Fejér Tamás. Személyügyi informatika

Méret: px
Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Fejér Tamás. Személyügyi informatika"

Átírás

1 Fejér Tamás Személyügyi informatika Budapest, 2007

2 Köszönetnyilvánítás A jegyzet szerkesztıje köszönetet mond mindazon szervezeteknek és azok munkatársainak, akik közremőködésükkel segítették a tankönyv létrejöttét. Human Resource Kft. L-SOFT Kft. Nexon Oracle Hungary Kft. Parallel Kft. Pepper Rt. Perbit HR Magyarország Kft Sabedu Kft SAP Hungary Kft. VT-SOFT Kft. Turi Attila, Zöld Attila Blahut Boglárka Novák Antónia Balogh Imre Lomen Zoltánné Szaniszló László Baglyas Andrea Kónya László 2

3 Tartalomjegyzék 1. Személyügyi informatika szakterülete A hazai alkalmazás kialakulása és jelenlegi helyzete A személyügyi szoftverek csoportosítása A kompetenciaalapú háromdimenziós személyügyi gondolkodás modellje A személyügyi szoftverek bevezetése A személyügyi szoftverek által támogatott fı funkciócsoportok A személy- és munkaügyi nyilvántartás A komplex bérügyvitel A bérügyvitel általános bemutatása Egy korszerő bérügyviteli programmal szemben támasztott követelmények Bérügyviteli szoftver jellemzı építıkövei TB- és Családtámogatási ellátást kezelı funkciók A jövedelem számfejtés munkafolyamata A TB-elszámolás és jelentés A TB-szoftverek funkciói Informatikai követelmények Szőkebb értelmezéső személyügyi szoftverek, amelyek a szakszerő humánpolitikai funkciókat támogatják Rendszerjellemzık, amelyek a rendszerek megismerését és összehasonlítását segítik elı Szervezeti alapfunkciók A PERBITVIEWS HR-szoftver által támogatott személyügyi funkciók A PERBITVIEWS személyügyi funkcióit támogató informatikai funkciók A személyügyi szoftverek kiegészítı funkciócsoportjai Idıgazdálkodási rendszerek Az e-learning rendszerek Bevezetés, az e-learning alkalmazások elterjesztésének indokai Az e-learning általános alkalmazása A Sabedu ETALON módszertan leírása A Magyarországon elérhetı legfontosabb integrált személyügyi szoftverek A NEXON humán erıforrás gazdálkodás rendszere A szolgáltató cég rövid bemutatása A rendszertulajdonságok bemutatása A rendszerfunkciók bemutatása A rendszerhez integrált további funkciócsoportok bemutatása Az OPUS, integrált személyügyi és bérügyviteli rendszer A szolgáltató cég rövid bemutatása A rendszertulajdonságok bemutatása A rendszerfunkciók bemutatása, az OPUS HUMÁN Emberi erıforrás gazdálkodási program A rendszerhez integrált további funkciócsoportok bemutatása Az Oracle Emberi Erıforrások rendszer A szolgáltató cég rövid bemutatása A rendszertulajdonságok bemutatása A rendszerfunkciók bemutatása A rendszerhez integrált további funkciócsoportok bemutatása A PIRAMIS TM humán szakértıi (integrált személyügyi és bérügyviteli) rendszer

4 A szolgáltató cég rövid bemutatása A rendszertulajdonságok bemutatása A rendszerfunkciók bemutatása Az SAP HR modulja, humán informatikai megoldása A szolgáltató cég rövid bemutatása A rendszertulajdonságok bemutatása A rendszerfunkciók bemutatása Az integrált személyügyi és bérügyviteli szoftver A szolgáltató cég rövid bemutatása A rendszertulajdonságok bemutatása A rendszerfunkciók bemutatása A VIP Humánpolitikai Rendszer A szolgáltató cég rövid bemutatása A rendszertulajdonságok bemutatása A rendszerfunkciók bemutatása Irodalomjegyzék

5 1. Személyügyi informatika szakterülete Képzési cél: A személyügyi informatika - amely a személyügy alkalmazott tudományága - szakterületének fogalmi és tartalmi megismertetése. A személyügyi szoftverek csoportosításának és az alkalmazás hazai helyzetének ismertetése. A kompetencia alapú háromdimenziós személyügyi gondolkodás logikai és funkcionális modelljének megismerése. A személyügyi szoftverek alkalmazásbavételi feltételeinek elsajátítása. 1.1 A hazai alkalmazás kialakulása és jelenlegi helyzete A korszerő vezetéstudományi elveken alapuló professzionális személyügy (Humán Resource Management) gyakorlati alkalmazása hazánkban intenzíven csak 1992-tıl kezdıdhetett meg. Ekkor kerülhetett sor a szakoktatás megkezdésére, a szakmai szervezetek és szövetségek megalakulására, a személyügyi szaklapok megjelenésére. Rövidesen megkezdıdött a szakterület informatikai támogatása, megjelentek az angol, német és amerikai személyügyi szoftverek elsı hazai adaptációi. A korábbi évtizedek átpolitizált személyzeti munkáját hazánkban újszerőnek számító, tudományosan megalapozott emberi erıforrás gazdálkodás kezdte felváltani. Nem meglepı, hogy ez a változási folyamat sok területen nehézségekbe ütközött, sıt még ma sem fejezıdött be. Az integrált személyügyi szoftverek, amelyek alatt a személyügyi informatika fıbb funkciócsoportjait egységesen támogató szoftvereket értjük, alkalmazása a legalább 200 munkavállalót alkalmazó szervezet számára ajánlott. Természetesen ennél az önkényesnek tőnıen megállapított határnál kisebb szervezetek is hasznosan alkalmazhatják ezeket a rendszereket, fıként, ha tevékenységük összetett és bonyolult, a munkavállalók feladatköre és képzettsége egymástól jelentısen eltér. A fenti megállapítás azon a tényen alapul, hogy a szervezeteknek valóban legfontosabb erıforrása az ember, ezt az erıforrást pedig részletesen és alaposan megismerni, értékét fenntartani és folyamatosan növelni az informatika lehetıségeinek kihasználása nélkül nem lehet. A személyügyi informatika azon szakterületeit, amelyek nem szigorú törvények által elıírottak, hazánkban sajnos csak kis mértékben alkalmazzák. A szőkebb értelemben vett személyügyi szoftverek alkalmazása a potenciális felhasználók csupán 2-3 %-ára terjed ki. Ugyan ez az arány a fejlett nyugat-európai országokban és az Amerikai Egyesült Államokban 50-70% között mozog. E tekintetben tehát a hazai személyügyi informatika rendkívül fejletlen. Ugyanakkor megállapíthatjuk, hogy az alkalmazás feltételei adottak. Hazánkban jelen van csaknem minden nemzetközileg számottevı rendszer magyar adaptációja, néhány színvonalas hazai fejlesztéső termék is rendelkezésre áll. A rendszerek eredményes használatához szükséges hardver feltételek ugyancsak adottak. Más kérdés, hogy nálunk az informatikai fejlesztés rendszerint a számítógépek beszerzésével és a hálózatok kialakításával befejezıdik. A szoftverekre és a bevezetési folyamat támogatására rendszerint hiányoznak az erıforrások vagy éppen az igények. 5

6 A fentiekben jellemzett helyzet ellensúlyozására csak akkor van lehetıség, ha az oktatási intézmények, a személyügy szakmai szervezetei és a személyügyi informatika professzionális szolgáltatói összefognak. Rendkívül nagy szükség van ugyanis az ismeretterjesztésen alapuló igények felkeltésére. E tekintetben sokat tehetnek a személyügyi szaklapok, amelyek közül már eddig is hasznosan tevékenykedett a Humánpolitikai Szemle, az OHE Hírlevél és más periodikák. Segítséget jelent a Humán Erık Évkönyv, amelyet 2007-ben már 7. alkalommal jelentettnek meg és az évenként megrendezésre kerülı PERSONAL Hungary, Személyügyi Informatikai Szakkiállítás. A legfontosabb azonban, hogy a személyügy a szervezeteknél kiemelkedıen fontos, termelı üzletággá váljon, a személyügyi szakma megbecsülése növekedjen. A szakképzett személyügyi szakemberek biztosíthatják az elıttünk álló gazdasági feladatok teljesítésének egyik legfontosabb feltételrendszerét, az emberi erıforrások hatékony felhasználását. Nem véletlen, hogy az EU-csatlakozásunk után érvénybe lépı Nemzeti Fejlesztési Terv specifikus céljai, fejlesztési prioritásai és operatív programja között a humánerıforrás fejlesztése kiemelten szerepel. Régóta áhított felzárkózásunk csak akkor lehetséges, ha a kitőzött célokat végrehajtjuk, ennek pedig a személyügyi informatika színvonalas alkalmazása alapfeltétele. 1.2 A személyügyi szoftverek csoportosítása A személyügyi szoftverek elnevezése a magyarországi gyakorlatban rendkívül sokféle. A szoftverek nevében sőrőn elıfordul a személyzeti, személyügyi, HR, humánpolitikai, emberi erıforrás gazdálkodási, humán erıforrás gazdálkodási, stb. elnevezés. Mindez arra utal, hogy még kialakulatlanabb a termékek tartalmának megítélése, ami az eligazodást megnehezíti. Elsıként meg kell határoznunk, hogy milyen termékeket nevezünk személyügyi szoftvereknek. A gyakorlatban ezt az elnevezést a legkülönfélébb szakterületekre egyaránt használják. A pontos eligazodás érdekében elıször vegyük sorra a személyügyi szoftverek legfontosabb funkciócsoportjait: személy- és munkaügyi nyilvántartás és elemzés, bérszámfejtés, TB-elszámolás és jelentés, szakszerő személyügyi funkciók, idıgazdálkodás, e-learning. Azokat a szoftvertermékeket, amelyek az elsı három funkciócsoport informatikai támogatását végzik, s a negyedik funkciócsoportét nem, vagy csupán érintılegesen támogatják, csak tágabb értelmezésben nevezhetjük személyügyi szoftvereknek. 6

7 Ezzel szemben azokat a szoftvertermékeket, amelyek a negyedik funkciócsoport szakterületeit teljes egészében, vagy nagy részben támogatják, szőkebb értelmezéső személyügyi szoftvereknek nevezhetjük, függetlenül attól, hogy az elsı három funkciócsoporthoz tartozó elemeket tartalmazzák, avagy nem. A szőkebb értelmezéső személyügyi szoftverek elsıdlegesen az emberi erıforrás gazdálkodás ma már klasszikusnak nevezhetı munkaterületeit támogatja, természetesen megerısítve a személy- és munkaügyi nyilvántartás és elemzés korszerő elemeivel. Az emberi erıforrás gazdálkodás klasszikusnak tekinthetı és szoftverekkel hatékonyan támogatható munkaterületei, a humánpolitikai funkciók a következık: a szervezeti hierarchiák kialakítása szervezeti egységenként és munkakörönként, a szervezeti kompetencia rendszer kialakítása, munkaköri követelmények meghatározása munkaköri specifikációk létrehozása, átszervezések lebonyolítása, tervezése és tárolása munkavállalók felmérése, önfelmérés, személyzetfelmérés tesztekkel, személyzet felmérés tudományos módszerekkel, kiválasztás, a megfelelı embert a megfelelı munkakörbe, az üresedések nyilvántartása és kezelése, toborzáskezelés, személyre vonatkozó továbbképzési igényfelmérés, teljesítményértékelés összevetéssel, a munkavállalók teljesítményének vezetıi értékelése, javaslat az alulteljesített kompetenciák fejlesztésére, fejlesztési tanács, utódlástervezés, karriertervezés, helyettesítés, áthelyezés, leváltás és elbocsátás, nyugdíjazás, személyi adatok tárolása és jelentés készítés, munkaerı-idıbeosztás, jelenlét elszámolás, erıforrás tervezés, továbbképzés kezelés, 7

8 körlevelezés, határidı nyilvántartás és kezelés általános adatszőrés és lekérdezés, jogosultság meghatározás, adatvédelem. A személyügyi munkaterületek, humánpolitikai funkciók felsorolása természetesen nem mentes bizonyos önkényességtıl, átfedésektıl, esetleg hiányokat is felfedezhetünk. Ennek oka elsısorban a tudományterület folyamatos és gyors fejlıdése és a kialakulatlan szakmai nyelvezet. A korszerő személyügyi ismeretek ugyanis angol, amerikai és német eredetőek, s a szakkifejezések magyarra történı fordítása gyakran eltérı magyar szakkifejezéseket eredményez. Ma már szakmai szükséglet egy angol, német, magyar személyügyi szakszótár létrehozása és kiadása, amely megalapozza a személyügyi szakma nyelvezetének egységesülését. Az idıgazdálkodás (5. funkció csoport) alatt nálunk a legtöbben a beléptetı rendszereket értik. Sajnos itt is érvényesül az a már kárhoztatott hazai tendencia, hogy a legkülönfélébb kártyákkal üzemelı mechanikus beléptetı eszközök elterjedtségénél lényegesen kisebb az idıgazdálkodási szoftverek használata. Az idıgazdálkodásnak 4 fontos funkciócsoportját kell megkülönböztetnünk: a beléptetés, a munkaidı elszámolás, a munkavállalók felhasználásának tervezése és irányítása, és a termelésirányítás. Természetesen valamennyi funkciócsoport csak akkor mőködik hatékonyan, ha a szőkebb értelemben vett személyügyi szoftverrel integráltan alkalmazzuk. Az e-learning funkciócsoportja a szervezet egészének és a munkavállalóknak folyamatos, tervszerő és hatékony képzését támogatja. Kihasználja az elektronikus adatkezelés és az Internetre és Intranetre alapozott hálózati mőködés lehetıségeit, ezáltal tértıl és idıtıl függetlenné teszi az ismeretek megszerzését, elsajátítását. A személyügyi szoftverek hat funkciócsoportjának áttekintése után már vállalkozhatunk arra, hogy meghatározzuk a szakkifejezés tartalmát. Helyesnek tekinthetı, ha minden olyan terméket, amely a felsorolt funkciócsoportok informatikai támogatási igénye által meghatározott követelményeknek megfelel, személyügyi szoftvernek tekintünk. Annál is inkább, mivel a személyügyi szoftverek általános használatának tekintetében a fejlıdés elején járunk. Még a közepes és nagyvállalatok döntı többsége sem használ személyügyi szoftvert, jó esetben tervezi az alkalmazás megkezdését. Az elsı lépéseket tehát bátorítani kell, egyelıre a legkisebb elırehaladás is eredmény, amelyet a személyügyi szoftverek teljes körő és integrált alkalmazása követhet. Ennek ellenére a továbbiakban leghangsúlyosabban a szőkebb értelemben vett személyügyi szoftverekkel foglalkozunk, mivel ezek elégítik ki a személyügyi szakma egyre általánosabban jelentkezı igényeit, követelményeit. Ugyanakkor betekintést nyújtunk a többi funkciócsoportot támogató informatikai rendszerekre is. Az emberi erıforrás gazdálkodást támogató informatikai rendszerek két rendkívül gyorsan fejlıdı tudomány és szakterület határán helyezkednek el. Az informatika és a szakszerő személyügy egyaránt rohamosan korszerősödik, egyúttal alkalmazásuk nemzetközi viszonylatban is folyamatosan terjed. 8

9 A bizakodás ellenére meg kell jegyeznünk, hogy a szakterület gondozása ma még "karitatív" feladat. Azoknak a szolgáltató és tanácsadó cégeknek, akik erıforrásaikat a humáninformatika bevezetésére és elterjesztésére koncentrálják, még korlátozott bevételeik nagy részét is - remélhetıleg hosszú távú befektetésként - az ismeretterjesztésre, oktatásra, a szakterület mővelésébıl származó elınyök megismertetésére kell fordítaniuk. Ezek a szervezetek az elmúlt évek során nagyon sokat tettek a személyügyi szakma fejlesztéséért. Az informatika robbanásszerő és folyamatos fejlıdése ma már nélkülözhetetlenné teszi alkalmazását a potenciális alkalmazó szervezetek személyügyi szakértıi számára is. A gyors fejlıdés persze vadhajtásokat is eredményez. Vannak, akik eleve lemondanak az informatika alkalmazásáról, hiszen számukra a szoftverek használata, úgymond, idegen terület. Vannak olyanok is, akik misztifikálják a számítógép használatától nyerhetı lehetıségeket, s saját feltételrendszerük ismeretében az elérhetetlen kategóriába sorolják az informatika hasznosítását. Ezektıl a vélekedésektıl eltérıen kijelenthetjük, hogy a személyügyi szoftverek ma már könnyen hozzáférhetı eszközök, amelyek a szakértık munkáját megkönnyítik, a szakmai erıfeszítések eredményeit kézzelfoghatóvá teszik. Jelentıségük alapvetıen abból áll, hogy a szakemberek munkaidejük döntı hányadát a személyügyi funkciók végrehajtásának szervezésére és az adatok elemzésére fordíthatják a kézzel történı adatfeldolgozás helyett. Azt sem szabad elhallgatni, hogy a szoftverkereskedı cégek jól felfogott érdekükben idınként eltúlozzák az általuk kínált termékek elınyeit és pozitívumait. Rendkívül fontos a személyügyi szoftverek tényleges értékének, a személyügyi szakmán belüli helyének pontos ismerete. Ennek elısegítésére a késıbbiekben az általunk legfontosabbaknak tartott termékekrıl tárgyszerő, objektív értékelést adunk. A tankönyv összeállítása során esetenként alkalmazkodtunk az egyes termékek és információs anyagaik által használt meghatározásokhoz és definíciókhoz. Emiatt bizonyos esetekben elıfordul, hogy ugyanazt a fogalmat két különbözı kifejezéssel írtuk le. Ezek a kifejezések azonban általánosan ismertek és elfogadottak, így a megértést nem befolyásolják. 1.3 A kompetenciaalapú háromdimenziós személyügyi gondolkodás modellje A korábbiakban áttekintettük a személyügyi szoftverek alapismereteit és csoportosítását. Most annak a személyügyi gondolkodásnak a logikai modelljét mutatjuk be, amelyen a 3. fejezetben bemutatott nemzetközi és hazai fejlesztéső, szőkebb értelmezéső személyügyi szoftverek alapulnak. Kompetenciának, mint győjtıfogalomnak nevezzük a tulajdonságok, képességek és készségek meghatározható elemeit, amelyek a munkakörök betöltéséhez szükségesek és a munkavállalókra jellemzıek, illetve birtokolják azokat. A szervezet által kialakított, rá jellemzı kompetencia rendszert változatlan formában kell felhasználni a munkakörök értékelése, a munkavállalók felmérése és továbbképzése szakterületein, azaz három különbözı, de egymással szorosan összefüggı dimenzióban, síkban. 9

10 A modell meglévı elemei Minden szervezetben megtalálható a munkakörök és szervezeti egységek hierarchiája. Ennek ellenére ennek felülvizsgálata szükségessé válhat, mert gyakran elıfordul, hogy hosszabb, rövidebb idıszak után, általában a személyi változásokat követıen szervezeti anomáliák alakulnak ki. Ez azt jelenti, hogy a szervezet tényleges mőködése által megkívánt szervezeti felépítés nem egyezik meg a formálisan kialakított szervezeti felépítéssel Fontos gyakorlati módszer, hogy a szervezetet felülrıl lefelé "építsük", azaz mindig a vezetınek kell tudnia, hogy kik a hozzá beosztott munkatársak. Ennek az elvnek az érvényesítése azért fontos, mert gyakran elıfordulnak a gyakorlatban spontán mátrix szervezetszerő hierarchiák, amikor egy-egy beosztott munkatársat, akár egyidejőleg is, többen utasítanak, illetve felügyelnek. Ilyenkor a munkavállalónak nehézséget okozhat a szervezeten belül elfoglalt helyének meghatározása. A szervezeti kompetenciarendszert, azaz a szervezet számára fontos tulajdonságok, képességek és készségek körét és ezek szintjeit minden egyes alkalmazó szervezetnek önállóan kell meghatároznia. Akkor járunk el helyesen, ha az alkalmazni kívánt kompetenciák és az ehhez tartozó szintek számát gyakorlatiasan határozzuk meg, azaz a teljesség igénye helyett a kompetenciák felhasználása során felmerülı lehetıségeket vesszük figyelembe. Célszerő inkább kevesebb kompetenciával dolgozni, de a kiválasztottakat mindhárom dimenzióban következetesen felhasználni. Ugyanígy a kompetenciák szintjeinek számát gyakorlati hasznosságuk alapján kell meghatározni. Az alkalmazó szervezet kompetencia térképének meghatározásához bemutatunk egy tíz kompetencia osztályból álló lehetséges összeállítást, amely segítséget nyújthat a szervezeti kompetencia térkép elkészítéséhez. 1. kompetencia osztály: vezetési, irányítási képességek szervezıkészség, delegálási képesség, konzultatív vezetési stílus, toborzási képesség, idıbeosztási képesség, irányítási képesség. 2. kompetencia osztály: üzleti ismeretek pénzügyi analízis ismeret, üzleti felfogás, érzék, pénzügyi eljárás ismeret. 3. kompetencia osztály: cégismeret cégszerkezet ismeret, cégeljárás ismeret, a cégjog ismerete, cégelszámolási, könyvelési ismeretek, cég- üzleti számítástechnika. 10

11 4. kompetencia osztály: kommunikációs készségek beszédkészség, beszédértés, írásbeli kommunikáció, meghallgatási készség, elıadási készség. 5. kompetencia osztály: oktatás, képzettség felsıoktatási minısítések, középfokú oktatási minısítések, szakmai minısítések, nyelvi minısítések, számítástechnikai minısítések. 6. kompetencia osztály: gyakorlat, tapasztalat általános munkatapasztalat, speciális munkatapasztalat, ipari gyakorlat, üzletvezetési gyakorlat, kiskereskedelmi gyakorlat. 7. kompetencia osztály: szerzett készségek gépjármő vezetıi engedély kézügyesség, billentyő használat, gépírási képesség, gyorsírási képesség, szövegszerkesztı használat, számítógép kezelés, tárgyalási képességek, rábeszélı képesség. 8. kompetencia osztály: szellemi kapacitások döntéskészség, probléma analízis, probléma megoldás, kritikus gondolkodás, többoldalú gondolkodás, matematikai készség, fáradtságtőrés. 9. kompetencia osztály: személyi tulajdonságok megjelenés, egészség, stressztőrı képesség, belsı motiváltság, irányultság, ambíció öntudatosság, magabiztosság, rugalmasság, együttmőködı készség, szociális érzék, gyakorlat, 11

12 empátia, önbizalom, becsületesség, ıszinteség, lelkesedés. 10. kompetencia osztály: teszteredmények fogalmi gondolkodás, helyesírás, szóbeli sebesség, pontosság, aritmetika, numerikus gondolkodás, numerikus sebesség, pontosság, angol helyesírás. Természetesen a felsorolt kompetenciák, az alkalmazás körülményeihez igazodva bıvíthetık, módosíthatók, sıt akár el is hagyhatók. Rendkívül fontos, hogy minden szervezet részére egységes kompetencia rendszert hozzanak létre, vagyis egy szervezet csak egy kompetencia rendszert használjon, még akkor is, ha a szervezeten belüli munkakörök között akár szélsıséges eltérések is elıfordulnak. Minden alkalmazni kívánt kompetenciához és azon belüli kompetencia szinthez egy definíciót kell hozzárendelni, amelyet a szervezet munkavállalói egységesen értelmeznek. Az elsı dimenzió, a munkakörkezelés Minden modell felépítéséhez szükséges egy kiindulópont, az alap építıkı meghatározása. A személyügyi gondolkodás alapegysége a munkakör. A munkakör jelentéstartalma is eltérı lehet. Leggyakrabban a munkakör a konkrét beosztást, a "széket" jelenti. Az egymással nagy tartalmi hasonlóságot mutató munkakörök győjtıneve az alapmunkakör. Ennek megfelelıen tehát alapmunkakörnek nevezzük az osztályvezetıi, titkárnıi stb. munkaköröket, munkakörnek pedig a személyzeti osztályvezetı, termelési osztályvezetı, vezérigazgatói titkárnı, stb. beosztásokat. Kiinduló lépés tehát a szervezet ténylegesen szükséges munkaköreinek meghatározása. Nagyon fontos, hogy a valós, kialakult helyzetet kritikus szemmel vizsgáljuk felül, lehetıség szerint a munkaköri átfedéseket vagy az idıközben feleslegessé vált munkaköröket szüntessük meg. A szervezeti kompetencia rendszer felhasználásával végezhetjük el a munkakörök követelményének meghatározását, más néven a munkaköri felmérést, vagy munkaköranalízist. Ennek során meghatározzuk, hogy az egyes munkakörök ellátásához melyik kompetencia és milyen szinten szükséges. Az egyes munkakörök követelmény elemzését egymástól függetlenül több személy is elvégezheti, ezek különbözı eredményeit a rendszer összefésüli, oly módon, hogy az eltérı véleményeket végsı döntésre újra felkínálja. Módszertanilag lehetséges az is, hogy a meghatározott munkakör követelmény elemzését végzı több szakértıbıl álló testület közösen, megegyezéses alapon végzi munkáját. A követelmény elemzések végrehajtása egy adott szervezeten belül rendkívül komoly munkaszervezési feladat. Meg kell tervezni az egyes munkaköröket elemzı 12

13 vezetık, munkatársak és szakértık körét, mert ettıl nagymértékben függ az elemzés eredménye. Alapvetıen két egymásnak ellentmondó követelményrendszernek kell megfelelni. Egyfelıl nagyon lényeges az elemzések szakszerősége és objektivitása, másfelıl azonban nem elhanyagolható sem az idıtényezı, sem a költségkihatás. Mindezek alapján kell a szervezet érdekeinek és lehetıségeinek figyelembevételével az arany középutat megtalálni. A munkakörök követelmény elemzéseinek szervezeten belüli végrehajtásához szükséges idıt nagymértékben csökkenthetjük, ha elsıként az alapmunkakörökre készítjük el az elemzéseket, s ezeket módosítjuk a konkrét követelményeknek megfelelıen. A többféle követelményelemzésbıl egy munkaköri specifikációt kell létrehozni a konkrét munkakörhöz kapcsolódóan, ez a "zsinórmérték". Azt mutatja meg, hogy a munkakör betöltéséhez, mely kompetenciák és milyen szinten szükségesek. Ezt a zsinórmértéket kell alapul venni a megfelelı embert a megfelelı helyre elv alkalmazása során az utódlástervezésnél, a karriertervezésnél, a toborzásnál, és a szervezetfejlesztéseknél is. Nyilvánvaló, hogy a szervezet érvényes kompetencia készletébıl csak azok a kompetenciák részei a munkaköri specifikációnak, amelyeket a követelményelemzések során hozzárendeltünk. Rendkívül fontos, hogy egy idıpontban csupán egy munkaköri specifikáció lehet érvényben, tehát egy munkakörhöz több követelményelemzés, de csupán egy munkaköri specifikáció tartozhat. Ez az a követelményszint, amelyhez a továbbiakban minden kapcsolódó humánpolitikai funkciót hozzá kell igazítanunk. Munkaszervezési szempontból tehát meg kell határozni a munkaköri specifikációk érvényességének hatályát. Természetesen folyamatosan végezhetık további követelményelemzések, a szervezet fejlıdése során változhatnak a környezeti és a belsı feltételek egyaránt, mégis szükséges az egységes zsinórmérték fenntartása. A munkaköri specifikációnál nyílik lehetıségünk annak kifejtésre is, miszerint a kompetenciaalapú háromdimenziós személyügyi gondolkodás modelljét alkalmazó szervezet személyügyi tevékenységének 1. dimenzióját az alkalmazott kompetencia rendszer felhasználásával történı követelményállítás jelenti. Nyilvánvaló ugyanis, hogy amikor egy munkavállaló számára bizonyos kompetenciákat követelményként állítunk, gondoskodni kell arról is, hogy ugyanezekhez a kompetenciákhoz megfelelı munkavállaló felmérési módszereket (2. dimenzió) és oktatási módszereket is (3. dimenzió) hozzárendeljünk. A munkakörértékelésre azért van szükségünk, mert egy szervezeten belül nagyon sokféle munkakör található, s ezek a munkakörök vagy hierarchikusan, vagy mellérendelten kapcsolódnak egymáshoz. A gyakorlatban a munkakörök egymáshoz való viszonya rendkívül sok problémát vet fel. A szervezetek kisebb és nagyobb csoportokra tagozódnak, s ezek a csoportok között, sıt az egyes csoportokon belül is gyakoriak az úgynevezett hatalmi játszmák. Az egyes csoportok és azon belül az egyes munkaköröket betöltı munkatársak is gyakran hajlamosak arra, hogy saját szerepüket túlértékeljék. Gyakran tapasztalhatók konfliktusok, pl. a termelési és az értékesítési szakterületek között. Szubjektíven rendkívül nehezen dönthetı el például, hogy a szervezet szempontjából melyik az értékesebb tevékenység egy-egy termék elıállítása, vagy kedvezı áron történı piacra juttatása között. 13

14 Ezt a konfliktust a korábban már ismertetett egységes szervezeti kompetencia rendszer és az annak segítségével létrehozott zsinórmértékek oldhatják fel. A munkakörértékelés során abból indulunk ki, hogy egy munkakör annál értékesebb, minél több kompetencia minél magasabb szinten szükséges az ellátásához. Az egyes kompetenciákon belül meghatározott szintek definícióihoz konkrét értékszámok rendelhetıek. Ha pl. a nyelvtudás kompetenciája öt szintbıl áll, akkor az ismeretek teljes hiányához 0, az egyszerő szövegértéshez 1-es, az alapfokú kommunikációhoz 2-es, a szóbeli és írásbeli kommunikációhoz 3-as, a teljes körő, tárgyalási szintő kommunikációhoz 4-es értékszám rendelhetı. Miután a munkaköri követelmények elemzésével megállapítottuk, hogy egy munkakörhöz melyik kompetencia és milyen szinten szükséges a kompetencia szintek értékszámait összeadva egy összeghez jutunk. Ezek az összegek a hozzájuk tartozó munkakörök értékét jelentik, jól összehasonlíthatóak egy adott szervezeten belül. Könnyen belátható, hogy a szervezet vezetıi munkaköréhez lényegesen magasabb pontszámnak kell társulnia, mint a szervezet egy alacsony beosztású munkaköréhez. A módszer igazán jó hasznosíthatóságához természetesen nagyon körültekintıen elvégzett elıkészítı munka szükséges. Célszerő a kollektív bölcsességet felhasználni már a szervezet kompetencia rendszerének és a kompetencia szintek meghatározása során. Fel kell használni azt a lehetıséget is, hogy minden kompetencia szint értéke tág határok között (pl ig) beállítható. Ha ezeket a lehetıségeket jól használtuk ki, akkor szervezetünk valamennyi munkaköréhez egy-egy pontszám összeg tartozik, s ezek segítségével a szervezet munkaköreit rangsorba rendezhetjük. A felvázolt módszer gyakorlati hasznosíthatósága az alkalmazó szervezetnél kialakult szervezeti kultúrától függ. Ismerünk olyan szervezeteket, amelyeknél a módszer alkalmazása ma még idıszerőtlen. Más szervezetek használják az eljárást, sıt olyan alkalmazó is akadt, amely a folyosói pletykák ellen egy mindenki által hozzáférhetı olyan számítógépes munkaállomással védekezik, amelyen minden munkavállaló meggyızıdhet munkakörének a szervezet szempontjából kialakított értékérıl. A munkakörök értékelése fontos személyügyi funkció, okszerő alkalmazásával két különbözı irányban is eredményeket érhetünk el. Egyrészt fokozhatjuk azon munkatársaink önbecsülését és lelkesedését, akik munkakörüket, s ezáltal saját szerepüket - túlságosan szerényen - leértékelik, másrészt segíthetjük a helyes értékítélet kialakítását a szerepüket túlértékelı munkatársainknál. Minden szervezet akkor mőködik jól, ha hısök és rabszolgák helyett jól kialakított munkaköröket ellátó, szerepüket és felkészültségüket pontosan értékelı munkatársakból áll. A munkakörök és azok hierarchiájának leképezéseként szervezettervet, organigrammot hozhatunk létre. Ennek megjelenítése grafikus és táblázatos formában is lehetséges. A grafikus forma alkalmazása esetén a szervezeti egységeket vagy akár a munkaköröket egy-egy téglalapban ábrázoljuk a szervezeti hierarchiának megfelelı rendezett egységben. A második dimenzió, a munkavállalók kezelése Személyügyi modellünk másik alapeleme a munkavállaló, vagyis az ember. Természetesen a munkavállalókról létrehozott személyügyi és munkaügyi adatbázis minden humánpolitikai szoftver fontos eleme. A korszerő HR-rendszerek alkalmasak arra, hogy ezt az adatbázist a rendszeren belül kialakítsuk, ugyanakkor 14

15 lehetıségünk van arra is, hogy rendszerünk bármely más személyügyi nyilvántartó rendszerrel teljes integráltságban együttmőködjön. A felsorolt lehetıségek közül azt kell választani, amely leginkább alkalmas és igazodik az alkalmazó szervezet szervezeti felépítéséhez, kialakult szokásaihoz, jól mőködı integrált informatikai rendszeréhez. A munkavállalók felmérése a modell egyik legfontosabb személyügyi funkciója. Mindazon kompetenciához és azok szintjeihez, amelyeket a munkaköri specifikációkban elıírtunk, meg kell határozni, a hozzátartozó felmérési módszert, vagy módszereket. Ez a feladat ismét komoly szakmai hozzáértést igényel és hatékony munkaszervezési módszerek alkalmazását. Egy-egy kompetencia ugyanis akár többféle módon is felmérhetı, a lehetıségek közül ismét két egymásnak néha ellentmondó követelmény figyelembevételével kell választanunk. Ezúttal is ellentétbe kerülhet az objektivitás és a pontosság, valamint az idıtényezı és a költségkorlátok figyelembevételének igénye. Az angol nyelvtudás pl. nagyon sokféle módszerrel felmérhetı. Elfogadhatjuk a különbözı nyelviskolák, vagy más oktatási intézmények által kiadott írásos eredményeket, figyelembe vehetjük az önfelmérés, vagy az un. fınöki felmérés eredményeit, hagyatkozhatunk különféle tesztekre, vagy személyes benyomásokra és ismeretekre, de pártatlan nyelvi szakértı szakvéleményét is igényelhetjük. Nyilvánvaló, hogy a felmérési módszerek, nagyjából a felsorolás sorrendjének megfelelıen egyre pontosabb és objektívebb eredményeket hozhatnak, viszont egyre több idıt és ezzel összefüggésben költséget is felemésztenek. Néhány elterjedt felmérési módszert megemlítünk: A személyzet felmérés módszerét fınöki felmérésnek is nevezhetjük, hiszen a legtöbb esetben a vezetık feladata a beosztottjaikról való véleményalkotás. Az objektivitás érdekében végezhet ilyen felmérést akár mellérendelt vagy beosztott munkatárs is. A módszer végrehajtása során a felmérı azt határozza meg hogy, a vizsgált munkavállaló a számára elıírt kompetenciát milyen mértékben birtokolja, illetve teljesíti. Ez a rendszerfunkció mőködhet egyszerő, un. osztályzásos módszerrel, vagy szakértıi rendszereknél tudásbázis által támogatva. Az önfelmérés során, amely szintén a személyügyi munka 2. dimenziójának része, saját magunkról állapítjuk meg, hogy hogyan felelnénk meg egy konkrét munkakör követelményeinek. Az önfelmérés eredményét természetesen csak kellı kritikával felülbírálva szabad felmérési eredménynek tekinteni, bizonyos esetekben azonban célravezetı a használata. Ez nemcsak akkor lehet elınyös, amikor rövid idı alatt, költségkímélı módon akarunk felmérési eredményhez jutni, hanem olyan esetekben is, amikor a munkavállalónak nem állhat érdekében tényleges képességeinek eltitkolása. Például egy rendszeres gépkocsivezetést igénylı szervezet alkalmazottjának nem állhat érdekében gyenge gépkocsi vezetési képességeinek kiváló szintre történı beállítása, mivel ez esetben könnyen elıfordulhatna, hogy nehéz idıjárási körülmények között is nagytávolságú gépkocsivezetési feladatokra vehetnék igénybe. Egyre népszerőbbek a teszt formájában végzett felmérések. Az alkalmazó szervezet által használt tesztkészletet úgy célszerő összeválogatni, hogy minden teszt egy kompetenciára, vagy egy kompetencia csoportra mutasson, azaz a teszt eredménye egyúttal végleges felmérési eredményként is hasznosítható legyen. 15

16 A következıkben felsorolunk néhány olyan kompetenciát, amely tesztekkel eredményesen felmérhetı: angol helyesírás, aritmetika, fogalmi gondolkodás, numerikus gondolkodás, numerikus pontosság, szóbeli pontosság. A munkavállalók felmérését nagy pontosságú tudományos módszerekkel is elvégezhetjük. Ezt a felmérést rendszerint egy külsı szakértı vagy tanácsadó cég végzi. A felmérések egy-egy kompetenciára vagy kompetenciacsoportra vonatkozhatnak. Elvégzése, költség igényessége miatt, általában csak a kiemelt, vagy vezetı beosztású munkavállalókra történik meg. A különbözı felmérési módszerek eredményeibıl létre kell hozni a munkavállaló személyspecifikációját. Ez az eredmény használható fel arra, hogy a munkaköri specifikációval, azaz a követelményszintet meghatározó zsinórmértékkel összehasonlításra kerüljön, s ennek eredményeként objektív alapját képezze a legkülönfélébb - a késıbbiekben tárgyalt - személyügyi funkcióknak. Mindkét specifikáció azonos kompetencia rendszerre épül, így a követelmények és a teljesítések alapja megegyezı. A személyspecifikációk kezelése, hasonlóan a munkaköri specifikációval, munkaszervezési szabályozást igényel. Ahogy a követelményszint is egy adott idıpontban csak rögzített lehet, vagyis érvényességi ideje és hatálya van, ugyanúgy a személyspecifikáció érvényességét és hatályát is meg kell határozni. Látszólagos ellentmondás van a fenti elv és azon gyakorlat között, amely nyilvánvaló módon a folyamatos felmérési tevékenység folytatására épül. Ennek ellenére rögzíteni kell az éppen aktuális személyspecifikáció hatályát. Gyakorlati példával alátámasztva az elızıekben kifejtett elvet, gondoljunk pl. a nyelvvizsgák megszerzésének lehetıségére. Ha két munkavállaló azonos oktatási formában vesz részt, de a vizsgarend szabályai miatt az egyikük mondjuk két héttel korábban kerül sorra, akkor érdemtelenül szerezhet elınyt egy utódlástervezési, vagy éppen egy vezetı kiválasztási folyamatban. A személyspecifikációk eredményét nagymértékben befolyásolhatják azok az elvek, amelyek szerint a különbözı felmérési eredményeket figyelembe vesszük. Ezeknek az elveknek a meghatározása tehát kiemelt szakmai jelentıséggel bír. A legfontosabb figyelembe veendı körülményeket röviden felsoroljuk. Lehetıség van arra, hogy az egyes felmérési módszereket önállóan, vagy együttesen alkalmazzuk. Megadhatjuk a módszerek prioritását, vagyis eldönthetjük, hogy az önfelmérés eredményét csak akkor vegyük figyelembe, ha nincs ugyanarra a kompetenciára vonatkozó teszteredmény. Az egyes módszereket többféle módon versenyeztethetjük is. Kijelölhetjük, hogy csak a legmagasabb felmérési eredményt produkáló módszert vegyük figyelembe, vagy éppen csak a legalacsonyabbat. Az az elv is követhetı, hogy valamennyi felmérési módszer eredménye vegyen részt a kompetencia szint megállapításának folyamatában, akár egyenlı arányban, akár pedig az általunk megadott súllyal. 16

17 A felsorolt lehetıségek közül a gyakorlatban meghatározható célok és körülmények ismeretében kell a legkedvezıbbet kiválasztani. A munkakörökhöz tartozó munkaköri specifikációk és a munkavállalók felmérésének eredményeként létrejött személyi specifikációk összevetésébıl elvégezhetjük a munkavállalók teljesítményértékelését. Lehetıség van arra, hogy a két összehasonlítandó specifikációt csak az összpontszám értékek alapján hasonlítsuk össze. Ennek ellentéteként arra is lehetıség van, hogy a munkaköri specifikáció és a személyspecifikáció adatait részletesen összevethessük, sıt akár a követelmény elemzési menetek és a felmérési módszerek részleteit is újból ellenırizzük. Mindezek alapján mód van arra, hogy a kapott végeredmény létrejöttének körülményeit és összetevıit teljes részletességgel elemezhessük. Az összevetés lehetséges eredményei közül a logikailag három legfontosabbat emeljük ki. Ezek közül elsı azt a helyzet, amely minden személyügyi szakértı álma. Ebben az esetben a két specifikáció értékei megegyeznek, azaz a megfelelı embert a megfelelı helyen foglalkoztatjuk. Az alkalmazó szervezet igényeivel megegyezı munkateljesítményekre számíthat, a munkakört betöltı személy pedig a jól végzett munka tudatával teljesítheti feladatait. Természetesen ebben az esetben is számos humánpolitikai funkció végrehajtása szükséges, hiszen fenn kell tartani ezt a kedvezı állapotot. Gondoskodni kell arról, hogy az ilyen munkavállaló folyamatosan számára megfelelı erkölcsi és anyagi megbecsülésben részesüljön. Ezen kívül nem hanyagolható el az sem, hogy a szervezet folyamatos fejlıdésének következtében a követelmények is folyamatosan növekednek, s ezt a körülményt a munkavállaló fejlesztésével kell ellensúlyozni. Másodikként azt a helyzetet elemezzük, amikor a munkavállaló képességeinél és felkészültségénél magasabb elvárások között kénytelen teljesíteni, azaz a munkaköri specifikáció értéke meghaladja a személyspecifikáció értékét. Ebben az esetben az alkalmazó szervezet nem lehet elégedett a teljesítménnyel, a lelkiismeretes munkavállaló pedig folyamatosan szenved a nehezen teljesíthetı feladatoktól. Ezt az esetet az egyes kompetenciák alulteljesítéseként kell értékelni. A kedvezıtlen helyzet megszüntetése érdekében a megfelelı humánpolitikai funkciók egész sorának végrehajtása válhat szükségessé. Felmerülhet a munkavállaló elbocsátása, vagy ha lehetséges, alacsonyabb felkészültséget igénylı munkakörbe való áthelyezése. Ezeknél jobb módszer a munkavállaló továbbképzésének tervszerő végrehajtása, amelynek eredményeként teljesítménye eléri az elengedhetetlennek definiált kompetencia szintet. Ennek a humánpolitikai funkciónak a lehetıségeit a késıbbiekben még részletezzük. A harmadik szituáció, amikor a munkavállaló személyspecifikációja magasabb szintő a munkaköri specifikációban meghatározott szintnél, ugyancsak kedvezıtlen. Ilyenkor a munkavállalót nem elégíti ki a rábízott munkakör, a számára egyszerő feladatokat is csak kis odaadással végzi. A szervezet számára kedvezıtlen, hogy dolgozója nem elkötelezett és csak rutinból és felületesen végzi el a rábízott feladatokat. Ezt az esetet az egyes kompetenciák alulhasznosításaként kell értékelni. Ebben a helyzetben is konkrét humánpolitikai funkciók egész sorának elvégzése válik szükségessé. Ezek között direkt és indirekt módszerek egyaránt szerepet játszhatnak. Direkt módszernek tekinthetı a munkavállaló áthelyezése, elıléptetése, hogy a továbbiakban a képességeinek megfelelı munkakörben 17

18 dolgozhasson. Indirekt módszernek tekinthetjük a béremelést, az utódlástervezést és a karriertervezést, amely módszerek alapos és körültekintı alkalmazása ugyancsak megfelelı eredményt hozhat. A teljesítményértékelés napjainkban a személyügyi munka egyik legfontosabb szakterülete. A gyakorlatban számtalan módszerrel találkozhatunk, amelyek között a legegyszerőbb eljárások - pl. egyszerő vezetıi felmérések eredményeinek teljesítményértékelésként történı felhasználása - és tudományos igényő megoldások - Hay-módszer, Genfi-séma - egyaránt megtalálhatóak. A korszerő HR-szoftverekben a teljesítményértékelés általános és konkrét formában egyaránt lehetséges. A munkavállalók teljesítményének általános elemzésére a következı lehetıségek állnak rendelkezésünkre: átfogó teljesítményanalízis elvégzése, az alulteljesített kompetenciák áttekintése, az alulhasznosított kompetenciák áttekintése. A munkavállalók teljesítményértékelése általános formában hozzásegíthet minket annak pontos megismeréséhez, hogy a vizsgált munkavállaló hogyan teljesíthetné az általa betöltött munkakörre vonatkozó követelményeket és elvárásokat. A módszer hibája, hogy a tényleges munkavégzés során tapasztalható többlet- vagy alulteljesítésekre nem derít fényt. A birtokolt kompetenciák ugyanis nem mindig jelennek meg, például a szorgalom léte vagy hiánya eltérítheti a felmérések során regisztrált értékeket. A munkavállalók teljesítményértékelése konkrét formában is megvalósítható. Ennek az a feltétele, hogy a szervezet számára kialakított kompetencia rendszerbe konkrét teljesítményeket leíró kompetenciákat is beillesszünk. Ilyenek lehetnek pl. a ledolgozott munkaóra, az elért ár- vagy árrésbevétel éves, vagy akár havi szinten, a teljesített tonnakilométer, vagy éppen az elintézett ügyek száma. Az ilyen jellegő beépített kompetenciákhoz konkrét számértékeket elıíró kompetencia szinteket rendelhetünk. A tényleges teljesítéseket a "munkavállalók felmérése " elnevezéső rendszerfunkció keretei között felmérési eredményként rögzíthetjük. Ilyen elıkészületek után a teljesítmény-felmérés során megtörténik a teljesítmények automatikus kiértékelése. A munkavállalók elırehaladási típusú teljesítményértékelése jelentısen javítja az elsı két módszer hiányosságát. Ebben az esetben ugyanis a munkavállaló vezetıje az általános teljesítményértékelés összesített pontszámát vagy az egyes kompetenciákhoz tartozó részpontszámokat saját értékítélete alapján eltérítheti. A gyakorlatban általában évente egyszer végrehajtott vezetıi értékelések során a vezetı közli a munkavállalóval, ha általános hozzáállását, vagy esetleg egy-egy konkrét kompetenciára vonatkozó teljesítményértékét növelni vagy csökkenteni kívánja. Lényeges, hogy az ilyen alkalmakkor az értékítélet mellett az indoklás is hangozzék el, amelynek alapján a munkavállalónak lehetısége van a korrekcióra. Az évente ismétlıdı értékelı megbeszélések a munkavállaló teljesítményét kedvezı irányba befolyásolják. A munkavállalók teljesítményértékelése nagy pontosságú, tudományos módszerekkel szintén hasznos lehet. Költségessége miatt általános alkalmazására ritkán kerül sor, inkább csak kiemelt vezetı beosztású munkavállalókra alkalmazzák. Ezt a módszert legtöbbször külsı szakértık vagy tanácsadó cégek végzik, rendkívül nagy elınye a szinte tökéletes objektivitás. 18

19 A fejlesztési tanács modellünk következı eleme. Az elızı pontban leírtaknak megfelelıen a teljesítményértékelés elvégzése után hozzájutunk az alulteljesített kompetenciák listájához is. Ez a lista tartalmazza azokat az kompetenciákat, amelyek esetében a munkavállaló nem teljesíti a munkakörében számára elıírt követelményeket. Ilyenkor a legtöbb esetben a munkavállaló továbbképzése, fejlesztése a legcélszerőbben alkalmazható személyügyi funkció. A fejlesztési tevékenységet a szervezet által alkalmazott fejlesztési módszerek, sıt a módszereken belül a konkrét kurzusok szervezése és lebonyolítása jelenti. A fejlesztési tanács a modellnek az a része, amely a munkavállaló szükséges továbbfejlesztéséhez kurzusokat ajánl a szervezet fejlesztési tevékenységének keretein belül. A fejlesztési tanács tehát lezárja azt a folyamatot, amelynek során a munkaköri követelmények és a munkakört betöltı személy felmérési eredményeinek összevetése után megtörténik a munkavállaló képzése. Emiatt ez a rendszerfunkció már a személyügyi tevékenység 3. dimenziójának tekinthetı, amelyet majd részletesen a továbbképzések szervezése során ismertetünk. Az utódlástervezés ugyancsak a követelményrendszer (zsinórmérték) és a felmérési eredményekbıl létrehozott személyspecifikációk összevetésébıl vezethetı le. Modellünk az utódlástervezésre két személyügyi funkciót is tartalmaz. Az elsı esetben legtöbbször azokkal a munkavállalókkal foglalkozunk, akik saját munkakörükben túlképzettnek bizonyultak, azaz számos esetben a követelményeknél magasabb szintőek kompetenciáik. Az ilyen személyekkel való kiemelt törıdés azért nagyon fontos, hogy a helyzetükbıl adódó negatív hatásokat mérsékeljük. Fontos, hogy perspektívát, elırehaladási lehetıséget tárjunk fel számukra, ezzel biztosítva a szervezethez való kötıdésüket. A fenti célkitőzéseket azzal a módszerrel érhetjük el, ha a munkavállaló jelenlegi teljesítményét egy magasabb beosztású munkakörben elvárt teljesítményszinthez hasonlítjuk. Elegendı az utódlástervezésbe vont munkavállaló személyspecifikációját a tervezett beosztás zsinórmértékéhez hasonlítani. A folyamatot végrehajtva, az összevetés kiértékelésére ezúttal is több lehetıségünk nyílik. A megfelelés mértéke kifejezhetı akár egy munkakör értékszámmal, de kompetenciánként részletezve is az elengedhetetlen és kívánatos követelményszintek szerint. Kigyőjthetık az alulteljesített és alulhasznosított kompetenciák is. Mindezek alapján konkrét képzési, és utódlási terv készíthetı, amelynek teljesítése szintén összehangolt személyügyi feladatok végrehajtását követeli meg. A második esetben egy magasabb beosztású munkakör lehetséges legjobb utódjának megkeresése a feladat. Például egy nyugdíjazás elıtt álló vezetı helyére kell megkeresnünk a szervezeten belül a legjobb utódot. Ilyenkor is a már ismertetett összevetés módszerét kell alkalmaznunk. A vizsgált munkakör követelményeihez (munkaköri specifikáció) kell hasonlítanunk az utódlástervezésbe vont munkavállalók személyspecifikációit. Többféle módon is eljárhatunk. Az összevetésbe bevonhatjuk a szervezet valamennyi munkavállalóját, vagy csupán az azokból képzett szőkebb csoportot. Az összevetés eredményét, a már leírt módon, többféle részletezettségben kaphatjuk meg. Az eddigiekben tárgyalt módszerekkel kialakíthatjuk a szervezet teljes körő utódlástervezési rendszerét. Általánosan elfogadott igény ugyanis, hogy legalább minden fontos munkakört betöltı munkavállalónak legyen kijelölt és felkészített 19

20 helyettese. Ennek a helyzetnek a kialakulását nagymértékben segítheti, ha az utódlástervezési folyamatot felülrıl lefelé teljes körően végrehajtjuk. Optimális esetben az alacsonyabb szintő vezetıi pozíciókra akár az elıre megtervezett üresedések meghatározásáig is eljuthatunk, s így a toborzási tevékenység elıre történı megtervezése is lehetıvé válik. Mindenképpen követendı elvnek tekinthetı, hogy a szervezet magasabb vezetıi beosztásait saját állományából töltse fel, s a szervezet fejlesztése során az alacsonyabb beosztású munkakörökbe toborozzunk külsı forrásból munkavállalókat. A karriertervezés folyamata nagymértékben hasonlít az utódlástervezésnél leírt folyamatokhoz. Az alapvetı eltérés abban van, hogy a karriertervezés során jelentıs szerep jut az idıtervezésnek, vagyis annak a személyügyi tevékenységnek, amelynek során a kijelölt munkavállaló elımenetelének szakaszait konkrét idıpontokhoz kötjük. A karriertervezés alapját a munkavállaló részletes felmérése és a felmérési eredmények elemzése után létrehozott személyspecifikáció képezi. Ennek alapján hozható meg az a döntés, hogy a munkavállaló teljesítménye alapján érdemes a karriertervezésbe történı bevonásra. Ilyen döntést követıen meg kell tervezni az elırehaladás lépcsıfokait, amelyhez a szervezetterv (organogram) nagymértékő vizuális segítséget nyújthat. Az elırehaladási lépcsıfokokhoz konkrét határidıket is hozzá kell rendelni. A folyamatot a korábban már részletesen leírt összevetési módszerek elvégzésével kell folytatni. Ennek során a munkavállaló jelenlegi személyspecifikációját összehasonlítjuk az elırehaladási terv alapján kijelölt magasabb beosztású munkakörök munkaköri specifikációival. Az összevetések eredményének elemzése fontos hozzájárulás az okszerő személyügyi munkához. Ezekbıl nyerhet ugyanis hasznos információkat a munkavállaló, a munkavállaló vezetıje és a személyügyi szakértı. Rendkívül hasznos, hogy az összevetés eredményeinek egyszerő regisztrálását és megismerését követıen elkészülnek a fejlesztési tanácsok is, amelyek a továbbképzési programok alapját képezik. A tényleges továbbképzési program összeállítása nagy szakmai körültekintést igényel. Az egyes karrierlépcsık ugyanis esetenként más-más irányú képzéseket igényelhetnek. Mindenképpen el kell kerülni a felesleges képzéseket, a "papírgyőjtést", ennek érdekében lehetıvé kell tenni bizonyos lépcsıfokok esetén a kisebb mértékő alulképzettséget is. Például egy magasabb beosztás betöltésére kiszemelt munkavállalót nem feltétlenül szükséges a köztes lépcsıfokok beosztásaihoz megkövetelt szakmai szintekre maradéktalanul kiképezni. Az üresedéskezelés személyügyi funkciója átmenetet képez a szervezet munkavállalóinak teljes körő személyügyi gondozása és a szervezet erıforrásigényeinek külsı forrásból történı feltöltése között. Fontos kihangsúlyoznunk, hogy nem minden pillanatnyilag megüresedett munkahely jelent egyben üresedést is. Gondoljunk csak arra, hogy a szervezeten belül hány esetben fordul elı, hogy bizonyos múltbeli érdemek vagy éppen jövıbeni lehetıségek miatt létezik egy munkakör. A munkakörök és a szervezet hierarchiájának alapvetı személyügyi feladatairól a korábbiakban már szóltunk, így most abból indulunk ki, hogy a szervezetben csak a számára valóban szükséges munkakörök találhatók. Ennek alapján az 20

21 üresedéskezelés elsı lépcsıfoka az üres munkahelyek regisztrálása. Ez a korszerő HR-rendszerekben többféle módon is lehetséges. Az üres munkahelyeket áttekinthetjük grafikus formában, a szervezetterv megjelenítésének meghatározott beállítása után, vagy lista formában is a késıbbiekben ismertetendı Jelentésszerkesztı segítségével. Az utódlástervezés rendszerfunkciónál már levezettük, hogy a magasabb beosztású megüresedett munkahelyeket belsı forrásból célszerő betölteni. Ennek keretében az áthelyezés vagy esetleg az átszervezés humánpolitikai funkcióinak végrehajtása válik szükségessé. Amennyiben az ezeket megalapozó elemzések eredménye nem megfelelı, külsı források igénybevétele válhat szükségessé. Megüresedett munkaköreink külsı forrásból történı betöltését a Toborzáskezelı rendszerrész támogatja. Külsı forrás igénybevételére kétféle módon is lehetıség van. Egyrészt a korábbi toborzási folyamatok eredményeként az ún. várakozó listán szereplı pályázók, korábbi felmérési eredményeikkel együtt bevonhatók a folyamatba. Másrészt - szükség esetén - új toborzási folyamatot is elindíthatunk. A toborzás folyamatát minden szervezetnek - sajátosságaihoz igazodva - többféleképpen kell meghatároznia. Célszerőnek látszik, hogy különbözı folyamatokat tervezzünk meg és hajtsunk végre például a felsıvezetık, a középvezetık és a beosztottak részére. Nyilvánvaló, hogy a szervezet tevékenységére és teljesítményére nagyobb hatással rendelkezı munkakörök külsı toborzással történı betöltéséhez lényegesen nagyobb körültekintés, bonyolultabb, több elemő folyamat végrehajtása szükséges. Gyakran kihagyjuk például a referenciák bekérését, abból kiindulva, hogy a korábbi munkahely értékítéletei a mi szervezetünknél nem érvényesek. Ezzel ellentétben jelentıs haszonnal járhat a külsı vélemények figyelembevétele, természetesen megfelelı kritikai elemzést követıen. Hasonlóképpen gyakran elkerüli a figyelmet az egészségi állapot megítélése is. A tényleges munkateljesítményeket ugyanakkor a képességeken kívül gyakorta befolyásolják az általános egészségi állapottól függı lehetıségek is. Az egyes folyamatokhoz tartozó idıkereteket szintén érdemes felülvizsgálnunk. Ezek ugyanis nagymértékben összefüggenek az alkalmazó szervezet belsı körülményeivel és külsı lehetıségeivel, s a tényleges idıkereteket csak ezek ismeretében lehet optimalizálni. A toborzási folyamat kezdı dátumának megadását követıen az idıkeretekhez automatikusan kezdı és befejezı dátumok rendelıdnek. Ezek a dátumok a késıbbiekben lehetıvé teszik a határidık figyelését. A szervezetre jellemzı folyamatok kialakítása után megkezdıdhet a tényleges toborzás végrehajtása. Ez a tevékenység alapvetıen fontos a szervezet számára, mert a végrehajtás minısége nagymértékben befolyásolja a folyamat végeredményét, vagyis a felvételt nyert új munkavállalók szervezetbe történı beillesztésének eredményességét. Az eredményes toborzási folyamat két alapvetı körülménytıl függ. Egyrészt belsı munkaszervezési feladat az, hogy a folyamat végrehajtásába bevont szervezeti egységek és személyek - a személyügyi szakértık folyamatos és hatékony közremőködése és irányítása mellett - feladataikat pontosan és határidıre teljesítsék. Másrészrıl a HR-rendszerünk rendszerfunkciói is hatékony segítséget nyújtanak. A követelményrendszerek meghatározásához közvetlenül felhasználhatóak a 21

22 munkaköri specifikáció eredményei, míg a pályázók elbírálásához a különbözı felmérési és módszerek. A kiválasztás gyakorlati végrehajtásánál alapvetıen két fı probléma fordulhat elı. Vagy elkerüli figyelmünket egy olyan jelölt, aki érdemes lenne a munkakör betöltésére, vagy pedig több olyan jelölt is látókörünkbe kerül, aki teljes mértékben alkalmasnak látszik. Mindkét esetben az informatikai rendszer által nyújtott támogatás jelenthet segítséget. Modellünk teljesítményértékelési módszereinél leírtak alapján a kiválasztáshoz megfelelı szőrıfeltételek beállítása után juthatunk optimális eredményre. Ez legtöbbször abban fogalmazódik meg, hogy a döntést hozó személy csupán a néhány legkiválóbb jelölt közül szeretne választani. HRrendszerünk biztosítja az igényelt számú (például 3 fı) jelölt objektív kiértékeléséhez szükséges valamennyi adatot és felmérési eredményt, mégpedig az igényelt részletezettségben. Ez a részletezettség a személyspecifikációk eredményeit megjelenítı diszkrét számokból összeállított értékelési rangsortól akár egy teljes körően naplózott folyamatértékelı és elemzı részletes anyagból is állhat. A toborzási folyamatot nagymértékben támogatja a körlevelezés és levélkészítés funkciója. Ez a funkció több más rendszerrésznél is (oktatáskezelés, teljesítményértékelés, felmérések) nagy jelentıségő, ezért most általánosan is kitérünk szerepére és jelentıségére. A toborzási folyamat több eleme igényli, hogy az elért eredményrıl tájékoztassuk vagy a pályázót, vagy a folyamat végrehajtásában résztvevı következı személyt, szervezeti egységet. Gyakran jelent problémát a megfelelı információk idıben és kellı pontosságban történı eljuttatása. Ennek kiküszöbölésére minden egyes folyamatelemhez elıre elkészíthetjük a megfelelı formaleveleinket. Célszerő a pozitív eredményt közlı és az elutasító levélformák megfogalmazása, szükség lehet a pályázó és a következı elem végrehajtásáért felelıs személy vagy szervezeti egység más-más tartalmú tájékoztatására. Mindenképpen elkerülhetı a pontatlan és fıként ezért rossz benyomást keltı bürokratikus stílus, ehelyett a szervezeti kultúrához jól igazodó egyéneknek szóló levélformákat készíthetünk. A fentiekben ismertetett levélkészítı funkció minden olyan személyügyi funkció végrehajtása során alkalmazható, ahol az írásban történı tájékoztatás elengedhetetlenül szükséges. Minden szervezet rendelkezik saját szövegszerkesztıvel, ahol lehetıségünk nyílik leveleink megszerkesztésére, így a személyügyi levelezés is beilleszkedhet a szervezet által ismert és elfogadott szabványos kommunikációba. Fontos körülmény, hogy az elıre megszerkesztett levelek a beépített körlevelezı funkció segítségével pontosan és automatikusan megcímezhetıek, a megszólítások is névre szóló formában készülnek el. Az ilyen levelek, kinyomtatásukat követıen, közvetlenül elpostázhatók. Természetesen nincs akadálya az -ként történı továbbításnak sem, ez belsı INTRANET, vagy külsı INTERNET hálózaton is megtörténhet. Ugyancsak a toborzási folyamat lebonyolításához jelenti a legnagyobb segítséget a határidıfigyelés, mérföldkıkezelés rendszerfunkciója. Ez a funkció gyakorlatilag az egyes eseményekhez kötıdı határidık figyelését és kijelzését tartalmazza. A toborzási folyamat minden egyes eleméhez idıkeret, kezdı és befejezı határidı tartozik. A folyamat lebonyolítása csak a részhatáridık betartása esetén lehet zökkenımentes. Ezeknek a határidıknek a nyilvántartása és minden 22

23 érdekelthez való eljuttatása a hagyományos ügyviteli gyakorlatban nehezen nyomonkövethetı és végrehajtható feladat. Ennek professzionális végrehajtását teszi lehetıvé a mérföldkıkezelés funkciója. A toborzási folyamaton kívül a személyügyi munka számtalan határidı érzékeny funkciót tartalmaz. Elég, ha ezek közül csupán a munkakörök követelmény elemzését vagy a munkavállalói felmérések lebonyolítását említjük meg. Egy közepes, vagy nagymérető szervezetnél az egymásra épülı feladatok határidıre történı megoldása jelentıs szervezési feladat. Ez korszerő eszközökkel csak informatikai úton oldható meg. A jelenleg használható korszerő informatikai rendszerekben fejlett határidı nyilvántartó és kijelzı eszközöket találunk (Lotus Organiser, Microsoft Schedule). Ezek alkalmazásához azonban fáradságos adatbeviteli és adatkarbantartási feladatok végrehajtása szükséges. A korszerő HR-rendszerekben a határidıfigyelés a meglévı adatbázisra támaszkodik. Ezekbıl a meglévı adatokból tetszés szerinti kigyőjtéseket (jelentéseket) hozhatunk létre, amelyek közvetlenül alkalmasak az esedékes határidık kijelzésére. Külön elınyt jelent az a körülmény, hogy a korszerő HR-rendszerek hálózatos verzióiban a feladatok - adatvédelmi és egyéb szempontok függvényében - akár dedikált munkaállomásokhoz is hozzárendelhetıek. Ennek figyelembevételével elérhetı, hogy minden szükséges információ az aktuális határidıkkel kapcsolatosan eljusson a megfelelı helyre. A harmadik dimenzió, a munkavállalók továbbképzése A személyügyi munka 3. dimenziójának legfontosabb része a szervezet külsı és belsı továbbképzési megszervezése és lebonyolítása. Erre utaló elemeket már a korábbiakban kifejtett fejlesztési tanács rendszerrész is tartalmazott. Általános alapelv, hogy minden olyan kompetenciához, amelyet a szervezet bármely munkaköréhez követelményként hozzárendeltünk, nem csak felmérési módszer, hanem konkrét továbbképzési kurzus is kapcsolódjon. Továbbképzési kurzus alatt minden olyan módszert értünk, amelynek segítségével egy-egy kompetencia felmért szintje javítható, fejleszthetı. Ebben a megfogalmazásban tehát kurzusként határozhatjuk meg az egyoldalas prospektus elolvasásától kezdve az öt évig tartó egyetemi diploma megszerzését is. Például a cégismeret kompetenciához több kompetencia szintet is hozzárendelhetünk; a felületes ismeret, a közepes áttekintés és az alapos, átfogó ismeret szintjeit. Ezek közül az elsı szint elérhetı egy néhány oldalas cégismertetı átolvasásával, a második szinthez több cégdokumentáció ismerete és egy-két éves gyakorlat, míg a harmadik szinthez teljes körő cégdokumentáció ismeret és legalább ötéves gyakorlat szükséges. A példa alapján tehát a harmadik szint eléréséhez szükséges egy olyan kurzus elvégzése, amelyen az összes fontos cégdokumentáció ismertetésre kerül, sıt átvitt értelemben kurzusnak tekinthetı az ötéves gyakorlati idı elıírása is. Amennyiben a munkavállaló bizonyos jellemzıi elmaradnak a betöltött vagy betölteni kívánt munkakör által támasztott követelményektıl, logikailag két szélsı eset lehetséges. Egyrészt felmerülhet az abszolút alkalmatlanság, másrészt oktatási rés állapítható meg, vagyis olyan jellemzınél megmutatkozó elmaradás, amely meghatározott oktatással megszüntethetı. Ezek közül kézenfekvıbb megoldás a munkavállaló hatékony továbbképzése. Ez a funkciócsoport tartalmaz fejlesztési módszereket, kurzusokat és tanfolyamokat, amelyek segítségével az alulteljesített kompetenciák szintjei az elvárt mértékig emelhetıek. A szervezet adatbázisának teljes feltöltése után akár teljes mértékő 23

24 automatizmus is kialakítható. Ez esetben az adatbázis részletesen tartalmazza, hogy melyik kompetencia melyik kurzussal fejleszthetı. A munkaköri és a személyspecifikáció összevetése után a rendszer automatikusan beiskolázza a munkavállalót a megfelelı kurzusra, sıt a kurzus elvégzése esetén a várható eredményeit is prognosztizálja. A korábbi tényadatok alapján valószínőségi százalékok állnak rendelkezésünkre, hogy a megelızı idıszakban a kurzus elvégzıinek felmérési eredményei milyen mértékben javultak. A továbbképzés minden vállalat számára kiemelten fontos feladat. A környezet jelentıs változásai, a rendkívül felgyorsult tudományos és technikai fejlıdés csak rendszeres önképzéssel s az ezt kiegészítı továbbképzésekkel követhetık. Ennek érdekében létre kell hozni az alkalmazó szervezet átfogó továbbképzési rendszerét. Alaposan mérlegelni kell a szükséges továbbképzési formák meghatározásán túlmenıen az egyes formák alkalmazása után elérhetı eredményeket, de ugyanígy a felmerülı költségeket is. Több nagyvállalatnál az oktatási költségek több 10 milliós volument is elérhetnek, tehát ezekkel a költségekkel már tervszerően gazdálkodni kell. A hallgatókra vonatkozó információkra ezúttal részletesen nem térünk ki, mivel a munkavállalók személyi és munkaügyi adatainak ismertetése során már sor került az adatbázis formai és tartalmi jellemzıinek bemutatására. Lényeges azonban annak hangsúlyozása, hogy a kurzusok hallgatói nem csak a munkavállalók, hanem külsı hallgatók is lehetnek. Emiatt biztosítani kell a hallgatói adatok bevitelének lehetısége. A kurzusokra, tanfolyamokra vagy bármely más továbbképzési formára vonatkozó adatbázist ebben a modulban kell létrehozni. Definiálhatunk új kurzusokat az általunk fontosnak vélt valamennyi hozzátartozó információval együtt. A kurzusok a rendszeres belsı továbbképzéseken kívül külsı kurzusok is lehetnek. Minden szervezet számára célszerő, hogy egyes képzési irányokra meghatározott külsı intézményekkel szerzıdéses kapcsolatot létesítsen. Célszerő például a nyelvtanulást vagy a vezetıi, üzleti ismereteket ilyen keretek között fejleszteni. Ebben az esetben a Továbbképzés kezelı modul adatbázisában a külsı intézmény kurzusainak legfontosabb jellemzıit is célszerő szerepeltetni. Az aktív kurzusok mellett természetesen a már befejezett kurzusok adatainak kezelésére is sor kerülhet. Ha egy hallgatót egy bizonyos szakterületen továbbképzésre elıterjesztenek, a rendszer javasol egy aktív kurzust. A munkavállaló vagy közvetlenül bekerül a hallgatók közé, vagy adatait a rendszer várakozólistán tartja nyilván. A bevitt adatok automatikus ellenırzése biztosítja a többszörös elıjegyzések átfedések elkerülését, az egyes kurzusok feltöltöttségérıl, indíthatóságáról a meglévı lehetıségeket meghaladó igényekrıl pontos naprakész információk nyerhetıek. Ennek a rendszerfunkciónak a lebonyolításában is jelentıs szerepe van a korábbiakban ismertetett levél- és mérföldkı kezelés funkciói alkalmazásának. Egy-egy kurzus befejezıdése után az adatok (például eredmények) felhasználása automatikusan megtörténik. Beépített jelentések tájékoztatnak a várakozólistáról, a folyamatban lévı és befejezett kurzusokról. A Jelentésszerkesztı segítségével magunk is készíthetünk tetszıleges formátumú jelentéseket, amelyeket kinyomtathatunk, vagy a képernyın tekinthetünk meg. A harmadik dimenzió másik jelentıs funkciója az oktatásszervezés teljes körő támogatása. Már a közepes mérető szervezeteknél is bonyolult feladat a belsı képzési rendszer kialakítása és szervezése. Ennek a tevékenységcsoportnak 24

25 legtöbbször rendkívül jelentıs a költségigénye. A továbbképzések adminisztrációja hagyományos módszerekkel nehezen oldható meg. Mindezt automatikusan elvégzik a korszerő HR-rendszerek, amelyek a határidık és feladatok rendszerezését, a levelezést és adminisztrációt egyaránt hatékonyan támogatják. A kurzusokkal és a hallgatókkal kapcsolatos adatbázisok összekapcsolódási pontjait a hallgatói státusz kódok teremtik meg. Ilyen státusz lehet a kurzusra várakozó, a lefoglalt, az elıjegyzett, a befejezett, a félbehagyott és a törölt státusz. A megfelelıen karbantartott adatbázisok megteremtik annak lehetıségét, hogy minden szükséges beiskolázásra sor kerüljön, egyidejőleg pedig elkerülhetık legyenek a felesleges párhuzamosságok. Elıfordul ugyanis, hogy rosszul szervezett oktatási tevékenység esetén egyes munkavállalókat több ízben is kijelölnek ugyanannak a tanfolyamnak az elvégzésére, míg mások egyszerően kimaradnak. Gyakran jelent problémát az oktatás környezeti feltételeinek megteremtése, ezen belül a felkészült oktatók rendelkezésre állása, a megfelelı mérető és felszereltségő helyiségek biztosítása és a speciális oktatási eszközök elosztása is. Mindezekre a korszerő HR-rendszerek fejlett adatbeviteli felületeket biztosítanak, amelyek lehetıvé teszik a megfelelı adatbázis létrehozását. Ennek segítségével az oktatási tevékenység fı specifikumain túlmenıen (kezdési idıpont, idıtartam, helyszín, stb.), akár az oktatóterem kellı mértékő felszereltségére vonatkozóan is részletes információkat, konkrét erıforrás elosztási tervet készíthetünk. Nem szabad elfeledkezni az oktatási tevékenységeinek tervezésérıl és a felmerült költségek elszámolásáról sem. Nehézséget jelent, hogy a minél magasabb színvonalú, professzionális képzés iránti igény, valamint a képzés idı- és költségigénye között antagonisztikus ellentmondás áll fenn. Emiatt a célok elérése érdekében optimalizálni kell az erıforrások felhasználását, az erıforrások között kell elszámolni az egyes kurzusokra beiskolázott hallgatók munkaidejét is. Lehetséges a költségek teljes körő elszámolása, amelynek segítségével mérhetıvé válik az erıforrás szükséglet és annak megoszlása is. Ide kívánkozik a tanulmányi szerzıdések rendszerének kialakítása és kezelése is. A rendszer részeként létrehozható a tanulmányi szerzıdés formája és biztosítható a szerzıdésben rögzített munkáltatónál eltöltött szolgálati idı betartásának ellenırzése is. Ezzel a funkcióval elérhetjük, hogy az oktatási költségek jól megtérülı beruházásként mőködjenek. A jelentések készítése a személyügyi tevékenység megkerülhetetlenül fontos része. Jelentéseket kell készítenünk bizonyos hatóságok részére, ki kell szolgálnunk a szervezet menedzsmentjének információigényét, de a humánpolitikai funkciók professzionális megtervezése és végrehajtása is igényli az összevont információkat. A jelentések elıállítása még ma is rendkívül fáradságos feladat, nem ritkán nehézkes kézi módszerekkel történik. Ehhez párosul az a gyakran bekövetkezı mozzanat, miszerint a már elkészült jelentés elemzése, áttekintése során további változtatási igények keletkeznek, újabb alábontási, összevonási igények merülnek fel. Mindezek miatt a személyügyi szakértık munkaidejének jelentıs részét leköti a jelentések elıállításához szükséges munkák elvégzése, pont az ezeknél sokkal lényegesebb értékelı, elemzı és szervezı munkára nem marad idı. Egyes személyügyi szoftverek saját jelentésszerkesztı funkciókat tartalmaznak. Más termékek nem rendelkeznek ilyen önálló eszközzel, ezért más szoftverek ilyenirányú lehetıségeit próbálják átvenni. Külön erre a célra kifejlesztett szoftver a Crystal Report, az Infomaker, de ilyen célokra felhasználható más termékek mellett például a Microsoft Excel táblázatkezelıje és Access adatbáziskezelıje is. 25

26 A Report Generator (jelentésszerkesztı) szoftverekben elıre elkészített jelentések is azonnal rendelkezésünkre állnak. Ez lehetıvé teszi, hogy adatainkat rendszeres idıközönként szabványos formában megjelenítve összehasonlíthassuk és elemezhessük. Természetesen új jelentés formátumokat is összeállíthatunk, amelyekhez a szükséges adatokat az általunk kijelölt file-okból tetszılegesen nyerhetjük. Ehhez mindössze a logikai kapcsolatokat kell megadnunk, valamint a sorok és oszlopok formáját. Számos lehetıség van arra is, hogy jelentésünket tetszetıssé tegyük. Fontos szolgáltatás az is, hogy különbözı számítási mőveletek, százalékszámítás, összeg és részösszeg számítások automatikusan elvégeztethetıek, közvetlenül elısegítve az akár bonyolultabb elemzések elvégzését. A személyügyi modell kiegészítı funkciói Az elızı pontokban kifejtett személyügyi funkciókat alkalmazva gyakorlatilag teljesen zárt a személyügyi, integrált rendszer. A professzionális, minden fontos gyakorlati feladatot ellátó személyügyi munkát három dimenzióban, mintegy félszáz funkcióban csoportosítva, idınként az informatikai támogatási lehetıségeket is felvillantva mutattuk be. A korszerő HR-szoftverek az eddigi funkciókon kívül számtalan további olyan tevékenység és szakterület támogatását is elvégzik, amelyek a szervezet keretein belül személyekhez kötötten jelentıs fontosságúak. Ezek közül felsorolunk néhányat, amelyek szintén személyügyi funkcióknak tekinthetık: Idıtáblák, projekt- és raktárkészlet nyilvántartás, Szabadságkérelem kezelés, Kiegészítı személyes adatok, Munkavállalói panaszok, Fegyelmi ügyek, Csökkent képességek, Balesetek, Cégautók, Épületek, Hiányzás, Költségnyilvántartás. Idıtáblák, projekt- és raktárkészlet nyilvántartás Ez a funkció a munkavállalók idıbeosztásának szervezését és nyilvántartását végzi. Projekteket definiálhatunk, azokhoz munkavállalókat rendelhetünk akár részidıs feladatként meghatározva az adott munkavállaló szerepét. A projekthez szükséges alapanyagok, alkatrészek, segédeszközök elıre leköthetık, beszerzésük idıben ütemezhetı. A projektben résztvevı csapat tervezésére híven a megfelelı embert a megfelelı helyre mottóhoz is segítséget kapunk. Természetesen itt kapott helyet a raktárkészlet kezelés is, beleértve az automatizálható, igényekhez és a projekt elırehaladásához dinamikusan igazodó rendelést is. Mindezek mellett a munkavállalók jelenlét figyelése is mely akár még projekthez is kapcsolható ebben a modulrészben végezhetı. 26

27 Szabadságkérelem kezelés A funkció alapvetıen egy számítógéppel kezelhetı a szabadságkérelmi folyamat. Nincs más teendınk, mint kitölteni a szabadság igényeinknek megfelelı őrlapot, melyen csupán a nevünket, illetve a szabadság idıpontját kell feltüntetni, majd útjára kell bocsátanunk a kérelmet. Azonban ez az út sem hosszú: minden elbírálásban érintett kollegánk kiknek kiléte szabadon meghatározható üzenetet fog kapni kérelmünkrıl. A kérelem eljut a munkaügyes kollegához, aki ellenırzi, hogy van-e elegendı szabadságunk. Ezek után a közvetlen, illetve projektvezetı felettesünkhöz jut el a kérelem, akik a feladataink figyelembevételével döntenek, akár úgy is, hogy csak egy részét engedélyezik a kérelemnek. Ha mindenki elbírálta a kérelmet, akkor máris üzenetet kapunk az eredményrıl, mindezt akár percek alatt. Kiegészítı személyes adatok A munkavállalók személyi és munkaügyi adatain, valamint az ezekhez kapcsolt rekordokban tárolt személyi adatokon túlmenıen melyek teljes mértékben igényeinknek megfelelıen átalakíthatók még tovább bıvíthetı a munkavállalói adatok köre. Az új elemek közé tartozik a munkavállaló legközelebbi hozzátartozója, házastársa, veszély esetén értesítendı személy (természetesen fényképekkel együtt), valamint a munkavállaló fizetésével kapcsolatos adatok, bérelemek, banki adatok, nemzetiségi adatok (teszteredményeknél figyelembe vehetı), hogy csak néhányat említsünk. Munkavállalói panaszok Ez a funkció az olyan észrevételek, megjegyzések és panaszok összegyőjtésére szolgál, amelyeket a munkavállaló a munkakörülményekkel és a munkavégzéssel kapcsolatosan tett. Ezek kiértékelése egyrészt a munkavállaló megítéléséhez, másrészt az érdemi intézkedések ellenırzéséhez jól használható. Fegyelmi ügyek A munkavállaló fegyelmi ügyeinek történeti áttekintése egyebek között a teljesítményértékelések alkalmával használható fel. Csökkent képességek Ebben a funkcióban mindazok a munkavállalói jellemzık (tulajdonságok, fogyatékosságok, munkavégzést gátló tényezık) tarthatók nyilván, amelyek legtöbbször nem nyilvánosak, mégis ismeretük szükséges lehet a munkavégzés feltételeinek és körülményeinek meghatározása során. A személyiségi jogok védelme meghatározó, ezért ezzel az eszközzel csak a munkavállalók egyetértésével és jóváhagyásával szabad dolgozni. Balesetek Elsısorban az üzemi baleseteket kell nyilvántartanunk, az intézkedések ellenırzése céljából. A balesetek következményei befolyásolhatják a munkavégzés eredményességét is, ezért a munkavállalók értékelésénél célszerő erre is odafigyelni. Cégautók Ebben a modulrészben a cégen belül használt autókkal kapcsolatos nyilvántartásainkat tudjuk megvalósítani. Lehetıségünk van mind a cég, mind a magánszemélyek autó adatainak nyilvántartására. A rendszer a költségnyilvántartások széles vertikumát bocsátja rendelkezésünkre. Ilyenek például 27

