Csabina Zoltán: Projektmenedzsment. Csabina Zoltán: Menedzsment

Átírás

1 Székesfehérvár Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése ÁROP 1.A.2. 1 Menedzsment 2 1

2 A menedzser feladatai Csúcs- vezetés Tervezés Szervezés Középszint Operatív vezetés Irányítás Vezetés 3 A funkciók kapcsolata MENEDZSMENT V E Z E T É S jövőkép felmutatása, irány kitűzése emberek meggyőzése, felsorakoztatása motiválás, inspirálás, megerősítés TERVEZÉS mit? hogyan? miért? SZERVEZÉS feladatok erőforrások IRÁNYÍTÁS követelményállítás, mérés és értékelés, korrekció A vezetés mindhárom másik funkcióban jelen van 4 2

3 Mit várnak el a vezetőtől? Interperszonális szerep Formális vezető Motiválás (leader) Összekötő, kapcsolatteremtő és -ápoló Információs szerep Információgyűjtés Információk szétosztása (tájékoztatás) Szóvivő Döntési szerep Vállalkozó (kezdeményező) Zavarelhárítás Erőforrás elosztás Közvetítő, tárgyaló-megegyező 5 Vezetői készségek Vezetési szint Koncep- cionális Interper- szonális Műszaki Felső Közép Felügyelő 6 3

4 Menedzser vagy leader Feladat Menedzser Leader Céljkitűzés Tervezés, költségkeret Jövőkép, változási biztosítása stratégia Feltételbiztosítás Szervezés, szabályok Meggyőzés, kommunikáció, elfogadtatás Végrehajtás Kontroll, Motivál, inspirál, problémamegoldás megerősít Sikerkritérium Belső hatékonyág, zökkenőmentes működés Eredményesség, igazodás a környezethez 7 Kompetencia alapú megközelítés ismeretek, tudás Tudatos szintek készségek, jártasságok szociális szerepek, én-kép személyiségvonások Kevésbé tudatos vagy tudattalan szintek alak kíthatóság motivációk 4

5 EU - vezetői kompetenciák vezetés más emberek motiválása hibákból való tanulás kapcsolattartás más emberekre való hatás döntéshozatal képessége az eredmények és folyamatok véghezvitelére történő fókuszálás stratégia előállítás etikus hozzáállás 9 Ki a jó vezető? Jellemzők Magyar Nyugati Eltérés Stratégiai té i tervezés, jövőkép Intenzív ellenőrzés Teljesítményorientált vezetés Hatékony válságmenedzsment A beosztottak motiválása Gyors döntéshozatal Döntéskészség Együttműködő vezetési stílus Figyelő 2000 június

6 Stratégia és projekt 11 A stratégia A külső környezet változási tendenciáiból és a szervezet belső adottságaiból kiindulva meghatározza az elvárt jövőbeli állapotot és a célok eléréséhez szükséges utat, eszközöket, erőforrásokat Stratégia hosszú távú terv 12 6

7 Cél- és programhierarchia érintettek cél Stratégiai programozás alcélok prioritások intézkedéscsoportok Operatív programozás intézkedések projektek 13 A stratégiai tervezés fázisai Stratégiai elemzések A stratégia megfogalmazása A megvalósítás feltételrendszerének kialakítása Helyzetértékelés és célmeghat. Stratégiák, programok Operatív- és akciótervek Monitoring rendszer Ösztönző rendszer Felsővezetés Középszint (divíziók, tevékenységek) Operatív szint 14 7

8 A stratégia sikertényezői ráfordítás Információ elemzés A stratégia kidolgozása A stratégia bevezetése idő 15 A stratégia sikertényezői Megfelelő stratégiai terv; A tervet minden munkatárs ismerje; A vezetés elkötelezettsége; Megfelelő szervezeti struktúra; Jól működő vezetői információs rendszer; Folyamatos monitoring mérhetőség Amit nem tudsz mérni, azt befolyásolni sem tudod 16 8

9 Stratégia és projekt Stratégiai menedzsment helyzetértékelés ék lé jövőkép célokhoz vezető út Operatív menedzsment a stratégiai célok és részcélok megvalósításával összefüggő egyedi és komplex feladatok aktuális célok, feladatok eredményes teljesítésének biztosítása 17 A sikeres (pályázati) projekt Igény, probléma Átfogó, hosszú távú cél Hatás (hosszú távú, átfogó Közvetlen célok, alcélok Eredmény (közvetlen, azonnali hatás) Operatív célok Output (előállított termék, szolgáltatás) Input Program, (pénz, erőforrások) projekt 18 9

