A MŰKÖDÉS TÖRVÉNYESSÉGE, ELLENŐRZÉSEK

Átírás

1 TEVÉKENYSÉGRE, MŰKÖDÉSRE VONATKOZÓ ADATOK A MŰKÖDÉS TÖRVÉNYESSÉGE, ELLENŐRZÉSEK * A Polgármesteri Hivatal 2008/2009. évi munkájáról szóló JEGYZŐI BESZÁMOLÓ * JELENTÉS a évi belső ellenőrzési tevékenységéről A Polgármesteri Hivatal 2008/2009. évi munkájáról szóló JEGYZŐI BESZÁMOLÓ A hivatal személyi állományában az elmúlt évihez képest minimális változások voltak, Fokti Lászlónét a CSEMŐVÍZ Kft foglalkoztatja augusztus 1-től, míg a titkársági feladatok ellátására Pólyáné Cseh Judit érkezik vissza GYES-ről, október 1-től. A feladataink az elmúlt évhez képest jelentősen nem változtak, így a tavalyi beszámolóban írtak csak frissítésre kerültek. I. Önkormányzati értékrend és stratégia: Az önkormányzatokra vonatkozó törvényi szintű keretszabályozást a Helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. tartalmazza. Az önkormányzatiság alapgondolatából adódóan a település /valamint a megye/ önkormányzata a feladat és hatáskörébe tartozó helyi érdekű közügyekben önállóan jár el. A helyi önkormányzat érvényre juttatja a népfelség elvét, helyi közügyekben demokratikus módon, széleskörű nyilvánosságot teremtve kifejezi és megvalósítja a helyi közakaratot. Ezért kiemelt jelentőséget kap a képviselőtestület polgármesteri hivatala, mivel a hivatkozott törvény 38. /1/ bekezdés szerint működése szorosan kapcsolódik és nagyban befolyásolja az önkormányzat egészének működését. A helyi önkormányzás jól meghatározott közös felfogása, értékrendje kell, hogy érvényesüljön a működésben, amely eligazít az önkormányzati szerepekben, viszonyokban, s meghatározza a testület és a hivatal szellemét, sajátos arculatát. Csemő község képviselőtestülete az elmúlt években bebizonyította, hogy térségében, a megyében, sőt országosan is újszerű, hatékony és eredményes önkormányzati működést valósit meg. Ez a képviselőtestületi magatartás fejlődésorientált, változásokra kész és magas színvonalon dolgozó hivatali apparátust igényel. A képviselőtestület az elmúlt időszakban több napirend keretében foglalkozott a hivatal egyes ágazati tevékenységeivel: évente beszámolót hallgat meg a gyermekjóléti és gyermekvédelmi feladatok ellátásáról, külön beszámolókat fogadott el az intézményei vonatkozásában. Minden évben meghatározta a teljesítménykövetelmények alapját képező célokat. II. Funkciók és feladatok A Polgármesteri Hivatal feladatairól az Önkormányzati törvényen túl az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló rendelete rendelkezik. A szervezeti és működési szabályzat meghatározza a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését és létszámát. A beszámolási időszakban a képviselőtestület az SZMSZ-t többször módosította. Törvény vagy

2 kormányrendelet államigazgatási feladatot, hatósági hatáskört állapíthat meg a jegyzőnek és kivételesen a képviselőtestület hivatala ügyintézőjének is. Tehát azon túl, hogy a törvény a helyi önkormányzatnak kötelező feladat- és hatáskört is megállapít, a helyi önkormányzat önként vállalhatja minden olyan helyi közügy megoldását, amelyet jogszabály nem utal más szerv hatáskörébe. Összességében elmondhatjuk, hogy a Polgármesteri Hivatal dolgozói, kiemelten a köztisztviselők egyidejűleg több tucat jogszabályt kell, hogy ismerjenek a széleskörű feladat- és hatáskörök miatt. III. Szervezeti struktúra Az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló sz. rendelet 29. -a tartalmazza a Polgármesteri Hivatalra vonatkozó rendelkezéseket. Ennek megfelelően a szervezeti struktúra az alábbi: Jegyző Aljegyző Titkárság Gazdasági csoport szociális ügyintéző 1 fő adminisztrátor 1 fő könyvelés 1 fő népesség, gyámügy 1 fő (jelenleg gyesen) kontírozás 1 fő körny. védelmi ügyintéző 1 fő Fizikai állomány 5 fő pénztár 1 fő adóügy 1 fő IV. A hivatali apparátus - Szocális ügyintézés A hivatalnál egy fő szociális ügyintéző dolgozik. A szociális igazgatási feladatok többségét a többször módosított évi III. törvény szabályozza, emellett egyes ellátások megállapítása pl. súlyos mozgáskorlátozottakat megillető kedvezmények - más jogi szabályozás keretei között történik. A feladat ellátásában egyrészt jegyzői hatáskörű ellátások szerepelnek, amelynek pénzügyi forrása kizárólagosan az állami költségvetés, míg az ellátások egy része önkormányzati hatósági ügyként, önkormányzati költségvetésből kerül finanszírozásra. Az ellátások köre a jogszabályi változások kapcsán folyamatosan változik, a beszámolás időszakában a rendszeres szociális segélyt váltotta fel az aktív korúak ellátása, valamint az Út a munkához program