Változó Világ Szociális Egyesület. Minőségirányítási Kézikönyv

Átírás

1 Változó Világ Szociális Egyesület Minőségirányítási Kézikönyv Munkaerő-piaci szolgáltatások Debrecen november Változó Világ Szociális Egyesület 4024 Debrecen Rákóczi u. 62/A. Telefon: 52 / cím:

2 A KÉZIKÖNYV HATÁLYBALÉPTETÉSE Ezen Minőségirányítási kézikönyvet a Változó Világ Szociális Egyesület vezetője adja ki, hogy ezzel dokumentálja a Változó Világ Szociális Egyesület munkaerő-piaci szolgáltatásainak tevékenységére kiépített minőségirányítási rendszerének működését, alapelveit, meghivatkozott eljárásait, a felelős személyek feladatát, hatáskörét és illetékességét. Jelen Minőségirányítási kézikönyvet megvizsgáltam és az átvizsgálás megfelelő eredménye alapján jóváhagyom. A kézikönyv 2. fejezetében megfogalmazott célok és alapelvek megvalósítása érdekében ezen 1. kiadású minőségirányítási kézikönyvet a mai nappal hatályba léptetem. A kézikönyv alkalmazását az Egyesületben dolgozó teljes személyzete számára kötelezően elrendelem, ezért minden vezető és beosztott dolgozók kötelesek a rájuk vonatkozó és a minőségirányítással összefüggő tevékenységűket jelen kézikönyvben leírtak alapján végezni egyesület elnöke 1.változat 2/24

3 Tartalomjegyzék 1. Az Egyesület bemutatása Alapadatok Bemutatás Munkaerő-piaci szolgáltatások jegyzéke A Változó Világ Szociális Egyesületszervezeti felépítése Vezetői nyilatkozatok A Változó Világ Szociális Egyesület küldetése A Változó Világ Szociális Egyesület jövőképe Minőségirányítási rendszer bemutatása A minőségirányítási rendszer felépítése Dokumentációs rendszer felépítése Feljegyzések kezelése Vezetői felelősség A vezetőség elkötelezettsége Felelősségi körök és hatáskörök Vezetés felelőssége Jogi megfelelés Stratégiai - és éves tervezés Stratégiai tervezés Szervezetfejlesztési terv Szolgáltatás fejlesztési terv Működési rend biztosítása Partnerkapcsolatok irányítása, partneri adatok kezelése Belső kapcsolattartás Külső kapcsolattartás Ügyfélfogadási és tájékoztatási rendje Emberi erőforrások biztosítása Általános útmutatás Felkészültség, tudatosság és képzés Gazdasági erőforrások biztosítása Pénzügyi feltételek biztosítása Tárgyi feltételek biztosítása A szervezet működtetése A konkrét szakmai folyamatok leírása (Munkautasítások) Azonosítás és nyomonkövethetőség Biztonság, megváltozott munkaképességűek kezelése Munkavédelem Munkakörnyezet Megváltozott munkaképességűek kezelése Mérés, elemzés, javítás (kapcsolódó mutatórendszer) Figyelemmel kísérés és mérés Az Egyesület zárt szervezeti önértékelése A nem megfelelő szolgáltatás kezelése Panaszkezelés Helyesbítő, fejlesztő intézkedések Érvényes dokumentumok jegyzéke változat 3/24

