HOGYAN KÉSZÍTSÜNK SIKERES PROJEKTEKET?

Átírás

1 RO 2005/ GUVERNUL ROMÂNIEI HOGYAN KÉSZÍTSÜNK SIKERES PROJEKTEKET? A projektet az Európai Unió támogatta (a Románia - Magyarország PHARE CBC 2005 határmenti együttműködési program keretében, RO 2005/ ) Projektgazda: SZATMÁRI PEDAGÓGUSOK HÁZA

2 A kiadvány c. projekt keretében készült, a Románia-Magyarország PHARE CBC 2005 határmenti együttműködési program keretében, RO 2005/ Kiadó: SZATMÁRI PEDAGÓGUSOK HÁZA Koordinálta: SZÁSZ PIROSKA Igazgató SZATMÁRI PEDAGÓGUSOK HÁZA Satu Mare, 1 Decembrie 1918 u., 6, Telefon: , Fax: ccdsatumare@yahoo.com A kiadvány szerzői jogai a Szatmári Pedagógusok Házát illetik. A kiadvány vagy annak részeinek sokszorosítása csak ezen intézmény engedélyével történhet. Kiadás hely: Szatmárnémeti, időpontja: február. A dokumentumban állásfoglalásának. foglalt nézetek nem tekinthetők az Európai Unió hivatalos Európai Bizottság Európai Bizottság Bővítési Főigazgatóság PHARE Program Európai Bizottság Regionális Politika Főigazgatóság Európai Bizottság Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság Európai Unió Tanácsa Európai Parlament Európai Bíróság Európai Számvevőszék Gazdasági és Szociális Bizottság Régiók Bizottsága Európai Központi Bank Európai Befektetési Bank Az Európai Bizottság romániai képviselete Romániei Állandó Képviselete az Európai Bizottságnál A brüsszeli Román Információs Központ Európai Unió a világban 2

3 TARTALOMJEGYZÉK I. Bevezető...3 A kézikönyv kidolgozásának háttere...3 A tananyag felépítése és tartalma...3 II. Egy Sikeres Pályázat Elkészítésének Lépései...4 II.1 A szükségletek és lehetőségek beazonosítása...5 II. 2 A problémák célokká történő átfogalmazása...6 II. 3 A projekt tervezési szakasza logikai keretmátrix...8 II. 4 A projekt operatív tervezése...14 II. 5 Partnerség...16 II.6 Támogatási források feltérképezése pályázati kiírás tanulmányozása, információgyűjtés...17 II.7 A pályázat elkészítése...18 III. A Projektek Megvalósítása...22 III.1 A projekt értékelése...22 III.2 Szerződéskötés...23 III. 3 Közbeszerzési eljárások...24 III.4 Kifizetések...27 III.5 További pénzügyi kérdések...27 III.6 Monitoring, jelentéstétel...28 III.7 Könyvvizsgálat és audit...28 III.8 Szerződésmódosítás...29 III.9 Tájékoztatás, nyilvánosság, arculati elemek, disszemináció...29 III.10 A projekt zárása...30 Összefoglalás...31 IV. Strukturális Alapok...32 IV.1 A Strukturális Alapok létrehozásának célja...32 IV.2 A Strukturális Alapok bemutatása...33 IV.3 A Strukturális Alapok célkitűzései...36 IV.4 A Strukturális Alapok felhasználása...40 A. A Strukturális Alapok felhasználása Romániában...42 B. A Strukturális Alapok felhasználása Magyarországon...43 V. Társadalmi Megújulás és a Társadalmi Infrastruktúra Operatív Programok rövid bemutatása...45 A támogatás összege és mértéke: a pályázó az elnyert támogatást a részére megítélt eszközcsomagok formájában kapja meg (A támogatás minimum értéke 0,5 millió forint, míg a maximum értéke 700 millió forint). A pályázó számára pénzkifizetés nem történik. Az eszközcsomagok ellenértéke közvetlenül a szállítónak kerül kifizetésre. A projekt elszámolható összes költségének 100 %-a Szójegyzék...51 Mellékletek

4

5 I. BEVEZETŐ A kézikönyv kidolgozásának háttere A 2007-es év folyamán a Szatmári Pedagógusok Háza, partnerségben a Szabolcs-SzatmárBereg Megyei Tanács Pedagógiai, Szociális Oktatási és Továbbképzési Intézményével (Nyíregyháza, Magyarország) román-magyar Phare CBC határmenti pályázatot nyert A szatmári tanügyi rendszer fenntartható fejlesztése a határmenti szomszédsági címmel. A pályázat célkitűzése a határmenti együttműködés kiterjesztése és fejlesztése az oktatás terén, valamint a Szatmár, illetve Szabolcs-SzatmárBereg megyében található oktatási intézmények kapacitásának növelése a nemzeti és közösségi pénzek hatékony lehívása érdekében. Jelen dokumentum a projekt keretében kidolgozott tananyag, melynek elsődleges célja a Strukturális Alapok mely jelentős pénzforrást biztosít Románia és Magyarország számára a programozási időszakban lehívásának elősegítése. A célcsoportot a románmagyar határmenti térségben tevékenykedő tanügyi dolgozók jelentik. A szakmai feladatokat a Megakom Consultants Romania tanácsadó cég látta el, január február között. A tananyag felépítése és tartalma A tananyag négy fő részre osztható: Egy sikeres pályázat kidolgozásának lépései; A pályázatok sikeres megvalósítása; Románia és Magyarország számára elérhető Strukturális Alapok bemutatása, a programozási időszakban; Aktív pályázati lehetőségek. A tananyag struktúrájában, logikájában követi a képzési napok felépítését, tematikáját, felépítését és írásos formában tartalmazza a képzés során átadott információkat, illetve, a jobb megértést segítendő, bizonyos esetekben kiegészíti, részletesebben tárgyalja azokat. Ugyanakkor fontos hangsúlyozni, hogy a segédanyag nem tekinthető hagyományos tankönyvnek: nem fejezetről fejezetre haladva kell megtanulni, sokkal inkább hivatkozási és háttérdokumentum, melyet a képzési napok közti időszakban célszerű alkalmazni a hallottak jobb megértése érdekében.

