az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról

Átírás

1 Készítette: MÁV-START Zrt. Kabinet; Humán Szervezet Grabant Anita, Dudás Karolina 01/73 25 Ulrichné Czihó Barbara 01/ /2013/START../2013. (. MÁV-START Ért..) sz. vezérigazgatói utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról.. Ungvári Csaba vezérigazgató MÓDOSÍTÁSOK JEGYZÉKE Módosítás száma A módosítás rövid leírása MÁV-START Értesítő száma, megjelenés dátuma

2 Tartalomjegyzék 1. AZ UTASÍTÁS CÉLJA HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA Az utasítás hatálya Felelősség FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA A kiküldetések prioritásai A kiküldetések költségtervezése és engedélyezése A kiküldetési költségkeret meghatározása Kiutazások engedélyezése A kiküldetések pénzügyi előkészítése, a kiküldöttek költségtérítése Napidíj Szállásköltség Utazási költségek Dologi kiadások A kiküldetések szakmai előkészítése A kiküldetések adminisztrációs előkészítése Kiutazási ügyiratok Közlekedési mód Szolgálati utazáshoz vasúti szabadjegyek igénylése és kiadása Vízum beszerzése Útijelentés készítése és hasznosítása Utólagos költségelszámolás A költségelszámolás folyamata A költségelszámolási nyomtatvány átadása az NKSZ részére EGYÉB RENDELKEZÉSEK HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Hivatkozások Hatályon kívül helyezések HATÁLYBA LÉPTETÉS MELLÉKLETEK sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet...36 oldalszám 2 / 37 oldal

3 1.AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV-START Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetései szabályozásának meghatározása, így különösen: a munkavállalók kiutazásának tervezési és engedélyezési rendje, a kiküldetések szakmai, pénzügyi, adminisztrációs előkészítése, a valutaellátmány és szállásköltség mértékének, a kiküldetési költségek elszámolási alapelveinek, a kiutazások eredményeinek hasznosításával kapcsolatos szabályok meghatározása. Az utasítás célja továbbá a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon teljesített szolgálattal kapcsolatos MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetésének és elszámolásának szabályozása. 2.HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasításban foglalt szabályokat a MÁV-START Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetéseire, valamint az 1. számú melléklet szerinti útiokmányok megújítására és használatára kell alkalmazni. Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV-START Zrt. valamennyi munkavállalójára, akiknek a kiutazását a pont szerint engedélyezték. A határállomásokon történő, határátlépő igazolvánnyal rendelkező munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos eljárási rendet és az elszámolás rendjét jelen utasítás 2. és 3. számú mellékletei szabályozzák. Az utasítás személyi hatálya nem terjed ki a MÁV-START Zrt. munkavállalóinak belföldi kiküldetéseire, valamint az Utasellátó Központ beosztott munkavállalóira a napi munkavégzésükhöz kapcsolódóan Felelősség Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Kabinetvezető, a végrehajtásáért az érintett munkavállalók és a munkáltatói jogkör gyakorlóik a felelősek, közreműködőként pedig részt vesz a MÁV Zrt. Nemzetközi Kapcsolatok Szervezet (a továbbiakban NKSZ) a MÁV Zrt. és a MÁV-START Zrt. között kötött külön megbízási szerződés alapján. 3. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kiküldetés): a MÁV-START Zrt. által elrendelt, a társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyarország területén kívül tartózkodás, ha annak egybefüggő időtartama nem haladja meg a 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos, külföldre történő utazás. Kiküldött: a MÁV-START Zrt.-vel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy. Határátlépési igazolvány: határátlépésre jogosító okmány, mely annak a magyar állampolgárnak adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges. Jelenleg új határátlépési igazolványok az NFM január 8-án kelt állásfoglalása alapján nem kerülnek kiadásra. Humánszolgáltató: MÁV Zrt. Humánszolgáltató szervezet IHIR: Integrált humán információs rendszer (SAP HR) Útielőleg: Jelen utasítás szempontjából hivatalos külföldi utazáshoz (kiküldetéshez), munkavállalók részére az utazás során felmerülő kiadások fedezetére, valutában és forintban előzetesen rendelkezésre bocsátott összeg, mely tartalmazza mind a napidíjat, mind pedig a szállás- 1 Az Utasellátó Központ munkavállalóira a KSZ Helyi Függeléke alkalmazandó. oldalszám 3 / 37 oldal