4 1. Az Egyesület bemutatása 1.1 Alapadatok Neve: Változó Világ Szociális Egyesület Közhasznúsági fokozat: közhasznú szervezet Székhelye: 4024 Debrecen, Rákóczi u. 62/A. Telefon: 52/ cím: Az Egyesület működésének kezdő időpontja: Elnök neve: Petrovánszki Norbert Minőségirányítási felelős: TAMOP projektmenedzser 1.2 Bemutatás A Változó Világ Szociális Egyesületet augusztus 15-én hozták létre Debrecenben szociális munkás és jogász fiatalok, azzal a célkitűzéssel, hogy különféle komplex segítő szolgáltatásokat fejlesszen ki és koordinálja azok működését és a hozzájuk kapcsolódó tevékenységeket, a kihívással élő emberek és hozzátartozóik életminőségének javítása érdekében. Egyesületünk kiemelten fontosnak tartja a kevesebb lehetőséggel élők esélyegyenlőségének biztosítását, önálló életvitelük elősegítését, társadalmi integrációjuk gyakorlati megvalósulását, melynek alapfeltétele az integrált egyéni és össztársadalmi gondolkodás. Ennek érdekében fő célcsoportunk a fiatalok, mint a jövő véleményformálói, leendő döntéshozói és a következő nemzedék szülei, nevelői. Bevonjuk őket a mozgáskorlátozott fiatalokkal közös tevékenységekbe, a non-formális oktatás eszközeivel közvetítve az elfogadás, tolerancia elvét. A Fiatalok Lendületben Európai Uniós program keretében integrált ifjúsági programokat tervezünk és valósítunk meg kevesebb lehetőséggel élő fiatalok számára. Kiemelt célunk széles körben bevonni a kihívással élő, és valamilyen kisebbségben lévő társadalmi csoporthoz tartozó, illetve kulturális, családi, vagy bármely szociális okból hátrányos helyzetű fiatalokat is az Európai Uniós polgárosodási folyamatokba. Megvalósítottuk megváltozott munkaképességűek integrált foglalkoztatását, biztosítva számukra az akadálymentes környezetet, a megfelelő munkakörülményeket és munkaeszközöket, és az - előzetesen felmért - egyéni szakképesítéseknek, képességeknek, készségeknek, adottságoknak, munkatapasztalatnak megfelelően kialakított munkaköröket. Tanfolyamokat, oktatással kapcsolatos projekteket, ismeretterjesztő előadásokat tervezünk és valósítunk meg együttműködő partner szervezeteinkkel közösen. Integrált programokat tervezünk és valósítunk meg. Véleményünk szerint embertársainknak, gyermekeinknek, fiataljainknak a leghatékonyabban a gyakorlatban oktathatjuk az elfogadást, toleranciát. Az integrált munkavégzés, valamint programok során úgy találkozhat, beszélgethet, tanulhat valaki kihívással élő emberekkel, hogy nem a segítségre szorulót, a fogyatékkal élőt, vagy a beteget látja a másikban, hanem az embert. Folyamatosan feltárjuk a célcsoport hátrányát okozó tényezőket és dinamikusan fejlődve kiépítjük a minden érintett számára kielégítő és elérhető megoldási formákat. Ennek érdekében szolgáltatásaink, segítő lehetőségeink és programjaink köre folyamatosan bővül. 1.változat 4/24

5 Főbb projektjeink: - GPS - Green power support - Ifjúsági csere a Fiatalok Lendületben Program támogatásával, - Mixchange - Ifjúsági csere a Fiatalok Lendületben Program támogatásával, - Képzéssorozat a fiatal szervezetekért (három modulos képzést valósítottunk meg), - "A legkisebb fiú" - mesék nélkül a szegénységről (társadalmi tudatosság növelése.) - ''Szenvedélyem az egészségem'' - Egészségre nevelő és szemléletformáló életmód program szenvedélybetegek számára Balkány városában - Mozogj korlátok nélkül YIA Ifjúsági Kezdeményezés 1.3 Munkaerő-piaci szolgáltatások jegyzéke Tevékenység körünk bővítése érdekében az alábbi munkaerő-piaci szolgáltatás nyújtásra készültünk fel: - pályaorientációs csoportos foglalkozás, - álláskeresési technikák átadása. 1.4 A Változó Világ Szociális Egyesület szervezeti felépítése A Változó Világ Szociális Egyesület teljes tevékenységét az elnök irányítja, szervezi és ellenőrzi. A szervezeti felépítést az SZMSZ-ben megadottak szerint - az alábbi ábra mutatja be: 1.változat 5/24

