HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ ÉS SÚGÓ

Átírás

1 HASZNÁLATI ÚTMUTATÓ ÉS SÚGÓ Tartalomjegyzék Bevezető. A szoftver felépítése és működési elve...2 Beállítások...4 Csoportok beállításai...6 Új csoport létrehozása...7 Feliratkozási mezők...10 HTML kód generálás...11 Levél létrehozása, szerkesztése...12 Levél szerkesztői felület...14 Levelek szerkesztése...17 Időzített levelek...18 Követő levelek...19 Feliratkozott olvasók, új olvasó felvitele...20 Fekete lista...22 File feltöltés...23 Import, export...24 Statisztika...25 Csoport statisztika...26 Súgó, kérdések és válaszok /29

2 Bevezető. A szoftver felépítése és működési elve. A Webgalamb 2 szoftver főbb felhasználási területe az internetes hírlevelek tömeges küldése, a felhasználók adatainak adminisztrációja valamint adatbázis statisztika kezelése. Fontos tudnivalók mielőtt nekiáll hírlevél rendszere felépítésének: A szoftvert böngésző függetlenre készítettük ám sok az alapvető különbség ami ezek között a böngészők között van, ezért a szoftver kezelőfelületét az Internet Explorer böngészőben használja! Ha leveleit Office vagy más szövegszerkesztőben készíti el és onnan illeszti be a Webgalamb levélszerkesztői felületébe akkor hibák léphetnek fel ugyanis ezek a szövegszerkesztő programok olyan kódokat tartalmazhatnak amelyeket a böngészők és a levelezők nem tudnak értelmezni, a levél széteshet, deformálódhat vagy meg sem jelenik. Ha HTML szerkesztő programban készíti el levelét akkor javasoljuk, hogy a Webgalamb szerkesztői felületébe HTML kódként illessze azt be. Mind a két megoldásnál a máshol szerkesztett képeket a Webgalamb levelezőjében újból be kell illeszteni mert amikor a Webgalamb szerkesztőjében illeszti be csak akkor másolja fel a program az adott képet az ön szerverére. Ezért javasolt, hogy leveleit a Webgalamb szoftver szerkesztőjében készítse el és ne máshonnan másolja be oda! Ne feledje beilleszteni weboldalába a telepítéskor kapott rövid kódot mert anélkül a rendszer nem tudja kiküldeni időzített és követő leveleit. Kód: <img src=" width="0" height="0" border="0" style="visibility:hidden;" /> Természetesen helyettesítse be a kódban lévő webcímet és mappanevet az ön által használatosra! Felépítés és működési elv: A programban az oldal tetején vízszintesen helyezkednek el a fő navigációs menüpontok. Ezeknek a menüpontoknak a segítségével érheti el az alapvető funkciókat mint például a program alap beállításai, az átfogó teljes statisztika vagy a csoportok áttekintése, létrehozása. Hírleveleit csoportoknak küldheti ki, külön felhasználói adatbázist, levél archívumot és szűrési beállítást alkalmazhat minden egyes csoportnak, így tudja külön kezelni például az érdeklődőit a vásárlóitól, vagy a különböző nyelvű üzletfeleit. Miután létrehoz egy új csoportot (vagy kiválaszt egy már meglévőt) a bal oldali narancssárga sávban megjelennek a csoporthoz tartozó menüpontok. Ezek segítségével tudja a csoport adatait, leveleit, felhasználóit áttekinteni és szerkeszteni. A menüsor felső részétől jobbra folyamatosan olvasható az aktuálisan kiválasztott csoport neve. Kezdeti lépések, egyszerű hírlevél rendszer felállítása: Ha először használ hírlevél küldő szoftvert és problémát okoz a használata akkor kövesse a következő lépéseket és pár perc alatt el tudja készíteni weboldalára az egyszerű hírlevél feliratkozási lehetőséget. A lépések részletes leírását alább is elolvashatja témakörökre bontva. A belépést követően hozzon létre egy csoportot a felső csoportok link segítségével. Ezután a létrehozott csoport megjelenik ugyanezen az oldalon fent, ott kattintson a csoport nevére. Ekkor a bal oldali sávban megjelennek a csoporthoz tartozó lehetőségek. Kattintson a HTML kód 2/29

3 generálásra és az oldalon található kódot illessze be weboldalában oda ahol meg szeretné jeleníteni a feliratkozási lehetőséget. Hozzon létre levelet a csoporthoz az Új levél létrehozása menüpontban majd a Levél kiküldése menüpont alatt már küldheti is leveleit. Fontos jogi információ: A kéretlen reklámlevelek (SPAM) küldése szigorúan tilos és a törvény bünteti! A évi CVIII. Törvényt idevonatkozó része: Az információs társadalommal összefüggő szolgáltatás felhasználásával küldött reklámokra vonatkozó különös szabályok 14. (1) az információs társadalommal összefüggő szolgáltatás felhasználásával küldött reklámnak világosan és egyértelműen azonosíthatónak kell lennie, amint az hozzáférhetővé válik az igénybevevő számára. Kizárólag az igénybevevő egyértelmű, előzetes hozzájárulásával küldhető elektronikus úton, levelezés során reklám. (2) az információs társadalommal összefüggő szolgáltatás felhasználásával küldött reklámhoz kapcsolódóan tájékoztatni kell a címzettet arról az elektronikus levelezési címről és egyéb elérhetőségről, ahol a reklámok információs társadalommal összefüggő szolgáltatás felhasználásával történő küldésének megtiltása iránti igényét bejelentheti. (3) a reklámozó, reklámszolgáltató és a reklám közzétevője köteles nyilvántartást vezetni azokról, akik részükre írásban bejelentették, hogy kívánnak információs társadalommal összefüggő szolgáltatás felhasználásával reklámot kapni. A nyilvántartás harmadik fél számára kizárólag az igénybevevő előzetes hozzájárulásával adható át. (4) a reklámozó, a reklámszolgáltató és a reklám közzétevője nem küldhet információs társadalommal összefüggő szolgáltatás felhasználásával reklámot azoknak, akik a (3) bekezdésében meghatározott nyilvántartásban nem szerepelnek. a küldés tilalma a reklámozó, reklámszolgáltató, illetve a reklám közzétevője által küldendő összes reklámra vonatkozik. 3/29