28 a szervizek, garázsok, biztosítások, balesetek költségeinek nyilvántartása. Adatokat tárolhatunk lízingcégekrıl, alkatrész forgalmazókról. Természetesen mindezen adatokból különféle kimutatásokat tudunk készíteni. Épületek Az Épületkezelıben a cég rendelkezésére álló telephelyeket, azon álló épületeket, illetve az épületek fenntartásához szükséges személyzet (tőzrendészet, biztonsági szolgálat) adatait tudjuk kezelni. Természetesen költség- és egyéb kimutatásokat is készíthetünk. Hiányzás A rendszer nyilvántartja a távollét idejét, okát, illetve a távollét ideje alatt járó fizetés mértékét, és a távollétkor értesíthetı személy elérési adatait (amennyiben a munkavállaló nem elérhetı). A távollét okai tetszılegesen megadhatóak, bár a rendszer a legfontosabbakat már most is tartalmazza. Ilyenek például a betegség, GYES, GYED, bírósági idézés, stb. Lehetıségünk van különféle kimutatások, mint például betegség analízis, létrehozására. Költségnyilvántartás Ebben a modulrészben a költségelszámolással kapcsolatos teendıinket tudjuk elvégezni. Nyilvántartásba tudjuk venni a kifizetett napidíjakat, reprezentációs, hotel és egyéb költségeket. A nyilvántartásban szereplı adatok tartalmazzák a költség engedélyezıinek adatait. A felsorolt funkciók amellett, hogy a személyügyi szakértık napi feladataihoz kapcsolódnak a Hr-szoftverek folyamatos fejlesztése közben létrejött, egyre inkább általánossá váló rendszerrészei. Ezeken kívül megemlítjük azokat a más funkciócsoportokhoz - Idıgazdálkodás, Bérszámfejtés - tartozó funkciókat, amelyek a további fejlesztés irányaiként jelölhetık meg: Munkaidı elszámolás Ennek a funkciócsoportnak ezúttal csupán két funkcióját említjük meg. Napjainkban egyre inkább elterjednek a munkaidı beosztás korszerő formái, ezen belül is a rugalmas munkaidı és az osztott munkaidı. Ezek a formák újszerő idıbeosztást, s az ezzel együtt járó elszámolást is megkövetelik. A második funkció a munkakörök munkaidın belül történı átmeneti helyettesítési igényeinek feltárása és kezelése. Ezalatt azt értjük, hogy a szervezet mőködése szempontjából elengedhetetlenül fontos munkakörök helyettesítése rövidebb idıszakokra is automatikusan megtörténjen, mégpedig a munkaköri és személyspecifikációk összevetése alapján. Egy nagy forgalmú OTP fiók mőködése még rövid idıre sem lehetséges a "pultos" személyzet nélkül, eltávozásuk esetén azonnali pótlásuk szükséges. Jelenlét elszámolás Ez a rendszerrész szintén a kompetenciákon alapuló helyettesíthetıségekre alapul. Itt azonban a munkavégzés középtávú tervezésérıl, a végrehajtás megszervezésérıl és a jövedelem változások átvezetésérıl is intézkedni kell. További funkció a jelenlét automatikus regisztrálása, amely korszerő idıgazdálkodási és beléptetı rendszerek alkalmazása esetén valósulhat meg. 28

29 Integrált bérszámfejtés A szervezetek által használt informatikai rendszerek belsı integráltságának folyamatos növekedése egyre inkább szükségszerővé teszi, hogy a személyügyi funkciók tervezését és végrehajtását végzı szoftverek a bérszámfejtési szoftverrel teljesen integrált módon mőködjenek. Ehhez természetesen a szervezeti keretek összeolvadása is szükséges. Az utóbbi néhány funkció logikailag nem feltétlenül képezi a szakszerő személyügyi funkciókat támogató, szőkebb értelmezéső személyügyi szoftverek részét. Ezeket azért említettük meg itt is, mert jól szemléltetnek egy általános fejlıdési tendenciát, egy újabban egyre gyakoribb jelenséget. Az egyes funkciócsoportokat támogató rendszerek gyakorta "összenınek". Ez azt jelenti, hogy a fejlesztések során - általában felhasználói kérések és igények miatt - az egyes rendszerekbe más funkciócsoportba tartozó rendszerrészek is bekerülnek. A bérszámfejtı rendszerek egyre több személyügyi elemet tartalmaznak, de a személyügyi rendszerekbe is egyre több bérelem kerül. Ezt a folyamatot az is erısíti, hogy a személyügy munkaszervezete sem egységes, sem a vállalatoknál, sem az intézményeknél. Emiatt az egyes funkciócsoportokat támogató informatikai rendszereknél egyelıre ne keressünk éles határvonalakat A személyügyi szoftverek bevezetése A rendszer bevezetés és alkalmazás szervezete Egy integrált személyügyi rendszer bevezetésének legfontosabb feltétele egy szervezeten belüli, erıs pozícióban lévı MEGRENDELİ. Ez alatt azt értjük, hogy szükség van egy olyan személyre, aki a rendszer megvásárlását követıen is alapvetıen érdekelt az eredményes alkalmazás létrehozásában, sıt a szervezetben elfoglalt szerepének megfelelıen arra is képes, hogy a bevezetés során szükségszerően jelentkezı konfliktusokat, ellenérzéseket megfelelı módon kezelje. A rendszer hatékony alkalmazása ugyanis csak akkor képzelhetı el, ha a személyügyi folyamatok végrehajtása a szervezeti kultúrába mélyen és visszavonhatatlanul beépül. Ennek érdekében viszont a szervezet valamennyi vezetıjének és munkatársának hatékony közremőködése szükséges, ami csak többletmunkával biztosítható. Ha szervezet meghatározó munkatársai nem értenek egyet a rendszer mőködtetésétıl elvárt eredmények fontosságával, elmarad a rendszer szervezeti kultúrába történı beágyazódása. Az egyetértés csak a munkába történı tevıleges közremőködéssel érhetı el, ez viszont idıt von el az egyes munkatársak fıtevékenységétıl. A felvázolt konfliktusok megoldását kizárólag egy erıs megrendelı biztosíthatja. A sikeres bevezetés következı feltétele, egy ALKALMAZÁST SEGÍTİ TEAM létrehozása. Ennek a team-nek a feladata, hogy kialakítsa a szervezet kompetenciarendszerét, a kompetenciák szervezeten belül közérthetı és egységes definícióit. Emellett meg kell határozni az alkalmazni kívánt személyügyi funkciók körét, bevezetésük sorrendjét. A team-ben vezetı szerepet kell kapnia a humánpolitikai részlegnek és a fontosabb szervezeti egységek képviselıinek. A tevékenység alapvetıen a szakmai elvárások megfogalmazása, a szervezet lehetıséginek, igényeinek figyelembevételével. 29

30 A bevezetés során a VÉGREHAJTÓ TEAM is nagy szerepet játszik. Ennek feladat ugyanis a rendszer eredményes bevezetésének alapfeltételét jelentı folyamatos és széleskörő belsı kommunikáció biztosítása, az átfogó munkaszervezési feladatok végrehajtása és az adaptációs feladatok tevıleges elvégzése. A két team összeállítása körültekintı elıkészítést igényel, nemcsak megengedett, hanem kívánatos is a résztvevık párhuzamos mindkét szervezeti egységre kiterjedı tevékenysége. Létre kell hozni a rendszer bevezetését folyamatosan végzı szervezetet, amelynek tagjai az elızıekben kifejtett team-ek tagjaival ellentétben munkájukat folyamatosan, fı feladatként végzik. A rendszert alkalmazók, folyamatosan használók köre az alábbiakban részletezett szakértıkbıl áll: Elsıdleges a SZEMÉLYÜGYI ÉS INFORMATIKAI RENDSZERGAZDÁK szerepe. A rendszergazdai szint különleges jogosultságokkal rendelkezik. İk állíthatják be az adatvédelmi és alkalmazási szinteket, ık változtathatják meg a rendszer legfontosabb változtatható paramétereit, kizárólag ık szerkeszthetik a beépített tudásbázisokat. Összességében tehát az egész alkalmazási folyamat zavartalanságáért és szakmai lebonyolításáért felelısek, munkakörük bizalmi munkakör. Az alkalmazott rendszer felhasználóbarátságának függvényében a rendszergazda egy személy is lehet, ha a rendszer alkalmazása nem igényel mélyreható informatikai ismereteket. A PROFESSZIONÁLIS FELHASZNÁLÓK valamennyi alkalmazott rendszerfunkció tekintetében megfelelı feljogosítással rendelkeznek. Valamennyi funkciót mőködtethetik, minden adatbázisba betekinthetnek. Emiatt professzionális felhasználónak általában a szervezet felkészült vezetıit és a személyügyi szakértıket célszerő megjelölni. Az elızıekben felsorolt feljogosítások szőkebb, meghatározott körével rendelkezhetnek a FELHASZNÁLÓK. A szervezet elképzeléseivel összhangban kell kialakítani azoknak személyügyi funkcióknak és szervezeti egységeknek a körét, amelyekkel kapcsolatban a végrehajtási és betekintési jogosultságok meghatározhatóak. A személyügyi szoftverek alkalmazása során folyamatos és jelentıs feladat az adatbevitel. Ez a tevékenység olyan nagymértékő is lehet, hogy szükségessé válik speciális ADATFELVIVİ feljogosítások meghatározása. Az ilyen jogokkal rendelkezı munkatársak kizárólag az adatbevitel feladatában vehetnek részt, nem üzemeltethetik a személyügyi funkciókat, nem tekinthetnek be az adatbázisokba. Ki kell hangsúlyoznunk, hogy a felsorolt projektszervezetet az egyes funkciók végrehajtásához szükséges feladatok ellátása érdekében kell létrehozni. Természetesen fıleg kisebb létszámú szervezetek esetén a felsorolt funkciókat össze lehet vonni, azaz eredményes rendszeralkalmazást egyszerőbb szervezet is elláthatja. Például egy 50 fıs szervezet esetén a személyügyi vezetı és asszisztense a rendszergazdai tevékenységtıl az adatfelvivı tevékenységig minden feladatot elláthat, megfelelı munkamegosztásban. A rendszer bevezetésének folyamata A rendszer alkalmazásán belül meg kell különböztetnünk a rendszer bevezetésének és a rendszer folyamatos alkalmazásának szakaszait. A bevezetés folyamatának megkezdése elıtt meg kell határozni az alkalmazni kívánt rendszerfunkciók használatbavételének sorrendjét. A korszerő rendszerek 30

31 informatikai tulajdonságai lehetıvé teszik, hogy a sorrendet a felhasználó szervezet igényeinek megfelelıen alakíthassa ki. Elsıként a bevezetés ütemtervét kell meghatározni és elkészíteni. Ennek az ütemtervnek alkalmaznia kell a bevezetés szakaszait. A tervezési munkát legalább két szinten célszerő végezni, rövidtávon (egy-két hónap) és középtávon (egy-két év). Ki kell térni a bevezetni kívánt személyügyi funkciók szakmai és munkaszervezési feladataira, a végrehajtásba vont munkatársak és határidık pontos megjelölésével. A bevezetés intenzítását a szervezet céljai és a rendelkezésére álló erıforrások (munkaidı, pénzeszközök) határozzák meg. Fontos a bevezetést támogató külsı szakértık közremőködésének elızetes megtervezése is a hozzátartozó erıforrások biztosításával együtt. A tapasztalatok alapján azt tekinthetı jó bevezetési gyakorlatnak, amelynek során a rendszerben lévı személyügyi funkciók minél nagyobb körét, minél gyorsabb ütemben vezetjük be. Ennek érdekében még az alaposság és a teljes körő objektivitás rovására is célszerő átmeneti engedményeket tenni. Fontos ugyanis, hogy a szervezet érzékelje a rendszer bevezetésétıl joggal elvárt elınyök realizálódását. Álláspontunk szerint fontos, hogy a munkavállalókkal szemben támasztott követelményrendszer meghatározása, a munkavállalók felmérése, az összevetések végrehajtása és az ezekbıl származtatható teljesítményértékelési, utódlástervezési és egyéb funkciók használatbavétele minél elıbb megkezdıdjön. Természetesen a pontosság és objektivitás érdekében az analízisek és a felmérések módszertani fejlesztését a késıbbiekben folyamatosan végezni kell. Nem javasoljuk az olyan megoldásokat, amelyek során több éves elıkészítı munkálatok folynak, konkrét eredmények pedig nem jönnek létre. A rendszer folyamatos alkalmazása Az általunk bemutatott integrált személyügyi rendszerek teljes körő bevezetése és folyamatos alkalmazása nem tekinthetı kampányfeladatnak. Még több év után is sor kerülhet új funkciók bevezetésére az alkalmazó szervezet igényeinek megfelelıen. A bevezetett rendszerrészeket folyamatosan ellenırizni kell, javítani kell a mőködtetés pontosságát, objektivitását. Állandó módszertan felülvizsgálat és fejlesztés szükséges, amelynek során az informatika és az emberi erıforrás gazdálkodás tudományterületeinek új eredményeit be kell építeni a rendszeralkalmazás folyamatába. Mindehhez elengedhetetlenül szükséges a külsı szakmai háttér. Ennek alapvetıen két szintje fontos, az alkalmazott informatikai rendszer folyamatos fejlesztése és az alkalmazást segítı külsı szaktanácsadók rendelkezésre állásra. Kulcsfogalmak: A személyügyi szoftverek funkciócsoportjai A személyügy egy-egy jól elkülöníthetı szakterületéhez tartozó funkciók összessége, amelyet általában egy személyügyi szoftver támogat. Napjainkban hat funkciócsoportról beszélünk. Szőkebb értelmezéső személyügyi szoftver A szakszerő személyügyi funkciókat (4. funkciócsoport) támogató informatikai rendszer. Személyügyi funkció 31

32 Egy meghatározott személyügyi tevékenység, amelyet általában egy elkülönült rendszerelem (menüpont, nyomógomb) támogat. Kompetencia Egy-egy tulajdonság, képesség, kézség győjtıfogalma, amelyet definícióval, szintekkel és szintdefiníciókkal kell ellátni. Kompetencialapú háromdimenziós személyügyi modell A szervezeti kompetenciarendszert a munkakörök értékeléséhez, a munkavállalók felméréséhez és továbbképzésükhöz változatlan formában használja fel. Megrendelı Az a személy, aki egy szervezeten belül a személyügyi szoftver kiválasztását, bevezetését és alkalmazását elkötelezetten végzi és irányítja. Ellenırzı kérdések: Ismertesse a személyügyi informatika hazai alkalmazásának helyzetét. Hogyan csoportosítjuk a személyügyi szoftvereket, az egyes szoftverek mely funkciócsoportokat támogatnak? Ismertesse a kompetencia alapú háromdimenziós személyügyi gondolkodás logikai modelljét. Sorolja fel a személyügyi szoftverek eredményes bevezetéséhez szükséges feltételrendszer elemeit. 32

33 2. A személyügyi szoftverek által támogatott fı funkciócsoportok 2.1 A személy- és munkaügyi nyilvántartás Képzési cél: A személyügyi szoftverek mőködési alapját jelentı személy- és munkaügyi adatok felépítésének megismerése. A személyügyi adminisztráció, ezen belül a nyilvántartás korszerő felfogású végzésének elsajátítása. A munkaügyi nyilvántartás rendszerint csupán a hatályos és vonatkozó törvények (a Munka Törvénykönyve, a közszolgálati és közalkalmazotti törvények, a rendészeti szervek hivatásos állományára vonatkozó törvények) által kötelezıen elıírt adatokat tartalmazza. A személyügyi nyílvántartás ennél lényegesen több adat segítségével minden olyan információval rendelkezik, amelyek a munkavállaló és az alkalmazó szervezet megegyezése (belsı szabályzatok, kollektív szerzıdés) alapján a szakszerő személyügyi funkciók alkalmazásához eleengedhetetlenül szükségesek. A funkciócsoport informatikai támogatása napjainkban három különbözı formában is megjelenhet. -Elıfordulnak még - egyre ritkábban - önálló nyilvántartó szoftverek. -Gyakori, hogy a funkciócsoport a bérügyviteli rendszer része. -Végül egyre inkább terjed az a megoldás, amely szerint a személy- és munkaügyi nyilvántartás a személyügyi szoftver Munkavállalókezelı moduljának része. A kialakult helyzet oka, a teljesen eltérı, gyakran hagyományokon vagy éppen a divaton alapuló, személyügyi munkaszervezetben, a személyügyi szakterület reprezentánsainak eltérı igényeiben keresendı. Megállapíthatjuk, hogy nem a logikai elhelyezkedés, hanem a funkcionalitás teljessége és az informatikai megoldások korszerősége a döntı. Az igényes és alapos személyügyi nyilvántartás legfontosabb elemeit igyekszünk ebben a fejezetben bemutatni. Ez a szakterület minden személyügyi funkciónak, söt a szervezetek mindennapi mőködésének is az alapját képezi, mégis legtöbbször elhanyagolt állapotban van. Gyakran tapasztalhatjuk, hogy a raktári nyilvántartás zártabb és igényesebb, mint az a rendszer, ahol úgymond legfıbb értékeinket tartjuk számon. Legtöbbször már az adatok elsıdleges begyőjtése is gondot okoz, még nagyobb lemaradás tapasztalható az adatok naprakészségének, pontosságának fenntartásában. Sajnos még ma is találhatunk olyan személyügyest, aki a munkavállalók létszámát is csak plusz mínusz tíz százalékos pontossággal tudja, s nincs is naprakész kimutatása, ahonnan megnézze a pontos számot. Pedig nagyobb szervezetnél (már 50 fı felett) a legkézenfekfıbb módon és gyakran szükséges információk csak szakszerően karbantartott adatbázisból nyerhetıek. Hány felsıfokú végzettségő munkatársunk van, s közőlük hányan rendelkeznek hasznosítható nyelvtudásal? Kik a szervezetnél elfogadott szakképesítéssel és például 5 év munkatapasztalattal rendelkezı alkalmazottak? Mikulás ünnepségre hány ajándék csomagot vegyünk? Száz és száz ilyen kérdés azonnali megválaszolása segítheti az eredményes személyügyi munkát. 33

34 Adatbázisok és adathalmazok Az adathalmazok alatt általában nagy tömegő adatok összeségét értjük. Ezzel szemben az adatbázisok az adatokat rendezett formában tartalmazzák, ami megkönnyíti kezelésüket és felhasználásukat. A korszerő adatbázisok legfontosabb jellemzıje az, hogy idısorokba rendezettek. Ezzel lehetıvé válik nemcsak egy korábbi állapot visszakeresése, hanem lehetséges két vagy több idıszak összehasonlítása is. Ez pedig az trendanalízis alapja, ami elengedhetetlen egy intézmény korszerő személyügyi vezetéséhez. Munkaügyi adatok A munkaügyi adatok a munkavállaló és az ıt alkalmazó szervezet jogviszonyát jellemzik és határozzák meg. Ez az adathalmaz általában a Munka törvénykönyvben, egyéb idevonatkozó törvényekben és jogszabályokban, megállapodásokban (pl. kollektív szerzıdés a szakszervezettekkel) foglaltaknak megfelelı adatok, amihez egy sor további ágazat, illetve szervezetspecifikus adat járul. A munkaügy alapadatokhoz nagyon sok egyéb, kiegészítı funkció kapcsolódhat, például a munkaidı gazdálkodási és tervezési program, belépı készítés, beléptetı rendszer, dolgozóknak kiadott eszközök nyilvántartása, ebédjegy kiadás, gépkocsi behajtási engedély stb. Ezek a kis rendszerek önmagukban nem túl nagyok, de mivel szükségesek a mőködéshez, ha mindegyikbe külön-külön kellene bevinni a dolgozók és a szervezet szükséges adatait, az jelentıs többlet feladat lenne. Az elıbbi észrevétel szintén azt mutatja, hogy a munkaügyi modulnak számos olyan feladata van, ami túlmutat a hagyományos értelemben vett munkaügyi feladatokon, és az integrált adatbázis irányába mutat. A munkavállalók alapadatai a személyi adatokon túl tartalmazzák a munkavállalók azon adatait is, amelyek meghatározzák a munkavállaló és a munkaadó (alkalmazó szervezet) kölcsönös jogviszonyának peremfeltételeit.. Ugyancsak ide soroljuk az egyes fontos dokumentumok beszkennelt képeit pl. a munkavállaló által aláirt dokumentumokat és stb. Ez az adathalmaz tartalmazza többek között a köztisztviselıi és közalkalmazotti besoroláshoz szükséges alapvetı adatokat. A győjthetı és nyilvántartandó adatok egy általánosan használható összetételét mutatjuk be a következıkben, annak elırebocsátásával, hogy az adatok összetétele és sorrendje a szervezetek gyakorlatában, akár jelentısen is, eltérhet. Személyes adatok -A munkavállaló személyi adatai: vezeték-,kereszt-, elı-,utónév, lakcím adatok, ideiglenes lakcím, postai cím, elérhetıségi adatok, Telefonszámok, címek, megszólítás, tud. fokozat, TAJ szám, adószám, személyi igazolvány szám, útlevél szám, gk. vez. eng. száma, utalási bankszámla-számok, letiltások, levonások címei ill. bankszámlaszámai, 34

35 gyermekek, eltartottak és azok TAJ száma, értesítendı legközelebbi hozzátartozó, Szükség esetén mint speciális személyi adat erkölcsi bizonyítvány illetve feddhetetlenség igazolása (esetleg átvilágítás fıtisztviselı esetében) -Végzettség és képzettség adatai: iskolai-, fıiskolai, egyetemi végzettség(ek), a végzettség dátuma, ezek azonosító okirat száma, iskola megnevezése típusa jellege, szakmai képesítések, szakképzettséget adó tanfolyamok, szakértıi minısítések, nyelvismeretek foka- nyelvvizsga szintje, ezek okiratai azonosítója, -Szakmai adatok: ( a betöltött munkakörhöz kapcsolódóan ) Szakmai tanfolyamok, tréningek, speciális szakmai ismeretek, szakmai kvalifikációt jelentı ismeretek és végzettségek, engedélyek és jogosítványok, szakértıi tevékenység adatai, -Elızı munkahelyek felsorolása: Az idıbeni felsoroláson kívül még szükség lehet a korábbi munkahelyek olyan adataira is, amelyekbıl eldönthetı, hogy mennyi idı számítható be a közalkalmazotti illetve köztisztviselıi munkaviszonyba. Intézményi adatok A munkavállalók intézményi adatai azon adatok halmaza, amely lényegében a munkavállaló és az intézmény között létrejött munkaszerzıdés formalizált adatait tartalmazza. Ez az adathalmaz tartalmazza a köztisztviselıi, illetve a közalkalmazotti jogállás összes fontos adatát. Ugyancsak ezek az adatok képezik a különbözı statisztikák és jelentések alapját. - Elızı munkahelyek azon adatai melyek a közalkalmazotti/ köztisztviselıi besoroláshoz szükségesek és a személyi adatok feldolgozásának és szőrésének eredményeként keletkeznek, - Beosztás, munkahely-terület, kulcsszám, besorolás, kinevezés, megszőnés, változás adatai, egy részük a személyi adatokból alapján jön létre, másik részük a jogviszonnyal kapcsolatos és a pályafutáshoz kapcsolódik (a munkaszerzıdés, szolgálati idı, törvény illetve jogszabályváltozások, kitüntetés, fegyelmi stb.)) - Az illetmény és a pótlékok kiszámítása Az alapbért alapvetıen köztisztviselıi jogállás esetében a KTV. elıírásainak megfelelıen - a dolgozó fizetési fokozatának megfelelı szorzószám és a köztisztviselıi illetményalap szorzata eredményezi. Az ezen felül megállapítandó illetmény kiegészítés százalékát az intézmény típusa (minisztérium / országos megyei - városi jogú intézmény / önkormányzat) és a dolgozó iskolai végzettségének szintje (közép- / felsıfokú) határozza meg. 35

36 Közalkalmazotti jogállás esetén az alapbér a KJT ben deklarált bértábla alapján meghatározott garantált illetmény (a besorolás és a közszférában eltöltött idı szerint kiválasztva). Ezen felül jár még a kötelezıen elıírt szakmai szorzó (szakképzettség figyelembevételével) és a munkáltató által megítélt kiegészítés. A felsoroltakon kívől fontosak a bérszámfejtés alapadatai,amelyeket itt nem részletezünk. Ugyancsak idetartozhatnak az intézményi struktúrák és kapcsolatok leíró adatblokkjai is. A költségvetési szféra egyes sajátosságai A költségvetési szférában, bár itt is természetesen a Munka Törvénykönyvében leírtak az érvényesek, megjelenik három olyan fogalom ami nincs a vállalkozói illetve vállalati szférában: a köztisztviselı, a közalkalmazott és a hivatásos állományban lévı munkavállaló. A köztisztviselı és a közalkalmazott besorolás elnyeréséhez a munkavállalónak egy sor szakmai, iskolai végzettségi, és egyéb követelménynek kell eleget tenni. A követelmények, az elırelépés lehetısége, az illetmények struktúrája és nagysága és egy sor egyéb jellemzı az úgynevezett besorolási kulcsszámon keresztül kerül meghatározásra. A közalkalmazottak és köztisztviselık esetében minden fenti követelmény, elvárás és lehetıség törvényi szinten szabályozott. Szabályozottak továbbá a kötelezı vizsgák, a továbbtanulás, a képzés, továbbképzés is, bár itt már figyelembevették az ágazati és intézményi sajátosságokat is. Ami igazán bonyolulttá teheti az adathalmazok és annak egyes adatai közötti összefüggést, az az, hogy egy intézményen belül egyidejőleg elıfordulhatnak közalkalmazotti, köztisztviselıi, normál munka törvény-könyves és fegyveres testületi munkavállalók. Tovább nehezíti a személyügyi munkavégzést, hogy egy sor olyan kötelezı humánpolitikai, munkaügyi és statisztikai jelentést kell elkészíteni amelyek nem szükségesek a költségvetési szférán kívül, ilyenek például egészségügy esetében a GYÓGYINFOK statisztika, vagy a köztisztviselık esetében a Belügyminisztériumi jelentés. Ezen statisztikák és jelentések elkészítéséhez a teljes személyügyi, munkaügyi és bér adatbázis szükséges, mint összefüggı, lehetıleg integrált rendszer. A közszférában jelentıs ágazati sajátosságok bemutatására példaként felvillantjuk az egészségügy néhány lényeges jellemzıjét. -Minden hasonlóság ellenére, az egyes egészségügyi intézmények, kórházak és részlegek a gyakorlatban teljesen egyedi felépítésőek, -Az egyes dolgozók egyidejőleg sok munkahelyen is dolgozhatnak, egy álláshelyet (státuszt) egyidejőleg több dolgozó is betölthet, -Egy dolgozó egyidejőleg több különbözı szempont szerint is minısíthetı és több munkakör betöltésére is alkalmas lehet. Pl. egy sebész lehet egyúttal EKG szakorvos is, és egyidejüleg lehet egy sebészi meg egy EKG-s állása akár egy intézményen belül is, 36

37 -A finanszírozás sokszálú, és ennek megfelelıen a munkavállalók bére akár sokszor tíz elembıl is állhat. -Törvényben elıirt, kötelezı továbbképzés rendszert (az ún. Kredit-pont rendszert) kell fenntartani. -Ha egy kórház például közhasznú társaság formában (tehát gazdálkodó szervezetként) mőködik, az ott dolgozókra akkor is a közalkalmazotti besorolás érvényes. -A kulcsszámok szerinti besorolás automatikus elvégzéséhez szakértıi rendszer szükséges -A betegszámla kiállításánál a költségek 60-70%-át a bér és bérjellegő kiadások teszik ki, amelyeket esetenként tételesen is fel kell sorolni. Személyügyi adatok A személyügyi adatok köre az eddigiekben felsorolt munkaügyi adatokénál lényegesen nagyobb számú és szerteágazóbb. Ahhoz ugyanis, hogy a személyügyi funkciókkal folyamatosan és szakszerően dolgozni tudjunk egy sor további adat szükséges. Ezek felsorolása szinte lehetetlen feladat, ezért csupán érzékeltetjük az esetlegesen nyilvántartandó adatok körét. A munkakörkezelı modulban az alá- és fölérendeltségi viszonyok, a helyettesítések, a felmérık, a munkakörök ellátásához szükséges kompetenciák és azok szintjeinek adatait szüséges, sok más egyéb adat mellett nyivántartani. A munkavállalókezelı modulban a munkavállalók kompetenciáinak és azok szintjeinek, a felmérık azonosítóinak, a felmérési módszereknek és szabályoknak, a legkülönbözıbb összevetési feltételeknek, és a személyspecifikációk részletes adatainak ismerete nélkülözhetetlen. Az oktatáskezelı modulban a kurzusok azonosító és leíró adatai, az oktatási eszközök és feltételek, a határidık és beiskolázási adatok mellett a lezált kurzusok költség és eredményességi adatai is fontosak. A toborzáskezelı modulban a pályázók és felmérık adatainak ismerete, az üresedések nyilvántartása elengedhetelenül szükséges. A személy- és munkaügyi nyilvántartás alapvetı követelményei Rossz adatokból nem lehet jó eredményt kapni. Ennek érdekében gondoskodni kell az adatbevitel pontosságának állandó és folyamatos ellenırzésérıl. Kerüljük el adataink párhuzamos felvitelét és nyilvántartását. Olyan még nem volt, hogy két azonos adatokat tartalmazó adatbázis valóban azonos legyen, ha az adatokat külön-külön vitték be. A fentiek érdekében a következıkben felsoroltak betartása kötelezı, illetve alapvetı követelmény. 1. Minden azonos adat csak egyszer és egy helyen legyen meg az információs rendszerben, minden adatnak legyen gazdája aki létrehozza, aktualizálja és menedzseli. Ez alapvetıen az adatintegritás, illetve egységes adatkezelés kérdése. 2. Biztosítani kell az adatok valós voltának (aktualitásának) ellenırzését. 3. Az adatok győjtésének és tárolásának egyik legfontosabb kritériuma, hogy azokat dinamikájukban is követni lehessen (idısor). 37

38 4. Minden adat látható legyen azok számára, akiknek erre szükségük van a munkájukhoz, természetesen a hozzáférési jogosultságok figyelembevételével, 5. A személy- és munkaügyi nyilvántartás adathalmaza (beleértve a létrehozásukat biztosító adatbázis-kezelıt és programrendszert) önmagában szinte alig használható, ha ezekhez az adatokhoz nincs egy univerzális lekérdezı rendszer (Report Generator). A lekérdezı és jelentésszerkesztı rendszer feladatai röviden az alábbiak: - a meglévı adathalmazból megadott ismérvekkel rendelkezı adatcsoport leválogatása, - a kiválasztott adatcsoport sok szempontú feldolgozása, beleértve az idısort és a trendanalízist, - két idıszak kiválasztott adatainak összehasonlítása (pl. béremelés vonzatai elemzése), - tetszés szerinti adattáblák létrehozása és a leválogatott adatok (táblák) átadása más rendszernek (pl. vezetıi gyorsinformációs rendszernek), - és végül mindezeket a feladatokat a lekérdezınek dialógus szinten és önállóan kell elvégeznie (programozó vagy rendszergazda nélkül). 6. A szakszerő személyügyi munkavégzés szintén nélkülözhetetlen eszköze a körlevelezés. Alkalmazásával elérhetjük, hogy az információáramlás naprakész és zökkenımentes legyen. Ezen kívül a szervezeti kommunikáció stílusa és színvonala sokkal inkább megfelelhet az elvárásoknak. 7. Nem kerülhetı meg a határidık betartásának igénye és fontossága sem. A sokféle szerteágazó feladat teljesítése közben, akaratunk ellenére is elmaradhatnak olyan teendık, amelyek mások munkáját akadályozzák, vagy éppen a mulasztás a személyügyi, sıt az egész szervezetre rossz fényt vet. Mindez elkerülhetı, ha az informatikai rendszer munkaállomásokra lebontva külön-külön határidı kijelzést biztosít. Kedvezı, ha a határidık lejárta elıtt a kívánt idıben a felelısök figyelmeztetı jelzést kaphatnak. 8. A mai informatikai lehetıségek eleve biztosíthatják az Intranet/Internet jellegő mőködést. Egy telephelyes cég esetében ez csak elıny, de több telephely esetében követelmény. Természetesen itt a teljes technológiáról van szó, nem pedig az Interneten keresztüli adatelérésrıl. A megfelelı hozzáférési és jogosultsági szintek meghatározása után a mobil telefonon keresztüli kommunikáció feltételei is megteremthetık. Kulcsfogalmak: A munkaügyi adatok A munkavállaló és az ıt alkalmazó szervezet jogviszonyát jellemzik és határozzák meg. A munkavállalók alapadatai A személyi adatokon túl tartalmazzák a munkavállalók azon adatait is, amelyek meghatározzák a munkavállaló és a munkaadó (alkalmazó szervezet) kölcsönös jogviszonyának peremfeltételeit. 38

39 A személyügyi adatok Ezek köre az eddigiekben felsorolt munkaügyi adatokénál lényegesen nagyobb számú és szerteágazóbb. Ahhoz ugyanis, hogy a személyügyi funkciókkal folyamatosan és szakszerően dolgozni tudjunk egy sor további adat szükséges Ellenırzı kérdések: Mi a különbség a munkaügyi és a személyügyi adatok között? Ismertesse a költségvetési szféra sajátosságait a személy- és munkaügyi nyilvántartás szempontjából. Sorolja fel a személy- és munkaügyi nyilvántartás alapvetı követelményeit 2.2. A komplex bérügyvitel Képzési cél: A hallgató átfogó képpel rendelkezzék a korszerő bérügyviteli szoftverekkel szemben támasztott követelményekrıl, ezen belül a bérszámfejtı rendszerek felépítésérıl és funkcionalitásáról. Mint leendı döntéshozó képes legyen részt venni szoftver kiválasztásában, üzemeltetésében és felhasználásában. A személyügyi szoftverek csoportosításáról szóló fejezetben a funkciócsoportok alapján 6 fı csoportot különböztettünk meg. Nyilvánvaló, hogy ez a felosztás csupán a jelenlegi gyakorlati alkalmazásokhoz igazodva helytálló. A személyügyi informatika tudományterülete dinamikusan fejlıdik. A HR-szervezetek és az informatika fejlıdése egyaránt a ma még elkülönült szervezeti egységek és számítástechnikai alkalmazások összeolvadását, integrálódását segítik elı. Az 1. funkciócsoport, a személy- és munkaügyi nyilvántartás a bérügyviteli és a HR szoftvereknek is fontos része, az önálló alkalmazások csak speciális esetekben maradnak fenn. A 2. funkciócsoport, a bérszámfejtés egyre inkább bérügyvitellé alakul, mivel integrálja az egészség- és nyugdíjbiztosítással összefüggı funkciókat és a családtámogatás funkcióit is. Ezt a folyamatot követve, könyvünkben ezúttal már a komplex bérügyvitelt mutatjuk be 2. funkciócsoportként, de külön kitérünk lehetıség szerint elkerülve a párhuzamosságokat- az önálló TB-elszámolási rendszerekre is A bérügyvitel általános bemutatása Bérügyvitelnek nevezzük a szoftverrel támogatott, komplex jövedelem és bérszámfejtést, amely a társadalombiztosítás, egészség- és nyugdíjbiztosítással és a családtámogatással összefüggı funkciókat is egységesen elvégzi. Amikor egy magánszemély munkát vállal, elvégzett munkájáért cserébe megegyezés szerinti jövedelmet kap. A megállapodás irányulhat egy vagy több 39

40 bizonyos munka, tevékenység elvégzésére, vagy egy meghatározott idıtartamú munkavégzésre. Eseti munkavégzés körülményeit szabályzó Megbízási szerzıdés keretében, amelyet például egy szakértıi vélemény elkészítésére kötöttek, az elkészített és átadott dokumentum lehet az alapja a megbízási díj kifizetésének. A munkaviszonyban állóknál ezzel szemben egy havi munkavégzést követıen kerül sor a munkavállaló havi munkabérének kifizetésére. Számos törvény rendelkezik arról, hogy milyen tényezıket kell figyelembe venni a munkadíj kiszámításakor, illetve kifizetésekor, milyen paraméterek befolyásolják a jövedelem mértékét. A bérügyvitel elsıdleges feladata, hogy a munkavégzésre irányuló jogviszony keretén belül foglalkoztatottak jövedelem elszámolását biztosítsa oly módon, hogy az teljes összhangban legyen valamennyi vonatkozó törvényi elıírással. Rendkívül fontos ezekbıl az elszámolásokból különbözı szempontú adatszolgáltatások nyújtása, mind a belsı és külsı érdeklıdık, mind pedig a hatóságok számára. Napjainkban a bérügyvitellel foglalkozó munkatársaknak igen nagy kihívást jelent a folyamatosan, évente akár többször is változó jogszabályi háttér követése. Maradéktalanul meg kell felelni a különbözı hatóságok által elıírt követelményeinek is, azaz pontos határidıre be kell nyújtani a legkülönbözıbb bevallásokat és adatszolgáltatásokat. Míg tíz évvel ezelıtt a gyakorlatban még megtalálható volt a kézi számfejtés, illetve a gépi számfejtés kiegészítése kézi munkálatokkal, manapság ez már kivitelezhetetlen, lehetetlen vállalkozás lenne. Az elmúlt évek tapasztalatai alapján megállapítható, hogy évrıl-évre csak bıvül a különbözı szempontú adatszolgáltatások köre. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a bérügyviteli és az ezzel szorosan összefüggı munkaügyi feladatok elvégzését korszerő informatikai háttér támogassa Egy korszerő bérügyviteli programmal szemben támasztott követelmények Természetesen vannak általános és alapvetı elvárások a bérügyviteli szoftverekkel kapcsolatban, viszont az eredményes alkalmazás érdekében mindenképpen meg kell vizsgálni, hogy milyen mérető, milyen profilú, és milyen egyedi tulajdonságokkal rendelkezı szervezet számára történik a szoftvertámogatás. Más elvárásai vannak az alkalmazott bérügyviteli szoftverrel szemben egy 50 fı alatti, illetve egy több száz, vagy több ezer fıt foglalkoztató szervezetnek. Míg az 50 fı alatti vállalkozás nem TB és nem Családtámogatási kifizetıhely, addig a 100 fı feletti foglalkoztatott létszámmal mőködı szervezet már kifizetıhely az elıírások szerint. Ezért a bérügyviteli tevékenység keretein belül a munkavállalók táppénz, gyes, gyed, családi pótlék és más jellegő ellátásainak számfejtéseit és az ezekhez kapcsolódó adatszolgáltatásokat is kezelni kell. Más és más részletezettségő adatokat kíván meg az egyetlen profilú, illetve egy telephelyen mőködı vállalkozás, és a több profilú, vagy több telephelyen mőködı vállalkozás. Sokszor elıtérbe kerül, teljesen ésszerő okokból kifolyólag, hogy egy szervezet eredményességének ellenırzése céljából nemcsak összesítve figyeli a költségek és árbevételek alakulását, hanem tevékenységenként, illetve telephelyenként is. Ez a különválasztás biztosítja azt, hogy a vezetés lássa, hogy 40

41 mely területek mőködnek nyereségesen, s melyek azok a tevékenységek, amelyek gazdaságosságát javítani kell, vagy esetleg fel is kell hagyni velük. Fontos felmérni azt is, hogy több telephely esetén a bérszámfejtés központosítva történik, vagy telephelyenként. Elıfordulhat olyan munkamegosztás is, hogy a telephelyeken dolgozzák fel a jelenléti adatokat, amelyeket elektronikus formában a központi telephelyre juttatnak, mint a bérszámfejtés alapinformációit. Természetesen számos további egyedi jellemzı is elıfordulhat a szervezeteknél. A fentiekben csak egy párat emeltünk ki annak érdekében, hogy látható legyen, hogy már az alkalmazni kívánt bérügyviteli szoftver kiválasztásakor is igen körültekintınek kell lenni a sajátosságok elızetes felmérése során. Legfontosabb általános követelmények egy bérügyviteli szoftverrel kapcsolatban Bérügyviteli szoftverek tekintetében hazánkban is széles a választék. Egyedi fejlesztéső termékek mellett a neves külföldi és hazai szoftvergyártók termékei is hozzáférhetık. A különbözı szoftverek összehasonlítása és kiválasztása során a következıkben felsorolt rendszerfunkciókat és rendszertulajdonságokat érdemes megvizsgálni: jogszabályok leképezése és folyamatos nyomon követése, egyénenkénti és csoportos számfejtés lehetıségeinek biztosítása, többes jogviszony kezelése, korrekciós tételek kezelése, a felviteli hibák kiküszöbölését biztosító ellenırzı automatizmusok, megfelelı részletezettségő analitikus, illetve összesített, cégszintő listák, az elıírt és szükséges elektronikus adatszolgáltatások elkészítése, súgó (online help) és felhasználói dokumentáció biztosítása, jogosultsági rendszer kezelése, hálózatos üzemeltetés lehetısége, adatbiztonság nyújtása, könnyen kezelhetıség, felhasználóbarát megoldások. Lehetséges specializált követelmények egy bérügyviteli szoftverrel szemben TB és Családtámogatási kifizetıhelyi elszámolások kezelése, Kafetéria rendszer kezelése, költséghely szintő nyilvántartás, jelenléti ív kezelése, testreszabhatóság a kollektív szerzıdés elıírásainak, vagy egyéb egyedi igényeknek megfelelıen, egymástól fizikailag igen távoli telephelyek összekötésének lehetısége internet, illetve belsı hálózat segítéségével 41

42 Folyamatos jogszabálykövetés A jogszabályok a bérszámfejtéssel, a TB és családtámogatási ellátásokkal kapcsolatban változnak leggyakrabban. Míg más területeken, például a könyvelésnél, legfeljebb évente, vagy egy-két évente jelentkezik törvénymódosulás, addig ez a bérszámfejtés területén évente többször is elıfordul. Emellett a bérügyvitel területéhez tartoznak az év végi adatszolgáltatások legtöbbje. Ebbıl gyakran következik az, hogy csupán az év végén tudják meg a bérszámfejtés területén dolgozó munkatársak azt, hogy milyen formában kellett volna már korábban nyilvántartani bizonyos adatokat ahhoz, hogy rendelkezésre álljanak az év végi adatszolgáltatáshoz szükséges megfelelıen részletezettségben. Ez persze komoly kihívást jelent a bérügyviteli szoftvert fejlesztı cégek számára is, miután a törvénymódosulások hatálybalépése, illetve az elıírt, újonnan jelentkezı adatszolgáltatások rendszerint igen rövid határidıt szabnak az újabb verziók fejlesztésére. A fentiek alapján e terület kimondottan érzékeny a folyamatosan frissített programverziókra, ezért egy szoftver választásánál erre igen nagy hangsúlyt kell fektetni. Miután az új fejlesztések eredményeihez történı hozzáférés gyorsasága is egy igen fontos tényezı, ideális, ha az újabb programverziók az Internetrıl is letölthetık, és könnyen telepíthetık a felhasználók által. Ügyfélszolgálati támogatás A bérügyvitel területén a problémák általában a számfejtési idıszakban lépnek fel így megválaszolásukra megoldásukra az esetek többségében azonnal szükség van, hiszen enélkül a dolgozók jövedelmének kifizetése kerül veszélybe. Emiatt a külsı szakértıi támogatás rendelkezésre állása és minısége kiemelt szempont egy bérügyviteli szoftver esetében. Amikor bérügyviteli rendszert vásárlunk, nem csupán szoftvert, programot veszünk, hanem egy komplex szolgáltatáscsomagot, melyben kiemelt szerepe van a támogatásnak, verziókövetésnek. Ebbıl kifolyólag érdemes meggyızıdni a szoftvert szállító cég ügyfélszolgálatának kapacitásáról, annak színvonaláról, akár referencia formájában úgy, hogy a referencia helytıl tájékoztatást kérünk az ügyfélszolgálat gyorsaságáról, segítıkészségérıl. Informatikai követelmények A korszerő bérügyviteli szoftvernek eleget kell tenni bizonyos általános informatikai követelményeknek, hogy beleilleszkedjen a felhasználó informatikai infrastruktúrájába, megfelelı teljesítményt valamint mőködési és adatbiztonságot nyújtson. A régebbi technológiával készült rendszerek, mint például az MS-DOS alapú bérügyviteli rendszerek beszerzése ma már nem javasolt, még ha kiemelkedı funkcionalitással és referenciákkal is rendelkeznek. Ezek használata egy korszerő informatikai környezetben komoly kockázati tényezı lehet. Növelheti a kockázatot, ha egyedi fejlesztéső szoftvert választunk, vagy olyat, mely kevésbé elterjedt a piacon, vagy melynek fejlesztési környezete elavult alapokon nyugszik, mert az a fejlıdés korlátjaként jelentkezik minden esetben. 42

43 Bérügyviteli szoftver jellemzı építıkövei Törzsadatok A törzsadatok igen fontos részét képezik egy bérügyviteli szoftvernek, hiszen az elszámolás, illetve az adatszolgáltatások alapját is biztosítják. A bérügyvitel területén többfajta törzsadatot különböztethetünk meg. Egy részük a cégekhez kapcsolódik közvetlenül, másik része pedig az egyes dolgozókhoz, munkavállalókhoz. Ebbıl kifolyólag az alábbi törzsadatokat különböztethetjük meg: Azonosító, személyi adatok Elszámolást befolyásoló törzsadatok Elszámoláshoz kapcsolódó jogcím adatok A könnyebben érthetıség kedvéért, a következıkben példákon keresztül mutatjuk be a törzsadatok fajtáit, illetve kitérünk röviden egy-egy fontos tényezıre az egyes törzsadatfajták tekintetében. Azonosító, személyi adatok Szervezeti azonosítók: Ilyen adatok lehetnek a cég neve, székhelye, telephelyek, levelezési címek, telefonszámok, címe, adószáma, cégjegyzék szám, bankszámlaszám, stb. Természetesen ezeket a törzsadatokat egy bérügyviteli szoftver különbözı nyomtatványain, illetve adatszolgáltatásain használja. Személyi azonosítók Ezek az adatok egyértelmően azonosítják a munkavállalót. Ennek megfelelıen e körbe tartozik a dolgozó neve, születési helye, ideje, adóazonosító jele, TAJ kártya száma, állandó, illetve ideiglenes lakcíme és egyéb, kifejezetten a dolgozóhoz kapcsolódó személyes adatok. Elıfordulhat, hogy a személyi adatok egy másik rendszerben kerülnek rögzítésre. Ez lehet a személyügyi funkciókat támogató HR rendszer, vagy a Munkaügyi rendszer. Alapvetı szabály, hogy az adatfelvétel csak egy helyen történjen meg, ezért a többi rendszer adatokkal történı ellátását interfészekkel kell biztosítani. Elsıdleges adatfelvételi hely lehet a speciális HR funkciókat támogató HR rendszer, amely adatokat szolgáltat a speciálisan bérügyviteli funkciókat ellátó program számára. Ugyanez fordított irányban is kialakítható. A két lehetséges megoldás közül a felhasználó személyügyi szervezetének felépítését figyelembevéve kell választani. Más különálló programok (idıgazdálkodás, e-learning), illetve különálló modulok (kafetéria, toborzás, stb.) esetén is fontos szempont a személyi, illetve a jogviszony adatok integráltságának megvalósulása. 43

44 Elszámolást befolyásoló alapadatok Szervezeti szintő adatok: A céghez kapcsolódó számfejtési alapadatok olyan információkat tartalmaznak, melyek valamilyen formában befolyásolják a számfejtést, vagy annak menetét, vagy éppen a számfejtéshez illeszkedı szükséges kiegészítı adatokat határozzák meg. Ilyen paraméterek lehetnek például az alábbiak: Fıkönyvi szám vagy jogcímszintő költségnyilvántartás vezetése, Munkáltatói magánnyugdíjpénztári tagdíj kiegészítésének mértéke, Adóelıleg számítási módszer (sávos, göngyölítéses, stb.), Törvényi elıírásoktól pozitív irányban eltérı, kollektív szerzıdés szerint beállítások. Személyhez kapcsolódó adatok: Az elszámolást befolyásoló alapadatok a munkavállalóknál egyrészt a hozzájuk kapcsolódó olyan alapadatokat tartalmaz, amelyek a számfejtés kimenetelére vannak hatással, másrészt pedig jogviszonyokhoz kapcsolódó információkat. Ilyenek lehetnek a következık: Magánnyugdíjpénztári tag-e a dolgozó? Önkéntes egészség-, vagy nyugdíjpénztári tag-e a dolgozó? Vannak-e gyermekei? Milyen jogviszonyban áll? Milyen munkarendben dolgozik? Milyen a bérezési formája (havi, napi, óra vagy teljesítménybéres)? Teljes vagy részmunkaidıs? Pályakezdı-e? Átutalással kéri-e jövedelmét? Elszámoláshoz kapcsolódó jogcím adatok Szervezeti szintő adatok: Ezek azok az adatok, melyek jellemzıen szervezet specifikusak, vagyis kifejezetten a szervezet jellemzıi alapján kerül feltöltésre. Ilyen adatok lehetnek az alábbiak: A szervezetnéll használatos költséghely jogcímek, mint például 1. üzem, 2. üzem, 3. üzem, adminisztratív költséghely Egyedi csoportok kialakításának jogcímei, mint például produktív (azaz termelésben résztvevı) fizikai, produktív szellemi, improduktív (azaz termelésben közvetlenül részt nem vevı) fizikai, improduktív szellemi foglalkozásúak. Leggyakrabban a szoftverekben jogcímként szerepelnek a különbözı adók, járulék fajták, illetve a munkaidıadatok keretén belül kezelendı távolléti jogcímek is. Adók és járulékfajták például a személyi jövedelemadó elıleg, a nyugdíjbiztosítási járulék, természetbeni 44

45 egészségbiztosítási járulék, pénzbeli egészségbiztosítási járulék, munkavállalói járulék, munkaadói járulék, stb. A távolléti jogcímek között szerepelhet a szabadság, a különbözı táppénz fajták, gyes, gyed, munkavégzés alóli felmentés és további más távollét típusok. Személyhez kapcsolódó adatok: A törzsadat jogcímek a munkavállalók egyes jogviszonyaihoz kapcsolódó lehetséges jövedelem, illetve levonás jogcímeket tartalmazza. Ezek azok a kifizetési vagy levonási formák, melyek rendszeresen, hónapról-hónapra, vagy akár eseti jelleggel jelentkezhetnek a dolgozónál. Ilyen jogcímek a következık lehetnek: Személyi alapbér, Bérpótlékok (mőszakpótlék, vezetıi pótlék, túlóra ), Költségtérítések (gépkocsi költségtérítés, utazási költségtérítés, költségtérítés kiküldetésre ), Természetbeni juttatások (étkezési utalvány, telefonszolgáltatás, ), Egyéb juttatások (munkáltatói önsegélyezı pénztári befizetés), Levonások (érdekképviseleti tagdíj, tartásdíj, tartozás, ). A hazánkban elterjedt és hozzáférhetı bérügyviteli szoftverek igen nagy százaléka a jogcímvezérelt elvet követi. Ez esetben a fentiekben említett jogcímek adatbázisokban tárolódnak, ahol a jogcímhez kapcsolódó azonosítók mellett tárolják az adózási, járulékszámítási algoritmusokat is, amelyek segítségével a program a jövedelem elszámolás, vagyis a számfejtés során a különbözı jövedelmek érvényesítésekor automatikusan számolja a dolgozótól levonandó, illetve a cég által fizetendı adókat, járulékokat. Vannak olyan szoftverkészítık, akik szabadon hagyják és a felhasználóra bízzák az egyes jogcímek paraméterezését, adózási beállításait, míg más szoftverkészítık amellett teszik le a voksukat, hogy teljes mértékben magukra vállalják a jogcímek törvény szerinti paraméterezését. Ez utóbbi mindenképpen elınyös a felhasználók számára, hiszen a törvényi elıírások biztosítását így teljes mértékben átvállalja a szoftver készítıje. A törzsadatok tekintetében még van egy feltétlenül említésre méltó tényezı. Köztudott, hogy a törzsadatok sokszor változhatnak - elköltözhet valaki egyik helyrıl a másikra, megváltoztathatja a nevét, születhet gyermeke a dolgozónak, változhat a személyi alapbére, részmunkaidısrıl teljes munkaidısre változik a munkaideje, megváltozik a munkarendje, rendszeres bérpótlék juttatásban részesül, stb. Ezek teljesen életszerő példák. Egy korszerő bérügyviteli szoftvernek ezeket a változásokat nyomon kell tudnia követni, mint a dolgozó életét. Tudni kell, hogy mikortól változott meg a neve és mirıl-milyen névre, különben egy korábbi bevallást nem fogunk megtalálni. Tudni kell azt is, hogy mikortól változott az illetı személyi alapbére, különben ellentmondást fogunk látni a törzsadatok beállítása és hónapokkal ezelıtt bérkifizetési lapok között. Éppen ezért alapvetı szempont, hogy egy korszerő bérügyviteli szoftver biztosítsa az adatok történeti, historikus kezelését. 45

46 Elszámolás munkaidıadatok, jövedelmek, levonások rögzítése Az elszámolás során történik meg egy munkavállaló nettó jövedelmének meghatározása a különbözı távolléti, jövedelem és levonás jogcímek érvényesítésével, amelyek ismeretében az adók és járulékok számítását a rendszernek automatikusan el kell tudnia végezni, mégpedig a törvényi elıírásoknak megfelelıen. A számfejtés egyik legfontosabb végeredménye az egyes dolgozóknak kiszámított nettó jövedelmek. Elımunkálatok Magát az elszámolást több száz fıt foglalkoztató vállalkozás esetében elımunkálatok is megelızhetik. Elképzelhetı, hogy a munkaidıadatok rögzítését egy külön jelenléti program, vagy beléptetı rendszer már rögzíti és ezen adatokat a bérügyviteli szoftver már csak felhasználja, mint alapadatot. Lehet találkozni olyan munkafolyamat felépítéssel is, hogy különbözı telephelyekkel rendelkezı cég esetében a jelenléti ív, vagyis a munkaidıadatok rögzítése a telephelyeknél történik, míg a központi számfejtés ezen adatokat már használja. Gyártó cégeknél, vagy szintén több telephellyel rendelkezı vállalkozásnál elsısorban a teljesítménybéres dolgozók teljesítményadatai az egyes termelı egységeknél vagy telephelyeknél kerülnek összegzésre, melyek szintén alapadatot képezhetnek egy központosított bérszámfejtés során, de ebbe a körbe bekapcsolhatók az óra-, napi-, illetve havi béres dolgozók is. A fenti esetekben már a számfejtéshez kapcsolódó egyes adatok még a számfejtés elıtt feldolgozásra kerülnek, vagyis részét képezik egyfajta elıfeldolgozásnak. Egyénenkénti, illetve csoportos számfejtés Fejlettebb szoftverek támogatják a csoportos számfejtést is az egyénenkénti számfejtés mellett, melynek keretén belül a beállított törzsadatok, illetve a már elıfeldolgozott adatok alapján a számfejtés automatikusan generálódik. Általában, ha egy szervezetnél nincsenek elımunkálatok kialakítva - mint munkaidı adatok, teljesítménytıl függı jövedelemadatok feldolgozása -, akkor a csoportos számfejtés használata szinte lehetetlen, miután a számfejtést végzı személynek ilyenkor egyénileg meg kell adnia a számfejtés során ezeket a hiányzó adatokat, hogy a számfejtés teljes legyen. Hónapon belüli többszöri számfejtés Egy korszerő bérügyviteli szoftvernek biztosítania kell a két számfejtési idıszak közötti elszámolások lehetıségét. A számfejtési idıszak jellemzıen a hónap vége, illetve a hónap eleje. Viszont munkavállalók akár kérhetnek elıleget, kölcsönt, vagy akár hóközi jutalmak is megállapításra kerülhetnek vezetıi szinten, mely megköveteli a hónapon belüli számfejtés levezénylését. 46

47 Korrekciós számfejtés Több száz, illetve több ezer fıt foglalkoztató cégek esetében gyakran találkozhatunk azzal az eljárással, hogy a számfejtési munkálatok még a hónap vége elıtt megkezdıdnek. Kisebb vállalkozások esetén a hónap utolsó napja után kezdik meg a bérszámfejtık a távolléti, illetve a jövedelemadatok összeszedését ahhoz, hogy az elızı hónap számfejtését el tudják készíteni. Sok munkavállalót foglalkoztató cégek esetében viszont ez olyan mennyiségő munka, hogy ha a számfejtés megvárná a hónap utolsó napját, akkor nem lenne biztosított a munkabérek idıben történı kifizetése. Éppen ezért nagyobb cégek akár már 25-én lezárhatják a hónapot és az akkori adatok birtokában készítik el a számfejtést. Természetesen a fennmaradó 5 napban még bármi történhet, lehet távollét, lehet plusz bérpótlék, esetleg jutalom, stb. Ezen adatok érvényesítése kimaradt a tárgyhavi számfejtésbıl, így ezeket a közvetkezı hónap számfejtésében kell, mint korrekciós tételeket szerepeltetni. Ugyanez az eset van akkor, mikor egy vezetés visszamenıleges béremelést hagy jóvá. Ekkor a tárgyhónapban kell kezelni az elızı hónapokra jutó béremelési tételeket, természetesen mindig a megfelelı hónap törvényi elıírásainak megfelelıen. Több jogviszony kezelése Nem minden szoftver képes egy dolgozó több jogviszonyának egymás mellett lévı kezelésére, viszont elıfordulhatnak ilyen esetek. Az, ha ezt egy program nem támogatja, igen megnehezítheti a bérszámfejtık munkáját, hiszen bizonyos esetekben ezeket elkülönülten kell kezelni elszámolás -, s vannak olyan esetek, mikor összevontan adóbevallás-. Ebbıl kifolyólag egy korszerő bérügyviteli program a több jogviszony kezelését is biztosítja. Testreszabás - Kollektív szerzıdés A Munka Törvénykönyve szabályoz bizonyos tételeket a kifizetésekkel, bérpótlékok számításával, szabadságolásokkal, illetve különbözı jövedelmek számítási metódusával és egyáltalán felmerülésével kapcsolatban. Egy cégnek azonban lehetısége van úgynevezett kollektív szerzıdés keretén belül ezen elıírásoktól eltérni úgy, hogy az a dolgozó szempontjából pozitív irányú legyen. Egy bérügyviteli szoftver alapvetıen a törvényi elıírások leképezését biztosítja, a kollektív szerzıdések pedig ettıl eltérı elemeket is tartalmazhatnak, mely mindenképpen megköveteli a szoftver testreszabását. Ha egy cég rendelkezik kollektív szerzıdéssel, fontos, hogy olyan szoftvert találjon bérügyviteli feladatinak elvégzéséhez, melynek készítıi nem zárkóznak el az egyedi fejlesztésektıl. Nyomtatványok Míg az elszámolt munkabér az egyik fontos végeredménye a számfejtésnek, mondhatjuk, hogy a másik pedig a szoftver által biztosított különbözı nyomtatványok, listák. Nagyon fontos szempont, hogy egy korszerő bérügyviteli rendszer rendelkezzen analitikus, illetve összevont nyomtatványokkal, biztosítsa a dolgozónkénti, illetve cég 47

48 szintő adatszolgáltatásokat, a havi és a kívánt idıszakra, akár évre vetített információkat. Fontos, hogy a nyomtatványok áttekinthetıek, megfelelıen strukturáltak legyenek, hogy mindenki, aki használja - legyen az maga a dolgozó, a bérszámfejtı, tbügyintézı, vezetık, külsı érdeklıdık, vagy akár hatóságok -, könnyen eligazodjanak rajta. Napjainkban igen elıtérbe kerül a különbözı lekérdezések elektronikus formában például excelben, txt-ben, html formátumban - történı leképezése, tárolása. Ez a lehetıség további összegzésekre, számításokra ad lehetıséget leginkább a vezetés, illetve a kontrolling számára és biztosítja az információk könnyed eljuttatását más érdeklıdı személyek részére akár Interneten keresztül. Nyomtatványszerkesztı Bár a bérügyviteli szoftverek általában igen sok és sokrétő nyomtatványt tartalmaznak, mégis szükség lehet a meglévıktıl különbözı nyomtatványokra is. Egy szervezet vezetése különbözı szempontok szerinti további összesítéseket igényelhet, amelyeket a bérügyviteli osztálynak elı kell állítani. Viszont ahány szervezetrıl beszélünk, ez annyiféle igényt jelenthet. A speciális igények kiszolgálására a fejlettebb bérügyviteli szoftverek rendelkeznek egy külön nyomtatványszerkesztı funkcióval, amely segítségével a felhasználó szabadon állíthat össze nyomtatványokat, szabadon határozhatja meg, hogy mely nyomtatványokon milyen adatok jelenjenek meg. A beépített választási lehetıségek mindenképpen nagy rugalmasságot biztosítanak a felhasználók számára. Elektronikus adatszolgáltatások Napjainkban elengedhetetlen, hogy egy bérügyviteli szoftver támogassa az elektronikus adatszolgáltatásokat. Míg évekkel ezelıtt nem, vagy legfeljebb évente fordult elı elektronikus bevallás, addig ez ma már havi szinten jelentkezik, de vannak olyan esetek is, amikor a napi szintő adatszolgáltatást írják elı. Leggyakrabban elıforduló elektronikus adatszolgáltatások: Havi bevallás a kifizetésekkel, juttatásokkal összefüggı adókról, járulékokról és egyéb adatokról, Bevallás a mezıgazdasági ıstermelı negyedéves járulék és tagdíj kötelezettségeirıl, Az alkalmi munkavállalói könyvet kiállító adatszolgáltatása az általa a magánszemélynek kiadott igazolás szerinti adóköteles jövedelemrıl, Bejelentı és változásbejelentı lap a munkáltató vagy kifizetı által foglalkoztatott biztosítottak adatairól, Keresıképtelenségi esetek, terhességi gyermekágyi segély és gyed havi, illetve negyedéves jelentése, Statisztikai jelentések, Év végi adóbevallás, Év végi egyéni járulékokkal kapcsolatos bevallás. 48

49 Interfészek Interfészek vonatkozásában beszélhetünk bemeneti, kimeneti vagy kombinált mőködéső interfészrıl. Az interfész két különbözı program összekapcsolását jelenti, melynek hatására az egyik programban már feldolgozott, így rendelkezésre álló adatok feldolgozhatók lesznek általában egy elektronikus adathalmaz segítségével egy másik program számára. Bemeneti interfész esetén a bérügyvitel valamilyen típusú információkat fogad egy külsı programtól. Ilyen lehet egy beléptetı rendszerrel kialakított interfész, ahol a beléptetı rendszer szolgáltatja a számfejtés részére a munkaidıadatokat. Kimeneti interfésznél a bérügyviteli szoftver egy bizonyos formában, általában elektronikus kimenetet biztosít egy külsı program számára. Ekkor a bérügyviteli szoftver adatai képezik egy másik program számára az alapadatokat. Ilyen kimenet lehet egy fıkönyvi kimenet egy Fıkönyvi rendszer számára, ahol bérszámfejtési adatok a fıkönyvi könyvelésnek megfelelı csoportosításban (fıkönyvi számok, költséghelyek, állománycsoportok szerint) állnak elı. Hasonlóan kimeneti interfész egy banki terminál felé szolgáltatott adatok, ahol az átutalásra kerülı jövedelmek a számlavezetı bank által igényelt formátumban készülnek el. Karbantartó, biztonsági funkciók A karbantartó, biztonsági funkciók egyrészt felelnek az adatbázis fizikai, másrészt logikai biztonságáért, s feljegyzéseket készítenek azokkal kapcsolatban. Az adatbázisok fizikai és logikai biztonságát támogatja az automatikus mentés biztosítása, a le nem zárt ciklusok, illetve az esetleges leállások naplózása. Nagyobb szervezetek esetében a bérügyvitel területén belül is munkamegosztás van. Van olyan munkatárs, aki a távolléti adatok rögzítéséért felel, van, aki a TB-ellátásokat, illetve családtámogatási ellátásokat kezeli, s vannak, akik az elszámolásokat. Elıfordulnak olyan esetek is, amikor a munkavállalókat csoportokba sorolják és meghatározzák, hogy melyik bérszámfejtı melyik csoport adatait kezelheti, illetve láthatja. Ezeknek a szigorításoknak a kezelésére szolgál a jogosultsági rendszer kialakítása, hiszen a bérügyviteli adatok egy vállalkozás egyik legbizalmasabb adatait tartalmazzák, emiatt külön figyelmet kell fordítani az adatvédelemre, illetve adatbiztonságra. A jogosultsági rendszer segítségével menedzselhetı a felhasználóknak az egyes szoftverrészekhez való jogainak kialakítása. Általában a szoftver rendszergazdája az, aki jogosult felhasználói csoportok létrehozására és munkatársak ezekbe való besorolására. Vannak olyan rendszerek, melyek folyamatosan naplózzák a munkafolyamatokat, a felhasználók (userek) belépését és azt, hogy milyen tevékenységeket folytattak a programmal. Természetesen ebbe a körbe tartozik a jogosulatlan belépési próbálkozások naplózása is. 49

50 TB- és Családtámogatási ellátást kezelı funkciók A legalább száz fıt foglalkoztató munkáltatóknak egészségbiztosítási, illetve családtámogatási kifizetıhelyet kell mőködtetniük. Igény esetén a száznál kevesebb dolgozót foglalkoztató munkáltató is létesíthet kifizetıhelyet, de ebben az esetben külön megállapodást kell kötniük az illetékes Egészségbiztosítási Pénztárral. Ahhoz, hogy egy foglalkoztató eláthasson kifizetıhelyi feladatokat, gondoskodnia kell a feladatok ellátáshoz szükséges személyi, tárgyi és szervezeti feltételekrıl. A társadolmbiztosítási és családtámogatási ellátásokhoz külön jogszabályok tartoznak, amelyek egyértelmően rögzítik, hogy milyen esetekben jogosultak a munkavállalók egy-egy ellátásra. A tb-ügyintézı feladata egyrészt az ellátások jogosságának elbírálása a dokumentumok, illetve a törvényi rendelkezések alapján, majd adott esetben az ellátások végigvezetése a bérügyviteli rendszerben. Kifizetıhelyek által kezelt ellátási formák: betegszabadság, különbözı táppénz típusok (baleseti, betegségi, kórházi, gyermekápolási, passzív táppénz), terhességi-gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj, gyermekgondozási segély, anyasági támogatás, gyermeknevelési támogatás, családi pótlék. A TB és családtámogatási ellátások kezelése hasonlóan a korábban leírt elszámolási folyamathoz, szintén távollétekkel és jövedelem fajtákkal kapcsolatosak, hiszen mikor egy munkavállaló beteg lesz és a TB-ügyintézı a betegállomány jogosságát állapítja meg, akkor egyrészt beszélhetünk a munkaidı vonatkozásában egy távollétrıl, mely táppénz tipusú távollét, illetve egy jövedelem fajtáról, mert erre az idıszakra táppénz jogcímen meghatározott jövedelmet kap. Hasonlóan, ha valamely munkavállalónak gyermeke születik és jogosult a gyermekgondozási díjra, akkor a gyermekgondozás ideje alatt a bérügyviteli rendszerben ez az adat egyrészt távollétként jelentkezik, hiszen nem dolgozik, hanem otthon neveli gyermekét és ezzel párhuzamosan erre az idıre a gyednek megfelelı jövedelmet folyósítanak neki. A hazai gyakorlatban alkalmazott szoftverek különbözı mértékben támogatják az egyes ellátások kezelését. Sok esetben a rendszer nem tartalmazza az ellátásokhoz kapcsolódó törvényi háttér leképezését, melybıl adódóan a tb-ügyintézıre hárul valamennyi ellátási formához kapcsolódó jövedelem érték kiszámítása. Ez a megoldás igen nagy terhet jelenthet a tb-ügyintézı számára, mert nagyon összetett törvényi háttért, illetve nagyon sok adatot kell összevetni egy-egy ellátás kiszámításához. Egy korszerő, szakértıi rendszer tartalmazza mindazon információkat mind alapadat, jövedelem adat, távolléti adat, stb. formájban, illetve fel van készítve ezen terület speciális törvényi elıírásainak érvényesítésére -, amelyek alapján a program számolja ki az egyes ellátásokhoz kapcsolódó jövedelem értékeket, tehát teljes mértékben támogatja a szoftver a tb-ügyintézı munkáját. 50

51 A nálunk elterjedt szakértıi szoftverek egy része külön modulban kezeli a TB és családtámogatási kifizetıhelyek részére készített programrészt, majd feladás formájában kerülnek át az adatok a bérszámfejtési részbe, másik része pedig egy egészként kezeli a TB, családtámogatási és egyéb jövedelemelszámolási részt, ahol a TB és családtámogatási funkciók egyrészt elıfeldolgozást jelentenek, másrészt szerves részét képezik a bérszámfejtési feladatok ellátásának A jövedelem számfejtés munkafolyamata Mint az már korábban is érzékeltettük, nem lehet egy sablonos, minden esetben érvényes és alkalmazható munkafolyamatot meghatározni, hiszen az alkalmazó szervezetek gyakran egymástól eltérı speciális jellemzıkkel is rendelkeznek. Van, ahol nincs nagy változás a jövedelemadatoknál, így a csoportos számfejtés nagy elınyt jelent. Van, ahol mindig változnak az adatok a teljesítmények függvényében, s ennek következtében lehetetlen a csoportos számfejtés alkalmazása. Van, ahol rendszeresek a belsı áthelyezések egyik munkafolyamatról a másikra, így más költséghelyre történik a számfejtés. Van, ahol különbözı telephelyeken már megtörténik bizonyos adatok, mint például a munkaidıadatok rögzítése, vagyis megvalósul a számfejtési adatok egyfajta elıfeldolgozása, és még sorolhatnánk azokat a különbözıségeket, amelyek befolyásolják a bérszámfejtés munkafolyamatainak sorrendiségét, felépítését. Fontos azonban az, hogy minden szervezet alakítsa ki és szervezze meg saját bérszámfejtésre kialakított munkafolyamatát, mégpedig a legcélszerőbben, ugyanis a bérszámfejtés igen szők idıtartományra van korlátozva. El kell végezni a hó végi zárást követı adatgyőjtést, a számfejtést és az adatszolgáltatást. Mindehhez a bérek tényleges átutalásával, vagy kifizetésével együtt csupán pár nap áll rendelkezésre, akár több ezres dolgozói létszám mellett is. A munkafolyamatok megtervezése során az egyes részfeladatokat egyértelmően meg kell határozni és minden egyes részfeladathoz felelısöket kell rendelni határidıkkel párosítva. A munkafolyamatok kialakításánál figyelembe kell venni a használt bérügyviteli szoftver által nyújtott szolgáltatásokat, ellenırzési funkciókat, illetve az alkalmazó szervezet jellemzıit. Nagyobb szervezetnél, ahol a munkafolyamat sok személyt érinthet, akár ellenırzı lista is bevezethetı, mely biztosítja a folyamat mederben tartását és a feladat elvégzését. A fentiekben már említett variációs elemektıl eltekintve mégis bemutatunk egy általános modellt a bérszámfejtési munkafolyamatra, amely persze változtatható, csiszolható az alkalmazó szervezet sajátosságainak figyelembevételével. 1. Hónap közben, folyamatosan kezelendı adatok: Új munkaerı felvétele, törzsadatainak rögzítése, Munkaviszony megszüntetéséhez kapcsolódó feladatok (munkaügyi adatok, jövedelemelszámolás, kilépı papírok elkészítése, elektronikus adatszolgáltatások), 51

52 Társadalombiztosítási és családtámogatási ellátásokhoz kapcsolódó iratok begyőjtése, adatok rögzítése, 2. Számfejtés támogatása elıfeldolgozással (opcionális): Jelenléti adatok feltöltése, Telephelyenkénti teljesítményjövedelmek rögzítése, 3. Számfejtés Külsı, importálandó adatok átvétele, TB adatok átvétele, ha külön modulban történik a rögzítés, Távollétek rögzítése, ha elıfeldolgozásban nem vett részt, Tárgyhavi jövedelem, levonás jogcímek rögzítése, Korrekciós jövedelem, levonás jogcímek rögzítése, 4. Ellenırzés: Szúrópróbaszerő ellenırzés, Logikai egyeztetések, 5. Jövedelem kifizetéshez kapcsolódó adatok elkészítése: Jövedelem kifizetési papírok elkészítése, Adatszolgáltatás banki terminál felé az utalandó tételekrıl, Információ szolgáltatás a készpénzben fizetendı jövedelmekrıl, 6. Listák készítése: Rendszeresen használt listák elkészítése, Listák elkészítése belsı felhasználásra más osztályok számára, Listák elkészítése külsı adatszolgáltatásra, 7. Elektronikus adatszolgáltatások: Elektronikus adatszolgáltatások hatóságok felé, Elektronikus adatszolgáltatások idegen modulok felé, Kulcsfogalmak: A bérügyvitel feladata A munkáltatóval munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyek jövedelem elszámolása, adatok szolgáltatása, bevallások készítése a rendelkezésre álló bemeneti adatok alapján a mindenkor érvényben lévı munkaügyi, adó és társadalombiztosítási jogszabályoknak megfelelıen. Jogcím Minden olyan bérelem, amelynek van értéke, érvényességi ideje és részt vesz a számfejtési procedúrában, befolyásolja annak eredményét. Ellenırzı kérdések: Mi a bérügyvitel feladata? Hogyan csoportosíthatók a be és kimeneti adatok? Mi az interfészek jelentısége? Mondjon példákat interfészekre! 52

53 Mit nevezünk jogcímeknek? Milyen típusú törzsadatokra van szüksége a bérügyviteli rendszernek? 2.3. A TB-elszámolás és jelentés Képzési cél: A hallgató átfogó képpel rendelkezzék a korszerő bérügyviteli szoftverekkel szemben támasztott követelményekrıl, ezen belül a TB-elszámolási rendszerek felépítésérıl és funkcionalitásáról. Mint leendı döntéshozó képes legyen részt venni szoftver kiválasztásában, üzemeltetésében és felhasználásában. Az integrált bérügyviteli rendszerrel nem rendelkezı szervezetek gyakran alkalmaznak önálló TB-elszámolási szoftvert. Ezeknek a szakértıi rendszereknek a használatát ma is indokolhatja az ügyfelek elégedettsége a megszokott szolgáltatóval szemben, hiszen a TB-szoftverek hatékony alkalmazásához rendszeres szakértıi háttértámogatás szükséges A TB-szoftverek funkciói A TB-szoftverek funkcióiról már a bérügyviteli szoftverek imertetése során is kellı részletességgel beszámoltunk. Erre a funkciócsoprtra is maradéktalanul érvényesek a személyügyi informatika alkalmazásának általános szabályai. Mindezek miatt ebben a fejezetben csak a legfontosabb sajátosságok ismertetésére kerül sor. Alapfunkciók A legalább száz fıt foglalkoztató munkáltatóknak EB (egészségbiztosítási) illetve CST (családtámogatási) kifizetıhelyet kell mőködtetnie. Száznál kevesebb dolgozót foglalkoztató munkáltató is létesíthet kifizetıhelyet, ha a mőködési feltételeket biztosítják és errıl külön megállapodást kötnek az illetékes EB pénztárral. A kifizetıhelyet mőködtetı munkáltatóknak gondoskodnia kell a feladatok ellátásához szükséges személyi, tárgyi, szervezeti feltételekrıl. A feladatra kiképzett, megfelelı képesítéssel is rendelkezı ügyintézı az elıkészített dokumentumok és igazolások alapján elbírálja az ellátásra vonatkozó igények jogosultságát, kiszámítja a dolgozót megilletı ellátások összegét, gondoskodik az ellátás folyósításáról. ( utalásra átadja a bérszámfejtésnek) Elkészíti a szükséges nyilvántartásokat, adatszolgáltatásokat. Kifizetıhelyek által kezelt ellátások: - táppénz - baleseti táppénz - gyermekápolási táppénz - terhességi-gyermekágyi segély - gyermekgondozási díj 53

54 - anyasági támogatás - betegszabadság (nyilvántartási kötelezettség, többnyire a számfejtés a bérben történik) - családi pótlék - gyermekgondozási segély A szoftver funkcióinak szakszerő üzemeltetéséhez az ügyintézı elbírálja a rendelkezésére bocsájtott dokumentumokat, az ezekbıl közvetlenül, vagy számításokkal kinyert adatokat jogcímszinten rögzíti a rendszerbe, a szoftver meghatározza az ellátás összegét idıtartamát, kiszámítja az aktuális levonandó adókat, esetleges járulékokat és kezdeményezi a kifizetést a többi bérjogcímmel együtt, valamint elvégzi a kötelezı adatszolgáltatást, illetve adatokat szolgáltat a számfejtéshez. A TB-szoftverek legtöbbször szakértıi rendszeren alapulnak, amely alkalmazása során a rendszer használója mások tudását hasznosítja, a tudásbázison alapuló informatikai rendszer vezeti végig a kezelıt a döntés lépésein. A szoftver funkciói a szükséges bemenı adatok ismeretében (biztosítási idı, jogviszony adatok, bér, hiányzás adatok illetve orvosi, iskolai és egyéb igazolások alapján) elbírálják az adott ellátás jogosultságát és kezdeményezik kifizetését, vagy visszavonását. A szakértıi szoftver tudásbázisa a rendszerben tárolt, leprogramozott aktuális és kapcsolódó jogszabályok összessége. Kiegészítı funkciók - Utalások. A számfejtés eredményeképpen elıálló kifizetendı összeg illetve a számított és rögzített rendelkezések számszerősített értékeit elıkészíti a számlavezetı banknak megfelelı formátumban. - Listák. Minden bérügyviteli szoftver rendelkezik beépített listákkal. Ezek a listák ellenırzési, adatszolgáltatási, statisztikai célokat szolgálnak. A listák elıtt keresıablakban adhatjuk meg a szőrési és rendezési feltételeket. Egyes szoftverek rendelkeznek beépített listagenerátorral, mely segítségével a felhasználó saját maga állíthat össze és futtathat tetszıleges listát. - Adatszolgáltatás. Képesnek kell lenni a rendszernek a kötelezı adatszolgáltatások, bevallások elkészítésére a nyugdíjpénztárak, egészségbiztosító, nyugdíjbiztosító, KSH valamint az APEH részére. Egy bérügyviteli szoftver fejlettségét mutatja, hogy minél kevesebb kezelıi beavatkozással, adatrögzítéssel állítja elı az adatszolgáltatásokat, bevallásokat. - Dolgozók ki- és beléptetése Alapvetıen munkaügyi, HR feladat, de számos bérügyi vonatkozása is van ezért általában a tárgyalt szoftverek rendelkeznek ilyen jellegő funkcióval. Beléptetésnél a törzsadatokon kívül rögzíteni kell a dolgozó hozott jövedelem, járulék és adó adatait a további helyes számfejtések, járulékfizetések és adóbevallás szempontjából. Dolgozó kiléptetésénél ugyanezen a bérügyviteli rendszerben tárolt adatokat a megfelelı formátumban a dolgozó rendelkezésére kell bocsátani Informatikai követelmények A korszerő társadalombiztosítási szoftvernek eleget kell tennie bizonyos általános informatikai követelményeknek, hogy beleilleszkedjen a felhasználó 54

