MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT Élet értékeink mentén Gondoskodás Globális csapatmunka Folyamatos fejlődés A legmagasabb etikai normák fenntartása

2

3 ÜZENET AZ IGAZGATÓTANÁCS ELNÖKÉTŐL, ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓNKTÓL AColgate-Palmolive Vállalat több mint 200 éve folytatott feddhetetlen és becsületes vállalkozásvezetésével következetesen megmutatta, mennyire elkötelezettek vagyunk mélyen rögzült értékeink és elveink mellett, miközben értékeinket úgy hozta mozgásba, hogy tisztelettel végezte a vállalatvezetést. Büszkén mondom ki, hogy vállalatunk Magatartási szabályzata elérkezett a 25. évfordulójához ben történt bevezetése óta biztosít nekünk útmutatót a Colgate értékeit és az etikai magatartásunkat szabályozó, jól bevált normákat visszatükröző alapelvek formájában. Ahhoz, hogy lépést tudjunk tartani a világban és a piacainkon végbemenő változásokkal, rendszeresen felülvizsgáljuk, frissítjük és újra kiadjuk Magatartási szabályzatunkat így gondoskodva arról, hogy az megtartsa fontosságát és átfogó jellegét. Az üzleti világban folyó események soha nem állítottak még ennél nagyobb kihívásokat elénk, és soha nem voltak ilyen bonyolultak. Megerősítik annak döntő fontosságát, hogy a vállalkozást etikusan, a törvényekkel összhangban és társadalmilag felelős módon kell vezetni. Miután a világ számtalan országában igazi globális vállalatként folytatjuk működésünket, mindannyiunknak gondoskodnunk kell arról, hogy viselkedésünk és döntéseink megfeleljenek a Magatartási szabályzatban rögzített eszményeinknek és értékeinknek. Mindennap mindegyikünk hoz olyan döntéseket, amelyeknek pénzügyi, emberi, közösségi és etikai vonatkozásai vannak. Fontos, hogy a Colgate-család tagjaként elolvassa, megismerje és teljes mértékben betartsa a Magatartási szabályzatot. A Szabályzat hangsúlyozza, hogy mindannyian személyesen felelősek vagyunk azért, hogy feddhetetlenül járjunk el, és fenntartsuk a legmagasabb etikai normákat. Azonban a Magatartási szabályzat ismerete önmagában nem elegendő. A Colgate dolgozóiként tetteinkkel és szavainkkal az etikus magatartást támogatjuk. Felelősséget vállalunk intézkedéseinkért és döntéseinkért, továbbá felemeljük szavunkat a Magatartási szabályzattal és a Colgate más irányelveivel ellentétes magatartás megkérdőjelezése érdekében. A Colgate hírnevéről mindannyiunknak gondoskodnunk kell. Előre is köszönjük, hogy folyamatosan vállalják megosztott értékeinket, és elkötelezik magukat az erkölcsös vezetés mellett, hiszen mindezek döntő fontosságúak további üzleti sikereink szempontjából. Ian Cook igazgatótanács elnöke, elnök-vezérigazgató

4 Élet Living értékeink Our Values mentén Miután életünkben megtartjuk a Gondoskodás, a Globális csapatmunka és a Folyamatos fejlődés szerinti Colgate értékeket, olyan kultúrát teremtünk, amelyben az emberek csapatban dolgoznak a közös célok megvalósításán. A Colgate három alapvető értéke minden cselekedetünknek a részét képezi. Gondoskodás A Vállalat gondoskodik az emberekről: A Colgate dolgozóiról, ügyfeleiről, részvényeseiről, fogyasztóiról, beszállítóiról és üzleti partnereiről. A Colgate elkötelezett amellett, hogy minden helyzetben empátiával, feddhetetlenül, becsületesen és magas etikai normák mentén járjon el, tisztelettel meghallgasson másokat, és értékelje a különbözőségeket. A Vállalat amellett is elkötelezte magát, hogy védje a globális környezetet, kibővítse azokat a közösségeket, amelyekben a Colgate alkalmazottai élnek és dolgoznak, és betartson minden állami törvényt és jogszabályt. A Globális csapatmunka Minden Colgate alkalmazott részét képezi egy globális csapatnak, elkötelezett amellett, hogy minden országban és a világ minden részén együtt dolgozzon. A Vállalat kizárólag az ötletek, technológiák és tehetségek megosztása útján képes elérni és fenntartani a jövedelmező növekedést. Folyamatos fejlődés A Colgate munkatársai elkötelezték magukat amellett, hogy - magánszemélyként és csapatként egyaránt - minden napi teendőjüket minden nap egyre jobban lássák el. A Colgate a fogyasztók és az ügyfelek elvárásainak jobb megértése, valamint a termékek, szolgáltatások és folyamatok megújításán és fejlesztésén végzett munka révén a legjobbá válik. Napjaink egyre nagyobb versenyt támasztó piacán a Colgate értékei jelentik a magánszemélyek, a csapatok és a vállalat sikerének az alapját. Csak mások tiszteletben tartásával és a Colgate értékei alapján folytatott élet révén remélhetjük azt, hogy kiemelkedő üzleti eredményeket érünk el. 2 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT

5 Tisztelettel végzett vállalatvezetés A Tisztelettel végzett vállalatvezetés jelenti azt az utat, amelyen a Colgate munkatársai a Vállalat értékeit cselekedetekbe ültetik át. A Tisztelettel végzett vállalatvezetés segítségével olyan környezetet tudunk teremteni, amelyben az emberek nem félnek javaslatokat tenni, elképzeléseket beterjeszteni, és hozzájárulni a szervezet munkájához. A Tisztelettel végzett vállalatvezetés olyan környezetet teremt, amelyben az emberek őszintén törődnek egymással, és jó munkát végeznek együtt, hogy ki tudják bontakoztatni minden lehetőségüket. A Tisztelettel végzett vállalatvezetés az alábbi irányelvekre épül: Kommunikálás Fejtse ki tisztán és egyszerűen az elképzeléseit; hallgasson meg másokat; teremtsen olyan környezetet, amelyben az emberek nyugodtan ki merik fejteni gondolataikat; támogassa másokkal szemben az időszerű, folyamatos információáramlást. Adjon és kérjen visszajelzést Vegyen részt a Colgate összes alkalmazottjának a fejlesztésében azáltal, hogy konkrét konstruktív visszajelzést ad és kér; adjon útmutatást, és segítsen, hogy az emberek a megfelelő úton maradhassanak; inspirálja a pozitív változást és a kivételes munkavégzést. Értékelje az egyedi hozzájárulásokat Értékelje és ismerje el mások hozzájárulását és jó munkáját; tartsa tiszteletben az emberek egyéniségét, továbbá vonjon be másokat a döntéshozatalba és a prioritások felállításába. A vállalkozás sikerének mai és jövőbeni felépítésében és fenntartásában kulcsfontosságú, hogy értékelje az emberek különböző egyéni vonásait. Támogassa a csapatmunkát Hozzon létre elkötelezettséget a közös célok felé és pozitív megoldásokat a konfliktusokra. Mutasson példát Mutasson pozitív példát a vállalkozás etikus vezetésére, a stresszkezelésre, valamint a kellemes és kiegyensúlyozott munkahelyi környezet megteremtésére. Colgate-palmolive company 3

6 A COLGATE-PALMOLIVE MAGATARTÁSI SZABÁLYZATA TARTALOMJEGYZÉK A Magatartási szabályzat lényege Egymással fenntartott kapcsolatunk A Vállalattal fenntartott kapcsolatunk Az Igazgatótanáccsal fenntartott kapcsolatunk A külső üzleti egységekkel fenntartott kapcsolatunk A fogyasztókkal fenntartott kapcsolatunk A kormánnyal és az igazságszolgáltatással fenntartott kapcsolatunk A társadalommal fenntartott kapcsolatunk A környezettel fenntartott kapcsolatunk A részvénytulajdonosokkal fenntartott kapcsolatunk Kötelezettségvállalási felelősség Útmutatás kérése és problémák bejelentése Tárgymutató Gyakran ismételt kérdések (GYIK)

