Európai Számvevőszék. ellenőrzési kézikönyv

Átírás

1 Európai Számvevőszék 2012 Pénzügyi szabályszerűségi ellenőrzési kézikönyv HU

2 2 Áttekintés PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV ÁTTEKINTÉS A PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV RÉSZEI RÉSZLETES TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 1. RÉSZ. ÁLTALÁNOS RÉSZ 2. RÉSZ. A BESZÁMOLÓK MEGBÍZHATÓSÁGA (PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS) 3. RÉSZ. A VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK ÉS SZABÁLYOZÁS BETARTÁSA (SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉS) GLOSSZÁRIUM Kapcsolatfelvétel További tájékoztatás: Európai számvevőszék CEAD kamara Ellenőrzés-módszertani és -támogatási részleg AMS ECA-CONTACT/Eca vagy ams.contact@eca.europa.eu A kézikönyv sokszorosítását és terjesztését szívesen vesszük, a Számvevőszéktől ehhez külön engedély nem szükséges. FCAM 2. rész Tartalomjegyzék

3 3 Részletes tartalomjegyzék PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV RÉSZLETES TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS A kézikönyv célja és fő tárgya A Számvevőszék ellenőrzési módszertanának szerkezete A Pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzési kézikönyv szerkezete 1. RÉSZ. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. szakasz. Keretrendszer 1.1. A bizonyosságot nyújtó szolgáltatás definíciója 1.2. A kézikönyv alkalmazási köre 1.3. Mit kell ellenőriznie a Számvevőszéknek? 1.4. Milyen ellenőrzési jelentéseket és véleményeket kell készíteni? 1.5. A Számvevőszék hozzáférési joga 1.6. A Számvevőszék pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzésekkel kapcsolatos szakmai kötelezettségei 1.7. A Számvevőszék pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzéseinek típusai és céljai 1.8. Ellenőrzési állítások 1.9. A pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzési folyamat áttekintése Az ellenőrzési munka dokumentálása Az ellenőrzési dokumentáció időben történő elkészítése A végrehajtott ellenőrzési eljárások és a megszerzett ellenőrzési bizonyítékok dokumentálása Az ellenőrzési dossziék összeállítása Az ellenőrzési dokumentáció módosítása Minőség-ellenőrzés A minőség-ellenőrzés definíciója A minőség-ellenőrzési rendszer elemei 2. szakasz. Tervezés 2.1. A tervezés áttekintés A programkészítés mint az ellenőrzési feladat kiindulópontja Mit jelent az ellenőrzés megtervezése? A tervezés jelentősége és jellege A tervezési szakasz mozzanatai 2.2. A lényegesség meghatározása Bevezetés és meghatározás Az információ felhasználóira való összpontosítás A lényegesség meghatározásának indokai Mikor kell figyelembe venni a lényegességet? Mennyiségi és minőségi szempontok A lényegesség dokumentálása FCAM Részletes tartalomjegyzék

4 4 Részletes tartalomjegyzék 2.3. Az ellenőrzött szervezet és annak környezetének megismerése révén történő kockázatazonosítás és - értékelés, valamint a számvevőszék megbízhatósági modellje Az ellenőrzési kockázat és a kockázatértékelési eljárások A szervezet és környezetének megismerése Az eredendő kockázat azonosítása és értékelése Az ellenőrzött szervezet belső kontrollrendszere A szervezet belső kontrollrendszerének megismerése 2.4. Az ellenőrzési bizonyítékok elegendőségének, relevanciájának és megbízhatóságának értékelése Az ellenőrzési bizonyíték fogalma Az ellenőrzési bizonyítékok elegendősége Az ellenőrzési bizonyítékok relevanciája Az ellenőrzési bizonyítékok megbízhatósága Az ellenőrzési bizonyítékok megerősítése vagy triangulációja Az ellenőrzési bizonyítékok forrásai Az ellenőrzési bizonyítékok típusai Az ellenőrzési bizonyítékok megszerzését célzó ellenőrzési eljárások Hozzáférés az ellenőrzési bizonyítékokhoz Az ellenőrzési bizonyítékok bizalmas jellege Az ellenőrzési bizonyítékok dokumentálása 2.5. Az ellenőrzési eljárások megtervezése Az ellenőrzési eljárások megtervezése során figyelembe veendő tényezők Az ellenőrzési eljárások tartalma Hogyan kell megtervezni az ellenőrzési eljárásokat? A kontrolltesztek megtervezése jelleg, ütemezés és terjedelem A tételes vizsgálati eljárások megtervezése jelleg, ütemezés és terjedelem Ellenőrzési mintavétel és a tesztelendő tételek kiválasztásának más módjai 2.6. Az ellenőrzési feladatterv és az ellenőrzési program elkészítése Ellenőrzési feladatterv Ellenőrzési program A tervezési döntések megváltoztatása ellenőrzés közben Dokumentáció 3. szakasz. Vizsgálat 3.1. A vizsgálat áttekintése 2.5. Az ellenőrzési eljárások végrehajtása Az ellenőrzési bizonyítékok megszerzését célzó ellenőrzési eljárások A kontrolltesztek elvégzése Tételes eljárások végrehajtása adattesztelés Az ellenőrzési tesztek eredményeinek dokumentálása 3.3. Az ellenőrzési eljárások eredményeinek értékelése A hibák jellege és okai általában A minta eredményeinek kivetítése és értékelése általában A kontrollrendszer tesztelése a hibák jellege és okai, valamint az eredmények kivetítése és értékelése Tételes adattesztelések a hibák jellege és okai, valamint az eredmények kivetítése és értékelése 3.4. Elemző eljárások A minőség-ellenőrzés definíciója Az elemző eljárások alkalmazásának folyamata Mikor folyamodjunk elemző eljárásokhoz? Elemző eljárások mint tételes ellenőrzési eljárások a vizsgálati szakaszban Elemző eljárások az ellenőrzés végén történő felülvizsgálatkor 3.5. Írásos nyilatkozatok Bevezetés A vezetés írásos felelősségvállalása Külön írásos nyilatkozatok a lényeges ügyekről Az írásos nyilatkozatok megbízhatóságának értékelése 3.6. Mások munkájának felhasználása Bevezetés Más ellenőr munkájának felhasználása A belső ellenőrzés figyelembevétele Ellenőrzési témaszakértő munkájának felhasználása 3.7. Egyéb ellenőrzési eljárások Kapcsolt felek 3.8. Az ellenőrzési megállapítások véglegesítése FCAM Részletes tartalomjegyzék

