Művészetek Háza szervezeti és működési szabályzata

Átírás

1 Művészetek Háza szervezeti és működési szabályzata Az intézmény tevékenységét a szervezeti és működési szabályzat mellett az érvényben lévő jogszabályok és a hatályos igazgatói utasítások határozzák meg. A Művészetek Háza jogállása és tevékenységi köre Az intézmény főbb adatai: Az intézmény neve: Művészetek Háza Székhelye: Pécs, Széchenyi tér 7-8. Az intézmény telefonszámai: 72/ , 72/ Az intézmény fax-száma: 72/ Az intézmény postai levélcíme: H-7601 Pécs, Pf Az intézmény létrehozásának éve: Létrehozó szerv: Baranya Megyei Tanács Működési területe: Baranya megye Az intézmény fenntartója és felügyeleti szerve: Baranya Megyei Önkormányzat Az intézmény jogállása: Önálló jogi személy Gazdálkodása: Részben önálló gazdálkodású költségvetési szerv (1996. július 1-től gazdaságilag a Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központhoz integrált) Az intézményvezető kinevezésének rendje: Pályázat útján a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése nevezi ki. A Művészetek Háza célját és feladatait a Baranya Megyei Közgyűlés határozatban fogalmazta meg. (módosító alapító okirat: 141/1998. /VI.29./Kgy.hat.) Az intézmény tevékenységi köre: Alaptevékenysége Szakfeladata: Egyéb szórakoztatási és kulturális tevékenység

2 - otthona a művészeti szövetségek, hivatásos művészek és egyesületei területi csoportjainak (irodáik nincsenek) - bírálati tevékenységet lát el a Képző- és Iparművészeti Lektorátustól átvett hatáskörben a képző-, ipar- és fotóművészeti, ipari tervező művészeti alkotások beszerzésével, felhasználásával és forgalomba hozatalával - bonyolítja a megyében a közterületi képzőművészeti alkotások bírálatát - segíti a különböző művészeti ágak együttműködését, a művészek és a közönség élményszerű találkozásait, koncertek, előadóestek, színházi bemutatók szervezésével, kiállítások rendezésével - tevékenységi körében esetenként kiadványokat, katalógusokat állít elő és forgalmaz - dokumentálja a megyei művészeti élet eseményeit, művészeti könyvtárat, videotárat működtet - feladata a nemzetközi művészeti kapcsolatok kiépítése, a Magyarországon működő külországi művészeti és kulturális egyesületekkel, intézetekkel való együttműködés - Baranya településeivel, valamint Dél-Dunántúl területi önkormányzati intézményeivel, a megye felsőoktatási, közművelődési és művészeti intézményeivel szoros együttműködést alakít ki a művészeti alkotómunka menedzselésében és bemutatásában Szakfeladata: Egyéb művészeti tevékenység Az intézmény vállalkozásként végezhető tevékenysége: - A vállalkozási tevékenység mértéke: - A feladatellátást szolgáló vagyon: a Baranya Megyei Közgyűlés 7/1993./VI.11./ Kgy. rendeletében foglaltak alapján az intézmény használatába adott vagyon, amellyel önállóan gazdálkodik A vagyon felett rendelkező: a Baranya Megyei Közgyűlés 7/1993./VI.11./Kgy. rendeletében foglalt eltérésekkel a Baranya Megyei Önkormányzat Az alapító okiratban felsorolt feladatok jelzik az intézmény speciális jellegét, egyaránt besorolható művészeti és közművelődési típusba.

