A PROJEKT HATÁSÁRA NAGYKŐRÖS VÁROS ÖNKORMÁNYZATA GAZDÁLKODÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ MUNKAFOLYAMATAINAK ÁTALAKULÁSA

Átírás

1 A PROJEKT HATÁSÁRA NAGYKŐRÖS VÁROS ÖNKORMÁNYZATA GAZDÁLKODÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ MUNKAFOLYAMATAINAK ÁTALAKULÁSA A JAVASOLT VÁLTOZÁSOK HATÁSA AZ INTÉZMÉNYI MŰKÖDÉSRE

2 A PÁLYÁZATTAL MEGVALÓSÍTANI KÍVÁNT CÉLOK Az önkormányzati működésben bekövetkezett változások kezelése Az átalakult forrásszabályozás következtében életbelépett feladatellátási rendszer hatásainak kezelése Az adósság keletkezést megakadályozó szabályozásnak való megfelelés Az állami önkormányzati kontrolling rendszer kialakításának szándékára való felkészülés

3 A PÁLYÁZAT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI I. Jelenlegi gyakorlat szakértői megismerése aktuális szabályzatok és interjúk alapján Jelen gyakorlat elemzése, javaslatok kidolgozása, szakmai megvitatásuk, ezeket összefoglaló tanulmányok készítése Közszolgáltatásokról szóló átfogó lakossági elégedettség és igényfelmérés, a kutatás eredményéről jelentés készítés A gazdálkodási tevékenység támogatására kiválasztott 3 fő folyamat beszerzés, kötelezettségvállalás és önköltségszámítás kimunkálására helyszíni workshop-ok tartása

4 A PÁLYÁZAT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI II. A három folyamat újratervezése eredményét bemutató dokumentum, valamint a teljes költségvetési életciklust átfogó, a Város Önkormányzata optimális feladat - kiemelve az üzemeltetési, és vagyongazdálkodási kérdéseket - ellátási és finanszírozási modelljét tartalmazó dokumentum elkészítése Az újratervezett folyamatok alapján az önkormányzat érintett szervezetei humán erőforrás kapacitásának felülvizsgálata, és azok módosítási/kiegészítési javaslatainak összeállítása

5 FELADAT ELLÁTÁSI FINANSZÍROZÁS ÉS A GAZDASÁGI STABILITÁS MEGFOGALMAZOTT KÖVETELMÉNYEI Racionális forrás felhasználást támogató szervezeti-, működési változások; párhuzamosságok megszüntetése Likviditás menedzsment támogatása; keretgazdálkodás, önköltségszámítás, kiskincstár a költségvetési egyensúly fenntarthatóságához Szabályozottság kezelésének változtatása

6 A CÉLOK MEGVALÓSULÁSÁRA KIVÁLASZTOTT HÁROM FŐ FOLYAMAT Központosított beszerzési eljárás Teljeskörű-, gazdálkodási kereteken alapuló kötelezettségvállalás Egységes alapokon nyugvó önköltségszámítás, és kontrolling funkció

7 BESZERZÉS I. Működtetés, üzemeltetés beszerzései Az összes Intézmény tárgyévi költségvetésén és a bázis adataik elemzésén alapuló beszerzési terv készítése; Keretszerződés kötéshez szállítók kiválasztása, ajánlatkérések; Pályázatok/ajánlatok kiértékelése; Nyertes(ek) kiválasztása, keretszerződés megkötése; Keretszerződés nyilvántartásba vétele (előzetes kötelezettségvállalás a köt. váll. funkcióban); Rendszeres (max. 2-4 hétre), vagy eseti intézményenkénti igények ben érkeztetése, begyűjtése (keretellenőrzéssel);

8 BESZERZÉS II. Igények befogadása, vagy szakmai ok, ill. keret hiány miatti elutasítása; erről küldése igénylőnek; Keretszerződés terhére megrendelés küldése szállítónak, (intézményenkénti keretfoglalások a köt. váll. funkcióban); Megrendelés szállítói visszaigazolás nyilvántartásba vétele; Részteljesítés / teljesítés érkeztetése igénylő Intézménynél; szállító által az érkeztetést tartalmazó okmány továbbítása a beszerzőhöz; Beszerző által a szállítólevél/teljesítés igazolás alapján a teljesítés megrendeléssel való összevetése; teljesítés befogadás, ill. elutasítás;

