Táblázatkezelés Tartalomjegyzék

Átírás

1 TÁBLÁZATKEZELÉS

2 Tartalomjegyzék 1 A táblázatkezelés alapfogalmai a A táblázatkezelı programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik b A táblázatkezelı adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetı mőveletek c A munkafüzet felépítése HIVATKOZÁSOK a A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás b A távoli hivatkozás fogalma Táblázatok szerkesztése a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolása b A munkalap megosztása, fagyasztás c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzés d Gyorsbillentyők az Excel-ben Táblázatok formázása a a, Tartalmi formázás, formátum-kódok b Adatok elrendezése cellán belül c 6, Cellavédelem Függvények képletek a Képletek szerkesztése, javítása: b Újraszámolási funkció: A táblázat-kezelı legfontosabb függvényei I a Feltételes értékadás (IF függvény) b Keresı függvények és alkalmazásuk c Statisztikai függvények A TÁBLÁZATKEZELÉS LEGFONTOSSABB FÜGGVÉNYEI II a DÁTUM ÉS SZÖVEGKEZELİ FÜGGVÉNYEK: Az adatbázis-kezelés eszközei a Az adatbázis-táblázat fogalma: b Adatok rendezése, szőrés Grafikonok készítése a Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja b Grafikonok készítése: c Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba A grafikon szerkesztése a A grafikon részei: b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása c Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés Táblázatok nyomtatása a nyomtatási terület kijelölése, ismétlıdı címsorok, oszlopok b fejléc, lábléc meghatározása

3 1 A táblázatkezelés alapfogalmai 1.a A táblázatkezelı programok szolgáltatásai, alkalmazási területeik. Ismert táblázatkezelı programok: Quattro Pro (Borland vállalat) Lotus 123 (Lotus cég) Excel for Windows 2.1; 3.0; 4.0; 5.0; 7.0; 8.0 (az utóbbi kettı már csak az Office 97 alatt mőködik) Magyarországon a ma leggyakrabban használt táblázatkezelı program, az Excel 4. 0 for Windows, de terjed az újabb változat, az Excel 5.0 for Windows is. A táblázatkezelık nagy segítséget nyújtanak minden olyan feladat megoldásában, amelyet kézi munkával, négyzetrácsos papíron végzünk. A táblázatkezelık viszonylag kevés adat feldolgozására szolgálnak az adatbáziskezelı programokhoz képest. A táblázatkezelık fontos elınyei: matematikai mőveleteket végezhetünk velük a számok megváltoztatása esetén az eredményeket is módosítja (automatikus újraszámolás) számításainkhoz függvényeket használhatunk adatainkból grafikont és nyilvántartást is készíthetünk az adatokat valamilyen szempont szerint sorba rendezhetjük, feltételtıl függıen válogathatunk közöttük, kimutatásokat készíthetünk róluk számításainkat elemezhetjük, több változatot megvizsgálhatunk táblázataink áttekinthetıek és tetszıleges formátumot adhatunk nekik 1.b A táblázatkezelı adattípusai, az egyes adattípusokkal végezhetı mőveletek. A cella értéke lehet: Szöveg: balra rendezett és max. 256 karakter lehet Logikai: középre rendezett és lehet: -fals (hamis) -true (igaz) Szám: jobbra rendezett: (-10) 308 -(-10) -308 és mőveletek: -; +; *; /; hatványozás (15 értékes számjeggyel számol) Dátum adattípus megadása: megadjuk az évszámot (ha az utolsó két helyiértéken lévı számot adjuk meg, akkor kiegészíti 19-el) hónapot, napot ponttal elválsztva Dátum adattípussal végezhetı mőveletek: két dátumot ki lehet vonni, az eredmény a két dátum között eltelt napok száma, dátumhoz egy számot hozzá lehet adni, vagy kivonni, az eredmény az adott napokkal mrgnövelt, vagy csökkentett dátum. 1.c A munkafüzet felépítése. A munkafüzet az Excel for Windows a 5.0 egy ablaknyi egysége. Egy munkafüzet több, alapértelmezésben 16 munkalapból áll. A munkafüzet lapjain egymástól független táblázatok lehetnek. Egy munkalap sorból és 256 oszlopból áll. A lapokon a telefonregiszterhez hasonló fülek vannak. A munkafüzet ablakának a tetején a munkafüzet neve található, a füleken pedig a munkalap neve van. 3

