakértelmet és az értelmezést, melyet a magánszemélyek követelhetnek meg az azonnali munka végrehajtásában. Ugyancsak ide tartozik a szabályzatokba, eljárásokba, munkaszervezésbe, munka-segélyekbe és infrastruktúrába beágyazott tudás is. Az átfogó KM szemléleteket nyújt a legtöbb ilyen aspektusok fejlesztésében és eszközlésében. Például, a KM módszereket használják arra, hogy kiépítsék a szakértelmet az emberekben és hogyan befolyásolják a motivációjuk a társadalomban betöltött saját szerepeik értékének értelmezésén keresztül és a saját maguknak betöltöttén. Általában a magánszervezetek számára kidolgozott KM szemléletek rendkívül fontosak a közszolgálati szervezeteknek. A tudás kezelése a hatékony PA biztosítására nem új. A személyes szakértelem kiépítése a köztisztviselőkben hagyományos. Képzési programokat, minősítési vizsgálatokat, tanúsítványokat és más megközelítéseket régóta sikeresen alkalmaznak. Segítenek kifejleszteni és irányítani a kompetenciákat, biztosítanak arról, hogy a közönséget is jól szolgálják, valamint, hogy a közérdekeket és a napirendeket megfelelően nyomon követik. Van azonban lehetőség a fejlődésre. A modern átfogó KM a kialakított eljárásokra épít, képességek és szemléletek hozzáadásával. Különböző KM szemléleteket is végrehajthatunk a hatékony teljesítmény 15 O ldal

17 támogatásában. Milyen lehetőségek kerüljenek megvalósításra és mikor, az elvárások funkciói feleltessük meg a teljesítmény változásának, rendelkezésre álló források, az átfogó KM gyakorlatok támogatása, szélesebb körű vállalati igények és egyéb tényezők. Számos KM megközelítés nyitott a PA-k felé a tudásmenedzsmentben vagy minden részletre kiterjedő KM gyakorlatok kialakításában. Szerezzünk hatékony politikai partnereket A PA-k segítenek a közvéleménynek megérteni a társadalmi tevékenységek, programok és projektek igényeit és irányát. Tájékoztatják a közvéleményt a tervezett vagy javasolt intézkedésekről a meghallgatásokon, várostalálkozókon és informatív hírműsorokon keresztül. Sajnos, ezek elhanyagolható mértékben lehetnek csak hatékonyak. Gyakran előfordul, hogy nem nyújtanak mélyreható párbeszédet azon téves értelmezések korrigálásában, mely sok polgárnak van a javasolt intézkedésekkel kapcsolatban. A polgárok azzal szembesülnek, hogy részt vesznek a "tájékozott döntéshozatalban", miközben a következtetéseket korlátozottan értik. Nincsenek felkészülve arra, hogy részt vegyenek úgy, mint döntéshozók a saját nevükben. Nagy ellenállás keletkezett az állami intézkedésekkel szemben a köztudatlanság vagy félreértés eredményeként. Továbbá, nem megfelelő állami intézkedéseket hagyhat jóvá a közvélemény, ha nem érti azok negatív oldalát. A mélyebb tudás és értelmezés hatékony és eredményes átadása javíthatja a lakosság felismerését a KM módszerek használatával. Az állami irányítás hatékonyabb, ha a polgárok megértik az irányokat, lehetőségeket, problémákat és lehetőségeket. Különösen értékes, ha az értékrendszerek és a világ modelljei megosztásra kerülnek a PA-ákkal. Ez azonban nem jelenti azt, hogy mindenkinek egyet kell értenie! Egyetlen társadalom sem várhatja el minden polgárától, hogy mély és közös felismeréseket építsen ki. Sehol sem lesz az egész polgárság teljesen képzett, vagy egy véleményen. Mindig lesznek különböző vélemények, tudáselemző félreértések és értékalapú nézeteltérések, jogosan. A kívánt eredmény eléréséhez, a kommunikáció legyen tudáshatékony és lehetőleg alkosson zárt hurkot a dialógusokon keresztüli visszajelzésekkel (Wiig 1995, ). A következmények mentális szimulációi és értékelései eredményei a viselkedésbeli elvárások előzetes becslésén alapszanak, a 16 Oldal