5 5 Részletes tartalomjegyzék 4. szakasz. Jelentéskészítés 4.1. A jelentéskészítés áttekintése Bevezetés Az ellenőrzési jelentések típusai A jó ellenőrzési jelentésjellemzői A számvevőszéki jelentések felhasználói Harmadik felek megnevezése a Számvevőszék jelentéseiben 4.2. A számvevőszék megbízhatósági nyilatkozata véleményalkotás 4.3. Minősítés nélküli vélemény Mikor helyénvaló minősítés nélküli véleményt adni? A beszámoló megbízhatóságáról adott minősítés nélküli vélemény formája A mögöttes tranzakciók jogszerűségéről és szabályszerűségéről adott minősítés nélküli vélemény formája 4.4. Minősített vélemény A minősített vélemény meghatározása; mikor helyénvaló minősített véleményt adni? A minősített vélemény három típusának bemutatása Mit jelent és mi a következménye annak, ha nem szerezhető elegendő és megfelelő ellenőrzési bizonyíték? Az áthatás definíciója A minősítés alapját leíró szakasz A minősítést leíró szakasz formátuma Az ellenőr felelősségét leíró szakasz módosulása a véleménytípustól függően Az irányítással megbízott személyek tájékoztatása Példák minősített véleményt tartalmazó megbízhatósági nyilatkozatokra Ne legyen részleges a vélemény 4.4. Figyelemfelhívó megjegyzést, illetve egyéb megjegyzéseket tartalmazó bekezdések Figyelemfelhívó megjegyzés További megjegyzés(ek) az ellenőrzési jelentésben Példák figyelemfelhívó megjegyzést tartalmazó megbízhatósági nyilatkozatokra 4.6. Vélt csalással kapcsolatban figyelembe veendő szempontok I. függelék. Eredendő kockázati tényezők II. függelék. A belső kontrollrendszer összetevőinek részletezése III. függelék. A Számvevőszék 2010-es megbízhatósági nyilatkozata IV. függelék. Az átható jelleg mint alap a DAS-típusú ellenőri vélemény minősítési típusának meghatározásához 2. RÉSZ. A BESZÁMOLÓ MEGBÍZHATÓSÁGA (PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS) 1. szakasz. Keretrendszer 1.1. Az ellenőrizendő beszámoló 1.2. A megbízhatóság meghatározása 1.3. A vonatkozó pénzügyi beszámolási keretrendszer 1.4. Szakmai magatartás 1.5. A megbízhatósági ellenőrzés általános célja 1.6. A megbízhatóságra vonatkozó ellenőrzési állítások A beszámoló konkrét ellenőrizendő elemei 2. szakasz. Tervezés 2.1. A tervezés áttekintése Az ellenőrzési koncepció alapja megbízhatósági ellenőrzés esetében 2.2. A lényegesség meghatározása Lényegességi szintek A megbízhatóságra vonatkozó mennyiségi és minőségi lényegesség A beszámoló lényeges elemei FCAM Részletes tartalomjegyzék

6 6 Részletes tartalomjegyzék 2.3. A lényeges kockázatok azonosítása és értékelése az ellenőrzött szervezet és környezetének megismerése révén, beleértve a belső kontrollokat is Ellenőrzési kockázat Meg kell ismerni az ellenőrzött szerevzet tevékenységét ahhoz, hogy az eredendő kockázatot azonosítani és értékelni lehessen A szervezet belső kontrollrendszere A kontrollkockázat azonosítása és értékelése Példák a téves állításokkal kapcsolatos kockázatokra 2.4. Az ellenőrzési bizonyítékok elegendőségének, relevanciájának és megbízhatóságának értékelése Az éves beszámoló, az ellenőrzési bizonyítékok és az ellenőrzési jelentés közötti kapcsolat Az ellenőrzési bizonyítékok forrásai Az ellenőrzési bizonyítékok megszerzését célzó ellenőrzési eljárások 2.5. Az ellenőrzési eljárások megtervezése A lényeges téves állítások becsült kockázatának összekapcsolása az ellenőrzési eljárásokkal A kontrolltesztek megtervezése Elemző eljárások és tételes eljárások megtervezése A tételes adatellenőrzés megtervezése Ellenőrzési mintavétel 2.6. Az ellenőrzési feladatterv és az ellenőrzési program elkészítése Ellenőrzési feladatterv 3. szakasz. Vizsgálat 3.1. A vizsgálat áttekintése 3.2. Az ellenőrzési eljárások végrehajtása: kontrolltesztek és adattesztek A kontrollok tesztelése Az adatok tesztelése 3.3. Az ellenőrzési eljárások eredményeinek értékelése A téves állítások és azok lehetséges okainak meghatározása A téves állítások típusai A téves állításoknak az ellenőrzési koncepcióra gyakorolt hatása A téves állítások közlése és helyesbítése A nem helyesbített téves állítások hatásának értékelése A pénzügyi kimutatások egészének értékelése 3.4. Tételes elemző eljárások végrehajtása 3.5. Írásos nyilatkozatok A vezetés felelősségvállalása Külön írásos nyilatkozatok a lényeges ügyekről Az írásos nyilatkozatok megbízhatóságának értékelése 3.6. Mások munkájának felhasználása Más ellenőr munkájának felhasználása A belső ellenőrzés figyelembevétele Ellenőrzési témaszakértő munkájának felhasználása 3.7. Egyéb ellenőrzési eljárások Számviteli becslések Fordulónap utáni események Külső megerősítések Kapcsolt felek 3.8. Az ellenőrzési megállapítások véglegesítése 4. szakasz. Jelentéskészítés 4.1. A jelentéskészítés áttekintése 4.2. Megbízhatósági nyilatkozat az ellenőri vélemény kialakítása Bevezetés A beszámoló megbízhatóságára vonatkozó megbízhatósági nyilatkozat tartalma A vélemények típusai Milyen tényezőket kell figyelembe venni az éves beszámolókról szóló vélemény kialakításakor? A szervezet számviteli politikájának minőségi szempontjai A vonatkozó pénzügyi beszámolási keretrendszer bemutatása Valós bemutatás Példák Kiegészítő és egyéb információk FCAM Részletes tartalomjegyzék

7 7 Részletes tartalomjegyzék 4.3. MINŐSÍTETT VÉLEMÉNYEK A lényeges téves állítások jellege A minősítést eredményező ügyek átható jellege Részleges vélemény kibocsátásának tilalma A minősített ellenőri vélemény formátuma és tartalma 4.4. Figyelemfelhívó megjegyzést, illetve egyéb megjegyzéseket tartalmazó bekezdések A figyelemfelhívó megjegyzést tartalmazó bekezdés jellege A figyelemfelhívó megjegyzést tartalmazó bekezdés formátuma és helye 4.5. Összehasonlító információk Bevezetés Ellenőrzési eljárások Az ellenőrzési jelentés elkészítése I. függelék. A Számvevőszék által végzett megbízhatósági ellenőrzések II. függelék. Példa a beszámoló megbízhatóságára vonatkozó teljességi nyilatkozatra (a évi előzetes éves beszámoló) 3. RÉSZ. A VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK ÉS SZABÁLYOZÁS BETARTÁSA (SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉS) 1. szakasz. Keretrendszer 1.1. A szabályszerűségi ellenőrzés meghatározása és céljai 1.2. A Számvevőszék által végzett szabályszerűségi ellenőrzések jogalapja 1.3. A nemzetközi könyvvizsgálati standardok (ISA) alkalmazhatósága a szabályszerűségi ellenőrzéseknél 1.4. A szabályszerűségi ellenőrzések céljai 1.5. Jogszerűségi és szabályszerűségi ellenőrzések A mögöttes tranzakciók meghatározása A jogszerűség és szabályszerűség fogalma Kettős jogalap és költségvetési kötelezettségvállalás A jogszerűségi és szabályszerűségi ellenőrzések általános és konkrét céljai 2. szakasz. Tervezés 2.1. A tervezés áttekintése Az Európai Unió kiadásainak természete, és azok jelentősége az ellenőrzés szempontjából Mi az ellenőrzési koncepció alapja a szabályszerűségi ellenőrzések esetében? A szabályszerűségi ellenőrzés kritériumai A szabályszerűségi ellenőrzési megbízatások feltételei 2.2. A lényegesség meghatározása A vonatkozó jogszabályok és szabályozás betartásával kapcsolatos lényegesség Mennyiségi lényegesség Minőségi lényegesség Rendszerhibákkal kapcsolatos lényegesség 2.3. A kockázatok azonosítása és értékelése az ellenőrzött szervezet és környezetének megismerése révén A lényeges szabályszerűtlenséggel kapcsolatos ellenőrzési kockázat és kockázatértékelési eljárások Az eredendő kockázatok azonosításához és értékeléséhez meg kell ismerni az ellenőrzött szervezetre vonatkozó jogszabályokat és szabályozásokat Az ellenőrzött szervezet által a vonatkozó jogszabályok és szabályozás betartásának biztosítására használt belső kontrollok 2.4. Az ellenőrzési bizonyítékok elegendőségének, relevanciájának és megbízhatóságának értékelése Bevezetés Az ellenőrzési bizonyítékok forrásai Az ellenőrzési bizonyítékok megszerzését célzó ellenőrzési eljárások 2.5. Az ellenőrzési eljárások megtervezése Mit kell figyelembe venni a szabályszerűségi ellenőrzési eljárások megtervezésénél? Kontrolltesztek Tételes ellenőrzési eljárások FCAM Részletes tartalomjegyzék