4 Beállítások Ezen a lapon a Webgalamb alapvető beállításait tehetjük meg. Általános beállítások: Főadminisztrátori cím: ha esetleg elfelejtenénk belépési jelszavunkat, a rendszer erre az címre küldi ki az új jelszót. Ezt az címet semmi másra nem használja a webgalamb Új belépési jelszó: itt változtathatjuk meg belépési jelszavunkat. Listázáskor az oldalankénti adatok száma: a megjelenített listákat (feliratkozottak listája, levél lista, időzített levelek listája, stb...) oldalanként ennyi sorban jeleníti meg. Haladó beállítások: Ezeket a beállításokat csak akkor módosítsa, ha tisztában van a következményeivel! Módosításuk szakértelmet igényel! PHP script futási időlimit: Ha az sql adatbázist nem tudja visszatölteni vagy csak hibásan akkor érdemes megnövelni a PHP script futási időt. Levél csomagok mérete: Ha nagyon sok levelet küld ki (több ezer) és a szerver szolgáltatójánál nincs akadálya akkor megnövelheti a levélcsomagok méretét, így gyorsabb lesz a kiküldési idő. Webgalamb szoftver elérési mappa helye: A Webgalamb szoftver mappa nevét akkor módosítsa ha más nevű mappába telepíti át a programot. Ha ez nincs megfelelően beállítva akkor az időzített leveleinél a leiratkozási link nem fog működni! Telepítéskor ez a mező a megfelelő mappa útvonalát tartalmazza! Könyvtár jog: Ezen beállítás megváltoztatására csak akkor van szükség, ha a telepítési útmutatóban megadott könyvtárak jogosultságai megfelelően meg lettek adva, azonban a képek, levelek és fájlok feltöltésénél hibát jelez a rendszer és nem tudja feltölteni az adott fájlt. Létrehozott fájl jog: A könyvtár jognál ismertetett helyzetekben használandó. Levél küldési beállítások: Ezeket a beállításokat csak akkor módosítsa, ha tisztában van a következményeivel! Ha a levélküldés megfelelően működik, nincs szükség ezen beállítások megváltoztatására! Bizonyos szervereken nincs engedélyezve a php mail függvény. Ennek hiányában a levelek kiküldéséhez szükség van az SMTP beállítások megadására. Illetve bizonyos szerveres beállítások esetén, a visszapattanó levelek nem a küldő, vagy a visszapattanó levelekhez megadott címre érkeznek vissza. Ebben az esetben is szükség lehet ennek az opciónak a használatára. SMTP kiszolgáló: szerveren belüli SMTP-vel történő levél küldés esetén, SMTP kiszolgálónak "localhost"-ot esetleg a " "-es IP címet kell használni. Port: alapértelmezetten 25, biztonságos SSL kapcsolat esetén 465 Felhasználónév és jelszó: ezen adatok beállítására csak akkor van szükség, ha a használt SMTP kiszolgáló megköveteli a hitelesítést. Az esetek többségében erre nincs szükség. 4/29

5 Amennyiben nem ismeri ezeket az adatokat, webtárhelyének SMTP beállításait a tárhely szolgáltatójától tudja beszerezni. Visszapattanó levél szűrési beállítások: Ennek az opciónak a beállításával automatizálhatja a visszapattanó levelek kezelését. Azon olvasók akiknek az fiókjából valamilyen oknál fogva visszapattan a levél, automatikusan felfüggesztett (nem aktív, de nem is inaktív) állapotba kerülnek a 3. visszapattanó levél után. Levél küldése esetén részükre nem kerül levél kiküldésre mindaddig, amíg állapotukat manuálisan meg nem változtatjuk. A feliratkozottak állapotának megváltoztatásáról bővebben a Feliratkozott olvasók menüpont súgójában olvashat. Figyelem: az erre a célra használt fiókot a rendszer belépéskor automatikusan üríti, tehát minden erre a címre érkezett levél törlődik belőle! Erre a célra szükséges egy különálló postafiók létrehozása! POP3 kiszolgáló: az címének POP3-as kiszolgálójának címét írja ide. (Pl. pop3.fre .hu vagy mail.önszolgáltatója.hu) Port: ez általában 110, amennyiben ezzel nem működik, kérdezze meg az fiók szolgáltatójától. Visszapattanó az cím amire a visszapattanó levelek érkezzenek. Felhasználónév: az postafiókhoz használandó felhasználóneve. Jelszó: az postafiók jelszava. Ha megfelelően töltötte ki ezeket az adatokat, akkor az ADATOK MENTÉSE gombra kattintás után, ugyanezen gomb alá a POP3 kapcsolat adataihoz kiírja ezt a rendszer. Továbbá jelzi, bejelentkezéstől számítva, a postafiókba beérkező visszapattanó levelek mennyiségét is. Biztonsági mentés: A MySQL adatbázis összes, a webgalambhoz tartozó, adatáról biztonsági mentést készíthet saját számítógépére. A Biztonsági mentés készítése linkre kattintva egy felugró ablakban felajánlja a böngésző a fájl mentését. A mentés visszaállításához a Tallózás gombra kattintva tallózza ki számítógépéről a feltöltendő sql fájlt, majd kattintson az ADATOK VISSZAÁLLÍTÁSA gombra. Ez a mentés tartalmazza az összes felhasználó adatait, a létrehozott levelek szöveges tartalmát, valamint a statisztikai adatokat is. Azonban a levelekhez felhasznált képeket, valamint a feltöltött fájlokat nem menti el! Ez a mentés nem használható az adatok más honlaphoz tartozó webgalambra való feltöltéséhez! 5/29

