ÜZLETI VISELKEDÉSI ÉS ETIKAI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ÜZLETI VISELKEDÉSI ÉS ETIKAI SZABÁLYZAT

2 Üzenet a vezérigazgatótól A Belden munkatársai részére: Igazán büszke vagyok arra, hogy megismertethetem Önökkel a Belden Üzleti Viselkedési és Etikai Szabályzatát. Ez a dokumentum teremt élő kapcsolatot társaságunk alapvető értékei, üzleti tisztessége, valamint a helyi közösségek, a beszállítók és vásárlók iránti napi szintű elkötelezettségünk között. Számomra az üzleti siker egyet jelent ígéreteink azaz önkéntes vállalásaink és kötelezettségeink betartásával. Most legtöbben valószínűleg az olyan önkéntesen tett ígéretek teljesítésére gondolnak, mint például egy-egy szállítás átfutási ideje, a termékszavatosság, vagy az értékesítés utáni szerződéses szervizszolgáltatás. Azonban a kötelező ígéretek teljesítése ugyanilyen fontos. Ha a piacon versenyben akarunk maradni, az ilyen jellegű vállalásoknak is eleget kell tennünk. Például ahhoz, hogy jelen lehessünk a tőzsdén, meg kell ígérnünk részvényeseinknek, hogy üzleti tevékenységünkről hiánytalanul, pontosan és időben tájékoztatjuk őket. Vállalnunk kell továbbá, hogy tisztességtelen kereskedelmi eszközöket nem veszünk igénybe, ígéretet kell tennünk dolgozóinknak munkahelyeik biztonságát illetően, meg kell ígérnünk, hogy óvjuk telephelyeink környezetét, és még hosszan sorolhatnám a példákat. Egyszerűbben fogalmazva ígéretet teszünk arra, hogy csakis jót és jól cselekszünk. A jelen Szabályzat útmutatóként ennek az ígéretnek a betartásában segít valamennyiünket, mégpedig úgy, hogy közben a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek is eleget tegyünk, és etikus módon járjunk el. Egyetlen dokumentumtól nem várható, hogy minden lehetséges helyzetre kitérjen, ezért a Szabályzat kereszthivatkozásokat tartalmaz a Belden vállalatpolitikai alapdokumentumaira, továbbá megadja azokat az elérhetőségeket, amelyeken bárki kérdéseket tehet fel, illetve bejelentést tehet esetleges visszaélésekről. A Belden és kapcsolt vállalkozásai, valamint a hozzájuk kapcsolódó márkanevek immár több mint 100 éve üzleti tisztességükről ismertek. Ez a hírnév képezi legbecsesebb vagyontárgyunkat. Minthogy a cég tevékenységének jelenlegi letéteményesei mi vagyunk, tartozunk annyival az előttünk járóknak és az utánunk következőknek, hogy óvjuk márkáinkat. És ennek nincs jobb módja, mint következetesen betartani minden ígéretünket. Kérem, hogy a fenti kötelezettségvállalással járó napi munkában Ön is álljon mellém. Tisztelettel, John Stroup elnök-vezérigazgató i

3 Alapvető értékeink Mindenütt és minden helyzetben a Belden elkötelezetten ragaszkodik az üzleti etika és a feddhetetlenség legszigorúbb normáihoz. Szakmai és etikai téren soha nem bocsátkozunk alkuba. A többi vállalkozással, közösséggel és egyénekkel fennálló kapcsolatainkban ugyanazokat a szigorú elvárásokat érvényesítjük, melyeket mi a Belden alkalmazottaiként magunkévá teszünk. Sikerünk mércéje ügyfeleink elégedettsége. Azért tartjuk meg, amit ügyfeleinknek ígérünk, mert a legtöbbet ezek a kötelezettségvállalások nyomnak a latban. Nem szabad sajnálnunk az időt arra, hogy figyelmesen meghallgassuk ügyfeleinket. Arra törekszünk, hogy az általunk kiszolgált összes piacon preferált beszállítóként kezeljenek bennünket. Mi áldozunk dolgozóinkra. Társaságunk célja, hogy magához vonzza és megtartsa a legtehetségesebb embereket. Elköteleztük magunkat a sokszínűség, az esélyegyenlőség és a tisztességes bánásmód mellett. Fejlődési lehetőséget kínálunk a nálunk dolgozóknak. Megfizetjük a teljesítményt. Mindent megteszünk annak érdekében, hogy munkatársaink világosan értsék stratégiánkat, és aktívan hozzájáruljanak annak megvalósításához. Értékeljük, ha valaki kiemelkedően teljesít ebben a nagy iramú munkakörnyezetben. Csakis együtt, csapatmunkával lehetünk sikeresek. A csapatmunka sikerünk lényegi eleme. Ez tehát elvárás, nem kívánság. Tiszteljük egymást. Hiszünk a konfliktusok építő jellegű kezelésében. Kommunikációnkban nyitottak vagyunk és őszinték. Mindenki véleményét meghallgatjuk, mielőtt közös álláspontra jutnánk. Győzelemre játszunk. Teljesítményünkkel túlszárnyaljuk versenytársainkat. Teljesítményünket folyamatosan mérjük, a maga területén mindenki elszámoltatható. Részvényeseink számára kiemelkedően jó befektetést jelentünk. A folyamatos fejlődés nálunk életmód. Fenntartható eljárásokat dolgozunk ki. Minden erőnkkel a biztonság, a minőség és a szállítási feltételek javításán, illetve a költségek leszorításán dolgozunk. Minden eljárásunkból száműzzük a hulladékot. A nagyságra törekszünk. Igazi áttörést jelentő eredményeket akarunk elérni. Mindig a legjobbakhoz mérjük magunkat. Az innováció minden tevékenységünkben jelen van. Hisszük, hogy jobb minden erőnket megfeszítve kudarcot vallani, mint soha meg nem próbálni, hogy elérjük a csillagokat. ii

