Szervezeti- és Működési Szabályzat

Átírás

1 Plum Pudding Óvoda Szervezeti- és Működési Szabályzat

2 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék 2 1. Bevezető A Szervezeti es Működési Szabályzat célja A vonatkozó jogszabályok 3 2. Az intézmény alapadatai 4 3. Az óvoda működési rendje Az óvoda nyitvatartási rendje A vezető benntartózkodásának rendje Az egyes munkatársak munkarendje Az óvodapedagógusok munkarendje A nem pedagógus munkatársak munkarendje Az alkalmazottak távolmaradása A helyettesítés rendje, elvei Hivatali titkok megőrzése Nyilatkozattétel a nyilvánosság felé A pedagógiai munka belső ellenőrzési rendje Az intézményben tartózkodás rendje Az óvodai létesítmények és helyiségek használati rendje Az épület használati rendje Az udvar használati rendje Az óvoda irányítási rendje Az Óvoda szervezeti egységei A vezető és a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendje, formája A vezetők közötti feladatmegosztás Az óvoda kapcsolattartási rendszere Az Óvoda és a család kapcsolata Az Óvoda és a szülői szervezet kapcsolata Az Óvoda és a külső szervezetek kapcsolata A kommunikálás lehetséges technikái Az óvodai ünnepélyek Óvodán kívüli események Egészségügyi rendelkezések Gyermekeket védő-óvó előírások Intézményt védő-óvó előírások Rendkívüli események esetén szükséges teendők Felvilágosítás az intézményről Az intézmény területén folytatott reklámtevékenység Kiadmányozás, utalványozás, aláírás, pecséthasználat A Szervezeti és Működési Szabályzat felülvizsgálatának rendje A Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletei és függelékei Az SZMSZ melléklete Az SZMSZ függelékei A Szervezeti és Működési Szabályzat elfogadása 12 SZMSZ melléklete: Iratkezelési szabályzat 13 2

3 1. Bevezető 1.1. A Szervezeti és Működési Szabályzat célja A Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) a Közoktatásról szóló Évi LXXIX. Törvény és a 11/1994. (VI.08) MKM rendelet elveinek megfelelően meghatározza és szabályozza az intézmény tevékenységét, szervezeti felépítését, irányításának rendjét, működésének folyamatait, belső és külső kapcsolataira vonatkozó rendelkezéseket, valamint azokat a rendelkezéseket, amelyeket jogszabály nem utal más hatáskörbe. Az SZMSZ az intézmény nevelési programjában rögzített cél- és feladatrendszer racionális és hatékony megvalósítását szabályozza. Biztosítja az alapfeladatok elvégzését és kötelezettséget jelent a benne foglaltak végrehajtására. Az intézmény munkáját: az alapító okiratban foglaltak, a Plum Pudding Óvoda Nevelési Programja, az intézményi minőségirányítási program, az éves munkaterv, a nevelési tervek, és e szabályzat alapján végzi. Az SZMSZ, a melléklete, valamint a függelékben található egyéb belső szabályzatok hatálya kiterjed az intézmény valamennyi alkalmazottjára és az intézménnyel szerződési jogviszonyban állókra A vonatkozó jogszabályok A Szervezeti és Működési Szabályzat az alább felsorolt jogszabályok figyelembe vételével készült: évi CXC. törvény a nemzeti köznevelésről 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet évi LXXIX törvény a közoktatásról 138/1992. (X.8.) évi kormányrendelet a Kjt. Végrehajtásáról a közoktatási intézményekben 217/1998. (XII.30.) Kormányrendelet az államháztartás működési rendjéről 37/2001. (X.12.)OM rendelet a katasztrófák elleni védekezésről 11/1994. (VI.8) MKM rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről 137/1996.(VII. 28.) Korm. rendelet az Óvodai nevelés országos alapprogramjának kiadásáról évi XXXI. Törvény a gyermekek védelméről évi XLII. Törvény a nemdohányzók védelméről 3/2002. évi (II.15.) OM rendelet a közoktatás minőségirányításáról és minőségfejlesztéséről évi XCIII. Törvény a munkavédelemről 37/2001. évi (X.12.) OM rendelet a katasztrófa védelemről 26/1997. évi (IX.3.) NM rendelet az iskola egészségügyi ellátásáról 14/1994. évi (VI.24) MKM rendelet a képzési kötelezettségekről és a pedagógiai szakszolgálatról 119/2003. évi (VIII.14.) kormányrendelet az általános gyermek és ifjúsági balesetbiztosításról évi LXIII. Törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról 3