6 A szervezet kis létszáma miatt egy adott projekthez kapcsolódóan egy munkatárs több munkakört is betölthet. Jelmagyarázat: 1: az Egyesület minőségirányítási felelős feladatait - a munkaerő piaci szolgáltatás nyújtás területén - a TÁMOP projektmenedzser látja el, 2: Az esélyegyenlőségi munkatárs feladatát a kijelölt munkaerő piaci szolgáltatás ügyintéző biztosítja. 3: A szakmai megvalósítók az Egyesület munkatársai (munkaerő-piaci szolgáltatás ügyintéző), akik külső szakértő (mentor) segítsége mellett végzik munkájukat. A szervezet operatív működéséhez szükséges feltételeket pl. ifjúsági csereprogramok, EVS programok, EU-s projektek stb. az Óvárosi Humán Szolgáltató Központ biztosítja, Együttműködési megállapodás keretében. 2. Vezetői nyilatkozatok 2.1. A Változó Világ Szociális Egyesület küldetése Az Egyesület 2006-ban jött létre Debrecenben azzal a céllal, hogy a kihívással élő emberek életminőségének javítását elősegítse. Munkatársaink szorgos munkája és programjaink egyaránt arra hivatottak, hogy a fenti célt teljesítsük. Folyamatosan feltárjuk a célcsoport hátrányát okozó tényezőket, és dinamikusan fejlődve kiépítjük a minden érintett számára kielégítő és elérhető megoldási formákat. Ennek érdekében szolgáltatásaink, segítő lehetőségeink és programjaink köre folyamatosan bővül. Az Egyesület küldetése: Kihívással élők segítsége 2.2. A Változó Világ Szociális Egyesület jövőképe Hosszútávon fenntartható, a hátrányos helyzetű emberek megsegítésének céljából működő, hasznos, valós szükségleteken alapuló tevékenységeket folytató civil szervezet fejlesztése, mely gyorsan és jól reagál a külső gazdasági társadalmi környezet kihívásaira. Célcsoportjának támaszt, közvetett, vagy közvetlen segítséget nyújt, az Egyesületnél dolgozóknak biztonságos, akadálytalan munkahelyeket. Tagjai közé segíteni akaró embereket választ, külső kapcsolatait célirányosan választja meg. Nyitott az új tevékenységek, szolgáltatások bevezetésére, amennyiben kapcsolódik a korábban meghatározott szervezeti profilhoz. Munkarendjében szabályozott (feladatok, hatáskörök), mégis rugalmas (munkaidő). Nem kirekesztő, egyik legfőbb szempontja az esélyegyenlőség érvényesülése. Tudatos PR tevékenységet folytat, mely által mind szélesebb körben ismerhetőek meg szolgáltatásai, ezáltal több emberhez jutnak el. A jövőben is non-profit végzi szolgáltatásait. 1.változat 6/24

7 3. Minőségirányítási rendszer bemutatása 3.1. A minőségirányítási rendszer felépítése A minőségirányítási rendszer szabályzata a PDCA ciklusra építve - az alábbi fő elemekből áll: Tervezés Feltételek biztosítása Működés szabályozása Mérés/ visszacsatolás Vezetői felelősség Jogi megfelelés Stratégiai- és éves tervezés Működési rend biztosítása Partnerkapcsolatok irányítása, partneri adatok kezelése Emberi erőforrások biztosítása Gazdasági erőforrások biztosítása A szervezet működtetése A konkrét szakmai folyamatok leírása (Munkautasítások) Biztonság, megváltozott munkaképességűek kezelése Mérés, elemzés, javítás (kapcsolódó mutatórendszer) Minőségirányítási kézikönyv tárgya Az Egyesület jelen minőségirányítási rendszere a munkaerő piaci szolgáltatások, valamint ezekhez a folyamatokhoz kapcsolódó tevékenységeket szabályozza, egyéb területek tevékenységeit nem foglalja magában. Kidolgozása során az OFA által kiadott Önértékelési útmutatót, a vonatkozó jogszabályok előírásait, valamint a partneri és a saját elvárásokat vettük figyelembe. Emellett a szervezet működteti a felnőttképzési intézet akkreditációját támogató irányítási rendszerét, melynek bemutatása nem képezi jelen kézikönyv tárgyát. A Minőségirányítási kézikönyv felhasználási köre A Minőségirányítási kézikönyv az Egyesület keretein belül használható. Külső személynek vagy szervezeteknek az elnök engedélyével adható át. Külső a személyek változtatások átvezetésére nem kötelezett példányt kapnak. A Minőségirányítási kézikönyv hatálya kiterjed az Egyesület minőségirányítási rendszere által szabályozott egységének valamennyi dolgozójára, a címoldal Egyesület vezetői aláírását követően. A Minőségirányítási kézikönyv a minőségirányítási vezetőnél - illetve a belső számítógépes hálózaton keresztül - az Egyesület minden érintett alkalmazottja számára hozzáférhető. A Minőségirányítási kézikönyv változtatása A minőségirányítási felelős felel a Minőségirányítási kézikönyv évente legalább egyszeri felülvizsgálatáért, szükség szerinti aktualizálásáért. A módosítások átvezetése fejezetenként, az elnök általi jóváhagyást követően történik. 1.változat 7/24