4 költségek fedezetére előzetesen rendelkezésre bocsátott összeget. Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat: A felvett útielőlegek és a kiküldetéssel kapcsolatos költségek elszámolására bevezetett bizonylat, melynek kitöltése elektronikusan történik. A nyomtatvány elektronikus változata letölthető a MÁV Zrt. Számviteli Szervezet honlapjáról ( / Segédletek / Sablonok / Pénzforgalom / Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV-START dolgozók számára). Utazók: a jegyvizsgáló (belföldi és nemzetközi) és vezető jegyvizsgáló (belföldi és nemzetközi), a mozdonyvezető, a motorvonat vezető, a gépészeti vonalellenőr, a mozdonyvezető és motorvonat vezető gyakornok munkakörökben foglalkoztatottak MFB: mozdonyfedélzeti berendezés; járműkövetésre, üzemanyag fogyasztás kontrollra, elektronikus menetigazolványra és a fedélzeti diagnosztikai rendszerre épülő adatszolgáltató rendszer. Valutapénztár: A MÁV Zrt. Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés által üzemeltetett házipénztár, mely a házipénztárra vonatkozó általános szabályok szerint a pénzforgalmát valutában bonyolítja le. Alkalmazott rövidítések: NKSZ: MÁV Zrt. Nemzetközi Kapcsolatok Szervezete PFK: Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés KSZK: Kimenő Számla Könyvelés BK: Beszámoló készítés BSZR: Bejövő Számlakezelő Rendszer IHIR: Integrált Humán Irányítási Rendszer Sztv.: Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) MNB: Magyar Nemzeti Bank 4. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A kiküldetések prioritásai A kiutazásoknál prioritást kell biztosítani a 43/280/2009. Alapítói Határozatban foglaltak figyelembevételével: - az EU intézményeinél befolyással rendelkező fórumokra, a közösségi előírások adaptálását elősegítő nemzetközi szervezetek rendezvényeire történő kiutazásoknak, - a MÁV-START Zrt. jogainak érvényesítését elősegítő, eredményeinek bemutatását célzó utazásoknak, - a nemzetközi személyforgalom lebonyolítását szolgáló nemzetközi egyeztetéseknek és tárgyalásoknak (menetrend, díjszabás, üzemeltetés), - beruházásokkal, illetve beszerzésekkel, tenderekkel kapcsolatosan a külföldi partnerrel folytatott tárgyalásoknak, típusvizsgálatoknak és átvételeknek, - a MÁV-START Zrt. különböző szervezeti egységei által valamely nemzetközi szervezet vagy külföldi fél megbízása alapján végzett tervezési, kutatási, kísérleti munkáknak, - A Társaságnál előállított termékek, valamint az általa nyújtott szolgáltatások értékesítését elősegítő utazásoknak, - a műszaki fejlődést, a szakmai színvonal növelését elősegítő szakértői utazásoknak, - a nemzetközi szervezetekben vállalt, a Társaság érdekeit is szolgáló kölcsönös kötelezettségek teljesítésére vonatkozó utazásoknak. oldalszám 4 / 37 oldal

5 4.2 A kiküldetések költségtervezése és engedélyezése A kiküldetési költségkeret meghatározása Az éves kiküldetési költségkeretet, illetve annak szervezeti egységenkénti belső megosztását a vezérigazgató engedélyezi az éves üzleti tervben a Kabinet, illetve a Humánerőforrás Gazdálkodás javaslata alapján, a Kontrolling jóváhagyásával, figyelemmel az alábbi szempontokra: - a 4.1 pontban felsorolt prioritások, - az előző év tényadatai és felhasználási tapasztalatai, - az egyes szervezetek által elkészített éves kiutazási terv és előzetes költségbecslés. A költségkeret optimális felhasználása és jobb tervezhetősége érdekében a rendelkezésre álló költségkeret 85%-a osztható fel a szervezeti egységek között. A fennmaradó 15% vezérigazgatói tartalékot képez. A kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői keretükkel saját hatáskörben gazdálkodnak, és gondoskodnak arról, hogy év közben keret túllépésre ne kerüljön sor. A kiküldetési költségfelhasználást a Kontrolling folyamatosan figyeli és negyedévenként göngyölített kimutatást terjeszt a vezérigazgató, az általános vezérigazgató-helyettes és a kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői, a vezetői értekezlet elé Kiutazások engedélyezése A külföldi utakat a kiküldendő munkavállaló(k) munkáltatói jogkör gyakorlója készíti elő jóváhagyásra a szakterület igazgatója számára. Amennyiben nincsen az üzletágnak igazgatója, úgy a MÁV-START Zrt. munkáltatói jogkörgyakorlásának rendjéről szóló hatályos vezérigazgatói utasítás (4. sz. melléklet) alapján a munkavállaló munkáltatói jogkörgyakorlója hagyhatja jóvá a kiutazást