Projekttervezés. Önkormányzati Menedzsmentért Alapítvány

Átírás

1 Projekttervezés Önkormányzati Menedzsmentért Alapítvány 1

2 Tartalomjegyzék Projekt Projektciklus Menedzsment Projekttervezési módszerek: SWOT analizis Problémafa célfa Érdekeltek elemzése Gantt diagram Logikai keretmatrix 2

3 A projekt A támogatások legkisebb eleme, azok az eszközök (beruházások, szolgáltatások), amelyek hozzájárulnak a szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy hosszú távú átfogó cél eléréséhez. Egy adott kiinduló helyzetből Adott időtartamon belül Adott eszközökkel Egy specifikus célt elérni kívánó Tevékenységsorozat 3

4 Projekt meghatározása Projekt: pontosan meghatározott célok (eredmények) elérése megadott időre adott költségkeret mellett További jellemzői: Kezdési időpont és befejezési időpont adott Nem ciklikus tevékenység Átmeneti (projekt időtartamára létrehozott) szervezet Tapasztalat érvényessége (vagy igen, vagy nem) Időtartam: Rövid (<1 év) Közepes (1-3 év) Hosszú (>3 év) 4

5 A jó projekt ismervéi Releváns Megvalósítható Fenntartható kereslet- vezérelt cél orientált megfelel a stratégiai elvárásoknak jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők Költségvetése reális munkamegosztása világos kockázatai ismertek a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók 5

6 Projekt - PÁLYÁZAT Projekt megtervezett fejlesztési elképzelés Pályázat a PROJEKT bemutatása a TÁMOGATÓ (a pályázat kiírója) által megkövetelt formában 6

7 Projekt stratégia 1. Helyzetelemzés 2. A projekt célkitűzéseink a meghatározása 3. A kritikus sikertelenségi tényezők meghatározása 4. Megvalósítási stratégia elemei 5. Akcióterv- ütemterv 6. A humán erőforrás meghatározása 7. Költségvetés 8. Projekt értékelés 7

8 Ciklus elmélet Szakpolitika Program Projekt Értékelés, korrekciók Probléma felismerés Végrehajtás, ellenőrzés Stratégia alko tervezés Program kidolgozás 8

9 Mi a Projektciklus Menedzsment? A projektmenedzsment tudás, képességek eszközök és technikák alkalmazása a projekthez tartozó tevékenységek folyamán oly módon, hogy az megfeleljen mindazok igényeinek és elvárásainak, akiknek a projekthez érdeke fűződik, illetve ezen igényeken és elvárásokon túl is hasznukra váljék a projekt... A projekmenedzsment kifejezést a folyamatban levő tevékenységek szervezés szempontjából történő megközelítésének leírására is használjuk ( idézet Projekt Menedzsment Body of Knowledge, Projek Management Institut, USA 1996) 9

10 Projekmenedzsment egyszerűbben: A projektcikluson belüli különböző fázisok koherens és hatékony módon történő kezelésének képessége és folyamata. Elvek, módszerek és szabályok program- és projektkészítők számára a támogatások megszerzésének és felhasználásának folyamatában. 10

11 A PCM előtti EU-s tapasztalatok zavaros stratégiai keretek kínálat vezérelt projektek gyenge helyzetelemzés tevékenységorintált tervezés bemérhetetlen hatások felmerülő igények figyelmen kívül hagyása rövid távú gondolkodás nem várt kockázatok eredmények követhetetlensége tapasztalok beépülésének hiánya pontatlan projektdokumentumok 11

12 A PCM előnyei standard formátum, strukturált megjelenés átlátható elemzés cél orientált tervezés mérhető hatások megjelenítése költségek ráfordítás optimum kialakíthatósága fenntarthatóság visszacsatolás lehetősége 12