10 log-frame: a projekt illeszkedése Beavatkozási logika Mérhető indikátor Ki és hogyan méri Feltételezések, kockázatok Általános cél, hatás Közvetlen, azonnali cél Eredmény, output Tevékenységek (fázisok) Eszközök és források A projekt előfeltételei 19 Példa: tól ÚMFT OP (stratégiai jellegű) Prioritás Akcióterv (nem EU-s előírás) (Pályázati) felhívás (Pályázati) projekt 20 10

11 Projekt, projekttípusok, projektmenedzsment 21 Projekt vagy nem projekt? Reggeli felkelés Költözés Iskolai óra megtartása Nyári nyaralás Hivatali ügyfélfogadás Autóvásárlás Havi áfa bevallás Házépítés Napi bevásárlás Esküvő Bérkifizetés Internetes portál kialakítása Heti vezetői értekezlet Felkészülés a vizsgára 22 11

12 Projekt vagy nem projekt? Reggeli felkelés Költözés Iskolai óra megtartása Nyári nyaralás Hivatali ügyfélfogadás Autóvásárlás Havi áfa bevallás Házépítés Napi bevásárlás Esküvő Bérkifizetés Internetes portál kialakítása Heti vezetői értekezlet Felkészülés a vizsgára 23 Mi a projekt? RUTIN Folyamatos Ismétlődő Automatikus Változatlan tl Cél Kezdet/vég Egyszeri Tervezett Komplex PROJEKT Korlátozott erőforrások 24 12

13 Mi a projektmenedzsment? Feladatok és erőforrások tervezése és megszervezése a cél megvalósítása érdekében idő- és költségkorlátok mellett 25 Mikor és miért alkalmazzuk? Hatékonyabb munkavégzés Átléphetők a szervezeti keretek Pontos időütemezés (tervezhetőség) Jobb kommunikáció Jobb együttműködés 26 13

14 Miben különböznek/hasonlítanak? Házépítés Új mikroprocesszor kifejlesztése A vállalt szervezeti átalakítása Űrszonda működtetése 27 A tipizálás szempontjai Célok szerint (zárt/nyitott) Haszon szerint (gazdasági/eszmei) Termék szerint (elméleti/termékfejlesztési/ tevékenységorientált/kivitelezési) Méret szerint (nagy/kicsi) Résztvevők szerint (belső/külső) 28 14

15 Projekttípusok Építési / gyártási / kivitelezési projekt világosan definiált iál termék / feladat / eljárások á (pl. házépítés) Fejlesztési projekt a termék / feladat elvontabb (pl. szervezetátalakítás) Kutatási projekt a termék / feladat ismeretlen lényege a problémamegoldás 29 történelem XIX. sz. 2. fele Amerika, transzkontinentális vasút építése é XX. sz. eleje Taylor: a hatékonyságnövelés módja a tevékenységek elemi részekre bontása H. Gantt: Gantt-diagram 50-es, 60-as évek Hadiipar, űrkutatás (Lockheed, Du Pont Corporation) új technikák, módszerek (PERT, CPM) elterjednek más területeken is (pl. ipar) számítógépesítés 30 15

16 Projektfázisok, PCM 31 Projektfázisok ráfordítás Kezdeményezés tervezés végrehajtás lezárás idő 32 16

17 Projekt-ciklus célmeghatározás Tervezés tervmódosítás kiértékelés megvalósítás monitoring 33 EU projekt ciklus Új projekt- ötlet Meghatározás Értékelés, zárás Kidolgozás Megvalósítás és monitoring Előzetes értékelés Tárgyalások, döntések 34 17

18 A PCM elterjedésének indokai Korábbi tapasztalatok zavaros stratégiai keretek kínálat-vezérelt projektek gyenge helyzetelemzés tevékenységorientált tervezés bemérhetetlen hatások kedvezményezettek igényeinek figyelmen kívül hagyása rövid távú gondolkodás nem várt kockázatok eredmények követhetetlensége a költségek nem álltak arányban a kapott előnyökkel tapasztalatok beépülésének hiánya pontatlan projektdokumentumok EU 90-es évek eleje A PCM előnyei strukturált megjelenés kereslet-vezérelt megoldások fejlett elemzés cél-orientált tervezés mérhető hatások hangsúly a minőségen összpontosítás a fenntarthatóságra standard formátumok (projekt/program dokumentum) 35 Projektkezdeményezés Kiindulópont külső ő lehetőség ő (megrendelés vagy pályázat) á ötlet brainstorming Információgyűjtés és elemzés erőforrásbecslés (költség, megtérülés) szervezeti kérdések (szakismeret, hatáskörök) előzmények, háttér kockázatok stb. Dokumentálás: döntés-előkészítés Döntés: indulhat a projekt? 36 18