beindulása. Az ügyintéző feladatait elsősorban a rendelkezésre állási támogatás, aktív korúak rendszeres szociális segélye, a rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény, időskorúak járadéka, szociális otthoni elhelyezés, jövedelempótló támogatás, lakásfenntartási támogatás, átmeneti segélyezés, közgyógyellátás, temetési segély, köztemetés, ápolási díj ügyek teszik ki. Munkája szorosan kapcsolódik az Önkormányzat Szociális Bizottságának munkájához, mivel a hatásköri jegyzék a szociális ügyek döntéseit megosztja a Képviselő-testület és a jegyző között. A Képviselő-testületre tartozó ügyeket átruházott hatáskörben a Szociális Bizottság látja el, de ezeket az ügyeket is a szociális ügyintéző készíti elő, másrészt ellátja azokat a feladatokat, melyeket a hatásköri jegyzék a jegyző közvetlen hatáskörébe utal. E körben megjegyzem, hogy január 1. napjától a bizottsági feladatok döntő többségének ügyintézési és döntési feladatait jegyzői hatáskörbe utalta a szociális törvény. Az idei évben új feladatként jelentkezett a krízishelyzetbe került személyek támogatása. A augusztus 1-től igénybe vehető ellátás iránti kérelmet a mai napig 31 esetben nyújtottak be. A kérelmezők mindegyike megfelelt a jogszabályban meghatározott feltételek valamelyikének, ezért azokat elbírálásra továbbküldtük a Nyugdíjfolyósító Igazgatóságnak. Az Igazgatóság visszajelzést nem küldött a megítélt támogatás összegéről.

3 - Anyakönyvi ügyintézés és népesség-nyilvántartás A személyi nyilvántartások vezetéséhez az államnak és az állampolgárnak egyaránt érdeke fűződik. Az állampolgárok a személyi nyilvántartások segítségével lépnek különböző jogviszonyokba, a személyi nyilvántartások alapján rendelkezésükre álló okiratukkal bizonyítják személyazonosságukat, családi kapcsolataikat. Az anyakönyv teljes körű és közhiteles nyilvántartás, valamennyi magyar állampolgárt érintő illetőleg valamennyi Magyarországon történt anyakönyvi eseményt nyilvántart, az anyakönyvből kiállított okirat közokirat. Az anyakönyvi bejegyzés deklaratív, jogot bizonyító, hiszen a már megtörtént eseményeket, a tett jognyilatkozatokat, az azok által létrejött joghatásokat, továbbá megváltoztatásukat tanúsítja. A beszámolási időszakban az anyakönyvi ügyintézés személyi és tárgyi feltételei biztosítottak voltak, az anyakönyvi gépen a év nyarán lebonyolított Európai Parlamenti Választások is problémamentesen, hiba nélkül zajlottak. Az utóbbi években új feladatként jelentkezett az állampolgársági kérelmek intézése, a honosított, visszahonosított személyek eskütételének szervezése. Az anyakönyvi munkához szorosan kapcsolódó, összetett, nagy pontosságot igénylő közigazgatási munka, a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása, amely rögzíti a nyilvántartás feladatát, a települési területi és központi szintű tagozódásnak megfelelően. Az országgyűlési képviselő-és helyi önkormányzati választások, népszavazások időszakában a választójoggal rendelkező, vagy a választójogosultak köréből visszautasított személyek nyilvántartásának vezetése is jelentős feladat. Jelenleg az ügyintéző feladatkörébe tartozik a jegyzői gyámügyek teljeskörű ügyintézése. A feladatok ennek kapcsán: a hagyatéki leltározás, a hatósági bizonyítványok kiállítása, a veszélyeztetett gyermekek azonnali védelembe vétele és súlyos veszélyeztetettség esetén ideiglenes hatályú elhelyezés. Megjegyzem, hogy a gyermekjóléti tevékenységről szóló évenkénti beszámolóban a Tisztelt Képviselők részletes feladatleírást és statisztikai adatokat ismerhettek meg, melyek itteni ismertetésétől terjedelmi korlátok miatt eltekintek. - Környezetvédelmi ügyintézés A természetes és épített környezet védelme kulcsfontosságú és stratégiai kérdéssé vált, különösen a mi településünkön, ismerve annak területnagyságát. A szakember feladatkörébe tartozik a hulladékgazdálkodás, a belterületi épített és a külterületi természetes környezet védelme és fejlesztése, a szakhatóságokkal való együttműködés, ezen túl munkavédelmi és munkabiztonsági szakképesítését is hasznosítja a hivatal és az Önkormányzat intézményei kapcsán. Egyebekben ellátja a fizikai állomány szakmai irányítását is és a közhasznú, közcélú foglalkoztatottak munkájának koordinálását, valamint a parlagfű elleni védekezés belterületi hatósági feladatait. E körben együttműködik a Ceglédi Körzeti Földhivatallal és a Fővárosi és Pest Megyei Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal, Növény- és Talajvédelmi Igazgatóságával. - Aljegyző, Jegyző Feladat és hatáskörünkbe szabálysértési, birtokvédelmi ügyek intézése, helyi