55 informatikai infrastruktúrájába, megfelelı teljesítményt valamint mőködési és adatbiztonságot nyújtson. Általános informatikai követelmények: A leghatékonyabbak és a legbiztonságosabbak a korszerő de kiforrott technológiai alapon készült rendszerek. Manapság ilyennek tekinthetık a szerver kliens (kiszolgáló ügyfél) alapú 32 bites Windows kliens alapú natív vagy gyors ODBC adatbázis hozzáféréssel rendelkezı ismert és támogatott adatbázis kezelıt (ORACLE, MSSQL, SYBASE, DB2) használó rendszerek. A felhasználói felület kezelése nem tér el a Windows általános kezelési elveitıl. Rendelkezik helyzetérzékeny súgóval. (online help) Támogatnia kell a többfelhasználós (konkurens) mőködést, az ebbıl eredı lockolási problémákat felhasználói program szinten is kezeli. Megjelentek a piacon az elsı Interneten is használható bérügyviteli modulok. Ezek tipikusan idıadat rögzítık távoli telephellyel rendelkezı vállalkozások részére. Kulcsfogalmak: EB és CST kifizetıhely A legalább száz fıt foglalkoztató munkáltatóknak EB (egészségbiztosítási) illetve CST (családtámogatási) kifizetıhelyet kell mőködtetnie, száznál kevesebb dolgozót foglalkoztató munkáltató is létesíthet kifizetıhelyet, ha a mőködési feltételeket biztosítják és errıl külön megállapodást kötnek az illetékes EB pénztárral. Kifizetıhelyek által kezelt ellátások A kifizetıhelyek által kezelt ellátások a következık: táppénz, baleseti táppénz, gyermekápolási táppénz, terhességi-gyermekágyi segély. gyermekgondozási díj, anyasági támogatás, betegszabadság, családi pótlék, gyermekgondozási segély. Ellenırzı kérdések: Milyen TB ellátásokat ismer? Listák elıtt mi a keresıablak feladata? Milyen alapvetı biztonsági követelményeknek kell eleget tenni egy bérügyviteli szoftvernek? Milyen kockázati tényezık fordulhatnak elı informatikai szempontból? 2.4 Szőkebb értelmezéső személyügyi szoftverek, amelyek a szakszerő humánpolitikai funkciókat támogatják Képzési cél: A szakszerő személyügyi funkciókat támogató informatikai rendszerek teljeskörő funkcionalitásának alapos megismerése egy "Pilot-szoftver" alapján. A rendszerfunkciók és rendszertulajdonságok elkülönítése, a legfontosabb informatikai jellemzık elsajátítása. 55

56 Az egyes funkciók tartalmának elsajátítása, az ezekhez tartozó személyügyi tevékenységek - korszerő informatikai követelményeknek megfelelı módon - számítógéppel történı elvégzése. Valamennyi személyügyi informatikai rendszer három legfontosabb általános számítástechnikai támogató eszközrendszerének (jelentésszerkesztés, körlevelezés, határidıfigyelés) részletes ismerete, alkalmazási példák és módozatok elsajátítása. A gyakorta külön álló, de a személyügyi szoftverekhez egyre szorosabban kapcsolódó funkciócsoportok, a Tesztkészítés, a Kafetéria, és a Humán kontrolling és a elméleti és gyakorlati jelentıségének megismerése, alkalmazásbavételük elsajátítása. A személyügyi szoftverek legfontosabb funkciócsoportjai közül ezt a funkciócsoportot mutatjuk be a legrészletesebben. Ennek az az oka, hogy a személyügyi szervezetek tevékenységének legtöbb és legjelentısebb részét a szőkebb értelmezéső személyügyi szoftverek támogatják. Kiemeljük, hogy míg a nyilvántartások, a bérszámfejtés és a TB elszámolás jogszabályokban elıírt kötelezettségek, addig a következıkben bemutatott funkciók elvégzése csupán az alkalmazó szervezet saját jól felfogott érdekeit szolgálja. Emiatt az alkalmazás elterjedtsége lényegesen elmarad az elızı funkciócsoportokat támogató rendszerekétıl. Éppen ezért kell erre a hazánkban még elhanyagolt - szakterületre ráirányítani a figyelmet, bízva abban, hogy a jelenlegi hallgatók HR-szakértıként, vagy akár HR-vezetıként gondot fordítanak a szakterület fejlesztésére. Ettıl a személyügyi szakma fejlıdését várjuk, s azt hogy elfoglalja az ıt megilletı helyet a szervezetek hierarchiájában. A funkciócsoport részletes bemutatásához a PERBITVIEWS HR-szoftvert hívjuk segítségül, mivel oktatási célokra kifejlesztett, több egyetemen és fıiskolán kipróbált verzióval, és külön oktatási adatbázissal rendelkezik. A terméknek rendkívül sokrétő a funkcionalitása, ráadásul teljesen integrált felépítése révén alkalmas arra, hogy a személyügyi munka valamennyi szakterületét egyidejőleg is támogassa. A szoftver integráltságából eredıen az alkalmazások tényleges megvalósítása során nincs kötöttség, azaz szinte tetszés szerinti sorrendben és mélységben nyílik lehetıség a legkülönbözıbb személyügyi funkciók számítógéppel történı elvégzésére. Ennek ellenére egyfajta logikai sorrendet követünk annak érdekében, hogy az egyes személyügyi tevékenységek egymásra épülése, a gyakorlati munka belsı összefüggései jobban áttekinthetıek legyenek. Természetesen a tényleges gyakorlati hasznosítás során a most bemutatott alkalmazási sorrendtıl el lehet térni, elsıként azoknak személyügyi funkcióknak az informatikai támogatását kell megoldani, amelyek a kapacitások legszőkebb keresztmetszetét jelentik. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy valóban jól integrált személyügyi szoftverrel minimális elıkészületek után megkezdhetı akár a toborzási folyamat, akár az oktatásszervezés, vagy akár a munkaügyi adatbázis felépítésének informatikai támogatása. A PERBITVIEWS HR-szoftver fejlesztıje a perbit Software GmbH közel 1500 németországi partnerével már évek óta vezetı tanácsadó és szolgáltató cége a számítógéppel támogatott személyügyi szakterületnek. Az 1983-ban alapított társaság tevékenységét elsısorban következetes és folyamatos fejlesztés jellemzi, amelynek köszönhetıen a program fıként informatikai szempontból - napjainkban is a szakterületet hasonló színvonalon támogató többi termék élvonalába tartozik. A termék magyarországi honosítója, továbbfejlesztıje és disztribútora a Human Resource Kft (korábbi nevén a Daten-Kontor Trade Kft.) 1994 óta hazánkban 56

57 hasonló szerepet és tevékenységet folytat, mint Németországban a perbit Software GmbH Rendszerjellemzık, amelyek a rendszerek megismerését és összehasonlítását segítik elı. A PERBITVIEWS HR-szoftvernél, és lehetıség szerint a késıbbiekben bemutatott más személyügyi rendszereknél is, a termék jobb összehasonlíthatósága érdekében a közölt információkat egységes szerkezetben mutatjuk be. A Rendszertulajdonságok elsısorban informatikai jellemzıket tartalmaznak. Ebbıl tudhatjuk meg, hogy milyen feltételek mellett milyen informatikai támogatást kaphatunk, válaszokat találunk a mivel és hogyan típusú kérdéseinkre. A Rendszerfunkciók a kiemelten fontos tágabb és szőkebb értelmezéső emberi erıforrás gazdálkodási tevékenységeket ismertetik. A mit és a miért kérdésekre adnak feleletet. Az alkalmazást elısegítı szolgáltatások a Felhasználók biztonságát jelentik. A lehetıségek és az ígéretek megvalósulása nagyrészt a szakmai támogatások színvonalától függ. Tekintettel arra, hogy a szolgáltatások összetétele és ellenértéke a kereskedelmi gyakorlat részét képezik, ennek részletes ismertetését nem tekintjük feladatunknak. Ennek ellenére a legfontosabb termékek bemutatása során egy-egy ilyen elem érintılegesen megjelenhet. Fontosnak tartjuk, hogy a személyügyi szakértık, bármely más személyügyi szoftver értékelését a fentiekben meghatározott csoportosítás szerint végezzék el. Ezzel a módszerrel könnyen kialakítható az objektív szakmai értékítélet. A tényleges alkalmazást megelızı döntést természetesen egyéb fontos jellemzık is befolyásolják. Ezek közül legfontosabbak az alkalmazó szervezet szervezeti kultúrája, informatikai ellátottsága, fejlettsége és természetesen anyagi lehetıségei is. Tekintettel arra, hogy a rendszerfunkciók ismertetésére a késıbbiekben részletesen sor kerül, ezúttal csak az általunk legfontosabb rendszertulajdonságok ismertetésére szorítkozunk. Megjegyezzük, hogy az informatika fejlıdési üteme minden más tudományterületnél gyorsabb. Emiatt a következı ismeretek - jóllehet a mai legmagasabb színvonalat képviselik - akár rövid idın belül is kiegészítésre szorulhatnak. Rendszertulajdonságok A személyügyi szoftverek többnyelvősége a nemzetközi kapcsolatokkal rendelkezı felhasználók számára nagy elınyt jelent. Ebbıl a szempontból a szoftverek két nagy csoportba oszthatók. Ezek közül az egyik a különbözı nyelvi verzióval rendelkezı rendszerek csoportja, amelyekhez több nyelven áll rendelkezésre telepítıkészlet. A felhasználó dönthet arról, hogy melyik nyelvi verziót kívánja megvásárolni. A program a telepítést követıen csak az adott nyelven használható. A másik nagy csoport a többnyelvő szoftverek, ezek lehetıséget biztosítanak a program indításakor, vagy akár mőködés közben a felhasználói felület nyelvének kiválasztására. Lehetıség lehet arra, hogy egyidejőleg a különbözı munkaállomásokon más-más nyelven használjuk a programot. 57

58 A szoftver lehetıvé teszi, hogy a felhasználó felület mellett a rendszerben tárolt kódszótárt és listaelemeket is a kiválasztott nyelvnek megfelelıen jelenítse meg. Ennek köszönhetıen megvalósítható a valódi többnyelvőség. Ez azt jelenti, hogy például egy multinacionális nagyvállalat vezetıi és szakértıi saját anyanyelvükön dolgozhassanak a teljes rendszerben, vagyis a személyügyi szakkifejezések mindegyikét segítség nélkül megérthessék. Természetesen ennek érdekében a már a rendszer bevezetése során, majd folyamatosan a rendszer bıvítéseinél is biztosítani kell, hogy minden adathoz a kívánt nyelvi megfelelık is rögzítésre kerüljenek. A program jelenleg magyar, angol, német, szerb, orosz és holland nyelven érhetı el, a rendszer ezeken a nyelveken teljes funkcionalitással mőködtethetı, akár egyidejőleg is. Természetesen ez az állapot csak akkor tartható fenn, ha a rendszer funkcióinak használatba vételekor minden új szó külföldi megfelelıit is a rendszeren belül rögzítjük. A felhasználóbarát szakkifejezés informatikai tulajdonságok egy nagy csoportját jelenti. Napjainkban egyre fontosabb szempont hogy a felhasználói felület könnyen kezelhetı legyen, hogy az információk tárolása és elérhetıvé tétele a rendszer nyújtotta szolgáltatások segítségével könnyő, és gyorsan kezelhetı formában történjen, s a legkülönbözıbb képernyıfelületek megjelenési formája egyszerő és tetszetıs legyen. A rendszer magas színvonalú megoldásai minimálisra csökkentik az adminisztratív feladatokkal járó idıt, nagyban automatizálják a különbözı feladatokat, és online döntéstámogatást biztosítanak, megfelelnek a magyar jogi követelményeknek és a helyi sajátosságoknak. A szoftver teljes körő kezelése rendkívül gyorsan és könnyen elsajátítható, mivel az eligazodást a már megszokott Windows-os technológiák és logikusan felépített struktúrák segítik. Az alkalmazás eredményességéhez nagyban hozzájárul, hogy a rendszer üzemeltethetı akár egy számítógépen, ha egyidejőleg csupán 50 munkavállalóra kívánjuk használni, de elvégezhetı több 10 ezer munkavállaló, szinte korlátlan számú munkaállomáson, több telephelyen történı adatfeldolgozása is. A PERBITVIEWS HR-szoftver felépítése objektumorientált felépítése ellenére is moduláris, amely a különbözı alkalmazási területeknek megfelelıen kifejlesztett szoftver alkalmazások széles skáláját öleli fel. A modulok akár külön-külön is használhatók, a termék bevezetése fokozatosan történhet, a felhasználók igényeinek megfelelıen. A szervezet egyéni ütemterve alapján ugyanakkor lehetıség van egyéb információs rendszerekbıl származó információs folyamatok integrálására is. A rendszer, olyan nagyteljesítményő, egymáshoz kapcsolódó szoftveralkalmazásokon alapul, amelyeket speciálisan napjaink személyügyi szakembereinek fejlesztettek ki. A rendszer modularitása azonnali alkalmazási eredményeket, illetve folyamatos bevezetést tesz lehetıvé. Az alkalmazó kötöttségektıl mentesen legsürgetıbb feladatainak megoldásával kezdheti a rendszer felhasználását, majd lehetıségeitıl függı léptékben elırehaladva juthat el a legfejlettebb, teljes körő felhasználásig. Az integráltság a rendszermodulok között és az informatika ipari szabványaihoz (grafikus felület, egérkezelés stb.), minden konkrét alkalmazás során a hatékonyság kulcsa. 58

59 A szoftvert úgy alakították ki, hogy maximálisan kihasználja a manapság használatban levı legmagasabb szintő szabványok szerint kialakított alkalmazásokat és rendszereszközöket. A rendszer nagyszámú külsı alkalmazáshoz képes integrálódni, tökéletes és automatikus kapcsolatot biztosítva az olyan termékekhez, mint a Microsoft Office, az MS Visio és az MS Internet Explorer. Az integráltság valódi és teljes körő, ez azt jelenti, hogy a tárolt adatok bármely modulban illetve modulból korlátozás nélkül hozzáférhetık. Az egy helyen történt adatváltoztatás azonnal az egész rendszerre vonatkozóan megjelenik. Az üzemeltetés során a fejlett adatátvitel teszi lehetıvé, hogy minden szükséges adat szinte láthatatlanul és automatikusan átmozgatható legyen más adatbázisokba, így a bérelszámolási rendszerbe vagy a szövegszerkesztı és táblázatkezelı programokba is. A platformfüggetlenség olyan informatikai tulajdonság, amit külön ki kell hangsúlyoznunk. Napjainkban, az informatika hatalmas mérető terjedésekor nemcsak a számítógépet használók száma, de a rendelkezésükre álló operációs rendszerek (platformok) száma is jelentõsen bõvül. Ha azt akarjuk, hogy egy-egy termék minél több szervezet által felhasználható legyen, fontos hogy bármely operációs rendszeren mőködhessen. Erre már a fejlesztés során figyelemmel kell lenni, vagy eleve olyan programnyelvet kell használnunk, ami platform-független. (Pl. Java) Kedvezı esetben a program felhasználási lehetıségei rendkívüli mértékben megnövekednek, hiszen a szoftver telepítésekor nem kell figyelembe venni a rendelkezésre álló gépparkot. A szoftver platformfüggetlensége korlátozott. Adatbázisa Oracle, vagy MS SQL platformot igényel. A munkaállomások kizárólag MS Windows operációs rendszer környezetben mőködhetnek, annál is inkább mivel az MS Office rendszerelemei gyakran közvetlenül szükségesek a PERBITVIEWS HR-szoftver funkcióinak kihasználásához Szervezeti alapfunkciók Minden szervezet természetes módon rendelkezik két olyan alapfunkcióval, amelyek az alkalmazott személyügyi rendszer alapjait jelentik. Ezekrıl az alapfunciókról gyakran nem is esik említés, pedig alapvetıen meghatározzák a szervezet mőködését. Mindenhol megtalálhatjuk a szervezeti hierarchiát, amely az alá-, mellé és fölérendeltségek rendszerébıl épül fel. Ugyanígy a szervezet alapértékeit, hagyományait, amelyek a késıbbiekben kialakítandó kompetenciarendszer alapját képezik. A szervezeti hierarchia felépítésének kiindulópontja az alapegység, az alap építıkı meghatározása. Ennek a szoftvernek is a munkakör az alapegysége. A munkakörök jelentés tartalma más termékeknél eltérı is lehet. A PERBITVIEWS HRszoftveren belül a munkakör a konkrét beosztást jelenti. Az egymással nagy tartalmi hasonlóságot mutató munkakörök győjtıneve az alapmunkakör. A szervezeten belüli munkakörök és alapmunkakörök meghatározása informatikai támogatást nem igényel. Optimális esetben a személyügyi szakértık és a szervezet vezetı beosztású munkatársai együttmőködésben határozzák meg a szervezet munkaköreinek számát, az elvégzendı munkafeladatok tartalmát. 59

60 Következı lépés a szervezet felépítése, amely a munkakörökbıl és alapmunkakörökbıl történik. A szoftverben, hogy a tényleges hierarchia leképezhetı legyen, minden munkakörhöz hozzá kell rendelni egy felettes munkakört. A szervezeti hierarchia létrehozása és véglegesítése a fentiek alapján könnyedén megtörténhet. Lehetséges ennek végrehajtása informatikai segítség nélkül is, az elemzı munka eredményét azonban már a mőködtetni kívánt rendszer részévé kell tenni. Az eddigiekben tárgyalt szervezeten belüli munkakörök és azok hierarchiájának meghatározása elsı pillanatban felesleges lépésnek tőnhet, hiszen az minden mőködı szervezetben adott, s csak ritka, majdnem elméleti lehetıség, hogy egy új szervezet tevékenységét személyügyi szoftverének kialakításával (is) kezdi. A meglévı szervezetek esetében azonban még fontosabb, hogy a szakszerő, professzionális személyügyi munkát a "leltárkészítéssel" kezdjük. Érdemes a vezetéstudomány legkorszerőbb eszközeinek felhasználásával (pl. Benchmarking) megvizsgálni, hogy a kialakult szervezeti struktúrákra, meglévı munkakörökre valóban szükség van-e? Gyakran kiderülhet, hogy megszokások, régi beidegzıdések miatt több létezı szervezeti egység, vagy munkakör párhuzamosan létezik, esetleg belsı munkanélküliséget takar. Elınyös lehet, ha az ilyen körülményeket nem a rendszer bevezetése után, annak alkalmazási idıszakában tárjuk fel. A szervezeti kompetenciarendszer létrehozása szintén megelızi a személyügyi rendszer bevezetését. Optimális esetben a szervezet kulcspozíciót betöltı munkatársai közösen határozzák meg, hogy szervezetük alapértékei, hagyományai közül és a szervezet stratégiájának és jövıképének megalapozásaként milyen tulajdonságokat, képességek és készségeket emelnek kompetenciaszintre. Minden kompetenciához definíciót rendelhetünk, amelynek fı feladata az, hogy biztosítsa az egységes és közérthetı értelmezést. A kompetenciákat szintekre bonthatjuk, a szintekhez szintén rendelhetünk definíciókat. Célszerő a kompetenciákat kompetencia osztályokba csoportosítani, mivel a késıbbiekben ez megkönnyíti felhasználásukat, például bizonyos felmérési módszerek egy egész kompetencia osztályra is irányulhatnak. Mivel a kompetenciák felhasználása a munkaköri követelmények, a munkavállalói teljesítések és az oktatási rendszer meghatározásánál egyaránt fontos további csoportosítások segítik a szervezeti speciális igények megvalósítását. Lehetıség van kompetencia csoportok és kompetencia típusok, sıt fıkompetenciák kialakítására is. Az alkalmazó szervezet kompetencia készletének meghatározásához a szoftvertermék nagy segítséget nyújt, mivel egy általánosan alkalmazható kompetenciakészlettel rendelkezik. Ez tíz kompetencia osztályon belül tartalmaz kompetenciákat, ezek meghatározásait, valamint a javasolt kompetencia szinteket és ezek meghatározásait is. Ezek a kompetencia osztályok nagy valószínőséggel valamennyi szervezet részére felhasználhatók, megkönnyítik a saját kompetenciarendszer kialakítását. Új kompetenciák szerepeltetésére, fıleg a szervezet teljesítményértékeléséhez szükséges kompetenciák meghatározásakor és bizonyos egyedi jellemzık esetében lehet szükség. Az egységes kompetenciarendszer biztosítja a szervezet részére az egységes mércét, valamint az egyes munkavállalói csoportok közötti átmenet lehetıségét. 60

61 2.4.3 A PERBITVIEWS HR-szoftver által támogatott személyügyi funkciók Bevezetés A program - informatikai szempontból az egyik legkorszerőbb személyügyi szoftvernek tekinthetı a piacon, objektumorientáltsága és a fejlett informatikai eszközök teljes körő hasznosítása miatt. Olyan szőkebb értelmezéső személyügyi szoftver, amely kompetencialapú, s a szervezet kompetenciarendszerét a munkaköri követelmények, a munkavállalói felmérések és teljesítményértékelések, valamint a továbbképzések szakterületein egyaránt felhasználja. A szervezet vezetıi és személyügyi szakértıi számára egyaránt biztosítja az okszerő személyügyi adatok értékelési és feldolgozási lehetıségeit. Szabványos adatbázis struktúrával rendelkezik, amely kielégíti a gyakorlati felhasználók legkülönbözıbb igényeit, ezen kívül a speciális igények teljesítésére is alkalmas. Kiemelkedı a személyügyi osztály szolgáltató funkciójának optimális támogatása. Minden feljogosított belsı felhasználó lekérdezheti a számára fontos információkat. Az adatrögzítési és karbantartási funkciók decentralizálásával a személyügyi munka hatékonyságát jelentısen megnöveli. Rendszertulajdonságok Objektumorientált: minden objektumhoz ugyanazok az eszközök tartoznak, így a program használata során a felhasználónak mindig csak a számára érdemi információval kell foglalkoznia Kliens/szerver architektúra biztosítja a hálózatban történı alkalmazhatóságot Többnyelvő: jelenleg öt nyelven (angol, német, magyar, szerb, holland, orosz) áll rendelkezésre a program. A különbözı nyelvek használata nem igényli eltérı nyelvi verziók telepítését; elég ha az operációs rendszerben a megfelelı területi beállításokat alkalmazzuk. A program rugalmas használatát az Internetes/Intranetes modul teszi lehetıvé: egy böngészın keresztül a felhasználók számos funkciót elérhetnek, többek között akár internetes toborzás is lebonyolítható segítségével. Fejlett adatbiztonság: felhasználói csoportok széles körő jogosultságokra történı definiálása. A jogosultságok a mezık szintjére is kiterjed, ezáltal a program magas biztonsági szinten üzemelhet. Testreszabható eszközök: egyéni igények szerinti adatfeldolgozást és információ megjelenítést tesznek lehetıvé "Fogd és vidd" technológia: grafikus programoknál alkalmazott, felhasználóbarát mővelet, amely során az egér segítségével végezhetjük el az adatkezelı funkciókat. 61

62 Az adatok más alkalmazásokba (Word, Excel) való exportálásának lehetısége. Ezáltal biztosítható, hogy a programban nyilvántartott adatok más alkalmazásokban is hasznosíthatóak legyenek. Az objektumok használatát elısegítı eszközök áttekintése Ebben a részben a teljesség igénye nélkül ismertetésre kerülnek a program eszközei, amelyek segítségével gyakorlatilag minden felhasználói igény (formai és tartalmi vonatkozásban egyaránt) kielégíthetı. Az áttekinthetıséget és a megfelelı logikai felépítést a program objektum orientáltsága teszi lehetıvé, azáltal, hogy egy adott funkció használatakor a kiindulási alap minden esetben egy, a személyügyben használt adatcsoport pl. munkavállaló, munkakör, tanfolyam stb. A látszólag különálló objektumok között ugyanakkor szoros kapcsolat van, ami lehetıvé teszi az egymással összefüggı adatok kezelését és megjelenítését. A különbözı eszközökhöz ráadásul eltérı eszközsor tartozik, ami a tovább javítja használatát. Őrlapok Adatlap Az adatlap (v. őrlap) a hozzárendelt objektumok rekordjait jeleníti meg (pl. Munkavállalók). Lehetıségünk van az egyszerő, táblázatos őrlapok megjelenítésére (lásd 1. ábra), ami a kevesebb számú, kevésbé strukturált adatok megjelenítését szolgálja. 1. ábra A program tervezési funkciója lehetıvé teszi az őrlapok sajátos kialakítását, formázását is. (2. ábra) 62

63 2. ábra Lekérdezések, szőrık Az alcímben említett két funkciónak ugyanaz a technikai háttere és ez az oka, hogy együtt kerülnek ismertetésre. Szőrık Szőrık az objektumokhoz kapcsolódó adatok feltételes megjelenítését teszik lehetıvé. A feltételek megadása egyszerő módon történik az ún. Kifejezés szerkesztı segítségével (3. ábra). Az adatok megjelenésének formája nem manipulálható: ugyanazok az adattárolási formák (őrlapok, jelentések) jelennek meg a képernyın, mint amikor a szőrés funkció nincs alkalmazva 63

64 3. ábra Lekérdezések (lekérdezés intézı, lekérdezés adatmezıkkel) A lekérdezések abban hasonlítanak a szőrıkre, hogy ugyanolyan módón adhatóak meg a lekérdezés során használt feltételek. A különbség az, hogy az adatok megjelenésének formája tetszılegesen módosítható: a lekérdezés intézıben általában egy-két jellemzı adat jelenik meg az objektumról (pl. a munkavállaló neve és törzsszáma), míg az adatmezıs megjelenítés strukturált, táblázatos formában való kimutatást jelent. (4. ábra) 64

65 4. ábra Jelentések vagy riportok A Riportgenerátor segítségével egyéni, testreszabott jelentések készíthetık. A jelentések és lekérdezések közötti fontos különbség az, hogy a jelentések "papírkészen", azaz nyomtatási formában jelennek meg. Ehhez meg kell határozni a riport formáját, felépítését ill. az adatok szerkezetét, számított mezıket. Ezután különbözı szőrési, rendezési feltételek alkalmazhatók. A jelentés készítésénél igénybe vehetık az ún. csoportosítási feltételek is, amelyek révén a jelentés adatállományát különbözı adatcsoportok felhasználásával strukturálhatjuk (pl. csoportosíthatók a munkavállalók lakhely szerint). Az elkészült jelentések exportálhatók ( MS Word-be és Excel-be) és elektronikus levelezés útján a megadott címre, kép formájában elküldhetık. A program számítási funkcióinak köszönhetıen a különbözı pénznemek tetszés szerint átválthatók. Az 5. ábra egy példa a fizetésemelés kapcsán készült jelentésrıl 5. ábra 65

66 Körlevelek A körlevél olyan dokumentumsablon, amely tetszıleges számú szöveges és adat mezı megjelenítésére alkalmas változót tartalmaz. A változók révén nagy számú dokumentumot lehet azonos felépítés mellett különbözı tartalommal létrehozni, és a megcélzott személyeknek továbbítani. A változók létrehozását valamint a PERBITVIEWS és a körlevélkészítı program (MS WORD) közötti kapcsolat felépítését a körlevél eszköz teszi lehetıvé. Statisztika szerkesztı Statisztikák, más néven kereszttáblás lekérdezések lehetıvé teszik az adatok többdimenziós (2-3) megjelenítését (adatok több szempont szerinti megoszlását) táblázatos és grafikus formában egyaránt. Minden táblázat több adatmezıt tartalmazhat, amelyek kombinációin számos függvény futtatható pl. átlag, maximum, minimum. Tipikus statisztika lehet pl. egy vállalat esetében a fizetések kor szerinti megoszlása. Folyamatok A PERBITVIEWS eszköztára biztosítja a felhasználók egyedi igényeinek kielégítését szinte valamennyi az adatfeldolgozással vagy megjelenítéssel kapcsolatos területen. Ugyanakkor elıfordulhat, hogy egy komplex feladat végrehajtása több eszköz használatát igényli, méghozzá logikailag szoros összefüggésben. Egy folyamat létrehozásának tehát az a célja, hogy az egymáshoz valamilyen logikai kontextusban kapcsolódó, különálló, ugyanakkor szoros egységet alkotó feladatok automatikusan vagy kiválasztásos alapon végrehajthatók legyenek. A folyamatok felhasználásának különbözı területeire majd a személyügyi funkciók ismertetése részben több megoldást is meg fogunk vizsgálni. Adat import/export Ez a funkció felhasználási körét tekintve valamelyest különbözik ez eddig megismertektıl, ugyanis ebben az esetben nem a felület és a tartalom változtatása a cél, hanem a Perbitviews és más program közötti kommunikáció. Ez a részrendszer viszonylag egyszerő felületen biztosítja különféle adatok importálását/exportálását külsı programból vagy programba; ilyen program lehet pl. egy bérszámfejtési rendszer. Határidınapló A határidınaptár a felhasználó számára tervezett határidıs feladatok nyilvántartását és adott esetben azok végrehajtását engedi meg. 66

67 A PERBITVIEWS személyügyi funkciói 1. Munkavállalókezelı modul Személy- és munkaügyi nyilvántartás - személy- és munkaügyi adatok nyilvántartása és karbantartása, - testreszabott személyügyi adatlapok létrehozása, - munkabér- és jövedelemadatok összefoglaló jelentései, - a jövedelem növekedésének történeti áttekintése, - életpálya átfogó nyilvántartása, - belsı elımenetel tervezése, - juttatások teljes körő nyilvántartása, - a szabadságok tervezése, - határidı adatok figyelése, - belsı körlevelezés, - csatolt dokumentumok kezelése A munkavállaló alapadatainak őrlapja 67

68 Személyzetfejlesztés - a munkavállalók felmérése, - személyspecifikáció létrehozás, - a munkavállalók képességprofiljának meghatározása - kompetencia és profil alapú összevetések készítése - általános és kompetencia alapú teljesítményértékelések végrehajtása, - a fejlesztési intézkedések tervezése és dokumentálása, - utódlás- és karriertervezés Személyügyi statisztikák, jelentések - személyügyi statisztikák, jelentések gyors és egyszerő elıállítása, - a szervezeti struktúrák grafikus megjelenítése 2. Munkakörkezelı modul - a munkaköri adatok rögzítése és karbantartása, - munkakörelemzés, - munkakör értékelés, - kompetenciaalapú munkaköri specifikáció és munkaköri profil létrehozása, - munkaköri leírások létrehozása, - csatolt dokumentumok kezelése, 68

69 - A munkakör- és szervezettervezés érdekében a rendszer külön adatelıkészítı, exportáló rendszerrészt tartalmaz, amelyhez külön szervezettervezı szoftver hozzákapcsolható. Ez lehet a Microsoft Visio vagy a gyártó által ajánlott Organigram szoftver. 3. Toborzáskezelı modul - toborzási folyamatok létrehozása, - pályázó listák létrehozása, - az elutasított pályázók dokumentálása, - meghatározott követelmények szerinti válogatás, - teljes körő körlevelezés, - a toborzási folyamat elemenkénti határidı figyelése és jegyzıkönyvezése, - költség- és médiaelemzések, - a pályázók őrlapjainak elıállítása, Internetes toborzáskezelés - az üresedések Interneten történı megjelenítése, - a pályázók adatainak Internetrıl való rögzítése, 4. Továbbképzés kezelı modul - tanfolyamok adatainak rögzítése, - a beiskolázás tervszerő szervezése, - körlevelezés biztosítása, - a képzési igények tervezése, - tanfolyamok költségeinek tervezése, A tanfolyamok adatainak őrlapja 69

70 5. Internet/Intranet modul Az internetes/intranetes modul szerves része a programnak, így a személyügyi funkciókhoz kapcsolódó jelentéskészítés, statisztikák, lekérdezések, körlevelezés valamint a vonatkozó adatok feldolgozása egy böngészı segítségével is megoldható. A munkavállalók ezáltal kötöttségek nélkül, a jogosultsági rendszernek megfelelıen akár otthonról is hozzáférhetnek a fontos adataikhoz. Lekérdezhetik a róluk nyilvántartott adatokat és biztonságosan módosíthatják. Az ilyen adatok köre egyrészt a jogosultság kiosztással szabályozható, másrészt indokolt esetben a módosítás csak ellenırzés és jóváhagyás után kerülhet be a rendszerbe. A megoldás további elınye, hogy a pályázók Interneten keresztül is pályázhatnak, következésképpen egy toborzási folyamat is végrehajtható. Az internetes/intranetes felhasználás nélkülözi a program telepítését a kliens gépen, így kevésbé korszerő hardveren is megfelelı sebességő kommunikáció biztosítható az ügyfél és a kiszolgáló között. Perbitviews használata böngészıbıl 70

71 A szoftvertermék adattartalma A rendszerben kezelt legfontosabb adatcsoportok az alábbiak: - Munkavállalói alapadatok - Munkakörök - Szervezeti felépítés - Kompetenciák - Képzések - Munkaköri leírások - Teljesítményértékelések - Toborzási adatok - Karriertámogatási adatbank A program adatmegjelenítı felületeit (képernyıit) őrlapoknak nevezzük. A felsorolt fı adatcsoportok megjelenítésére valamennyi szükséges őrlap, esetenként őrlapok, rendelkezésre állnak, a legkorszerőbb táblázatos és grafikus informatikai megjelenítési formában. A táblázatos őrlap az információt (adatrekordokat) táblázatos formában, oszlopokban jeleníti meg. Ez a megjelenítési forma hasonlít egy lekérdezés megjelenési formájához, de különbözik attól abban, hogy az adatok itt nem csak megjelenítésre kerülnek, hanem kijelölhetık, módosíthatók, és törölhetık is egyben. Ez a forma a nagy mennyiségő, azonos struktúrájú adatok megjelenítésekor hasznos. Az éppen kijelölt sort egy jobbra mutató nyíl jelöli, a táblázat alján található * szimbólum kattintásával pedig újabb sorok jelennek meg az adatok beviteléhez. A grafikus rekordőrlapok (klasszikus adatlap) a kapcsolódó objektumok rekordjait jeleníti meg (pl. Munkavállalók). Ez nagyban hasonlít egy kartotékrendszer lapjaira, amely viszonylag kevés és strukturált adatok kezelését teszi lehetıvé. 71

72 Az őrlapok adattartalma, a rovatok elhelyezése és mérete a felhasználók által tervezési üzemmódban szabadon megváltoztatható, átalakítható. Bármely feljogosított Felhasználó egyedi Őrlapot hozhat létre, s eldöntheti, hogy azt mások számára publikálja, vagy sem. Természetesen mindez nem befolyásolja az adatbázis tartalmát. A győjthetı és megjeleníthetı adatok köre több ezer külföldi és jelenleg nyolc magyar Felhasználó igényeit maradéktalanul kielégíti valamennyi, kiemelkedıen szükségesnek ítélhetı, adatcsoport tekintetében. Természetesen a rendelkezésünkre álló eszközök OBJEKTUM DESIGNER segítségével új adatmezıt is létrehozhatunk, sıt akár új objektumot is. Bármely egyedi adattartalmú őrlap létrehozása perceken belül befejezıdik. Mindez nagy jelentıséggel bírhat az olyan szervezetek esetén, ahol az egységesség igénye a változatos szervezetenként eltérı igényekkel párosul. Ezek a lehetıségek tökéletes adatbiztonság mellett, határtalan rugalmasságot és felhasználóbarát megközelítést biztosítanak, amely a szoftvert kiemelik a versenytársai közül. Ha megnyitunk egy őrlapot (pl. Munkavállalók), megjelenik az aktuális mőveleteket tartalmazó eszközsor: 72

73 A nyilakkal lapozni, illetve a legelsı, legutolsó rekordra lehet ugrani. A nyomógombbal pedig új rekordot hozhatunk létre. A következı nyomógombok a Microsoft Office-ban is használatosak: Másolás ( ), Mentés ( ), Törlés ( ), Keresés ( ), Szőrés ( ), Rendezés (, ). Bizonyos, pénznem típusú adatokat tartalmazó őrlapoknál az eszközsoron megjelenik a Pénznem átváltása ( ) gomb, amellyel futásidıben átválhatóak a különbözı pénznemek. A helyes ill. az aktuális árfolyamnak megfelelı átváltás feltétele, hogy kitöltsük a pénznem táblázatot Eszközök/Pénznem táblázat Az eszközsoron található még a Frissítés gomb ( ), amelynek megnyomásával a megjelenített rekordhoz tartozó adatokat frissíthetjük, ugyanis a rendszer az adatbázisban bekövetkezet változásokat nem minden esetben jeleníti meg azonnal. Az őrlapok szerkezetétıl függıen az ún. alőrlapoknál (pl. gyermekek stb.) megjelenik egy, a fentihez hasonló eszközsor ( ), amely azonban csak a kapcsolódó rekordokra van hatással. Pl. egy új nyelvvizsga, egy mostanában született gyermek felvétele egy munkavállalóhoz A PERBITVIEWS integrált háromdimenziós HR szoftver dimenziói: - munkakör adatait és szükségleteit (kompetenciákat) kezelı dimenzió, - munkavállaló adatait (kompetenciákat) kezelı dimenzió. - fejlesztés elvárásait, igényeit (oktatást) kezelı dimenzió. A szoftvertermék kompetenciaalapú, integrált és háromdimenziós. A szervezeti kompetenciákat a Munkakörkezelı, a Munkavállalókezelı és a Továbbképzés kezelı modulokban található személyügyi funkciók számára egységesen hozzáférhetıvé teszi. Csak akkor van értelme a szervezeti kompetenciák kialakításának, ha azokat a három felsorolt síkban szakszerően használjuk. Munkakör felméréseket végzünk (a kiválasztott munkakörhöz melyik kompetencia és milyen szinten szükséges), a felmérésekbıl létrehozzuk a zsinórmértéket, a munkaköri specifikációt, ez a követelményrendszer, az elsı dimenzió. Elvégezzük a Személyfelméréseket (a munkavállaló melyik kompetenciát milyen szinten birtokolja), a felmérésekbıl létrehozzuk a másik zsinórmértéket, a személyspecifikációt. Végezetül pedig, a két specifikáció összevetése után megállapítható oktatási rést, az alulképzettségeket, a kompetenciához, vagy kompetencia csoportokhoz kialakított kurzusok elvégzésével szüntetjük meg. A program szakértıi szoftver, a legfontosabb specifikuma a rendszer teljes integráltsága, amely azt jelenti, hogy modulrendszerének bármelyik moduljában létrehozott adat bármelyik másik modulban is hozzáférhetı, tehát analizálható a 73

74 rendszerben. A szoftver ez által elırejelzı és döntéstámogató funkciójú, nagy mértékben segíti a személyügyi szervezet szolgáltató szerepének kialakítását. Az adatbázis kezelı, integrált ügyviteli rendszer egységes technológiával, egységes felhasználói felületen keresztül biztosítja a modulárisan bevezethetı funkciókat, adatkezeléseket és feldolgozásokat. Moduljai közös adatbázisból veszik mind az elemi, mind a származtatott adatokat, ezáltal megakadályozva ugyanazon adat ismételt bevitelének lehetıségét (egyszeres adatrögzítés). A PERBITVIEWS fıbb funkciói: A szoftver funkcionalitása minden, a személyügyben alkalmazott funkcióra kiterjed. A felhasználók speciális igényei alapján számtalan új, egyedi funkció is gazdagítja a rendszert. Korábban már szóltunk a rendszerünk rendkívüli rugalmasságáról. Ennek alapján minden új felhasználó a teljes kínálatot áttekintve kialakíthatja saját elképzelését, rendszerét. Az alkalmazni kívánt funkciók nagy többsége azonnal rendelkezésre áll, esetleg egyes esetekben kisebb módosítások szükségesek, amelyek fejlesztéssel rövid idın belül megvalósíthatók. Az ezúttal felsorolt fıbb funkciókhoz, azok részletes kifejtésénél, minden esetben illusztrációként becsatoltunk egy-egy jellemzı képernyı ábrát. Természetesen a rendszer még további képernyıfelületekkel is rendelkezik, amelyek az egyes funkciók tökéletes támogatását teszik lehetıvé. Szervezeti, munkaköri adatok A szoftver alkalmas az összes verseny- és közszférához tartozó szervezet munkakör és alapmunkakör adatainak nyilvántartására, történeti adatok kezelésére, szervezeti hierarchia modellezésére, bármely változtatható adattartalmú szervezeti ábra készítéséhez közvetlen adatszolgáltatásra. 74

75 A munkakör- és szervezettervezés érdekében a rendszer külön adatelıkészítı, exportáló rendszerrészt tartalmaz, amelyhez bármely külön szervezettervezı szoftver hozzákapcsolható. Ez lehet az általánosan ismert Microsoft Visio vagy a gyártó által ajánlott Organigram szoftver. Természetese adott a lehetıség más (pl. bérszámfejtı szoftverek) adatbázisból a szervezeti adatok importálására is, de a rendszer önálló felületekkel rendelkezik az adatok felvitelére, karbantartására. A munkakörelemzések elkészítésére a program önálló adatbeviteli felülettel rendelkezik, amelyen a szervezeti kompetencia térkép adatbázisából a kijelölt kompetenciák és kompetencia szintek automatikusan beemelhetık. A szoftverben a munkaköri, alapmunkaköri adatok összekapcsolása a szervezeti adatokkal automatikusan megvalósul. Személyes adatok A teljesítményértékeléshez és az egyéb funkciókhoz szükséges személyes adatok nyilvántartására és megjelenítésére több egymással szoros összefüggésben álló őrlap is rendelkezésre áll. A kiegészítı adatokat tartalmazó őrlapok az Alapadatok őrlap nyomógombjaival nyithatók meg. Ezáltal a kiegészítı adatok, a fénykép és aláírás, a munkavállalóhoz kapcsolódó dokumentumok (munkaszerzıdések, kinevezési okmányok, stb.) egységesen és könnyen kezelhetık. 75

76 Bármely meglevı személyügyi adatbázisból a szükséges személyes adatok elektronikus úton átvehetıek, azaz az őrlapok automatikusan feltölthetık, de természetesen azonos felületeken történik az új adatok felvitele, módosítása és karbantartása is. Szervezeti kompetencia térkép A rendszer alkalmas a szervezetben levı kompetencia térkép megjelenítésére, kezelésére, a kompetenciák osztályozására, az egyes kompetenciákhoz tartozó értékek (szintek) meghatározására. A kompetencia térkép alkalmazását, azaz a kompetenciák nyilvántartását és kezelését a szoftver kiemelt helyen, a rendszer katalógusai között biztosítja. Emiatt a kompetenciák minden modulban (Munkakör-, Munkavállaló-, Továbbképzés-, Toborzáskezelı) lévı funkció számára könnyen hozzáférhetıek, valódi háromdimenziós kompetencia felhasználást tesznek lehetıvé. A kompetenciákhoz megnevezésük, rövid definíciójuk, tetszılegesen megválasztható szintjeik, a hozzátartozó szintdefiníciókkal és szint értékekkel egyaránt rendelkezésre állnak. Korlátlan számú kompetencia alkalmazható, amelyek 76

77 kezelését csoportosítási lehetıségek segítik. Meghatározhatunk kompetencia osztályokat, és azon belüli csoportokat. A kompetencia szintek száma, és a hozzátartozó értékek tetszılegesen meghatározhatók egységesen, vagy akár különkülön is, a szervezet igényei szerint Munkaköri leírások A rendszer alkalmas egységes rendszerő munkaköri leírások automatikus elıkészítésére, ezek tárolására és elıhívására. A szoftver teljes mértékben kielégíti az általános és törvényekben meghatározott irányelveket. A szükséges adatmegjelenítı felületek rendelkezésre állnak, az alkalmazott terminológiák átvezetése után a meglévı munkaköri leírások bármely más szoftverbıl - elektronikus úton betölthetık, illetve új munkaköri leírások is elkészíthetık. A munkaköri leírás a felelısség megállapítására is alkalmas módon többek között tartalmazza: a munkakörben ellátandó feladat jellegét, a tevékenységi kört, a munkakört betöltık alá- és fölérendeltségi viszonyait, a munkáltatói jogkör gyakorlójának megjelölését, a munkakörre vonatkozó képesítési és egyéb sajátos elıírásokat. Az érvényes jogszabályok alapján a munkaköri leírások az alábbi tagozódást követik: - általános információk - a munkakör tartalma - a munkavégzés körülményei - a munkakör betöltési követelményei A szükséges adatok köre a szoftverben teljes egészében rendelkezésre áll. A rendszer teljes körő integráltságának köszönhetıen ezek az adatok a Munkaköri leírás őrlapon, vagy annak alőrlapjain tetszés szerint megjeleníthetıek. A jogszabályokban elıírt tartalmi és formai követelmények teljesítése, beleértve a meghatározott tagozódást is, nem ütközik akadályba. Biztosítható az is, hogy az egyes szövegmezık hossza munkavállalónként eltérı és gyakorlatilag korlátlan terjedelmő legyen. 77

78 Munkakör elemzések, értékelések A szoftvertermék a munkakör elemzések és a munkakörértékelések végrehajtásának teljes körét támogatja. A program lehetıvé teszi a szervezetben levı munkakörök elemzését, - s mint azt már a szervezeti kompetencia térkép leírásánál is kifejtettük - az egyes munkakörök ellátásához szükséges kompetenciák meghatározását, az egyes kompetenciák fogalmi rendszerbe sorolását, osztályozását (taxonómia) és az osztályokhoz, kompetenciákhoz tartozó értékek (szintek) meghatározását. Minden munkakörhöz tetszıleges számú munkakörelemzés készíthetı, majd ezek figyelembevételével a végleges munkaköri specifikáció, amelynek érvényességi idejét is meghatározhatjuk. Ezúttal is megvalósul a rendszer egészére kiterjedı történeti adatkezelés. A munkakör értékelés a munkakörökhöz megadott kompetenciák számossága és milyensége alapján a munkakörök rangsorát állítja fel. Ez a lista bármely szervezeti egységre vonatkozóan, vagy akár a szervezet egészére is elıállítható. 78

79 Toborzás, kiválasztás Ennek a funkciónak kapcsolatban kell lenni a szervezeti adatokkal. Meg kell, hogy jelenjenek a be nem töltött állások, amelyekre a toborzást végrehajtjuk. A szoftver pontos és naprakész információkat szolgáltat a betöltetlen álláshelyekrıl. Az üres munkakörökhöz rendeli hozzá a pályázókat, személyes adataikkal és a toborzási folyamat során keletkezı információkkal, felmérési eredményekkel együtt. A rendszer folyamatosan figyelemmel kíséri a pályázó helyzetét a toborzási, kiválasztási folyamatban. Az egyes munkaköröknél a betöltésükhöz szükséges kompetenciák, azaz a munkaköri specifikáció, rendelkezésre állnak. A rendszer lehetıvé teszi a pályázók (külsı és belsı is) felmérését, lehetıséget nyújt a legkülönbözıbb tesztek, (alkalmassági, magatartási és intelligencia tesztek) beépítésére, eredményeinek rögzítésére. A betöltetlen ill. új munkakörhöz új munkaköri specifikáció is meghatározható az eredeti kompetenciák és azok szintjeinek állításával. Összevetések segítségével egyszerően és pontosan megállapítható, hogy ki a legmegfelelıbb személy az adott beosztás betöltésére. A pályázó személy meglévı szaktudása, képességei, készségei és tulajdonságai (személyspecifikációja), a munkaköri specifikációval történı 79

80 összehasonlítása után megállapítható az oktatási rés. Szükség esetén javaslat készülhet az egyén szaktudásának, kompetenciáinak fejlesztésére. A szoftver pályázói adatbankként tartalmazza a korábban jelentkezı és ki nem választott alkalmas jelölteket. Ez az adatbázis a késıbbiek folyamán felhasználható egy újabb kiválasztáshoz. Fejlesztés, fejlesztés támogatás Tökéletesen megvalósul a fejlesztés-támogatás, oktatás, oktatás-szervezés, ezzel kapcsolatos költségelemzés támogatása. A szoftvertermék integráltsága és funkcionalitása alapján alkalmas a munkavállaló fejlesztésével kapcsolatos legfontosabb adatok tárolására, kezelésére, lekérdezésére. Hiányzó, vagy nem megfelelı szintő kompetencia esetén automatikusan meghatározza a fejlesztési és továbbképzési célokat. Közvetlen beiskolázás is lehetséges a kompetencián alapuló képzésekhez, hiszen ez a rendszer harmadik dimenziója. A meglevı kurzusuk, képzések összekapcsolhatóak a kompetenciákkal, azaz minden kurzus egy meghatározott kompetenciát, vagy kompetencia csoportot fejleszt. A fejlesztés, fejlesztéstámogatás funkciók hozzákapcsolhatók a kompetencia térképhez, a munkakörökhöz, illetve a munkakörökhöz szükséges kompetenciákhoz. 80

81 Meghatározható, hogy milyen kurzusok, képzések kialakítása szükséges a kompetenciák fejlesztéséhez. A történeti adatkezelés révén a rendszer alkalmas a vezetıi utánpótlás, valamint a vezetık fejlıdésének nyomon követésére. Az elvégzett kurzusokról külön riportok készíthetık. A program támogatja az oktatási és továbbképzési rendszer tervezését, szervezését, lehetıség van a tanulmányi pontrendszer (kredit rendszer) nyilvántartására is. Teljesítményértékelés A rendszer alkalmas a szervezetek munkaköri és személyspecifikációinak összevetésére, kompetencia alapú teljesítményértékelések készítésére, tárolására. A teljesítményértékelés során a munkaköri specifikációt hasonlítjuk össze a személyspecifikációval. Az összevetés eredménye sokoldalúan kiértékelhetı. Könnyen megállapíthatóak az alul- és túlképzettségek, összességükben, vagy akár kompetenciánként is. Ehhez a munkakörelemzések és a személyzet felmérések, 81

82 önfelmérések, vagy éppen a teszteredmények során alkalmazott kompetenciákat és azok szintjeit használjuk fel. Hasonló módon mőködtethetık az utódlástervezési funkciók is. Lehetıség van a munkavállalók elıléptetésének szakszerő továbbképzésekkel történı elıkészítésére. Ilyenkor a kijelölt személy személyspecifikációját a magasabb munkakör munkaköri specifikációjával hasonlítjuk össze. Alulteljesítés esetén a szükséges kompetenciafejlesztı kurzusokra a beiskolázás akár automatikusan is megtörténhet. Egy megüresedett, vagy tervezhetı idıpontban megüresedı munkakörhöz összevetésekkel választhatjuk ki a legmegfelelıbb utódot. A kompetenciaalapú háromdimenziós rendszer elınyei ebben az esetben is megmutatkoznak. A funkció hatékony végrehajtását a körlevelezés, jelentésszerkesztés és határidıfigyelés beépített informatikai megoldásai segítik. A szoftver, beépített funkciói révén, alkalmas felületeket biztosít a vezetıi felmérések és a munkatársak önértékelése számára, a két felmérési eredmény össze is hasonlítható. Természetesen a rendszer ezúttal is módot nyújt a korábbi értékelések tárolására (archiválására). Minden korábban létrehozott felmérési eredmény áttekinthetı, és elemezhetı. A teljesítményértékelés eredményei alapján, az elért különbözı szintekhez a megfelelı szintő ösztönzési elemek hozzárendelésére is lehetséges. A teljesítményértékelés eredményei alapján automatizált módon üzemeltethetıek a legkülönbözıbb ösztönzési, motiválási (bér melletti juttatások, bonuszok) rendszerek. A program több gyakorló szervezet számára kidolgozott önálló Kafetéria alrendszert is tartalmaz.. Karriertámogatás A rendszer alkalmas a karriertámogatásra, utánpótlási adatbank mőködtetésére, az utódlástervezés támogatására. Elsısorban a vezetıi és szakértıi karrier utak tervezésére, kijelölésére, meghatározására fókuszál. 82

83 A karriertámogató alrendszernek alkalmas arra, hogy a munkavállalók alkalmasságát több másik munkakörben is megvizsgálhassuk. Ez elıfeltételként is szabható egy tervezett horizontális illetve vertikális (magasabb beosztásba helyezés) áthelyezésnek is. Az új munkakör betöltéséhez szükséges, de a munkavállalónál még hiányozó kompetenciák, vagy nem elégséges kompetencia szintek esetén a program vagy javaslatot tesz a szükséges képzésekre, fejlesztésekre, vagy automatikus beiskolázást is megvalósít. A szoftvertermék lehetıvé teszi a potenciális vezetıi utánpótlás, valamint a vezetık karriertámogatásának támogatását a belsı mozgási szükséglet, az új kompetencia igények és a képességek függvényében. Ezzel a módszerrel mind az egyén, mind a vezetés számára kedvezı perspektívák, új lehetıségek teremthetık meg. További rendszerfunkciók Ebben a fejezet részben a PERBITVIEWS HR-szoftverben lévı számtalan további személyügyi funkciók közül csupán azokat ismertetjük röviden, amelyek a szakszerő, minden napos személyügyi munkához szintén nélkülözhetetlenek. 83

84 A szervezet felépítése, szervezetterv, A munkakörök és azok hierarchiájának létrehozása után - természetesen a megfelelı adatfeltöltések végrehajtásával - szoftver automatikusan elkészíti a szervezettervet. A szervezetterv megtekinthetı a képernyın mind fastruktúrában, mind pedig grafikus formában a MS Visio szoftver segítségével. A megjelenı fastruktúra segítségével könnyebben áttekinthetjük a szervezet felépítését, ha szükséges módosíthatjuk az adatokat, létrehozhatunk új rekordot, vagy törölhetjük azokat, amelyekre már nincs szükség. Tetszılegesen megválasztható a struktúra legfelsı pontja, egy adott munkakört kiválasztva a munkakörhöz kapcsolódó részletes adatok és a betöltı személy neve a képernyın megjeleníthetık. Az MS Visio, amely a Microsoft általános diagramkészítı terméke, alkalmas arra, hogy a szervezettervet grafikus formában, úgyszólván tetszés szerinti megjelenésben elıállítsa és megjelenítse, képernyın és nyomtatásban egyaránt. Természetesen a képernyın, annak kis mérete miatt csak egyes kijelölt részletek láthatók egyidejőleg, viszont megfelelı billentyők lenyomása után az egész szervezet "bebarangolható". Annak az egységnek a kerete, amellyel éppen foglalkozunk a többitıl eltérı színnel jelenik meg, s egyidejőleg látható az egység fölé, illetve alárendelt egysége is. A következı ábrán a munkakörök hierarchikus felépítését látjuk. A szervezetterv megjelenése rendkívül sokféle formában lehetséges és interaktív módon. A munkakörök mellett a négyszögekben megjeleníthetjük, a 84

85 munkaköröket betöltı személyek neveit, a szervezeti egységek elnevezéseit, sıt ezen felül jó néhány személyügyi és munkaügyi adatot is. Ennek megfelelıen a négyszögben elhelyezett információkkal több személyügyi funkciót, vagy részfunkciót támogathatunk. Példaként megemlítjük a munkavállalók neve és gyermekeinek száma párosítást. Ebben az esetben közvetlenül láthatjuk hogy a gyermekek számához kötött kiegészítı juttatások mely munkavállalók számára járnak. Ezek szervezeti egységenkénti megoszlása is vizuálisan áttekinthetı. Hasonló funkciókat a konkrét gyakorlati igények kielégítésére minden szervezet önállóan hozhat létre. A grafikusan megjelenített szervezetterv nagymértékben hozzájárul a legkülönbözıbb szervezetfejlesztési elképzelések megtervezéséhez. Az elképzelt új szervezeti felállást ugyanis szimulálhatjuk a rendszeren belül, annak érdekében, hogy ellenırizni tudjuk tervezett intézkedéseink hatását. A munkakörértékelés Változatlanul abból indulunk ki, hogy a szoftvertermék alapépítıköve a munkakör. Alapértelmezésként ez a fogalom egyben a konkrét beosztásokat is jelenti. A munkakörértékelés meghatározása a következı: Egy munkakör annál értékesebb minél több kompetencia minél magasabb szinten szükséges az ellátásához. Ezt az alapelvet kiegészíti, hogy a szervezet önállóan alakítja ki kompetenciarendszerét ezen belül a kompetenciák és kompetenciaszintek értékeit. Nyilván való tehát, hogy az ezeken az elveken elvégzett munkakörértékelés kizárólag az adott szervezeten belüli értékviszonyokat mutatja, a munkakörértékelés értékszámai a különbözı szervezetek között nem összehasonlíthatóak. A gyakorlatban a munkakörértékelést többféle célból és többféle módon végezhetjük el. Ezekhez a célokhoz kell igazítanunk a rendszer adta lehetıségeket, amelyek sokoldalúak. A munkakörértékeléshez felhasználhatjuk ugyanis a már említett lehetıségen kívül a kompetenciák felsı elengedhetetlen szinthatárai értékének összegét, az alsó és felsı elengedhetetlen szinthatárok átlagértékének összegét, s ugyanígy végezhetünk számításokat a kompetenciák kívánatos szinthatáraival is. Alapértelmezésnek kell tekinteni, hogy egy idıpontban csak egyféle munkakörértékelési módszer alkalmazása biztosítja az objektivitást. A munkakörértékelés lehetséges céljai közül ezúttal csak kettıt említünk meg. Fontos lehet a szervezet egészének vagy egy-egy munkakörcsoportnak az önbecsülését fokozni, vagy éppen a túlzott önbecsülést mérsékelni. Ennek megfelelıen választhatjuk a minimum vagy a maximum értékek összegét. Más esetekben az a lényeges hogy az egyes munkakörök vagy munkakörcsoportok közötti tényleges különbségeket minél pontosabban határozzuk meg. Ebbıl a törekvésbıl akár a munkakörök értékén alapuló bérezés is megalapozható és megvalósítható. Ez esetben az átlagértékek összegét célszerő alkalmazni. A következı ábrán példaként bemutatjuk egy elképzelt szervezet munkakörértékelésének lehetséges végeredményét. A táblázat adatai az egyes kompetenciaszintek alapértelmezett pontszámaiból alakultak ki. 85

86 Felmérés tesztek segítségével A kompetenciák - amelyek a szakszerő személyügyi munka alappillérei - ténylegesen birtokolt szintjei a legobjektívebben több esetben tesztek elvégzése után állapíthatók meg. A szoftvertermék, a legtöbb integrált személyügyi rendszerhez hasonlóan, nem tartalmaz belsı, beépített teszteket. Erre a célra külön szakértıi rendszerek állnak rendelkezésre, amelyek tesztjei megvásárolhatók vagy szolgáltatás folyamán hozzáférhetık. A felmérési eredménylapon kijelölt kompetenciákat, amelyeket tesztekkel kell felmérni, természetesen a teszteredmények alapján kell értékelni. Ezek a felmérési eredmény részét képezik. Dokumentálásuk és tárolásuk a személyzet felmérés funkciójánál leírtak szerint történik. Felmérés nagy pontosságú, tudományos módszerekkel Ez a funkció, jellegébıl adódóan, nem lehet a program része. Azokat a kompetenciákat, amelyeket ilyen külsı módszerekkel kívánunk felmérni, a felmérési eredménylapon jelöljük ki, s a felmérés eredményét a korábban leírtak szerint lehet a felmérési eredmény részévé tenni, illetve dokumentálni és tárolni. 86

87 Teljesítményértékelés általános formában A korábbiakban ismertetett személyügyi funkciók végrehajtásával elértük, hogy a munkakörökhöz munkaköri specifikációkat hoztunk létre (ez a zsinórmérték), a munkavállalók felmérésének eredményeként pedig személyi specifikációkat. Mindkét specifikáció azonos kompetenciákon alapul, amelyek definíciói és szintdefiníciói egymással megegyeznek. A két specifikáció összevetésébıl számtalan következtetésre juthatunk. Ezek közül a leggyakrabban használt és a személyügyben legjobban alkalmazható módszer eredménye a teljesítményértékelés általános formában történı végrehajtása. Teljesítményértékelés konkrét formában Ez a funkció arra szolgál, hogy az elızı hiányosságait kiküszöbölje. Gyakorta igény hogy a munkateljesítményeket mérhetı mutatószámok alapján ítéljük meg, hiszen az eredményesség legjobban a létrehozott termékektıl függ. A mérhetı végeredmények minden ágazatban és szakterületen más-más formában jelentkeznek. Ilyen lehet az értékesített termékek mennyisége, a realizált árbevétel, az elintézett ügyek száma, a létrehozott termékek mennyisége, vagy akár a lebonyolított tárgyalások, telefonok száma is. A felsoroltak természetesen csak kiragadott példák, minden szervezet önállóan alakítja ki a számára fontos mutatószámok körét. Elırehaladási típusú teljesítményértékelés Ez a funkció ugyancsak az általános teljesítményértékelés alkalmazhatóságát javítja oly módon, hogy a közvetlen vezetı értékítéletét hangsúlyosan bevonja a teljesítményértékelési folyamatba. Arról már tettünk említést hogy a teljesítményértékelés valójában három egymástól eltérı idıpontban, esetleg eltérı személyek által elvégzett funkció eredményeként jön létre. A közvetlen vezetı, aki hosszabb idıszak alatt folyamatosan kapcsolatban áll a munkavállalóval, átfogó és reális értékítélettel rendelkezik, amelynek figyelembevétele fontos a szervezeti célok elérése érdekében. Ezt az értékítéletet a rendszerint évenként egyszer történı vezetıi értékelés során lehet érvényesíteni. Teljesítményértékelés tudományos, külsı módszerekkel Egyes szervezeteknél arra is szükség lehet hogy belsı teljesítményértékelési módszereiken kívül tudományos külsı teljesítményértékelési módszereket is alkalmazzanak. Ilyen igény legtöbbször a felsıvezetık vagy tudományos szakértık, specialisták értékelésénél merülhet fel. Személyügyi tanácsadó szervezetek a legkülönfélébb módszerekkel és szolgáltatási formákkal rendelkeznek, amelyek közül a szervezet saját céljainak megfelelıen választhat. Fejlesztési terv A teljesítményértékelés eredménye alapvetıen háromféle lehet, a megfelelés, a túlteljesítés és az alulteljesítés. Ebben a funkcióban ezek közül azzal foglalkozunk, hogy a munkavállaló alulteljesített kompetenciáit a szükséges szintre emeljük. 87

88 Új fejlesztési terv készítésénél célszerő az összevetés eredményeit alapul venni. A megfelelı nyomógombra kattintva létrejön az új fejlesztési terv, amelyben megtekinthetjük a munkavállaló alulteljesített kompetenciáit, látható az alulteljesítés mértéke is. A rendszer a szervezet által folyamatosan használt fejlesztési kategóriákat illetve azon belül a fejlesztési módszereket tartalmazza, amelyeket az alkalmazó szervezetnek kell meghatároznia. Ezek közül minden kompetenciához hozzárendelıdik az alapértelmezett módszer. A fejlesztési terv készítıje ezek után megtervezi a munkavállaló fejlesztését oly módon, hogy az általa kevésbé fontosnak tartott, fejlesztésre kijelölt kompetenciákat kitörölheti, de egyúttal olyan kompetenciákat is felvehet, amelyek nem szerepeltek alulteljesítettként. Erre azért lehet szükség, mert bizonyos kompetenciacsoportok fejlesztése együtt hatékonyabban végezhetı. Üresedéskezelés Ez a funkció a megüresedett álláshelyek nyilvántartásán túlmenıen ezek szakszerő kezelését is lehetıvé teszi. A szervezetek mőködése során ugyanis ciklikusan jelentkezhetnek leépítések és bıvítések. Az is elıfordul, hogy egy-egy munkakör csak a munkakört betöltı munkavállaló személye miatt létezik. Ezt indokolhatják korábbi érdemek, karitatív megfontolások, vagy éppen kiemelkedı speciális képességek. Az ilyen munkakörök a betöltı személy távozása után feleslegessé válnak. Toborzás A jóváhagyott, megüresedett munkahelyek betöltését a toborzás funkciója támogatja. A nemzetközi gyakorlatban eltérıek a toborzás folyamatának megoldási módozatai, ismerünk olyan változatot, amely a megüresedett munkakörök belsı pályázókkal való feltöltését preferálja, más esetben elsıdleges a külsı munkaerıforrások igénybevétele, de vegyes megoldások is gyakoriak. Elsıként a pályázók körének nyilvántartását kell biztosítani. Ez egy külön listában történik, amelyben megtalálhatjuk a rendszerben lévı pályázókat, mégpedig a pályázóként is számításba vett munkavállalókat és a külsı jelentkezıket egyaránt. Minden egyes pályázóhoz hozzá kell rendeljük, hogy mely üresedésre jelentkezett. Egy személy egyidejőleg akár több munkakörre is beadhatja pályázatát. Kijelölhetık a jelentkezés érvényességének kezdı és végdátumai, és megadhatjuk a pályázó státuszát is, amely elfogadott, elutasított vagy várakozólistára helyezett státusz lehet. Ezen kívül a jelentkezés és annak elbírálása megjegyzésekkel látható el. A jóváhagyott üresedésekhez hozzá kell rendelni azokat a követelménycsoportokat, amelyek teljesítése, vagy a megfelelés alapján a pályázókat elbíráljuk. Ezek a követelménycsoportok a Kijelölés vázlatban jeleníthetık meg és az alapértelmezett követelménycsoportok igényeinknek megfelelıen megváltoztathatók. Az adott üresedés betöltéséhez szükségtelennek tartott követelménycsoportot törölhetjük, ugyanakkor újakat is beállíthatunk. Végeredményben ezen a felületen hozzuk létre azt a toborzási folyamatot, amelynek folyamatos sorrendben történı végrehajtása után a pályázó elbírálható. A követelménycsoport elbírálható vagy felmérhetı szempont vagy szempontrendszer győjtıfogalma például képzettségek és tapasztalatok, bizonyítványok, minısítések, nyelvtudás. Követelménycsoport definiálása a szervezet igényeinek megfelelıen 88

89 szabadon lehetséges. Minden egyes követelménycsoporthoz felmérési módszert kell rendelni, ami ebben az esetben a munkavállaló felmérési módszereitıl eltérıen azt szabályozza, hogy a követelménycsoporthoz tartozó megfelelést hogyan kell megállapítani. A toborzási folyamat a pályázók elbírálásával folytatódik. Minden egyes pályázóhoz kapcsolódóan megjelennek a toborzási folyamat elemei, amelyeket értékelni kell, valamint az értékelés dátumát és eredményét adminisztrálni. Az elbírálást azoknál a követelménycsoportoknál, amelyek az üresedési profilban is szerepelnek külön összehasonlító őrlap segíti. Ezen egyszerre jelenik meg az elıírt követelmény és a pályázó rendelkezésére álló szint. Az üresedési profilba a szervezet által elıírt képzettségek és bizonyítványok tartoznak, amelyeket a pályázó okiratokkal vagy önéletrajzával igazol. Az üresedési profilhoz nem tartozó követelmény csoportokat a toborzási folyamatot végrehajtó vezetık, vagy személyügyi szakértık önálló értékítéletük alapján bírálják el, amelyet személyes riportok során, vagy felmérési módszerek elvégzésével alakítanak ki. A munkavállalók felmérése során megismert felmérési módszerek alkalmazása a toborzás folyamatában csak korlátozott mértékő eredményességgel jár. Az önfelmérésbıl származó eredmények egy ismeretlen külsı pályázó esetén még inkább megkérdıjelezhetık, a személyzetfelmérést az nehezíti, hogy a felmérı nem rendelkezik tényleges tapasztalatokkal a pályázóról, a tesztek alkalmazása pedig azért kisebb hatékonyságú mivel elvégzésük során nagy szerepet játszik a pályázó korábbi munkahelyi tapasztalata. Oktatásszervezés Ki kell hangsúlyozni, hogy a pontos és hatékony oktatásszervezési tevékenység a pontos és részletes adatfeltöltésen alapul. A hiányos és pontatlan adatok lehetetlenné teszik a funkció üzemeltetését, amelytıl pedig jelentıs költségmegtakarítás várható. Felvehetjük az oktatótermekre vonatkozó részletes jellemzıket. Kialakíthatjuk a szálláshelyek az oktatók és a szolgáltatók részletes adatbázisait. Biztosíthatjuk hogy a tantárgyak, kurzusok, alapkurzusok, oktatók és szolgáltatók logikus rendszerben illeszkedjenek a képzési tervben kitőzött célokhoz. Ezen felül a szerzıdési adatok ellenırizhetısége és összesíthetısége is biztosított. Az oktatásszervezési funkció mőködtetése a jelentıs költségmegtakarítás mellett magas fokú szervezettséget, s ennek következtében jó munkahelyi légkört hoz létre. A kiegészítı informatikai támogatásokkal jelentéskészítés, körlevelezés, határidıfigyelés biztosítható a továbbképzés minden szereplıjének pontos informáltsága és a tevékenység súlyának megfelelı feltételeinek megteremtése. Ezeknek a követelményeknek megfelelı rendszerelemekrıl a következı funkciók részletezésénél térünk ki. 89

90 A PERBITVIEWS személyügyi funkcióit támogató informatikai funkciók Az elızı fejezetben ismertettük a rendszerben lévı személyügyi funkciók közül a legfontosabbakat. Ebben a fejezetben azokat az informatikai funkciókat mutatjuk be, amelyek kisebb nagyobb mértékben valamennyi személyügyi funkció támogatásának színvonalát javítják, a rendszer gyakorlati alkalmazhatóságát segítik. Ezeknek a funkcióknak a rendszeres napi használata emberközelbe hozza, mindenki számára érzékelhetıvé teszi a humáninformatika felhasználásának elınyeit. Jelentésszerkesztés A jelentéseket általában azért nem szeretjük, mert túl sok idıt és energiát igényel a létrehozásuk. Még ma is gyakori hogy a készítı és a felhasználó nem ugyanaz a személy. A pontatlan jelentések téves következtetésekre vezetnek, a pontos jelentésekbıl viszont megismerhetjük, kézben tarthatjuk és megtervezhetjük folyamatainkat. A jelentésszerkesztés informatikai funkciója mindezen állítások negatív tartalmát megszőnteti, pozitív tartalmát pedig valósággá változtatja. Lehetıségünk van az adattartalmak és megjelenési formák (a sorok és rovatok) változtatására, bıvítésére vagy szőkítésére. Természetesen új jelentést is hozhatunk létre és a feleslegessé vált jelentéseket, törölhetjük. Körlevelek készítése A személyügyi munka egyik alapvetı feladata a szervezet minden egyes elemének megfelelı információkkal történı ellátása. Az információk tartalmán kívül jelentısége van a szervezetre jellemzı formának is, annak érdekében hogy a megfelelı célt elérjük. Ezek a célkitőzések akkor érhetık el ha a szervezet kialakítja a saját mőködéséhez illeszkedı levélformákat, ezen belül saját stílusát, megszólítási módját, nyelvezetét. Az alkalmazott személyügyi funkciókhoz ezek munkaszervezéséhez, az ezekrıl történı tájékoztatáshoz mind-mind célszerő egy elıre elkészített levélformát kialakítani, amelynek változó elemeit bizonyos események bekövetkezése vagy éppen elmaradása esetén a rendszer biztosítja. A ma már általánosan ismert MS Word szövegszerkesztı körlevelezı funkciójának használata a személyügyi munkában meghatározó jelentıségő. A szoftvertermék alkalmazása során szinte minden modulban és az ahhoz tartozó funkciókban megtervezhetı és elvégezhetı a körlevelek használata. Mindehhez példaként felsoroljuk a legkézenfekvıbb alkalmazási területeket. A munkavállalói és munkaköri adatokhoz kapcsolódóan a munkaszerzıdések, a fizetési adatok, a fizetés változásáról készített értesítés, a kinevezések és áthelyezések a leggyakrabban elıforduló alkalmazási lehetıségek. A toborzási folyamat informatikai támogatása során a jelentkezés, a meghívás, az eredmény közlése és a toborzási folyamat munkaszervezéséhez kapcsolódó információ közlés igényli a funkció használatát. Az oktatás szakterületén szintén meghívó, értesítı, és a munkaszervezést segítı körlevelek alkalmazhatók. A körlevelezés megvalósítását a program kétféle módon is támogatja. Az elsı esetben a személyhez kapcsolódóan (munkavállaló, pályázó, hallgató) állnak rendelkezésünkre az elıre elkészített formalevelek, amelyek bizonyos események 90

91 bekövetkezése, vagy éppen elmaradása esetén az érintett személy pontos adataival ellátva elıállíthatók. A másik lehetıség a Jelentésszerkesztés funkciójához hasonló módszer alkalmazása. Ebben az esetben új körlevélsablont kell készíteni, amely körlevélként való mőködtetését a rendszer a már korábban leírt módon biztosítja. A levélformák, a szükséges adatforrások és az ezek összerendelési folyamatából elıállítható körlevelezési folyamat (jelentés definíció) elmenthetı, a kívánt rendszerrész őrlapjához hozzáilleszthetı, s ezt követıen már folyamatosan a felhasználó rendelkezésére áll. Határidıfigyelés és kezelés A személyügyi feladatok végrehajtása során úgyszólván minden funkcióhoz több határidı, érvényességi idı tartozik. A zökkenımentes munkavégzés csak akkor lehetséges, ha ezekrıl az érintett személyek idıben tájékoztatást kapnak, s tervszerően végezhetik tevékenységeiket. A rendkívül nagy számú határidı és dátum fejben vagy éppen papír alapon csak nagy hibaszázalékkal kezelhetı. A rendszer egyedülállóan testreszabható határidıfigyelı eszközérıl korábban már szóltunk. A rendszerbe történı belépéskor azonnal megjelennek az általunk beállított személyes határidıink, az általunk meghatározott elıjegyzési intervallumban A személyügyi szoftverek kiegészítı funkciócsoportjai A személyügyi informatika egy alkalmazott tudományterület, amelynek fejlıdésére a személyügy és az informatika tudományterületeinek fejlıdése is folyamatosan hatást gyakorol. Mindkét terület intenzív és állandó fejlıdést mutat, hiszen éppen ezek a tudásalapú társadalom húzóágazatai. Emiatt a személyügyi informatika funkciócsoportjainak tartalma és jelentısége állandóan változik. A jelenlegi fejlıdési stádiumban hat önálló funkciócsoportot különböztetünk meg: 1. személy- és munkaügyi nyilvántartás, 2. bérszámfejtés, 3. TB-elszámolás és jelentés, 4. szőkebb értelmezéső személyügyi tevékenység, 5. idıgazdálkodás, 6. e-learning. Ez a felosztás már ma is vitatható, hiszen a nyilvántartás és regisztráció, mint alapfunkció, egyre kevésbé önálló tevékenység, egyre inkább beépül vagy a bérügyvitel, vagy a személyügy funkciócsoportjaiba. Az e-learning külön tárgyalását jelentısége és korszerősége indokolja, jól lehet értelmezhetnénk a személyügyi tevékenység továbbképzés és oktatás részének elemeként is. A humáninformatika szakterületén történı biztos eligazodás érdekében mégis szükséges a különbözı szoftverrendszerek csoportosításának kialakítása és fenntartása, akkor is ha pontosan érzékelhetık a fejlıdésbıl eredı változások. A változások következtében folyamatosan keletkezhetnek új funkciócsoportok, amelyek a személyügyi munka korszerősödését segítik, kijelölik az új irányokat, s megváltoztatják a hangsúlyokat. Több ilyen létezı, egyre inkább elterjedı 91

92 tevékenységi kör (potenciális, új személyügyi funkciócsoport) közül ezúttal a három legfontosabbat mutatjuk be. Tesztkészítés, tesztszerkesztés A munkavállalók felmérésének egyik legpontosabb eszköze a kompetenciák, vagy kompetencia csoportok tesztekkel történı felmérése. Ez napjainkban általában az alkalmazó szervezeten kívüli, külsı szolgáltatók igénybevételével történik, amikor is a tanácsadó cég, vagy a pszichológus az alkalmasság megállapítása, vagy karriertervezés érdekében tesztek kitöltetése és a teszteredmények elemzése után szakvéleményt ad. Ennek eredménye természetesen bevihetı a személyügyi szoftverek adatbázisába, bıvítve a felmérési eredmények halmazát. Megjelentek már az informatikai rendszerrel támogatott tesztek is, de ezek még nem részei a korszerő integrált személyügyi rendszereknek. Kézenfekvı, hogy a jövıben ez a funkciócsoport is az integrált rendszer részévé váljon. A funkciócsoport fı részei a Tesztkészítés, a Tesztek elvégzése és kiértékelése és az eredmények munkavállalói adatokhoz történı hozzárendelése. A Tesztkészítı lehetıvé teszi, hogy a felhasználó szervezet új képernyı alapú számítógépes teszteket készítsen, vagy akár a papíron már meglévı tesztjeit számítógépre adaptálja. Ez a rendszerfunkció azért is rendkívül hasznos, mivel új tesztek készítése és az integrált személyügyi rendszerbe történı bevitele nem csak a személyügyi munkával kapcsolatban, hanem az alkalmazó szervezet más szakterületeire vonatkozóan is lehetséges. Az új tesztek létrehozását a Tesztkészítı rendszerrész széleskörő paraméterezési lehetıségei segítik. Ezek közül elsıként a kérdések száma határozható meg. Gyakorlatilag tetszıleges hosszúságú teszteket hozhatunk létre. A kérdések meghatározása során arra is lehetıségünk van, hogy olyan kérdéseket is szerepeltessünk, amelyeket az értékelésbe nem vonunk be, tehát csupán a tesztfeladat elvégzésének gördülékenységét biztosítják. Ezeket "töltelékkérdéseknek" nevezzük. Szintén paraméterezhetı a teszt kitöltésének idıtartama. A rendelkezésre álló idıtartam nagymértékben befolyásolja az eredményt, emiatt érdemes a kitöltı személyek felkészültségéhez igazítani. Ugyancsak beállítható az egyes kérdésekre külön-külön felhasználható idı, ami a kitöltı személy reakcióidejének mérését segíti elı. Jól használható az a lehetıség, hogy minden teszt elé magyarázó szöveget, használati utasítást lehet szerkeszteni, amelyben akár példakérdések is elhelyezhetık. Sokan idegenkednek a tesztek használatától, elsısorban az ı számunkra hasznos, hogy meglévı ellenérzésüket megszüntessük. A példakérdések megválaszolása során a felmérendı személy megfelelı szintő jártasságot szerezhet a tesztek számítógépen történı elvégzésében. A gyakorlati életben rendkívül sokféle tesztfeladat terjedt el. Ezek közül minden olyan típusú teszt az integrált személyügyi rendszer részévé tehetı, amelynek számítástechnikai kiértékelése lehetséges. Ezek közül leggyakrabban használatosak a követezıek: - Helyes-helytelen típusú tesztek, - Megegyezı-különbözı típusú tesztek, - Választásos teszt háromból egy jó válasszal, - Választásos teszt hatból egy jó válasszal. 92