8 8 Részletes tartalomjegyzék Ellenőrzési mintavétel 2.6. Az ellenőrzési feladatterv és az ellenőrzési program elkészítése 3. szakasz. Vizsgálat 3.1. A vizsgálat áttekintése 3.2. Az ellenőrzési eljárások végrehajtása: kontrolltesztek és adattesztek A kontrollok tesztelése Az adatok tesztelése 3.3. Ellenőrzési vizsgálat a kontrolltesztek és az adattesztek eredményeinek értékelése a vonatkozó jogszabályok és szabályozások betartása A kontrolltesztekből származó eredmények értékelése Az adattesztek eredményeinek értékelése 3.4. Elemző eljárások 3.5. Írásos nyilatkozatok Bevezetés A vezetés felelősségvállalása Konkrét állításokkal kapcsolatos külön írásos állásfoglalások 3.6. Mások munkájának felhasználása Más ellenőr munkájának felhasználása A belső ellenőrzés figyelembevétele Ellenőrzési témaszakértő munkájának felhasználása 3.7. Egyéb ellenőrzési eljárások Fordulónap utáni események Kapcsolt felek 3.8. Az ellenőrzési megállapítások véglegesítése 4. szakasz. Jelentéskészítés 4.1. A jelentéskészítés áttekintése 4.2. Megbízhatósági nyilatkozat az ellenőri vélemény kialakítása Bevezetés Követelmények A vélemények típusai Milyen tényezőket kell figyelembe venni a jogszerűségről és szabályszerűségről szóló vélemény kialakításakor? A szervezet szabálykövetési gyakorlatának minőségi szempontjai A vonatkozó jogi és szabályozási keret Példák 4.3. Minősített vélemények A lényeges szabályszerűtlenségek jellege A minősítést eredményező ügyek átható jellege A minősített ellenőri vélemény formátuma és tartalma 4.4. Figyelemfelhívó megjegyzést, illetve egyéb megjegyzéseket tartalmazó bekezdések 4.5. A megbízhatósági nyilatkozatot alátámasztó információk 4.6. Külön értékelés a megbízhatósági nyilatkozat keretében 4.7. A szabályszerűségi ellenőrzésekről szóló különjelentések Bevezetés Az ellenőrzési különjelentések formátuma és tartalma I. függelék. A felügyeleti és kontrollrendszerek működésének értékelése GLOSSZÁRIUM Kifejezések Rövidítések FCAM Részletes tartalomjegyzék

9 9 Bevezetés PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV Részletes tartalomjegyzék Bevezetés 1. Általános rész 2. A beszámoló megbízhatósága 3. A vonatkozó jogszabályok és szabályozás betartása Glosszárium BEVEZETÉS TARTALOMJEGYZÉK A kézikönyv célja és fő tárgya A Számvevőszék ellenőrzési módszertanának szerkezete A Pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzési kézikönyv szerkezete FCAM Bevezetés

10 10 Bevezetés A KÉZIKÖNYV CÉLJA ÉS FŐ TÁRGYA Cél E kézikönyv azért íródott, hogy segítse a Számvevőszék ellenőreit pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzéseik magas színvonalú elvégzésében. A kézikönyv leírja, hogy az ilyen ellenőrzéseknél milyen alapelvekre épül a Számvevőszék ellenőrzési koncepciója, és hogy milyen eljárások alkalmazandók. E kézikönyvnek célja az is, hogy segítse az ellenőröket a pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzések gazdaságos, hatékony és eredményes elvégzésében. Ezt szem előtt tartva kézikönyvünk két fő mozzanatot helyez a középpontba: a kockázatalapú megközelítést: az ellenőrzés a nagyobb kockázatú területekre koncentrál, megbízható következtetés kialakításának céljával. Ahogy az ellenőrzés során további információk jutnak tudomására, az ellenőr eszerint felülvizsgálja a kockázatot. a szakmai standardokon alapuló megalapozott ellenőri megítélést. A SZÁMVEVŐSZÉK ELLENŐRZÉSI MÓDSZERTANÁNAK SZERKEZETE ISA standardok ISSAI standardok A Pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzési kézikönyv (angol betűszóval: FCAM) a Könyvvizsgálók Nemzetközi Szövetsége (IFAC) által kiadott Nemzetközi Ellenőrzési Standardokban (ISA 1 ) és a Legfőbb Ellenőrzési Intézmények Nemzetközi Szervezete (INTOSAI) által kiadott standardokban (ISSAI standardok 2 ) (főként a Pénzügyi és Szabályszerűségi Ellenőrzési Útmutatásokban) foglalt azon elveket fekteti le, amelyek a számvevőszéki ellenőrzésre is vonatkoznak, valamint útmutatást ad arról, hogyan kell ezeket az elveket a Számvevőszék megbízhatósági nyilatkozattal (DAS) végződő pénzügyi ellenőrzéseiben, és más pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzéseiben alkalmazni. A kézikönyvet gyakorlati útmutatások (mint például ellenőrzési listák, utasítások, részletes módszerek), valamint a Számvevőszék elektronikus ellenőrzés-támogató rendszere egészíti ki. A kézikönyv nem tartalmazza a standardok teljes szövegét, csak jelzi, hogy a standardok mely legfontosabb elemeit kell az ellenőrnek/olvasónak szükség 1 A Könyvvizsgálók Nemzetközi Szövetsége (IFAC) által 2010 áprilisában kiadott, a Nemzetközi Könyvvizsgálati és Bizonyosságot Nyújtó Szolgáltatási Standardok Testülete (IAASB) által elfogadott, a könyvvizsgálatra, a bizonyosságot nyújtó és az egyéb kapcsolódó szolgáltatásokra vonatkozó kézikönyvéből származó idézetek az IFAC engedélyével szerepelnek a kézikönyvben. 2 ISSAI standardok: Az International Organization of Supreme Audit Institutions (Legfőbb Ellenőrzési Intézmények Nemzetközi Szervezete) által kiadott standardok. FCAM Bevezetés