4 A táblázat felsı részén oszlopazonosító betők, a bal oldalon pedig sorazonosító számok vannak. A munkalap cellákból áll, melyek alkalmasak arra, hogy adatokat írjunk be, képleteket szerkesszünk, illetve adatainkat nyilvántartsuk. 2 HIVATKOZÁSOK 2.a A hivatkozás típusai: abszolút, vegyes és relatív hivatkozás. A cellákba írt adatainkkal matematikai, logikai vagy szövegmőveleteket végezhetünk. Egy cellába maximum 256 karakternyi adat írható. A képletek számokat, cellahivatkozásokat, függvényeket tartalmaznak mőveleti jelekkel összekapcsolva. Képleteinket minden esetben egyenlıségjellel, plusz vagy mínuszjellel kell kezdenünk, ez jelzi a programnak a képletet. Aztán beírjuk a cella hivatkozási címét és a megfelelı mőveleti jelet. Azt a cellát amire hivatkozunk, villogó szaggatott keret veszi körül. A képletekben a számok, hivatkozások közé mőveleti jeleket teszünk. ABSZOLÚT. Vannak olyan adataink, amelyeket nem szeretnénk többször leírni, mert minden képletnek ugyanazzal az értékkel kell számolnia. Ilyen pl: ÁFA. Ha ezt a fix értéket beírjuk egy cellába és hivatkozni szeretnénk rá képleteink írása során akkor a cél, hogy másolás után is ugyanerre a cellára hivatkozzon minden képletünk. Ez az Abszolút hivatkozás. Ebben az esetben mind az oszlopunkat meghatározó bető, mind a sorszám elé $ jelet kell írnunk. Eredménye: bárhová másoljuk a képletet mindig ugyanarra a cellára hivatkozik. VEGYES. A képlet másolása után ugyanabból a sorból de más-más oszlopból vett értékkel, vagy fordítva, ha egy fix oszlopból, de más-más sorból vett adattal számolunk. RELATIV Egy átmásolt cella címe az ugyanolyan távolságra esı cellára hivatkozik, mint az eredeti képletben. Vagyis a képlettıl mért relatív távolságot jegyzi meg. Megadási módja: oszlophivatkozás és utána a sorhivatkozás. 2.b A távoli hivatkozás fogalma. Egy munkafüzet egyik lapjáról ugyanezen munkafüzet másik lapjára hivatkozom, vagy egy munkafüzet egyik munkalapjáról egy másik munkafüzet bármely munkalapjára. Szerkesztılécben megjelenik: =[állománynév, munkalapnév!] állandó hivatkozás 3 Táblázatok szerkesztése 3.a Mozgás a táblázatban, tartományok kijelölése, mozgatása, másolása Az Excel táblázat oszlopokból és sorokból épül fel, ezeket cellák alkotják. A táblázatot szerkeszthetjük azáltal, hogy sorokat szúrhatunk be (CTRL +), illetve vehetünk ki (CTRL -), a kijelölt résztıl jobbra fekvı cellákat behúzza vagy az alatta levı cellákat felhúzza a kijelölt cellák helyére a Shift cells left illetve a Shift cells up menükkel, Entire row és Entire column menükkel nem csak cellákat hanem teljes sorokat vagy oszlopokat húzhatunk fel, illetve be. A cellákat a szerkesztıléc segítségével szerkeszthetjük, itt írhatjuk át vagy bıvíthetjük a cella 4

5 tartalmát. A szerkesztılécben láthatjuk a beírt képleteket (tartalmát), míg az értékét magában a cellában láthatjuk. A táblázatban az egérrel való mozgás a legegyszerőbb de használhatjuk a kurzormozgató- és a fölöttük található funkció billentyőket is (Page Down,Page Up, Home, End),illetve ezek és a Ctrl és az Alt kombinációit(ctrl+home- vissza az elejére,alt+page Up- jobbra, Alt+Page Down- balra),de a gördítısáv is segítségünkre lehet. Háromdimenziós mozgást biztosítanak a Ctrl+Page Down és a Ctrl+Page Up billentyőkombinációk a munkafüzet lapjai közt. Gördítı sávval való mozgás esetén a kurzor ott marad ahova tettük, míg Page Down és Page Up-al történı lapozás esetén a kurzor is elmozdul. A táblázat kitöltésekor a leghatékonyabban (gyorsabban) az Enter (le), a Tabulátor (jobbra), a Shift+ Enter (fel) és a Shift+ Tabulátor (balra) segítségével haladhatunk, ezek használata esetén nem szükséges jóváhagyni a beírt adatokat a szerkesztıléc és az egér segítségével, mivel ez megtörténik a következı cellába való átlépéskor. Ezen billentyők segítségével folyamatosan mozoghatunk cellatartományokon belül is anélkül, hogy a kijelölés megszőnne; a cellák sorban követik egymást. Egymással nem érintkezı cellákat, tartományokat a Ctrl billentyő és az egér együttes használatával (a megfelelı helyre való kattintással) jelölhetünk ki. Ctrl+ Enter- el egy beírással több (kijelölt) cellába vihetjük be ugyanazt az adatot. Teljes sorokat és oszlopokat a sor és oszlopazonosítókra kattintva jelölhetünk ki. A cellák másolásakor a tartalmuk (függvények, kifejezések, hivatkozások esetén) relatívan változik: átírja a cellák címeit, míg mozgatáskor a beírt tartalom kerül át a kívánt cellába. Szomszédos cellákba való másolás esetén a legegyszerőbb, ha a kitöltı négyzetet használjuk ennek le vagy jobbra húzásával illetve kétszeres kattintással másolhatunk, ha felfele vagy balra húzzuk kitörli a cella tartalmát. A cella tartalmának törlésével a formátuma nem szőnik meg. 3.b A munkalap megosztása, fagyasztás A munkalapok megosztása a nagymérető táblázatok kezelésének eszköze. Segítségével a munkalap bármely távol esı részét korlátlanul egymásmellé rendezhetjük (pl. ha együtt szeretnénk látni egy táblázat elsı tíz sorát a kétszázadikkal). A táblázat vízszintesen és függılegesen egyaránt megosztható (függıleges megosztáskor az elsı oszlopot, vízszintes esetén pedig az elsı sort fagyaszthatjuk táblázat fejlécként). A munkalapot egérrel, a megosztó sáv segítségével oszthatjuk meg. A megosztó sávot a vízszintes és függıleges gördítısávokon találjuk. Ha a felosztó vonalra kettıt kattintunk megszőnik a felosztás. Menübıl az Ablak / Felosztás- sal osztható fel a munkalap. A megosztás során kapott táblázat részekben a kurzor önállóan mozgatható. Fagyasztásra az adatbázis táblák esetében van szükség, ahhoz, hogy a mezınevek mindig láthatóak legyenek, az ezt tartalmazó rekordot, rekordokat fagyasztani kell, ez hosszú listák esetén ajánlott (window/freeze panes). 3.c Sorozat- szerkesztés, automatikus összegzés Sorozatot készíthetünk úgy, hogy az elsı cellába beírjuk az elsı sorszámot majd a Ctrl-t nyomva, lehúzzuk a kitöltı négyzetet, vagy az elsı két érték beírásával megmutatjuk a tendenciát amit kövessen, a kitöltı négyzetre kettıt kattintva eszerint tölti ki a következı cellákat. Menübıl (edit/fill/series) több fajta sorozatot hozhatunk létre: lineáris, mértani, dátum és az Auto fit menüponttal a fentiekben leírtakkal megegyezı sorozatokat készíthetünk. Automatikus összegzést a ikon (Auto Sum) segítségével készíthetünk, erre kattintva az aktuális cella fölötti vagy a tıle balra található cellák értékeit (kijelöli; ezen változtathatunk) összeadja. Az összeadandó cellák címeit, szomszédos cellák esetén, kettısponttal (pl. (B1: B5)), míg egymástól távol levı tartományok összegzésekor a tartományok címeit pontosvesszıvel 5