19 Projektek elemzése Környezeti tendenciák feltárása statisztikai ik i módszerek (trend) PEST analízis Érdekeltek elemzése Kockázatelemzés Pénzügyi elemzés megtérülés-számításszámítás Költség-haszon elemzés SWOT analízis 37 Tervezés Az erőforrások koordinálásának és ellenőrzésének alapja kritikus elem Megválaszolandó kérdések: Mi a cél, az elvárt eredmény? Hogyan érhető ez el? Ki az egyes tevékenységek felelőse? Mikor, mettől meddig tartanak t a tevékenységek? é k? Mennyi az erőforrásigénye (költség, ember)? 38 19

20 A terv tartalma, elemei Szakmai tevékenységek specifikációja Részcélok, él elvégzendő feladatok, ütemezés, outputok, minőségi előírások, felelősök, erőforrások, Mérföldkövek Visszacsatolás, módosítás t feladatok Kommunikáció, koordináció, monitoring Disszemináció Kiterjesztés, marketing, PR 39 Megvalósítás Indító értekezlet Az előrehaladás ellenőrzése Idő/költség/minőség (monitoring) Összevetés a tervvel (kiértékelés) eltérések kezelése Tájékoztatás, visszacsatolás Vezetők, megrendelők, résztvevők Tárgyalások, megrendelések Konfliktuskezelés 40 20

21 Zárás Eredmények átadása Elszámolás Értékelés 41 A PCM egyszerűsített modellje ELŐKÉSZÍTÉS TERVEZÉS VÉGREHAJTÁS EREDMÉN NY Kiindulópont: Ötlet, lehetőség, kezdeményezés Koncepció Terv Zárópont Végeredmény (végtermék) ELADAT F Elemzés A partnerek meghatározása Helyzetelemzés Probléma meghatározása Célkitűzések, célok hierarchiája Stratégiák elemzése Projekt elemeinek meghatározása Tevékenységstruktúra tervezése Időterv készítése Költségek és ráfordítások tervezése A terv finomítása kockázatelemzés Megvalósítás Monitoring Nyomkövetés Beavatkozás Kommunikáció Projekt zárása MÓDSZER Műhelymunka, szeminárium Ötletroham SWOT elemzés Problémafa Tevékenységfa Gantt diagram Logframe mátrix Indikátorok Gantt diagram Visszacsatolás formális és informális elemei Kommunikációs módszerek Célfa Logframe mátrix 42 21

22 Projektek elemzése 1 Projektek elemzése Gazdasági elemzés megtérülés-számítás számítás Költség-haszon elemzés Környezeti tendenciák feltárása statisztikai módszerek (trend) PEST analízis Érdekeltek elemzése Kockázatelemzés SWOT analízis Problémafa célfa 2 1

23 Tőkevisszatérülés Ft üzembeállítás megvalósítás megtérülési idő idő Break Even Point működés időtartama teljes életciklus 3 Megtérülésszámítás n ( p) n a = a PV = a0 = an n ( 1 + p) Diszkontálás NPV = PV befektetés Nettó jelenérték bevétel befektetés B A idő Megtérülési idő T1 T2 NPV = 0 p =? Belső megtérülési ráta 4 2

24 Megtérülésszámítás Egy 10 MFt értékű telken 15 MFt költséggel épített házat két év múlva 28 MFt-ért tudunk eladni. Jó befektetés-e e ez, ha a diszkonttényező 10 %? NPV 1 = (1 + 0,1) ( ) = = = Az eredmény értelmezése: Ha az időtényezőt nem vesszük figyelembe, a 25 MFt befektetésből származó 28 MFt bevétel 2 MFt nyereséget jelent. De ha a 25 MFt-ot 10 %-os kamatozású betétbe fektetjük, két év múlva már eft-unk lenne. Ehhez képest a beruházással eft-ot vesztettünk. Projekt- A eft a jövőben (2 év múlva) esedékes veszteség; jelenértéke 1859 eft. menedzsment 5 2. Példa időszak Kiadások Bevételek Egyenleg Nettó jelenérték Kumulált nettó jelenérték 0-75,00-75,00-75,00-75,00 1-4,80 17,00 12,20 10,17-64,83 2-2,40 24,00 21,60 15,00-49, ,00 24,00 13,89-35, ,00 24,00 11,57-24, ,00 24,00 9,65-14, ,00 24,00 8,04-6, ,00 24,00 6,70 0, ,00 24,00 5,58 5, ,00 24,00 4,65 10, ,00 24,00 3,88 14,12 6 3