11 11 Bevezetés esetén teljes egészében elolvasnia. A Számvevőszék Ellenőrzési Politikái és Standardjai 3 (CAPS) szintén számos, valamennyi számvevőszéki ellenőrzés során alkalmazandó fontos elvet fektetnek le. Ennek megfelelően a kézikönyvet a CAPS szövegével együtt kell olvasni. A Számvevőszék Ellenőrzési Irányelvei és Standardjai szerint: Az Európai Számvevőszék a Szerződésben és a költségvetési rendeletben meghatározott megbízatásából eredő feladatai és kötelességei teljesítése során az ellenőrzéseit az IFAC, illetve az INTOSAI által kiadott, az uniós környezetben releváns nemzetközi ellenőrzési standardok és etikai kódexek szerint végzi. Az ellenőrök számára kötelező a Számvevőszék ellenőrzési kézikönyveinek és az általa elfogadott ellenőrzési eljárásoknak a betartása. Az ellenőr kifejezés az ellenőrzési folyamatban különböző hatásköröket jelenthet. A PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV SZERKEZETE Három rész A kézikönyv három különálló részből áll, amelyek a következő témákkal foglalkoznak: - a Számvevőszék valamennyi pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzésére vonatkozó elvek és eljárások. - a beszámolók megbízhatóságának ellenőrzésére vonatkozó alapelvek és eljárások; melyek négy-négy szakaszból állnak - az alkalmazandó jogszabályok és szabályozások betartására vonatkozó, szabályszerűségi ellenőrzések alapelvei és eljárásai. Mindegyik rész négy szakaszból áll, amelyek több fejezetre tagolódnak. Az 1. szakasz az uniós környezetben végzendő pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzések keretrendszerét mutatja be. A 2. szakasz leírja az ellenőrzés megtervezését, amelybe beletartozik a lényegesség meghatározása, az ellenőrzött szervezet megismerése alapján a legfontosabb fő kockázati területek azonosítása, valamint az 3 A számvevőszék eljárási szabályzatának végrehajtási rendelkezéseiről szóló számú határozat 76. cikke úgy rendelkezik, hogy A Számvevőszék elfogadja ellenőrzési irányelveit és standardjait, valamint az ezekből az ellenőrzési feladatok megtervezésére, végrehajtására és eredményeik közlésére vonatkozó részletes szabályokat.. A 40. cikk (2) bekezdésének b) pontja kimondja továbbá, hogy az igazgatók és egységvezetők feladata (...) annak biztosítása, hogy az ellenőrzési feladatokat a Számvevőszék ellenőrzési irányelveivel és standardjaival összhangban hajtsák végre. FCAM Bevezetés

12 12 Bevezetés ellenőrzés hatékonyságát és eredményességét megalapozó megfelelő ellenőrzési tesztek megtervezése. A 3. szakasz meghatározza az elegendő, releváns és megbízható ellenőrzési bizonyítékok beszerzése végett a vizsgálati szakaszban alkalmazandó módszereket, szem előtt tartva azt a célkitűzést, hogy az ellenőrzés célját illetően megfelelő következtetést lehessen kialakítani. A 4. szakasz a Számvevőszék pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzéseiről szóló beszámolás során elkészítendő jelentéseket és a lehetséges véleménytípusokat mutatja be. A kötelező elemekre a kézikönyv mindenhol a kell segédigével utal. Ha az olvasó az ellenőrzési tevékenység valamely konkrét tárgykörével kapcsolatban keres útmutatást, célszerű először az általános rész vonatkozó fejezeteit elolvasnia. A megbízhatósági vagy a szabályszerűségi ellenőrzés tekintetében további tájékoztatás a kézikönyv megbízhatósággal, illetve szabályszerűséggel foglalkozó részének megfelelő fejezeteiben található. FCAM Bevezetés

13 13 Általános rész Tartalomjegyzék PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV Részletes tartalomjegyzék Bevezetés 1. Általános rész 2. A beszámoló megbízhatósága 3. A vonatkozó jogszabályok és szabályozás betartása Glosszárium 1. RÉSZ. Általános rész TARTALOMJEGYZÉK 1. szakasz. Keretrendszer 2. szakasz. Tervezés 3. szakasz. Vizsgálat 4. szakasz. Jelentéskészítés I. függelék. Eredendő kockázati tényezők II. függelék. A belső kontrollrendszer összetevőinek részles ismertetése III. függelék. A Számvevőszék 2010-es megbízhatósági nyilatkozata IV. függelék. Az átható jelleg mint alap a DAS-típusú ellenőri vélemény minősítési típusának meghatározásához FCAM 1. rész Tartalomjegyzék

14 14 Általános rész Keretrendszer PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. szakasz. keretrendszer 2. szakasz. tervezés 3. szakasz. vizsgálat 4. szakasz. jelentéskészítés Függelékek 1. RÉSZ. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. SZAKASZ. Keretrendszer TARTALOMJEGYZÉK 1.1. A bizonyosságot nyújtó szolgáltatás definíciója 1.2. A kézikönyv alkalmazási köre 1.3. Mit kell ellenőriznie a Számvevőszéknek? 1.4. Milyen ellenőrzési jelentéseket és véleményeket kell elkészíteni? 1.5. A Számvevőszék hozzáférési joga 1.6. A Számvevőszék pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzésekkel kapcsolatos szakmai kötelességei 1.7. A Számvevőszék pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzéseinek típusai és céljai 1.8. Ellenőrzési állítások 1.9. A pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzési folyamat áttekintése Az ellenőrzési munka dokumentálása Minőség-ellenőrzés FCAM 1. rész 1. szakasz

15 15 Általános rész Keretrendszer 1.1. A BIZONYOSSÁGOT NYÚJTÓ SZOLGÁLTATÁS DEFINÍCIÓJA A Számvevőszék azt szem előtt tartva végzi feladatait, hogy adott tárgyban akár a beszámoló megbízhatóságának, akár az alkalmazandó jogszabályok és szabályozások betartásának tárgyában ellenőrzési következtetést, és szükség esetén véleményt tudjon megfogalmazni. A Számvevőszék tevékenysége bizonyosságot nyújtó szolgáltatás, mivel annak célja adott tárgyban a konfidencia, azaz a bizonyosság szintjének növelése a felhasználók számára, objektív kritériumok alkalmazásával. A bizonyosságot nyújtó szolgáltatás lehet: Ésszerű bizonyosság Korlátozott bizonyosság ésszerű bizonyosságot nyújtó szolgáltatás (ellenőrzés): ilyenkor az ellenőrnek a kockázatot olyan elfogadhatóan alacsony szintre kell csökkentenie, hogy olyan ésszerű bizonyosságot érhessen el, amely alapján, az alkalmazott ellenőrzési eljárásokra támaszkodva, kijelentő jellegű következtetést és szükség esetén véleményt fogalmazhat meg (például a beszámoló híven tükrözi/nem tükrözi híven ). korlátozott bizonyosságot nyújtó szolgáltatás (átvilágítás): az ellenőr az ellenőrzéshez szükségesnél korlátozottabb hatókörű eljárásokat alkalmaz, így korlátozott, azaz kisebb mértékű bizonyosságot ér el, amelynek alapján tagadó jellegű következtetést fogalmazhat meg ( nem észleltünk olyat, ami arra utalna, hogy ). A kézikönyv az ésszerű bizonyosságot nyújtó szolgáltatásokkal foglalkozik, a számvevőszéki munka ugyanis jelenleg ilyenekből áll. Ha korlátozott bizonyosságot nyújtó szolgáltatásokra kerülne sor, azokra nézve az IFAC által kiadott, az átvilágítási szolgáltatásokról szóló nemzetközi standardokban leírt egyszerűbb eljárások az irányadók A KÉZIKÖNYV ALKALMAZÁSI KÖRE Valamennyi éves ellenőrzés és saját hatáskörben választott ellenőrzés A kézikönyvünben alapvetően az Európai Unió általános költségvetéséről és a Bizottságról van szó, mivel a Számvevőszék elsősorban ezeket ellenőrzi. Ugyanez a keretrendszer alkalmazandó azonban a Számvevőszék valamennyi éves pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzésére, beleértve az Európai Fejlesztési Alapok (EFA), az ügynökségek, hivatalok és egyéb szervek ellenőrzését, valamint további, saját hatáskörben választott pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzéseket is MIT KELL ELLENŐRIZNIE A SZÁMVEVŐSZÉKNEK? FCAM 1. rész 1. szakasz