6 II. EGY SIKERES PÁLYÁZAT ELKÉSZÍTÉSÉNEK LÉPÉSEI A tananyag első részében gyakorlati példákon keresztül egy sikeres pályázat elkészítésének lépéseit, míg a második részében a már megnyert projekt lebonyolításainak elemeit mutatjuk be. Megfigyelhetjük, hogy a folyamat mindég a projektre és NEM a pályázatra vonatkozik a pályázat csupán egy eszköz a projekt kidolgozásához, fejlesztéséhez. Milyen egy jó projekt? A jó projekt egy jól megtervezett és sikeresen végrehajtott projekt. Egy jól megtervezett és nyertes projekt is végződhet kudarccal, ha a megvalósítása nem a megfelelő módon zajlik. Ugyanakkor egy hiányosan megtervezett pályázat még az értékelési fázison sem megy át. Ebből kiindulva úgy ítéltük meg, hogy egy sikeres pályázat elkészítésének bemutatása mellett nagyon fontos maga a megvalósítási fázis ismertetése is. Egy projekt elkészítésének és lebonyolításának fontosabb lépéseit a következő ábra szemlélteti: 1 Ábra. A projektciklus szakaszai Szükségletek meghatározása Visszacsatolá s Projekt monitoring és értékelés Célok kialakítása Projekt tervezés Projekt megvalósítás Korlátok Ebben a fejezetben bemutatjuk tehát egy pályázat elkészítésének lépéseit, valamint fontosabb elemeit, a következő fejezetben pedig kitérünk a nyertes pályázatok lebonyolítására. Mielőtt elkezdenénk a projektek elkészítésének és megvalósításának a leírásába, tisztázzuk a projekt fogalmát! A projekt egy egyedi szervezetben végrehajtott lépéssorozat, amely nem sorolható a hagyományos szervezeti egységek megszokott tevékenységei közé, valamint egy konkrét, a kontextustól függő cél vagy célok megvalósítása: - meghatározott idő alatt, - meghatározott humán- és anyagi erőforrások igénybevételével.

7 II.1 A szükségletek és lehetőségek beazonosítása Miért van szükségünk projektekre? Minden projekt egy jövőbeni, ideális helyzet elérésére, a jelenlegi probléma megoldásának vágyára alapszik. Minden projekt elkészítését megelőzi tehát a létező problémák és szükségletek beazonosítása és elemzése. A szükségletek beazonosítását a projektötlet megfogalmazása követi, majd a pályázati kiírások részletes tanulmányozása. A következő lépés a célkitűzések pontos megfogalmazása valamint a projekt Logframe alapú tervezése - Logical Framework Approach (az EU által is használt és elfogadott módszertan). A következő fázis a projekt operatív tervezése a pénzügyi tábla, a humánerőforrás terv és a tevékenységek időbeni ütemezésének az elkészítése. Az Logframe módszer hatékony eszköz arra, hogy az érintettek és érdekcsoportok (a probléma megoldásában érdekelt csoportok) azonosítsák és elemezzék problémáikat, és meghatározzák azokat a célokat és elvégzendő tevékenységeket, amelyek a problémák megoldásához szükségesek. A logframe struktúra alkalmazásával a tervezők tesztelhetik a javasolt projektterveket azok relevanciájának, megvalósíthatóságának és fenntarthatóságának biztosítása érdekében. Szükségletek elemzése, a problémafa elkészítése Mielőtt nekifognánk a pályázat kidolgozásának egy átfogó, tiszta képet kell rendelkezzünk a benyújtandó pályázat egészéről. A pályázónak azonosítania kell a megoldandó problémákat, valamint azokat a fejlesztéseket amelyek hozzájárulnak a problémák teljes vagy részleges megoldásához. E problémák felvázolása a projektötlet alapját képezhetik: csak ezek ismeretében, a projektötlet újragondolása után, foghatunk neki a pályázatkészítés konkrét lépéseihez. Következtetésképp, a projektkészítés első lépése a létező problémák azonosítása és elemzése, a kidolgozandó projektek célja ugyanis a létező problémák megoldása. A főbb problémák megértése érdekében szükséges tehát széleskörű helyzetelemzést végeznünk. A pályázat valós szükségletekre való épülése egy alapfeltétel. Ugyanakkor figyelnünk kell arra, hogy a problémák okait azonosítsuk nem pedig azok következményeit. Ebben a folyamatban minden érdekcsoport részt kell vegyen, vagyis mindazon személyek, csoportok amelyek érintettek a projekt eredményei által például egy workshop keretén belül! Egy adott helyzet különbözőképpen értelmezhető különböző érdekcsoportok által. A problémák feltárása, azonosítása mélyinterjúk, kérdőíves kutatások (az érdekcsoportok, célcsoportok körében) vagy statisztikai adatok elemzése alapján történhet. A problémák feltárásának, összegyűjtésének egy lehetséges módszere lehet az is, ha az érdekeltek brainstorming (ötletbörze) keretében határozhatják meg az adott helyzethez kapcsolódó legfőbb problémákat. A problémák feltárása, azonosítása után meg kell határozni a feltárt problémák között fenn álló ok-okozati viszonyokat (hierarchikus egymásra épülését), végül, erre alapozva elkészítjük a problémafát. Meg kell határozni az átfogó problémát és fel kell tárni az ehhez kapcsolódó, ezt

