Szervezési, irányítási és ellenőrzési modell

Átírás

1 Szervezési, irányítási és ellenőrzési modell Jóváhagyta az Eni Hungaria Zrt. Igazgatósága november 2-án 1 / 46

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. FEJEZET... 5 MODELL Bevezetés Az Eni Hungaria Zrt. modellje FEJEZET... 8 A KOCKÁZATELEMZÉS MÓDSZERTANA Kockázatelemzés és a belső ellenőrzések rendszere FEJEZET A WATCH STRUCTURE A társasági Watch Structure Kollektív működési folyamat Összetétel és kinevezés A Watch Structure feladatai és jogkörei Információáramlás A Watch Structure beszámol a Társaság felső vezetésének és további eni egységek Struktúráinak Információáramlás a Watch Structure felé: kötelező tájékoztatás Információk gyűjtése és tárolása FEJEZET A MODELL CÍMZETTJEI ÉS KITERJESZTÉSE Előszó A Modell címzettjei Képzés és Kommunikáció A társasági szervek tagjai felé irányuló kommunikáció Képzés és kommunikáció a felettesekkel és tisztségviselőkkel Kommunikáció a felettesekkel, irodai dolgozókkal és fizikai munkásokkal (nem kulcsfontosságú tisztségviselők) Képzés és kommunikáció informatikai eszközökkel Harmadik felek tájékoztatása FEJEZET FEGYELMI RENDSZER A fegyelmi rendszer szerepe A Modell megsértése A felettesekre, irodai dolgozókra és fizikai dolgozókra vonatkozó fegyelmi intézkedések A vezetőségre vonatkozó fegyelmi intézkedések Az igazgatókra vonatkozó fegyelmi intézkedések FEJEZET ELLENŐRZŐ ESZKÖZÖK Az ellenőrző eszközök rendszerének felépítése Az átláthatóság általános szabványai Érzékeny Tevékenységek és egyedi ellenőrzési szabványok FEJEZET / 46

3 A MODELL AKTUALIZÁLÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK Előszó A Bevezetési Program kidolgozásának kritériumai melléklet Az eni etikai kódexe Bevezetés I. Általános alapelvek: fenntarthatóság és vállalati felelősség II. Viselkedési szabályok, kapcsolat az érdekelt felekkel Etikus, átlátható, tisztességes és professzionális eljárás Kapcsolat a részvényesekkel és a piaccal Értékteremtés a részvényeseknek, hatékonyság, átláthatóság Önszabályozó Kódex Vállalati információk Kiemelt információk Média Kapcsolat különböző intézményekkel, szervezetekkel és helyi közösségekkel Hatóságok és közintézmények Politikai szervezetek és szakszervezetek Helyi közösségek fejlesztése Non-profit tevékenységek támogatása Kapcsolat az ügyfelekkel és a beszállítókkal Ügyfelek és fogyasztók Beszállítók és külső közreműködők eni vezetősége, dolgozói és együttműködő felei Az emberi erőforrások fejlesztése és védelme Tudásmenedzsment Vállalati biztonság Munkahelyi zaklatás és lelki terror Alkohollal, kábítószerekkel és a dohányzási tilalommal való visszaélés III. Az etikai kódex bevezetésének eszközei Belső ellenőrzési és kockázatkezelési rendszer Érdekkonfliktusok A számviteli feljegyzések átláthatósága Egészség, biztonság, környezetvédelem és közbiztonság Kutatás, innováció és a szellemi tulajdon védelme Titoktartás Az üzleti titok védelme A magánszféra védelme Szervezetekben való tagság, részvétel különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken IV. Az etikai kódex alkalmazási területei és referencia-struktúrái A Kódex ismeretére és a Kódex megsértésének bejelentésére vonatkozó kötelezettség Referencia-struktúrák és felügyelet / 46

4 2.1 Az Etikai Kódex biztosa Kódex Promóciós Csapat A Kódex felülvizsgálata A Kódex szerződéses jellege / 46

5 1. FEJEZET MODELL 1.1 Bevezetés A jelen szervezési, irányítási és ellenőrzési modellt (a továbbiakban a Modell ) az Eni Hungaria Zrt. (a továbbiakban a Vállalat ) annak érdekében vezette be, hogy biztosítsa a nemzetközi ellenőrzési szabványok betartását és a bevett gyakorlatok alkalmazását, valamint hogy a Vállalat érdekében és annak javára megelőzze, hogy jogszabálysértést kövessenek el: olyan magánszemélyek, akik a társaság vagy annak pénzügyi és funkcionális autonómiával rendelkező szervezeti egységének képviselői, igazgatói vagy vezetői, vagy akik a társaság irányításáért vagy ellenőrzéséért felelnek (csúcs vezető pozícióban lévő egyének vagy felsővezetők ); olyan magánszemélyek, akiket egy felsővezetői pozícióban lévő személy irányít és felügyel (beosztottak). A Modell célja különösképpen az, hogy megelőzzön mindennemű korrupcióval, zsarolással, pénzmosással vagy csalással kapcsolatos törvényellenes magatartást és általánosságban minden olyan jogszabálysértést, amelyet a Vállalat érdekében vagy annak javára követnek el vagy kísérelnek meg elkövetni (a továbbiakban mint Jogszabálysértések ), valamint hogy lefektesse azokat a fegyelmi intézkedéseket (lásd az alábbi 5. fejezetben), amelyeket a törvények, szabályozások és/vagy a belső vállalati irányelvek megsértésének minősülő törvényellenes magatartás esetén kell végrehajtani. A Modell szövegezése olyan nemzetközi szabályozások figyelembe vételével történt, amelyekre többek között az alábbi hazai és külföldi korrupcióellenes nemzetközi egyezmények hivatkoznak: - Az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló egyezmény (Brüsszel, július 26.) és az első Kiegészítő jegyzőkönyv (Dublin, szeptember 27.) - Az Európai Közösségek tisztviselőit és az Európai Unió tagállamainak tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemről szóló egyezmény (Brüsszel, május 26.) - az OECD tagállamai által elfogadott, a külföldi hivatalos személyek megvesztegetése elleni küzdelemről szóló egyezmény (Párizs, december 17.) Továbbá a Modell alapját a fehérgalléros bűnözés megelőzésére irányuló legaktuálisabb törvények, és különösen a következő szabályozásban lefektetett 5 / 46

