M U N K A T E R V A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR BÁCS-KISKUN MEGYEI LEVÉLTÁRÁNAK ÉVI MUNKATERVE

Átírás

1 M U N K A T E R V A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR BÁCS-KISKUN MEGYEI LEVÉLTÁRÁNAK ÉVI MUNKATERVE

2 I. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ I. 1. Szervezeti keretek, gazdálkodás, személyi és infrastrukturális ellátottság Magyarország kormányának döntése nyomán a Bács-Kiskun Megyei Levéltár október 1-jével beolvadt a hazai általános közlevéltári hálózatot összefogó, újonnan létrehozott Magyar Nemzeti Levéltárba (a továbbiakban: MNL), amely a 2014-es esztendőben is kijelöli tagintézményünk szélesebb szervezeti kereteit. Az integráció 2013-ban a gazdálkodási és az üzemeltetési területen volt erőteljesebb, a következő esztendőben már a szakmaitudományos területekre kell áthelyezni a hangsúlyt. Az MNL jövő évi költségvetési kondíciói jelen pillanatban még nem ismertek, de a évi adatokat alapul véve a konszolidált gazdálkodás biztosított. Mindez reményt adhat jelenlegi személyi és infrastrukturális feltételeink színvonalának megőrzéséhez, valamint kisebb lépésekben történő fejlesztéséhez, illetve javításához. I. 2. Szakmai tevékenység Az MNL egészének, így tagintézményünk 2014-es munkatervének is kiemelt feladata a ScopeArchiv új egységes nyilvántartási rendszerének bevezetése, amely a közös kutatási projektekkel együtt a szakmai integráció első kézzelfogható eredményeit fogják jelenteni. A tárgyévben kiemelt figyelmet kell fordítani bajai részlegünkre, illetve az ott elhelyezett iratok sorsára a tekintetben, hogy a részleg helyiségbérleti szerződése október 31-én lejárt, annak meghosszabbításáról azonban jelenleg sincsen hivatalos információnk. A bérleti díjat a fent jelzett időpontig Baja városa fizette, kérdéses, hogy a települési önkormányzat a jövőre nézve is fel tudja-e vállalni ezt a számára nem kötelező kiadást. II. MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK A tárgyévben megoldásra vár Klapka utcai ingatlanunk padlás raktárainak tetőhéj-szigetelése, amelyet az ott elhelyezett iratok állományvédelmén túl az épület energiaháztartásának javítása is szükségessé tesz. 1. oldal

3 Intézményünk személygépkocsija eddig szerencsére nem igényelt nagy összegű javítást, de (tekintve, hogy a 18 éves Opel Astra gépkocsi több mint 320 ezer km-t futott) számolni kell azzal, hogy a gyakorlatilag amortizálódott jármű várhatóan egyre nagyobb fenntartási-javítási költséget fog jelenteni, így annak egy iratszállítására is alkalmas járműre történő lecserélése időszerűvé vált. Gyeden lévő kolléganőnket helyettesítő munkatársunk határozott idejű kinevezése az év második felében lejár. Személyében egy kiváló munkatársat nyert intézményünk, ezért szeretnénk módot találni további foglalkoztatására. II. 1. Költségvetés, pénzügy A tagintézmény évi -tervezett költségvetési előirányzata: ezer Ft, -tervezett pályázati források: ezer Ft. Tervezett kiadások (ezer Ft): Jogcím évi 2014-ben előirányzat előirányzat Személyi juttatások Munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó Dologi kiadások Egyéb működési célú támogatások, kiadások Felhalmozási kiadások Függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások Összesen igényelt Tervezett bevételek (ezer Ft): Jogcím évi Tervezett előirányzat bevételek Intézményi működési bevétel Irányító szervtől kapott támogatás Támogatásértékű bevétel Pénzmaradvány Függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek Összesen oldal