4 Tartalomjegyzék Vezérigazgatónk, John Stroup úr levele...i Alapvető értékeink...ii Szabályzatunk bevezetése... 1 Szabályzatunk alkalmazása... 2 Hogyan jelezzük a problémákat?... 3 A megtorlás-mentességre vonatkozó kötelezettségvállalásunk...4 A Szabályzat be nem tartásának következményei...4 Társaságunk és részvényesei... 5 Kerüljük az összeférhetetlenséget...6 Pénzügyi könyveinket és nyilvántartásainkat tisztességesen és pontosan vezetjük...10 Külső partnereinkkel folytatott kommunikációnk meggondolt és óvatos...12 Soha nem folytatunk bennfentes kereskedést és másoknak sem adunk tippet...13 Óvjuk a Társaság vagyonát és bizalmas információit!...14 Használjuk helyesen a Társaság technikai eszközeit!...15 Közösségeink Mi nem fizetünk le senkit, és távol tartjuk magunkat minden egyéb tisztességtelen üzleti tevékenységtől!...19 Mindent megteszünk a környezet védelmében!...21 Betartjuk a nemzetközi kereskedelmi jog előírásait...22 Megfelelő kiállás politikai és jótékony ügyek mellett...24 Vásárlóink, versenytársaink és üzleti partnereink Minőségi termékeket és szolgáltatásokat kínálunk...27 Etikus üzleti kapcsolatokat ápolunk kormányzati ügyfeleinkkel...28 Betartjuk a versenyt szabályozó és a trösztellenes törvényeket...29 Etikus marketingtevékenységet folytatunk...31 Tiszteletben tartjuk mások bizalmas információit...31 Munkatársaink A munkahelyeken tiszteletteljes és befogadó légkört alakítunk ki...33 Törődünk munkatársaink egészségével és a munkahelyek biztonságával...34 Messzemenőkig tiszteletben tartjuk az egyén jogait...35 Tiszteletben tartjuk egymás magánélethez való jogát...36 Eltérés a Szabályzattól iii

5 Szabályzatunk bevezetése Üdvözlöm Önt a Belden Üzleti Viselkedési és Etikai Szabályzata vagy ahogyan röviden nevezni szoktuk a mi Szabályzatunk olvasójaként. Szabályzatunk iránytűként szolgál az etikus üzleti tevékenység terén és vázolja a tőlünk elvárható magatartásformákat mindezt a Belden érdekeinek szem előtt tartásával. Szabályzatunk és persze a tevékenységünkre vonatkozó jogszabályi és vállalatpolitikai előírások ismerete és betartása révén teszünk eleget a nagyra becsült részvényeseink felé vállalt kötelezettségeinknek, és építünk továbbra is a kölcsönös bizalom szilárd alapjaira. Ahogy egyetlen más útmutató, úgy Szabályzatunk sem térhet ki az összes olyan etikai dilemmára, amellyel munkánk során szembe találhatjuk magunkat. Ugyanakkor minden szükséges eszközzel felvértez bennünket ahhoz, hogy a bonyolult helyzetekben is eligazodhassunk. Szabályzatunkat kiegészítik a vállalatpolitikai előírások és eljárások, valamint a vonatkozó jogszabályok és előírások, nemkülönben saját józan eszünk és ítélőképességünk. Olvassa el figyelmesen a Szabályzatot, értse meg, hogy a benne foglaltak miként vonatkoznak Önre, és tegye fel bátran kérdéseit, ha vannak. Ezzel Ön is hozzájárul a kiválóság és a siker kultúrájának meghonosításához. 1

6 Szabályzatunk alkalmazása Szabályzatunk egyaránt vonatkozik a Belden valamennyi munkatársára, tisztségviselőjére és igazgatójára, valamint szerte a világon működő leányvállalataink mindegyikére. Ez annyit jelent, hogy a Szabályzatban és a vállalatpolitikai előírásokban foglaltak, valamint a jogszabályi rendelkezések betartása mindennapi üzleti tevékenységünk során kivétel nélkül mindannyiunk közös felelőssége. Valamennyiünkkel szemben elvárás, hogy etikus üzleti döntéseket hozzunk, és a munkánkat szabályozó törvényeknek, előírásoknak és irányelveknek ne csak a betűjéhez ragaszkodjunk, hanem azok szellemét is magunkévá tegyük. Ellátási láncunk minden résztvevőjétől elvárjuk, hogy ugyanilyen magas etikai normákat kövessenek. Miközben kivétel nélkül mindannyian kötelesek vagyunk követni az itt leírtakat, addig a Szabályzat egyesekre bizonyos többletfeladatokat is ró. Különösen a Belden vezető beosztású munkatársainak kötelessége, hogy jó példával járjanak elöl a helyes üzleti viselkedés terén. Ha Ön vezető, akkor Öntől is elvárható, hogy olyan munkakörnyezetet alakítson ki és tartson fenn, amelyben beosztottai pontosan értik, hogy mit vár el tőlük, ugyanakkor készek azonnal jelezni Önnek, ha gondjuk van, vagy valamilyen visszaélést tapasztalnak. Önnek a Beldennél betöltött pozíciójától függetlenül minden esetben pozitív példát kell mutatnia, és a Szabályzat betartását mindennapi munkájának részévé kell tenni. 2

