A PEST MEGYEI LEVÉLTÁR KUTATÓTERMI SZABÁLYZATA

Átírás

1 A PEST MEGYEI LEVÉLTÁR KUTATÓTERMI SZABÁLYZATA A Pest Megyei Levéltár (továbbiakban Levéltár) Pest Megye Önkormányzata által fenntartott általános levéltár, amely feladatait az évi többször módosított LXVI., a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (Ltv.) előírásai alapján látja el. I. A Levéltár irataiban végzett kutatás az alábbi jogszabályok és rendeletek alapján történik: a) az évi LXVI. törvény (Ltv.) IV., a közlevéltár anyagának használatáról szóló fejezete b) az évi LXV., az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény c) az évi LXIII., a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény (Avtv.) d) az évi XLVII., az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló törvény e) az évi CXII., a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény, VII., a titoktartásról szóló fejezete f) 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelete, a védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerződés alapján történő továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról g) 6/2002. (II. 27.) NKÖM, a közlevéltárban folytatható kutatást engedélyező kuratórium működéséről szóló rendelete h) 13/2002. (I. 31.) Korm. Rendelet a Magyar Köztársaság Kormánya és Izrael Állam Kormánya között a magyarországi levéltárakban őrzött, védett személyes adatokat tartalmazó Holocaust-dokumentumok másolásának i) 10/2002. (IV. 13.) NKÖM, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló rendeletének VI., a levéltári anyag használatáról szóló fejezete j) 8001/1999. (IK 6) IM tájékoztató a személyes adatok azonos védelmének megállapításához a külföldiek kutatása során k) évi CXL. törvény a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről 1

2 II. A Levéltár a fenti törvényeknek és rendeleteknek megfelelően a kutatást a következők szerint szabályozza: 1. A kutatói látogatójegy és a kutatási engedély kiadása, nyilvántartásba vétel 1.1. A Levéltár őrizetében lévő iratanyagban térítésmentesen kutathat minden, 14. életévét betöltött magyar vagy külföldi állampolgár, a jelen kutatótermi szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat), valamint a vonatkozó törvények és rendeletek betartásával. 14 éven aluli személyek önálló levéltári kutatást nem végezhetnek. 18 éven aluliak számára látogatójegy szülői (vagy tanári) felelősségvállalás mellett adható (III. 1. melléklet) A kutató részére a Levéltár a kutatás megkezdése előtt látogatójegyet (III. 2. melléklet) állít ki. A látogatójeggyel rendelkező személy jogosult a Levéltár kutatótermében tartózkodni, annak szakkönyvtári állományát (jelen szabályzat vonatkozó pontjainak figyelembevételével) használni, valamint a kutatási kérelmének jóváhagyása után az abban meghatározott témában levéltári kutatásokat végezni A látogatójegy érvénye az adott naptári évre és a kiállító kutatóteremben (központi vagy nagykőrösi) végzett kutatásra szól A kutatónak kutatási kérelmet (III. 3. melléklet) kell benyújtania, amit a Levéltár igazgatója, igazgatóhelyettese vagy osztályvezetője (a továbbiakban: Vezetője) bírál el. Csoportos vagy kísérővel történő kutatás esetében a kísérőnek és a csoport minden tagjának külön kérelmet kell benyújtania A kutatási kérelemben csak egy kutatási téma jelölhető meg. Új kutatási téma esetében új kérelmet kell benyújtani. Azonos kutatási téma esetén a kérelmet naptári évenként meg kell hosszabbítani A kutatási kérelem elbírálásánál a Vezető figyelembe veszi az adott iratanyagra vonatkozó kutatási korlátozásokat (Lásd 2. fejezet), és annak alapján engedélyezi vagy korlátozza a kutatást. A kérelem teljes elutasítását minden esetben írásban kell indokolnia A kutatói látogatójegy illetve a kutatási kérelem kiállításakor a Levéltár kötelezően a kutató következő adatait veszi nyilvántartásba: név, anyja neve, születési hely és idő, személyazonosságot igazoló dokumentum (igazolvány vagy útlevél) száma, lakcím. Amenynyiben a kutató hozzájárul, a hatékonyabb ügyintézés érdekében más elérhetősége (telefon, ) is rögzítésre kerül A Levéltár a kutató személyes adatainak védelméről az Avtv. vonatkozó rendelkezései alapján gondoskodik. 2

