Hatékony létesítménygazdálkodás

Átírás

1 ÜZEMFENNTARTÁSI TEVÉKENYSÉGEK Hatékony létesítménygazdálkodás Tárgyszavak: létesítménygazdálkodás; szervizszolgáltatás; hatékonyságvizsgálat; üzemfenntartás-szervezés. A nagy értékű tárgyi eszközök a termelés stratégiai erőforrásai, így indokolt megkeresni a leghatékonyabb felhasználásukat, több változat összevetésével. Ezek egyike a hatékony létesítménygazdálkodás (facility management FM), akár a vállalat saját tulajdonaként, akár a létesítmények külső üzemeltetőjével kötött hosszabb távú szerződés alapján. Ipartelepek létesítménygazdálkodása A gyakorlatban sikeresek az olyan szolgáltatások, amelyek lényege, hogy a lakás, iroda és más ingatlan bérlői az épületben az igényük szerinti ellátást is kaphatnak, pl. az energia-, az épületgépészeti, a távközlési és az informatikai hálózatok rendelkezésre bocsátásával, és más szokásos üzleti szolgáltatásokkal. Vannak olyan szolgáltatási csomagok is, amelyeket termelő (pl. ipari) tevékenységek létesítményeiben vesznek igénybe, például a bérelt üzemcsarnokban, ipari park megfelelően ellátott épületeiben. A fő eltérés a lakáshoz, irodához képest abban rejlik, hogy a bérelt ipari ingatlan csak komplex követelmények teljesítése esetén felel meg a rendeltetésének, a termék, valamint a technológia konkrét előírásai szerint. Egy lakás vagy iroda sokféle bérlőt fogadhat, az ipari ingatlant viszont rendszerint egyedi igényeknek megfelelően kell kialakítani, fenntartani. Az ipari ingatlanok bérbeadói, üzemeltetői többek között a felszerelt gépek, gépi berendezések üzemfenntartására is vállalkozhatnak, ami a teljes élettartamot átfogó üzleti stratégiát is igényel az előkészítés szakaszában. Ezek az igen összetett szolgáltatások igazodnak a termelés kiszolgált folyamataihoz, vagyis az optimális létesítménygazdálkodás eredményei elválaszthatatlanok az elsődleges folyamatok jellemzőitől.

2 Az ipari létesítménygazdálkodás (industrial facility management IFM) konkrét feltételei egyaránt függnek a kiszolgált elsődleges termelési folyamat technikai igényeitől, épületállományától, környezeti, minőségi jellemzőitől, a pénzügyi sajátosságoktól, valamint a szervezettől és a foglalkoztatottaktól. Össze kell hangolni egyrészt az épített ingatlant, másrészt a működtetett eszközöket azokkal a komplex szolgáltatásokkal, amelyeket a bérlők hosszabb távon az IFM szerződésében igényelnek (1. ábra). célok meghatározása tényleges helyzet meghatározása előforduló fogyatékosságok elemzése (gyengepontok) kockázatok elemzése a feltételezett objektív és szubjektív veszélyekkel a szolgáltatás kereteinek tervezése: prioritások, időbeliség, veszélyek stb. a szolgáltatás tartalma, ajánlati jegyzék és a vállalás feltételei pl. elszámolási bázis, kockázatviselés, hibalehetőségek, egyéb körülmények a szolgáltatás kezdeti próbái, az eljárások bemutatása, értékelése a felek megállapodása, a megrendelt szolgáltatások dokumentálása, teljesítése a teljesítés ellenőrzése 1. ábra A megrendelők igényének elemzése az ipari létesítménygazdálkodás szolgáltatásaira A szolgáltatás ajánlatának kialakításához kellő ismereteket kell szerezni pl. a gazdálkodási feladatban érintett termelőberendezések, épületek, épületgépészeti hálózatok stb. elhelyezéséről, állapotáról, az elvégzendő feladatok műszaki feltételeiről. Sok függ attól, hogy a kiszolgált