7 A MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT LÉNYEGE Magatartási szabályzatunk útmutatóként szolgál mindennapi üzleti kapcsolattartásunkhoz, hiszen normát állít fel a megfelelő viselkedés és a vállalati értékek számára. A Szabályzat egyértelműen tudatja velünk, hogy üzleti eredményeink elérésének módja épp annyira számít, mint maguknak az eredményeknek az elérése. A Colgate Magatartási szabályzata a Vállalatnak a világon bárhol fellelhető összes munkatársára vonatkozik, legyen az igazgató, tisztviselő vagy alkalmazott. A követelmények az eladókra és a szállítókra is vonatkoznak, mivel a Magatartási szabályzat betartása előfeltétele annak, hogy bárki üzleti tevékenységet folytathasson a Colgate-tel. S ami még fontosabb, minden egyes alkalmazottnak feladata, hogy a Magatartási szabályzat, a Globális üzleti gyakorlati útmutató, a Vállalati irányelvek és a vonatkozó törvények rendelkezéseinek a betartásával bizonyítsa feddhetetlenségét és irányító szellemét. Azáltal, hogy az etikát és a feddhetetlenséget teljes mértékben beépítjük fennálló üzleti kapcsolatainkba és döntéshozatalunkba, a legmagasabb szintű etikai normákat támogató kultúra melletti elkötelezettségünket bizonyítjuk. A Szabályzatot úgy a legkönnyebb betartani, hogy kérdések felmerülése esetén józan eszünkre támaszkodunk, és útmutatást kérünk. Mindannyian felelősek vagyunk az általunk meghozott döntésekért és a Szabályzat betartásáért. Bizonytalanság esetén tegye fel magának az alábbi kérdéseket, mielőtt konkrét intézkedéseket hozna: Illetékes vagyok-e meghozni ezt az intézkedést? Példát mutatok-e? Ez az intézkedés a helyes lépés? Törvényes-e az intézkedés és összhangban áll-e a Colgate értékeivel, a Tisztelettel végzett vállalatvezetés elveivel, a Magatartási szabályzattal, a Vállalat Üzleti gyakorlatának irányelveivel és más politikájával? Büszkén számolnék-e be erről a lépésemről egy általam tisztelt személynek? Növelné-e az intézkedés a Colgate mint etikus Vállalat hírnevét? A legmagasabb szintű etikai normákat tanúsítom-e? Ha bármelyik kérdésre NEM-mel felelne, vagy ha bármilyen kérdése vagy problémája lenne a Magatartási szabályzatnak vagy a Colgate kapcsolódó normájának, irányelvének vagy eljárásának az értelmezését vagy alkalmazását illetően, vitassa meg a helyzetet felettesével, a Humánpolitikai osztállyal, a Globális Jogi Szervezettel, vagy a Globális Etikai és Törvényességi osztállyal. Nem fenyeget hátrányos intézkedés senkit, aki panaszt emel a Magatartási szabályzat vélt megsértése ellen, bejelent ilyen esetet, részt vesz vagy segítséget nyújt annak kivizsgálásában, kivéve, ha kiderül, hogy a vélelmezés vagy az adott tájékoztatás szándékosan eltér a valóságtól. A Colgate a lehetséges maximális mértékig titokban tartja az összes benyújtott panaszt. A Szabályzat online megtekinthető, és több helyi nyelvre is lefordították. A Colgate elvárja, hogy a Colgate munkatársai elolvassák, megértsék és betartsák a Szabályzatot. A betartás azonban magától nem következik be. Mindannyiunktól elkötelezettséget kíván. Az elkötelezettség megerősítése érdekében a Colgate munkatársai az egész világon évente képzést kaphatnak, és bizonyítványt nyerhetnek a Szabályzatról. Colgate-palmolive company 5

8 EGYMÁSSAL FENNTARTOTT KAPCSOLATUNK A kölcsönös bizalom és az egymás iránti elkötelezettség alapján kell kezelnünk egymást. Felelősek vagyunk azért, hogy tisztelettel és méltósággal bánjunk egymással. Sikeres munkakapcsolatok fenntartására törekszünk. Büszkénk vagyunk arra, hogy a Colgate munkatársainál erős a személyes elkötelezettség, és ebből az elkötelezettségből kitűnő eredmények születnek. Az elkötelezettségnek ezt a szintjét azonban csak a bizalom, a nyílt és őszinte kommunikáció, valamint a tisztelet légkörében lehet elérni. A munkatársakkal, közvetlen alárendeltekkel és felettesekkel úgy kell bánnia, mintha partneri kapcsolatban állna velük, amelyben az egyes személyek viselkedését az etikai normák melletti túláradó elkötelezettség szabályozza. Önnek úgy kell viszonyulnia azokhoz, akikkel együtt dolgozik, mint egy nyertes csapat tagjaihoz. Vállalkozásunk hajtóerejét az összhangban együtt dolgozó és a közös célokra összpontosító emberek adják. Ahhoz, hogy ez a dinamikus csapatfelállás működni tudjon, minden személynek el kell látnia feladatait, és biztosnak kell lennie abban, hogy a többiek ugyanezt teszik. Ez azt jelenti, hogy mindenki minden szinten megkapja a munka elvégzéséhez szükséges támogatást. Egyetlen személy vagy üzleti egység sem helyezheti saját prioritásait a Vállalat prioritásai elé. A munkatársaival vagy az alárendeltjeivel fennálló kapcsolatában szorgalmazza az erkölcsös és törvénytisztelő magatartást azzal, hogy jó példát mutat tisztességből, igazságosságból és feddhetetlenségből. Vezetőként Ön felelős azért, hogy egyértelmű teljesítménynormákat határozzon meg, és egy csapatmunkát és etikus magatartást támogató környezetet teremtsen meg. Támogatjuk a nyílt és őszinte kommunikációt. Bátorítsa a kreatív és újító szellemű gondolkodást, és ha Ön felettes, kezelje egyéniségekként alárendeltjeit, és adja meg nekik a munkájuk elvégzéséhez szükséges szabadságot. Tegyen javaslatot arra, hogyan tudják javítani a teljesítményüket. A felettesével fennálló viszonynak a kölcsönös tiszteleten és bizalmon kell alapulnia. Ön és felettese olyan csapatot alkot, amely közös erővel törekszik az Ön egysége számára felállított vállalati célok elérésére. Ön feletteséhez hasonlóan ugyanúgy felelős azért, hogy Önök között nyílt és őszinte legyen a kommunikáció. Vegye minél többször a kezébe a kezdeményezést. Törekedjen újszerű megoldásokra, ha problémák merülnek fel. Az Ön együttműködése és kreativitása alapvető fontosságú az egysége és a Vállalat előtt álló célok megvalósításában. A Colgate dolgozói jelentik számunka a legnagyobb potenciálunkat. Számtalan programot alakítottunk ki a munkahelyen az egyének és a csapatok teljesítményének támogatására és megjutalmazására, hogy meg tudjuk mutatni, mennyire elkötelezetten törődik a Colgate az emberekkel. Bátorítjuk a maximális előrelépésre, és szorgalmazzuk, hogy érdemben hozzájáruljon a Vállalat sikeréhez. Végül is az egész világon tehetséges és képzett dolgozóink erőfeszítései fogják elősegíteni vállalkozásunk sikerét. Különösen a foglalkoztatás területén: A Colgate vállalatnak az a politikája, gyakorlata és kívánsága, hogy minden képesített személynek az egyenlőség alapján biztosítson munkavállalási lehetőségeket. A Vállalat nem alkalmaz diszkriminációt 6 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT

9 a munkavállalás terén egyetlen alkalmazottal vagy pályázóval szemben sem fajtája, bőrszíne, vallása, neme, nemi azonossága, nemzeti származása, etnikuma, kora, szexuális beállítottsága, fogyatékossága, családi állapota, háborús veterán státusza vagy a törvény által bármilyen foglalkoztatási feltételben védett más jellemző miatt. Ez a teljesség igénye nélkül magában foglalja a munkaerő-toborzást, -felvételt, előléptetést, áthelyezést, kifizetést, képzést, lefokozást vagy leépítést. Nem alkalmazunk gyermekmunkát. A gyermekmunka a definíció szerint a szóban forgó igazságszolgáltatási rendszerben a törvény által megengedett minimum korhatárnál fiatalabb személy foglalkoztatását jelenti. Semmilyen esetben sem alkalmazunk azonban tudatosan tizenhat (16) évesnél fiatalabb korú személyt. Befogadó munkahelyi környezetet tartunk fenn, és kitűnő teljesítést biztosítunk azáltal, hogy mindenféle háttérrel rendelkező munkatársakat vonzunk és tartunk meg a vállalatnál. Képzési, oktatási és előléptetési lehetőségeket nyújtunk, hogy a Colgate minden munkatársának biztosítsuk a fejlődést és az előmenetelt. Teljesítményértékelést folytatunk, hogy őszinte és pontos visszajelzést tudjunk adni. Ez a folyamat bátorítja a kétirányú véleményezéseket és megbeszéléseket, valamint az értékelések felülvizsgálatát a felsőbb szintű vezetés részéről. Fizetünk a teljesítésért, elismerjük és jutalmazzuk az egyéneknek és a csapatoknak a rendes munkaköri feladataikon felüli hozzájárulását. Olyan programok szolgálnak erre, mint például az Elnök Tőled is függ jutalmazási programja. Tiltjuk, hogy a Colgate munkatársait bárki szexuálisan vagy bármely más módon a munkahelyen vagy a Vállalat ügyeinek intézése közben zaklassa. K.: Egyik munkatársam illetlen viccet küldött át nekem és néhány más kollégának ben. A viccet bántónak találtam, de nem tudom, hogy beszéljek-e az érzéseimről ezzel a munkatárssal? A Colgate-Palmolive vállalatnál mindannyian felvállaltuk, hogy olyan szakmai munkakörnyezetet tartunk fenn, amelyben a Colgate minden munkatársával tisztelettel és méltósággal bánunk. Ennélfogva a sértő és illetlen magatartás nem elfogadható. Ha Önnek kényelmetlen lenne közvetlenül az adott munkatárssal beszélni, kérjen segítséget a felettesétől, a Humánpolitikai osztálytól vagy a Globális Etikai és Törvényességi osztálytól. A Vállalatnál elfogadott irányelvek és eljárások segítségével igyekszünk elkerülni a munkahelyen a kivételezést vagy a kivételezés látszatát. Igyekszünk kiiktatni a munkahelyről a potenciális veszélyforrásokat és megfelelni minden vonatkozó munkahelyi biztonsági és egészségügyi törvénynek és szabálynak. Segítünk biztonságos, egészséges és termelékeny munkahelyi környezetet fenntartani a Colgate összes dolgozója és mások számára az alábbi intézkedésekkel: illegális drogok vagy drogfogyasztási kellékek birtoklásának, használatának, értékesítésének vagy átadásának tiltása a Vállalat ingatlanán vagy munkaidejében; megtiltjuk a Vállalat ügyeinek intézését alkoholos befolyásoltság alatt; fegyverek/lőfegyverek és lőszerek birtoklásának vagy használatának tiltása a Vállalat területén vagy a Colgate üzleti ügyeinek intézése közben. A fegyverek birtoklása engedélyezhető a biztonsági személyzet tagjainak, ha a fegyverek birtoklását a Vállalat alkalmazottainak biztonsága szempontjából szükségesnek ítélik meg; minden olyan intézkedés tiltása, amely erőszakosnak, fenyegetőnek, becsmérlőnek vagy ijesztőnek látszik; továbbá megköveteljük, hogy a droggal vagy alkohollal való visszaélés vagy az illegális fegyverbirtoklás eseteit haladéktalanul bejelentsék a vezetőségnek. Colgate-palmolive company 7

10 A VÁLLALATTAL FENNTARTOTT KAPCSOLATUNK Mi, mint a Colgate dolgozói, arra törekszünk, hogy betartsuk a Colgate irányelveit, ugyanakkor legjobb tudásunk szerint emelni tudjuk a Vállalat teljesítményét. Felismerjük a belénk helyezett bizalmat, feddhetetlenül és becsületesen járunk el minden helyzetben, hogy megőrizzük ezt a bizalmat. Kerüljük az érdekütközéseket és minden más olyan helyzetet, amely potenciálisan árthat a Vállalatnak. Kerüljük az érdekütközéseket. Az Ön ítélőképessége a kezében lévő egyik legértékesebb eszköz. Kerülnie kell minden olyan tevékenységet, érdekeltséget vagy kapcsolatot, amely veszélyezteti a Vállalat legjobb érdekében hozott független ítéletét, vagy annak látszatát kelti. Érdekütközések sokféle helyzetben előfordulhatnak. Nem tudunk mindegyikkel itt foglalkozni, és nem is mindig lesz könnyű különbséget tenni a helyes és helytelen cselekedet között. Kétség esetén még a tényleges intézkedés előtt forduljon feletteséhez, a Humánpolitikai osztályhoz vagy a Globális Jogi Szervezethez. Az összeférhetetlenség legáltalánosabb eseteire az alábbi irányelvek vonatkoznak: Befektetések Ne tegyen olyan befektetéseket, amelyek hatással lehetnek üzleti döntéseire. A Vállalat politikája tiltja, hogy a Colgate munkatársai részvénypakettel vagy tulajdonosi érdekeltséggel bírjanak a Colgate-tel versenyben vagy üzleti kapcsolatban álló vállalatokban. Ez a tilalom nem vonatkozik nyílt forgalmazású vállalatok kis (általában 1% alatti) részvénypakettjére, feltéve, hogy a befektetés pénzügyileg nem olyan jelentős, hogy az érdekütközés és összeférhetetlenség látszatát kelthesse. Ha Önnek már a Colgate-be belépés előtt voltak potenciálisan tiltott befektetései, jelentse be azokat a Globális Jogi Szervezetnek. Család Értesítse felettesét, és szerezzen jóváhagyást saját részlegétől vagy az ágazatvezetőtől és a Globális Jogi Szervezettől, mielőtt a Colgate nevében olyan vállalattal folytatna üzleti tevékenységet, amelyben az Ön vagy közvetlen családtagjának fennálló érdekeltsége folytán Ön bármilyen módon hasznot húzhat az Ön vagy a vállalat intézkedéseiből. Egyéb munkavégzés Ne dolgozzon versenytárs részére, amíg a Colgate-nél van alkalmazásban, illetve ne végezzen munkát vagy nyújtson segítséget harmadik félnek (forgalmazónak, ügyfélnek vagy beszállítónak), ha az károsan befolyásolhatja munkaköri teljesítését vagy ítéletét. A saját részlege vagy az ágazatvezető engedélye nélkül ne használja fel a vállalati munkaidőt, a vállalati létesítményeket, anyagokat, márkaneveket vagy logókat a Colgate-nél betöltött munkaköréhez nem kapcsolódó munkavégzésre. Személyes ügyek Elismerjük és tiszteletben tartjuk ugyan a Colgate munkatársainak azon jogait, hogy szabadon érintkezhessenek azokkal, akikkel a munkahelyi környezetben találkoznak, ugyanakkor józan megítéléssel biztosítanunk kell, hogy az adott kapcsolatok nem hatnak ki károsan a munkaköri teljesítményekre, a mások vagy a munkahelyi környezet felett gyakorolt ellenőrzés lehetőségére. 8 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT

11 Az alkalmazottak között szövődő romantikus kapcsolatoknak vagy barátságnak köszönhető magatartásformák helytelennek bizonyulhatnak a munkahelyi környezetben, ha kényelmetlen munkakörnyezetet teremtenek másoknak. Tilos a kivételezés, illetve a Vállalat legjobb érdekétől eltérő, érzelmek, kapcsolatok vagy barátságok alapján hozott üzleti döntés. A személyes kapcsolatba vagy barátságba került személyeknek tapintatosan, a józan ész szabályai szerint és megfelelő érzékenységgel kell eljárniuk. Tartsa szem előtt azt a tényt, hogy az Önnel egy háztartásban élő bármely személyt alkalmazhatják olyan minőségben, amely érdekütközést és összeférhetetlenséget teremt, vagy annak a látszatát kelti. Ha ilyen helyzet előfordul, kérjen útmutatást a felettesétől, a Humánpolitikai osztálytól vagy a Globális Jogi Szervezettől. Bizottságok Szerezzen jóváhagyást a vezérigazgatótól és a jogi igazgatótól/általános jogtanácsostól, mielőtt eldöntené, hogy egy külső üzleti vagy kormányzati szervnek az igazgatótanácsában vagy hasonló testületében szerepet vállal. A szakmai vagy munkával kapcsolatos közhasznú szervezetnél végzett igazgatótanácsi szolgálatot a saját részlegének vagy az ágazatvezetőnek előzetesen jóvá kell hagynia. Egyéb megfontolások Igyekszünk olyan pozitív munkahelyi környezetet fenntartani, amely tükrözi Vállalatunk értékeit, és támogatja az erős munkakapcsolatokat. Bár a külső felekkel folytatott ügyleteinkből gyakran adódnak összeférhetetlenségi esetek, összeférhetetlenség vagy az összeférhetetlenség látszata belső kapcsolatokból is adódhat. Azoknak, akik másokat irányítanak, különösképpen éberen kell biztosítaniuk az olyan helyzetek elkerülését, amelyek mások előtt kivételezésnek vagy az összeférhetetlenség lehetséges esetének tűnhetnek. Ha valóságos vagy lehetséges összeférhetetlenségi helyzetben találja magát, haladéktalanul be kell jelentenie a felettesének, hogy az adott helyzetet megfelelően felül lehessen vizsgálni és ki lehessen értékelni. A Vállalat együtt fog működni Önnel a helyzet kezelésében és egy megfelelő megoldás megtalálásában. K.: Nemrégiben megszereztem felettesem jóváhagyását, hogy jövedelmem kiegészítése céljából másodállást vállaljak az ingatlanértékesítésben. Használhatom munkaidőben az asztalomon lévő telefont arra, hogy felhívjam ügyfeleimet, illetve készíthetek az ingatlanok adatairól másolatot a fénymásoló gépen? Nem. A vállalati eszközök ilyen szándékú alkalmazása kizárólag az Ön személyes érdekét szolgálja, nem kapcsolódik a vállalati tevékenységek végzéséhez, és úgy is tekinthető, hogy gátolja Önt a munkával kapcsolatos kötelezettségeinek az elvégzésében. Bár megengedett a Vállalat eszközeinek időszakos személyes használata, azt korlátozni kell, és nem akadályozhatja a munkával kapcsolatos kötelezettségek elvégzését. Védjük a Vállalat kereskedelmi titkait és bizalmas információit. A Colgate kereskedelmi titkai, egyéb bizalmas információi és belső adatainak többsége értékes eszközök a vállalat számára. Ezen eszközök védelme, így titokban tartásuk is, fontos szerepet játszik további növekedésünkben és versenyképességünkben. Kereskedelmi titkoknak minősülnek a Colgate üzleti tevékenységével kapcsolatosan használt információk; ezek nem általánosan ismertek, vagy nem könnyen elérhetők, és titokban tartásukra komoly erőfeszítéseket tettek. Azonban más bizalmas információkat is védeni kell. A Colgate kereskedelmi titkai vagy egyéb bizalmas információi a vállalkozásunkban használt olyan képletek, tervek, készülékek vagy információk lehetnek, amelyek a Colgate számára lehetővé teszik a versenytársakkal szembeni előny megszerzését. A Colgate kereskedelmi titkai és egyéb bizalmas információi nem feltétlenül műszaki jellegűek. Tartozhatnak közéjük üzleti kutatások, új terméktervek, stratégiai célkitűzések, bármilyen marketing vagy értékesítési anyagok vagy információk, ki nem adott pénzügyi vagy árképzési információk, alkalmazottak, vevők és eladók listái, valamint a vevők igényeivel, preferenciáival, üzleti szokásaival és terveivel kapcsolatos tájékoztatások. Ez a lista ugyan nem teljes, ám rengeteg védelemre szoruló információt ölel fel. A kereskedelmi titkoknak és más bizalmas információknak nem kell szabadalmaztathatónak lennie, de nem lehetnek nyilvánosan ismertek. Colgate-palmolive company 9

12 Önnek az alábbi kötelezettségei vannak a Colgate kereskedelmi titkaival és egyéb bizalmas információival kapcsolatosan: Ne fedje fel ezeket az információkat más Colgate munkatársak vagy harmadik felek előtt, kivéve azokat, akiknek tudniuk kell vagy használniuk kell azokat, és azokban az esetekben is csak a bizalmas jelleg megjelölésével és más adatvédelmi mechanizmusok, például jelszóvédelem vagy kódolás alkalmazásával; továbbá semmilyen más módon ne adja ki ezeket az információkat. Ne vonjon be harmadik felet ezeknek az információknak a kezelésébe anélkül, hogy először megfelelően felülvizsgálná az adott harmadik fél biztonsági és számítástechnikai ellenőrzését. Ne jelentessen meg vagy vitasson meg ilyen információkat a nyilvánosság számára elérhető weboldalakon vagy közösségi oldalakon. Nem használhatja fel ezeket az információkat saját hasznára vagy a Colgate-en kívül álló más személyek jogosulatlan hasznára. Tegyen meg minden elfogadható intézkedést a Colgate kereskedelmi titkainak és bizalmas információinak a védelmében, mégpedig a Vállalat Üzleti gyakorlatára vonatkozó irányelvek alapján. Ha Ön kilép a Colgate-től, továbbra is fennmarad azon kötelezettsége, hogy védje a Colgate kereskedelmi titkait vagy más bizalmas információt egészen addig, amíg a szóban forgó információk nyilvánosan elérhetővé nem válnak, vagy a Colgate többé már nem tartja őket kereskedelmi titoknak vagy bizalmasnak. Azt sem szabad elfelejteni, hogy mindenfajta levelezés, nyomtatott anyag, elektronikus információ, dokumentum vagy nyilvántartás, konkrét folyamati ismeretek, eljárások, a Colgate sajátos intézkedési módjai legyenek azok akár bizalmasak, akár nem mind a Vállalat tulajdonát képezik, és a Colgate-nél kell maradniuk. Természetesen a munkakörben megszerzett vagy fejlesztett egyéni készségek a vállalattól kilépő személy személyes tulajdonát képezik. Ha bármilyen kérdése lenne azzal kapcsolatosan, vajon az adott információk bizalmas információk vagy kereskedelmi titkok-e, akkor forduljon a Globális Jogi Szervezethez. Védjük a személyi adatokat. Tiszteletben tartjuk alkalmazottaink, fogyasztóink, ügyfeleink, beszállítóink és a Colgate-tel üzleti kapcsolatban álló más személyek benső személyi jogait. A Colgate az általa követett politika alapján csak szükség szerint és az üzleti tevékenységeinknek otthont adó országok törvényeinek, így a kiskorúak személyi adatainak begyűjtésére és felhasználására vonatkozó törvények alapján gyűjt be, dolgoz és használ fel személyi információkat az alkalmazottakról, fogyasztókról, ügyfelekről, beszállítókról és más magánszemélyekről, és minden ésszerű lépést megtesz az ilyen információk védelmében. Az alkalmazottak a Colgate-nél fennálló munkaviszonyuk részeként kiadhatnak bizonyos személyi adatokat a Vállalatnak, mint amilyen például a lakáscímük és címeik, a juttatási célokat szolgáló családra vonatkozó információk és más személyi adatok. Az ilyen információkat kizárólag abból a célból használjuk fel, amilyen célra kaptuk azokat, hacsak az alkalmazott hozzá nem járul az egyéb célú felhasználáshoz is, és az egyéb célú felhasználás szükségessé nem válik üzleti célokból és a helyi törvények betartása miatt. Hasonlóképpen a fogyasztók a Colgate-tel fennálló kapcsolatuk során terméktájékoztatók kérése vagy például a Vállalat által szponzorált versenyekben való részvétel útján megadhatnak a Vállalatnak személyi adatokat, így a nevüket, postai és címüket. Az ilyen információkat kizárólag abból a célból használjuk fel, amilyen célra kaptuk, hacsak a fogyasztó hozzá nem járul az egyéb célú felhasználáshoz is, és az egyéb célú felhasználás szükségessé nem válik a nyilvántartás miatt. Politikánk értelmében nem osztjuk meg a fogyasztók személyes adatait harmadik felekkel, hacsak azt a fogyasztóknak nyújtott szolgáltatásaink nem igénylik, vagy a vonatkozó törvények és jogszabályok betartása miatt szükségessé nem válik. A Colgate-tel fennálló üzleti kapcsolataik során az ügyfelek, szállítók és más személyek megadhatnak a Vállalatnak személyi adatokat, például a nevüket, telefonszámukat, faxszámukat, postai és 10 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT

13 címüket. Az ilyen információkat csak arra a célra használjuk fel, amilyen célra kaptuk azokat, valamint szükség szerint nyilvántartási célokra. Politikánk alapján nem osztjuk meg az ügyfelek, szállítók és más magánszemélyek személyi adatait harmadik felekkel, hacsak az üzleti kapcsolat, illetve a vonatkozó törvények és jogszabályok betartása során ez szükségessé nem válik. A fogyasztók adatvédelmével foglalkozó törvényeken gyakran hajtanak végre fejlesztést és módosítást. Elköteleztük magunkat, hogy figyelemmel kísérjük az adatvédelmi törvények és szabványok alakulását, és időről időre konkrét irányelveket dolgozhatunk ki az aktualitások alapján. A személyi adatok védelmével kapcsolatos további tájékoztatásért forduljon a Globális Jogi Szervezethez. Betartjuk a sajtó és a média kérelmeire vonatkozó irányelveket. A médiától, a sajtótól, a pénzügyi világtól vagy a nyilvánosságtól beérkező, a Colgate pénzügyi vagy üzleti információira vonatkozó kéréseket vagy a Vállalati Kommunikációért, vagy a Befektetői kapcsolatokért felelős elnökhelyettes elé kell utalni. Az Értékpapír- és tőzsdebizottságtól, a New York-i Tőzsdétől vagy a világ más jogszabályozóitól vagy hatóságaitól érkező, információk vagy elérhetőségi adatok iránti kérelmeket a Globális Jogi Szervezet elé kell utalni. Döntő fontosságú, hogy egyetlen alkalmazott se reagáljon önmaga az ilyen kérésekre, mert minden helytelen vagy pontatlan válasz, akár elutasítás, akár az információkról történő lemondás, káros reklámot eredményezhet, vagy más módon súlyosan befolyásolhatja a Vállalat jogállását. Ez az irányelv nem vonatkozik a nyilvánosan rendelkezésre álló pénzügyi információk, például az éves vagy negyedéves jelentések, illetve a Vállalat reklámcélú tevékenységei iránti kérésekre. Minden olyan kérelmet, amely arra irányul, hogy interjút készítsenek a Colgate valamely munkatársával a Vállalatról vagy a Vállalat ügyeiről és/vagy a Vállalat sajtókiadványainak és/vagy nyilatkozatainak a megjelentetéséről, felül kell vizsgálnia és előzetesen jóvá kell hagynia a vállalati kommunikációért vagy a befektetői kapcsolatokért felelős elnökhelyettesnek. A Vállalat által kezdeményezett interjúkat hasonlóképpen jóvá kell hagyatni, mielőtt a média betáblázná ezeket. A Vállalat bizalmas információk megőrzésével kapcsolatos további tájékoztatását lásd az alábbi irányelvekben: A Colgate-Palmolive értékpapír-kereskedelemmel és adatok titoktartásával, valamint mások tulajdonosi információinak tiszteletben tartásával kapcsolatos irányelvek, amelyek a Vállalati Üzleti gyakorlati útmutatóban találhatók meg. Megbízható nyilvántartást és jelentéseket vezetünk. A Vállalat pénzügyi helyzetét és működésének eredményeit a jogi előírásoknak és az általánosan elfogadott számviteli elveknek (GAAP) megfelelően kell nyilvántartásba venni. A Vállalat politikája, valamint a törvény azt várja el a Colgate-től, hogy vezetett könyvei, nyilvántartásai és számlái pontosan és valósághűen tükrözzék az üzleti tranzakciók jellegét és a vállalati vagyon természetét. A Vállalat számviteli és pénzügyi nyilvántartásainak szavahihetősége a Vállalat könyveiben és számláin az alapinformációkat alátámasztó tételek pontosságán és teljességén alapul. Az ilyen információk feddhetetlenségéért a létrehozásukban, feldolgozásukban és nyilvántartásukban részt vevő összes személy felelős. Minden számviteli vagy pénzügyi nyilvántartási tételnek pontosan kell tükröznie az alátámasztó információkban leírtakat. A vezetés, illetve a Vállalat belső vagy független könyvvizsgálói elől nem szabad elrejteni információkat (a vezetésnek sem). A Vállalat részéről nem hagyható jóvá vagy teljesíthető kifizetés azzal a szándékkal vagy azon megállapodás alapján, hogy az ilyen kifizetés bármely részét a kifizetést alátámasztó dokumentumokban leírtaktól eltérő célból használják fel. Semmilyen okból nem vezethetők be hamis vagy félrevezető tételek a Vállalat könyveibe vagy nyilvántartásába, illetve a Vállalat egyetlen pénzalapja, eszköze vagy számlája sem hozható létre, szerezhető be vagy tartható fenn semmilyen okból, ha az adott pénzalapot, eszközt vagy számlát Colgate-palmolive company 11