3 2. Kutatási korlátozások 2.1. A levéltári iratanyagra vonatkozó kutatási korlátozásokat a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (Ltv.) IV. fejezetének a, valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény (Avtv.) rendelkezései határozzák meg. Ezek alapján: 2.2. Az május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a Levéltár engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a Levéltár engedélyezi Ha a törvény máshogyan nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év A védelmi idő lejárta előtt is kutatható a személyes adatot tartalmazó levéltári irat, amennyiben (a) a kutatás a kérelmező költségére anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy (b) a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, vagy (c) a kutatásra tudományos célból van szükség 2.5. A 2.4. (b) pontban meghatározott esetben a hozzájárulónak írásban nyilatkoznia kell a kutató által megismert személyes adat kutatás célja szerinti felhasználásának elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról Anyakönyvi másodpéldányok kutatása esetén a 2.3. pont szerint a születési anyakönyvek 90, a házassági anyakönyvek 60, a halotti anyakönyvek 30 év elteltével válnak kutathatóvá. Az anyakönyvi utóbejegyzések a bejegyzések dátumától függetlenül az érintett(ek) születésétől számított 90 vagy halálától számított 30 év után válnak kutathatóvá A 2.5. pontban meghatározott nyilatkozat birtokában a kutató a védelmi idő lejárta előtt is megismerheti a vonatkozó adatokat, erre azonban anyakönyvi kutatás esetében mivel azok nem csak az érintett adatait tartalmazzák csak adatszolgáltatás formájában van lehetőség. Ennek feltételeiről lásd a 5.3. pontot. 3

4 2.8. A Levéltár tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek a kutató részletes kutatási terve alapján megadott támogató állásfoglalását (III. 4. melléklet). Támogató állásfoglalás kiadására az adott szerv vezetője (MTA intézetek vezetői, egyetemek rektorai, dékánjai, tanszékvezetői, főiskolák főigazgatói, kari igazgatói, tanszékvezetői, jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott közalapítványok, az országos és megyei múzeumok és megyei könyvtárak vezetői, levéltárak vezetői) jogosult. Külföldi kutató esetében a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes intézetének támogatói állásfoglalása szükséges. A támogatói nyilatkozatnak minden esetben tartalmaznia kell az aláíró személy beosztását és az intézmény hivatalos bélyegzőjének lenyomatát A kutatónak tudományos kutatás esetén nyilatkoznia kell (III. 5. melléklet), hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az Avtv ában meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét. A kutató ebben az esetben a személyes adatot tartalmazó iratról is készíttethet nem anonimizált másolatot Személyes adatot ideértve a különleges adatot is tartalmazó levéltári anyag másolatának, a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatása céljából, külföldi tudományos intézmény részére a védelmi idő lejárta előtt történő átadásához a kormány engedélye adatvédelmi szerződés megkötése szükséges A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig az államtitkot, szolgálati titkot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható a kutatás A letétként őrzött iratok kutatásának feltételeit a letéti szerződések tartalmazzák Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmező rendelkezésére, a Levéltár saját költségére másolat készítésével teljesíti a kérelmet, amennyiben az nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének következményével, illetőleg a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a levéltár köteles a másolat elkészítésére Azok az iratanyagok, melyekről mikrofilm vagy digitális másolat készült, eredetiben nem, vagy - a másolatok részleges vagy teljes olvashatatlansága esetén - csak a Vezető külön engedélyével kutathatók A Vezető korlátozhatja a kutatást, illetve felfüggesztheti az engedély kiadását, amennyiben az adott iratanyag valamely levéltári munkafolyamat (pl. rendezés, segédlete 4