8 3.2. Dokumentációs rendszer felépítése Az Egyesület munkaerő piaci szolgáltatásihoz kapcsolódó folyamatait a jelen Kézikönyvben, valamint a hivatkozásaiban előírtak (tematikák, munkaköri leírások, stb.) szabályozzák. Az alábbi táblázat összefoglalóan tartalmazza az Egyesület által alkalmazott dokumentumtípusokat. Vezetői nyilatkozatok Minőségirányítási kézikönyv (önértékelés) Munkautasítások Előírások Feljegyzések Küldetés, jövőkép, minőség politika Az Egyesület jövőképét, a minőséggel kapcsolatos elkötelezettségét deklaráló nyilatkozatok Minőségirányítási kézikönyv A minőségirányítási kézikönyv az Egyesület működési struktúrájára épített minőségirányítási rendszerét mutatja be. A kézikönyvet az elnök léptette hatályba, s egyúttal alkalmazását az Egyesület érintett személyi állományára kötelezően elrendelte. Jelen minőségirányítási kézikönyv az Egyesület minőségirányítási rendszerének alapdokumentuma, amely tartalmazza a vezetői nyilatkozatokat, a rendszer folyamatait és kölcsönhatásaikat, a folyamatok rövid leírását, és az azokat részletesen szabályzó dokumentumokat. Az egyes munkaerő piaci szolgáltatás lebonyolításához kapcsolódó specifikus előírások, melyek tartalmazzák a megvalósításhoz szükséges valamennyi előírást. Belső szabályzatok, módszertanok, munkaköri leírások stb. Az Egyesület működésében alkalmazandó olyan lényeges külső vagy belső dokumentumok, amelyek valamilyen követelményt, előírást (módszertani leírásokat, meghatározott teljesítési, működési feltételt, paramétert, stb.), illetve a szolgáltatás értékelésére, minősítésére szolgáló kritériumokat tartalmaznak. Feljegyzések, formanyomtatványok (bizonylatok), jegyzőkönyvek Olyan dokumentumok, amelyek adott tevékenység végrehajtását, vagy annak eredményeit objektív bizonyítékokként igazolják formanyomtatványon (bizonylaton), jegyzőkönyvben, vagy egyéb reprodukálható módon. A feljegyzések alkalmazását és az illetékességeket az adott előírások hivatkozzák meg. Az alkalmazott formanyomtatványokat az egyes utasítások mellékletei tartalmazzák. Elektronikusan a kijelölt számítógépes könyvtárban hozzáférhetők. A rendszerdokumentáció tartalma a belső minőségügyi oktatások keretében ismertetésre kerül, ezzel is biztosítva, hogy az alkalmazottak azonosuljanak a folyamatok hatékony végrehajtásához szükséges ismeretekkel. A minőségirányítási rendszerbe foglalt dokumentumok elkészítéséért és aktualizálásáért elsődlegesen a minőségirányítási felelős felel. A dokumentumok jelölése, jóváhagyása és kiadása A dokumentumokat a megnevezésük, dátum és a kiadás szám azonosítja. A dokumentumok évente felülvizsgálatra kerülnek, érvényesek visszavonásig. A minőségirányítási rendszerben csak jóváhagyott (aláírt) és érvényes dokumentum kerül alkalmazásra. Az Egyesület nevében történő aláírási jogosultságot az Alapszabály tartalmazza. A minőségügyi dokumentumok tárolásának, módosításának, az érvénytelen dokumentumok megsemmisítésének módját a Dokumentumok és feljegyzések kezelése c. utasítás (MK 4.sz. melléklet) tartalmazza. 1.változat 8/24