6 választja el egymástól (pl. (B1: B5; B9: B11)). Több sort és több oszlopot egyszerre összegezhetünk, ha az alattuk található sort illetve a jobbra következı oszlopot kijelöljük. Az összegzés eredményét egy tetszılegesen választott távoli mezıben is elhelyezhetjük, úgy, hogy a kiválasztott cellába állunk és a -ra kattintva kijelöljük az összeadni kívánt cellákat. Az összegzı függvény csak az elızı összegzésig ad össze, azt és a fölötte található adatokat nem veszi figyelembe. Ha a sokadik összegzés után következı cellában akarunk összesíteni itt az elızı részeredményeket fogja összeadni. 3.d Gyorsbillentyők az Excel-ben Tab cellák közti mozgás jobbra Shift+Tab balra Enter cellák közti mozgás lefele Shift+Enter felfele Kurzormozg. bill. cellák közti mozgás Ctrl + sor beszúrása Ctrl - sor kivétele Ctrl+Enter azonos adat bevitele több kijelölt cellába Page down egy képernyınyivel lejjebb ugrik a kurzor Page up feljebb Crtl+Home a munkalap elejére Ctrl+End a munkalap végére Ctrl+Page down következı munkalap Ctrl+Page up elızı munkalap Ctrl+F6 átlépés másik munkalapra Ctrl+Shift+* az aktuális terület kijelölése az aktív cella körül Ctrl+9 rejtett sorok Ctrl+0 rejtett oszlopok Dupla kattintás a választóvonalra optimális oszlopszélesség, sormagasság Alt+ stílus formázása Ctrl+1 cellák formázása Ctrl+Shift+ ~ általános számformátum Ctrl+Shift+ $ pénznem Ctrl+Shift+ % százalék formátum Ctrl+Shift+ # dátum formátum idı Ctrl+Shift+! számformátum, ezres elválasztás, negatív számok Ctrl+Shift+ & külsı keret Ctrl+Shift+ _ keretek megszőntetése Ctrl+B félkövér betők Ctrl+I dılt betők Ctrl+U aláhúzás Ctrl+/ az aktuális tömb kijelölése Ctrl+jobbra,balra nyíl a sor utolsó ill. elsı cellájára ugrik Shift+jobbra nyíl cellánként jelöl ki Shift+Ctrl+jobbra nyíl kijelöli a kívánt területet Mozgás a táblázatban: Ctrl+jobbra nyíl Ctrl+balra nyíl Ctrl+lefele nyíl a sor utolsó cellájára ugrik vissza az oszlop utolsó cellája 6