14 a Vállalat könyvei vagy nyilvántartásai nem tükrözik híven. Semmilyen vállalati alap vagy eszköz nem használható fel törvénysértő vagy illetéktelen célra. A vezetőknek és a pénzügyi információk előkészítéséért felelős más személyeknek kell gondoskodniuk a Colgate vállalati pénzügyi irányelveinek a betartatásáról. A bevételeket és a kiadásokat időben, megfelelő módon kell elismerni. Az eszközökről és forrásokról megfelelő értéken számított, megfelelő nyilvántartást kell vezetni. Ezenkívül azoknak, akik felelősek vagy részt vesznek az Értékpapír- és tőzsdebizottsághoz benyújtandó Colgate anyagok és a törvényben előírt egyéb benyújtandó anyagok, illetve az üzleti vagy pénzügyi világnak szánt egyéb közlemények elkészítésében és beadásában, gondoskodniuk kell arról, hogy a beadott anyagok és közlemények teljesek, valósághűek, pontosak, időszerűek és érthetőek legyenek. Ha Ön tudomást szerez a számviteli vagy pénzügyi tételek, az adott tételeket alátámasztó alapadatok, vagy a Colgate Értékpapírés tőzsdebizottsági jelentéseinek vagy egyéb közleményeinek esetleges hiányáról, meghamisításáról vagy pontatlanságáról, illetve a belső ellenőrzésekben előfordult bármilyen hibákról, az ilyen ismereteit haladéktalanul meg kell osztania felettesével vagy a Globális Jogi Szervezettel. Ugyanakkor ilyen ügyekben névtelenül és bizalmasan a Vállalat Globális Etikai és Törvényességi osztályához is fordulhat. K.: Mit tegyek, ha megkérnek, hogy bizonyos kiadások passzív időbeli elhatárolását késleltessem a következő időszakig? Ha például valaki elmagyarázza nekem, hogy ha még ebben az évben nyilvántartásba vesszük azokat, addig nem csinálunk semmi rosszat, igaz ez? Nem. A kiadások passzív időbeli elhatárolásának szándékos késleltetése félrevezető, elfogadhatatlan és potenciálisan törvénytelen eljárást képez. Bármilyen lényegtelen legyen is egy üzleti vagy pénzügyi tranzakció, pontosan és becsületesen be kell jelenteni. A vállalati dokumentumok vagy nyilvántartások meghamisítása komoly szabálysértés, és a munkaviszony megszüntetését vonhatja maga után. Védjük a Colgate vagyonát. A Vállalat eszközei, létesítményei vagy szolgáltatásai csak törvényes, megfelelő és engedélyezett célokra használhatók fel. Szigorúan tilos pénzt, vagyontárgyat vagy szolgáltatásokat lopni! A Colgate berendezéseit, rendszereit, létesítményeit, vállalati hitelkártyáit és készleteit kizárólag a Colgate ügyeinek intézésére vagy a vezetőség által engedélyezett célokra szabad felhasználni. Ön személyesen felelős nem csak azért, hogy védje a Colgate Önre bízott tulajdonát, hanem azért is, hogy általánosságban segítsen megvédeni a Colgate eszközeit. Önnek figyelnie kell minden olyan helyzetre vagy eseményre, amely a Vállalat vagyonának elvesztéséhez, rossz szándékú felhasználásához vagy ellopásához vezethet, és minden ilyen helyzetet amint a tudomására jut azonnal be kell jelentenie felettesének vagy a Vállalat Biztonsági osztályának. Csak bizonyos tisztviselők vagy más vezető alkalmazottak rendelkeznek arra vonatkozó jogkörrel, hogy a Vállalat eszközeit érintő kötelezettségeket vállaljanak. Önnek csak megfelelő engedély birtokában szabad a Vállalat eszközeit érintő kötelezettségeket vállalnia. Ha tisztáznia kell, hogy milyen jogköre van Önnek vagy más személynek a vállalati kötelezettségvállalásra, kapcsolatba kell lépnie saját egysége vagy részlege pénzügyi igazgatójával. Felelős módon használjuk a számítástechnikát és a közösségi médiát. Felelősséggel kell alkalmaznunk a Colgate számítástechnikai eszközeit és közösségi médiáit, mégpedig a Szabályzattal és a Vállalat egyéb irányelveivel, így a Vállalat Üzleti gyakorlati útmutatójával és/vagy a számítástechnikai forrásainak és közösségi médiáinak a használatával kapcsolatos irányelvekkel összhangban. A Colgate számítástechnikai forrásai magukban foglalnak minden olyan jelenlegi és jövőbeni berendezést, szoftvert és szolgáltatást, amely a Colgate tulajdonában lévő, általa lízingelt vagy szolgáltatott adatokat gyűjti össze, tárolja, teszi közzé vagy dolgozza fel. Ezenkívül a Colgate számítástechnikai eszközei magukban foglalják az alkalmazottak vagy harmadik felek 12 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT

15 saját hardvereit, szoftvereit vagy szolgáltatásait addig a mértékig, ameddig arra használják azokat, hogy hozzáférjenek vagy kapcsolatba lépjenek a Colgate számítástechnikai eszközeivel. A Colgate számítástechnikai eszközeit, valamint a Közösségi médiákat tisztelettudóan és szakszerűen a Colgate üzleti céljaira szabad felhasználni, kivéve a megfelelő és korlátozott mértékben személyes célokat. Ezeken kívül tiltottak a használat alábbi területei: Zaklató, diszkrimináló, becsmérlő, becsületsértő, csaló vagy fenyegető üzenetek, így olyanok, amelyek támadják valakinek a fajtáját, vallását, nemzeti származását, etnikumát, bőrének színét, nemét, nemi azonosságát, korát, állampolgárságát, háborús veterán státuszát, családi állapotát, fogyatékosságát vagy a törvényben védett más tulajdonságát. A Colgate bizalmas információinak vagy kereskedelmi titkainak illetéktelen terjesztése vagy a Vállalat ügyeinek vagy belső folyamatainak a területen kívül történő illetéktelen megvitatása. A biztonság megszegésének vagy a hálózati kommunikáció megszakításának előidézése vagy engedélyezése és/vagy a saját felhasználónév vagy jelszó kiadása, illetve a felhasználónév vagy jelszó használatának engedélyezése mások részére. A Vállalat Üzleti gyakorlati útmutatójában vagy a számítástechnikai eszközök és közösségi médiák használatára vonatkozó Irányelvekben tiltott minden más használat. Kivéve, ha ezt a vonatkozó törvények korlátozzák, a Colgate fenntartja magának a jogot, hogy megfelelő körülmények között a Vállalat tetszése szerint és a vonatkozó törvények alapján figyelemmel kísérje, hozzáférjen és felülvizsgálja a vállalati számítástechnikai eszközöket. A Vállalatnak az a joga, hogy figyelemmel kísérje, hozzáférjen és felülvizsgálja a Vállalati számítástechnikai eszközöket, kiterjed a vállalati számítástechnikai eszközökkel létrehozott, tárolt vagy továbbított üzleti és személyi adatokra, valamint a vállalati számítástechnikai eszközök segítségével felkeresett közösségi média oldalakra is. Az alkalmazottak nem várhatják el a titoktartást az ilyen üzleti vagy személyi adatok tekintetében. A Colgate fenntartja a jogot, hogy bármikor, bármilyen indokkal, illetve előzetes értesítés nélkül korlátozza vagy megszüntesse bármely felhasználó számára a Colgate Számítástechnikai eszközök hozzáférhetőségét vagy használatát, kivéve, ha ezt a törvény megtiltja. K.: Otthon pihenés közben gyakran felkeresek blogoldalakat, így a múlt héten észrevettem, hogy egy korábbi alkalmazott rendkívül negatív hozzáállással arról írt, milyen tapasztalatai voltak a Vállalatunknál. Ettől nagyon ideges lettem. Válaszolhatok ezekre a megjegyzésekre? A Vállalat nevében nem válaszolhat a megjegyzésekre. Ön azonban nyugodtan válaszolhat a saját nevében, amennyiben nem sérti meg a Vállalatnak a számítástechnikai eszközök és a közösségi média használatára vonatkozó irányelveit, és nem teszi közzé a Vállalat bizalmas vagy tulajdonosi információit. Határozottan bátorítjuk, hogy hívja fel az ügyre a személyzeti osztály vezetőjének a figyelmét. K.: A lányom és én időnként a vállalati laptopon megyünk fel az Internetre. Nemrégiben megkérdezte, hogy az egyik barátjával együtt használhatják-e a számítógépemet ezen a hétvégén, amikor én nem leszek itthon. Kiadhatom nekik a bejelentkezéshez szükséges felhasználónevemet és jelszavamat? Nem. A bejelentkezéshez szükséges felhasználónevek és jelszavak segítségével lehet biztonságossá tenni a számítástechnikai eszközök használatát. Ezeket az adatokat senkinek sem szabad kiadni. Ugyanakkor nem ajánlatos a felhasználóneveket és a jelszavakat a számítógépre kitűzni vagy a laptop tokjában tartani. Sőt, a vállalati adatokat könnyebb megvédeni az illetéktelen felhasználóktól a jelszó időszakos megváltoztatásával. Ezenkívül a családtagok sem használhatják az Ön Vállalattól kapott laptopját személyi célokra. Colgate-palmolive company 13