3 I. Az intézmény szervezeti felépítése A Művészetek Háza élén a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése által pályázat útján kinevezett igazgató áll. Az intézmény szervezeti egységekre nem tagolódik. Alkalmazottai: kulturális menedzser I. kulturális menedzser II. közműv. szakember /4 órás/ gazdasági ügyintéző I. gazdasági ügyintéző II. kiállításrendező, technikus., gondnok ügyviteli alkalmazott kisegítő, kézbesítő /6 órás/ üzemviteli alkalm. /portási./ üzemviteli alkalm. /portásii./ /6 órás/ üzemviteli alkalm. /teremőr/ /4 órás/ Az intézmény vezetője jogosult olyan feladatok ellátására, mely a dolgozók munkaköri leírásában nem szerepel alkalmanként külső személyt, vállalkozót megbízni. I/1. Az igazgató feladatai Feladatai az alapító okirat szerint: Az igazgató a Művészetek Háza egyszemélyi felelőse. Felelős az intézmény teljes tevékenységéért, beleértve a gazdálkodást is. Feladatainak egy részét egészben vagy részben átruházhatja az intézmény dolgozóira. A Művészetek Házát más intézményekkel, hivatalokkal szemben az igazgató képviseli, aki ezt a jogát esetenként a kulturális menedzserekre átruházhatja. Az igazgató legfontosabb feladatai: - Alkalmazza az intézmény fő- és mellékfoglalkozású, szerződéses munkaviszonyban álló dolgozóit. - Meghatározza a dolgozók munkakörét, ezt írásban rögzíti, szükség szerint a munkaköri leírásokat a dolgozókkal való egyeztetést követően módosítja. - A vonatkozó jogszabályok és irányelvek alapján végzi a személyzeti munkát, gyakorolja a fegyelmi jogkört.

4 - Irányítja és ellenőrzi az intézmény gazdálkodását. Különös figyelmet fordít az ésszerű, takarékos gazdálkodásra, kezdeményezi és segíti a feltételek javítását célzó külső erőforrások bevonását. - Meghatározza a művészeti, közművelődési és információs, PR feladatok fő követelményeit az intézmény célkitűzéseinek megfelelően, irányítja és ellenőrzi az intézmény dolgozóinak munkáját. - Irányítja az intézmény munkatervének elkészítését, végrehajtását, az elemző évvégi beszámoló elkészítését. - Irányítja az intézmény munkatervének elkészítését, végrehajtását, az elemző évvégi beszámoló elkészítését. - Irányítja a Titkárság munkáját és az intézmény ügyvitelszervezését. - Utasítást ad az intézmény teljes működését vagy egyes területeit érintő rendszeres és időszaki belsőellenőrzésre, intézkedik a feltárt hibák és hiányosságok megszüntetéséről. - Összehangolja a Művészetek Házához tartozó művészeti szövetségek, egyesületek művészeti tevékenységét. - Ellátja a közterületi képzőművészeti beruházásokkal kapcsolatos bírálati feladatokat. - Gondoskodik a saját és az intézmény dolgozóinak szakmai továbbképzéséről. - Gondoskodik a munkahelyi demokrácia fórumainak megteremtéséről. - Szakmai kapcsolatot alakít ki és tart fenn szakmai és civil szervezetekkel. - Felelős a társadalmi tulajdon védelméért az intézmény tűz-, vagyon- és balesetvédelmi szabályzatának betartásáért. I/2. Az igazgató helyettesítése Az igazgatót a teljes munkaidőben foglalkoztatott kulturális menedzserek helyettesítik, alkalmanként megbízás alapján a távollét időtartamának függvényében. Kiadások kifizetésének, ill. bevételek beszedésének elrendelésére (utalványozásra) a szabályzat II./5. pontjában a gazdasági feladatok ellátása részben leírt kitételekkel jogosultak. I/3. A Művészetek Háza vezető testülete és a munkahelyi demokrácia fórumai Vezető testület