8 kiváltó problémákat. Ha az azonosított probléma ok, akkor a probléma-fa alsóbb szintjére kerül, míg az általa kiváltott okozat feljebb. Általában, a problémafa 3-5 szintet tartalmaz. Míg az általános helyzetelemzések egy általános, elmesélő, kevésbé strukturált leírást adnak a beazonosított problémákról, a logikai keretmátrix egyik előnye, hogy rávilágít arra tényre, hogy önálló problémák nem léteznek minden egyes probléma egy összetett probléma lánc szerves része amelyek ok-okozati viszonyban állnak egymással. Ha a probléma helytelenül lett beazonosítva, a megoldás is hibás lesz. Nagyon fontos tehát a problémák konkrét és reális leírása, kerülve az általános megfogalmazásokat. A 2. ábra egy lehetséges problémafát mutat be, a nyilak a feltárt problémák közötti összefüggéseket jelzik: 2. Ábra Probléma-fa Határmenti oktatási intézmények közötti alacsony együttműködés Európai Uniós ismeretek oktatásának hiánya Európai integrációs ismeretek hiánya A határmenti iskolák közötti kapcsolatok hiánya Egy információs központ hiánya Európai Uniós ismereteket bemutató tankönyv hiánya EU-s ismeretek terén szakképzetlen pedagógusok Javaslat: kerüljük a problémaelemzés szükségtelen túlbonyolítását, úgy időben, mint terjedelemben. Szükség esetén a probléma-fa utólag is változtatható, kibővíthető. II. 2 A problémák célokká történő átfogalmazása A probléma-fa nagyon könnyen cél-fává alakítható: csak annyit kell tennünk, hogy a problémákat újrafogalmazzuk célok formájában! A probléma-fa valamely fennálló helyzet negatív aspektusait mutatja meg, míg a célok elemzése a kívánatos jövőbeni helyzet pozitív aspektusait. Az cél-fa tehát a probléma-fa tükörképe lesz. Az ok és okozati viszonyt az eszközök és célok viszony váltja fel.

9 Lássunk egy példát egy probléma céllá való átalakítására: Probléma Kedvezőtlen gazdasági-társadalmi helyzet Cél Kedvező gazdasági-társadalmi helyzet Ha az ok-okozati összefüggéseket jól állítottuk fel, úgy a célfa megmutatja, hogy a fő probléma megoldásához milyen részfeladatok megvalósításával juthatunk közelebb. Így biztosítható a projekt célkitűzései és a feltárt problémák közötti szoros megfelelés. A problémák célokká való alakítása révén a cél-fához jutunk (3. Ábra). Az egyes célok ugyanúgy egymásra épülnek, mint a problémák a probléma-fában. E logikai kapcsolat értelmében az alsó szintű célok maradéktalan megvalósítása esetén a felsőbb szintű célkitűzések is megvalósulnak. A következő ábra egy, a fent bemutatott probléma-fából levezetett cél-fát mutat be. 3. Ábra Cél-fa Határmenti oktatási intézmények közötti széleskörű együttműködés Európai integrációs ismeretek sokrétűsége A határmenti iskolák közötti széleskörű kapcsolatok Európai Uniós ismeretek oktatása Információs központ működése Európai Uniós ismereteket bemutató tankönyvek megléte EU-s ismeretek terén szakképzett pedagógusok A célkitűzések elemzése során ajánlott figyelembe venni a következő kritériumokat: - a célkitűzéseket a kívánt jövőbeni helyzetet formájában, és ne tevékenységként fogalmazzuk meg - a cél-fa kidolgozásának folyamatában új elemek jelenhetnek meg, amelyek a probléma-fa módosításával járnak. Így, szükség esetén vissza kell térnünk a problémafa kidolgozásához és ezt ki kell javítanunk, vagy át kell fogalmazzuk, akár ebben a fázisban is - egyes célkitűzések esetében pontosan megállapítható, hogy a célkitűzés nem valósítható meg állami finanszírozásból, viszont az elemzési folyamat komplexitásának és teljességének megőrzése miatt, szükséges ezek feltüntetése is.

