4 MATÉRIA felhasználói kézikönyv

Átírás

1

2 Tartalom I. rész Bevezető 7 I.1 Kapcsolat a program szerzőjével... 7 I.2 A rendszerről röviden... 8 II. rész A felhasználók feladatai 10 II.1 Kezdeti lépések II.1.1 Belépés a rendszerbe II.1.2 Billentyűzet II.1.3 Menürendszer II.1.4 Jogosítványok II.1.5 Speciális modulok II.2 Adatrögzítési tevékenységek II.2.1 Hagyományos (MATÉRIA nélküli) bizonylatolás II.2.2 Számítógépes bizonylatolás (MATÉRIA programcsomag segítségével) II.2.3 Fogalmak II Számítógéppel kiállított bizonylatok rögzítése II Szabályokat tartalmazó rugalmas paramétertáblák II Nem rendeléses Anyag-Bevételezési mozgás felvitele II Rendeléses Anyag-Bevételezési mozgás felvitele II Előjegyzettek rögzítés közbeni, azonnali nyomtatása II Anyag-kivételezési jegy (AK) kiállítása II Anyag-átszámítási jegy (AÁ) kiállítása II AnyagEladási jegy (AE) kiállítása II Ásványolaj-nyilvántartás vezetése II Számviteli szerv vizsgálata II A bizonylat stornózása II.2.4 Manuális GIR OK jelző (G3) II.3 Megjelenítések II.3.1 [F2] Futási hibák listája : II.3.2 Törzsadat-állomány lekérdezés II MÁV anyagszám-jegyzék lekérdezése (GIR cikktörzs) II MÁV szolgálati hely lekérdezés II MÁV tevékenységi sor lekérdezés II MÁV pályaszakasz lekérdezés (országos törzs) II Rendeléses tranzakció típushoz tartozó, GIR-ből leválogatott törzsállomány. 75 II GIR-Projekt törzs lekérdezés II Partnertörzs (AB, AE) lekérdezés II Utalványozói törzs (KF) lekérdezés II GIR tranzakció ok szabályok II GIR tranzakció típus szabályok Tartalom 3

3 II GIR szla számviteli kat. - tr. típ. - tr. ok szabályok és összefüggések...78 II GIR anyag számviteli kategóriák...79 II GIR EU törzsek...79 II GIR G31 törzs...80 II GIR G32 törzs...81 II ÜB megszabások...81 II.3.3 Anyagmozgási bizonylat megjelenítése...82 II Általános mozgási bizonylat lekérdező...82 II Problémás bizonylatok kimutatása...89 II Pénzügyi jelzőkód szerinti kimutatás...97 II Saját hatáskörű beszerzés kimutatása...98 II Gépi egyeztetés - /raktár /cikkszám /%...99 II.3.4 Bizonylatok nyomtatása leporellóra II.3.5 Anyagköltség felosztás (KF) lekérdezése II Igazgatóság - szaksz. - költséghely - munkaszám összesen II Főnökség - szaksz. - költséghely - munkaszám összesen II Felhasználó - szaksz. - költséghely - munkaszám összesen II Felhasználó - szaksz. - költséghely - munkaszám cikkenként II Integrált kimutatás a költségviselőkről II Anyagkigyűjtés költségviselőnként II Kölségviselőnkénti KF tetszőleges hónap(ok)ra II.3.6 Anyagköltség elszámolás (KE) lekérdezése II.3.7 Anyagkészlet szerinti lekérdezés II Raktárkészlet /igazgatóság /főnökség /raktár összesen II Raktárkészlet /főnökség /raktár /cikkszám II Raktárkészlet /cikkszám /főnökség /raktár II Raktárkészlet NAPI forgalommal /cikk /főnökség /raktár II Raktárkészlet /tervsor /raktár II Raktárkészlet /terv /stat. /cikkszám /bizonylat II Raktárkészlet /stat /cikkszám /bizonylat II Leltárfelvételi ív, rovancskönyv nyomtatása II Összegyűjtött MATÉRIA készletek figyelése II Manuálisan korrigált raktárkészletek lekérdezése II Két hó raktárkészletének záró/nyitó mennyiségi eltérései II.3.8 Ásványolaj nyilvántartás lekérdezés II Menetigazolvány II Mérési jegyzőkönyv II Személy törzs II Vámtarifa II Mozdonytípus II Szerelési könyv II Korrekciós tényező kiszámítása MATÉRIA felhasználói kézikönyv

4 II Olajtartály törzs II.4 Rendszerkarbantartás II.4.1 Archiválás II.4.2 Tömörítés-újraindexelés II.4.3 Egy komplett bizonylat törlése, képzése II Egy komplett bizonylat törlése II Egy komplett 11-es bizonylat képzése II.4.4 Feladás MATÉRIA felé II.4.5 Fogadás MATÉRIÁ-tól II.4.6 Törzsállományok karbantartása, létrehozása II Utalványozói törzskarbantartás II.4.7 MÁV GIR rendszerrel való adatkommunikáció II.4.8 Újragenerálás II.4.9 Hó zárás-nyitás II.5 A kezelt hónap kiválasztása II.6 Hozzáférési JOGOK beállítása III. rész A rendszergazda feladatai 157 III.1 Kezdeti lépések III.1.1 Felhasználói belépések létrehozása III.1.2 Rendszerkövetelmények III.1.3 A MATÉRIA program konfigurálása III Az operációs rendszer megfelelő beállításai III A MATÉRIA telepítése III Háttértár igény III A konfigurációs fájl paraméterezése III Rendszerkonfiguráció beállítása III.1.4 Gépi bizonylatolás előkészítése III.1.5 A gépi bizonylatolásra alkalmas nyomtató III.1.6 Szervezeti felépítések III.1.7 Nyitó készlet konvertálása III.1.8 A program inputjai III.2 Adatrögzítési tevékenységek III.3 Megjelenítések III.4 Rendszerkarbantartás III.4.1 Archiválás III.4.2 Hibajavítás-újraindexelés III.4.3 Egy komplett bizonylat törlése, képzése III.4.4 Feladás a MATÉRIA rendszeren belül III Normál feladás III Idegen költségviselőnek feladás III Központi beszerzések feladása III Beszerzések feladása (AB-VU) Tartalom 5