9 3.3. Feljegyzések kezelése A munkaerő piaci szolgáltatás során alkalmazott feljegyzés típusokat (mintákat) munkaerő piaci szolgáltatásonként a belső szerveren kialakított könyvtár rendszer tartalmazza. A feljegyzések aktuális formátumának alkalmazása a hálózaton közzétett minták alapján biztosított. Az épségük és az olvashatóságuk megőrzése végett az Egyesület a feljegyzéseket megfelelően jellemzően projekthez kapcsolódó csoportosításban - tárolja, gondoskodik azok szóban forgó szolgáltatásokkal való azonosíthatóságáról, visszakereshetőségéről. Az információk tárolása és kezelése során a hozzáférhetőség kizárólag az illetékes személyek számára biztosított, az Adatvédelmi szabályzatban (MK 1.sz. melléklet), valamint a Dokumentumok és feljegyzések kezelése c. utasításban előírtak szerint. 4. Vezetői felelősség 4.1. A vezetőség elkötelezettsége Az Egyesület vezetése meghatározta, dokumentálta, napi tevékenységei során folyamatosan demonstrálja a partneri és jogszabályi követelmények végrehajtása iránti elkötelezettségét. Ennek érdekében a következő intézkedéseket hoztuk: - meghatároztuk a szervezet Küldetését és jövőképét, - kidolgoztuk minőségpolitikánkat, stratégiánkat, szervezetfejlesztési tervünket, - tevékenységünket éves terv kidolgozásával és megvalósításával kapcsoljuk stratégiai terveinkhez, - folyamatosan biztosítjuk az Egyesület működési rendjét, és az ahhoz szükséges erőforrásokat (beleértve a folyamatos fejlesztés és a szervezeti kultúra fejlesztését), - információs és dokumentációs rendszerünket úgy építettük ki, hogy valamennyi munkatársunk tisztában legyen a külső és belső partneri igényekkel és követelményekkel, - vezetőségi átvizsgálásokkal gondoskodunk arról, hogy céljaink megvalósuljanak és a kiépített minőségirányítási rendszerünket eredményesen, és hatékonyan működtessük, - szolgáltatásunkhoz kapcsolódóan partnerközpontú szemléletet tudatosítunk Felelősségi körök és hatáskörök Az alapvető szervezeti viszonyokat, működési és aláírási rendet a Szervezeti és Működési Szabályzat rögzíti. Az Egyesület szervezeti felépítését az 1.4. fejezet szemlélteti. Minden munkatárs Munkaszerződéssel valamint munkaköri leírással rendelkezik. A munkaköri leírásban rögzítésre kerülnek a minőségirányítási rendszer által megfogalmazott követelmények végrehajtásával kapcsolatos személyi kapcsolatok, illetve kölcsönviszonyok, felelősségek, a szükséges szervezeti önállóság és hatáskör. A munkaköri leírásokat az elnök adja ki. A leírást a munkavállaló a munkaszerződés aláírásával veszi át. Egy példány a dolgozóé, a másik példány az irattárba kerül. Alvállalkozói munkavégzés esetén a vonatkozó Megbízási szerződés tételesen tartalmazza az adott munkavégzéssel (tanácsadó) kapcsolatos feladatokat. Minden dolgozó felel az általa végzett munka minőségéért. A minőségirányítási felelős feladata folyamatosan vizsgálni a hatékonyság növelésének, illetve a folyamatok továbbfejlesztési lehetőségét. 1.változat 9/24

10 A közgyűlés, az elnökség és a vezetés feladatait, hatáskörét a Szervezeti és Működési Szabályzat határozza meg. A minőségirányítási felelős felelőssége és hatásköre A minőségirányítási felelős egyértelműen meghatározott hatáskörrel és felelősséggel rendelkezik annak érdekében, hogy létrehozza, bevezesse és működtesse az Egyesület munkaerő piaci tevékenységét szabályozó - minőségirányítási rendszerét. Ezen belül feladata: - önértékelések lebonyolítása, - hatékony minőségirányítási rendszer bevezetése, működtetése, felügyelete és aktualizálása a vonatkozó OFA ajánlásoknak megfelelően, - a minőségalakulás figyelemmel kísérése és a helyesbítő/megelőző tevékenységek meghatározása, végrehajtásának felügyelete, - a belső (munkatársakat érintő) minőségügyi oktatás, képzés, továbbképzések koordinálása és felügyelete. - belső mérések, ellenőrzések eredményei alapján javaslattétel a korrekciókra, fejlesztésre vonatkozóan, - a külső (résztvevői, hatósági, stb.) minőségi követelmények figyelemmel kísérése, elemzése és a végrehajtás koordinálása, - a Minőségirányítási kézikönyv, valamint a kapcsolódó utasítások aktualizálásának, módosításának előkészítése, koordinálása Vezetés felelőssége A vezetés felelős az Egyesület működését meghatározó politikák, stratégiák kidolgozásáért, megvalósításáért. A vonatkozó jogszabályi előírások betartásáért, és a működéshez szükséges erőforrások biztosításáért. A minőségirányítási rendszert a vezetés évente egyszer átfogóan értékeli. Az átvizsgálás kitér a fejlesztési lehetőségek értékelésére és a minőségirányítási rendszerben szükséges változások meghatározására, beleértve az éves terveket. A vezetőségi átvizsgálás bemenő adatai információt tartalmaznak: - Éves tervek megvalósulásáról, - Szervezet fejlesztési tervben előírtak megvalósulásáról, - Szolgáltatás fejlesztési tervekben előírtak megvalósulásáról, - az önértékelés, az ellenőrzések és a vezetői értékelések eredményeiről, - részvevői visszajelzésekről, beleértve a részvevők panaszait, - a folyamatok működéséről és a szolgáltatások megfelelősségéről, Értékelő beszámolók eredményei, - erőforrások biztosítottságáról. - a megelőző és a helyesbítő tevékenységek helyzetéről, valamint - a fejlesztésre irányuló ajánlásokról. A felülvizsgálatok alapján a vezetés gondoskodik az Egyesület minőségirányítási rendszerének folyamatos javításáról, célkitűzéseinek aktualizálásáról. A szervezet vezetőinek felelősségét az SZMSZ valamint az Alapszabály határozza meg. A szervezet elnöke a Közgyűlésnek tartozik beszámolási, elszámolási felelősséggel. 1.változat 10/24