4 A személyi juttatások a soros előrelépők bérnövekményének, a minimálbér és a garantált bérminimum várható emelkedésének, valamint a felmerülő jubileumi jutalom igény figyelembevételével kerültek megállapításra. A dologi kiadások esetében nem került beszámításra a bajai részleg bérleti díja, viszont bele kalkuláltuk a tavalyi évben elnyert pályázatok összegét, illetve az idei esztendőtől a pályázatok megvalósítása során felmerülő áfa kiadásokat. A tárgyévi költségvetés biztosította pénzeszközök mellett 2014-ben is a lehető legszélesebb körben ki kell használni a pályázati lehetőségek nyújtotta külső forrásokat. A szakmai feladatellátás lehetőségét és minőségét ugyanis a pályázati munka eredményessége továbbra is nagymértékben befolyásolja, ezért a pályázatokon való részvételt a jövőben is stratégiai területnek kell tekinteni. A korábbi évekhez hasonlóan az intézmény vezetése a fenntartói finanszírozás kiegészítésére, a minél teljesebb szakmai feladatellátás biztosítására széleskörűen kívánja igénybe venni mindenekelőtt az NKA Közgyűjteményi Kollégiuma által meghirdetett különböző pályázati lehetőségeket. Hangsúlyozni kell, hogy a pályázati források tették lehetővé, hogy a korábban elindított levéltári kiadványokat az intézmény továbbra is meg tudja jelentetni, publikálási lehetőséget teremtve ezzel nemcsak a levéltár dolgozóinak, de a megyében élő, vagy a megye történetével foglalkozó kutatók, illetve helytörténészek számára is. Közművelődési tevékenységünk intenzitásának megőrzése illetve fokozása érdekében törekszünk a lényegében költségmentes lehetőségek minél teljesebb kiaknázására. Ezt a koncepciót jól példázza a 2010-ben útjára indított internetes folyóiratunk a Múltbanéző. Ugyancsak a pályázati pénzeszközök segítségével sikerült kötelező állományvédelmi feladatainkat ellátni (restauráltatás, köttetés, mikrofilmeztetés, digitalizálás, savmenetes dobozok, térképtartó és mikrofilmtároló szekrények, fénymásoló, mikrofilmvisszanagyító-másoló vásárlása) II. 2. Személyzet a) Szakmai tudományos munkakörök: -mb. igazgató: 1 fő (munkakör: levéltáros) -mb. igazgatóhelyettes: 1 fő (munkakör: főlevéltáros) -főlevéltáros: 2 fő -levéltáros: 6 fő -könyvtáros: 1 fő 3. oldal

5 b) Szakmai munkakörök: -segédlevéltáros: 2 fő -levéltári kezelő: 7 fő -levéltári informatikus: 1fő c) Gazdasági, ügyviteli és működést segítő műszaki alkalmazottak: -gazdasági szakalkalmazott: 1 fő -kisegítő alkalmazott: 2 fő -engedélyezett létszám: 24 fő -betöltetlen álláshely: nincs -gyed-en lévő munkatárs: 1 fő -szakmai és funkcionális alkalmazottak aránya: 21 és 3 fő -szakmai továbbképzés: 2 fő (levéltári kezelő, kulturális örökségvédelem) -nyelvi továbbképzés: 1 fő (angol) II. 3. Épületek, raktárak, infokommunikációs eszközök, más technikai felszerelések a) Irodaépület: -Kecskemét, Klapka u b) Fióklevéltárak: -Kiskunfélegyházi Részleg Kiskunfélegyháza, Kossuth u. 1. -Kiskunhalasi Részleg Kiskunhalas, Dr. Nagy Mór u Bajai Részleg Baja, Bajcsy-Zsilinszky u c) Telephely: -Kossuth Téri Csoport Kecskemét, Kossuth tér 1. A raktárak Területe Kapacitása Őrzött Szabad (m 2 ) (ifm) iratanyag (ifm) kapacitás (ifm) Klapka utca * Kossuth tér ** Kiskunfélegyháza Kiskunhalas Baja * *A bajai részleg fennmaradásának bizonytalansága miatt nem került feltöltésre. 4. oldal