6 Csoportok beállításai A rendszerben korlátlan számban hozhat létre csoportokat, hírlevél olvasói, érdeklődői vagy éppen megrendelői, partnerei számára. A csoportok menüpontra kattintva tudja kiválasztani azt a csoportot amelynek adatait szerkeszteni szeretné. A csoport nevére kattintva a bal oldali menüsoron megjelenik a csoporthoz tartozó menüsor, valamint az oldal tetején, a nagy WEBGALAMB felirat alatt, folyamatosan látható, hogy éppen melyik csoportot szerkeszti. A csoport nevétől jobbra elhelyezkedő, szemetes ikonra kattintva tudja az egész csoportot törölni. Ha törli a csoportot akkor minden abba a csoportba felvitt levél, felhasználó és egyéb adat törlésre kerül! A törlést nem lehet visszavonni! A törléstől jobbra elhelyezkedő ikonok segítségével tudja a csoportot aktiválni, illetve inaktiválni a megfelelő ikonra való kattintással. Amikor inaktivál egy csoportot, akkor a hozzá beállított követő és időzített levelek nem kerülnek kiküldésre, valamint a feliratkozási űrlap sem működik. Miután aktiválja az inaktívvá tett csoportot, annak működése ismét száz százalékos lesz. Azok az olvasói akik akkor kapták volna meg a követő vagy időzített levelét, amikor a csoport inaktív volt, azok nem fogják megkapni a csoport aktiválása után sem, ha az időközben már nem aktuális. Tehát régebbi a levél időzítése vagy a feliratkozási idejük mint a követési késleltetés. Például ha ön inaktivál egy csoportot ahol egy felhasználója a benne szereplő levelet 3 napra rá kapná meg, de ön csak 10 nap múlva aktiválja ismét akkor az az olvasó nem kapja meg visszamenőleg. 6/29

7 Új csoport létrehozása Alapbeállítások: Csoport neve: Itt adhatja meg a csoport nevét, ez nem jelenik meg leveleiben, csak a csoport azonosítására szolgál. Ezt a nevet a későbbiekben is bármikor megváltoztathatja, nem okoz változást a csoport további működésében. A levélben a feladó neve: Az olvasói (ha levelezőjük támogatja) ezt a nevet fogják feladóként látni. Ezt a nevet a későbbiekben is bármikor megváltoztathatja. Azonban attól a pillanattól kezdve, hogy módosította, minden ebből a csoportból indított levele ezzel a feladónévvel kerül kiküldésre. A levélben a feladó címe: Olvasói erről az címről fogják a leveleket megkapni. Erősen javasolt, hogy olyan címet adjon meg amelyik ahhoz a domainhez tartozik ahol a Webgalamb-ot használja (pl. ha ön a honlapom.hu domain-hez telepítette a Webgalambot akkor valami@honlapom.hu -t), mert így csökkenthető annak az esélye, hogy leveleit spam-nek nyilvánítják olvasói spam szűrői. Ezt az címet a későbbiekben is bármikor megváltoztathatja. Azonban attól a pillanattól kezdve, hogy módosította, minden ebből a csoportból indított levele ezzel a feladói címmel kerül kiküldésre. Oldal beállítások: Hibás adatmódosító link: Itt adhatja meg annak az oldalának a webcímét, amely akkor nyílik meg olvasóinak, ha ön beillesztette a levélbe az olvasó adatainak módosítási lehetőségét, de az hibás. Például ha egy olvasója már leiratkozott a hírleveléről, de a levelet nem törölte és egy későbbi időpontban az adatmódosító linkre kattint. Feliratkozás után: Itt adhatja meg annak az oldalának a webcímét amely a sikeres feliratkozást követően megnyílik a feliratkozónak, mint például a sikeres feliratkozást megköszönő oldal. Megerősítést kérő feliratkozás megerősítése után: Amennyiben a feliratkozást megerősítéshez köti, akkor miután a feliratkozás megtörtént, kap a felhasználó egy levelet amelyben meg kell erősítenie a feliratkozási szándékát egy linkre kattintással. Itt adhatja meg annak az oldalának a webcímét, amely ezután a sikeres megerősítés után nyílik meg, mint például a sikeres feliratkozást megköszönő oldal. Feketelistás címmel feliratkozás után: Ez az oldal nyílik meg, ha feliratkozáskor olyan tiltott szó szerepelt valamelyik mezőben, amelyet ön a feketelistában elhelyezett. Leiratkozás után: Annak az oldalnak a webcíme, ami a leiratkozást követően nyílik meg a felhasználó böngészőjében. Ismételt leiratkozás után: Abban az esetben nyílik meg ez az oldal, ha olyan valaki szeretne leiratkozni aki ezt már 7/29

