ELŐTERJESZTÉS. Dombóvár Város Önkormányzata Képviselőtestületének június 5-i ülésére

Átírás

1 Egyszerű többség ELŐTERJESZTÉS Dombóvár Város Önkormányzata Képviselőtestületének június 5-i ülésére Tárgy: Hatásvizsgálat készíttetése az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet átalakítására, megszüntetésére Előterjesztő: Patay Vilmos polgármester Készítette: Pénzügyi és Költségvetési Iroda Tárgyalta: Pénzügyi és Városgazdálkodási Bizottság Tanácskozási joggal meghívott: Gulyásné Kovács Zita Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet vezetője Költségvetési, pénzügyi-gazdálkodási szempontból ellenőrizte: Kovács Gyula Pénzügyi és Költségvetési Iroda vezetője Törvényességi szempontból ellenőrizte: dr. Gábor Ferenc jegyző

2 2 Tisztelt Képviselő-testület! Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet megszüntetésének vizsgálatát 5 képviselő indítványozta (az előterjesztés 1. számú melléklete szerint), az intézmény fenntartásával járó kiadások megtakarítása érdekében. A város intézményeinek gazdasági feladatait szeptember 1-jétől látja el az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet, az intézmények szakmai önállóságának és az előirányzatok feletti teljes jogkörű rendelkezésének meghagyásával. A gazdasági feladatok átszervezésének célja a hatékonyabb önkormányzati gazdálkodás, szabad kapacitás jobb kihasználtsága, szállítók versenyeztetése, egységes számviteli politika kialakítása volt. Az egységes gazdasági szervezet létrehozásával a jogszabályoknak megfelelő személyi és tárgyi feltételeket nem kellett valamennyi intézményben biztosítani. Az átszervezés időpontjáig intézményeink fele az önálló gazdálkodáshoz előírt személyi és tárgyi követelményeket nem teljesítette. A pénzügyi-számviteli területen dolgozók létszámát természetes fogyás útján fokozatosan sikerült csökkenteni, miközben az intézmény az előírásoknak is eleget tett. Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet munkájáról készített tájékoztatót a 2. számú melléklet tartalmazza. A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról jelenleg a évi CV. törvény rendelkezik. A törvény 12. d) bekezdése szerint az alapító köteles átalakítani vagy megszüntetni a költségvetési szervet, ha hatásvizsgálata alapján a közfeladat más módon vagy más szervezetben hatékonyabban teljesíthető. A megszüntető jogszabályban ki kell jelölni azt a szervezetet, amely a megszűnő költségvetési szerv feladatait a megszűnést követő naptól ellátja. A megszüntetés feltétele a közfeladat-ellátási kötelezettség előzetes felülvizsgálata, valamint, hogy a közfeladat további ellátásról az alapító szerv más módon képes gondoskodni. A megszüntetésről határozatban kell rendelkezni, melyet legalább negyvenöt nappal a megszüntetés kérelmezett napja előtt ki kell hirdetni. Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet valamennyi feladatának jövőbeni ellátásáról rendelkezni kell, számviteli, pénzügyi feladatok mellett az intézményhez tartozik többek közt az óvodai és bölcsődei konyhák működtetése, takarítási feladatok, védőnői szolgálat. A törvény a közszolgáltató költségvetési szervek besorolásában közintézményként különíti el a gazdasági-pénzügyi, műszaki ellátást végző költségvetési szervet. A törvény indoklása alapján a költségvetési szervek gazdaságtalan működésének egyik alapvető oka a kis intézményméret meghatározó volta, ugyanakkor az egyenként kiépített komplett szervezeti-funkcionális (s ezzel járó létszám) struktúra igen nagyszámú jogi személyiségű intézményből álló, területileg szétszórt intézményhálózatban túlzottan széles körben jelenik meg.

3 3 A jogszabályoknak megfelelő személyi és technikai feltételekkel rendelkező gazdasági szervezet működtetése intézményenként eléggé költséges. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet írja elő a más szervek gazdálkodási, üzemeltetési tevékenységeinek ellátására létrehozott költségvetési szervek elszámolási feladatait. Gazdasági szervezettel az önállóan működő költségvetési szerv nem rendelkezik, az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv jogszabály vagy irányító szerv döntése alapján rendelkezhet. A gazdasági szervezetnek kell ellátnia: előirányzatok tekintetében gazdálkodással, könyvvezetéssel, adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, működtetéssel, üzemeltetéssel kapcsolat feladatokat, vagyongazdálkodás körében beruházással, vagyon hasznosításával, védelmével kapcsolat feladatokat. A gazdasági szervezetben a személyi feltételeket biztosítani kell. A gazdasági vezető a költségvetési szerv vezetőjének helyettese, átmeneti vagy tartós akadályoztatása esetén haladéktalanul gondoskodni kell helyettesítéséről. A gazdasági vezetőnek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy felsőoktatásban szerzett egyéb végzettséggel és legalább államháztartási mérlegképes könyvelői képesítéssel kell rendelkeznie. A számviteli törvény szerinti számviteli szolgáltatást végző személynek a fenti végzettség mellett az előírt engedély megléte is követelmény. Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek, valamint a kötelezettségvállalás és az utalvány ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyiszámviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. Az összeférhetetlenségi szabályok alapján az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a szakmai teljesítést igazoló személlyel. Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet átszervezése időpontjában az intézményekben foglalkoztatott pénzügyi-számviteli dolgozók létszáma 37 fő, jelenleg 29 fő, miközben a feladatok jelentősen bővültek, mivel a szervezethez került a bölcsőde, a döbröközi óvoda, a kaposszekcsői óvoda, csikóstőttősi óvoda, kaposszekcsői általános iskola, csikóstőttősi általános iskola és a döbröközi egységes iskola. A képviselő-testület döntése alapján a szervezet végzi a Dombóvár Térségi Szennyvízkezelési Önkormányzati Társulás gazdasági feladatait is. A szervezet a évi költségvetés alapján összesen eft összegű előirányzat tekintetében látja el a gazdálkodással kapcsolatos feladatokat. Az intézmény évi költségvetésének eredeti előirányzata eft. Az intézmény megszüntetése esetén a védőnői szolgálatot, konyhákat, takarítást továbbra is fenn kell tartani. A pénzügyi-számviteli részre jutó költség eft, melyből a személyi juttatás és járuléka eft, a dologi kiadás eft. Az átszervezés során létrejövő gazdasági szervezetek számától függően változhatna a személyi juttatás és járulékának összege, a tapasztalatok alapján emelkedne.