18 világban végbemenő folyamatok mentális modelljei ( a világ modelljei ), valamint az egyének vagy az egyének csoportja által vélt értékek felhasználásával. Olyan megállapodások, mint a hivatalos projektek állami támogatása gyakran alapszanak közös mentális modelleken a nyilvánosság és a közigazgatás között. A két fél közötti félreértések gyakran erednek a világ modelljei közötti azon jelentős különbségekből, melyek a felek elméjében élnek. A közönséggel szembeni bánásmódban a sok problémát a mentális modellek közötti nagy különbség okozza, valamint az ebből eredő értelmezések a lakosság körében. A közönség felismerései gyakran eltérnek a PA-k felismeréseitől. Bár a PA-k kidolgozták a javasolt intézkedések átfogó ismereteit, időnként merevebb szempontból, mint amik rendelkezésre állnak a nagyközönség számára, aki tisztában lesz a PA számára ismeretlen körülményekkel. A vezetés nézetei nem mindig helyesek. Egy demokráciában, a speciális érdekek nemkívánatos lakossági akciókat idézhetnek elő, melyeket törvényesen kellene módosítani, széles körben, vagy a polgárság érvényteleníti, ahogy a jobb értelmezések kifejlődnek. A KM módszerek lehetőséget adnak a polgárok felkészítésére, hogy hatékonyabb politikai partnerekké váljanak az állami intézkedések konceptualizálásban, tervezésében, az azokról való döntésben és végrehajtásában, valamint az általános segítségnyújtásban. Ahhoz, hogy hatékony politikai partnerekké váljanak, szükség van arra, hogy a polgárok széleskörű tudással rendelkezzenek és megértsék a következményeket. Azon KM szemléletek között, amelyek a PA-k rendelkezésére állnak segítségképp abban, hogy a lakosság egyre hatékonyabb politikai partner legyen, a következőket kell feltüntetni. Építsünk ki és erősítse meg a köz-és magán intellektuális tőkét Egy ország életképes sikere megerősíthető erőforrásaitól függ. A mindenféle állami és magán IC-k jelentős lehetőségeket teremtenek a sikerhez és a PA hatások az IC megteremtésében és kiaknázását egyaránt befolyásolják. Továbbá, a mai globális gazdaságban fontos a technológia. Ezért az állami támogatás a technológiai és tudományos parkok létrehozásában, valamint a tudásáramlási csoportokban fontos az olyan környezetek kiépítéséhez, ahol világszínvonalú szakértelem gyűlhet össze és teremthet együttműködő környezetet. Ezen felül, a tudáshoz kapcsolódó 17 Oldal

19 tevékenységeket gyakran egészítik ki egyéb intézkedések a kívánt eredmények elősegítésében. Például, az adó vagy import-export korlátozásokat meg kell könnyíteni azért, hogy bevonzza azokat a külső iparágakat, melyek részesülhetnek a jól képzett hazai munkaerőből. Országos szinten, a PA befolyásolja a tudáshoz kapcsolódó mechanizmusokat az IC eszközök kiépítésében és fellendítésében. Ezek közé tartoznak a szabadalmi politikák és a jogi támogatás az IC védelmének érvényesítésében és értékei megvalósításában. Egyéb beavatkozások közé tartoznak a nemzetközi kereskedelmi megállapodások, valamint az egyes export vagy import szerződések célzott támogatása. Mind nemzeti, mind helyi szinten az állami projektek közvetlen támogatást nyújtanak az állami és magán IC kialakításához és megerősítéséhez. A társadalmak a tudással kapcsolatos tevékenységekből számos módon részesülnek. Némelyek megnövekedett kereskedelmi és gazdasági tevékenységgel végződnek. Különösen az olyan IC eszközök fejlesztése, mint például a világszinten