6 **Iratok befogadására állományvédelmi szempontból alkalmatlan. d) Kutatótermek: Kutatótermek Alapterület Kapacitás Internet, mikrofilmleolvasó (m 2 ) (fő) belső hálózat Klapka utca Internet, 2 db belső hálózat Kossuth tér Internet 3 db Kiskunfélegyháza 20 8 Internet - Kiskunhalas 34 5 Internet - Baja 20 4 Internet - e) Vendégszobával nem rendelkezünk. Az MNL Bács-Kiskun Megyei Levéltára négy városban (Kecskeméten, Kiskunfélegyházán, Kiskunhalason és Baján), öt helyen működik. A Klapka utcai ingatlan kivételével valamennyi általunk használt épületet, illetve épületrészt bérlőként birtokoljuk. Így ezek esetében a nagyobb javítási munkálatok kivitelezése a tulajdonosok feladata, amelyek elvégeztetése kiskunhalasi részlegünk esetében a legneuralgikusabb. Ha emellett számításba vesszük az itt őrzött iratok viszonylag kis mennyiségét (400 ifm), az alacsony kutatóforgalmat valamint az épület erősen leromlott állagát, akkor meggondolandó a részleg további fenntartásának indokoltsága. Itt kell szóbahozni székhelyépületünk fentebb már részleteiben is említett szigetelési munkáin túl az ingatlan másik két fontos megoldásra váró kérdését. Ezek pedig, a kötelező tűzjelző rendszer beépítése és az akadálymentes közlekedés biztosítása. E törvényi kötelezettségeknek (28/2011. (IX. 6.) BM rendelet és évi XXVI. tv. 5. és 29. ) kellő pénzügyi források hiányában évek óta nem tud eleget tenni intézményünk. Az MNL munkatársai által végzett informatikai felmérésből is kitűnt sajnos, hogy levéltárunk infokommunikációs eszközparkja valamennyi tagintézmény közül a legelavultabb, amelynek megújítását azonban a lassan két éve hatályba lévő eszközbeszerzési tilalom nagyban megnehezíti. 5. oldal

7 -gépjármű (Opel Astra; 1996-os évjárat; futott km: 320 ezer; műszaki érvényessége: 2014 novembere) -iroda- és raktártakarítás: ütemezése az egyéni munkatervben rögzítettek szerint -távfelügyelet: nincs -tűzoltó készülékek és tűzcsapok éves felülvizsgálata -közüzemi mérőórákkal kapcsolatos feladat 2014-re nincs ütemezve -hulladékszállítás/szelektív hulladékgyűjtés: a szolgáltató előírásai szerint történik -műszaki felülvizsgálat: a Klapka utcai épület elektromos berendezéseinek (szabványossági) felülvizsgálata 2014-ben esedékes -munka- és tűzvédelmi oktatás tervezett időpontja: 2014 szeptembere -üzemorvosi vizsgálatok tervezett időpontja: az érvényességi idő figyelembevételével folyamatosan történnek III. SZAKMAI TEVÉKENYSÉG III. 1. Az illetékességi terület felügyeletével kapcsolatos tevékenység tervezése Szervellenőrzések -ellenőrizendő szervek száma: 39 -ellenőrizendő szervek fondfőcsoportjai: XXIV., XXXVII. -ellenőrzésben résztvevő munkatársak száma: 1 fő -saját gépkocsi igénybe vételét nem tervezzük Az illetékességi körünkbe tartozó iratképzőktől engedélyezés végett beérkező selejtezési jegyzőkönyvek, illetve véleményezendő iratkezelési szabályzatok száma előre nem tervezhető. A cégek, szövetkezetek és egyéb vállalkozások megszűnésének ütemét, így a levéltárhoz beérkező úgynevezett csődügyek számát természetesen a gazdaság hullámzása nagyban befolyásolja, ennek következtében a szakmai munkának ez a része mennyiségileg tervezhetetlen. 6. oldal