5 - igazgató (az igazgató munkáját segíti a művészekből álló Művészeti Tanács, mely a Tanács elnöke javaslatára, ill. az igazgató kérésére esetenként ülésezik) - közalkalmazotti képviselő Munkaértekezlet Résztvevői: az intézmény vezetője, kulturális menedzserek, közműv. szakember, gazdasági ügyintézők, kiállításrendező-gondnok. Feladata: információs fórum a vezető és a dolgozók között a munkatervek, a feladatok, a munkamenet és a munkafeladatok kérdéseiben. A feladatok végrehajtásának számonkérése (munkafolyamatba épített belső ellenőrzésként. A dolgozók feladatai: A munkaköri leírásukban meghatározott feladatokat a jogszabályok és az igazgatói utasítások szerint az elvárható szakértelemmel és gondossággal, a titoktartási kötelezettség betartásával köteles ellátni Tevékenységi körüket érintő, annak előmozdítását, fejlesztését célzó feladatok előterjesztése. A közalkalmazotti képviselő feladatai: A közalkalmazotti szabályzatban megfogalmazottak szerint. II. Művészetek Háza működési szabályzata II./l. Szakmai rendezvények Az intézmény munkáját éves szakmai és gazdasági munkaterv szerint végzi. Havi programot állít össze, melyet a különböző művészeti szövetségek vezetőivel a kulturális menedzserek egyeztetnek. A szakmai programokért a kulturális menedzserek felelősek. Az egyes rendezvények költségkihatásait az igazgatóval előzetesen egyeztetik, programok előtt a megbízási szerződéseket, megállapodásokat megkötik. A rendezvények megvalósulásáért minden esetben a kulturális menedzserek a felelősek. Az intézményben a következő típusú rendezvények kerülnek megrendezésre: a./ zártkörű (csak a művészek, ill. klubtagok részére) b./ nyilvános (a közönség számára is nyitott) c./ nem az intézmény szervezésében történő rendezvények, tanácskozások

6 a/1. A szakmai összejövetelek szervezését az érintett művészeti szövetségekkel a kulturális menedzsereknek kell megoldani. b/1. Művészeti programok (irodalmi estek, közönség művésztalálkozók, színházi előadások, koncertek, beszélgetések b/2. Kiállítások (képző-, ipar-, fotó- és építőművészet) b/1. Az egyszeri és rendszeresen ismétlődő művészeti programokat, rendezvényeket az igazgatóval egyeztetett éves, ill. havi terv alapján a kulturális menedzserek szervezik, a rendezvények lebonyolításáról is ők gondoskodnak. Ezen rendezvények megkezdése előtt minimum fél órával előbb kötelesek az intézményben tartózkodni és a rendezvények legvégéik, a művészek távozásáig, az intézményben maradni. A művészek részére a gazdasági ügyintéző által előkészített, esetenként megállapított honoráriumot is ők fizetik ki. A rendezvények belépőjegyeinek árát gazdasági szempontok figyelembevételével, alkalmanként az intézmény igazgatója állapítja meg. A rendezvények belépőjegyeinek értékesítése a portán történik. b/2. A kiállításokhoz a következő előkészületi munkák szükségesek: - éves kiállítási terv elkészítése (évente szeptember 30-ig) - kiadványi terv elkészítése (a tervnek tartalmaznia kell a kiállításhoz készülő katalógus, plakát, meghívó, egyéb nyomtatvány tartalmi és formai terveit - javaslat a kiállítás költségkihatására A kiállítások kivitelezése csak a fentiek engedélyezése után kezdődhet. Az intézményben rendezett kiállítások üzemelése: Az intézmény két kiállítóhelyet működtet: Martyn Ferenc Tetőtéri Galéria és a Játékterem. A galériák nyitva tartását egész évre vonatkozóan a gazdasági szempontok figyelembevételével az igazgató határozza meg. Rendkívüli zárva tartást szintén az igazgató rendelhet el. A Martyn Ferenc Tetőtéri Galéria nyitvatartási ideje naponta óráig, szombat-vasárnap szünnap. A Játékterem nyitvatartási ideje: a Ház nyitva tartása szerint. II./2. Könyvtár és dokumentáció

