A MIK MISKOLCI INGATLANGAZDÁLKODÓ ZRT.

Átírás

1 A MIK MISKOLCI INGATLANGAZDÁLKODÓ ZRT. Hatályos: napjától Jóváhagyó: Miskolc Holding Zrt. Igazgatósága

2 Tartalomjegyzék I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK Az Alapítóra vonatkozó rendelkezések A SZMSZ tartalma, hatálya... 4 II. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK A Részvénytársaság adatai A Részvénytársaság képviselete és jegyzése Együttműködés az Önkormányzat és a Részvénytársaság között III. A MIK ZRT. IRÁNYÍTÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE 8 1. A Legfőbb Szerv 8 2. A Vezérigazgató Az értekezletek rendje A Felügyelő Bizottság A Könyvvizsgáló IV. A MIK ZRT. MUNKASZERVEZETE A MIK Zrt. szervezeti felépítése A Vezérigazgató A Vezérigazgató közvetlen irányítása alá tartozó munkavállalók, szervezeti egységek A Titkárság A Projektmenedzser A Jogi Iroda Adatvédelmi felelős Közbeszerzési koordinátor A Műszaki Igazgatóság és a Műszaki Igazgató Ingatlan-nyilvántartási és Vállalkozási Iroda Építési és Karbantartási Főmérnökség A Társasház kezelőség Létesítmény Üzemeltetési Iroda A Gazdasági Osztály A Számviteli és Pénzügyi Csoport A Controlling Csoport A Követeléskezelési Csoport Az Általános Ügykezelés Csoport Az Ingatlangazdálkodási Igazgatóság és az Ingatlangazdálkodási Igazgató A Lakáshasznosítási Iroda A Helyiséghasznosítási Iroda V. A DOLGOZÓKRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK, RENDSZEREK, KÖTELEZETTSÉGEK A dolgozók jogai, kötelezettségei A vezetőkre vonatkozó külön szabályok A munkáltatói jogkör gyakorlása A helyettesítés szabályai A belső igazgatás és ügyvitel szabályai

3 6. Az ellenőrző szervek tájékoztatásának rendje A hírközlőszervek tájékoztatásának rendje Az utalványozás rendje A bélyegzők használata A vezetői ellenőrzés módja és szintjei VI. MELLÉKLETEK számú melléklet számú melléklet

4 I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK 1. Az Alapítóra vonatkozó rendelkezések A Miskolci Ingatlangazdálkodó Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban MIK Zrt.) egyedüli részvényese a Miskolc Holding Önkormányzati Vagyonkezelő Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban Holding), amely a Holdingból és a tagvállalataiból álló, uralmi szerződés alapján elismert vállalatcsoport uralkodó tagja. A Legfőbb Szerv hatáskörébe tartozó jogokat a Holding Igazgatósága gyakorolja. A tagvállalatok felé a Holding alapvetően stratégiai irányítást gyakorol. Ez irányelvek, keretek, szabályok rögzítését jelenti, amelyek kötelező érvénnyel bírnak a tagvállalatok vezetőire. A tagvállalatok a stratégiai irányítás keretei között szakmai munkájukat önállóan irányítják. A Holding és a MIK Zrt. (illetve valamennyi tagvállalat) közötti egységes irányítási rendszer ahol a tagvállalatokat együttműködési kötelezettség terheli, a következő szakterületekre terjed ki: Összehangolt számviteli rendszer Összehangolt pénzügyi rendszer Összehangolt controlling rendszer működtetésére Közös beszerzési és közbeszerzési rendszer Összehangolt informatikai rendszer kialakítására Közös ügyfélszolgálati és díjbehajtási rendszer működtetésére A humán erőforrás menedzsment tevékenység összehangolására A marketing tevékenység összehangolására Az irányítás alá vont vagyongazdálkodási, fejlesztési és beruházási döntések hozatalára Összhangban az uralmi szerződés rendelkezéseivel a Holding fent felsorolt szakterületeinek vezetői a tagvállalatok szakterületeinek vezetői, illetve vezető tisztségviselői felé irányítási, utasítási, ellenőrzési, beszámoltatási jogosítványokkal bírnak. Azokon a szakterületeken, ahol a Holding központosított szolgáltatást nyújt a tagvállalatok részére, az uralmi szerződésben meghatározott irányítást a Holding a szolgáltatás nyújtása során érvényesíti. 2. A SZMSZ tartalma, hatálya Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ) célja, hogy meghatározza a Miskolci Ingatlangazdálkodó Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban MIK 4

5 Zrt.) irányításának rendjét, a döntési hatásköröket, a munkaszervezet szervezeti felépítését és annak hierarchiáját, a feladatmegosztás rendjét, valamint az általános működési szabályokat. A szabályzat hatálya kiterjed a MIK Zrt. valamennyi szervezeti egységére. II. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK 1. A Részvénytársaság adatai 1.1. A Részvénytársaság neve: MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zártkörűen működő Részvénytársaság Rövidített név: MIK Zrt. 1.2 A cég székhelye: 3530 Miskolc, Hunyadi u. 21. sz. 1.3 A cég telephelyei: 3518 Miskolc, Erenyő u Miskolc, Széchenyi Miskolc, Győri kapu Miskolc, Hunyadi u Miskolc, Szilvás u Az Alapító Okirat kelte: A működés megkezdésének időpontja: A működés időtartama: határozatlan 1.7 A cégbejegyzés kelte: A végzés száma: A végzés jogerőre emelkedése: A Részvénytársaság legfőbb szerve a Miskolc Holding Zrt. Igazgatósága 1.09 A társaság alaptőkéje (jegyzett tőke) alapításakor: Ft, azaz Egyszázötvenöt-millió forint. (Ebből készpénz nincs megadva, apport forint) Statisztikai számjele: Pénzforgalmi jelzőszáma: Bankszámlát vezető pénzintézet: UniCredit Bank Zrt. 5