7 Ctrl+felfele nyíl vissza Ctrl+Shift+kurzormozgató nyilak a teljes táblázat kijelölése 4 Táblázatok formázása 4.a a, Tartalmi formázás, formátum-kódok Ha a kijelölt cellára állunk és elıhívjuk a cellaformázás utasítást, akkor egy párbeszédpanel fog megjelenni, amelynek lapjain formai jegyek találhatóak. 1, Szám (Number) lapon a számok formai megjelenítésén változtathatunk Kategória: felsorolja a választható számformák csoportjait Formátumkód: itt találjuk a már létezı számformákat Kód:. A kijelölt cellák azt a számformát veszik fel, amelyik a Kód szerkesztıdobozban van Helyiérték formázása --megjelenítésére 0,?, # jelek szolgálnak 0-megjeleníti az értéktelen nullákat # csak az értékes számjegy jelenik meg?- értéktelen nullák helyére szóközt tesz Ezres megjelenítés számokat három helyértékenként csoportosíthatjuk #. jel mögött a pont jelöli az ezresek kerekítését Elıjelek formátuma:+#.##0; -#.##0 Törtek formátuma: #?/? Szöveg beírása számformákba: - számforma beállításánál a szöveget idézıjelek közé kell tenni, akkor a számok megjelennek a számforma mellé írt szöveg mögött, de a szám továbbra is szám marad Szöveg forma elhelyezése cellában: ha formázással illesztünk szöveget egy szám mellé, az alapértelmezésben a szöveggel együtt jobb oldalra igazodik -a* segítségével beállíthatjuk a cellán belüli bal oldali rendezést Idézıjelek nélkül beírható karakterek: $, -, +, /, : szóköz pl. telefonszám kifejezése (00-000) Tudományos számforma : ##0,0E+0 -értéke: , formátuma:12.0e+12 -E bető jelöli, hogy tíznek hányadik hatványával kell szorozni a számot, hogy a szám tényleges értékét megkapjuk Dátum és idı formátumok Megjelenítésének alapértékét a Control Panel International beállítása határozza meg Alapértelmezésben a cella jobb oldalára igazodik, szám jellege miatt Írásmód: 98/06/20 vagy A számforma átállítása képletre, az egy a dátumtól látszólag teljesen eltérı értéket jelenít meg, ami 1900.jan.1-jétıl eltelt napok számát jelzi Megjelenítésének formái helyértékek értéket, hónapokat napokat jelöl év jelölése é(y);hónap h (M);nap n(d) bető Mai dátumot beírhatjuk a TODAY függvénnyel, a pontos idıt a NOW függvénnyel, vagy a CTRL+SHIFT+. 7

8 4.b Adatok elrendezése cellán belül szöveges adatot balra rendez számokat jobbra rendez elérési útvonala --FORMAT menü----cells ---FORMAT CELLS párbeszédpanel ---IGAZÍTÁS (Alignment) Vízszintesen (Horizontal) cella tartalmának vízszintes elhelyezése Függılegesen (Vertical) függılegesen irányít Írásirány elforgatva jeleníti meg az adatot A szöveg nem lépi túl a cellahatárt, a program a cella szélességéhez tördeli sorba a szöveget, ha kell a sorok magasságát is megnöveli. Sortörés : a szöveget a cellában tartja, de úgy, hogy több egymás alatti sorba rendezi, a cellák magasságát automatikusan növeli (cellán belüli sor Alt+Enter) 3, Betőformák (Font) Fontstílus---félkövér, dılt, félkövér dılt A Font lap Minta (Preview) területén találhatóak a betőkombinációk Méret listájából méretet választhatjuk ki Torzítások (Effects)---Áthúzás itt valósítható meg 4, Cellák keretezése Munkalapon a cellákat egyforma vékony vonalak határolják, ezeket a Tools (Eszközök) Egyebek (Options) Látvány (View) lapon kapcsolhatjuk ki a Gridlines (Cellarácsok) segítségével Cellaformázás a Szegély(Border) lap eszközeivel történik Szegély csoportból kiválaszthatjuk, hogy a kijelölt tartomány melyik részén legyen vonal Stílus csoportból választhatunk vonalat a szegélyhez Szín listapanel a kiválasztott szegély színét állítja be 5, Háttérminta és színezés Cellák formázása párbeszádpanel Mintázat lapon található Cellák tónusozása (Cell Shading) egy kiválasztott szín lesz a háttérszín Mintázat lenyíló listapanelbıl háttérmintát választhatunk 4.c 6, Cellavédelem Alapértelmezésben a cella védett állapotban van (felülírás ellen) Védelem bekapcsolása után azokba a cellákba, amelyeknek a cellavédelme be van kapcsolva, nem írhatunk be Védelem beállítása--- Cellaformázás---Védelem (Protection) lapnál állíthatjuk be Kikapcsolása a Zárolt (Locked) választókapcsolóval történik Rejtett(Hidden) kapcsoló beállításával alapvédelem bekapcsolása után a cellának csak az értéke látható, a képeknek még a szerkesztılécen sem jelennek meg. Aktivizálás Tools Protection Protect Sheet utasítás 5 Függvények képletek A függvény fogalma, függvénycsoportok Képletek szerkesztése, másolása Az automatikus újraszámolás fogalma 8