9 BESZERZÉS III. Az átvételről beszerzői teljesítésigazolás kiadása, vagy szállító levél igazolása, megrendelés nyilvántartásba a teljesítés bejegyzése; Szállítói számla érkeztetése, számla összevetése megrendelés nyilvántartással; befogadás = számla igazolása (szállító, s ha kell, raktárkészlet könyvelése, köt. váll. állapot módosítása), vagy az elutasítás közlése a szállítóval; Megrendelés nyilvántartásba számla befogadás bejegyzése; Év végén keretszerződés lezárása, szállító minősítésének bejegyzése;

10 BESZERZÉS IV. Egyedi beszerzés (beruházás, felújítás, rendezvény) Az érintett Intézmények költségvetése alapján pályázati anyag, rendezvény szereplői igény elkészítése; Pályázat (közbeszerzés) meghirdetése, ill. pályázók, megbízni tervezett előadók ajánlattételre felkérése (előzetes kötelezettségvállalás; Pályázatok kiértékelése, nyertes(ek) kiválasztása; Nyertes(ekk)el szerződés megkötése; Szerződés nyilvántartásba vétele (kötelezettségvállalással);

11 BESZERZÉS V. Részteljesítés / teljesítés érkeztetése az érintett Intézménynél; szállító által az érkeztetést tartalmazó okmány továbbítása a beszerzőhöz; Beszerző által a szállítólevél/teljesítés igazolás alapján a teljesítésnek a szerződéssel való összevetése; teljesítés befogadás, ill. elutasítás; Az átvételről beszerzői teljesítésigazolás kiadása, vagy szállító levél igazolása, szerződés nyilvántartásba a teljesítés bejegyzése;

12 BESZERZÉS VI. Szállítói számla érkeztetése, számla összevetése szerződéses nyilvántartással; befogadás = számla igazolása (szállítói számla könyvelése, köt. váll. állapot módosítása), vagy az elutasítás közlése a szállítóval; Szerződés nyilvántartásba számla befogadás bejegyzése; Az utolsó számla kiegyenlítése után a szerződés lezárása, szállító minősítése;

13 KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁS I. Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása; Intézményenkénti éves előirányzatoknak keret gazdákra, és biztonsági tartalékra finanszírozási tervnek megfelelően - havi keretekként való lebontása, a számítógépes rendszerben való nyilvántartásba vétele; Évközi előirányzat módosulás miatti keret módosítások végrehajtása; Tartalék terhére végrehajtandó keret módosítás kezelése;

14 KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁS II. Kötelezettségvállalások kezelése Keret gazda által a megkötött keretszerződésre, illetve kiírt pályázatra előzetes kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele; Megkötött szerződésre, megrendelésre a fizetés teljesítési időpontjára kötelezettség vállalás nyilvántartásba vétele (lásd Beszerzés modellben), érintett keret(ek) lefoglalása, ha volt, az előzetes kötelezettség vállalás csökkentése Befogadott szállítói számlán lévő fizetési határidővel a számla összege szerinti kötelezettség vállalás csökkentése, tényleges felhasználás nyilvántartásba vétele;

15 KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁS III. Engedélyezett készpénzes eseti beszerzés kezelése Készpénz ellátmány összegével előzetes kötelezettség vállalás nyilvántartásba vétele; Kp-s számla alapján előzetes kötelezettség vállalás feloldása, a valós keret felhasználásnak a tényleges keret terhére való nyilvántartásba vétele;

16 ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS, KONTROLLING I. Önköltségszámítás előkészítése Kalkulációs egység (feladat, költségviselő; költséghely) típusok központi meghatározása, karbantartása; a tevékenység outputja az aktuális kalkulációs típusokat tartalmazó dokumentum ott letárolandó, és továbbítandó az önköltségszámítást végző szervezeteknek; Kalkulációs egység azonosító kódok kialakítása, karbantartás; a kontroller elvégzi a számítógépes rendszerben a kalkulációs egység kódok karbantartását; Költséghely típusok (alap-, mellék- és kiegészítő tevékenységek féleségei) meghatározása, karbantartása; a tevékenység outputja az aktuális költséghely típusokat tartalmazó dokumentum, amely továbbítandó az önköltségszámítást végző szervezeteknek;