rendeletek készítése, felülvizsgálata, aktualizálása, szerződések, jogi tartalmú iratok készítése bír kiemelkedő jelentőséggel. Ezen belül képviselőtestületi előterjesztések készítése, alapítványokkal, gazdasági társasággal kapcsolatos ügyintézés, jogi segítség nyújtása, ellenőrzési feladatok ellátása, polgármester munkájának segítése, pályázatok írásában történő közreműködés, pályázati nyilvántartás vezetése ad napi elfoglaltságot. A két tisztséget együtt kell kezelni, mert munkánk egymásra épül, a feladatokat egymást közt megosztva végezzük. Az aljegyző irányításával és felügyelete mellett végrehajtottuk a szociális nyári gyermekétkeztetést és élelmiszersegélyt osztottunk. A Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal Szociális és Gyámhivatala közreműködésével a 11/2009. (IV.22.) SZMM rendelet alapján júniusa 16. és augusztus 31- e között 150 óvodás és iskolás gyermek részére biztosítottuk a nyári étkezést felmelegíthető

4 konzerv formájában. Az étkezést azok az óvodások és általános iskolások vehették igénybe, akiket az intézmény javasolt és rendszeres gyermekvédelmi kedvezményben részesülnek. A Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal programja keretében a Gyermekétkeztetési Alapítvány EU Élelmiszersegély elnevezésű pályázatán élelmiszerek szétosztására nyertünk jogot. Ennek keretében július első napjaiban 3200 kg liszt, 960 kg cukor, 540 kg porcukor, 336 kg tészta, 500 kg epres italpor és 90 kg műzli került kiosztásra 533 fő részére. Átlagban 1 fő 8-11 kg mennyiségű, vegyes összeállítású élelmiszert vett át. Várhatóan október vagy november hónappal kapjuk meg az élelmiszersegély második részét. Szintén az aljegyző irányításával szervezzük a közhasznú és közcélú foglalkoztatást évben a Közép-magyarországi Regionális Munkaügyi Központtal 3 hónapra kötöttünk szerződést közhasznú foglalkoztatásra. Ennek keretében parlagfű mentesítési feladatra 5-5 főt alkalmaztunk 90 %-os támogatással július, augusztus és szeptember hónapban. Az év elején indult az Út a munkához közfoglalkoztatási program. Február hónapban egész évre szóló közfoglalkoztatási tervet kellett készítenünk, mely alapján azóta folyamatosan végezzük a rendelkezési állási támogatásban részesülők foglalkoztatását. Márciusban 2 fő, áprilisban 22 fő, júniusban 32 fő, júliusban 42 fő, augusztusban 46 fő dolgozott a közfoglalkoztatásban. Július hónaptól folyamatosan csökken a foglalkoztatottak létszáma, december 15-ével fejeződik be a program. A tervben azt vállaltuk, hogy 4,5 hónapon keresztül (90 munkanap) biztosítunk részükre munkát. A foglalkoztatási időtartam letelte előtt 4 fő munkaviszonyát kellett megszűntetni rendkívüli felmondással, 4 fő pedig kérte a megszüntetést, mert sikerült elhelyezkednie. A jegyzői feladatok közül a legfontosabb a törvényesség biztosítása mind a hivatali, mind a képviselőtestületi munkavégzés során. A feladat nemes, de nem könnyű, mert az önkormányzat nemcsak jogalkalmazó, hanem jogalkotó szerv is, így a folyamatosan változó jogszabályok folytonos és egyidejű nyomon követése a feladat. A munkámat írásos (Magyar Közlöny és ágazati közlönyök) valamint elektronikus (CD Jogtár) adatállomány is segíti. Az ügyfelekkel való kapcsolata a jegyzői irodának leginkább a szabálysértési, birtokvédelmi ügyek, valamint panaszok kapcsán kerül előtérbe, így néhány szót ennek tapasztalataira szánok. Az idei évtől kezdődően megsokszorozódott a bejelentett panaszok száma. Folyamatosan jönnek névtelen levelek, telefonos bejelentések, és feltűnő, hogy az ügyfelek (?) ragaszkodnak az anonimitáshoz. Tipikusan jogilag helyben kezelhetetlen problémák kapcsán keresnek meg. (pl: csúnyán beszél velem, félek tőle, nem merek szólni ) Döbbenetes tapasztalni az emberekben lévő indulatot. Biztos, hogy a közéleti hangulat is gerjeszti feszültséget, de korábban nem nagyon fordult elő, hogy rendre kellett inteni, fegyelmezni kellett embereket. A település szabálysértési statisztikáját áttekintve elmondható, hogy évente átlag ügy keletkezik. Az elkövetett szabálysértési cselekmények jelentős része továbbra is tulajdon elleni szabálysértés (lopás), meglehetősen gyakori a kutyával való veszélyeztetés, tovább nőtt a közoktatási törvényben meghatározott kötelezettség teljesítésének elmulasztása (nem jár a gyermek iskolába.) Egyéb szabálysértési cselekmények elvétve fordulnak elő. Általános tapasztalat, hogy a kisebb súlyú cselekmények esetében főként a fiatalkorúaknál, illetve az idősebb korosztály által elkövetett cselekményeknél - már a szabálysértési tárgyalás tartása is visszatartó