az e célra felfektetett ügyirat alapján. Kivételes, rendkívüli méltánylást igénylő, különösen indokolt esetekben az ügyirat felfektetése rövid úton történő egyeztetéssel későbbre halasztható (kiutazás előre be nem jelenthető ellenőrzés céljából vagy rendkívüli esemény, soron kívüli egyeztetés esetén). Ekkor ugyanúgy kell eljárni, mint amikor az utazást megelőzően kerül sor az engedélyeztetésre, az ügyirat fentiek szerint kerül engedélyezésre az utazás megtörténte után. Az ügyirat utólagos felfektetése és az engedélyezés abban az esetben halasztható későbbre, amennyiben a rövid úton történő egyeztetés dokumentált formában történt (erre a célra írt feljegyzés, esetleg ). A kiutazó ebben az esetben a biztosítási kártyát megkapja az NKSZ-től a kiutazás előtt, ám a napidíj és egyéb ellátmány csak utólag, az ügyirat utólagos felfektetését követően vehető át a pénztárban. A kiküldetés csak abban az esetben engedélyezhető, ha a kiküldött a korábbi utazásáról az útijelentést az előírt határidőn belül leadta, a felvett ellátmánnyal pedig az utasításban szereplő határidőig leszámolt. Kivétel ez alól, ha két kiutazás között csak egy hétvégét tölt itthon az utazó, és második utazásának hossza miatt az utasításban előírt határidőn túl érkezik haza. 4.3 A kiküldetések pénzügyi előkészítése, a kiküldöttek költségtérítése A kiküldöttek kötelesek a költségmegtakarítást célzó rendelkezéseket (Alapítói Határozat), útmutatásokat figyelembe venni, különös tekintettel az alábbi szempontokra: - az egy értekezlet egy résztvevő tárgyalóképes nyelvismerettel elvének érvényesítése, ennek hiányában írásos állásfoglalás az adott vasútszakmai nemzetközi szervezet felé (UIC, CER, stb.), - a kiutazási napok számát szigorúan az értekezlet vagy esemény programjához kell igazítani; - a költségtérítéses szakmai utakon, kiállításokon és vásárokon a részvétel rendkívül indokolt esetben történő, kivételes engedélyezése, elsősorban felsővezetői szinten, alapos szakmai indoklással ellátva; oldalszám 5 / 37 oldal

6 - a vasúti közlekedést előnyben kell részesíteni (a legfeljebb egy éjszakai utazással elérhető úticélok esetén, amikor a költség utazási költségek és napidíj így alacsonyabb, mint repülővel történő utazás esetén); - az érvényes szálláskeret betartása mellett a kiutazó törekedjen a gazdaságosabb alternatívák igénybevételére; - elsősorban a helyi tömegközlekedési eszközök igénybevétele ajánlott az utazás alkalmával A kiutazás során felhasználható ellátmány (útielőleg) számítása az alábbiak figyelembevételével történik Napidíj A napidíj a kiküldöttet a külföldi kiküldetés tartamára, a kiutazással kapcsolatban felmerült többletköltségek fedezetére megillető költségtérítés. Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők napidíja 44 euró. Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. A napidíj után a kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli. Az engedélyezettnél hosszabb, indokolt kiküldetés esetén a kint tartózkodást és az elszámolást a kiküldetést engedélyezőkkel utólag jóvá kell hagyatni. Vonattal és személygépkocsival történő utazás esetén a kiküldetés indulási és érkezési ideje a magyar határ átlépésének tényleges időpontja. Repülőgéppel vagy hajóval történő utazás esetén az indulási időpont a valódi indulásnál egy órával kevesebb, az érkezési pedig a valódi érkezésnél egy órával több. A kiküldetésben töltött teljes (24 óra) napokhoz még hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat: az így fennmaradó tört rész, amennyiben az eléri a 8 órát, egész napnak számít, így teljes napidíj jár. Ha a fennmaradó tört rész meghaladja a 4 órát, de kevesebb, mint 8 óra, akkor a kiküldöttet a napidíj 50%-a illeti meg. Ugyanazon a naptári napon kezdődő, ismétlődő, 24 óránál rövidebb, egymást követő kiküldetések esetén a fenti időtartamok egybeszámítása is választható azzal, hogy: a) légi és vízi út esetén, az együttesen számított utak között az érkezés utáni és az újabb indulás előtti egy-egy óra csak akkor vehető figyelembe, ha az érkezés szerinti időpont és az újabb indulás időpont között legalább két óra eltelik; b) ha az együttesen számított utak között az érkezés és az újabb indulás között eltelt idő nem több mint két óra, akkor ez az időtartam is kiküldetésnek minősül. Ha a kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés tartama alatt díjtalan ebédben vagy vacsorában részesül, az adott napra jutó napidíjat étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell Szállásköltség A szállásköltség a kiküldetés során kereskedelmi szálláshely igénybevételéért fizetendő öszszeg. Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők szállásköltségnek naponta elszámolható öszszege legfeljebb 120 euró lehet. A szállásköltség rendelkezésre bocsátása útielőleg formájában történik, melyről az utazó köteles számlával elszámolni. A szállásköltség részét képezi a számlán feltüntetett reggeli költsége is. A szállásköltség túllépése nem megengedett. Amenynyiben a szállásköltség indokolt esetben mégis túllépi a megengedett keretet, az utazó szállásköltség-kiegészítést kérhet, az összeget az ügyiratban egyértelműen szerepeltetve. A szállásköltség túllépését a vezérigazgató engedélyezi az ügyiratban. Ha a meghívó tartalmazza, hogy a meghívó fél a szállást biztosítja, úgy szállásköltség nem folyósítható. A szállás fogalma alatt olyan szálláshely értendő, amely az alapvető komfortérzetet biztosítja, azaz fűtés, meleg víz, fürdőszoba és reggeli biztosított. oldalszám 6 / 37 oldal

7 Utazási költségek Taxiköltség: a) Belföldön: A kiküldött a lakásától vagy munkahelyétől a munkahely vagy lakhely szerinti település közigazgatási határán belül lévő pályaudvarig vagy repülőtérig, illetve onnan a lakásáig vagy munkahelyéig taxit vagy repülőtéri autóbuszjáratot vehet igénybe, amelynek díját számla alapján elszámolhatja, az engedélyező jóváhagyása alapján. A közigazgatási határon kívül eső viszonylatra történő igénybevételt a munkáltatói jogkörgyakorló egyedileg engedélyezheti. b) Külföldön: A kiküldött külföldön fölmerült szükséges utazásai során közösségi közlekedési eszközöket vehet igénybe. Indokolással alátámasztott esetben a munkáltatói jogkör gyakorló egyedileg engedélyezheti egyéb szállítási szolgáltatások igénybevételét külföldön. Közösségi közlekedési költségek: A külföldi közösségi közlekedés költségei számla vagy egyéb bizonylat (nyugta, menetjegy) alapján számolhatók el. Az egyéb bizonylatoknak a költség pontos összegét minden esetben tartalmaznia kell. Hálókocsi díjak: Amennyiben a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet kapott, az igazolt hálókocsi kezelési díjat, valamint egyéb kötelező szervízdíjat, pótdíjat számla alapján elszámolhatja a tényleges igénybevételnek megfelelően. Az OSzZsD tagvasutak pályahálózatán történő utazás alkalmával a szervízdíjat az utazó a vonaton egyenlít ki, és utólag elszámolja. Ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet nem kapott, hálókocsijegy forint fizetés ellenében történő beszerzéséhez a kiküldő megrendelő levele szükséges, amelyben a kiküldő szerv cégszerű aláírással ellátott nyilatkozatában igazolja az utazás szolgálati jellegét és közli a kiküldöttek nevét. A hálókocsijegy beszerzéséhez a kiküldött elszámolási előleg felvételére jogosult. A felvett összeggel bizonylattal igazoltan az általános szabályok szerint az elszámolási előleget igénylő ügyiratban kell elszámolni. Gépkocsi költségei: A vállalati tulajdonú gépjármű külföldön történő használatát a 33/2012. (XI. 10. MÁV- START Ért. 21.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. tulajdonát képező és flottaszerződés keretében használatban lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról szóló utasítás szabályozza. Az elszámolási előleg igénylés folyamatát a 7/2011 (XII.16. MÁV Ért.27.) GÁVIGH sz. utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról szóló utasítás tartalmazza Dologi kiadások A szállás- és utazási költségen felül felmerült, a kiküldetéssel kapcsolatos indokolt kiadások: - hivatalos távirati, fax és távbeszélő költség, - hivatalos csomagok szállítási költsége, - kiállításokhoz kapcsolódó költségek (pl.: belépőjegy, készpénzben fizetett részvételi díj), - útiokmányok kiállítási költsége, - valutaváltásánál felmerült költség, - repülőtéri parkolási díj, - bőrönd fóliázási költsége, - szállodai internethasználat (ennek költségét a szállodai számlán kell feltüntetni), - egyéb, egyedi elbírálás alá eső költségek elszámolhatóak a Társaság nevére és székhelyének címére (MÁV-START Zrt Budapest, Könyves Kálmán krt ) kiállított számla alapján. oldalszám 7 / 37 oldal