5 III.4.5 Fogadás a MATÉRIA rendszeren belül III.4.6 Törzsállományok karbantartása III Utalványozói törzskarbantartás III Országos MATÉRIA felhasználói össz. készlet frissítése saját készlettel III Tárgyhavi raktári nyitókészlet kezelése III Raktárkészlet konverzió régiből újba III.4.7 MÁV GIR rendszerrel való adatkommunikáció III Hóközi GIR-adatfeladás (dekádonként indítható) III.4.8 Újragenerálás III.4.9 Hó zárás-nyitás III.5 Tárgyhónap kiválasztása III.6 Hozzáférési JOGOK beállítása IV. rész Számviteli feladatok 188 IV.1 Számviteli szerv IV.2 Számviteli szerv konfiguráció módjai V. rész Kiegészítő információk 190 V.1 A MATÉRIA gépi feladása a GIR tranzakciós interfész (MÁV Informatika Kft.) felé 190 V.2 Naplózás V.2.1 Adatrögzítők naplózása V.2.2 Számviteli ellenőrzés naplózása V.2.3 A problémás bizonylatok naplózása V.2.4 A programfutás közbeni működési hibák naplózása V.3 Központi számítógépes távirányítás V.4 Kliens/Szerver architektúra VI. rész Mellékletek 198 VI.1 Hagyományos anyagmozgási bizonylatok kiállítása, feldolgozása Matéria nélkül VI.2 Anyagmozgási bizonylatok a budapesti TLK-hoz tartozó raktárakban VI.3 Anyagmozgási bizonylatok a pécsi TLK-hoz tartozó raktárakban VI.4 MÁV Rt. GSZI utasítás a MATÉRIA szoftver bevezetéséhez VI.5 A program által használt fájlok VI.5.1 Konfigurációs fájl VI.5.2 Törzsadatok VI.5.3 Olaj-nyilvántartás állományai (\MATÉRIA\OLAJ) VI.5.4 Havi adatok és raktári nyitókészlet korrekciós könyvtárak VI.5.5 Havi adatok ellenőrzési állományai VI.6 Az adatbázisok struktúrái VI.7 LeloSoft Kft. Hiba- és igénybejelentő lap VI.8 Kisszótár MATÉRIA felhasználói kézikönyv

6 I.1 Kapcsolat a program szerzőjével I. rész Bevezető E felhasználói kézikönyv a LeloSoft Kft. által fejlesztett MATÉRIA anyag-, készlet- és költséggazdálkodói rendszer 6.5 változatának dokumentációja. Bízunk benne, hogy munkáját nagymértékben megkönnyíti a szoftvercsomag, illetve annak felhasználó-centrikus leírása. Reméljük, hatékonyan tudja használni és csak ritkán lesz segítségre szüksége. Amennyiben a rendszerrel kapcsolatosan mégis maradnának megválaszolandó kérdései, kérjük, forduljon rendszergazdájához. Ha a felmerült kérdésre nem kap választ, hívja nyugodtan szolgálatunkat, vagy juttassa el problémáját levélben, -en, vagy faxon, a 6. számú mellékletben található Hiba és igénybejelentő lapon: LeloSoft Kft. Telefon: (82) Fax: (82) Levélcím: 7401 Kaposvár, Pf info@lelosoft.hu Amennyiben olyan jelenséget tapasztal, amelyet Ön rendellenes működésnek vél, vagy valamilyen továbbfejlesztési javaslata van, kérjük, ugyancsak a fenti címre juttassa el üzenetét. Bevezető 7