10 II. 3 A projekt tervezési szakasza logikai keretmátrix A logikai keretmátrix (röviden logframe) az LFA - Logical Framework Approach fő outputja. Megfelelő használat esetén a logframe segítséget nyújt a tevékenységek, eredmények, célok és célkitűzések közötti logikai összefüggések jobb áttekintéséhez,1 A logframe mátrix (4. Ábra), legegyszerűbb formájában egy négy oszlopot és négy sort tartalmazó mátrix. 4. Ábra. Logikai keretmátrix Beavatkozási Stratégia Objektívan igazolható eredményességi mutatók Ellenőrzés forrásai Átfogó Célok Hatásindikátorok Ellenőrzés forrásai és eszközei Projekt Cél Célindikátorok v. Eredmény indikátorok Ellenőrzés forrásai és eszközei Kockázatok és feltételezések Várt eredmények (outputok) Output indikátorok Ellenőrzés forrásai és eszközei Kockázatok és feltételezések Tevékenységek Eszközök Költségek Kockázatok és feltételezések Kockázatok és feltételezések Előfeltételezések A logframe mátrix oszlopainak és sorainak kitöltése jól meghatározott sorrendben történik. 1 Először az intervenciós logikát írjuk le, fentről lefelé haladva így elkészül a projekt célrendszere, meghatározásra kerülnek a tevékenységek. Ezután a feltételezések kerülnek meghatározásra (negyedik oszlop), lentről felfelé haladva, kezdve az előfeltételezésekkel. Ezt követően az alsó sorból kiindulva vízszintesen haladva kitöltjük a hiányzó téglalapokat, először meghatározva az indikátorokat, majd azok forrásait (a második és harmadik oszlop első három sora). Utolsó lépesben meghatározzuk (becslés szintjén) a projekt megvalósításához szükséges eszközöket és forrásokat (a kettes és hármas oszlopok négyes sora). A közösségi támogatások lehívásakor a legtöbb esetben kötelező a logikai keretmátrix kitöltése.

11 A beavatkozási logika (intervenciós logika). A projekt alapjául szolgáló stratégiát, a tevékenységektől az átfogó célokig vezető hatásmechanizmust intervenciós logikának nevezik. A logframe mátrixban az intervenciós logikán, annak egyes szintjein keresztül történik meg a projekt leírása vagyis ez kerül majd a mátrix első oszlopába. 5. Ábra. Beavatkozási logika Hatások Eredmények Outputok Inputok Projekt tevékenységek (Átfogó célok) (Konkrét cél) Átfogó célok azok a stratégiai szintű célok, amelyekhez a projekt hatásai hosszú távon hozzájárulnak. Projekt cél konkrét cél, amit a projekt megvalósításával el kívánunk érni. Eredmények termékek vagy (Operatív célok) szolgáltatások, melyek a projekt keretében végrehajtott tevékenységek eredményei. Tevékenységek feladatok, amelyeket az eredmények elérése érdekében végre kell hajtani. Feltételezések, kockázatok értékelése Egy projekt sikere gyakran nemcsak a projekt beavatkozásain múlik, hanem bizonyos külső tényezőkön, illetve e külső tényezők meglétére vonatkozó konkrét feltételezéseken is. A külső tényezők braimstorming (ötletbörze) révén a logframe minden egyes szintjére vonatkozóan meghatározhatók. A feltételek feltárásában alulról felfelé haladunk, mégpedig olyan logika mentén, hogy minden szinten azt keressük, hogy az adott szinten elért eredmények, hatások mellett a következő szint teljesüléséhez mire van szükség. Hogyan értelmezhetjük tehát e kapcsolatot a feltételezések és az egyes szintek között? Ha az előfeltételezések teljesülnek, akkor indulhatnak meg a projekt tevékenységei. Ha a tevékenységeket elvégezzük, és emellett az azonos szinten levő külső feltételek teljesülnek, akkor jönnek létre a projekt eredményei. Ha a projekteredmények létrejönnek, és a megfelelő feltételek teljesülnek, akkor érheti el a projekt a célját. Ha a projektcél megvalósul, és az adott szintű külső feltételek is teljesülnek, akkor érhetjük el az átfogó, stratégiai célokat. A feltételezések meghatározását, leírását a kívánt helyzet formájában, vagyis pozitív módon kell megfogalmazni. Ilyen módon lehetővé válik nyomon követésük és értékelésük a feltételezési algoritmus segítségével.