4 4 Az intézmény nagysága, az intézményegységek nagy száma (12), a költségvetés összege ( eft) elsősorban az Apáczai Oktatási Központ esetében indokolhatná a külön gazdasági szervezet létrehozását szeptember 1-je előtt a Belvárosi Általános Iskolában és az Apáczai Szakközépiskolában 13 fő gazdasági ügyintéző volt, azóta bővült az intézmény a döbröközi, kaposszekcsői, csikóstőttősi intézményegységekkel, valamint a dombóvári óvodákkal és a bölcsődével. A felmerülő feladatok és a lehetséges munkakörök, valamint a tagintézményeknél szükséges, kihelyezett munkák (analitikus nyilvántartások vezetése, térítési díjak szedése) szükségletét figyelembe véve az Apáczai Oktatási Központ gazdasági szervezeténél legalább 12 fő foglalkoztatásával számolhatunk. A Polgármesteri Hivatalban 3 milliárd forint saját előirányzat és az önkormányzat teljes költségvetési gazdálkodását 10 fő látja el. A szolgáltatások terjedelme, az ellátottak száma határozza meg a további gazdasági szervezetek létszámigényét, de gazdasági szervezetenként legalább 4 főt kell biztosítani, miközben a teljes körű helyettesítés nincs megoldva. Az egyes gazdasági szervezetekben ki kell alakítani a számviteli, munkaügyi, pénzügyi munkaköröket, melyek az egyes szervezetekben párhuzamosan működnek, természetesen a gazdasági vezetői munkakört is létre kell hozni szervezetenként. Összességében már két gazdasági szervezet létszámszükséglete elérheti a 35 főt, mely a jelenlegi állapothoz képest 13 millió forint összegű többletkiadást okoz. A mostani állapot alapján a szervezet egy költségvetést és egy beszámolót készít az egész intézményhálózatra, az intézményi szerkezet változással kapcsolatban természetesen a számviteli politikát, az egységes könyvelési rendszert is át kell alakítani. Az informatikai fejlesztések alapján az IMI program várhatóan a második félévtől nem működtethető tovább, központosított illetményszámfejtő rendszer, internet alapú változatát vezetik be. A párhuzamos nyilvántartások az adminisztrációs kiadások nagyságát emelik. A szervezet szétdarabolásával az egyébként nem jelentős (2 millió Ft) ingatlanfenntartási költségek megtakarítására csak részben nyílik lehetőség, mivel az Apáczai Oktatási Központban nagyobb létszámú gazdasági szervezet elhelyezéséről kell gondoskodni. A szervezet megszüntetésének vagy más formában való működtetésének pontosabb következményeit külső szakértő által készített hatásvizsgálat mutathatja be. Javasolom a képviselő-testületnek, hogy a hatásvizsgálat elkészítéséhez, a feladatellátás módjának meghatározásához szakértő segítségét vegye igénybe. Határozati javaslat Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete felhatalmazza a polgármestert, hogy az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet átalakításáról, vagy megszüntetéséről készíttessen hatásvizsgálatot, mely alapján megállapítható, hogy a közfeladat más módon vagy más szervezetben hatékonyabban teljesíthető-e.

5 5 Határidő: augusztus 31. hatásvizsgálat készítésére Felelős: polgármester Végrehajtásért felelős: Pénzügyi és Költségvetési Iroda, Jegyző Dombóvár, május 12. Patay Vilmos polgármester

6 1. sz. melléklet

7 7 2. számú melléklet INTEGRÁLT ÖNKORMÁNYZATI SZOLGÁLTATÓ SZERVEZET 7200 Dombóvár, Bezerédj u. 2/B. Telefon: 74/ / / Fax: 74/ /21-es mellék integralt.dombovar@enternet.hu Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet bemutatása Kelt: Dombóvár, május 6. Gulyásné Kovács Zita intézményvezető