13 A PCM alkalmazásai Pénz megtakarítása Az átláthatóság fokozása A munkaerő csökkentése Új munkahelyek teremtése Az információáramlás gyorsítása Lobbyzás A fejlesztés szereplőinek motiválása A munkamegosztás javítása A kockázatok csökkentése A projekt szereplőinek kontrollálása A projekt PR jának erősítése 13

14 A projekt ciklus: fő dokumentumok és döntések A kulcs döntések, a szükséges információk és a felelősök minden fázisban meghatározottak Az értékelés alapján új programozás körvonalazódik Döntés az eredmények további használatáról a programozás során Értékelő tanulmány Értékelés ntés tervek szerinti folytatásról vagy Megvalósítás változtatásokról Előrehaladási és ellenőrzési jelentés Döntés a szaktanácsadás szükségességéről Finanszírozási megállapodás Prioritások, szektorok, időütemezés Programozás Finanszírozás Döntés a pénzügyi alapokról Projekt identifikációs lap Országos stratégiai terv Kidolgozás Finanszírozási terv Első Megvalósíthatósági tanulmány Identifikálás Döntés, hogy mely lehetőséget kell továbbvizsgálni Második Vázlatos Megvalósíthatósági pénzügyi terv tanulmány Döntés, hogy mely lehetőséget kell továbbvizsgálni 14

15 Új projektterv A projekt eredményeit értékelni kell Lezárás Meghatározás Helyzetvizsgálat Megvalósítható célok meghatározása Tervezés A projektciklus A projekt részletes kidolgozása Megvalósítás Tervek szerinti végrehajtás rendszeres nyomonkövetés, a projekt befejezése A projekt szükséges módosításainak elvégzése Előzetes értékelés Döntés Erőforrásokról Finanszírozásról Szervezésről Megvalósításról 15

16 Tervezési módszerek -Tervezési hierarchia A tervezés a célok szem előtt tartásával stratégiai szinten indul, felülről-lefelé ( top-down ) módszerrel Célok Stratégia Taktika Műveletek 16

17 Tervezési technikák A jó projekt: Átlátható Hiteles Eredmények mérhetők A projekttervezési technikák eredményeként: Tervezés átláthatóbb, logikusabb, a projekttervezés ellenőrzése egyszerűbb A projektről döntést hozók, nyomon követést végzők számára átláthatók a fő fejlesztési lehetőségek (SWOT elemzés), és a projekt tartalma (logikai keretmátrix, logframe ) 17

18 A projekt készítésének logikai lépései 1. A projekt hátterének és általános céljának vázlatos ismertetése 2. A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül és mindazokkal, akiknek a projekthez érdeke fűződik 3. A projektekhez kapcsolódó politikákat tartalmazó legfontosabb dokumentumok meghatározása ( nezeti illetve EU rendeletek és programok) 4. A projekt konkrét céljainak és eredményeinek meghatározása 5. Előzetes projektismertetés elkészítése 6. A projekt költségeinek és forrásainak előzetes becslése 7. Kapcsolatfelvétel potenciális támogatókkal 18

19 Projekttervezési módszerek SWOT elemzés - Az ötletek közötti választást, a célok meghatározását segíti Problémafa célfa elemzés Gant Diagram Érintettek elemzése ( Stakeholder analizis) Személyek és személyek csoportjai - amelyeket ÉRINT - akiknek ÉRDEKÉT SZOLGÁLJA a megvalósuló projekt - Kulcstényező a kommunikáció! Logikai keretmatrix (Logframe) módszer - a projektjavaslat világos, logikus, és strukturált lesz - lehetővé teszi az érintettek bevonását a készítés folyamatába - lehetővé teszi az alternativák elemzését - összeilleszti az ötlet és a megvalósítás eszközeit - lehetővé teszi a kockázatok elemzését 19