12 Objektíven ellenőrizhető eredményességi mutatók2 Az objektíven ellenőrizhető mutatók vagy indikátorok megmutatják, hogy a célokat milyen mértékben sikerült teljesíteni a logframe egyes szintjein. E mutatók alapján kerülhet sor a megfelelő monitoring rendszer kidolgozására. A logframe ezen oszlopában kerülnek meghatározásra a beavatkozási logikát leíró oszlopban meghatározott célok, eredmények elérésének mérésére szolgáló indikátorok (hatásindikátorok, eredményindikátorok, output indikátorok). Az átfogó célok mérésére szolgáló indikátorok a hatásindikátorok; A konkrét cél mérésére szolgáló indikátorok az eredmény indikátorok; A projekt eredményének mérését az output indikátorok teszik lehetővé; Az eszközök és erőforrások a tervezett tevékenységek elvégzéséhez és a projekt irányításához szükséges emberi, anyagi és pénzügyi erőforrásokat jelölik. Az indikátorok célja az objektív valóság egyik elemének standardizált formában történő leírása. Az indikátor egy olyan mutató tehát, amely a komplex valóságról szóló információt leegyszerűsített formában közli. A leegyszerűsítés, standardizálás leggyakoribb módja a számszerűsítés, ugyanakkor mégsem beszélhetünk kizárólag mutatószámokról: az indikátor megtestesülhet logikai, minőségi változó formájában is. Minden indikátor négy kötelező elemmel bír: 1. mértékegység, 2. az indikátor kiinduló értéke, 3. az indikátor tervezett értéke, 4. az indikátor megvalósulásának értéke. Az egyes szinteken kijelölt mutatók minősége a SMART kritériumrendszerrel vizsgálható, amely az angol Specific, Measurable, Available, Relevant és Time-bound szavak kezdőbetűinek felel meg, azaz a jó indikátorok jól meghatározottak, specifikusak (pontosan annak a célnak, eredménynek a megvalósulását mérik, amelyikhez hozzárendelték), mérhetőek, hozzáférhetőek az indikátor értékére vonatkozó adatok viszonylag elfogadható költségek mellett, relevánsak az érintett célok szempontjából, és időszakhoz, időponthoz kötöttek. Fontos megjegyeznünk, hogy nem minden adatot, statisztikát tekintünk indikátornak. Indikátorrá a felhasználás teszi az információt, vagyis az indikátor olyan adat, amely valamely tevékenység során a döntéshozatal, a tárgyalás vagy a kommunikáció támogatójaként hasznosul. Egy jó indikátor egyszerű információkat kell biztosítson, amelyek könnyedén közölhetőek és érthetőek úgy a közlő mint a felhasználó számára. Ellenőrzési eszközök Ebben az oszlopban megjelölésre kerülnek az objektíven ellenőrizhető mutatókhoz szükséges információforrások. Az ellenőrzési eszközök révén a mutatók, mérőszámok aktuális értékeit rögzítik és a projekt-menedzsment illetve az értékelést végrehajtó személyek rendelkezésére bocsátják. 2 Az objektíven ellenőrizhető jelző azt jelenti, hogy az ugyanazon mutatót mérő különböző személyek ugyanazokat a mérési eredményeket kapják meg.

13 Elsősorban meg kell határozni a formát, másodsorban, hogy kinek kell információkat biztosítania, harmadsorban pedig azt, hogy milyen rendszerességgel kell biztosítani azokat. A hatások mérésére leggyakrabban a belső nyilvántartásokból és a hivatalos statisztikákból nyerhető információkat használjuk, de gyakran szükség van az önálló adatgyűjtése is. Ebben az esetben vigyáznunk kell, hogy megbízható, de nem nagyon költséges felmérési módot válasszunk. Erőforrások és költségek Az logframe mátrix alsó szintjén vannak meghatározva a pályázattal (eszközökkel) kapcsolatos költségek és ezek forrásai (finanszírozás, önerő, partnerek, hitelek). Leltárba vesszük azokat az eszközöket, amelyek szükségesek lesznek a pályázat megvalósításának folyamatában. Ha rendelkezünk velük az erőforrás mezőbe helyezzük őket. Az erőforrás lehet pénzösszegben kifejezett önrész, meglévő hitelek vagy rendelkezésre álló épületek, eszközök, stb., humánerőforrás, és egyéb pénzügyi eszközök, amelyek szükségesek a projekttevékenységek végrehajtására. A pontos erőforrások és költségek meghatározása részletesen megtervezett projekttevékenységeket feltételez. A logframe mátrix elkészítésének menete A logframe mátrix oszlopainak és sorainak kitöltése meghatározott logikai sorrendben történik. Először az első oszlop kerül elkészítésre fentről lefelé haladva, így elkészül a stratégiából levezetve a projekt célrendszere, meghatározásra kerülnek a tevékenységek. Ezután a feltételezések kerülnek meghatározásra (negyedik oszlop) lentről felfelé haladva, kezdve az előfeltételezésekkel. Ezt követően az alsó sorból kiindulva vízszintesen haladva kitöltjük a hiányzó mezőket, először meghatározva az indikátorokat, majd azok forrását. A mátrix kitöltésének megfelelő sorrendjét szemlélteti az alábbi 6. ábra. 6. Ábra. A logframe mátrix elkészítésének menete Beavatkozási Stratégia Objektívan igazolható eredményességi mutatók Ellenőrzés forrásai Kockázatok és feltételezések 5.

14 A logikai keretmátrix, összefoglalja szempontjából legfontosabb információkat: a projekt miért kerül végrehajtásra a projekt (beavatkozási logika) mit szeretne elérni a projekt (beavatkozási logika és indikátorok) ezt hogyan tervezi elérni a projekt (tevékenységek, eszközök) milyen külső tényezőket (feltételezések és kockázatok) kell figyelembe hol találjuk meg a projekt értékeléséhez szükséges információkat (ellenőrzés forrásai) milyen eszközökre van szükség (eszközök) mekkora a projekt költségvetése (költségek) milyen előfeltételezéseket kell teljesíteni a projekt elindításához (előfeltételezések). venni