8 8 I. Általános adatok Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 69/1996. (IV.29.) számú határozata és a módosító 20/1997. (II.17.) számú határozata alapján meghatározott feladatok ellátására létrehozta az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezetet. Kezdetben a szivárvány Óvoda és Bölcsőde, a Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központ Társulás, és a városi könyvtár tartozott az Integrált Szervezethez. A képviselő-testület 167/2007 (VI.28.) számú határozatával bővítette az Integrált Szervezet feladatait, szeptember 1-től valamennyi önkormányzati intézmény gazdasági feladatait egy egységes gazdasági szervezet látja el. Az Integrált Szervezet végzi a tervezéssel, az előirányzat felhasználással, előirányzat módosítással, az üzemeltetéssel, készpénzkezeléssel, könyvvezetéssel, a beszámoló és beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat saját szervezetére és az önállóan működő önkormányzati intézmények tekintetében augusztus 1-től a dombóvári képviselő-testület döntése értelmében szinte valamennyi önkormányzati intézmény takarítási feladatait az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet látja el augusztus 1-től az Apáczai Oktatási Központ megalakulásával a kaposszekcsői tagintézménnyel (kaposszekcsői iskola, óvoda, csikóstőttősi iskola, óvoda) bővült az Integrálthoz tartozó intézmények száma. A gazdasági szervezet jogállása: Önálló jogi személyiséggel és teljes gazdálkodási jogkörrel rendelkező költségvetési intézmény. A gazdasági szervezet gazdálkodási jogköre: Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet az előirányzatok feletti rendelkezési

9 9 jogosultság szempontjából teljes gazdálkodási jogkörrel rendelkező költségvetési intézmény, a gazdálkodás módjára tekintettel önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. Saját előirányzatai, valamint a hozzárendelt részjogkörrel rendelkező, önállóan működő költségvetési szervek meghatározott előirányzatai felett rendelkezni jogosult. II. Feladatellátások értékelése Az Integrált fő feladata a hozzá tartozó önállóan működő intézmények gazdasági, pénzügyi, munkaügyi feladatainak teljes körű ellátása, az óvodai konyhák és a bölcsődei konyha működtetése, valamint az intézményeknél lévő takarítási feladatok ellátása. Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet az alábbi, önállóan működő költségvetési szervek pénzügyi-gazdálkodási feladatait látja el: - József Attila ÁMK számú Ipari Szakképző Iskola és Kollégium - Illyés Gyula Gimnázium, Szakközépiskola és Kollégium - Apáczai Csere János Bölcsőde, Óvoda, Általános és Középiskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény és Kollégium - Egyesített Szociális Intézmény - Dombóvár Város Hivatásos Önkormányzati Tűzoltósága - Városi Könyvtár - Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központ Az önállóan működő intézmények vezetői rendelkeznek a képviselőtestület által részükre a költségvetésben jóváhagyott összegek felett, valamint a terven felüli saját bevételek vonatkozásában. Az Integrált és az önállóan működő intézmények együttműködési rendjét a jelenleg érvényben lévő Együttműködési megállapodások tartalmazzák.

10 10 Az együttműködés általános szempontjai: 1, Az intézmények együttműködésének célja az, hogy a hatékony, szakszerű és ésszerű takarékos intézményi gazdálkodás szervezeti feltételeit megteremtse. 2, Az együttműködés nem csorbíthatja az önállóan működő intézmények gazdálkodási, szakmai döntésjogi rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét. 3, Az önállóan működő és gazdálkodó intézmény gazdasági szervezete útján biztosítja a szabályszerű, törvényes és ésszerű gazdálkodás feltételeit, elsősorban érvényesítési, ellenjegyzési jogkörének gyakorlásán keresztül és más gazdasági folyamatokba beépített belső ellenőrzési feladatainak ellátása során. 4, Az önállóan működő intézmények által teljesített, az intézmény költségvetését megalapozó adatszolgáltatások valódiságáért saját nyilvántartási rendszerénél az önállóan működő intézmény vezetője, míg az egyéb pénzügyi információszolgáltatások tekintetében az önállóan működő és gazdálkodó intézmény vezetője a felelős. 5, Az Integrált gondoskodik arról, hogy a gazdálkodással kapcsolatos állami, önkormányzati szabályozások eljussanak az önállóan működő intézményekhez, és azok végrehajtását segíti. Az önállóan működő intézmények önálló adószámmal, önálló bankszámlával és önálló házipénztárral rendelkeznek. A házipénztárak kezelése a központi irodában történik, az intézményeknél ellátmányrendszer került kialakításra, melyet az iroda kihelyezett dolgozója kezel. A Szervezet költségvetése: Az Integrált évre tervezett éves költségvetése millió forint, ez az összeg tartalmazza az Integrált iroda költségeit, a konyhák működésének kiadásait, a