8 korábban megtette. Például ha egy olvasója már leiratkozott a hírleveléről, de a levelet nem törölte és egy későbbi időpontban ismét a leiratkozó linkre kattint. Fel- és leiratkozási beállítások: Levél küldése feliratkozáskor/megerősítés után: Miután sikeresen feliratkozott olvasója, vagy ha megerősítést kérő feliratkozás van akkor sikeresen megerősítette feliratkozását, azaz bekerült olvasói közé akkor itt adhat meg egy levelet amit közvetlenül a bekerülés után megkap. A listában mindig a már létrehozott levelei szerepelnek, ha később írja meg ezt a levelet akkor térjen vissza ide és ki tudja választani. Levél küldése leiratkozáskor: Itt adhatja meg azt a levelet amit a sikeres leiratkozás után automatikusan megkap olvasója. A listában mindig a már létrehozott levelei szerepelnek, ha később írja meg ezt a levelet akkor térjen vissza ide és ki tudja választani. Feliratkozási megerősítést kérő levél: Ha a feliratkozást megerősítéshez köti, akkor itt adhatja meg azt a levelet, amelyben meg kell erősíteni a feliratkozást egy linkre kattintással. Ne feledje ebbe a levélbe beilleszteni a levél szerkesztésekor a feliratkozást megerősítő linket! A listában mindig a már létrehozott levelei szerepelnek, ha később írja meg ezt a levelet akkor térjen vissza ide és ki tudja választani. Leiratkozáskor, feliratkozó inaktiválása törlés helyett: Ha bejelöli ezt a négyzetet, akkor miután leiratkozik olvasója, nem törlődik az ön rendszeréből csak inaktív lesz. Tehát onnantól nem kapja meg a csoport felé küldött leveleket, de ön láthatja adatait, valamint ismét aktiválhatja. Hasznos, ha levelet nem akar küldeni neki tovább, de a feliratkozáskor megadott adataira szüksége van (pl. számlázási cím). Figyeljen rá, hogy ha olvasója jelzi ön felé leiratkozási szándékát, akkor a törvény értelmében ön nem küldhet további leveleket részére! Többszörös feliratkozás engedélyezése: Itt állíthatja be, hogy ugyanazzal az címmel többször is fel tudjanak-e iratkozni. A hírlevél sorozatokhoz javasolt ezt nem engedélyezni, így az olvasó biztosan nem kapja meg ugyanazt a levelet többször. Akkor érdemes engedélyezni, ha például megrendelői űrlapnak használja a rendszert, és fontos, hogy egy ugyanazon címről többször is tudjanak rendelni. Értesítési beállítások: Adminisztrátor címe: Ezt az címet nem látják olvasói, mindössze arra szolgál, hogy ha értesítést szeretne új fel vagy leiratkozóiról akkor azt erre a címre küldi ki a rendszer. Értesítő küldése az adminisztrátornak feliratkozáskor: Jelölje be, ha értesítést szeretne kapni amikor feliratkozik valaki. Értesítő küldése az adminisztrátornak leiratkozáskor: Jelölje be, ha értesítést szeretne kapni amikor leiratkozik valaki. 8/29

9 Feliratkozás szűrési beállítások: Automatikus felíratás ezekre a csoportokra is: Ha azt szeretné elérni, hogy az erre a csoportra feliratkozók más csoportokba is bekerüljenek, akkor itt válassza ki azokat a csoportokat. Fontos, hogy a rendszer csak a nevet és az címet tudja a plusz csoportokban elmenteni, hiszen ott valószínűleg más űrlap mezőket használ. Tehát ha itt az eredeti csoportban ön a néven és az címen kívül kér plusz információt (pl. számlázási cím) akkor azokba a csoportokba, amit itt bejelöl, a plusz mező adata nem kerül át! Automatikus törlés ezekről a csoportokról: Ha azt szeretné, hogy amikor erre a csoportra feliratkozik valaki és már egy másik csoportban szerepel, akkor abból a másikból törlődjön, itt válassza ki ezeket a csoportokat. Fontos, hogy a rendszer csak az címet tudja figyelni egyezésként. Tehát ha itt bejelöl egy másik csoportot ahonnét törölni szeretné a feliratkozót, akkor a bejelölt csoportokból minden azonos címmel rendelkező olvasót, az összes hozzá tartozó adatával együtt törli abból a csoportból a rendszer. Ha az itt bejelölt csoportokban engedélyezve van a többszörös feliratkozás lehetősége, akkor minden, a feliratkozóéval azonos címmel rendelkező olvasót töröl onnan a rendszer! 9/29

10 Feliratkozási mezők Itt tudja az éppen aktuális csoporthoz megadni azokat a plusz mezőket amelyekkel bővíteni szeretné a feliratkozási űrlapot. A név és az mezőket nem tudja szerkeszteni vagy törölni, ezek kötelezően kitöltendő mezők. Ha ezeket nem a lista elején, vagy nem ilyen megnevezéssel szeretné használni weboldalán, akkor a html kódban van lehetősége átszerkeszteni az űrlapot. A html kód használatáról a HTML kód generálás menüpont súgójában olvashat bővebben. Új mező megadásához az alsó üres mezőbe írja be a kívánt elnevezést majd kattintson az ADATOK MENTÉSE gombra. A mező létrehozását követően ismét megjelenik alul egy újabb üres mező ahová újabbat adhat meg. A létrehozott mezőket a jobb oldalukon szereplő ELŐBBRE és HÁTRÁBB gombokkal tudja sorba rendezni, a html kód generálásnál az így kapott sorrendben készíti el a rendszer a kódot. Ugyanitt jobb oldalt tudja az egyes mezőket törölni a TÖRLÉS gomb segítségével. A törölt mező nem állítható vissza, ha a feliratkozottainak voltak adatai azokban a mezőkben akkor azok is elvesznek. Ha újból létrehozza a mezőt az adatok nem kerülnek visszaállításra! A mező nevektől jobbra lévő jelölő négyzet segítségével adhatja meg, hogy weboldalán az adott mezőt kötelező legyen-e kitölteni feliratkozóinak. Miután bejelölte a kívánt mezőknél a négyzetet kattintson az ADATOK MENTÉSE gombra. Ha jártas a html kód készítésben akkor az itt létrehozott sorrendet, és a kitöltésre figyelmeztető javascriptet, szabadon át tudja alakítani weboldala arculatához. 10/29

11 HTML kód generálás Ezen az oldalon generálja le a Webgalamb azt, a honlapjába illeszthető html kódot, amelynek segítségével fel tudnak iratkozni olvasói a weboldalán. Amikor erre a menüpontra kattint akkor a rendszer az éppen aktuális csoport html kódját generálja le, ha másik csoport kódját szeretné generáltatni akkor a felső menüsoron a csoportok pont alatt válassza ki azt a csoportot amelyiket szerkeszteni szeretné. A kódot illessze be weboldalának forráskódjába oda ahol szeretné megjelentetni a feliratkozási űrlapot. Amennyiben nem ismeri a html kód felépítését a kód beillesztésénél webmestere, illetve honlapjának készítője nyújthat segítséget. Ha nincs tisztában a kód felépítésével akkor ne módosítsa azt, akár egy karakter elírása is hibát okozhat, használhatatlanná vagy hiányossá téve a feliratkozást, esetlegesen honlapja üzemképességét is gátolva! Ha jártas a html kód készítésben akkor ezt a kódot szabadon át tudja formázni, a mezők és a gomb formázását a weboldala arculatához tudja igazítani és a teljes táblázatos felépítés módosítható illetve eltávolítható. Ha úgy érzi nincs elég jártassága ezekben a dolgokban, mindenképpen kérje webmestere, illetve honlapja készítőjének segítségét. 11/29