11 5. Jogi megfelelés Az Egyesület minőségirányítási rendszerének működésével kapcsolatos jogi követelményeket a Jogszabály listán tarjuk nyilván. A lista a jogszabály azonosítás mellett tartalmazza a megfelelés értékelést (igazolást) is. Az alaplista folyamatos aktualizálása a minőségirányítási felelős feladata. A jegyzék arra szolgál, hogy az Egyesület vezetőjét segítse a módszeres dokumentum ellenőrzésben. Az önellenőrzés során az egyes dokumentum típusokat elemenként ellenőrizheti a vezető: minden jogszabályban előírt, vagy szakmailag ajánlatos elemet külön sorban jelölünk. Ha az ellenőrzést végző az adott elemet megtalálta az adott dokumentumban, a nyilvántartásban jelöli ( megfelel ) státusz. Ha valamely elemet nem találta meg az ellenőrző, akkor a pótlásra, kiegészítésre utasítást kell adni, esetleg tervet kell kidolgozni. Az önellenőrzés lényege az, hogy az Egyesület számára világos legyen, milyen jogi normáknak nem tud megfelelni egy adott pillanatban, mit kell kijavítania a megfelelés érdekében. A dokumentumok önellenőrzése jogi szempontból: Alapvető általános dokumentumok Alapszabály, Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ). Alapvető szakmai dokumentumok Akkreditációs Kézikönyv (felnőtt képzés), Minőségirányítási Kézikönyv (Munkaerő piaci szolgáltatás), Munkautasítások (MK 5-6. sz. melléklet). Egyesület ügyintézés dokumentumai Adatkezelési szabályzat (MK 1.sz. melléklet), Dokumentumok és feljegyzések kezelése (MK 4.sz. melléklet), Ügyfélszolgálati rend és panaszkezelési szabályzat (MK 3.sz. melléklet). Munkaügyi dokumentumok formai előírások, Munkaköri leírások. Gazdálkodás folyamatát szabályozó dokumentumok Közhasznúsági jelentés, Pénz- és értékkezelési szabályzat, Védelmi jellegű szabályzatok Munkahelyi kockázat elemzés, Érdekvédelmi szabályzatok Esélyegyenlőségi Terv (MK 2.sz. melléklet). 1.változat 11/24

12 Az elnök a jogszabály változásokat folyamatosan figyeli - honlap segítségével -, és vonatkozás esetén az érintetteket - projekt menedzsment üléseken, illetve kör en keresztül - tájékoztatja. A Jogszabálylistát a minőségirányítási felelős aktualizálja. Szükség esetén gondoskodik a törvényi követelményeknek való megfelelésről, melyhez szükséges erőforrás biztosítása az Egyesület elnökének a felelőssége. Az Egyesület működésével kapcsolatos információ - és adatkezelés a törvényi és belső előírásoknak megfelelően történik. Az ezzel kapcsolatos követelményeket az Adatkezelési szabályzat (MK 1.sz. melléklet) tartalmazza. A személyes adatokat tartalmazó iratok tárolási feltételeinek biztosítása, illetve a követelményekben előírtak betartatása az elnök felelőssége. 6. Stratégiai - és éves tervezés 6.1. Stratégiai tervezés A szervezet Stratégiai Tervét a vezetőség Operatív célokká bontja le, melyek megvalósulásához Éves terveket rendel. A tervezés SWOT, valamint PEST elemzéssel és vezetői interjúkkal végezzük. Az Éves tervek - kiterjednek a munkaerő piaci szolgáltatásokkal kapcsolatos minden lényeges funkcióra és az érintett valamennyi szervezeti egységre, illetve személyre, - az érintettek számára közérthetőek, - összhangban vannak az Egyesület Stratégai tervével, - igazodnak az Egyesület munkaerő piaci szolgáltatói tevékenységéhez, a jogszabályi és szakmai követelményekhez, a belső előírásokhoz, - mérhetőek, tartalmaznak sikerkritériumokat és alkalmasak az objektív értékelésre, - megvalósításához az Egyesület vezetése határidőt, felelősöket és erőforrásokat rendelt. Az Éves tervek teljesülését a minőségirányítási felelős folyamatosan felügyeli, valamint az éves átfogó vezetőségi átvizsgálás során a vezetőség elemzi és értékeli. A tervek éves értékelése és a következő évre vonatkozó meghatározása a közgyűlés feladata Szervezetfejlesztési terv A szervezetfejlesztés terv készítése során az alábbi bemeneti információkat vesszük figyelembe: - szervezet kiindulási helyzetét (tevékenységek, szakmai kapacitások, anyagi erőforrások), - a kiindulási helyzet alapján elkészített SWOT/PEST elemzést, - a fejlesztésben érintett területek részletes bemutatását, a fejlesztés megvalósításának módját, ütemezését, kapacitás- és erőforrás-igényét, - kockázatelemzését, - várt eredményeit és az eredmények mérését szolgáló mutatók (indikátorok) meghatározását; - a szervezet diagnózisát: jelenlegi célját, tevékenységének feltételeit, környezetének, a munkaszervezetének, valamint a humánerőforrásának bemutatását, továbbá jelenlegi szolgáltatásait, azok szervezését és környezetét - a diagnózisban beazonosított akadályok, működési problémák részletes, többdimenziós bemutatását az akadályok feloldására, a problémák megoldására adható válaszokat, a fejlesztés lehe- 1.változat 12/24