16 16 Általános rész Keretrendszer A Számvevőszéknek a pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzésekkel kapcsolatos jogi kötelezettségeit az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés (EUMSZ) 287. cikke, valamint az EFA-ról és az ügynökségekről szóló rendeletek szabják meg, és ezek határozzák meg a Számvevőszék e tekintetben nyújtandó szolgáltatásainak feltételeit is. Az EUMSZ értelmében a Számvevőszék feladatai például a következők: A beszámolók vizsgálata A jogszerűség és szabályszerűség vizsgálata i. A beszámolók megbízhatóságára irányuló pénzügyi ellenőrzések (pénzügyi ellenőrzések) [A Számvevőszék] megvizsgálja az Unió... valamint az Unió által létrehozott valamennyi szervezet, hivatal és ügynökség bevételeire és kiadásaira vonatkozó beszámolót is, amennyiben az ilyen vizsgálatot a létesítő okirat (vagyis az adott szervezet létrehozásáról szóló jogszabály) nem zárja ki. ii. A jogszerűség és szabályszerűség ellenőrzése (szabályszerűségi ellenőrzés) [A Számvevőszék] megvizsgálja a bevételek és kiadások jogszerűségét és szabályszerűségét... Ennek során jelentést tesz, különösen, ha szabálytalanságot észlel. A bevételek ellenőrzését az esedékesként megállapított összegek és az Unió számára ténylegesen kifizetett összegek alapján végzik. A kiadások ellenőrzését a vállalt kötelezettségek és a teljesített kifizetések alapján végzik. iii. Egyéb ellenőrzések Meghatározott kérdésekre vonatkozó megállapítások [A Számvevőszék] továbbá meghatározott kérdésekre vonatkozó megállapításait elsősorban különjelentés formájában bármikor előterjesztheti,. Ez utóbbi kitétel lehetővé teszi, hogy a Számvevőszék a fenti i. és ii. albekezdés értelmében kötelezően elvégzendő ellenőrzéseken kívül, saját választása alapján, más pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzéseket is végrehajtson MILYEN ELLENŐRZÉSI JELENTÉSEKET ÉS VÉLEMÉNYEKET KELL ELKÉSZÍTENI? Megbízhatósági nyilatkozat Éves jelentés Az EUMSZ 287. cikke értelmében A Számvevőszék a beszámoló megbízhatóságát, valamint az alapjául szolgáló ügyletek jogszerűségét és szabályszerűségét igazoló nyilatkozatot terjeszt az Európai Parlament és a Tanács elé Ez a nyilatkozat az Unió tevékenységének valamennyi főbb területére kiterjedő külön értékelésekkel egészíthető ki. Ugyanezen cikk a következőkről is rendelkezik: A Számvevőszék minden egyes pénzügyi év lezárását követően éves jelentést készít. A jelenlegi FCAM 1. rész 1. szakasz

17 17 Általános rész Keretrendszer gyakorlat szerint a megbízhatósági nyilatkozat 4 az általános költségvetés végrehajtásáról szóló európai számvevőszéki éves jelentés részét képezi, és a legjelentősebb szakpolitika-csoportokra vonatkozóan külön értékeléseket is tartalmaz. EFA-k, ügynökségek, hivatalok és hasonló szervek A hatályos rendeletek értelmében hasonló DAS-típusú vélemény és éves jelentés készül az EFA-kra vonatkozóan is. Az ügynökségek, hivatalok és hasonló szervek beszámolóira irányuló számvevőszéki ellenőrzésekről szintén készül ellenőrzési jelentés. Avégett, hogy a zárszámadás elfogadásáért felelős hatóság éves szinten összevethesse a rendelkezésére bocsátott jelentéseket valamint az ellenőrzési koncepció jobb összehangolása érdekében ezeknek a jelentéseknek része DAS-típusú vélemény is. A közölt ellenőrzési jelentések típusait a kézikönyv általános részének fejezete alatti 14. táblázat sorolja fel A SZÁMVEVŐSZÉK HOZZÁFÉRÉSI JOGA Ellenőrzés a végső kedvezményezettek szintjén Titoktartási kötelezettség Az EUMSZ (287. cikk) felhatalmazza a Számvevőszéket ellenőrzések végzésére a helyszínen, az Unió többi intézményében, az Unió nevében bevételt vagy kiadást kezelő szervezetek, hivatalok vagy ügynökségek telephelyein és a tagállamokban beleértve a költségvetésből kifizetésben részesülő bármely természetes vagy jogi személy telephelyeit is. Ez feljogosítja a Számvevőszéket arra, hogy egészen végső kedvezményezetti szintig végezzen ellenőrzéseket. Az Európai Unió alkalmazottait a feladatvégzésük során vagy azzal kapcsolatban tudomásukra jutó tényeket és adatokat illetően a legteljesebb titoktartási kötelezettség terheli 5. Mivel a Számvevőszék széles körű információs hozzáférésre jogosult, ezért különösen nagy a titoktartási kötelezettség jelentősége, mivel munkatársai gyakran kezelnek érzékeny jellegű információkat A SZÁMVEVŐSZÉK PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSEKKEL KAPCSOLATOS SZAKMAI KÖTELESSÉGEI ISA és INTOSAI standardok Ellenőrzési politikája értelmében a Számvevőszék úgy végzi ellenőrzéseit, hogy munkája összhangban legyen az IFAC és az INTOSAI nemzetközi ellenőrzési standardjaival és etikai kódexével, ahogy ezek uniós környezetben 4 Közismert néven DAS (a francia déclaration d assurance kifejezés alapján). 5 Az Európai Közösségek tisztviselői személyzeti szabályzatának cikke, valamint az egyéb alkalmazottainak alkalmazási feltételeinek 11. cikke. FCAM 1. rész 1. szakasz