erőt jelent a jövőre nézve, és elegendőnek bizonyul az elkövető figyelmeztetése. - Titkárság Az adminisztrátor feladata a polgármester, jegyző munkájának segítése keretében az ügyiratok, levelek gépelése, telefonok bonyolítása, ügyfelek és vendégek fogadása, faxok fogadása és továbbítása. Munkakörébe tartozik részben Képviselő-testület kiszolgálása: az anyagok összegyűjtése és postázása, a jegyzőkönyvek eljuttatása a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatalba, jegyzőkönyvi kivonatok készítése, felelősökhöz való eljuttatása, a Képviselő-testület ülésein való segédkezés. Feladata továbbá a Képviselő-testület határozatainak nyilvántartása, végrehajtásának figyelemmel kísérése. A határozatokról 2 féle nyilvántartást vezet a titkárság:

5 - időrendes analitikus gyűjtemény, - elektronikus nyilvántartás. A beszámolási időszakban szeptemberétől júliusáig - a Képviselő-testületnek igen tevékeny időszaka volt. Ezen időszak alatt a Képviselőtestület rendes és zárt ülést /összesen 10 ülést/ tartott, az alábbi tartalommal: szeptembertől-decemberig 8 rendelet 32 határozat testületi ülés: januártól-júliusig 6 rendelet 53 határozat testületi ülés: 6 A Titkárság feladatai közé tartozik az ügyiratkezelés, iktatás, irattározás is, melyet az ügyintéző távollétében, így jelenleg is az aljegyző végez. - Gazdasági csoport Az államháztartási törvényben és a végrehajtására kiadott kormányrendeletben, valamint a költségvetési szervek beszámolási könyvvezetési kötelezettségéről szóló kormányrendeletben meghatározott feladatokat jelenleg 3 fő, (könyvelő, kontírozó és pénztáros) látja el. Költségvetési egység munkáját jellemezni elsősorban számokban lehet, ezért e helyen hivatkozom arra, hogy a Tisztelt Képviselőtestület félévkor és évvégén is teljes körű és részletes beszámolót tárgyalhat. 1 fő köztisztviselő látja el az adóügyi feladatokat Az Önkormányzat minden esetben határozat formájában kommunikál az adózókkal. Ez azt jelenti, hogy adótárgyanként határozatot kell készíteni (azt iktatni) és ezt követően postázni. Szeptemberben a mindenkor fennálló esedékes fizetési kötelezettségről szintén értesítést küldünk az adófizetésre kötelezetteknek januárjától - a megváltozott törvényi előírásnak megfelelően - adónemenként (iparűzési adó, gépjárműadó, mulasztási bírság, késedelmi pótlék, idegen bevétel) mindenkinek külön számlára kell fizetnie az adott adóelőírást. Ez maga után vonja, hogy külön kell lekönyvelni a beérkezett befizetéseket is. A befizetési határidőket követően - általában májusban, illetve novemberben - fizetési felhívást küldünk azon adózóknak, akik elmulasztották a megadott határidőig adóelőírásukat kiegyenlíteni. Az ellenőrzési, felderítési feladatok terén a rendelkezésünkre álló adatok alapján folyamatosan ellenőrzést végzünk arra vonatkozóan, hogy kik nem adóznak adóköteles vagyontárgyuk után. Ezt követően felhívjuk bevallás beadására és az adót pótlólag előírjuk. Az utóbbi években nagymértékben megnövekedett ügyfélforgalmunk is, hiszen minden esetben lehetőség van az értesítést, illetve az adóelőírást követően az egyezetésre, illetve a hibásan beadott bevallások kijavítására. Adóhátralékok behajtása: Az állampolgárokra nehezedő fizetési terhek az adófizetési morálban is megmutatkoznak. Több a reklamáció, gyakran sokallják a fizetendő adó mértékét. Az adóhátralékok behajtása is egyre nehezebb. Amennyiben az adózó felszólításunkra sem rendezi tartozását, ezt követően munkabérére, nyugdíjára, bankszámlával rendelkezőknél azonnali beszedési megbízással végrehajtást kezdeményezünk. 100-as nagyságrendben kapunk megkeresést adók módjára történő behajtásra a rendőrkapitányságoktól, szabálysértési hatóságoktól, bíróságoktól. További hatósági feladat az adó-értékbizonyítványok kiállítása, évente kb darab. V. Szervezeti kultúra

6 A Polgármesteri Hivatal jelenlegi felépítése megfelel a feladat- és hatásköröknek. A hivatal vezetése törekszik a munka hatékonysága és színvonala emelése érdekében egyre több informatikai eszközt is bevonni a hatósági ügyintézésbe és az önkormányzat kiszolgálásába. Ma már az önkormányzati gyors ügyintézéshez elengedhetetlenül fontos a számítástechnikai háttér. A korszerű és folyamatosan fejlesztett infrastruktúra áll a dolgozók rendelkezésére. Jelentős és fontos a számítógépes hálózat teljes kialakítása is, amely lehetővé teszi az erőforrások megosztását, vagy akár a nyomtatóval nem rendelkező gépekről a nyomtatást. VI. Működési hatékonyság és minőség A Polgármesteri Hivatal dolgozói arra törekszenek, hogy a pontos, szabályszerű, határidőben