8 4.4 A kiküldetések szakmai előkészítése A kiküldő munkáltatói jogkör gyakorlók a külföldi tárgyalásra kiutazókat kötelesek érdemben eligazítani, megadni a tárgyaláson elérendő célokat és meghatározni a kiutazó személyek által képviselni szükséges irányelveket. Ha a Társaság több szervezeti egysége, vagy ha MÁV- START Zrt-n kívüli szerv is érintett a külföldi tárgyaláson, akkor a kiküldetés megkezdése előtt álláspont egyeztetést kell végezni a képviselendő MÁV-START", vagy magyar álláspont kialakítására. Az egyeztetés eredményét - eltérő véleményeket - emlékeztetőben, jegyzőkönyvben kell rögzíteni. 4.5 A kiküldetések adminisztrációs előkészítése Kiutazási ügyiratok A kiküldetés engedélyezéséhez a meghívó megérkezését követően haladéktalanul ügyiratot kell felfektetni úgy, hogy az az engedélyeztetési eljárást követően legkésőbb a kiküldetés első napját megelőző 5 munkanappal az NKSZ-hez megérkezzen. A diszkont légitársaságok járatainak igénybevételi szándéka esetén az ügyiratot a megrendelés sikere érdekében haladéktalanul, legkésőbb a kiküldetés első napját megelőző 10 munkanappal, el kell juttatni az NKSZ-re. A külföldi kiküldetési ügyiratnak tartalmaznia kell: - 1 példányban egy betétlapot (5. sz. melléklet), amelyen a kiutazó az utazás engedélyezését kéri, valamint feltünteti a következő adatokat: o a kiutazó nevét, munkakörét, szervezeti egységét, törzsszámát o a kiutazás célját, az értekezleten történő részvétel szükségességét, az indoklást o a kiküldetés időpontját o a kiutazás helyét (ország, város) o a tárgyalási és utazási napok számát (ahol a kiküldetésben eltöltött napok számát az utazási és tárgyalási napok összege adja) o a tárgyalások kezdésének és befejezésének időpontját o a titokvédelmi szabályok betartásával a tárgyaláson képviselendő álláspontot o az utazás várható költségeinek tételszerű felsorolását (keretgazdálkodás): napidíj, szállásköltség, dologi költség, utazási költség, - 2 példányban kitöltve az Adatlap az ideiglenes kiküldetéshez című nyomtatványt (6. sz. melléklet) - a meghívót, - a rendezvény részletes programját, napirendjét, - amennyiben az utazás nem vonattal történik: az utazási alternatívák tételes összehasonlítását, az összegeket szerepeltetve, - a szolgálati jegy átvételéhez szükséges Jegyigénylés nyomtatványt 2 példányban. Az engedélyezés megtörténte után az ügyiratot a Kabinet átadja további ügyintézés céljából az NKSZ-nek. Az NKSZ gondoskodik: - a napidíj, szállásköltség és egyéb dologi kiadások utalványozásáról 2 : a kiküldött a valuta házipénztárban veheti át ellátmányát, legkorábban az utazás előtt 5 munkanappal. A kiküldött az ellátmányt személyesen, akadályoztatása esetén meghatalmazottja útján (írásos megbízás alapján) veheti fel; - az utazáshoz szükséges biztosítási kártyákról (a biztosítási kártya legkorábban az utazás előtt 5 munkanappal vehető fel a NKSZ-nél); - elektronikus repülőjegyekről; - a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettes szállásfoglalásáról (a Társaságok közötti megbízási szerződés alapján); - a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettes vízumának beszerzéséről. 2 Az Utasellátó Központ vezetője a napidíjat az Utasellátó pénztárában veheti fel oldalszám 8 / 37 oldal

9 A kiutazó maga intézi a szállásfoglalást és vasúti menetjegyek beszerzését (szolgálati jegyigénylés), az NKSZ csupán a repülőjegy-foglalásért felel (kivétel a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettes szállásfoglalása) Közlekedési mód Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni. Ennek érdekében a kiküldött az ügyiratba előzetes összehasonlító kalkulációt helyez az úticél megközelítéséhez igénybe vehető közlekedési eszközök árai - elsősorban vonat - tekintetében, feltüntetve az utazással összefüggésben várható további költségeket is (napidíj, szállásköltség, szervízdíj, stb.). Az optimális változatról - figyelemmel a várható költségekre, a kiküldetés időtartamára, a kiküldött egyéb feladataira, stb., a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője dönt. Ha a külföldre utazás repülőgéppel történik, Európán belüli utazásnál turista osztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható. A négy óra repülési időt meghaladó Európán kívüli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál az osztály meghatározása a vezérigazgató egyedi elbírálása alá esik. 4.6 Szolgálati utazáshoz vasúti szabadjegyek igénylése és kiadása A szolgálati utazásokhoz igényelt nemzetközi vasúti szabadjegyek igénylése és kiadása az alábbiak szerint történik: - A szolgálati utazáshoz igényelt jegy(ek)ről a kiutazás engedélyezése után egy előzetes e- mailt kell küldeni a szolgalatijegyigenyles@mav-start.hu címre vagy a 01/22-25 fax