7 I.2 A rendszerről röviden A program interaktív, tehát az anyagmozgások rögzítésével és nyomtatásával egy időben minden mozgás készlet és költség szempontból elszámolásra kerül. Szinte mindenütt azonnali adathozzáférést biztosít, mely lehetővé teszi a gyors és biztonságos információáramlást, amely a készlet- és költséggazdálkodásnak, az ellenőrzési tevékenységeknek a hatékony vezetési munkának előfeltétele. Adatok azonnali rendelkezésre bocsátása különféle bontásban (készlet, költség, stb. lásd 3.4, 3.6 pontoknál) a helyi feldolgozás állapotáról, ill. hálózati kapcsolat esetén a hálózat tagjairól, szemben a régebben előforduló, gyakran napos lemaradással. A programrendszerben kezelt folyamatoknak a MÁV ZRt. pénzügyi, számviteli anyagmozgási bizonylatok kitöltésére vonatkozó utasításainak megfelelően kell működni. MATÉRIA GIR kétirányú kapcsolata. A központi PSzSzE telephelyekről a koncentrált és felülvizsgált mozgási bizonylatok a GIR felé a tranzakciós interfészen keresztül tárgyhónapon belül 2005-ben hetente kétszer adódnak fel ( AM ), de akár naponként is feladódhatnának A GIR rendszertől visszaérkező adatok ( MA ) a MATÉRIA PSzSzE telephelyein fogadhatók. Az esetlegesen felmerülő GIR hibakódok a megfelelő tételekhez kapcsolódnak, csoportosítva legyűjthetők. Számviteli dolgozók részére adott differenciált jogosultságokkal a mozgási bizonylatok egyesével is felülvizsgálhatók, központi GIR feladásra jóváhagyhatók, de láncoltan akár a következő tárgyhónapra is átvihetők. MATÉRIA GIR tranzakciós interfész háromnegyed évi forgalma (tételszám): Összes feladott: Azonos MATINFO összes: GIR rendszerbe bedolgozott: GIR hibakóddal függőben maradt 272 Naponként frissíthető GIR törzsadatok kezelése: Projekt több mint 180,000 rekord Rendelés több mint 23,000 rekord Cikktörzs több mint 100,000 rekord Gépi támogatottsággal a raktári, vételezői és számviteli dolgozók munkafolyamatai lerövidülnek, ill. hatékonyabbá válnak. Anyagnyilvántartó lapok kézi vezetésének megszüntetése, gépi kiváltása. A MÁV bizonylat-kiállítási utasításai szerint, rugalmas paraméter táblák segítségével ellenőrzi az adatok összefüggéseit (tranzakció típus, ok, költségnem, költséghely, szakanyag, bizonylatnem, stat.sor, számlaszám, MBJ kód, egységár-változások, értéklimitek, pályaszakasz, stb.) még az anyagmozgási bizonylat kiállítása előtt, így a tárgyhavi, vagy azt követő egyeztetések és javítások száma lényegesen csökken. A program a gépi úton történő adatrögzítéssel egy időben a felvett adatokról előjegyzett mozgást, anyagmozgási bizonylatot, valamint ha szükséges csomagolási jegyzéket nyomtathat előre gyártott leporelló formátumokra anélkül, hogy újbóli adatfelvitelt igényelne. Így a bizonylat-kiállítás munkafolyamata lerövidül, és pontossá válik. Ha nem 8 MATÉRIA felhasználói kézikönyv

8 lehetséges a végleges bizonylat nyomtatása (negatív készlet lenne, GIR törzsadat problémák, hiányzó adatok), akkor előjegyzett mozgásként írható meg (később csak ezzel együtt érvényes a bizonylat, hiszen itt szerepel a vételezést végző aláírása). Az előjegyzett mozgás tehát a fenti problémák ellenére egyszerre oldja meg a raktár mennyiségi nyilvántartásának vezetését és a költségviselő felé kiadható vételezéseket. Anyagmozgások kimutatása két fázisban: bizonylatként nem nyomtatott előjegyzett mozgás várhatóként kinyomtatott és elszámolt bizonylat tényként kezelve Kiemelve néhány szolgáltatást: Raktárkészletek: teljes, ill. koncentráltság fokától függő MÁV összes, főnökségi összes, raktári összes, raktár/anyag, terv-, stat.soros, stb. kimutatások nyitó bevétel kiadás záró bontásban. Anyagnyilvántartó lap megjelenítése képernyőn, nyomtatón. Személyre szabható leltárfelvételi ívek, rovancskönyv. Költségfelosztás: teljes, ill. koncentráltság fokától függő MÁV összes, főnökségi összes, költségviselő összes, felhasználó/költséghely (UTK), ill. ezek alábontása (tetszőleges csoportosítás), részletezés munkaszámonként, utalványozó személyenként (az ügyintéző pillanatnyilag mekkora mértékű költségnél tart). Gyors megnevezés, típus, rajzszám, illetve bármely részszöveg szerinti keresés a komplett anyagszám-jegyzékben. Jelenlegi és leendő állókészlet anyagonként lekérdezhető. Mozgási bizonylatokról több szempont szerinti legyűjtés. Az adatvédelem rekord szintű, vagyis minden egyes legelemibb tételhez egyértelműen hozzárendelődik az azt rögzítő személy jogosítványi kódja, valamint az adat módosításának pontos időpontja, így a felelősség egyértelműen meghatározható. Adatátviteli hiba, rendszersérülés (pl. áramkimaradás), stb. esetén a regeneráló tevékenységek, a bevitt elemi adatok alapján az elszámolások kötegelt üzemmódú ismételhetőségével többnyire az inkonzisztens adatokat automatikusan helyreállítják. A szoftver rugalmas paraméterezhetősége lehetővé teszi, hogy a MÁV lényegi változást nem jelentő ügyviteli módosulásait a központilag definiált struktúrákban foglaltak szerint automatikusan átvezesse. Egyéb rendszerekkel való közvetlen, vagy közvetett kapcsolat: MATÉRIA GIR tranzakciós interfész, törzsadatok, szabályok táblázatos formában MATÉRIA GIR tranzakciós interfész webes lekérdező rendszere: LeloInfo Ruhanyilvántartó rendszer (HAPCI) Munkaügyi törzs Partnertörzs (LIKVID) Több telephely, ill. hálózat között egy koncentrátor (központi számítógép) beiktatásával naprakész kapcsolat hozható létre a program export-import moduljai segítségével az egész igazgatóságra, melyet a rendszerhez illesztett saját belső, valamint külső MATFEFO fájlmenedzser modul támogat. Az adatkommunikáció csillag topológiájú, mely főnökségenként elkülönül. A koncentrálás üzletági szintű. Integrált adatfeldolgozással lehetőség nyílik az egész szervezetet (BKSZE, GÜ, stb.) érintő napi, de akár óránkénti országos készlet- és költségkimutatásra. Bevezető 9