93 Természetesen minden teszthez kapcsolódóan beállítható, hogy a teszt eredménye melyik kompetencia vagy kompetencia csoport felmérési eredményét képezi, illetıleg mely kompetencia felmérésének része. Szót kell ejtenünk a tesztek egy másik nagy csoportjáról is, amelyek kiértékelése számítógéppel nem végezhetı el. Ezek rendszerint bizonyos kérdésekre adandó kifejtést igényelnek. A szöveges válaszok kiértékelése emberi közremőködést igényel, ezért az eredmények is csak adatbevitelt követıen épülnek be az integrált személyügyi rendszerbe. A tesztkészlet kezelı segítségével a szervezet által folyamatosan használt tesztekbıl tesztsorozatokat készíthetünk, ezeket módosíthatjuk, természetesen meg is tekinthetjük vagy törölhetjük is. Meghatározhatjuk a teszt nevét, a kérdések számát, az egyes kérdések és a teljes teszt idıkorlátját. A teszt tartalmát is részletesen definiálhatjuk. Beépített szövegszerkesztıvel elkészíthetjük a teszt leírását, beírhatjuk a kérdéseket, megjelölhetjük a helyes választ, és a helytelen válaszokhoz tartozó hibaüzeneteket. Specifikálhatjuk a pontszám paramétereit, a képesség felmérési szinteket és pontlevonásokat is. Lehetıség van a teszteredmények közlésére körlevél, vagy akár bizonyítvány formában. A tesztkészítés rendszerfunkciójának gyakorlati felhasználása azt eredményezi, hogy rendkívül rövid idı alatt, informatikai fejlesztık közremőködése nélkül számítógépes tesztekhez juthatunk. Egy átlagos teszt létrehozásának programfejlesztési idıigénye akár egy hét is lehet, természetesen beleértve az automatikus kiértékelést és a kiértékelés megjelenítését is. Ez az idı a szöveges részek begépelésének és a paraméterek beállításának idejére rövidül. A fentiek szerint kialakított tesztkészletbıl, a kijelölt munkavállalók, vagy pályázók önállóan, vagy a személyügyi szakértık közremőködésével végezhetik el a számukra elıírt tesztfeladatok megoldását. Ennek a feladatnak a végrehajtását, a munkaszervezést, az integrált rendszerek informatikai eszközei (hálózati hozzáférés, körlevelezés stb.) nagymértékben támogatják. A teszteredmények kiértékelése, akár a program, akár a szakértı pszichológus által történik, pontosan megfeleltethetı az alkalmazott integrált személyügyi szoftver adatfeldolgozási felületének paramétereihez, így az eredmények hozzárendelhetık a kitöltı személyéhez. Ennek köszönhetıen a teszteredmény azonnal felhasználható, felmérési eredményként hasznosítható. Kafetéria, a választható béren kívüli juttatások rendszere Egyre több szervezet vezetısége lát fantáziát abban, hogy béren kívüli alternatív juttatásokkal fejezze ki dolgozói megbecsülését, hiszen ezek az "extrák" költség-hatékony módon növelik a munkatársak szervezetük iránti elkötelezettségét, versenyelınyt biztosítva a munkaerı piacon. Éppen ezért elengedhetetlennek tartjuk, hogy a jövendıbeli HR menedzserek megismerkedjenek ezzel a régi-új eszközzel. A kafetéria egy olyan ösztönzési rendszer, amely alapvetıen a munkáltató szándékait tükrözi, de összhangban áll a munkavállaló céljaival és igényeivel. A kafetéria típusú juttatási rendszer azt jelenti, hogy egy meghatározott összeget a munkavállaló saját belátása szerint "költhet el", azaz maga dönthet arról, hogy keretét mire használja fel. Például étkezési hozzájárulás, nyelvtanulás, üdülés, biztosítás, önkéntes nyugdíjpénztári befizetés stb. Sok vállalat eddig is nyújtott 93

94 dolgozóinak különbözı a költségek miatt viszonylag szőkebb körő - juttatásokat, viszont a vezetıség legjobb szándéka ellenére sem tudta illetve akarta (pl. a fittness bérletet) valamennyi munkatárs kihasználni. A kafetéria rendszerben ezzel szemben a rendelkezésre álló keretösszeg kerül meghatározásra és a dolgozók a juttatások széles körébıl mint egy étlapról válogathatják össze a saját igényeiknek legmegfelelıbb csomagot. Így valamennyi munkavállaló részesülhet a juttatásokból anélkül, hogy ez a vállalatnak jelentıs többlet költséget jelentene. A munkáltatók számára a módszer alkalmazása a következı elınyökkel jár: - javul a juttatások ösztönzı, munkaerı megtartó szerepe (tizedébe kerül, mint egy új dolgozó betanítása), - a HR stratégiától függıen lehetıséget nyújt az ösztönzı rendszer egységesítésére vagy munkakörök szerinti differenciálásra - elıre tervezhetı, mérhetı költséget jelent, - tudatosítja a munkavállalókban a kapott juttatás valós értékét, költségét, - juttatási forma, ezért adókímélı mind a munkáltató, mind a munkavállaló számára, - segíti az éves munkabér megállapodásokat. A munkavállalóknak számára szintén elınyös a módszer, mivel: - szélesebb körben vonja be a juttatások rendszerébe a munkavállalókat, - egyéni választás lehetısége biztosítja a saját igények kielégítését (nemek, családi állapot, életkor szerinti eltérı igények), - adókímélı, tehát azonos költséggel nagyobb nettó hozamérték érhetı el. A kafetéria módszer alkalmazása természetesen hátrányokkal is járhat, illetve a megvalósítás során nehézségekkel is szembe kell nézni. Emiatt érdemes ezeket is számbavenni: - változás a juttatások terén, (minden változás, még a pozitív is nehezen fogadtatható el) - minden eddigi juttatás, ami eddig járt (pl. BKV bérlet) bekerül a kafetéria elemei közé, - eddig szokatlan munkavállalói önállóságot feltételez (kommunikáció!), - a személyügyi szakértık számára megnövekedett adminisztrációs terhet jelent - (megfelelı szoftvertámogatás szükséges, vagy az adminisztrációt szolgáltatónak ki lehet adni). 94

95 A kafetéria rendszer, mint új juttatási forma bevezetése gondos elıkészítés és elkötelezett felsıvezetıi támogatás mellett képzelhetı el. A rendszer indítását célszerő az év elejére ütemezni, de feltétlenül érdemes elegendı idıt hagyni az elıkészítésre, a szabályzat kialakítására és a megfelelı kommunikációra. A kafetéria sikerének egyik titka a rendszerbe bekerülı elemek kiválasztása. Figyelembe kell venni a munkavállalók igényeit, a vállalat munkatársainak összetételét, az addigi hagyományokat. Az igényekrıl reális képet kaphatunk (és a dolgozói elfogadottságot is növelhetjük), ha a rendszer kialakítása elıtt felmérést végzünk. (Néhány HR tanácsadó, illetve szoftver fejlesztı cég a felmérés lebonyolítását informatikai eszközökkel is támogatja.) A keretösszeg meghatározása a kafetéria rendszer kényes pontja. Nem könnyő kikalkulálni azt az összeget, amivel a munkavállalók többsége elégedett lesz, ugyanakkor a vállalat számára nem jelent többletköltséget. Források biztosíthatók: - a meglévı juttatási rendszer bevonásával, - elıtakarékossággal (pl. következı évi béremelés bizonyos részét erre fordítják), - többletforrás bevonásával. A kafetéria rendszer elemeinek kiválasztása során az igények mellett figyelembe kell venni az adózás szempontjait is. A számviteli törvény alapján bizonyos elemek után a munkáltatót adófizetési kötelezettség terheli, az adó mértékét az egyes elemekhez rendelt úgynevezett szorzószám mutatja. A munkavállalók tájékoztatása során feltétlenül ki kell hangsúlyozni, hogy a rendelkezésükre álló keretösszeg bruttó értékként értendı, a keret tényleges nettó összege attól függ, milyen szorzójú elemeket választanak. A kafetéria rendszerbe bevont juttatások csoportosítása az adózás szempontjai szerint a következı: - Adómentes juttatások o étkezési utalvány a törvényben meghatározott értékig o önkéntes nyugdíjpénztári hozzájárulás o egészségpénztári munkáltatói hozzájárulás (amennyiben az önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári munkáltatói hozzájárulások együttes havi összege összevonva nem lépi túl a mindenkori minimálbér összegét) o lakhatási támogatás o kulturális tevékenység támogatása (színház, koncert, múzeum) o iskolakezdési támogatás ,- Ft-ig o üdülési csekk (a törvényben meghatározott értékig, jelenleg ,- Ft) o internet használat (jelenleg ,- Ft-ig) - Járulékköteles juttatások (pl. ajándék, könyv és ruházati utalvány, sport támogatása) - Személyi jövedelemadó alá is tartozó juttatások (pl. önkéntes biztosítópénztári adomány, lakás takarékpénztári hozzájárulás) 95

96 Humán kontrolling A személyügyi kontrolling elsıdleges célja, hogy a szervezet egészére vonatkozóan lehetıvé tegye az emberi erıforrás gazdálkodás eredményességének és hatékonyságának ellenırzését és felügyeletét. Mindezt számszerő adatok, mutatószámok és viszonyszámok felhasználásával érhetjük el. Ez a funkció szoros összefüggésben van a szervezetek fejlıdését és az ezzel összefüggı változásokat elısegítı változásmenedzsment személyügyi funkciójával. A változásmenedzsment elsısorban azoknál a szervezeteknél kerül napirendre, amelyek az eredményességet és az emberi erıforrás gazdálkodást egyaránt fontosnak tartják. A folyamat minden esetben a szervezet átfogó diagnózisával kezdıdik, amely az aktuális állapot meghatározásán és az erısségek, gyengeségek, lehetıségek és veszélyek elemzésén alapul. A felmérések eredményeibıl kiindulva az átfogó és folyamatos fejlesztések idıszaka következik. Közben folyamatosan értékelni kell a környezeti és a belsı szervezeti változásokból következı eredményeket, s mind a célkitőzéseket, mind pedig a fejlesztési irányokat hozzá kell igazítani az új körülményekhez. Ennek az egész folyamatnak ezúttal természetesen csak a személyügyi kontrollinggal szorosan összefüggı elemeire térünk ki. Ehhez a feladathoz is célszerő igénybevenni a korszerő informatikai eszközöket, amelyek közül elsısorban az Internet használatát, az adatbáziskezelı, jelentésszerkesztı és adatmegjelenítı szoftvereket kell kiemelnünk. Ezek segítségével képezhetünk a szinte átláthatatlan információhalmazokból jól felhasználható mutatószámokat, összesített információkat. A szervezet belsı mőködésének elemzésénél még inkább támaszkodhatunk a korszerő szoftverekre. A legalkalmasabb szoftver termékek alapvetıen három csoportba sorolhatók, az integrált vállaltirányítási rendszerek (ERP), az integrált vevı-és ügyfélszolgálati szoftverek (CRM ) és az integrált személyügyi szoftverek csoportjára. Az emberi erıforrás gazdálkodás belsı elemzéséhez az integrált személyügyi szoftverek (HRS) nyújtanak támogatást. Ezek a termékek valamennyi fontos személyügyi funkció végrehajtását segítik, tartalmazzák a munkakörök, a munkavállalók, a továbbképzés és a toborzás szakszerő kezeléséhez és végrehajtásához szükséges adatfeldolgozási és tanácsadási elemeket. A szervezeti hierarchia és kompetencia térkép pontos meghatározását követıen mód nyílik arra, hogy minıségileg is értékeljük és elemezzük emberi erıforrásainkat. Ezt követıen a tényleges szervezeti igények alapján mőködtethetı a rendszeres és folyamatos továbbképzés, sıt a toborzási tevékenység is rendkívül hatékony lehet. A munkaköri követelmények specifikációinak és a munkavállalók személy specifikációinak összevetésébıl igényeinknek megfelelı teljesítményértékelési, utódlás- és karriertervezési rendszereket mőködtethetünk, amelyek a változásmenedzsment sikeres végrehajtásának motorját jelentik. A humán kontrolling színvonalas kialakításának több feltétele van, ezek közül tekintjük át a legfontosabbakat. - Az adatszolgáltatási rendszer A legjobb informatikai rendszer is csak akkor használható hatékonyan, ha naprakész és pontos adatszolgáltatással párosul. Az adatszolgáltatást részletesen meg kell tervezni és a végrehajtást folyamatosan ellenırizni kell. 96

97 Számba kell venni a legfontosabb információk keletkezésének forrásait, és gondoskodni kell az információáramlás megszervezésérıl. A legjobb módszer az, amikor az információ keletkezése után azonnal sor kerül az adatszolgáltatásra. Ezt kiegészítheti az a megoldás, amikor egy-egy idıszak lezárása után együttesen kerül sor a keletkezett adatok rögzítésére és a megfelelı helyre történı továbbítására. Ennek megfelelıen beszélhetünk heti, havi, negyedévi és éves adatszolgáltatásokról. Ma már teljesen általános az informatikai eszközökkel történı adatrögzítés és adattovábbítás, de e mellett még szerepe lehet az írásos anyagoknak, vagy akár a telefonon közölt információknak is. Ki kell emelni az adatszolgáltatási folyamat ellenırzésének szükségességét. Személyügyi adatbázisaink csak abban az esetben használhatók, ha a teljes körőség és a naprakészség feltételei maradéktalanul megvalósulnak. - A személyügyi mutatószámok meghatározása Ahhoz, hogy a személyügyi adatokat hatékonyan felhasználhassuk, arra van szükség, hogy a nagytömegő adathalmazainkat strukturáljuk. Az is fontos, hogy az adatokból olyan mutatókat képezzünk, amelyek összevontan és tömören közvetítik az információkat. A fenti célok megvalósítása érekében célszerő a személyügyi adatok csoportosítása. A munkavállalói adatok közül kiemeljük a létszámadatokat, az állomány összetételének mutatóit (életkor, nem, szakmai tapasztalat), a besorolási és foglalkoztatási adatokat az iskolai végzettséggel és egyéb képesítésekkel összefüggı jellemzıket a nyelvtudás adatait. Ezen kívül természetesen számtalan fontos adat állhat rendelkezésre az integrált humáninformatikai rendszerhez tartozó valamennyi személyügyi funkció mőködtetése esetén. Kiemelkedıen fontos az emberi erıforrás gazdálkodás költségeivel összefüggı adatok köre, ezek között nem csak a munkabérekre és ezek költségeire gondolunk, hanem a továbbképzés ráfordításaira, a kafetéria költségeire, sıt a személyügy közvetlen költségeire is. Az egyes személyügyi funkciók végrehajtása ugyanis a legtöbbször jelentıs költségekkel jár. Ezeket is célszerő tovább bontani a ténylegesen felmerült dologi költségek és a munkaidı ráfordításából eredı költségek csoportjaira. Egyre nagyobb mértékben jelentkeznek a személyügyi tevékenységekhez kapcsolódó tárgyi eszköz költségek és a különbözı eljárások és folyamatok fejlesztésének költségei is. A hatékonyan mőködtetett személyügyi tevékenység eredményeként egy sor olyan adat áll rendelkezésünkre, amelyekkel jellemezhetı a szervezet egészének állapota. Ezek közül kiemeljük a szervezeti kultúrával a munkavállalói elégedettséggel, vagy éppen fluktuációval összefüggı mutatószámokat. Egyre fontosabbá válik az egészségügy, a munkavédelem és az ezzel összefüggı mutatók ismerete. A szervezeti hatékonyság adatai azért fontosak, mert az emberi erıforrások értékének növekedésével egyre fontosabb a munkavállalók hatékony munkavégzésének nyomon követése. A túlórák és a munkaidı kihasználásának adati mellett a továbbképzésre fordított idı a teljesítményértékelésbıl származó adatok, sıt az egy vezetıre jutó munkavállalók számának ismerete is értékes következtetéseket alapoz meg. Az eddig felsorolt adatok olyan mutatószámok, amelyek egy-egy homogén adatcsoport összesítésébıl jöttek létre. E mellett nagy szerepe van a 97

98 viszonyszámoknak is, amelyek két vagy több elkülönülı adatcsoport egymáshoz való viszonyára utalnak. Viszonyszámokkal fejezhetı ki például a gyakorlati idı és a teljesítmény aránya, a képzettség és a teljesítmény aránya. A felsorolt példákhoz hasonlóan szinte valamennyi személyügyi funkció adataiból képezhetünk olyan viszonyszámokat, amelyek a szervezeti személyügyi tevékenység hatékonyságát mérik. Ismételten ki kell emelni, hogy csak pontos és napra kész adatokból juthatunk olyan viszonyszámokhoz, amelyek a valóságot jellemzik. - A folyamatos adatszolgáltatás Az adatszolgáltatási folyamatban elsısorban a szervezet személyügyi szakértıi és a vezetı beosztású munkatársak vesznek részt, de a feladatokat gyakran más munkavállalók számára is delegálni kell. Egyidejőleg sok ember felelıs tehát a pontos és naprakész információkért. A feladat munkaszervezését már a munkaköri leírások és a Szervezeti és Mőködési Szabályzat összeállítása során kell megkezdeni. A feladatok és kötelességek rögzítése lehetıvé teszi a felelısségek idıben történı meghatározását. El kell készíteni a rendszeresített személyügyi mutatószámok nyilvántartását pontos definícióikkal és a hozzátartozó meghatározási módszerekkel együtt, annak érdekében, hogy minden résztvevı egységesen hajtsa végre az adatszolgáltatási feladatokat. Ezen belül le kell írni az egy-egy mutatószám meghatározásának eljárását, a számítások algoritmusát. A tökéletes dokumentáltság a megkívánt pontosság elıfeltétele. Fontos, hogy a személyügyi kontrolling adatai és a vizsgált események valós adatai megegyezzenek egymással, ezért minden esetben meg kell határozni az adatszolgáltatásért felelıs személyeket. Szervezeti változások esetén ezeket a dokumentumokat is felül kell vizsgálni és szükség esetén korszerősíteni is szükséges. - A humán kontrolling szakértı A személyügyi szakértık szervezeti egységén belül a kontrollinggal kapcsolatos feladatok elvégzésére gyakran külön munkakört hoznak létre. A munkakört ellátó személyügyi szakértı szerepe és feladatköre rendkívül sokrétő. Neki kell szerveznie és folyamatosan ellenıriznie a szervezet teljes adatgyőjtési és adatszolgáltatási folyamatát. Emellett fı feladata a személyügyi információk elemzése és értékelése, a szervezet emberi erıforrás gazdálkodásának dokumentálása és prezentálása. Döntéselıkészítı tevékenysége alapján jöhetnek létre a szervezeti stratégiai tervek, a gazdálkodás eredményességének kiértékelésén alapuló fejlesztési célkitőzések. Az integrált személyügyi szoftverek és a bennük lévı korszerő lekérdezı és jelentésszerkesztı eszközök alkalmazása esetén a manuális munkák helyét egyre inkább az elemzı és értékelı (döntéselıkészítı) tevékenység veszi át. Ennek köszönhetıen ezt a munkakört ellátó személy a szervezet menedzsmentjének közvetlen munkatársa, a vezetés fontos partnere. A változásmenedzsment végrehajtása érdekében elvégzett és kiértékelt szervezeti diagnózis alapján a konkrét fejlesztések végrehajtása következhet. A fejlesztések során is folyamatos segítséget jelent a felsorolt három különbözı integrált szoftver (ERP, CRM, HRS). Minden szervezeti folyamat és tevékenység változása és átalakítása a szoftvereken belül is regisztrálható. 98

99 Ezek tehát a változások ellenére is integrált szoftverekkel támogatottak, ennek következtében hatásuk folyamatosan mérhetı és nyilvántartható. Nagy segítséget jelent a mára már általánossá vált történeti nyomon követés informatikai lehetısége. Ez azt jelenti, hogy a változások átvezetése után is változatlanul megmaradnak a változás idıpontja elıtti korábbi adatstruktúrák. Ily módon tehát naprakészen mérhetı és nyomonkövethetı a változások hatása. A fejlesztések végrehajtásának idıszakában folyamatosan elemezhetjük a három rendszerben regisztrált folyamatok kölcsönhatásait. Az ERP rendszer a szervezet belsı változásainak folyamatát követi, a CRM rendszerben mérhetıvé válik a változások külsı piacokra és kapcsolatokra gyakorolt hatása, a HR rendszerben pedig az emberi erıforrás menedzseléseinek hatásai követhetık. Ez a lehetıség a szervezet tanulási, gondolkodási folyamatának fejlıdését vagy éppen lemaradását teszi követhetıvé. Az e-hr funkciók Az e-hr funkciói kezdetben az intranet és az internet adta lehetıségek kihasználásával az önkiszolgáló személyi adatkezelést, oktatásszervezést és toborzáskezelést segítették. Az önkiszolgáló személyi adatkezelés azt jelenti, hogy megfelelı jogosultsággal minden munkavállaló önmaga gondoskodik adatainak karbantartásáról, naprakészségérıl. Az oktatásszervezési feladatok végrehajtása során önállóan is lehetıség nyílik a tanfolyamokra történı jelentkezésekre. Növekedhet a képzések kihasználtsága, nagyobb szerepet kap a munkavállalók önképzése. Az internetes toborzás bevezetése számtalan elınnyel jár. A szervezet honlapján meghirdetett munkakörökre jelentkezık önállóan tölthetik ki személyügyi adataikat, önéletrajzuk elkészítése is a szervezet által meghatározott formai és tartalmi keretek között valósulhat meg. Az igazán korszerő HR-szoftverek azonban ma már, önálló Internet (Intranet) modullal rendelkeznek. Ez azt jelenti, hogy a szoftver teljes funkcionalitása természetesen az elızıekben felsorolt funkciók is megfelelı jogosultsággal az Internetrıl, vagy a szervezet belsı hálózatáról is elérhetı. A munkavégzés és az információ kezelés tértıl és idıtıl függetlenné válik, a HR-szoftver használatától várható elınyök megsokszorozódnak. Kulcsfogalmak: Rendszertulajdonságok A rendszertulajdonságok az informatikai jellemzıket tartalmazzák: többnyelvőség, felhasználóbarát kezelés, moduláris felépítés, integráltság, platformfüggetlenség. Rendszerfunkciók A kiemelten fontos tágabb és szőkebb értelmezéső emberi erıforrás gazdálkodási tevékenységeket jelentik. Munkaköri specifikáció A munkaköri specifikáció "zsinórmérték" a konkrét munkakörhöz kapcsolódóan. Azt mutatja meg, hogy a munkakör betöltéséhez, mely kompetenciák és milyen szinten szükségesek. 99

100 Munkakörértékelés Egy munkakör annál értékesebb minél több kompetencia minél magasabb szinten szükséges az ellátásához. Munkavállalók felmérése A munkavállalók által ténylegesen birtokolt kompetenciák szintjeinek meghatározása a személyzetfelmérés, az önfelmérés, a tesztek, és a külsı nagypontosságú tudományos módszerek segítségével. Személyspecifikáció A munkavállaló személyspecifikációja azt mutatja meg, hogy a munkavállaló a szervezet kompetenciakészletébıl mely kompetenciát, milyen szinten birtokol valamint a kompetenciaszintek számértékeinek összegét. Teljesítményértékelés A munkavállaló munkaköri és személyspecifikációinak összevetése után létrehozott értékelés. Utódlástervezés Az utódlástervezés funkciója kétféle feladat megoldására is alkalmas. Az egyik esetben a munkavállaló számára keresünk egy felkészültségének jobban megfelelı magasabb munkakört. A másik esetben viszont egy munkakörhöz keressük meg rendszerint több jelöltbıl a legmegfelelıbb munkavállalót, aki vagy azonnal betöltheti a kérdéses munkakört, vagy potenciális utódként veszik számításba. Karriertervezés A karriertervezés minden esetben több lépcsıs elıremenetelt jelent, amelynek során - elsısorban a felmerülı továbbképzési szükségletek miatt - indokolt az egyes karrier elemek idıkereteit meghatározni. Tesztkészítés, tesztszerkesztés A Tesztkészítı lehetıvé teszi, hogy a felhasználó szervezet új képernyı alapú számítógépes teszteket készítsen, vagy akár a papíron már meglévı tesztjeit számítógépre adaptálja. A tesztszerkesztés meglévı tesztjeink módosításának lehetısége az új igényeknek megfelelıen. Kafetéria A választható béren kívüli juttatások rendszerét nevezzük kafetériának. Ennek lényege, hogy egy rendelkezésre álló keretösszeg kerül meghatározásra és a dolgozók a juttatások széles körébıl mint egy étlapról válogathatják össze a saját igényeiknek legmegfelelıbb csomagot. Kafetéria elemek Azon béren kívüli juttatási formák, amelyek közül a munkavállalók a kafetéria rendszer keretében választhatnak, összeállíthatják éves juttatási csomagjukat. Keretösszeg A munkáltató által egy évre meghatározott összeg, ennek erejéig vehetik igénybe a munkavállalók a kafetériában rendelkezésére álló juttatásokat. 100

101 Költségszorzó Az egyes kafetéria elemekhez tartozó szorzó, amely kifejezi az adott juttatáshoz tartozó adó és járulék mértékét. Ez a szorzó határozza meg a juttatás nettó értékét, amit a munkavállaló ténylegesen igénybe vehet. Humán kontrolling A személyügyi kontrolling elsıdleges célja, hogy a szervezet egészére vonatkozóan lehetıvé tegye az emberi erıforrás gazdálkodás eredményességének és hatékonyságának ellenırzését és felügyeletét. Személyügyi mutatószámok A személyügyi adatokból képzett olyan mutatók, amelyek összevontan és tömören közvetítik az információkat. Az e-hr funkciók Az e-hr funkciói kezdetben az intranet és az internet adta lehetıségek kihasználásával az önkiszolgáló személyi adatkezelést, oktatásszervezést és toborzáskezelést segítették. Ellenırzı kérdések: Ismertesse a rendszertulajdonságok fogalmát, sorolja fel ezek közül a legfontosabbakat, és fejtse ki ezek tartalmi összefüggéseit. Sorolja fel a személyügyi tevékenység legfontosabb funkcióit amelyeket a személyügyi rendszerek részletesen támogatnak. Határozza meg a szervezeti kompetenciatérkép és az ezen belüli kompetenciák személyügyi jelentıségét, definícióit, és alkalmazásuk módját. Mire használható fel a munkaköri specifikáció? Ismertesse a munkaköri specifikáció létrehozásának folyamatát. Miért szükséges a szervezetek személyügyi tevékenységéhez a munkakörértékelés? Sorolja fel a munkavállalók felméréseinek módszereit, és értékelje azokat gyakorlati hasznosságuk és alkalmazhatóságuk szempontjából. Mire használható fel a személyspecifikáció? Ismertesse a személyspecifikáció létrehozásának folyamatát. Mit nevezhetünk személyügyi szempontból teljesítményértékelésnek? Ismertesse a legjobban elterjedt teljesítményértékelési módszereket. Mi a legfontosabb különbség az utódlás- és karriertervezés között? Milyen hatást gyakorol a szervezeteken belül mőködtetett utódlás és karriertervezési rendszerek színvonala a toborzás folyamatára? 101

102 Melyek a legfontosabb személyügyi funkciókat támogató informatikai funkciók? Fejtse ki ezek alkalmazásának lehetıségeit, és soroljon fel néhány konkrét szoftvereszközt. Mit nevezünk kafetéria rendszernek? Sorolja fel a legfontosabb kafetéria elemeket. Mi a humán kontrolling célja? Ismertesse megvalósításának gyakorlati feltételeit és módozatait. 2.5 Idıgazdálkodási rendszerek Képzési cél: A fejezetben röviden összefoglaljuk az idıgazdálkodással kapcsolatos ismereteket. Bemutatjuk a hardver és szoftver elemeket, legfontosabb jellemzıiket. A fejezet átolvasása után megismerhetık azokat az elınyök, amelyet az idıgazdálkodási rendszerek nyújthatnak, és némi segítséget kapunk a legmegfelelıbb rendszer kiválasztásához. Az idıgazdálkodási rendszerek a kezdeti idıszakban általában a személyi és vagyonbiztonsághoz kötve, kapuk, kártyák formájában jelentek meg a felhasználók számára. A kezdeti technikai nehézségek és az idegenkedés legyızése után a rendszerek, a beléptetésen túl, egyéb feladatok megoldására is alkalmassá váltak, a beléptetésnél bevált eszközök. Ma már alapvetı igény, hogy a beléptetés adatai felhasználhatóak legyenek a bérszámfejtéshez, illetve egyéb feladatok (üzemi étkeztetés, belsı eladások, tankolás) támogatására. A programok segítségével tervek készíthetık, melyek figyelembe veszik a termelési folyamatok igényeit, számolnak a szabadságokkal, betegségekkel, segítik a helyettesítést stb. A tervek a tényleges jelenlétek alapján módosíthatók, a termelés igényeinek folyamatos kielégítését segítve. Az idıgazdálkodás tehát nem egy beléptetı rendszert (elektronikus kulcsot) jelent, hanem egy hatékony eszközt a vállalat optimális mőködésének elısegítésében, fıként akkor, ha az integrált személyügyi rendszer része. Ebben a fejezetben egy ilyen rendszer elmeit tekintjük át. Fı funkciócsoportok: - beléptetés, - munkaidıgazdálkodás, - a munkaerı felhasználásának tervezése, - termelésirányítás Az átfogó idıgazdálkodás nélkülözhetetlen eleme a jelenlét illetve a távollét adatinak pontos ismerete, melyekhez szükséges eszközöket a jelenlegi fejezetben mutatjuk be. Beléptetés, kiléptetés A rendszerek tervezésének fontos eleme a cég egyes munkaterületei mőködésének elemzése, illetve ennek alapján a megfelelı védelmi szintek kialakítása, az egyes szinteken a célok kijelölése, a megfelelı be- és kiléptetési 102

103 pontok meghatározása. Ezek alapján kell dönteni a mozgási jogosultságokról is az egyes területeken. Minden tervezési lépésnél figyelemmel kell lenni a rendszertıl elvárt áteresztı képességre is. A cél lehet: - Mozgásnyilvántartás és ellenırzés - Mozgáskorlátozás A mozgásnyilvántartás és ellenırzés feladatához szükség van egy leolvasó berendezésre, illetve egy munkavállalói, vagy vendégazonosítást biztosító eszközre. Az azonosításra alapvetıen a kártya alapú rendszerek terjedtek el. A kártyák sokfélék lehetnek és a választást közöttük az befolyásolja, hogy milyenek a biztonsági igények a rendszerrel kapcsolatban. Az azonosításra alkalmas hardver eszközök közül röviden ismertetjük a következıket: - Vonalkóddal ellátott kártya: Elıállítása egyszerő, olcsó, ezért nem biztosít magas biztonságot. Alkalmazása ott praktikus, ahol nagy számú azonosítást kell végezni, illetve a biztonsági követelmények nem magasak. (vevı azonosítás) - Infrakártya: A kártyákon kívülrıl nem látható módon, lyukak találhatók, melyek biztosítják az azonosítást. A fedı réteg infravörös fényben átlátszik, így az olvasó a kártyához tartozó kódot felismeri. Elıállítása nem drága, de ma már ritkábban használják. - Mágneskártya: Talán a legismertebb, legelterjedtebb. Elıállítása olcsó, könnyen másolható. Sajnos a mágneses terekre érzékeny, és élettartama is korlátozott. Használata gyakorlatot kíván. (lehúzási irány, sebesség) - Chipkártya: Ritkábban használt, nehezen másolható, mágneses terekre nem érzékeny. Sajnos mechanikai hatásokra ez a kártya is érzékeny. Kezelése egyszerőbb a mágneskártyánál. Mivel a belsejükben integrált csipek vannak, bonyolultabb feladatok megoldására is alkalmasak. Az ára az eddigieknél magasabb. - Közelítı, proximity kártya: Ezek is chipet tartalmazó kártyák, melyekben egy antenna van abból a célból, hogy az olvasó által sugárzott rádiófrekvenciás jeleket vegye. Ennek hatására a kártya feltöltıdik és visszasugározza kódját. Tehát az olvasótól távol a kártya nem kap tápellátást, csak abban az esetben, ha megfelelı közelségben van. A kártya a többinél kevésbé sérülékeny és használata kényelmes, élettartama korlátlan. Elınyei miatt széles körben alkalmazott. - Kombinált kártya: A fenti megoldások közül több is kombinálható egymással egy kártyán belül. Általában akkor használják, ha különbözı funkciókat akarunk egy kártyával megoldani. - Egyéb eszközök: A fenti kártyás azonosító eszközök mindegyike védtelen az illetéktelen felhasználással szemben. A leolvasók a kártyát azonosítják, nem a felhasználó személyt. Ha ez a biztonsági szint nem elfogadható, akkor a felhasználót felismerı rendszerre van szükség. Ilyenek az ujjlenyomat, írisz, tenyérlenyomat, illetve arc, aláírás, felismerı leolvasók. 103

104 Ezek a rendszerek léteznek, jelenleg azonban az áruk magas, és a sebességük nem elég ahhoz, hogy tömeges beléptetésnél gyakori legyen az alkalmazásuk. Azokon a helyeken, ahol a biztonság kiemelten fontos, ott ma is elıfordulnak, illetve az eszközök fejlesztése folyamatos, ami hosszabb távon biztosítani fogja, hogy egyre elterjedtebbek lesznek Több rendszernél lehetıség van a saját számítógéprıl való bejelentkezésre, és ez jól használható ott, ahol nem biztonsági, hanem idıgazdálkodási feladatokat látunk el. Kiszállások, ügyfélnél végzett munkák esetében, néhány rendszer képes arra, hogy mobiltelefonos bejelentkezést is kezeljen. Ez különösen fontos lehet abban az esetben, ha a projekt költségek pontos megfigyelésére van szükség - Leolvasó eszközök: Az azonosításhoz tartozó egységek közül ez a helyhez kötött eszköz, melyet az azonosítás helyén megfelelıen kell elhelyezni. Általában saját memóriával rendelkeznek. Ez abban az esetben fontos, ha a kapcsolat megszakad a központi számítógéppel, és még sok mozgás adatát kell eltárolni. A kapcsolat helyreállítása után az összegyőjtött adatokat egyben képesek továbbítani a számítógép felé. Saját szünetmentes áramforrással is rendelkezniük kell, mert egyébként áramszünet esetén a tárolt tranzakciók elvesznének. A legegyszerőbb készülékek általában nem rendelkeznek egyéb beviteli lehetıséggel, csak kártyabemenettel, és nem alkalmasak arra sem, hogy a munkavállaló számára üzeneteket továbbítsanak. A korszerőbb készülékek lehetıséget biztosítanak mindkét irányban egyéb egyszerő adatközlésre is. (Pl.: távozás oka, felhívandó telefonszám, stb.) A számítógéphez kapcsolódás szempontjából korábban fıleg a soros porton át történı illesztés volt a gyakori. Ma a korszerő olvasókban lévı mikroprocesszoros egység lehetıvé teszi a helyi hálózatokban is szokásos TCP/IP protokoll alkalmazását is, azaz az olvasó a hálózatokban megszokott kábellel csatolható és szokásos hálózati elemként kezelhetı Az olvasó berendezést össze kell kötni egy mozgáskorlátozó eszközzel is, ha a leolvasó berendezés mellett nem akarunk személyzetet tartani, azzal a feladattal, hogy az illetékteleneket ne engedje be. A mozgáskorlátozó eszközök közül a legismertebbek és a leggyakoribbak a forgóvillák, illetve az olvasó által nyitható kapuk, sorompók. Mindegyik könnyen kijátszható, emberi felügyelet nélkül csak támogató munkavállalói környezetben alkalmazható. Ahol ennél lényegesen nagyobb biztonsági igények vannak, ott rendelkezésre állnak pontos azonosítást végzı ajtók, melyen egyszerre csak egy ember tud áthaladni, és több azonosítás elvégezésére is van lehetıség. (pl.: ujjlenyomat ellenırzés) Látható, hogy a rendszerek biztonságával szemben támasztott igények jelentısen csökkentik a rendszer áteresztı képességét. Egy rendszer tervezésénél ezért alaposan meg kell fontolni, hogy milyen elemeket használunk, mert rossz esetben el lehet érni, hogy a munkaidı végéig nem tud minden munkavállaló a munkahelyére jutni, vagy a drága berendezések ellenére a minimális védettség sem lesz elérhetı Az eddig ismertetett eszközök beépítése után még mindig nem rendelkezünk információval arról, hogy milyen mozgások történtek, kik tartózkodnak bent stb.. 104

105 Ahhoz, hogy ezeket az információkat az olvasókból kinyerjük, szükségünk van egy számítógépre, vagy egy számítógépes hálózatra, illetve a megfelelı programra mely kapcsolatot tud tartani az olvasókkal, és a belılük nyert információkat feldolgozza. A következıkben néhány szót ejtünk a beléptetést vezérlı programok feladatáról, illetve jellegzetességeirıl, mint a beléptetés szoftver eszközeirıl. A beléptetést támogató programok általában moduláris felépítésőek, vagy ha nem, akkor is tartalmazzák az alább ismertetett modulok funkcióit. Az alapadatok modulban kell felsorolni a munkavállalók adatait, a szervezeti egységeket, a kártya adatokat, illetve az olvasókat. A kártyákat össze kell rendelni a munkavállalókkal. Rendszerint ebben a modulban kell létrehozni a naptárat is, amely az éves munka-, munkaszüneti és ünnepnapokat tartalmazza. Az ünnep és munkaszüneti napokon általában külön meg kell határozni a belépési jogosultságokat. Definiálni kell az elhelyezett olvasókat is. Mód van arra, hogy az intelligens olvasók speciális funkcióit is beállítsuk. Szükség lehet arra, hogy bizonyos területre mindig két munkavállaló lépjen be egyszerre, vagy a kártya bemutatás után esetleg PIN kódot is kérhet a rendszer stb. A különbözı rendszerek igen sok megoldást ajánlanak, ezekrıl a kiválasztás során kell részletesen tájékozódni. A modul beállításainál praktikus a biztonsággal foglalkozók segítségére támaszkodni. Egy munkavállalói adatokat tartalmazó lapot mutat a következı ábra: A beléptetés és vezérlés funkciójához tartozik a zónabeosztás, illetve itt lehet definiálni a kártya csoportokat, illetve a belépési jogosítványaikat. Ehhez a modulhoz tartozik a terminálok figyelése, itt kapunk visszajelzést állapotukról. A vendégek kezelése is ennek a modulnak a feladata. Az elveszett kártyák törlése, pótlása is itt 105

106 végezhetı, illetve itt lehet megadni az egyes kártyák belépési jogosultságát, az olvasóhoz rendelésükkel. Meg lehet határozni azokat a területeket, melyhez tartozó olvasók átengedik a kártya- tulajdonost. Itt lehet beállítani azt is, hogy a számítógépen megjelenjen e a belépı fényképe vagy sem, illetve innen lehet a telefonon bejelentkezınek SMS választ küldeni stb.. Ebben a modulban lehet a biztonsági struktúrát véglegesen kiépíteni. A jogosultságok kezelése azért fontos mert a munkavállalói adatokat, mozgásokat, jogosítványokat, korrekciós lehetıséget tartalmazó programhoz nyilvánvalóan nem lehet mindenkinek hozzáférése. Általában meg lehet választani, hogy egy adott felhasználó mely modulokhoz és mely szervezetekhez, illetve személyekhez férhet hozzá. Ezen beállítások szervezet függıek, de a programok rendszerint elég finom paraméterezhetıségük miatt az igényeknek meg tudnak felelni. Munkaidıgazdálkodás A munkaidı adatok figyelése és nyilvántartása ahhoz szükséges, hogy a mozgás adatokból a munkaidıre vonatkozó adatok kinyerhetık legyenek. Szükség van arra, hogy a programrendszer számára megadjuk a lehetséges munkarendeket, munkaidıket, illetve az ezekhez tartozó munkavállalókat. Ebben a modulban kell rendelkezni arról, hogy mi történjen a munkarendtıl eltérı mozgásokkal.(elıbb érkezı, késıbb távozó munkavállaló, stb.) Általános gyakorlat, hogy a program számára meghatározhatók olyan egyenlegek, ahol ezek az idık növekednek, illetve csökkennek, meghatározott algoritmusok szerint. Megjegyzendı, hogy az egyenlegek jó meghatározása elısegíti a bérszámfejtéshez való illesztést. A könnyebb megértést segítı példa lehet a rugalmas munkaidınél alkalmazható egyenleg, ahol a napi kötelezı munkaidıt meghaladó, többlet idıt, illetve a kötelezı idıt el nem érı hiányt győjthetjük egy egyenlegben. Ez az egyenleg a hó végén a kötelezı havi idıtıl való eltérést fogja mutatni. A következı ábrán az egyenlegek beállítására szolgáló képernyı látható: 106

107 Ebben a modulban szokás kezelni, a szabadságokat, betegségeket, illetve a hiányzásokat is. Általában rendelkezni kell a törvényes keretekrıl is (maximális túlóra, minimális pihenı idı, stb.). A modul adataival kapcsolatosan sok lekérdezés igény van, melyet a rendszerek igyekeznek kielégíteni. Azok a programok a legkényelmesebbek a felhasználók számára, ahol a lekérdezések egyszerő elıszőrıkkel (szervezeti egység tól ig, stb.) adatbázis ismeret nélkül önállóan is (informatikus nélkül) elkészíthetık. A beállításoknál érdemes a bérszámfejtéshez értı szakemberekkel konzultálni. Az idıadat korrekció funkciójára azért van szükség, mert ha egy szervezetnél sikerül is kiküszöbölni a fegyelmezetlenségbıl adódó korrekciós igényeket, akkor is szükség van arra, hogy a tényleges mozgásadatokon esetleg változtassunk. Különösen gyártással foglalkozó cégeknél gyakori az egyenlıtlen munkaterhelés, illetve az ebbıl következı, mőszakváltoztatás, munkarendváltozás, stb.. A beállított paraméterek hatására mőködı programunk ilyenkor indokolatlanul jelezhet hiányzást, illetve túlórát. A távolléteknél is csak utólag derül ki a hiányzás oka, melyet a rendszerrel már rendszerint csak ezen az úton tudunk közölni. Számtalan példát lehetne még arra hozni, hogy mikor kell a rendszer adataihoz hozzányúlni. Ezeket a feladatokat egy (vagy több) megbízott jogosítvánnyal rendelkezı személy végezheti el a béradat átadás elıtt. Ezeket a beavatkozásokat a rendszerek megkülönböztethetıen kezelik, a folyamatos ellenırizhetıség miatt. A beavatkozások idıtartama általában visszafelé egy hónapban korlátozott. A tapasztalat az, hogy szervezetenként legalább egy fınek foglalkoznia kell ezzel a feladattal. A következı képen látható a korrekció képernyıje, melynek felsı részén látható az olvasóból származó adat, az alsó részen pedig a felosztás az egyenlegek között. Megfelelı jogosultsággal mindkét fél módosítható 107

108 108

109 A béradat elıkészítés, bérfeladás funkciója arra szolgál, hogy ha a munkavállalói mozgásadatokat megfelelıen győjtöttük, a kívánt korrekciókat elvégeztük, akkor jól használható alapadatokkal rendelkezzünk a béradatok elıkészítéséhez. Az eddigiekben azonban nem esett szó arról, hogy az egyes munkarendekhez, milyen bérezési forma tartozik. Ezek összerendeléseit ebben a modulban kell megtenni. Természetesen az összes elıforduló mozgás esetre meg kell határozni a szükséges bérelemet. A korábbiakban létrehozott egyenlegek, már egyfajta elıkészítést jelentenek ebben a munkában is. A rugalmas munkaidınél említett példát folytatva, itt arról kell rendelkezni, hogy a havi törvényes munkaidıtıl való eltéréssel mi legyen. A többlet elszámolható túlóraként, a hiány levonható a munkabérbıl, vagy az egyenleg továbbvihetı a bérszámfejtésbe nem vonjuk be. Ha a bérszámfejtésnek foglalkoznia kell az egyenleggel, meg kell adni a számfejtendı bértípust egyenlegenként. Általában az informatikusok segítségével, de itt kell megadni azt, hogy mit, milyen formában és hová kell a rendszernek küldeni, ahhoz, hogy a bérszámfejtés elérje az adatokat. Ehhez az intelligens rendszerek segítséget adnak, néhány paraméter beállítása után az átadó program mőködıképes. A modul beállításaihoz nélkülözhetetlen a bérszámfejtés szakértıinek segítsége. Felhasználási lehetıségek: Ha arra van szükségünk, hogy egy megfelelıen méretezhetı biztonsági rendszerünk legyen, akkor a fenti programrendszer beléptetés, kiléptetés funkciócsoportjával ezt a feladatot el tudjuk látni. Nagyobb vállalatoknál a biztonsági feladatokat általában külön szervezet látja el, és a feladataik támogatásához ezek a modulok elégségesek. Mindig lehet tudni, ki hol tartózkodik, az illetékteleneket a rendszer kiszőri. A munkavállalók munkaidejének elemzéséhez, már nélkülözhetetlen a munkaidıgazdálkodás funkciócsoportja. Ennek segítségével átfogó képet kapunk a munkavállalók munkaidejének felhasználásáról, elemezhetıek a túlmunkák, késések, hiányzások, a szabadsági szokások stb.. Az elemzések, visszacsatolhatók a munkaszervezésre, mely közvetlen megtérülést eredményezhet. Elvégezhetjük a megfelelı korrekciókat. A munkaidıgazdálkodás funkciócsoportjának része a bérszámfejtés elıkészítése. Egy ilyen rendszer mellett már elvárható feladat. Egyébként az itt automatikusan keletkezı adatokat, még egyszer, kézzel fel kell rögzíteni a bérszámfejtésben. Ma már az ilyen élımunka igényes feladat minden szervezet számára igen drága. A modul megvásárlása a többiek mellé, csak növeli a beruházás teljesítmény /ár viszonyát 109

110 Itt látható egy példa a hiányzók megjelenítésére: Gyakorlati kérdések: A rendszer tervezésénél még van néhány kérdés, melyre gondolni kell, mert e kérdések átgondolása nélkül súlyos problémák keletkezhetnek a rendszer mőködtetésével kapcsolatban. Ha korlátozó elemek vannak felszerelve, akkor tervezni kell, hogy mi történjen áramszünet esetén. (ez nem gond az olvasóknál, hiszen ezek mindegyike saját szünetmentes áramforrással van ellátva) Az áramszünet lehet egy olyan katasztrófa helyzet következménye, ami miatt a védett területet mindenkinek sürgısen el kell hagyni, ezt a kapuk sorompók nem akadályozhatják, de ugyanakkor meg kell akadályozniuk azt, hogy illetéktelenek a katasztrófa területre tévedjenek. Nem kerülhet tehát az összes sorompó felnyitott állapotba. Általános megoldást itt nem lehet javasolni, a lehetséges megoldásokat a helyszínen kell kidolgozni. Hasonló zavarnak minısül az az eset is, amikor az olvasó terminál elveszíti a hálózati kapcsolatot a központi szerverrel. Ebben az esetben, nem áll minden információ rendelkezésre a megfelelı döntéshez. (pl.: nem nézhetı meg a belépı fényképe melyet a szerveren tárolunk, stb.) Erre az esetre minden egyes olvasó terminált elıre fel kell készíteni a helyi viszonyoknak megfelelıen. A programoktól elvárható igény, hogy ebben az esetben, értesítést kapjanak a probléma megoldásban érintettek. 110

111 Munkaerı felhasználás tervezése Ha már rendelkezésünkre áll egy munkaidı nyilvántartást biztosító rendszer, logikusan merül fel a gazdálkodás kérdése, ami megkívánja a tervezést is. Általában az itt ismertetett programoknak vannak tervezı moduljai is. A tervezés feladatai: - a szőkös emberi erıforrások optimalizálása, - megfelelı kapacitások biztosítása a megfelelı helyen és idıben, - a személyzeti tervezés javítása a különbözı befolyásoló tényezık figyelembevételével, - személyzeti költségmegtakarítások, - a meglévı személyzeti erıforrás hatékony felhasználása, - tervezett hiányzások kezelése, - túlzott többletek és hiányok összehasonlítása múltban, jelenben, jövıben. Ahhoz, hogy az erıforrásokat a programmal optimalizálni lehessen, az eddigieken túl, még több információt kell a programmal közölni, az alább felsoroltak szerint. Szükség van a törvényi szabályozásoknak, mint peremfeltételeknek a beállítására. Be kell beállítani, pl. a fiatalkorú munkavállalók maximális munkaidejét, a terhes nıkre vonatkozó munkaidıkorlátokat, a kötelezı pihenıidıket stb.. Ezeket a tervezés során nem lehet túllépni. Meg kell megadni az egyes tervezési egységeket, és a szükséges képesítéseket, melyeket hozzá is kell rendelni az egyes munkavállalókhoz, illetve meg kell adni, hogy az adott munkavállalót, fel lehet, vagy kell, illetve tilos a tervezésnél felhasználni. (Pl. a jogosítvánnyal rendelkezı vezérigazgatóval számolhatunk-e a szállítási feladatoknál.) A programnak szüksége van a munkaerıigényre, -melyet nyerhetünk a rendelés adatokból is-, illetve a tervszerő hiányzásokra is, melyet saját programunkból érhetünk el. A tervezés, igényektıl függıen általában történhet mőszak és órabontásban is. A tervekben látszik a szükséges, illetve a várhatóan rendelkezésre álló munkaerı. A hiányokat pótolni lehet, az erre a célra korábban kijelölt munkavállalók közül. A munkaerı felhasználás tervezése funkciócsoport megfelelı mőködéséhez, a munkaidı nyilvántartásával kapcsolatos adatokat pontosan kell kezelni, ezért a két funkciócsoport között közvetlen adatkapcsolatot kell kialakítani a következı adatokra vonatkozóan: - hiányzási idık közlése, - munkaerıpótlás biztosítása nem tervezett hiányzások esetén, - munkaidık meghatározása (Szolgálati tervek), - munkahelyek megadása (Tevékenységek), - teljesítendı és valós munkaidık összehasonlítása, - az egyénileg megállapított munkaidı szabályozások (napi, heti, havi, éves munkaidı, valamint a személyes kívánságok) figyelembevétele. A tervezı program alkalmazása, hosszú és rövidtávon is jelentıs segítséget nyújt, túl a termelési feladatok közvetlen támogatásán: - történeti összehasonlítás, mely tartalmazza az eltérések megadott okait, - aktuális összehasonlítás rövidtávú személyzeti tervezéshez. Jövıbemutató összehasonlítások az alábbiak megjelenítésére: 111

112 - megvalósítható és nem megvalósítható tervek, - közép/hosszú távú személyzeti szabadságok, - kiegészítı/beugró személyekkel kapcsolatos igények, toborzás. A következı ábra egy tervezı program egyik kimeneti képernyıjét mutatja. A kötelezı oszlopban munkakörönként látható a szükséglet munkakörönként órában, a tényleges oszlopban a rendelkezésre álló kapacitás látható. A kiemelt mezıkben mindenütt hiány tapasztalható. Termelésirányítás A korszerő idıgazdálkodási rendszerek a termelésirányítás funkciócsoportjának támogatását is elvégzik. Ez a funkciócsoport rendkívül összefügg az általa támogatott termelési, gyártási tevékenységgel. Tekintettel arra, hogy a különbözı iparágak nehézipar, vegyipar, energiaipar, bányászat, stb. egymástól rendkívül eltérı munkafolyamatokra épülnek, termelésirányítási rendszereik is nagyon speciálisak. Emiatt ennek a funkciócsoportnak részletesebb ismertetésére jelen keretek között nem vállalkozunk. Egyéb funkciók Az idıgazdálkodási rendszerek, általában alkalmasak egyéb, még nem említett feladatok megoldására is. Ezek amiatt, hogy nem mindenütt szükségesek, általában külön modulként vásárolhatók meg, de a rendszer egyéb részeivel tökéletesen együttmőködnek, vagyis integráltak. 112

113 Projektfigyelés Ha a fentieken túl létrehozunk a rendszer megfelelı moduljában projekteket, meghatározva a hozzátartozó szervezeteket, személyeket, illetve helyszíneket, akkor lehetıségünk lesz a munkaidı regisztrálást a projektekhez kötni. A projektidık regisztrálása, lehetséges számítógépes terminálon, esetleg rádiótelefonon, illetve a teljes munkaidı felosztható a projektek között. Gépjármő beléptetése, elszámolása A beléptetési módoknál nem beszéltünk arról, hogy a munkavállaló esetleg gépkocsit is használhat, illetve ezzel a vállalat területére is beléphet. Természetesen ekkor is lehetıség és szükség van a belépés jogosságának ellenırzésére, illetve a mozgáskorlátozásra is. Egyrészt használhatók a már korábban megismert közelítı kártyák, melyek a gépkocsiba is beépíthetık, másrészt akár egy rendszám felismerı rendszert is elhelyezhetünk. A gépkocsiba épített közelítı kártyák általában nagyobb teljesítményőek, távolabbról kapcsolatba tudnak kerülni a leolvasóval. A rendszám felismerı rendszerek általában a térfigyelı rendszer részeként üzemelnek, ekkor egy kamera leolvassa a rendszámot, továbbítja a felügyeli programnak, mely a rendszám alapján azonosítja a gépkocsit, és intézkedik a korlátozó felé. Raktárak területére sokszor csak úgy lehet ki- és belépni, hogy mérlegelésen esik át a gépjármő. A gépjármő beléptetés sokszor hasonlóan mőködik, mint a személybeléptetés. A gépkocsival érkezı személy saját kártyája alapján kerül regisztrálásra, és ha joga van gépkocsival belépni, akkor kinyílik a sorompó, a gépjármő belépési jogosultságát nem ellenırzik. Ilyen csökkentett biztonságú rendszer azonban nem használható minden helyen. Ha a telephely rendelkezik üzemanyag kúttal, akkor a rendszerek segítségével, figyelemmel lehet kísérni a tankolás folyamatát is, hiszen a kártyákkal mind a gépkocsit, mind a személyt azonosítani tudjuk, tehát ellenırizhetı a tankolási jogosultság, így az üzemanyagköltség elszámolható a beállított szabályok szerint. Ezt a modult már nem minden rendszer tartalmazza. Üzemi étkezés elszámolás A beléptetéshez használt kártyák és olvasók alkalmasak arra is, hogy speciálisan az üzemi étkezési jogosultságot, és az egyéb törvényi feltételeket, ellenırizzék. Az étkezés igénybevétele az alapadatok alapján, a megfelelı költségviselıre elszámolható. Ha dolgozói térítés is tartozik az étkezéshez, akkor az igénybevétel adatai a bérszámfejtéshez továbbíthatók. Belsı eladások Az üzemi büfében, üzletben történı vásárlások kezelése szintén megoldható a rendszereknél használt eszközökkel, a megfelelı szoftvertámogatás van hozzá. A munkavállalókhoz jogosultságot, hitelkeretet lehet megállapítani, melyeket a vásárlások, rendelések esetében ellenırizhetünk. A vásárlásokkal kapcsolatos összesítık átkerülnek a bérszámfejtésre. Az árakat a vásárlókörnek megfelelıen differenciáltan állapíthatjuk meg. (kedvezményes munkavállalói árak) 113

114 Rendszertulajdonságok, az informatikai környezet jellemzıi A forgalomban lévı rendszerek jelentıs része Windows környezetre készült, s tekintve, hogy az asztali számítógépek több mint 80%-án ez az operációs rendszer fut, az elvárás is ez. Az idıgazdálkodási programok számára általában elégséges az a hardver melyet a jelenlegi operációs rendszerek illetve az adatbázis kezelık megkívánnak akár a szerver akár a kliens oldalon. A rendszerrel kapcsolatban általános igény, hogy sok kimutatást tudjon rugalmasan szolgáltatni. Már a kiválasztásnál is figyelemmel kell lenni erre. Ha a kiválasztott rendszernek ez nem erıssége, akkor érdemes valamelyik általános az adott adatbázishoz alkalmazható lekérdezés generátort beszerezni, (pl.: Crystal Reports), és használatát megtanulni. Amikor egy vállalat már meglévı informatikai környezetébe kíván idıgazdálkodással kapcsolatos programot vásárolni, akkor már a kialakult rendszerekre is tekintettel kell lenni, mert a legjobb rendszer is meg fog bukni, ha nem illeszthetı a már bevált programjainkhoz. Tekintsük át a munkavállaló beléptetésének folyamatát. A munkaügyrıl vagy a humánpolitikáról, hogyan jutnak el az adatok a biztonságtechnikával foglalkozó szervezethez. Egy nagy létszámú, nagy fluktuációval bíró szervezetnél, kézi adatszolgáltatással nem követhetı, nem állapítható meg, hogy kinek van még belépési jogosultsága és kinek nincs. A rendszer szállítójától el kell várni, hogy legyen javaslata a munkaügyi adatok és a beléptetı adatok automatikus összehangolására. Vonatkozik ez olyan esetekre is, amikor valaki tartós távollétrıl tér vissza, vagy tartósan távol van stb. Ezeknek a munkavállalóknak a jogosítványait is, automatikusan kell átadni a beléptetı rendszerbe. A helyzet lehet ennél bonyolultabb is, ha a bérszámfejtési, a munkaügyi és a humánpolitikai feladatok szétszórva több egységnél funkcionálnak. Ha termelésirányítási rendszer mőködik a szervezetnél, akkor ez a rendszer nem nélkülözheti a beléptetı rendszer adatait. A tényleges megjelenések alapján módosítani kell a terveket, illetve intézkedni kell, helyettesítésrıl stb. Ez az elektronikus kapcsolat sem pótolható kézi adatszolgáltatással, így ha a két rendszer nem tud kommunikálni, állandó gondokat okoz, és elıbb utóbb a rendszer(ek) cseréjét fogja okozni. Kulcsfogalmak: Idıgazdálkodási rendszer Az általános vélekedéssel ellentétben nem csupán a beléptetés funkciócsoportját jelenti, hanem a munkaidıelszámolás, a munkaerı felhasználás tervezése és a termelésirányítás funkciócsoportjait is. Proximity kártya A jelenleg leggyakrabban használt chipet tartalmazó kártya, amelyben egy antenna van abból a célból, hogy az olvasó által sugárzott rádiófrekvenciás jeleket vegye. Ellenırzı kérdések: Alkalmazható-e személyi azonosításra a proximity kártya? Igaz-e, hogy áramszünet esetén minden mozgáskorlátozót nyitott állapotba kell helyezni? Milyen egyéb informatikai rendszerrel tart kapcsolatot az idıgazdálkodási rendszer? 114

115 Mikor van szükség idıadat korrekcióra? Mi a munkaerı felhasználás tervezés célja, feladata? Lehet-e tervezı programot üzemeltetni munkaidı nyilvántartás nélkül? 2.6 Az e-learning rendszerek Képzési cél: Jelen fejezet célja, hogy a hallgató megismerkedjen az e-learning technológia alapjaival, annak a legfontosabb elemeivel, mőködési sajátosságaival és leggyakoribb felhasználási területeivel. A tananyagrész abban kíván segítséget nyújtani az olvasónak, hogy ismerve az e-learning fogalmát, megértve a háttérben húzódó informatikai folyamatokat, maga is képes legyen eldönteni, milyen követelményeket fogalmazhat meg egy ilyen rendszerrel szemben Bevezetés, az e-learning alkalmazások elterjesztésének indokai Az e-learning magyarországi használata Magyarországon a távoktatási forma bevezetésére a 90-es évek elejétıl jelentıs erıfeszítések történtek. Ma már több fıiskola, egyetem is részletesen kidolgozott távoktatási anyaggal, módszertannal rendelkezik. Hazánkban az elsı e-learning megoldásokat kínáló cégek az ezredforduló után jelentek meg. Egyre több helyen használják sikeresen az e-learning által nyújtotta lehetıségeket, azonban a köztudatban még mindig idegenként cseng az e-learning angol szó. Oka ennek az is, hogy számos rossz gyakorlat valósult meg és az eredménytelenségbe (pénzügyi, idıbeni, emberi tényezık szerint egyaránt) futó projektek visszhangja jóval nagyobb lehet, mint a sikereseké. Amelyik intézmény, cég úgy dönt, hogy képzési hatékonyságát e-learning rendszer használatával kívánja fokozni, annak a bevezetés során ezért nagy hangsúlyt kell pozitív kommunikációjára fektetni. Törekedni kell, hogy a leendı hallgatók még a tényleges használat elıtt folyamatosan ismerkedjenek ezzel az oktatási rendszerrel, és egy hatékony eszköz képe jelenjen meg bennük. Emberi beállítódás, hogy amit nem ismerünk, attól félünk, tartózkodunk. Ezt vegyük természetesnek, és tudatos kommunikációval kezeljük. Új infokommunikációs technológiák Az e-learning magyar nyelvő jelentése elektronikus oktatás. Kialakulását, az új technológia megjelenésének okait az informatika és a pedagógia alkalmazott tudományterületeinek fejlıdésében kell keresni. A számítástechnika és a digitalizálás fejlıdését talán nem is kell különösebben méltatni. A mindennapi élet számos területén jelennek meg új szolgáltatásokat kínáló új szerkezetek, illetve mind több hagyományos szolgáltatást, terméket egészít ki elektronikus eszköz, berendezés. A digitalizálás a fejlıdésnek új lendületet adott. Az 115

116 ma már standard levelezési formának számít, nemsokára ilyennek tudhatjuk az e-businesst is. Jól megfigyelhetı az a folyamat, melynek révén a korszerő digitalizációs eljárások segítségével egyre bonyolultabb, összetettebb, azaz újabb és újabb szolgáltatásokat hordozó (pl. számítógép, korszerő anyagok, jármővek), illetve egyre összetettebb szolgáltatások (kereskedelem, oktatás, gyógyászat) sor tulajdonsága, jellemzıje, minısége alapvetı változásokon megy keresztül. A digitális technika ma már gyakorlatilag minden termék és szolgáltatás esetében szerepet kap a tervezéstıl az eladásig a teljes folyamatban. Az oktatás, képzés szintén olyan ütemben fejlıdı ágazat, ami nem nélkülözheti a rohamos informatikai fejlıdés eredményeit. A life-long learning szólam helyett gyakorlattá, a középfokú oktatás általánossá, a felsıfokú képzés tömegessé vált. A hallgatói létszám növekedésébıl adódó igényeket a csupán hagyományos oktatási módszerekkel már nem lehet kielégíteni. A képzések minden szintjén elterjedtek az esti, majd a levelezı, napjainkban pedig a különféle távoktatási formák. A tananyagok egyre inkább felhasználóbarátabbak azaz mindinkább próbálják helyettesíteni a tanárt, több és több pedagógiai elem jelenik meg magában a tananyagban. Az oktatásszervezési módszerek automatizáltsága nı, hatalmas fejlıdésen mennek keresztül az oktatást, tanulást segítı eszközök is. Ma már nehéz elképzelni olyan oktatást, melyben ne kapna szerepet a számítógép. A hagyományos oktatási technológiák azonban még nehezen fogadják be az információs forradalom miatti új módszereket. Ennek oka elsısorban az, hogy az oktatás, képzés hagyományos formáiban az oktatók véleménye, szemlélete a mérvadó. Még érzékelhetı az idegenkedés, pedig az e-learning esetében a szinkron oktatás kifejezetten az elitképzést, a tutoriális rendszerő oktatást helyezi elektronikus környezetbe, amivel újra összekapcsolja a nappalitól a távoktatásig tartó oktatási módszertanok során az egymástól eltávolodott tanárt és diákot. Az internet, mint közvetítıközeg Az internet egy nemzetközileg elterjedt, angol eredető szó. Magyar jelentése a hálózatok hálózata, amely az egész világot körülöleli. Egy olyan virtuális közeg, amely a valódi világ mellett alternatív teret biztosít. Az oktatási folyamatok megváltozásában ez azt eredményezi, hogy a korábbi szemtıl-szemben való együttmőködések kiegészülnek virtuális térben való kommunikációs csatornával. Idıben el is különülhet (aszinkron mód), ami más ütemezéső reakciókat kíván meg a felektıl, illetve az egyidejő (szinkron) kommunikáció is más viselkedésformákat generálhat a nem egy helyen lévı és a használt technikai eszközök által is korlátozott oktatási alkalmaknál. Azaz az internet technológiai adottsága, amely a számítógépen keresztüli oktatási folyamatokat földrajzilag távol lévı szereplık tekintetében is biztosítani tudja, erıteljesen megváltoztatja a nevezett folyamatok módszertani felépítését. Speciális célszoftverek tömegessé válása Az oktatástechnológiai keretrendszerek, vagy más szóval oktatásmenedzsment-rendszerek (LMS-ek) a tanulási folyamatok megtervezésére, lefolytatására és kiértékelésére használatos alkalmazások. Lényegük, hogy a megfelelı tudás a megfelelı idıben, a megfelelı formában jusson el a megfelelı hallgatóhoz. A következı alapvetı funkciók minden oktatásmenedzsmentrendszerben a felhasználók rendelkezésére állnak: regisztráció és a regisztrációk 116

117 nyomon követése; tananyag beillesztés- és indítás; vezetıi riportok készítése; oktatással kapcsolatos erıforrások menedzselése. A tipikus oktatásmenedzsment-rendszer tehát a tanítás és tanulás valamennyi résztvevıjét támogatja munkájában. A HR szakértı nyilvántarthatja a rendszerben az oktatási célra (is) használatos személyi és tárgyi erıforrásokat, hogy azokat az oktatásszervezı képzésekhez rendelhesse. Az LMS az oktatót a tartalom (tananyag) létrehozásában és felhasználásában, a hallgatók haladásának nyomon követésében és tudásuk értékelésében is segíti. A képzéslistához és a regisztrációkhoz a vezetık is hozzáférhetnek, és ezekrıl az információkról a hagyományos (nem-elektronikus) oktatási rendszerekkel ellentétben néhány gombnyomással, azonnal kimutatásokhoz juthatnak. A hallgatók folyamatosan hozzáférnek a képzésekkel kapcsolatos információkhoz, és sok esetben fórumokon és belsı en keresztül a tantermen kívül is kommunikálhatnak egymással, vagy az oktatóval, oktatásszervezıvel. Az elmúlt években világszerte elterjedtek ezek a szoftver-rendszerek, amelyek nagymértékben automatizálták a hagyományos tantermi képzés szervezési és értesítési folyamatait és az elektronikus tananyagokhoz való kontrollált hozzáférést. A jelenlegi trendek arra mutatnak, hogy hasonló lépés következik be az e- tananyagfejlesztés területén is: egyre több elérhetı árú alkalmazás jelenik meg, amelyek egy erısebb irodai szoftverismerettel már használhatóak az oktatók számára is, nem kívánnak meg speciális informatikai szakismereteket. A tanulói szokások megváltozása: life-long learning Sokan úgy gondolják, hogy a life-long learning a felnıttoktatás, felnıttképzés mőszava, csak erre vonatkozik, és a jelenlegi alapképzéseknek egy kiszélesített és az eddigieknél hangsúlyosabb meghosszabbítása csupán. Ezzel szemben a hagyományos tanulói szokások teljes megváltoztatását jelenti. A világban zajló folyamatok dinamikus változásához való alkalmazkodás igénye mindenki számára megköveteli a folyamatos tudásszerzést, gyakorlatilag valóban az életünk végéig képzésekben kell részt vennünk. Napszaktól, helytıl független ismeretszerzés Azt nevezhetjük egyéni tanulónak, aki jellemzıen közvetlen pedagógiai segítség (oktató, tanár) nélkül tanul. A távoktatáson belül számtalanszor találkozunk ezzel a tevékenységgel. A tanuló tanárától esetenként több száz kilométerre, otthon, munkahelyén, esetleg távtanulási központokban tanul, méghozzá a saját idıbeni ütemezésében. Ahhoz, hogy ebben a megváltozott tanulási formában a tanulót a kitőzött tudás sikeres elsajátításához eljutassuk, olyan oktatási eszközrendszert kell alkalmaznunk, amely így is leköti a tanulót és interaktívan (aktív válaszadásra, gyakorlati alkalmazásra késztetıen) támogatja. Az oktatói szerep átalakulása, a tanulók felkészítése az önálló tanulásra Az e-learning a tanuló részérıl megfelelı tudást és gyakorlatot követel a számítástechnika és számítógép használata terén. Ezen ismeretek hiánya jelentısen lelassíthatja a tanulási folyamatot, szélsı esetekben a hallgató képtelen lesz az új információkat a képernyırıl befogadni. Ezen alapszintő ismeretek célirányos képzések során rövid idı alatt elsajátíthatók (az elektronikus tananyagok megtervezésénél a könnyő kezelhetıség is szempont), majd ezt követıen nagy biztonsággal képesek a hallgatók az elektronikus tananyagokat használni. 117

118 A távoktatásban a tanulási folyamat eredményességéért a felelısség nem a tanárt terheli, hanem a tanulót. A felelısség elviselése azonban érett személyiséget kíván, aki tudatában van felelısségének, és kellıképpen motivált is a képzés véghezvitelében. A távoktatási rendszerek sarokpontja a motiváció. Motiváció nélkül nincs siker. Mi motiválhatja a hallgatót? Néhány példa: az érdeklıdési köre, a munkahelyi követelmények, presztízs vagy az anyagi helyzet. A képzés teljes folyamatában szükséges a motiválás, mert a kezdeti lelkesedést érdektelenség, unalom követheti, ami a képzésbıl való kieséshez vezethet. Az elıbb említettek szerint, amennyiben a hallgató rendelkezik számítástechnikai és számítógép használati ismeretekkel, valamint kellı motivációval, akkor alkalmas az e-learning használatára. Részvétel az elektronikus oktatási anyagok készítésében A mai ember egyre több információt szerez meg a monitor elıtt. A számítógépes multimédia több érzékszervet - agyunk nagyobb területét - képes mozgósítani a tanulás érdekében. Ahhoz viszont, hogy multimédián megjelenı irányított egyéni tanulással elsajátítható ismeret jöjjön létre, sok szakember megfeszített munkája szükséges. A briliáns módon megjelenı multimédia mit sem ér, ha tartalmilag, vagy pedagógiailag nincs átgondolva, és ennek a fordítottja is igaz. A multimédiás tananyagban ugyanakkora súlya van a tartalomnak, a megjelenésnek, a pedagógiai elveknek. Ha egyik momentum gyengébben érvényesül, a tanuló érezni fogja a hiányát. Aki tehát multimédiás tananyagfejlesztésbe fog, igen sokrétő tudással kell, hogy rendelkezzen, sıt, a legjobb, ha több szerzı csapatban végzi ezt a feladatot. Az írott, vagy a nyomtatott médium esetében az összetartó részletek figyelemmel kísérése, a koherencia nyilvánvalóbb, mint a beszédnél, vagy az elektronikus szövegnél. Tanulásnál a könyvben való oda-vissza lapozással, cetlik elhelyezésével vagy papírok szétterítésével lényegesen jobb eredmény érhetı el, mint a képernyın történı olvasásnál, ha ugyanarról a szövegrıl van szó. Senki sem szeret hosszabb szöveget képernyırıl olvasni, folyton a gördítısávon navigálni. A képernyı másra való: interakciók helyezhetık el, képek, animációk, hangok, filmek stb. hívhatók a szövegkörnyezetbe. A koherencia itt már médiumok közötti, a pedagógiai átgondoltság ebben az esetben hatékonyabbá teszi az ilyen tudásátadó környezetet, mint csupán a nyomtatott szöveget. Egy oktató számára a tananyagfejlesztésben való részvétel lehetısége számos elınyt hordozhat, mi most ebbıl kettıt emelünk ki: Saját tudásának eljuttatása nagyságrendekkel nagyobb tanulói körhöz valósulhat meg; A tudásátadás intenzívebb lehet, a képzésben használt e-learning tananyag szemléletesebb, kifejezıbb információs csomagot tud adni a vizualitás és a digitális interakciók révén. Tutori szerepkör megjelenése A korábban említett megváltozott tanulói szokás párjaként erıteljesen megjelenik az önálló tanulás támogatásának oktatói szükségleteként a tutori szerepkör. A tanulót nem hagyjuk teljesen magára, egy, vagy több tanulást segítı személyt 118

119 jelölünk ki mellé. Ettıl kezdve már nem csupán egyéni tanulásról, hanem távoktatásról beszélünk. Nagyon fontos ismernünk a tanuló motivációs szintjét. Amennyiben a végeredményt illetıen nem eléggé motivált, nem fog nekikezdeni a tanulásnak, vagy különbözı okokra hivatkozva abba fogja hagyni. A motiváció folyamatos fenntartása a tutor egyik fontos feladata. Egyéni tanulást támogató e-learning tananyagról akkor beszélhetünk, ha az tartalmaz minden információt, szemléltetı anyagot ami az adott képzés sikeres elvégzéséhez szükséges. Nagyon kevés tanuló képes viszont még arra, hogy minden pedagógiai segítség nélkül, teljesen önállóan tanuljon. A tutor másik fontos feladata ezért a kiegészítı támogatás: a mail, fórum, telefon vagy akár személyes konzultáció elemeinek használatával biztosítani a tanuló eredményességét. A cél az, hogy a távtanuló számára közel ugyanazt az élményt nyújtsa az e- kurzuson való részvétel, mint a tanteremben ülıknek. A személyes beszélgetı véleménycsere a diákok és tanárok, diákok és diákok között az e-learning-ben is meg kell, hogy maradjon, hiszen ennek a kommunikációnak a sávszélessége összehasonlíthatatlanul nagyobb bármilyen virtuális csatornáénál Az e-learning általános alkalmazása Mit nevezünk e-learningnek? A távoktatás világszerte az emberi erıforrás-fejlesztéssel foglalkozó szakemberek figyelmének középpontjába került, hiszen széleskörő eszközrendszerével kiváló lehetıségeket teremt a hagyományos képzési struktúrák kiterjesztésére, az egész életpályára kiterjedı ismeretszerzés támogatására. A nemzetközi gyakorlatban szerteágazó egymással összefüggı elnevezési kör használatos (az angol terminológiában például az open learning, distance education, flexible learning stb. kifejezések is elterjedtek), valamennyi esetében meghatározó azonban a klasszikus osztálytermi jelenléten, a tanári dominancián alapuló oktatási folyamat meghaladása. - A távoktatás legfontosabb ismérvei az alábbiak: költséghatékonyság: a távoktatás összköltsége általában kisebb a klasszikus képzésekénél, de e költségek nagy része, a tananyagok elkészítésével vannak összefüggésben, ezért elızetesen koncentráltan jelentkeznek, míg a hagyományos képzés általában nagyobb költségei széthúzva és részben a meglévı infrastruktúra költségeiben és a munkatársak fizetésében, részben pedig a tanulók kiadásaiban és kiesett munkaidejében jelentkeznek, az idıhöz és helyhez kötöttség feloldása: a képzésben részt vevıknek nem kell megszakítaniuk munkahelyi feladataik végzését, hogy tanórákon vegyenek részt, a távoktatás csaknem teljes szabadságot biztosít a tanulók számára a tanulás üteme, idıbeosztása, helye tekintetében, ugyanakkor önfegyelemre és motivációra tesznek szert, ami a tapasztalatok szerint megjelenik a mindennapi munkában is, 119

120 igényközpontúság: megfelelni a tanulói és a megrendelıi (finanszírozói) igényeknek, azaz a távoktatási tananyagok a felhasználói igények közvetlen kielégítésére készülnek, elméleti és gyakorlati ismeretek átadására egyaránt alkalmasak, továbbá minthogy a tanulók tanulmányaikat integrálják aktív szakmai tevékenységükbe, mind a pedagógiai hatékonyság, mind a személyes motiváció erıteljesebben érvényesül: minıség-ellenırzés: a távoktatás alapkövetelménye a folyamatos minıségellenırzés, mely mind a tananyag elıállításában, mind az önálló tanulásban, mind a tanulmányokat lezáró vizsgákon érvényesül, kiegyenlített tartalom és színvonal: mivel a képzés hatékonyságát kevésbé befolyásolják a tanárok, illetve a tanulók egyéni sajátosságai,, lehetıségei és korlátai, mint egy tantermi képzés esetén, az adott e-programot elsajátítók ugyanazt a képzést kapják ugyanabban a kimérésben és ugyanazon az egyenletes színvonalon. A fentiek figyelembevételével az e-learning olyan oktatási rendszert jelent, amelyben az ismeretek elsajátítása irányított formában, az idı és helyszín hagyományos kötöttségeitıl valamilyen fokban függetlenül, tág határok között megválasztható egyéni tempóban (ütemezés) történik. Az önálló tananyagfeldolgozást megkönnyíti a speciálisan tervezett a célcsoport igényeihez igazított tanulói csomag, illetve a tanulási folyamatot segítı támogatási rendszer (tutori munka, technikai asszisztencia stb.) és infrastruktúra. - Elınyök a képzésben résztvevık számára a tanulás lehetısége könnyebben biztosított, jobb a hozzáférhetıség, gyakran együtt jár az általános tanulási készségek fejlesztésével ( Hogyan tanuljak? típusú kurzusok integrálása), nagyfokú kötetlenség (hely, idı, ütemezés), változatos, az egyéni igényekhez igazítható médiumok, erıs motiváció, a tanulási folyamat a klasszikus lineáris felépítéstıl eltérhet (modularitás), a tanult ismeretek viszonylagosan gyorsan alkalmazhatók, aktualizálhatók (munka melletti tanulás lehetısége). - Elınyök a munkáltató szempontjából: a munkaidı alap védettebbé válik, lehetıség nyílik a munka melletti tanulásra, csökkennek a költségek (nem a drága munkaerı jár iskolába, hanem az olcsó képzési program megy ki a munkahelyre, a klasszikus oktatási felfogástól eltérı módszertani elemek megjelenése (tanuló centrikusság, minıségbiztosítás és ellenırzés e-hr rendszerek -, igényanalízis stb.), a távoktatási elemek alkalmazása pozitív hatással van a hagyományos képzés színvonalára is, 120

121 a hagyományos képzés bıvítésének infrastrukturális korlátjai (oktatótermek, szállás, utazás stb.) mellett a hallgatói létszám jelentısen növelhetı, heterogén célcsoport esetében is sikeresen alkalmazható, a képzési rendszer módszertani és tartalmi választéka bıvül (e-tananyag fejlesztés), gyors szakmai-módszertani változásokkal kapcsolatos információáramlás felgyorsítása, tananyagok átvétele, adaptációja, az új ismeretek azonnal alkalmazhatóvá válnak, a befektetés hamar megtérül. Az ismeretátadás folyamatának módjai - Szinkron képzés Szinkron jellegő (egy idıben, földrajzilag távol, de a számítógépen keresztül egy virtuális térben) e-learning oktatás legfontosabb tulajdonságai: Online prezentációs lehetıséget biztosít a tanár számára; A hallgatók interaktívan részt tudnak venni az elıadáson: hozzászólási szándékukat a tanár számára jelezni tudják, a tanár engedélyezheti a hozzászólást; Interaktív válaszadás lehetıséget biztosít a diák számára a tanár által feltett különbözı típusú kérdésekre, feladatokra: feleletválasztásos kérdésekre, kitöltendı kérdésekre. Az igen-nem válaszokhoz a szavazás funkció biztosít külön lehetıséget; Szavazásnál, feleletválasztásos és a karakteresen kitöltendı kérdéseknél a válaszokat rövid idı alatt értékeli és a statisztikát a tanár a diákoknak be tudja mutatni. Alkalmazás-megosztást tesz lehetıvé, amellyel a táblaihoz hasonló frontális munkát tesz lehetıvé. A tanár számára biztosítja az egyidejő multimédiás prezentáció összes lehetıségét. Komplett prezentációk (pl. PowerPoint) illeszthetık be. - Aszinkron képzés Elektronikus, számítógépen keresztüli oktatási forma, ahol az oktató és a hallgató nem egy idıben van jelen. Ez jellemzıen az a képzési forma, amikor egy e-learning tananyagot önállóan használ a tanuló és ezt támogatja tutori formában az oktató. Az e-tananyag módszertani felépítése úgy van kialakítva, hogy képes legyen a lehetı legteljesebb mértékig interaktívan támogatni a tanuló tudásszerzését. A kevert oktatás blended learning A kitőzött oktatási célok megvalósításához feltétlenül figyelembe kell vennünk, hogy milyen sajátosságokkal bírnak az adott képzésre szervezett tanulók. Eltérı képességeik, környezeti adottságaik, illetve felkészültségük határozza meg, hogy milyen oktatási eszközökkel tudjuk ıket a kívánt tudásszintre hozni. Ritka eset az, 121