6 1.13 Adóigazgatási száma: A TEAOR 08 szám szerinti részletes felsorolást az Alapító Okirat tartalmazza. 2. A Részvénytársaság képviselete A Részvénytársaság cégjegyzése a Társaság ügyiratain úgy történik, hogy a Társaság képviseletére jogosultak az iratokat a gazdasági társaság előírt, előnyomott vagy előnyomtatott cégneve alatt hiteles cégaláírási nyilatkozatuknak megfelelően (címpéldányuk szerint) saját névaláírásukkal látják el az alábbiak szerint: a Vezérigazgató önállóan; a képviseleti, illetve cégjegyzési joggal felruházott alkalmazottak együttesen. A Vezérigazgató általános és korlátlan képviseleti, illetve cégjegyzési joggal rendelkezik. A cégjegyzésre és képviseletre jogosultak körét az Vezérigazgató vezérigazgatói utasítás formában írásban határozza meg, az esetleges cégjegyzési korlátozásokra utalva. A cégjegyzésre feljogosított munkavállalók cégjegyzési joga együttes, mégpedig úgy, hogy a cégjegyzésre jogosult munkavállalók közül ketten együttesen gyakorolhatják azt. A képviseleti jogra feljogosított alkalmazottak képviseleti vagy cégjegyzési jogukat másra nem ruházhatják át. E személyek cégjegyzési joga korlátozott akként, hogy az alapító okirat szerint l éven belül összeszámított ,- Ft- (azaz ötmillió forint) feletti ügyleti érték esetén képviseleti, illetve cégjegyzési jogukat nem gyakorolhatják, vagy annak gyakorlásához külön vezérigazgatói felhatalmazás szükséges, az alapító okirat szerinti korlátozás (Miskolc Holding Zrt. hozzájárulása) mellett. 3. Együttműködés az Önkormányzat és a Részvénytársaság között Alapelv, hogy a Részvénytársaság feladatai egy részét kötelező jelleggel, további részeit pedig vállalkozási jelleggel látja el. A Részvénytársaság Miskolc Megyei Jogú Város döntése alapján ellátja az ingatlanvagyonnyilvántartási, ingatlanforgalmazási és városfejlesztési feladatokat. Feladata az önkormányzati tulajdonú forgalomképes ingatlanvagyon kezelésével, értékesítésével, hasznosításával, bérbeadásával az intézmények és társaságok által már használt ingatlanvagyon kivételével járó feladatok ellátása. Az intézményi ingatlanok vonatkozásában elvégzi a karbantartási, hibaelhárítási, felújítási feladatokat. Az önkormányzati ingatlanvagyon kataszter nyilvántartása, vezetése, karbantartása, forgalomképes ingatlanvagyon kezelése, az Önkormányzat Közgyűlésének jóváhagyása alapján hasznosítása, az Önkormányzat Vagyonrendelete szerinti 6

7 értékesítése A lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek, földterületek nyilvántartása, a bérbeadói feladatok ellátása A portfoliós vagyon kezelése, infrastrukturális ingatlanfejlesztés A városfejlesztési program kidolgozásában való közreműködés Az önkormányzati lakás- és helyiséggazdálkodáshoz, a vagyongazdálkodáshoz a szükséges és kívánt adatok szolgáltatása A bérleti, haszonbérleti szerződések megkötése Vita esetén a szükséges bírósági eljárások lefolytatása, a perekben az Önkormányzat képviseletében és megbízásából való eljárás A bérleti, haszonbérleti díjak beszedése A bérleti díjhátralékok behajtásáról való folyamatos gondoskodás A bérlemények rendeltetésszerű használatának ellenőrzése, a megüresedett, hasznosítható ingatlanok újrahasznosításáról való gondoskodás Az illegális lakáshasználat megszüntetése érdekében intézkedés tétele A visszaadott bérlemények szerződéseinek felbontása, az előírásoknak megfelelően történő visszavétele Az üzemeltetési feladatok ellátása az önkormányzati tulajdonú lakás és nem lakás állomány tekintetében: - Biztosítja a házfelügyelői szolgáltatásokat. - Gondoskodik az épületek és azok környezete tisztántartásáról. - Gondoskodik a környezet szépítéséről, védelméről. - Gondoskodik a házirend rendelkezéseinek betartásáról és betartatásáról. - Gondoskodik a lakóházak tűz- és vagyonvédelméről, a biztonságtechnikai követelmények betartásáról. Az épületállomány és az önkormányzati intézmények karbantartásáról, felújításáról, az azonnali beavatkozást igénylő hibák elhárításáról, a megelőző karbantartási munkák ellátásáról való gondoskodás A karbantartás terén az általánosan elvárható karbantartási színvonal biztosítása Készenléti szolgálat fenntartásáról való gondoskodás az egyes meghibásodások elhárítására Megbízás esetén a felújítások folyamatos megvalósításáról való gondoskodás, a pénzügyi keret és terv határai között A vegyes tulajdonú épületekben az önkormányzati tulajdoni hányad kezelésével kapcsolatosan tulajdonosi feladatok ellátása, az önkormányzati tulajdoni hányad arányában a fenntartási és felújítási költségekhez való hozzájárulás A végrehajtási eljárásokban való közreműködés, az eljárás költségeinek a kötelezettől 7