6 eljárási szabályzatok és óvintézkedések képezik 1 : - Az Amerikai Egyesült Államok kormánya által december 19-én aláírt, A külföldön történő korrupciós gyakorlatról szóló törvény (és annak 1998-as módosítása, a Nemzetközi korrupcióellenes törvény) - az olasz kormány által június 8-án elfogadott 231/2001. sz. olasz törvényhozói rendelet (és módosításai) 2 ; - az Egyesült Királyság kormánya által április 8-án elfogadott 2010-es Korrupcióellenes törvény; - a United States Sentencing Commission által november 1-jén kiadott 2010 Federal Sentencing Guidelines Manual & Supplement 1.2 Az Eni Hungaria Zrt. modellje A Vállalat az Igazgatótanács szeptember 8-i ülésén fogadta el először a szervezési, irányítási és ellenőrzési modellt. Ennek megfelelően az új jogszabályok és konkrét projektek eredményeként a Modell azon módosításait hagyták jóvá, amelyek szabályozási tekintetben az előrelépést és a Társaság szervezeti változásait szolgálják. A Modell aktualizálása során az alábbiakat vettük figyelembe különös tekintettel: a Társaság vállalati rendszerében bekövetkezett bármely változás; bírósági határozatokat vagy jogi szövegeket érintő változások; a Modell alkalmazását követő bármely észrevételezés esetén, beleértve a büntetőeljárásokból eredő bármely tapasztalatot; cégek gyakorlatát az szervezési, irányítási és ellenőrzési modell a Modellhez kapcsolódóan; felülvizsgálatok és belső auditok eredményei; a szabályozási környezet fejlődése, valamint a megtakarítás védelmét és a Sarbanes-Oxley törvény, a külföldön történő korrupciós gyakorlatról szóló törvény és az Egyesült Királyság korrupcióellenes törvénye rendelkezéseiben kifejtett alapelveket érintő változások. A Vállalat modellje az alábbi fejezetekre oszlik: 1 Modell; 2 A kockázatelemzés módszertana; 3 A Watch Structure feladatai (3. fejezet), a feladat- és hatáskörre vonatkozó kinevezés és megbízás, valamint a vonatkozó bejövő és kimenő információáramlás meghatározása; 4 A Modell címzettjei és kiterjesztése, a Modell címzettjeinek azonosításával és 1 A szöveg a gazdasági bűncselekmények megelőzését célzó vonatkozó jogszabályok rendelkezéseire hivatkozik. Ebben a tekintetben meg kell említeni a chilei állam jogi személyiségek büntetőjogi felelősségére vonatkozó szabályozásait, amelyeket a december 2-i sz. törvény fektet le, illetve Spanyolországban a június 22-i 5/2010 sz. törvényt. 2 Megjegyezzük, hogy a Modell szövegezésénél alkalmazott módszer az olaszországi Confindustria által jóváhagyott Irányelvek javaslatain alapul, illetve hozzájárul ahhoz, hogy a jelen Modell mentesítő tényezőként legyen alkalmazható a Vállalat azon felelőssége tekintetében, amelyről a 231/2001. sz. olasz törvényhozói rendelet rendelkezik. 6 / 46

7 erről a személyzetnek és harmadik feleknek adott tájékoztatással ideértve a harmadik felekkel való kapcsolatot szabályozó szerződéses rendelkezések módosítását; 5 Fegyelmi rendszer, mely magában foglalja a Modell megszegése esetén kirótt szankciók meghatározását; 6 Ellenőrzési eszközök, az átláthatóság általános szabványainak azonosításával; 7 A Modell aktualizálására vonatkozó szabályok, a frissítések biztosítása jogszabályváltozás, a szervezeti struktúrában vagy a Társaság üzleti szférájában bekövetkezett változások, illetve a Modell jelentős megsértése esetén és/vagy a Modell hatékonyságának elemzése során feltárt vonatkozó eredmények vagy az érintett ágazatban, a közügyek során szerzett tapasztalat hatására. Az eni 1. mellékletben található etikai kódexe a Társaság Modelljének szerves és lényeges részét alkotja. A jelen Modell rendelkezései értelmezésében az alábbiak a Modell úgynevezett alapelvei : i. Modell (1. fejezet); ii. A kockázatelemzés módszertana (2. fejezet); iii. Watch Structure (3. fejezet); iv. Fegyelmi rendszer (5. fejezet); v. Általános átláthatósági szabványok (6.2. bekezdés); vi. A Modell aktualizálására vonatkozó szabályok (7. fejezet); vii. Az eni etikai kódexe (1. melléklet) 7 / 46

8 2. FEJEZET A KOCKÁZATELEMZÉS MÓDSZERTANA 2.1. Kockázatelemzés és a belső ellenőrzések rendszere Azon üzleti tevékenységek azonosítása, amelyek olyan kihágások elkövetésének kockázatát rejtik, amelyeket a Modell meg kíván előzni (a továbbiakban Érzékeny Tevékenységek ), az üzleti folyamatok és a Társaság számára lényeges kihágások elkövetése lehetséges módjainak részletes elemezésével végezhető el. Valamennyi Érzékeny Tevékenységhez társul egy az egyedi vállalati folyamatokért, a meglévő működési és irányítási feltételekért, valamint a meglévő ellenőrzési tényezőkért felelős személy ( kulcsfontosságú tisztségviselő ) 3. Ezután egy összehasonlító elemzésre kerül sor a Modell alapelvei és tartalma, illetve a jelenlegi belső ellenőrzési rendszer vonatkozásában (különös tekintettel az ellenőrzési eszközökre). A Támogató Szervezetek Bizottsága (CoSO) által kiadott, Belső Ellenőrzés Integrált Keretrendszer (CoSOIC-IF) 4 elnevezésű dokumentumnak megfelelően a belső ellenőrzések rendszere meghatározható úgy is, mint a szabályok, eljárások és eszközök azon készlete, amelyet a vezetőség a vállalati hatékonyság célkitűzéseinek elérése, a pénzügyi információk megbízhatósága, a jogi és szabályozási előírásoknak való megfelelés és a Társaság vagyonának védelme érdekében dolgoz ki. A Belső Ellenőrzés Integrált Keretrendszer című CoSO dokumentumnak megfelelően a belső ellenőrzések rendszere az alábbi összetevőkből épül fel: Ellenőrzési környezet: A felső vezetőség hozzáállását és a szervezet belső ellenőrzésére irányuló fellépését, tevékenységét tükrözi. Az ellenőrzési környezet az alábbi elemekből tevődik össze: becsületesség és erkölcsi értékek; vezetőségi filozófia és stílus; szervezeti felépítés; 3 A kulcsfontosságú tisztségviselő olyan személyt jelenti, aki a számára kijelölt feladatokkal összhangban Érzékeny Tevékenységhez vezető folyamat része, és mint olyan jól használható információval rendelkezik a belső ellenőrzési rendszer értékeléséhez, különösen (i) a folyamat irányítását biztosító műveleti eljárások, valamint (ii) az ezeket szabályozó belső szabályok, illetve szervezeti és szabályozói eszközök tekintetében. 4 A Treadway Bizottság Támogató Szervezeteinek Biztossága (1992), belső ellenőrzés - integrált keretrendszer, AICPA, A CoSO a belső ellenőrzési rendszer és kockázatkezelési rendszer hatékonyságának megértéséhez, elemezéséhez és integrált értékeléséhez biztosít nemzetközileg elismert hivatkozási keretet. 8 / 46