12 Levél létrehozása, szerkesztése A levél szerkesztői felülete Internet Explorer alatt használandó! Levél neve és tárgya: A levél szerkesztői felülete feletti két mezőben adja meg a levél nevét és tárgyát. Amit a levél nevéhez megad azt nem fogják látni olvasói, csak arra szolgál, hogy ön be tudja azonosítani. A levél tárgya mezőbe adhatja meg azt, amit az olvasói tárgyként (címként) fognak látni a levélben. A levél tárgyában a következő kódokat tudja használni: Feliratkozási név: {nev} Feliratkozási cím: { } Feliratkozási IP cím: {IP} Feliratkozás ideje: {feliratkozas_ideje} A kódokat másolással vagy begépeléssel tudja beírni a levél tárgy sorának megfelelő helyére. A feliratkozási név tárgysorba való beillesztésével személyesebbé teheti a kiküldött leveleket. A kiküldött levélben a {nev} helyére a címzett nevét helyettesíti be a szoftver. Miután a levél szerkesztői felületére kattint, megjelennek annak funkciói valamint az oldal tetején a levélbe beszúrható adatok. Ezekkel az adatokkal tudja személyesebbé tenni leveleit. Ha beilleszt egy ilyen mezőt a levelébe (pl. Feliratkozási név) akkor olvasói ennek a helyén a saját adatukat fogják látni (pl. a nevük). A beillesztéshez csak kattintson oda a levelében ahová be szeretné illeszteni majd ezután kattintson fent rá a linkre. Ekkor látni fogja, hogy a levélben megjelenik egy rövid zárójelbe tett kód vagy maga a link. Amikor mezőt hoz létre a feliratkozási űrlaphoz, vagy fájlt tölt fel, az új adatokkal automatikusan kiegészül a beszúrható adatok listája, tehát onnantól fogva azokat is be tudja szúrni. Ha fájlt tölt fel azt letölthető linkként tudja beilleszteni a levelébe, tulajdonképpen nem küldi el a fájlt olvasóinak, hanem kapnak egy web linket ahonnét le tudják tölteni. Amíg nem hoz létre új mezőket vagy fájlokat, addig a következő adatokat tudja beszúrni: Feliratkozási név: Ahová ezt beilleszti, ott olvasói a saját nevüket fogják látni. Feliratkozási Ahová ezt beilleszti, ott olvasói a feliratkozáskor megadott címüket fogják látni. Feliratkozást megerősítő link: Erre akkor van szüksége ha a feliratkozást megerősítéshez köti, azaz miután feliratkozott valaki, először kap egy levelet amelyben szerepel egy link, és miután arra rákattintott csak azután kerül be az olvasói közé. Ha ezt a megerősített feliratkozást választotta a csoport beállításainál, akkor ki kell ugyanott választania egy levelet amiben a megerősítendő linket küldi. Ebbe a levélbe illessze be a Feliratkozást megerősítő linket, hogy olvasói rá tudjanak kattintani. Ha nem megerősítést kérő levélbe illeszti ezt a linket akkor nem fog működni. Ennek a beillesztésekor ha rákattintott a fenti linkre, felugrik egy ablak amiben megadhatja a link szövegét. Leiratkozási link: Ez szolgál arra, hogy olvasói egy kattintással le tudjanak iratkozni leveléről. A leiratkozási lehetőséget általában a levél végére szokták beilleszteni. Figyeljen rá, hogy a Magyarországon érvényben levő törvények előírják, minden levelében lehetőséget kell nyújtson olvasóinak a 12/29

13 leiratkozásra. Ennek a beillesztésekor ha rákattintott a fenti linkre, az nem kerül egyből beillesztésre hanem felugrik egy ablak amiben megadhatja a link szövegét. Feliratkozás ideje: Ahová ezt beilleszti, ott olvasói a feliratkozási dátumukat fogják látni. Adatmódosítás: Ha meg szeretné adni olvasóinak a lehetőséget, hogy bármikor meg tudják változtatni a feliratkozáskor megadott adataikat akkor ezt illessze be a levelébe. Amikor erre kattint az olvasó, megnyílik neki a böngészőjében egy oldal ahol minden adata szerepel és ő azt módosítani tudja. Ennek a beillesztésekor ha rákattintott a fenti linkre, az nem kerül egyből beillesztésre, hanem felugrik egy ablak amiben megadhatja a link szövegét. IP cím: Ahová ezt beilleszti ott, olvasói azt az IP címet fogják látni ami a feliratkozáskor volt annak a számítógépnek az IP címe ahonnét a feliratkozás történt. Archívum: Ahová ezt beilleszti ott olvasói egy linket fognak kapni egy weboldalra, ahol összes addig megkapott leveleiket el tudják olvasni, tehát a feléjük kiküldött levelek archívumát. Természetesen ha ön azóta törölt ezekből a levelekből akkor azok már az archívumban sem fognak szerepelni. Ennek a beillesztésekor ha rákattintott a fenti linkre az nem kerül egyből beillesztésre, hanem felugrik egy ablak amiben megadhatja a link szövegét. Bizonyos adatok beszúrásánál, ha a felugró ablaknál meggondolja magát és a Mégse gombra kattint, akkor a szövegszerkesztő felületen megjelenik egy NULL felirat amit törölni kell! A következő adatok beszúrásánál fordulhat ez elő: Feliratkozást megerősítő link, Leiratkozási link, Adatmódosítás, Archívum. 13/29