8 való behajtása MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. A Részvénytársaság éves tervet készít, amelynek a város költségvetésével összefüggő, szükség szerinti részletezésű kivonatát az egyedüli részvényes, a Miskolc Holding Önkormányzati Vagyonkezelő Zrt. elé terjeszt. A megtárgyalt tervjavaslat alapján a Részvénytársaság elkészíti a végleges üzleti tervet, amelyet az Önkormányzat költségvetési rendeletével összhangban hagy jóvá. III. A MIK ZRT. IRÁNYÍTÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE 1. A Legfőbb Szerv A MIK Zrt. legfőbb szerve a Miskolc Holding Zrt Igazgatósága. A Legfőbb Szerv kizárólagos hatáskörébe tartozik: a) Döntés ha törvény eltérően nem rendelkezik az alapító okirat megállapításáról és módosításáról b) Döntés a Részvénytársaság működési formájának megváltoztatásáról c) A Részvénytársaság átalakulásának és jogutód nélküli megszűnésének elhatározása d) A Vezérigazgató, a Felügyelő Bizottság tagjainak, a könyvvizsgálónak a megválasztása, visszahívása, díjazásának megállapítása e) A számviteli törvény szerinti beszámoló jóváhagyása f) Döntés ha e törvény eltérően nem rendelkezik osztalékelőleg fizetéséről g) Döntés a nyomdai úton előállított részvény dematerializált részvénnyé, illetve a dematerializált részvény nyomdai úton előállított részvénnyé történő átalakításáról h) Az egyes részvénysorozatokhoz fűződő jogok megváltoztatása, illetve az egyes részvényfajták, osztályok átalakítása i) Döntés ha e törvény másként nem rendelkezik az átváltoztatható vagy jegyzési jogot biztosító kötvény kibocsátásáról j) Döntés ha e törvény eltérően nem rendelkezik az alaptőke felemeléséről k) Döntés ha e törvény eltérően nem rendelkezik az alaptőke leszállításáról l) Döntés a jegyzési elsőbbségi jog gyakorlásának kizárásáról m) Döntés minden olyan kérdésben, amit törvény vagy az alapszabály a közgyűlés kizárólagos hatáskörébe utal A Gt m.) pontjában foglalt felhatalmazás alapján a Legfőbb Szerv kijelölten kizárólagos hatáskörébe tartozó kérdések: a) döntés a Felügyelőbizottság működését szabályozó ügyrend jóváhagyásáról; 8

9 b) döntés a társaság elleni csőd-, a felszámolási és a végelszámolási eljárás kezdeményezéséről; c) döntés minden olyan ügylet, szerződéskötés, vagy egyéb kötelezettségvállalás jóváhagyásáról, amelynek ügyleti értéke (ugyanazon ügyfél vagy szerződő partner esetén, tárgyéven belül összevontan is értve) az ,- azaz Ötmillió - Ft-ot meghaladja. A beszerzések ügyleti értékének megállapításakor a Közbeszerzésekről szóló tv. mindenkor hatályos rendelkezései az irányadóak. Elidegenítés esetén az ügylet tárgyára vonatkozó ügyleti érték és a Zrt. könyveiben szereplő un. nyilvántartási érték eltér egymástól, úgy a hatáskör megállapításánál a magasabb érték az irányadó. Az ügylethez, vagy szerződéskötéshez, illetve kötelezettségvállaláshoz szükséges jóváhagyást az ügylet, vagy szerződéskötés, illetve kötelezettségvállalás teljesítése előtt kell megkérni, és beszerezni a Legfőbb Szervtől. Az ügyletet, vagy szerződés megkötését, illetve kötelezettség vállalását csak ezt követően lehet érvényesen megtenni. A c.) pont esetében és Ft azaz: ötmillió.- és ötvenmillió.- forint közötti összeghatárban a Legfőbb Szerv hatáskörét az alapító munkaszervezetének vezetését ellátó vezérigazgató ( cégigazgató) gyakorolja. Abban az esetben, ha az alapítónál a cégvezetői tisztség nincs betöltve, a jogkört az alapító Igazgatóságának elnöke gyakorolja. d) ügyleti értéktől függetlenül minden olyan jogügylet (szerződés, egyoldalú jognyilatkozat) megkötésének a jóváhagyása, amelyet a Részvénytársaság olyan harmadik személlyel köt, vagy olyan harmadik személyre vonatkozik: - amelyben a Részvénytársaság vezérigazgatója, bármely felügyelőbizottsági tagja, bármely vezető állású munkavállalója vagy ezek közvetlen hozzátartozója tulajdonosi részesedéssel rendelkezik, operatív irányító vagy ellenőrző keretében tisztséggel rendelkezik, illetve ha harmadik szerződéskötő fél maga a Részvénytársaság vezérigazgatója, felügyelőbizottsági tagja, bármely vezető állású munkavállalója, - továbbá minden olyan ügylet megkötésének jóváhagyása, amely a vezető tisztségviselők fokozott felelősségére tekintettel nyilvánvalóan indokolttá teszi a Legfőbb Szerv jóváhagyását, mivel a fenti bekezdésben említett személyek érdekeltsége a megkötendő ügylet tartalma vagy teljesítése vonatkozásban okszerűen felvethető, vizsgálandó, - minden ingyenes átruházás, támogatás nyújtása, - szavazat leadása a Zrt. részvételével működő társaságok taggyűlésében, - a Zrt. részvételével működő társaság vagy társadalmi szervezet alapítása, vagy ilyen társaságba, társadalmi szervezetbe történő belépés, alapítvány létrehozása, vagy működő alapítványhoz való csatlakozás. Az a.)-tól d.)-ig meghatározott azon esetekben, ahol sürgősség miatt a Legfőbb Szerv hozzájárulásának megadása miatti késedelem a Zrt.-t kárral fenyegeti, az ügylet, vagy szerződéskötés, illetve kötelezettségvállalás végrehajtható azzal a feltétellel, hogy a végrehajtás során írásban kinyilvánításra, vagy szerződésben beépítésre kerül az a feltétel, 9