9 hatáskörök és felelősségek kijelölése; alkalmazottakra vonatkozó irányelvek és gyakorlatok; alkalmazotti készségek, szakismeretek. Kockázatfelmérés: A vállalat célkitűzéseinek elérését meggátoló leglényegesebb kockázatok azonosítását és kezelését célzó folyamatok meghatározása. Információ és kommunikáció: Olyan információs rendszer meghatározása (számítógépes rendszer, jelentési útvonal, folyamat/tevékenység indikátorok rendszere), amely lehetővé teszi mind a felső vezetés, mind az operatív személyzet számára saját feladataik végrehajtását. Ellenőrző tevékenység: Olyan vállalati szabályzat meghatározása, amely biztosítja a szervezett kockázat- és folyamatkezelést és lehetővé teszi a célkitűzések elérését. Nyomon követés (Monitoring): A belső ellenőrzések rendszerének eredményeit és a minőséget szabályos időközönként ellenőrző folyamat. A belső ellenőrzések rendszerének fent említett összetevőit figyelembe kell venni azon jogszabálysértések elkövetési kockázatának elemzése során, amelyeket a jelen Modell meg kíván előzni. Az elemzési tevékenység különösen a következőkre összpontosít: (i) a Társaságon belüli olyan Érzékeny Tevékenységek azonosítása, amelyek a Modell által megelőzni kívánt Jogszabálysértések elkövetésének kockázatát eredményezhetik, miután előzetesen azonosították a Jogszabálysértések elkövetésének lehetséges módját, (ii) megfelelő ellenőrzési szabványok felmérése a Jogszabálysértések elkövetésének megakadályozása érdekében. A tevékenység célkitűzése a kockázati terület azonosítás fenntartásának és aktualizálásának biztosítása, a felügyeleti tevékenység céljait szolgáló, a kockázattal érintett jelentős üzleti tevékenységek feltérképezését és osztályozását lehetővé tevő rendszer felállítása. 9 / 46

10 3. FEJEZET A WATCH STRUCTURE 3.1. A társasági Watch Structure Kollektív működési folyamat A társasági Watch Structure (a továbbiakban a Watch Structure ) kollektív működési folyamat szabályának megfelelően határozza meg és végzi el feladatait és független kezdeményezési és ellenőrzési jogkörrel rendelkezik, továbbá működését saját szabályrendszere segítségével irányítja, amelyet a kinevezést követő első összejövetele során köteles jóváhagyni. A szabályrendszert egyhangúlag köteles jóváhagyni a Watch Structure, majd köteles azt közölni a Vállalat ügyvezető igazgatójával. A Watch Structure autonómiáját és függetlenségét együttesen garantálja a Társaság szervezetében és alárendeltségi rendszerében betöltött szerepe; a függetlenség, jó hírnév és a tagjai szakértelme, mint a Watch Structure-rel szemben támasztott előfeltételek; valamint a számára kijelölt jelentéstételi útvonalak a felső vezetés felé. A Watch Structure-t tevékenységeinek meghatározása és teljesítése, valamint a szakmai normák betartása és a folyamatos működés érdekében a Társaság valamennyi vonatkozó szervezeti egysége támogatja, illetve amennyiben szükséges, külső tanácsadókat is igénybe vehet Összetétel és kinevezés A Watch Structure egy olyan kollektív testület, amelyet három tag alkot, akikből az egyik tag a Watch Structure elnökeként jár el. A Watch Structure összetételét az eni spa által kiadott és a Társaság által elfogadott szabályozói eszközök alapján határozzák meg. A Watch Structure kinevezését, és az ide tartozó valamennyi helyettesítést és beemelést, az ügyvezető igazgató javaslata alapján az Igazgatóság hagyja jóvá Igazgatótanácsi határozat útján. A Watch Structure tagjainak hivatali ideje három év. A Watch Structure tagjai nem kaphatnak megbízatást háromnál több egymást követően ciklusra. A Watch Structure tagjai akkor nem jogosultak e kinevezésre, illetve el kell távolítani őket hivatalból: (i) a Társasággal, az eni spa-val, illetve bármely közvetlen vagy közvetett 10 / 46

11 irányítása alatt álló társasággal szemben fennálló érdekellentét beleértve annak a lehetőségét is, amely ennélfogva veszélyeztetné a függetlenséget; (ii) közvetlen vagy közvetett részesedés, amely nagy befolyás gyakorlását teszi lehetővé a Társaságon, az eni spa-n, illetve bármely közvetlen vagy közvetett irányítása alatt álló társaságon belül; (iii) csődeljárás alá vonás (e tekintetben azt jelenti, hogy az ügyvezető igazgató tisztjét töltötte be egy csődeljárás, felszámolás vagy hasonló eljárás alá vont társaságnál a Watch Structure tagjaként történő kinevezése előtt legfeljebb három évvel); (iv) az igazgatótanács által hozott ezzel ellentétes határozat hiányában a Watch Structure tagsági kinevezést megelőző 3 év során központi vagy helyi önkormányzati intézményben betöltött közszolgálat;; (v) bírósági ítélet, beleértve a nem jogerős ügyeket, vagy büntetés végrehajtási kérelem (ún. tárgyalási alap ) esetén, ami jogi személyek adminisztratív és/vagy büntetőjogi felelősség kapcsán elkövetett, a Modell által megelőzni kíván vagy más jellegű súlyos Jogszabálysértések tárgyában születnek; (vi) bírósági ítélet, beleértve a nem jogerős ügyeket, vagy tárgyalási alap jogi személyek vagy vállalkozások sérelmére a közhivatal betöltése során elkövetett diszkvalifikáció bűntettéhez - beleértve az ideiglenes diszkvalifikációt - kapcsolódóan, illetve vezetőségi tisztségben elkövetett időleges diszkvalifikáció kapcsán; (vii) rokonsági kapcsolat, házastársi kapcsolat, együttélés vagy negyedik fokú rokonsági kapcsolat a Társaság, az eni spa vagy bármely közvetlen vagy közvetett irányítása alatt álló társaság Igazgatótanácsának tagjaival, illetve olyan személyekkel, akik képviselői, adminisztratív vagy vezetői tisztséget töltenek be a Társaság vagy pénzügyi vagy funkcionális önállóságot élvező kapcsolódó szervével, illetve a Társaság felett akár de facto irányítással bíró személlyel.. Emellett azok a személyek, akik kapcsolatban állnak a Társasággal, az eni spa-val vagy bármely közvetlen vagy közvetett irányítása alatt álló társasággal, az előbb említett társaságok igazgatóival, illetve e társaságok igazgatóinak háztársaival, családtagjaival vagy negyedik fokú rokonaival, alkalmazásban vagy önalkalmazási viszonyban vagy más olyan gazdasági vagy szakmai természetű kapcsolatban vannak a társasággal, amely befolyásolhatja a pártatlanságot a cégcsoport társaságainál irányító szervnél betöltött tisztségek sérelme nélkül nem lehetnek a Watch Structure külső tagjai és kinevezésük esetén el kell őket távolítani a hivatalukból. Az alábbi esetekben a Watch Structure-ön belül személyi cserére vagy átalakításra van szükség: - a vállalat keretein belül olyan feladatokra, szerepekre és/vagy felelősségekre történő megbízás esetén (a belső tagok vonatkozásában), 11 / 46