7 Hogyan jelezzük a problémákat? A problémák jelzése a társaságon belüli pozitív változások megindításának leghatékonyabb módja. Amennyiben bármilyen tényleges vagy esetleges kötelességszegésről szerez tudomást, vagy bármilyen kérdése van azzal kapcsolatban, hogy a Szabályzat, a vállalatpolitikai előírások, illetve a jogszabályok és előírások miként vonatkoznak munkánkra, úgy nyomatékosan arra kérném, hogy jelezze az észlelt kötelességszegést, illetve kérjen útmutatást. Ebben számos lehetőség áll rendelkezésére, például: Az Ön munkahelyi vezetője A Humán Erőforrás Osztály A Belden Megfelelőség Csapat (amely a Jogi Osztály és a Belső Ellenőrzési Osztály munkatársaiból áll), ezen belül az ombudsman@belden.com cím, amelyen bejelentést tehet. EthicsPoint forródrót-szolgáltatásunk Az telefonszám az USA és Kanada területén Online a címen (ez a portál helyi betárcsázós számokat ad meg az USA és Kanada területén kívüli hívásokhoz) Tudnia kell, hogy a Belden minden bejelentést bizalmasan kezel attól függetlenül, hogy Ön melyik panasztételi utat választja. Amennyiben a helyi jog erre lehetőséget nyújt, úgy a fent megadott EthicsPoint forródróton keresztül anonim módon is bejelentést tehet, és a Belden nem próbálja meg megállapítani kilétét. A Belden a tényleges, illetve lehetséges visszaélésre és kötelességszegésre vonatkozó összes bejelentést kivizsgálja, és mindent megtesz azért, hogy a vizsgálat eredményéről visszajelzést adjon a bejelentőnek. 3

8 A megtorlás-mentességre vonatkozó kötelezettségvállalásunk A Beldennél semmiféle hátrányos elbánásban nem részesülhet az, aki jóhiszeműen eljárva bejelentés tesz. A jóhiszeműség ez esetben nem jelenti azt, hogy a bejelentőnek feltétlenül igaza is van, egyszerűen csak arra utal, hogy jobbító szándékai őszinték, és teljes körűen és pontosan beszámol mindarról, amit tud. E cél érdekében a Belden vezető beosztású munkatársaitól elvárjuk, hogy ilyen értelemben is nyitottak legyenek, és beosztottaikkal minden esetben őszinte és világos kommunikációra törekedjenek. Vezetőként Ön sem alkalmazhat megtorlást azokkal szemben, akik jóhiszemű bejelentést tesznek, és nem is tűrheti, hogy az ilyen személyek bármilyen hátrányos elbánásban részesüljenek. Ha azt látja, illetve tapasztalja, hogy bárkit bármilyen megtorlás ér, akkor kötelessége ez ellen felszólalni. A Szabályzat be nem tartásának következményei A Szabályzatban, a vállalatpolitikai előírásokban, továbbá a vonatkozó jogszabályokban és előírásokban foglaltak be nem tartásának nagyon komoly következményei lehetnek, mégpedig úgy az érintettek, mint a Belden tekintetében. E következmények egyikeként a vétkes ellen fegyelmi eljárás indulhat (amelynek következtében akár el is bocsáthatják állásából), vele szemben bírság szabható ki, továbbá polgári, illetve büntetőeljárás alá vonható. Ne feledje, hogy a jelen Szabályzatban foglaltak betartásával és persze azzal, ha minél előbb bejelentést teszünk minden vélt vagy valós kötelességszegésről mind saját magunk, mind a Társaság szempontjából elkerülhetővé tesszük, hogy komolyabb következményekkel kelljen szembesülnünk. 4