10 hogy az ügylet, szerződéskötés, kötelezettségvállalás kizárólag a Legfőbb Szerv jóváhagyó határozatának meghozatalával lép hatályba. A Gt. 22. (4) bek-re utalva az általános szabályokhoz képest a Részvénytársaság egyszemélyes jellegére megengedett hatáskörelvonásnak minősül azon lehetőség gyakorlása, hogy a Legfőbb Szerv a Részvénytársaság ügyvezetését bármely kérdésben írásban utasítsa. 2. A Vezérigazgató A Vezérigazgató a MIK Zrt. vezető állású munkavállalója. A Vezérigazgatóval kapcsolatos munkáltatói jogokat a Miskolc Holding Zrt. cégvezető-vezérigazgatója gyakorolja, a megválasztás és visszahívás kivételével. Irányítja a MIK Zrt. munkaszervezetét a vonatkozó jogszabályok, az Alapító Okirat, a jelen SZMSZ, a Legfőbb Szerv határozatainak keretei között, és gyakorolja a munkáltatói jogokat. A Vezérigazgató általános képviseleti joggal rendelkezik. A Vezérigazgató dönt az Ft, azaz ötmillió forint alatti visszterhes jogügyletek megkötéséről. A Vezérigazgató saját hatáskörben dönt mindazokban az ügyekben, amelyeket a jelen SZMSZ, és az ellenőrzött gazdasági társaságok létesítő okiratai a hatáskörébe utalnak. 3. Az értekezletek rendje Vezetői értekezlet: A vezetői értekezlet a Vezérigazgató vezetésével működő javaslattevő, véleményező, döntéselőkészítő és döntéshozó fórum. A vezetői értekezlet döntései a résztvevő vezetőkre kötelező érvényűek. A vezetői értekezletre havi rendszerességgel kerül sor. A vezetői értekezlet ülését a Vezérigazgató hívja össze, illetve vezeti. Résztvevők: Vezérigazgató Műszaki Igazgató Ingatlangazdálkodási Igazgató Gazdasági vezető Társasház kezelési vezető Létesítményüzemeltetési iroda vezető Controlling vezető 10

11 Lakáshasznosítási irodavezető Helyiséghasznosítási irodavezető Jogtanácsos Jogi képviselő Projektmenedzser Főmérnök Az eseti meghívottak részvételéről a Vezérigazgató dönt. A vezetői értekezlet üléseiről a projektmenedzser által készített összefoglaló készül, amelyet az ülés résztvevői három munkanapon belül megkapnak. Az összefoglaló tartalmazza a jelenlévők nevét, a tárgyalt napirendi pontokat, az ülésen elhangzottak kivonatos tartalmát és a meghozott döntéseket. A Titkárnő az összefoglaló alapján számon tartja a határidős feladatokat, és a határidők betartására felhívja az érintett vezetők figyelmét (emlékeztető küldése) a határidő lejárta előtt nyolc nappal. A soron következő vezetői értekezleten a lejárt és teljesített, valamint a folyamatban lévő feladatokról az értekezlet résztvevői szóban kötelesek beszámolni. 4. A Felügyelő Bizottság A tulajdonosi kapcsolattartás fóruma a Felügyelő Bizottság, amely a MIK Zrt. működésének a tulajdonos számára történő ellenőrzését látja el. Ellenőrzi a Társaság működését, az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodást. A Felügyelő Bizottság a jogait és kötelezettségeit az Ügyrendjében foglaltaknak megfelelően testületként gyakorolja. Ügyrendjét az alakuló ülésén fogadja el. A Társaság működésének, valamint az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzése keretében a Felügyelő Bizottság vagy annak tagja a Felügyelő Bizottság Elnöke útján a Vezérigazgatótól és a társaság vezető állású munkavállalóitól felvilágosítást kérhet, amelynek az Alapító Okiratban, valamint a Felügyelő Bizottság Ügyrendjében meghatározott módon és határidőn belül eleget kell tenni. A Felügyelő Bizottság a Társaság könyveit és iratait szükség esetén szakértők bevonásával megvizsgálhatja. A Felügyelő Bizottság a számviteli törvény szerinti beszámolóról és az adózott eredmény felhasználásról szóló vezérigazgatói javaslatra vonatkozóan írásbeli jelentést készít, melyet a Legfőbb Szerv ülésén ismertetni kell. Ha a Felügyelő Bizottság megítélése szerint a Vezérigazgató tevékenysége jogszabályba, az Alapító Okiratba, illetve a Legfőbb Szerv határozataiba ütközik, vagy egyébként sérti a 11