12 amelyek nem összeegyeztethetőek a Watch Structure-rel szembeni autonómia és függetlenség kitétellel, és/vagy a tevékenység folytonosságával ; - valamely Watch Structure tag munkájának megszűnése, felmondás vagy a betöltött funkcióról személyes, szakmai vagy vállalati szereppel összefüggő okokból történő lemondás esetén. Amennyiben valamely taggal szemben az előbb felsorolt okok bármelyike felmerül és indokolttá válik a helyettesítés, nem válaszhatóság és/vagy eltávolítás, úgy ez az adott személy köteles azonnal írásban tájékoztatást adni a Watch Structure többi tagjának és egyben megbízása alóli automatikus felmentésre kerül. A jelen bekezdés szerint a Watch Structure köteles erről tájékoztatni az ügyvezető igazgatót annak érdekében, hogy az be tudja nyújtani a helyettesítési javaslatát az Igazgatóság felé. A Watch Structure tagjainak leváltását, alkalmatlanságát vagy eltávolítását eredményező tényező felmerülése nem vezethet a testület egészének eltávolításában még akkor sem, ha a körülmény a hivatalban lévő tagok többségét érinti is, kivéve az alábbi eseteket: (i) a jelen bekezdés rendelkezései szerint a tag haladéktalan leváltásának kötelezettsége, valamint (ii) (ha a leváltás, alkalmatlanság és/vagy eltávolítás fent említett körülményei a Watch Structure valamennyi tagjára vonatkozóan fennállnak) a hivatali feladatok ideiglenes jellegű ellátása a leváltásról, alkalmatlanságról vagy eltávolításról utoljára értesített tag esetén mindaddig, amíg a tagok mindegyike meg nem felel a követelményeknek. Az előbbiek ellenére az Igazgatótanács elrendelheti a Watch Structure bármely tagja hivatali funkciójának felfüggesztését vagy abból való eltávolítását az alábbi esetekben: - egy büntetőbíróság által, a Társaság vagy a tag tevékenységével jelenleg vagy korábban érintett más szervezet ellen hozott ítéletben (nem jogerős) jegyzett elmulasztott vagy elégtelen adott esetben véletlenszerű eljárás a Watch Structure keretében, vagy a Társaság ellen irányuló, a felek által kért szankcióról szóló rendeletben jegyzett eljárás; - a Watch Structure-ban foglalt kötelezettségek súlyos megszegése A Watch Structure feladatai és jogkörei A Watch Structure feladatai a következők: (i) a Modell hatékonyságának felülvizsgálata és a Modell bevezetésének és aktualizálásának nyomon követése; (ii) a Modell megfelelőségének vizsgálata, vagyis a jogszerűtlen eljárás megelőzésére való tényleges (nem csak formális) képessége; 12 / 46

13 (iii) a Modell karbantartásának, időben való megfelelőségének és működésének elemzése; (iv) a Modell folyamatos aktualizálásának támogatása; (v) jóváhagyni a Vállalat struktúráján és részlegein belüli felügyeleti tevékenységek éves ütemtervét (a következőkben Kontrol Program ) a Modellben szereplő elvekkel és tartalommal összhangban; biztosítva a koordinációt a Kontrol Program végrehajtása és a programozott és nem programozott ellenőrzések megvalósítása között; elemezni az elvégzett tevékenységek eredményeit és a vonatkozó elkészített jelentéseket a Társaság részlegei számára; (vi) gondoskodni a fontos információ korrekt áramlásáról a vállalati részlegek felé; (vii) a jogszabályban, illetve a Modellben meghatározott egyéb feladatok. Feladatai ellátása során a Watch Structure korlátlan hozzáféréssel rendelkezik a vállalat információhoz az általa folytatott vizsgálatok, elemzések és nyomon követés céljából, melyet közvetlenül, illetve más belső vállalati funkciókon vagy szakembereken/harmadik fél társaságokon keresztül közvetetten hajt végre. A Watch Structure hatáskörébe eső tevékenységek végzése érdekében a Társaság minden egyes részlegére, dolgozójára és/vagy vállalati testületek tagjaira tájékoztatási kötelezettség vonatkozik a Watch Structure által kiadott kérések tekintetében, illetve a kiemelkedő események vagy körülmények felmerülése esetén. A Watch Structure értekezleteket szervezhet akár rendszeres időközönként is a Társaság részlegeinek vezetőivel, hogy tájékozódjon a tevékenysége szempontjából lényeges kérdésekről, eseményekről és körülményekről, valamint információt gyűjtsön és megossza értékeléseit. A Watch Structure rendelkezésére áll: - jogkör arra, hogy a megfelelő üzleti egységeken keresztül szakmai elköteleződéseket kössön, módosítson és/vagy szüntessen meg az érintett feladat terén szaktudással rendelkező harmadik felekkel, illetve a cégcsoport beszerzési funkcióin keresztül és vonatkozó keretszerződések kötésével tanácsadókat és/vagy szakértőket vonjon be; - a hatáskörébe tartozó tevékenységek végrehajtásához szükséges pénzügyi erőforrások; A Watch Structure évente beszámolót nyújt be az ügyvezető igazgatónak a tevékenységei végrehajtása közben felmerülő költségek tervezett összegéről. Ennek megfelelően meghatározzák a Watch Structure tevékenységekhez rendelkezésre álló költségvetést. A költségvetést meghaladó összegű ügyletek esetén a többletfinanszírozási igényt a Társaság ügyvezető igazgatója felé kell jelezni Információáramlás 13 / 46

14 A Watch Structure beszámol a Társaság felső vezetésének és további eni egységek Struktúráinak A Watch Structure feladata beszámolni a Modell megvalósításáról és az esetleg felmerülő kritikus vonatkozásokról, továbbá tájékoztatást ad a feladatok teljesítése során elvégzett tevékenységekről. Az alábbi jelentéstételi viszonyok állnak fenn: (i) folyamatos jelentéstétel az ügyvezető igazgató felé, aki tájékoztatja az Igazgatóságot a feljegyzések alapján; (ii) hathavonta az Igazgatótanáccsal az elvégzett tevékenységekről egy jelentést kell küldeni, melyből kitűnik a felügyeleti tevékenységek eredménye, valamint a szervezetek adminisztratív kötelezettségeit érintő, az adott időszakban elfogadott új törvények tartalma; ebben az esetben az Igazgatótanáccsal értekezleteket kell szervezni a jelentésben foglalt témák és más lényeges kérdések megvitatására ; (iii) azonnali jelentéstétel az ügyvezető igazgató felé, amennyiben különösen komoly vagy jelentős tényekre derül fény. A fentiek ellenére a követelmények felmerülése esetén az alábbiakban leírt információáramlás aktivál, hogy a cégcsoport társaságainak a Leányvállalatoknál működő szervezeti modellekre vonatkozó gyakorlati tapasztalataiból származó, javulást célzó ötletek megoszthatók legyenek. E tekintetben a Társaság Watch Structure-je tájékoztatja az eni spa Watch Structure-jét az alábbiak feltüntetésével: (i) az elvégzett felügyeleti tevékenységekből szerzett releváns tudnivalók, valamint (ii) a jelen Modell módosítására/átalakítására lehetőséget nyújtó fegyelmi szankciók. A Watch Structure a fenti információt eljuttatja továbbá az Eni International BV 5 Watch Structure-je számára. A vállalat Watch Structure-je, a konkrét esettől függően, köteles tájékoztatást nyújtani az eni spa és/vagy az Eni International BV Watch Structure-e felé, annak közvetlen kérésére, illetve az eni spa és/vagy az Eni International BV Watch Structure-ének hatáskörébe tartozó tevékenységek végrehajtása kapcsán felmerült események vagy körülmények előfordulása esetén. A Társaság Watch Structure-je a felelősségi körébe tartozó felügyeleti tevékenységes tervezésének és végrehajtásának befejezéséről szóló nyilatkozatot kell küldenie az eni spa Watch Structure-je számára legkésőbb február első napján és augusztus első napján minden évben. Ennek a dokumentumnak ki kell emelnie továbbá bármilyen olyan észlelt kritikus problémát, amely hatással volt a tevékenységek megfelelő tervezésére és végrehajtására, valamint az erre válaszul tett intézkedéseket. A periodikus információáramlás nem akadályozza a Társaságot, Az 5 Eni International BV a Vállalat anyavállalata 14 / 46