14 Levél szerkesztői felület A levél tartalma az OFFICE és egyéb szövegszerkesztő programoknál megszokotthoz hasonló felületen szerkeszthető. Mielőtt a szöveg formázását elkezdené, javasolt előbb a teljes szöveges rész felvitele. Ezzel meggyorsítható a munka, illetve elkerülhetőek a formázási nehézségek. A formázandó szöveg kijelölése után a megfelelő ikonra kattintva változtatható meg a szöveg formája. Ha teheti ne illesszen be Office vagy más szövegszerkesztő programból szöveget, mert azok rejtett kódokat tartalmazhatnak amelyek a levél hibás megjelenését okozhatják. Szerkessze levelét egyből ezen a felületen. A szerkesztői felület funkciói: Ha a szerkesztői felületen az ikonok fölé helyezi az egér mutatót elolvashatja azok funkcióját. A szöveges részek formázásánál szinte minden esetben szükséges a formázni kívánt szöveges rész kijelölése! Balról jobbra haladva a következő funkciók érhetőek el: - Teljes képernyős szerkesztés Be- illetve kikapcsolása. Ezzel van lehetősége teljes képernyősen szerkeszteni levelét, ám vegye figyelembe, hogy a legtöbb levelező program kis méretben jeleníti meg a levelet, nagyjából olyan méretben mint az alap beállítás. - Betűtípus választás. Csak az alapértelmezett betűtípusokból választhat, mert ezek azok a típusok amelyek nagy valószínűséggel az olvasói gépén is telepítve vannak. Ha olyan típust is használhatna ami kevés felhasználónál van meg, akkor a többiek gépén előre nem látható betűkkel jelenne meg a szöveg. - Betűméret választás. A szövegszerkesztőkben megszokott pt mértékegységben és a leggyakoribb méretekben választhatja ki a szöveg méretét. - A következő négy ikon a vastagítás (bold), ezzel teheti a betűket félkövérré. A döntött betűk (italic). Az aláhúzás (underline) és az áthúzott betűk. - Betű színének megadása. Jelölje ki az átszínezésre szánt betűket, majd az erre az ikonra kattintás után válassza ki a kívánt betűszínt és kattintson az OK gombra. - Betű háttérszínének megadása. Ugyanazon az elven használatos mint a betű színnél. - Aktuális stílus. Itt láthatja, hogy éppen milyen formázást használ ahol a levélben tart. - Ezután átválthatja a következő két ikonnal a szöveget alsó vagy felső indexre, majd az ez utáni négy ikon segítségével tudja igazítani a szöveget balra, középre, jobbra vagy sorkizártra. - Felsorolás. Az első ikon segítségével olyan felsorolás készíthető ahol sorszámozva vannak az elemek, a másodikkal pedig ahol jelölő ponttal vannak elválasztva. - Behúzás. Az első gomb segítségével balra, a következővel pedig jobbra húzhatja a kijelölt szövegrészt. - Vízszintes vonal (hr). Vízszintes vonalat helyezhet el elválasztásként a levélben. - Smiley beillesztése. 100 smiley (kis hangulatkép) közül illeszthet be levelébe. - Speciális karakter beillesztése. Miután erre az ikonra kattint a szerkesztőfelület jobb oldalán 14/29

15 megjelennek azok a speciális karakterek és írásjelek amelyeket csak billentyűkombinációk segítségével tudna megtalálni. Amelyikre rákattint az megjelenik a levélben. A jobb oldali sáv bezárásához kattintson ismét az ikonra. - Link hozzáadása. Akkor használja ezt, ha web linket szeretne a levelébe illeszteni. Először jelölje ki azt a szöveget vagy képet amelyet kattintható linkké szeretne alakítani, majd kattintson az ikonra. Ezután felugrik egy ablak ahol megadhatja a webcímet (url), azaz azt a címet amely megnyílik a böngészőben ha rákattintanak. Alatta a leírást, ami ha a címzett a link fölé viszi az egérmutatót megjelenik egy buborék ezzel a szöveggel, de ez csak bizonyos levelezőkben látható. Végül megadhatja, hogy a megnyíló weboldal új ablakban vagy ugyanott nyíljon-e meg. Ez szintén a feliratkozó levelező szoftverétől függően használható elem. - Kép hozzáadása. A felugró ablakban először tallózza ki saját gépén a beillesztendő képet. Ezután adhatja meg az aláírást, így olvasója ha a kép fölé viszi az egérmutatót, megjelenik egy buborék ezzel a szöveggel, de ez csak bizonyos levelezőkben látható. Következő lépésben megadhatja, hogy a képnek legyen-e kerete és ha igen az mennyi pixel vastag legyen (egy cm kb pixel). Megadhatja utána, hogy a képnek milyen legyen az igazítása, például ha azt szeretné, hogy a szöveg a kép jobb oldalán fusson akkor a képet balra kell igazítania. Ha nem az eredeti méretben szeretné a képet a levélben elhelyezni, akkor adja meg az új szélességet vagy magasságot és a rendszer automatikusan átméretezi azt. Ezt az adatot is pixelben kell megadni és csak a szélesség vagy csak a magasság adható meg, mivel a rendszer arányosan fogja átméretezni a képet. Végül megadhatja, hogy mennyi legyen a kép eltartása (margója) a mellette szereplő szöveghez vagy másik képhez, táblázathoz, stb. képest. - Visszavonás, újra végrehajtás. Ezekkel a gombokkal tudja visszavonni az előző műveleteket, illetve újból létrehozni ha visszalépett. - Mindent kijelöl. Ennek a segítségével tudja a levél teljes tartalmát kijelölni. - Kivágás. A kijelölt részt ezzel tudja kivágni. - Másolás. A kijelölt részeket tudja másolni. - Beillesztés. A kivágott, vagy másolt részeket ezzel tudja beilleszteni. - MSOffice hibák javítása. Ha Office vagy más szövegszerkesztőből másolja ide a szöveget akkor előfordulhat, hogy az hibás kódokat tartalmaz, ezért a levél nem vagy csak hibásan jelenik meg. Ezzel a gombbal a hibák nagy része javítható. - Betűkódolások javítása. Ha úgy másolta ide a levelet más programból, és a levélben hibásan jelennek meg betűk akkor ezzel a gombbal sok hiba javítása (a formázás törlése) elérhető. - Formázások törlése. A kijelölt szövegrészben törli a betűk formázását. - HTML kód. Ennek segítségével tudja a levél html kódját szerkeszteni. Amennyiben nincs kellő html kódolási ismerete, nem javasoljuk, hogy a forráskódot módosítsa. A html kód használatánál tilos átírni a <body> és a </body> bejegyzést. Amennyiben módosításra kerül valamelyik, úgy a rendszer figyelmeztetni fog erre, és nem engedélyezi a levél elmentését! - Névjegy. A Xinha szerkesztői felület névjegye. 15/29