9 Függvény: Egy megadott számítási eljárásra, adott algoritmus alapján elıre beprogramozott képlet. Pl.: átlag egy számcsoport összegét elosztom a csoport számával A függvénynek van neve és van paraméterei. A paramétereket a név után zárójelben kell felsorolni vesszıvel vagy pontosvesszıvel elválasztva. Paraméterek lehetnek kötelezıek vagy opcionálisak. Függvénycsoportok: Statisztikai függvények: =STDEV(becsült értékek alapján), STDEVP(egész populációra vonatkozólag) szórás =MODE módusz. A leggyakrabban elıforduló érték megadása egy sorozatból. =MEDIAN medián (felezı érték) Egy csoport két részre való osztásának átlaga. =MAX, MIN maximum és minimum érték megadása, különbségüket terjedelemnek nevezzük: max-min=terjedelem =FREQUENCY gyakoriság (tömbfüggvény) Megmutatja, hogy az elıforduló értékekbıl hány darab van. =COUNT darab (számok száma) Egy megadott részen belül hány szám van. =COUNT A darab (kitöltött cellák száma) A számmal és szöveggel egyaránt kitöltött cellákat számolja meg. Gazdasági függvények: A gazdasági függvényeknél figyelni kell a periódusra és az elıjelre. =RATE ráta A kamatláb %-ban való megadása. =NPER periódusszám A kamat ideje. =PMT részlet Egy periódus alatti pénzmozgás. =PV mé A mostani, (jelenlegi) kezdı érték. =FV jbé Egyenleg a periódus után. (jövıbeni érték) Logikai függvények: =AND és =IF ha Nem minden esetben végzi el, van egy feltétel, amihez kapcsolódik egy igaz és egy hamis ág =OR vagy =NOT nem =FALSE hamis =TRUE igaz Kikeresı függvények: =HLOOKUP vízszintesen keres =VLOOKUP függılegesen keres Matematikai függvények: =PI pí-3,14 (tizenöt értékes jegyig) =RAND véletlen szám 0-1 között =ROUND kerekítés =ROUNDDOWN lekerekít (0-255 között) =ROUNDUP felkerekít (1-256 között) =SUM összeadás 9

10 =SUMPRODUCT szorzatösszeg =PRODUCT szorzat =SUBTOTAL részösszeg Dátum függvények: =TODAY mai dátum =NOW mostani idı és dátum =DATE dátum =YEAR év =MONTH hónap =DAY nap =TIME idı =HOUR óra =MINUTE perc =SECOND - másodperc A betők számával megadhatok hosszú, rövid és rövidített dátumot. Szöveges függvények: =LOWER mindent kisbetővel ír =PROPER a tulajdonnevek kezdıbetőit naggyal írja =UPPER mindent nagybetővel ír 5.a Képletek szerkesztése, javítása: A munkalapon mindig csak egy aktív cella van. A cellában mindig a cella értéke látható, a cella tartalmát a szerkesztısorban tekinthetjük meg. A képleteket mindig a szerkesztısorban szerkeszthetjük: begépeléssel, vagy egérmutatóval (a zárójel vagy mőveleti jel begépelése után az egérrel rámutatok a cellára) A cellákban lévı értéket vagy képletet bármikor felülírhatjuk, de utána jóvá kell hagyni (enter vagy pipa), mert csak akkor érvényesül. A képleteket mindig egyenlıségjellel (=) kezdjük beírni a szerkesztı sorba. Tartalmazhat: - mőveleti jeleket (+,-,,,^,&) - hivatkozást - cellaneveket - függvényeket Másolás: - CTRL V + CTRL C - Lehúzás - Dupla kattintás a kitöltı keresztre Másoláskor a relatív és a vegyes hivatkozások változnak. Speciális beillesztés másolásnál: - csak érték - csak formátum - mőveletek (+,-,,,^,&) 5.b Újraszámolási funkció: A táblázatkezelı programok egyik leglényegesebb szolgáltatása az újraszámolás. Tehát bármilyen változás történik a cellák értékeiben, az Excel újraszámolja az összes képletet. Ez a funkció minden egyes jóváhagyásnál frissíti az adatokat. Ezt az újraszámolási 10