4 2. Az intézmény alapadatai Az intézmény megnevezése Plum Pudding Óvoda Az intézmény besorolása Nevelési intézmény Az intézmény típusa Óvoda Az intézmény OM azonosítója Az Óvoda székhelye 1022, Budapest, Herman Ottó u. 22. Az Óvoda telefonszáma Az Óvoda weboldala Alapítás kelte március 8. Alapító és Fenntartó szerv neve és címe Plumtree Oktató és Szolgáltató Kft Dunakeszi, Kolozsvár u. 19/4. 3. Az Óvoda működési rendje 3.1. Az Óvoda nyitva tartása Az óvoda egész évben nyitva tart, kivéve a magyar ünnepnapokat, augusztus első két hetét és a karácsonyi szünetet. Az óvoda nyitva tartása A félnapos ellátás hétfőtől péntekig ig tart. Az egész napos ellátás hétfőtől péntekig ig tart A vezető benntartózkodásának rendje Az óvoda vezetője hetente váltott időszakban , illetve 9-17 óra között hétfőtől csütörtökig tartózkodik az Óvodában Az egyes munkatársak munkarendje Az óvodapedagógus munkarendje Az óvodapedagógus időbeli működését a munkarend biztosítja, mely az éves munkaterv melléklete. Munkaideje heti 40 óra, kötelező óraszámuk csoportban 32 óra. Feladataikat a munkaköri leírásuk tartalmazza A nem pedagógus munkatársak munkarendje 4

5 Az óvoda dolgozóinak munkarendjét és munkaidő beosztását az óvoda teljes nyitva tartása határozza meg. Munkájukat heti 40, napi 8 órában végzik. Beosztásukat a munkarend tartalmazza, mely szükség szerint módosítható Az alkalmazottak távolmaradása Az alkalmazott a távolmaradását és annak okát a törvényi előírásoknak megfelelően, 15 nappal korábban köteles bejelenteni. Az alkalmazott a rendkívüli távolmaradást és annak okát a lehető legrövidebb időn belül (24 óra) köteles jelenteni az óvodavezetőnek avégett, hogy gondoskodni lehessen a gyors es szakszerű helyettesítésről A helyettesítés rendje, elvei Az óvodapedagógust a saját csoportjában dolgozó másik óvodapedagógus helyettesíti. Hosszantartó helyettesítés esetén ügyelni kell a vállalási készségre, valamint a feladatok megtartható minőségi végzésére, anyagi, erkölcsi kihatására. A helyettesítés elvei vonatkoznak a nem pedagógus munkakörben foglalkoztatottakra is Hivatali titkok megőrzése 1) Az óvoda valamennyi dolgozója köteles a hivatali titkot megtartani. 2) A hivatali titok megsértése fegyelmi vétségnek minősül. 3) Az óvodában hivatalos titoknak minősül 3.1) amit a jogszabály annak minősít; 3.2) a dolgozó személyes adatvédelmével, bérezésével kapcsolatos adatok; 3.3) a gyermekek es a szülők személyiségi jogaihoz fűződő adatok; 3.4) amit az óvoda vezetője írásos vezetői utasítás formájában annak minősít az óvoda jó hírnevének megőrzése, továbbá az intézmény zavartalan működése szempontjából Nyilatkozattétel a nyilvánosság felé A tömegtájékoztatási médiumok képviselőinek adott mindennemű felvilágosítás nyilatkozatnak minősül. Az óvodát érintő kérdésekben a tájékoztatásra, illetve nyilatkozattételre az óvodavezető vagy a Fenntartó képviselője jogosult. A nyilatkozattevőnek joga van, hogy a vele készített riport, interjú anyagát a közlés előtt megismerje A pedagógiai munka belső ellenőrzési rendje 1) Az óvodavezető az Óvoda munkaterve alapján a pedagógiai munka eredményessége es az intézmény zavartalan működése érdekében rendszeresen ellenőrzi és értékeli az alkalmazottak munkáját. 2) Az óvodapedagógusok értékelése az Óvoda Minőségirányítási Programjának teljesítményértékelő szempontjai alapján történik. 3) Az ellenőrzési ütemterv a minden év szeptemberében elkészítendő munkatervben szerepel. 4) Az ellenőrzés kiterjed a munkaköri feladatok elvégzésének módjára, minőségére és a munkafegyelemmel összefüggő kérdésekre. 5) Az ellenőrzés fajtái: 5.1) tervszerű, előre rögzített szempontok szerinti ellenőrzés; 5.2) spontán, alkalomszerű ellenőrzés. 5