5 zés) vagy tudományos feldolgozás (kiadványkészítés) alatt áll. Ebben az esetben a kutatót értesíteni kell a munkálatok befejeződésének időpontjáról. 3. A kutatótermek működési rendje 3.1. A Pest Megyei Levéltár kutatótermei Budapest Vágóhíd u. 7. és Nagykőrös Hősök tere 4. szám alatt működnek A budapesti épületben kutathatók a Pest Pilis Solt, 1876-tól Pest Pilis Solt Kiskun vármegye törvényhatóságának közigazgatási iratai leszámítva a Kecskeméti Solti és Abonyi járások iratait. A megyei városok, községek, szakigazgatási szervek, jogszolgáltató szervek, tanácsok, iratai, MDP és MSZMP megyei és területi pártszerveinek iratai A nagykőrösi kutatóteremben kutathatók a fenti járások iratai mellett, a mai ceglédi kistérséghez tartozó városok és községek (Abony, Albertirsa, Cegléd, Ceglédbercel, Csemő, Dánszentmiklós, Jászkarajenő, Kocsér, Kőröstetétlen, Nagykőrös, Nyársapát, Törtel) feudális, polgári kori és tanácsi iratai, a Ceglédi, és Nagykőrösi jogszolgáltató szervek iratai, az ipari, kereskedelmi, hitel és mezőgazdasági szövetkezetek iratainak nagy része Vác Városának és a váci székhelyű intézmények, egyesületek stb. iratait Vác Város Levéltára őrzi. Az egyes iratanyagok őrzési helyével kapcsolatban a kutatószolgálat munkatársai nyújtanak felvilágosítást A kutatóterem általános felügyelete és működtetése a kutatótermi felügyelők és az erre a célra kijelölt osztályvezetők feladata A kutatótermek nyitvatartását jelen szabályzat I. számú melléklete tartalmazza. A Pest Megyei Levéltár fenntartja magának a jogot, hogy a hatályos jogszabályok betartásával a kutatótermek nyitvatartási idejét megváltoztassa a kutatók előzetes tájékoztatása mellett. Az erre vonatkozó tájékoztatást a Levélár kutatótermében és az intézmény honlapján kell elérhetővé tenni A nyitva tartás ideje alatt a kutatóterem felügyelet nélkül nem maradhat. Gondoskodni kell továbbá a levéltári anyag sérülésmentes és biztonságos körülmények közötti tárolásáról, kutathatóságáról, a kutatók levéltári anyaggal való ellátásáról és megfelelő szakmai tájékoztatásáról A kutatótermi felügyelő gondoskodik a kutatóterem általános felügyeletének megszervezéséről, a kutatótermi munkatársak munkájának koordinálásáról. A kutatótermi felügyelő gondoskodik a kutatótermi szabályzat betartásáról, a kutatói adatok biztonságos kezeléséről és a nyilvántartások pontos vezetéséről. 5

6 3.9. A kutatótermi munkatársak feladata a kikért iratanyag szerelése, reponálása, kutatásra történő előkészítése, a kért fénymásolatok elkészítése, szükség esetén a kutatótermi felügyelő helyettesítése és az adminisztrációs munkák segítése Levéltári anyag használata kutató részére csak a kutatóteremben engedélyezhető. A kutatótermi szabályzatban meghatározott rendelkezéseket a kutató köteles betartani és a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni. A levéltári iratokon bármiféle jel, jelzés vagy javítás alkalmazása, az iratok rendjének megbontása, az iratokon történő jegyzetelés tilos. Amennyiben a kutató a kutatóterem rendjét bármi módon megzavarja vagy a kutatott iratanyag állapotát veszélyezteti, és e tevékenységét a kutatótermi felügyelő felszólítására sem függeszti fel, a kutatóterem felügyelője az iratanyagot visszaveheti és értesíti a vezetőt, aki végső esetben a kutatási engedélyt visszavonhatja A kutatóterembe a kutató csak íróeszközt, saját jegyzeteit, írólapokat, hordozható számítógépet és digitális fényképezőgépet vihet be. Egyéb csomagjainak biztonságos őrzéséről a Levéltár gondoskodik A kutatóterembe ételt, italt bevinni, valamint dohányozni, mobiltelefont használni vagy a többi kutatót bármi módon zavarni tilos A Levéltár kutatótermei éves állományrevízió miatt minden év augusztus 1. és 20. között zárva tartanak. A kutatószolgálat minden évben a december 24-t megelőző utolsó munkanap 12 órától a következő év első munkanapján, délelőtt 10 óráig szünetel. 4. Az iratanyag kiadása és visszavétele 4.1. Az iratok őrzési helyükön kutathatók, a budapesti központi épület vagy a Levéltár Nagykőrösi Osztályának kutatótermében. Az adott iratanyag ideiglenes átszállítása csak indokolt esetekben, a Levéltár Vezetőjének külön engedélyével lehetséges Az érvényes kutatási engedéllyel rendelkező kutató kérőlap (III. 6. melléklet) és őrjegy kitöltésével igényelhet levéltári anyagot. A kérőlapon a lehető legpontosabb jelzet megadására kell törekedni. Minden fond/állag esetében külön kérőlap, minden jelzethez külön őrjegy kitöltése szükséges. Egy kérőlapon egy doboz vagy csomó, 10 kötet, mikrofilm esetében 5 filmdoboz, ügyiratok esetében 10, térképek esetében 5 db jelzet igényelhető. Egy alkalommal legfeljebb 4 kérőlap adható le. Amennyiben a levéltári iratanyag speciális előkészítést (leszámozás, anonimizálás) nem igényel, a Levéltár a raktári egységenként (doboz, csomó, kötet, mikrofilm) kért anyagot három, az ügyiratonként kért anyagot öt munkanapon belül bocsátja a kutató rendelkezésére. Amennyiben az iratanyag speciális 6