9 II. rész A felhasználók feladatai II.1 Kezdeti lépések II.1.1 Belépés a rendszerbe A rendszergazda által előzetesen már elvégzett telepítéstől függően a program indítása: hálózatos bejelentkezéssel, pl. login MATERIA [Enter] kötegelt üzemmóddal, pl. MATERIA.BAT [Enter] begépeléssel, pl.: C: [Enter] CD MATERIA [Enter] MATERIA [Enter] ikonnal (Windows esetén) ikonra kettős kattintással A program betöltődése után a képernyőn egy pillanatra megjelenik a Moment üzenet a MÁV bizonylat-kitöltési utasításait lekezelő modulok beolvasása alatt, majd a MATÉRIA raktári készletek összegyűjtött állományából (RSMAT) alapértelmezésben a legújabbat választhatjuk ki (ha több létezik): 10 MATÉRIA felhasználói kézikönyv

10 Ezután a nyomtató kijelölése menü jelenik meg: A felsorolt nyomtató típusok közül kiválaszthatja az Ön nyomtatójához legjobban illeszkedőt. Ha a későbbiekben anyagmozgási bizonylatot kíván nyomtatni, a nyomtató típusának mátrixnak kell lennie, mivel a több példányos gépi bizonylatot (leporellót), csak ütéssel (impact) lehet nyomtatni. (A lézernyomtatók égetik a festékport, míg a tintasugarasak csak kenik vagy lövik, pl. gőz segítségével a festéket.) Ezek után az alábbi kép jelenik meg a képernyőn, amely a rendszer főmenüjét tartalmazza. A következő fejezetekben be fogjuk mutatni az egyes menüpontokhoz tartozó funkciók működését. II.1.2 Billentyűzet A képernyőn történő adatbevitelhez (mező) a következő tájoló (kurzormozgató), illetve szerkesztő billentyűk használhatók: [ ] a kurzort egy karakterrel jobbra viszi [ ] a kurzort egy karakterrel balra tolja [ ] a kurzor az előző mezőre ugrik, ha lehetséges [ ] a kurzor a következő mezőre ugrik (ha van még) [Home] a kurzor a mező, vagy a HELP lista elejére ugrik [Ctrl]-[Home] a billentyűk együttes leütésével a kurzor a logikailag összetartozó mezőcsoport (vagy a képernyő) első mezőjére ugrik A felhasználók feladatai 11

11 [End] [Ctrl]-[End] [PgDn] [PgUp] [Ctrl]-[ ] [Ctrl]-[ ] [Esc] [Ins] [Del] [Backspace] [Ctrl]-[Y] [Alt]-[U] [Ctrl]-[T] a kurzor a mező, vagy a HELP lista végére ugrik a billentyűk együttes leütésével a kurzor a logikailag összetartozó mezőcsoport (vagy a képernyő) utolsó mezőjére ugrik a logikailag összetartozó mezőcsoport változtatás nélküli átlépése, listákban gyors lapozás lefelé a logikailag összetartozó mezőcsoport változtatás nélküli átlépése, listákban gyors lapozás lefelé a kurzort az aktuális szó végére viszi, vagy oszlopos ábrázolásnál az oszlopokat jobbra mozgatja a kurzort az aktuális szó elejére viszi, vagy oszlopos ábrázolásnál az oszlopokat jobbra mozgatja bárhonnan történő kilépés az adott pozíció elé lehet beszúrni karaktereket (újabb[ins] leütésére megszűnik a beszúrás) kitörli az adott pozíciótól jobbra lévő karaktert letörli az adott pozíciótól balra lévő (legutoljára beírt) karaktert törli az adott mező kurzortól jobbra eső maradékát. visszaállítja az adott mező törlés előtti tartalmát törli a kurzortól jobbra eső szót Menüvezérlő billentyűk [ ] egy menüponttal feljebb viszi a kiemelést [ ] egy menüponttal lejjebb viszi a kiemelést [Enter] érvényesíti a választást Első betű vagy szám az adott pont kiválasztása, érvényesítése II.1.3 Menürendszer A programcsomag egy olyan keretrendszerben lett megfogalmazva, mely szisztematikusan egybegyűjtve tartalmazza a hozzátartozó funkciókat. A keretrendszer egy olyan menürendszer, amelynek kezelése bármelyik rendszerünk felhasználója számára sem okoz nehézséget. Ebben a menüben a megfelelő menüpontra történő mozgatásával és az [ENTER] billentyű, vagy közvetlenül a hozzátartozó szám beütésével aktivizálhatjuk a megfelelő funkciót. Példa a 2. menüponttal: 12 MATÉRIA felhasználói kézikönyv