15 vezetőségét vagy bármely ellenőrző vagy felügyeleti szervét az észlelt problémák tartalmának kiértékelésében vagy megfelelő intézkedések megtételében. A Leányvállalatok Watch Structure-jei késlekedés nélkül teljesítik az eni spa Watch Structure-jétől érkezett információbekérést, valamint tájékoztatást adnak az eni spa felelősségi körébe tartozó tevékenységeket érintő lényeges körülményekről is Információáramlás a Watch Structure felé: kötelező tájékoztatás A Modell betartására kötelezett feleknek tájékoztatnia kell a Watch Structure-t minden olyan eseményről, amely azon Jogszabálysértések elkövetése kapcsán tehetik felelőssé a Vállalatot, amelyek megakadályozására szolgál a Modell: Ennek megfelelően: az adminisztratív, tervezési és felügyeleti igazgató legalább hat havonta egyeztet a Watch Structure-rel, hogy tájékoztatást és naprakész információkat adjon azon feladataival kapcsolatban, amelyek a Watch Structure nyomon követési és felügyeleti tevékenysége szempontjából lényegesek lehetnek; A Munkáltató a Watch Structure felé legalább hat havonta a hatályos szabályozó eszközökben meghatározott és e szerint összegyűjtött egészségi, biztonsági és környezeti adatokról és indikátorokról; Az illetékes Emberi Erőforrás és ICT osztály vezetője rendszeres időközönként jelent a Watch Structure felé az értesítések névtelen (visszaélések bejelentése) átvétele után vagy az audit tevékenységből eredően lefolytatott fegyelmi intézkedésekről, továbbá minden olyan fegyelmi szankcióról, amelyet a Modellel kapcsolatos jogszerűtlen eljárás miatt róttak ki; az ügyvezető igazgató folyamatosan, de legalább negyedévente köteles továbbítani a Watch Structure felé az eni spa Legal Event Presidium Team részére megküldött feljegyzéseket és az eni spa Belső Audit részleg által készített auditjelentéseket. Valamennyi vezető és munkavállalók köteles a Watch Structure részére beszámolni minden olyan viselkedésről, ami nincs összhangban a Modell elveivel és tartalmával; közvetlenül felvéve a kapcsolatot a Watch Structure-rel, A tanácsadók, munkatársak és üzleti partnerek a Társaság részére vagy nevében végzett munkájukkal kapcsolatos minden beszámolót közvetlenül a Watch Structurehoz kötelesek benyújtani; A Watch Structure felméri a kapott tájékoztatást és dönt a szükséges lépesekről; Az információkat jóhiszeműen továbbító informátorokat védelemben kell részesíteni 15 / 46

16 a megtorlás, diszkrimináció vagy büntetés bármilyen formájával szemben, személyazonosságukat bizalmasan kell kezelni, a jogszabályi kötelezettségek, valamint a Társaság vagy a tévesen vagy rosszindulatúan meggyanúsított személyek védelmére vonatkozó előírások csorbítása nélkül. Külön erre a célra kialakított információs csatornák biztosítják a kommunikációt és az információ áramlását. Különösképpen valamennyi információt a következő címre kell eljuttatni: ws.enihungaria@eni.com. A Watch Structure bármikor vagy akár rendszeresen is létesíthet olyan információs csatornákat, amelyek hozzájárulnak a fontos kérdéseknek a részlegvezetőkkel és üzletágvezetőkkel való megvitatásához Információk gyűjtése és tárolása A Modell szempontjából minden releváns tájékoztatást, értesítést és beszámolót a Watch Structure őriz meg, speciális számítógépes adatbázisban, illetve papíralapú nyilvántartásban. A Hatóságok jogos kéréseinek sérelme nélkül, az adatbázisban tárolt adatokat és információkat csak a Watch Structure előzetes engedélyével lehet a Watch Structure-on kívüli harmadik személyek rendelkezésére bocsátani. 16 / 46

17 4. FEJEZET A MODELL CÍMZETTJEI ÉS KITERJESZTÉSE 4.1. Előszó A Modellben szereplő alapelveket a Társaság struktúráján belül és kívül egyaránt széles körben nyilvánosságra hoztuk. A Társaság Watch Structure-je nyomon követi a Modellt előmozdító kommunikációt és képzést érintő kezdeményezéseket. A Vállalat ügyvezető igazgatója tájékoztató jelleggel megküldi a Modell végleges változatát és annak átdolgozott változatainak egy példányát az eni spa ügyvezető igazgatóinak valamelyike számára; annak a személynek, akinek a Vállalat beszámolási kötelezettséggel tartozik az eni illetékes szervezeti egységei és a Vállalat között fennálló információáramlás alapján A Modell címzettjei A Modell alapelvei és tartalma éppúgy szólnak a társasági szervek tagjaihoz, a vezetőséghez és a Társaság munkavállalóhoz, mint mindenki máshoz, aki Olaszországban vagy világszerte a Társaság céljainak eléréséért dolgozik (továbbiakban: a Címzettek ) Képzés és Kommunikáció A kommunikáció és az egyéni képzés fontos követelmények a Modell megvalósításához. A Társaság elkötelezett a Modellel kapcsolatos ismereteknek a vezetőség és az alkalmazottak körében történő bővítése és terjesztése mellett a helyszíntől és beosztástól függő tudásszintek kialakítása érdekében, mellyel a Modellben foglalt elvek és más tartalmat elmélyítésében való aktív részvételüket támogatja A társasági szervek tagjai felé irányuló kommunikáció A Modell bevezetéséről rendelkező igazgatósági határozattal (és annak módosításaival) a társaság szervezetének minden tagjai személyesen elkötelezi magát az ebben foglalt rendelkezések betartása mellett. A Modell bevezetéséről szóló döntés meghozatalában nem érintett igazgatók (személyi csere vagy új kinevezés miatt) egy nyilatkozatot írnak alá arról, hogy megismerték a Modellt és betartják a benne foglalt elveket és egyéb tartalmakat. A Watch Structure őrzi és archiválja ezen nyilatkozatokat. 17 / 46