7 előkészítést igényel (oldalak számozása, anonimizálása stb.), annak kiadása nyolc munkanapon belül történik A kutatók a kutatni kívánt iratanyag pontos jelzetének ismeretében kutatótermi kéréseiket ben vagy telefonon is leadhatják a kutatószolgálatnak. A kérőlapokat ebben az esetben a kutatószolgálat munkatársai töltik ki Amennyiben a kutató a kikért iratanyagot 10 munkanapon belül nem veszi át, és nem jelzi, hogy mikor keresi fel a kutatótermet, akkor a kutatószolgálat az iratanyagot figyelmeztetés nélkül visszaküldi a raktárba A kutatók egyszerre csupán egy kérőlapon kért iratanyagban folytathatnak kutatást. Ha egy kutató több kérőlapon kért iratokat, következő kérőlapon szereplő iratanyagot csak akkor kaphatja meg, ha az előzőt már visszaadta. A kutató kérheti, hogy a visszaadott iratanyagot ne vigyék vissza a raktárba, hanem tartsák a számára előkészített iratok között. A kutató újabb kérőlapo(ka)t csak akkor adhat le, ha az előző kérőlapo(ko)n kikért anyag kutatását már befejezte Az iratok előkészítésénél azok keletkezési évét, jellegét és mennyiségét egyaránt figyelembe kell venni. Csak leszámozás után kerülhetnek kiadásra az 1876 előtt keletkezett iratok, valamint keletkezési évtől függetlenül minden ügyiratonként kért iratanyag. Azok az iratok, melyek keletkezési évétől számított 90 év még nem telt el, amennyiben az anyag jellegéből vagy a raktárjegyzékből egyértelműen nem deríthető ki, hogy tartalmaznak-e személyes adatokat, csak szálankénti átnézés és szükség szerint anonimizálás után kerülhetnek kiadásra. (Kivéve tudományos kutatók esetén. Lásd 2.8 és 2.9. pont) A kutató a kutatóterem felügyelőjétől veszi át az anyagot és az átvételt a kérőlapon és a kutatónaplóban aláírásával ismeri el. A napi kutatás befejezésekor az iratokat a kutatótermi felügyelő ellenőrzi és veszi vissza, amelyet a kutatónaplóban aláírásával elismer. A kutatónak kiemelt és a napi kutatás befejezésével visszaadott iratanyagot a kutatótermi felügyelő a kutató számára fenntartott, lezárt szekrényben helyezi el. A kiadott levéltári anyagban a kutatás végleges befejezését a kutató a kérőlapon jelzi. Amennyiben a kutató előzetes bejelentés nélkül a számára kikészített anyagban a kutatást 30 napon belül nem folytatja, a kutatóterem felügyelője az anyagot a raktári helyére visszaküldi. 5. Szolgáltatások 5.1. A kutatótermi felügyelő a kutatás megkezdése előtt a kutató rendelkezésére bocsátja a levéltár segédleteit, valamint tájékoztatja kutatási lehetőségekről. Amennyiben az szükséges, a kutató az igény felmerülésétől számított két munkanapon belül konzultálhat a kijelölt referenssel. 7