16 AZ IGAZGATÓTANÁCCSAL FENNTARTOTT KAPCSOLATUNK Abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy a Vállalat Igazgatótanácsában több kiváló személyiség tevékenykedik; az általuk végzett tanácsadás, útmutatás és irányítás döntő fontosságú sikerünk fennmaradása érdekében. Az üzleti, oktatási és közszolgáltatásokban szerzett közös hátterük, nemzetközi tapasztalataik, oktatási eredményeik, morális és etikai jellemük és sokféleségük révén Igazgatótanácsunk hatékonyan képes átlátni a Vállalatnál folyó üzleti tevékenységeket. Igazgatótanácsunk független, tapasztalt és sokoldalú szervezet. A függetlenség a feddhetetlenséget és az elszámoltathatóságot támasztja alá. A Colgate-nek az a politikája, hogy Igazgatótanácsa alapvetően külső független igazgatókból álljon. Az igazgatótanácsi bizottságokban szolgáló és az ellenőrzési, kifizetési és irányítási ügyeket felügyelő igazgatók mind függetlenek. Nincsenek egymásba fonódó igazgatósági tagságok, és a Vállalat politikája szerint egyik független igazgató sem kap tanácsadói, jogi vagy egyéb igazgatótanácsi tagságon kívüli díjat a Vállalattól. Támogatjuk az Igazgatótanáccsal folytatott közvetlen és nyílt kommunikációt. A Colgate igazgatói mind az igazgatótanácsi terem ajtaján belül, mind azon kívül gyakran és közvetlenül érintkeznek a Vállalat vezetőségével. A kulcspozícióban lévő legfelső vezetők rendszeresen részt vesznek az igazgatókkal együtt az igazgatótanácsi üléseken és a kevésbé hivatalos összejöveteleken, és együtt aktívan szerepelnek a különböző üzleti kérdések őszinte megvitatásában. Az igazgatókat felkérik, hogy a terv szerinti igazgatótanácsi ülések között kérdéseikkel és javaslataikkal forduljanak a legfelső vezetőkhöz, amit gyakran meg is tesznek. Az ebből eredő nyílt és őszinte légkör a Colgate általános vállalati kultúráját tükrözi, továbbá segít az Igazgatótanácsnak abban, hogy aktív szerepet játsszon a Vállalat üzleti stratégiájának kidolgozásában és irányításában. Elköteleztük magunkat a kitűnő vállalatirányítás mellett. A Colgate Igazgatótanácsa vezető szerepet játszik a vállalatirányítási kezdeményezések támogatásában. A Colgate a maga nemében az elsők között hivatalosan elfogadott üzleti ügyeinek intézésére magatartási szabályzatot és kartát dolgozott ki Igazgatótanácsa és a tanácsi bizottságok részére; ezzel kitűnő vállalatirányítási eljárásokat valósított meg az elmúlt két évtizedben, s ezeket folyamatosan fejlesztette és finomította. A Colgate Igazgatótanácsa áll az irányelvek központjában, szilárd meggyőződése, hogy a jó vállalatirányítás inspirálja a hosszú távú üzleti sikereket, és nagy mértékben segíti azokat. A Colgate vállalatirányítási programjának részletesebb tárgyalását lásd a Vállalat weboldalán elérhető Colgate-Palmolive vállalati igazgatótanácsi irányelvek a jelentősebb vállalatirányítási kérdések kapcsán útmutatóban. 14 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT

17 A KÜLSŐ ÜZLETI EGYSÉGEKKEL FENNTARTOTT KAPCSOLATUNK Mindannyian felelősek vagyunk azért, hogy hogyan ítélnek meg bennünket a szállítók és a vevők. Fontos, hogy arról ismerjenek bennünket, hogy becsületesen és tisztességesen bánnunk ezekkel a csoportokkal. Etikusan bánunk a szállítóinkkal és a vevőinkkel. Beszerzési tevékenységeink során célunk az, hogy folyamatos, megbízható szállítási forrásokat tudjunk biztosítani. A vevők és szállítók becsületes kezelése lényeges az egészséges, hosszan tartó kapcsolatok fenntartása szempontjából. Így tehát partnereknek tekintjük szállítóinkat, és szeretnénk, ha elfogadható nyereségre tennének szert. Minden potenciális szállítót tisztességesen és egységesen ítélünk meg. Döntéseinket objektív kritériumokra, így az árra és a minőségre, valamint az eladói megbízhatóságra és feddhetetlenségre alapozzuk. Tilos bármiféle jutalékot, megvesztegetést vagy hasonló fizetést juttatni vagy elfogadni! Semmilyen személyes kedvezményt nem adunk vevőinknek az árakra, az akciós engedményekre, a marketinges segítségnyújtásra vagy hasonlókra; minden vevőnkkel ugyanolyan üzleti alapon bánunk. A vevőkkel és szállítókkal fenntartott kapcsolatot a jelen Magatartási szabályzat azon fejezetében tárgyaljuk, amely a verseny/trösztellenes törvények szerinti felelősségünkkel foglalkozik. A Colgate Beszállítók Magatartási szabályzata több nyelven is elérhető a Vállalat weboldalán a Beszállítóknak szóló Dolgozzon velünk címszó alatt. Nem adunk és nem fogadunk el nem illő ajándékokat. Nem szabad ajándékokat, fizetéseket vagy más személyes előnyöket adni vagy elfogadni bármely üzleti döntés befolyásolása vagy a befolyás látszatának keltése céljából. Ha Ön a névleges értéket (50 USD-t) meghaladó ajándékot, pénzt vagy más előnyt szeretne nyújtani vagy elfogadni, akkor még előtte jóváhagyást kell kérnie a Globális Jogi Szervezettől vagy a Globális Etikai és Törvényességi osztálytól. Azt sem szabad elfelejtenie, hogy minden naptári évben összesen egyetlenegyszer és egyetlen forrásból fogadhat el névleges értékű ajándékot. Ha kínos lenne a Vállalat számára, hogy Ön nem fogad el egy névleges értéket meghaladó valamilyen ajándékot, akkor az ajándék elfogadását be kell jelentenie a Globális Jogi Szervezetnek, amely majd segít a megfelelő álláspont kialakításában. Ezenkívül ne intézkedjen névértéken felüli ajándékról, pénzről vagy más juttatásról, illetve ne fogadjon el ilyet valamelyik közeli családtagja nevében senkitől, akivel a Vállalatnak meglévő üzleti kapcsolata áll fenn, vagy akivel üzleti kapcsolatot szeretne kialakítani. Tartsa magát az alábbi szabályhoz: soha ne fogadjon el ajándékot vagy szolgáltatást, ha az kompromittálná Önt, vagy annak látszatát keltené. Ebbe nem tartoznak bele az eseti üzleti szórakoztatás, amelyek viszonozhatók, illetve a tisztán névleges értékű ajándékok. Önnek tudnia kell, hogy a szövetségi, állami, helyi vagy külföldi kormányokkal folytatott kapcsolattartásra különleges szabályok vonatkoznak, amelyek eltérnek a nem állami vállalatokkal fenntartott kapcsolatokra vonatkozó szabályoktól. Általában véve nem lehet kormányzati alkalmazottaknak ajándékot, évjáradékot vagy értékes dolgot így vendéglátást vagy utazásokat felkínálni vagy adni, hacsak a Globális Jogi Szervezet azt előzetesen nem engedélyezi. A Colgate beszállítóit és eladóit mindig tájékoztatni kell arról, hogy a velünk folytatott munkavégzés közben elvárjuk a Szabályzat betartását, illetve ha nem így tesz, kockáztathatja a velünk fennálló üzleti kapcsolatot. Ráadásul tiszteletben kell tartanunk és be kell tartanunk az ügyfelek vagy a beszállítók irányelveit mindaddig, amíg azok nem mondanak ellent saját irányelveinknek. Colgate-palmolive company 15