13 tőségét és irányát területenként a szükséges erőforrások beazonosítását és azok megszerzésének lehetőségeit, az új szervezeti működés várható eredményeit. A Szervezetfejlesztési terv kimenete: - a szervezet Szervezeti és Működési Szabályzata, amely tükrözi a projekt keretében elvégzett szervezetfejlesztés eredményét, a bemenetként leírtak viszonylatában, mérhető és igazolható módon Szolgáltatás fejlesztési terv A Szolgáltatás fejlesztési tervet munkaerő piaci szolgáltatásként kerül kidolgozásra. A terv készítése során az alábbi bemeneti információkat vesszük figyelembe: - szervezet által biztosított szolgáltatás(ok) kiinduláskori helyzetét, az OFA sztenderdben meghatározott szolgáltatással összehasonlító elemzését (Rés-elemzéssel vagy folyamatábrákkal), - a kiindulási helyzet alapján elkészített SWOT-elemzést, - a fejlesztésben érintett területek részletes bemutatását, a fejlesztés megvalósításának módját, ütemezését, kapacitás- és erőforrás-igényét (Felmérő adatlap), - kockázatelemzését, - várt eredményeit és az - eredmények mérését szolgáló mutatók és cél értékek (indikátorok) meghatározását; Szolgáltatás fejlesztési terv kimenete: - szervezet által biztosított szolgáltatás(ok) napi gyakorlatának bemutatását a sztenderdek viszonylatában, - a szolgáltatás minőségbiztosítására kialakított és a gyakorlatban alkalmazott módszerek és tevékenységek bemutatását, valamint az - ezt igazoló dokumentumok. Úgynevezett indikátorrendszerben kerülnek meghatározásra az egyes folyamatok megfelelőségéhez kapcsolódó mérőszámok. Az indikátorrendszer kidolgozása, a célértékek teljesülésének folyamatos felügyelete az önértékelő team felelőssége. 7. Működési rend biztosítása Az Egyesület működését meghatározó alapvető dokumentumai: - Alapszabály, - Szervezeti Működési Szabályzat. A dokumentumok megfelelnek az Egyesület működését meghatározó alapvető jogszabályoknak. Tartalmazzák, meghatározzák az Egyesület: - alapítás célját, - az Egyesület jogállását és tagságát, - az Egyesület szervezetét és tisztségviselőit, - az Egyesület gazdálkodásának alapelveit, - az Egyesület gazdálkodásával kapcsolatos egyéb rendelkezéseket, - az Elnökség és a Felügyelő bizottság munkáját valamint a vezető tisztségviselő feladatit, jogosultságát. 1.változat 13/24