18 Képzés és kommunikáció a felettesekkel és tisztségviselőkkel A Modellről az Emberi Erőforrás és ICT osztályilletékes egységei tájékoztatják az összes a Társaságnál beosztott és/vagy megbízást teljesítő vezetőségi tagot és a szervezeti egységek vezetőit. A Modell alapelveit és tartalmát, valamint az alkalmazandó jogszabályok leglényegesebb részeit tanfolyamokon is ismertetik. Ezeken a részvétel kötelező. A képzések struktúráját a Társaság Watch Structure-je hagyja jóvá, a főbb társasági szervezeti egységek javaslatát követően Kommunikáció a felettesekkel, irodai dolgozókkal és fizikai munkásokkal (nem kulcsfontosságú tisztségviselők) A Modell dokumentumot a Társaság hirdetőtábláin helyezik ki, és a Társaság minden munkavállalója tájékoztatást kap a Modellről. A vezetők, alkalmazottak és fizikai munkások (nem kulcsfontosságú tisztségviselők) számára célzott képzési kezdeményezések kerülnek meghatározásra az eni Kódexével kapcsolatos képzési kezdeményezéseken minden esetben kötelező a megjelenés (az alábbiakban ismertetjük) Képzés és kommunikáció informatikai eszközökkel A Modell minden dolgozó számára elérhető a céges Intranet oldalon. A célzott képzési és tájékoztatási kezdeményezések informatikai eszközökkel távolról is teljesíthetők Harmadik felek tájékoztatása A Modell elveit és tartalmát minden olyan személy figyelmébe ajánlják, aki szerződéses kapcsolatban áll a Társasággal az eni Kódexében foglalt előírásokkal összhangban. A Modell előírásainak és elveinek való megfelelési kötelezettségnek a Társasággal szerződéses kapcsolatban álló harmadik felek általi betartásáról a szerződésekben rendelkeznek, melyet a harmadik fél írásban fogad el. Ennek megfelelően a belső szabályok határozzák meg azokat a rendelkezéseket, amelyek a szerződésben szabályozott tevékenységtől függően a szerződő feleket a Modell betartására kötelezik, valamint megfelelő szerződéses orvoslati lehetőségeket kínálnak (pl. a korai felmondás és/vagy a szerződés teljesítésének felfüggesztés és/vagy kötbér fizetése) a Modell be nem tartása esetére. 18 / 46

19 5. FEJEZET FEGYELMI RENDSZER 5.1. A fegyelmi rendszer szerepe A Modell megértése esetén alkalmazható szankciókat, a szabályszegéshez mérten úgy alakították ki, hogy hozzájáruljanak (i) a Modell hatékonyságához, és a (ii) Watch Structure által végzett ellenőrzési folyamat hatékonyságához. Ebből a célból egy a Modell előírásainak be nem tartását megfelelőképpen szankcionáló fegyelmi rendszer került kialakításra, amely egyaránt vonatkozik ügyvezetői pozícióban lévő személyekre és az ő irányításuk alá tartozó valamennyi munkatársra. A fegyelmi rendszer minden egyéb lehetséges, a vonatkozó jogi hatóságok által vizsgált bűntett alakulásától és eredményétől függetlenül működik. A Watch Structure a Modell bármely megsértéséről tájékoztatja az érintett részlegeket, illetve a Humán Erőforrás és az ICT terület vezetőjével közösen ellenőri a foganatosított fegyelmi intézkedéseket A Modell megsértése A Modell jogszabály szerinti megsértése lehet például a Modellben és/vagy az eni Etikai Kódexében szereplő szabályozásoknak meg nem felelő cselekmények vagy gyakorlatok; vagy a Modellben és/vagy az eni Etikai Kódexében előírt eljárás vagy gyakorlat átvételének elmulasztása, olyan érzékeny folyamatokhoz kapcsolódó tevékenységek és/vagy ellátás irányítási folyamatok során, vagy a Watch Structure, Modell szerinti, tájékoztatásának elmulasztása esetén, ha: (a) azok a Társaságot olyan helyzetnek teszik ki, amelyekben objektív kockázat áll fenn a Modell által megakadályozni kívánt Jogszabálysértések valamelyike elkövetésének; és/vagy (b) amelyek célja egyértelműen segíteni a Modell által megakadályozni kívánt Jogszabálysértések valamelyikének az elkövetését; és/vagy (c) olyan jellegűek, amelyek meghatározzák a szankciók alkalmazását a Társaság részéről olyan Jogszabálysértések vonatkozásában, amelyeket a Modell megelőzni kíván. Meg kell jegyezni, hogy a Modell megsértése magában foglalja Érzékeny Tevékenységek teljesítése során a társaság kötelezően alkalmazandó, A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai dokumentumban ismertetett ellenőrzési eszközöket tartalmazó szabályozási eszközeinek be nem 19 / 46

20 tartását A felettesekre, irodai dolgozókra és fizikai dolgozókra vonatkozó fegyelmi intézkedések Miután a Watch Structure értesítést ad a Modell megsértéséről, az eni dolgozók feltételezett jogszerűtlen magatartásának kivizsgálására irányuló folyamat megkezdődik a meglévő belső szabályozási eszközök szerint, melyeket azemberi Erőforrások és az ICT osztály alkalmaz a hatályos jogszabályokkal összhangban. A fegyelmi intézkedések arányban lesznek a szabálysértés súlyosságával. Ennek megfelelően a következő szempontokat szükséges figyelembe venni: a viselkedés szándékossága, illetve a mulasztás súlyossága; a munkavállaló általános magatartása, különös tekintettel az esetleges korábbi fegyelmi kihágásokra; a munkatárs felelősségi szintje és autonómiája; a kihágás súlyossága, pl. a kockázati szint (a vonatkozó jogszabályok szerint), amelynek az alkalmazandó törvényi szabályozásoknak megfelelően a munkatárs a magatartásával a Társaságot kitette, minden egyéb sajátos körülmény a szabálysértéssel kapcsolatosan. A fegyelmi szankciók a kollektív szerződésben meghatározottak lépések, melyek az érintett dolgozó munkaviszonyára nézve irányadók, valamint a munkaszerződés felmondására (felmondási határidővel vagy haladéktalanul) vonatkozó általános jogi rendelkezések alkalmazásából erednek. Az illetékes Emberi Erőforrás és OCT vezető feladata tájékoztatni a Watch Structure-t minden olyan szankcióról, amelyet a kiróttak vagy olyan döntésről, amely fegyelmi intézkedések alkalmazásának elhagyását mondják ki, illetve ennek okairól. A fegyelmi szankciók alkalmazására vonatkozó minden jogszabály és szerződéses eljárási kötelezettséget a vonatkozó jogszabályok és szerződéses kötelezettségek szerint kell betartani. A külföldön dolgozó dolgozókkal fennálló munkaviszonyokra az június 19-i Római Egyezményben lefektetett és az aláíró államok által hatályba hozott és ratifikált szerződéses kötelezettségekről szóló törvény az irányadó. Azon államok esetén, amelyek nem ratifikálták vagy írták alá az egyezményt, az éppen hatályos helyi jogszabályok alkalmazandók A vezetőségre vonatkozó fegyelmi intézkedések Amennyiben a Watch Structure a Modell megsértéséről számol be, és a 5.3 (i) bekezdésnek megfelelően megállapított módon a jogsértést egy vagy több vezető követte el, a Társaság az elkövetőkkel szemben megteszi a jog és a vonatkozó 20 / 46