11 11 takarítással, karbantartással kapcsolatos költségeket, illetve a védőnői szolgálat összes kiadását. A fenti összegből az Integrált iroda működésére tervezett költség e Ft, melynek 81%-a a dolgozók személyi juttatása és járulékai ( e Ft), a dologi kiadásokra tervezett összeg e Ft 2010-ben, de ez az összeg tartalmaz e Ft Apáczai Oktatási Központ felé továbbszámlázandó közüzemi díjat. Létszám alakulása: Az Integrált Szervezet átszervezése előtt a dombóvári intézményeknél a pénzügyiszámviteli alkalmazottak létszáma 37 fő volt. Az Integrált Szervezet közalkalmazott munkavállalóinak létszáma jelenleg 107 fő. Ebből a létszámból az adminisztratív dolgozók száma 29 fő, 44 fő takarító, 1 fő takarítási csoportvezető, 24 fő egyéb technikai dolgozók (óvodai karbantartók, konyhai személyzet) és 9 fő védőnő tartozik még a Szervezethez. Az adminisztratív dolgozók közül 22-en az Integrált Szervezet irodájában dolgoznak, 7 fő pedig kihelyezett gazdasági ügyintézőként dolgozik az általános és középiskolákban, valamint a szociális intézményekben. A jelenlegi létszám a tavaly Interálthoz került kaposszekcsői gazdasági vezetőt is tartalmazza, a fenntartótól erre az átvett feladatra plusz létszámot az Integrált nem kapott, az üres álláshely került megszüntetésre. A 29 fő adminisztratív dolgozó végzettsége általában középfokú (érettségi). A 29 főből 12 főnek van mérlegképes könyvelői végzettsége, ebből 11 fő regisztrált mérlegképes könyvelő. A regisztrált mérlegképes könyvelői végzettség mellett 1 fő rendelkezik felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, és 3 munkavállalónak van felsőoktatásban szerzett egyéb végzettsége (ebből 2 főnek van költségvetési szervnél szerzett gazdasági vezetői gyakorlata) A gazdasági szervezet működése és felépítése: - intézményvezető - intézményvezető helyettes

12 12 - szakmai csoportok 1, Számviteli csoport 2, Pénzügyi csoport 3, Munkaügyi csoport 4, Ügyviteli és vagyonrendezési csoport 5, Kihelyezett gazdasági ügyintézők 6, Technikai csoport Minden csoportnak szakmai vezetője van, kivéve a kihelyezett gazdasági ügyintézőket. A csoportok munkájukat a csoportvezető közvetlen irányításával végzik, az esetleges helyettesítéseket a csoporton belül oldjuk meg. 1, Számviteli csoport A számviteli csoportban dolgozó 5 fő végzi a 9 intézmény (ezen felül az Apáczai Oktatási Központ 7 intézményegységgel, a József Attila ÁMK és az ESZI kettő-kettő vidéki tagintézménnyel rendelkezik) beérkező számláinak feldolgozását, kontírozását, a bérkönyvelést, az adóbevallások, jelentések és beszámolók készítését, stb. Munkájuk hatékonyabb ellátása érdekében 2007-től egy egységes könyvelési rendszer lett kialakítva, a Gordius Integrált Költségvetési Gazdálkodási rendszer pénzügyi modulját használják, a Szervezet munkatársai szívesen dolgoznak vele. Ezt a számítógépes programot használják Dombóvár Város Önkormányzatának pénzügyi osztályán is. A Gordius program egy átfordító program segítségével adja át az adatokat a Magyar Államkincstár TATIGAZD programjába, így biztosítva a beszámoló, költségvetési jelentés és minden jelentési kötelezettséghez szükséges adatszolgáltatást. Ez a számítógépes program kezeli az általános és banki feladatokat, házipénztár vezetésére alkalmas, a szakfeladatokat, és a költségvetési terv előirányzatokat kezeli, nyilvántartja a kötelezettségvállalásokat, illetve lehetőség van különféle lekérdezések és elemzések elvégzésére. A Gordius könyvelési programot a számvitel és a pénzügyi csoport használja, a számítógépek hálózatban működnek. A tavalyi évben megalakult Apáczai Oktatási Központ miatti intézményi struktúra

13 13 változás jelentős többletmunkát jelentett, valamint a hozzánk került kaposszekcsői tagintézmény számviteli feladatait csoporton belüli munkaköri átszervezéssel oldottuk meg. A számviteli csoport leterheltségét mutatja, hogy 2009-ben az összes könyvelési tétel körülbelül darab volt (bank, bérkönyvelés, előirányzat, vegyes naplók), ben a könyvelési tételek mennyisége jelentősen megnő a évi szakfeladat változások miatt (egy adott költséget több szakfeladatra kell bontani a könyvelés során). 2, Pénzügyi csoport Pénztári feladatok - Az ellátmányrendszere működtetése: intézmények részére az ellátmány biztosítása, elszámoltatása, készpénzforgalom biztosítása, pénzintézeti ügyintézés. Készpénz felvétele, házipénztár kért összegének kiadása. A készpénzforgalomban szereplő ki- és befizetésekhez kapcsolódó okmányok tartalmi, alaki helyességének ellenőrzése. - Beérkező számlák: - felszerelése megrendelés (kötelezettségvállalás) igazoltatás, átvétel - utalvány készítése - kifizetési bizonylat készítése - kifizetés a pénztárból - külső számla iktatása - bevételezés a pénztárba Pénzügyi, számlaforgalmi feladatok - Kimenő számlák: - szerződés rögzítése - egyedi vagy szerződéses számla készítése, postázás - folyamatos szerződés esetén havonta számla készítése - Számlák átutalása: - a GORDIUS programban utalvánnyal ellátott számláinak utalásra jelölése, az utalások ellenőrzése, banki átutalás készítése az ELECKTRA (átutalási program) részére