történő ügyintézéssel, magas színvonalú ügyfélkiszolgálással végezzék munkájukat. Ennek érvényesülnie kell az egyedi intézkedésekben, a rendezvények, programok szervezésében, a beruházások bonyolításában, információszolgáltatásban, a különböző dokumentumok /elemzések, tervek, előterjesztések/ elkészítésében egyaránt. A hivatal dolgozói segítséget nyújtanak a lakosság mindennapi ügyeinek intézésében pl: Polgármesteri Hivatal feladatkörébe nem tartozó társadalombiztosítási feladatokkal kapcsolatban felvilágosítással szolgál és konkrét segítséget nyújt, ami évi alkalommal rehabilitációs ellátás igénylésében, özvegyi nyugdíj igénylések alkalmával, családi pótlékra való jogosultság felülvizsgálatakor a jövedelemnyilatkozat kitöltésében, elveszett TAJ-szám pótlásában nyilvánul meg. A Polgármesteri Hivatal számos ponton kapcsolódik különböző területeken a falu intézményi és civil szervezeteihez. Természetesen a Polgármesteri Hivatal foglalkoztatotti állományába beletartoznak a közalkalmazottak: - védőnő 2 fő - művelődésszervező 1 fő - konyhai dolgozók 3 fő - tanyagondnokok 2 fő. Felettünk a munkáltatói jogokat a polgármester gyakorolja, ezért nem kerültek részletesen bemutatásra a beszámolóban. Összegezve, a hivatali apparátus irányítójaként kijelenthetem, hogy Csemő Község Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala hatékony és megfelelő színvonalú munkával járul hozzá a település fejlődéséhez. JELENTÉS Csemő Község Önkormányzata évi belső ellenőrzési tevékenységéről I/ A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása Csemő Község Önkormányzatának évi belső ellenőrzési feladatellátását az előző évhez hasonlóan, a Ceglédi Többcélú Kistérségi Társulás biztosította. A Társulás, a feladatok végrehajtásával Cegléd Város Önkormányzatát bízta meg.

7 A ceglédi önkormányzat belső ellenőrei a feladatellátás keretében gondoskodtak az éves munkaterv elkészítéséről és az abban meghatározott témakörök ellenőrzéséről, valamint a jogszabályokban előírt szabályzatok elkészítéséről. A belső ellenőrzés, az alábbi jogszabályok alapján végezte tevékenységét: - az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Aht.) - az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. Korm. rendelet (XII.19.) (Ámr.) - a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ber.) - a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) A belső ellenőrzést érintő jogszabályok a beszámolási időszakra vonatkozóan nem módosultak. A belső ellenőrzés hatálya kiterjedt a Polgármesteri Hivatalra és az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézményekre. A Ber. előírásait figyelembe véve, a belső ellenőrzés szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer és teljesítmény-ellenőrzéseket végzett. I/1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése Csemő Község Önkormányzatának évi ellenőrzési munkatervét a 79/2009. (X.21.) számú határozatával fogadta el a Képviselő-testület. Az ellenőrzési tervben foglaltaknak megfelelően, összesen 40 szakértői napot fordítottunk a feladatellátásra. (2 fő x 20 naptári nap) Az ellenőrzési terv teljesült, a meghatározott témakörök ellenőrzését elvégeztük. Tervtől való eltérés nem történt, így ennek módosítása sem volt indokolt. I/2. Az ellenőrzések személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőrzéshez kapcsolódó feladatok végrehajtását évben, a feladatellátó önkormányzat 2 fő belső ellenőrrel biztosította. A belső ellenőrzés a Ber.12 (1) pontja előírásai alapján, önértékelés keretében vizsgálta meg a tárgyi és személyi feltételek meglétét és összességében megállapította, hogy: - a belső ellenőrzési kapacitás elegendőnek bizonyult a tervben meghatározott feladatok ellátásához, - a belső ellenőrök képzettségi szintje és gyakorlata megfelelt a Ber ban foglalt követelményeknek, - az ellenőrzések során összeférhetetlenség megállapítására nem került sor, - a tervezésre vonatkozó előírások érvényesültek, - az ellenőrzés tárgyi feltételei biztosították a feladatellátás megfelelő színvonalát. (számítógép, közlönyök, CD jogtár használata) - a belső ellenőrök funkcionális függetlensége nem sérült, mivel a jegyzőnek közvetlenül alárendelve végezték tevékenységüket. A jegyző biztosította az éves ellenőrzési terv kidolgozása során, az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása során, az ellenőrzési módszerek kiválasztása során, a következtetések és ajánlások kidolgozása és az ellenőrzési jelentés elkészítése során az ellenőrök függetlenséget. - a belső ellenőrzési tevékenységet akadályozó tényezők nem merültek fel.