12 Társaság érdekeit, összehívja a Legfőbb Szerv rendkívüli ülését, és javaslatot tesz annak napirendjére, illetve kezdeményezi a Tulajdonos döntését. A Felügyelő Bizottság feladatai elvégzéséhez szükséges feltételek biztosításáról a Vezérigazgató gondoskodik. 5. A Könyvvizsgáló A Társaságnál független Könyvvizsgáló működik. A független Könyvvizsgáló jogállására, működésére, jogaira és kötelezettségeire a gazdasági társaságokról szóló törvény, a számviteli törvény, a társaság Alapító Okirata, a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról és a könyvvizsgálói tevékenységről szóló törvény, valamint a Társaság és a Könyvvizsgáló között kötött szerződésben foglaltak az irányadók. IV. A MIK ZRT. MUNKASZERVEZETE 1. A MIK Zrt. szervezeti felépítése A MIK Zrt. munkaszervezetét a Vezérigazgató irányítja. A Vezérigazgatót távollétében az alábbi személyek helyettesíthetik az erre vonatkozó kijelölés alapján: Műszaki igazgató Ingatlangazdálkodási igazgató Gazdasági vezető A Vezérigazgató közvetlen irányítása alatt áll: Titkárság Projektmenedzser Jogi Iroda Műszaki Igazgató Ingatlangazdálkodási Igazgató Gazdasági vezető A szakterületek vezetőinek közvetlen szakmai irányítása alatt állnak a területükhöz tartozó szervezeti egységek. A vezetők feladatkörébe tartozik a Vezérigazgató által meghatározott feladatok 12

13 végrehajtása, a beosztott munkavállalók irányítása, valamint a feladatok végrehajtásának ellenőrzése. A vezetők javaslattételi, véleményezési, irányítási hatáskörrel rendelkeznek. A vezetőket a beosztottaikra vonatkozóan megilleti az írásbeli és szóbeli utasítás joga. A MIK Zrt. munkaszervezetének ábráját az 1. számú melléklet tartalmazza. 2. A Vezérigazgató Tevékenységének célja A Részvénytársaság gazdaságos működtetése és fejlesztése, a Részvénytársaság gazdasági erejének növelése. Feladatai különösen a következők: Irányítja a Társaság operatív tevékenységét. Előkészíti a részvényes igazgatósági ülésének napirendjén szereplő ügyekkel kapcsolatos előterjesztéseket. Biztosítja a könyvvizsgáló működési feltételeit és minden szükséges adatot rendelkezésére bocsát. Végrehajtja a részvényes mint Legfőbb Szerv határozatait. Önállóan jegyzi a céget. Kapcsolatot tart az Önkormányzattal, és képviseli a Részvénytársaság érdekeit. Végrehajtja az Önkormányzatnak a Részvénytársaságra vonatkozó döntéseit. Ellátja a mindenkori munkaszerződésében meghatározott feladatokat. Köteles minden olyan tényt a részvényes Igazgatósága, valamint a Felügyelő Bizottság tudomására hozni, amely a Részvénytársaság működését veszélyezteti. Megszervezi a Részvénytársaság működését, elkészítteti és jóváhagyja az ehhez szükséges szabályokat, előírásokat, amit a törvény nem utal az Igazgatóság, illetve a Közgyűlés hatáskörébe. Elkészítteti, illetve jóváhagyás céljából a részvényes Igazgatósága elé terjeszti a Részvénytársaság szervezeti felépítését és működési szabályzatát. A dolgozók képviselőivel a szakszervezettel megköti a részvényes Igazgatóságának felhatalmazása alapján a Kollektív Szerződést (beleértve a bérezési és ösztönzési rendszert), gondoskodik annak folyamatos karbantartásáról, és megszervezi annak végrehajtását. Gyakorolja a munkaszervezet dolgozóival kapcsolatban a munkáltatói jogokat, így dönt helyettesítési kérdésekben. A dolgozói elbocsátás, munkaerő-felvétel kizárólagos hatáskörébe tartozik az illetékes területvezetőnek, valamint a Humán-erőforrás menedzsernek a javaslata alapján. A Részvénytársaság éves mérlegét a részvényes elé terjeszti, javaslatot tesz a nyereség 13