14 14 - átutalás az ELECKTRÁ-val, pénztári példány készítése naponta intézmények számlaforgalmának figyelemmel kísérése - pénzigénylés az Önkormányzati Kincstár keretében bankszámlákról utalás Egyéb feladatok - Kapcsolattartás az intézményekhez kihelyezett pénzügyi feladatokat ellátó munkatársakkal, munkájuk segítése, helyettesítése szükség szerint - Vevő számlák készítése, kiegyenlítés figyelemmel kísérése, fizetési felszólítás küldése, lejárt határidejű számlák jelentése - Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, kiadása az intézményeknek, pótlásuk, visszavételezés - Együttműködés a számviteli csoporttal, egyeztetések, átutalások - Együttműködés a munkaügyi csoporttal, havonta MÁK részére történő lejelentések kigyűjtése a pénztárból és a bankból - Együttműködés a vagyongazdálkodási és ügyviteli csoporttal, analitikák, leltárak, adatszolgáltatások A csoportban dolgozók létszáma jelenleg 3,5 fő. A pénzügyi csoport az intézményeknél lévő kollégákkal valamennyi pénzügyi feladatot ellátja, mind a Kiskincstár által biztosított ellátmány készpénzkímélő, OTP terminálon történő átutalások bonyolítását, mind pedig valamennyi intézmény házipénztárának kezelését. A házipénztár forgalma minimális mértékű, lehetőség szerint valamennyi vásárlás értékének kiegyenlítése, és az alkalmazottak részére is átutalással történik a kifizetések teljesítése. A házipénztár maximális kerete Ft. A pénzügyi csoport által feldolgozott pénztári tételek száma évente körülbelül db. A pénzügyes csoport által is használt Gordius program elektronikusan adja át az OTP terminál részére az intézményi utalásokat, ez a rendszer kiváló, és gyors. Az intézmények jelenleg összesen 29 bankszámlával rendelkeznek.

15 15 3, Munkaügyi csoport A munkaügyi csoportban 4 fő látja el a 8 intézményben dolgozó 835 fő munkaügyi és személyi feladatait az alábbi bontás alapján: Ügyintéző I: Integrált Önkorm.Szolg. Szervezet 109 fő Kapaszkodó 48 fő Apáczai OK Óvodai, Bölcsődei Int. Egység 77 fő Könyvtár 7 fő 241 fő Ügyintéző II: 516.sz.Ipari Szakmunkásképző Intézet 114 fő József Attila ÁMK 103 fő 217 fő Ügyintéző III: Apáczai Oktatási Központ 184 fő Ügyintéző IV: ESZI 112 fő Illyés Gyula Gimnázium 51 fő Apáczai Okt. Közp. Kaposszekcsői Ált.Isk. 29 fő 192 fő A Városi Tűzoltóság 66 dolgozójával együtt az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet munkajogi létszáma 901 fő. Az ügyintézők feladatai: Rendszeres feladatok: - Intézményi Munkaügyi Információs Rendszer működtetése - Dolgozók felvétele, IMI rendszerben nyilvántartása - Jogviszonyváltozással kapcsolatos valamennyi ügyirat elkészítése - Személyi anyagok karbantartása - Jövedelemigazolások elkészítése - Biztosítotti bejelentések és megszüntetések elkészítése

16 16 - Megbízási szerződések elkészítése, megbízási szerződések számfejtése (óraadók, egyéb megbízási díjak) - Évi adóelszámoláshoz nyilatkozatok elkészítése, mellékletek begyűjtése, összeállítása - Túlórajelentés, távollétjelentések elkészítése a MÁK által kiadott határidők szerint - Havi könyvelési anyag rögzítése és továbbítása a MÁK felé (dolgozók saját gk.használata, kiküldetés, cafeteria elemek, stb. rögzítése) - Fizetési jegyzék nyomtatása minden dolgozónak 2 példányban Adatszolgáltatás - Létszámadatokkal kapcsolatos adatszolgáltatás - Bérkimutatások elkészítése - Költségvetéshez, beszámolókhoz a szükséges táblázatok elkészítése - Létszámmal kapcsolatos statisztikák elkészítése (üres álláshelyek) - Kapcsolattartás az intézményvezetőkkel és a MÁK-kal Egyéb feladatok - Pedagógus továbbképzéssel kapcsolatos analitika vezetése - Képzési terv készítése, képzések, továbbképzések nyilvántartása - Munkaügyi bértámogatások igénylése, havi jelentések elkészítése a Regionális Munkaügyi Központnak - Nyugdíjazási, GYED, GYES ügyek A tavalyi évben az Apáczai Oktatási Központ megalakulása miatt a munkaügyi csoportban is jelentős változás történt, a már meglévő intézmények szervezeti változásán kívül a kaposszekcsői intézményegységek 41 fő dolgozójával emelkedett az intézmények összlétszáma, mely plusz feladatot a csoporton belüli feladatok átcsoportosításával oldottunk meg. A munkaügyi csoport által használt számítógépes programot is az új szervezeti struktúrának megfelelően kellett átalakítani. Az átszervezés nagyon nagy adminisztrációval járt, hiszen közel 200 dolgozónak kellett küldeni az átszervezésről értesítéseket, elkészíteni a háromoldalú megállapodásokat, majd a kinevezés módosításokat.