számra. - Helybiztosítás (ülő-, háló-, fekvőhely) esetén a jegyigénylést előzetesen a fenti címen kívül a 7. sz. mellékletben szereplő címekre is meg kell küldeni. - A szolgálati jegyek kiadása és visszavétele ügyfélfogadási időben lehetséges a MÁV- START Székházban található (1087 Bp., Könyves Kálmán krt ), 7. sz. mellékletben megjelölt irodában. Ügyfélfogadási idő: hétfőtől-csütörtökig: , pénteki napokon A helyfoglalás a Menetjegyirodában vehető át. (Címe: 1051 Budapest, József Attila u. 16.) - A szolgálati jegyigénylés nyomtatvány valamennyi rovatát ki kell tölteni (név, telefonszám, szolgálati cím, kiutazás engedély száma, stb.), azt az illetékes szervezeti egység vezetőjének, távollétében arra felhatalmazott munkatársának aláírásával és a szervezeti egység bélyegzőjével el kell látnia, amelyet a kiutazás előtti utolsó munkanapon a jegy átvételekor le kell adni. - A szolgálati jegy átvételéhez az engedélyezett Jegyigénylés nyomtatvány mindkét példányát át kell adni, melyekre rávezetésre kerül a kiadott jegy(ek) sorszáma. Az egyik igénylőlapot a kiutazó a jegy átvételekor visszakapja, melyet a jegy(ek) visszaadásával egyidejűleg be kell mutatni, ezen kerül elismerésre a visszaadás ténye. Ezt a Jegyigénylés nyomtatványt kell az ügyiratba helyezni, melynek megléte az egyik feltétele az ügyirat irattárazásának. - Az utazáshoz kiadott jegyeket (akár kártya, akár szelvényes formátumú) a jegyigénylés nyomtatványon megjelölt napon kell visszaadni, amely legkésőbb a kiutazásból történt visszaérkezést követő első munkanap. A szolgálati menetjegyigénylést a 7. sz. melléklet szerinti formanyomtatványon kell intézni Vízum beszerzése Vízumköteles országba történő utazás esetén a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettesek esetében az NKSZ, egyéb esetben a kiküldöttek gondoskodnak a vízum beszerzéséről. A vízum a MÁV Zrt-vel szerződött utazási irodán keresztül is beszerezhető. oldalszám 9 / 37 oldal

10 4.8 Útijelentés készítése és hasznosítása A kiküldött köteles a külföldi utazásról történő visszatérést követően 10 munkanapon belül egy nyomtatott példányban útijelentést (8. sz. melléklet) készíteni, azt a szolgálati vezetővel aláíratni és a Kabinet részére egy eredeti példányt megküldeni, egyidejűleg azt köteles a Kabinetnek elektronikus formában is eljuttatni az utijelentes@mav-start.hu címre. Az útijelentés egy példányát vagy annak másolatát a kiküldetést engedélyező szakmai felettesnek is át kell adni a megjelölt határidőn belül. Az útijelentés tartalmi, formai követelményeinek való megfelelés és a határidőre történő megküldés a kiküldött és a munkáltatói jogkör gyakorlója közös felelősségi körébe tartozik. Amennyiben az útijelentést a kiutazó nem adja át a Kabinetnek 10 munkanapon belül, a kiutazó további kiutazásai nem engedélyezhetők. A kiküldött útijelentésében foglaltakat a kiküldő munkáltató értékeli. Szükség esetén köteles az útijelentésben foglaltak alapján, felügyeleti területén megtenni a nemzetközi vonatkozású és belső intézkedéseket. A kiküldött munkáltatói jogkör gyakorlója az útijelentéseket indokolt esetben bemutatja a vezérigazgatónak, illetve a téma szerint illetékes vezérigazgató-helyettesnek. Amennyiben az útijelentésben érintett nemzetközi vonatkozású és belső intézkedések végrehajtása több szervezetet érint, gondoskodik az érintett szervezetek megfelelő tájékoztatásáról, abban az esetben, ha a feladatok végrehajtása MÁV-START Zrt-n kívüli szerveket is érint, gondoskodik az érdekeltek tájékoztatásáról. Az útijelentésnek, melynek mintája a 8. sz. mellékletben található, a következő információkat kell tartalmaznia: - kiutazó neve, szervezeti egysége, munkaköre, törzsszáma, - tárgyalás helye (ország, város), - a tárgyalás szervezője (nemzetközi szervezet, vasúttársaság), - a tárgyaláson részt vevő partnerek, - a tárgyalás célja, - a tárgyalás napirendje, fontosabb témakörei, - a tárgyalás eredménye, - átadott és átvett dokumentumok megnevezése (mellékletként ha lehetséges csatolva) - rendkívüli események, egyéb észrevételek. A szolgálati vezető által aláírt útijelentés egy példányát az ügyiratba kell helyezni. 