15 7. Ábra. Logikai keretmátrix egy konkrét példa Beavatkozási logika Átfogó célkitűzések A határmenti térségben élő fiatalok európai gondolkodásmódra való nevelése A gimnáziumi oktatási intézmények és azok tanulói közötti határon átívelő kapcsolatok erősítése A határmenti térségek turizmusának fellendítése a saját és a szomszédos régiók minél alaposabb megismerése által A projekt célja Az Európai Uniós ismeretek, a környezetünk és a határmenti térségekkel kapcsolatos ismeretek bevezetésének elősegítése, a két határmenti megye gimnáziumaiban Várt eredmények Egy interaktív oktatási anyag kidolgozása, mely az Európai Unióval és a két határmenti megyék megismerésével kapcsolatos gyakorlati ismereteket tartalmaz Az elkészült oktatási anyag elektronikus adaptálása, interaktív CD-k formájában A Tanügyiek Háza web oldalának kiterjesztése Tanároknak szervezett szimpózium Tanároknak szervezett tapasztalatcsere Egy létrejött Információs Központ Kiosztott CD-k Tevékenységek A tananyag előkészítése és kidolgozása Az tananyag elektronikus adaptálása, CD-k elkészítése A Tanügyiek Háza honlapjának kibővítése A szimpózium megszervezése A tapasztalatcsere megszervezése Egy terem felújítása és felszerelése az Információs Központ részére A CD-k szétosztása Objektíven igazolható eredményességi mutatók A gimnáziumi oktatási intézmények között kialakult kapcsolatok száma A határmenti térségekre irányuló osztálykirándulások számának növekedése A gimnáziumi intézmények által közösen kidolgozott vagy megvalósított projektek száma az elkövetkező három évben Ellenőrzés forrásai és eszközei Feltételezések A két megye gimnáziumaitól begyűjtött statisztikák A gimnáziumok között létrejövő együttműködési szerződések A határon átívelő projektek közös kidolgozása és megvalósítása Az Európai Unió és a határmenti megyék bemutatásának céljából bevezetett oktatási órák száma az elkövetkező évben A fenti témakörben, szabadon választható órákat bevezetett gimnáziumok száma A kurzusokon résztvevő diákok száma Az Információs Központot felkereső személyek száma az elkövetkező évben A gimnáziumok statisztikái A diákok érdeklődése a szabadon A két résztvevő megye Fő választható tanfolyamok iránt Tanfelügyelőségeinek statisztikái és éves A célmegyéken kívüli iskolák jelentései érdeklődése a tananyag felhasználása iránt Az Információs Központ statisztikái Egy hasonló projekt megvalósítása Ukrajnával A gimnáziumok pozitív hozzáállása a szabadon választható tanfolyamokhoz A kidolgozott tananyag terjedelme (kb. 100 Szolgáltatási szerződések Az eredmények megfelelő oldal) Egy eredeti példány a tananyagból és a felhasználása, terjesztése A tananyagot tartalmazó CD-k száma (200 CD-ből A megyei gimnáziumok db) érdekeltsége A frissített weboldal A kibővített honlap lakosság érdeklődése az A szimpóziumon résztvevők jelenléti A Információs Központ iránt A szimpóziumon résztvevők száma (30) listája A magyarországi tapasztalatcserén A tapasztalatcserén résztvevők jelenléti résztvevők száma (30) listája A felkészített tanárok száma (25) Féléves jelentések A kiosztott CD-k száma (200) A finanszírozónak benyújtott zárójelentés A felújított terem Helyszíni szemle A terem infrastrukturális felszereltsége Felkészült szakértők Szakértőkkel kötött szolgáltatási A szakértők sikeres leszerződtetése A weboldal kibővítéséhez, a szimpózium szerződések Az alvállalkozók betartják a és a tanári tapasztalatcsere Szakértőkkel kötött építési szerződések tevékenységek megvalósításához megszervezéséhez szükséges technikai szükséges határidőket körülmények A szükséges eszközök és A felújítási munkákhoz szükséges Költségek felszerelések biztosítása EU-s támogatás: XXXX Euro technikai körülmények A magyar partner együttműködése Önrész: XXX Euro Végösszeg: XXXX Euro 13

16 II. 4 A projekt operatív tervezése A költségvetés tervezése Ahhoz, hogy ötletünk megvalósuljon, tudnunk kell, hogy mennyibe kerül, azaz a projekt pénzügyi vetületéről is egy átfogó képpel kell rendelkezzünk. Takarékos, a lényegi elemekre koncentráló, de reális költségvetést kell készítenünk. Tapasztalatból tudjuk, hogy aki támogatást vesz igénybe, annak hosszabb megvalósítási idővel kell számolnia, és tudomásul kell vennie az azzal járó eljárási szabályokat is. A költségvetésbe e két tényező hatását is be kell építenünk. Mivel a későbbiekben különböző szempontok szerint kell összevonni és összesíteni a költségeket, az erőforrásokat előre meghatározott költségkategóriák szerint célszerű felosztani. A költségvetést célszerű valamely táblázatkezelő szoftver (pl. MS Excel) segítségével összeállítani. A költségvetési tábla tervezésében, javasolt a következő szempontokat fokozatosan szem előtt tartani: 1. A pályázati kiírásban szerepelhetnek olyan korlátozó feltételek, amelyek figyelmen kívül hagyása formális hibának tekinthető, amely a pályázat azonnali kizárását eredményezi. Ilyenek lehetnek: a) A támogatás minimális és maximális összege; b) az adminisztratív költségek aránya az összköltségvetésben; c) a projektmenedzsment költségek aránya az összköltségvetésben; d) az eszközbeszerzések aránya az összköltségvetésben; e) a tartalékok aránya az összköltségvetésben; 2. A költségvetés soraiban szereplő összegeket körültekintően kell megállapítani, mivel a költségvetést soronként kell betartani, és eltérni főszabályként csak szerződésmódosítással lehet. 3. A költségvetés sorainak ki kell terjedniük minden lehetséges költségre, mivel utólag új tevékenységet behozni a támogatás terhére nem lehet. A költségvetés kialakítása után szükséges ellenőrizni ha az önrész és a támogatás együttvéve fedezi-e a projekt összes lehetséges költségeit. Szükséges megtervezni a projekt pénzforgalmát (cash-flow tervét), vagyis jól át kell gondolni a kiadások időbeni elosztását, valamint a forrásaink elérhetőségét. Például az épület felújítási vagy építkezési munkák, néhány hónap alatt valósíthatók meg, azonban a munkálatokat végző cég minden egyes hónap végén számláz. Ha a támogatási konstrukció az elvégzett munka ütemében teszi lehetővé a támogatás lehívását, csakis akkor finanszírozható majd a projekt. 14