6 6) Az ellenőrzés tapasztalatait szóban és esetenként írásban értékelni kell. Az általános tapasztalatokról feljegyzést kell készíteni, melyet a nevelőtestülettel ismertetni kell. 7) Az ellenőrzéseket az óvodavezető végzi, de vezetői felhatalmazással célvizsgálatot végezhet a külön feladattal megbízott a nem pedagógus munkakörben dolgozó munkatárs is Az intézményben tartózkodás rendje Azon személyek esetében, akik nem az óvoda alkalmazottai, az óvodában tartózkodás rendjét a Házirend tartalmazza. Az óvodaépület helységeinek és berendezéseinek külső használók részére történő átengedése indokolt esetben, alapvetően a nyitvatartási időn kívül, kizárólag csak a vezetővel létesített írásos szerződés alapján lehetséges. Az óvoda konyháját és az intézmény dolgozói részére fenntartott mellékhelységeit csak nyitvatartási időben és csak érvényes egészségügyi könyvvel rendelkezők használhatják. Az óvoda területéről és különösen az épületből a ki- és beléptetést, a biztonsági rendszer ki és bekapcsolását csak az intézmény dolgozója láthatja el. A nyitvatartási időn kívüli tevékenységeket az óvoda vezetője külön, írásban, az érintetteket tájékoztatva szabályozza (pl. takarítóvállalat, áruszállítás, közművek). Kizárólag csak az óvodavezető adhat engedélyt Az óvoda pedagógiai munkájának megfigyelésére Az óvoda bármely működésének megfigyelésére. Ha az óvodába idegen érkezik, az őt fogadó alkalmazott a bemutatkozás után, amennyiben ez szükséges, őt az óvodavezetőhöz kíséri. Az óvodapedagógusokat csak hatósági, illetve nagyon indokolt esetben lehet nevelőmunkájukban megzavarni. 13) Az óvodában idegen csak az óvodavezető engedélyével tartózkodhat Az óvodai létesítmények és helyiségek használati rendje Az épület használati rendje 1) Az épület főbejáratánál címtáblát kell elhelyezni. 2) Az óvoda teljes területén, az épületben és az udvaron tartózkodó minden személy köteles: 2.1) a közösség tulajdonát védeni; 2.2) a berendezéseket rendeltetésszerűen használni; 2.3) az óvoda rendjét, tisztaságát megőrizni; 2.4) az energiával és egyéb, szükséges anyagokkal takarékoskodni; 2.5) a tűz-, baleset- és katasztrófavédelmi előírások szerint eljárni, és a szabályokat betartani; 2.6) a munka és egészségvédelmi szabályokat betartani Az udvar használati rendje Az óvoda udvarán az óvodás gyermekek csak felügyelettel tartózkodhatnak, az ott levő játékokat, létesítményeket csak óvodapedagógusi felügyelettel használhatják. Az óvoda udvara nem nyilvános játszótér, azt az óvodával jogviszonyban nem álló személyek nem használhatják. Ez alól kivételt az intézmény által szervezett rendezvényeken résztvevők képeznek Az óvoda irányítási rendje 6

7 Az óvoda szervezeti felépítése Vezető, alkalmazottak: 1) Az óvodavezető 1.1) Egyszemélyi felelős az intézmény szakszerű és törvényes működéséért, a pedagógiai munkáért és a takarékos gazdálkodásért. 1.2) Gyakorolja a munkáltatói jogokat, és dönt az intézmény működésével kapcsolatban minden olyan ügyben, amelyet jogszabály nem utal más hatáskörbe. 1.3) Feladatai: 1.3.1) A pedagógiai munka irányítása ) A munkaügyi teendők ellátása, a munkáltatói jogok gyakorlása ) A gazdálkodási feladatok elvégzése, 1.3.4) A tanügyi-igazgatási feladatok elvégzése, 1.3.5) A kapcsolattartó es koordináló tevékenység ellátása. 2.) Óvónő 3) Dajka Minden egyes munkakör részletes feladatait a vonatkozó munkaköri leírás tartalmazza Az óvoda kapcsolattartási rendszere Az Óvoda es a család kapcsolata Az óvoda rendszeres, célirányos gyakoriságú és intenzitású, kölcsönösen hasznosuló kapcsolattartásra törekszik minden egyes óvodás gyermek szüleivel és családtagjaival. Ennek érdekében az alábbiakban leírt kapcsolattartási rendszert alkalmazza. 1) A szülők és az óvodapedagógusok, valamint a nevelést segítő egyéb szakemberek között a nevelési feladatok összehangolására, illetve információ átadására az álabbi módokon, esetekben nyílik lehetőség: 1.1) személyes beszélgetésen, 1.2) rendezvényeken, 1.3) az írásbeli tájékoztatás eszközeivel (faliújság, honlap, hírlevél, stb.) Az Óvoda és a szülő kapcsolata Bármilyen probléma vagy konfliktus esetén a szülők az Óvoda vezetőjét keresik fel és próbálnak megoldást találni. Nevelési idő alatt a szülő az Óvoda nevelési programjában foglaltak szerint vehet részt az óvodai csoport tevékenységekben. Minden ilyen esetben szükséges a csoport óvodapedagógusával történő előzetes egyeztetés. A szülők az óvodapedagógusokat munkájuk közben a magánjellegű beszélgetésekkel nem zavarják. A gyermekükkel kapcsolatban információt, tájékoztatást előre egyeztetett időpontban az óvodavezetőtől vagy az óvópedagógustól kaphatnak Az Óvoda és a külső szervezetek kapcsolata Az óvoda közvetett partnereivel való kapcsolattartás rendje: 1) Az óvoda vezetője kapcsolatot tart a körzetéhez legközelebb eső bölcsödével és iskolával 1.1) Az együttműködés rendje évente kerül egyeztetésre. 1.2) A kijelölt óvodapedagógus felel a megbeszélések, határidő szervezési feladatok összehangolásáért. 2) Az óvoda vezetője együttműködik a Gyermekjóléti Szolgálattal és folyamatos kapcsolatot tart az egészségügyi ellátást biztosító szolgáltatóval. 7