8 I/3. Az ellenőrzés fontosabb megállapításai A belső ellenőrzés témakörei évben az alábbiakra terjedtek ki: 1./ Tanyagondnoki gépjármű beszerzése című közbeszerzési eljárás szabályszerűségének ellenőrzése 2./ Házipénztár ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban, a tevékenységhez kapcsolódó folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés működése 3./ Utóellenőrzés, az előző évi vizsgálatok intézkedési tervének végrehajtása 4./ Értékcsökkenés elszámolása évben 5./ Általános Iskola és Óvoda intézményi társulásban való működtetésének hatása az önkormányzati gazdálkodásra 6./ Eszközökkel való gazdálkodás, vagyongyarapítás és megóvás a CSEMŐVÍZ Kftnél. Az ellenőrzésekről jelentések készültek, melyek tartalmából az alábbi fontosabb megállapításokat emeljük ki: Az ellenőrzés megállapításairól jelentések készültek, melyek tartalmából az alábbi fontosabb megállapításokat emeljük ki: 1./ Tanyagondnoki gépjármű beszerzése című közbeszerzési eljárás szabályszerűségének ellenőrzése Az önkormányzat, a hirdetmény közzététele nélküli egyszerű közbeszerzési eljárást a közbeszerzésről szóló évi CXXIX. tv. (Kbt.) 299. (1) bekezdés b) pontja alapján folytatta le. Az eljárásba bevont, döntéshozó személyek tekintetében az összeférhetetlenségre és az üzleti titok megőrzésére vonatkozó előírásokat betartották. A gépjármű beszerzésére vonatkozóan a nemzeti értékhatárt, az éves költségvetési törvény alapján állapították meg. Az ajánlattételi felhívást a Kbt (3) bekezdés előírásai szerint készítették el, amely biztosította az esélyegyenlőséget. Ajánlattételre a törvényben előírt legalább három ajánlattevővel szemben, négy ajánlattevőt kértek fel. Az önkormányzat, a törvényi előírásokat figyelembe véve meghatározta az ajánlattevők pénzügyi és gazdasági, valamint műszaki és szakmai alkalmasságának feltételeit és igazolásuk módját. Bírálati szempontként a Kbt. 57. (2) bekezdésének a) pontja szerint a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást határozták meg. Az ajánlatok elbírálása során a meghatározott bírálati szempontot figyelembe vették. Az ajánlati felhívásban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételek alapján megállapították az ajánlatok formai és tartalmi követelményeknek való megfelelését, valamint azok érvényességét és érvénytelenségét. A beérkezett két ajánlat közül egy ajánlatot érvényesnek nyilvánítottak. Az önkormányzat, az ajánlatok elbírálásáról szóló összegzést elkészítette, mely alapján az egyszerű közbeszerzési eljárás nyertesét kihirdette. A gépjármű beszerzésre az önkormányzat az adásvételi szerződést a közbeszerzési eljárás nyertesével megkötötte.

9 Az ellenőrzés megállapította, hogy az önkormányzat az egyszerű közbeszerzési eljárást a Közbeszerzési törvény vonatkozó rendelkezései szerint folytatta le. Az ellenőrzés a közbeszerzési eljárás lefolytatásában hiányosságokat nem állapított meg, ezért e témához kapcsolatosan nem volt javaslata. 2./ Házipénztár ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban, a tevékenységhez kapcsolódó folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés működése A hivatal Házipénztár- és Pénzkezelési Szabályzata évben lépett hatályba. Megállapította az ellenőrzés, hogy a szabályzat felülvizsgálatára óta nem került sor, így a számvitelről szóló évi C. törvény, valamint a költségvetés alapján gazdálkodó szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét szabályozó, többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet új előírásai nem kerültek átvezetésre. A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjét, tartalmi és alaki követelményeit, a jogosultak jogkörét, valamint az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat a hivatalban külön szabályzatban foglalták össze, az ellenőrzés időszakra még érvényes államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.) Korm. rendelet (Ámr.) előírásai szerint. Az ellenőrzés a házipénztár működésének tárgyi és személyi feltételeit megfelelőnek értékelte, azzal a kivétellel, hogy a Hivatalban a pénztáros helyettese a szabályzattal ellentétben nem került kijelölésre. A kifizetési pénztárbizonylatok alaki követelményeit a megvizsgált bizonylatok nagyobb részénél rendben találta az ellenőrzés, azzal az észrevétellel, hogy néhány esetben az összeg átvevőjének aláírása helyén csak a lásd a melléklet szerint utalás volt található, ami nem elegendő a pénzátadás hiteles igazolásához. Az utalványozást és ellenjegyzést a kifizetési bizonylatokon az arra jogosult aláírók minden esetben elvégezték. A szakmai teljesítés igazolása minden esetben megtörtént, az igazolás dátumát és az igazolási kötelezettség végrehajtásának megjelölését viszont nem rögzítették. Az egyszerűsítés érdekében javasolta az ellenőrzés a bélyegző rendszeresítését, melyen feltüntetésre kerülhet a A szakmai teljesítést igazolom szöveg és a dátum helye. A megállapítások figyelembe vételével javasolta az ellenőrzés a Jegyzőnek, hogy: - gondoskodjon a Házipénztár-és Pénzkezelési Szabályzat felülvizsgálatáról és a pénztáros helyettesítésével megbízott dolgozó kijelöléséről, valamint arról, hogy a kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozási folyamatokban megfelelően érvényesüljenek az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet (új Ámr.) előírásai. A Pénztárosnak, hogy: - a Pénzkezelési szabályzatnak megfelelően naponta végezze el a pénztár zárását és fordítson nagyobb figyelmet a pénztár záró egyenlegének betartására; - csatolja minden pénztári bizonylathoz a hozzá kapcsolódó alapdokumentumot; - gondoskodjon minden esetben a pénzátvétel tényének igazolásáról a kiadási pénztárbizonylatokon. 