3 létesítmény bérlője milyen minőségbiztosítási rendszert, illetve ún. TPM rendszert (termelésbe integrált karbantartási rendszert) alkalmaz, és ez alapján a termelésben résztvevők milyen üzemfenntartási és ellenőrzési feladatokat oldanak meg a megrendelt IFM létesítménygazdálkodással összefüggésben. A felek rendszerint abban állapodnak meg, hogy a termelési folyamat rendelkezésre állása meghaladja a szerződés szerinti szintet, tehát kellő biztonsággal végezhetők a termelési folyamatok. A teljes szolgáltatáscsomag egyaránt tartalmazhatja az épületekre, valamint a gépi berendezésekre vonatkozó üzemfenntartást, hiszen az ingatlan is fontos szerepet játszik az értékalkotási folyamatokban, mivel megfelelő térbeli elhelyezést nyújt a munka- és a logisztikai folyamatoknak. Az épületek és a hozzájuk kötött infrastruktúra berendezései viszont kevésbé változtathatók, mint az ipari folyamatok gépei, egyéb felszerelései. Nagy figyelmet érdemelnek ezért az optimális szállítási útvonalak a legkedvezőbb anyagáramlás megvalósítására. A munkafolyamatok hatékony ütemezése A hatékony létesítménygazdálkodás tervezőinek azzal is számolni kell, hogy a termelési folyamat karcsúsítása során változtathatják a logisztikai követelményeket. Évtizedekkel ezelőtt a termelés ütemességére tekintettel sokféle műveletközi, üzemközi pufferraktárt alakítottak ki, amelyek növelték a gyártás költségeit. A termelési folyamat karcsúsítása azzal is jár, hogy az üzemben alig marad készletezett munkadarab vagy anyag, éppen akkor kell átadni a következő munkahelynek az inputot, amikor azon várakozás nélkül megkezdhetik az előírt művelet végzését. Különösen az autóiparban követelmény az ilyen üzemszervezés (just-intime JIT). Az IFM olyan módon segítheti a termelési folyamat hatékonyságának növelését, hogy feltárja a felesleges, illetve hibás részfolyamatokat, amelyek megfelelő fejlesztésekkel, szervezési intézkedésekkel megváltoztathatók. Ilyen megközelítéssel az üzemfenntartók feladatait az épületek és a gépek teljes élettartamra megállapított optimuma alapján rögzítheti a megállapodás. Figyelembe kell venni az elemzésekben azokat a reális kockázatokat, amelyek a hibás termékekkel, a gépek üzemzavaraival, az üzemi balesetekkel, környezeti károkkal, elhúzódó gépállásokkal stb. kapcsolatosak. Az üzem hatékony irányításának egyik lényeges feltétele, hogy a létesítménygazdálkodás is hibátlanul működtesse az értékalkotás tárgyi feltételeit, mind az épületeket, mind a termelési folyamatban alkalmazott egyéb eszközöket illetően.

4 Saját vagy külső karbantartás? esettanulmány A következő esettanulmány olyan létesítménygazdálkodással foglalkozó nagyvállalat gyakorlatát ismerteti, amely főleg az épületgépészet, a fémszerkezet, az elektrotechnika és az ipari berendezések szakfeladatait végzi, szolgáltatási szerződés alapján. A Hörmann Industrietechnik német vállalat partnerei alapvetően IFM szolgáltatást vesznek igénybe, ezeket az üzemfenntartó gárdájuk mind szolgáltató, mind termelő, mind nem termelő létesítményekben teljesíti. Igény szerint átvállalják a partner szerszámellátását, a létesítmény hatékony működtetésével kapcsolatos műszaki szolgáltatásokat. Az esetek bizonyos részében nagyon szoros a szervezési, térbeli kapcsolat az említett létesítménygazdálkodási szolgáltatás és a kiszolgált folyamatok között, ezért indokolt, hogy a német anyavállalat a megrendelő közelében álljon rendelkezésre leányvállalataival (pl. magyarországi, szlovákiai, cseh, portugáliai, brazíliai, osztrák, lengyelországi és kínai). A Volkswagen is igénybe vesz például ilyen komplex szolgáltatást egyik lengyelországi motorgyárában (Poznan/Polkowice), ahol 1999 óta a szolgáltató kihelyezett szervizszolgálata működik, a termelési folyamatba integráltan. A lengyelországi szolgáltatók részére kezdetben a motorgyár területén adtak helyet, azonban a felfutó üzemfenntartási feladat indokolta, hogy a Hörmann Serwis Polska leányvállalat a VW Motor Polska autómotorgyár közvetlen közelében 1500 négyzetméter alapterületű saját ipari üzemet létesítsen. A szolgáltatást megrendelő motorgyártó üzemekben összesen 10 gyártó- és szerelővonal üzemfenntartását végzik, ez a feladat több mint 100 gépre, és összesen négyzetméter alapterületű ipari üzemre vonatkozik. A motorgyár által igénybe vett szolgáltatás egyik része létesítménygazdálkodás, ezeket az IFM feladatokat 20 szakember látja el, a másik pedig a gépek karbantartása, üzemfenntartása, mintegy 100 műszaki munkatárssal. A motorgyár számára kedvező, hogy az eszközök teljes üzemfenntartási feladatáért egyetlen szakvállalat felelős. A szolgáltatás kiterjed minden termelő és kiszolgáló folyamat eszközére, mind az épületekre, mind a gépekre, és minden lehetséges üzemfenntartási feladatra a rendszeres felülvizsgálattól és karbantartástól az üzemzavarok sürgős elhárításán át a gépjavításig, épületek átalakításáig. A szolgáltatás tartalmazza az említett üzemfenntartási feladatok tervezését, kivitelezését, technológiai szerelését, szükség szerint alvállalkozókat is igénybe véve, pl. a speciális gyártóberendezések felújítása, nagyjavítása esetén.