25 Trendszámítás szept 92.máj 93.jan 93.szept 94.máj 95.jan 95.szept 96.máj 97.jan 97.szept 98.máj 99.jan 99.szept 00.máj 01.jan PEST analízis Political politikai trendek Econonomical gazdasági trendek Social társadalmi trendek Technological technológiai trendek 8 4

26 Stakeholder analízis Érdekelt, aki részt vesz a projektben hatással van a projektre érdekelt az eredményben Az elemzés lépései Az érdekeltek felsorolása, csoportosítása (külső, belső) Rangsorolás Sikerkritériumaik meghatározása 9 Csoportosítás/rangsorolás Külső/belső Támogató/semleges/ellenző Ellenőrző funkciója van/nincs Döntési jogköre van/nincs 10 5

27 Az adott csoport jellemzése Társadalmi, szervezeti aspektusok Mik a főbb társadalmi-gazdasági d á i jellemzőik? Milyen a szervezeti felépítésük? Milyen a döntéshozatali struktúrájuk? Milyen (jogi) státuszuk van? Elvárások, kapcsolatok Milyen érdeke fűződik a projekthez? Mik az elvárásai? Milyen kapcsolata van más stakeholder csoportokkal? 11 Az adott csoport jellemzése Érzékenységük a horizontális szempontokra (esélyegyenlőség, környezetvédelem) Érzékenyek ezekre a kérdésekre? Feladataik és tevékenységük hatással van ezekre a kérdésekre? Potenciál, források, kapacitások Meglevő erősségek, melyekre épülhet a projekt, Potenciális hozzájárulása a projekthez Milyen hiányosságokkal kell számolni a projekt kapcsán 12 6

28 Következtetések és javaslatok Mennyire számítsunk az adott szervezetre? Milyen tevékenységben vegyenek részt? Hogyan kezeljük az adott szervezetet? Kinek az érdekeit részesítsük előnyben? Ideális eset: konszenzus, részvételen alapuló projekt tervezés A célrendszer prioritásainak átláthatónak kell lenni Felkészülés esetleges konfliktuskezelésre (ellenzőkből legyenek támogatók) 13 Stakeholder analízis Külső érdekelt Fontosság Sikerességi kritérium Belső érdekelt 14 7

29 Mi a kockázat? Ismeretlen tényezők Nem szándékolt hatás Pozitív kimenetel Negatív kimenetel = KOCKÁZAT Kockázat hazardírozás 15 Kockázatkezelés Lehetséges Valószínű- A hatás Kockázati probléma ség mértéke index (P) (H) (P*H) elkerülés csökkentés A kockázatkezelés módjai: áthárítás megosztás 16 8

30 SWOT analízis Tényezők meghatározása Belső környezet elemzése Erős oldalak Gyenge oldalak = = Strengtsh Weakness Külső környezet elemzése Lehetőségek Veszélyek = = Opportunities Threats Tényező-csoportok összevetése Cselekvési lehetőségek Döntési változatok kiválasztása Összehasonlító elemzés Döntés 17 SWOT analízis Lehetőségek: Erősségek: offenzív Gyenge pontok: változásorientált Veszélyek: Lehetséges stratégiák diverzifikált deffenzív 18 9

31 Problémafa OKOZAT Magas munkanélküliség Belső vállalkozások erőtlenek Külső vállalkozók nem jönnek Hiányos vállalkozási ismeretek Nincs mögöttük tőke Erős a belső konkurenciaharc Nincs megfelelő terület Képzetlen a munkaerő Rossz a közlekedés Nem tudják megfizetni a képzést Nincs képző intézmény Nincs hitelintézet Túl kicsik Sokan vannak ugyanazon a területen Projekt- OK menedzsment 19 Területet kell kisajátítani Hiányzik a csatornázás Nincsenek szakképző, átképző tanfolyamok Elmennek a képzettek Kátyúsak az utak 3 óránál több idő alatt érhető el repülőtér Problémafa célfa Központi probléma: munkanélküliség Stratégiai cél: munkanélküliség csökkentése 20 10

32 i I Célfa Munkanélküliség csökkentése Stratégiai/átfogó cél Belső vállalkozások megerősítése Külső vállalkozók vonzása Vállalkozási ismeretek növelése Tőkeellátás javítása Belső konkurenciaharc csökkentése Megfelelő terület kialakítása Munkaerő képzése Közlekedés javítása Közelebbi repülőtérrel öte sszeköttetés eremtése Kátyúk kijavítása Képzettek megtartása S zakképzés indítása Átképző tanfolyamok sz zervezése Csatornázás Te erület kisajátítása Diverzifikáció In ntegráció szervezése Hitelintézet alapítása Képző intézmény ndítása ngyenes tanfolyam 21 Logikai keret (log-frame) A beavatkozás logikája Mérhető indikátor Ki és hogyan méri Feltételezések, kockázatok Általános cél, hatás Közvetlen, azonnali cél Eredmény, output Tevékenységek (fázisok) Egy példa: Eszközök és források A projekt előfeltételei 22 11