18 18 Általános rész Keretrendszer alkalmazhatók. A nemzetközi ellenőrzési standardok (ISA) és az INTOSAI standardok relevánsak a beszámoló megbízhatóságának ellenőrzése tekintetében, értelemszerűen pedig a vonatkozó jogszabályok és szabályozások betartásának ellenőrzését illetően is A SZÁMVEVŐSZÉK PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSEINEK TÍPUSAI ÉS CÉLJAI A pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzések során a Számvevőszék célja, hogy adott ellenőrzési célokkal kapcsolatban következtetést alakítson ki és szükség esetén ellenőri véleményt bocsásson ki. A fent ismertetett jogi követelményekből kiindulva a Számvevőszék pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzései jellemzően a következőkre irányulnak: a beszámoló megbízhatósága, amelynek során a pénzügyi kimutatásokat és a költségvetés végrehajtásáról szóló jelentés(eke)t ellenőrzik. A megbízhatóságot illetően az általános ellenőrzési cél annak i. A beszámoló megbízhatósága megállapítása, hogy a beszámoló minden lényeges szempontból hűen, a vonatkozó pénzügyi beszámolási keretrendszernek megfelelően tükrözi-e a pénzügyi helyzetet, illetve a gazdasági és pénzforgalmi események eredményét. a beszámoló alapjául szolgáló tranzakciók jogszerűsége és szabályszerűsége. A szabályszerűséget illetően az általános ellenőrzési cél ii. A mögöttes tranzakciók jogszerűsége és szabályszerűsége annak megállapítása, hogy a tranzakciók megfelelnek-e minden lényegi szempontból az alkalmazandó jogszabályoknak és szabályozásnak (ezek: az EUMSZ, a költségvetési rendelet, a végrehajtási szabályok, külön rendeletek, finanszírozási határozatok és szerződéses rendelkezések). az adott időszak prioritásai alapján kiválasztott témák. Ezeknek az ellenőrzéseknek a célja az adott ellenőrzési feladattól függ: például a iii. Választott szabályszerűségi ellenőrzések korábbi ellenőrzések során megállapított jogszerűtlen vagy szabálytalan tranzakciók nagy gyakoriságának okaira irányuló kivizsgálás, vagy adott bizottsági vagy tagállami szintű kontrollrendszer működésének értékelése. A pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzésekbe beletartozik a belső kontrollrendszerek eredményességének tesztelése. Ez irányulhat azokra a rendszerekre, amelyek i. a beszámolók megbízhatóságát érintik, vagy ii. a jogszerűtlen vagy szabálytalan bevételek és kiadások keletkezésének megelőzését, illetve feltárását és kijavítását célozzák ELLENŐRZÉSI ÁLLÍTÁSOK FCAM 1. rész 1. szakasz

19 19 Általános rész Keretrendszer Az állítások definíciója Megbízhatóság: a tárgyidőszakra vonatkozóan A fenti ellenőrzési célok elérését konkrét ellenőrzési célok segítik. Utóbbiak meghatározhatóak úgy is, mint az ellenőrzött szervezet vezetésének állításai vagy nyilatkozatai. Ezek lehetnek explicit állítások (például az ellenőrzött szervezet vezetése kijelenti, hogy a beszámoló az IPSAS standardok alapján készült) vagy implicit állítások (például az ellenőrzött szervezet vezetésének állításából az következtetik, hogy a tranzakciók, amelyekkel kapcsolatban kifizetések történtek, a vonatkozó szabályok értelmében támogathatóak). Az ellenőr az állítások révén kezeli a téves állítások, illetve szabálytalanságok esetleg előforduló különböző típusait. A megbízhatóságról, a jogszerűségről és szabályszerűségről, valamint a belső kontrollrendszerekről az alábbi konkrét állítások fogalmazhatóak meg: Megbízhatóság a) A tárgyidőszak során előforduló tranzakciócsoportokkal és eseményekkel kapcsolatos állítások Előfordulás: a nyilvántartott tranzakciók és események valóban megtörténtek és az adott szervezetre vonatkoznak. Teljeskörűség: minden nyilvántartandó tranzakciót és eseményt nyilvántartásba vettek. Pontosság: a nyilvántartott tranzakciókra és eseményekre vonatkozó összegeket és egyéb adatokat megfelelően rögzítették. Az elszámolási időszakok elkülönítése: a tranzakciókat és eseményeket a helyes számviteli időszakban rögzítették. Besorolás: a tranzakciókat és az eseményeket a helyes számlákon rögzítették. Jogszerűség és szabályszerűség: rendelkezésre állnak költségvetési előirányzatok 6. a tárgyidőszak végén b) Állítások a számlaegyenlegekről a tárgyidőszak végén Létezés: az eszközök, a források és a tőkerészesedések valóban léteznek. Jogok és kötelezettségek: az eszközökhöz való jogot a szervezet birtokolja, vagy ellenőrzést gyakorol fölöttük, a kötelezettségek pedig a szervezet kötelmei. Teljeskörűség: valamennyi nyilvántartandó eszközt, forrást és tőkerészesedést nyilvántartásba vettek. 6 A jogszerűtlen vagy szabálytalan tranzakció nem minősül a beszámoló megbízhatóságát befolyásoló tranzakciónak, amennyiben azt helyesen rögzítették a beszámolóban. A szabálytalanságok pénzügyi hatását, illetve kockázatait azonban megfelelően be kell mutatni. FCAM 1. rész 1. szakasz

20 20 Általános rész Keretrendszer Értékelés és besorolás: valuation and allocation az eszközök, kötelezettségek és tőkerészesedések megfelelő értékkel szerepelnek a kimutatásokban, és a később felmerült esetleges értékhelyesbítéseket és átsorolásokat megfelelően rögzítették. bemutatás c) A bemutatással és közléssel kapcsolatos állítások Megalapozottság, valamint jogok és kötelezettségek: a közölt események, tranzakciók és egyéb témák valóban előfordultak és az adott szervezetre vonatkoznak. Teljeskörűség: a pénzügyi kimutatásokban minden megjelenítendő adat szerepel. Besorolás és érthetőség: a pénzügyi adatokat megfelelően mutatták be és ismertették, a közölt információk egyértelműek. Pontosság és értékelés: a pénzügyi és más információkat valósan és megfelelő értékben mutatják be. Jogszerűség és szabályszerűség Jogszerűség és szabályszerűség Valódiság és mennyiségi ellenőrzés: a mögöttes műveletek léteznek, és pontosan meg vannak határozva A mögöttes tranzakciók támogathatósága: a különféle tranzakciók megfelelnek a támogathatósági kritériumoknak Egyéb jogszabályi követelményeknek való megfelelés: megfelelés az egyéb (vagyis nem a támogathatósággal kapcsolatos) kritériumoknak A számítások helyessége: minden számítást megfelelően végeztek el A számvitel teljeskörűsége és pontossága: minden tranzakciót egynél nem többször lekönyveltek, és a helyes számviteli időszakban, helyes értéken tüntettek fel 1. táblázat. A pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzések típusai és céljai Pénzügyi ellenőrzések Szabályszerűségi ellenőrzések Tárgy Az éves beszámoló megbízhatósága A mögöttes tranzakciók jogszerűsége és szabályszerűsége A kiválasztott témára vonatkozó hatályos jogszabályok és szabályozások betartása (szabályszerűség) FCAM 1. rész 1. szakasz