16 - Táblázat beszúrása. A felugró ablakban hozhat létre táblázatot. Adja meg az oszlopok számát és azok szélességét és a sorok számát. Igazíthatja a táblázatot illetve megadhatja a keretek vastagságát. A tábla margókat pixelben adhatja meg (egy cm kb pixel). - Keretrács. Ha olyan táblázatot szeretne ahol nincs keret, akkor a keretrács segít a szerkesztésében. Miután létrehozta a keret nélküli táblázatot, kattintson a keretrácsra és így láthatóvá válnak a keretek. A kész levélben ezek már nem fognak látszódni. - Táblázat beállítások. A már létrehozott táblázat adatait módosíthatja itt. Az ikonra kattintás előtt jelölje ki a módosítani kívánt táblázatot, ezt a táblázat valamelyik vonalára kattintva teheti meg. 16/29

17 Levelek szerkesztése Létrehozott leveleit tudja áttekinteni ezen az oldalon. A levelek sorba rendezhetőek a nevük, kiküldött darabszámuk, olvasottságuk és a létrehozásuk ideje alapján. A sorba rendezéshez kattintson az oszlop megnevezése mellett elhelyezett fel vagy le nyílra. A felfelé mutató nyíl növekvő, míg a lefelé mutató csökkenő sorrendbe állítja a listát. A bal oldali kijelölő négyzetek segítségével tudja törölni leveleit. Jelölje ki azokat amelyeket törölni szeretné, majd kattintson az alul elhelyezett KIJELÖLTEK TÖRLÉSE gombra. A gombtól balra elhelyezett kijelölő négyzet segítségével az egész oszlopot egyszerre ki tudja jelölni. Kattintson a levél nevére ha szerkeszteni szeretné. Ha szerkeszti és elmenti a már meglévő leveleit, akkor az új, már szerkesztett változatot kapják meg azon olvasói is, akikhez beállította az adott levelet időzített vagy követő levélként! Lehetősége van a leveleit egyesével archiválni, illetve biztonsági másolatként elmentheti saját gépén. Kattintson a levél neve előtti letöltés ikonra, ezután a böngésző felajánlja a fájl mentését. Az így elmentett.wgm fájl más szoftverben nem használható! A fájl tartalmazza a levél minden alkotóelemét, beleértve a levél nevét, tárgyát, szöveges tartalmát valamint a szerkesztésnél feltöltött képes tartalmat is. Ezeket a fájlokat később bármikor feltöltheti akár egy másik webgalamb levelei közé is! Ezt az oldal alján található Levél fájl feltöltése résznél tudja elvégezni. Tallózza ki saját gépéről, majd a LEVÉL FELTÖLTÉSE gombra kattintva töltse fel a fájlt. 17/29

18 Időzített levelek Miután a levél küldése menüpont alatt az időzített küldést választja, a levél átkerül erre az oldalra is, hogy átláthatóan rendszerezve legyenek az így kiküldésre váró levelek. Miután elérkezik a beállított küldési időpont és a levelek kiküldésre kerültek, erről a listáról automatikusan törölve lesznek. Ha a küldés előtt meggondolja magát és mégsem szeretné kiküldeni a beállított levelet, akkor itt tudja törölni az időzítést. Itt és a levelek szerkesztése menüpont alatt is tudja szerkeszteni a levél tartalmát. A levelek sorba rendezhetőek a nevük és az időzítésük dátuma alapján. A sorba rendezéshez kattintson az oszlop megnevezése mellett elhelyezett fel vagy le nyílra. A felfelé mutató nyíl növekvő, míg a lefelé mutató csökkenő sorrendbe állítja a listát. A bal oldali kijelölő négyzetek segítségével tudja törölni levelei időzítését. Ha innen törli a levelet akkor csak az időzítést törli, magát a levelet nem, tehát a levelek szerkesztése menüpont alatt (és a követő levelek alatt, ha ott is szerepel) megtalálja még. Jelölje ki azt amelyiket törölni szeretné, majd kattintson az alul elhelyezett KIJELÖLTEK TÖRLÉSE gombra. A gombtól balra elhelyezett kijelölő négyzet segítségével az egész oszlopot egyszerre tudja törléshez kijelölni. Kattintson a levél nevére ha szerkeszteni szeretné. Ha szerkeszti és elmenti a már meglévő leveleit, akkor az új, már szerkesztett változatot kapják meg azon olvasói is, akikhez beállította az adott levelet követő levélként! 18/29