33 Döntéselőkészítő dokumentumok, értékelés, döntés 23 Döntéselőkészítő dokumentumok A projekt tartalma Célok, elvárt eredmények, tevékenységek é k A projekt menedzselése Szervezet, irányítási struktúra, erőforrások A projekt kapcsolatrendszere Illeszkedés a szervezet meglévő struktúrájába, stratégiájába (vagy térségi, nemzeti, szektorális, EU célokhoz) Indoklás, a döntést alátámasztó információk 24 12

34 PRINCE módszertan Projektötlet Projektjavaslat Projekt engedélyezési dokumentum Projektalapító dokumentum Projektdokumentáció 25 Példa: Project Fiche Cím Megvalósítási Alprogram intézkedések Földrajzi behatárolás A projekt célja Általános Azonnali A program leírása Intézményi keretek Költségvetés Időterv Környezetre gyakorolt hatás Megtérülés Befektetési kritériumok Feltételezések Mellékletek 26 13

35 Projektek tervezése 1 A projektmenedzsment feladata Feladatok és erőforrások tervezése és megszervezése a cél megvalósítása érdekében idő- és költségkorlátok mellett 2 1

36 Tervezés Az erőforrások koordinálásának és ellenőrzésének alapja kritikus elem Megválaszolandó kérdések: Mi a cél, az elvárt eredmény? Hogyan érhető ez el? Ki az egyes tevékenységek felelőse? Mikor, mettől meddig tartanak t a tevékenységek? é k? Mennyi az erőforrásigénye (költség, ember)? 3 A terv tartalma, elemei Szakmai tevékenységek specifikációja Részcélok, él elvégzendő feladatok, ütemezés, outputok, minőségi előírások, felelősök, erőforrások, Mérföldkövek Visszacsatolás, módosítás t feladatok Kommunikáció, koordináció, monitoring Disszemináció Kiterjesztés, marketing, PR 4 2

37 A terv funkciója Meghatározza a célok eléréséhez szükséges tevékenységek körét, a tevékenységek ütemezését, időrendjét, a tevékenységek emberi, technikai erőforrásigényét, a tevékenységek é k költségkeretét, k é a közreműködők felelősségét 5 A tervezés lépései Résztevékenységekre bontás Résztevékenységek időigényének becslése Résztevékenységek logikai kapcsolata Résztevékenységek erőforrásigénye; Erőforrás-kiegyenlítés (iteráció) Erőforrás-korlátos tervezés Időtartam-korlátos tervezés Költségterv az erőforrásigény alapján 6 3

38 Tevékenységstruktúra kialakítása Nagy projekteknél először fázisok egyszerre csak egy fázis részletezése é (rugalmas) fázishatáron mérföldkövek minden fázisnak jól definiált célja van ellenőrizhetőség döntés a folytatásról Részletes lebontás felülről lefelé több lépéses, ciklikus Probléma: milyen részletesség? 7 Milyen részletességgel? Legyen egyértelmű: mit kell csinálni i az erőforrásigénye a végtermék mennyisége minősége 8 4

39 Tevékenységleírás Cím, azonosító Felelős Célok, feladatok Tevékenységek és határidők Eredmények, outputok Felhasználandó anyagok, források Kapcsolatok más tevékenységekkel Erőforrások, költségek 9 Példa: EU 5. keretprogram Munkacsomag címe: A régióbeli vállalkozások szükségleteinek azonosítása Munkacsomag száma: WPII-8 Felelős partner száma: 4 Egyéb résztvevő partnerek száma: Személy-nap partnerenként: Összes személy-nap 132 Tanácsadói személy-nap partnerenként Feladat A regionális kereslet elemzése, a regionális cégek szükségleteinek azonosítása, mint a Regionális Innovációs Stratégiát létrehozó elemzés egyik kulcseleme 10 5