17 17 A munkaügyi feladatok ellátására használatos KIR munkaügyi információs rendszer biztosítja az Szja törvény és a Kjt törvény szerinti teljes körű nyilvántartást és illetmény-elszámolást, valamint a munkáltatói, munkavállalói adóelszámolást. A használt számítógépek hálózatban működnek ban az Integráltban lévő személyi anyagok a jogszabályi előírások és az ISO minősítés érdekében egységesítésre került, valamennyi személyi anyag megfelelő formában való elrendezése megtörtént novemberétől a bérjegyzékek nyomtatása a munkaügyi csoport feladata, mely az Integrált kiadásait is növelte, hiszen a korábbiakban a MÁK-tól az intézmények postai úton a kinyomtatott fizetési jegyzéket kapták, melyet novembertől csak elektronikus formában kerül kiküldésre évben az évközi dolgozói be- és kilépők száma összesen 136 fő volt, a feldolgozott munkaügyi tételszám db, elküldött kísérőjegyzék 499 db, dolgozóknak kiadott banki jövedelemigazolások száma 226 db, munkavállalói egyéb igazolások (gázár támogatás, szociális ösztöndíjak, lakásfenntartási támogatás) száma körülbelül 300 darab volt. 4, Ügyviteli és vagyonrendezési csoport Feladatai: - Az intézmény által alkalmazott BEFESZ programmal a gazdasági feladatok végzése (folyamatos nyilvántartás, negyedéves értékcsökkenés elszámolása) - Szakképzési hozzájárulás nyilvántartása, naprakész vezetése, év végi elszámolás készítése - Intézmények kis értékű tárgyi eszköz kartonjainak nyilvántartása, kezelése - Tárgyi eszköz, kis értékű eszközök, élelmiszerek leltározásának irányítása az évi leltározási ütemtervben meghatározottak szerint - Valamennyi év végi és szükség szerinti évközi leltározások, selejtezések igény szerinti bonyolítása - Leltározási ütemterv készítése, leltárellenőri feladatok végzése

18 18 - Nyomtatvány, írószer, papíráru, védőnői anyagok, egyéb igények összesítése, beszerzések megszervezése - Telefonközpont kezelése, postakönyv, postai ellátmány vezetése, postázás bonyolítása - Irattár rendezése és folyamatos kezelése - Tankonyha élelmiszer felhasználásának nyilvántartása (évi tétel) Az ügyviteli és vagyonrendezési csoport minden, a vagyonnyilvántartással, kezeléssel kapcsolatos feladatot ellátja. Összességében db nagyértékű tárgyi eszköz található az intézményeknél júliustól az ingatlanok nyilvántartását a fenntartónak adtuk át, azóta negyedévente a változásokról jelentési kötelezettségünk van a polgármesteri hivatal felé. A nagyértékű tárgyi eszközöket a MÁK által biztosított BEFESZ programmal, a kisértékű tárgyi eszközöket az ANAL programmal tartjuk nyilván. Több mint darab kisértékű tárgyi eszköz kartont kezelünk. A csoport feladat még minden ügyviteli jellegű munka ellátása, a közbeszerzéssel kapcsolatos feladatok koordinálása ben db iratanyag került iktatásra, postai küldemények darabszáma volt. Az Integrált ügyviteli és vagyonrendezési csoportja a 2008-as évben elkészült az ANAL (kisértékű tárgyi eszközök nyilvántartása) program feltöltésével az összes intézmény tekintetében. A 2009-es év nyarán pedig teljes körű kis értékű tárgyi eszköz leltározásra került sor minden intézményben. A nagy értékű tárgyi eszköz leltározások minden év végén rendben, a leltározási ütemtervnek megfelelően megtörténtek. 5, Kihelyezett gazdasági ügyintézők Ezen dolgozóinkról elmondható, hogy speciális helyzetben vannak. Munkájukat a munkáltatói jogokat gyakorló Integrált Szervezet irányításával végzik az intézményeknél. Nem könnyű a helyzetük a mindkét irányba történő megfelelési törekvés és a nagy elvárás miatt. Saját gazdasági jellegű feladataik mellett feladatuk az intézmények mindennapi életében való igény szerinti közreműködés is.

19 19 A gazdasági szervezet intézményeknél kihelyezett dolgozói az alábbi feladatokat látják el az intézmény feladatellátásának függvényében: - Beérkező számlák feljegyzése és továbbítása - Kapcsolódó kötelezettségvállalás elkészítése - Teljesítés igazoltatása - Számítógépes programmal a tanulók, dolgozók, valamint a külső étkezők névsorának nyilvántartása, megjelölve, elkülönítve a 3 gyerekes és az egyéb támogatásban részesülő étkezőket, amelyet havonta jelent az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet felé. - Befizetési napokon lebonyolítja a térítési díjszedést, a beszedett összeget naponta köteles befizetni egyeztetés alapján egyszámlára vagy pénztárba. - Határidőre be nem fizetett térítési díjakról kimutatást készít, a kollégiumvezető, osztályfőnök és a gazdasági vezető részére. - A főkönyvi könyvelés részére negyedévente a térítési díjakkal kapcsolatos követelésekről és kötelezettségekről elkészíti az összesítő feladást. - Kis értékű tárgyi eszköz beszerzések személyi és munkahelyi nyilvántartása - Részt vesz az intézmény leltározásában a leltárkimutatások leltár kiértékelések elkészítésében megbízás szerint. - Az intézmény gépjárművének havi elszámoltatása menetlevelek alapján. - Az elkészített és aláírt bérleti szerződések továbbítása pénzügyi rendezés miatt az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezethez. - Az intézmény állapotának és működésének figyelemmel kísérése, problémák jelzése az intézmény igazgatója felé. A szükséges technikai jellegű ügyintézés végzése /megrendelés, meghibásodás bejelentés stb./, kapcsolattartás a szolgáltatókkal szükség szerint. - Az iskolai programok szervezésében való részvétel. - Rendezvények esetén eszközök kiadásáról, elszámolásáról gondoskodik. Kihelyezett gazdasági ügyintéző az általános és középiskolákban, valamint a szociális intézményekben van, létszámuk összesen 7 fő. 6, Technikai csoport