9 Társaságunk és részvényesei 5

10 Kerüljük az összeférhetetlenséget A Társaságunk érdekeit veszélyeztető összeférhetetlenség problémája valamennyiünkkel kapcsolatban felmerülhet. Összeférhetetlenségről akkor beszélünk, ha személyes érdekeink és kötődéseink ellentétbe kerülnek a Társaság érdekeivel. Ugyanakkor már az érdekellentét lehetősége is problémákat szülhet. Éppen ezért törekednünk kell arra, hogy kerüljük a tényleges vagy lehetséges összeférhetetlenséget, és kötelességünk jelezni, mihelyt egy-egy ilyen helyzet előáll. Társaságunk csak így tudja biztosítani e helyzetek gyors és etikus feloldását. Bár Szabályzatunk nem térhet ki az összeférhetetlenség minden lehetséges módozatára, ebben a részben bemutatunk néhányat a leggyakrabban előforduló helyzetekből. Üzleti ajándék és reprezentáció A Belden folyamatos sikerének biztosítása érdekében valamennyiünk számára nagyon fontosak a szoros üzleti kapcsolatok. Az ilyen kapcsolatok kialakítása és fenntartása során gyakorta előfordul, hogy kölcsönösen apróbb figyelmességekkel kedveskedünk üzleti partnereinknek, de nagyon fontos, hogy ennek során mindvégig megőrizzük feddhetetlenségünket. Ezért tehát csak olyan üzleti ajándékokat adhatunk, illetve fogadhatunk el a vendéglátást, az étkezést, a reprezentációt és az egyéb szívességeket is ideértve, amelyek eleget tesznek az alábbi követelményeknek: Minden esetben törvényes üzleti érdeket kell szolgálnia, és összhangban kell lennie az általánosan elfogadott üzleti gyakorlathoz kapcsolódó bevett udvariassági szokásokkal. Nem képviselhet különösen nagy értéket. Jellegében nem lehet extravagáns. Ugyanakkor ne legyen mindennapos. Ne azért adjuk, hogy befolyásoljuk vele mások üzleti döntéseit. 6

11 Társaságunk és részvényesei Ezenkívül az ilyen üzleti figyelmesség nem ütközhet jogszabályba, és összhangban kell lennie Társaságunk magas szintű etikai normáival. Ha e tekintetben bármilyen kétség merül fel Önben, akkor tegye fel magának azt a kérdést, hogy vajon a konkrétumok nyilvánosságra hozása kínosan érintené-e akár a Beldent, akár a kedvezményezettet. Ha a kérdésre adott válasz igen, akkor nem szabad belemennie az ilyen helyzetbe. Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy a kormánytisztviselőknek adott ajándékokra és a számukra biztosított reprezentációra vonatkozó szabályok sokkal szigorúbbak a jelen részben leírtaknál. További útmutatásul ld. a Szabályzat Etikus üzleti tevékenységet folytatunk az állami megrendelőkkel és Mi nem fizetünk le senkit, és távol tartjuk magunkat minden egyéb tisztességtelen üzleti tevékenységtől c. részét. A Társaság nyújtotta lehetőségek A Társaság érdekeinek szem előtt tartása annyit jelent, hogy a Beldennél végzett munkánk során tudomásunkra jutott üzleti lehetőségeket nem használjuk ki személyes haszonszerzés céljára, és másokat sem segítünk hozzá az ilyen lehetőségek önös kiaknázásához. Általában számunkra tilos olyan külső cégben üzleti érdekeltséggel rendelkezni, amely bármely módon sértheti a Belden üzleti érdekeit. KÉRDÉS Munkám során a Belden legkülönfélébb üzleti partnereivel kerülök szoros kapcsolatba. Minthogy feladatom a céges kapcsolatok ápolása, gyakran találkozom a partnervállalatok képviselőivel. Idén az egyik cég képviselője különösen segítőkésznek mutatkozott, ezért viszonzásul szeretném elhívni őt egy kellemes üzleti vacsorára. Ezzel, ugye, nincsen gond? VÁLASZ Az üzleti partnerek etetése általában elfogadott gyakorlat, de csak addig, amíg néhány egyszerű szabályt betartunk. Először is, meg kell győződnünk arról, hogy a helyszín alkalmas-e a célra, és mindenképpen olyan éttermet kell választanunk, amelyik tisztességes árakon dolgozik. Gondolja meg, hogy a vacsorameghívás nem kelti-e kimondatlanul is azt az érzést a másik félben, hogy tartozik a Beldennek különösen akkor, ha Ön általában nem hívja partnereit ilyen vacsorákra. Ha egészen biztos abban, hogy a vacsorameghívás józan ésszel nem fogható fel az üzleti döntések befolyásolására irányuló kísérletként, akkor nyugodtan folytathatja az előkészületeket. Azonban minden esetben tájékoztassa főnökét és szerezze be a szükséges jóváhagyásokat, mielőtt a tervezett meghívást valóra váltaná. 7

12 Munkakapcsolat családtagokkal és barátokkal Munkánk során közvetlen családtagjaink felett nem gyakorolhatunk sem közvetett, sem közvetlen ellenőrzést, ez ugyanis joggal vetné fel a részrehajlás lehetőségét. Közvetlen családtagjaink közé tartozik a házastárs, a gyermek, a mostohagyermek, a szülő, a nevelőszülő, a testvér, a házastárs családjának minden tagja, valamint a velünk közös háztartásban élő többi személy. Ha megítélése szerint olyan helyzet alakul ki, amelyik sérti a fenti előírást, akkor azt azonnal jelentenie kell. Amennyiben munkaköréhez hozzátartozik, hogy a Belden üzleti partnereivel, illetve beszállítóival kapcsolatban döntéseket hoz, illetve együttműködik velük, úgy nagyon oda kell figyelnie arra, hogy részrehajlás nélkül döntsön és intézkedjen. Ha a Belden meglévő, illetve tervezett üzleti megállapodásaiból az Ön bármelyik családtagjának vagy barátjának egyéni haszna származhat (például azért, mert az érintett üzleti partner vagy beszállító alkalmazásában áll), akkor erről tájékoztatnia kell főnökét, és távol kell tartania magát a döntéshozatali folyamatoktól. Pénzügyi érdekek Nem tarthatunk fenn számottevő gazdasági érdekeltséget a Beldennel üzleti viszonyt folytató vagy a Beldennel versenyző cégekben. Ide soroljuk a Belden értékesítési csatorna partnereit és végfelhasználóit is. Az érdekeltség akkor minősül számottevőnek, ha az adott vállalkozás tőkéjének jelentős részét képviseli, vagy az ítélőképességünket más módon befolyásolja. Kivételesen a Beldennel versenyben álló, tőzsdén jegyzett cégek szerényebb értéket képviselő részvényeivel is rendelkezhetünk, amennyiben ez a tény semmilyen befolyással nincs önálló üzleti döntéseinkre. 8