8 5.2. A kutatók telefonon, -ben vagy postai levélben tájékoztatást kérhetnek kutatásuk feltételeiről és lehetőségeiről A levéltár magánszemélyek részére kutatást nem végez, de elégséges információk alapján ingyenes adatszolgáltatást nyújthat. Anyakönyvi bejegyzés kutatása esetén minimum feltételként meg kell adni az anyakönyvi esemény jellegét (születés, házasság, halál), a kiállítás helyét, az érintett személy(ek) nevét és legalább a kiállítás évét. Egyéb kutatás esetében a szükséges és elégséges adatokat az iratanyag jellege határozza meg A kutatásra kiadott levéltári anyagról a kutató saját költségén, erre rendszeresített kérőlapon (III. 7. melléklet) igényelhet másolatot. Az irat másolhatóságára az engedélyt a Vezető adja meg A másolás költségeit a mellékletben szereplő árjegyzék határozza meg. (III. 8. melléklet) A másolás elvégzése előtt a kutatótermi felügyelő külön is tájékoztatja a kutatót a másolás összdíjáról A levéltár két munkanapon belül legfeljebb 25 lap terjedelmű irat másolását vállalja. Nagyobb mennyiségű irat másolásának megrendelése esetén a határidő ezzel arányosan nő A másolás nem járhat az anyag rongálódásával. Nem másolható szakkönyvtári könyv, 1526 előtti levéltári anyag, semmilyen bekötött vagy veszélyeztetett anyag, illetve amelyekről mikrofilm vagy egyéb másolat már készült A másolat(ok) átvétele minden esetben személyesen, a másolási díj kiegyenlítése készpénzes fizetéssel történik. Postai kézbesítésre és banki átutalással történő fizetésre csak egyedi esetekben (külföldi vagy mozgáskorlátozott kutató) van lehetőség, a Vezető külön engedélye alapján A kutató a kutatásra kiadott iratokról saját digitális fényképezőgépével is készíthet felvételeket, amelyhez fotójegy váltása szükséges. (III. 9. melléklet) A fotózás megkezdése előtt a kutatónak értesítenie kell a kutatótermi felügyelőt, aki kiállítja a fotójegyet. Anyakönyvi kutatás esetén, függetlenül attól, hogy a 2.6. pontban meghatározott védelmi idő már letelt, csak a kutatási témában meghatározott személye(ek)re vagy család(ok)ra vonatkozó bejegyzés kerülhet rögzítésre, az egyazon oldalon szereplő többi bejegyzést ki kell takarni Hordozható iratszkenner a Levéltár kutatótermeiben nem használható! A látogatójeggyel rendelkező személy jogosult használni a Levéltár szakkönyvtárát. A kézikönyvtárban megtalálható könyvek az erre rendszeresített könyvtári őrjegy kitöltésével a kutatóterem felügyelőjétől kérhetők, a kutatótermekben elhelyezett katalógusban szereplő könyvek a Levéltár könyvtárosától kérhetők. 8

9 Záró rendelkezések A Szabályzatban nem érintett kérdésekre vonatkozóan az I. fejezetben felsorolt törvények és rendeletek előírásait kell figyelembe venni. Jelen Szabályzat március 1-jén lép hatályba. Budapest, február 23. Dr. Héjjas Pál igazgató 9

10 A kutatási szabályzat mellékletei: I. A Pest Megyei Levéltár kutatótermeinek nyitvatartási rendje Központ Nagykőrös Hétfő Kedd Szerda Csütörtök Péntek II. Törvények és rendeletek (1.) - az évi LXVI. törvény (Ltv) IV. fejezete (2.) - az évi LXV. törvény (államtitokról és a szolgálati titokról) (3.) - az évi LXIII. törvény (személyes adatok védelme, közérdekű adatok nyilvánossága) (4.) - az évi XLVII. törvény (egészségügyi adatok védelme) (5.) - az évi CXL. törvény (a kulturális javak védelméről) (6.) - az évi CXII. törvény, VII. fejezete (pénzügyi iratok kutathatósága) (7.) - 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelete (személyes adatok másolása elleni tiltakozási jog gyakorlása) (8.) - 6/2002. (II. 27.) NKÖM rendelete (kutatást engedélyező kuratórium működése) (9.) - 13/2002. (I. 31.) Korm. rendelet (holocaust dokumentumok másolása) (10.) -10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletének VI. fejezete (levéltári szakmai követelményrendszer) (11.) /1999. (IK 6) IM tájékoztató (személyes adatok kutatása külföldiek által) III. Nyomtatványok 1. Felelősségvállalási nyilatkozat (2.1. ponthoz) 2. Látogatójegy 3. Kutatási kérelem 4. Támogató állásfoglalás (II ponthoz) 5. Kutatói nyilatkozat (II ponthoz) 6. Kérőlap 7. Másolat-megrendelőlap 8. Másolatok díja 9. Fotójegy 10