40 Példa: EU 5. keretprogram A tevékenység leírása A stratéga alapjának lefektetéséhez a kulcselemek a régió innovációs potenciáljának felderítése és a vállalkozók, különösen az SME-k innovációs vonatkozású követelményeinek feltárása. Az információgyűjtés fontos eleme a vállalkozókkal való interjúkészítés. A vállalkozások kiválasztási kritériuma, hogy mintát adnak a régió jellemző szektoraiból. Ezek az interjúk olyan információkat és visszacsatolást biztosítanak, amelyek segítenek a program kiterjesztésében és az ismertség növelésében. Az EU-régiókban vállalati látogatásokat is kell szervezni azok regionális gazdasági szerkezetnek való megfelelése jobb igazolására és megtárgyalására, valamint a magyar régiók SWOT elemzésének finomítására. A munka során adatbázis kerül létrehozásra amely a jövőben folyamatosan frissítve lesz, ami megmutatja a két magyar régió vállalkozásainak helyzetét és kilátásait az innováció vonatkozásában. Az elemzés során meg kell határozni az erős és gyenge pontokat, valamint a regionális gazdasági környezetet, ami befolyásolja a vállalkozás helyzetét. Az elemzésnek tartalmaznia kell a vállalkozások EU-vonatkozásait (üzleti kapcsolatok, EU-projektekbe bevont partnerek), és összehasonlítást kell tenni a magyar és EU partnerrégiók vállalkozói követelményei között. A keresleti elemzés eredményeit egy workshop keretében a jelenlévő vállalkozókkal meg kell vitatni. 11 Példa: EU 5. keretprogram Leszállítandó termékek ; tevékenységek 1. Műhely: Információgyűjtés tervezése és előkészítése (mintavétel, kérdőívkészítés) 2. Információgyűjtés és adatfeldolgozás, beleértve az interjúkat, kb. 200 vállalkozó/régió 3. Vállalati látogatások Umbriában és Brandenburgban (5-5 vállalat és 2-2 kutatóintézet) 4. Adatok és információk kiértékelése és összegzése egy zárótanulmányban, amely a következőket tartalmazza: a magyar régiók gazdaságának bemutatása, különös tekintettel az innovációra a régiók ipari szektorai és technológiája fejlődési tendenciájának bemutatása a magyar és EU-helyzet összehasonlítása a magyar vállalkozások EU-kapcsolatainak elemzése SWOT elemzés 5. Tanácsadó Testületi ülés az eredmények összehasonlítására és a visszacsatolás segítésére 6. Irányítóbizottsági ülés az elemzés egyeztetésére Várt eredmények 1. Adatbázis áll rendelkezésre a régió vállalkozásainak helyzetéről és követelményeiről. Később frissítése folyamatosan történik ( a WPII-12-ben leírtak szerint figyelésre használatos) 2. A vállalkozások helyzetéről és követelményeiről SWOT elemzés és tanulmány áll rendelkezésre. 12 6

41 Időigény becslése Miért becslés? Az időigény függ: a munka mennyiségétől a rendelkezésre álló erőforrások mennyiségétől, az erőforrások teljesítményétől a résztvevők begyakorlottságától, jártasságától külső tényezőktől l.: logframe (feltételezések) 13 Logikai kapcsolatok alapesetei Vég és kezdet S A F Finish-to i to-start tart t S B F Kezdet és kezdet Strat-to-Starttart Vég és vég Finish-to i to- Finish i Kezdet és vég Strat-to- Finish S A F S B F S A F S B F S A F S B F 14 7

42 Gantt-diagram 15 Precedencia diagram 2,0 C 1,5 F 1,5 I START 1,0 A 2,5 B 1,5 D 1,0 G STOP 4,0 E 1,0 H 0,5 J A-B-C-F-I: A-B-D-G-I: A-B-E-H-I: 8,5 7,5 10,0 A-B-C-F-J: A-B-D-G-J: A-B-E-H-J: 16 7,5 6,5 9,0 8

43 mérföldkő SS típusú kapcsolat

44 Kritikus út F E Legkorábban: (A) + 2,5(B) + 2(C) = (A) + 2,5(B) = Legkésőbb: ,5(I) 1,5(F) = ,5(I) 1(H) 4(E) = Csúszási idő: = 1,5 óra = 0 óra, kritikus! 19 Erőforrás-tervezés Szaktudás és eszközök meghatározása Az egyes erőforrások felhasználási idejének meghatározása tevékenységütemezés A meglévő erőforrások biztosítása A szükséges pótlólagos és tartalék erőforrások biztosítása A terv szükség szerinti korrekciója az egyenletes kihasználás érdekében 20 10

45 Erőforrás-simítássimítás üresjárat túlterhelés Rendelkezésre álló mennyiség

46 Erőforrás-simítássimítás A csúszási idők kihasználásával A korlátok módosításával Időtartam-korlátos tervezés Erőforrás-korlátos tervezés Rendelkezésre álló mennyiség 23 Költségtervezés Paraméteres költségbecslés Tevékenységalapú költségbecslés erőforrás-arányos költség fix költség A szükséges adatok erőforrásonként egyszeri díj egységköltség túlóradíj kifizetés ütemezése 24 12