21 szerződések által lehetővé tett intézkedéseket az 5.3 (ii) bekezdésben foglalt kritériumok alapján. Ha a Modell megsértése aláássa a Társaságnak az érintett személlyel vagy személyekkel szembeni bizalmát, az érintett személyt/személyeket alapos indok alapján elbocsátja Az igazgatókra vonatkozó fegyelmi intézkedések Amennyiben az Igazgatóság egy vagy több tagja megsérti a Modellben foglaltakat, a Watch Structure tájékoztatja az Igazgatóság elnökét és az ügyvezető igazgatót. Ezt követően az Igazgatóság - az érintett felek tartózkodása mellett - lebonyolítja az összes szükséges vizsgálatot, és a Felügyelőbizottsággal történt egyeztetés után megteszi a megfelelő fegyelmi intézkedéseket, amelyek szükség esetén a delegált jogkörök biztonsági okokból történő visszavonását, vagy a helyettesítés megtárgyalása végett a részvényesek összehívását is magukban foglalhatják. 21 / 46

22 6. FEJEZET ELLENŐRZŐ ESZKÖZÖK 6.1. Az ellenőrző eszközök rendszerének felépítése Az eszközök, melyeknek célja megelőzni azon Jogszabálysértések elkövetésének a kockázatát, amelyekre a Modell született, támaszul szolgálnak a Modell általánosan kötelező alapelvének, az eni Etikai Kódexének való megfelelésben és két ellenőrzési szintre tagolhatók: 1) a tevékenységek átvilágításának általános szabványai, amelyeket a Modell által figyelembe vett valamennyi Érzékeny Tevékenység esetében alkalmazni kell; 2) speciális ellenőrzési szabványok, amelyek az Érzékeny Tevékenységek speciális szempontjait hivatottak szabályozni és a társaság vonatkozó szabályozói eszközeinek tartalmazniuk kell. Ezen eszközök közé tartozik a hivatkozott szabványok mellett a Modell által adott iránymutatás is. 6.2 Az átláthatóság általános szabványai Az Érzékeny Tevékenységek átláthatóságának általános szabványai a Modell alapján az alábbiak: a) A feladatkörök elhatárolása: a meghatalmazó, ellenőrző és végrehajtó felek feladatköreit el kell határolni egymástól 6 ; b) Szabályok: olyan vállalati szabályokat kell alkotni, amelyek biztosítják az Érzékeny Tevékenységek kezelésére irányuló általános alapelvek érvényesülését; c) Aláírási jogosultság és felhatalmazás: formális szabályoknak kell lenniük az aláírási jogosultság és a belső felhatalmazási jogosultságra nézve, ezzel biztosítva, hogy a fenti jogosultságok kiosztása a szervezeten belüli felelősségi körökkel összhangban van; d) Nyomon követhetőség: az érintett feleknek, vagy részlegeknek és/vagy az alkalmazott információs rendszernek biztosítaniuk kell az eszközök, információk és elvégzett ellenőrzések azonosítását és nyomon követhetőségét a Társaság döntéseinek megvalósítása és a pénzügyi eszközök kezelésének támogatása érdekében. 6 eni az eni spa-t, valamint annak Olaszországban és külföldön működő közvetlen vagy közvetett leányvállalatait foglalja magában. 22 / 46

23 Az átláthatóság általános szabványait az Érzékeny Tevékenységekhez kapcsolódó belső szabályozói eszközökön belüli illetékes funkciók fogják körül. Ezeket a szabályozói eszközöket a megfelelő funkciók továbbítják és osztják szét a jogszabályok és szerződések alapján, valamint kötelezik a Társaság vezetőségét és dolgozóit a betartásukra. 6.3 Érzékeny Tevékenységek és egyedi ellenőrzési szabványok Az Igazgatótanács által a Modell jóváhagyásával, és az ügyvezető igazgató által a mindenkori aktualizálások révén, a 7. fejezetben leírtak szerint elfogadott A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai dokumentum külön rendelkezéseket tartalmaz az Érzékeny Tevékenységek jellegzetes szempontjainak kezelésére, valamint ismerteti a Társaság által alkalmazott ellenőrző eszközöket. Ezt a dokumentumot: (i) a Watch Structure tárolja el, (ii) a Watch Structure továbbítja az ügyvezető igazgató első jelentéstételi szintjéhez. A konkrét ellenőrzési szabványokat az Érzékeny Tevékenységekhez kapcsolódó belső szabályozói eszközökön belüli illetékes funkciók fogják körül; a Társaság Watch Structure-je támogatja továbbá az érintett szervezetek közötti tudásmegosztást és -terjesztést akár belső szabályozói eszközök révén is. A Társaság szabályozói rendserét alkotó eszközöket a megfelelő funkciók továbbítják és osztják szét a jogszabályok és szerződések alapján, valamint kötelezik a Társaság vezetőségét és dolgozóit a betartásukra. 23 / 46

24 7. FEJEZET A MODELL AKTUALIZÁLÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 7.1. Előszó A Társaság szervezeti struktúrájának az összetettsége miatt a Modell bármely aktualizálása egy innovációs bevezetési programra épül A Bevezetési Program kidolgozásának kritériumai A Bevezetési Program alkalmazására (vagyis a Modell és/vagy a A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai dokumentum javasolt módosítására és/vagy kiegészítésére az így elért előrelépésre irányuló bizonyíték feltüntetésével) a következő esetekben van szükség: (a) jogi személyek közigazgatási szabályok megsértéséből eredő bűncselekményekre vonatkozó kötelezettségeihez kapcsolódó jogszabályi változások esetén, (b) a Modell időszakos felülvizsgálata esetén a Társaság szervezeti struktúrájában vagy üzleti tevékenységében bekövetkező számottevő változásokkal is összefüggésben, (c) a Modell jelentős megsértése és/vagy a Modell hatékonyságának ellenőrzéséből, vagy az érintett szektor közügyeiben szerzett tapasztalatokból származó vonatkozó eredmények függvényében. A Modell aktualizálása az ügyvezető igazgató feladata, aki annak megvalósításáért felel a Modell módszertanának és alapelveinek megfelelően. Részletesen: a Watch Structure tájékoztatja az ügyvezető igazgatót minden olyan információról, amely a Modell aktualizálásának szükségességére utal; az ügyvezető igazgató késedelem nélkül elindítja a Bevezetési Programot, tájékoztatva minderről az Igazgatóságot; az érintett vállalati részlegek bevonásával kerül elkészítésre és kialakításra a Bevezetési Program; a Bevezetési Program beazonosítja a Modell aktualizálásához szükséges tevékenységeket, a felelősségi körök, az időrend és a végrehajtási módok meghatározásával együtt. Az érintett vállalati részlegek Modell megfelelő aktualizálásának érdekében kiemelten foglalkoznak a jogi és törvényi követelmények beazonosításával, úgymint az Érzékeny Tevékenységek és ellenőrzési szabványok módosításával és/vagy integrációjával. A Bevezetési Program eredményeiről tájékoztatást kap az ügyvezető igazgató, aki a hatáskörébe tartozó szükséges intézkedésekkel együtt elfogadja őket. Az ügyvezető igazgató általi jóváhagyás után: 24 / 46