11 funkciót bármikor kikapcsolhatom, ha túl nagy a táblázat, mert idıigényes. 6 A táblázat-kezelı legfontosabb függvényei I. 6.a Feltételes értékadás (IF függvény) Fx\logikai HA: (IF) Más értéket ad vissza, ha a logikai_vizsgálat argumentum értéke kiértékeléskor IGAZ és másikat, ha HAMIS. A HA függvénynek két szintaktikai formája létezik. Az 1. szintaxis munkalapon és makrólapon is használható. A 2. szintaxis makrólapon használható a KÜLÖNBEN, KÜLÖNBEN.HA és HA.VÉGE függvényekkel. A HA függvényt olyan esetben használjuk, amikor egy értékekkel vagy képletekkel elvégzett számítás eredményétıl függ, hogy milyen mőveletet hajt végre a program. A teszt kimenetele határozza meg, hogy a függvény milyen értéket ad eredményül. 6.b Keresı függvények és alkalmazásuk. Fx\mátrix FKERES/v.lookup: A függvény egy tömb bal szélsı oszlopában keres egy megadott értéket, és az így kapott sorból veszi az oszlop szám argumentummal kijelölt cellát, és ennek tartalmát adja eredményül. Az FKERES helyett a VKERES függvényt kell használni, ha az összehasonlítási értékek egy oszlopban, a keresett adatoktól jobbra vagy balra helyezkednek el. VKERES/h.lookup: A megadott tömb felsı sorában egy adott értékő elemet keres, majd a megtalált elem oszlopából egy adott sorban elhelyezkedı értékkel tér vissza. A VKERES függvény használata azokban az esetekben lehet hasznos, amikor az összehasonlítandó értékek a tömb felsı sorában helyezkednek el és egy adott sorban lévı értéket szeretnénk megtudni. Az FKERES függvényt ezzel szemben akkor érdemes használni, amikor az összehasonlítandó értékek a tömb jobb vagy bal oldalán levı oszlopban helyezkednek el és egy adott oszlopbeli értéket szeretnénk megtudni. 6.c Statisztikai függvények ÁTL.ELTÉRÉS: Az adatpontoknak átlaguktól való átlagos abszolút eltérését számítja ki. Az ÁTL.ELTÉRÉS egy adathalmaz szóródásának a mérıszáma. ÁTLAG/average: Az argumentumokban megadott számok átlagát (számtani közepét) adja meg. DARAB/count: A DARAB függvény az argumentumlistában szereplı számokat számlálja meg. A függvény egy tartomány vagy egy számtömbben lévı bejegyzések számának megállapítására használható. DARAB2/count a: A DARAB2 függvény az argumentumlistában szereplı, nem üres értékeket számlálja össze. A függvénnyel egy tartomány vagy egy tömb adatot tartalmazó celláinak száma kapható meg. GYAKORISÁG/frequency: 11

12 A gyakorisági vagy empirikus eloszlás értékét függıleges tömbként adja eredményül. A gyakorisági eloszlás adott értékhalmazból és adott számú osztálynál (intervallumnál) az egyes intervallumokban elıforduló értékek számát méri. MAX: Az argumentumai között szereplı legnagyobb számot adja meg. MIN: Az argumentumok között szereplı legkisebb számot adja meg. 7 A TÁBLÁZATKEZELÉS LEGFONTOSSABB FÜGGVÉNYEI II. Az Excel nagyon jó segédeszközei a függvények. A függvények írását mindig: =, + jellel kell kezdeni. Ezek alapján tudja az Excel eldünteni, hogy a függvénnyel számolok vagy csak adatot tartalmaz a cella. A függvény nevét mindig zárójelbe írom és az eredmény abban a cellában jelenik meg, ahová írtam. 7.a DÁTUM ÉS SZÖVEGKEZELİ FÜGGVÉNYEK: A dátum mindig a cella jobb oldalához igazodik, mivel az Excel számként kezeli. A dátum megjelenítése az alapértelmezett beállításoktól függ:( 98/06/02 vagy ). - Dátum és Idı függvények: a bázis dátum: innen kezdi az idı számlálását. - Today -mai dátum - Date( év; hónap; nap) - rendszerdátum - Now - most - Day (dátum érték) - nap - Month (dátum érték) - hónap - Year (dátum érték) - év - Time(óra; perc; másodperc) - Szövegkezelı függvények:(text) - Lower (szöveg): a paraméterekben lévı betők mind kis betők - Proper (szöveg): minden kezdıbetőt naggyá alakít - Upper (szöveg): csupa nagybető 8 Az adatbázis-kezelés eszközei 8.a Az adatbázis-táblázat fogalma: Az adat-nyilvántartási területen létrehozott táblázat, melynek elsõ sorában a mezõnevek szerepelnek, ezek lesznek az oszlopok, a sorok pedig rekordok. Az egyes oszlopokba csak azonos típusú adatok kerülhetnek. 8.b Adatok rendezése, szőrés Az Excel adatbázis kezelése lehetõvé teszi bizonyos mőveletek elvégzését, mint pl. adatbevitel, rendezés, szőrés, keresés, válogatás. Jelöljük ki a táblában, ahol dolgozni akarunk, de elegendõ a kurzorral egy cellába állni. Az adatok rendezése (sort) Data/ Sort párbeszédpanelen történik. Háromféle rendezési szempontot adhatunk meg. Beállíthatjuk a növekvõ vagy csökkenõ sorrendet, valamint, hogy látszódjanak ezen a rovatfejek (mezõnevek) vagy ne. 12