13 Társaságunk és részvényesei Külső munkavállalás Nem vállalhatunk munkát más cégnél, továbbá nem végezhetünk üzleti tevékenységet más cég részére, amennyiben az adott cég a Belden versenytársa vagy üzleti partnere. Ettől függetlenül is csak akkor vállalhatunk más cégnél munkát, illetve csak akkor végezhetünk külső üzleti tevékenységet, ha az semmilyen módon nem befolyásolja a Beldennél végzett munkánkat. Arról sem szabad megfeledkeznünk, hogy a Beldennél vagyunk főállásban, ahol eleget kell tennünk a velünk szemben támasztott követelményeknek, ezért semmiképpen nem támogatjuk másodállás vállalását. KÉRDÉS Második műszakban a Belden egyik termelő telephelyén dolgozom. Szabadságom alatt is szeretnék kiegészítő keresetre szert tenni azzal, hogy a Belden egyik versenytársánál idénymunkát vállalok. Részidős munkáról lenne szó, és egyáltalán nem zavarná jelenlegi munkabeosztásomat. Megtehetem ezt? Igazgatótanácsi tagság A Jogi Osztály előzetes írásbeli hozzájárulása nélkül egyikünk sem dolgozhat egy másik profitorientált cég igazgatójaként. Miközben a helyi közösségek érdekében tevékenykedő non-profit szervezetek igazgatóságában való részvételt magunk is támogatjuk ezért ahhoz előzetes hozzájárulás sem kell, azonban csak akkor lehet és szabad elvállalni, ha az a Beldennél végzett munkát nem akadályozza. A Belden igazgatói más olyan gazdasági társasághoz vagy vállalkozáshoz is kötődhetnek, amelyekkel a Belden alkalmanként üzleti kapcsolatba kerül. Ha Ön a Belden egyik igazgatója, akkor nem gyakorolhatja szavazati jogát olyan tranzakciók kapcsán, amelyekhez Önnek vagy az Önnel kapcsolatban álló gazdasági társaságoknak, illetve vállalkozásoknak bármiféle érdeke fűződik. A Belden és bármely más gazdasági társaság vagy vállalkozás között fennálló egyetlen megállapodást vagy más ügyletet sem befolyásolhat az a tény, hogy ilyen gazdasági társaságban vagy vállalkozásban a Belden igazgatótanácsának bármely tagja gazdaságilag érdekelt, igazgatótanácsának tagja vagy ilyen vállalat más tisztségviselője. VÁLASZ Nem, semmiképpen sem, ha a munkát a Belden valamelyik versenytársánál óhajtja végezni. Az ilyen versenytárshelyzetekben gyorsan előkerül az összeférhetetlenség kérdése. Ha munkát vállalunk a Belden valamelyik versenytársánál ha csak határozott idejű vagy részmunkaidős munkavégzésről van is szó kötődésünk óhatatlanul lazul a Belden iránt és megoszlik a két cég között, ami nagyon megnehezíti, hogy tisztán egyik vagy másik érdekében járjunk el. Ha Ön úgy érzi, hogy mindenképpen a Beldenen kívül kíván idénymunkát végezni, akkor mielőtt egyik vagy másik álláslehetőségre jelentkezne vesse fel a kérdést munkahelyi vezetőjének, hogy érdekellentét semmiképp ne jöhessen létre, de még a lehetősége se merülhessen fel. 9

14 Pénzügyi könyveinket és nyilvántartásainkat tisztességesen és pontosan vezetjük Mivel a vállalat, ahol dolgozunk tőzsdén jegyzett cég, részvényeseink és az adóhatóság felé egyaránt kötelességünk mindenkor őszinte és pontos képet adni a Társaság pénzügyi helyzetéről. Mindannyiunk feladata, hogy a Belden pénzügyi kimutatásait és nyilvántartásait is pontosan kell vezetni. A nyilvánosságnak szánt beszámolóinknak és minden egyéb megnyilvánulásunknak teljes körűnek, tisztességesnek, pontosnak, időszerűnek és érthetőnek kell lennie. Társaságunk olyan belső számviteli ellenőrzési rendszert működtet, amely minden szinten felügyeli számviteli és jelentéstételi tevékenységünket. Fontos, hogy mindenkor alávessük magunkat az ellenőrzések e rendszerének. Ehhez a következőket kell szem előtt tartanunk: Könyveinknek, nyilvántartásainknak és kimutatásainknak a számlákat, a bélyegzőkártyákat, a költségkimutatásokat és minden egyéb vállalati nyilvántartást beleértve pontosan és tisztességesen kell tükrözniük tranzakcióinkat. A Társaság könyveibe soha, semmilyen célból nem szabad hamis vagy fiktív bejegyzéseket készíteni. A pénzeszközöket minden esetben szigorú elszámolás mellett, a kísérő dokumentációban foglaltak szerint kell kezelni. Semmilyen körülmények között nem képezhetünk titkos, illetve nyilvántartáson kívüli pénzalapokat és más eszközöket (pl. megvesztegetés céljára). A kifizetési számlákról csak arra jogosult személyek vehetnek fel pénzt, és csakis csekk, illetve az átutalásoknál a nagyobb bankok által szokásosan alkalmazott és elfogadott egyéb eszközök igénybevételével. Csekket nem lehet beváltani készpénzre, illetve kiállítani bármely azonosíthatatlan személy javára. Ha bárkinek fenntartása vagy panasza van a könyvelést, a belső ellenőrzést vagy könyvvizsgálatot érintő ügyekben, fejtse ki az ilyen jellegű fenntartását vagy panaszát (kérés esetén akár névtelenül) az Igazgatótanács könyvvizsgálói 10