7 A könyvtár és hírlapolvasó helyben használatra létesített gyűjtemény, melyet a belső munkatársak és művészek, klubtagok vehetnek igénybe. A könyvtári állományból csak belső munkatársak kölcsönözhetnek, elsősorban az intézmény épületén belüli használatra. Könyvtári könyvet, folyóiratot az épületből külső személy csak rendkívüli esetben a könyvtári feladatokkal megbízott kulturális menedzser engedélyével vihet ki. A könyvtár szerzeményezését az igazgató engedélyezi. A könyvtári feladatokkal megbízott kulturális menedzser tevékenysége az intézmény tulajdonában lévő összes könyvre és folyóiratra kiterjed. A könyvtári gyűjtemény feldolgozására a szakkönyvtárakra érvényes szabályok az irányadók. A Művészetek Háza dokumentációs tárát a könyvtári feladatokkal megbízott kulturális menedzser alakítja ki, ill. kezeli művészeti áganként, személyenként, ill. művészeti intézményenként. Kutatási és feldolgozási területe a Művészetek Háza saját programjaira, az intézménnyel kapcsolatban álló művészekre, a Baranyában élő alkotóművészekre és a megyei művészeti életre terjed ki. A dokumentáció részét képezi a külső vállalkozó által készített fotóanyag, melyet rendezvényenként csoportosítva tárol az ügyintéző. A könyvtári állományról készített leltárkönyv számozott oldalakból áll, az igazgató aláírásával és az intézmény hivatalos bélyegzőjével hitelesített. A leltárkönyv kezeléséért a könyvtári feladatokkal megbízott kulturális menedzser a felelős. Az intézmény artvideotékával rendelkezik. A megvásárolt videofilmeket a könyvtári feladatokkal megbízott kulturális menedzser számítógépes programon tartja nyilván. A videofilmek kölcsönzésére a könyvtári állományra vonatkozó előírásokat kell alkalmazni. II./3. Kiadványok gondozása Az intézmény saját kiadványait a kulturális menedzserek gondozzák. A felelős kiadói jogokat az igazgató egyszemélyben gyakorolja. Az intézményben saját kiadványt a galéria teremőre munkaköri feladatként értékesít. A kiadványok nyilvántartása és kezelése külön szabályzatban rögzítve. II./4. Az intézmény közművelődési és propaganda tevékenysége

8 Az intézmény közművelődési és propaganda tevékenységét az igazgató irányításával a kulturális menedzserek végzik. Az aktuális híreken túli szerkesztett anyagokat az igazgató hagyja jóvá. II./5. Pénzügyi-gazdasági feladatok ellátása A 141/1998./VI.29./ Kgy. határozat alapján a Művészetek Háza részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, gazdaságilag a Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központhoz integrálva. Ennek megfelelően pénzügyi-gazdasági feladatait a 280/2001./XII.26./ Korm. rend. 14. /2/ bek. alapján készült és melléklet megállapodás alapján látja el. II./5./1. A gazdasági szervezet dolgozói: Kinevezett, teljes munkaidőben foglalkoztatott dolgozók - gazdasági ügyintéző I. - gazdasági ügyintéző II. Feladatukat, felelősségüket, jogkörüket munkafolyamatba épített belső ellenőrzési tevékenységüket munkaköri leírásuk tartalmazza. Alapelv: a feladatukat úgy kell megállapítani, hogy ugyanaz a személy nem láthat el olyan feladatokat, amelyek közül az egyik feladat a másik feladat ellenőrzésére szolgál (munkafolyamatba épített ellenőrzés keretében), vagy a két munkakör ellátását a jogszabály összeférhetetlenné minősíti (pl. utalványozás és érvényesítés). II./5./2. Vezetők és más dolgozók jogköre: Kötelezettségvállalás, utalványozás: Igazgató jogosult Kulturális és Idegenforgalmi Központtal kötött megállapodás alapján; távollétében a kulturális menedzserek látják el a feladatot az alábbi kitételekkel: - bér, jutalom, segély terhére kifizetést nem rendelhet el (kivétel a tiszteletdíj, megbízási díj) - Művészetek Háza igazgatója által nem láttamozott megrendelés, szerződés esetén Ft-ig írhat alá