20 SWOT elemzés SWOT elemzés elkészítése: A program, illetve a projekt sikerében érdekeltek 5-15 fős csoportjával brain storming Ideje: pl. szempontonként perc (minden szemponthoz min javaslatot összegyűjteni) - minden ötlet feljegyzendő! Átszerkesztéssel szűkítés minden szempontnál a legfontosabb 8-10 pontra A táblázatot rövid magyarázattal, következtetésekkel ki kell egészíteni. 20

21 SWOT elemzés A SWOT négy kategóriája Erősségek (Strengths) Belső tényezők Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók Gyengeségek (Weaknesses) Belső tényezők Negatív tényezők, amelyek nem működnek jól, de befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében Lehetőségek (Opportunities) Külső tényezők Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek. Veszélyek (Threats) Külső tényezők Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockzatot jelenthetnek. 21

22 A SWOT logikája Helyzetvizsgálat Erősségek (Strengths) Gyengeségek ( Weaknesses) Lehetőségek (Opportunities) Prognózisok a külső feltételekről ( gazdasági, technológiai, társadalmi, politikai, kulturális) Veszélyek ( tthreats ) Projekt cél 22

23 SWOT Erősségek Gyengeségek Lehetőségek Veszélyek 23

24 Elemzési fázis Probléma - elemzés - a problémák megfogalmazása, ok-okozati összefüggések meghatározása, problémafa készítése Célkitűzés - elemzés - célkitűzések meghatározása a beazonosított problémák alapján, eszköz eredménmy összefüggések meghatározása, célkitűzés csoportok azonosítása és a projektstratégia meghatározása 24

25 Probléma elemzés Azonosítás - SWOT ból - Ötletroham alapján Ok-okozati összefüggések feltárása - Probléma hierarhia - Kiinduló probléma - Ok okozat algoritmus - Kapcsolatok feltárása Végeredmény: Probléma fa 25

26 Célelemzés Transformált problémafa = célfa - ok okozat kapcsolatból eszköz- cél A logika igazolása 26

27 Problémafa A hatás iránya 27

28 Célkitűzés fa + 28

29 A projekt által érintettek azonosítása és elemzése (_stakeholder analízis) A projekt érintettjeinek elemzése Előnyt élveznek Hátrány szenvedők Partnerségi kör Probléma kezelés kompenzáció Projekt megvalósítás 29

30 Érintett Azon szervezetek, személyek Akik közvetve befolyásolhatják a projekt megvalósítását Akik közvetlenül érdekeltek a célok elérésében Akik döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák azt Aki részt vesznek a projektben A közszférában dolgozó érintett végrehajtók A projekt végső kedvezményezettjei A célcsoport, pl. Az érintett lakosság 30

31 Érintettek Fajtái Társadalom - helyi közösség kormány Tulajdonosok alkalmazottak versenytársak Szállítók versenytársak Jellemzői Jelentőségük a projekt sikerét tekintve változó, melyet direkt vagy indirekt módon befolyásolhatnak Összekötő szerepet töltenek be, szószólók, tárgyalók A projekt környezeti folyamatát kísérik figyelemmel. Megéri jó véleményt kialakítani a projektről a külvilág felé. - lobbyzás- 31

32 Az érintettek elemzési lépései Az érintettek azonosítása Információgyűjtés az érintettről Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek erős és gyenege pontjainak elemzése Az érintettek stratégiájának meghatározasa Az érintettek viselkedésének elemzése Az érintettek rangsorolása Cselekvési terv kidolgozása 32

33 Partnerség Kik a partnerek? Partnerség építés Azon személyek és szervezetek, akik a projekt előkészítése ill. a projekt megvalósítása során együttműködnek. Jól körülhatárolt tevékenységgel és feladatokkal, valamint anyagi és nem anyagi hozzájárulással. Miért van szükség partnerekre? Információszerzés Többféle szaktudás egyesítése Innováció, ötletek forrása, új látásmód Visszajelzés a saját munkáról Megrendelések, új feladatok és források megszerzésének lehetősége 33