17 ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS, KONTROLLING II. Költséghely típusok karbantartása; a tevékenység outputja a kontroller által a számítógépes rendszerben rögzített; Kalkulációs egységre közvetlenül elszámolandó kiadások meghatározása; a tevékenység outputja az aktuális költséghely típusokat tartalmazó dokumentum ott letárolandó, és továbbítandó az önköltségszámítást végző szervezeteknek; Költséghelyi általánosként elszámolandó kiadás típusok meghatározása; a tevékenység outputját tartalmazó dokumentum ott letárolandó, és továbbítandó az önköltségszámítást végző szervezeteknek;

18 ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS, KONTROLLING III. Intézményi általánosként elszámolandó kiadások meghatározása; a tevékenység outputját tartalmazó dokumentum ott letárolandó, és továbbítandó az önköltségszámítást végző szervezeteknek; Általános kiadások felosztására használandó naturália típusok meghatározása; a tevékenység outputját tartalmazó dokumentum ott letárolandó, és továbbítandó az önköltségszámítást végző szervezeteknek; Naturáliák számbavétele, számítógépes rendszerbe kontrolleri rögzítése;

19 ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS, KONTROLLING IV. Felosztási algoritmusok meghatározása, jóváhagyásra továbbítása az intézményi kontroller(ek); Felosztási algoritmusok egységesítése jóváhagyása, megküldése az intézményi kontroller(ek)nek; Havi önköltségszámítás; feladatok végrehajtója a könyvelés Szükség esetén új kalkulációs egység, illetve költséghely azonosító felvétele az előző funkció szerint Szállítói számlák kalkulációs egység-, ill. költséghelyekre könyvelése Bérfeladás kalkulációs egység-, ill. költséghelyekre könyvelése

20 ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS, KONTROLLING V. Kiadást érintő vegyes könyvelési tételek kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése; Tárgyhavi tételek lekönyvelése után általános költségek felosztása kontroller általi (költséghelyi általános kiadások felosztása a költséghelyhez tartozó kalkulációs egységekre, intézményi általános kiadások felosztása az intézményhez tartozó kalkulációs egységekre); Kalkulációs egységek fajlagos önköltségének meghatározása;

21 ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS, KONTROLLING VI. Önköltségek havi/negyedéves/éves kontrolleri kiértékelése; Kalkulációs egységek bázis időszaki fajlagos önköltségének összevetése tárgyidőszakéval; eltérés %-ának meghatározása kimutatás készítése Kalkulációs egységek előző időszaki fajlagos önköltségének összevetése tárgyidőszakéval; eltérés %-ának meghatározása, kimutatás készítése Kalkulációs egységek bázis időszaki teljes önköltségének és a számosságának összevetése tárgyidőszakéval; eltérések mértékeinek és %-ának meghatározása, kimutatása

22 ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS, KONTROLLING VII. Kalkulációs egységek előző időszaki teljes önköltségének és a kalkulációs egységek számosságának összevetése tárgyidőszakéval; eltérések mértékeinek és %-ának meghatározása, kimutatása Önköltségek kontrolleri elemzése; Eltérések okának feltárása; eltérés jellegének minősítése: eseti, vagy tartós Eltérés hatásának csökkentésére/megszüntetésére milyen beavatkozás szükséges

23 ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS, KONTROLLING VIII. Eltérések okának feltárása; eltérés jellegének minősítése: eseti, vagy tartós Eltérés hatásának csökkentésére/megszüntetésére milyen beavatkozás szükséges Tartósnak minősülő eltérés várható, számszerűsített hatása az adott pénzügyi évre Meghozandó pénzügyi/gazdálkodási intézkedések meghatározása az eltérések kezelhetőségére Döntés előkészítő dokumentum összeállítása, érintetteknek továbbítása

24 A JAVASOLT GAZDÁLKODÁSI MODELL ÁTTEKINTÉSE I. Költségvetés tervezés, kezelés fajlagos költségeken alapuló tervezés: feladat típusonként a kiadások és várható bevételek összevetése, javaslatok az eltérések kezelésére a költség összetevők évközi változásainak kezelése: mind az egyes kiadás típusokban, mind a feladat volumenek bekövetkező változások számszerűsített hatásai kezelésére kínálkozó alternatívák vizsgálata