5 A szolgáltatások követelményeit a lengyelországi motorgyár szabja meg, a stabil és optimális termelési folyamat mindenkori szükségletei alapján. A felek egyeztetik a tartalék alkatrészek beszerzésével, készletezésével kapcsolatos kötelezettségeket, illetve a költségek alakulását, elosztását. A szolgáltató feladata a teljes épületgépészeti rendszer működtetése, karbantartása. Az épületgondnoki feladat része az is, hogy a motorgyár energiafogyasztását a szolgáltató dokumentálja, és elemzi a víz-, áram-, gázfogyasztás alakulását, feltárja a megtakarítási lehetőségeket. A szolgáltatás 1999-ben indult, 2002 óta a külső üzemfenntartótól megrendelt munkákat napi 24 órában végzik a motorgyárban, ünnepnapokat sem tartva. Véleménykutatás eredményei Németországban Véleménykutatást tartottak 2004 októberében, és ez alapján tanulmányt készítettek a hatékony létesítménygazdálkodás gyakorlatáról, távlati szerepének megítéléséről. A mintegy 300 vállalatra kiterjedő felmérés alapján megállapítható, hogy nagyon sokféle szervezeti megoldás alakult ki az FM feladataira, hagyományosan a gazdasági szervezet saját erőivel. Van, ahol ezeket a műszaki feladatokat központi üzemfenntartó szervezetre bízzák, de olyan megoldás is van, hogy egymástól elkülönülten működik pl. az információtechnika, az energetika, az épületek üzemfenntartása és gazdálkodása, valamint a technológiai folyamatok gépeinek karbantartása. A központi gondnoki feladatok mellett többféle létesítménygazdálkodási teljesítményről helyileg dönthetnek, ilyen decentralizált ügy pl. az épülettakarítás, üzemi étkezés és büfé, a hulladékok elszállíttatása stb. A felmérés kimutatta, hogy egészen más megoldások váltak be az ipari jellegű létesítmények gazdálkodásában, mint pl. a szolgáltató vagy kereskedelmi, vendéglátó tevékenységek körében. Az ipari üzemekre inkább jellemző a decentralizált, azaz nem központosítva szervezett létesítménygazdálkodás. A felmért 300 német gazdasági szervezet mintegy 70%-a vesz igénybe valamilyen külső szolgáltatást a létesítményei fenntartásához, azonban csak a válaszolók 42%-ának engedi meg a központ, hogy decentralizáltan dönthessen a munkákról. Az is gyakori, hogy a decentralizált döntés a vállalat egészére összeállított szolgáltatási jegyzék alapján hozható. Az indokolhatja a szabványosított beszerzési ajánlásokat, illetve a központi megoldást, hogy így könnyebben elérhetőnek tűnik az optimum. A válaszok gyakoriságát tekintve a megkérdezett szakemberek 90%-a úgy vélte, hogy a létesítménygazdálkodás révén a folyamatok