14 felhasználására. Gondoskodik a leltározás rendjének kidolgoztatásáról. Elkészítteti, illetve jóváhagyásra a részvényes Igazgatóságának előterjeszti a Részvénytársaság távlati tervét, valamint éves terveit. Kidolgoztatja a Részvénytársaság adatszolgáltatási munkáját, kidolgoztatja belső információs rendszerét. Kidolgoztatja az iratkezelés rendjét, és biztosítja annak előfeltételeit. Kidolgoztatja, és jóváhagyja a Részvénytársaság fejlesztésének terveit, beruházási terveket, dönt azok megvalósításáról. Felügyeli a gépek és energetikai berendezések biztonságtechnikai és tűzrendészeti előírásainak betartását és az ezzel kapcsolatos intézkedéseket. Biztosítja a vezetői ellenőrzés feltételeit, és intézkedéseket tesz az észrevételek realizálására. A vezetői ellenőrzés éves programját jóváhagyja, végrehajtásában közreműködik, illetve azt számon kéri. Biztosítja a munkavállalók részére a foglalkozás-egészségügyi szolgálat működésének feltételeit. Döntési joga van minden olyan ügyben, amely nem tartozik az egyedüli részvényes mint a Társaság legfőbb szerve hatáskörébe; a Részvénytársaság pénzügyi és számviteli politikájára vonatkozóan; szabadalmak, licencek vételéről és az újítási javaslatok díjazásának meghatározására vonatkozóan. 3. A Vezérigazgató közvetlen irányítása alá tartozó munkavállalók, szervezeti egységek 3.1 A Titkárság A titkárság a MIK Zrt. szervezetében közvetlenül a vezérigazgató irányítása alatt áll. Élén a Titkárnő áll, aki közvetlenül a vezérigazgatónak alárendelten működik, a Vezérigazgató nevezi ki, illetve gyakorolja fölötte a munkáltatói jogokat. Távollétében a Vezérigazgató által kijelölt személy helyettesíti. A Titkárság szervezete: Titkárnő- asszisztens Iktatók 14

15 Feladatok különösen: Ellátja a vezetői értekezletnek és a felügyelő bizottság üléseinek az előkészítésével kapcsolatos feladatokat A Vezérigazgató mellett a titkárnői teendők ellátása Közreműködik a vezérigazgató és a felügyelő bizottság részére érkezett megkeresésekre adandó válaszok előkészítésében A vezetői értekezleteken készült dokumentumok nyilvántartása A döntés-előkészítő dokumentumok nyilvántartása Segíti a vezérigazgatót a képviseleti feladatok ellátásában, intézi a programok egyeztetését, koordinálja a közvetlenül megküldött megkeresésekre adandó válaszok tervezetének előkészítését; Elősegíti a vezérigazgató külső szervekkel való kapcsolattartását A postával/postázással kapcsolatos feladatok ellátása (a postai anyagok átvétele, továbbítása, napi postabontás, a postázás előkészítése) A Társasághoz érkező banki anyagok átvétele, kezelése, illetve a végfelhasználó részére történő továbbítása Végrehajtja a mindenkor hatályos Iratkezelési Szabályzatban foglalt feladatokat, elvégzi az irattári tervek és az iratkezelési előírások összehangolását, működteti az irattárat. A titkárnő és az iktatók feladatait részletesen a munkaköri leírásuk tartalmazza. 3.2 A Projektmenedzser Jogállása Tevékenységét munkaviszonyban, vagy megbízási jogviszonyban látja el. A Vezérigazgató nevezi ki, illetve gyakorolja a munkakörével kapcsolatos munkáltatói jogokat. Feladatait kapcsolt munkakörben látja el. Megbízási jogviszony esetén a megbízási szerződést a Vezérigazgató köti. Távollétében a Vezérigazgató által kijelölt személy helyettesíti. Feladatai különösen: A Részvénytársaság minőségirányítási rendszerének, minőségügyi dokumentációs rendszerének (minőségügyi kézikönyv, minőségirányítási eljárások, munkautasítások, bizonylatok) kialakítása, bevezetése, karbantartása, illetve fejlesztése. A minőségpolitika, minőségügyi célok megismertetése és elfogadtatása az alkalmazottakkal, a 15