12 A menük tartalmaznak olyan funkciókat, melyek bizonyos felhasználóknak nem megengedett tevékenységek. A rendszergazda által már kiosztott személyre szabott jogosítványok eldöntik, hogy mely modul megengedett, és mely tiltott. Ha az adott személyre a munkakörülmények megváltoznának, a rendszergazdától kell kérni a jogosítványok átállítását. II.1.4 Jogosítványok A program belső kulcsszó-védelemmel rendelkezik, mely lehetővé teszi a felhasználók különböző jogkörrel való felruházását. Minden fő funkcióhívás előtt kéri a kulcsszót, és azonosítja annak tulajdonosát. Ha a kulcsszó nem megfelelő, a hozzáférés nem megengedett, kivéve a Törzsadatállomány lekérdezése modult. A rendszer legelső indulásakor a rendszergazda személyenként kiosztja a jogosítványokat, a felvett jelszót közli a felhasználóval. A kulcsszó módosítása bármikor megengedett lásd I. rész 6. pont: Hozzáférési jogok beállítása. A jelszó begépelése után a program kéri az újat. Ha bizonytalanok vagyunk az új kulcsszó beírásakor, egy-egy betűt visszatörölhetünk a [BACKSPACE] billentyűvel, vagy az [ESC] billentyűvel kiléphetünk a modulból, a változtatást újra elkezdhetjük. A beírt betűk, számok (karakterek) nem fognak látszani a monitoron. Ennek adatvédelmi szempontból van jelentősége. Ha a jelszó begépelésével végeztünk, az [ENTER] billentyűvel lehet a programmal a jelszót elfogadtatni. A kulcsszó megadását minden felhasználó saját maga végzi, így az illetéktelen hozzáférés elkerülhető. A felhasználó által megváltoztatott jelszót még a rendszergazda sem ismeri, csak a személyhez tartozó jogköröket. Adatrögzítési, adatmódosítási, nyomtatási tevékenységek esetén a jelszóval védett bejelentkezések segítségével az adatfelvételt, -módosítást (pl. raktári nyitókészlet-korrekció) illetve nyomtatást (pl. előjegyzett mozgás, illetve bizonylat első nyomtatása) végző személy kódja, valamint a tevékenység pontos időpontja (év, hónap, nap, óra, perc, másodperc) mindenkor tárolásra kerül, így a felvett adatok tartalmiságáért a felelős egyértelműen meghatározható. A felhasználók feladatai 13

13 A rendszeren belül telephelyenként jelenleg maximálisan 97 felhasználó (személyre szabott jogosítvány), esetleg felhasználói csoport adható meg. Az első kettő rendkívüli esetek miatt a szerzőnek fenntartott. Előfordulhat, hogy munka közben a program működése megszakad, amikor már beléptünk. Ilyenkor az újbóli programindítás alkalmával piros keretben hibaüzenet jelenik meg: Ha ilyet lát a felhasználó, és nem tudja folytatni a munkát, kérjen segítséget a rendszergazdától. II.1.5 Speciális modulok Bizonyos esetekben igény lehet olyan tevékenységekre, melyeket a speciális modulok tesznek lehetővé. Meghívásukat lásd a következők szerint: Segítség, vagy az adott tétel részletezése [F1] LeloSoft elérhetőségek [F6] Monitor fényének erősítése (erős napfény esetén) [F9] Nyomtató típusának megváltoztatása [Alt]-[P] Háttértárra (lásd megjelenítések) tett listák előhívása, nyomtatása [Ctrl]-[P] Konfiguráció megtekintése (rendszergazda által beállított) [F10] Tárgyhavi feldolgozás ellenőrzése, memória vizsgálat [Alt]-[F5] II.2 Adatrögzítési tevékenységek II.2.1 Hagyományos (MATÉRIA nélküli) bizonylatolás A kézzel kiállított anyagmozgási bizonylatok egy példányát el kell juttatni a területileg illetékes PSzSzE-hez, ott a vizsgálatokat elvégzik, a bizonylatra ráírják az AB jegyek értékét, számlaszámát stb., majd a MÁV Informatika Kft-hez továbbítják, ahol a tárgyhó végéig elvégzik a bizonylat számítógépre vitelét. A felvitt adatokat a MÁV Informatika Kft. a havi súlyozott árak meghatározása után feldolgozza, majd kb. tárgyhót követő 10-én listák formájában az érintetteknek elküldi. A raktáros az adott tárgyhóra elfogadott bizonylatokat e listák alapján saját raktári kartonjaival leegyezteti. A hibatabló alapján pl. a költségelemző az esetleges hibás költséghelyek következtében a tárgyhóra nem elszámolt bizonylatokat kijavítja, majd a következő tárgyhóra javítóbizonylattal rendezi. Az elismert raktárkészletről, valamint költségkimutatásról legjobb esetben is csak a tárgyhavi zárást követő 10-től informálódhat, és csak ezután tudja a szükséges intézkedéseket megtenni. Ha hó közben információra van szükség (pl. összes, tervsoronkénti raktárkészlet, saját raktárból idegen felhasználók költségei, felhasználónkénti költséghely/munkaszámos stb. gyűjtések) a bizonylatok egyenkénti kikeresése, összegzése szükséges, mely nagyon lassú, nehézkes, pontatlan és néha kivitelezhetetlen folyamat. 14 MATÉRIA felhasználói kézikönyv