122 hogy kizárólag e-learning tananyaggal elérhessük képzési célunkat, mivel valószínő, hogy a résztvevık elızıekben felsorolt paraméterei jelentısen különböznek, illetve nem elégséges az önálló tanulás által megszerezhetı tudás. Így többnyire a hagyományos oktatás és az e-learning eszköztár együttese kerül használatba, amelyet blended learningnek hív a szakirodalom. Sajnos magyar elfogadott megfelelıje nincsen még, leggyakrabban a szószerinti kevert oktatás fordítás használatos rá. Bemutatunk egy általános blended learning programot: 1. Oktatási stratégia meghatározása; 2. Infrastrukturális háttér kialakítása (LMS, e-tananyagok/vizsgák); 3. Célcsoport tudásszintjének felmérése; 4. Felzárkóztató intenzív tantermi kurzus a hiányos elıismerettel rendelkezıknek; 5. e-learning tanulás a téma önálló elsajátítására; 6. Csoportos/egyéni konzultációs lehetıség az oktatóval tudás elmélyítésére; 7. Tutori kontroll/támogatás biztosítja a haladás idıben lefolyásának menetét; 8. Vizsgafelkészítı tantermi kurzus. 9. e-learning vizsga 10. Kiértékelés, lezárás A konkrét képzési stratégia határozza meg a célcsoportot figyelembe véve, hogy mely oktatási eszközök milyen mértékben, milyen módon és egymással milyen összefüggésben kerülnek felhasználásra. Kiszolgáló platform felépítése és menedzselése Az alábbi ábrán egy általános e-learning platform sémát mutatunk be, ábrázolva rajta az egyes területen történı folyamatot is: 122

123 Az LCMS rendszerben történik a digitális tananyagfejlesztés támogatása és itt tárolódnak el az egyes tananyag-összetevık is modul-felépítéső struktúrában. A képzési tartalom a szabványos elemekbıl integráltan összeépített e-learning kurzust jelenti, amelyhez a képzés megjelenési formáit illetıen az LMS általi online hozzáférés mellett: tartozhat hozzá a keretrendszeren kívüli tanulást segítı állapotú, ún. offline tananyag-verziója; lehetnek virtuális osztálytermi találkozási alkalmak, amikor a tanár és a diákok földrajzilag egymástól elkülönülve, de az interneten keresztül egy szimulált osztályteremben végzik el a tanórát; kiegészülhet hagyományos tantermi képzéssel; támogatásként személyes konzultációk és egyéb segédanyagok is járhatnak hozzá. Az LMS a jogosultságfüggı online hozzáférés szabályozása alapján biztosítja mindazon funkciókat, amely az oktatásszervezéstıl kezdıdıen a tanári munkálatok támogatásán át a tanulók tananyagokhoz való hozzáférését és akár a tantermi képzések idıpont-menedzselését biztosítják. Mindezekhez a szerepkörökhöz tartozó különféle riportok, statisztikák mutatják meg az egyes folyamatok állapotát, eredményességét. A kapcsolódó rendszerek különbözı más informatikai alkalmazások lehetnek, amelyek az e-learning területével határosan érintettek az egyes tevékenységekben. Ilyen pl. a HR rendszer, Intranet portál, pénzügyi és más vezetıi irányítási rendszerek stb. Oktatásszervezési folyamatok Az oktatásszervezési folyamatok teljes körő automatizálását az e-learning környezetben a Learning Management System (LMS) szoftverrendszer teszi 123

124 lehetıvé. Az LMS keretrendszer a hallgatónak a rendszerbe való felvételétıl az oktatáson, vizsgáztatáson át az eredményekrıl készülı statisztikákig, a képzés teljes folyamatát támogatja. További elınye, hogy amennyiben funkcionalitása tartalmazza, mind a hagyományos, mind az elektronikus oktatás adminisztrációjához használható. A rendszerben létrehozható a szervezeti struktúra, a szervezeti egységek hierarchiája, amelyekhez a kialakult oktatási tervnek megfelelıen létrehozható a képzési hierarchia is: a hallgatók hozzárendelhetık a képzésekhez és ezzel válik számukra elérhetıvé a tananyag és követhetıvé, hogy mely tananyagokat végezték el. A rendszer nemcsak az elektronikus oktatás támogatására használható, képes a hagyományos oktatáshoz szükséges személyi és tárgyi erıforrásokat, az oktatókat, termeket, oktatástechnikai eszközöket is kezelni. Tutori támogatás A tutor a hallgató pedagógiai problémáit igyekszik megoldani. A feladata annyiban más a hagyományos oktatótól, hogy térben tanulójától távol van, és a beküldendı feladatokat is ı kezeli - legtöbbször javítja és értékeléssel visszaküldi, - a hallgató szakmai problémáit megtárgyalja vele és segíti annak jobb megértését. A képzés nem nélkülözhetı eleme a tutorálás. Ennek keretében egy állandó, személyes támogató, a tutor biztosítja, hogy a hallgatók a képzés során felmerülı bármilyen szakmai, szervezési vagy egyéb problémán minél zökkenımentesebben jussanak tovább. A jellemzıen használt módszertani elemek: E-monitoring: Statisztikai visszacsatolás a tutoráláshoz az elektronikus oktatási anyagok használatáról győjtött adatokról meghatározott idıszakonként kért kimutatások segítségével. Kiegészítı felzárkóztatás: Szakmai kérdések, problémák felmerülésekor a hallgató telefonon, -ben, vagy a keretrendszer fórumának használatával kérhet támogatást a tutortól. Az e-learning tananyag bemutatása Ha jól sikerült az oktatási rendszerünk kommunikációja a hallgatóság felé, akkor már alig várják, hogy megtekinthessenek egy e-tananyagot. Ne felejtsük el, hogy egy ilyen tananyag megtekintése, valamint használata között nagy különbség van. Tanítsuk meg hallgatóinknak a tantermi oktatások során az e-tananyag használatát. Tartalmak Az e-learningben használt tartalmi elemek fı tipizálása jellemzıen abból indul ki, hogy milyen oktatási célt kell ezek kielégítsenek. Ezek szerint az alábbi három fı kategóriát különböztethetjük meg: Tananyagok Vizsgák 124

125 Kiegészítı digitális tananyagok. - Tananyagok A tananyagok további csoportosítása több szempontrendszer szerint lehetséges, a legjellemzıbb az, amikor a tartalmukat illetıen soroljuk be valamilyen kategóriába ıket. A fı típusokat az alábbi felsorolásban mutatjuk be: Informatikai kurzusok o Felhasználói témák (pl. Word) o Technikai témák (pl. szoftverfejlesztés) Üzleti kurzusok o Pénzügyi témák o Jogi témák o Vezetıi ismeretek o Nyelvi képzések o Projektmenedzsment Egyedi kurzusok o Belsı ellenırzési témák (ÁBPE) o Bírósági folyamatok Akkreditált kurzusok o ECDL o PMP-Projektmendzsment - A következı néhány kép egy-egy tananyagtípust kíván személtetni: 125

126 Egyedi kurzus: Financial Audit tananyag Egyedi kurzus: Bírósági folyamatok tananyag 126

127 Üzleti kurzus: Projektmenedzsment tananyag Üzleti kurzus: Menedzsment tananyag 127

128 Üzleti kurzus: Nyelvi képzés tananyag - Vizsgák Az elsajátított tudás objektív mérésére szolgáló tartalmi típus a vizsga. Annak fényében, hogy milyen eredményeket kell megjeleníteni az alábbi vizsgatípusokat különböztethetjük meg: Szintfelmérı: elızetes ismereteket feltérképezı anyag; Önellenırzés: általában az e-tananyagok belül lévı kérdéssorok, feladatok, amelyek visszacsatolásként mőködnek, hogy tényleg értjük-e az adott részt; Próbavizsga: az éles vizsgát modellezı gyakorlófeladat; Vizsga: a tudásunkról való számadás, jellemzıen kontrollált környezetben; Pótvizsga: a sikertelen vizsga megismétlése, akár szigorítottabb tartalommal. 128

129 Szintfelmérı: tanulási készség feltérképezése - Kiegészítı digitális anyagok Az e-learning tanuláshoz számos kiegészítı digitális anyag csatolható a minél teljesebb tudásszerzés támogatása érdekében, amelyeket szabadon választott vagy kötelezı felhasználással társíthatunk egy képzési projekthez. Ezeket jellemzıen a megjelenési formái szerint tipizálhatjuk: Word dokumentumok; PDF állományok; PPT slide-ok; Excel táblák; Video fájlok; Webhivatkozások; Ezen elemek e-tanulásban való felhasználásáról csak korlátozott visszajelzés automatizálható: megnyitottuk-e az adott állományt, ha igen mikor és mennyi idıt töltöttünk vele. Mivel ezek nem számottevı adatok, ha ennél többre van szükségünk, akkor célszerő legalább egy pár kérdésbıl álló e-tesztet létrehozni arra, hogy kiderüljön tényleg elolvastuk-e az elıírt kiegészítı anyagot. 129

130 Szabványok, (a SCORM, Shareable Content Object Reference Model, a megosztható tartalmi elem referencia modell) A szabvány a tanulási tartalomnak két kritikus részére összpontosít. A tanulási tartalom csomagolásának egy modelljét és egy szabványos hozzáférési felületetet határoz meg, ami lehetıvé teszi a tanulási tartalom és az azt továbbító rendszer közötti kommunikációt A Sabedu ETALON módszertan leírása A Sabedu ETALON egy olyan e-learning tananyag fejlesztési eljárásrendet leíró módszertan, amely az e-learning metodika, technológia és szabványok terén összegyőlt nemzetközi tapasztalatokat praktikus, a magyar piac igényeit figyelembe vevı egységes rendszerben foglalja össze. Használatával stabilan szabályozható az e-tananyagfejlesztés minden egyes fázisa és biztosítható a kitőzött kezdeti céloknak megfelelı e-learning tananyag létrehozása. Az alábbi ábrán az ETALON folyamatának fıbb elemeit és azok egymáshoz való idıbeni kapcsolódását mutatjuk be: Az alábbi táblázatban az ETALON folyamatának egyes összetevıit írjuk le átfogóan: I. ELİKÉSZÍTİ szakasz Dokumentumelemzés: a megkapott forrásanyagokat (szakmai koncepció, képzési terv, 130

131 képzési dokumentáció, könyv, rendszerleírások, stb.) nézzük át és dolgozzuk fel módszertani tapasztalataink alkalmazásával. Személyes interjúk: a tananyag fejlesztési munka-csoport tagjaival és a forrásanyag szakmai felelıseivel tekintjük át elıre elkészített témavázlat alapján az e-learning tananyagra vonatkozó javaslatokat, elvárásokat, véleményeket. Célrendszer dokumentum készítése: a tananyag-fejlesztési projekt fı alappillére, részletesen meghatározza a követelményeket és az ahhoz vezetı folyamatokat, feladatokat. Tanulási objektumbontás: a forrásanyag legkisebb elemi szintő moduláris felbontása (leegyszerősítve egy fastruktúra kialakítása, ahol a levél pl. egy definíció). Hálóterv készítése: a tanulási objektumbontás áttekintése és az alternatív tanulási utak meghatározása (amennyiben van ilyen). Prototípusok elıállítása: a vonatkozó arculati elıírások, alkalmazott technikai eszközök és egyéb adottságok figyelembe vételével elıállításra kerülnek tananyag fejlesztési projektben alkalmazott kritikus elemek prototípusai (dokumentumok, clipart, forgatókönyv, tananyag, vizsga, stb.). Forgatókönyvírás: a célrendszer dokumentum elvárásai szerint, a prototípus keretei között a forrásanyagokból elkészítésre kerül a részletes digitális tananyagmőködést 131

132 specifikáló anyag. II. DIGITALIZÁCIÓS szakasz Multimédia elemek gyártása: a tartalmi oldalak és az ezekben szereplı multimédiaelemek kialakítása. Tananyagmotorba integrálás: az elkészült multimédia elemek berakása a kiválasztott tananyaglejátszó szoftverintelligenciába. Technikai tesztelés: az elkészített e-learning tananyag informatikai tesztelése, azaz hibaüzenet vagy megakadás nélküli futtathatóság ellenırzése. III. TESZTELÉS szakasza Funkcionális tesztelés: az elkészült tananyag forgatókönyvnek való megfelelésének ellenırzése. Szakmai lektorálás: a funkcionálisan rendesen mőködı tananyag szakmaiságának ellenırzése, azaz a tananyag megfelelıen képezi-e le a forrásanyag szakmai tartalmát. Nyelvi lektorálás: a szakmailag helyes tananyag végsı ellenırzése nyelvhelyességi szempontból. IV. UTÓMUNKÁLATOK Minta tanulócsoport: a publikálásra szánt tananyag tanulásban való kipróbálása egy mintacsoporttal. Optimalizáció: a mintacsoporttól érkezı vélemények, javaslatok beépítése a tananyagba. Lezárás: a végleges tananyag publikálása, a projekt lezárása, a kapcsolódó anyagok archiválása. Az egyes szakaszokat projektülések indítják és zárják, de elválasztó határ nem húzható közöttük. Az e-learning tananyagfejlesztés egy iterációs folyamat, azaz a projekt hatókörének megfelelı keretek (idı, erıforrások, tartalom) között vissza-visszacsatolások történnek meg az egyes szakaszok között. 132

133 ETALON szerepkörök Az alábbi felsorolásban az ETALON alapján végzett e-learning tananyagfejlesztés (TF) szerepköreit mutatjuk be. Az adott projekt adottságai függvényében az egyes szerepkörök halmozódhatnak az azokat betöltı személyeknél, ez esetben a szerepkörökre vonatkozó elvárásokat együttesen kell teljesíteni. SZEREPKÖR LEÍRÁSA ELVÁRÁSOK Projektszponzor A TF projekt legmagasabb o Vezetıi tapasztalat szintő vezetıje, aki stratégiai kérdésekben dönt. o Stratégiai látásmód o Erıs informatikai tapasztalat Projektvezetı A TF projekt operatív vezetıje, aki felelıs a projekttagok munkájának irányításával a projektszponzor által jóváhagyott célok projektkeretek közötti megvalósításáért. Projektasszisztens A projekt teljes körő adminisztrálása. Szerzı A feldolgozandó témakör anyagának a szerzıje. Forrásanyag szakértı Forgatókönyvíró A feldolgozandó témakör anyagának a szakértıje. A forrásanyagokból elkészíti a gyártáshoz szükséges részletes forgatókönyvet. o Projekt menedzseri tapasztalat informatikaifejlesztési területen o Nyitottság a humánfejlesztési területre o Erıs motiváló képesség o Erıs konfliktuskezelési képesség o Pontosság, precizitás o Adminisztrációs, dokumentálási tapasztalat o Precíz munkavégzési képesség o Az adott terület szakértıje o Erıs írásképesség, szerzıi véna megléte o Az adott terület szakértıje o Jó kommunikációs képesség o Legalább alapszinten ismeri az adott területet o e-learning technológiák és módszertanok magas fokú ismerete o Oktatói tapasztalat o Tananyag fejlesztési tapasztalat o Erıs írásképesség 133

134 Gyártásvezetı A Célrendszer dokumentum és a forgatókönyv alapján irányítja a projekt informatikai fejlesztési részét. o Erıs kreativitás o Projektmenedzseri tapasztalat o e-learning technológiák magas fokú ismerete o Informatikai fejlesztési tapasztalat o Erıs konfliktuskezelési képesség Grafikus Multimédiafejlesztı Szoftverfejlesztı Technikai tesztelı Funkcionális tesztelı Szakmai lektor A projekt során szükséges grafikai munkák (számítógépes) elvégzése. A forgatókönyven leírt multimédia elemek kifejlesztése. A projekt során szükséges szoftverfejlesztési feladatok elvégzése (pl. tananyagmotor) Az elkészült tananyag technikai mőködésének tesztelése. Az elkészült tananyag funkcionális mőködésének tesztelése. Az elkészült tananyag szakmai tartalmának ellenırzése. Nyelvi lektor Az elkészült tananyag nyelvhelyességi ellenırzése. o Számítógépes grafikai tapasztalat o e-learning vizuális trendek ismerete o Multimédia-fejlesztı eszközök használatában tapasztalat o E-learning technológiák magas fokú ismerete o Alkalmazott szoftverfejlesztı eszköz használatában tapasztalat o E-learning technológiák magas fokú ismerete o Informatikai tesztelési tapasztalat o e-learning technológiák magas fokú ismerete o Informatikai tesztelési tapasztalat o Legalább alapszinten ismeri az adott területet o Erıs írásképesség o Az adott terület szakértıje o Oktatói tapasztalat o Erıs írásképesség o Az adott nyelv szakértıje o Oktatói tapasztalat 134

135 Minıségbiztosító A projekt teljes körő minıségbiztosítása. o Fejlesztési projekt minıségbiztosításának tapasztalata Mivel a tananyagfejlesztés során komoly csapatmunka folyik, ezért minden résztvevınek képesnek kell lennie az ilyen típusú munkavégzésben való részvételre. Jellemzıen a projektek innovációt is hordozhatnak magukban, ezért az erıs kreativitás szintén javasolt a fejlesztési területek tagjai számára. Az alábbi ábrán az ETALON alapján kialakított tananyag fejlesztési workflow modellje látható, amelyben feltüntetésre került, melyik lépésnél milyen technikai eszközök vehetıek igénybe. Kulcsfogalmak: AICC (Aviation Industry CBT Committee, az amerikai légiforgalmi ágazat CBT bizottsága) A legrégebben alkalmazott, un. de facto e-learning standard kezdeményezés. Aszinkron tanulás A tanuló a tananyagot saját ütemezésében dolgozza fel. A tanulók és tréner közötti interakció váltakozva és idıkésleltetéssel zajlik, akárcsak a hagyományos távoktatási módszerek esetében. A legtöbb e-learning keretrendszer az aszinkron tanulási modellre épül. A kommunikáció formája hasonlít az -hez, vagy a web-alapú fórumokhoz. CBT (Computer-based Training, számítógép-alapú képzés) Minden olyan tanulási forma, mely az átadandó tudás felvételéhez a számítógépet használja, a legtöbb esetben hálózati technológia nélkül. Az Internet elterjedése elıtti közkedvelt forma. CMI (Computer-managed Instruction, számítógéppel irányított oktatás) 135

136 A tanulási folyamat számítógépes irányítására vonatkozó kifejezés. Funkciói például a tanulók regisztrációja, haladásuk és teljesítményük rögzítése, egyéni és csoportos foglalkoztatás megszervezése, egyéb képzéssel kapcsolatos irányítás. CMS (Content Management System, tartalom-menedzsment rendszer) Általános, web-alapú tartalmak kezelésére szolgáló rendszerek, nem e-learning specifikus. LCMS (Learning Content Management System, képzési tartalom-menedzsment rendszer) Kifejezetten e-learning tananyagok kezelését és a tanulóhoz való eljuttatását biztosító rendszer. Számos kapcsolata, sok esetben átfedése van az LMS-sel. LMS (Learning Management System, képzés-menedszment rendszer) Minden, az oktatás-szervezéssel, és tanuló menedzsmenttel kapcsolatos tevékenységek rendszere. Számos kapcsolata, sok esetben átfedése van az LCMSsel. LOM (Learning Obejct Metadata, tanulási egység meta-adat) A jelenleg egyetlen elfogadott és hivatalosan bejegyzett e-learning standard, mely a tartalmi elemek legkisebb, önállóan értelmes egységet képviselı építıelem tulajdonságainak strukturált formában tároló győjteményét jelenti, katalógusok készítése céljából. ILT (Instructor Led Training, oktató által vezetett tréning) A hagyományos oktatási-képzési formák győjtıneve. ICT (Information and Communication Technologies, info-kommunikációs technológiák) A modern informatikai és távközlési technológiák közös győjtıneve. SCORM (Shareable Content Object Reference Model, megosztható tartalmi elem referencia modell) Az egyik legelterjedtebb és legszélesebb körben alkalmazott e-learning technológiai standard ajánlás. Szinkron tanulás A tanulók és a tréner ugyanazon idıpillanatban vannak jelen a rendszerben, és minden csatlakozott fél tevékenysége valós idıben, azonnali válaszadással, valódi interakcióval zajlik. A kommunikáció formája hasonlít a chat-hez, vagy web-alapú szemináriumokhoz. WBT (Web-based Training, web-alapú oktatás) Minden olyan tanulási forma, mely webes technológiák alkalmazásán alapul. A kliens alkalmazás egy web böngészı. Ellenırzı kérdések: Mit értünk tágabb halmaznak; a távoktatást, vagy az e-learning-et? Egy LMS (képzés-menedzsment rendszer) mely funkciói nem kapcsolódnak a magához a tanuláshoz? Milyen esetben nem hatékony, illetve nem kifizetıdı e-learning megoldást alkalmazni egy adott oktatás kivitelezéséhez? Vázoljon fel egy olyan e-learning szituációt, mely szinkron tanulási formát valósít meg! 136

137 3. A Magyarországon elérhetı legfontosabb integrált személyügyi szoftverek 3.1 A NEXON humán erıforrás gazdálkodás rendszere Képzési cél: A rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó megismerése, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira. A hallgató készségének kialakítása a különbözı személyügyi rendszerek közötti különbségek meghatározására, annak érdekében hogy a gyakorlatban történı kiválasztáshoz és hasznosításhoz megfelelı érvrendszert legyen képes kialakítani. A nexonhr humán erıforrás gazdálkodás rendszer legfontosabb jellemzıinek, valamint a kompetenciaalapú megközelítés elınyeinek átfogó bemutatása. A fejezetbıl megismerhetıek a nexonhr rendszert felépítı modulok sajátosságai, különös tekintettel a munkaerı-felvételre (nexonjob), illetve a cafeteria rendszert segítı alkalmazásokra (nexcafé) A szolgáltató cég rövid bemutatása A NEXON a hazai humáninformatikai megoldások piacvezetı szolgáltatója. Kilenc magyarországi telephelyén 3000 ügyfél igényeit szolgálja ki, bérügyviteli rendszerével pedig több mint egymillió magyarországi munkavállaló bérét számfejtik. A nexonhr teljes mértékben megfelel a hazai jogszabályoknak és igényeknek, és a NEXON más termékeivel integrálva nem csupán az alapvetı humánerıforrásgazdálkodási folyamatokat fedi le, de megoldást nyújt a bérügyvitel, az elektronikus adóbevallás, a munkaidı-nyilvántartás vagy a beléptetés korszerő megvalósítására is. A humánerıforrás-gazdálkodás során a HR részterületeken dolgozó szakemberek ugyanazokkal az alapadatokkal dolgoznak (a munkavállalók adataival). Az integrált humáninformatikai rendszerek segítségével az emberi erıforrás gazdálkodás adminisztráció-igénye erıteljesen redukálható, így csökkennek a vállalat költségei, és hatékonyabbá válik a gazdálkodás folyamata. A nexonhr egyik legnagyobb elınye a felhasználók számára, hogy könnyen integrálható a humáninformatika egyéb területeit lefedı rendszerekkel, mint a nexonbér bérügyviteli-, vagy a nexontime beléptetı- és munkaidı-nyilvántartó rendszer A rendszertulajdonságok bemutatása Az állandóan változó jogszabályok, valamint a vállalatok egyéni igényei is megkövetelik a humánügyviteli szoftverek flexibilitását, a testre szabható algoritmusokat, egy olyan nyitott, rugalmas rendszert, amely integrálható más rendszerekhez, azaz rendelkezik adatküldési és -fogadási lehetıségekkel. A nexonhr programcsomagja grafikus és webes felületeken mőködtethetı, és moduláris lévén, részletekben is megvásárolható, fejleszthetı. A moduláris rendszer rugalmasan tudja kiszolgálni a cégek változó igényeit, s a vállalati méret növekedésével, illetve a humánerıforrás-gazdálkodás funkcióinak bıvülésével újabb és újabb modulok kapcsolhatók be az adminisztráció támogatására. 137

138 A programcsomag további számítástechnikai jellemzıi: a többszintő jogosultsági rendszer és az áttekinthetı képernyık lehetıséget nyújtanak a különbözı szintő szakmai szereplık bevonására a humánerıforrás-gazdálkodás folyamataiba. A hozzáférések menüpont, képernyı, vagy akár funkció szinten is korlátozhatók olvasási jogra, illetve teljesen letilthatók, a beépített ezési rendszer és a web-alapú felületek minimalizálják a papír alapú adminisztrációt, és megszüntetik a szervezési nehézségeket, jelentésgenerálási funkciójának segítségével bármilyen új típusú értesítés, igazolás, szerzıdés elıállítható a felhasználó által igényelt formában, szervezeti ábra-tervezı és szerkesztı funkcionalitás, teljesen együttmőködik a MS Office rendszerrel, így megoldható az adatok átemelése MS Word és MS Excel alkalmazásokba, a nexonhr minden modulja összekapcsolható más rendszerek adatbázisával az általános importáló modul segítségével vagy egyedileg kialakított interfaceen keresztül A rendszerfunkciók bemutatása A nexonhr programcsalád korszerő informatikai megoldást biztosít a humánerıforrás-gazdálkodás hagyományos területein a munkaerı-felvételtıl a karriertervezésig. Cégmérettıl és ágazattól függetlenül megbízható keretrendszert nyújt a vállalatok és intézmények emberierıforrás-gazdálkodásához. A rendszer segítségével nem csupán a humánerıforrás-gazdálkodás hagyományos feladatainak támogatása valósul meg. A nexonhr megoldást nyújt a karrier- és utódlástervezésre, a kompetenciák értékelésére, vagy a teljesítmény menedzselésére is. A rendszer öt, egymással integráltan mőködı modulból áll, melyek igény szerint különálló programként is üzemeltethetıek. E modulok támogatják a személyügyi nyilvántartást (nexonhr), a teljesítmény-menedzsmentet (nexonpm), a toborzás-kiválasztást (nexonjob), a cafeteria rendszert (nexcafé), valamint a képzést és a fejlesztést (nexontd). A rendszernek a hagyományos vállalkozói szférára kifejlesztett verziója mellett létezik közalkalmazotti, köztisztviselıi, illetve igazságügyi szférára alkalmazható változata is. A programmodulok a nexonbér bérügyviteli rendszerrel, valamint a nexontime elektronikus beléptetı és munkaidınyilvántartó rendszerrel is integráltak. A nexonhr teljes mértékben magyar fejlesztéső szoftver. A rendszerben egyfelıl leképezésre kerülnek a speciális magyar jogszabályok, másrészt a NEXON a gyorsan változó magyar jogszabályoknak megfelelıen folyamatosan frissíti az általa gyártott szoftvereket. Kompetencia kezelés a NEXON humán erıforrás gazdálkodási rendszerében Az emberi erıforrás a vállalatok legnagyobb értéke, hatékony alkalmazása az üzleti siker fontos tényezıje. A mai éles versenyhelyzetben kritikus sikertényezı az emberierıforrás-állomány, és az a kompetenciakészlet, amellyel a cég az adott idıpontban, az adott idıszakban rendelkezik. 138

139 A kompetencia alapú megközelítés elınye, hogy a munkavállalók képességeit és az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges jellemzıket különálló, önállóan mérhetı és fejleszthetı összetevıkre bontja. Az elemzés eredményeként létrejövı kompetenciaprofilok egymáshoz illeszthetık, így pedig könnyen megvizsgálható, hogy egy munkavállaló megfelel-e egy adott munkakörbe. Sıt, mivel az egyes kompetenciák önálló egységet alkotnak, ezeket könnyő leképezni a teljesítménymérési, illetve a képzési rendszerben is. A kompetencia-vizsgálatokkal a vállalatok fényt deríthetnek a hiányokra is. Egy hatékony, a kompetencia-menedzsmentet támogató szoftvernek az alábbi elvárásoknak kell megfelelnie: - kompetencia katalógus, kompetencia szótár kezelése, - kompetenciák viselkedési megnyilvánulásainak kezelése, - munkaköri, szerepköri kompetencia elvárások, követelmények kezelése, - kompetencia mérési módszerek kezelése, - kompetenciák értékelı skáláinak kezelése, - munkavállalói/pályázói kompetenciák kezelése, - kompetencia profilok összehasonlítása. A kompetencia katalógusban megjeleníthetı a kompetencia típusa, csoportosítása, a kompetencia-elvárás definíciója, a kompetencia viselkedéses megnyilvánulása, a kompetencia súlya, valamint a kompetenciához rendelt értékelı skála. Meghatározhatóak a rendszerben olyan alapkompetenciák, amelyek minden, vagy bizonyos munkakörök esetében elvárások. A felhasználó bármilyen értékelı eszközt alkalmazhat, hiszen lehetıség van a skálatípusok megválasztására, a skálák paraméterezésére, valamint a többszintő kompetencia-katalógus struktúra kialakítására. Az egyes munkakörökhöz kompetencia-profilok alakíthatók ki, melyek az adott munkakör legfontosabb kompetencia-követelményeit tartalmazzák. Az egyes követelményekhez hozzá lehet rendelni az elvárt értéket, illetve egyedi súly megadásával hangsúlyozható az adott kompetencia fontossága. A kompetenciarendszer három egymásra épülı szintbıl áll: - kompetencia típus, - kompetencia (leírás, alapkompetencia jelölı, kompetencia skála elemeihez/intervallumaihoz rendelt, adott kompetenciára vonatkozó definíciók), - megnyilvánulás (leírás, külsı értékelés és önértékelés). A rendszer moduljainak bemutatása - 1. modul: nexonhr, személyügyi nyilvántartás A nexonhr humán erıforrás gazdálkodás rendszer alapmodulja a nexonhr személyügyi nyilvántartás modul, mely a nexonbér bérügyviteli rendszerrel integrált vagy önálló alkalmazásként mőködtetett személyügyi nyilvántartás kiépítéséhez biztosít eszközt. A dolgozók személyes adatainak kezelésére a rendszer a következı adatköröket tartalmazza: - személyes adatok, - eltartottak, 139

140 - elızı munkahelyek, - iskolai végzettségek és szakképzettségek, tudományos fokozatok, - képzések, tanfolyamok, - nyelvtudások, nyelvvizsgák, - baleseti kapcsolattartók, - munkavégzéshez kiadott eszköz adatok, - orvosi vizsgálatok. A dolgozó jogviszonyához kapcsolódóan az alábbi adatok nyomon követésére nyílik mód: - jogviszony adatai, - szervezeti, munkaköri paraméterek, besorolási adatok, - állandó juttatások, - távolléti díjak, - szabadságszámítás, - nyugdíjpénztári tagság adatai, - fegyelmi intézkedések - kitüntetések, - tanulmányi szerzıdések. Jellemzık, funkciók: -Adatszolgáltatások, riportok, jelentések: A rendszer az összes, törvény által meghatározott adatszolgáltatási kötelezettségnek való megfelelést biztosítja automatikus kimutatásaival. Emellett bármilyen egyedi tartalmú lista és jelentés készíthetı az önálló lekérdezési funkció segítségével, amely a teljes adatbázisra vonatkozóan nyújt rugalmas riportkészítési lehetıséget. -Státuszgazdálkodás, Álláshely nyilvántartás: A hagyományos, szakmai funkciók mentén szervezıdı vállalati mőködést egyre több cégnél váltja fel egy dinamikus, feladat alapon strukturált projekt-szervezet. A nexonhr státuszgazdálkodás, álláshely nyilvántartási funkciója képes a több dimenziós, projekt alapon szervezıdı szervezeti felépítés változásainak követésére. A szintek száma és az egységekhez rendelt álláshelyek leírására szolgáló besorolási adatok szabadon választhatók. A hagyományos fa struktúrán átívelı projekt csoportok is kialakíthatók az álláshelyekhez rendelt projekt-szerepek definiálásával. Az álláshely nyilvántartási funkció segítségével a szervezeti felépítés változásai tervezhetık, a tervezett struktúrához hozzárendelhetık a bérkeretek és engedélyezett létszámok. A program képes a jelenleg érvényes struktúra mellett a korábbi és tervezett felépítések megjelenítésére is. A beépített listák segítségével megjeleníthetık, és külsı alkalmazásba exportálhatók például az üres álláshelyeket, keresztfoglalkoztatásokat, helyettesítéseket, megbízásokat felsoroló kimutatások. -Dokumentumkezelés: A személyzeti nyilvántartáshoz kapcsolódóan többféle témájú dokumentum elektronikus formában való tárolására van szükség. A nexonhr a munkaszerzıdéseket, munkaköri leírásokat, tanulmányi szerzıdés dokumentumokat, különbözı nyilatkozatokat a megfelelı tematikus képernyıhöz csatolva, egységes formában teszi elérhetıvé. -Munkaköri leírás és kompetencia-profil: A nexonhr modul az általános munkaköri profilok kialakítása mellett lehetıséget ad a szervezeti felépítés különbözı szintjeihez egyedi leírások hozzárendelésére (pozíció, álláshely). Az azonos munkaköri jellemzıkkel bíró álláshelyek egyedi leírása lehetıvé teszi az azonos munkakörben, de különbözı pozíciókban dolgozók feladatkörének differenciálását. A 140

141 munkakör tartalmi jellemzésének összeállításakor (felelısségek, feladatok, hatáskör) elıre definiált szótárelemekbıl választhat a felhasználó. A munkakör jellemzésére használt adatok: - munkakörök csoportosítása különbözı szempontok alapján, - munkakör leírása: munkaköri tartalom, munkaköri követelmények meghatározása, - munkaköri kompetencia-profil: munkakörhöz rendelhetık a kompetenciamegnyilvánulás elvárások. A munkaköri leírás tárolását történeti adatkezelés támogatja. A munkakörrel kapcsolatosan tárolhatók a feladatok, felelısségek, hatáskörök stb., amelyekhez pontszám rendelhetı (munkakör-értékeléshez). -További nyilvántartható munkaköri követelmények: - végzettségek, szakképzettség, - munkatapasztalat, - nyelvtudás, - számítástechnikai ismeretek, - egyéb ismeretek, - egyéb elvárások, - a munkaköri kompetencia-profil, azaz az elvárt kompetenciák modul: nexonjob, toborzás-kiválasztás A munkaerı-felvétel külsı és belsı környezetének területei jelentıs átalakuláson mentek át az utóbbi években. Ezt elsısorban az internet térhódítása idézte elı, így a toborzási kultúra mind a vállalati, mind pedig a pályázói oldalon megváltozott. A hagyományos toborzási formákat kiegészítette, sıt, bizonyos területeken ki is váltotta a világháló. Munkaadói szempontból nagyobb lett a merítési lehetıség, hiszen mintegy félszáz állásportál hirdetései és kiterjedt online adatbázisokból válogathatunk. A vállalatok emellett saját weboldalukon is üzemeltethetnek karrier oldalt, s ezen keresztül önálló adatbázist hozhatnak létre. A jelentkezık attitődje is megváltozott: mivel a pályázat folyamata gyors, hatékony és olcsó, a korábbinál több céget, több pozíciót is megcéloznak. Így a pályázók gyakran olyan pozíciókra is jelentkeznek, amelyek esetében a kiírt feltételeknek nem felelnek meg. A tömegesen érkezı pályázatok feldolgozása pedig jelentıs többletterhet ró a vállalatokra. A humán erıforrás gazdálkodást segítı informatika a tömeges pályázatkezelés, és az egyszerő, de testre szabott visszajelzésben nyújt segítséget. A nexonhr rendszer önállóan is megvásárolható nexonjob toborzási modulja jól strukturált, hatékonyan lekérdezhetı, könnyen kezelhetı pályázói adatbázis építésére biztosít lehetıséget. A visszatérı rutinfeladatok (pl. pályázatok fogadása, értesítések kiküldése, automatikus internetes hirdetés) automatizálásával minimalizálja az adminisztrációt, így mőködtetése nem jelent plusz terhet a felhasználók számára. A projekt-nyilvántartási rendszer biztosítja a munkaerıkiválasztási folyamat projekt menedzsment szemlélető kezelését, hatékonyabbá teszi a toborzási források használatát, és drasztikusan csökkenti a kiválasztási folyamat élımunka-igényét. A dokumentum csatolási funkció lehetıvé teszi a projektekkel, jelentkezıkkel, kiválasztással kapcsolatos valamennyi dokumentum elérhetıséget. A testreszabható kimutatások, riportok segítségével látványos formában prezentálhatók a keresési és kiválasztási területen elért eredmények. A toborzási 141

142 funkció biztosítja az internet adta lehetıségek kiaknázását, támogatja az ben történı kapcsolattartást, rendelkezik internetes jelentkezési lap betöltési és internetes hirdetési funkcióval. A nexonjob toborzási modul hat alrendszerbıl épül fel: jelentkezı adatbázis funkció, leválogatási funkció, projekt-nyilvántartás funkció, lekérdezı funkció, levelezési, ezési funkció, internetes funkció. A jelentkezı adatbázis funkciói: Spontán beküldött jelentkezések regisztrálása az adatbázisba, pályázóknak egyedi vagy csoportos levél/ küldése sablonlevelek felhasználásával, korábbi értesítések megjelenítése, jelentkezı adatlapon önéletrajzi adatok nyilvántartása, önéletrajz fájlok, interjúértékelések, tesztelés értékelés csatolása, fénykép megjelenítése, gyorskeresés az adatbázisban, a keresés során összegyőjtött információk, potenciális jelöltek rögzítése lekérdezhetı struktúrában, az adott pozícióra alkalmas jelentkezık lekérdezése és kiértesítése körlevélben/ ben, adott pályázóval kapcsolatos események megjelenítése (pályázott-e korábban, melyik pozícióra, milyen eredménnyel, ki interjúzta stb.), csatolt önéletrajzok, interjúértékelések, fényképek automatikus átnevezése standard nevezéktannal. A leválogatási rendszer funkciói: Leválogatási lehetıség a jelentkezı adatlapon nyilvántartott önéletrajzi adatokra és a korábbi keresésekkel kapcsolatos projekt információkra, lehetıség korlátlan számú szempont beállítására és összekapcsolására, leválogatási eredményben szereplık megjelenítése lista formátumban, elızetes szőrési lehetıség, végleges eredmény tárolása, hozzákapcsolása projekthez, körlevél/ küldés a leválogatási eredményben szereplıknek a beépített levelezési rendszer segítségével. A projekt-nyilvántartás funkciói: Projekt adatok és toborzási források nyilvántartása: keresési projektek alapinformációinak bevitele, pozíció és jelölt profil, csatolható munkaköri leírás, kompetencia-profil összeállítása, belsı és külsı álláshirdetések adatainak kezelése, külsı toborzási partnerek megbízásainak nyomon követése, szerzıdés- és költségnyilvántartás, 142

143 új munkatársat igénylı szakmai vezetık, megrendelık adatainak tárolása. Kiválasztási folyamat kezelése: beérkezı pályázatok alapadatainak rögzítése, pályázatok tárolása projekthez, pályázók listájának megjelenítése áttekinthetı, tetszılegesen rendezhetı és több szempont szerint szőrhetı formátumban, kiválasztási szakaszonkénti megjelenítési lehetıséggel, pályázatokkal kapcsolatos események, döntések gyors rögzítése, csoportos visszajelzés/elutasítás, beérkezési forrás megjelenítése a pályázatok megjelenítésénél, szőrési lehetıséggel, csoportos visszajelzési lehetıség levélben/ ben, kiválasztás során bármikor beiktatható tesztelés és interjúzás, lehetıség a tesztelés/interjúzás megszervezésére, az eredmények és értékelések nyilvántartására, fájl csatolására, a kiválasztási folyamat során történt döntések és események folyamatos nyomon követése és automatikus megjelenítése a pályázók adatlapján. A lekérdezı funkció: Példák az általános lekérdezı rendszerben összeállítható kimutatásokra: általános statisztikák kor, nem, lakhely, állampolgárság alapján, adatfrissítési statisztika (mennyire aktuálisak az adatbázisban szereplı adatok), statisztika az adatbázisban nyilvántartott jelentkezık megoszlásáról végzettség, munkatapasztalat, nyelvismeret, számítástechnikai ismeret stb. alapján, projekt riport: kimutatás a projekt alapadatairól, kiválasztási folyamat mérföldköveinek összefoglalása, kiválasztási folyamatról készíthetı statisztikák: testre szabható kimutatások a szakmai vezetık részére és saját használatra, forrás-hatékonyság kimutatás: az alkalmazott toborzási források eredményességének számszerő kimutatása és megjelenítése, kimutatás a feldolgozott pályázatok számáról, interjúkról, tesztelésekrıl oszlopdiagramos megjelenítéssel, felvett jelöltek több szempont szerint szőrhetı listája, riportkészítési lehetıséggel. A levelezési, ezési funkció: A pályázókkal, szakmai vezetıkkel, megrendelıkkel való kapcsolattartás során a levelezési lehetıséget beépített ezési rendszer biztosítja, amely együttmőködik minden standard levelezıprogrammal. A levelezéshez elıre elkészítetett sablonleveleket lehet létrehozni és felhasználni. 143

144 Az internetes funkciók: Az internetes funkciók segítségével lehetıség van internetes jelentkezési lap létrehozására, valamint álláshirdetés megjelenítésére. A pályázók az internetes adatlap kitöltésével bekerülhetnek az adatbázisba. A jelentkezési lap struktúrája, a legördülı listás mezıkbıl válaszható kategóriák megegyeznek a szoftver belsı pályázói adatbázisának jelentkezı adatlapjával, így az interneten kitöltött adatok további adatrögzítés nélkül áttölthetık a belsı adatbázisba. Az internetes hirdetés funkció segítségével a toborzás modulban megírt hirdetés adatai egy gombnyomással (ellenırzés után) megjeleníthetık a vállalat saját honlapján. A kompetencia szerepe a toborzásban Ahhoz, hogy a jelölteket objektív módon tudjuk értékelni, szükségünk van egy kompetencia modellre, melyhez mérhetjük ıket. Igénybe vehetık generikus kompetencia-modellek, melyeket tipikusan tanácsadó cégek készítenek, általános minta alapján (pl. vezetıi, értékesítési, ügyfélszolgálati munkára), illetve a vállalat is kidolgozhat kompetencia modellt foglalkozási kategóriákra, melyben rögzíti, hogy az adott csoport esetében milyen kompetenciákkal rendelkezı munkavállalók teljesítenek megfelelıen. A generikus modelleken kívül speciális kompetencia-modellek is létrehozhatók, ezek már egy adott munkakör betöltéséhez szükséges kompetencia követelményeket rögzítik. Ezek megalkotásához elıször készíteni kell egy munkaköri elemzést, amely alapján megfogalmazható, hogy milyen ismeretekre, készségekre és képességekre van szükség a hatékony teljesítményhez. Második lépésként ezen ismeretek, készségek és képességek rangsorolása következik a munkavégzés megkívánt színvonalához szükséges szerepük szerint. Így elıállítható egy adott munkakörhöz tartozó kompetenciaprofil, mely az egyes ismereteket, készségeket és képességeket a munkakör betöltése szempontjából jelentéssel bíró kompetenciákra fordítja le. A munkaköri leírásban segítséget nyújthatnak a munkakör-értékelı rendszerek, melyek segítségével részletes információk győjthetık az egyes munkakörökrıl. Az értékelési és elemzési fázisok végén így munkakörönként generálható munkaköri leírás, álláshirdetés, munkakörre szabott interjúkérdések, kompetencia lista vagy akár az ideális munkavállaló személyiség-profilja is. Ideális esetben az elemzési fázist segítheti, ha a munkakörök munkaköri családokba sorolhatók, az adatgyőjtés pedig 360 fokos módszerrel történik, vagyis minden olyan alkalmazott részt vesz az elemzésben, aki rálát az elemzett munkakörre. A 360 fokos adatgyőjtés biztosítja, hogy az elemzés ne váljon egyoldalúvá, viszont valóban a munkakörrıl szóljon, ne pedig az azt aktuálisan betöltı személyrıl. Ha elkészült a követelmény lista, teszteléssel és/vagy interjúztatás segítségével össze lehet hasonlítani a pályázók tulajdonságait a beosztás követelményeivel. A nexonjob elınye, hogy támogatja a kompetencia alapú értékelést, valamint integrálható rendszerként képes automatikusan adatokat átadni a különbözı modulok között, így például, ha a toborzás modulba rögzített pályázó sikeresen szerepelt a kiválasztás során, felvétele után adatai automatikusan átkerülnek a személyügyi nyilvántartás rendszerbe. 144

145 - 3. modul: nexontd, képzés és fejlesztés A nexontd modul fı alkalmazási területe a munkavállalók fejlesztésére szolgáló képzési formák teljes körő nyilvántartása, és a kurzusokra való jelentkezések nyomon követése. Az operatív képzésszervezési folyamatok támogatása mellett a rendszer a képzési költségvetés tervezéséhez is támogatást nyújt, és a lezajlott kurzusokkal kapcsolatos riportok elkészítésére is képes. A tanfolyami részvételek kezelése a rendszer beépített automatizmusainak köszönhetıen jelentısen leegyszerősödik: azok a dolgozók, akiknek a képzési tervében az adott tanfolyam-típus szerepelt, engedélyezés után jelentkezési felhívást kapnak ben az adott kurzus indulásáról. A jelentkezések elbírálását a rendszer automatikus elıfeltétel vizsgálattal készíti elı, emellett a csoportos beiratkozás lehetıségét is biztosítja. A csoportlétszám betelése esetén a további jelentkezık várólistára kerülnek, felszabaduló hely esetén a program automatikus figyelırendszere értesíti ıket. A rendszerben nyilvántartott költségek a dolgozók költséghelyeire bonthatók, vagy külön definiált képzési keretekre is vetíthetık. A teljes körő költségnyilvántartásnak köszönhetıen a képzési-fejlesztési terület tevékenységének gazdasági vonatkozásairól tetszıleges bontásban és idıspektrumban készíthetık kimutatások. A rendszerbe épített vagy egyedileg összeállított riportformátumok a költségösszesítések mellett további humánerıforrásgazdálkodás kontrolling mutatószámok, teljesítményindikátorok megjelenítésére is alkalmasak modul: nexonpm, teljesítménymenedzsment A teljesítmény értékeléséhez kiemelten fontos a kompetenciák használata, mivel sok munkakörben a feladatok teljesítése nem ragadható meg számszerő, mennyiségi mutatókban. A jó teljesítmény ilyenkor inkább minıségi jellemzıkkel írható körül. E körülírásra ad lehetıséget a kompetenciák használata. A kompetenciák a teljesítményértékelésben a minıségi munkavégzés kritériumait ragadják meg. A modulban a munkaköri kompetencia-profilok tehát egyik alapvetı információforrását képezik a teljesítmény értékelésének. A teljesítménymenedzsment modul a kompetenciák mellett egymással rugalmasan és bármilyen variációban kombinálható elemeket és funkciókat tartalmaz, amellyel lehetıvé teszi gyakorlatilag bármilyen teljesítményértékelési módszer informatikai támogatását. Ezek közül a leggyakrabban használt módszerek: Áttekintı leírás (szabad, vagy kategorizált formában). Osztályozó, értékelı skálák: o magatartás-megfigyelı osztályozó skála, o magatartásformákkal jellemzett osztályozó skála, o kompetencia-alapú értékelı skála, o bipoláris értékelı skála, o a munkavégzés jellemzıit értékelı skála. Munkanorma, mutatószámok értékelése. Eredmények, célok értékelése. 145

146 Kritikus incidens módszer. Egyszerő rangsorolás. Páros összehasonlítás. Kényszerített besorolás. A modul korszerő eleme az ISTHER teljesítményértékelési módszer, amely a feladatokat, mutatószámokat és a kompetenciákat komplex egységként kezeli minden munkakör esetében, ezért mind a kompetenciák, mind a feladatok értékelése objektívebbé tehetı a vezetık számára. A módszer ezzel lehetıvé teszi a minıségi munkavégzés kritériumait tükrözı eredmények számokban történı megragadását és értékelését. A teljesítmény minıségi kritériumainak értékelése az értékelı skála segítségével válik számszerősíthetıvé. A teljesítménymenedzsment modul számos olyan funkciót tartalmaz, amely többek között a kompetenciák és viselkedési megnyilvánulásaik árnyaltabb értékelését és többoldalú elemzését teszik lehetıvé: - a kompetencia-hiányok (fejlesztendı területek) és kompetencia-többletek (erısségek) megjelenítése, - a vezetıi értékelés és az önértékelés összehasonlítása, fokos értékelés esetén az átlag, szórás, gyakorisági eloszlás megjelenítése, illetve ezek összevetése az önértékeléssel, - egyéni teljesítmény folyamatábra megjelenítése (pl. a kompetenciák mentén), - kompetencia-hiányok megjelenítése csoportok, szervezeti egységek, vagy teljes szervezet szintjén, - a kompetenciák rangsorolása az elvárt és elért szintek szerint egyénre, csoportra, vagy a teljes szervezetre vonatkozóan. A kompetenciák értékelése a teljesítményértékelés eredményeinek többféle, többcélú felhasználását teszik lehetıvé: - a kompetencia-hiányok alapján meghatározható, kinek és milyen jellegő fejlesztésre van szüksége (ezek az információk a képzés-fejlesztés modulban is elérhetık), - információt szolgáltatnak olyan közvetlen vezetıi döntésekhez, mint a munka szétosztása, munkakörbıvítés, szakmai elıléptetés, próbaidı véglegesítés, elbocsátás, - a kompetenciákban mutatott erısségek alapján szakmai és vezetıi karrierirányok vázolhatók fel, - felülvizsgálható melyik toborzási, kiválasztási módszer válik be legjobban a teljesítményértékelés alapján, - a kompetenciák értékelése alapot szolgáltathat a fizetési eltérítésekhez és a jutalmak elosztásához. A teljesítményértékeléssel kapcsolatban fontos hangsúlyozni, hogy a teljesítményértékelést támogató szoftveres megoldás önmagában nem egyenlı magával a teljes teljesítményértékeléssel és teljesítménymenedzsmenttel. Ez egy eszköz, amely jelentısen megkönnyíti a tevékenységet, rendszerezi, átláthatóvá és következetessé teszi a teljesítményértékelést, de nem helyettesíti a vezetı-beosztott közötti kommunikációt, és önmagában használva nem lehet vele elérni a teljesítmény javítását, a munkatársak motiválását. 146

147 - 5. modul: nexcafé, cafeteria A cafeteria típusú juttatási rendszerben a munkavállaló havi bérén túl egy külön meghatározott keretösszeget saját belátása szerint "költhet el", azaz maga dönthet arról, hogy keretét mire használja fel. (A választható elemek közé tartozhat például az étkezési hozzájárulás, nyelvtanulás, üdülés, biztosítás, önkéntes nyugdíjpénztári befizetés, internet szolgáltatás, de vezetı beosztású alkalmazottak esetében a cafeteria körébe vonható a cégautó is.) Így mindenki - akár egy étlapról - összeválogathatja a saját igényeinek leginkább megfelelı juttatási csomagot, és valamennyi munkavállaló részesülhet a munkáltató által biztosított pluszokból, természetesen anélkül, hogy a vállalatnak jelentıs többletköltsége keletkezne. Mindezek mellett a cafeteria - megfelelı informatikai támogatás esetén - még egy óriási elınyt biztosít. Ha jelenleg megkérdeznek egy munkavállalót, hogy mennyi a jövedelme, valószínőleg csak a munkabérét és az egyéb konkrét kifizetéseket említi, hiszen a legtöbben nincsenek tisztában az egyéb juttatások értékével. A cafeteriában viszont minden egyes elem "forintosítva" van, tehát a munkavállalók pontosan látják, hogy bérükön kívül mennyit költ még rájuk a vállalatuk. A cafeteria rendszer elınyei általánosságban: munkavállalói lojalitás növekedése, motivációs eszköz, adó és TB járulékmentes juttatási/támogatási módszerek, munkavállalói igényeknek megfelelı felhasználás. Webes cafeteria funkció A cafeteria alappillére az egyéni szükségleteknek megfelelı választás biztosítása. A webes cafeteria funkció segítséget nyújt a választás lebonyolítására, a nyilatkozatok kitöltésére és akár rugalmas változtatására. Elınye: - a modul könnyő elérhetıséget biztosít az interneten/intraneten keresztül, és egyértelmő információt nyújt a választható elemeket és azok bruttó/nettó értékét illetıen, - a lekérdezhetı összesített kimutatások alapján meghatározható a munkavállalók különbözı juttatások iránti igénye, - a modul képes a teljes és részletes nyilatkoztatás megvalósítására, amely a cafeteria rendszerbe rögzített juttatások felkínálásával lehetıvé teszi az összegszerő választást is a munkavállalók számára. (A nexcafé cafeteria rendszer adminisztrációját támogató modulról a nexonbér bérügyviteli rendszer leírásában szólunk) 147

148 A rendszerhez integrált további funkciócsoportok bemutatása Az integrálhatóság elınyei Minden informatikai rendszer esetén kulcsfontosságú, hogy integrálható legyen a vállalat teljes informatikai környezetébe. Ez az integrálhatóság több szinten értelmezhetı, és több szinten fontos. Nem csak az bír jelentıséggel, hogy a vállalatirányítási rendszer különbözı moduljai integráltak legyenek egymással, de az is fontos kérdés, hogy a vállalatirányítási rendszer és az egyéb például a beléptetı rendszerek között milyen gyorsan és milyen költségek árán alakítható ki kapcsolat. Ebbıl a szempontból elıször azt kell megvizsgálni, hogy a humáninformatikai rendszerek a bérügyvitel, a beléptetés és munkaidı-nyilvántartás, valamint a humánerıforrás-gazdálkodás egymással teljes mértékben integráltak-e. Ha igen, akkor papír alapú adminisztráció jelentıs része megszüntethetı, és a munkaerıvel kapcsolatos adminisztráció meghatározó hányada automatikusan lezajlik. Ezután kerülhet sor a humáninformatikai rendszerek vállalatirányítási rendszerrel való integrációjára, amit a NEXON megoldásai teljes mértékben támogatnak. nexonbér, bérügyviteli rendszer A teljes körő bérügyviteli szolgáltatást nyújtó nexonbér moduláris felépítésének, skálázhatóságának, illetve nagy teljesítményének köszönhetıen a hatékony bérszámfejtési megoldást kínálja mind a kisebb, mind a nagyobb létszámú vállalatok számára. A nexonbér tetszıleges számú gazdasági egységre üzemeltethetı, akár önállóan, akár más, átfogó egységes ügyviteli rendszer részeként. A program alkalmas több telephelyen történı online számfejtésre is. Kimutatásait, kötelezı adatszolgáltatásait minden érintett hatóság elfogadja. A bérügyviteli szoftver a kkv-k és a nagyvállalatok számára is alkalmazható. A kisebb mérető cégek többek között a program moduláris felépítését tartják fontosnak, mert így költségeiket alacsonyan tarthatják. Ezzel szemben a nagyvállalatok számára az adatfeldolgozás gyorsasága a legnagyobb elıny, hiszen több ezer dolgozó havi bérét néhány perc alatt dolgozhatják fel. A program moduljai lefedik a bérügyvitel összes területét. Mind a hivatalos, mind a halmozott adószámítási eljárás használható, és az egyéni kívánságok (pl. magasabb adósávban adóztatás) is egyszerően teljesíthetık. A visszamenıleges béremelések, az egyes összeghatár-változások (pl. a minimálbér, az ebédtérítés mértéke stb.) miatti módosítások automatikusan végigfuttathatók. A rendszer által nyilvántartott adatokról tetszıleges szempontok szerinti egyedi listák, táblázatok készíthetık. Az elkészített listák, táblázatok pedig az MS Excel alkalmazással közvetlenül feldolgozhatók. A nexonbér integrálható valamennyi vállalatirányítási rendszerrel, többek között a Microsoft Dynamics Axapta és Navision, Oracle E-Business Suite, SAP, revolutions Iroda++ és Zenit programokkal. A nexonbér mind MS SQL, mind Oracle alapon mőködik. 148

149 A nexonbér moduljai, ezek funkciói: -Bér-Munkaügy modul: Lehetıség nyílik a havidíjas és órabéres rendben foglalkoztatott, valamint teljesítménybéres és jutalékos elszámolású dolgozók bérének számfejtésére valamennyi pótlék, járulékos elem és levonás figyelembevételével, a mindenkori jogszabályoknak megfelelıen. A program ellátja a nagytömegő, önálló tevékenységbıl származó jövedelmek (honorárium, szerzıi díj, megbízási díj stb.) bérszámfejtését is. -OEP-ellátások modul: Elbírálja és számfejti az OEP terhére elszámolható pénzbeni ellátásokat; kimutatásokat, statisztikákat készít. -Családtámogatási ellátások modul: A dolgozóknak járó családtámogatási ellátásokra jogosultság megállapítását, számfejtését és elszámolását végzi; statisztikát, igazolást készít. -Havi E-Bevallás modul: Bevallás összeállítása és utólagos szerkesztése. -Cafeteria modul: Megoldást kínál a béren kívüli juttatások többszintő nyilvántartására, ellenırzı listák segítségével folyamatos figyelésére, továbbá juttatástípusok szerint számol az éppen aktuális adó és közteher vonzatokkal. nexontime, beléptetı és munkaidı-nyilvántartó rendszer Mivel a munkaidı pontos nyilvántartása, a túlmunka szabályoknak megfelelı kezelése a munkáltatók számára törvényben elıírt kötelezettség, tulajdonképpen csak azt kell eldönteni, hogy ezt milyen módon a legcélszerőbb megvalósítani. A törvény erre vonatkozóan nem ad eligazítást, így a nyilvántartás elfogadható akár egy kézzel írt, és rendszeresen vezetett kockás füzetben is, ám az ilyen és ehhez hasonló elsı ránézésre könnyőnek tőnı, ám hosszú távon a vállalat hatékony mőködését visszavetı megoldások rengeteg papírmunkával járnak, az adminisztrációval töltött idı pedig komoly többletterhet ró a munkahelyi vezetıkre, valamint a munkaüggyel foglalkozó vállalati szakemberekre. A munkaidıhöz kapcsolódó adatok nyilvántartására legkorszerőbb az elektronikus út, vagyis a megfelelı szoftverrel támogatott nyilvántartás bevezetése. Az ilyen megoldások elınye, hogy nem csak támogatják, de ellenırizni is tudják a Munka Törvénykönyvében elıírt jogszabályi kötelezettségek-, vagy éppen a vállalat kollektív szerzıdésében foglaltak betartását, de ezeken túlmenıen további elınyöket kínálnak. Egy jól mőködı, stratégiai elınyöket is biztosító munkaidı-nyilvántartó rendszerrel szemben alapvetı elvárás, hogy a munkarend tervezést támogassa, a kapcsolódó beléptetı rendszer adatait feldolgozza, és azokból munkaidı adatokat munkaidıt, túlórát, mőszakpótlékot - számoljon. Ugyancsak az alapvetı funkciók közé sorolható a jelenléti ívek ellenırzési lehetısége, illetve azok javítása, jóváhagyása, és hosszú távú tárolása. A munkaidı-nyilvántartó rendszerrel szemben kívánatos az is, hogy képes legyen a munkaidı adatok további költséghely, 149

150 munkaszám, projekt és feladat alapján történı felosztására, illetve biztosítsa a vezetık és a munkaügyi szakemberek számára fontos statisztikák és összesített lekérdezések készítését. Az így rendelkezésre álló, számos szempont szerint szőrhetı kimutatások révén ugyanis elemezhetıvé válik a munkavállalók teljesítménye, azonnal kiszőrhetık a bérezési és erıforrás-gazdálkodási problémák, ugyanakkor jelentısen csökkenthetık a túlórák és a munkabér költségek. A nexontime webes felületének köszönhetıen a távoli telephelyek is könnyen bekapcsolhatók a központi nyilvántartásba. A dolgozók önkiszolgáló módon maguk is követhetik idıadataik feldolgozását, pontosan láthatják például beosztásuk, balanszidejük, szabadságuk alakulását. Vezethetik, esetleg korrigálhatják saját elektronikus jelenléti ívüket, közvetlenül jelezhetik a szabadságigényüket. Kulcsfogalmak: Cafeteria A cafeteria típusú juttatási rendszerben a munkavállaló havi bérén túl egy külön meghatározott keretösszeget saját belátása szerint "költhet el", azaz maga dönthet arról, hogy keretét mire használja fel. (A választható elemek közé tartozhat például az étkezési hozzájárulás, nyelvtanulás, üdülés, biztosítás, önkéntes nyugdíjpénztári befizetés, internet szolgáltatás, de vezetı beosztású alkalmazottak esetében a cafeteria körébe vonható a cégautó is.) Kompetencia Kompetenciának nevezzük azokat az alapvetı, meghatározó személyes tulajdonságokat, jellemzıket, melyek az adott munkakör vonatkozásában okozati kapcsolatban állnak az elıre meghatározott kritériumszint alapján kiválónak minısített teljesítménnyel. Módszertani kritérium, hogy e kompetenciák egy adott munkakörre vonatkozóan világosan, érthetıen legyenek megfogalmazva, Önkiszolgáló rendszer A hagyományos architektúrájú centralizált rendszerekhez képest, a program elemeihez a vállalat munkatársai széles körben hozzáférhetnek saját, illetve beosztottjaik adatainak kezelése céljából. Ennek számos elınye van pl. az adatok pontossága, adminisztrációs terhek csökkenése, költséghatékonyság stb. Gap analysis Eltérés vizsgálat. Azt mutatja meg, hogy a munkavállaló által birtokolt kompetenciák, illetve általa jelenleg betöltött/megpályázott beosztás által követelt kompetenciák között milyen kompetencia, illetve készség eltérések vannak. 360 fokos értékelés Egy személy értékelése nem csak a közvetlen felettese által, hanem saját maga, egy közvetlen munkatárs, beszállító, beosztott, stb. is értékel. Az értékelés eredménye a különbözı személyek által végzett értékelések súlyozott átlaga lesz. 150

151 Ellenırzı kérdések: Ismertesse a rendszer legfontosabb jellemzıit, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira! Fejtse ki, hogy milyen gyakorlati körülmények között döntene a nexonhr rendszer alkalmazása mellett, elsısorban mely funkciók használatát helyezné elıtérbe! A humánerıforrás-gazdálkodás milyen területeit fedi le a nexonhr rendszer a különbözı moduljai segítségével? Ismertesse a kompetencia-alapú humánerıforrás-gazdálkodás rendszerek elınyeit! Ismertesse, hogy miért fontos a vállalat számára, hogy a humánerıforrásgazdálkodás támogatását megvalósító informatikai rendszer integrált legyen a bérügyviteli, illetve a beléptetı- és munkaidı-nyilvántartó rendszerrel! 3.2. Az OPUS, integrált személyügyi és bérügyviteli rendszer Képzési cél: A rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó megismerése, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira. A hallgató készségének kialakítása a különbözı személyügyi rendszerek közötti különbségek meghatározására, annak érdekében hogy a gyakorlatban történı kiválasztáshoz és hasznosításhoz megfelelı érvrendszert legyen képes kialakítani. Az OPUS, integrált személyügyi és bérügyviteli rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó bemutatása A szolgáltató cég rövid bemutatása A VT-SOFT Kft. OPUS humán ügyviteli rendszerének moduljai - a több mint 600 cégnél mőködı OPUS Társadalombiztosítási program, az OPUS Bér - munkaügyi, és az OPUS Humán emberierıforrás-gazdálkodási program - integráltan mőködnek, de interfészt biztosítanak más bér-, munkaügyi, HR rendszerekhez és ERP alkalmazásokhoz is. (pl. Microsoft Dynamics NAV, Exact, Scala, Libra, SAP, Infosys). Az egyes modulok ugyanakkor külön is használhatók teljes funkcionalitással. A rendszer vázát alkotó három modulon kívül számos speciális funkciót ellátó alrendszer létezik teljes adatintegráltsággal. Ezek fıleg Interneten, vagy intraneten keresztül használható alkalmazások. (Önkiszolgáló HR, kafetéria, Matrix idıadat rögzítı) A rendszer három legfontosabb jellemzıje: - Szakértıi és jogszabályismereteken alapuló integrált rendszer - Skálázható, testreszabható cégméretnek, funkcionalitásnak, informatikai környezetnek megfelelıen - Értéknövelı szakértıi szolgáltatások igénybevételének lehetısége (Hot-line, workshopok, egyedi tanácsadás, jogszabály értelmezés, folyamatelemzés, stb.) 151

152 A rendszertulajdonságok bemutatása OPUS programok felhasználói felülete szabványos Windows kezelıi felület, felépítése kliens - szerver architektúra relációs (SQL) adatbázis - kezeléssel. Az operációs rendszertıl és platformtól független eljárások alkalmazásával komplex követelményeket is kielégítı rendszer jött létre. Támogatott adatbáziskezelık: ORACLE, MSSQL, SYBASE. Belsı jogosultsági és biztonsági alrendszere, kiegészülve a környezeti operációs rendszer és adatbáziskezelı jogosultsági, biztonsági funkcióival, a legszigorúbb biztonsági elıírásoknak is megfelel. A program egyaránt alkalmas egy gépes és hálózatos üzemmódban történı használatra, felhasználóbarát megoldásai következtében egyszerően kezelhetı, használata könnyen megtanulható, a személyügyi munka folyamatos végzéséhez informatikus közremőködése csak ritkán szükséges. A programrendszerben készült lekérdezések, listák, riportok eredményhalmaza minden esetben képernyın jelenik meg. Itt dönt a felhasználó a fizikai kimenetrıl (nyomtatás, vagy adatexport TXT, EXCEL, HTML, dbase formátumban) Adatstruktúra, általános mőködési elvek Az OPUS rendszer használata lehetıvé teszi a különféle jogszabályok által elıírt és a külsı adatszolgáltatásokhoz szükséges személyi adatok, a munkaügyi jogviszonyok és a szabadságok nyilvántartását, meghatározását. Az OPUS szoftver lehetıséget biztosít a már létezı munkaügyi adatok migrálására, tárolására, visszakeresésére, a szervezeti változások nyilvántartására. A rendszerben tárolt dolgozóhoz vagy jogviszonyához rendelt adatok, információk kezdı és végdátummal kerülnek eltárolásra, így élettörténetük évekre visszamenıen visszakereshetı, elemezhetı. Szabadságok, hiányzások az aktuális számfejtési idıszakban kerülhetnek rögzítésre, feldolgozásra, biztosítva ezáltal a pontos, naprakész, papírmentes szabadság nyilvántartást. A rendszerben nyilvántartott munkavállalókhoz tetszıleges számú jogviszony és járandóság illetve levonásjogcím kapcsolható, a többes jogviszonyban foglalkoztatottak személyi adatait is csak egyszer, egy helyen kell tárolni. 152

153 Speciális, az adott vállalatra jellemzı adatok tarthatóak nyilván, pl. foglalkoztatás-egészségügyi kategória, iskolai végzettségek, beosztások, szaktanfolyamok, orvosi vizsgálatok, személyi leltár, munkaruha, jogosítvány stb., sıt digitális fotó és aláírás minta is tárolható. Megvalósítható a vállalat sajátosságainak és a jogszabályoknak megfelelı munkaszerzıdés vagy megbízási szerzıdés tárolása és nyomtatása új belépı részére, vagy már állományban lévı munkavállalók munkaszerzıdésének módosítása, a változások történeti követése, értesítés készítése bérváltozásról. A szoftver teljes mértékben alkalmazkodik az aktuális jogszabályokhoz, azaz szakértıi rendszer, mely komoly támogatást nyújt beépített tudásbázisa segítségével a felhasználóknak A jogszabályok változását megırzi, így a folyamatok visszamenıleg is ellenırizhetıek A rendszerfunkciók bemutatása, az OPUS HUMÁN Emberi erıforrás gazdálkodási program Az OPUS termékcsalád harmadik, legfiatalabb rendszere. A rendszer közel 50 humánpolitikai funkciót tartalmaz és támogat, ezek felölelik a korszerő személyügyi munka teljes vertikumát. A programban lévı tudásbázisok technológia és definíció mélységig tartalmazzák az egyes funkciók végrehajtásához szükséges elemeket, amelyek a felhasználó cég igényei szerint testre szabhatóak. Az OPUS Humán, magyar emberi erıforrás gazdálkodási rendszer alkalmazása ágazattól függetlenül minden gazdálkodó és költségvetési szervezet számára ajánlható. A rendszerbe beépített személyügyi szaktudás és gondolkodásmód komoly haszonnal jár a felhasználó szervezet számára: az okszerő személyügyi munka megalapozza a szervezet célkitőzéseinek megvalósítását. A felsorolt funkciók egymással szoros összefüggésben, hozzáigazítva a személyügyi részleg belsı munkamegosztásához, de a felhasználó által diktált prioritási sorrendben alkalmazhatók. Az alkalmazásba vétel tényleges sorrendje a rendszer bevezetésekor kerül meghatározásra. Az emberi erıforrás gazdálkodási funkciók rendezettsége megfelel a gyakorlati személyügyi munka logikájának. Eszerint alapvetı a szervezet kompetenciarendszerének és hierarchiájának kialakítása. Az egységes szervezeti kompetenciarendszer felhasználása három dimenzióban történik: a munkaköri követelmények meghatározása, a munkavállalók felmérése és az oktatás szakterületein. 153

154 Az OPUS Humán rendszer humánpolitikai funkciói - A kompetencia rendszer felépítése, vagy kvalifikáció katalógus - A szervezet felépítése, beosztások kezelése, - Személyzetkezelés, - Teljesítményértékelés - Karrier- és utódlástervezés - Munkaerı-felvétel (toborzás) - Oktatások, tréningek - Listák - Humánpolitikai rendszerbeállítások Az alrendszerekbıl olyan jelentések készíthetık, amelyek segítik a humánpolitikai funkciók ellátását és egyúttal a szükséges információk kinyerését. A kompetencia rendszer felépítése Az OPUS Humán rendszer kilenc kompetencia csoportba sorolt 62 kompetenciát tartalmaz definíciókkal, javasolt szintekkel és azok meghatározásaival, ezek segítségével alakítható ki az adott cég kvalifikációs katalógusa, a szervezet specifikus kompetenciák és a konkrét teljesítménykövetelmények. Az így kialakított rendszer kezelésére a kívánt kompetenciákhoz felmérési módszer, vagy módszerek rendelhetık. A szervezet felépítése, beosztások kezelése A rendszer egyszerően áttekinthetı fa-struktúrában tárolja a cég szervezeti egységeinek elhelyezkedését, a szervezeti egységek jellemzıit, adatait. A szervezeti egységeket a cég struktúrájának megváltozása esetén könnyen és egyszerően át lehet mozgatni a megfelelı helyre. Az átmozgatott szervezeti egységekkel automatikusan a munkavállalók is a megfelelı helyre kerülnek. A szervezeti egységekhez tartozó munkaköröket szintén a szervezeti fastruktúrában a megfelelı szervezethez rendelve tarthatjuk nyílván. Megadható a tervezett munkavállalói létszám is. A program automatikusan megjeleníti a 154

155 ténylegesen betöltött létszámot munkakörönként, így azonnal elemezhetı a tervezett és a betöltött létszám eltérése. A munkakörökhöz többféle munkaköri leírás kapcsolható. A rendszer kezeli a munkaköri leírások történetiségét, tehát a korábbi, jelenleg nem érvényes munkaköri leírásokat is visszakereshetjük. A rendszer a szervezeti változásokat is képes követni a szervezetti történetiségek tárolásával. A személyzetkezelés A program nyilvántartja a céggel, szervezettel jogviszonyban álló munkavállalók személyi adatait. Az alap törzsadatokon túl nyilvántarthatóak: az egyéb személyi adatok (tetszılegesen bıvíthetı), gyermek adatok, végzettségek, képzettségek, nyelvtudás, járandóságok (alapbérek, prémiumok, jutalmak stb.) munkaköri adatok, címek (lakcím, telefonszám, ), elızı munkahelyek, digitális fotó és aláírás minta, önéletrajz. Teljesítményértékelés A modul kétfajta teljesítményértékelést tartalmaz. Az elsı tisztán kompetencia alapú, a munkaköri követelmények és a személyi specifikáció összehasonlításán alapul. A második tárgyidıszak alapú teljesítményértékelés, amivel négy féle típusú (szöveges, kompetencia, konkrét feladat alapú, esemény alapú) értékelés készíthetı, akár összevontan is. A rendszer tartalmazza a teljesítményértékeléshez szükséges adatlapokat is. A teljesítményértékelés eredményeinek körültekintı szakmai elemzését a rendszer széleskörően támogatja. A teljesítményértékelés eredményébıl képzési terv készíthetı. Karrier-és utódlástervezés Az utódlástervezéskor a kijelölt munkatárs alkalmassága vizsgálható valamely magasabb beosztásra, míg az utódkereséskor egy magasabb beosztáshoz kereshetünk egy vagy több lehetséges utódot. A karriertervezés az elızı funkció továbbfejlesztése. A karrierterv egyes állomásaira külön-külön utódlástervezés végezhetı. Az alulteljesített kompetenciák fejlesztéséhez szükséges oktatási igényeket oly módon lehet meghatározni, hogy azok a karriertervben meghatározott végsı beosztás követelményrendszerének mielıbbi teljesítését segítsék. Munkaerı-felvétel (Toborzás) Az üresen álló beosztások betöltésére felvételi projektek indíthatók. A program segíti az összetett adatfeldolgozási és a felvételi eljárás munkaszervezési feladatait az informatika eszközével. Figyeli a határidıket, támogatja az információk továbbítását, értesítések küldését és megkönnyíti a felmérések végrehajtását. Lehetıség van internetes toborzás kialakítására. A rendszer összeköthetı a felhasználó weboldalával, ahol megjelenhetnek a felvételi projektek adatai, a 155

156 jelentkezık pedik egy elektronikus adatlapot kitöltve rögtön bekerülhetnek az adatbázisba, így az adminisztrációs munka jelentısen csökkenthetı. Oktatások Az oktatási alrendszer használatával egyszerően nyilvántarthatóak, áttekinthetıek a cég által igényelt képzések: iskolarendszerő képzések, tanfolyamok, oktatások, tanulmányi szerzıdéshez kötött képzések, az oktatást végzı cégek adatai. A rendszer alkalmas a minıségbiztosítás által elıírt képzések nyílvántartására, támgatására. Az adminisztrációs modul segíti a képzéssel, oktatással járó adatok hatékony kezelését, akár több ezres dolgozói létszám esetén is. Az oktatási alrendszer rendelkezik költségtervezési funkcióval, amellyel mind költségviselı, mind dolgozó alapú tervezést el lehet végezni. A költségkeretek felhasználást a rendszer figyeli. A felhasznált oktatási költségek több szempontból, oktatásonként, résztvevıként, számlatípusonként rögzíthetıek, a program figyelmeztet a költségkeret túllépésére. Az oktatási elemekrıl, költségekrıl szervezeti egységenként listák, grafikonokkal támogatott statisztikák készíthetıek. 156

157 Listák, szerzıdések, jelentések A rendszer a szabadon paraméterezhetı lekérdezések összeállításához listagenerátort tartalmaz. A gyakoribb riportok, jelentések, statisztikák elıtt paraméterezı-ablak biztosítja a rugalmas lekérdezések elkészíthetıségét (pl. létszámadatok, belépık-kilépık listái, gyerek adatok, figyelmeztetı listák (próbaidı, határozott idejő szerzıdés), juttatások stb.). Ebben az alrendszerben találhatóak a munkaszerzıdések, tanulmányi szerzıdések, formalevelek, iratminták A rendszerhez integrált további funkciócsoportok bemutatása Az OPUS Bér- munkaügyi program Egységes adatbázisra épülı komplex munkaügyi, bér- és SZJA elszámolási rendszer. A program komoly segítséget nyújt a munkaügyhöz, bérelszámoláshoz és adóelszámoláshoz kapcsolódó számfejtési és adatszolgáltatási feladatok elvégzéséhez. Rugalmasan definiálható jövedelemjogcímek és egyéb táblázatok adnak lehetıséget arra, hogy a program bármely - a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó - vállalkozás számára nehézség nélkül adaptálható és alkalmazható legyen. Kollektív szerzıdés vagy egyedi sajátosságok esetén az elıforduló egyedi igények és eltérı beállítások is megvalósíthatók. A VT-SOFT Kft. a bevezetési projekt során felméri és elkészíti a felhasználó részére szükséges speciális járandóság és levonás jogcímeket, és azokat a mőködés során folyamatosan karbantartja a jogszabályváltozások és a cégcsoport változó igényeinek megfelelıen. - A program funkciói - Új munkavállalók beléptetése - Munkavállalók azonosító és jelölı adatainak törzsadatlapon történı nyilvántartása - Digitális fotó és aláírásminta tárolása - Alapszabadság kiszámítása, nyilvántartása - Különféle jogcímő távollétek kezelése, nyilvántartása - Különbözı jogviszonyok kezelése - A jogviszonyhoz rendelt egyéb adatok történetiségének kezelése (pl. szervezeti egység, költséghely, munkaszám) - Speciális, egy adott cégre jellemzı adatok tárolhatósága (tanfolyamok, orvosi vizsgálatok) - Munkaügyi listák, munkaszerzıdések elkészítése - Munkaügyhöz kapcsolódó statisztikai információs igények kielégítése - Munkaviszony megszüntetésének nyilvántartása - Munkarend kezelése - Munkavállalók rendszeres és nem rendszeres jövedelmének havi és hóközi számfejtése 157