21 21 Általános rész Keretrendszer A belső kontrollrendszerek értékelése 7 A feladat típusa Ezeknek az ellenőrzéseknek a programja általában évről évre változatlan marad Az ellenőrzési program a konkrét ellenőrzési céltól függ Miben áll a feladat A beszámoló vizsgálata annak megállapítása, hogy az valós és hű képet ad-e a pénzügyi helyzetről Visszatérő vagy választott feladat Az eljárások és pénzügyi nyilvántartások vizsgálata annak megállapítására, hogy betartották-e a törvényeket, rendeleteket és a jogszabályokban előírt szabályokat és eljárásokat, valamint a mögöttes tranzakciók valódiságának és jogszerűségének tesztelése. A rendszerek tesztelése és így annak megállapítása, hogy azok eredményesek-e a cél (megbízhatóság vagy szabályszerűség) szempontjából Állítások Megalapozottság; teljeskörűség; pontosság; elszámolási időszakok elkülönítése; besorolás; jogszerűség és szabályszerűség; létezés; jogok és kötelezettségek; értékelés és hozzárendelés. Különbséget kell tenni a tárgyidőszakban történt események, a tárgyidőszak végi események és a bemutatáskori események között. Megalapozottság; teljeskörűség; pontosság; elszámolási időszakok elkülönítése; létezés; jogok és kötelezettségek; értékelés; támogathatóság. Az ellenőrzési céltól függ A rendszerek megfelelő kialakítása, fenntartása és folyamatosan eredményes működtetése A pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzések többségükben DAStípusúak A Számvevőszék pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzési erőforrásainak döntő részét az Unió általános költségvetésével kapcsolatos megbízhatósági, illetve jogszerűségi és szabályszerűségi ellenőrzésekre fordítja (ezek az EUMSZ által előírt ún. DAS-típusú ellenőrzések). A többi erőforrását az EFA-k, az ügynökségek, a hivatalok és hasonló szervek megbízhatósági, illetve jogszerűségi és szabályszerűségi ellenőrzéseire, valamint saját hatáskörben választott ellenőrzésekre használja A PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI FOLYAMAT ÁTTEKINTÉSE 7 A belső kontrollrendszerek eredményessége: a rendszert megfelelően tervezték meg és tartják fenn, és az adott időszakban folyamatosan eredményesen működtették. FCAM 1. rész 1. szakasz

22 22 Általános rész Keretrendszer Az ellenőr megítélésén alapuló döntéshozatali folyamat A számvevőszéki pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzések a különböző forrásokból származó információk gyűjtésének, aktualizálásának és elemzésének folyamatából állnak, melynek végső célja megalapozott szakmai megítélésen alapuló döntések meghozása, következtetés kialakítása, valamint szükség esetén ellenőri vélemény kiadása. Bár a kézikönyvben a tervezési, a vizsgálati és a jelentéskészítési szakaszt egymás utáni sorrendben mutatjuk be, maga a teljes folyamat iterációs jellegű, ahogy az alább látható. Ennek megfelelően előfordulhat, hogy az ellenőr egyes eljárásokat egyidejűleg hajt végre, vagy a folyamat valamely pontján újabb információk alapján visszatér egy előző lépéshez. 1. ábra. Az ellenőrzési folyamat ütemezése TERVEZÉS Lényeges kockázatok értékelése az ellenőrzési környezet megismerésén keresztül - információgyűjtés és -elemzés Ellenőrzési eljárások megtervezése VIZSGÁLAT Ellenőrzési eljárások végrehajtása - kontrolltesztek, elemző és más tételes eljárások Eredmények értékelése az elvárások fényében - az ellenőrzési koncepció szükség szerinti módosítása JELENTÉS Ellenőrzési következtetés és/ vagy vélemény kialakítása Jelentés elkészítése FCAM 1. rész 1. szakasz

23 23 Általános rész Keretrendszer AZ ELLENŐRZÉSI MUNKA DOKUMENTÁLÁSA ISSAI 1230 [ISA 230] Az ellenőr célja, hogy rendelkezzen az ellenőrzési jelentés megírásához elégséges és megfelelő dokumentációval, valamint bizonyítékkal arra nézve, hogy az ellenőrzést a nemzetközi ellenőrzési standardokkal és az alkalmazandó jogi és szabályozási követelményekkel összhangban tervezték meg és végezték el Az ellenőrzési dokumentáció időben történő elkészítése Az ellenőrzési dokumentáció időben történő elkészítése A végrehajtott ellenőrzési eljárások és a megszerzett ellenőrzési bizonyítékok dokumentálása Az ellenőrzési dossziék összeállítása Az ellenőrzési dokumentáció módosítása Az ellenőrnek időben el kell készítenie az ellenőrzési dokumentációt A végrehajtott ellenőrzési eljárások és a megszerzett ellenőrzési bizonyítékok dokumentálása Az ellenőrnek úgy kell elkészítenie az ellenőrzési dokumentációt, hogy az ellenőrzésben részt nem vevő tapasztalt ellenőr is megérthesse a végrehajtott ellenőrzési eljárások jellegét, ütemezését és terjedelmét; az ellenőrzési eljárások eredményét és a megszerzett ellenőrzési bizonyítékokat; az ellenőrzés során felvetődő jelentős kérdéseket, a levont következtetéseket és az ezek kialakítása során hozott, szakmai megítélésen alapuló fontosabb döntéseket. Bizonyíték időben, elektronikus vagy egyéb formátumban Az ellenőrnek rendelkeznie kell i. az ellenőrzési következtetések és adott esetben az ellenőri vélemény alapjául szolgáló elégséges és megfelelő dokumentációval, és ii. arra vonatkozó bizonyítékkal, hogy az ellenőrzést a nemzetközi ellenőrzési standardokkal, illetve az alkalmazandó jogi és szabályozási követelményekkel összhangban végezték el. Az ellenőrzés keretében megvalósuló tervezést, vizsgálatot és jelentéstételt időben dokumentálni kell a Számvevőszék standard ellenőrzési programokat tartalmazó elektronikus ellenőrzés-támogató rendszerében, munkadokumentumokban, valamint szükség esetén nyomtatott formában is. FCAM 1. rész 1. szakasz

24 24 Általános rész Keretrendszer Az ellenőrzési dossziék összeállítása Az ellenőrnek az ellenőrzési jelentés időpontját követően időben össze kell állítania a végleges (aktuális) dossziét. A hosszabb távra szóló és a későbbi ellenőrzések szempontjából is állandó és aktuális dosszié hasznos információkat egy rendszeresen frissített állandó dossziéban, míg a folyamatban levő ellenőrzéssel kapcsolatos információkat egy aktuális dossziéban kell tárolni Az ellenőrzési dokumentáció módosítása Ha kivételes körülmények miatt az ellenőrnek az ellenőrzési jelentés kiadásának időpontját követően új vagy további ellenőrzési eljárásokat kell végrehajtania, vagy új következtetéseket kell levonnia, akkor dokumentálnia kell a következőket: milyen új körülmények merültek fel; milyen új vagy további ellenőrzési eljárásokra került sor; melyek a megszerzett ellenőrzési bizonyítékok és levont következtetések; mikor és ki végezte el az ellenőrzési dokumentáció ebből eredő módosítását, illetve adott esetben ennek felülvizsgálatát MINŐSÉG-ELLENŐRZÉS ISQC1 ISSAI 40 ISSAI 1220 [ISA 220] A Számvevőszék célja, hogy olyan minőség-ellenőrzési rendszert állítson fel és tartson fenn, amely ésszerű bizonyosságot nyújt arról, hogy: a) a Számvevőszék és munkatársai megfelelnek a szakmai standardoknak és az alkalmazandó jogi és szabályozási követelményeknek, és hogy b) az általa kibocsátott ellenőrzési jelentések az adott körülmények között megfelelőek A minőség-ellenőrzés definíciója A minőség-ellenőrzési rendszer elemei A minőség-ellenőrzés definíciója A minőség-ellenőrzés az ellenőrzési eljárás során tett azon intézkedések és alkalmazott eljárások összessége, amelyek célja az ellenőrzési tevékenység és az annak nyomán készült jelentés minőségének biztosítása A minőség-ellenőrzési rendszer elemei FCAM 1. rész 1. szakasz