8 3) Az óvoda együttműködik a kerületi Nevelési Tanácsadóval. 3.1) Az intézmények közötti kapcsolatot az óvoda vezetője tartja. 4) Az egészségügyi ellátást biztosító szolgáltatóval való kapcsolattartás. 4.1) A védőnő, orvos rendszeresen látogatja az óvodát, vezeti az egészségügyi lapokat, tetvességi vizsgálatot végez. 4.2) Az egészségügyi ellátásban fogorvos is közreműködik. 4.3) Az óvoda minden dolgozója csak érvényes egészségügyi kiskönyvvel dolgozhat. 4.4) A fenntartó szervezésében a teljes alkalmazotti kar rendszeres üzemorvosi szűrővizsgálaton köteles részt venni. 4.5) A kapcsolattartás módja: közös értekezések, írásos feljegyzések, személyes megbeszélések A kommunikálás lehetséges technikái a) Szóbeli közlés Személyes közlés Telefonos közlés b) Írásos közlés Elektronikus levél ( ) Levél SMS Feljegyzés A szülők és az óvoda képviselője által írásban rögzített feljegyzés, aminek 1-1, mindkét fél által aláírt papír-példánya a készítőket illeti. c) Internetes közlés Körlevél küldése Az óvoda által, egynél több szülő/szülői par részére szóló, az ismert (levelezőcsoportba foglalt vagy nem foglalt) címükre kiküldött elektronikus levél /üzenet. Hírlevél küldés Az Óvoda által a Szülők részére, az ismert (levelezőcsoportba foglalt vagy nem foglalt) címükre kiküldött levél/üzenet. Honlap eleres Az Óvoda honlapja/web-oldala, az amin található információk mindeni számára elérhetőek és olvashatóak, egyenes interakció lehetősége nélkül Az óvodai ünnepélyek Az óvodai ünnepélyek rendje a Nevelési Programban szabályozott. Az óvodai ünnepélyek jórészt a közösség, a társadalom intézményesített ünnepeihez igazodnak. Az óvodai ünnepélyek megünneplésének szervezési teendőit az éves munkaterv tartalmazza. Az óvodai ünnepélyek lehetnek nyilvánosak vagy zártkörűek óvodán kívüli események 8

9 Az óvodán kívüli események szervezése a munkaterv szerint történik Egészségügyi rendelkezések 6) Az Óvodába járó gyermekek intézményen belüli egészségügyi szűrését az Óvoda gyermekorvosa és a védőnő látja el. 7) A Fenntartó által biztosított feltételek mellett évente fogorvosi szűrés, látás és hallásvizsgálat történik az érintett korosztályoknál. 8) Az óvodában megbetegedő, lázas gyermeket a szülőknek az értesítéstől számított legrövidebb időn belül el kell vinni az intézményből. 9) Az óvónők gondoskodnak a beteg gyermek felügyeletéről, a szülő értesítéséről, ha szükséges, a láz csillapításáról. 10) A betegség után a gyermek csak egészségesen, emellett gyermekorvosi, szakorvosi igazolással jöhet újra óvodába. 11) Ha a gyermek balesetet szenved, szükség esetén mentőt kell hívni (azonnal orvoshoz kell vinni), és értesíteni kell a szülőt. 12) Az óvoda működése során az Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat által meghatározott szabályokat szigorúan be kell tartani. (fertőtlenítés, takarítás, mosogatás, fertőző megbetegedés jelentése, stb.). 13) Az óvoda konyhájába csak egészségügyi könyvvel rendelkező személy léphet be. 14) Az óvoda felnőtt dolgozói évenként kötelező orvosi vizsgálaton vesznek reszt, melyet a munkaegészségügyi szerződés szabályoz. 15) Az óvoda területén, helyiségeiben és kertjében tilos a dohányzás Gyermekeket védő-óvó előírások Az óvodapedagógusok és az Óvoda alkalmazottainak feladatai a gyermekek egészségének és testi épségének megőrzése érdekében: 1) A gyermekekkel az egészségük és testi épségük védelmére vonatkozó szabályokat, előírásokat, veszélyforrásokat, a tilos és elvárható magatartásformákat életkoruknak megfelelően, minden nevelési év elején ismertetni, és ennek megtörténtét dokumentálni kell. 2) Az óvoda alkalmazottai a gyermekek között a csoportszobában utcai ruhában nem tartózkodhatnak, kötelező a váltóruha, cipő használata. 3) Feladatok a gyermekbaleset bekövetkeztekor: Az óvodapedagógus gondoskodik a baleset folytán sérülést szenvedett gyermek ellátásáról, valamint a csoport többi tagjának felügyeletéről. Ha a gyermek sérülése ezt indokolja, az óvodapedagógus haladéktalanul értesíti a szülőt. Súlyos sérülés esetén az Óvoda a gyermek érdekében értesíti az Országos Mentőszolgálatot. Az Óvoda a baleset folytán elszenvedett sérülésről haladéktalanul baleseti jegyzőkönyvet vesz fel Intézményt védő-óvó előírások 1) Az óvoda nyitásával és zárásával bármely dolgozó megbízható. 2) A fenti személyek a biztonsági rendszer ki- és bekapcsolására is jogosultak. 9