16 Részvénytársaság minőségpolitikájának megvalósítása. Így különösen: A minőségirányítási rendszer irányítása, hatékony működtetése és ellenőrzése A vezetők támogatása a szerződésekkel kapcsolatos minőségbiztosítási kérdésekben (a szükséges minőségügyi intézkedések meghatározása) Alvállalkozók megbízása esetén az alvállalkozó által foganatosítandó minőségbiztosítási intézkedések felügyelete, ellenőrzése Minőségi hiányosságok esetén a vezetőség tájékoztatása, a foganatosított javító intézkedések felügyelete A belső minőségügyi felülvizsgálatok (auditok) tervezése, irányítása Az üzemi minőségügyi megbízottak, belső auditorok szakmai irányítása A minőségügyi képzések megszervezése, lebonyolítása Minőségügyi témakörökben kapcsolattartás a partnerekkel, külső szervezetekkel, hatóságokkal A vezetőség tájékoztatása a minőségbiztosítási intézkedések igazolt végrehajtásáról, a minőségirányítási rendszer alkalmazhatóságáról, működésének hatékonyságáról A vezetőségi átvizsgálások előkészítése, a vezetőségi átvizsgálások során hozott intézkedések felügyelete, nyomon követése. Minőségbiztosítási és információbiztonsági rendszerek aktualizálásáról való gondoskodás. A vezérigazgató által rábízott egyedileg meghatározott projektek irányítása koordinálása. 3.3 A Jogi Iroda Élén a Jogtanácsos áll, aki közvetlenül a Vezérigazgatónak alárendelten folytatja a tevékenységét. A Jogtanácsos ellátja a Jogi irodához tartozó munkavállalók munkájának szakmai felügyeletét, összehangolását. A Jogtanácsos a Társaság bírósági peren kívüli ügyeiben a jogi képviselővel egyeztetve szakmai irányítást végez, továbbá a Társaság bírósági peren kívüli ügyeiben, annak behajtási tevékenysége vonatkozásában, általános szakmai irányítást lát el. A Jogi Iroda bármely munkavállalóját annak távolléte esetén helyettesíti a Vezérigazgató által a Miskolc Holding Zrt. mint tulajdonos központi HR szervezetével előzetesen egyeztetett személy, az átirányított munkavállaló közvetlen irányítását ellátó vezető jóváhagyásával. A Jogi Iroda szervezete: Jogtanácsos Jogügyi előadók Jogi asszisztens 16

17 Feladatok különösen MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. Irányítja és összehangolja a jogi iroda munkáját, melynek keretében gondoskodik az alábbiakról: Adásvételi szerződések és egyéb szerződések szerkesztése, a szerződéskötéshez kapcsolódó adminisztratív munkálatok elvégzése (adatkérés, adategyeztetés, ügyfelek azonosítása) A Társaság bíróság előtti képviselete peres ügyekben Figyelemmel kíséri és végrehajtja a Miskolc Holding Zrt. jogi kabinetjének állás foglalásait, határozatait, iránymutatásait. Szükség esetén állásfoglalást, határozatot iránymutatást kér a jogi kabinettől. A Miskolc Holding Zrt. által kialakított referensi rendszeren keresztül rendszeres konzultáció a tagvállalati referenssel az összehangolt és egységes jogértelmezés és jogalkalmazás érdekében. Elkészíti a szükséges jelentéseket a referens részére. Jogi állásfoglalások kialakítása és készítése a Társaság más egységeinek jogi problémáival kapcsolatban Szakvélemény megfogalmazása az iroda megkeresése esetén Rendszeres jogi tanácsadás a vezetés által igényelt témakörökben Segítségnyújtás az egyes szervezeti egységek jogértelmezési kérdéseiben Belső szabályzatok aktualizálásáról való gondoskodás, a belső szabályzatok, utasítások szerződések jogi szempontú véleményezése A Társaság által kötött szerződések jogi szempontú véleményezése, szignálása Határozatok módosítása, szerkesztése, a jogszabályi háttér felkutatásával egyidejűleg határozatok egységes szerkezetbe foglalása Közgyűlési és egyéb önkormányzati bizottsági előterjesztések véleményezése Ügyfélfogadás hétköznapokon munkaidőben, rendszeres kapcsolattartás az ügyfelekkel. Teljes körű tájékoztatás, konkrét ügyekben segítségnyújtás a személyesen megjelenő és telefonon érdeklődő ügyfelek számára. Rendszeres kapcsolattartás a társaság társosztályaival, szükség szerint információk adása az eredményesebb munkavégzés érdekében Iratminták megszerkesztése a jogi iroda és más osztályok számára, illetve megkeresés esetén a más osztályok által szerkesztett okiratok jogi szempontú áttekintése A vezérigazgató által kiadott feladatok elvégzése Elősegíti a Miskolc Megyei Jogú Város forgalomképes ingatlanvagyonával kapcsolatos peres eljárásokban történő képviselet ellátását a megbízott jogi képviselő útján 17

18 A jogi képviselő részére előkészíti a peres, ill. peren kívüli (fizetési meghagyás, végrehajtás) ügyiratokat, rendszeres kapcsolatot tart a társaság megbízott jogi képviselőjével Az iroda számítógépes ügyiratkezelése, iktatás, a kimenő posta előkészítése, kimutatások készítése Rendszeres kapcsolattartás a Miskolc Holding Zrt. Jogi Kabinetjével. Havi jelentések leadása a kabinet részére Az iroda működéséhez szükséges igények, megrendelések továbbítása a beszerzés részére Döntési joga a tevékenységből eredő és a hatáskörébe tartozó szerződések előkészítésére terjed ki. Az egyes munkatársak részletes feladat és hatáskörét munkaköri leírásuk tartalmazza adatvédelmi felelős Jogi, közigazgatási, informatikai, vagy ezeknek megfelelő felsőfokú végzettséggel rendelkező adatvédelmi felelős tevékenységét a vezérigazgatónak közvetlenül alárendelten, kapcsolt munkakörben végzi, a társaság Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában foglaltak szerint. Feladatai különösen: a) közreműködik, illetve segítséget nyújt az adatkezeléssel összefüggő döntések meghozatalában, valamint az érintettek jogainak biztosításában; b) ellenőrzi az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény, és az adatkezelésre vonatkozó más jogszabályok, valamint a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatok rendelkezéseinek és az adatbiztonsági követelményeknek a megtartását; c) kivizsgálja a hozzá érkezett bejelentéseket, jogosulatlan adatkezelés észlelése esetén annak megszüntetésére hívja fel az adatkezelőt vagy az adatfeldolgozót; d) gondoskodik a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat elkészítéséről; e) vezeti a belső adatvédelmi nyilvántartást; f) gondoskodik az adatvédelmi ismeretek oktatásáról, g) értesíti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot az elutasított kérelmekről évente a tárgyévet követő év január 31-éig h) gondoskodik arról, hogy az adatközlés a jogszabályoknak megfelelő módon és határidőben megtörténjen i) felelős a közérdekű adatok honlapon történő közzétételéért, az adatok helyességéért, valamint aktualitásáért 18