20 20 Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezethez tartozó technikai jellegű munkákat két nagy csoportra kell osztani. Az egyik a augusztus 1. óta idetartozó intézményi takarítási feladat, a másik, a már kezdetektől általunk végzett és koordinált óvodai konyhák működtetése, és az óvodai egyéb technikai feladatok ellátása. a.) Az oktatási és egyéb önkormányzati intézmények takarítási feladatainak napi végzése, a feladat irányítása. A feladatellátás helyszínei: - József Attila Általános és Művelődési Központ sz. Ipari Szakképző Iskola és Kollégium - Apáczai Oktatási Központ (Bölcsőde, Egységes iskola, Kollégium, Belvárosi Ált. Iskola, Művészetoktatási intézményegység) - Illyés Gyula Gimnázium, Szakközépiskola és Kollégium - Városi Könyvtár - Kapaszkodó Szociális és Gyermekjóléti Alapszolgáltató Központ Társulás Az intézményünk feladatbővítése az intézmények takarításával jelentősen növekedett. A takarítási csoportvezető az eszközök, tisztítószerek analitikus nyilvántartását, a dolgozók szabadság-nyilvántartását vezeti. A takarítási helyszíneket napi rendszerességgel látogatja, ellenőrzi a munkavégzés minőségét, kapcsolatot tart az intézmény vezetőjével vagy képviselőjével. A hatékonyabb munka érdekében felmértük valamennyi intézményben a takarítandó területet, és munkanap tükör keretében nyomon követjük a takarítás teljes folyamatát. Ez a takarítás további minőségi javulását is elősegíti. Fentiek ismeretében lehet változtatni a takarítási technológián és realizálni a tisztítószer igényt, megoldani az esetlegesen felmerülő helyettesítéseket. A dolgozók szükség szerinti átcsoportosításával csökkent a túlórák száma, január 1-től a tisztítószereket közbeszerzést nyert szállító szállítja, a takarékos tisztítószer felhasználás mellett törekszünk a környezetbarát koncentrátumok, egészségre nem veszélyes készítmények szakszerű használatára.

21 21 A rendszeres ellenőrzés több helyszínt és 44 főt jelent, ebből 7 fő délelőtt 7-13-ig, 37 fő délután óráig dolgozik. A folyamatos és hiánytalan feladatköri ellátáshoz egy 4 órás helyettesi munkakör is kialakításra került a rendelkezésre álló alkalmazotti létszám feladat átcsoportosításával. A takarítói munkakörben dolgozók nagy többségben az intézmények által korábban foglalkoztatott személyek, a 2008 évi átszervezés létszámcsökkenést nem jelentett, de 2009-ben közös megegyezéssel megszűnő (2 fő) takarítói álláshelyeken jelenleg is közmunkások dolgoznak. b.) Bölcsődei, óvodai konyhai és egyéb feladatellátás: A konyhai munkavégzés helyszínei: - Bölcsőde főzőkonyha - Bezerédj Amália Óvoda főzőkonyha - Szivárvány Óvoda főzőkonyha - Erzsébet Óvodai melegítőkonyha - Százszorszép Óvoda melegítőkonyha A Bezerédj Amália Óvoda főzőkonyhája látja el az Erzsébet Óvoda és a Százszorszép Óvoda élelmezési igényeit is, ahol melegítő konyha működik. A konyhák közvetlen működését, üzemeltetését az élelmezésvezető irányítja. Feladatai: - Felelős a napi működéshez szükséges anyagok /élelmiszer, gáz, vegyi anyagok stb./ megrendeléséért, átvételét. - Kezeli az anyagokra a rovat elszámolás keretében előlegként kiadott összeg elszámolását, a bizonylati és okmányfegyelem betartása mellett. - Ellenőrzi a nyersanyagok rendeltetésszerű felhasználását és az ételek megfelelő mennyiségi és minőségi elkészítését. - Gondoskodik az ételek időbeni kiszolgálásáról, valamint a raktárak a konyha és a konyhaüzemhez szorosan kapcsolódó helyiségek tisztaságáról és a közegészségügyi követelmények betartásáról.

22 22 - Az élelmezésvezetővel közösen elkészíti a heti étlapot az óvodavezető és a szakácsnő véleményének, javaslatának figyelembevételével és a gyermekorvos jóváhagyásával, egy példányt jól látható helyen kifüggeszt a szülők tájékoztatására. - Elvégzi az élelmezéssel kapcsolatos térítési díjak elszámolását, majd a meghatározott napokon beszedi a térítési díjakat és elszámolja az intézmény felé a szigorú számadás szabályai szerint. - Lekönyveli gépi program segítségével a napi kiadásokat, a beérkezett számlákat bevételezi és az Integrált Szervezethez továbbítja azokat. - Hónap végén lekönyveli az anyagfelhasználást, összesíti a havi névsort, kimutatja a normától való eltérést /megtakarítás, túllépés/ Az intézményekben alkalmazott konyhai személyzet: Bölcsőde 4 fő, Bezerédj Amália Óvoda 6 fő, Erzsébet Óvoda 2 fő, Százszorszép Óvoda 2 fő, Szivárvány Óvoda 5 fő. Konyháink HACCP rendszer alkalmazásával dolgoznak, a vonatkozó szabályzatok szerint. Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet minden dolgozójának, így az óvodai egyéb technikai feladatokat (gépkocsivezető, udvaros, karbantartó, takarító) ellátók is munkájukat munkaköri leírás alapján végzik, az intézmények helyi sajátosságait figyelembe véve, az oktatási nevelési feladatokhoz igazodó formában. Alapvető elvárás munkájukkal kapcsolatban, hogy a munkaterületen az esztétikus környezet követelményeinek megfelelő rend és tisztaság legyen.