10 3) A ki- és belépést, az Óvoda kulcsának átvételét és leadását, a biztonsági rendszer ki- es bekapcsolásának idejét, valamint a riasztások időpontját az erre szolgáló naplóban, írásban rögzíteni kell. 4) Minden használó köteles gondoskodni a nagy értékű eszközök elzárásáról a munkaideje végén. 5) Az óvoda zárásáért felelős személy köteles valamennyi nyílászárót ellenőrizni, és az épületet áramtalanítani, a biztonsági rendszert bekapcsolni. 6) Intézményi szünet alkalmával az előírt biztonságtechnikai bejárásokról jelentést kell küldeni a fenntartónak. 7) A biztonsági rendszer rendkívüli riasztása eseten a kijelölt ügyeletes személy ellenőrzi az épületet, szükség szerint intézkedik, vagy téves riasztás eseten intézkedik a riasztás megszüntetése felől és jelenti azt telefonon a szerződött cég felé. Az ilyen eseményről azonnal értesíti a fenntartót Rendkívüli események esetén szükséges teendők 1) Rendkívüli események bekövetkezte eseten haladéktalanul 1.1) Segítséget kell hívni az alábbi telefonszámokon: Mentők: 104 Tűzoltók: 105 Rendőrség: ) Haladéktalanul értesíteni kell az óvodavezetőt, vagy a legközelebb elérhető vezetőt. 2) A történtekről 24 órán belül írásban tájékoztatni kell a Fenntartó képviselőjét Felvilágosítás az intézményről 1) Az Óvoda Nevelési Programját, es egyéb nyilvános dokumentumait a szülők az Óvodában megtekinthetik. 2) Az Óvoda Házirendjét a szülő elfogadás végett kézhez kapja, annak elfogadását aláírásával igazolja. 3) Az Óvoda működésével kapcsolatos egyéb információk alapvetően az óvodavezető irodájában tekinthetőek meg. 4) Az Óvoda a sürgős közleményekről a faliújságon is tájékoztat. 5) Az Óvoda működéséről, az óvodához szervezetileg nem tartozó hivatalos személyeknek csak az óvodavezető adhat tájékoztatást. 6) Az Óvoda Házirendje és az épület Tűzvédelmi Szabályzata (benne az épület kiürítésének terve) az óvodavezető irodájában található. Ezek felülvizsgálata évenként történik Az intézmény területén folytatott reklámtevékenység Az óvoda területén újság, szórólap, plakát, hirdetmény, stb. csak az óvodavezető engedélyével helyezhető el. Az Óvodában kereskedelmi tevékenységet az óvodavezető csak pedagógiailag indokolt esetben engedélyez (pl. könyvárusítás, fejlesztő játékok vásárlása, stb.). 10