8 III. 2. Állománygyarapodás a) Tervezzük a Bács-Kiskun megyei ügyészi szervek kb. 125 ifm mennyiségű iratanyagának átvételét. b) Iratvásárlást, ajándékozott, illetve letétbe tett iratanyag átvételét nem tervezzük. c) Filmtári másolatok nyilvántartásba vételét nem tervezzük. d) Tervezett állományba veendő digitális másolatok száma: ezek számát a polgári anyakönyvekről készülő digitális felvételek száma fogja meghatározni. e) Intézményünkben nem őrzünk bértárolt iratanyagot. III. 3. Állományvédelem és reprográfia Raktáraink klimatikus viszonyait az állományvédelmi ajánlásnak megfelelően a hőmérséklet és a páratartalom heti háromszori, illetve napi két alkalommal történő mérése során ellenőrizzük. A raktárak levegőjének szellőztetéssel történő rendszeres cseréje mellett, portalanítással védjük az ott őrzött anyagot ben tervezzük a korábbi években elkezdett állományvédelmi feladatokat folytatni (iratok és kötetek restauráltatását, mikrofilmeztetését, digitalizálását), valamint a levéltári anyag szakszerű tárolásához és fizikai állapotának megóvásához szükséges eszközöket gyarapítani a veszélyeztetett állapotú levéltári anyag megmentésére remélhetőleg kiírásra kerülő pályázatokon elnyerhető források segítségével. A rendezések során elvégezzük a szükségessé vált dobozok cseréjét ben folytatódik a levéltár őrizetében lévő polgári anyakönyvek digitalizálása, amelyet a Csongrád Megyei Levéltár Hódmezővásárhelyi Fióklevéltára végez. Külső források elnyerése nélkül, előbbieken túlmenően digitalizálással csak a kutatói megrendelések arányában számolunk. III. 4. Levéltári anyag nyilvántartása Az intézmény a ScopeArchive használatára történő átállás megkezdéséig a jogszabályi előírásoknak megfelelően az e-archívumban rögzíti az őrizetében lévő iratanyagok törzskönyvi nyilvántartását, emellett munkatársaink az iratok 7. oldal

9 mennyiségi paramétereinek (rendezettségi szint, mennyiség) változását jobban tükröző, az adatszolgáltatások elkészítéshez nagyobb segítséget nyújtó fond nyilvántartó programot, a Registrumot illetve a hagyományos statisztikai adatlapokat is vezetik. Az őrizetünkben lévő iratanyagok fonddossziéiba kerülnek elhelyezésre azok rendezettségi szintjének vagy mennyiségének változásait jelző jegyzőkönyvek, feljegyzések, adatlapok, raktárjegyzékek. A külső szervekről vezetett nyilvántartásokba bejegyezzük az évközi selejtezéseket, az azokkal kapcsolatos észrevételeket, az adott iratképző iratkezelést érintő egyéb eseményeket, a szükséges ellenőrzések időpontjait, illetve ezek iratait elhelyezzük a szervdossziékban. Az iratátvételek a gyarapodási, a különböző célú kölcsönzések pedig a kölcsönzési naplóban kerülnek rögzítésre. A tárgyév során közel háromszáz iratfolyóméternyi (296,76 ifm) irat és kötet anyaghoz készülnek egyszerű és áttekintő raktári jegyzékek. A 2014 folyamán elkészítendő nyilvántartások összesítőjét az 1. melléklet tartalmazza. III. 5. Rendszerezés, rendezés A tárgyév során összesen 138,82 iratfolyóméternyi irat és kötetanyag kerül rendezés alá. Az ellenőrző rendezési munkákat (42,54 ifm) repertórium készítési feladatok teszik előzetesen szükségessé. A tavalyi évben végrehajtott virtuális fondösszerendezések tényleges végrehajtása 2014-ben valamivel több mint félszáz (50,61 ifm) iratfolyóméternyi anyagot érint. A megadott szempontok szerinti összefoglaló táblázatot a 2. melléklet tartalmazza. III. 6. Selejtezés A tárgyév során 37,42 iratfolyóméter összmennyiségű iratanyag selejtezés alá vonását tervezzük a középszintű iratrendezések velejáróiként. A megadott szempontok szerinti összefoglaló táblázatot a 3. melléklet tartalmazza. 8. oldal