versenyképes szakértelem és a tudásalapú termékek eredményezhetnek értékes gazdasági és kereskedelmi változásokat. Nagyobb gazdasági tevékenység megnövekedett foglalkoztatottsághoz, kereskedelemhez, valamint területi bérhez vezet a kapcsolódó pozitív gazdasági hatásokkal. Azonban, mint a többi társadalmi fejlődés, sok ilyen hatásnak idő kell a megvalósításhoz. Számos mechanizmus áll a PA-k rendelkezésére az IC eszközök közvetlen létrehozásában vagy azok megteremtésében a magánszektorban. A magánszektorban az állami KM-et a kívánt nemzeti vagy regionális stratégia kell, hogy irányítsa. Az IC eszközfejlesztésének kapcsolódnia kell a rendelkezésre álló forrásokhoz és a jelenlegi körülményekhez. A kormányok gyakran összegyűjtik a forrásokat, hogy olyan lehetőségeket teremtsenek meg, melyek révén konkrét eredményeket szerezhetnek. A kívánt elsődleges eredmények biztosítása közben, ezek az intézkedések gyakran szintén kifejlesztenek igen értékes másodlagos IC eszközöket és képességeket. Szerezzünk tehetséges tudásmunkásokat A társadalmak a munkaerőjük képességeitől függnek. Egy műveletlen vagy motiválatlan munkaerő arra kötelezi a társadalmat, hogy a természeti erőforrásokra támaszkodjon ahhoz, hogy sikeres legyen és még ez is kérdéses. A mai globális gazdaságban, ahol az IC 18 Oldal

20 határozza meg a versenyképességet, a fő cél az, hogy kifejlesszünk és fenntartsuk a polgárai képességét, ahhoz, hogy szakképzett és tudás-intenzív feladatokat hajtsanak végre. A társadalmi tudás szemszögéből, a PA-nak aktív szerepet kell játszania ezen a területen is. Ahhoz, hogy hatékony legyen, a szerepének világos és rugalmas elképzeléseken kell alapulnia arról, hogy mit kellene elérnie, mely társadalmi eredményeket kellene megszereznie és hogyan kellene ezt tennie. Egy kompetens munkaerő kialakítása évtizedeket igényel. Több szempontot szükséges szem előtt tartani, amikor figyelembe vesszük, hogy hogyan képzeljük el és kezeljük a munkaerő-fejlesztést. - A keresztirányú perspektíva az iparágakon és társadalmi funkciókon túl tekintettel van a munkaerő-követelményekre és fejlesztésekre is. Ezek körébe tartoznak a fejlődő polgárok versenyképes szakértelemmel - minden szükséges tudományágban és iparágban. Ezek a szempontok olyan széleskörű területeket vesznek figyelembe, mint például: a mezőgazdaság és halászat; az anyagi javak iparágai; a szolgáltatóipar; az oktatási funkciók; kutatóintézetek; civil szolgáltatások; valamint a védelmi funkciók. - A hosszanti perspektívák a csecsemőkkel kezdődnek végig a gyermekkoron és iskoláskoron keresztül, egészen a kereskedelmi dolgozókká és szakemberekké válássá való felkészülésig. Ezek a szempontok a személyes fejlődés minden szakaszára tekintettel vannak, mint például: prenatális feltételek, csecsemő felnevelése; óvodai hatások; általános és középiskolai oktatás; szakmai iskolára felkészítés; tudományos fokok; egyetemi oktatás; posztgraduális munka; ipari képzés; valamint a Life-Long Learning programjai és lehetőségei. - A politikai folyamat és erőforrás-kiosztás perspektívái figyelembe veszik a társadalom céljait, közvéleményt, az érdekvédelmi hatások, és az időt, kommunikációt és a politikai folyamatok egyéb tényeit. Szintén tekintettel van a társadalmi prioritásokra, finanszírozási lehetőségekre és azokat, amik a köz-és magánforrások számára rendelkezésre állnak. - A módszertani perspektívák mérlegelik a tudásgyakorlatokat, valamint azokat a módszereket és tevékenységeket, amelyek vállalhatók a kívánt célok elérése érdekében. 19 Oldal