3./ Utóellenőrzés, az előző évi vizsgálatok intézkedési tervének végrehajtása

10 Az ellenőrzés célja volt annak megállapítása, hogy az önkormányzat hasznosította-e a évi ellenőrzés javaslatait, és eleget tett-e az intézkedési tervben előírt kötelezettségének. A évi vizsgálat során a belső ellenőrzés a Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kiépítése és működése a Polgármesteri Hivatalban és a Céljelleggel juttatott támogatások elszámolása című témakörökhöz fogalmazta meg a Jegyző részére az alábbi javaslatokat: - Kockázatkezelési szabályzatban meghatározott módszertan alapján készítse el a gazdálkodási folyamatok kockázati térképét, és az eredmény függvényében gondoskodjon arról, hogy a magas kockázatú területek a FEUVE keretein belül gyakrabban kerüljenek ellenőrzésre; - gondoskodjon arról, hogy a kötelezettségvállalási és utalványozási folyamatokban érvényesüljenek az Amr ainak előírásai; - fokozza a kötelezettségvállalás, utalványozás területén a belső kontrollok működését; - gondoskodjon a céljellegű támogatások eljárási rendjének szabályozásáról, különös tekintettel a felhasználásról való számadási kötelezettség módjának és határidejének meghatározására; - az Áht.13/A. (2) bek. előírásainak figyelembe vételével gondoskodjon arról, hogy a támogatottak a folyósított támogatásokról minden esetben hitelesen számoljanak el; - gondoskodjon a folyamatba épített kontrollok megfelelő működtetéséről. Az ellenőrzés megállapította, hogy az intézkedési tervben foglaltak az alábbiak szerint kerültek végrehajtásra: - a céljelleggel juttatott támogatások számadási kötelezettségét az ellenőrzést követő időszakban a támogatottal megkötött szerződésben írják elő. A Jegyző a támogatások folyósítására és elszámolására vonatkozóan külön szabályozást nem alkotott, a részletek minden esetben egyedileg, a megállapodásban kerültek rögzítésre. - a Jegyző felmérte az önkormányzat kockázatait, azok értékelése és az intézkedés megtétele az utóellenőrzés időpontjában folyamatos volt. - a kötelezettségvállalási, utalványozási folyamatok tekintetében a Jegyző utasította a dolgozókat az Ámr. előírásainak betartására. 4./ Értékcsökkenés elszámolása évben A költségvetés alapján gazdálkodó szerveknek az immateriális javak, tárgyi eszközök és az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott, illetve vagyonkezelésbe vett eszközök után, azok üzembe helyezését követően, a terv szerinti értékcsökkenést az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet 30. -ának (2)-(6) bekezdésében foglaltak szerint kell elszámolni. Megállapítottuk, hogy a Hivatalban, az értékcsökkenést az általános szabályok alkalmazásával negyedévenként számolták el, a Kormányrendelet a)-k) pontjaiban meghatározott leírási kulcsok alapján, a tényleges elhasználódásnak megfelelően. A földterületek, telkek, erdők és képzőművészeti alkotások után a jogszabálynak megfelelően nem számoltak értékcsökkenést. Az értékcsökkenés elszámolásáról negyedévenként belső bizonylat készült, amely alapján elvégezték a könyvelést. A főkönyvi könyvelés adatai azonosságot mutattak a beszámoló adataival. A tételes ellenőrzés során, az értékcsökkenés elszámolásánál számszaki hibákat állapítottunk meg, mely a mérleg főösszeg 2%-át és így nem jelentős összegű hibának

11 tekinthető, mely a beszámoló megbízhatóságát és valódiságát lényegesen nem befolyásolta. A számszaki eltérés miatt a mérleg helyesbítésére nem volt szükséges, a hiba kijavítására a évi könyvelés során került sor. Az ellenőrzés javasolta a Jegyzőnek: - utasítsa a pénzügyi előadót arra, hogy az értékcsökkenés elszámolásából származó hibákat helyesbítse a évi könyvelésben; - gondoskodjon a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés hatékony működéséről. A pénzügyi előadónak: - önrevízió keretében vizsgálja meg, hogy az ellenőrzés által feltárt számszaki hibák nevezett eszközcsoportoknál előfordultak-e a év előtti időszakban is, és annak függvényében végezze el a helyesbítéseket. 