10 III. 7. Segédletkészítés A tárgyév során a mutató, a lajstrom és napirend készítési feladatok összesítve 18,32 ifm mennyiségű iratanyagot érintenek. A megadott szempontok szerinti összefoglaló táblázatot a 4. melléklet tartalmazza. III. 8. Kutató- és ügyfélszolgálat A tudományos kutatók, helytörténészek, szakdolgozatot készítő hallgatók, családfakutatók és egyéb érdeklődők száma feltehetően a korábbi évekhez hasonlóan alakul ( kutató, kutatási eset). A kutatás az érvényes jogszabályok és szabályzatok alapján történik. Kutatói igényre iratokról másolatot készítünk. Öt kutatótermünk felügyeletét telephelyenként egy-egy fő látja el. Amíg az állampolgárok kutatóhelyeinket tudományos érdeklődésük miatt látogatják, addig ügyfélszolgálatunkat személyi, illetve vagyoni jogosultságaikat hitelesen igazoló dokumentumok kiadása érdekében keresik fel. Az ügyfélszolgálati megkeresések száma vélhetően a korábbi évek tendenciáihoz fog igazodni ( ügyfél). A kérelmek legnagyobb részét várhatóan az öregségi nyugdíj megállapításához szükséges munkaidő-igazolások fogják kitenni. Az ügyfélszolgálati feladatok ellátását összesen hat fő végzi. A kutató- és az ügyfélszolgálati feladataink ellátása során kiemelt figyelmet fordítunk az illetékszedéssel kapcsolatban kiadott (17/2013. sz.) főigazgatói utasításban foglaltak maradéktalan betartására. III. 9. Tudományos munka, konferenciák, kiadványkészítés, kiadói tevékenység A tervidőszakban tagintézményünkben 11 fő végez tudományos munkát. Tudományos fokozattal rendelkezők nincsenek, fokozatszerzési eljárásban 2 munkatársunk vesz részt, kutatónapot 10 fő tervez igénybe venni, amely összesen 343 napot jelent. Terveink szerint 2014-ben megjelentetjük évkönyvünk 26. kötetét. A Forrásközlemények sorozatban tervezzük Baja város polgármestereinek közötti jelentéseit tartalmazó forráskiadványnak a megjelentetését. Tematikus 9. oldal

11 első világháborús tanulmánykötetet (Kecskemét az I. világháborúban) tervezünk megjelentetni. A 2010-ben útjára indított internetes folyóiratunkat a Múltbanézőt ben is két alkalommal tervezzük megjelentetni. Fentiek mellett számolunk az MNL közös tudományos programjaiban történő részvétellel. A fent ismertet kiadványokba kollégáink összesen 27 publikáció megjelentetését tervezik. A Magyar Tudomány Napjához kapcsolódva a XV. Levéltári Nap (Kecskemét az I. világháborúban) 2014 novemberében kerül megrendezésre. III. 10. Közművelődés, oktatás, PR-tevékenység Levéltárunk rendhagyó történelemórák tartásával, ismeretterjesztő cikkek írásával, konferenciák, könyvbemutatók, műveltségi vetélkedők szervezésével, önállóan rendezett kiállítással, vagy kiállítás rendezése céljából kölcsönzött dokumentumokkal igyekszik gazdagítani a megye művelődési életét. Intézményünk 2010-ben csatlakozott a Múzeumok Éjszakája elnevezésű országos rendezvénysorozathoz. Erre az alkalomra az elmúlt négy évhez hasonlóan olyan kiállítás összeállítását tervezzük, amely viszonylag szélesebb közönség érdeklődésére is számot tarthat, így reméljük, hogy a rendezvény eredményeképpen a levéltár ismertsége a helyi társadalom tagjai körében tovább növekszik. III. 11. Könyvtári munka -Állománygyarapítás: Az NKA Közgyűjteményi Kollégiumától 2013 őszén elnyert támogatás segítségével, ami új kötet megvásárlását teszi lehetővé, további gyarapodás a kiadványcsere útján fog megvalósulni. -Nyilvántartás és feldolgozás: Könyvek állományba vétele Cím- és csoportos leltárkönyvek vezetése. Az állományba vett könyvek katalogizálása (TextLib program segítségével) A könyvek, időszaki kiadványok dokumentum-leírásainak, ETO jelzeteinek elkészítése. Gyűjtőkörtől függően a tanulmánykötetek analitikus feltárása. -Állományrevízió: 2014-ben a kiskunhalasi részlegnél esedékes. -Elektronikus nyilvántartás: Az évfolyamonként bekötött muzeális értékű újságok számonkénti feldolgozásának folytatása. A munka eredményeként katalógusból 10. oldal