13 9 Grafikonok készítése 9.a Grafikon típusok, a típus kiválasztásának szempontja. A grafikon vagy diagram tulajdonképpen arra szolgál, hogy a táblázatkezelõben a számsorainkat képszerûvé, áttekinthetõbbé tegye. A diagramok alapvetõ típusai: terület (area), sáv (bar), oszlop (column), vonal (line), kör (pie), perec, sugár (radar), XY, kombinált, 3D -terület, -sáv, -oszlop, -szalag, -sajt, - felület. A választék igen nagy, mert minegyik típus további altípusokkal rendelkezik. Hogy mikor, melyiket választjuk, azt a feladat határozza meg: Halmozott adatok megjelenítése (az adatsorok mintegy egymásra rakódva jelenítik meg az összeredményt): Százalékgrafikont választunk, ha nem a számsorok értékét, hanem azok százalékos arányát szeretnénk szemléltetni: terület+3d terület sáv+3d sáv oszlop+3d oszlop terület kör perec sajt sáv+3d sáv oszlop+3d oszlop Ha az értékek egymáshoz viszonyított arányára vagyunk kiváncsiak, ezeket a diagramtípusokat választhatjuk: Ha az adatok valamilyen tendenciát, idõbeli alakulást mutatnak, akkor a legcélszerûbb diagramok: Mérnöki és tudományos mérési eredmények szemléltetésére, matematikai függvények ábrázolására szolgál. vonal sáv+3d sáv oszlop+3d oszlop terület+3d terület szalag XY diagram 9.b Grafikonok készítése: Lépései: 1. Adattáblázat létrehozása, amely a grafikon alapjául szolgál majd. 2. Az ábrázolni kívánt adatok kijelölése (a táblázatban ezeket összetolva téglalapot kell, hogy alkossanak). 3. Fügvényvarázsló ikon vagy Beszúrás / Diagram menüpont. 4. A képernyõn megjelenõ egérmutató megváltozik. Kattintsunk oda a munkalapon, ahová a di agramot ágyazni szeretnénk. 5. Diagramtípus kiválasztása ( a fent felsorolt kiválasztási szempontokat figyelembe véve). 6. Altípus kiválasztása. 7. A kiválasztott diagram megszerkesztése: adatsorok helyzetének (oszlop, sor) meghatározása, 13

14 kérünk-e jelmagyarázatot vagy sem, diagram címe, tengelycímek. A kész grafikon szerkesztési állapotba hozva bármikor tovább formázható, kiegészíthetõ (szín, méret, feliratozás,...). 9.c Grafikonok beszerkesztése szövegszerkesztõvel készült iratokba. A számítógépes szövegszerkesztés nagy elõnye, hogy könnyedén szerkeszthetünk be egy dokumentumba képet, objektumot. A grafikon (mint objektum) csatolással vagy beágyazással illeszthetõ be dokumentumba., A csatolt objektumot (grafikont, táblázatot) elızıleg elkészítjük és tároljuk, majd a vágólapon keresztül illesztjük be a dokumentumba. A táblázatkezelıben lévõ grafikonon vagy a hozzá tartozó táblázatban tett késõbbi változtatásokat a csatolt grafikon a dokumentumban aktuálisan követi. A csatolás nem növeli a dok. méretét, mert csupán egy mezõkódnyi helyet foglal el! A csatolás lépései: Diagram vágólapra tétele (Ctrl + C). Word elindítása, a kívánt dokumentum betöltése. Ha a kurzor a word dok.-ban a beillesztés helyén áll: Edit / Paste Special... / Paste Link (csatolás). A beillesztett grafikont kijelölve (a szöveghez hasonlóan) igazíthatjuk. Beágyazás: A beágyazás során nem keletkezik új, különálló fájl, azonban a word dokumentumba ágyazott objektumra (grafikonra) 2x kattintva betöltıdik az aktuális (Excel) alkalmazás. A beágyazást elvégezhetjük: a Beszúrás(Insert) / Objektum beszúrása menüponttal Vágólap használatával ( Ctrl C, Edit / Paste Special ) 10 A grafikon szerkesztése 10.a A grafikon részei: A diagramot -grafikont a diagramvarázsló ikonnal hozzuk létre. A megkapott diagram, grafikon több részbõl áll. Ezek a részek adatsorozatokat tartalmaznak. Adatsorozat: egy vonalhoz tartozó értékek. Részei: X tengely kategóriatengely Y tengely értéktengely kategória címkék értékjelölõ jelmagyarázat grafikoncím 14