14 A MATÉRIA rendszer előtti anyagmozgási bizonylat-feldolgozás folyamatábráját lásd az 1. sz. mellékletben. II.2.2 Számítógépes bizonylatolás (MATÉRIA programcsomag segítségével) A fent említett nehézkes, hagyományos bizonylatolástól eltérően a MATÉRIA programcsomag segítségével a felhasználó az azonnali és biztonságos információáramlást valósíthatja meg, mely a készlet-, és költséggazdálkodásnak, az ellenőrzési tevékenységeknek a hatékony vezetési munkának előfeltétele. E folyamatok csak akkor valósulhatnak meg, ha az anyagmozgási bizonylatok adatai számítógépre kerülnek. Ha a bizonylatokat változatlanul a hagyományos módon, kézzel állítják ki, majd ezt követően számítógépre viszik, a munka nemcsak felesleges redundanciákat tartalmaz (kétszeresség), hanem az adatok pontatlanságát (a bizonylat és a felvett adat eltérése), valamint a rendszer nehézkességét (időbeni eltolódás a két tevékenység között) is eredményezheti. Ezt a problémát küszöböli ki a MATÉRIA program, mely a bizonylatokat már számítógéppel állítja elő. A felhasználó a leendő anyagmozgási bizonylatot számítógépen írja meg (nem kézi úton), a felvett adatokat a későbbiekben részletezett módon a program azonnal ellenőrzi; majd a bizonylatot a nyomtatóval megírja. Jelen móddal a felesleges kétszeres munka, az időbeni eltolódás, valamint a pontatlanság kiszűrődik, mivel a beírt adat és a bizonylat egy forrásból ered. A számítógéppel előállítható anyagmozgási bizonylatokat előzetesen vételezni kell, hogy a nyomtatáshoz rendelkezésre álljanak. A MÁV szabályozásának értelmében csak ezek a típusú nyomtatványok érvényesek. A számítógépbe rögzített bizonylat készlet, költség szempontból azonnal elszámolódik, az általában felmerülő kérdésekre a program moduljai a helyi állapotról, ill. hálózati kapcsolat esetén a hálózat tagjairól azonnal választ adnak, szemben a jelenlegi gyakran napos lemaradással. Az egyedi kérdésekre pár másodperc, perc alatt kigyűjthetőek az adatok. A központi PSzSzE telephelyekről a koncentrált és felülvizsgált mozgási bizonylatok a GIR felé a tranzakciós interfészen keresztül tárgyhónapon belül 2003 óta hetente kétszer adódnak fel ( AM ), de akár naponként is feladódhatnának A GIR rendszertől visszaérkező adatok ( MA ) a MATÉRIA PSzSzE telephelyein fogadhatók. Az esetlegesen felmerülő GIR hibakódok a megfelelő tételekhez kapcsolódnak, csoportosítva legyűjthetők. A program a gépi úton történő adatrögzítéssel egy időben a felvett adatokról előjegyzett mozgást, anyagmozgási bizonylatot, valamint ha szükséges csomagolási jegyzéket nyomtathat előre gyártott leporelló formátumokra anélkül, hogy újbóli adatfelvitelt igényelne. Elég csak a papír formátumát kiválasztania, a szoftver megírja azt. Mivel az anyagmozgási bizonylatot gyorsabban lehet a MATÉRIA programmal kiállítani, mint kézzel, és emellett egy mozdulattal a csomagolási jegyzőkönyv is kiállítható; a felhasználó munkafolyamata lerövidül, és pontosabbá válik. Ha nem lehetséges a végleges bizonylat nyomtatása (negatív készlet lenne, GIR törzsadat problémák, hiányzó adatok), akkor előjegyzett mozgásként írható meg (később csak ezzel együtt érvényes a bizonylat, hiszen itt szerepel a vételezést végző aláírása). Az előjegyzett mozgás tehát a fenti problémák ellenére egyszerre oldja meg a raktár mennyiségi nyilvántartásának vezetését és a költségviselő vételezésének kiadhatóságát. A MÁV bizonylat-kiállítási utasítások szerint rugalmas paraméter táblák segítségével ellenőrzi az adatok összefüggéseit (tranzakció típus, ok, költségnem, költséghely, szakanyag, bizonylatnem, stat.sor, számlaszám, MBJ kód, egységár-változások, értéklimitek, pályaszakasz, számviteli kategória stb.) még az anyagmozgási bizonylat kiállítása előtt, így a tárgyhavi, vagy azt követő egyeztetések és javítások száma lényegesen csökken. A felhasználók feladatai 15