15 Társaságunk és részvényesei bizottsága elnökének, hívja fel az EthicsPoint forródrótot a ös telefonszámon. Ha nem az Egyesült Államok, illetve Kanada területéről kíván betelefonálni, akkor a nemzetközi előhívó számokat ld. a Belden EthicsPoint forródrótoldalán a címen. Nyilvántartásaink kezelésének módja a bizalomépítés fontos eszköze úgy a megrendelők, mint a jogalkotók és a részvényesek felé. E nyilvántartások egyaránt magukban foglalják a Társaság által létrehozott és vezetett, illetve az oda beérkező, jogszabály által előírt kötelező számviteli vagy más üzleti célt szolgáló összes elektronikus dokumentumot, -t, továbbá kinyomtatható és papíralapú dokumentumot. E nyilvántartások célszerű kezelése révén tudunk eleget tenni üzleti igényeinknek, illetve csak így tudjuk biztosítani, hogy a nyilvántartások szükség esetén valóban rendelkezésre álljanak. Ezenkívül e nyilvántartások megfelelő kezelése nagy segítséget jelent a vonatkozó törvényi és jogszabályi rendelkezések betartásában, valamint a peres eljárások, a könyvvizsgálatok, illetve az egyéb vizsgálatok során keletkező dokumentumok megőrzésében. Tevékenységünk valamennyi helyszínén minden munkatársunknak be kell tartania a nyilvántartások kezelésére vonatkozó előírásokat és az iratmegőrzés előírt ütemezését, amely meghatározza, hogy az üzleti iratokat mennyi ideig és milyen eljárások alkalmazásával kell megőrizni ahhoz, hogy a jogilag előírt megőrzési rendelkezéseknek eleget tehessünk. A jogilag előírt megőrzési rendelkezések a tényleges, illetve várható peres eljárások, valamint az állami hatóságok által folytatott vizsgálatok iratanyagára is vonatkoznak. Amennyiben Ön úgy látja, hogy a Belden valamelyik munkatársa egy vagy több nyilvántartást az előírásokkal ellentétben elrejtett, meghamisított vagy megsemmisített, úgy azt jelentenie kell a Belden Megfelelőség csapatnak. A Belden iratarchiválási előírásait a Nyilvántartások létrehozása, megtartása, visszakeresése és megsemmisítése c. vállalati politika tartalmazza. Reagálnunk kell minden külső és belső könyvvizsgálat, illetve egyéb vizsgálat az állami hatóságok által folytatott vizsgálatokat is ideértve megállapításaira, és be kell tartanunk azokat. Soha nem akadályozhatjuk, illetve késleltethetjük az ilyen vizsgálatok végrehajtását. Minden esetben hiánytalanul át kell adnunk a könyvvizsgálóknak, illetve a vizsgálóbiztosoknak azokat az információkat, amelyek megismerésére jogosultak. Amennyiben Önnek bármely könyvvizsgálattal, vizsgálattal, illetve nyomozással kapcsolatban kérdései vannak, vagy nem tudja, hogyan kellene azokra reagálnia, akkor forduljon a Belden Compliance Team-hez. 11

16 Külső partnereinkkel folytatott kommunikációnk meggondolt és óvatos Fontos, hogy megnyilvánulásaink egységes képet alkossanak a Társaságról. Éppen ezért a Belden nevében csak akkor nyilatkozhatunk a nyilvánosság előtt, ha arra kifejezett meghatalmazással rendelkezünk. Ha egy befektető, biztonsági elemző, sajtómunkatárs vagy más fontos állami kapcsolattartó információt kér Öntől, akkor az illetőt a befektetői kapcsolatokért felelős igazgatóhoz kell irányítania még abban az esetben is, ha az információkérés nem hivatalos. A kormánytisztviselők, illetve az ügyészek megkereséseit Jogi Osztályunkhoz kell továbbítani. További tájékoztatást a Disclosure and Release of Company Information Policy (A céginformációk át- és kiadásának rendjét szabályozó előírások) c. dokumentumban talál. 12