23 23 III. Integrált egyéb feladatai Közbeszerzés, pályázati elszámolások, és az ISO. Közbeszerzés Nagyon fontosnak tartjuk, hogy az intézmény működésének minden területén a törvényi előírások pontosan betartásra kerüljenek, ez vonatkozik a közbeszerzési törvény betartására is. Dombóvár Város Önkormányzatának Közbeszerzési terve alapján az Integrált végzi az intézmények élelmiszer alapanyagok, papír, irodaszer, valamint a tisztítószer beszerzéseire közbeszerzési eljárások lebonyolítását. Az eljárások az elmúlt évben érvényesek voltak, és eredményesen zárultak. Valamennyi közbeszerzési szállítási szerződés határozott időre, 12 vagy 24 hónapra szól, a teljesítést követő 30 napon belüli átutalással történő fizetési feltétellel. Az élelmiszer alapanyagok tekintetében az első közbeszerzési szerződés szeptemberétől érvényes. A és 2009 évi élelmiszer alapanyag költségek összehasonlításakor már jelentős, éves szinten több mint 13 millió forintos megtakarítás tapasztalható, a tisztítószer beszerzés esetében a két évet összehasonlítva közel 3 millió forint a megtakarítás. A papír, írószer beszerzéssel kapcsolatban azonos évi felhasználás mellett körülbelül évi 4 millió forintos megtakarítás várható, mivel a április 1-től hatályos papír, irodaszer közbeszerzési szállítási szerződés a korábbi évi szállítási szerződésnél jóval kedvezőbb. A jelenleg érvényben lévő határozott időre szóló közbeszerzési szállítási szerződések: - Élelmiszer alapanyagok: szeptember augusztus Tisztítószer: január december Papír, irodaszer: április március 31.

24 24 Pályázatok elszámolása Az önkormányzati intézmények nagy hangsúlyt fektetnek a működésükkel kapcsolatos pályázati lehetőségek kihasználására. Ezt bizonyítja például a évben elszámolt pályázati összegek nagysága, amelyek intézményenként az alábbiak szerint alakultak: - József Attila ÁMK ,-Ft - Apáczai Oktatási Központ Egységes Iskola ,-Ft Kollégium ,-Ft Óvodai intézményegység ,-Ft - Illyés Gyula Gimnázium ,-Ft sz. Ipari Szakképző Iskola ,-Ft - Egyesített Szociális Intézmény ,-Ft - Kapaszkodó Szociális A. Közp ,-Ft - Városi Könyvtár ,-Ft ,-Ft A pályázatok pénzügyi elszámolását a gazdálkodási helyzet sajátossága miatt intézményünk végzi, készíti és továbbítja a pályázathoz az összesítéseket, mellékleteket. Felügyeli az elszámolások szabályszerűségét, kapcsolatot tart az intézményi pályázati felelősökkel, valamint szükség szerint a pályázatokat kiírókkal. Az önkormányzat felé adatszolgáltatást végez a pályázatok megvalósulásával, pénzügyi teljesítésével kapcsolatosan. ISO Intézményünk 2004-ben minőségirányítási rendszert vezetett be és a tanusító auditnak megfelelően a DIN EN ISO 9001:2000 szabványban foglaltak szerint dolgozik. Az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet minőségpolitikája szerint a minőségirányítási rendszer bevezetésével áttekinthetőbb folyamatok, eljárások, meghatározott célok és jól körülhatárolt felelősségek kerülnek kialakításra. Erősödik a

25 25 minőségtudat, mellyel együtt jár a hatékonyabb kommunikáció, a még pontosabb tervezés. Így lehetővé válik a minőségirányítási rendszer működésének legfőbb célja, az igénybevevői, kapcsolati partnerek maximális elégedettségének elérése. A minőségirányítási rendszert a GüteZert GmbH rendszeresen (évente) felülvizsgálja. A április 21-én megtartott ISO auditon intézményünk hibátlanul vizsgázott. IV. Összegzés Fentiekben bemutatott intézményi feladatok mutatják, hogy az Integrált Önkormányzati Szolgáltató Szervezet működése mennyire összetett. Az Integrált iroda csoportjaiban dolgozók több intézmény számviteli, pénzügyi, munkaügyi és egyéb feladatát látják el, a csoportokban hatékonyabban tudnak együtt dolgozni. Egységessé vált a költségvetés tervezése, a gazdálkodás és a számvitel. Az Integrált pénzügyi, számviteli szabályzatok egységesek, hatályuk az Integrálthoz tartozó intézményekre is kiterjed. Az intézményi összevonással lehetőség nyílt a közbeszerzések lebonyolítására, melyből a fenntartónak a fentiekben bemutatott jelentős összegű éves megtakarítása keletkezik, az emelkedő piaci árak ellenére is.