15 Az adatvédelem rekordszintű, vagyis minden egyes legelemibb tételhez egyértelműen hozzárendelődik az azt rögzítő személy jogosítványi kódja, valamint adatmódosítási időpontja (hónap, nap, óra, perc, másodperc), így a felelősség egyértelműen meghatározható. A gépi támogatottsággal a Felhasználó munkafolyamatai nemcsak lerövidülnek, de hatékonyabbá is válnak: az anyag beütésekor a pillanatnyi raktár/cikk szintű zárókészlet azonnal megjelenik (kiadhatóság) a teljes, MATÉRIA felhasználók által kezelt raktári készlet (RSMAT) vizsgálata gyors akár megnevezés részszövege szerinti keresés a komplett anyag, illetve cikkszámjegyzékben állókészlet anyagonként lekérdezhető (álló hóra rendezve) mozgási bizonylatokról több szempont szerinti legyűjtés. személyre szabható leltárfelvételi ívek, rovancskönyvek raktári készletek (mindösszesen, főnökségi összes, raktári összes, raktár/anyag, terv-, stat.soros, stb.) kimutatása nyitó bevétel kiadás záró bontásban. Anyagnyilvántartó lap megjelenítése képernyőn, nyomtatón. különféle egyéb statisztikák is készíthetők. a mozgások adatai a központi PSzSzE telephelyekről GIR felé a tranzakciós interfészen keresztül tárgyhónapon belül akár naponként is feladhatók. A programrendszerben lekezelt folyamatoknak a MÁV Rt. pénzügyi, számviteli, anyagmozgási bizonylatok kitöltésére vonatkozó utasításainak megfelelően kell működni. A szoftver rugalmas paraméterezhetősége lehetővé teszi, hogy a MÁV lényegi változást nem jelentő ügyviteli módosulásait a központilag definiált struktúrákban foglaltak szerint automatikusan átvezesse (tranzakció típus, tranzakció ok, GIR rendelés, GIR projekt, mennyiségi egység, költséghely/költségnem/főkönyvi szám, stat.-, tervsor, számviteli kategória, bizonylatnem, értéklimitek, egységár eltérések csoportosított konstans szorzói stb). Amennyiben úgy tapasztalja, hogy a program nem a fentiek szerint működik, kérem jelezze ezt rendszergazdájának, aki először az aktualizálások meglétét vizsgálja, majd ha szükséges a szerzővel felveszi a kapcsolatot. Az anyagmozgási bizonylat-feldolgozás a MATÉRIA rendszer segítségével című folyamatábrát lásd a 2. sz. mellékletben. II.2.3 Fogalmak Mozgástípus kód: 1 = AB : Anyag-Beszerzés 2 = KF : anyagköltség-felosztás (AK: AnyagKiadás, AV: Anyag-Visszavétel, AE: AnyagEladás, TH: Tétel-Helyesbítő) 3 = KE : anyagköltség-elszámolás 4 = AÁ : bevételi Anyag-Átszámítás Fázis: '0': várható elszámolású. Előzetes anyagfoglalást tesz lehetővé (még ki nem állított bizonylat részleges adatbevitelével). Nullás fázisban a konfigurálástól függően negatív készletfigyelés történik, mely figyelmeztető üzenetet eredményez, ha a várható zárókészlet kisebb, mint az igényelt mennyiség. Használata opcionális, jelen pillanatban nem használható. 16 MATÉRIA felhasználói kézikönyv

16 '1': várható elszámolású. A rögzített mozgások először előjegyzett mozgásnak minősülnek, amíg nem nyomtatják ki tényleges bizonylatként. '2': tényleges elszámolású. Ha a mozgás összes adata az előírásoknak megfelelt (nem lenne negatív készlet, GIR-ben törzsadatolt, valamint ehhez kapcsolt, stb.) és kinyomtatták a végleges bizonylatot A rögzített mozgás ha minden kapcsolódó szabály alapján kiadható, és így nyomtatható bizonylatként való nyomtatás után kerül a végleges 2-es fázisba. Ha előzőleg már felvették, és akkor bizonylatként nem volt nyomtatható (pl. negatív készlet lett volna, vagy nem tudták kapcsolni projekt számhoz), akkor először a felhasználó kinyomtatja az előjegyzett mozgást, a vételezővel aláírja, majd később, amikor már van készleten megfelelő mennyiség, vagy már kapcsolható a projekt szám, kinyomtatja az anyagmozgási bizonylatot és hozzátűzi a kinyomtatott előjegyzéshez. A kettő papír (az előjegyzett mozgás és a mozgási bizonylat) csak együtt érvényes. Az ügyintézőnek ajánlott időnként az előjegyzett mozgásokat felülvizsgálni, az esetlegesen hiányzó adatokat pótolni, vagy ha csak ideiglenes törzsadat probléma volt, akkor az összes függőben levő előjegyzést nyomtatni. Sorszám: Az anyagmozgási bizonylatok rögzítésekor, hogy visszamenőleg is egyértelműen meghatározható legyen annak visszakeresése, minden bizonylatnak tartalmaznia kell egy sorszámot. A rögzített bizonylatok tároló raktár (esetleg első kiszerelésű raktár) / bizonylatnem felbontásban sorszámozódnak. A sorszám a bizonylati nyomtatvány egyértelmű azonosítója (évtől, hónaptól függetlenül, ellentétben a raktári bizonylatszámmal, mely havonta újraszámozódik). A sorszámozás másik oka: a szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyről mind a felhasználó, mind a felhasznált mennyiség sorszám szerint és a felhasználás időpontja szerint is megállapítható. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal beleértve a rontott példányokat is elszámolni. Bizonylattípus: A különféle bizonylatok sorszámai természetesen ugyanazok is lehetnek. Hogy e sorszámok mégis elkülönüljenek, a bizonylattípus fogalma került bevezetésre. Minden bizonylat formátumhoz egy típus tartozik. Módosítása MÁV központi szabályozással, ezután pedig a rendszergazda által lehetséges. Altétel: Az altétel a többtételes bizonylatból fakadóan kerül meghatározásra (egy tételes bizonylatnál 1, hét tételesnél 1-7). Ha a bizonylat valamely altételét szeretnénk felvenni, módosítani, stornózni, azt ezzel az azonosítóval tehetjük meg. A bizonylat azonosítója (MATINFO): Ahhoz, hogy a bizonylatokat azonnal, akár évekre visszamenőleg is egyértelműen meghatározhassuk, szükség van egy pontos egyedi azonosítóra kulcsra. A bizonylatok azonosítója: (bizonylattípus +) tároló raktár + bizonylatnem + automatikus sorszám + altétel Tárgyhó: A feldolgozás tárgyhavának végén a központi PSzSzE telephelyekről a koncentrált és felülvizsgált mozgási bizonylatok a GIR felé a tranzakciós interfészen keresztül feladódnak ( AM ), bedolgozódnak, tehát a bizonylatok bedolgozása utólag külön adatrögzítést nem igényel. Emiatt a A felhasználók feladatai 17