34 Gantt diagram A legegyszerűbb, legrégibb, legáltalánosabban használt Az egyes tevékenységeket időtartamukkal arányos hosszúságú téglalap (vonal) reprezentálja Elkészítése 4 lépésből áll i. A tevékenységek definiálása ii. iii. iv. A tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása A tevékenységek időtartamának meghatározása A Gantt diagram összeállítása 34

35 Példa Gantt diagram elkészítésére Példa: ház építése Ház Kőművesm Ács, tetőf. Ép.gép. Bef. munk Alap Főfal Födém Válaszf Aljzat Vakol. Tető Vízv. Gázv. Elektr. Fűtés Burk. Festés Végsz. (Forrás: Görög Mihály) 35

36 Példa Gantt diagram elkészítésére Sorszám (hét) Tevékenység Időtartam 1 Alap 1 2 Szerk. falak 2 3 Födém 1 4 Tető 2 5 Válaszfalak 3 6 Aljzat 1 7 Vízvezeték 1 8 Gázvezeték 1 9 Elektromos szer Fűtés alapszer Vakolás (Forrás: Görög Mihály) 3 12 Burkolás 2 13 Festés, mázolás 1 36

37 Példa Gantt diagram elkészítésére Tevékenységek sorrendisége: Víz 7 Tet. 5 Gáz 8 Al. Főfal Födém Vál.fal. Aljzat Elektr Fűtés Vakol. Burk. Fest Végsz. átv (Forrás: Görög Mihály) 37

38 Példa Gantt diagram elkészítésére Nr. Tevékenység / Hét 1 Alap 2 Szerk. falak 3 Födém 4 Tető 5 Válaszfalak 6 Aljzat 7 Vízvezeték 8 Gázvezeték 9 Elektr. szerelés 10 Fűtés alapszerelés 11 Vakolás 12 Burkolás 13 Festés, mázolás 14 Végszerelés, átvétel (Forrás: Görög Mihály) 38

39 Tervezési fázis Logikai keretmatrix A módszer előzménye a problémafa célfa analizis A módszer két elemből áll: - a projekt átgondolása. A probléma okairavaló koncentrálást szolgálja az elemzési fázis - az elemzés dokumentálása: tervezés fázisa, ahola projektötletből részletes projektterv les, elkészól a logikai keret- mátrixfelépítése ( logframe matrix) 39

40 A fa átalakítása a logikai keretmatrixba: - szintek számának csökkentése - kapcsolódó célok csoportosítása - erőforrás - elemzés 40

41 PCM LKM PCM - LKM A projekt különböző fázisaiban Jól meghatározott vezetői tevékenységek és döntéshozatal Döntéshozatal és megvalósítási folyamat előre meghatározott módon Program projekt tervezési, vezetői, értékelési metodika A részvételt, átláthatóságot és célorientáltságot javító eszközök használatára Projektmanagement metodika és eszközök 41

42 A logikai keretmatrix Beavatkozási logika Objektíven igazolható indikátorok Az ellenőrzés információ forrása Kockázatok, feltételezések Átfogó célok A projekt célja Eredmények Tevékenységek Eszközök Költségek Előfeltételek 42

43 Logikai keretmátrix (`logframe`) A sorok a tervezés szintjeit jelölik: a legfelső sor a projekt szélesebb összefüggéseit tartalmazza (a projekt ezt közvetlenül rendszerint nem éri/érheti el) a második sor a projektcélok szintje: a projekt konkrét célkitűzései, a projekttel elérni kívánt jövőbeli állapot a harmadik sor a projekt tevékenységeinek következtében létrejövő eredmények szintje a negyedik sor a projektvégrehajtás szintje, itt szerepelnek az eredmények eléréséhez szükséges tevékenységek, és a szükséges források 43