17 Egy újabb példa volna egy képzési projekt végrehajtása. A képzés és a foglalkoztatás mindennapos kiadásokkal jár, amelyeket csak rövid ideig tudunk fedezni a saját forrásainkból. Ez csak akkor megvalósítható, ha a támogatásból jelentős összegű előleget lehet igényelni annak érdekében, hogy a projektmegvalósítás ideje alatt ne ütközzünk pénzügyi problémákba. Ütemterv készítése Egy pályázat készítés során fontos szerepet játszik az ütemterv és időbeosztás készítése, mely támogatja a projekt menedzsmentet a tevékenységek időbeni lehatárolásában. Az ütemtervezés a projektelemek, feladatok időbeli ütemezésének, esedékességének tervezése, előzetes meghatározása. Az ütemtervet meghatározó tényezők: Az egyes feladatok időigénye A feladatok egymásra épülése Az időzítés fizikai feltételei Az erőforrások rendelkezésre állása Költséghatékonyság, észszerűség. Az időtervezés ezáltal segíti a túlzott ingadozások elsimítását és a gap -ek kiszűrését a tevékenységek végrehajtása során. Az ütemtervezés legelterjedtebb módszertani eszköze az ún. Gantt-diagram (lásd 1. számú Melléklet). Ez a diagram a projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy sorral jeleníti meg a tervben, olyan módon, hogy a sorok hossza arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével. Elkészítése 4 lépésből áll: 1) A tevékenységek definiálása; 2) A tevékenységek logikai sorrendjének, egymásra épülésének meghatározása; 3) A tevékenységek időtartamának meghatározása; 4) A Gantt-diagram összeállítása. A módszer alkalmazásának egyik előnye, hogy az ún. függőségi nyilakkal a függőségi kapcsolat is megjeleníthető az ábrán. A Gantt-diagram segítségével a projekt haladása jól nyomon követhető, azonban a módszer jelentős hátránya, hogy bonyolult, sok tevékenységből álló és nagyszámú logikai kapcsolatot tartalmazó projektek esetében már átláthatatlanná válik az ábra. 15

18 II. 5 Partnerség Bevonhatók-e más szervezetek is a projektünk megvalósításába? A partnerség az Európai Unió egyik alapelvei közzé sorolható. Mit is jelent a partnerség? egyenrangú viszony, a gyors információszerzés színtere, új feladatok, megrendelések és források megszerzésének lehetősége, az innovációk, ötletek, új látásmód forrása, visszajelzés saját munkánkról, kritika, biztatás vagy sikerélmény a fejlődés, növekedés mozgatórugója Gyakran a program jellegéből fakadóan célszerű bevonni partnereket, de sok esetben ez lehet jogosultsági kritérium is (például a Phare CBC határmenti együttműködési program keretén belül egy határon túli partner bevonása a projektbe alapvető követelmény volt). A partnerség, a projektben érdekelt szervezetek bevonásával alakul ki, aki részvételi szándékát fejezi ki a projekt végrehajtásában, ezáltal pozitív hatást gyakorolva a projekt tevékenységek megvalósítására. Egy partneri kapcsolat kezdetén a felek partneri szerződést írnak alá. Mivel nem zárható ki, hogy egyes partnerek érdeke, álláspontja időben megváltozik, törekedni kell a szerződés feltételeinek részletes és pontos kidolgozására. Kiemelten fontos részletesen tisztázni a projekt keretében létrejövő vagyontárgyak tulajdonlásával és működtetésével összefüggő kérdéseket is. Számos esetben a pályázati kézikönyv tartalmaz egy mintaszerződést, úgy formai, mint tartalmi szempontból. A partnerség konkrét előnyei: Több lehetőség a tanulásra és innovációra: - a szervezeti határok átlépésével, - a tagságok párhuzamossága lehetővé teszi a tapasztalatok, információk informális átadását. Az intézményi kapacitások fejlődése ágazati és területi szinten egyaránt A partnerség kiszélesedése elsősorban az NGO-k és helyi önkormányzatok tekintetében növelte a menedzsment hatékonyságát Az együttműködés, a partnerségi szervezetek hatékonysága jelentős mértékben függ attól, hogy rendelkeznek-e technikai, adminisztratív segédszervezettel. 16