17 hó zárása, a készlet-, költségmódosítások szabályozással akár a tárgyhót követő 3-5-ig is végezhetők. A következő hó elején a még le nem zárt tárgyhóban tehát az új hónapra is állíthatunk ki bizonylatokat, valamint az előző hóra is elvégezhetjük a készlet- és költségrendezési munkálatokat, így egyre jobban a felhasználók kezébe kerül az operatív döntés. Ezért kell bevezetni a tárgyhó fogalmát, és azt minden egyes bizonylatra meg kell adni. Formátuma: év+hónap (pl ). A program helyesen kezeli a 2000-es év, valamint ha szükséges a 13. hónap (pl ) figyelését is. Készlet szempontból függetlenül, hogy mely tárgyhóra vonatkozik a bizonylat a raktárost többnyire a pillanatnyi zárókészlet mennyisége érdekli (mi van a polcon). A program a zárásig elszámolja azt, majd zárás közben a tárgyhavi tételeket a tárgyhóra, míg a következőket a későbbi hónapra számolja el. Így zárás előtt és után is a pontos készletet szolgáltatja a rendszer. Lehetőség van hónap zárása előtt is informálódni, hogy milyen lenne a zárást követő készlet. Költség oldalról mindig csak a tárgyhavi, vagy az előttiek könyvelődnek, a későbbiek csak a zárást követően kerülnek kimutatásra. GIR-Cikkszám: A GIR rendszerből legyűjtött, MÁV anyagszám-jegyzékbeli azonosító röviden. GIR-Rendelés: A GIR rendszerből legyűjtött, jóváhagyott, le nem zárt rendelés száma. GIR-Project: A GIR rendszerből legyűjtött érvényes project-törzs II Számítógéppel kiállított bizonylatok rögzítése A főmenüből indítva az alábbi példák egy géppel előállítandó AB bizonylat új felvételét, javítását mutatják meg: 18 MATÉRIA felhasználói kézikönyv

18 Az egyértelmű azonosítás végett, és adatvédelmi okokból a rendszer bekéri a felhasználó jelszavát: Ha nem létező jelszót adunk meg, a következő figyelmeztető szöveg jelenik meg: Ha létezik a jelszó és megengedi az adatrögzítést, az adatfelvitel két fajtáját választhatjuk ki. Az elsőt azok a költségviselők használhatják, akik más üzletághoz tartozó raktártól szeretnének vételezni (pl. SzÜ TLK-tól). A második lehetőség az alapértelmezett, mely mindaddig előjegyzett marad, míg azt a szabályoknak megfelelően ki nem töltötték, ill. végleges fázisú anyagmozgási bizonylatként ki nem nyomtatták. A bizonylat egyértelmű kulcsát (tároló raktár, bizonylatnem, automatikusan képzett belső sorszám) kéri a program, hogy eldöntse annak küllemét, majdani adattartamát: Új bizonylat felvétele esetén, a sorszám helyét üresen hagyjuk, a szoftver majd az adatfelvitel végén automatikusan képzi a soron következő sorszámot. Ha javítani szeretnénk egy eddig még ki nem nyomtatott tételt, akkor a kívánt sorszámot kell megadnunk. A program működése közben többnyire mindenütt biztosítja a helyi súgót ([F1] billentyű). Szolgálati helynél a konfigurálás szerinti rögzíthető raktári kódokat MATÉRIA.CFG konfigurációs állomány INRxxxxx sora(i) mutatja. Ha a súgóval megjelenített raktárak között A felhasználók feladatai 19

19 például nem található egy új raktár kódja, akkor a rendszergazdának kell a konfigurációs fájlban felvennie. II Szabályokat tartalmazó rugalmas paramétertáblák Bizonylatnemnél a helyi súgó ([F1] billentyű) a MÁV érvényes szabályait jeleníti meg. 20 MATÉRIA felhasználói kézikönyv

20 Természetesen itt is kereshetünk az [F3] billentyű lenyomásával: A program, induláskor többek között ezt a táblázatot is beolvassa, a szabályokat eszerint hajtja végre. A szabályok minden hónapban eltárolódnak, így évekre visszamenőleg is lehet tudni, hogy az adatok miért úgy keletkeztek. Ha az ügyvitel megváltozott, de ez a tábla nem tartalmazza azt, a rendszergazdától, vagy a MÁV illetékes ügyintézőjétől (GIR Felhasználói Koordinációs Osztálytól) kell kérni a táblák aktualizálását. Új bizonylat felvételénél az alábbi, MÁV által jóváhagyott gépi nyomtatvány-formátumok (leporelló) közül választhatunk: Az osztás azt jelenti, hogy egy lap mennyi részre van osztva. Az egy tételes AK jegy 3 részből áll, de mint látjuk, vannak többre nem osztottak is (1 lapon 1 osztás). Az Alt. az altételek maximális számát, a Mozgás a mozgás típusát szimbolizálja. (Megjegyzés: a 18 altételes AK jegy, illetve a 15 altételes AB/VU jegy csak ruharaktárban használható!) A felhasználók feladatai 21