4.9 Utólagos költségelszámolás A költségelszámolás folyamata A kiküldött a hazaérkezést követő 3 munkanapon belül kitölti az Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat nyomtatványt (9. sz. melléklet). A költség elszámolási nyomtatvány a kiutazási ügyirattól független utat jár be, de az ügyirat irattárazása előtt az elszámolás egy eredeti, aláírt példányát bele kell helyezni az ügyiratba (a számlamásolatokkal együtt). Az aktuális nyomtatvány elektronikusan letölthető a MÁV Zrt. Számviteli Szervezet honlapjáról ( / Segédletek / Sablonok / Pénzforgalom / Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat MÁV-START dolgozók számára). A kiküldött az elektronikus változat I. (Kiküldetési utasítás) és II. (Költségelszámolás) részét tölti ki, a többi részbe nem írhat. I. Kiküldetési utasítás Sorszám: Minden kitöltött bizonylat egyedi megkülönböztetésére szolgáló azonosító. A valuta házipénztárban az útielőleg felvételének egyedi sorszáma, amelyet a házi pénztáros közöl a kiküldöttel (az átvett borítékon szereplő szám). 1. Kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: az engedély száma rovatba az ügyirat számát kell beírni. 2. Valutapénztárban felvett előlegek: A pénzfelvétel pénztári bizonylata alapján kell kitölteni. Az előleg jogcímét a nyomtatvány már tartalmazza. oldalszám 10 / 37 oldal

11 3. Forintban felvett előlegek: A forintban felvett előleget a munkavállaló nem szerepeltetheti a MÁV-os elszámolásban. Ennek elszámolását elkülönítve kell kezelni. A START-tól felvett forint előleget és az elszámolt összeget a nyomtatvány 1. oldalának alján levő Egyéb feljegyzések mezőbe kell beírni tájékoztatási céllal. II. Költségelszámolás 4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: értelemszerűen töltendő. A határátlépési adatok megadása a kiküldetés pontos időtartamának meghatározásához elengedhetetlen. 5. Napidíj elszámolás: A nyomtatványra beírt adatokkal és a kapcsolódó bizonylatokkal összhangban kell az adatokat beírni. (A nyomtatvány tartalmazza jelen utasítás kiadásának évében érvényes napidíj összegét.) A költségelszámolás alapjául szolgáló, csatolandó bizonylatokon szereplő összegeket euró esetén euróban, egyébként forintban kell feltüntetni. Az euró összeget a nyomtatványon forintra átszámítani nem szabad, azt a PFK által beírt árfolyamadatok alapján a bizonylat automatikusan végzi. 6. Szállásköltség elszámolása, 7. Közlekedési költségek elszámolása és 8. Dologi kiadások elszámolása A kiutazás során felmerült költségeket az azt alátámasztó bizonylatok adatai alapján kell feltüntetni. A költségelszámoláshoz csatolni kell annak alapjául szolgáló, a Sztv. és az adótörvények előírásainak alakilag és tartalmilag megfelelő bizonylatokat, illetve számlákat. Alakilag megfelelő a bizonylat, ha szerepel rajta az igénybevett szolgáltatás megjelölése, dátuma, szállodaszámlák esetében az igénybevevő vállalatának neve és székhelye az igénybevétel időtartama, lehetőség szerint a szálloda bélyegzője és a kifizetést igazoló pénztárgép ráütése, vagy a szálloda Fizetve jelzése. A kiküldöttnek a költségek utólagos megtérítéséhez számlát kell benyújtania (ez a bizonylat alkalmas ÁFA- elszámolásra), indokolt esetben egyéb, a Sztv-ben előírt követelményeket teljesítő bizonylat is elfogadható. A költségelszámolás kitöltése után az Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat III. részében megjelenik az az összeg, amelylyel a kiküldött a házipénztárban köteles elszámolni. Ha a költség nem EUR-ban vagy HUFban merül fel, a költséget a költségelszámoláson EUR-ban kell feltüntetni, amennyiben az útielőlegként kapott EUR összegből kerül átváltásra. Az átszámításkor a valuta váltására vonatkozó bizonylaton szereplő árfolyamot kell alkalmazni. Az elszámolási bizonylat mellé a valutaváltást igazoló dokumentumot is mindig mellékelni kell. Abban az esetben, ha a számlán a kifizetett összeg nemcsak az adott ország valutájában, hanem EUR-ban is fel van tüntetve, a váltást igazoló bizonylat becsatolásától el lehet tekinteni. Amennyiben a valutaváltás bizonylata nem áll rendelkezésre, akkor a számlát a teljesítés (hazaérkezés) napján érvényes MNB árfolyamon kell átszámolni. A felvett előleg összegéből megfelelő bizonylattal el nem számolt részt a kiküldött valutában köteles megtéríteni. A költségelszámolást a kiküldött köteles szolgálati főnökével aláíratni. A szolgálati főnök aláírásával igazolja a kint eltöltött idő szükségességét, a feladat elvégzését. Az online vasúti menetjegyek vásárlása esetén a fizetéskor használt bankkártyához tartozó folyószámla másolatát is csatolni kell az elszámoláshoz, mellyel bizonyítható az online vásárlás megtörténte A költség-elszámolási nyomtatvány átadása az NKSZ részére a. A nyomtatvány elektronikus kitöltése után