158 - Bérjövedelem (havibér, órabér, teljesítménybér, pótlékok, egyéb bérek) - Egyéb személyi jellegő kifizetések (pl. megbízási díj, költségtérítés) - Levonások, letiltások, átutalások kezelése - Különféle munkáltatói listák (címletjegyzék, bérelszámolási lista, bérösszesítı lista, bérkarton) elkészítése - Bankba vagy lakcímre történı átutalás lehetısége (személyenként külön bankszámlára utalható a járandóság bizonyos része, vagy egésze), lemezre mentés - Bér- és jövedelem-kimutatáshoz kapcsolódó statisztikai információs igények kielégítése - Fıkönyvi feladás készítése a jogcímekhez rendelt fıkönyvi számlaszámok szerint, munkaszámonkénti bontásban - Adóelıleg kiszámítása és levonása - Egyéni járulékok és magánnyugdíjpénztári tagdíjak jogszabály szerinti kezelése - Egészségügyi hozzájárulás elszámolása, nyilvántartása - Szervezeti egységenként, költséghelyenként való csoportosítások a cégre egyedileg definiált adatcsoportok segítségével - Dolgozónként egyéni listák készítése szervezeti egységenként a kifizetésekrıl, levonásokról, teljesítményadatokról és nettó bérekrıl - Statisztikák - Havi és éves gazdaságstatisztikai jelentés - Havi adó és járulék bevallás munkavállalónként elektronikus úton az APEH elıírása szerint, ABEV program segítségével a kész fájlok elküldése Ügyfélkapun keresztül. - Éves munkaügyi jelentés (tetszılegesen szőrhetı) - Éves Munkaerı-költség felvételi statisztika - Májusi adatszolgáltatás a vállalkozásnál foglalkoztatottak kereseteirıl - Év végi munkáltatói és kifizetıi személyi jövedelemadó adatszolgáltatások teljesítése - Év végi munkáltatói adómegállapítás elkészítése a nem önadózó munkavállalók részére - Nyugdíjbiztosítási egyéni nyilvántartólap kezelése, elkészítése, átadása az ONYF által kiadott rendszer részére - Adatelıkészítés A dolgozók idıadatai a ledolgozott órák, túlórák, pótlékok, hiányzások és egyéb a számfejtéshez szükséges adat napi, heti, vagy havi gyakorisággal on-line módon kerülhetnek feldolgozásra, a ledolgozott órák és a hozzájuk tartozó költséghelyek egyszerre történı rögzítésével a cégcsoport adminisztrátorai által a telephelyeken (a keletkezés helyén). A fenti feladatok ellátására az OPUS szoftver fejlett idıadatrögzítı programrészekkel rendelkezik, amelyek lehetıvé teszik a berögzített adatok azonnali ellenırzésének lehetıségét. Az OPUS szoftver használatával a havibéres szellemi dolgozók esetében elegendı a havi hiányzásokat rögzíteni, illetve a tb-hez kapcsolódó hiányzásokat, ellátásokat számfejteni a társadalombiztosítási modulban. A rendszer tartalmaz egy 158

159 globális naptárat, aminek segítségével az érvényes napi munkaidı valamint a kiesı idık figyelembevételével automatikusan történik a bérek számfejtése. Fizikai dolgozók, improduktívak esetében paraméterezhetı gyorsrögzítı használatával oldható meg a munkaidıadatok (munkalap) és egyéb eseti járandóságok a rendszerbe történı bevitele, a hiányzások rögzítésével. A munkavállalóhoz és/vagy a ledolgozott órákhoz szervezeti egység, munkaszám vagy költséghely, UTK kód és üzemkód is rögzíthetı, a fıkönyvi feladás szerinti bontásban. - Feldolgozás, számfejtés Az OPUS Bér- munkaügyi program alkalmas arra, hogy egy személynek, egy hónapban, több jogviszony alapján, többször is számfejtsen, az adó és járulék elemek meghatározását azonban a rendszer komplexen végzi. A szoftver törvény szerinti vagy halmozott SZJA számfejtési algoritmus szerint használható. A tárgyhavi számfejtést elvégezhetjük dolgozónként, csoportosan, az adott cég egészére, végezhetünk hóközi, eseti, vagy korrekciós számfejtéseket. A következı ábrán a rendszer legfontosabb bérszámfejtési funkciói láthatók: A rendszer erıssége a korrekciós számfejtés, amely lehetıséget ad arra, hogy a tévesen számfejtett vagy hiányzó tételeket a szoftver automatikusan korrekciózza - akár több hónapra visszamenıen - az aktuális tárgyhónapban. A szoftverrel automatikusan visszamenıleges béremelés is végrehajtható munkavállalónként, vagy nagyobb csoportoknak úgy, hogy a program figyelembe veszi az adott idıszakig levont járulékokat, adót és egyéb a számfejtésben szereplı tételeket. Kilépı dolgozó esetén több hónapra elıre is számfejthetünk (korrekciózhatunk). A bérváltozások megırzıdnek, így több évre visszamenıleg követhetı a munkavállaló bértörténete. Az OPUS Bér- munkaügyi program automatikusan kezeli a munkavállalók rendszeres és nem rendszeres jövedelemjogcímeit, levonásait és utalásait. 159

160 Számfejtés után megtekinthetjük a számfejtés eredményét képernyın, vagy kilistázhatjuk. Szükség esetén minden nehézség nélkül törölhetjük a hibás számfejtést, korrigálhatjuk az adatokat, majd újra számfejthetjük az adott dolgozó vagy csoport járandóságait. Az OPUS rendszerben keletkezett adatok elektronikusan kerülnek feladásra a tetszıleges, elıre definiált fıkönyv modul (pl. Libra, Scala, SAP, Infosys, Microsoft Dynamics NAV, stb.) felé, egyedi interfész kialakításával. Egy-egy dolgozóhoz tetszıleges számú utalás, levonás kapcsolható, melynek mértéke lehet %-os, vagy Ft összeg és ezek kombinációja. A járandóságok kifizetése történhet dolgozónként vegyesen: utalásokkal és/vagy készpénz felvétellel együtt is. Az utalások on-line módon vagy floppy lemezes feldolgozással történnek. A bankok által rendelkezésre bocsátott utalási fájl struktúra ismeretében tetszıleges számú banki utalás, interfész csatlakoztatható a rendszerhez. A rendszer automatikusan kezeli a magánnyugdíjpénztári tagdíjak, tagdíj kiegészítések levonását, utalását az APEH Magánnyugdíjpénztárankénti bankszámláira. - Listák, riportok Az OPUS rendszer naprakész kimutatásokat biztosít a munkaügy, munkaerı gazdálkodás, bér, bérgazdálkodás, pénzügy, számvitel, kontrolling területén dolgozók részére. Az alaprendszer által biztosított számos kimutatás, lista, statisztika biztosítja a naprakész adatszolgáltatást, vezetıi információs igények kiszolgálását. A szoftver bevezetése során, a rendszeresen használt, egyedi, a vevı speciális feldolgozási igényeit kielégítı listákat elkészítjük és beépítjük a rendszerbe. Az ad-hoc kimutatások elkészítésére többféle belsı és külsı listagenerátor áll rendelkezésre, mely a felhasználók által szabadon paraméterezhetı adattartalmú liták összeállítását segítik. - Havi adó és járulék bevallási rendszer Az OPUS Adó program teljeskörüen elvégzi a foglalkoztatók részére évtıl teljeskörüen bevezetett elektronikus havi adó és járulék bevalláshoz szükséges személyenkénti adatok kigyőjtését, összesitık készitését illetve az APEH által elıírt adatszerkezető végleges XML fájl elkészítését. A évben bevezetett rendszer célja, a havonkénti személyenkénti folyamatos egycsatornás adatszolgáltatás az APEH részére, aki naprakészen továbbítja az egyéb államigazgatási szervek felé a részükre szükséges adatokat (pl. OEP, ONYF, Foglalkoztatási hivatal, stb.) évtıl kezdıdıen ide tartozik a havi Magánnyugdíjpénztári tagdíjak bevallása is, azaz megszőnt a különbözı pénztárak felé történt közvetlen tagdíj bevallási rendszer. A bevallási rendszer legfontosabb funkcióit az alábbi ábra szemlélteti: 160

161 A bérszámfejtés eredményadataiból automatikusan kigyőjti a program a magánszemélyenkénti bevallás adatait, melyek módosithatók, bıvíthetık (pl. osztalékok kifizetése külsı személyek részére). A havi bevallás része a cég szintő adó és járuléknemenkénti összesitı, illetve a Magánnyugdíjpénztárankénti összesitık. Ezeket is a program automatikusan számolja, mely szintén bıvithetı a magánszemélyekhez nem köthetı adónemekkel (pl. reprezentáció, üzleti ajándék utáni adó). Az összesitıbıl és a magánszemélyek adataiból összeállt adóbevallásról végleges XML fájl-t készítünk, melyet az ABEV programmal már csak ellenırizni kell és utána közvetlenül elküldhetı az Ügyfélkapun keresztül. Ez a bevallás az alapja a pénzügyi teljesítéseknek is, mert az APEH az XML fájlban bevallott összegeket könyveli le a cég folyószámlájára és ezzel kell egyezni az átutalt összegeknek. A program alkalmas az eredeti havi bevallásokból kiindulva Helyesbitı, Önellenırzési bevallások elkészítésére is. A helyesbítés a magánszemély havi adatainak teljes adatcseréjét jelenti és ha cégszintő Ft különbség is keletkezik, azt elıjelhelyesen külön Önellenırzési lapokon kell bevallani. Az összesitı bevallás bármely adónem sorairól személyenkénti analitikai kimutatás is készíthetı a bérszámfejtéssel történı egyeztetés miatt. A Magánnyugdíjpénztárankénti tagdíj összegekrıl, illetve az Önellenırzési lapokon kimutatott Ft különbségekrıl is készíthetı személyenkénti kimutatás. A évközben bevezetett adóbevallási nyomtatványok a jogszabályváltozások követése miatt már évközben többször változtak (0608, 0682), illetve a késıbbiekben is minimum évenkénti változtatásuk várható (0708). Az alábbi képernyı szemlélteti, hogy a korábbi bevallások helyesbitésének, önellenırzésének megvalósításához illetve az adatok archiválása miatt meg kell ırizni a havonkénti eredeti és helyesbitett bevallásokat is. 161

162 A program különbözı telephelyeken vagy netán más rendszerekbıl (pl. bank esetén) készült XML fájlok összefőzését is elvégzi, mivel havonta ugyanazon adószámú foglalkoztató csak egy eredeti fájl-t továbbíthat az ABEV programmal. A bérrendszerbe integrált kafetéria modul Az év eleji dolgozói nyilatkozatok alapján havi bontásban, dolgozónként rögzíthetık az adott évben választható béren kívüli juttatási elemek. A rendszer a berögzített nettó értékeket a jogcímhez tartozó szorzószámnak megfelelıen bruttósítja, és a bruttó összegek kerülnek a felhasználásnak megfelelıen bérszámfejtésre az aktuális számfejtési hónapban. A rendszer ellenırzést végez és figyelmeztet arra, hogy a berögzített jogcímek összértéke ne haladja meg a felhasználható keret nagyságát. A program ellenırzi, hogy csak a ténylegesen felhasználható jogcímekre történjen rögzítés, feldolgozás (pl. nem enged olyan dolgozónak önkéntes nyugdíjpénztári hozzájárulást rögzíteni, aki nem pénztártag). Év közben a dolgozó a még fel nem használt, nem számfejtett jogcímeket módosíthatja, törölheti, újat választhat, természetesen az addig fel nem használt keret mértékéig. A leszámfejtett, tehát felhasznált béren kívüli juttatást korrekciózni nem lehet. Be- és kilépı dolgozó esetén az idıarányosan fel nem használt vagy túlhasznált keret egy-egy speciális levonás vagy kifizetés jogcímen rendezhetı. Szervezeti egységenként, dolgozónként, jogcímenként lista készíthetı a felhasználható és a felhasznált keretrıl, illetve a maradvány összegérıl. 162

163 OPUS Társadalombiztosítás - Általános jellemzık: Az aktuális jogszabályok figyelembevételével a társadalombiztosítási ellátások elbírálását és számfejtését végzi A jogszabályok változását megırzi, így a folyósítás évekre visszamenıleg ellenırizhetı A program elırejelzéseket és segítı listákat állít elı, ezekkel is könnyítve az ügyintézést Egészségbiztosítás és a TÁH részére adatszolgáltatásokat készít Biztonságossá teszi a kifizetıhelyek mőködését, a manuális munkát minimálisra csökkenti - Funkciók Az OPUS Társadalombiztosítási rendszer az alábbi ellátások elbírálására és számfejtésére szolgál: Betegségi-anyasági ellátások - Táppénz - Baleseti táppénz - Gyermekápolási táppénz - Terhességi-gyermekágyi segély - Gyermekgondozási díj - Anyasági támogatás - Betegszabadság (számfejtı, nyilvántartó) - Biztosítottak jelentése várhatóan a bér programban lesz Családtámogatási ellátások - Családi pótlék - Gyermekgondozási segély Betegségi ellátások esetében a rendszer az aktuális és a korábban érvényes társadalombiztosítási jogszabályok figyelembevételével végzi az igények elbírálását, számfejtését és folyósítását. Ha az igénylınek több jogviszonya is van, a program az ellátást a jogviszonyonként érvényes jogszabályoknak megfelelıen bírálja el. A program automatikusan ellenırzi, hogy az igénylı jogosult-e még betegszabadságra, ha igen, akkor ennek számfejtésével indul, majd ezt követıen az ellátás elbírálása. Anyasági ellátások esetében a program a rögzített adatok alapján kiszámolja a folyósítás kezdetét, és havonta automatikusan utalja az ellátást az igény lejártáig. Ha idıközben megváltoznak az ellátás folyósításának feltételei, idıtartama, vagy mértéke, az új adatok rögzítését követıen automatikusan átszámolja a program az ellátást. A családtámogatási ellátások elbírálásához szükséges adatok rögzítését követıen a program havonta megállapítja az utalandó összeget, figyeli a változásokat és beállítja az igénylejáratokat. Automatikusan megállapítja a tárgyhavi és a visszamenılegesen még járó ellátást. A számfejtést követıen is lehetséges a gyermek adatait változtatni, igazolásokat módosítani: az új adatok alapján a program átszámolja, vagy leállítja az ellátás utalását. 163

164 A szoftver segítségével elkészíthetıek az ellátásokkal kapcsolatos, havonta kötelezıen elıírt, valamint a feldolgozást segítı listák. A havi listák bármikor lekérhetıek a számfejtett ellátásokról akár a tárgyhónapra, vagy valamelyik korábbi idıszakra. A manuális munka csökkentésére olyan segítı listák készíthetık, amelyek használatával elkerülhetı, hogy az igényeket egyenként kelljen felülbírálni. Ilyen segítı listák: - Folyamatos keresıképtelenségek - Baleseti ellátásban részesülık - Terhességi-gyermekágyi segély hiányos adatok - Maradék betegszabadságok életévüket betöltık évüket betöltöttek - Tanulmányok befejezése - Iskolai igazolás - Hiányzó iskolai igazolás - Egyedülállói nyilatkozat - Orvosi igazolás bekérése - Országos Orvosszakértıi Intézet (OOSZI) felülvizsgálat - 18 éven felüli beteg gyermekek l - Kiválasztott igénylıre vonatkozó igénykarton Olyan listák is készíthetık, amelyek segítségével csoportosan lehet az igények lejáratát felülbírálni: - TGYS lejárat lista - GYED lejárat lista - GYES lejárat lista 164

165 - Adatszolgáltatások, kimutatások A következı ábra azt érzékelteti hogy a rendszer kimutatásai megfelelnek a törvényes elıírásoknak. - Egészségbiztosítási jelentés - GYED kérdıív - Negyedéves statisztika - Júliusi statisztika családi pótlék OPUS WTIME munkaidı-tervezı és nyilvántartó program Az OPUS WTIME munkaidı-tervezı és nyilvántartó modul alkalmazásával a vállalatok olyan eszközt kapnak, melynek segítségével a munkavállalók munkarendjének és munkaidı-beosztásának elkészítése a mindenkori törvényi elıírások figyelembevételével történik. A modul biztosítja a munkarendek és munkaidı-beosztások: széleskörő paraméterezési lehetıségét, mely folytán a tervezés skálázhatóvá válik, egy munkavállalótól akár több ezres munkavállalói csoportokig, rugalmas, az esetleges évközi törvényi változásokat követı és a munkavállalók személyes feltételeit is figyelembe vevı tervezését, 165

166 idıtartamán belül a törvényi elıírásoknak és a megadott feltételeknek megfelelı munkaidı-keretek alkalmazását, munkaidı-kereten belüli idıszakában, az elıírt és a tervezett órák egyenlegének meghatározását, és az ebbıl adódó esetleges túlóra vagy állásidı kimutatását, tervezése során a törvényi elıírásoknak megfelelı ellenırzést, ellenırzése után a feltárt hibák listázását, nyomtatását, visszatöltését a tervezı rendszerbe, ezáltal lehetıséget biztosítva a hónap közbeni változások rugalmas kezelésére, munkavállalókra illetve munkavállalói csoportokra, a kiválasztott idıszakra történı nyomtatását, adatai alapján a munkaidı-nyilvántartó rendszer feltöltését, így az egyes munkavállalókra vonatkozóan, csak a beosztástól eltérı munkavégzést, vagy távollétet kell rögzíteni, Az OPUS WTIME modul szorosan kapcsolódik - egységes adatbázisra épül az OPUS munkaügyi, bér- és SZJA elszámolási rendszerrel. Ennek elınyei kiaknázhatóak a munkaidı tervezése- és nyilvántartása során is. Elınyök a munkaidı tervezés kapcsán: a munkaügyi- és bérrendszerben már létrehozott munkarendek átvétele, feltöltése, munkavállalók személyre szabott egyéni munkarendjéhez adatok biztosítása, a munkavállalók törzs, jogviszony és szervezeti egységhez kapcsolódó adatainak elérése Elınyök a munkaidı nyilvántartása kapcsán: a munkaügyi- és bérrendszerben felvett munkarendek kezelése, a munkavállalók jogviszony és hiányzás adatainak feltüntetése, figyelembe vétele a munkaidı-nyilvántartásban a munkaidı-nyilvántartásban rögzített adatok átadása a bérszámfejtés részére. 166

167 A program felépítése: 1. Céges szabályok: biztosítja a cég egészére érvényes szabályok meghatározását változások esetén lehetıséget biztosít új szabálykészlet felvételére 2. Munkaidıkeretek és szabályok: biztosítja munkaidıkeretek törvényi elıírásoknak megfelelı létrehozásáát a paraméterek beállításai alapján ellenırzi a muinkaidıkeret hosszát és szabályszerőségét 3. Munkaidıtervek: széleskörő paraméterezési felület segítségével biztosítja a munkaidıbeosztások egyéni és tömeges tervezését, tervek törvényi elıírásoknak megfelelı ellenırzését és a tervek alapján a munkarendek feltöltését 4. Listák: Munkaidı beosztások: az elkészített tervek alapján biztosítja, a tervhez rendelt munkarendekre vonatkozó munkaidıbeosztások nyomtatását Terv-tény összehasonlítás: a kiválasztott terv és a hozzákapcsolt mukarendek vonatkozásában kimutatja a terv- és a tényidıszak közötti eltéréseket 167

168 Munkaidıkereten belüli eltérı órák: segítségével kilistázható a törvény szerinti és a munkaidıkereten belül ledolgozott órák közötti eltérés OPUS NET.Kafe kafetéria modul Az eredetileg az OPUS Bér - munkaügy - adó rendszerhez kapcsolódó modul a béren kívüli juttatások kezelését könnyíti meg a humánpolitikai osztályok munkatársai és a bérszámfejtés számára, de új verziója már önállóan használható webes alkalmazás. A modul jellemzıi: hatékony mőködés, egyszerő kezelhetıség, keretösszeg meghatározásának támogatása, tervezési funkciók, önkiszolgáló rendszerben használható, o webes igényfelmérés, o webes dolgozói nyilatkozat kitöltés, o webes dolgozói nyilatkozat módosítás, o kosár felhasználásának követése, beépített tudás : az egyes juttatások adóinak és járulékainak ismerete, lehetıség az egyes kerettípusok kiválasztására és a rájuk vonatkozó szabályok beállítására, kinyomtatható dolgozói nyilatkozatok, pontos egyedi kosár kezelése választható elemek nettó és bruttó értékének nyilvántartása, választások egyedi és összesített költségnyilvántartása, felhasználások egyedi és összesített költségnyilvántartása, keretösszeg-kezelés (megadott idıszakra arányosíthatóan), speciális keretszabályok kezelése, lekérdezési lehetıségek, listák a választott elemekrıl dolgozónként, szervezeti egységenként, költséghelyenként, kafetéria-elemenként, statisztikák, munkáltatói adatszolgáltatások, önállóan alkalmazható modul, integrált az OPUS Bér-, munkaügy-,és adó programmal, egyéb bérprogrammal is összeköthetı, több nyelven mőködtethetı szoftver. 168

169 Az év elején interneten keresztül tett dolgozói nyilatkozatok alapján a rendszer havi bontásban, dolgozónként rögzíti az adott évben választható béren kívüli juttatási elemeket. A modul a berögzített nettó értékeket a jogcímhez tartozó szorzószámnak megfelelıen bruttósítja, így az aktuális számfejtési hónapban a bruttó összegek kerülnek a felhasználásnak megfelelıen bérszámfejtésre. A program ellenırzést végez és figyelmeztet arra, hogy a berögzített jogcímek szerkezete, összértéke ne haladja meg a felhasználható keret nagyságát. A kafetéria modul ellenırzi, hogy csak a ténylegesen felhasználható jogcímekre történjen rögzítés, feldolgozás. Év közben a dolgozó a még fel nem használt, nem számfejtett jogcímeket módosíthatja, törölheti, újat választhat, természetesen az addig fel nem használt keret mértékéig. A leszámfejtett, tehát felhasznált béren kívüli juttatást korrekciózni nem lehet. Be- és kilépı dolgozó esetén az idıarányosan fel nem használt vagy túlhasznált keret egy-egy Szervezeti egységenként, dolgozónként, jogcímenként lista készíthetı a felhasználható és a felhasznált keretrıl, illetve a maradvány összegérıl. Az OPUS Kafetéria modul nyitott rendszer, bármely a felhasználónál mőködı bérprogrammal összekapcsolható. Többnyelvő, a dolgozók számára interneten elérhetı és önkiszolgáló módon mőködtethetı. Kulcsfogalmak: Kafetéria Az év elején interneten keresztül tett dolgozói nyilatkozatok alapján a rendszer havi bontásban, dolgozónként rögzíti az adott évben választható béren kívüli juttatási elemeket. A modul a berögzített nettó értékeket a jogcímhez tartozó szorzószámnak megfelelıen bruttósítja, így az aktuális számfejtési hónapban a bruttó összegek kerülnek a felhasználásnak megfelelıen bérszámfejtésre. 169

170 Munkaidıtervek A funkció széleskörő paraméterezési felület segítségével biztosítja a munkaidı-beosztások egyéni és tömeges tervezését, tervek törvényi elıírásoknak megfelelı ellenırzését és a tervek alapján a munkarendek feltöltését Betegségi-anyasági ellátások A funkció biztosítja a táppénz, a baleseti táppénz, a gyermekápolási táppénz, a terhességi-gyermekágyi segély, a gyermekgondozási díj, az anyasági támogatás és a betegszabadság számfejtését és nyilvántartását. Családtámogatási ellátások A funkció keretein belül történik a családi pótlék és a gyermekgondozási segély elszámolása és teljeskörő adminisztrációja. Korrekciós számfejtés Az a bérszámfejtési funkció, amely lehetıséget ad arra, hogy a tévesen számfejtett vagy hiányzó tételeket a szoftver automatikusan korrekciózza - akár több hónapra visszamenıen - az aktuális tárgyhónapban. Utódlástervezés Az utódlástervezéskor a kijelölt munkatárs alkalmassága vizsgálható valamely magasabb beosztásra, míg az utódkereséskor egy magasabb beosztáshoz kereshetünk egy vagy több lehetséges utódot. Karriretervezés A karriertervezés az elızı funkció továbbfejlesztése. A karrierterv egyes állomásaira külön-külön utódlástervezés végezhetı. Az alulteljesített kompetenciák fejlesztéséhez szükséges oktatási igényeket oly módon lehet meghatározni, hogy azok a karriertervben meghatározott végsı beosztás követelményrendszerének mielıbbi teljesítését segítsék. Ellenırzı kérdések: Ismertesse a rendszer legfontosabb jellemzıit, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira! Fejtse ki, hogy milyen gyakorlati körülmények között döntene az OPUS rendszer alkalmazása mellett, elsısorban mely funkciók használatát helyezné elıtérbe! A személyügyi informatika mely funkciócsoportjait támogatja az OPUS integrált emberi erıforrás gazdálkodási rendszer? 170

171 Ismertesse a bérszámfejtési szoftverek legfontosabb funkcióit, s ezek alkalmazásának elınyeit! Ismertesse, hogy miért fontos a vállalat számára, hogy a humánerıforrásgazdálkodás támogatását megvalósító informatikai rendszer integrált legyen a bérügyviteli, illetve a beléptetı- és munkaidı-nyilvántartó rendszerrel! 3.3. Az Oracle Emberi Erıforrások rendszer Képzési cél: A rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó megismerése, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira. A hallgató készségének kialakítása a különbözı személyügyi rendszerek közötti különbségek meghatározására, annak érdekében hogy a gyakorlatban történı kiválasztáshoz és hasznosításhoz megfelelı érvrendszert legyen képes kialakítani A szolgáltató cég rövid bemutatása A korábban kizárólag elsıszámú adatbázis-szállító cégként ismert Oracle Corporation termékkínálatát vállalatirányítási, döntéstámogató, ügyfélkapcsolatkezelı és különbözı webes szoftverekkel bıvítve mára a vállalati információs rendszerek világpiacának legnagyobb szállítójává vált, megtartva vezetı pozícióját az adatbázis-piacon is. A vállalat ezt folyamatos újító tevékenységének köszönheti. A cég, amely közel 25 éve kifejlesztette a világ elsı kereskedelmi célú relációs adatbázis-kezelıjét, a kilencvenes években úttörı szerepet vállalt az internetes alkalmazások elterjesztésében, és napjainkban is következetesen törekszik arra, hogy a nemzetközi üzleti élet szereplıi számára leegyszerősítse a mindennapos feladatok elvégzését. Ezért nem meglepı, hogy napjaink legsikeresebb vállalatai, köztük a Fortune magazin százas listáján 97 cég az Oracle megoldásait alkalmazza a színvonalas információ-szolgáltatás és intelligens döntéshozatal érdekében. Az Oracle az elsı olyan szoftvercég, amely teljes termékválasztékára kifejlesztette és bevezette a 100 százalékban internet alapú vállalati szoftvereket, az adatbázistól és a kiszolgálótól a vállalati ügyviteli alkalmazásokig, valamint az alkalmazásfejlesztési és döntéstámogató eszközökig. Internetes platformja, különbözı eszközei és internetes alkalmazásai, valamint a hozzájuk kapcsolódó tanácsadási, oktatási és támogató szolgáltatások 145 országban állnak rendelkezésre. Az Oracle Corporation magyarországi leányvállalata, az Oracle Hungary Kft óta van jelen a piacon. A több milliárd forintos árbevétellel rendelkezı cég budapesti oktatóközpontjával valamint konzultációs és technikai támogatási szolgáltatásaival biztos hátteret nyújt felhasználóinak. Az Oracle Hungary Kft. munkáját közel kétszáz együttmőködı partner segíti. A dinamikusan fejlıdı leányvállalat termékei és megoldásai számos ágazatban - köztük a kormányzati 171

172 szektorban, a telekommunikációs cégek és a pénzügyi szervezetek világában, a közlekedés, az egészségügy terén, valamint az ipari és közmő szférában - igen elterjedtek és népszerőek A rendszertulajdonságok bemutatása - Könnyen elérhetı információ Az Oracle Emberi Erıforrások rendszer biztosítja, hogy adatai pontosak és naprakészek legyenek. A szabványos kimutatások, lekérdezések és számos végfelhasználói kimutatáskészítı és lekérdezési lehetıség kimutatásai által a vállalat mindig a kellı információkhoz férhet hozzá a kellı formátumban. Számos függelék csatolható minden feljegyzéshez, hogy könnyő hozzáférést biztosítson a szkennelt dokumentumokhoz, web-lapokra mutató kapcsolatokhoz, számolótáblákhoz, videofelvételekhez vagy szöveges dokumentumokhoz. Az alkalmazási adatokat exportáló eszköz (ADE) segítségével bármilyen lekérdezett adatot exportálhat számolótáblába vagy körlevélbe, modellezéshez vagy levélszerkesztéshez, akár önálló formában, akár az alkalmazáson belül. - Rugalmas és gyors üzleti folyamatok Testreszabhatja az Oracle Emberi Erıforrások felhasználói felületét, hogy az igazodjék üzleti folyamataihoz. Esetleg alkalmazhatja az Oracle Munkafolyamat grafikus tervezıt munkafolyamatai leképzésére. Ha megváltoztatja az útvonalakat és a navigációs gombokat, hogy azok megfeleljenek az üzleti tevékenységeinek, mint például alkalmazottak felvétele, akkor automatizálhatja a feladatok megoldásához vezetı lépéseket, és biztosíthatja, hogy minden felhasználónak a megfelelı munkafolyamatokhoz kapcsolódó szerepei legyenek. Minden egyes felhasználóra módosíthatja mappáink megjelenését és stílusát az egyéni stíluskülönbségek tükrözésére vagy biztonsági okokból. Sok mappánk lehetıvé teszi a tömeges módosítást. Képernyıink nagy része másolási funkcióval rendelkezik, amellyel a beírt adatokat új rekordokhoz használhatja fel sablonként. Számos gyorskeresési képernyıt is kínál az Oracle, amelyekkel megkerülheti a definiált üzleti folyamatot és közvetlenül az adatbeviteli képernyıhöz navigálhat. Így sok ember adatait viheti be anélkül, hogy egy többlépcsıs folyamatot kellene követnie. - Gyorsreagálású szervezeti modellezés Az Oracle Emberi Erıforrásokat felhasználhatja a vállalat jelenlegi és jövıbeli üzleti stratégiájához és célkitőzéséhez illeszkedı szervezeti modellek tervezésére. Integrált diagramkezelı eszközünkkel megtekintheti, vagy megfelelı biztonsági feltételek mellett egyszerő megfog és áthelyez technikával módosíthatja a szervezet felépítését. Megjelenítheti a bekövetkezett szervezeti változásokat, és a beosztási hierarchiák alakulását, továbbá különbözı üzleti céljaihoz más-más helyzetképeket készíthet, s így cégénél mi lenne, ha modellezést vagy "éppen idıben" változásokat végezhet. Az a tény, hogy a szervezetekhez és beosztásokhoz állapotokat 172

173 csatolhat, különbözı struktúrák modellezését teszi lehetıvé anélkül, hogy a tervezett új modelleket ténylegesen alkalmaznia kellene a napi gyakorlatban. - A munkastruktúra hatékony kezelése Az Oracle Emberi Erıforrások támogatja a munkakörök és beosztások átfogó és hatékony kezelését, valamint rugalmasabbá teszi a munkaköri és beosztási struktúra kialakítását. A vállalati követelményeket definiálhatja pénzügyi, teljes idejő egyenértéken alapuló és létszám alapú beosztási tervekkel, és minden egyes munkakör vagy beosztás esetén rögzítheti a megkívánt szakismereteket, a kompetenciákat, a korábbi munkatapasztalatokat, a képzettséget, a besorolási kategóriákat és más, felhasználó által definiált feltételeket. Lefúrhat egy beosztást elfoglalók és arra pályázók teljes történetéhez. Megadhatja a munkakör-értékelési pontszámok és profilok teljes történetét. Amikor egy alkalmazottat vagy pályázót elhelyez vállalkozásában, választhat, hogy a vállalat információs szükségletei szerint helyét egy vagy több szervezetbe, munkakörbe, és/vagy beosztásba jegyzi-e fel. - Részletes személyi és alkalmazotti információ Az Oracle Emberi Erıforrások által részletes, dátumozott, sok szempontú információt jegyezhet fel egy alkalmazottról vagy pályázóról: személyes története, pályázatai, események, teljesítmény- vagy fegyelmi értékelések, áthelyezések, orvosi adatok, vízumok és utazások, díjazás, oktatási részvétel, karriertervezési adatok, cégeszközök használata és az eredmények. Ez az eszköz konfigurálható és kiterjeszthetı, így a szükséges információk számára további kategóriákat is képezhet, nem zavarva a késıbbi fejlesztéseket. 173

174 - Átfogó karrierirányítási eszközök Az Oracle Emberi Erıforrások kompetencián alapuló megközelítést alkalmaz mindenféle emberi erıforrással kapcsolatos döntésnél. Ez például hatékony keresési és grafikus készségeltérés-elemzési lehetıségeket jelent a toborzás, a munkába állítás, a karrier- és utódlástervezési tevékenységek támogatására. A kompetencián alapuló emberierıforrás-gazdálkodás lehetıvé teszi azoknak a képességeknek, ismereteknek és más jellemzıknek megadását, amelyek a jelenlegi és jövıbeni sikerekhez bármely szinten szükségesek cégénél, vonatkozzék ez a szervezetre mint egészre, egy szerepre, vagy akár csak egy beosztásra. Megadhat egy kompetencia-területet és egy szükséges tapasztalati szintet, valamint ezek fontosságát az üzlet számára. Ezt a kompetencia-tárházat közös keretként használhatja a képességekkel való gazdálkodásra minden emberierıforrás-folyamat során, biztosítva, hogy egy személyre vagy egy munkakörre vonatkozó információ sokféle célra összegyőjthetı és újrahasznosítható legyen. Egy pályázóról vagy alkalmazottról a mi Web-támogatású élı folyamatainkon keresztül győjthet információt: felhasználó által konfigurálható értékeléseket és összesítéseket több formátumban, a 360 fokos (teljes körő) értékeléseket is beleértve. Ezek az Oracle Webes Elérés Alkalmazottaknak rendszer kínálta folyamatok egy folyamatos értékelési keret részét képezhetik, és a munka vagy a célok változásakor frissíthetık, mivel munkafolyamat biztosítja, hogy szükség esetén a felhasználók részt vegyenek benne. A begyőjtött információt akkor használja fel, amikor alkalmazottat vagy pályázót keres egy új munkakörbe vagy beosztásba; grafikusan egymáshoz illeszti egy vagy több ember kompetenciáját a munkakör vagy beosztás kompetenciaszükségletével, vagy rangsorolja a jelölteket az egyezés szintje szerint. A kompetenciákat felhasználhatja döntési alapként megfelelı utód kiválasztásánál egy adott beosztásra, amikor utódlástervezést végez. Ha egy vagy több alkalmazottjára elvégezte a készségeltérés-elemzést, áttekintheti az Oracle Oktatási Adminisztráció bármely aktuális tanfolyama által megadott kompetenciákat, és beírathatja alkalmazottait a tanfolyamra az Oracle Webes Elérés Alkalmazottaknak rendszer vagy formokat használó felületünk segítségével. 174

175 - Szabály alapú juttatások és díjazások kezelése Az Oracle Emberi Erıforrások leegyszerősíti a juttatások és díjazások adminisztrálását az egész cég számára. Megadhat béreket, túlórákat, szakszervezeti tagdíjakat, orvosi és fogászati biztosítást és vállalati nyugdíjhozzájárulást. Alapértékként beírhatja a munkavállalói és a munkaadói hozzájárulást az orvosi, fogászati és szemészeti ellátásokhoz, valamint az egyéb ellátásokhoz tartozó összegeket és költségkereteket A rendszerfunkciók bemutatása 1. modul: Oracle Emberi Erıforrások Az Oracle Emberi Erıforrások alkalmazás egy olyan proaktív menedzsment eszköz, amely a költségek szabályozásán túl lehetıvé teszi a munkaerı hatékony fejlesztését és támogatását. Az Oracle alkalmazás csomag központi elemét képezı Emberi Erıforrások modul számos testreszabási lehetıséget biztosít annak érdekében, hogy a bevezetett rendszer megfeleljen a vállalat által kialakított és alkalmazott humán erıforrás stratégia sajátosságainak. Az implementálás után a cég egy olyan, rendkívül rugalmas emberi erıforrás rendszer birtokába jut, amellyel hatékonyan kiszolgálhatók a humán erıforrás menedzsment valamennyi területének információs igényeit. Az Oracle Emberi Erıforrások modul teljes körően lefedi a hagyományos személyzeti, munkaügyi és adatnyilvántartási funkciókat, és ezen túlmenıen kezeli a modern emberi erıforrás üzleti folyamatok teljes körét, mint toborzás, kiválasztás, felvétel, munkaköri leírások kezelése, teljesítményértékelés, karriertervezés, szervezetfejlesztés, szervezeti modellezés, valamint különféle a felhasználók igényeinek megfelelı automatizmusok beépítése és kezelése. Ezáltal lehetıvé válik, hogy a rendszerben mindig naprakész és pontos szervezeti információk álljanak a felhasználók rendelkezésére. - Alkalmazotti nyilvántartások Az alap és a törvényileg elıírt személyzeti adatcsoportokon túl számtalan specifikus információ rögzítésére és nyilvántartására van lehetıség, amely információkörök a felhasználók által definiálhatók. Például a baleseti adatok nyilvántartásánál, rögzíthetı a baleset típusa, oka, helye, ideje, valamint a baleset elıfordulásával kapcsolatos bármilyen információ. 175

176 - Különféle személytípusok kezelése Az Emberi Erıforrások rendszer lehetıséget biztosít a vállalattal kapcsolatban álló különféle személytípusok egységes kezelésére. A rendszerbe rögzíthetık pl. a fıállású alkalmazottakon kívül, részmunkaidıs dolgozók, egyetemi hallgatók, nyári szakmai gyakorlatosok, ideiglenes munkavállalók, szakmunkás tanulók, nyugdíjasok és pályázók. - Történelmi adatkövetés Minden a rendszerbe bevitt adat egy ún. idıbélyeggel ellátott, amely adatok az adatbázisban tárolódnak és bármely idıpontban visszakereshetık, így az Oracle Emberi Erıforrások megoldása teljes foglalkoztatási, bér és munkaköri nyilvántartást tesz lehetıvé. Az idıbélyeg funkció révén nem csupán a múltbéli adatok tárolhatók, hanem lehetıség van különféle tervek, a tervezett változások modellezésére jövıbeli dátumokra. Így nyomon követhetı egy alkalmazott cégen belüli életpályája a céghez történı felvételtıl a kilépésig. - Formalevelek, szerzıdések Az Application Data Exchange (ADE) segítségével az adatbázis bármelyik adatmezıjét összekapcsolhatja a Microsoft Word körlevél formaleveleivel, így egy gombnyomással munkaszerzıdés vagy bármilyen más formalevél generálható a rendszerbıl. - Szervezeti modellezés A rendszer hatékony eszközöket bocsát rendelkezésre a szervezeti hierarcia leképezésére, az átalakulások modellezésére és megjelenítésére. Ennek segítségével a vállalat hatékonyan leképezheti célkitőzéseinek legmegfelelıbb, leghatékonyabb szervezeti struktúrát. A modul rendkívül rugalmasan és hatékonyan képeskezeli a nagyobb szervezeti átalakításokat os. 176

177 - Munkaerı-felvétel támogatása, pályázatok elbírálása: Az Oracle Emberi Erıforrások rendszer segítségével könnyen irányítható a teljes toborzási, kiválasztási ciklus. Az Oracle Emberi Erıforrások modulban definiálhatók a megüresedett munkakörök és a munkakör betöltéséhez szükséges kívánalmak, toborzási kampányok indíthatók, a hirdetések, felvételi interjúk adminisztrálhatók és nyomon követhetık. A definiált toborzási eseményekhez hozzárendelhetık a betöltendı állások, így jelölve, hogy az adott esemény mely állás betöltését célozza. Ezáltal pontos kimutatások készíthetık a teljes toborzásról, pl. nyomon követhetık a toborzási költségek, a megüresedett állások vagy a betöltéséhez szükséges idıtartam. A rendszer lehetıséget biztosít mind külsı mind belsı pályázók nyilvántartására a rendszerben. Amint egy jelölt elfogadott egy ajánlatot, annak állapotát könnyen pályázóból alkalmazottra változtathatja és az alkalmazott nyilvántartását automatikusan frissítheti az ajánlott állás adataival. - Munkakörök és besorolások, munkaköri értékelések nyilvántartása Az Oracle Emberi Erıforrások modul támogatja a munkakörök és beosztások átfogó és hatékony kezelését, valamint rugalmassá teszi a munkaköri és beosztási struktúra kialakítását. Minden munkakör egy kóddal ellátott, ezáltal biztosítható, hogy az egyedi munkakörök személyekhez köthetık legyenek. Minden egyes munkakörhöz rögzíthetı a megkívánt szakismeret, kompetencia, korábbi munkatapasztalat, képzettség és más, a vállalat által definiált feltétel. - Teljesítmény értékelés kezelése Az Oracle Emberi Erıforrások modul kompetencián alapuló megközelítést alkalmaz mindenféle emberi erıforrással kapcsolatos döntésnél. A kompetencián alapuló emberi erıforrás gazdálkodás lehetıvé teszi azoknak a képességeknek, ismereteknek és más jellemzıknek a megadását, amelyek a vállalat jelenlegi és jövıbeli sikereihez bármely szinten szükségesek. Ezáltal biztosítható, hogy a megfelelı ember a megfelelı helyen dolgozzon. Az Oracle Emberi Erıforrások modulja gyakorlatilag minden teljesítményértékelési formátum kezelésére képes, legyen az akár hagyományos fınök-beosztott értékelés, 360 fokos (teljes körő) értékelés vagy a készségek, képességek felmérése és értékelése. E funkció segítségével lehetıvé válik, hogy a teljesítményértékelési folyamat részeként meghatározzuk az alkalmazottak fejlesztendı képességeit, az oktatási tevékenységeket és adott kollégáknál szóba jöhetı karrierutakat. 177

178 - Munkaerı tervezés Munkaerı tervezés az Emberi Erıforrások modulban oly módon támogatott, hogy lehetıvé teszi a szervezeti egységenkénti létszámszükséglet meghatározását tetszıleges idıszakonkénti (heti, havi, éves szintő) bontásban. A felhasználók bármely idıpontban egy egységes kimutatás megtekintésével nyomon követhetik és összevethetik a tervadatokat a tényleges létszámadatokkal. Az Oracle Riasztás funkciója révén akár automatikus figyelmeztetés is beállítható, amely a létszám tervtıl való bizonyos mértékő eltérése esetén riasztást küld a felhasználók részére az ügyfél által igényelt formában ( , SMS). - Személyzeti mutatószámok megállapítása és kiértékelése Az Oracle Emberi Erıforrások rendszer lehetıvé teszi a rendszerben tárolt adatok különféle szempontok szerinti lekérdezését, elemzését. Ezen kimutatások sok szempont szerint vizsgálják a legfontosabb emberi erıforrás teljesítménymutatókat, amelyek alapján idıben megalapozott döntések hozhatók a vállalat alkalmazottaival, emberi erıforrás folyamataival kapcsolatban. Ilyen teljesítménymutatók lehetnek például: munkavállalói összesítés, toborzási összesítés, fluktuáció, bérköltségek, egyéb emberi erıforrás jellegő költségek és egyéb a cég által igényelt mutatók. - Lekérdezések, kimutatások Az Oracle Emberi Erıforrások alkalmazás egyszerő online lekérdezı eszközzel támogatja az adatbázisban rögzített információkhoz való gyors hozzáférést. Különbözı adattartalmú mappák formájában egy igen rugalmasan alakítható, egyszerően kezelhetı, paraméterezhetı struktúra áll a vállalat felhasználói rendelkezésére az igény szerinti lekérdezések végrehajtásához. A lekérdezések eredményei táblázatkezelı alkalmazásba (MS Excel) exportálhatók, ahol tovább alakíthatók és kinyomtathatók. Az Emberi Erıforrások modul számos standard kimutatást is kínál a cég emberi erıforrás felhasználói számára, amelyek bár meghatározott formátummal bírnak, szabadon paraméterezhetık. Ilyen kimutatások lehetnek többek között például: szervezeti hierarchia kimutatás, létszámjelentés, beosztási hierarchia kimutatás, szervezet munkaerı áramlásának kimutatása, felmondások kimutatása, alkalmazott összesítési kimutatás stb. 178

179 - Jogosultságok Az Oracle Emberi Erıforrások Modulban felhasználói jogosultságok definiálhatók. Adott jogosultság meghatározza, hogy használatával melyik modul érhetı el, abban milyen menüpontok (funkciók) állnak rendelkezésre, az egyes képernyıkön milyen jellegő tevékenységet lehet végezni (adatbevitel vagy csak lekérdezés) és milyen riportok, kimutatások futtathatók. A jogosultságok hierarchia szinten is definiálhatók, azaz pl. beállítható, hogy egy szervezet vezetıje láthassa a saját szervezeti egységéhez tartozó alkalmazottak meghatározott adatait, információit. 2. modul: Oracle Képzési Adminisztráció Az Oracle Képzési Adminisztrációs modulja révén kezelhetı a képzési folyamatok teljes vertikuma, a képzési tervek nyilvántartásától és az erıforrások meghatározásától, lefoglalásától valamint a képzı cégek nyilvántartásán és a hallgatók kiértesítésén keresztül az oktatási tevékenységgel kapcsolatos pénzügyi adminisztrációig. Az oktatás menedzsment a HR adminisztráción messze túlmutató tevékenység, mely a vállalat versenyképességét döntıen meghatározza. Az Oracle Képzési Adminisztráció modul lehetıvé teszi, hogy a képzés és fejlesztés folyamataiban a humán menedzsment hatáskörébe a képzési adminisztráción túl a kompetencia alapú tudásbázis kialakítása és fejlesztése is beletartozzon. Ezáltal a képzés és fejlesztés folyamatai a vállalati kulcs-siker tényezık egyik meghatározó egysége lehet. - Fejlesztı tevékenységek Az Oracle Képzési Adminisztrációban fejlesztı tevékenységeket definiálhatunk olyan esemény alapú oktatás leírására, amelynek célja a munkavállalók kompetenciájának növelése. A lehetséges tevékenységek nem korlátozódnak a hagyományos tanfolyamokra. Magukban foglalhatnak például on-the-job képzést, szakmai gyakorlatot, gyakornokságot, vizsgákat vagy akár számítógéppel támogatott oktatást is. A képzési tevékenységek meghatározásakor megadhatja a tevékenységek elvégzésével elérendı készségszintet, szakismereti szintet. - Költségvetés és erıforrás hozzárendelés Költségvetést rendelhet az új tevékenységek kidolgozásához, illetve egy tevékenység tervezett eseményeinek folyó költségeihez. A tanfolyamok kidolgozásához és az ütemezett eseményekhez oktatókat (külsı, belsı oktatók illetve tréningcégek) és egyéb erıforrásokat rendelhet, majd kimutatást készíthet a teljes forrásigényrıl eseményekre lebontva, vagy tevékenység, program, illetve kategória szerinti csoportosításban. - Képzési helyszínek és képzést végzı cégek nyilvántartása Széleskörő információkat tárolhat a képzést végzı cégekre és a képzési helyszínekre vonatkozóan. Az egyes képzési eseményekhez a képzési helyszínek és a képzést végzı cégek szabadon hozzárendelhetık, a képzési események végeztével pedig a résztvevık által értékelhetık. 179

180 - Alkalmazottak elıjegyzése Alkalmazottak elıjegyzése tréningre vagy bármilyen más fejlesztı tevékenységre mind az Emberi Erıforrások modulból, mind a Képzési Adminisztráció rendszerbıl lehetséges. 3. modul: Elektronikus Oktatási Rendszer - ilearning Az Oracle ilearning nagyvállalati szintő oktatáskezelı rendszer az Oracle Emberi Erıforrás-Gazdálkodási rendszerrel integrált komponens. A kényelmesen használható, gazdaságos megoldást az interneten vagy az intraneten keresztül a vállalat alkalmazottjai közül bárki, bárhol és bármikor elérheti. Az Oracle ilearning online elérhetıségének köszönhetıen az ország bármely pontján található alkalmazottak, ügyfelek és üzleti partnerek egységes képzésben részesülhetnek. Az oktatáskezelı rendszerek megszokott funkciói, például önálló regisztrálás, keresés a katalógusban, jóváhagyástól függı beiratkozás, személyes órarend, együttmőködési lehetıségek, vizsgák, osztályozási lehetıség, leckekönyv, oktatók, kimutatások és munkafolyamat alapú értesítések Erıforrás-gazdálkodási funkciók, például a tantermek és az oktatók beosztása, az ütközések kezelése, órarend készítése, a beiratkozások nyilvántartása és a várólisták kezelése Integráció az Oracle Portal rendszerrel: az Oracle Portal oldalon megvalósított portleteken és nézeteken keresztül is elérhetı az Oracle ilearning oktatáskezelı rendszer. 180

181 - A tanulók rendelkezésére álló funkciók - Önálló vagy szervezett regisztráció - A közösségnek szóló vagy személyes közlemények - Egyszerő, de hatékony tanfolyam-keresési funkciók - Személyre szabott tanfolyam-katalógusok - Önálló, kötelezı vagy jóváhagyástól függı beiratkozás - Személyes órarend és teendılista - Kapcsolattartás csevegés (chat), fórumok és révén - Saját vagy rögzített idıbeosztás szerinti tanfolyamok és tanfolyamcsomagok - Vizsgák, osztályozás és felmérések - A tanfolyamok és vizsgák eredményeit tartalmazó leckekönyv - A személyes igények szerinti portletek beállításának lehetısége a tanuló honlapján - Oktatásszervezési funkciók - A felhasználók, a tartalom, az események, az együttmőködési lehetıségek, a közlemények, a beiratkozások és a kimutatások önkiszolgáló módon, böngészı segítségével kezelhetık - A felhasználókkal és a tartalommal kapcsolatos információk kötegelt betöltése és módosítása XML fájlok segítségével - Önkiszolgáló konfigurálást lehetıvé tevı kezelıfelület a webhely logóinak, stíluslapjainak stb. testre szabásához - Egyedileg létrehozható jellemzık, amelyekkel további adatok rögzíthetık a tanulókról és a tartalomról - Objektum alapú engedélyezési modell az objektumok újrahasználásának és öröklıdésének támogatására - Az önkiszolgáló modellt megvalósító szerepkörök és különbözı jogosultságok a szerepköröktıl függı feladatokhoz - A tartalom nem Oracle alapú, helyi kiszolgálókon is tárolható - Integráció más szállítók online szinkron szolgáltatási platformjával - Jóváhagyáson alapú beiratkozási folyamat, amelyben a tanulók kérvényezhetik egy tanfolyam látogatását 181

182 - Tartalom-összeállítási funkciók - A tartalom többféle tartalomfejlesztı eszköz használatával is összeállítható - A tartalomobjektumok másolással vagy hivatkozás révén újrahasználhatók - A tartalomobjektumok között a hierarchia minden szintjén megadható, hogy mely tanfolyam melyik tanfolyam elıfeltétele - Megadhatók hivatkozások (élıkapcsok) online cikkekhez, szómagyarázatokhoz stb. - A tartalom központilag és/vagy decentralizáltan is adminisztrálható - Vizsgáztatási funkciók - Rugalmasan újrahasználható kérdéstípusok és kérdés-adatbankok - Számos vizsgajellemzı, például különbözı osztályozási módok; a vizsga különbözı részeinek sorrendje beállítható - Idıre írt vizsgák; a rendszer a vizsgához rendelkezésre álló idı lejártakor figyelmeztetést küld a tanulónak vagy lezárja a vizsgát - A vizsgaeredmények nyilvántartása és kimutatása - Kimutatási funkciók - Elıre felparaméterezett szabványos kimutatások - Egyedileg létrehozható kimutatások - Az egyedi kimutatások az Extensible Stylesheet Language (XSL) segítségével formázhatók meg Az egyedileg kialakított kimutatások XML formátumban is elmenthetık, és így más kimutatás-készítı eszközökbe is betölthetık. 4. modul: Oracle Internetes Toborzás Az Oracle Internetes Toborzás a munkaerı-felvétel teljes folyamatát kezelı megoldás, amely a vezetı-pályázó-toborzó kapcsolatrendszerre fókuszál. Az Oracle Internetes Toborzás együttmőködik az Oracle Emberi Erıforrások rendszerrel, így teljes körően kezeli a munkaerı-életciklust. Az Oracle Internetes Toborzás az Oracle E-Business Suite alkalmazás-együttes része, amelyet úgy tervezetek, hogy az alkalmazások teljes körően integráltan mőködjenek. Az Oracle Internetes Toborzás egy web alapú megoldás, amely: - Átfogó módon és visszacsatolással támogatja a munkaerı-felvételi folyamatokat: az Oracle Internetes Toborzás amellett, hogy támogatást nyújt az állások megpályáztatásának teljes folyamatához, lehetıvé teszi, hogy a személyzeti szakemberek és a vezetık kiértékeljék az általuk felvett alkalmazottak teljesítményét, és ezeket az információkat visszacsatolva megítéljék a felvételi szempontrendszer és gyakorlat eredményességét. - Az alkalmazás a munkaerı-felvételt mind a pályázókkal való kapcsolat, mind az ügyviteli háttértevékenységek oldaláról támogatja: a megoldás erıssége, hogy megfelelı felületet nyújt mind a felhasználók (pályázó, toborzó, vezetı) számára, mind a belsı háttértevékenységekhez (a pályázati adatok kezelése), és ezt a két oldalt szorosan integrálja. - Az Oracle E-Business Suite alkalmazás-együttessel és Külsı rendszerek alkalmazásaival integrált megoldás: 182

183 az Oracle Internetes Toborzás integráltsága a pályáztatási és felvételi folyamat egészét racionalizálja, és hatékonyabb lehetıségeket kínál a felvételi szempontrendszer és módszerek eredményességének elemzéséhez. - Könnyen használható funkciók az álláskeresık számára Amikor egy álláskeresı ellátogat a vállalat webes állásajánlataihoz, az Oracle Internetes Toborzás lehetıséget kínál az állásajánlatok közti kötetlen keresgélésre anélkül, hogy az álláskeresınek ehhez bármilyen személyes adatot meg kellene adnia. Azok, akik nem regisztrálják magukat az álláshirdetési webhelyen, illetve nem jelentkeznek be, a webhely látogatójának minısülnek. A látogatók csak korlátozott funkciókat használhatnak; ez azonban nem akadályozza meg ıket abban, hogy állásokat keressenek, a számukra érdekesebb állásajánlatokat kigyőjtsék egy ideiglenes bevásárlókosárba, állásokat pályázzanak meg, mások figyelmébe ajánljanak egyes álláslehetıségeket, és értékeljék a cég vállalati kultúráját. A látogatók persze regisztrálhatják is magukat, és így felhasználói bejelentkezéshez (accounthoz) jutnak. Ha egy álláskeresı regisztrálta magát, és felhasználói bejelentkezéssel rendelkezik, a teljes pályázási folyamatot online úton kezelheti. Az Oracle Internetes Toborzás segítségével a regisztrált felhasználók az állások keresése és saját bevásárlókosárba való kigyőjtése mellett meg is pályázhatják az állásokat. Feltölthetik szakmai önéletrajzukat, és azok adatainak automatikus kivonatolásával profilt állíthatnak össze, amelyben elmenthetik személyi adataikat, illetve az iskolai végzettségre, képzettségre és szakmai tapasztalatra, illetve korábbi munkahelyeikre vonatkozó információkat. Amikor egy már regisztrált felhasználó megpályáz egy állást, nyomon követheti jelentkezése feldolgozását, illetve bármely ponton visszamondhatja jelentkezését. Emellett értesítést kaphat az új álláslehetıségekrıl, az állásinterjúra való behívásról és a vállalat különbözı rendezvényeirıl. - A munkaerı-felvételi folyamat, a felvételt lebonyolító vezetık és a munkaerı-toborzásért felelıs személyzeti munkatársak A munkaerı-felvételi folyamat közvetlen résztvevıi a vállalat oldaláról a felvételt lebonyolító vezetık és a munkaerı-toborzásért felelıs munkatársak. Mivel a vezetık egyre inkább részt vállalnak a felvételi folyamatban, a folyamatot támogató eszközöket egyszerőbbé és könnyebbé kell tenni anélkül, hogy ez a funkcióválaszték gazdagságának rovására menne. Az Oracle Internetes Toborzás rendszerben a vezetı vagy a toborzó betöltendı állásokat definiálhat, ezeket lemásolhatja vagy frissítheti, munkaköri leírással láthatja el, és a munkaköri leírásokat belsı és/vagy külsı egyeztetés céljából közreadhatja. Mivel az Oracle Internetes Toborzás az XML leírónyelvnek a humánerıforrás-területre adaptált szabványos változatát, a HR-XML szabványt alkalmazza, a vezetı vagy az emberi erıforrás munkatárs az üresedéseket más külsı internetes portálokon is meghirdetheti. A vezetı és a toborzó egy sor keresési módszerrel válogathat a jelöltek között. Az Oracle Internetes Toborzás emellett a betöltendı állások részletes adatai alapján automatikusan is kiválogathatja a leginkább egyezı paraméterő jelölteket. A vezetı vagy a személyzetis átnézheti a szakmai önéletrajzokat, rangsorolhatja a jelölteket, és megkeresheti (vagy elutasíthatja) az adott álláslehetıségre jelentkezıket. Akár egy másik vezetınek is figyelmébe ajánlhatja a jelentkezıt. Követheti a jelentkezıket az állásinterjú folyamatán, módosítva adataikat és háttérellenırzéseket hajtva végre; 183

184 ajánlatokat küldhet a kiválasztott jelölteknek; végül pedig rövid bemutatást adhat az újonnan felvett munkatársakról. - Az átfogó felvételi és visszajelzési munkafolyamattal reális cél lehet, hogy cége megszerezze az ágazat szakembereinek legjobb 10%-át Az Oracle Internetes Toborzás amellett, hogy a munkaerı-felvétel teljes folyamatát átfogó módon támogatja, lehetıséget nyújt a visszacsatolásra, vagyis a sikeresen betöltött állások és a szervezet által követett pályáztatási és felvételi módszerek közti releváns összefüggések kimutatására és kiértékelésére egy átfogó teljesítményértékelési eljárás keretében. Az Oracle Emberi Erıforrások rendszer és az Oracle Emberi Erıforrás Elemzı Rendszer segítségével Ön teljesítményértékeléseket készíthet alkalmazottairól, és utána kialakíthatja a legjobb alkalmazottakat jellemzı profilokat. Ezt pedig összevetheti a felvételi szempontrendszerrel, megkeresve az összefüggéseket a legjobban teljesítı alkalmazottak és az ugyanazt az iskolát végzett, ugyanolyan képesítést nyert, hasonló felkészültségő vagy képességő, illetve egy adott módszer alapján felvett jelöltek között. Ezáltal a szervezet folyamatosan tökéletesítheti felvételi módszereit, és kiválogathatja a munkaerıpiac legígéretesebb jelentkezıit. 5. modul: Oracle Emberi Erıforrások Önkiszolgáló Alkalmazás Az Oracle Emberi Erıforrások Önkiszolgáló Alkalmazás rendkívül hatékony eszközöket biztosít a vállalat emberi erıforrásaival való gazdálkodáshoz. Az aktív online közösségek kialakításának elengedhetetlen feltétele a könnyő kezelhetıség és a lényegre törı, pontos tartalom. Az Oracle Önkiszolgáló alkalmazás segítségével a vezetık és alkalmazottak módosíthatják és felhasználhatják az alkalmazásban nyilvántartott személyi adatokat. Ezeket a mőveleteket egy olyan kezelıfelületen végezhetik, amely szerepkörükhöz, az online rendszerek használatában való jártasságukhoz, a munkájuk elvégzéséhez szükséges tartalomhoz, nyelvi preferenciáikhoz és információs igényeikhez igazodik. Az önkiszolgáló alapú kezelıfelület az alkalmi vagy gyakorlatlan felhasználók számára is egyszerőek a magától értetıdı navigációs mőveletek, grafikus elemek, illetve az adatmezıkhöz tartozó online súgószövegek révén. 184

185 - A munkaerı optimális kihasználása E-Business Emberi Erıforrás rendszerrel Az Oracle teljes mértékben internetes technológiára épülı stratégiája biztosítja, hogy mindenki, akinek emberi erıforráshoz kapcsolódó feladata van, online módon, a vállalat egészét lefedı emberi erıforrás menedzsment keretében végezhesse munkáját. Az önkiszolgálló módszer arra motiválja a dolgozókat, hogy saját maguk tartsák karban személyes adataikon túl az elımenetelükkel és munkájukkal kapcsolatos információkat. A pontosabb, tárgyszerőbb és gyorsabb adatszolgáltatásnak köszönhetıen pedig a szervezet egésze jól jár. Így a vállalat jobban elıkészített és jóval eredményesebb döntéseket hozhat a rendelkezésére álló munkaerı kihasználásáról. Az emberi erıforrással foglalkozó részvevıket csak egy internetes környezetben lehet ilyen módon összekapcsolni, hiszen az internet rendkívül lecsökkenti annak költségét, hogy a vállalat minden alkalmazottja számára lehetıvé tegyük az online elérést, és ugyanakkor a rendszer kezelése kellıen egyszerő legyen ahhoz, hogy felbátorítsa a felhasználókat. - A napi személyügyi tevékenységek egyablakos ügyintézése Az Oracle Emberi Erıforrások Önkiszolgáló olyan ügyintézıi ablak, amelyen keresztül elérhetı az akár más alkalmazások felületén keresztül is karbantartott központi személyzeti adattár. Az alkalmazottak számára közvetlen elérést lehet biztosítani számos olyan web oldalhoz, amelyeken megtekinthetik és frissíthetik saját adataikat, illetve a vészhelyzetben értesítendı személyek, eltartottak és kedvezményezettek adatait. Választható járulékfizetés (pl. nyugdíjalapok) esetén rögzíthetik a kívánt választást, tanfolyamokra jelentkezhetnek, önértékeléseket készíthetnek, megadhatják a munkakörükkel kapcsolatos preferenciákat, illetve a szakképzettségre és felkészültségre vonatkozó adatokat, és állásokat pályázhatnak meg. Emellett karbantarthatják az olyan alapvetı személyi adatokat, amelyek az ellátási jogosultságok és adókedvezmények pontos megállapításához, illetve a kifizetésekhez (pl. cím, bankszámlaszám) szükségesek. A szakági vezetık saját adataik mellett (hiszen ık is alkalmazottak) megtekinthetik és frissíthetik azoknak a személyeknek az adatait, akiket a jogosultsági beállítások szerint kezelhetnek általában felettesként vagy azért, mert ık vették fel az illetı alkalmazottakat. Az alkalmazottakat érintı tranzakciók jóváhagyásán felül számos egyéb napi feladatot végezhetnek, például konkrét állásajánlatok kidolgozását a jelöltek számára, alkalmazottak áthelyezését vagy elıléptetését béremeléssel vagy anélkül, munkaviszony megszüntetését, munkatársak dicséretben vagy kitüntetésben részesítését, illetve megfelelıen képzett személyek keresését az új betöltendı állásokhoz. - Könnyen használható, a felhasználó egyedi igényeihez igazítható kezelıfelület Az Oracle Emberi Erıforrás Önkiszolgáló vonzó végfelhasználói környezete a napi vezetıi és alkalmazotti személyzeti tevékenységek egyablakos ügyintézı központjává teszi. A kezelıfelület dinamikus jellegébıl adódóan a kijelzett információk mindig a végfelhasználó profiljához igazodnak. A kezelıfelület például tudja, kik az illetı felhasználó beosztottjai, milyen engedélyezési jogosultságokkal rendelkezik a felhasználó, milyen beállításokkal 185

186 kívánja megtekinteni az adatokat, milyen nyelven beszél, mi az adott ország címformátuma, és milyen üzleti mérıszámokat kíván viszontlátni az Oracle Emberi Erıforrás Elemzı adatelemzı alkalmazásban; ez utóbbiakat pedig azonnal prezentálja a végfelhasználónak, hogy ne kelljen az információk keresgélésével idıt töltenie. Ennél tovább is lehet menni a rendszer által felkínált beépített feldolgozási folyamatok átkonfigurálásával, és így a Emberi Erıforrások Önkiszolgáló Alkalmazás a kellı finomsággal igazítható az egyes végfelhasználók igényeihez. Például a logo beillesztésével érvényre juttathatjuk a cég grafikai stílusát, vagy magyarázatokkal, utasításokkal láthatjuk el azokat az oldalakat, amelyek más információkra hivatkoznak, például vállalati ismerettárakra vagy személyzeti elıírásokra. Linkeket is elhelyezhetünk, amelyek például az egészségbiztosítási és nyugdíjpénztárakra, szakértıi adatbázisokra vagy béradat-elemzı szakértıkre mutathatnak. Minden egyes munkafolyamatnál a felhasználóhoz igazodó súgószövegeket lehet megadni az egyes mezık, oldalak vagy munkafolyamatok szintjén. - A felhasználó bıvítheti információs igényét Számos folyamatnál a weboldalakat ki lehet bıvíteni az Oracle Emberi Erıforrások alkalmazásaiban már definiált mezıkkel, úgynevezett leíró flexmezıkkel. Ha valahol további adatokra van szükség, a szakági vezetık vagy alkalmazottak számára meg lehet engedni ezeknek a mezıknek a használatát és módosítását. Az Oracle Emberi Erıforrások Önkiszolgáló alkalmazás ezt az elvet egy lépéssel továbbviszi, mert az önkiszolgáló kezelıfelülethez egyedileg kapcsolódó új mezık definiálását is megengedi, megadva azok megjelenési módját például rögzített értéklista vagy kötetlen szöveg. Kérdıíveket és ellenırzı listákat is lehet definiálni a különbözı értékelésekhez vagy a jelöltek számára tett állásajánlatokhoz. Az adatokat az Oracle Emberi Erıforrások rendszer tárolja és teszi késıbb visszakereshetıvé és elemezhetıvé. 186

187 - Dinamikus önkiszolgáló folyamatok kialakítása a karriertervezéshez Elengedhetetlenül fontos, hogy egy vállalat megtartsa azokat a kulcs embereket, akiknek szakmai fejlıdésébe sokat invesztált. Ez különösen azokban az üzletágakban döntı, ahol a versenyelıny a tehetséges, kiváló teljesítményt felmutató szakembereken múlik. Az Oracle Emberi Erıforrások Önkiszolgáló alkalmazás lehetıvé teszi az alkalmazottak számára, hogy kifejezésre juttassák véleményüket annak tekintetében, mire lenne szükségük ahhoz, hogy megmaradjanak jelenlegi munkáltatójuknál, és szakmailag is fejlıdjenek. A rendszer ugyanakkor állandó visszajelzést biztosít számukra a dinamikus, élı tartalmú online értékelések útján, amelyek teljesítményüket a szervezet üzleti célkitőzéseihez mérik. Így a célzott továbbképzési és elımeneteli lehetıségek kihasználásával folyamatosan fejleszthetik magukat. Ezáltal fokozható a vállalat versenyképessége, és a kulcs emberek nagyobb valószínőséggel találják meg karrier lehetıségeiket a cégen belül A rendszerhez integrált további funkciócsoportok bemutatása 1. modul: Oracle Bér- és Munkaügy Az Oracle bér- és munkaügyi modul a gazdálkodó szervezetek sajátosságaihoz rugalmasan alkalmazkodó program, amely alkalmas a munkavállalók adatainak nyilvántartására, munkabérek, jövedelmek és adók elszámolására, tb kifizetıhelyek részére társadalombiztosítási járandóságok elszámolására és különféle adatszolgáltatások információigényeinek kielégítésére. A rendszerben tárolt személyi-, munkaügyi-, és béradatok, valamint a tb járandóságok kronológiája mindenkor nyomon követhetı. - Személyi, munkaügyi almodul Magában foglalja az érvényben lévı Munkatörvénykönyv és KSH rendeletek értelmében kötelezıen vezetendı személyi, munkaügyi adatokat, valamint az egyéb hagyományosan nyilvántartandó és a vállalat speciális igényeinek megfelelı információk teljes körét. A személyi és munkaügyi almodul nyilvántartásai és kimutatásai output listákkal támogatják az ügyfél és a hivatalos szervek által igényelt adatszolgáltatásokat. Ilyen listák pl.: Munkaügyi számításokkal kapcsolatos listák, munkaügyi kimutatások, személyi és munkaviszony alapadatainak listái, adatszolgáltatások, munkaügyi jelentések, stb. Ez az almodul kezeli a munkaszerzıdések karbantartását, a forma nyomtatványok elkészítését is. - Bér,- jövedelem elszámolás, év végi adóelszámoló almodul Az almodul feladata a fı- illetve egyéb jogviszony alapján foglalkoztatott munkavállalók járandóságainak számfejtése, elszámolása, nyilvántartása. A havi béradat karbantartások, az aktuális bérelszámolási formák igényei alapján különféle üzemmódok megnyitásával történhet: - hó végi elszámolások 187

188 - hó közi kifizetések (hó közi kilépık, prémium, jutalom, stb.) - soron kívüli táppénz számfejtés A bérszámfejtés a havi béradat karbantartások során megadott ledolgozott napok/órák és bértételek alapján történik. A rendszer kezeli és nyilvántartja az önkéntes magánnyugdíj pénztár(ak)ba történı dolgozói és vállalati befizetéseket, levonásokat, adókedvezményeket. Az almodul alkalmas a havi járandóságok pénztári kifizetésére és/vagy pénzintézeti, valamint lakcímre történı átutalások teljesítésére. A bérszámfejtés göngyölített módszer szerint (nullára korrigálva) számolja ki a fizetendı SZJA elıleget. A rendszer lehetıvé teszi a munkavállaló kilépésével kapcsolatos igazolások elkészítését. - Társadalombiztosítás és magánnyugdíj pénztár elszámoló és nyilvántartó almodul Ez az almodul a TB kifizetıhelyek részére - szorosan kapcsolódva a munkaügyi és bér almodulhoz - a TB jellegő kifizetések számfejtésére, nyilvántartására szolgál. Nem kifizetıhelyek részére használata csak nyilvántartásra korlátozódik. Az elızetesen karbantartott és a táppénz törzsállományban tárolt keresetek és osztószámok, szükség szerinti jogosultsági kategóriák és az igazolt betegnapok függvényében számfejti a különféle táppénzeket és egyéb társadalombiztosítási járandóságokat (táppénz, gyermekápolási táppénz, terhes gyermekágyi segély, gyermekgondozási segély). A TB almodulban a különféle táppénzek számfejtéséhez szükséges számítási algoritmusok a törvény által elıírt leíró-állományokban, érvényességi dátumhoz kapcsolva kerülnek paraméterezésre és átadásra. A rendszer egyedi és összesítı táblák formájában alapadatokat szolgáltat a TB jelentésekhez, nyilvántartásokhoz. - Szabadság nyilvántartó almodul A Szabadság nyilvántartó almodul használatára jogosult felhasználók a rendszer által szolgáltatott alapadatok, ellenırzések, listák és kimutatások által elhagyhatják a manuális nyilvántartásokat. A rendszer automatikusan létrehozza az állampolgári jogon járó alapszabadságokat, karban tartja a különféle jogosultságokhoz és dátumhoz kötött pótszabadságokat. Az almodul figyeli és megtiltja a tárgyévre megállapított szabadság igénybevételek túllépését. 188

189 2. modul: Oracle Idıgazdálkodás Az Oracle Idıgazdálkodási modul hatékonyan automatizálja az idı és a jelenléti adatokat, információkat. Az Emberi Erıforrás-Gazdálkodási rendszer egyik kulcsfontosságú modulja, hiszen a munkavállalói létszám optimalizálásának egyik alapvetı eszköze a megfelelı munkaidı-gazdálkodási rendszer kialakítása. Az Idıgazdálkodási modul segítségével a ténylegesen ledolgozott idıre vonatkozó és a hozzárendelhetı költségek maximálisan kontrollálhatóak. Általa a jelenléti ívek egyszerően és automatizmusokon keresztül elkészíthetıek, továbbíthatóak és jóváhagyhatóak. A mechanizmus mögött üzleti folyamat szemlélet áll, melynek mentén automatizmusok biztosítják az egyszerőséget és az egyértelmőséget. A megállapított szabályszerőségek alapján bárki, bármikor és bárhol rögzítheti munkaidı-adatait a webes alkalmazásnak köszönhetıen. Lehetıség van a kivételek rögzítésére vagy egyes órákra lebontott munkaidı-nyilvántartásra. A folyamatos online kapcsolat nem elıfeltétele a rögzítésnek, a hálózati bejelentkezés után való letöltést offline üzemmód is követheti, majd a kitöltött jelenléti ívek visszatöltésre kerülnek. - Munkaidı-rögzítés sémák segítségével A sémák lehetıvé teszik, hogy csak azokat az adatokat kelljen feltölteni, amelyek változtak az adott periódusban. Az Oracle Idıgazdálkodás automatikusan generál sémákat annak megfelelıen, hogy milyen munkarendben, egyéni vagy csoportos beosztásban stb. dolgozik az adott munkavállaló. A sémák meghatározása történhet a gyakran használt munkaóra-típusok szerint, pl. általános, mőszak, szabadság, projektek, feladatok, költséghelyek. 189

190 - A munkaidı-nyilvántartás történeti adatai A munkavállalók a saját munkaidı-adataik történetiségét összegezhetik, lekérdezhetik. Ugyanezt tehetik az általuk felügyelt munkavállalók munkaidıadataival abban az esetben, ha a beosztottak jelenléti íveit jóváhagyják. Alkalmanként szükség lehet a munkaidı-adatok utólagos módosítására. A megfelelı jogosultsággal rendelkezı személy az elıre szabályozott folyamat mentén ezt megteheti. Az utólagos módosítás hatással lehet a vállalat-irányítási rendszer egyéb komponenseire is, mint pl. a Bérszámfejtésre, melyeket a rendszer az elızetesen beállított szabályoknak megfelelıen kezel. - Munkarendek, mőszakok, rotáció Az Oracle Idıgazdálkodásban korlátlan számú mőszak határozható meg. A mőszakhoz rendelt attribútumok között szerepeltethetı a mőszak neve, leírása, legkorábbi kezdési és legkésıbbi befejezı idıpontja, érvényességi idıszaka, stb. A mőszakok validálhatóak a mőszakokra vonatkozó fizetési szabályzatok vonatkozásában is, hiszen az egyes mőszakokhoz eltérı juttatások is tartozhatnak. A munkarendekre vonatkozóan a hét bármely napja lehet kezdıdátum. A rotációs rendszerben korlátlan számú munkarend szerepelhet annak megjelölésével, melyik mikor kezdıdik és végzıdik. A munkarendek és a rotációs rendszer automatizmusok alapján alakítható, hiszen általában dinamikusan és az egyéni valamint kollektív igényeknek megfelelıen folyamatosan változik. - Juttatási szabályok Korlátlan számú juttatási szabályzat alakítható ki a mőszakok és munkarendek vonatkozásában, melyek illeszkednek a vállalat által meghatározott fizetési rendszerhez. A szabályzatok vonatkozhatnak pl. mindenkire vagy csak bizonyos csoportokra érvényes szabadságnapokra, speciális fizetési típusokra, meghatározhatnak óraszámokat, melyek teljesítendık mielıtt túlóra generálódna, stb. A szabályzatok munkavállalói csoportokhoz is hozzárendelhetıek, pl. szakszervezeti tagok, részmunkaidıben foglalkoztatottak. 3. modul: Oracle Emberi Erıforrás Elemzés - Tranzakciós rendszerek integrációja A vállalat számára kiépítendı Emberi Erıforrás Elemzı Rendszer egy testreszabott alkalmazás. Az Oracle által kínált vezetıi információs rendszerek célja gyors, megbízható, alacsony egységköltségő döntések meghozatalának biztosítása a vállalat valamennyi szervezeti egységénél és döntéshozói szintjén. Ennek elérését rendszereink négy irányból támogatják: - alapadatok integrációja - adatok elemzésre való elıkészítése - felhasználóbarát, testreszabott képernyı felület - gyors adatbázis technológia A vezetıi információs rendszer természetesen nem korlátozódik kizárólag emberi erıforrások modulra. A rendszer egyik legjelentısebb értéke, hogy komplex módon képes integrálni valamennyi, a vállalat sokszínő (akár nem Oracle alapú) tranzakciós rendszereiben (pénzügyi-, termelési-, emberi erıforrások rendszerek, stb.) szereplı adatot. Az integrációs fázis egyben az adatok ellenırzésére, elıkészítésére (például aggregálás), és új adatok származtatására is szolgál. Az ily módon integrált információkat, a testreszabási fázisnak köszönhetıen egy könnyen 190

191 kezelhetı felületen keresztül, konzekvens módon tárja az implementált alkalmazás a menedzserek elé. - Személyzeti elemzı és tervezı tevékenységek támogatása Az Oracle Emberi Erıforrás Elemzı rendszer támogatja a leggyakrabban használt személyzeti adatokon alapuló elemzı és tervezı tevékenységeket az alábbi komponenseken keresztül: - Szervezeti áttekintés - Létszámelemzés - Alkalmassági elemzés - Bértervezés - Rugalmas lekérdezések Az alkalmazás kihasználja a rugalmas jelentéskészítı és elemzı eszköz által biztosított lehetıségeket: - szemléletes formában jeleníti meg az adatokat táblázatok és grafikonok használatával; - felhasználóbarát felület; - többdimenziós megjelenítés, különbözı nézetek közötti váltás; - a megjelenítendı adatok szőrése a Szelektor segítségével az üzleti logika szerint; - hierarchiák menti lefúrás lehetısége: összesített adatok kibontása részletes szintre. - Információk széles körő tárolása Az alaprendszerekben tárolt információk kiegészíthetık további adatokkal, tervszámokkal, az egyes jelentésekhez további információk csatolhatók pl. Word dokumentumok, a dolgozók fényképei. Kulcsfogalmak: Szervezeti modellezés A rendszer hatékony eszközöket bocsát rendelkezésre a szervezeti hierarcia leképezésére, az átalakulások modellezésére és megjelenítésére. Ennek segítségével a vállalat hatékonyan leképezheti célkitőzéseinek legmegfelelıbb, leghatékonyabb szervezeti struktúrát. A modul rendkívül rugalmasan és hatékonyan képeskezeli a nagyobb szervezeti átalakításokat os. Jogosultságok Az Oracle Emberi Erıforrások Modulban felhasználói jogosultságok definiálhatók. Adott jogosultság meghatározza, hogy használatával melyik modul érhetı el, abban milyen menüpontok (funkciók) állnak rendelkezésre, az egyes képernyıkön milyen jellegő tevékenységet lehet végezni (adatbevitel vagy csak lekérdezés) és milyen riportok, kimutatások futtathatók. A jogosultságok hierarchia szinten is definiálhatók, azaz pl. beállítható, hogy egy szervezet vezetıje láthassa a saját szervezeti egységéhez tartozó alkalmazottak meghatározott adatait, információit. 191

192 Egyablakos ügyintézés Az Oracle Emberi Erıforrások Önkiszolgáló olyan ügyintézıi ablak, amelyen keresztül elérhetı az akár más alkalmazások felületén keresztül is karbantartott központi személyzeti adattár. Az alkalmazottak számára közvetlen elérést lehet biztosítani számos olyan web oldalhoz, amelyeken megtekinthetik és frissíthetik saját adataikat, illetve a vészhelyzetben értesítendı személyek, eltartottak és kedvezményezettek adatait. Munkaidı-rögzítés sémák segítségével A sémák lehetıvé teszik, hogy csak azokat az adatokat kelljen feltölteni, amelyek változtak az adott periódusban. Az Oracle Idıgazdálkodás automatikusan generál sémákat annak megfelelıen, hogy milyen munkarendben, egyéni vagy csoportos beosztásban stb. dolgozik az adott munkavállaló. Ellenırzı kérdések: Ismertesse a rendszer legfontosabb jellemzıit, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira! Fejtse ki, hogy milyen gyakorlati körülmények között döntene az ORACLE HR rendszer alkalmazása mellett, elsısorban mely funkciók használatát helyezné elıtérbe! Melyik funkciócsoportok területeit fedi le az ORACLE rendszer a különbözı moduljai segítségével? Ismertesse, hogy miért fontos egy szervezet számára, hogy a humánerıforrásgazdálkodás támogatását megvalósító informatikai rendszer integrált legyen a bérügyviteli, illetve a beléptetı- és munkaidı-nyilvántartó rendszerrel! 3.4. A PIRAMIS TM humán szakértıi (integrált személyügyi és bérügyviteli) rendszer Képzési cél: A rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó megismerése, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira. A hallgató készségének kialakítása a különbözı személyügyi rendszerek közötti különbségek meghatározására, annak érdekében hogy a gyakorlatban történı kiválasztáshoz és hasznosításhoz megfelelı érvrendszert legyen képes kialakítani. A PIRAMIS TM humán szakértıi rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó bemutatása A szolgáltató cég rövid bemutatása 192