6 jobb feltételeit teremtheti meg, és 70%-uk említette a szabványosítás előnyeit. A válaszolók 60%-a szerint időszerű átalakítani a korábbi megoldást, pl. a létesítménygazdálkodás újabb szerződési feltételeivel, és 40%-uk szerint össze kell hangolni a különféle szolgáltatásokat. Ehhez közeli (35%) az olyan vélekedések aránya, hogy a korábbinál kevesebb szolgáltatóra lenne szükség, és a válaszok 25%-a szerint csomagba célszerű összevonni a szolgáltatásokat. Csak a válaszolók 15%-a tartja előnyösnek, hogy a létesítménygazdálkodást teljes egészében belső erőkkel oldják meg. Külső szolgáltatók közreműködése esettanulmány A következő esettanulmány az MTU Aero Engines müncheni gépgyár gyakorlatát ismerteti a létesítménygazdálkodás szervezésében. A németországi vállalat fő tevékenysége repülőgépmotorok gyártása, felújítása, ebben a szakmában vezető szerepe van. Az MWZDIB Facility Management szakvállalat (a továbbiakban FM) szerződés keretében látja el a müncheni gyártelep műszaki fenntartási feladatait, továbbá a hulladékgazdálkodást, és üzemelteti a teljes energia-, gáz- és vízellátó rendszert. Hosszabb előkészítő szakasz eredményeként állították össze azokat a létesítménygazdálkodási feladatokat, amelyekért az FM szakvállalat felelős. A szolgáltatási szerződést hosszabb távra, legalább 10 évre kötötték, a megbízás összes értéke mintegy 20 millió euró. A gépgyártó vásárolja meg az energiát és más energiahordozót, vízszolgáltatást, és az összes fenntartott eszköz is az FM megrendelőjének tulajdonában marad. A szerződés úgy rendelkezik, hogy a felek együttműködve részletes programot készítenek, amelyben évente egyeztetik az elvégzendő nagyobb javításokat, felújításokat, valamint a tervezett beruházásokat. Az FM szakvállalat ezek elvégzésére is vállalkozhat, a fenti folyamatos szolgáltatásain túlmenően. A megrendelő gépgyár számvitelében korábban a fix költségeket növelte az üzemfenntartás, a külső szerződés révén ezek a továbbiakban változó költségként kezelhetők. Sokkal rugalmasabb lett a költséggazdálkodás, csak a partner tényleges teljesítéseinek megfelelően lép fel fizetési kötelezettség, mégpedig a szerződésben megállapított feltételekkel. Jobban áttekinthetővé váltak az üzemfenntartás költségei, a megbízott minden elvégzett feladata részletesen elemezhető. Az FM szakvállalat a megrendelőtől teljesen függetlenül alakíthatja ki a szolgáltatás folyamatait, mégpedig a lehető leghatékonyabb műszaki és szervezési feltételekkel.

7 A hosszú előkészítési szakasz tartalmát a 2. ábra vázolja, kiegészítve a cél meghatározásának, a partner kiválasztásának, az igénypontok összeállításának és a szerződés kialakításának szakaszait a teljesítésről szóló jelentések, monitoring, valamint a minősítés folyamatos feladataival, ide értve a hatékonyság és minőség javításának indokolt intézkedéseit is. célmeghatározás partnerválasztás igények összeállítása szerződés kialakítása jelentés, monitoring auditálás döntés 1 benchmarking a belső és külső egyeztetés ajánlattevő minden szolgáltatás az üzemi projektteam vállalat előminősítő eljárása 3 ajánlattevőről folyamatra értékelése tanáccsal ajánlás a 2 folyamat saját költségek irányár, cél, költség, megengedett tűrés tárgyalás további meghatározása funkciók pontos tárgyalási leírása meghatározása eljárás meghatározása menetére 3 egy vagy két partner kiválasztása irányítás részletezése a B.I.L.D. megosztás kifejtése berendezés, infrastruktúra állapotának meghatározása jövőbeni együttműködés megrendeléseinek koordinálása árajánlatok, ártárgyalás megállapodás a csatlakozási helyekről 4 szerződés tartalmának kialakítása a szerződés mellékletei tárgyalások a szerződésről záró tárgyalások a szerződés aláírása 5 megvalósítás, felelősség átadása a B.I.L.D.* monitorozása (saját) a B.I.L.D. jelentései (partner) üzemeltetés felelőssége rendszeres üzemeltetés kezdete 6 folyamatos éves a vezetőség kontrolling auditálás beszámolója * B.I.L.D.-módszer, eszköz az integrált folyamatok leírására (Betreuung, In-Ganghaltung, Lieferung, Dokumentation). 2. ábra Az FM szakvállalat feladatainak egyeztetési folyamata hat lépésben A partner kiválasztását előminősítő eljárás előzte meg, erre 10 szakvállalat ajánlatait kérték be. A részvételi eljárás során értékelték a