14 Az Alapszabály és az SZMSZ kidolgozásáért, szükség szerinti aktualizálásáért az elnök felel. Az alapvető dokumentumokat az Egyesület közgyűlése hagyja jóvá. Ezen túlmenően a működést alapvetően az 5. fejezetben felsorolt dokumentumok előírásai határozzák meg. Valamennyi belső dokumentum ellenőrzési, jóváhagyási joga az Egyesület elnökéé. Az abban leírtak betartásáért, betartatásáért minden érintett kollega felel. A működéshez szükséges pénzügyi, humán és tárgyi feltételek biztosítása a vezetőség felelőssége, a stratégiai tervben és éves programokban meghatározottak szerint. 8. Partnerkapcsolatok irányítása, partneri adatok kezelése 8.2. Belső kapcsolattartás A szervezeti egységek közötti kapcsolattartást, a belső kommunikáció legjellemzőbb fajtái: - projekt menedzsment értekezletek, - belső számítógépes információs rendszer működtetése (projektenkénti és szakterületenkénti bontásban) - belső számítógépes levelező rendszer ( es) működtetése, - szóbeli, személyesen történő tájékoztatás. Havi gyakorisággal úgynevezett projektmenedzsment értekezletek keretében, projektenkénti bontásban kerülnek értékelésre a futó programok, a szükséges feladatok, felelősök és határidők kijelölésével. Minden ülésről Emlékeztető jegyzőkönyv, valamint Jelenléti ív kerül kiállításra Külső kapcsolattartás A külső kapcsolattartás célja az Egyesület tevékenységének népszerűsítése és az együttműködés platformok kialakítása. A külső partnerekkel történő kapcsolattartás érdekében az Egyesület egy úgynevezett Partner adatbázist hozott létre, mely számítógépes nyilvántartás tartalmazza a partnerek nevét, elérhetőségét és a kapcsolattartó megnevezését. Az adatbázis naprakészen tartásáért a minőségirányítási felelős felel. Az Egyesület weboldalán elérhetők a működésünkkel kapcsolatos általános tájékoztatók, aktuális információk, ezen belül a munkaerő-piaci szolgáltatások ismertetői, letölthető adatlapjai. Média felé történő tájékoztatási joggal az elnök rendelkezi. A külső partnerekkel való kapcsolattartás elsődleges felelőse az Egyesület elnöke. Az Egyesület nem tart fent kapcsolatot az alábbi szervezetekkel: - Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat, - önkormányzatok, - felső- és középfokú oktatási intézmények. Kapcsolattartás egyéb civil szervezetekkel A szervezet elsődlegesen konzorciumi pályázatok kertében tartja a kapcsolatot a civil szervezetekkel, egyéb egyesületekkel. Kiemelt konzorciumi partnerünk szindikátusi szerződésben foglaltak 1.változat 14/24

15 szerint - a Változó Világ szociális Egyesület, valamint az ÉRTED-EGYÜTT Támogató Szociális Egyesület. Ezen túlmenően aktívan közreműködünk a Civil Fórum működtetésében. Munkáltatók A munkáltatók elsődleges kapcsolattartója az Egyesület elnöke. A konkrét együttműködés formája ebben az esetben is Együttműködési megállapodásban kerül rögzítésre. A megállapodás előkészítése az érintett projekt menedzser feladata, jóváhagyása az elnök jogosultsága. Családsegítő, szociális és egészségügyi intézmények A családsegítő, szociális és egészségügyi intézményekkel szükség szerinti kapcsolattartás jellemzően alkalomszerűen, konkrét programhoz kapcsolódóan - a TÁMOP projektmenedzser felelőssége. A szervezet szolgáltatásait igénybe vevő ügyfelek A munkaerő-piaci szolgáltatásokat igénybe vevő ügyfelekkel az érintett tanácsadó (munkaerő piaci szolgáltatási szakértő) tartja a kapcsolatot, a vonatkozó Munkautasításban leírtak szerint, a kapcsolódó feljegyzéseken igazolt módon, Az utánkövetés módja a sztenderd előírásokban meghatározottak szerint szabályozott, biztosított és dokumentált Ügyfélfogadási és tájékoztatási rendje Ügyfélfogadás helyszíne: 4024 Debrecen, Rákóczi u. 62/A. Ügyfélfogadás időpontja: hétfő-péntek: 14:00-16:00 A személyesen érdeklődőket itt tájékoztatjuk, illetve ekkor hozzáférhetőek a munkaerő piaci szolgáltatások ismertetői, szóróanyagai. Interneten való éjjel-nappali tájékozódás: Honlap: Információ kérhető: forras@ohszk.hu címen Az ügyfélszolgálat működési rendjét az Ügyfélszolgálati rend és panaszkezelési szabályzat határozza meg. A munkaerő-piaci szolgáltatásokkal kapcsolatos Tájékoztatók/igénybevételéhez szükséges nyomtatványok az Egyesület honlapján elérhetők. A szolgáltatást igénybe vevő felé közzététellel biztosítjuk a következő információkat: - pontos, részletes tájékoztatás a vállalt szolgáltatásokról, - Ügyfélszolgálati rend és panaszkezelési szabályzat (MK 3.sz.melléklet), - Adatkezelési szabályzat (MK 1.sz. melléklet). 1.változat 15/24