193 Az L-SOFT Kft. komoly szakmai tapasztalattal rendelkezı magyar tulajdonú vállalkozás. A hazai humáninformatikai társaságok közül Oracle adatbáziskezelıre elsıként kezdte el fejleszteni, a kilencvenes évek elején, a PIRAMIS TM rendszer elsı verzióját. A technológiai fejlesztés iránti elkötelezettség és igény azóta is jelentıs hajtóereje tevékenységüknek. A rendszer fejlesztése egy vezetı biztosítótársaság megrendelésére indult ban kezdıdött az értékesítés jellemzıen közép, nagyvállalati körben. A referenciaértékő ügyfélkör speciális igényei által befolyásolt fejlesztési konvenciók egyértelmően meghatározzák a PIRAMIS TM gazdag funkcionalitását, üzleti logikáját. A PIRAMIS TM integráltsága önmagában is magas fokú, az ERP rendszerekhez (pl. Apolló, BA, BaaN, CODA, FIBU, FORRÁS, LIBRACOM, LIBRA4GA, MAX, Oracle Applications, Oracle e-start, PROFI-KONTO, SAP), a beléptetı rendszerekhez egyedi interfészekkel kapcsolódik. A rendszer felépítése ALRENDSZER FÜGGETLEN ALAP MODULOK: Indító, Jogosultság, Törzsadattár, Szerviz és üzemeltetés BÉR-, MUNKAÜGYI ALRENDSZER: Bér-, munkaügyi, Munkaidıadat rögzítés, Munkavállalók kötelezettségei, követelései, TB számfejtés, Év végi SZJA elszámolás, Utalások, Adatszolgáltatások, statisztikák, Pénztárak, Bér fıkönyvi interfész, Bér betöltés interfész, Hivatali célú gépjármő útnyilvántartás, Részvény-nyilvántartó, Teljesítményelszámolás HUMÁNPOLITIKAI ALRENDSZER: Szervezetfejlesztés, Oktatás, Egészségügyi vizsgálatok, Jóléti alapok, Dolgozói juttatások, Cafeteria, Személyre le nem bontott juttatások, Vezetıi információs rendszer ÜGYNÖK ALRENDSZER: Vállalkozói modul, Vállalkozói elszámolások fıkönyvi interfész ALRENDSZER FÜGGETLEN MODULOK: Egyéb szerzıdések nyilvántartása, Ad-hoc tervezı, Egyedi lekérdezések, PIRLOG, Migráció A rendszertulajdonságok bemutatása A rendszer informatikai jellemzıit az alapvetı fejlesztési konvenciók és technológiai sajátosságok felsorolásával mutatjuk be: Az adatfeldolgozások hatékonyságát a választott Oracle adatbáziskezelı biztosítja. 193

194 A magas fokú adatbiztonság, az adatösszefüggések megırzése és az adatvesztések megakadályozása a relációs adatbáziskezelı technológia alkalmazásának köszönhetı. Felhasználóbarát megoldást biztosít a Windows-os grafikus felület és a strukturált menürendszerben kialakítható munkafolyamatok. Rugalmasságát a széleskörő paraméterezési lehetıségek mellett a vállalati gyakorlatnak megfelelıen átnevezhetı fogalmak használata jelenti. Egyedi munkafolyamatokhoz a felhasználó által kialakítható menürendszer támogatja a feladatok hatékony elvégzését. Dokumentumsablonok, bizonylatok elektronikus tárolása és kezelése biztosítja az adatok bizonylatolási folyamatát. Moduláris szerkezete miatt bıvíthetı. Adatvédelemnek való megfelelés biztosított a rendszerben a felhasználók által végzett tevékenységek naplózása, az idıigényes tevékenységek monitorozása, a kifinomult akár adatmezı szintő - hatékonyan karbantartható jogosultsági rendszer által. Nagyfokú üzemeltetési támogatottság biztosítja az általános és a felhasználói egyedi konfigurációk központi menedzselését, a rendszerben zajló tranzakciók és felhasználónkénti munkafolyamatok monitorozását, továbbá lehetıvé teszi tesztelési célokra elıállítandó adatbázisok generálást. 194

195 A rendszerfunkciók bemutatása A PIRAMIS TM alrendszerei -1. alrendszer: Bér- munkaügy Komplex megoldást kínál a munkaügyi adatok és szerzıdések nyilvántartására, a munkavállalók bérének és egyéb jogviszonyból származó jövedelmek és azok járulékainak számfejtésére, az elıírt levonások teljesítésére, a betegségi és családtámogatási eljárások megállapítására, számfejtésére, a munkáltatók statisztikai és egyéb adatszolgáltatási kötelezettségeinek teljesítésére. Támogatja a járandóságok és levonások elektronikus banki utalását, a bérszámfejtési adatok analitikus fıkönyvi feladását, a jövedelmek és járulékaik havi és éves bevallását, elszámolását, igazolását a munkavállalók és az APEH felé. Biztosítja a vállalat részvényeseinek kifizetett osztalékelıleg és a levont forrásadó, analitikus nyilvántartását, a járulékalapokat érintı adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését. -2. alrendszer: Humánpolitika Átfogó megoldás a vállalati HR területek teljeskörő támogatására. Biztosítja a vállalati külsı/belsı képzések bonyolítását, a munkavállalók és vállalkozó ügynökök számára elıírt, vagy ajánlott képzések szervezését és a vizsgáztatáshoz kapcsolódó adminisztrációs feladatok végzését. Támogatott a sokszintő vállalati hierarchiák modellezése és kiépítése. Figyelemmel kísérhetı az egyes munkavállalók egészségügyi vizsgálatainak érvényességei. A vizsgálatok tervezhetık, szervezhetık, így a költségkeretek tervezése és azok felhasználása is ellenırizhetı. Támogatott a munkáltató által a munkavállalók számára biztosított javadalmazási elemek kategóriáinak, típusainak és mértékének meghatározása, karbantartása, és számfejtésbe történı feladása. A PIRAMIS rendszer az eltérı vállalati igényeknek megfelelıen is képes kezelni a választható béren kívüli juttatások teljes rendszerét, valamint az egyes személyre le nem bontott juttatási formák elszámolását és a fıkönyvi rendszerbe történı feladását. -3. alrendszer: Az ügynöki tevékenység támogatása Hatékony támogatást nyújt olyan vállalatok számára, melyek termékeik, vagy szolgáltatásaik értékesítését vállalkozó ügynökök által végzik. Az alrendszer egyrészt adminisztrációs rendszerként funkcionál az ügynökök adatainak és szerzıdéseinek nyilvántartásából eredıen. Másrészt pénzügyi rendszernek is tekinthetı, biztosítva az ügynökök teljesítéseinek igazolását és pénzügyi elszámolását, a megfelelı szállítói és vevıi számlák automatikus kiegyenlítését, az utalandó állomány elıállítását, a kintlévıségek és kiegyenlítéseik vezetését, a fizetési felszólítások kibocsátását. -4. alrendszer: független alapmodulok A PIRAMIS rendszer alap moduljai Indító, Szerviz és üzemeltetés, Jogosultság, Törzsadattár - alkotják azt az alrendszerektıl független keretrendszert melyek, biztosítják az egységes, hatékony és biztonságos üzemeltetési környezetet. 195

196 A Migrációs modul által megoldott, hogy a PIRAMIS rendszerre történı átálláskor a régi rendszerbıl az adatok - évközben is az új rendszerbe áttölthetıek legyenek. Ily módon elkerülhetı a nagyszámú adatok munkaidı igényes kézi felvitele. Az adatbetöltések rendszer által támogatott fıbb típusai: törzs-, adminisztratív és szerzıdés adatok migrációja, az év végi SZJA elszámoláshoz kapcsolódó számfejtési adatok migrációja, évközi bevezetés esetén a jogcím szintő számfejtési (forgalmi adat) migráció, humánerıforrás gazdálkodáshoz kapcsolódó adatok migrációja. Általános rendszerjellemzık - Törzsszám és szerzıdéskezelés A PIRAMIS rendszerben bármely személy - rendszer szinten - egyetlen törzsszámmal azonosítható. Új személy/partner felvitelénél a rendszer automatikus keresést hajt végre a megadott azonosítók alapján, s felkínálja a hasonló adatokkal rendelkezı személyeket/partnereket. Bármely személyhez/partnerhez a PIRAMIS rendszerben tetszıleges számú szerzıdést és egy-egy szerzıdéshez tetszıleges számú szerzıdésmódosítást lehet kapcsolni. A szerzıdések és azok módosításai a teljes adattartalommal letárolásra kerülnek, s így az adatváltozások historikusan megırzésre kerülnek. A változások (karriertörténet) lekérdezhetıségét külön e célra kifejlesztett riportfunkciók támogatják. - Adatrögzítés idıben elıre A PIRAMIS rendszerben megoldott az adatok érvényességének figyelése, mely által biztosított a változási adatok elıre mutató hatállyal történı rögzíthetısége. Ennek segítségével tervezhetıvé válik egy egy nagyobb adminisztratív munkát igénylı feladat, mely által elkerülhetıek a többletráfordítást igénylı munkacsúcsok. - Idıbélyeg Hisztorika (idıbélyeg) a kimutatásban megadott idıpont érvényességgel lekérdezhetı adatok. A PIRAMIS rendszer a lényegesebb adatváltozások teljes körő idıbeli visszamenıleges követése mellett az elıremutató változások átvezetésére is lehetıséget biztosít, mely által az információ megszerzésével egy idıben átvezethetık érvényességük kezdetének megadásával a megfelelı nyilvántartáson. Elkerülhetıvé válnak a számfejtéseket megelızı kampányszerő adatkarbantartások, illetve lehetıvé válik, hogy a megfelelı idıpontban mindig az aktuális információk állhassanak rendelkezésre. - Finoman szabályozható jogosultsági rendszer Lehetıvé teszi, hogy az egyes felhasználók csak az engedélyezett adatok körét érhetik el. A hasonló munkafolyamatot ellátó felhasználók jogosultságainak kialakítása felhasználói csoportok, funkciócsoportok és adattartomány csoportok kialakításával történik, melyek karbantartásával egyszerre több felhasználó jogosultságát lehet egyszerőbben és gyorsabban kezelni. A felhasználói csoportok tagjai a csoporthoz rendelt jogosultságokat öröklik. A felhasználói csoportok száma nem korlátozott, és egy felhasználó több csoportba is be-sorolható. Kivételkezelés: azaz a felhasználói csoporttól örökölt jogoktól eltérı jogosultságok is megadhatók. A felhasználók és a munkaállomások egymáshoz rendelhetık, ezáltal az is meghatározható, hogy a felhasználó mely géprıl jelentkezhet be a PIRAMIS TM rendszer moduljaiba. 196

197 - Szabad formátumú listázás A beépített, széles körően paraméterezhetı lekérdezések mellett a felhasználó által szabadon szerkeszthetı listázási lehetıségek, egyéni, ad-hoc igények szerinti tartalommal és formátummal is elıállíthatóak. - Szerzıdésformátumok kezelése A PIRAMIS rendszerben az adminisztratív és szerzıdéses adatokból, az elszámolásra váró és elszámolt dolgozói juttatásokból, a körlevelekhez hasonló módon, különbözı szerzıdésformátumok alakíthatók ki. A megfelelı szerzıdésformátum kiválasztásával, és az adatok automatikus feltöltésével testreszabott dolgozói dokumentumok (pl. munkaszerzıdés, cafeteria nyilatkozat, vállalati kölcsön szerzıdés, tanulmányi szerzıdés, éves dolgozói elszámolás, stb.) nyomtathatók és tárolhatók a rendszerben. - Nagyszámú beépített automatizmus A törvényi és hatósági követelményeknek való megfelelés egy humán ügyviteli szoftverrel szemben alapvetı követelmény. De ugyanilyen elvárás fogalmazódik meg felhasználói oldalon is, miszerint a gazdálkodási feladatok automatizmussal történı ellátására legyen felkészülve a szoftver. Ennek rendszerszintő leképzése a háttérbe épített automatizmusokkal támogatott a PIRAMIS TM által. Ilyen pl. a Munka Törvénykönyve szerinti szabályozások ellenırzése munkaidı tervezés folyamán: Mind a tervezés, mind a jelenléti adatok rögzítése során az MT szerinti szabályozások ellenırzésével a hatályos törvényi elıírásoktól eltérı munkaidıadatok esetében a rendszer figyelmeztetı üzenetet ad, pontosan meghatározva, hogy mely elıírásnak nem felel meg a berögzített adat. Ugyanezt a fajta automatizmust jelenti egy vállalatszintő, cégspecifikus adatokat é beállításokat tartalmazó automatikus hó végi bérelszámolási folyamat. - Csoportmunka támogatás A PIRAMIS rendszerben - a nagyvállalati tapasztalatok alapján - az idıigényes tevékenységek csoportos végrehajtásának támogatására általánosan alkalmazott a folyamatvezérlési technológia, melynek összetevıi a készre jelentés, a zárolás és a zárolások feloldása. A zárolások történhetnek felhasználói, illetve rendszer szinten. A felhasználói szintő zárolások megfelelı jogosultság birtokában feloldhatók. A rendszer szintjén zárolt adatok - a rendszerben tárolt adatok hitelességének megırzése céljából - utólag közvetlenül nem módosíthatók, csak megfelelı korrekciós feladások végezhetık. - Munkafolyamat támogatottság A PIRAMIS modulok funkcióinak megjelenítéséhez alkalmazott technológia biztosítja, hogy a felhasználó egy modulba történı bejelentkezésekor már csak a számára elérhetı funkciókat látja. A modulok szintjén a felhasználó maga is egyedi menürendszert alakíthat ki, mellyel a tevékenységeihez a legjobban illeszkedı munkafolyamatokat hozhat létre. A modulok funkcióiból funkció csoportok alakíthatók ki, melyek felhasználói csoportokhoz, és felhasználókhoz hozzárendelhetık. A funkciócsoportok száma nem korlátozott, egy funkció több csoportba is besorolható. 197

198 - Párhuzamos jogviszonyok-, szerzıdések kezelése A rendszer által kezelt szerzıdéstípusok: 1. munkaszerzıdések 2. egyéb szerzıdések (általános megbízási, tiszteletdíjas, oktatási/tanulmányi, vállalkozói, stb.) A PIRAMIS rendszerben a munkavállaló/partner egy törzsszámmal kerül azonosításra, s egy törzsszámhoz a munkaszerzıdés mellett (vagy nélküle) egyidejőleg tetszıleges számú élı megbízási vagy egyéb szerzıdés tartozhat. A munkavállaló különbözı jogviszonyaiból származó jövedelmek együttes kezelése adó, járulék, járulék felsı határ figyelése tekintetében rendszer által megoldott probléma. A dolgozói szerzıdésekbıl a felhasználó szerzıdés csoportokat alakíthat ki - felhasználói jogokkal (írási, olvasási jogok) felruházható a felhasználók köre - a teljes szerzıdéscsoport adatai gyorsan, egységesen, jelentısen csökkentve a hibalehetıségek számát, módosíthatók. - A felhasználó által definiálható adatok nyilvántartása A dolgozók szerzıdés-, illetve adminisztratív adatai mellett un. bıvíthetı adatok nyilvántartására, majd lekérdezésére is lehetıség nyílik a modulokban. A rendszerben a felhasználó korlátlan számú - a dolgozót leíró - jellemzıt, jellemzıcsoportokat hozhat létre, amelyek mellett tetszıleges számú további attribútum és ahhoz kapcsolódó kódtár definiálható. (Pl. itt nyilvántartható tájékoztató jellegő adatok: a munkavállalók szabadidıs tevékenységeire vonatkozó adatok, plusz juttatások, melyek nem vonnak maguk után elszámolási kötelezettséget, stb.) - Adatok betöltése külsı rendszerbıl Támogatott az alkalmazott Pl. termelésirányítási, teljesítménymérési, beléptetı rendszerekben keletkeztetett és megfelelı formátumban kinyert adatok fogadására standard betöltési felülettel kialakított egyéni munkarend-, munkaidı-, bérszámfejtési adatok, valamint teljesítményszázalék adatok betöltése. - Munkaidı- munkaidıkeret- munkarendek kezelése A Munka Törvénykönyve értelmében a munkáltató köteles a munkaviszony létrejöttekor meghatározni a munkavállaló számára a munkavégzés rendjét, a rá irányadó munkaidıbeosztást. A PIRAMIS rendszerben a munkarend munkaszerzıdéshez rendelésével a munkaidı nyilvántartás kiinduló adatául szolgál. A munkarend szerinti és a tény adatok összevetésével kerül automatikusan megállapításra a munkarend szerint ledolgozott munkaidı, a túlóra és kiesı idı, stb. A ledolgozott munkaidı és távolléti adatok napi szinten (akár percnyi pontossággal alábontva), bizonyos munkaidı adatok esetében havi szinten kerülnek megadásra. A szerzıdés szintjén meghatározott alapértelmezett adatoktól eltérıen szervezet, 198

199 költséghely, üzemkód, munkaszám, munkafolyamat, szervezeti hierarchia kód szintő analitikában is rögzítésre kerülhetnek az idıadatok. A törvény lehetıséget biztosít a munkáltató számára, hogy a változó piaci igényekhez jobban alkalmazkodó, a havi munkaidı beosztástól eltérı, valamilyen idıszakra megállapított munkaidıkeretet alkalmazhasson. A rendszer támogatásán keresztül lehetıség nyílik a munkaidı mérleg kimutatás (bármely idıszakra lekérdezhetı) megtekintésére, lekérdezésére. A munkaidıkeret periódusai minden év január 1-jén kezdıdnek, és az év utolsó napján minden esetben befejezıdnek. A dolgozó idıközben áthelyezhetı egyik típusú munkaidıkeretbıl egy másikba. A munkaidıkeret periódus végén, amennyiben túlmunka keletkezett, automatikusan megállapításra kerül ennek nagysága és automatikusan kiszámolásra kerül a túlmunka összege. - Létszámstatisztika képzése A PIRAMIS rendszerben a jogszabályoknak megfelelıen napi szinten kerülnek meghatározásra és letárolásra a jogi, statisztikai, nyitó, záró, átlagos állományi létszám adatok. - Bérszámfejtési adatok analitikus tárolása A munkaidı nyilvántartásnak megfelelıen a számfejtett béradatok is analitikus bontásban állnak elı. Biztosított a lehetıség a bérszámfejtési adatok kontírozási szabályok szerinti analitikában történı fıkönyvi feladása. A munkaidı és béradatok analitikus alábontása a különbözı ráfordításokról az utókalkulációhoz szolgáltat korrekt adatokat. A PIRAMIS rendszerben általánosan alkalmazott technológia a különbözı lekérdezések, statisztikák esetében az adatbányász eszközöknél megszokott lefúrási (drill-down) módszer, mellyel -megfelelı jogosultság birtokábanmegvizsgálható és elemezhetı, hogy az összesített adat, analitikusan milyen összetevıkbıl állt elı. - Számfejtési korrekciók automatikus kezelése A rendszerben teljes körően támogatott a munkaidı és bérszámfejtési adatok visszamenıleges korrekcióinak kezelése, melyek származhatnak a visszamenıleges béremelésbıl, a munkaidı adatok típusának vagy analitikájának és ezzel párhuzamosan a számfejtési jogcímeknek és analitikájának korrekciójából. A rendszerben az eredeti állapot mellett minden korrekciós számfejtési adat megırzıdik és lekérdezhetı. Visszamenıleges fizetésemelés és korrekció biztosított a munkaidı adatokra, a számfejtett tételek összegére és jogcímére, illetve a béranalitika egyéb elemeire. A rögzített korrekció alapján a különbözeti tételek automatikus leképezése rendszer által támogatott megoldás. - Devizás számfejtés és karton Külföldi kiküldetésben történı munkavégzés esetén a szoftver által megoldott támogatás a kiküldetésre akár többféle devizanemben - kifizetett napidíj törvény szerinti adómentes és adóköteles részének megállapítása, az SZJA elıleg és járulékok számfejtése, devizás karton vezetése, és a devizában számfejtett napidíjak - az átváltások miatti kerekítésekbıl eredı eltérésekkel együtt történı - fıkönyvi feladása. 199

200 - Vállalati hitelek kezelése A dolgozók által felvett vállalati hitel/ek nyilvántarthatóak, a bérszámfejtés során a törlesztı részletek a felhasználó által beállított módon - törlesztı részletek száma, törlesztı részletek mértéke stb. - levonásra kerülnek. - Vezetıi döntéselıkészítés támogatása A vezetıi döntések elıkészítésének támogatására a munkavállalók szerzıdéses adataihoz - szintén a felhasználó által kialakítható - bérfelosztó kódok rendelhetık, melyeken alapuló analitikában, a felhasználó által kialakítható formátummal, tartalommal és paraméterezéssel a létszám-, munkaidı- és béradatok kérdezhetık le. - Adatok kinyerése irodai alkalmazásokba A rendszerben tárolt bármely adattartalmú lista és táblázatos megjelenítési felület esetében igaz az, hogy a riport exportálható más irodai alkalmazásokba akár word, akár xls, akár html formátumban. - Multidimenziós elemzéses technológia (MET) tetszıleges csoportosítási lehetıség, táblatartalmi rendezés xls exportálási lehetıség csoport részösszesen képzés csoportösszesen képzés A MET-es technológia alkalmazásának köszönhetıen az Excel táblázatkezelésben megszokott feladatok rendszeren belül végrehajthatóak. Az elıállt táblázat tartalmát a felhasználó saját igényeinek megfelelıen rendezheti, csoportosíthatja. Megoldott a részösszesen és csoportösszesen adatok képzése (darab, minimum, maximum, szumma, stb.) A kigyőjtött adatok struktúrája szemléletesebb és informatívabb a rendezésnek köszönhetıen. 200

201 - PIVOT táblás megjelenítés További felhasználói igényként megfogalmazódó elvárás az adatok grafikus megjelenítése. Ennek a technológiának a segítségével a kigyőjtésre került adatok további, a felhasználói igényeknek megfelelı, csoportosítással már a rendszeren belül elemezhetıek. Az összehasonlítások különbözı csoportosítási szinten grafikusan megjeleníthetıek. A rendezési szintekhez függvények, szőrések társíthatók. A PIRAMIS TM kezelıfelülete A PIRAMIS TM humán szakértıi rendszer minden moduljára nézve igaz az egységes logika mentén történı képernyıfelépítés és kezelés. Az egyik modulban megszokott folyamatvezérlést, használatos ikonelrendezést a felhasználó a másik modulban is használni tudja. Ennek az egységes kialakításnak köszönhetıen a munkavégzésbıl adódó modulok közötti mozgás nem okoz gondot a felhasználónak. A programon megértéséhez és eredményes használatához tartozó logika elsajátítása ebbıl kifolyólag egyszerő, könnyen tanulható. A képernyı és annak tartalma, bizonyos vezérelv mentén, a felhasználó igényeinek megfelelıen alakítható. Ez által is elısegítve azt, hogy a programot minél inkább magáénak tekintse annak használója. Az adatok bevitelét elısegíti és megkönnyíti a különbözı kódtárak használata, meggyorsítva ezzel az adatfeltöltés folyamatát. 201

202 A PIRAMIS TM - Bér-munkaügy modul fımenü képernyı FMS: funkció azonosító/ menüstruktúra A teljes FMS megnyitható lebomlik a teljes struktúra Funkciócsoport (kék és vastag betővel írva) Funkció (fekete és vékony betővel írva) Kedvencek: A felhasználó az általa gyakrabban használt funkciókat egyszerően áthúzhatja (drag&drop) egy külön menücsoportba. A csoportot saját tetszése szerint átnevezheti. A kihúzott funkciók sorrendjét tetszılegesen változtathatja. Az adatbeviteli képernyıkön a gyorsabb és egyszerőbb felvitel megkönnyítése 202

203 érdekében a feltöltésre váró mezıszínek is jelzik egy egy adat fontosságát. (A kötelezıen kitöltendı adat definiálást a felhasználó maga is meghatározhatja, illetve bizonyos esetekben a program írja elı.) munkafelületi képernyıablakok adatbeviteli lehetıség kódtári választás naptár alkalmazása A PIRAMIS TM - Bér-munkaügy Egyszerő adatbeviteli képernyı A PIRAMIS TM -Tb. számfejtés Az egy munkafolyamathoz tartozó funkciók / adatbeviteli képernyık elérése egy képernyıfelületrıl 203

204 A program által támogatott a munkafolyamathoz tartozó tevékenységek egyszerősítésének való megfelelés. Egy egy egymással összetartozó feladatcsoport elvégzésére akár egy egy adatbeviteli képernyın keresztül is lehetıség van. Ez azt jelenti, hogy a felhasználó egy képernyırıl el tudja érni az összes olyan felületet, mely az adott munka elvégzéséhez kapcsolódik. Egy integrált humáninformatikai rendszer alkalmazásával elérhetı elınyök A személyügyi informatikának a HR- bér és munkaügy mindennapi tevékenységét kell támogatnia a következı módon: A munkafolyamatok hatékony lebonyolításának erısítése. A rendszerben lévı adatok többszintő elemzésének elısegítése. Riportok generálásának biztosítása. Adattárolás, adatáramlás költségének csökkentése. Amennyiben a fenti elıfeltevés megvalósul, abban az esetben, illetve azok által a következı elvárások fogalmazódnak meg a személyügyi informatikai rendszerrel szemben: Megbízható adatok álljanak rendelkezésre (egységes definíció, összehasonlítható számok, stb.). Integráció a vállalatirányítási rendszerekkel. Naprakész információtárolás, de mindeközben visszakereshetıség biztosítása. A megfogalmazott elvárásoknak az alábbi jellemzık mentén képes megfelelni a rendszer: - Információtechnológiai költségmegtakarítás Egy nyitott rendszereken futó integrált alkalmazás szoftvercsomag használatára való áttérés elmozdulást tükröz az információtechnológiai költségek szerkezetében. A megtakarítások lényeges forrása a sokféleségbıl származó költségek csökkentése. Egy ilyen egységes rendszer lehet a Megrendelı humánerıforrás gazdálkodásának információs gerince és egységes ügyviteli folyamatok mozgatórugója a számtalan eltérı tulajdonságokkal (nemritkán redundanciával, eltérı kezelési felülettel, eltérı fejlesztési koncepcióval terhelt) rendelkezı szoftverrendszer használata helyett. - Adminisztrációs költségmegtakarítás A PIRAMIS rendszer következetesen költségkímélı megközelítést nyújt. A szoftver a felhasználókhoz közelebb álló és hatékonyabb adminisztratív és operatív eljárásokat tesz lehetıvé. A hatékonyság növekedésének nyilvánvaló következménye, hogy ugyanazon munkát magasabb színvonalon kevesebb ember tudja elvégezni. - Konszolidált ügyvitel Egy integrált humáninformatika rendszer alkalmazása elısegíti a vállalati folyamatok egységesítését és egyszerősítését. Mivel az adatok gazdálkodása integrációban valósul meg, ezért cégszinten igény merül fel az ügyviteli folyamatok 204

205 ilyen formájú átszervezésére is. A különbözı folyamatgazdák a rendszer bevezetése után egy egységes logika mentén szervezik az ügyvitel rájuk irányadó részét. A céges szintő ügyvitelben eltőnik a folyamattörés, az adatduplikáció, egységessé válik a fogalomhasználat vállalaton belül. - Integráció A PIRAMIS rendszer nagyfokú integráltságot valósít meg úgy a munkavállalókhoz, mint a vállalkozó ügynökökhöz kapcsolódó személyzeti és szerzıdés nyilvántartó, munkaügyi, emberi erıforrás gazdálkodási, jövedelem elszámolási és adatszolgáltatási funkciók tekintetében. Ez lehetıvé teszi, hogy szinte teljes mértékben kiküszöbölhetı legyen a többszörös adatbevitel és karbantartás, mely által nı a hatékonyság, csökkenek az adminisztrációs költségek, valamint várható az adatok pontosságának és elérhetıségének a nagymértékő javulása. VIR- Adatbetöltés beléptetı rendszerbıl, bıl, ERP-bıl Integráció a Bér-munkaügyi és Humánpolitikai alrendszerek viszonylatában - Szabványosítás elıny a felhasználói oldalon Egy rugalmas és a felhasználókhoz közel álló alkalmazáscsomag használatával a felhasználók általi elfogadtatás könnyebb. A munkakörök és tevékenységi ágazatok közötti foglalkoztatási átszervezés végrehajtása is gyorsabb és kevésbé költséges. - Papírmentes iroda A PIRAMIS rendszer lekérdezéseinek outputjaiként meghatározhatók az általánosan használt irodai alkalmazásoknak megfelelı formátumok, melyek 205

206 automatikusan továbbíthatók a vállalat belsı levelezési rendszerén keresztül az érintettek számára. Ezáltal az irodai költség megtakarítás mellett jelentıs idınyereséget is biztosít a felhasználók számára. Kulcsfogalmak: Konszolidált ügyvitel Egy integrált humáninformatika rendszer alkalmazása elısegíti a vállalati folyamatok egységesítését és egyszerősítését. Mivel az adatok gazdálkodása integrációban valósul meg, ezért cégszinten igény merül fel az ügyviteli folyamatok ilyen formájú átszervezésére is. A különbözı folyamatgazdák a rendszer bevezetése után egy egységes logika mentén szervezik az ügyvitel rájuk irányadó részét. A céges szintő ügyvitelben eltőnik a folyamattörés, az adatduplikáció, egységessé válik a fogalomhasználat vállalaton belül. Multidimenziós elemzéses technológia (MET) A MET-es technológia alkalmazásának köszönhetıen az Excel táblázatkezelésben megszokott feladatok rendszeren belül végrehajthatóak. Az elıállt táblázat tartalmát a felhasználó saját igényeinek megfelelıen rendezheti, csoportosíthatja. Megoldott a részösszesen és csoportösszesen adatok képzése (darab, minimum, maximum, szumma, stb.) A kigyőjtött adatok struktúrája szemléletesebb és informatívabb a rendezésnek köszönhetıen. Számfejtési korrekciók automatikus kezelése A rendszerben teljes körően támogatott a munkaidı és bérszámfejtési adatok visszamenıleges korrekcióinak kezelése, melyek származhatnak a visszamenıleges béremelésbıl, a munkaidı adatok típusának vagy analitikájának és ezzel párhuzamosan a számfejtési jogcímeknek és analitikájának korrekciójából. A rendszerben az eredeti állapot mellett minden korrekciós számfejtési adat megırzıdik és lekérdezhetı. Visszamenıleges fizetésemelés és korrekció biztosított a munkaidı adatokra, a számfejtett tételek összegére és jogcímére, illetve a béranalitika egyéb elemeire. A rögzített korrekció alapján a különbözeti tételek automatikus leképezése rendszer által támogatott megoldás. Csoportmunka támogatás A PIRAMIS rendszerben - a nagyvállalati tapasztalatok alapján - az idıigényes tevékenységek csoportos végrehajtásának támogatására általánosan alkalmazott a folyamatvezérlési technológia, melynek összetevıi a készre jelentés, a zárolás és a zárolások feloldása. A zárolások történhetnek felhasználói, illetve rendszer szinten. A felhasználói szintő zárolások megfelelı jogosultság birtokában feloldhatók. A rendszer szintjén zárolt adatok - a rendszerben tárolt adatok hitelességének megırzése céljából - utólag közvetlenül nem módosíthatók, csak megfelelı korrekciós feladások végezhetık. 206

207 Ellenırzı kérdések: Ismertesse a rendszer legfontosabb jellemzıit, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira! Fejtse ki, hogy milyen gyakorlati körülmények között döntene a PIRAMIS rendszer alkalmazása mellett, elsısorban mely funkciók használatát helyezné elıtérbe! A humánerıforrás-gazdálkodás milyen területeit fedi le a PIRAMIS rendszer a különbözı moduljai segítségével? A PIRAMIS rendszer idıbélyeg funkciója rendelkezik-e a múltbeli események lekérdezési lehetıségével vagy alkalmas jövıbeli események lekérdezésére is? Milyen módszerrel támogatja a PIRAMIS rendszer a nagytömegő adatbetöltéseket, és ez milyen típusú adatokra érvényes? A PIRAMIS minden felületén vagy csak meghatározott funkciókban, funkció segítségével lehet kinyerni az adatokat más irodai alkalmazásokba? 207

208 3.5. Az SAP HR modulja, humán informatikai megoldása Képzési cél: A rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó megismerése, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira. A hallgató készségének kialakítása a különbözı személyügyi rendszerek közötti különbségek meghatározására, annak érdekében hogy a gyakorlatban történı kiválasztáshoz és hasznosításhoz megfelelı érvrendszert legyen képes kialakítani. Az SAP (Systems, Anwendungen, Programs), integrált személyügyi és bérügyviteli modulja legfontosabb jellemzıinek átfogó bemutatása A szolgáltató cég rövid bemutatása SAP AG Az SAP AG-t 1972-ben a németországi Walldorfban alapították. Az alapítók célul tőzték ki, hogy hatékony informatikai támogatást nyújtsanak az egyre bonyolultabbá váló vállalatok vezetéséhez, melyeket hagyományos eszközökkel már nem lehetett versenyképesen irányítani. Akkori elképzelésük ma már valóság: az SAP nemzetközi piacvezetı az integrált vállalatirányítási szoftverek területén. Partnerei és leányvállalati révén 120 országban van jelen világszerte, és 10 helyszínen épített ki fejlesztı laboratóriumokat, többek között Budapesten is. A cég rövid idı alatt Európa vezetı szoftvergyártójává vált, világviszonylatban pedig a harmadik legnagyobb. Munkavállalóinak száma 2006-ban elérte a fıt, az árbevétele pedig meghaladta a 9,4 milliárd Eurót. Az SAP alábbi tevékenységei ISO 9001:2000 certifikációval rendelkeznek: SAP Global Development termékfejlesztés. SAP Active Global Support üzemeltetés támogatás. SAP Global IT vállalati (belsı) informatika üzemeltetése és támogatása. Az SAP termékei Jelenleg 120 ország több mint vállalata mintegy telepített példányt futtat az SAP szoftvereibıl a kis- és középvállalatok szükségleteire szabott megoldásoktól kezdve a globális szervezetek mőködésének minden területét átfogó alkalmazáscsomagokig. Az SAP ágazat-specifikus megoldásai 27 ágazat mint például a kiskereskedelem, az államigazgatás és a pénzügyi szektor egyedi üzleti folyamatait támogatják. Az SAP évente bevételeinek közel 12%-át fordítja kutatásra és fejlesztésre. Jelenleg mintegy fı dolgozik a termékek és módszerek továbbfejlesztésén. Az SAP Hungary Kft. Az SAP AG a magyarországi rendszerváltozással egy idıben lépett a magyar piacra. Kezdetben kizárólag partnereken keresztül jelent meg, majd 1997 végén az SAP AG 100%-os tulajdonaként megalakult az SAP Hungary Kft., melynek jelenleg 208

209 több mint 400 alkalmazottja van. Hamarosan az SAP meghatározó szállítóvá vált a magyar vállalatok körében. A magyar piacon mőködı multinacionális cégek leányvállalatai mellett több hazai nagyvállalat és bank is az SAP alkalmazása mellett döntött. A sok ezer fıt foglalkoztató szervezetek mellett kis- és középvállalatok is használják az SAP alkalmazásait. Néhány, az SAP Hungary Kft-re vonatkozó, adat: Az SAP Hungary Kft. piaci részesedése az IDC felmérése alapján 36,4 %, több, mint az ıt követı 5 cégé együttvéve végéig mintegy 586 SAP installáció. Figyelı TOP 200 listáján szereplı cégek közel fele SAP ügyfél. Együttmőködés mintegy 40 SAP tanácsadócéggel. Az éves árbevétel 2006-ban elérte a 11,7 milliárd Forintot. Az SAP Hungary Kft. szolgáltatásai: -Tanácsadás -Oktatás -Fejlesztés és honosítás -Üzemeltetés támogatás A rendszertulajdonságok bemutatása A HR modul önálló bevezetésekor is rendelkezésre állnak a következı, az SAP integrált vállalatirányítási rendszer mőködését segítı általános eszközök és szolgáltatások: ALE (Application Link Enabling) eszköz, amely különálló, SAP és nem SAP rendszerek közötti együttmőködést tesz lehetıvé; jól skálázható jogosultsági rendszer a felhasználók szerepalapú funkció- és adathozzáférésének definiálásához; a vállalat levelezı rendszerével együttmőködı Workflow rendszer, amely automatizált információáramlást és feladatkiosztást tesz lehetıvé az üzleti folyamatok szereplıi között; beépített funkciók a levelezési tevékenységekhez; SAP Query lekérdezés generáló eszköz, mely egyedi lekérdezési igények kielégítésére szolgál; teljes körő Excel integráció, mely az SAP-ban elıállított adatok Excel formátumban történı megjelenítését teszi lehetıvé; őrlapkészítı eszköz, amely a papíralapú és elektronikus őrlapok (pl. bérfejlesztési értesítı, munkaköri leírás, teljesítményértékelési őrlap) készítését és testreszabását biztosítja; többnyelvőség, amely lehetıvé teszi a különbözı nyelveken történı bejelentkezést, illetve a rendszerben rögzített adatok lefordítását; archiválás, amely szkennelt adatok tárolását és azok üzleti objektumokhoz történı kapcsolását teszi lehetıvé. (Például oklevelek, bizonyítványok eltárolása a munkavállalói adatok között.) 209

210 Az SAP kiemelt fontosságúnak tartja, hogy a termékei maximálisan rugalmasak legyenek a vállalati folyamatokhoz valló illesztés tekintetében. E szándék két szinten valósul meg: az elsı szint olyan rendszer-beállítási (paraméterezési) tevékenységet takar, amellyel programozási eszközök nélkül skálázható a rendszer; a második szint saját programozási eszközöket jelent, amelyekkel a standard funkcionalitás módosítható, illetve új programokkal egészíthetı ki. A standard funkcionalitás módosításához az SAP olyan egyedülálló BAdI (Business Add- In) technológiát kínál, amely számos standard program esetében megengedi a programok módosítását úgy, hogy a módosított program továbbra is illeszkedni fog a standard rendszerhez. Új verzióra történı átállás esetén a felhasználói fejlesztések automatikusan megırzıdnek, nincs szükség újrakódolásra A rendszerfunkciók bemutatása Általános áttekintés Az SAP HR (emberi erıforrás menedzsment) modulja korszerő, korunk üzleti elvárásainak megfelelı informatikai megoldást nyújt a vállalatok toborzási, személyügyi adminisztrációs, bérszámfejtési, személyzetfejlesztési és humán kontrolling folyamataihoz. A HR modul bevezethetı önállóan vagy az SAP integrált vállalatirányítási rendszer részeként. Integrált mőködés esetén a HR modul szorosan együttmőködik a többi SAP modullal, mint például a Pénzügyi, Kontrolling és Stratégiai Vállalat Menedzsment modulokkal. A rendszer integráltsága miatt az egyes modulok által kezelt információk más modulok számára is elérhetık, külön interfészek használata nem szükséges. A SAP HR modul több komponensbıl épül fel, amelyek önállóan is mőködıképesek. A moduláris felépítés következtében a támogatott HR folyamatok jól elkülöníthetık a rendszerben, ami hatékony, akár több lépésben történı rendszerbevezetést tesz lehetıvé. A komponensek bevezetését a több évtizedes bevezetési tapasztalatokon alapuló legjobb gyakorlat sablonok segítik. 210

211 Az SAP HR modul komponensei -A Személyügyi Adminisztráció komponens teljes körő munkaügyi törzsadatkezelést valósít meg. -Az Idıgazdálkodás komponensben a munkaerı-felhasználás tervezése, nyilvántartása és elemzése valósul meg. -A Bérszámfejtés komponens a magyar törvényeknek megfelelı bér- és TB számfejtés biztosít. A Bérszámfejtést a Cafeteria (Választható Dolgozói Juttatások) rendszer egészíti ki, amely a vállalatok körében egyre népszerőbb béren kívüli juttatási rendszer mőködtetéséhez nyújt informatikai támogatást. -A Szervezetmenedzsment komponensben különbözı szervezeti struktúrák, hierarchiák képezhetık le. -A Kompetenciamenedzsment a munkavállalókkal szemben támasztott kompetencia követelmények és a munkavállalói tény kompetenciák rögzítését és elemzését teszi lehetıvé. -A Teljesítményértékelés komponens a vállalat teljesítményértékelési folyamatát képzi le rugalmas célkitőzı és értékelı eszközökkel. -A Karrier- és utódlástervezés általános tehetséggondozást és egyedi karrierés utódlástervezést tesz lehetıvé. -Az e-toborzás komponens korszerő Internet/Intranet technológiákkal támogatja a vállalat munkaerı- keresés és kiválasztás folyamatát. -A Képzés komponens a tanfolyami adminisztráció mellett modern e-learning tanulási eszközökkel segíti a kompetenciafejlesztést. 211

212 -A Javadalmazásmenedzsment a vállalat jövedelempolitikájának (bértáblák, alapbérfejlesztés, bonusz-rendszer, részvényjuttatás) kidolgozását és végrehajtását támogatja. -Létszám- és költségtervezés komponens a rövid és hosszú távú, létszám és személyi jellegő tervek készítéséhez nyújt támogatást. -A HR Adattárház, amely a SAP Adattárház HR specifikus része, a humán kontrolling munkát támogatja a komplex lekérdezési és elemzési eszközeivel. -Az Önkiszolgáló Rendszerek (vezetıi és munkavállalói) aktívan bevonják mind a munkavállalókat, mind a szervezeti egységek vezetıit a humán erıforrás menedzsment folyamatokba azáltal, hogy a papíralapú ügyintézést és adatszolgáltatást elektronikus útra, a vállalat belsı hálózatára terelik. Az SAP HR komponensek (alrendszerek, modulok, funkciócsoportok) részletes leírása - Személyügyi Adminisztráció A Személyügyi Adminisztrációban minden olyan munkavállalói törzsadat tárolásra kerül, amelyre a vállalatnak szüksége van idıgazdálkodáshoz, bérszámfejtéshez a belsı és külsı adatszolgáltatásokhoz. A törzsadatok kezeléséhez az SAP egy olyan egyedi technológiát kínál, amely az adatkezelést könnyen kezelhetıvé, jól átláthatóvá és dokumentálhatóvá teszi. A technológia a munkavállalók törzsadatait különbözı csoportokra, úgynevezett infotípusokra (pl. személyi adatok, szervezeti adatok) bontja. Minden infotípushoz érvényességi idı tartozik, így a rendszer nemcsak az éppen aktuális adatokat képes tárolni, hanem az adatok történetiségét is. Ezzel a módszerrel nyomon követhetı például, hogy hogyan változott egy munkavállaló alapbére egy tetszılegesen kiválasztott idıszakban. Lehetıség van az úgynevezett személyzeti intézkedések definiálására is. Egy személyzeti intézkedés során az ügyintézıt a rendszer végigvezeti az intézkedéshez szükséges infotípusokon, egyiket a másik után rögzítésre, illetve módosításra felkínálva. Tipikus személyzeti intézkedések lehetnek például a dolgozók felvétele, áthelyezése, kiléptetése, stb. intézkedések. A törzsadat-karbantartási munkákba több ügyintézı is bevonható. A SAP jogosultsági rendszerében beállítható, hogy az egyes felhasználók mely munkavállalói csoportok, mely infotípusait tekinthetik meg, illetve módosíthatják. Csoportmunka esetén hasznos szolgáltatás az infotípusok naplózása is, amely segítségével visszakereshetı, hogy ki, mikor és mit módosított a munkavállalók infotípusain. Elıfordulhat, hogy a munkavállalók nagy tömegét érintı adatfeltöltést vagy módosítást kell végrehajtani a rendszerben. Ehhez a feladathoz az SAP olyan adatmigrációs technológiát dolgozott ki, amely gyors és maximálisan ellenırzött adatfeltöltés valósít meg. A technológia lényege, hogy az Excel-táblában vagy szöveges állományban, munkavállalónkénti bontásban megadott adatok feltöltésekor a program szimulálja a manuális adatrögzítést, vagyis ugyanazok az ellenırzések hajtódnak végre, mint amikor az ügyintézı rögzíti az adatokat. A módszer minden infotípushoz alkalmazható és a feltöltést végzı programok automatikusan generálhatók a rendszerben. A Személyügyi Adminisztráció komponens lekérdezı programjaival minden törvényi adatszolgáltatás kielégíthetı. A törvényi adatszolgáltatáson túl egyedi lekérdezések is futtathatók. Ha nem áll rendelkezésre megfelelı lekérdezı program, 212

213 akkor az SAP Query lekérdezés generáló eszközzel a felhasználó maga is létrehozhat lekérdezı programot. A program generálásakor kiválaszthatja, hogy mely infotípusok, mely mezıit kívánja megjeleníteni a listán, milyen sorrendben és rendezettségben. Az elkészült lista mint minden lista az SAP-ban Excel táblába vagy szöveges állományba is letölthetı. - Idıgazdálkodás Az Idıgazdálkodás komponens rugalmas munkaidı-nyilvántartás valósít meg, amely beléptetı rendszerekkel is képes együttmőködni. Az SAP HR idıgazdálkodás koncepciójának alapja a munkarend, amely definiálja a munkavállalók munkaidejét. A munkarend napi programokból épül fel, amely a munkavállaló konkrét napi munkaidejét írja le, vagyis a munkaidı kezdetét, végét és az esetleges szünetek. A munkarend lehet egyszerő, ha a munkavállaló minden nap ugyanabban az idıpontban kezdi és fejezi be a munkát, és komplex, ha több mőszakos és hétvégi munkavégzésrıl van szó. A munkavállaló tényleges munkavégzése eltérhet a számára kijelölt munkarendtıl a különbözı távollétek (pl. betegség, szabadság), túlóra és helyettesítések miatt. A munkarendtıl való eltérés rögzítésére az SAP egy komplex idırögzítıi felületet kínál, amelyrıl a munkavállalók összes, idıgazdálkodással kapcsolatos adatai egyszerően rögzíthetık és könnyen áttekinthetık. Az idırögzítı felületen jelenlét adatok is megadhatók. A jelenlétek a munkaidıbe beszámító, de nem munkával töltött idıt jelentik. Jelenlétnek számít például a tanfolyamon töltött idı. A jelenlétek rögzítése legtöbbször nem befolyásolja a bérszámfejtést, csak kontrolling célból történik. Az idırögzítı felületen a távollétek, túlórák, helyettesítések, jelenlétek kezdı és záró idıpontját kell megadni. Az idıkiértékelı program feladata, hogy a munkavállalók munkarendje és az idırögzítı felületen rögzített adatok alapján összesített idıadatokat generáljon, mint például ledolgozott óra, túlóra óra, szabadság nap. Az idıkiértékelı programmal elıállított bérszámfejtés releváns idıadatokat a Bérszámfejtés átalakítás nélkül felhasználja. Az összesített idıadatok különbözı, munkaidıvel és hiányzással kapcsolatos elemzések készítését is lehetıvé teszik. Ha a vállalat beléptetı rendszert használ, akkor az összekapcsolható az SAP Idıgazdálkodás komponensével. Ez esetben a ledolgozott idı a be- és kilépési adatokból számolható ki. Beléptetı rendszer nélkül a rendszer feltételezi, hogy a ledolgozott idı megegyezik a munkavállaló munkarendjében definiált idıvel, természetesen korrigálva az idırögzítı felületen feladott távollétekkel és helyettesítésekkel. Az idıadatok rögzítésére az önkiszolgáló rendszerek is lehetıséget adnak, például a szabadságigényeket a munkavállalók a Munkavállaló Önkiszolgáló Rendszerben rögzíthetik, a felettes vezetı pedig a Vezetıi Önkiszolgáló Rendszerben jóváhagyhatja vagy elutasíthatja az igényt. Jóváhagyás esetén a szabadság automatikusan megjelenik a munkavállaló idıadatai között. 213

214 - Bérszámfejtés A Bérszámfejtés a magyar törvényeknek megfelelı, teljes körő bér- és TBszámfejtést biztosít. A komponens a klasszikus bérszámfejtésen túl munkabérek átutalását, könyvelését és törvényi jelentések készítését is támogatja. A bérszámfejtés folyamat logikailag két részre bontható: bruttó és nettó számfejtésre. A bruttó számfejtés során a rendszer a dolgozó tényleges munkaidı- távollét és túlóra adatai alapján meghatározza az egyes számfejtendı bruttó tételeket. A bruttó bérszámfejtés modul nemzetközileg standardnak tekinthetı, hiszen alkalmazott eljárásait számottevıen nem befolyásolják az országonként eltérı adó-, járulék-, és egyéb jogszabályok. A nettó számfejtés folyamán a rendszer kiszámítja a dolgozót érintı összes levonást, illetve kedvezményt; az adót, a különbözı járulékokat, az átfutó tételeket (pl.: költségtérítés). A nettó számfejtés az adott ország sajátosságainak megfelelıen a hatályos jogszabályok figyelembe vételével mőködik. A nettó számfejtésen alkalmazott szabályokon kívül a következı nemzeti sajátságok jellemzik a magyar bérszámfejtést: TB ellátások teljes körő számfejtése Letiltások (pl. gyermektartás ) kezelése Göngyölített adóelıleg-számítás Munkaadói és munkavállalói járulékok és tagdíjak kezelése A magyar törvények és rendeletek által elıírt papíralapú és elektronikus adatszolgáltatások például: o Havi adóbevallás (APEH részére) o Év végi adóelszámolás (APEH részére) o Nyugdíj- és egészségbiztosítási nyilvántartó lap (ONYF részére) o Biztosítottak bejelentése (APEH részére) o Egészségügyi statisztika (OEP részére) o Családtámogatási ellátások (MÁK részére) A Bérszámfejtés komponens visszaszámfejtés (korrekciós számfejtés) szolgáltatása a korábbi hónapok számfejtésének megismétlését teszi lehetıvé azoknál a munkavállalóknál, akiknél visszamenılegesen módosítottak törzsadatot (pl. visszamenıleges alapbéremelés). A visszaszámfejtés akár évhatáron is átnyúlhat. Visszaszámfejtéskor az új bérszámfejtési eredmény mellett a régi is megırzıdik, a kettı közötti különbség pedig az aktuális hónapban kerül kifizetésre vagy levonásra. A szimulációs számfejtések lehetıséget adnak a felhasználóknak, hogy a komponens mőködését és a különbözı beállítások hatását interaktív módon elemezhessék. A rendszer a bérszámfejtés eredményeit havonta, munkavállalónként és számfejtési jogcímenként (bérelemenként) a számfejtési eredmények adatbázisába menti el. Az SAP a bérszámfejtési adatok tekintetében olyan tárolási technológiát használ, amely nagy mennyiségő adathalmaz hatékony tárolását és lekérdezését teszi lehetıvé. Az adatbázisban a számfejtési adatok mellett a munkavállaló bérszámfejtés releváns törzsadatai is letárolásra kerülnek, lehetıvé téve, hogy egy esetleges visszamenıleges törzsadat módosítás esetén is kimutatható legyen, hogy mely adatok alapján történt a bérszámfejtés. A számfejtési eredmények adatbázisa szolgáltat adatot a bérszámfejtéssel összefüggı törvényi és egyedi lekérdezésekhez. Az egyedi lekérdezési igényeket többek között - a rugalmas béradat-lekérdezı 214

215 program elégíti ki, amellyel tetszıleges idıszakok és munkavállalói csoportok béradatai kérdezhetık le. A lekérdezésben szereplı bérelemekbıl csoportok képezhetık, amely a béradatok különbözı szempontú összesített megjelenítését teszik lehetıvé. A munkabérek utalásához a bérszámfejtés lezárását követıen GIRO formátumú, munkavállalónkénti utalási adatokat tartalmazó adatállományt készíthetı, amelyet - az arra illetékesek - a munkabért utaló bankok felé továbbíthatnak. Az SAP rendszer integráltsága miatt a HR modulban keletkezett munkabér és járulék adatok egyszerően átküldhetık a Pénzügyi és Kontrolling modulokba, ahol különbözı költséghelyekre és fıkönyvi számokra könyvelıdnek le. A Bérszámfejtés komponens munkavállalónkénti költségmegosztást is lehetıvé tesz, ami a munkavállaló bér- és járulékköltségének különbözı költséghelyekre történı felosztását teszi lehetıvé, ha a munkavállaló a munkaidejében különbözı költséghelyekhez tartozó tevékenységet végez. A Cafeteria (Választható Dolgozói Juttatások) programcsomag a béren kívüli juttatások kezelését biztosítja a HR modulban. A rendszerben minden munkavállaló azonos összegő éves kerettel rendelkezik, amelyet a rendszer automatikusan csökkent évközi ki- és belépés, fizetési nélküli szabadság, részmunkaidı stb. esetén. A munkavállaló a rendelkezésre álló keret terhére különbözı juttatási jogcímek közül választhat. Mind a választás, mind a késıbbi felhasználás rögzítésre kerül az SAPban. Így lehetıvé válik a munkaadót terhelı adó- és járulékvonzatok kiszámolása, a választás és a felhasználás összesített lekérdezése, valamint a folyamatos keretfigyelés. - Szervezetmenedzsment A Szervezetmenedzsment komponens központi szerepet játszik a HR modulban, hiszen egy hatékony humáninformatikai rendszerben nagy hangsúlyt kap a vállalat szervezeti felépítésének naprakész modellezése. Az SAP egyedi, rugalmas technológiájának köszönhetıen a legkülönbözıbb szervezeti struktúrák beleértve a mátrix és projekt struktúrákat is - leképezhetık a rendszerben. A vállalat szabadon dönthet arról, hogy milyen építıelemekbıl (például: szervezeti egység, pozíció, projekt, munkavégzési hely) kívánja felépíteni a szervezeti struktúráját, illetve az építıelemek között milyen alá, fölé és mellérendeltségi viszonyt kíván kialakítani. Természetesen az SAP a legjobb gyakorlat alapján egy könnyen adaptálható modellt kínál az ügyfelei részére. A szervezeti struktúrák karbantartása jól áttekinthetı, grafikus tervezési eszközökkel történik, amely lehetıséget ad az építıelemek közötti relációk mint például a szervezeti egységes közötti hierarchia - szemléletes ábrázolására. Az SAP-ban minden adat érvényességi idıvel rendelkezik. Ez a szabály érvényes a Szervezetmenedzsment komponensre is: az építıelemek adatai és a köztük lévı kapcsolódások mind-mind érvényességi idıvel rendelkeznek, így lehetıvé válik a szervezeti struktúrák tetszıleges idıpontban történı megjelenítése. A szervezeti struktúrákon túl a Szervezetmenedzsmentben képezhetı le a vállalat munkaköri katalógusa is, amely a vállalat munkaköreit és a munkakörökhöz tartozó jellemzıket, mint például feladatokat és követelményeket tartalmaz. Az SAP lehetıséget ad arra, hogy a munkaköri katalógusban definiált munkaköri jellemzıket pozíció szinten felülbírálják. A pozíciók az SAP-ban a szervezeti egységek betölthetı vagy már betöltött álláshelyeit jelentik. Minden pozícióhoz tartozik egy munkakör, 215

216 amelybıl örökli a munkaköri jellemzıket, és egy munkavállaló, aki a pozíciót éppen betölti. A munkakörökhöz és a pozíciókhoz rögzített jellemezıkbıl naprakész munkaköri leírás állítható elı a rendszerben. Pozíció helye az SAP szervezeti struktúrájában Példa: Mind a HR, mind a Pénzügyi osztályon szakértık dolgoznak. A munkakörük egységesen Szakértı, így mindannyiuknak a vállalat munkaköri katalógusában a Szakértı munkakörre vonatkozó feladatleírásnak és követelményeknek kell megfelelniük. A HR és a Pénzügyi osztálynak azonban más-más feladatai vannak, így ezeken az osztályokon e területekre specializálódott HR és Pénzügyi szakértık dolgoznak. Az SAP terminológia szerint a HR szakértı és a Pénzügyi szakértı álláshelyek pozícióként képzıdnek le a szervezeti struktúrában. Ezekhez a pozíciókhoz speciális, az adott szervezetre jellemzı feladat- és követelmény-leírás adható meg. - Kompetenciamenedzsment A kompetenciakatalógus a vállalat kompetencia elvárásainak győjteménye - tartalmazza mindazokat a kompetenciákat, amelyek a vállalatnál követelményként jelenhetnek meg. A katalógus strukturált felépítése a kompetenciák több szintő csoportosítást teszi lehetıvé. A katalógusban rögzíthetık hard kompetenciák, vagyis iskolai végzettségre, ismeretekre és munkatapasztalatra vonatkozók, és soft kompetenciák, amelyek képességeket és készségeket írnak le. A kompetenciákhoz értelmezı leírás és értékelı skála kapcsolható, amellyel az adott kompetencia értékelhetı. Az elavuló kompetenciákhoz érvényességi idıtartam vagy felezési idı állítható be. Az SAP HR modulban a kompetencia követelmények beállítása az azonos munkakör azonos elvárások elvére épül. Az egységes munkaköri elvárások kezelésén túl lehetıséget nyújt munkavállalói szintő kompetencia követelmények definiálására is, ami a munkakörökhöz beállított általános kompetencia elvárások munkavállalói szintő felülbírálását jelenti. Az SAP HR modulban a munkavállalói szintő elvárások nem közvetlenül a munkavállalókhoz, hanem a munkavállalók által betöltött pozíciókhoz kapcsolhatók. A kompetencia elvárások pozíciókhoz kötése olyan objektív személetmód, amely függetleníti az elvárásokat a munkavállaló személyétıl. A kompetencia elvárások idıben való elhelyezéséhez a kompetencia elvárásokhoz érvényességi idı kapcsolható, mind munkakör, mind pozíció szinten. Az elvárt kompetenciák között különbséget lehet tenni aszerint, hogy a kompetencia kötelezı, vagy ajánlott elvárás. 216

217 A munkavállalói kompetenciaprofilban azok a kompetenciák szerepelnek érvényességi idıvel és szinttel, amelyekkel a munkavállaló rendelkezik. A kompetencia hiány feltárás, vagyis az elvárt kompetenciák tény kompetenciákkal történı összehasonlítása, történhet munkavállalónként vagy csoportosan, egy tetszılegesen kiválasztott munkavállalói körre. A Kompetenciamenedzsment és a Képzés komponens közötti szoros integráció következtében a rendszer javaslatot tud adni a kompetencia hiány megszüntetéséhez szükséges képzésekre. Kompetencia hiányon alapuló fejlesztés az SAP-ban A munkavállalói kompetenciaprofil aktualizálásának kérdése kulcsfontosságú, hiszen elavult adatokkal nem azonosíthatók a fejlesztési igények. Egy jól mőködı humáninformatikai rendszerben a kompetenciaprofil aktualizálása többé-kevésbé automatizált, ami jelentısen csökkenti a rendszer üzemeltetésének adminisztrációs erıforrás igényét, így a HR osztályon a szakértıi munka kerülhet elıtérbe. A kompetenciák frissítésének több útja is lehetséges attól függıen, hogy milyen kompetenciáról van szó. A hard, vagyis az ismeretekre, tudásra vonatkozó kompetenciák esetében a képzésben való részvétel, illetve a képzés után kitöltött tesztek eredménye alapján frissíthetık a kompetenciák. A soft, vagyis a készségeket, képességeket leíró kompetenciáknál inkább a vezetıi, illetve a munkavállaló munkáját jól ismerı kollégák értékelése lehet irányadó. A hard kompetenciák aktualizáláshoz a Képzés komponensben beállíthatók, hogy az egyes tanfolyamok milyen kompetenciát nyújtanak és, hogy a kompetenciák elnyerése milyen módon történhet. Vannak kompetenciák, amelyekhez elegendı a tanfolyami részvétel, másoknál vizsgához, tesztekhez kötött a teljesítés. A tesztek az oktatás portálon tölthetık ki függetlenül attól, hogy e-learning vagy tantermi 217

218 oktatásról van szó. A külsı, vállalaton kívüli képzések vagy szóbeli vizsgák esetén a munkavállalók kompetencia profilja manuálisan is frissíthetı. Egyes kompetenciák esetében ha ezt a vállalati szabályozás megengedi a munkavállalók saját maguk is frissíthetik a kompetenciaprofiljukat a Munkavállalói Önkiszolgáló Rendszeren keresztül. A soft kompetenciák értékelését az SAP Teljesítményértékelés komponense támogatja, amely testre szabható eszközöket kínál a teljesítmény- és kompetenciaértékelések lebonyolításához. - Teljesítményértékelés A komponens a teljesítményértékelési folyamat minden fázisában (elıkészítés, célkitőzés évközi áttekintés, értékelés) hatékony informatikai támogatást nyújt. Az elıkészítés során különbözı sablonok hozhatok létre, melyek mintául szolgálnak a munkavállalók célkitőzı lapjának létrehozásakor. A sablonok a célkitőzı lapok szerkezetét definiálják; egy célkitőzı lap a következı szekciókból állhat: Célkitőzések Értékelendı kompetenciák Fejlesztési terv A Célkitőzés szekció tovább tagolódhat például vállalati és egyéni célkitőzés szekciókra. A sablonon konkrét célok is rögzíthetık. Ezek azok a célok, amelyek a munkavállalók többségénél elıfordulnak, ilyenek például a vállalati célok. Ha a vállalati célok rákerülnek a sablonra, akkor a célkitőzés során nem kell mindegyes munkavállaló esetében külön-külön rögzíteni, csak egyszer a sablonon. A sablon megadott célokhoz beállítható, hogy engedélyezett-e a törlésük a célkitőzés során. A sablonon az is beállítható, hogy az egyes szekciókhoz lehet-e új célt létrehozni. Az egyéni célkitőzések szekcióban engedélyezni kell ezt a funkciót, mert az egyéni célok nem rögzíthetık központilag a sablonon. Az Értékelendı kompetenciák szekcióban a munkavállalók értékelendı kompetenciái szerepelnek. A sablonon vagy konkrét kompetenciák adhatók meg, vagy szabály állítható be, hogy a célkitőzı lapon majd a munkavállalók elvárt vagy hiány kompetenciái jelenjenek meg értékelendı kompetenciaként. A sablonon beállítható, hogy a kompetenciák törölhetık-e a célkitőzı őrlapról, illetve beszúrhatók-e új kompetenciák. A célkitőzı őrlapokat a célkitőzık az Önkiszolgáló Rendszeren keresztül hozhatják létre. Az őrlap kitöltése történhet a célkitőzı megbeszélésen, de azt megelızıen is. A munkavállaló a megbeszélés elıtt készíthet egy javaslatot a célkitőzésekre, majd az őrlapot az SAP Workflow rendszeren keresztül továbbíthatja a felettes vezetıje felé. A célkitőzı őrlap létrehozása az elıkészített sablon alapján történik. A célkitőzı lapon a súlyszámok megadásával a célok és az értékelendı kompetenciák között fontossági sorrend állítható be. Az áttekintés során lehetıség van a célkitőzések/kompetenciák felülvizsgálatára és módosítására, ha ezt a megváltozott piaci viszonyok és vállalati körülmények szükségessé teszik. A rendszer naplózza, hogy ki és mikor hajtott végre módosítást a célkitőzı őrlapon. Az értékelés több szereplıs is lehet, például a kompetenciák értékelésébe bevonhatók a munkavállaló kollégái vagy beosztottai. A jogosultsági rendszer segítségével korlátozhatók a részértékelık megtekintési és karbantartási 218

219 jogosultságai, így az őrlap egyes részei elrejthetık az értékelık elıl. Az értékelésbe bevontak az SAP Workflow rendszerén keresztül, mail-ben értesülnek az értékelési feladatukról. A célok és kompetenciák értékelése a sablonon megadott skálák alapján történhet. A vállalati és egyéni célok esetén százalékos értékek is megadhatók. A kompetenciák csak a kompetencia katalógusban definiált skálákkal értékelhetık. Az egyes skálaértékekhez kapcsolt magyarázó szövegek segítik az értékelıt a megfelelı szint kiválasztásában. Az értékelı szöveges megjegyzést is főzhet mind a vállalati/egyéni célok, mind a kompetenciák értékeléséhez. A sablonon beállított számítási szabály alapján a célok/kompetenciák értékelési adataiból - figyelembe véve a célkitőzéskor beállított súlyszámokat az értékelés összesített eredménye generálódik. Ez az összesített eredmény figyelembe vehetı a Javadalmazásmenedzsment komponensben a bérfejlesztés, a bonuszkifizetés és a részvényjuttatások kalkulációjánál. A kompetenciák értékelésekor az értékelı vezetı a munkavállaló fejlesztési tervét is rögzítheti. A fejlesztési terv készítésekor lekérdezheti a munkavállaló képzési történetét, amely a korábbi és a folyamatban lévı képzések listáját tartalmazza. A fejlesztési terv rögzíthetı szöveges formában, de lehetıség van konkrét tanfolyamokra történı elıjegyzésre vagy regisztrációra. Az értékelés lezárása után az értékelt kompetenciákkal aktualizálható a munkavállalók kompetencia profilja, így a teljesítményértékelés a kompetenciák folyamatos aktualizálását is biztosítja. - Karrier- és utódlástervezés A hatékony karrier- és utódlástervezés megvalósításának elsı lépése egy kompetenciákon alapuló Tehetség Adatbank létrehozása. A munkavállalók a Munkavállalói Önkiszolgáló Rendszeren keresztül, a Tehetség Adatbankba történı regisztrációval jelzik, hogy részesei kívánnak lenni a vállalat karrier- és utódlástervezési programjának. A regisztráció során a HR modulban szereplı adataikat kiegészíthetik a karriertervükre vonatkozó információkkal (például a preferált szakterület, munkakör és munkavégzési hely), és fájlokat is csatolhatnak (például: szakmai önéletrajz, motivációs levél). A HR szakértık az adatbázisban szereplı munkavállalókat karriertervük és kompetenciák alapján tehetségcsoportokhoz rendelhetik. A tehetségcsoportok kialakításának fı célja a tehetséggondozás folyamatának egységesítése. A tehetségcsoport tagjainak képzése egy egységes fejlesztési terv alapján történik, ami nem zárja ki a kompetenciahiányok feltárása utáni, egyéni, személyre szabott fejlesztési tervek létrehozását sem. A csoport tagjainak különbözı rendezvények, tanfolyamok szervezhetık, továbbá a komponens lehetıséget biztosít meghívók, tájékoztatók csoportos kiküldésére is. Az utódlástervezés során azonosításra kerülnek a kulcspozíciók, vagyis azok a pozíciók, amelyek megfelelı utódlásának biztosítása kiemelt fontosságú a vállalat életében. A kulcspozíciókhoz a Tehetség Adatbankban lehet potenciális utódokat keresni. A SAP a kereséshez olyan eszközöket kínál, amelyek lehetıvé teszik a kompetenciák és más munkavállalói adatok (pl. preferált munkakör és munkavégzési hely) alapján történı keresést. A legújabb technológiák a potenciális jelölt anyagához csatolt fájlokban történı keresést is biztosítják. 219

220 Az SAP a potenciális jelöltek azonosítása mellett a velük való kapcsolattartást is hatékony eszközökkel támogatja. Az ekben kérdıívek kiküldésére is van lehetıség, amelyek további információk győjtését teszik lehetıvé. A kulcspozíció kompetencia követelményeihez való megfelelés és más szempontok alapján a potenciális utódok egymással összehasonlíthatók és közöttük rangsor állítható fel. - e-toborzás Az üzleti célok eléréséhez képzett munkaerıre van szükség, ezért a vállalatok számára kulcsfontosságú a megfelelı jelölt kiválasztása, képzése és megtartása. Az e-toborzás komponens web-alapú eszközökkel modernizálja a vállalatok kereséskiválasztás folyamatát. Az új toborzási stratégia hatékonyabbá teszi a folyamatot és csökkenti a toborzási költségeket. A hatékonyság növelésében nagy szerepet játszanak a projektmunkát támogató eszközök. A toborzási folyamat szereplıinek kommunikációját a SAP Workflow rendszere segíti. A folyamat a munkaerı-igénylés létrehozásával indul, amely a betöltendı pozíció jellemzıit és a pályázókkal szemben támasztott kompetencia követelményeket írja le. A munkaerı-igénylés alapján készül a hirdetés, amely több hirdetési csatornán is publikálható. Költséghatékonyság szempontjából elsı helyen a vállalat internet/intranet portálján történı publikáció áll, de más csatornák (újság, személyzeti tanácsadók) is igénybe vehetık. A kollaborációs platformon keresztül a hirdetések internetes munkaerı-közvetítık oldalain is megjeleníthetık. Az Interneten/Intraneten történı jelentkezések egyrészt csökkentik az adminisztrációs munkát, másrészt egy Pályázói Adatbank létrehozását teszik lehetıvé. A Pályázói Adatbankba azok az általános pályázók regisztrálhatnak, akik a vállalat aktuális álláshirdetései között nem találtak megfelelı ajánlatot, de a késıbbi keresésekben szeretnének részt venni. Mind az általános, mind a konkrét pozícióra pályázók a személyes adatok, konkrét iskolai végzettségek és elızı munkáltatók adatai mellett - megadják mindazokat a kompetenciákat, amelyekkel rendelkeznek. A katalógusból kiválasztható kompetenciák mellett az SAP lehetıség ad a kompetenciák szabad szöveges rögzítésére is. Az új generációs keresı programok az így megadott kompetenciák alapján is rátalálnak a kompetenciával rendelkezı pályázókra. 220

221 Kompetenciák (kvalifikációk) rögzítése a pályázói regisztráció során A pályázói anyagokhoz motivációs levelek és bizonyítványokat tartalmazó fájlok is csatolhatók. A toborzási szakértı a pozíció kompetencia elvárások alapján, a karrier- és utánpótlás program Tehetség Adatbankjában és a Pályázói Adatbankban kereshet megfelelı jelöltet. A rendszer lehetıséget ad a munkavállalók/pályázók adataihoz csatolt fájlokban történı keresésre is. A toborzási szakértı a pályázókat a rendszeren keresztül interjúra és különbözı szakmai és személyiségtesztekre invitálhatja. A szakértı kérdıíveket is küldhet ki a pályázóknak, illetve az interjúk eredményét kérdıíveken rögzítheti. A kérdıívek és a kompetencia követelményeknek való megfelelés alapján a pályázók között rangsor állítható fel. Az SAP-ban a toborzási folyamat minden lépése jól dokumentált, ami a toborzási munka hatékonyságának mérését teszi lehetıvé az erre a célra készült lekérdezésekkel. - Képzés komponens (LSO Learning Solution) Napjaink gyorsuló üzleti világában a munkavállalók tudása gyorsan elavulttá válik, ezért folyamatos tanulásra, továbbképzésekre van szükség. Ezzel párhuzamosan megnıtt az igény az oktatás decentralizálására, ami helytıl és idıtıl független képzési formákat jelent. Az SAP Képzés komponensének legújabb fejlesztései lépést tartanak az új igényekkel. A korábbi verziókban a Képzés komponens célja a tantermi oktatások adminisztrációja volt, ami tanfolyami elıjegyzések, regisztrációk rögzítésébıl, erıforrás menedzsmentbıl, levelezési tevékenységekbıl és tanfolyami költségek nyilvántartásából állt. Ezek a tanfolyamszervezési funkciók az újabb verziókban kiegészültek modern és költséghatékony e- learning oktatási formákkal. A virtuális képzések nem igénylik a tanulók személyes részvételét a tanórákon, az Interneten/Intraneten keresztül az oktatás helyszínétıl távol is részt vehetnek a képzésben. A komponens oktatási portálján lejátszható 221

222 web-alapú tananyagok nemcsak térben, hanem idıben is kötetlenné teszik a képzést, azaz a tanuló dönt arról, hogy hol és mikor kíván tanulni. A tananyagok elıállításához egy olyan szerzıi környezetet kínál az SAP, amelyben modulárisan felépített SCORM (Shareable Content Object Reference Model) kompatibilis tananyagok készíthetık. Más rendszerben készült, SCROM tananyagok is importálhatók, lehetıvé téve a különbözı profilú oktatási anyag készítık termékeinek felhasználását. Az SAP-ban a képzések kompetenciaalapúak, vagyis minden képzéshez beállíthatók az elıfeltétel és megszerezhetı kompetenciák. A tanmenetek létrehozásával komplex képzési programok is megvalósíthatók. A tanmenetek egymásra épülı tantermi oktatásokból, virtuális és a web-alapú képzésekbıl állhatnak. A tanmenetbe az elıképzettséget és az elımenetelt mérı tesztek is beilleszthetık. A web-alapú képzéseknél a feldolgozandó tananyag dinamikusan módosulhat a tesztek eredménye alapján, figyelembe véve a fejlesztendı területeket. Az oktatási portál nemcsak a web-alapú oktatási anyagok lejátszására szolgál, hanem lehetıséget ad arra, hogy a munkavállalók a tanfolyami katalóguson keresztül tájékozódjanak a vállalat oktatási stratégiájáról. A tanfolyami katalógus a vállalat képzési tervében szereplı tanfolyamok, és tanmenetek részletes leírását tartalmazza. A már elvégzett, a jövıben kötelezıen elvégzendı és az ajánlott tanfolyamok a munkavállalók egyedi képzési számláján találhatók. Az oktatási portálon ha a vállalat képzési folyamata ezt megengedi - a munkavállalók saját maguk is regisztrálhatnak egy tanfolyamra, vagy lemondhatnak egy képzést. A regisztráció és lemondás vezetıi engedélyhez köthetı. Az oktatási portál arra is lehetıséget ad, hogy a munkavállalók összehasonlíthassák a kompetenciáikat a pozíciójukban elvárt kompetenciákkal. Elvárt és tény kompetenciák (kvalifikációk) összehasonlítása az oktatási portálon 222

223 - Javadalmazásmenedzsment A Javadalmazásmenedzsment komponens teljesítményalapú és a munkaerıpiaci jövedelmi viszonyokat is figyelembe vevı vállalati jövedelempolitika kialakítását és végrehajtását támogatja. A vonzó és megtartó jövedelempolitikához a munkavállalók jövedelmi adatait folyamatosan össze kell vetni a munkaerı-piaci adatokkal. Ezt az elemzı munkát az SAP Job Pricing szolgáltatása támogatja. A Job Pricing a különbözı jövedelemszint-felmérı cégek adatainak SAP-ba importálását teszi lehetıvé. A belsı és az importált adatok összevethetıségéhez a vállalat munkaköreit meg kell feleltetni a jövedelemszint-felmérı által használt munkakörökkel. E megfeleltetés alapján a vállalat munkaköreihez tartozó jövedelemadatok már összevethetık a szolgáltató különbözı piacra (pl. régió, iparág) vonatkozó adataival. Az összehasonlítás munkavállalónként is történhet. A piaci jövedelemadatok alapján aktualizálható a vállalat bértáblája, amely az SAP-ban különbözı fizetési sávokból áll. A sávokhoz minimum, maximum és referencia besorolási bér tartozik. A munkavállalókat a munkakörükhöz/pozíciójukhoz tartozó feladatok és az elvárt kompetenciáknak való megfelelés alapján a bértábla valamelyik fizetési sávjába sorolják. Ez a besorolás amely a munkavállalók törzsadatai között rögzíthetı az SAP-ban - lehetıvé teszi különbözı, alapbérekre vonatkozó elemzések készítését. A jövedelempolitika végrehajtása konkrét, akár évente ismétlıdı akciókat jelent, mint például alapbérfejlesztés, bonusz-kifizetés vagy részvényjuttatás. E javadalmazási elemek szabályrendszere évrıl évre változhat, ezért az SAP fontosnak tartja, hogy olyan eszközöket adjon a felhasználóknak, amelyekkel a szabályok rugalmasan módosíthatók. A részvételi szabályokban megadható, hogy mely dolgozói csoport vegyen részt a béremelésben, bonusz-kifizetésben vagy részvényjuttatásban. Az egyes javadalmazási elemek további jogcímekre bonthatók, így például az alapbérfejlesztés alanyi jogú és differenciált béremelésbıl állhat. Míg az alanyi jogú emelést feltétel nélküli emelést jelent, addig a differenciált emeléshez különbözı feltételeknek kell teljesülniük. Ezek a feltételek a számítási szabályokban írhatók le. Ezek a számítási szabályok sokféle adaton alapulhatnak, például a teljesítményértékelési eredményeken vagy azon, hogy a munkavállaló alapbére hol helyezkedik el a fizetési sávjában. A beállított szabályok alapján a rendszer automatikusan generálja a munkavállalónkénti alapbérfejlesztés mértékét, a bonusz összeget vagy a részvény darabszámot. Ha a vállalat javadalmazási folyamatai ezt megengedik, akkor a Vezetıi Önkiszolgáló Rendszeren keresztül a szervezeti egységek vezetıi megtekinthetik és felülbírálhatják a beosztottaikra vonatkozó generált számadatokat. A javadalmazási elemekhez költségkeretek is rendelhetık, amelyekben megadható, hogy az egyes szervezeti egységek vagy szervezeti egység csoportok milyen keretösszeggel rendelkeznek az adott javadalmazási elemre vonatkozóan, így a kerettúllépések folyamatosan monitorozhatok. Az SAP Workflow rendszere lehetıséget ad arra, hogy a szervezeti egység vezetıje a felettese felé felterjessze a beosztottainak javadalmazási tervét. A felettes vezetı mail-ben értesül a jóváhagyási feladatáról. A levélben szereplı link a jóváhagyási felületre navigálja, ahol strukturált formában tekintheti meg a felterjesztett adatokat, amelyeket jóváhagyhat vagy elutasíthat. 223