8 potenciális partnerek alkalmasságát és kiválasztották a 3 legjobb szolgáltatót. Az ajánlattételi eljárásra versenytárgyalást hirdettek, megszabták az irányárakat és a pályázatok alapján egy vagy két szolgáltató műszaki és gazdasági adatait vették figyelembe a megrendelő döntésének előkészítésére. A szerződés feltételeit több tárgyalási fordulóban véglegesítették, részletes mellékletek írják elő a műszaki és a gazdasági specifikációt. A sikeres záró tárgyalást követően írták elő a 10 évre szóló szolgáltatási szerződést. A feladatok megosztásában 4 nagy kategóriát alkalmaztak: a folyamatok egészének gondozása, pl. az üzem vezetése, az egyes berendezések felelőssége, a működőképesség fenntartása, ez arra vonatkozó felelősség, hogy az előírt állapotot rendszeresen helyreállítják, és meghatározzák, értékelik a tényleges állapot jellemzőit a részfolyamatokban működtetett minden eszközre, szállítás, olyan tartalommal, hogy az üzemeltetéshez szükséges anyag, energia, más közeg rendelkezésre áll az előírt jellemzőkkel, kiviteli formában, állapotban, dokumentálás olyan tartalommal, hogy az egyes részfolyamatokról a jogszabályoknak megfelelő leírások készülnek, olyan adatokkal, információkkal, amelyek az elemzéshez, az optimum meghatározásához, valamint a jelentésekhez szükségesek. Az FM szakvállalat szerződéses feladata a következő szolgáltatásokat tartalmazza: a gyártelep áramellátó rendszere (10 kv/400 V/230 V feszültségekkel) teljes üzemvitellel, a gyártelep hőszolgáltató rendszere, teljes üzemvitellel, sűrítettlevegő-ellátó rendszer, vízellátás rendszerei (vezetékről, saját kiemeléssel és visszaforgatással), hulladékgazdálkodás, gázellátás rendszere (földgáz, műszaki gáz, üzemanyag egyaránt), szennyvíz kezelése, tisztítása. A megrendelő és az FM-szakvállalat közötti munkamegosztás minden részletét egyeztették, szöveggel és ábrákkal dokumentálták. Ez alapján döntötték el a koordinálás, szervezés menetét is, hogy a teljesített szolgáltatások minőségét és alkalmasságát meghatározzák. Összeállította: Gittlár Ferencné

9 Irodalom Wiesinger, G. F.: Industrial Facility Management: ein ganzheitlicher Managementansatz. = Industrie BAU, 51. k. 2. sz márc./ápr. p Siebenlist, B.; Füssel, H.: Full Service zu jeder Zeit and jedem Ort. = Industrie BAU, 51. k. 2. sz márc./ápr. p Füchternbusch, M.: Facility Management im Focus. = Industrie BAU, 51. k. 2. sz márc./ápr. p. 62. Odin, S.: Erfolgreiches FM-Outsourcing. = Industrie BAU, 51. k. 2. sz márc./ápr. p EGYÉB IRODALOM Burstein, L.: Relationships for machine thermal diagnostics: theoretical and empirical considerations. (A termikus gépdiagnosztika összefüggései: elméleti és gyakorlati megfontolások.) = NDT&E International, 38. k. 1. sz p Sun, J.; Hong, G. S. stb.: Improved performance evaluation of tool condition identification by manufacturing loss consideration. (A szerszám állapotfigyelésének javított értékelése a gyártási veszteség meghatározásával.) = International Journal of Production Research, 43. k. 6. sz márc. 15. p