5./ Általános Iskola és Óvoda intézményi társulásban való működtetésének hatása az önkormányzati gazdálkodásra Csemő és Nyársapát Község Önkormányzatai - a Többcélú Kistérségi Társulás szervező tevékenységével - a kötelező óvodai nevelési, továbbá általános iskolai oktatási és nevelési feladataik megvalósítására, nevelési-oktatási intézményeik közös fenntartásában állapodtak meg, és ennek érdekében létrehozták a Csemő-Nyársapát Általános Művelődési Központot, (CSENYÁ-ÁMK), mely többcélú, alapfokú nevelési, oktatási és közművelődési intézményként működik. Az intézményi társulás által fenntartott CSENYÁ-ÁMK finanszírozási feltételeinek rögzítésére a felek megállapodást kötöttek, mely értelmében a két önkormányzat az intézmény finanszírozásában a gyermeklétszám arányában vesz részt, mely évben Csemő esetében az összes költség 68 %-át, Nyársapát esetében a költségek 32 %-át jelentette. Az intézményi társulás megalakulásának célja volt, az állami normatív támogatásként igényelhető plusz pénzügyi források kihasználása. A évi gazdálkodáshoz Csemő részére e Ft normatív állami támogatást igényeltek, ezen felül a ceglédi kistérség által elszámolt támogatásból e Ft illette meg a települést. A működés mérlegszerű bemutatása alapján a bevételek és kiadások e Ft-ot takartak, melyek tartalmazták a Csemő által átadott pénzeszközöket, valamint a pályázatok, központosított előirányzatok összegét is. Az ellenőrzési feladatok végrehajtása során úgy értékeltük, hogy a társult önkormányzatok megteremtették a létrehozott intézmény működési kereteit, a megállapodásokban teljes körűen rögzítették a közös üzemeltetés feltételeit. A dokumentumok alapján megállapítottuk, hogy a CSENYÁK-ÁMK a jogszabályok előírásai szerint, szabályszerűen működött. Az intézményi társulásban való működtetésnek kedvezőek voltak a pénzügyi vonzatai, mindkét önkormányzat számára. Nyársapát Polgármesteri Hivatala, mint a gazdálkodásért felelős szerv, elszámolt a és évi állami támogatással, valamint Csemő Község Önkormányzata által átadott pénzeszközökkel. A gazdálkodási folyamatok további nyomon követésére javasoltuk beépíteni az ellenőrzési nyomvonalba az elszámolások időközönkénti felülvizsgálatát a hivatal részéről. Az ellenőrzés hiányosságokat e tárgykörben nem állapított meg, ezért egyéb javaslatot nem tesz.

12 6./ Eszközökkel való gazdálkodás, vagyongyarapítás és megóvás a CSEMŐVÍZ Kft-nél. A CSEMÖVÍZ Kft vagyongazdálkodási jogköre a saját és az önkormányzattól üzemeltetésre átvett vagyonra terjed ki. A Kft saját vagyona elkülönül az üzemeltetésre átvett vagyontól. A Kft tulajdonában lévő eszközök bruttó értéke évben e Ft-ot takartak, mely érték az amortizáció következtében év végére 210 e Ft-ra csökkent. A Kft saját eszközeinek körébe tartozott: 2 figyelőkút, Pentium számítógép, Canon lézernyomtató, Epson matrix nyomtató, APC szünetmentes tápegység, Windows XP és Office 2003 basic szoftverek, valamint több 100 e Ft alatti tárgyi eszköz. Az önkormányzat a Kft-t a vízmű-telep és a szennyvíztisztító-telep üzemeltetése céljából alapította. Az üzemeltett vagyon továbbra is önkormányzati tulajdonban maradt, az eszközök az önkormányzat könyveiben jelent meg. Az önkormányzat könyveiben a csatornamű hálózat egy tételben jelent meg, a vízműtelepet három tételben tartották nyilván: vízhálózat, víztorony, vastalanító. A mérleg és annak analitikáját képező nyilvántartás adatai megegyeztek a vagyonkataszterben szerepeltetett értékekkel. Az eszközök bruttó értéke azonos volt az aktiváláskor nyilvántartásba vett értékkel, hálózatbővítésre illetve felújításra nem került sor. Az év végi leltár az analitikával való egyeztetés módszerével történt, melyet a hivatal dolgozója készítette el. A Kft ügyvezetője az eszközök folyamatos karbantartásával gondoskodott az eszközök állagmegóvásáról. A karbantartások értéke évben összesen e Ft-ot takart. Az elemi csapásokból származó károk enyhítésére a Kft biztosítást kötött az UNIQA Biztosító Zrt-nél. Az ellenőrzés megállapításainak figyelembe vételével az alábbiakat javasoltuk a Kft ügyvezetőjének és a Jegyzőnek együttesen: - gondoskodjanak arról, hogy a CSEMŐVÍZ Kft üzemeltetésébe átadott eszközökről készüljön egy tételes leltár, a bérbe adott eszközök átadás-átvétele hitelt érdemlő módon kerüljön rögzítésre. Az ügyvezetőnek: - gondoskodjon arról, hogy az üzemeltetésre átvett eszközök mérlegen kívüli tételként, a o - ás számlaosztályban kerüljenek nyilvántartásra. I/4. Büntető, szabálysértési, kártérítési, fegyelmi eljárások Az ellenőrzés során bűntető - szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság megállapítására nem került sor. I/5. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső ellenőrzés által megfogalmazott javaslatok a FEUVE rendszer hatékonyabb működését szolgálták. Az ellenőrzés során javasoltuk a kockázatelemzések

13 kiterjesztését az összes gazdasági folyamatra, valamint az ellenőrzési nyomvonal folyamatos karbantartását. Az ellenőrzések során felhívtuk az érintett vezetők figyelmét a FEUVE rendszer szabályozottságának és működtetésének fontosságára a felelősségek meghatározásában és a folyamatokban megjelenő hibák, rossz gyakorlatok kiszűrésében. Csemő, április 14. Készítette: Steiger Rita belső ellenőrzési vezető