17 Soha nem folytatunk bennfentes kereskedést és másoknak sem adunk tippet Vállalatpolitikai előírásainkkal és a vonatkozó jogszabályokkal is szöges ellentétben áll a lényeges nem-nyilvános információk egyéni haszonszerzés céljára történő felhasználása a Belden vagy más, tőzsdén jegyzett cég részvényeinek adásvételén keresztül, vagy bármely egyéb módon. A lényeges nem-nyilvános információ (vagy bennfentes információ ) az a céggel legyen az a Belden vagy bármely más, tőzsdén jegyzett cég kapcsolatos információ, amelyet még nem hoztak nyilvánosságra, és amelyet a racionális befektető fontosnak tartana az adott cég értékpapírjainak megvásárlásával, eladásával, illetve megtartásával kapcsolatos döntések meghozatalánál. A bennfentes információ gyakran foglalja magában az alábbiakat: Társaságunk és részvényesei KÉRDÉS A Belden K+F részlegén dolgozom, ami azt jelenti, hogy gyakran jut tudomásomra információ a piacra bevezetni kívánt új termékekre vonatkozólag. Csak nemrég szereztem tudomást arról az új fejlesztésről, amelyik egész biztosan meg fogja dobni a társaság részvényeinek árát, méghozzá valószínűleg jó alaposan. Rendszerint nem érzek késztetést arra, hogy a munkám során tudomásomra jutott információkra támaszkodva kereskedjek a Beldenrészvényekkel, de most különösen nagy a csábítás. Megtehetem-e ezt, a fenti információk birtokában? Vállalatfelvásárlások, fúziók, illetve szétválások Értékesítési és bevételi adatok Jelentős új termékek Nagyobb szerződések Vállalati saját tőke nagysága, illetve kötvénykibocsátások vagy szerkezetátalakítások Jelentős értékű vagyontárgyak adásvétele Hasonlóképpen más olyan személynek sem adhatunk ki bennfentes információt, aki azt egyéni haszonszerzés céljára használhatja fel. Ezt a gyakorlatot nevezzük tippadásnak, ami törvényellenes. A bennfentes kereskedelem tilalmára vonatkozó jogszabályok be nem tartása súlyos többek között esetleg büntetőjogi következményekkel jár. Amennyiben Ön nem tudja eldönteni, hogy a tudomására jutott információ bennfentes információnak minősül-e, vagy sem, úgy forduljon Jogi Osztályunkhoz, még mielőtt az információt továbbadná, vagy saját maga használná fel. További tájékoztatást a Securities Trading and Communication with Outsiders Policy (Az értékpapírkereskedelmet és a kívülállókkal folytatott kommunikációt szabályozó előírások) c. dokumentumban talál. VÁLASZ Nem, és másnak sem adhat tanácsot ez ügyben. A Beldennél betöltött pozíciójának köszönhetően Önnek megvan az a helyzeti előnye, hogy bizalmas vállalati információkkal találkozhat, de soha ne éljen vissza a helyzettel, és ne használja fel ezeket az információkat személyes haszonszerzés céljára. Ha mégis úgy dönt, hogy kereskedik a cég részvényeivel, miközben lényeges nem-nyilvános információk birtokában van, akkor azzal megsérti a bennfentes kereskedelmet tiltó jogszabályok rendelkezéseit, ami súlyos a komoly pénzbírságtól egészen a szabadságvesztésig terjedő következményekkel járhat úgy saját magára, mint a Beldenre nézve. 13

18 KÉRDÉS Havonta néhány alkalommal távmunkát végzek a cég számára. Attól függően, hogy éppen hol tartózkodom, esetenként előfordulhat, hogy a céges laptopomat és mobiltelefonomat le kell vinnem a szálloda halljába vagy egy közeli kávézóba, hogy ott dolgozzam tovább. A laptopom titkosítva van, ha pedig telefonhívást kell lebonyolítanom, megpróbálok halkan beszélni, hogy mások ne hallhassák. Van-e még valami, amit az információk védelmében tehetek? VÁLASZ Igen, van. Ön általában véve helyesen jár el, de ha bizalmas céginformációkról van szó, soha nem lehetünk elég óvatosak. Ha esetleg úgy adódik, hogy kénytelen a munkáját közterületen végezni, nem említhet bizalmas információkat még halkan sem!, hiszen nem tudhatja, ki hallgatózik valahol a közelben. Legyen nagyon óvatos, amikor bizalmas, illetve védett adatokat tesz ki a laptopjára vagy más hasonló eszközre, hiszen a válla felett bárki megláthatja azokat. A nyilvános wifi hálózatok igénybevételével járó kockázatoknak is tudatában kell lennie. Végül pedig azt tanácsolnánk, hogy laptopját bár titkosított soha ne hagyja elöl a hotelszobában, hanem mindig zárja el, ha elmegy. Óvjuk a Társaság vagyonát és bizalmas információit! Társaságunk sikeres jövője szempontjából döntő fontosságú megvédeni azt a vagyont, amelyért alaposan megdolgoztunk. E vagyonelemek a Belden fizikai javait, valamint technológiáit és bizalmas információit egyaránt magukba foglalják. A Beldenre, illetve annak működésére vonatkozó bizalmas információk a Társaság vagyonát képezik. Ezeket az információkat csak abban az esetben adhatjuk át, illetve használhatjuk fel, ha azt üzleti célok indokolják. A rendszeresen bizalmas információkat kezelőknek titoktartási nyilatkozatot kell aláírniuk. Néhány példa a bizalmas információkra: Gyártási módszerek Tervrajzok Vevőlisták Munkavállalói nyilvántartások Bevételi előrejelzések Üzleti stratégiák Felvásárlásra kiszemelt cégek Hacsak nem rendelkezünk hivatalos jóváhagyással és aláírt titoktartási megállapodással, nem hozhatunk bizalmas jellegű információt kívülálló személy, illetve a Belden azon munkavállalójának a tudomására, akinek arra nincs szüksége. A Belden szellemi tulajdona ideértve szabadalmait, védjegyeit, szerzői jogait és üzleti titkait létfontosságúak a Belden üzletmenete szempontjából. Mindannyiunknak kötelessége megvédeni ezt a szellemi tulajdont a jogosulatlan közzétételtől, és mások ezzel való visszaélésétől. Tilos üzleti titkot (vagy más bizalmas információt) megemlíteni, ha fennáll a veszélye annak, hogy illetéktelenek is meghallhatják. Ezenkívül nem szabad a cég tulajdonát képező számítógépeket, mobiltelefonokat, dossziékat, illetve más adattároló eszközöket felügyelet nélkül elöl hagyni. 14