44 Logikai keretmátrix (`logframe`) Oszlopok: második: az ellenőrzéshez, értékeléshez fontos sikerességi mutatók (számszerűsíthetők!) (A tevékenységek sorában itt a projekt megvalósításához szükséges erőforrások felsorolása van, számszerűsítve) harmadik: a sikeresség mérésének hogyan -ja (A tevékenységek sorában itt az erőforrások költségei szerepelnek) negyedik: azok a külső tényezők, amelyek a projektmenedzsment hatókörén kívüliek, de teljesülésük szükséges az eredmények megvalósulásához 44

45 Projekt elemek összhangja a logikai keretmatrixba Ha megvalósulnak az eredmények és a feltételelzések igaznak bizonyulnak, akkor a Beavatkozási logika Átfogó célok Obiektíven igazolható indikátorok Az ellenőrzés információ forrása projektcél teljesülni fog. Feltételezések A projekt célja Eredmények Tevékenységek Eszközök Költségek Előfeltételek 45

46 Beavatkozási logika Átfogó célok 1 A projekt célja 2 Eredmények 3 Tevékenységek 4 Logframe matrix elkészítésének menete Obiektíven Az ellenőrzés Feltételezések igazolható információ indikátorok forrása Eszközök 9 Költségek 10 6 Előfeltételek 5 46

47 Átfogó célok Magasabb szintű célkitűzések, melyek megvalósulásához a projekt hozzájárul. A célfa csúcsán levő, a pályázati kiírásban szereplő céllal megegyező megfogalmazás adja. A projekt célja A célfából a a stratégiai célt szolgáló konkrét, az eredmény következményeként előálló célmegfogalmazást emeljük ki Eredmények A projektek kézzelfogható hozadéka, az elvégzett tevékenységek termékei, közvetlen outputjai Tevékenységek A projekt végrehajtása során az eredmény elérése érdekében elvégezendő feladatokat soroljuk fel Beavatkozási logika, példákkal ellátva Kis és középvállalkozások műszakitechnológiai hátterének fejlesztése Kedvező piaci részesedés korszerű termék előállítással Korszerű gyártósor és raktár Piacképes termék Építés, gépbeszerzés, útépítés Infrastruktúra kiépítés 47

48 Feltételek Feltételek A program sikeréhez szükséges körülmények, amelyeket azonban a program ( vagy menedzsmentje ) nem tud befolyásolni Feltételek szintjei Összhangban kell legyenek a beavatkozási logikával Feltételek meghatározásának célja: A tervezés korai szakaszában meghatározni a program sikerét veszélyeztető kockázatokat A végrehajtás alatt lehetővé tenni az ellenőrzést 48

49 Átfogó célok A projekt célja Eredmények Feltételezések Feltételezések Tevékenységek + Feltételezések Előfeltételek 49

50 Beavatkozási logika Objektíven igazolható indikátorok Az ellenőrzés információ forrása Átfogó célok Hatásmutatók A mutatók forrásai A projekt célja Eredménymutatók A mutatók forrásai Eredmények Output mutatók A mutatók forrásai Tevékenységek Eszközök Költségek 50

51 Hatás indikátor Hosszú távú hatások Eredmény indikátor Közvetlen és középtávú hatások Output indikátor Áruk és szolgáltatások Beavatkozási logika Átfogó célok A projekt célja Eredmények Beavatkozások 51

52 Indikátorok és forrásaik A indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények - mennyiségi ( db, fő, m, tonna, lej, % stb.) - minőségi (kategória szint, célcsoportra, frakcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző ) - vagy időbeni (állandó, időszakos) meghatározását adják Forrásai: hivatalos statisztikák, önállóadatgyűjtés 52

53 Logikai keretmátrix: indikátor példák 53

54 Az indikátorokkal szemben támasztott követelmények SMART kritériumok Specifik: specifikusa, a dolgokra jellemzőek Measurable: mérhetőek, számszerűsíthetők Achieveable: elérhe tőek, rendelkezésre állnak Realistik: relevánsak, reálisak Time-based: időhöz kötöttek 54