11 3.18. Kiadványozás, utalványozás, aláírás, pecséthasználat 1) Az intézményi kiadványozás joga az óvodavezetőt illeti meg. 2) Az óvodavezető kiadmányozza az intézmény jelentéseit, véleményeit, beszámolóit az önkormányzatnak, illetve az illetékes hatóságok felé, akar rendeletben előírt módon, akar egyedi megkeresés alapján történik. 3) Az óvodavezető kiadmányoz minden olyan esetben, amelyre az intézményen belüli irányítási, ellenőrzési, munkáltatói, illetve egyéb szabályozásból adódó jogosítványa vonatkozik. 4) Az utalványozási jogkört az óvodavezető gyakorolja. 5) Aláírási joga az óvodavezetőnek van. 6) Az Óvoda körbélyegzőjét az óvodavezető. 7) A hosszú bélyegzőt az óvodavezető. 8) A bélyegzőket az igazgatói irodában elzárva kell tartani. A bélyegző eltűnése esetén azt haladéktalanul érvényteleníttetni kell. Az érvényteleníttetést meg kell jelentetni az Oktatási Közlönyben A Szervezeti és Működési Szabályzat felülvizsgálatának rendje 1) A Szervezeti es Működési Szabályzat minden év szeptemberében kerül felülvizsgálatra. 2) A Szervezeti es Működési Szabályzat soron kívüli módosítása szükséges: ha ezt a törvény, vagy rendelet előírja, ha fenntartói határozat, vagy utasítás előírja, ha a vezető módosítást kíván bevezetni, ha a nevelőtestület döntése változtatást javasol. 3) Az SZMSZ felülvizsgálatának eljárásrendje 3.1) Az SZMSZ felülvizsgálata, a hiányzó vagy módosítandó tartalmi es formai elemek meghatározása. 3.2) Az SZMSZ egyes részeihez az új vagy módosítandó tartalmi előírások megfogalmazása. 3.3) A módosított változat tervezetének megküldése célszerű határidő biztosításával az egyetértési és véleményezési jogot gyakorlok részére. 3.4) A beérkezett vélemények feldolgozását követően a módosítás végleges változatának elkészítése. 3.5) A módosítás végleges változatának megküldése az egyetértési és véleményezési jogot gyakorlók részére, majd tőlük jóváhagyó nyilatkozat bekérése. 3.6) A dokumentum új változatának megismertetése 3.6.1) a nevelőtestülettel, illetve az óvodai alkalmazottakkal ) a szülőkkel A Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletei és függelékei Az SZMSZ melléklete Az Óvoda irat- es adatkezelési szabályzata Az SZMSZ függelékei 1. sz. Függelék Munkaköri leírások 2. sz. Függelék Munkavédelmi Szabályzat 11

12 3. sz. Függelék Tűzvédelmi Szabályzat 4. sz. Függelék HACCP Szabályzat A Szervezeti és Működési Szabályzat elfogadása A Plum Pudding Óvoda Szervezeti és Működési Szabályzatát az Óvoda Nevelőtestülete megismerte, egyetértően nyilatkozott az SZMSZ-ben szabályozottakról es az SZMSZ-t elfogadta: Pausch Anikó Plum Pudding Óvoda Nevelőtestülete nevében A Plum Pudding Óvoda Szervezeti és Működési Szabályzatát a szülői szervezet elnöke megismerte, egyetértően nyilatkozott az SZMSZ-ben szabályozottakról és az SZMSZ-t elfogadta:??? Plum Pudding Óvoda Szülők nevében A Plum Pudding Óvoda Szervezeti és Működési Szabályzatát a Fenntartó Plumtree Oktató és szolgáltató Kft.jóváhagyta: Eszenyi Henriette ügyvezető igazgató Plumtree Kft. 12

13 SZMSZ melléklete: Iratkezelési szabályzat Az ügyintézés tartalmi követelményei - Alkalmazkodnia kell az óvoda nevelő, oktató és gazdálkodói munkájához. - A kölcsönös tájékoztatás érdekében az információnak mindkét irányba áramlania kell, minden érintetthez el kell jutnia. Formai követelmények - A dokumentumokat minden esetben írásban is kell rögzíteni. - Az iratokat az előírásnak megfelelő ideig meg kell őrizni. Esetenként az előkészítő anyagokat is. - Az iratoknak fajtájuktól függően meghatározott szerkezete, felépítése van. 1. Irat, iratkezelés Irat minden olyan szöveg, táblázat, számadatsor, tervrajz, vázlat, amely az intézmény működésével, a benne dolgozó személyek tevékenységével kapcsolatban keletkezett. Az iratkezelés az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, továbbítását, és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, megőrzését, illetve levéltárba átadását magába foglaló tevékenység. 2. Az iratkezeléssel kapcsolatos általános szabályok a) Az iratkezelést olyan formában kell megszervezni, hogy az irat útja pontosan követhető, ellenőrizhető legyen. b) Biztosítani kell, hogy az iratok épségben maradjanak meg. c) A vezetőnek kötelessége az iratkezelés tárgyi-, és személyi feltételeinek biztosítása. d) Határozat esetén mindig idézni kell a megfelelő jogszabályt, le kell írni a döntés indoklását, valamint a fellebbezés lehetőségét, meg kell jelölni azt a személyt, aki a jogorvoslásban a továbbiakban illetékes e) Jogellenes a család adatait ügynökök, biztosítási társaságok, újságírók számára kiadni. Jogellenes a szülők foglalkozását, munkahelyét, anyagi körülményét, a gyerek személyi számát feljegyezni, kivéve, ha a szülő beleegyezését adja. Jogellenes a dolgozók pártállását, vallását, és egyéb társadalmi tevékenységét irataikon feltüntetni, rögzíteni. 3. Az iratkezelés a) Iratátvétel (postán érkező, kézbesítő által szállított iratok, személyes átadott iratok, elektromos úton érkező iratok): Az iratok átvételére a vezető, tagóvoda vezető, óvodatitkárok jogosultak. Névre szóló levél esetén a címzett jogosult az átvételre. Téves címzés esetén az anyagot továbbítani kell, sérülés esetén az átvételi okmányon jelölni kell a sérülés tényét, meg kell vizsgálni, hogy tartalmában teljes-e. Az átvevő az iratkezelési rendnek megfelelően szortírozza a küldeményeket / iktatandó, nem kell iktatni, nyilvántartásba venni./. b) Postabontás: Nem szabad felbontani a névre szóló-, megállapíthatóan magánjellegű, az s.k. jelzésű küldeményeket. Amennyiben az irat faxon-, illetve ben érkezik gondoskodni kell másolat készítéséről. c) Iktatás: Az érkező, vagy az intézményben keletkező iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatókönyvbe úgy kell bevezetni a dokumentumokat, hogy tartalmazza az iktatószámot, beérkezés idejét, irat tárgyát, mellékletek számát, elintézés módját, ügyintéző 13