19 Használjuk helyesen a Társaság technikai eszközeit! A Belden vagyontárgyainak minősülnek számítógépei, kommunikációs rendszerei és a hozzájuk kapcsolódó berendezések. Társaságunk azért bocsátja ezeket a rendszereket és berendezéseket az és hangposta-szolgáltatással együtt a rendelkezésünkre, hogy ezzel is segítse munkánkat. Ezek az eszközök a ritka és korlátozott kivételtől eltekintve alapvetően nem magáncélú használatra szolgálnak. Tartsuk szem előtt, hogy az en küldött üzenetek, a hangpostán hagyott üzenetek, valamint a céges számítógépeken lévő anyagok a Belden kizárólagos tulajdonát képezik, és üzleti anyagainak minősülnek. Ebből az okból kifolyólag ezeket csak hatósági, bírósági vagy más eljárás kapcsán lehet közzétenni. Tilos a Társaság , illetve hangposta-szolgáltatását mások szóbeli bántalmazására, sértegetésére, illetve rágalmazására felhasználni. Zaklatásnak, illetve vulgáris, obszcén vagy fenyegető kifejezéseknek nincs helye a Belden kommunikációjában. Továbbá tilos a szerzői jogokat sértő anyagok továbbítása, terjesztése és kinyomtatása, valamint a pornográf vagy obszcén anyagok letöltése, terjesztése és küldése is. A Belden és hangposta-rendszerének, valamint egyéb vállalati technológiáknak a használatával tudomásul vesszük és önként elfogadjuk, hogy ezek a rendszerek megfigyelés alatt állnak, és elismerjük a Belden jogát arra, hogy ilyen megfigyelést végezzen a vonatkozó helyi jogszabályoknak megfelelően. Egyikünk sem várhatja el, hogy az és hangpostarendszereken küldött üzenetek bizalmasak és magánjellegűek maradnak, vagyis ne várjunk el semmilyen szintű titkosságot ezen rendszerek használata során. További tájékoztatást az , Internet and Computer Security Policy (Az , az Internet és a számítógép biztonságos használatát szabályozó előírások) c. dokumentumban talál. Társaságunk és részvényesei 15

20 Magánéletünkben sokan használunk szociális médiaeszközöket ezek közé tartoznak például a blogok, a szociális hálózati oldalak, a podcastok, a wikik, a fotó-/videómegosztó oldalak, valamint a chatszobák. A Belden elismeri, hogy a szociális média és az Internet általában véve fontos üzleti célokat szolgálhat azáltal, hogy a részvényesekkel még több módon kerülhetünk kapcsolatba. Mindazonáltal soha nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy az elektronikus üzenetek kommunikációnk rögzített és másnak is átadható lenyomatai, amelyek akár a Belden jó hírét is veszélyeztethetik. Ez annyit jelent, hogy a szociális média eszközeinek használata során be kell tartanunk a Belden valamennyi vonatkozó előírását és eljárását. Soha nem kelthetjük azt a látszatot, hogy a Társaság nevében beszélünk, illetve járunk el, ha erre nem kaptunk felhatalmazást. A szociális média eszközeinek használata során a következőket kell tennünk: Felhatalmazást kell kérnünk a Vállalaton kívüli marketing részlegtől (corporate. communications@ belden.com), mielőtt a Beldenre, vagy a tulajdonában álló márkanevekre vonatkozó hivatalos információkat hozzáférhetővé tennénk. Tartanunk kell magunkat a technikai eszközök használatára vonatkozó társasági normákhoz. Meg kell védenünk a Társaság vagyonát és bizalmas információit soha nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy az Internet a kommunikáció nyilvános fóruma. Világosan kifejezésre kell juttatnunk Beldenhez tartozásunkat, amikor a Társaságról és/vagy valamelyik általa bevezetett márkanévről van szó az online kommunikációban. Ez a szabály nem csak akkor vonatkozik ránk, amikor a Társaság meghatalmazott képviselőjeként kommentelünk online, hanem akkor is, amikor magánéletünkben a szociális média eszközeit használjuk (tehát amikor nem a munkakörünkhöz kapcsolódó hivatalos minőségünkben járunk el). 16