25 azok a végrehajtási programban foglalt módosítások és/vagy kiegészítések, amelyek nem a Modell Általános elveire vagy csak A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai dokumentumra vonatkoznak, azonnal hatályba lépnek és az Igazgatótanácsnak az első ülésén jóvá kell hagynia, miután értesítette az auditorok testületét. Az Igazgatótanács azonban jogosult módosításokat és/vagy kiegészítéseket javasolni; a Modellt érintő, az Általános elvekkel kapcsolatos módosításokat az Igazgatóság határozatban hagyta jóvá. A Watch Structure-nek történő jelentéstételt követően az ügyvezető igazgató önállóan végezhet formális változtatásokat a Modellben és a A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai dokumentumban. A formális változtatások olyan, az érintett dokumentumok rendelkezéseire lényeges hatással nem bíró módosítások és/vagy kiegészítések, amelyek az Érzékeny Tevékenységekre, az átláthatóság általános szabványaira és konkrét ellenőrzési szabványaira irányulnak, azonban nem eredményezik ezek tartalmának vagy alkalmazási területének csökkenését vagy kiszélesítését. Ezek közé tartoznak például a tipográfiai és gépelési hibák javításai, a törvénycikkekre való hivatkozások vagy egységek és belső funkciók nevének aktualizálása vagy javítása. A módosítások lezárultával a Watch Structure az illetékes szervezeti funkciók segítségével megőrzi és kiadja a belső vállalati funkciók felé A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai dokumentumot a fenti 6.3. bekezdés rendelkezései figyelembe vétele mellett. A Watch Structure ellenőrzi a folyamatot, a Megvalósítási Program eredményeit, valamint a szükséges intézkedések elrendelését és tájékoztatja ügyvezető igazgatót mindezen tevékenységek eredményeiről. 25 / 46

26 1. melléklet Az eni etikai kódexe Bevezetés Az eni 7 egy nemzetközi kiterjedésű ipari vállalat, amely tevékenységei méretéből és fontosságából adódóan meghatározó szerepet játszik a piacon, illetve az eni-nél dolgozó vagy azzal együttműködő személyek és az eni működési területén élő közösségek gazdasági növekedésében és jólétében. Az eni tevékenysége során előforduló szituációk sokfélesége, a fenntartható fejlődés támasztotta kihívások, illetve a vállalat tevékenységeiben jogos érdekekkel bíró érintett személyek ( Érdekelt Felek ) figyelembe vételére való igény még inkább aláhúzza annak fontosságát, hogy világosan meghatározzuk azokat az értékeket, amelyeket az Eni elfogad, elismer és magáénak vall, illetve az általa felvállalt felelősségeket, amelyek által hozzájárul egy mindenki számára jobb jövő megteremtéséhez. Ezt a célt szolgálja az eni újonnan kidolgozott Etikai Kódexe ( Kódex vagy Etikai Kódex ). Elsődleges fontosságú, hogy az eni igazgatói, auditorai, vezetősége, alkalmazottai, valamint az eni céljainak elérése érdekében Olaszországban vagy külföldön tevékenykedő személyek (együttesen az eni Dolgozói ) saját hatáskörükön és felelősségi körükön belül betartsák a Kódex előírásait. Ez az enivel fennálló kapcsolatukra érvényes jogi és szerződéses rendelkezések értelmében is szükséges. Az eni vállalja, hogy a Kódexszel kapcsolatos ismereteinek bővülését és konstruktív észrevételeinek meghallgatását az eni alapelvei szerint elősegíti, ezért figyelembe veszi az eni Dolgozók és Érdekelt Felek bármilyen, a Kódex érvényesítését, illetve kiegészítését célzó javaslatát vagy észrevételét. Az eni megfelelő információs, megelőzési és ellenőrző eszközök segítségével gondosan ellenőrzi a Kódex betartását, és szükség esetén intézkedéseket tesz valamennyi ügylet és eljárásmód átláthatóságának biztosítása érdekében. Az egyes eni vállalatok Watch Structure-je az Etikai Kódex biztosának ( Biztos ) feladatköreit látja el. Jelen Kódexet figyelmébe ajánljuk mindazon személyeknek vagy szerveknek, amelyek az eni-vel üzleti kapcsolatban állnak. 26 / 46

27 I. Általános alapelvek: fenntarthatóság és vállalati felelősség Az eni Dolgozói mindannyian elkötelezték magukat a törvények, előírások, jogszabályok, önszabályozó kódexek, valamint az etikus viselkedés és a méltányos eljárásmód követése mellett, és ez határozza meg az eni egész szervezetének működését. Az eni üzleti és vállalati tevékenységeit az átláthatóság, őszinteség, tisztesség és jóhiszeműség jegyében, a versenyvédelmi szabályokkal összhangban folytatja. Az eni olyan irányítási rendszert kíván fenntartani és megerősíteni, amely megfelel a nemzetközi best practice irányelveknek, képes kezelni az Eni működése során felmerülő komplex helyzeteket, és megfelelni a fenntartható fejlődés kihívásainak. Az Érdekelt Felek bevonására szisztematikus módszerek kerültek elfogadásra, amelyek a fenntarthatósággal és a vállalati felelősséggel kapcsolatos párbeszédet mozdítják elő. Nemzetközi vállalatként, illetve partnereivel folytatott tevékenységei során az eni kiáll az emberi jogok védelme és előmozdítása mellett. Ezek az ember elidegeníthetetlen és alapvető jogai, amelyek az egyenlőségre, szolidaritásra, a háború elutasítására, a polgári és politikai jogok, társadalmi, gazdasági és kulturális jogok és az ún. harmadik generációs jogok (önmeghatározás joga, békéhez, fejlődéshez és a környezet védelméhez való jog) védelmére épülő társadalmi berendezkedés alapját képezik. A diszkrimináció, korrupció és a kényszer- vagy gyermekmunka minden formáját elutasítjuk. Külön figyelmet érdemel az emberi méltóság, szabadság és egyenlőség, a munka és a szakszervezetek szabadságának védelme, az egészség, a biztonság, a környezet és a biodiverzitás megóvása, valamint mindazok az értékek és alapelvek, amelyek, a Nemzetközi Intézményekkel és Egyezményekkel összhangban, az átláthatósággal, az energiahatékonysággal és a fenntarthatósággal kapcsolatosak. E tekintetben az eni az ENSZ Egyetemes Emberi Jogok Nyilatkozata, a Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (ILO) Alapvető Egyezménye és az OECD multinacionális vállalatok számára kidolgozott Irányelvei keretein belül jár el. Az eni valamennyi dolgozója (bármilyen megkülönböztetés vagy kivétel nélkül) tiszteletben tartja feladatai elvégzése során a Kódex alapelveit és tartalmát mind cselekedeteiben, mind magatartásában, saját felelősségi körének megfelelően, hiszen a Kódex betartása alapvető fontosságú a munkájuk minősége és szakmai teljesítményük tekintetében. Az eni Dolgozói közötti kapcsolatokat minden szinten 27 / 46