47 S-görbe költség 100 % tény 20 % terv 50 % 25 idő 26 13

48 Humán erőforrás terv A humán erőforrások tervezése is szükséges rendelkezésre állás, szűk keresztmetszetek költségek felmérése Elemei kompetencia igények meghatározása szakértők kiválasztása, hozzárendelése a feladatokhoz egyes feladatok pontos ráfordítás-igényének meghatározása ütemterv alapján humán erőforrás inputok tervezése 27 Humán erőforrás terv példa Projekt elem Szakértők Konkrét projekt pénz- építési rendszer HR Összes tevékenység menedz ügyi szakem gazda szakértő en ser szakértő ber gép beszerzés tendereztetés szállítás infrastruktúra tendereztetés építés szoftver kiadás tendereztetés szoftver 0, ,3333 oktatás 1 0,33 5 6,33 kiadványok 2 0, ,33 általános projekt menedzsment 28 14

49 Projektszervezet, team munka 1 Humán erőforrás terv A humán erőforrások tervezése is szükséges rendelkezésre állás, szűk keresztmetszetek költségek felmérése Elemei kompetencia igények meghatározása szakértők kiválasztása, hozzárendelése a feladatokhoz egyes feladatok pontos ráfordítás-igényének meghatározása ütemterv alapján humán erőforrás inputok tervezése 2 1

50 Partnerség, a team összeállítása Tag Szakértelem Szervezés Szaktárgyi ismeret Informa- tika Grafika Videó A X X B X X C X X D X X Tag A B C D Tevékenység Szakanyag írás Felelős Közreműk. Illusztrációk Közreműk. Felelős Programfejlesztés Felelős Közreműk. Tartalék 3 A teamben szükséges szerepek Motivátor Precíz Gyakorlatias Kritikus Adminisztrátor 4 2

51 Projektszervezet projekt projekt projekt 5 A projektmenedzser feladatai Elkészíti a projekttervet Alkalmazza a projekt team tagjait és koordinálja a csoport munkáját Követi és ellenőrzi a projekt menetét Jelentéseket készít a vezetésnek Elkészíti a projekt zárójelentését 6 3

52 A projekt szervezete Projektgazda Irányító bizottság Tanácsadó testület Projektkoordinátor Projektmenedzser Munkacsoportok Projekt-teamteam Alvállalkozók 7 Végrehajtás, monitoring 8 4

53 A végrehajtás tevékenységei Szakmai feladatok a feladatok tényleges, operatív kivitelezése i Projektirányítás, projektmenedzsment Az előrehaladás ellenőrzése (projektkontroll) Külső és belső kommunikáció Koordináció Visszacsatolás, motiváció Konfliktusok kezelése 9 A kontrolling alapkérdései Hatás Igények Gazdasági, társadalmi problémák Eredmény Program Célok Input Végre- hajtás Output Relevancia Kiértékelés Hatékonyság Hatásosság Hasznosság és fenntarthatóság 10 5

54 Alapfogalmak Ellenőrzés a kitűzött végeredmény (output) teljesült-e, e, a program végtermékének megléte vagy nemléte, szabályok betartása Monitoring a folyamat hol tart a kitűzött elvárásokhoz, célokhoz képest Értékelés az átfogó és specifikus célok teljesültek-e, e, hatás a célcsoportra Ex-ante, on-going vagy ex-post 11 A beavatkozási logika Társadalmi elvárások, problémamegoldás Hatás (hosszú távú, átfogó értékelés monito oring Eredményesség ellenőrzés Jogi, adminisztratív előírások Eredmény (közvetlen, azonnali hatás) Output (előállított termék, szolgáltatás) Input Program (erőforrások) tevékenységek 12 6