15 10.b Mintázat, szín, beállítás, feliratozás. Léptékek módosítása. Ahhoz, hogy ezeket végre tudjuk hajtani egy grafikonon, szerkesztési állapotba kell hoznunk. (2x katt. a grafikon területére.) A menüsor ilyenkor megváltozik és legfontosabb a Beszúrás(Insert) és Formátum(Format) menüpontok lesznek. Csak a kijelölt részt tudjuk átalakítani! A mintázatot, a színt és a feliratot a Format menüben a megfelelõ menüponttal állíthatjuk be.(pl. Mintázat, Font) A léptékek módosítását csak matematikai fügvények esetében tudjuk használni.az elkészített függvény bármej része utánszerkeszthetõ, így a skála is. Megadható a kezdõ- és végérték, illetve közötte a kis- és nagy lépésköz. Mindig ki kell jelölni azt a tengelyt, amit (vagy amin) változtatni akarunk. 10.c Adatsor törlése. Új adatsor beillesztése. Trendvonal fogalma, beillesztés. Új adatsort beilleszthetünk, ha a táblázatban kijelöljük, s vontatásos módszerrel behúzzuk a grafikon területére. Ha az objektum körvonalai megvastagodnak, elengedhetjük az adatsort. A külön kijelölt adatsort formázhatjuk, kitörölhetjük,módosíthatjuk. Az értéket át lehet állítani, de akkor a táblázat értékei is változnak. Ki lehet törölni a már meglévõ adatsort, ha elõtte kijelöltük. Az adatjelölõ pontjaiból közelítõ görbét készíthetünk, amit trendvonalnak is nevezünk. A trendvonal csak két dimenziós diagramhoz rajzolható. Ezeket a vonalakat az Excel automatikusan elnevezi. A név a kijelölt közelítõgörbe típusának megnevezésébõl és a hozzá tartozó adatjelölõ nevébõl áll össze. Ha ez nem megfelelõ, akkor a Megadott (Custom) szerkesztõdobozban másik nevet adhatunk neki. Azt, hogy milyen távlatot szeretnénk megjeleníteni, az Elõre (Forward) szerkesztõdobozban állíthatjuk be. Az Excel kiszámítja a diagram megjeleníti a közelítõgörbét. S, hogy ez a görbe az Y tengely melyik pontjából induljon el, azt a Legyen metszéspont (Set Intercept) kapcsolóval állíthatjuk be. 11 Táblázatok nyomtatása 11.a nyomtatási terület kijelölése, ismétlıdı címsorok, oszlopok A teljes dokumentum nyomtatásához elegendı az ikonra rákattintani. Ellenben, ha nem az egészet szeretnénk nyomtatni, illetve más egyebet is be akarunk állítani, válasszuk ki a Fájl menü Nyomtatás(Print) parancsát. A leglényegesebb különbség a Word és az Excel között a nyomtatás szempontjából, hogy míg Word-ben mindig egyértelmő, hogy a dokumentumot laponként, egymás után kell nyomtatni, addig az Excel táblázat egy végtelen lepedı, amit a programnak kell lapokra tördelni. Excelben tehát a legtöbb esetben ki kell jelölni a nyomtatandó területet. A kijelölésnek van egy ikonja, ezt célszerő feltenni. Ha nem jelölünk ki semmit, akkor azt a tartományt nyomtatja, ahol adatokat talál. Kiválasztható hogy mit szeretnénk nyomtatni. Példányszám: beállítható, hogy hány példányt kivánunk nyomtatni, bár nem célszerő a nyomtatónkat másológépként használni. Oldaltartomány keretben határozhatjuk meg, hogy a dokumentumunk mely részét szeretnénk nyomtatni: Mindent (All): az összes oldal nyomtatásra kerül. 15

16 Aktuális oldal (Current Page): Csak az az oldal kerül nyomtatásra, amelyikben a kurzor áll. Kijelölt szöveg(selection): Csak az elızıleg kijelölt rész kerül nyomtatásra. Ha nem jelöltünk ki semmit, ezt a lehetıséget nem kínálja fel a rendszer. A nyomtatás további beállításai Eszközök/Egyebek kiválasztásával juthatunk el a nyomtatás beállító lapjához. Címsorok (Heading) Ha a táblázat elején kijelölünk néhány sort, melyet címsornak szeretnénk, és rákattintunk a Táblázat/Címsorok (Tablr/Headings) parancsra, több oldalas táblázatnál minden oldal tetején automatikusan megismétli a címsorokat. Ha nem jelölünk ki sort a parancs kiadása elıtt, az elsı sort veszi címsornak 11.b fejléc, lábléc meghatározása A Fejléc (Header) egy dokumentumon belül az oldal tetején, a Lábléc (Footer) pedig az oldal alján jelenik meg, a szokásos beállítás esetén a margó felett, illetve alatt. A fejléc és lábléc lehet több soros. Meghatározhatjuk, hogy más legyen az elsı oldalon, és más a páros, illetve páratlan oldalon. A képernyın csak Nézet/Nyomtatott forma (Print Preview) nézetben látható a fej -vagy lábléc. A cellarácsokkal (Gridlines) kijelölése esetén a munkalap alapértelmezésben beállított cellarácsait, a Jegyzetekkel (Notes) a cellába írt megjegyzéseket is kinyomtathatjuk. A Próbanyomatként (Draft Quality) választókapcsoló bekapcsolásával egyszerüsítve, a grafikus elemeket elhagyva nyomtathatunk. Ezzel gyorsítható a nyomtatás, de a keretezések nem jelennek meg. Elınye a gyorsaság. Az EXCEL képes a nyomtatandó anyagot kicsinyíteni, nagyítani. Legjobb szolgáltatása: a Fit To. Itt megadhatjuk, hogy hány lap magas, hány lap széles területre akarjuk zsugorítani a nyomtatási területet. Nem kell vacakolni a formázgatással, ha éppen egy kicsit lépjük túl az A4-es lapot. 16