14 nevét, irat tárolásának helyét. Az iktatókönyvben javítani csak áthúzással lehet, hogy az eredeti szöveg olvasható legyen, dátummal, kézjeggyel kell ellátni.az elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé kísérőlapot csatolunk, mely tartalmazza az érkezés idejét, itatószámot, ezt az adathordozón is fel kell tüntetni. d) Intézkedés: Az iktatásba vétel, és szortírozás után valamennyi beérkező anyag az óvodavezetőhöz, tagóvoda vezetőhöz kerül, ők jelölik ki a teendőket, határidőket. Az elintézés módjai. ügy továbbítása-, megoldására hozott intézkedés, intézkedés nélkül irattárba kerül. e) Válaszadás: Bizonyos esetekben szükséges a felkérő, az ügyben érintett belső-, és külső személyek tájékoztatása, a válaszadás. Az ilyen jellegű levélnek, iratnak tartalmaznia kell az intézmény nevét, székhelyét, iktatószámot, az ügy elintézőjének nevét, aláírást, körbélyegző lenyomatát. Amennyiben határozatjellegű a válasz a jogszabályban előírtaknak megfelelően kell eljárni. f) Irattovábbítás, postázás: Az iktatás után egy példányt meg kell őrizni az irattárban. Az irattovábbítás módjai. postán továbbított / ajánlott, tértivevényes /, kézbesítő által, közvetlenül a címzettnek személyesen átadott, elektronikus úton küldött iratok g) Irattárba helyezés: Az elintézett ügyek iratai végül irattárba kerülnek, az iktatószámok emelkedő sorrendjében. Az irattárat öt évenként felülvizsgáljuk, ki kell választani azokat az iratokat, melyek őrzési ideje lejárt. A selejtezést az intézmény vezetője rendelheti el. A selejtezésre váró iratokat az intézményből kivinni tilos, azokat el kell égetni, iratmegsemmisítővel fel kell vágni. Irattári terv Igazgatási, jogi területek Megőrzési idő 1. Alapító okirat nem selejtezhető 2. Intézménylétesítési-, átszervezési-, fejlesztési iratok alaprajzok nem selejtezhető 3. Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek nem selejtezhető 4. Szabályzatok: SZMSZ, munkavédelmi-, tűzvédelmi, balesetvédelmi szabályzat, iratkezelési, adatvédelmi iratkezelési, leltározási és selejtezési szabályzat 10 év 5. Fenti szabályzatokkal kapcsolatos jegyzőkönyvek 10 év 6. Belső szabályzatok: Háziernd, közalk. szabályzat, SZMK munkaterv, jegyzőkönyvek, bélyegzők nyilvántartása 5 év 7. Megállapodások, szerződések 10 év 8. Éves szakmai beszámolók és jelentések 10 év 9. Fenntartói irányítás, ellenőrzés jegyzőkönyvei 10 év 10. Vezetői utasítások, körlevelek 10 év 11. Munkatervek, statisztikák 5 év 12.Alapítványi dokumentumok nem selejtezhető 13. Alapítványi operatív ügyek 10 év Humánpolitikai és munkaügyek 1. Személyi anyagok: kinevezések, átsorolások, megbízási szerződések, szakmai önéletrajzok, szükséges végzettséget bizonyító dok. hiteles másolata, az előző beszámítható munkahelyek dok. hiteles másolata, munkaviszony megszűnését igazoló iratok (felmentések, felmondások, elbocsátások, elszámoló lapok) 50 év 2. Mellék-, másodállás engedélyezése 15 év 3. Nyugdíjazással kapcsolatos ügyek, iratok 50 év 4. Kitüntetések, jutalmazások 10 év 14