55 Jellemzőik Tevékenység Ellenőrzés Monitoring Értékelés Célja A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi- gazdasági probléma viszonylatában Időbeliség Folyamatos, a programvégrehajtá s során Folyamatos, a programvégrehajtás során Pontszerű, előzetes, közbenső és utólagos Végzője Külső vagy belső Belső Külső Jellege Operatív Operatív Elemző-tudományos Szankció Kiigazítás a Tanulási folyamat Vissza- csatolás hatékonyság érdekében 13 Alap: az indikátorok (EU példák) Tevékenység Output Eredmény Hatás IT képzés é képzési é órák száma a speciális azon résztvevők száma, munka- nélkülieknek szakképesítést megszerző résztvevők száma akik a képzést követő 2 éven belül munkához jutottak Export tanácsadási program KKVk- nak támogatott vállalkozások száma újonnan exportálóvá váló vállalkozások száma a külföldi eladások %-os aránya a támogatott vállalkozások forgalmi adataiban, a támogatás után 18 hónappal Regionális utak minőségének javítása épített regionális utak hossza km-ben ESS csökkenése létrehozott és megőrzött munkahelyek bruttó/nettó száma Turisztikai létrehozott vagy vendégek kiváltott hozzáadott érték szálláshelyek fejlesztett férőhelyek megelégedettsége (%) éves szinten Projekt- fejlesztése (ágyak) száma külön férfiak és nők menedzsment 14 7

56 A jó indikátor: SMART és Specific Measurable Specifikus Mérhető Achievable/Available Elérhető, rendelkezésre áll Relevant/Reliable li Releváns/Megbízható Timely Aktuális 15 QQTTP Quantity Quality Time T Target group Mennyit? Mit? Mikor? Kinek? Place Hol? 16 8

57 Érvek a számszerűsítés mellett Objektív képet ad a vizsgált jellemzőről Egyértelmű ű jelzést ad, ha a program nem megfelelően halad a kitűzött célok felé Összehasonlítható más, hasonló jellegű adatokkal Összegezve inputot jelenthetnek magasabb szintű indikátorokhoz Formadokumentumokra épülő, számítógépes alapú monitoringrendszerek kialakítására alkalmasabbak Amit nem tudsz mérni, azt ellenőrizni sem tudod! 17 Az indikátorok forrásai Kontextus indikátorok hivatalos statisztikák egyéni felmérések Monitoring indikátorok: végrehajtásban részt vevő intézmények output: projekt gazdák eredmény: projekt gazdák, végrehajtó szervezetek hatás: értékelések 18 9

58 Az indikátorforrások problémái Az indikátorforrások meghatározzák az elérhetőséget, az időszerűséget és a megbízhatóságot. Hivatalos statisztikák problémái dimenzió (területi, ágazati, időbeli, stb.) időszerűség Végrehajtó intézmények mint indikátorforrások: objektivitás és megbízhatóság kérdése 19 A monitoring alapkérdései Hol tartunk? A projekt aktuális állapotának megállapítása; Hol kellene járnunk? Az aktuális állapot összevetése a tervvel; Hogy jutunk oda? A lehetséges korrekciós lépéseknek a mérlegelése, amelyek segítenek a projektet újból sínre tenni (ha szükséges) vagy rajta tartani; Jó irányba haladunk? A korrekciós lépések projektre gyakorolt hatásának elemzése

59 Projektirányítási ciklus Tervezés (tervmódosítás) Kiértékelés (összehasonlítás) Megvalósítás Megfigyelés (információgyűjtés) Prevenció is lehet! kockázatelemzés 21 Mire terjed ki a monitoring? Időtartam, ütemezés személyes tájékozódás, írásos jelentések, áttekintő ő értekezletek stb. Erőforrások, költségek Létszámjelentés, jelenléti ív (túlóra), gépidőfelhasználási adatlap stb. Szerződések, számlák alapján cash-flow Minőség 22 11

60 Gantt-diagram 23 Adatapok A projekt megnevezése: Heti teljesítmény felmérési adatlap Azonosítója: Időtartam: Sorsz. Tevékenység Heti teljesítés Dátum:. Aláírás: 24 12

61 S-görbe költség tény terv 25 idő Cost/Schedule Control System Criteria A ktsg és az ütemezés együttes értékelése BCWS (Butgeted Cost of Work Scheduled) d) Tervezett tevékenységek tervezett költsége BCWP (Butgeted Cost of Work Perpormed) Végrehajtott tevékenységek tervezett költsége ACWP (Actual Cost of Work Perpormed) Végrehajtott tevékenységek tényleges költsége Időterv ellenőrzése BCWS > BCWP Elmaradás Költségterv ellenőrzése BCWS > ACWP Megtakarítás BCWS = BCWP Terv szerint BCWS = ACWP Terv szerint BCWS < BCWP többletteljesítés BCWS < ACWP Túllépés Projekt- Vagy: BCWP / BWS BCWS ACWP: megtak. / túllépés mértéke menedzsment 26 13

62 Kommunikációs terv Ki? Kinek? Milyen gyakorisággal? Milyen tartalommal? Milyen részletességgel? Milyen céllal? 27 Kommunikációs formák Jelentések, tájékoztatók írásos szóbeli Értekezletek projektindító projektáttekintő projektzáró 28 14