25 A JAVASOLT GAZDÁLKODÁSI MODELL ÁTTEKINTÉSE II. Költségvetés végrehajtása feladat ellátásban párhuzamosságok megszüntetése keret gazdálkodás kialakítása: időütemezetten, évközi tartalékkal központosított beszerzés: éves keretszerződés, 2-4 hetenkénti megrendelésekkel kontrolling funkció: terv-tény folyamatos összevetése, értékelése hatékony (szakmánként megbontott) létesítmény- és vagyongazdálkodás Költségvetési beszámolás, zárszámadás; az előzőekkel alátámasztva

26 A JAVASOLT MODELL VÁRHATÓ HOZADÉKAI I. Tudatos gazdálkodás érvényesül a költségvetési év teljes életciklusán: a feladatok és erőforrások folyamatos összevetésével Az egységes elveken alapuló önköltség számítás: Alapul szolgál a feladat finanszírozáshoz Megalapozza a költségvetés tervezést Elemezhetővé válnak a költségösszetevők Évközi változások számszerűsíthetővé válnak

27 A JAVASOLT MODELL VÁRHATÓ HOZADÉKAI II. Központosított beszerzés kedvezőbb árkondíciókat eredményez, ami kiadások hatékonyabb felhasználhatóságát eredményezi Keretgazdálkodáson alapuló kötelezettség-vállalással és a kiskincstár működéssel megbízható cash-flow, adósság elkerülhetőség Tudatos és folyamatos létesítménygazdálkodás és üzemeltetési gyakorlatnak veszteség- és párhuzamosság csökkentő hatása Kormányzati célkitűzéseknek való megfelelés

28 MI SZÜKSÉGES A MEGVALÓSÍTÁSHOZ A szakmai munka során alkalmazott - műhelymunka eredményezte - együtt gondolkozás váljon a napi gyakorlat részévé A változtatások végrehajtásához szükséges döntések meghozatala A meghozott döntéseknek megfelelő feladatok maradéktalan végrehajtása, az új gyakorlat szerinti működés folyamatos ellenőrzése

29 A MODELL TELJES KÖRŰ BEVEZETHETŐSÉGÉNEK ÜTEMEZÉSE Prioritási sorszám Rövidtávon megvalósíthatók (2014 évben) Középtávon megvalósíthatók (2015. évben) Hosszabb távon megvalósíthatók (2016. évben) 1 Fajlagos költségek kialakítását célzó önköltség számítási modell kidolgozása, megvalósításának előkészítése Fajlagos költségek kialakítását célzó önköltségszámítás részletes kidolgozása, rendszer előkészítése Fajlagos költségek kialakítását célzó önköltségszámítás megvalósítása 2 Párhuzamosságmentes, egységes beszerzési gyakorlat módszerének kidolgozása Egységes beszerzési gyakorlat megvalósítása 3 A szabályozottság kezelésére létrehozni azt a folyamatosan végzendő tevékenységet, amely a napra-kész szabályzatok biztosításán túl rendszeresen ellenőrzi a tényleges gyakorlat és a szabályzatban foglaltak egyezőségét 4 A KÖVA-KOM várható tulajdononosi szerkezet változás hatásának vizsgálata, szükséges döntések meghozatala 5 6 Az összes létesítmény üzemeltetése működtetésére egységes (egyetlen) gyakorlat és szervezet kiválasztása Három eltérő számítógépes rendszer helyett egyetlen (gazdálkodó és költségvetési szervezetre is használható) alkalmazás használata (min. alkalmazások egységesítése) 7 Az előirányzatok rendelkezésre állásának megfelelő ütemezés szerinti, teljes körű kötelezettség vállalási gyakorlat megtervezése Az előirányzatok rendelkezésre állásának megfelelő ütemezés szerinti kötelezettség vállalási gyakorlat bevezetése (likviditás menedzsment első szintje) 8 Kiskincstár funkció a teljes Önkormányzatra vonatkozó működtetése bevezetése (likviditás menedzsment kiteljesítése) 9 Kontrolling funkció tartalmi kidolgozása, működtetésének megtervezése Kontrolling funkció létrehozása, működtetése a tervezéstől a működésen át a beszámolásig Az új kontrolling funkció teljes körű bevezetése 10 Mind az óvodák, mind a konyhák vonatkozásában a szakmai vezetés összevonása

30 KÉRDÉSEK ÉS VÁLASZOK

31 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!