19 A partnerség előnyei egy konkrét pályázat keretében: Lehetővé teszi az egyes partnerek tapasztalatának, tudásának és forrásainak közös hasznosítását, Elősegíti a pályázati projektek befejezése után is fennmaradó olyan struktúrák és együttműködések kialakítását, amelyek pozitív hatást gyakorolnak a régió társadalmigazdasági fejlődésére. A partnerség kiszélesítése, nem feltétlenül jár együtt a hatékonyság növelésével!! II.6 Támogatási források feltérképezése tanulmányozása, információgyűjtés pályázati kiírás Tudjuk, mit szeretnénk csinálni, és azt is, hogy a fejlesztés mennyibe kerülne. Mi a következő lépés? A lehetséges támogatási források felkutatása. Első lépésben is találnunk kell egy olyan forrást, finanszírozási programot amelyek célkitűzései összhangban vannak a mi pályázatunk célkitűzéseivel. Eben nagy segítségünkre lehetnek azok a weboldalak, valamint intézmények, regionális, nemzeti és közösségi irodák, amelyek az aktuális támogatási programokkal kapcsolatos információkat hivatottak népszerűsíteni. Ha megtaláltuk a számunkra megfelelőnek vélt programot, hogy biztosak legyünk pályázatunk támogathatóságában, gyűjtsünk össze és tanulmányozzunk át részletesen Első lépes a pályázati dokumentáció tanulmányozása elsősorban a pályázati felhívás és a pályázati útmutató. Az első kérdés, amire választ keresünk: intézményünk jogosult-e a pályázat benyújtására. Ha igen, meg kell vizsgálni, hogy projekt elképzelésünk támogatható-e azaz megfelel-e a pályázati célkitűzéseknek, a tervezett tevékenységek összhangban vannak-e a támogatható tevékenységekkel, megfelelő-e a projekt nagysága, valamint hogy tudjuk-e biztosítani a szükséges saját erőt. Érdemes továbbá áttekinteni a pályázati útmutató részét képező értékelési táblát is, mert az értékelési szempontok segítenek annak eldöntésében, vajon tényleg nekünk találták-e ki ezt a pályázatot, valamint a pályázatot kiíró szervezet elképzeléseinek megismerésében, mely elemek bírnak nagy jelentőséggel, pozitív megítéléssel, röviden milyen esélyünk van a támogatás elnyerésére. 17

20 II.7 A pályázat elkészítése Ha az előbbi információk alapján úgy döntünk, hogy benyújtjuk a pályázatot, elkezdődhet a pályázat elkészítésének időszaka. Először is, javasolt, hogy tanulmányozzuk át, elemezzük újra ezúttal részletesen a pályázati dokumentációt. Kérdéseinket jegyezzük fel, ezekre háromféle módon kaphatunk választ: a pályázati dokumentációt is tartalmazó honlap Gyakran Ismétlődő Kérdések rovatában (GYIK ezt érdemes rendszeresen tanulmányozni!), az információs napokon, illetve lehetőségünk van arra is, hogy kérdésünket közvetlenül a pályázati kiírásban megadott címekre intézzük, ben. A pályázati adatlapnak tartalmaznia kell mindazon információk összességét, melyek ismeretében a támogató szervezet értékelni tudja az adott támogatási kérelmet, tartalmaznia kell továbbá a tevékenységek részletes leírását, földrajzi lefedettségét és specifikus céljait, középtávú társadalmi és gazdasági hatásait, a célcsoport bemutatását, a tevékenységek időbeni ütemezését, a pályázat finanszírozási tervet, valamint mindazon információkat melyek alátámasztják a javasolt tevékenységek hozzájárulását a támogató célkitűzéseinek eléréséhez. Mire figyeljünk? Az adatlapban röviden fogalmazzunk, kerüljük a terjedelmes megfogalmazásokat és a lényegtelen információk bemutatását. Minden alpontot töltsünk ki, minden kérdésre válaszoljunk. Egyetlen kérdést se hagyjunk válasz nélkül. Folyamatosan tartsuk szem előtt az értékelési szempontokat, mindegyikre reagáljunk a megfelelő pontnál. Maximálisan tartsuk be a pályázati formanyomtatvány szerkezetét. Egyszerű, a kiírással megegyező betűtípust használjunk. Használjunk egyszerű karaktereket, vagy a pályázati felhívásban betűtípusát. Természetesen az adatlap tökéletes kitöltése, önmagában nem elegendő, hiszen ez a teljes pályázati dokumentációnak csak egy eleme. Időben kezdjük el a mellékletek összegyűjtését, a szükséges aláírások, testületi határozatok beszerzését, de figyeljünk arra is, hogy számos dokumentum nem lehet régebbi 15, illetve 30 napnál. Csatoljuk valamennyi előírt mellékletet, a pályázatunkat a megkövetelt példányszámban készítsük el, az eredeti példány minden oldalát szignózzuk (szükség esetén), végül pedig, biztosítsuk, hogy pályázatunk határidőre beérkezzen a benyújtás helyére. 18