19 Követő levelek A követő levelek arra használhatóak, hogy előre beállított időközönként automatikusan tudjon levelet küldeni olvasóinak. A követési idő azt jelenti, hogy az olvasó feliratkozását követően az adott levél mennyi nap késleltetéssel kerüljön kiküldésre az adott feliratkozó címére. Például ha készít egy 10 részből álló levél sorozatot és azt szeretné, hogy olvasói miután feliratkoztak ezeket a leveleket heti rendszerességgel megkapják akkor az első levélnek meg kell adnia 7 nap késleltetést, a következőnek 14-et, azután 21-et és így tovább. S bármikor is iratkozik fel az olvasó, ön biztos lehet benne, hogy a levélsorozatot a beállított időközönként automatikusan meg fogja kapni. Miután a levél küldése menüpont alatt a követő levélküldést választja, a levél átkerül erre az oldalra is, hogy átláthatóan rendszerezve legyenek az így kiküldésre beállított levelek. Ha a követőlevélkénti küldést mégsem szeretné, akkor itt tudja törölni a beállítást. Itt és a levelek szerkesztése menüpont alatt is tudja szerkeszteni a levél tartalmát. A levelek sorba rendezhetőek a megnevezésük, a kiküldött darabszám és a kiküldési nap, tehát a késleltetési nap alapján is. A sorba rendezéshez kattintson az oszlop megnevezése mellett elhelyezett fel vagy le nyílra. A felfelé mutató nyíl növekvő, míg a lefelé mutató csökkenő sorrendbe állítja a listát. A bal oldali kijelölő négyzetek segítségével tudja törölni leveleit. Ha innen törli a levelet, akkor azt csak a követő levelek közül törli ki, maga a levél a levelek szerkesztése menüpont alatt (és az időzített levelek alatt, ha ott is szerepel) megtalálható marad. Jelölje ki azokat amelyeket törölni szeretne, majd kattintson az alul elhelyezett KIJELÖLTEK TÖRLÉSE gombra. A gombtól balra elhelyezett kijelölő négyzet segítségével az egész oszlopot egyszerre ki tudja jelölni. Az állapot ikon segítségével állíthatja be, hogy az adott levél aktív vagy inaktív legyen. Erre akkor lehet szükség ha szüneteltetni szeretné az adott levelet, de később folytatni szeretné a kiküldéseket. Így nem kell később ismét létrehoznia, elegendő ha aktiválja az inaktív levelet. Azok az olvasói akik akkor kapták volna meg a követő levelét amikor az inaktív volt, nem fogják megkapni a levél aktiválása után sem, ha időközben az már nem aktuális, tehát régebbi a feliratkozási idejük mint a követési késleltetés. Tehát ha ön inaktivál egy levelet és egy felhasználója azt 3 napra rá kapná meg, de ön csak 10 nap múlva aktiválja ismét, akkor az olvasó nem kapja meg visszamenőleg, mivel az már az ő részére nem aktuális. A színes galamb ikonokra kattintással is tudja aktiválni illetve inaktiválni az adott levelet. A zöld ikon azt jelzi, hogy a levél aktív, olvasói megkapják. A piros ikon pedig azt jelzi, hogy a levél jelenleg inaktív, tehát nem kapják meg olvasói. Kattintson a levél nevére ha szerkeszteni szeretné. Ha szerkeszti és elmenti a már meglévő leveleit akkor az új, már szerkesztett változatot kapják meg azon olvasói is, akikhez beállította az adott levelet időzített levélként! 19/29

20 Feliratkozott olvasók, új olvasó felvitele Feliratkozott olvasóinak listáján láthatja, hogy mennyi aktív, inaktív vagy visszapattant felhasználó szerepel. Ha ezekre a linkekre kattint akkor a rendszer csak az adott felhasználókat listázza ki, így könnyebben szerkesztheti őket. Aktív: Azok az olvasói akik aktívan megkapják a csoport felé kiküldött leveleket. Inaktív: Azok az olvasói akiket inaktivált. Ők nem kapják meg a csoportnak küldött leveleket. Visszapattant: Azok az olvasói akiknek küldött levelet, de levelezőjük valamilyen okból 3 alkalommal is visszaküldte azt. Valószínűleg nem valós vagy hibás címet adtak meg, illetve előfordulhat, hogy az ő levelezőjükhöz használt spam szűrő program, kéretlen levélnek minősítette az ön levelét. Ahhoz, hogy ez az opció működjön, be kell állítania azt a Beállítások menüpontban. A beállításról bővebben a Beállítások menüpont súgójában olvashat. Keresés a feliratkozottak adataiban: Az első mezőben adja meg a keresett szót, utána válassza ki, hogy a rendszer csak a nevek, csak az címek vagy mindkettő adatban keresse-e azt. A KERESÉS gombra kattintás után a rendszer kilistázza azokat a felhasználókat akiknél szerepel a keresett szó. Hibás névvel feliratkozottak listája: Erre a funkcióra főképp akkor lehet szükség, ha úgy exportálja be a feliratkozottait, mivel ilyenkor előfordulhat, hogy nem szabványos karakterek kerülnek a nevek közé. Esetleg ha rosszul van elmentve a feltöltendő lista, akkor például az ékezetes karaktereket nem értelmezi jól a rendszer. Az ilyen hibás karakterek helyén a szövegben többnyire egy négyzet jelenik meg, persze ettől eltérő jel is lehetséges. Ezeket a karaktereket manuálisan törölheti vagy átírhatja a feliratkozó adataiban. Feliratkozottak listája: Az olvasók sorba rendezhetőek nevük, címük és a feliratkozási idejük alapján. A sorba rendezéshez kattintson az oszlop megnevezése mellett elhelyezett fel vagy le nyílra. A felfelé mutató nyíl növekvő, míg a lefelé mutató csökkenő sorrendbe helyezi a listát. A bal oldali kijelölő négyzetek segítségével tudja törölni az olvasókat, jelölje ki azt amelyiket törölni szeretné majd kattintson az alul elhelyezett KIJELÖLTEK TÖRLÉSE gombra. A gombtól balra elhelyezett kijelölő négyzet segítségével az egész oszlopot egyszerre ki tudja jelölni, ha ezután kattint lent a kijelöltek törlésére, aktiválására vagy inaktiválására akkor minden kijelölt olvasóra vonatkozni fog a kért módosítás. Az állapot ikon segítségével állíthatja be, hogy az adott felhasználó aktív vagy inaktív legyen. Erre akkor lehet szükség ha szüneteltetni szeretné az adott felhasználó felé a levélkiküldést, de az adataira szüksége van, vagy később folytatni szeretné a kiküldéseket. 20/29