12 megállapítható lesz, hogy egy évfolyamból mely számok vannak meg és melyek hiányoznak. Összefoglaló, egy-egy témával kapcsolatosan részletesebb tájékoztatást nyújtó helytörténeti jelentőségű cikkek adatainak bevitele a katalógusba. A cikkek ETOszámokkal ellátása lehetővé teszi a téma és dátum szerinti visszakeresést. Az újságok számai, a feldolgozott cikkek visszakereshetők megjelenési idejük (év, hónap, nap) szerint is. A katalógusban szereplő, Interneten elérhető dokumentumok linkjeinek ellenőrzése, javítása. Az Internetre az utóbbi időben került fontosabb kézikönyvek adatainak, elérésének beírása, a korábban beírt dokumentumok adatainak esetleges törlése, hogy könnyen ellenőrizhető mennyiségű Interneten elérhető dokumentum szerepeljen a katalógusban. III. 12. Anyakönyvi másodpéldányok kezelése A Bács-Kiskun megyei települések állami anyakönyvinek levéltárban őrzött másodpéldányaiba az utólagos anyakönyvi bejegyzések bevezetését folyamatosan végezzük, valamint a beérkező iratokat nyilvántartásba vesszük. A korábbi időszakból elmaradásaink nincsenek, így a korábbi évek nagyságrendje alapján utólagos bejegyzéssel számolunk, amelyet az elmúlt évek gyakorlatának megfelelően egy munkatársunk végzi. III. 13. Nemzetközi kapcsolatok A korábbi évekhez hasonlóan 2014-ben is szeretnénk részt venni a szabadkai nemzetközi levéltári napon, amelyen előadóval is képviseltetnénk tagintézményünket. III. 14. Vezetés, ügyvitel, képzés, továbbképzés A 2014-es esztendőben a központi elképzeléseknek megfelelően tagintézményünkben is bevezetésre kerül az elektronikus iktatás. A tárgyév folyamán határidőre elkészítjük az adatszolgáltatásokat, statisztikákat, valamint mindazon jegyzőkönyveket, emlékeztetőket, amelyek az SZMSZ-nek megfelelően tagintézményünk működését dokumentálják. 11. oldal

13 Felkérés esetén munkatársainkat delegáljuk azokba a felállításra kerülő munkabizottságokba, amelyek az MNL szakmai egységesülését segítik elő az egyes részterületeken. Ugyanezen cél elérése érdekében részt veszünk a különböző szakmai továbbképzéseken, tájékoztatókon, értekezleteken. Munkarendünk, ügyfélszolgálati nyitva tartásunk 2014 folyamán sem változik, így azok a korábbi évek gyakorlatának megfelelően alakulnak. Nyári bezárást ben sem tervezünk. III. 15. Pályázatok A 2014-es esztendőben az NKA Közgyűjteményi Kollégium által remélhetőleg kiírásra kerülő pályázatokon az alábbi témákban tervezünk - összesen 2,5 millió forint értékben - pályázatot benyújtani: konferencia-rendezés, könyvkiadás, könyvtárfejlesztés, állományvédelem. Emellett Kecskemét város támogatási programjához tervezünk pályázatot benyújtani első világháborús kötetünk megjelentetésére. Az adatok kitöltéséért felelős: Gáspár Erika, levéltári kezelő, (76) Az adatok hitelességéért felelős: Szabó Bence, mb. igazgató, (76) Kecskemét, december 2. Szabó Bence mb. levéltár-igazgató 12. oldal

14 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet évi terv (nyilvántartások) 2. sz. melléklet évi terv (rendszerezés, rendezés) 3. sz. melléklet évi terv (selejtezés) 4. sz. melléklet évi terv (segédletkészítés) 13. oldal