9 - folyamatos szolgáltatás (takarítás, fűtés, világítás, telefon ) esetén, vagy ha a megrendelést az igazgató aláírta a kifizetés elrendelésének akadálya nincs Kötelezettségvállalás minden olyan fizetési kötelezettséggel járó intézkedés, melyet az intézmény feladatainak ellátása érdekében vállal (alkalmazás, megrendelés ). Utalványozás kiadások kifizetésének és a bevétel beszedésének elrendelése. Érvényesítés (számfejtés), ellenjegyzés: gazdasági ügyintéző feladata. Érvényesítés (számfejtés) az utalványozást megelőző feladat. A pénzügyi szakképesítéssel rendelkező dolgozónak a bizonylatok alapján meg kell vizsgálnia, ellenőriznie kell az alaki és tartalmi követelmények betartását, a számszerű helyességet, tiszteletdíj esetén az előírásnak megfelelő számfejtést el kell végeznie. Ellenjegyző csak pénzügyi szakképesítéssel rendelkező dolgozó lehet feladata a jogszabályban meghatározott előírások betartásának ellenőrzése, valamint meggyőződni arról, hogy rendelkezésre áll-e a kifizetéshez a fedezet. Amennyiben az utalványozásra jogosult a jogszabály előírásaival ellentétes utalványozási rendelkezést ad, az ellenjegyző köteles erre a figyelmét felhívni. Amennyiben az utalványozó ennek ellenére ragaszkodik a kifizetéshez, ezt a bizonylatra rá kell vezetnie, és a felügyeleti szervet értesítenie kell. Egyetlen esetben sem lehet a kötelezettségvállaló és ellenjegyző, ill. utalványozó és ellenjegyző ugyanaz a személy. Ugyancsak nem lehet egyszemélyben valaki utalványozó és érvényesítő. Banki aláírási joggal a következők rendelkeznek: Bozóky Anita igazgató Schmelczer Jenőné gazdasági ügyintéző Dallos Zsuzsanna gazdasági ügyintéző Schmieder Imre kiállításrendező, technikus, gondnok

10 II./6. Az intézmény ügyvitele Az ügyvitel feladata az intézmény működésével kapcsolatos ügyintézés biztosítása, az ügyiratok iktatása, szétosztása, postázása és irattározása. Az ügyvitelt az általános adminisztrátor látja el az igazgató irányítása és ellenőrzése mellett. Munkafolyamatba épített belső ellenőrzési tevékenységként az igazgató az intézményhez érkező ügyiratok elintézését, számlák kiegyenlítését, egyéb feladatok végrehajtását folyamatosan nyomon követi, pl. postabontás, kiadmányozás, utalványozás formájában. Az intézmény hivatalos levélpapírjait és bélyegzőit csak a hivatalos ügyintézésben lehet felhasználni. Az intézmény hivatalos és érvényes bélyegzőiről, valamint azok használóiról a gazdasági ügyintéző nyilvántartást vezet. Kiadmányozásra az igazgató jogosult, távollétében az őt helyettesítő kulturális menedzser látja el ezt a feladatot. Az állami szolgálati titok védelmére, valamint a bizalmas ügykezelésre a hatályos rendelkezések az irányadók. Az általános adminisztrátor feladata munkaköri leírásában meghatározott. Az intézmény jogi képviselője az intézmény igazgatója, távollétében a megbízott kulturális menedzser helyettesíti. Felügyeleti szerv, ill. tömegkommunikációs szerv képviselőjének tájékoztatására szintén az intézmény igazgatója jogosult. II./7. Az intézmény nyitvatartási és működési rendje Nyitva tartás naponta fél 8 órától óráig, ill. a rendezvények végéig. Szombaton és vasárnap zárva. Rendezvények esetén szombaton és vasárnap is nyitva tart az intézmény. Július 1-től augusztus 25-ig 8-12 óráig tart nyitva a Ház, szombaton és vasárnap zárva. A Házban biztonsági rendszer működik, a nyitás a takarító, a zárás a szolgálatban lévő portás feladata. Az intézmény helyiségeit külső szervek részére külön bérleti megállapodás szerint konferenciák, előadások, tanácskozások, sajtótájékoztatók megrendezésére az előadótermek, kiállítótermek mind teljesebb körű kihasználása érdekében bérbe adja.

11 A Ház vendégszobával rendelkezik, használatát külön szabályzat rögzíti. Az intézmény igazgatója a helyiségek bérleti díjának mértékét, valamint a vendégszoba használati díját évente felülvizsgálja és az új díjat megállapítja. Az intézmény takarítását szerződés alapján vállalkozó végzi. A Művészetek Háza szervezeti és működési szabályzata mellékletei: - munkaköri leírások (megtalálható a dolgozók személyi anyagában) - megállapodás a Baranya Megyei Kulturális és Idegenforgalmi Központtal a gazdasági feladatok ellátására - a szervezeti és műk.szabályzat részét képezi a közalkalmazotti szabályzat. P é c s, március 29. Bozóky Anita igazgató