15 5. Munkaköri leírások 10 év 6. Jelenléti ívek, szabadságok eng. kiadását igazoló nyomtatványok 5 év 7. Szociálissegély ügyek 5 év 8. Képzési-, továbbképzési ügyek, tan. szerz. 5 év Pedagógiai, nevelési-oktatási ügyek 1. Felvételi és mulasztási napló, Felvételi előjegyzési napló 20 év 2. Óvodai csoportnapló 5 év 3. Tankötelezettség megállapításához szükséges szakvélemény 5 év 4. Törzslapok, póttörzslapok nem selejtezhető 5. Felvételt, átvételt elutasító határozat, Felmentés a rendszeres óvodába járás alól, Felhívás a rendszeres óvodába járásra, Értesítés óvodaváltoztatásról, értesítés beiratkozásról, igazolatlan mulasztásról 5 év 6. Szaktanácsadói, szakértői vélemények 5 év 7. Helyi pedagógiai program 10 év 8. Nevelési-oktatási kísérletek, újítások dok. 10 év 9. Vezetői szakmai ellenőrzések jegyzőkönyve 5 év 10. Vezetői pályázat 5 év 11. Gyakorlati képz. kapcsolatos iratok 5 év 12. Nevelőtestületi értekezletek jegyzőkönyve 5 év 13. Szakmai pályázati anyagok 5 év 14. Gyermekvédelemmel kapcsolatos iratok 3 év Gazdasági ügyek 1. Ingatlan nyilvántartás, kezelés, fenntartás, épület tervrajzai, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek határidő nélkül 2. Éves költségvetés, költségvetési koncepciók, számlák 5 év 3. Leltár, állóeszköz nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezési dokumentumok 10 év 4. Társadalombiztosítás 50 év 5. Gyerekek ellátása, juttatások, térítési díjak befiz. igazoló nyomtatványok 5 év 6. A bérgazdálkodással, személyi juttatásokkal kapcs. iratok, bizonylatok 10 év 7. Adó-, járulék-elszámolások, letiltások 50 év 8. Belső ellenőrzések jegyzőkönyve 10. év 9. Karbantartással kapcsolatos árajánlatok, szerződések, átvételi jegyzőkönyvek garanciális ügyek 5-10 év 10. Beruházási, felújítási ügyek tevdok. nem selejtezhető 11. Beruházási, felújítási ügyek lebonyolítása 10 év 12. A könyvelést alátámasztó analitikus nyilvántartások 10 év Selejtezés A selejtezendő iratokról az előírásokat betartva 3 példányos jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek a következőket kell tartalmaznia: - hely - idő - selejtezési bizottság tagjai - a selejtezés tárgya - a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály / 11/ VI.8.) MKM rendelet - az irattári terv száma 15

16 - a selejtezésre szánt iratok irattári tételszáma, évköre és mennyiségi száma - a selejtezési bizottság hiteles aláírása A selejtezést csak az óvodavezető irányításával lehet elvégezni Személyi iratok kezelésével kapcsolatos feladatok, követelmények A személyi iratgyűjtőben elhelyezett iratok kezelése az intézmény személyügyi feladatot ellátó dolgozó / óvodavezető, tagóvoda vezető, vezető helyettes, óvodatitkár / feladata. Az alkalmazotti nyilvántartásban a nyilvántartott adatokkal kapcsolatban az információhoz jutó személyt adatvédelmi kötelezettség terheli, felelős a tudomására jutott adata rendeltetésének megfelelő felhasználásáért, valamint azért, hogy illetéktelen személy birtokába ne juthasson. A személyügyi feladatot ellátó alkalmazott az általa kezelt- a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő személyi iratra adatot, megállapítást csak közokirat, az alkalmazott írásbeli nyilatkozata, a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése, vagy más hatóság döntése, jogszabályi rendelkezés alapján tehet és köteles kezdeményezni vezetőjénél a megítélése szerint valóságnak már meg nem felelő adat helyesbítését, törlését. A személyi iratok iktatása, tárolása A személyi iratokat külön iktató könyvben, gyűjtőszámon kell iktatni, tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keltezésük sorrendjében, az e célra kialakított iratgyűjtőben kell őrizni az alkalmazotti jogviszony fennállásáig. A személyzeti iratokból az iktatóba másolati példányt nem kell lerakni. Az irattározás az alkalmazotti jogviszony fennállásáig az óvodavezetői irodában elhelyezett páncélszekrényben történik, amit zárva tartunk. 16