19 j) közzétételi lista megőrzési kötelezettségének lejártakor, a közzétételi egységeket átadja a központi elektronikus jegyzék működtetőjének k) gondoskodik a belső adatvédelmi nyilvántartás vezetéséről Közbeszerzési koordinátor Munkáját a vezérigazgatónak közvetlenül alárendelten, kapcsolt munkakörben végzi. A társaság közbeszerzési eljárásait a Közbeszerzési Szabályzatnak megfelelően a Miskolc Holding Zrt. Közbeszerzési csoportja látja el. A közbeszerzési koordinátor a Közbeszerzési Szabályzatban foglaltak szerint részt vesz a közbeszerzési eljárások előkészítésében, szorosan együttműködik az eljárást lefolytató megbízottal. Az eljárás lefolytatását követően az iratkezelési szabályoknak megfelelően gondoskodik a közbeszerzéssel kapcsolatos iratok biztonságos más iratoktól elkülönített elhelyezéséről, kezeléséről és adott esetben megőrzéséről. 4. A Műszaki Igazgatóság és a Műszaki Igazgató Élén a Műszaki Igazgató áll, aki a Vezérigazgató közvetlen irányításával folytatja tevékenységét. Jogállása A Vezérigazgató nevezi ki, illetve gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. A Vezérigazgatót helyettesíti távollétében erre vonatkozó kijelölés alapján. Távolléte esetén a hozzátartozó egységek vezetői helyettesítik a saját hatáskörükbe tartozó területeken. A Műszaki Igazgatóság szervezete: Ingatlan-nyilvántartási és Vállalkozási Iroda Építési és Karbantartási Főmérnökség Társasház kezelőség Létesítményüzemeltetési Iroda A Műszaki Igazgató A MIK Zrt. és a Műszaki Igazgatóság eredményes működésének elősegítése A Vezérigazgató tevékenységének segítése érdekében az Igazgatóság irányítása Feladatai különösen: A MIK Zrt. Szervezeti és Működési Szabályzatának előírásai, érvényes és hatályos rendelkezései és egyéb utasításai alapján szervezi, irányítja és ellenőrzi a beosztott 19

20 dolgozók munkáját. MIK Miskolci Ingatlangazdálkodó Zrt. Előkészíti, végrehajtja az ingatlanfejlesztés, beruházás, bonyolítás, létesítményüzemeltetés, társasházkezelés, ingatlan-nyilvántartás körében hozott döntéseket. Munkavégzése során elősegíti, illetve irányítja az ipari parkok fejlesztési, üzemeltetési tevékenységét. Az Igazgatóság kezelésben lévő épületvagyon felújítási koncepcióját kidolgozza, az elemző, értékelő anyagokat véleményezi. Kapcsolatot tart széles körben, de kiemelten Miskolc Megyei Jogú Város hivatali és versenyszférában tevékenykedő beruházási, üzemeletetési tevékenységet végző szervezeteivel. Operatív munkakapcsolatot alakít ki regionális, országos és európai uniós területfejlesztési hatóságokkal, ügynökségekkel, a partnervárosok és szakmai partnerintézmények szervezeteivel. Teljesíti tájékoztatási kötelezettségét az Igazgatóságot érintő egyéb ügyekben a Vezérigazgató részére. Ellátja az összes a MIK Zrt. tevékenységével összefüggő feladatot, amelyre a Vezérigazgató megbízást ad. Az ügyfelekkel való tárgyalás körében: pontos és a jogszabályoknak, utasításoknak megfelelő tájékoztatást nyújt; az ügyfelek véleményét, bejelentését rögzíti, intézkedik a megoldásra vagy a továbbításra. Döntési joga a tevékenységből eredő és a hatáskörébe tartozó szerződések előkészítésére terjed ki. 4.1 Ingatlan-nyilvántartási és Vállalkozási Iroda Az Irodát közvetlenül a Műszaki Igazgató irányítja. Jogállása A Vezérigazgató nevezi ki, illetve gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. Távolléte esetén az Irodavezető helyettes helyettesíti. Az Ingatlan-nyilvántartási és vállalkozási iroda szervezete: projektmenedzserek Projektmérnökök Nyilvántartó előadók Titkárnő/Asszisztens 20