224 - Létszám- és személyi jellegő költségek tervezése A SAP HR modulja olyan korszerő tervezési eszközöket kínál, amelyekkel a létszám, a bér, járulék és egyéb személyi jellegő költségek részletesen tervezhetık. A rendszer a hosszú távú stratégiai tervek mellett rövid távú operatív tervek készítésére is alkalmas. Emellett a közeljövı, vagyis az elkövetkezı hónapok várható személyi jellegő költségeit is képes megbecsülni. A személyi jellegő költségterv fontos része a vállalat pénzügyi tervének, amely az SAP Kontrolling moduljában készül. A SAP rendszer integráltsága lehetıséget ad arra, hogy a HR modulban készült terveket a Kontrolling modul fogadja és integrálja a vállalat pénzügyi tervébe. A hatékony létszámtervezés figyelembe veszi a tervezési idıszakra vonatkozó szervezeti célokat, és az elvégzendı feladatokhoz szükséges emberi erıforrást tervezi meg. Ezt az alapelvet támogatja az SAP létszámtervezési megoldása, amely munkakörönkénti, vagyis feladaton alapuló tervezést tesz lehetıvé. Az SAP HR modulban a létszámtervezés decentralizálható, ami a szervezeti egységek vezetıinek bevonását jelenti a tervezésbe: a vezetık a Vezetıi Önkiszolgáló Rendszeren készítenek létszámtervet. A költségek tervezése a rendszerben definiált tervezési algoritmusok alapján történik. A költségterv a létszámtervvel összhangban - munkaköri bontásban készül. A tervezési algoritmusok írják le, hogy az egyes költségösszetevık tervezése milyen számítási szabály szerint történjen. A költségösszetevık a bér, járulék és egyéb személyi jellegő költségeket bontják különbözı jogcímekre (pl. alapbér, túlórapótlék, végkielégítés, tb-járulék, ). A terv pontossága nagymértékben függ attól, hogy az algoritmusok hogyan tudják elıre szimulálni a jövıbeni bér, járulék és egyéb személyi költség kifizetéseket. Az algoritmusok mőködéséhez bázisadatokra van szükség, amelyekbıl számításokat tudnak végezni. A HR modul költségtervezése alapbér központú, vagyis a munkavállalók alapbére a legfontosabb bázisadat, hiszen a legtöbb bérkifizetési jogcím a munkavállaló alapbérén alapul. A különbözı szorzók alkalmazásával a tervezett bérfejlesztések is szimulálhatók a tervekben. A számításokhoz további bázisadatok nyerhetık ki a megelızı év bérszámfejtési adataiból, illetve a munkavállalók törzs- és idıadataiból (pl. szabadságkeretek). A létszámtervezéshez hasonlóan a költségek tervezésébe is bevonhatók a szervezeti egységek vezetıi a Vezetıi Önkiszolgáló Rendszeren keresztül. - Önkiszolgáló rendszerek Az önkiszolgáló rendszerek az SAP portál megoldásának részei. Az SAP Vállalati Portál az üzleti folyamatok szereplıinek (menedzserek, beosztottak, vevık, szállítók, üzleti partnerek) folyamatos együttmőködését biztosítja egy korszerő, Intranet/Internet alapú környezetben. A portál használata nem igényel speciális képzést, bárki használni tudja, aki egy kicsit is jártas az Internet világában. Az SAP Vállalati Portál nemcsak technikai megoldást, hanem üzleti tartalmat is jelent. A portál üzleti csomagjai a vállalati élet minden területét lefedik (pl. pénzügyi, kontrolling, emberi erıforrás menedzsment, értékesítés, ellátási lánc menedzsment). Az üzleti csomagok funkciói nem független SAP alkalmazások, hanem integráltan mőködnek az SAP rendszer moduljaival. A vezetıi és a munkavállalói önkiszolgáló rendszerek önálló üzleti csomagként jelennek meg a portálon. Az üzleti csomagok elıredefiniált szerepköröket is tartalmaznak, amelyekben 224

225 definiálásra került, hogy a szerepkörbe tartozó felhasználók a portál mely funkcióit használhatják. A portál üzleti tartalmának bıvítéséhez az SAP portál fejlesztı eszközöket kínál. A portál arculata is testreszabható a vállalat igényeinek megfelelıen.. A Vezetıi Önkiszolgáló Rendszer (MSS - Manager Self Service) kettıs célt szolgál: egyrészt a vezetık naprakész információt kapnak a beosztottaik HR releváns adatairól, másrészt a különbözı HR akciókban - mint például teljesítményértékelés, alapbérfejlesztés, toborzás a HR osztály felé továbbítandó adatokat nem papíron vagy Excel-táblában rögzítik, hanem az önkiszolgáló rendszerben. Így a HR osztály szakértıi mentesülnek az adatrögzítıi munkák alól, és az igazi feladatukra, a szakértıi munkákra koncentrálhatnak. A Vezetıi Önkiszolgáló Rendszerben a következı funkciók állnak a vezetık rendelkezésére a közvetlen és közvetett beosztottaikra vonatkozóan: Munkavállalók adatainak áttekintése Áttekintés a munkavállalók fontosabb adatairól, mint például elérhetıségek, szervezeti besorolás, kompetenciák, képzéstörténet, képzési terv, távollét, javadalmazási és teljesítményértékelési adatok. Munkavállalók rendelkezésre állása Távollét (pl. szabadság, betegség, jogi állomány), jelenlét (pl. oktatáson való részvétel) adatainak, valamint a folyamatban lévı szabadság igények megtekintése. Szabadságigények jóváhagyása vagy elutasítása. Emlékeztetık Ez a funkció emlékezteti a vezetıket beosztottaikkal kapcsolatos eseményekre, mint például próbaidı vagy határozott idejő szerzıdés lejárta vagy a munkavállalók születésnapja. Személyi változások kérelmezése A vezetık a változáskérelmek kitöltésével kérelmezhetnek például áthelyezést, munkaidı-változást, rendkívüli fizetésemelést a beosztottaikra vonatkozóan, majd nyomon követhetik a kérelem státuszát. e-toborzás Munkaerı-igénylés létrehozása, pályázói adatok áttekintése, pályázók értékelése. Teljesítményértékelés Célkitőzı őrlapok kitöltése, célok és kompetenciák értékelése. Javadalmazásmenedzsment Bérfejlesztés, bonusz és részvényjuttatás adatok rögzítése. Létszám- és személyi jellegő költségek tervezése Decentralizált tervezés esetén létszám- és költségtervek készítése. Riportok Közvetlen vagy közvetett beosztottak HR adataira vonatkozó lekérdezések. A vállalat HR vezetıi a többi vezetınél nagyobb jogosultsággal rendelkeznek a Vezetıi Önkiszolgáló Rendszerben, mert a vállalat egészére vonatkozó HR adatokat és mutatószámokat (pl. létszám, belépık száma, meghirdetett pozíciók száma) kérdezhetnek le. Emellett a különbözı HR akciók státuszát is folyamatosan nyomon követhetik (pl. hány munkavállalónak nem készült el a célkitőzése). 225

226 A Munkavállalói Önkiszolgáló Rendszer (ESS Employee Self Service) A munkavállalók az önkiszolgáló rendszerbe egyedi felhasználónévvel és jelszóval jelentkeznek be, és csak a saját adataikhoz férhetnek hozzá. A következı funkciók és szolgáltatások érhetık el a Munkavállalói Önkiszolgáló Rendszerben: Szabadságkérelem Szabadságigény felterjesztése a felettes vezetı felé, szabadságkeret és felhasználás lekérdezése Törzsadat-karbantartás A munkavállalók néhány törzsadatot mint például lakcím, bankszámlaszám, gyerekek száma az önkiszolgáló rendszeren keresztül aktualizálhatnak. Értesítık megjelenítése Bérjegyzékek, bérfejlesztési értesítı és bonusz értesítı megjelenítése Pályázatok Belsı álláshirdetések megtekintése, pályázat, pályázat státuszának nyomon követése Képzés Tanfolyami katalógus áttekintése, tanfolyami részvétel kérvényezése a felettes vezetıtıl. (Ez a funkcionalitás a Képzés komponens Oktatási portálján is rendelkezésre áll.) Kompetenciák aktualizálása A munkavállalói kompetenciaprofil karbantartása. Teljesítményértékelés Többszereplıs értékelések esetén önértékelés vagy kollégák értékelése. Vállalati információk Szervezeti ábra, belsı szabályzatok és vállalati hírek megtekintése. - HR adattárház Nemzetközi trend, hogy a vállalatok a vállalatirányítási rendszereik létrehozása után természetes továbblépésként igyekeznek kiszolgálni a vezetıi és elemzıi igényeket. Az SAP Adattárház (SAP BW Business Warehouse) megoldás e törekvést támogatja a korszerő elemzési eszközeivel. Az SAP Adattárház egy OLAP (Online Analytical Processing) rendszer, vagyis analitikus elemzésekre optimalizált, szemben az SAP többi moduljával, amelyek OLTP (Online Transaction Processing) rendszerek, vagyis a vállalat üzleti folyamatainak operatív támogatására szolgálnak. Az SAP Adattárház nem csupán keretrendszer, amelyet a bevezetés során üzleti tartalommal kell feltölteni, hanem teljes értékő, elıre konfigurált megoldás. A HR Adattárház a SAP Adattárház HR üzleti tartalommal feltöltött része, amely HR specifikus adatstruktúrákat és elemzéseket foglal magába. Az adattárház technológia lényege, hogy a különbözı modulokból érkezı adatok úgynevezett adatkockákba töltıdnek fel. Az adatkockákban szereplı számszerő adatokhoz (pl. bér- és létszámadat) sok-sok leíró tulajdonság (karakterisztika) is tartozik, ami az adatok sok szempontú megjelenítését és elemzését teszi lehetıvé. Az adatkockákból multikockák hozhatok létre, amely a különbözı kockákban tárolt adatokat egyesíti, és még komplexebb elemzési lehetıségeket biztosít. A HR modul maga is sok-sok riportot tartalmaz, amellyel a különbözı komponensekben tárolt adatok lekérdezhetık. A SAP Query lekérdezés generáló 226

227 eszközzel pedig új lekérdezések generálására is lehetıség van. A SAP Adattárház nem helyettesíti, hanem kiegészíti a HR modul lekérdezéseit a következıkkel: A különbözı HR komponensek adatai együtt elemezhetık, ami lehetıség ad több komponens adatait is érintı, ad-hoc lekérdezési igények kielégítésére. Például egyszerően lekérdezhetı az egyetemi végzettségő, angol nyelven beszélı, 35 évnél idısebb, férfi munkavállalók éves szintő átlagkeresete és a képzésen töltött idejük. A fenti adatok nem állíthatók elı egyetlen egy programmal a HR modulban, hanem több riportot kell futtatni, és a kapott eredmények alapján Excel táblában állítható összes a kimutatás. A HR adatok más modulok adataival (pl. Kontrolling modul) együtt kérdezhetık le. A HR modulból feltöltött adatokon különbözı konverziók, adattisztítások hajthatók végre, számított átlagok, arányok és összesített adatok képezhetık. A HR benchmarking mutatószámai (pl. hiányzási ráta, fluktuációs mutató, pályázók száma) egyszerően elıállíthatók. A lekérdezéseket egy korszerő eszköz, a Business Explorer támogatja, amely excel- és web-alapú környezetben mőködik. Az eszközzel létezı lekérdezések futtathatók, illetve újak is létrehozhatók. A különbözı mutatószámok szemléletes megjelenítéséhez grafikonok és diagramok is generálhatók. Az elkészült lekérdezések a különbözı szerepkörő felhasználók felé publikálhatók. A sikeres publikáció után az érintett felhasználók a Business Explorer-en keresztül futtathatják a publikált lekérdezéseket. A publikációk mellett a broadcasting technológia is alkalmazható, amely kiemelten hívja fel a figyelmet egy-egy elemzésre azáltal, hogy az elemzések mail-ben történı szétküldését teszi lehetıvé. Kulcsfogalmak: Adattárház Az adattárház technológia lényege, hogy a különbözı modulokból érkezı adatok úgynevezett adatkockákba töltıdnek fel. Az adatkockákban szereplı számszerő adatokhoz (pl. bér- és létszámadat) sok-sok leíró tulajdonság (karakterisztika) is tartozik, ami az adatok sok szempontú megjelenítését és elemzését teszi lehetıvé. Az adatkockákból multikockák hozhatok létre, amely a különbözı kockákban tárolt adatokat egyesíti, és még komplexebb elemzési lehetıségeket biztosít. Job Pricing A vonzó és megtartó jövedelempolitikához a munkavállalók jövedelmi adatait folyamatosan össze kell vetni a munkaerı-piaci adatokkal. Ezt az elemzı munkát az SAP Job Pricing szolgáltatása támogatja. A Job Pricing a különbözı jövedelemszint-felmérı cégek adatainak SAP-ba importálását teszi lehetıvé. A belsı és az importált adatok összevethetıségéhez a vállalat munkaköreit meg kell feleltetni a jövedelemszint-felmérı által használt munkakörökkel. E megfeleltetés alapján a vállalat munkaköreihez tartozó jövedelemadatok már összevethetık a szolgáltató különbözı piacra (pl. régió, iparág) vonatkozó adataival. Az összehasonlítás munkavállalónként is történhet. 227

228 ERP szoftver Integrált vállalatirányítási szoftver CRM szoftver Integrált ügyfélszolgálati szoftver Bruttó számfejtés A bruttó számfejtés során a rendszer a dolgozó tényleges munkaidı- távollét és túlóra adatai alapján meghatározza az egyes számfejtendı bruttó tételeket. A bruttó bérszámfejtés modul nemzetközileg standardnak tekinthetı, hiszen alkalmazott eljárásait számottevıen nem befolyásolják az országonként eltérı adó-, járulék-, és egyéb jogszabályok. Nettó számfejtés A nettó számfejtés folyamán a rendszer kiszámítja a dolgozót érintı összes levonást, illetve kedvezményt; az adót, a különbözı járulékokat, az átfutó tételeket (pl.: költségtérítés). A nettó számfejtés az adott ország sajátosságainak megfelelıen a hatályos jogszabályok figyelembe vételével mőködik. Ellenırzı kérdések: Ismertesse a rendszer legfontosabb jellemzıit, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira! Fejtse ki, hogy milyen gyakorlati körülmények között döntene az SAP rendszer alkalmazása mellett, elsısorban mely funkciók használatát helyezné elıtérbe! A humánerıforrás-gazdálkodás milyen területeit fedi le az SAP rendszer a különbözı moduljai segítségével? 228

229 3.6. Az integrált személyügyi és bérügyviteli szoftver Képzési cél: A rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó megismerése, különös tekintettel a rendszertulajdonságok és rendszerfunkciók sajátosságaira. A hallgató készségének kialakítása a különbözı személyügyi rendszerek közötti különbségek meghatározására, annak érdekében hogy a gyakorlatban történı kiválasztáshoz és hasznosításhoz megfelelı érvrendszert legyen képes kialakítani. Az XLBér, integrált személyügyi és bérügyviteli rendszer legfontosabb jellemzıinek átfogó bemutatása A szolgáltató cég rövid bemutatása A Parallel Kft-t 1993-ban alapították, elsısorban szoftverfejlesztéssel, az alkalmazásokhoz szükséges jogszabálykövetéssel, és ügyviteli tanácsadással foglalkozik. Fı tevékenységi körök: szoftverfejlesztés, ügyvitelszervezés, ügyviteli rendszerek telepítése, számviteli szoftverek, ipari szoftverek létrehozása és folyamatos támogatása. Rendszeres és folyamatos fejlesztéseik során a törvény- és szabályváltozásokon túl kiemelt figyelmet fordítanak a felhasználók jelzéseire. A többfázisú elemzés az alapja rendszereik optimális fejlıdésének. A Parallel Kft. ügyviteli szoftvereit az Adósziget és más adótanácsadó cégek közremőködésével tervezi, fejleszti, teszteli és gondoskodik a rendszeres karbantartásukról. A szerzıi jogi törvények adta kereteken belül vállalják rendszereik összekapcsolását más cégek által készített rendszerekkel. A Parallel Kft. XLBér személyi ügyviteli szoftvere gyors és hatékony munkamenettel biztosítja egy szervezet teljes körő jövedelem elszámolását, legyen szó bérrıl, pótlékról, költségtérítésrıl, kafetériáról, vagy akár társadalombiztosítási ellátásról, családtámogatási juttatásról. Az XLBér kifejlesztésében fı szempont volt mint ahogy azt a neve is jelzi -, hogy a több ezres foglalkoztatotti létszámmal dolgozó vállalkozások is könnyedén és gyorsan tudják elvégezni teljes körő bérszámfejtési és adatszolgáltatási feladataikat. Ehhez egyrészt a szoftver informatikai háttere, másrészt a szoftver funkcionális felépítése és szakmai háttere ad biztonságos alapot. A rendszer áttekinthetı, logikus felépítése és könnyed kezelhetıségének köszönhetıen kis és középvállalkozások is elıszeretettel használják az XLBér személyügyviteli szoftvert bérszámfejtési feladataikhoz. 229

230 A rendszertulajdonságok bemutatása Az XLBér 100%-ban Windows kompatibilis szoftver, melyhez MS-SQL adatbázismotor szükséges. Ennek köszönhetıen a legkorszerőbb kliens-szerver technológia alkalmazásával és többszörösen visszacsatolt minıségellenırzéssel biztosítjuk az adatok biztonságát, illetve a munkafolyamatok gyorsaságát. Az XLBér mőködhet hálózatos formában is, sıt több elkülönült, akár különbözı városban lévı telephelyek között is megoldott az online kapcsolat, így bérszámfejtés is. Ez esetben gyakori munkamegosztás, hogy a telephelyek végzik a törzsadatok feltöltését, leginkább a jelenléti ív adatok rögzítését, de központilag történik a számfejtés, immár a telephelyeken felrögzített adatok érvényestésével. Az XLBér teljes körően integráltan mőködik a perbit.views humán erıforrás gazdálkodási rendszerrel, mely a kifejezett HR funkciók széles skáláját biztosítja felhasználói számára, s ennek köszönhetıen a személyügyi és bérügyviteli szakértık közös dolgozói törzsben dolgozhatnak, természetesen úgy, hogy eközben mindenki a saját feladatát látja el. Ez a magas szintő integráció bármely más HR-szoftverrel is létrehozható. Emellett az XLBér egységes rendszerbe köthetı különbözı vállalatirányítási rendszerekkel, melyhez automatikus kimenetet biztosít fıkönyvi számos, azon belül is akár költségorientált bontással. Ehhez kapcsolódóan különbözı teljes körő összesítı listák is állnak rendelkezésre a fıkönyvi feladás támogatására, illetve az idıszakos ellenırzések elvégzésének segítésére. Az XLBér jelenleg is integráltan mőködik a Számvitel Expressz és a Servantes vállalatirányítási rendszerrel, illetve más vállalatirányítási rendszerrel - mint például az SAP - fıként a fıkönyvi adatkapcsolatok interfésszel támogatott formájában A rendszerfunkciók bemutatása Az XLBér bérügyviteli rendszer fıbb funkciói a következık: Új munkavállaló beléptetése, törzsadatinak rögzítése Jogviszony megszüntetése Munkaügyi adatok nyilvántartása Jogviszony adatok nyilvántartása Különbözı jogviszonyok kezelése Egymás melletti több jogviszony kezelése Különbözı bérformák kezelése (havi, napi, óra és teljesítménybér) Többfajta mőszak kezelése Többfajta adóelıleg elszámolási módszer támogatása Törzsadatok (személyi és jogviszony adatok) hatályossága Egyedi munkaidı naptárak szerkesztése az eltérı munkarendben dolgozóknak Költséghelyek, munkaszámok kezelése és analitikus nyilvántartása Számos jövedelem jogcím szerinti számfejtés Levonások, tartozások kezelése és nyilvántartása Utalások kezelése (bankba, lakcímre, akár megbontva több bankba is) Szabadság kiszámítása és figyelése Hóközi számfejtések Hóvégi számfejtések 230

231 Önálló tevékenység számfejtése Osztalék számfejtése Egyéb tételek elszámolása (szakképzési hozzájárulás, rehabilitációs hozzájárulás, cégautó, reprezentáció, üzleti ajándék) Munkaszerzıdések Munkaviszony megszüntetéséhez kapcsolódó nyomtatványok Bérfizetési lapok Kartonok Analitikus és összesített listák TB nyomtatványok Statisztikai kimutatások Elektronikus adatszolgáltatások Elektronikus fıkönyvi export Az XLBér és a kiegészítı szolgáltatások A Parallel Kft. nagy hangsúlyt fektet a szoftverekhez kapcsolódó szolgáltatásokra, melynek keretén belül az ügyfelek nemcsak egy jó minıségő szoftvert kapnak, hanem hozzá párosuló felmérést, oktatás, jogszabálykövetést és ügyfélszolgálati támogatást is. - Felmérés, oktatás: A szoftver bevezetési szakát mindig megelızi egy alapos felmérés, ahol fény derül a megrendelı vállalkozás egyedi specialitására, kollektív szerzıdés szerinti törvénytıl való eltéréseire. A szoftvert a Parallel Kft. munkatársai már ezen egyedi igényekkel, vagyis testreszabva szállítja felhasználói számára úgy, hogy a rendszerben külön helye van a kollektív szerzıdések szerinti, a Munka Törvénykönyvétıl eltérı számítások beállítására. A bevezetési szakasznak mindig része az oktatás, melynek keretén belül a felhasználók elsajátítják a szoftver mőködését úgy, hogy az párhuzamban legyen a cég felépítésével, illetve munkafolyamataival. - A törvényi háttér leképezése, jogszabálykövetés: A különbözı jövedelmek alapján a számfejtés során a program automatikusan, a törvényi elıírásoknak megfelelıen számítja ki az adót, járulékokat mind a dolgozó, mind a cég terheket illetıen. Köszönhetı ez annak, hogy a háttérben az igen sok szempontú törvényi elıírások leképezésre kerültek a fejlesztık által. Ebbıl adódóan nincs szükség arra, hogy a felhasználó paraméterezze a különbözı jövedelmek adó és járulékvonzatait, hiszen a rendszer a teljes törvényi háttérrel áll a felhasználók rendelkezésére, melynek köszönhetıen a rendszer leveszi a felhasználó válláról a jogszabálykövetés és paraméterezés felelısségét. A bérszámfejtı rendszereknél igen fontos tényezı a folyamatos jogszabálykövetés, hiszen a törvények nagyon gyakran változnak. Sokszor elıfordul, hogy évente többszöri törvényváltozásnak is meg kell felelni, s ezt az XLBér maximálisan biztosítja. A frissítéseket Interneten keresztül lehet letölteni, mely igen gyors frissítést tesz lehetıvé a felhasználók számára. Természetesen minden egyes frissítésrıl részletes leírás készül, mely a felhasználó tájékoztatására szolgál. - Ügyfélszolgálati támogatás: A számfejtési munkálatok egy hónap rövid idıszakára korlátozódnak, s ha ez idı alatt a felhasználónak kérdése merülne fel, 231

232 akkor azokra azonnali választ kell adni, hogy a bérszámfejtés ne kerüljön veszélybe. Erre szolgál az ügyfélszolgálati támogatás, melynek keretén belül telefonon, speciális terminál emulációs megoldás keretén belül csatlakozva az ügyfél számítógépére -, illetve szükség esetén személyesen kiszállással történik egy kérdés, probléma megválaszolása, illetve megoldása. XLBér Személyi ügyviteli szoftver felépítése - Cég szintő törzsadatok A cég szintő törzsadatok azon adatokat, jogcímeket, beállításokat tartalmazzák, melyek kifejezetten a céggel, annak felépítésével kapcsolatosak, illetve olyan beállítások, melyek dolgozótól függetlenül, vagyis céges szinten valamennyi dolgozóra érvényesek. Több telephely, több tevékenység, vagy akár több projekt alkalmazásakor ki lehet alakítani költséghelyeket, akár strukturált felépítéssel is, melyek támogatják a számfejtésre kerülı jövedelmek költséghely szerinti szétosztását. A cég törzsadatihoz kapcsolódik a Munka Törvénykönyvétıl eltérı, kollektív szerzıdéshez kapcsolódó egyéni beállítások, mely szerint a rendszer a speciálisan, testreszabott számítási módokat érvényesíti. - Dolgozó szintő személyi és jogviszony törzsadatok A törzsadatok, illetve azok helyes beállítása talán a legfontosabb paraméter az XLBér programban, ugyanis ezek azok az információk, melyek megalapozzák a helyes és gyors számfejtést. Ezek azok a beállítások melyek mögött komoly törvényi jogszabályok állnak. Tulajdonképpen mondhatjuk azt is, hogy ez lelke a számfejtésnek, ugyanis ha itt minden helyesen van beállítva, akkor a program automatikusan számítja a szükséges adatokat adók, járulékok, költségelosztás, bérpótlék alapok, szabadságra esı egy napi jövedelem, stb. A dolgozóhoz jól elkülöníthetıen két típusú törzsadat tartozik jogviszonyhoz kapcsolódó, illetve dolgozóhoz kapcsolódó. Miután egy dolgozónak akár több 232

233 jogviszonya is lehet lehet fıállása, illetve ezzel párhuzamos mellékállása, vagy lehet egy munkaviszonya és emellett megbízási jogviszonya is. Viszont vannak alapadatok, melyek nem függnek a jogviszonytól - mint a dolgozó neve, adóazonosítója, lakcíme, születési éve, magánnyugdíjpénztári tagsága, eltartottainak száma, stb. -, felesleges lenne ezeket annyiszor megadni, ahány jogviszonya van a dolgozónak. Vagyis a dolgozóhoz egyrészt tartoznak személyi adatok, másrészt pedig jogviszonyok, melyekhez tartoznak jogviszony adatok. Ez utóbbiak lehetnek a jogviszony formája munkaviszony, tagsági, egyéb jogviszony -, bérezési forma havi, napi, óra-, teljesítménybér -, munkaidı, rendszeres jövedelem jogcímek. Mind a személyi alapadatok, mind a jogviszonyadatoknál idırıl-idıre elıfordulhat változás. Az XLBér képes nyomon követni minden a dolgozóval kapcsolatos változást, legyen az akár név, lakcím, személyi alapbér, munkaidı, munkarend, stb. Valamennyi rögzítésre kerülı törzsadat változásának figyelése biztosított a hatályosság funkcióval. Ennek köszönhetıen egy korábbi listán, bevalláson szereplı adat a mai nyilvántartástól eltérı tartalmát tekintve egyértelmően visszaellenırizhetı. A hatályváltás szolgáltat adatot például béremelési értesítık készítéséhez. - Dolgozó szintő TB és Családtámogatási törzsadatok A TB és Családtámogatási törzsadatok feltöltése biztosítja a társadalombiztosítási, illetve a családtámogatási ellátások automatikus számítását, illetve érvényesítését a számfejtés során. A rendszer által tartalmazott törzsadatok 233

234 hátterében csakúgy, mint a jogviszony törzsadatoknál, a törvényi elıírások húzódnak meg, melyek segítéségével mindenféle áttétel nélkül, automatikusan számítódnak a táppénz, gyed, családi pótlék, stb. jövedelemek. A TB törzsadatok köre, a könnyebb felhasználást és tájékozódást elıtérbe helyezve, úgy került kialakításra, hogy felépítését tekintve ugyanúgy nézzen ki, mint a TB kiskönyv, amely minden tb-ügyintézı számára alap dokumentum. A TB törzsadatokból a rendszer automatikusan számolja a távollétekhez kapcsolódó napi átlagokat, melyek alapját képezik az ellátások számfejtésének. A TB modulhoz kapcsolódóan számos TB nyomtatvány is kinyerhetı, melyek az OEP által elfogadott formátumban jeleníthetık meg. A Családtámogatási törzsadatok alapján a rendszer az eltartottak adataiból kiindulva szintén automatikusan számolja a családtámogatáshoz kapcsolódó juttatásokat, a juttatások érvényességi idejét figyelembe véve. A számfejtési adatokból elıállítható a CSATÁR-hoz kapcsolódó elektronikus bevallás is. Az XLBér nem külön kezeli a TB modult, illetve Családtámogatási modult, hanem szerves részeként a rendszernek, hiszen ugyanazt a dolgozói törzset kell használni, illetve a számított adatok távollétek, jövedelmek - a számfejtésnél jelentkeznek, hasonlóan a többi jövedelemtípussal együtt. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a TB és a szokásos jövedelemszámítás együtt kezelése, vagyis szét nem választása egyszerősíti a munkafolyamatokat és idıt szabadít fel a tb-ügyintézı számára. - Rugalmas munkaügyi adatrendszer Az XLBér a standard munkaügyi adatok mellett lehetıséget biztosít számos információ tárolására, mely szükséges a munkaügyi nyilvántartáshoz, illetve döntések meghozatalához. Miután a munkaügyi adatoknak cégenként speciálisak lehetnek, ezért az XLBérben egy szabadon paraméterezhetı munkaügyi nyilvántartás kialakítására van szükség, melynek segítségével az adott cég arculatára alakíthatók a szükséges információk. Ennek keretén belül kialakíthatók csoportok, amin belül megadhatók tisztán csak megjegyzés típusú adatok, olyanok, melyekhez dátumok, akár határidık kapcsolhatók, vagy egyszerően csak jelölni kell, hogy egy bizonyos adat kapcsolható-e a dolgozóhoz vagy sem. A munkaügyi adatokról munkaügyi lista is kinyerhetı. - Számfejtést, illetve csoportos számfejtést támogató funkciók - elıfeldolgozás A TB kifizetıhellyel rendelkezı, illetve csoportos számfejtést elınyben részesítı cégeknél jelentkezik elsısorban a számfejtési adatok elıfeldolgozásának igénye. A csoportos számfejtést támogatja a dolgozó törzsadatinak megfelelı feltöltése, mely során a rendszer tudja, hogy mely dolgozónak milyen jogcímen, milyen összegő jövedelem, illetve levonást kell számfejteni. Viszont hónaprólhónapra elıfordulhatnak távollétek szabadság, táppénz, stb. -, melyekkel külön kell foglalkozni, hiszen elıre nem látható információként jelentkeznek. Ennek támogatására szolgál a munkaidıadatok csoportos szerkesztése. - Munkaidıadatok csoportos szerkesztése E funkció segítségével a munkaidıadatokért felelıs munkatárs, illetve a tbügyintézı még a számfejtés elıtt megadhatja azokat a távolléteket, melyekkel a számfejtés során számolni kell. Akár hosszabb idıszakot felölelı távollétek is 234

235 megadhatók e funkcióval gyed, gyes -, s így hónapról-hónapra erre nem kell külön figyelmet fordítani, a rendszer automatikusan érzékeli az adatokat. - Leltárív kezelése Az XLBér lehetıséget biztosít a dolgozók munkaidejének, túlóráinak, távolléteinek, költségbontásainak igen precíz, napi szintő munkaidı nyilvántartására, melynek alapja a jelenléti ív funkció. Rögzíthetıek a távollétek, ledolgozott órák, bérpótlékok és természetesen a hozzájuk tartozó költségnyilvántartás. A feltöltött jelenléti ívek adataiból a rendszer ezen adatokat automatikusan kezeli a számfejtés alkalmával, nincs plusz munka vele, mégis elıáll a részletes munkaidı nyilvántartás, illetve a dolgozókhoz kapcsolódó jelenléti ív, mint nyomtatvány is, így könnyítve az elszámolás hatékonyságát és gyorsaságát. - Jogcímértékek csoportos szerkesztése, importálása A tárgyhavi rendkívüli, vagyis nem rendszeres csoportos jutalmak, csoportos bérpótlékok, vagy egyéb csoportos jövedelmek elıfeldolgozását is támogatja az XLBér. A jogcímek és hozzájuk kapcsolódó összeg importálására is lehetıség van Excel fájlból, mely támogatja azt a szervezeti felépítést, amikor a havi bérpótlékok, teljesítménybérek, vagy jutalmak telephelyenként, vagy területenként kerülnek megállapításra és összegzésre. E funkció használata gyorsítja a számfejésen dolgozó munkatársak leterheltségét, hiszen nincs szükség az adatok ismételt rögzítésére. - Elszámolás Többféle számfejtést biztosít a program, amelynek alapját egyrészt a már említett törzsadatok, másik részét pedig a háttérben leprogramozott törvényi elıírások érvényesítése biztosítják. Ennek megfelelıen a következı opciók között lehet választani: Csoportos számfejtés Egyéni hóvégi számfejtés Hóközi számfejtés Önálló és egyéb jövedelem számfejtés Osztalék számfejtés Speciális tételek számfejtése Csoportos számfejtés igen felgyorsítja a bérszámfejtési munkálatokat, ahol a számfejtés elvégezhetı egyedi csoportonként, költséghelyenként, állománycsoportonként, jogviszony típusonként és egyéb más csoportosítások, összerendezések alapján. Egyéni hóvégi számfejtés használatos azon esetekben, ha a csoportos számfejtésre nem nyílik mód vagy a szervezeti felépítésbıl adódóan, vagy a rendszeresen változó számfejtendı adatok miatt. Az alábbiakban bemutatjuk az egyéni elszámolási képernyıt, mely tartalmazza a munkaidıadatokat és a különbözı jellegő jövedelem, illetve levonás adatokat részletesen, illetve összevontan. Az egyéni számfejtés lehetıséget biztosít az automatikusan számított adók, járulékok, adókedvezmények részletes megtekintésére. A számfejtések során leggyakrabban használatos jövedelmek: - Bér jövedelmek Bér Teljesítménybér Mozgóbér Jutalom 235

236 Prémium - Bérpótlékok Túlóra Délutáni pótlék Hétvégi pótlék Mőszakpótlék Veszélyességi pótlék Gépkocsivezetıi pótlék - Költségtérítések Gépkocsi költségtérítés Utazási költségtérítés Külföldi kiküldetés Belföldi kiküldetés Külföldi napidíj Albérlet hozzájárulás - Kafetéria elemek Étkezési utalvány Üdülési csekk Telefonhasználat Átutalási költségtérítés Számítógép juttatás Bérlet juttatás Ajándék - Egyéb juttatások Munkáltatói önkéntes pénztári hozzájárulás Munkáltatói önsegélyezı pénztári hozzájárulás Beiskolázási támogatás - TB és családtámogatási ellátások Táppénz (betegségi, baleseti, gyermekápolási, passzív, ) Terhességi és gyermekágyi segély Gyed, Gyes Gyermeknevelési támogatás Anyasági támogatás Családi pótlék A rendszer számos jövedelem, illetve levonás jogcímet tartalmaz, melyek a felhasználók által szabadon átdefiniálhatók. Ennek segítségével a teljesen egyedi, nem szokványos kifizetési jogcímek is elıállíthatók a felhasználók által úgy, hogy a háttérben a törvényi elıírásokkal nem kell foglalkozni, hiszen az rendelkezésre áll. A számfejtés a havi zárás elıtt bármikor módosítható, javítható. Zárást követıen viszont már csak korrekciós tételek kezelésével lehet visszamenılegesen módosítani. Az XLBér a törzsadat beállításoknak megfelelıen automatikusan kezeli a magánnyugdíjpénztári tagdíjak számítást, illetve azt is, ha a cég a dolgozónak kiegészíti a tagdíjat, illetve azt is, ha a dolgozó maga egészíti ki a tagdíjat. Ezen adatok számfejtésben való érvényesítéséhez minden adat megtalálható a törzsadatokban. 236

237 - Kafetéria kezelése Az XLBér rendelkezik azokkal a jövedelemjogcímekkel, melyek részét képezik egy kafetéria rendszernek, így a természetbeni juttatásokkal és az adóköteles béren kívüli juttatásokkal is. A felhasználó szabadon beállíthatja a dolgozókhoz a kívánt kafetéria elemeket, s a program figyeli a hozzá kapcsolódó adó- és járulékfizetési elıírásokat, illetve az adómentességi határokat. - Korrekciós tételek kezelése Nagyobb cégek esetében sokszor elıfordul a korrekciós, vagyis korábbi idıszakra visszanyúló számfejtés. Vannak cégek, ahol ez havi szinten jelentkezik. Az XLBér teljes mértékben támogatja a korrekciós tételek kezelését, számfejtését úgy, hogy a rendszer figyel az idı közben megváltozott adózási, vagy járulékszámítási eljárásokra, illetve megfelelı módon elkülönítve, vagy összevontan szerepelteti a korrekciós jövedelmeket a különbözı bevallásokon. - Nyomtatványok A rendszer több mint 80 nyomtatványt tartalmaz, melyek közül kiemeljük a legfontosabbakat: Jövedelem kifizetési lapok Titkosított jövedelem kifizetési lap Kartonok Dolgozók jövedelmeinek listák Munkaidı listák TB nyomtatványok Utalási listák Teljes körő összesített listák Fıkönyvi, kontírozott listák Kilépı dolgozó papírjai Nyilatkozatok Igazolások 237

6. A szervezet. Az egyik legfontosabb vezetıi feladat. A szervezetek kialakítása, irányítása, mőködésük ellenırzése, hatékonyságuk növelése,

6. A szervezet. Az egyik legfontosabb vezetıi feladat. A szervezetek kialakítása, irányítása, mőködésük ellenırzése, hatékonyságuk növelése, 6. A szervezet Az egyik legfontosabb vezetıi feladat A szervezetek kialakítása, irányítása, mőködésük ellenırzése, hatékonyságuk növelése, 1 Formális és informális szervezetek A formális szervezet formákban

Részletesebben

Új HR funkció, a Generációmenedzsment ( eltérő korosztályú munkavállalók HR kezelése )

Új HR funkció, a Generációmenedzsment ( eltérő korosztályú munkavállalók HR kezelése ) Új HR funkció, a Generációmenedzsment ( eltérő korosztályú munkavállalók HR kezelése ) Magyarország, foglalkoztatási problémák. A pályakezdők és az 50 év felettiek alig tudnak munkát találni. Az öregségi

Részletesebben

A CODEX Tızsdeügynökség és Értéktár Zártkörően Mőködı Részvénytársaság. Javadalmazási Politikájának Szabályzata

A CODEX Tızsdeügynökség és Értéktár Zártkörően Mőködı Részvénytársaság. Javadalmazási Politikájának Szabályzata A CODEX Tızsdeügynökség és Értéktár Zártkörően Mőködı Részvénytársaság Javadalmazási Politikájának Szabályzata Hatálybalépés idıpontja: 2011.06.01. [jóváhagyta az igazgatóság: /2011.06.09/03. számú, 2011.06.09.

Részletesebben

Védett foglalkoztatók menedzsment fejlesztése

Védett foglalkoztatók menedzsment fejlesztése Védett foglalkoztatók menedzsment fejlesztése A MEGVÁLTOZOTT MUNKAKÉPESSÉGŐ SZEMÉLYEKET FOGLALKOZTATÓ SZERVEZETEK VEZETİINEK FEJLESZTÉSE A HATÉKONYAN MŐKÖDİ VÁLLALAT MENEDZSMENT KIALAKÍTÁSA ÉRDEKÉBEN.

Részletesebben

106/2009. (XII. 21.) OGY határozat. a kábítószer-probléma kezelése érdekében készített nemzeti stratégiai programról

106/2009. (XII. 21.) OGY határozat. a kábítószer-probléma kezelése érdekében készített nemzeti stratégiai programról 106/2009. (XII. 21.) OGY határozat a kábítószer-probléma kezelése érdekében készített nemzeti stratégiai programról Az Országgyőlés abból a felismerésbıl kiindulva, hogy a kábítószer-használat és -kereskedelem

Részletesebben

FİOSZTÁLYVEZETİ-HELYETTES

FİOSZTÁLYVEZETİ-HELYETTES A Kormányzati Személyügyi Szolgáltató és Közigazgatási Képzési Központ (KSZK) Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium nevében a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 10. (1) bekezdése

Részletesebben

Kompetenciák fejlesztése a pedagógusképzésben. IKT kompetenciák. Farkas András f_andras@bdf.hu

Kompetenciák fejlesztése a pedagógusképzésben. IKT kompetenciák. Farkas András f_andras@bdf.hu Kompetenciák fejlesztése a pedagógusképzésben IKT kompetenciák Farkas András f_andras@bdf.hu A tanítás holisztikus folyamat, összekapcsolja a nézeteket, a tantárgyakat egymással és a tanulók személyes

Részletesebben

Már nagykorú a személyügyi informatika

Már nagykorú a személyügyi informatika Már nagykorú a személyügyi informatika (a Humánpolitikai Szemle hatékony támogatásával) Ezen a néven egy új alkalmazott tudomány született, valamikor, a múlt század utolsó évtizedeiben. Szerény véleményem

Részletesebben

A minıségirányítási program 6. sz. melléklete

A minıségirányítási program 6. sz. melléklete Erzsébet Királyné Szolgáltató és Kereskedelmi Szakközépiskola és Szakiskola 1203 Budapest, Kossuth Lajos u. 35. Tel.: 283-0203 Fax:283-0203/117 Postacím: 1725 Budapest, Pf. 84 www.sisy.hu A KÖZALKALMAZOTTAK

Részletesebben

5. A vezetıi dönt. ntéshozatal. A döntéselmélet tárgya. A racionális viselkedés feltételei megszervezésének, megnyilvánulásának, vizsgálata.

5. A vezetıi dönt. ntéshozatal. A döntéselmélet tárgya. A racionális viselkedés feltételei megszervezésének, megnyilvánulásának, vizsgálata. 5. A vezetıi dönt ntéshozatal A döntéselmélet tárgya A racionális viselkedés feltételei megszervezésének, megnyilvánulásának, logikai, matematikai és, empirikus vizsgálata. 1 A döntéselmélet rendeltetése

Részletesebben

Nonprofit szervezeti menedzsment területek

Nonprofit szervezeti menedzsment területek XX/a. Nonprofit szervezeti menedzsment területek a Társadalmi Megújulás Operatív Program Civil szervezeteknek szolgáltató, azokat fejlesztı szervezetek támogatása c. pályázati felhívásához Kódszám: TÁMOP-5.5.3/08/2

Részletesebben

Adatstruktúrák, algoritmusok, objektumok

Adatstruktúrák, algoritmusok, objektumok Adatstruktúrák, algoritmusok, objektumok 2. Az objektumorientált programozási paradigma 1 A szoftverkrízis Kihívások a szoftverfejlesztés módszereivel szemben 1. A szoftveres megoldások szerepe folyamatosan

Részletesebben

HEGYI HELLA KOMPETENCIA ALAPÚ SZEMÉLYZET-KIVÁLASZTÁS A RENDÉSZETI SZERVEKNÉL. Bevezetés A személyzet-kiválasztás jelentısége

HEGYI HELLA KOMPETENCIA ALAPÚ SZEMÉLYZET-KIVÁLASZTÁS A RENDÉSZETI SZERVEKNÉL. Bevezetés A személyzet-kiválasztás jelentısége HEGYI HELLA KOMPETENCIA ALAPÚ SZEMÉLYZET-KIVÁLASZTÁS A RENDÉSZETI SZERVEKNÉL Bevezetés A személyzet-kiválasztás jelentısége Napjainkban az alkalmasság-vizsgálatok elsıdleges célja, hogy a jelölt késıbbi

Részletesebben

Teljesítménymenedzsment modul

Teljesítménymenedzsment modul A nexonpm a szervezet valamennyi munkatársára kiterjedő vezetői eszköz, amely tudatosabbá és eredményesebbé teszi a teljesítmény menedzselését, és javítja a vezető-beosztott kommunikáció hatékonyságát.

Részletesebben

Javaslat az MKIK stratégiájára a felnıttképzés területén 2010 2020

Javaslat az MKIK stratégiájára a felnıttképzés területén 2010 2020 Budapest, 2010.05.05. 6/4/2010. sz. elıterjesztés az MKIK Elnöksége részére Tárgy: A kamarai rendszer felnıttképzési stratégiája Elıterjesztı: Bihall Tamás alelnök, az Oktatási és Szakképzési Kollégium

Részletesebben

Szociális és Egészségügyi Iroda

Szociális és Egészségügyi Iroda Salgótarján Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Szociális és Egészségügyi Iroda 3100 Salgótarján, Múzeum tér 1., Pf.: 85. Tel.: 06 (32) 311-057 Ikt.szám: 47246/2005. J a v a s l a t a három éves szociális

Részletesebben

Toborzás - Álláskeresés. Dr Gısi Zsuzsanna

Toborzás - Álláskeresés. Dr Gısi Zsuzsanna Toborzás - Álláskeresés Dr Gısi Zsuzsanna 1 A toborzás s fogalma és s céljac A toborzás: az emberi erıforr forrás s menedzsment azon résztevr sztevékenysége, amely során n a vállalat/szervezet egy megüresedett

Részletesebben

KISKÖRE VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATAL. Szervezetfejlesztés Kisköre Város Polgármesteri Hivatalában ÁROP-1.A.2.

KISKÖRE VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATAL. Szervezetfejlesztés Kisköre Város Polgármesteri Hivatalában ÁROP-1.A.2. KISKÖRE VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATAL Szervezetfejlesztés Kisköre Város Polgármesteri Hivatalában ÁROP-1.A.2./A-2008-0163 A PROJEKT LEÍRÁSA Kisköre, 2010. március 31. A projekt az Európai Unió

Részletesebben

SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM. Szóbeli vizsgatevékenység

SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM. Szóbeli vizsgatevékenység SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: 0753-06/1 Emberi erıforrás-menedzsment bemutatása, funkciói (munkakörelemzés, -értékelés, szervezeti

Részletesebben

MÉRNÖK-SZÓTÁR. számítógépes program rendszer. magyar-angol-német-orosz és más nyelvek. Mérnökök által összeállított szakmai szótárak, szakembereknek!

MÉRNÖK-SZÓTÁR. számítógépes program rendszer. magyar-angol-német-orosz és más nyelvek. Mérnökök által összeállított szakmai szótárak, szakembereknek! MÉRNÖK-SZÓTÁR számítógépes program rendszer - Többnyelvő szakszótárak - Építıipari szakszótár - Gépipari szakszótár - Vasúti szakszótár - Nyelvi választék: magyar-angol-német-orosz és más nyelvek - Általános

Részletesebben

Miért olyan fontos a minıségi pont?

Miért olyan fontos a minıségi pont? A fiókban látható konkrét minıségi pont értékek egy olyan általános számítás eredményei, ami a kulcsszó tökéletes egyezése esetére érvényesek. Miért olyan fontos a minıségi pont? A minıségi pont három

Részletesebben

14-469/2/2006. elıterjesztés 1. sz. melléklete. KOMPETENCIAMÉRÉS a fıvárosban

14-469/2/2006. elıterjesztés 1. sz. melléklete. KOMPETENCIAMÉRÉS a fıvárosban KOMPETENCIAMÉRÉS a fıvárosban 2005 1 Tartalom 1. Bevezetés. 3 2. Iskolatípusok szerinti teljesítmények.... 6 2. 1 Szakiskolák 6 2. 2 Szakközépiskolák. 9 2. 3 Gimnáziumok 11 2. 4 Összehasonlítások... 12

Részletesebben

SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM. Szóbeli vizsgatevékenység

SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM. Szóbeli vizsgatevékenység SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: 2663-06/2 Vállalkozási stratégia kidolgozásának bemutatása, meghatározott vállalkozási tevékenység és

Részletesebben

A Wesley János Lelkészképzı Fıiskola Doktori Iskolájának minıségpolitikája

A Wesley János Lelkészképzı Fıiskola Doktori Iskolájának minıségpolitikája A Wesley János Lelkészképzı Fıiskola Doktori Iskolájának minıségpolitikája A Doktori Iskola szerves része a Wesley János Lelkészképzı Fıiskolának, így annak szabályozó dokumentumai értelemszerően érvényesek

Részletesebben

A tőzvédelmi tanúsítási rendszer mőködése Magyarországon

A tőzvédelmi tanúsítási rendszer mőködése Magyarországon A tőzvédelmi tanúsítási rendszer mőködése Magyarországon A tőzvédelmi törvény értelmében a Magyarországon forgalomba hozni csak olyan tőzoltótechnikai terméket, tőz- vagy robbanásveszélyes készüléket,

Részletesebben

SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM. Szóbeli vizsgatevékenység

SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM. Szóbeli vizsgatevékenység SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: 0750-06 A foglalkoztatással és a munkavállalók alkalmazásával összefüggı személyügyi ügyintézıi alapfeladatok

Részletesebben

MultiMédia az oktatásban

MultiMédia az oktatásban DANCSÓ TÜNDE A készségek fejlettségében azonosítható összefüggések a 18 évesek informatikai tudásszintje alapján Kodolányi János Fıiskola Szegedi Tudományegyetem Neveléstudományi Doktori Iskola dancso.tunde@gmail.com

Részletesebben

Informatikai ellenırzések, az informatika szerepe az ellenırzések támogatásában

Informatikai ellenırzések, az informatika szerepe az ellenırzések támogatásában Nincs informatika-mentes folyamat! Informatikai ellenırzések, az informatika szerepe az ellenırzések támogatásában Oláh Róbert számvevı tanácsos Az elıadás témái 2 Miért, mit, hogyan? Az IT ellenırzés

Részletesebben

Nemzetközi emberi erıforrás menedzsment

Nemzetközi emberi erıforrás menedzsment Nemzetközi emberi erıforrás menedzsment Nemzetközi vállalti mőködés és stratégiák Dr. Juhász Krisztina 00. április I. Az emberi erıforrás menedzsment Legkeményebb erıforrás Stratégiai fontosságú terület

Részletesebben

SZAKDOLGOZAT. Czibere Viktória

SZAKDOLGOZAT. Czibere Viktória SZAKDOLGOZAT Czibere Viktória Debrecen 2009 Debreceni Egyetem Informatikai Kar Könyvtárinformatikai Tanszék A könyvtárhasználati ismeretek oktatásának sajátosságai különbözı életkori csoportokban Témavezetı:

Részletesebben

Önkormányzati kötvénykibocsátások Magyarországon: tapasztalatok és lehetıségek

Önkormányzati kötvénykibocsátások Magyarországon: tapasztalatok és lehetıségek Széchenyi István Egyetem Multidiszciplináris Társadalomtudományi Doktori Iskola Kovács Gábor Önkormányzati kötvénykibocsátások Magyarországon: tapasztalatok és lehetıségek Doktori értekezés- tervezet Konzulens:

Részletesebben

KÉPZÉSI PROGRAM. GAZDASÁGI INFORMATIKUS OKJ azonosító: 54 481 02. Szolnok

KÉPZÉSI PROGRAM. GAZDASÁGI INFORMATIKUS OKJ azonosító: 54 481 02. Szolnok KÉPZÉSI PROGRAM GAZDASÁGI INFORMATIKUS OKJ azonosító: 54 481 02 Szolnok 2015 KÉPZÉSI PROGRAM A képzési program Megnevezése Gazdasági informatikus OKJ azonosító 54 481 02 A képzés során megszerezhető kompetenciák

Részletesebben

HOGYAN JELEZHETŐ ELŐRE A

HOGYAN JELEZHETŐ ELŐRE A HOGYAN JELEZHETŐ ELŐRE A MUNKATÁRSAK BEVÁLÁSA? A BELSŐ ÉRTÉKELŐ KÖZPONT MÓDSZEREI ÉS S BEVÁLÁSVIZSG SVIZSGÁLATA Budapest, 2010.03.25. PSZE HR Szakmai nap Előadó: Besze Judit BÉK módszergazda. 1/28 BEVÁLÁS

Részletesebben

Szigma Integrisk integrált kockázatmenedzsment rendszer

Szigma Integrisk integrált kockázatmenedzsment rendszer Szigma Integrisk integrált kockázatmenedzsment rendszer A rendszer kidolgozásának alapja, hogy a vonatkozó szakirodalomban nem volt található olyan eljárás, amely akkor is megbízható megoldást ad a kockázatok

Részletesebben

Pénzügyminisztérium ÚTMUTATÓ. 52 344 02 0000 00 00 Vállalkozási ügyintézı szakképesítés

Pénzügyminisztérium ÚTMUTATÓ. 52 344 02 0000 00 00 Vállalkozási ügyintézı szakképesítés Pénzügyminisztérium ÚTMUTATÓ 52 344 02 0000 00 00 Vállalkozási ügyintézı szakképesítés 1974-06 Üzleti terv készítése 5. vizsgarész 1. vizsgafeladatában meghatározott záródolgozat védéséhez Szóbeli vizsgatevékenység:

Részletesebben

Emberi Erõforrás Menedzsment Bevezetés. Dr Gısi Zsuzsanna

Emberi Erõforrás Menedzsment Bevezetés. Dr Gısi Zsuzsanna Emberi Erõforrás Menedzsment Bevezetés Dr Gısi Zsuzsanna A tárgy célja A humán erıforrás menedzsment tárgy azokat az iskolákat, elméleteket és módszereket mutatja be, amelyek a munkaszervezetekben dolgozó

Részletesebben

Elızmények. Csengey Gusztáv Általános Iskola 2170 Aszód, Csengey u. 30. Ü.szám: 222/2009.

Elızmények. Csengey Gusztáv Általános Iskola 2170 Aszód, Csengey u. 30. Ü.szám: 222/2009. Csengey Gusztáv Általános Iskola 2170 Aszód, Csengey u. 30. Ü.szám: 222/2009. Aszód Város Önkormányzatai Képviselı Testülete részére 2170 Aszód, Szabadság tér 9. Tárgy: Beszámoló az iskola Minıségirányítási

Részletesebben

KÉPZÉSI PROGRAM. Helység: BUDAPEST Irányítószám: 1 0 2 5 Megye: - Helység: Budapest Irányítószám: 1 0 2 5 Utca /

KÉPZÉSI PROGRAM. Helység: BUDAPEST Irányítószám: 1 0 2 5 Megye: - Helység: Budapest Irányítószám: 1 0 2 5 Utca / KÉPZÉSI PROGRAM I. A KÉPZÉSI PROGRAMOT MEGVALÓSÍTÓ ADATAI I. 1. A képzési programot megvalósító adatai: Név: KONSZENZUS ALAPÍTVÁNY BUDAPESTI SZERVEZETE Helység: BUDAPEST Irányítószám: 1 0 2 Megye: - Utca

Részletesebben

Integrált keretrendszer

Integrált keretrendszer Integrált keretrendszer Példa SAP R/3 Humán erőforrás gazdálkodás, személyügy Referencia modell 1 Humánerőforrás Személyzeti ügyek 2 Humánerőforrás Rendszerszervezése Üzleti Költség elszámolási Üzem Könyvelési

Részletesebben

Szépmővészeti Múzeum térszint alatti bıvítése: A projekt idıt befolyásoló kockázatok értékelése. Készítette: Kassai Eszter Rónafalvi György

Szépmővészeti Múzeum térszint alatti bıvítése: A projekt idıt befolyásoló kockázatok értékelése. Készítette: Kassai Eszter Rónafalvi György Szépmővészeti Múzeum térszint alatti bıvítése: A projekt idıt befolyásoló kockázatok értékelése Készítette: Kassai Eszter Rónafalvi György Tartalom A kockázatról általában A kockázatelemzés folyamata Az

Részletesebben

1. blokk. 30 perc. 2. blokk. 30 perc. 3. blokk. 90 perc. 4. blokk. 90 perc. Beiktatott szünetek. ( open space ): 60 perc

1. blokk. 30 perc. 2. blokk. 30 perc. 3. blokk. 90 perc. 4. blokk. 90 perc. Beiktatott szünetek. ( open space ): 60 perc A Revita Alapítvány szakmai mőhelysorozatának tematikája A program címe: DISKURZUS A tartósan munka nélkül lévı emberek foglalkoztathatóságának fejlesztését célzó komplex szolgáltatástervezés és -fejlesztés

Részletesebben

AZ ATTICUS INVESTMENTS BEFEKTETÉSI TANÁCSADÓ ZÁRTKÖRŐEN MŐKÖDİ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG

AZ ATTICUS INVESTMENTS BEFEKTETÉSI TANÁCSADÓ ZÁRTKÖRŐEN MŐKÖDİ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG AZ ATTICUS INVESTMENTS BEFEKTETÉSI TANÁCSADÓ ZÁRTKÖRŐEN MŐKÖDİ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG JAVADALMAZÁSI POLITIKÁJA (HATÁLYOS: 2011. július 01. NAPJÁTÓL) Tartalomjegyzék I. Preambulum... 3 II. A jelen politika hatálya,

Részletesebben

BALATONBOGLÁR VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELİ-TESTÜLETE ELİTERJESZTÉS. Balatonboglár Város Önkormányzat Képviselı-testülete

BALATONBOGLÁR VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELİ-TESTÜLETE ELİTERJESZTÉS. Balatonboglár Város Önkormányzat Képviselı-testülete BALATONBOGLÁR VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELİ-TESTÜLETE Ügyiratszám: 1-12 / 2014. Sorszám: 5. ELİTERJESZTÉS Balatonboglár Város Önkormányzat Képviselı-testülete 2014. december 22-én tartandó ülésére Tárgy:

Részletesebben

Vállalatgazdaságtan Intézet. Logisztika és ellátási lánc szakirány Komplex vizsga szóbeli tételei 2009. március

Vállalatgazdaságtan Intézet. Logisztika és ellátási lánc szakirány Komplex vizsga szóbeli tételei 2009. március Logisztika és ellátási lánc szakirány Komplex vizsga szóbeli tételei 2009. március A tételek: 1) Hogyan lehet a biztonsági készletet meghatározni adott kiszolgálási szint mellett? Hogyan határozható meg

Részletesebben

Képzési tartalmak fejlesztése felhasználói igények alapján Közszolgálati humán szervező szakirányú továbbképzési szak

Képzési tartalmak fejlesztése felhasználói igények alapján Közszolgálati humán szervező szakirányú továbbképzési szak Emberi erőforrás gazdálkodás és közszolgálati életpálya Új Közszolgálati Életpálya ÁROP-2.2.17-2012-2013-0001 Képzési tartalmak fejlesztése felhasználói igények alapján Közszolgálati humán szervező szakirányú

Részletesebben

Hajdúnánás Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal

Hajdúnánás Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Hajdúnánás Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztési tanulmány Kiegészítés 2010. Készítette: Simeron Consulting Kft. A projekt az Európai Unió támogatásával az Európai Szociális Alap

Részletesebben

Adatbáziskezelés alapjai. jegyzet

Adatbáziskezelés alapjai. jegyzet Juhász Adrienn Adatbáziskezelés alapja 1 Adatbáziskezelés alapjai jegyzet Készítette: Juhász Adrienn Juhász Adrienn Adatbáziskezelés alapja 2 Fogalmak: Adatbázis: logikailag összefüggı információ vagy

Részletesebben

Gyakornoki szabályzat

Gyakornoki szabályzat Gyakornoki szabályzat A közalkalmazottakról szóló 1992. évi XXXIII. törvény 22. (9) bekezdés, valamint a közalkalmazottakról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a közoktatási intézményekben

Részletesebben

INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA

INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA Innovatív ötletek megvalósítása INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA tanácsadó füzet Megvalósíthatósági tanulmány, üzleti terv, különös tekintettel a pénzügyi tervezésre A kiadvány a Kutatás-fejlesztési Pályázati

Részletesebben

Fejér Megye Közgyőlése 31/2004. (VII.9.) K.r.számú. r e n d e l e t e. a sportról

Fejér Megye Közgyőlése 31/2004. (VII.9.) K.r.számú. r e n d e l e t e. a sportról Fejér Megye Közgyőlése 31/2004. (VII.9.) K.r.számú. r e n d e l e t e a sportról Fejér megye Közgyőlése a magyar és az egyetemes kultúra részeként, elismerve a sport, mint önszervezıdésre épülı civil tevékenység

Részletesebben

INTÉZMÉNYI MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI PROGRAM TÜRR ISTVÁN GIMNÁZIUM ÉS KOLLÉGIUM

INTÉZMÉNYI MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI PROGRAM TÜRR ISTVÁN GIMNÁZIUM ÉS KOLLÉGIUM INTÉZMÉNYI MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI PROGRAM TÜRR ISTVÁN GIMNÁZIUM ÉS KOLLÉGIUM 2009 Készítette: Gruber Marianna igazgató Jóváhagyó: Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyőlése 2009. Tervezett felülvizsgálat dátuma:

Részletesebben

- Szervezeti felépítés, hatáskörök és felelısségek (beleértve az irányító- és a kis projekt

- Szervezeti felépítés, hatáskörök és felelısségek (beleértve az irányító- és a kis projekt 3. Melléklet: A Svájci-Magyar Együttmőködési Program keretében mőködı Pályázati Alapok, a Projekt Elıkészítési Alap, a Technikai Segítségnyújtás Alap, és az Ösztöndíj Alap Szabályzata és Eljárásrendje

Részletesebben

Dél-dunántúli Regionális Munkaügyi Központ

Dél-dunántúli Regionális Munkaügyi Központ Dél-dunántúli Regionális Munkaügyi Központ Irányelvek a kiemelt célcsoportok (hátrányos helyzető munkavállalók) számára biztosítható támogatásokra A Dél-dunántúli régió a hátrányos helyzető munkavállalók

Részletesebben

Szólj, gondolj, tégy jót s minden szó, gondolat és tett tiszta tükörként fog visszamosolygani rád.

Szólj, gondolj, tégy jót s minden szó, gondolat és tett tiszta tükörként fog visszamosolygani rád. Szólj, gondolj, tégy jót s minden szó, gondolat és tett tiszta tükörként fog visszamosolygani rád. Újszászi Nevelési Központ A Vörösmarty Mihály Általános Iskola Pedagógiai Programja 2010. június T A R

Részletesebben

PEDAGÓGIAI PROGRAM 2013. Székesfehérvár 8000. Munkácsy Mihály utca 10. 1 oldal, összesen: 124

PEDAGÓGIAI PROGRAM 2013. Székesfehérvár 8000. Munkácsy Mihály utca 10. 1 oldal, összesen: 124 1 PEDAGÓGIAI PROGRAM 2013. Székesfehérvár 8000. Munkácsy Mihály utca 10. 1 oldal, összesen: 124 I. rész: 2 NEVELÉSI PROGRAM II. rész: HELYI TANTERV 2 oldal, összesen: 124 3 MOTTÓNK: Félig sem olyan fontos

Részletesebben

ESÉLYEGYENLİSÉGI TERV

ESÉLYEGYENLİSÉGI TERV Bocskai István Szakképzı Iskola Hajdúszoboszló ESÉLYEGYENLİSÉGI TERV Érvényes: 2009. szeptember 01-tıl 2 A Bocskai István Szakképzı Iskola igazgatója, mint munkáltató, valamint az intézményben mőködı AOKDSZ

Részletesebben

A HR szoftverek bevezetése és alkalmazása

A HR szoftverek bevezetése és alkalmazása A HR szoftverek bevezetése és alkalmazása 1. A személyügyi szoftverek alkalmazásának hazai helyzete A személy- és munkaügyi nyilvántartási szoftverek A munkaügyi nyilvántartás rendszerint csupán a hatályos

Részletesebben

SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM. Szóbeli vizsgatevékenység

SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM. Szóbeli vizsgatevékenység SZOCIÁLIS ÉS MUNKAÜGYI MINISZTÉRIUM Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: 0751-06 A munkaerıpiacra épülı, emberi erıforrás-gazdálkodás tervezési, statisztikai, adatkezelési ügyintézıi

Részletesebben

Ingatlanvagyon értékelés

Ingatlanvagyon értékelés Nyugat-Magyarországi Egyetem Geoinformatikai Kar Ingatlanfejlesztı 8000 Székesfehérvár, Pirosalma u. 1-3. Szakirányú Továbbképzési Szak Ingatlanvagyon értékelés 6. A vállalatértékelési és az ingatlanértékelési

Részletesebben

+36 20 316 6766 mail@adatkezelo.hu www.adatkezelo.hu 2015 Első Hazai Adatkezelő Kft. All Rights Reserved.

+36 20 316 6766 mail@adatkezelo.hu www.adatkezelo.hu 2015 Első Hazai Adatkezelő Kft. All Rights Reserved. Rólunk Az Első Hazai Adatkezelő Kft. contact center, HR és tréning, munkaerő-kölcsönzés valamint facility management szolgáltatások nyújtásával áll Megbízói rendelkezésére. A rábízott feladatokat 2002

Részletesebben

Személyügyi nyilvántartás szoftver

Személyügyi nyilvántartás szoftver Személyügyi nyilvántartás szoftver A nexonhr személyügyi nyilvántartás szoftver a személyügyi, továbbképzési és munkaköri adatok kezelését teszi lehetővé. A szoftver támogatja a HR adminisztrációs feladatokat,

Részletesebben

Rendelkezések...2. 1. A szabályzat területi, személyi hatálya...2. 3. A szabályzat módosítása...2. 4. A szabályzat célja...2

Rendelkezések...2. 1. A szabályzat területi, személyi hatálya...2. 3. A szabályzat módosítása...2. 4. A szabályzat célja...2 Tartalomjegyzék Rendelkezések...2 1. A szabályzat területi, személyi hatálya...2 2. A szabályzat idıbeli hatálya...2 3. A szabályzat módosítása...2 4. A szabályzat célja...2 5. A gyakornok felkészítésének

Részletesebben

Az NFSZ ismer tségének, a felhasználói csopor tok elégedettségének vizsgálata

Az NFSZ ismer tségének, a felhasználói csopor tok elégedettségének vizsgálata Az NFSZ ismer tségének, a felhasználói csopor tok elégedettségének vizsgálata Készült: a TÁMOP 1.3.1. kódszámú kiemelt projekt 3.2. alprojektjének keretében a TÁRKI Zrt. kutatásaként Összefoglaló tanulmány

Részletesebben

Módszertani útmutató hulladéklerakók rekultivációjára irányuló projektek költség-haszon elemzéséhez KVVM FI

Módszertani útmutató hulladéklerakók rekultivációjára irányuló projektek költség-haszon elemzéséhez KVVM FI Módszertani útmutató rekultivációs célú projektek költség-haszon elemzéséhez 0 KVVM FI Módszertani útmutató hulladéklerakók rekultivációjára irányuló projektek költség-haszon elemzéséhez Változatelemzés,

Részletesebben

URBANIZÁCIÓ-IGAZGATÁS ÉS PÉNZÜGYI FÖDERALIZMUS

URBANIZÁCIÓ-IGAZGATÁS ÉS PÉNZÜGYI FÖDERALIZMUS Tér és Társadalom XXII. évf. 2008 1: 125 139 Kulcsszavak: URBANIZÁCIÓ-IGAZGATÁS ÉS PÉNZÜGYI FÖDERALIZMUS (Urban Management and Fiscal Federalism) pénzügyi föderáció közjavak közfeladat-ellátás HORVÁTH

Részletesebben

Képzési ajánlat. tandíjtámogatással. Szolgáltatási munkatárs képzés. 2010. február. Szolgáltatóipari alapképzés - Szolgáltatási munkatárs PL-3498/2

Képzési ajánlat. tandíjtámogatással. Szolgáltatási munkatárs képzés. 2010. február. Szolgáltatóipari alapképzés - Szolgáltatási munkatárs PL-3498/2 Képzési ajánlat tandíjtámogatással 2010. február Az utóbbi években a szolgáltatóipar térnyerése látványos és gyors volt, folyamatosan jelentek jelennek meg újabb és újabb szolgáltatók a kisebb, néhány

Részletesebben

Beszámoló a Magyar Tudományos Akadémia 2011. évi költségvetési irányelveirıl

Beszámoló a Magyar Tudományos Akadémia 2011. évi költségvetési irányelveirıl Tervezet Beszámoló a Magyar Tudományos Akadémia 2011. évi költségvetési irányelveirıl Budapest, 2010. május A Magyar Tudományos Akadémia 2011. évi költségvetési irányelvei A Magyar Tudományos Akadémiáról

Részletesebben

Matematikai alapok és valószínőségszámítás. Középértékek és szóródási mutatók

Matematikai alapok és valószínőségszámítás. Középértékek és szóródási mutatók Matematikai alapok és valószínőségszámítás Középértékek és szóródási mutatók Középértékek A leíró statisztikák talán leggyakrabban használt csoportját a középértékek jelentik. Legkönnyebben mint az adathalmaz

Részletesebben

Az emberi erıforrások menedzsmentje

Az emberi erıforrások menedzsmentje Az emberi erıforrások menedzsmentje Funkcionális menedzsment 5. 1 Emberi erıforrás Sajátosság: - önálló akarat - képes befolyásolni a teljesítményét - motiválható - szinergia Azonosság: ráfordítás költség

Részletesebben

HOL TALÁLOK EGY JÓ LEAN SZAKEMBERT? ugye Ön is feltette már ezt a kérdés magának?

HOL TALÁLOK EGY JÓ LEAN SZAKEMBERT? ugye Ön is feltette már ezt a kérdés magának? HOL TALÁLOK EGY JÓ LEAN SZAKEMBERT? ugye Ön is feltette már ezt a kérdés magának? Vállalatuk elkötelezte magát a lean menedzsment mellett, de nincs hozzá megfelelı szakemberük? Esetleg túl régóta keresik

Részletesebben

A környezetbarát (zöld) közbeszerzés helyzete és lehetıségei az Európai Unióban

A környezetbarát (zöld) közbeszerzés helyzete és lehetıségei az Európai Unióban A közbeszerzések aktuális kérdései Budapest, 2011. november 16-17. A környezetbarát (zöld) közbeszerzés helyzete és lehetıségei az Európai Unióban Szuppinger Péter Regionális Környezetvédelmi Központ Magyar

Részletesebben

ÜZLETI TANÁCSADÓK ÉS MUNKAERİ-PIACI SZOLGÁLAT

ÜZLETI TANÁCSADÓK ÉS MUNKAERİ-PIACI SZOLGÁLAT ÜZLETI TANÁCSADÓK ÉS MUNKAERİ-PIACI SZOLGÁLAT EGYÜTTMŐKÖDÉSI HÁLÓZAT KIALAKÍTÁSA ÜZLETI ÉS NON-PROFIT TANÁCSADÓK EGYÜTTMŐKÖDÉSE FOGYATÉKOS EMBEREK MUNKAERİ-PIACI INTEGRÁCIÓJA ELİSEGÍTÉSE ÉRDEKÉBEN Vezetıi

Részletesebben

Ujj Tamás * VALÓS IDEJŐ ADATTÁRHÁZAK

Ujj Tamás * VALÓS IDEJŐ ADATTÁRHÁZAK Ujj Tamás * VALÓS IDEJŐ ADATTÁRHÁZAK Az adatbázisok alkalmazási területeit vizsgálva, sokunknak olyan alkalmazási területek jutnak az eszébe, mint egy könyvtári rendszer, jegynyilvántartás, számlák kezelése,

Részletesebben

E L İ T E R J E S Z T É S A Pénzügyi és Gazdasági Bizottság 2011. április 13-i ülésére.

E L İ T E R J E S Z T É S A Pénzügyi és Gazdasági Bizottság 2011. április 13-i ülésére. Ügyiratszám: 08-8/102-5/2010 Dátum: 2011. április 8. Ügyintézı: Baracsi László Tárgy: A PÉTÁV Kft. 2010. évi gazdálkodásáról szóló beszámoló elfogadása Melléklet: CD-n kiküldve E L İ T E R J E S Z T É

Részletesebben

Társadalmi Megújulás Operatív Program. 2009-2010. évi akcióterve

Társadalmi Megújulás Operatív Program. 2009-2010. évi akcióterve Társadalmi Megújulás Operatív Program 7. és 9. prioritás: Technikai segítségnyújtás 2009-2010. évi akcióterve 2009. augusztus 31. I. Prioritás bemutatása 1. Prioritás tartalma Prioritás rövid tartalma

Részletesebben

Alkalmazásportfólió. Szoftvermenedzsment. menedzsment. Racionalizálás. Konszolidáció. Nyilvántartás. Elemzés

Alkalmazásportfólió. Szoftvermenedzsment. menedzsment. Racionalizálás. Konszolidáció. Nyilvántartás. Elemzés Megjegyzés: Egyes megoldásokban, ahol -szel kell jelölni a helyes választ, K (= közömbös) jelzés arra utal, hogy az és az hiánya egyaránt elfogadható (= valami lehetséges, de nem jellemzı). 5.1. A sorokban

Részletesebben

SZOLGÁLTATÁSTERVEZÉSI KONCEPCIÓJA

SZOLGÁLTATÁSTERVEZÉSI KONCEPCIÓJA Törökbálint Város SZOCIÁLIS SZOLGÁLTATÁSTERVEZÉSI KONCEPCIÓJA 2007. 1 Tartalom Oldalszám Elıszó 3 Bevezetı 4 Elızmények 4 Elvi alapok 4 Jövıkép meghatározása 5 Törökbálint Város szociális szakmapolitikai

Részletesebben

KIOP 2004 Esélyegyenlõségi Útmutató PÁLYÁZÓK ÉS ÉRTÉKELİK RÉSZÉRE

KIOP 2004 Esélyegyenlõségi Útmutató PÁLYÁZÓK ÉS ÉRTÉKELİK RÉSZÉRE KIOP 2004 Esélyegyenlõségi Útmutató Itt található a neten (a link csak egy sorba írva lesz mûködõképes!): http://www.energiakozpont.hu/palyazat/palyazath/palyazath_body/kiop2004/kiop2004_body/kiop2004_eselyegy.htm

Részletesebben

Kecskeméti Fıiskola GAMF Kar Informatika Tanszék. Johanyák Zsolt Csaba

Kecskeméti Fıiskola GAMF Kar Informatika Tanszék. Johanyák Zsolt Csaba Kecskeméti Fıiskola GAMF Kar Informatika Tanszék Johanyák Zsolt Csaba 003 Tartalomjegyzék. Bevezetés.... A megbízhatóság fogalmai..... A termék idıtıl függı képességei...... Használhatóság /Üzemkészség/

Részletesebben

Közbeszerzési Útmutató Pályázók/kedvezményezettek részére

Közbeszerzési Útmutató Pályázók/kedvezményezettek részére Közbeszerzési Útmutató Pályázók/kedvezményezettek részére Közbeszerzési kötelezettség A támogatás megítélése esetén a Projekt megvalósításába bevonandó kivitelezıt, szállítót, tanácsadót, szolgáltatót,

Részletesebben

Mindezek figyelembevételével Tengelic Község Önkormányzatának 2015. évi belsı ellenırzési terve a következıket tartalmazza.

Mindezek figyelembevételével Tengelic Község Önkormányzatának 2015. évi belsı ellenırzési terve a következıket tartalmazza. Melléklet a. /2014. (XII. 16.) kt. határozathoz Tengelic Község Önkormányzatának 2015. évi belsı ellenırzési terve A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. Törvény, az államháztartásról

Részletesebben

JAVÍTÁSI-ÉRTÉKELÉSI ÚTMUTATÓ ÍRÁSBELI VIZSGATEVÉKENYSÉGHEZ. Gyógymasszır, Sportmasszır szakképesítés. 2392-06 Masszır szakmai szolgáltatás modul

JAVÍTÁSI-ÉRTÉKELÉSI ÚTMUTATÓ ÍRÁSBELI VIZSGATEVÉKENYSÉGHEZ. Gyógymasszır, Sportmasszır szakképesítés. 2392-06 Masszır szakmai szolgáltatás modul Egészségügyi Minisztérium Szolgálati titok! Titkos! Érvényességi idı: az írásbeli vizsgatevékenység befejezésének idıpontjáig A minısítı neve: Vízvári László A minısítı beosztása: fıigazgató JAVÍTÁSI-ÉRTÉKELÉSI

Részletesebben

A Dél-alföldi régió gazdasági folyamatai a 2009. évi társaságiadó-bevallások tükrében

A Dél-alföldi régió gazdasági folyamatai a 2009. évi társaságiadó-bevallások tükrében A Dél-alföldi régió gazdasági folyamatai a 2009. évi társaságiadó-bevallások tükrében Készítette: Szeged, 2010. december 20. Tartalomjegyzék I. AZ ELEMZÉS MÓDSZERTANA... 3 II. ÖSSZEFOGLALÓ... 3 III. A

Részletesebben

INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA

INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA INNOVATÍV ÖTLETEK MEGVALÓSÍTÁSA tanácsadó füzet Innovációs pályázati projektek menedzselése A kiadvány a Kutatás-fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda támogatásával jött létre INNONET Innovációs

Részletesebben

SSDL Service Skills Driving Licence Képzés a foglalkoztathatóság javításáért

SSDL Service Skills Driving Licence Képzés a foglalkoztathatóság javításáért SSDL Service Skills Driving Licence Képzés a foglalkoztathatóság javításáért SZTMK Magyar Szolgáltatóipari és Outsourcing Szövetség (HOA) Szolgáltatástudományi Módszertani Központ Alapítvány (SZTMK) szolgáltatóipari

Részletesebben

KREATIVITÁS ÉS INNOVÁCIÓ LEGJOBB GYAKORLATOK

KREATIVITÁS ÉS INNOVÁCIÓ LEGJOBB GYAKORLATOK KREATIVITÁS ÉS INNOVÁCIÓ LEGJOBB GYAKORLATOK Innovációs Kompetencia Kisokos A kiadvány a Kutatás-fejlesztési Pályázati és Kutatáshasznosítási Iroda támogatásával jött létre INNONET Innovációs és Technológiai

Részletesebben

KÉPZİI FELHÍVÁS. Cím: 1134 Budapest, Tüzér u. 33-35. Tel.: +36 (1) 237-6700 Fax: +36 (1) 237-6760 www.yia.hu www.eurodesk.hu

KÉPZİI FELHÍVÁS. Cím: 1134 Budapest, Tüzér u. 33-35. Tel.: +36 (1) 237-6700 Fax: +36 (1) 237-6760 www.yia.hu www.eurodesk.hu KÉPZİI FELHÍVÁS Tárgy Megérkezés utáni képzés (4 alkalom) Félidıs értékelı találkozó (4 alkalom) (6 hónapnál hosszabb önkéntes szolgálat esetében) Kiíró NCSSZI Fiatalok Lendületben Programiroda és a Konszenzus

Részletesebben

Munkavédelmi helyzet a Vegyipari Ágazati Párbeszéd Bizottság területén

Munkavédelmi helyzet a Vegyipari Ágazati Párbeszéd Bizottság területén Mottó: Felelısségteljes élet és cselekvés a munkahelyeken (Fıcze Lajos) Munkavédelmi helyzet a Vegyipari Ágazati Párbeszéd Bizottság területén Vegyipari Ágazati Párbeszédbizottság Budapest 2009. május

Részletesebben

Környezet és Energia Operatív Program. Akcióterv

Környezet és Energia Operatív Program. Akcióterv Környezet és Energia Operatív Program 8. prioritás: Technikai segítségnyújtás Akcióterv 2009-2010 2009. január 8. I. Prioritás bemutatása 1. Prioritás tartalma Prioritás rövid tartalma (max. 500 karakter)

Részletesebben

CÍMLAP. (a jegyzetcsoport bocsájtja rendelkezésre) Szeghegyi Ágnes Tudásmenedzsment I.

CÍMLAP. (a jegyzetcsoport bocsájtja rendelkezésre) Szeghegyi Ágnes Tudásmenedzsment I. CÍMLAP (a jegyzetcsoport bocsájtja rendelkezésre) Szeghegyi Ágnes Tudásmenedzsment I. Impresszum, azonosító 2 Tartalomjegyzék ELİSZÓ... 7 1 A TUDÁSMENEDZSMENT SZEREPE A SZERVEZETEKBEN... 9 1.1 TÉZISEK...

Részletesebben

Határon átnyúló együttmőködés a TÁMOP 2. prioritása keretében

Határon átnyúló együttmőködés a TÁMOP 2. prioritása keretében Határon átnyúló együttmőködés a TÁMOP 2. prioritása keretében A TÁMOP 2. prioritás tartalma A gazdaság és a munkaerıpiac változása folyamatos alkalmazkodást kíván meg, melynek legfontosabb eszköze a képzés.

Részletesebben

PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM KÖZGAZDASÁGTUDOMÁNYI KAR REGIONÁLIS POLITIKA ÉS GAZDASÁGTAN DOKTORI ISKOLA

PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM KÖZGAZDASÁGTUDOMÁNYI KAR REGIONÁLIS POLITIKA ÉS GAZDASÁGTAN DOKTORI ISKOLA PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM KÖZGAZDASÁGTUDOMÁNYI KAR REGIONÁLIS POLITIKA ÉS GAZDASÁGTAN DOKTORI ISKOLA Iskolavezetı: Dr. Buday-Sántha Attila A TERÜLETI TURIZMUSFEJLESZTÉS LEHETİSÉGEI A SZÉKELYFÖLDÖN A doktori

Részletesebben

FORRÁS MENEDZSMENT A MAGYAR POSTÁN AKTUALITÁSOK 2008.

FORRÁS MENEDZSMENT A MAGYAR POSTÁN AKTUALITÁSOK 2008. HUMÁN N ERİFORR FORRÁS MENEDZSMENT A MAGYAR POSTÁN AKTUALITÁSOK 2008. Elıadó: Kiss Erika Budapest, 2008. május 22. 1/15