25 25 Általános rész Keretrendszer A Számvevőszék a következő tényezőkre vonatkozó politikákat és eljárásokat magában foglaló minőség-ellenőrzési rendszert vezetett be és tart fenn: a) A Számvevőszéken belül a vezetés felelőssége a minőségért. b) Releváns etikai követelmények. c) Elfogadás és fenntartás. d) Emberi erőforrások. e) Bizonyosságot nyújtó szolgáltatás (minőség-ellenőrzés) f) Nyomon követés (minőségbiztosítás). A Számvevőszék dokumentálja vonatkozó politikáját és eljárásait, és azokról tájékoztatja munkatársait. A minőség-ellenőrzési rendszer fenntartása folytonos nyomon követést és a folyamatos jobbítás melletti elkötelezettséget követel meg. FCAM 1. rész 1. szakasz

26 26 Általános rész Tervezés PÉNZÜGYI ÉS SZABÁLYSZERŰSÉGI ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. RÉSZ. Általános rész 1. szakasz. Keretrendszer 2. szakasz. Tervezés 3. szakasz. Vizsgálat 4. szakasz. Jelentéskészítés Függelékek 2. szakasz. TERVEZÉS TARTALOMJEGYZÉK 2.1. A tervezés áttekintése 2.2. A lényegesség meghatározása 2.3. Az ellenőrzött szervezet és annak környezetének megismerése révén történő kockázatazonosítás és -értékelés, valamint a számvevőszék megbízhatósági modellje 2.4. Az ellenőrzési bizonyítékok elegendőségének, relevanciájának és megbízhatóságának értékelése 2.5. Az ellenőrzési eljárások megtervezése 2.6. Az ellenőrzési feladatterv és az ellenőrzési program elkészítése FCAM 1. rész 2. szakasz

27 27 Általános rész Tervezés 2.1. A TERVEZÉS ÁTTEKINTÉSE ISSAI 1300 [ISA 300] Az ellenőr célja az ellenőrzés oly módon való megtervezése, hogy az eredményesen kerüljön elvégzésre A programkészítés mint az ellenőrzési feladat kiindulópontja Mit jelent az ellenőrzés megtervezése? A tervezés jelentősége és jellege A tervezési szakasz mozzanatai A programkészítés mint az ellenőrzési feladat kiindulópontja Éves munkaprogram A Számvevőszék éves munkaprogramban határozza meg az adott évben végrehajtandó pénzügyi, szabályszerűségi és teljesítmény-ellenőrzéseket felölelő ellenőrzési feladatokat, valamint az ezekhez rendelt erőforrásokat és elvégzésük tervezett határidejét. Ezt követően az egyes ellenőrzési feladatokat az éves munkaprogrammal összhangban kell elvégezni; elsőként a feladat megtervezését, amely megalapozza az ellenőrzési célokra vonatkozó következtetés és szükség esetén az ellenőri vélemény kialakításához szükséges ellenőrzési munkát (lásd: 2. ábra). 2. ábra. Az ellenőrzés folyamata, a kezdetétől a végéig A zárszámadás elfogadásáért felelős hatóság vagy felügyeleti szerv Programozás Döntés az ellenőrzési feladatokról, erőforrások ellenőrzéshez rendelése Jelentéskészítés Informácik előkészítése, közlése és elemzése, valamint bizonyítékok értékelése a Számvevőszék stratégiája a Számvevőszék éves munkaprogramja Előzetes észrevételek Ellenőrzési jelentés továbbá Potenciális ellenőrzési feladatok portfoliója Az ellenőrzési kamarák éves munkaprogramjai Az ellenőrzött szervezettel folytatott egyeztető eljárás Megbízhatósági nyilatkozat Tervezés Miért, mit, hol, hogyan, mikor, kit? Ellenőrzési eljárások megtervezése Vizsgálat Információk előkészítése, közlése és elemzése, bizonyítékok Gyűjtése és értékelése Előtanulmány Ellenőrzési lépések Munkadokumentumok Nyomonkövetési levél Ellenőrzési feladatterv Ellenőrzési program Észrevételek Előzetes megállapítások jegyzéke Ellenőrzött szervezet FCAM 1. rész 2. szakasz

28 28 Általános rész Tervezés Mit jelent az ellenőrzés megtervezése? A téves következtetések kockázatának csökkentése A tervezés eredménye Az ellenőrzés megtervezésének keretébe tartozik az információgyűjtés és - értékelés, valamint az ellenőrzés hatókörére, kocncepciójára, ütemezésére és erőforrásaira vonatkozó döntések meghozatala. A cél úgy végezni az ellenőrzést, hogy elfogadhatóan alacsony szintre csökkenjen az ellenőrzési célokról történő téves következtetés, illetve adott esetben az azokkal kapcsolatos téves vélemény kockázata. Az ellenőrzés megtervezésének eredményeként elkészül a forrásokat elkülönítő és az átfogó ellenőrzési stratégiát meghatározó ellenőrzési feladatterv, valamint az elvégzendő ellenőrzési munka jellegére, ütemezésére és terjedelmére vonatkozó utasításokat tartalmazó ellenőrzési programok. Az ellenőrzési munkát csak azt követően szabad megkezdeni, hogy a CEAD kamara az ellenőrzési feladattervet jóváhagyta A tervezés jelentősége és jellege A minőségi ellenőrzés alapja Iterációs folyamat amely szakmai megítélést és szkepticizmust igényel A megfelelő tervezés révén biztosítható, hogy az ellenőrzési erőket a kockázat függvényében koncentrálják, hogy a lehetséges problémákat időben feltárják és megoldják, és hogy az ellenőrzést megfelelően szervezzék meg és irányítsák, úgy, hogy azt gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen lehessen elvégezni. A tervezési tevékenységek jellege és terjedelme az ellenőrzés tárgyának méretétől és összetettségétől, valamint az ellenőrnek az ellenőrzött szervezetről szerzett korábbi tapasztalataitól függően változik. Bár a tervezés elsősorban az ellenőrzés tervezési szakaszában történik, sor kerül rá máskor is, mivel ez egy olyan folyamatos és ismétlődő folyamat, amely végigkíséri az ellenőrzést, reagálva olyan új körülményekre, mint például az ellenőrzött szervezet működésében vagy rendszereiben bekövetkező előre nem látott változások, illetve az ellenőrzés vizsgálati szakaszában felmerülő váratlan eredmények. Lényeges felismerni, hogy a pénzügyi és szabályszerűségi ellenőrzés nem mechanikusan elvégzendő mozzanatok sorozata. A legfontosabb, hogy mind a tervezés, mind az ellenőrzés elvégzése és a beszámolás során szakmai megítélést és szakmai szkepticizmust kell alkalmazni. Az ellenőröknek az adott területen végzett releváns teljesítményellenőrzésekből szerzett információkat is figyelembe kell venniük. FCAM 1. rész 2. szakasz