18 K.: Munkaköröm részeként számtalan üzleti megbeszélést, utat és konferenciát szerveztem már meg. Az egyik helyi szálloda, ahol gyakran foglalok szobát, mostanában felajánlott nekem egy ingyenes hétvégét a házassági évfordulómra. Nagyon figyelmes gesztusnak találom. Elfogadhatom? Nem. Az ajánlat elfogadása megnehezítené Önnek, hogy pártatlannak tűnjék a későbbi szállások megszervezése során. Még az összeférhetetlenség ilyen esetének a látszata is helytelen lenne, amit az ajánlat udvarias elutasításával mindenképpen el kell kerülni. Tiszteletben tartjuk mások kereskedelmi titkait és bizalmas információit. A Colgate által folytatott politika alapján a Vállalat arra törekszik, hogy tudatosan ne sértse meg mások érvényes és érvényesíthető szellemi tulajdonjogait. Az is a Vállalat politikájához tartozik, hogy tiszteletben tartja mások kereskedelmi titkait és egyéb tulajdonosi információit. Ez különösen akkor fontos, ha Önnek birtokában vannak olyan kereskedelmi titkok és tulajdonosi információk, amelyekhez a korábbi munkaadójánál való munkavégzése során jutott. Ha bármilyen kérdése merülne fel ezen a területen, kérjen tanácsot a Globális Jogi Szervezettől. Ha a Vállalaton kívül bárki valamilyen találmánnyal, felfedezéssel vagy ötlettel fordul Önhöz, fontos levédeni a Vállalatot minden későbbi jogsértés vagy pénzbeli követelés ellen, különösen azokban az esetekben, amikor saját erőfeszítéseink vagy tanácsadóink erőfeszítései korábban már eljutottak ugyanezekhez a találmányokhoz, felfedezésekhez és ötletekhez, amelyeket szeretnénk is a Vállalat valamelyik termékében alkalmazni. Ne engedje meg, hogy külső személyek részletesen elmondják Önnek találmányaikat, felfedezéseiket vagy új ötleteiket. Minden kéretlen ötletet beletekintés nélkül továbbítson a helyi Fogyasztói Ügyek osztályának, hogy a Vállalat eljárásainak megfelelően kezelje azokat. Mások információinak védelmével kapcsolatosan további tájékoztatást kaphat a Vállalat Üzleti gyakorlati útmutatójában megtalálható Colgate-Palmolive irányelvek a vállalati tulajdonosi információk megőrzéséről és mások tulajdonosi információinak tiszteletben tartásáról című útmutatásból. K.: Nemrégiben kiléptem az egyik rivális vállalattól, és beléptem a Colgate-hez. Azt gondoltam, sokat segítene az új csapatomnak, ha összeállítanék egy összefoglaló dokumentumot, amelyben részletesen leírnék mindent, amire korábbi munkaadóm tervei és stratégiái kapcsán emlékszem. Ez helyes cselekedet lenne? Rendkívül erkölcstelen, és valószínűleg jogsértő is lenne, ha megosztaná másokkal korábbi munkaadója bizalmas vagy tulajdonosi információit. Nem szabad kibeszélnie olyan nem publikus adatokat, amelyekhez a versenytársnál végzett munka közben jutott, és ha erre bármikor is megkérik, haladéktalanul be kell jelentenie az esetet a legközelebbi felettesének, a Humánpolitikai osztálynak, a Globális Jogi Szervezetnek vagy a Globális Etikai és Törvényességi osztálynak. 16 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT

19 A FOGYASZTÓKKAL FENNTARTOTT KAPCSOLATUNK Hírnevünk alapja termékeink minősége és biztonságos volta. A minőség és biztonság melletti elkötelezettségünk lényeges elem a Vállalat további növekedése és sikere szempontjából. A legmagasabb normákat állítjuk termékeink elé. Elköteleztük magunkat annak biztosítása mellett, hogy fogyasztóink bízzanak a Colgate termékekben megbízhatóságuk, minőségük és kitűnő teljesítményük miatt. Azon kívül, hogy több millió embert szolgálunk ki az üzleti tevékenységünknek helyszínt biztosító piacokon, folyamatosan arra törekszünk, hogy termékeinket a lehető leghatékonyabban állítsuk elő, hogy minél több fogyasztónk számára elérhetővé váljanak. A Colgate által forgalmazott termékeknek nem csak a törvényben előírt biztonsági normákat kell teljesíteniük, hanem Vállalatunk gyakran még szigorúbb szabványait is. Részt veszünk olyan programokban, amelyek azonnal segítséget nyújtanak fogyasztóinknak, ha valaki vélhetően megrontja termékeink hírét, visszaél velük vagy hamisítja azokat. A fogyasztók egészsége, biztonsága és jóléte a legalapvetőbb kérdés számunkra, és Önnek mint a Colgate alkalmazottjának az a feladata, hogy azonnal bejelentsen üzleti egysége vezetőjének minden ügyet, amelybe a termékminőség vagy -biztonság kapcsán belebotlik. Készségesek vagyunk a fogyasztókkal szemben. Mivel fogyasztói termékekkel foglalkozunk, sikerünk azon múlik, hogy fogyasztóink mennyire elégedettek, milyen a bizalmuk és a jó szándékuk. A legjobban úgy tudjuk elérni céljainkat és kiszolgálni fogyasztóink igényeit, ha a fogyasztói tájékoztatás következetes, tisztességes és érzékeny programját követjük. Felismerjük, mennyire fontos előre tudnunk, hogy fogyasztóink mit várnak termékeinktől, és mit szeretnek bennük, és hogy reagáljunk ezekre. Hiszünk abban is, hogy a fogyasztóknak a termékeinkkel kapcsolatosan a Vállalathoz eljutott véleménye, gondjai és kérdései fontos információforrást jelentenek számunkra. A fogyasztók igénye állandóan változik, így folyamatosan figyelnünk kell arra, hogy mit szeretnének az emberek, s változó igényeiket kreatív módon kell kielégítenünk. Amikor egy fogyasztó elégedetlenségét fejezi ki, a problémával azonnal, udvariasan és becsületesen foglalkozunk, és minden ésszerű erőfeszítésünkkel igyekszünk fenntartani vagy visszaszerezni a fogyasztó jóindulatát, hogy továbbra is a Colgate termékeket vásárolja. Reklámunk hiteles. Üzleti tevékenységünk egyik legfontosabb aspektusa a reklám. A reklámnak kreatívnak és versenyképesnek kell lennie, ugyanakkor azonban őszintének és hitelesnek is, nem lehet félrevezető, és mindig meg kell felelnie a vonatkozó törvényeknek. Reklámunkban kerülnünk kell a személyek sztereotípiává redukálását olyan tényezők alapján, mint a fajta, vallás, nemzeti eredet, etnikum, bőrszín, nem, nemi azonosság, kor, állampolgárság, szexuális beállítottság, háborús veterán státusz, családi állapot vagy rokkantság, vagy a törvényben védett más tulajdonság. A reklám jóval többet tesz a termékimázs megalkotásánál. A megbízhatóság és szavahihetőség hírét építi ki. Colgate-palmolive company 17

20 Ezenkívül nagy gonddal választjuk ki azt a médiát, amelyben reklámunk megjelenik. Nem engedjük meg, hogy reklámunk olyan televíziós programokban vagy egyéb olyan médiában jelenjen meg, amelyekben indokolatlanul túl sok erőszak vagy szex látható, vagy amelyek társadalom ellenesek, vagy károsan befolyásolják Vállalatunk hírnevét vagy termékeit. A reklámok, védjegyek vagy dizájnok megtervezése, használata és kiválasztása során betartjuk a kereskedelmi tisztesség normáit, hogy termékeink saját minőségük és hírnevük erejéből legyenek sikeresek, és ne azért, mert utánozzák vagy kihasználják a versenytársak jóhiszeműségét. A kereskedelmi tisztesség az alábbiakat követeli meg: A védjegyek megsértésével és a tisztességtelen versennyel foglalkozó helyi jogi előírások szigorú betartását. A multinacionális vállalatok, illetve a saját helységen kívüli regionális versenytársak által használt jól ismert védjegyek, szlogenek, reklámtémák vagy grafikák utánzásának mellőzését. A Vállalat hirdetési irányelveinek a részletesebb tárgyalását lásd a Vállalat Üzleti gyakorlati útmutatójában megtalálható Colgate-Palmolive hirdetési irányelvek és a Colgate-Palmolive reklámkihelyezési politikai nyilatkozat című útmutatásban. 18 MAGATARTÁSI SZABÁLYZAT