a kiküldött a csatolandó bizonylatokat beszkenneli és az elektronikus nyomtatvánnyal együtt valamennyi bizonylatot elküldi előzetes egyeztetésre az NKSZ részére az international@mav.hu címre. A nyomtatványt a következő file névvel kell elmenteni és elküldeni: Kiküldetés_abcd_éééé.xls, ahol az abcd a bizonylat egyedi sorszáma, az éééé pedig a kiutazás éve. A sorszámot úgy kell megadni, hogy az mindig 4 karakterből álljon, az értékkel nem rendelkező helyekre 0-t kell írni (pl. a 42/2013. sorszám esetén a file név: Kiküldetés_0042_2013). b. Az NKSZ a költségelszámolást a rendelkezésére álló adatok és a csatolt bizonylatok alapján ellenőrzi. A felülvizsgálat eredményéről ben értesíti a kiküldöttet (a tábla nyomtatható és aláíratható), aki az NKSZ által visszaküldött nyomtatványt íratja alá az arra jogosulttal. oldalszám 11 / 37 oldal

12 c. A kiküldött ezt követően a házipénztárban befizeti a felvett előlegből fel nem használt összeget. A költségelszámolás nyomtatvány megfelelő rovatába bejegyzi a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát. d. Ha az NKSZ már visszaigazolta, hogy a költségelszámolás rendben van, a kiküldött 2 példányban kinyomtatja a költségelszámolás első oldalát, azokat aláírja és aláíratja szolgálati vezetőjével. e. A kiküldött a kinyomtatott, aláírt és szolgálati vezetővel láttamoztatott költségelszámolás egyik példányát beküldi az NKSZ részére, ehhez csatolja minden számla és bizonylat eredeti példányát. A HUF-ban felmerült igazolt költségek ezt követően kerülnek kifizetésre a PFK útján. A kiküldött a költség-elszámolási nyomtatvány kitöltését úgy köteles intézni, hogy az előzetesen ellenőrzött és szolgálati vezetőjével aláíratott bizonylat legkésőbb a hazaérkezéstől számított 10 munkanapon belül az NKSZ-hez beérkezzen. Az aláírt költségelszámolás második példányához csatolja valamennyi számla és bizonylat másolatát, és ezt belehelyezi az ügyiratba még irattárazás előtt, amikor az ügyirat visszaérkezik hozzá. 5. EGYÉB RENDELKEZÉSEK Amennyiben a tervezett, ügyirattal indított utazásra nem kerül sor, az bármilyen okból kifolyólag meghiúsul, akkor a felvett útielőleggel az utazás lemondását követő 3 munkanapon belül köteles a kiutazó elszámolni. A meghiúsult utazáshoz igényelt menetjegyeket és helybiztosítást az utazás meghiúsulásának közlését követően a kiutazó azonnal köteles lemondani (a szolgalatijegyigenyles@mavstart.hu címen és a Menetjegyirodában). Amennyiben a lemondás csak kezelési költséggel lehetséges, akkor a kiutazó köteles a kezelési költséget megfizetni a Menetjegyirodában, annak összegéről számlát kérni, a jelen utasításban leírtak szerint költségelszámolást készíteni és a számlát benyújtani. Amennyiben a kiutazó a szolgálati jegyeket és a helybiztosítást a jegyigénylésen feltüntetett jegyátvételi időpontig nem veszi át, akkor az igény az adott átvételi napon megadott ügyfélfogadási idő lejártával törlésre kerül. A helybiztosításokkal kapcsolatban esetlegesen felmerült költségek a kiutazó személy szolgálati helyére kerülnek ráterhelésre. Az utazást követően, a költségelszámolás és útijelentés elkészítése után a kiutazási ügyirat akkor irattárazható, ha az alábbi dokumentumok mindegyike megtalálható benne: - az utazás engedélyezését bizonyító Betétlap, - az Adatlap egy példánya, - szolgálati vezető által aláírt költségelszámolás (eredeti), számla- és bizonylat-másolatok, - útijelentés aláírt példánya (másolat), - aláírt szolgálati jegyigénylés másolata, - a meghívó, - a rendezvény részletes programja, napirendje, - az utazási alternatívák tételes összehasonlítása. 6. HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HE- LYEZÉSEK 6.1 Hivatkozások évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról - 46/2013. (XII.20. MÁV-START Ért. 36.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. munkáltatói jogkörgyakorlásának szabályozásáról - 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet a külföldre utazásról szóló évi XII. törvény végrehajtásáról oldalszám 12 / 37 oldal

13 - 101/1998. (VIII. 1.) Korm. rendelet a külföldre utazásról szóló évi XII. törvény végrehajtásáról - 285/2011. (XII.22.) Korm. rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről - 7/2011.(XII.16. MÁV Ért.27. ) GÁVIGH számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról - 33/2012. (XI. 10. MÁV-START Ért. 21.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. tulajdonát képező és flottaszerződés keretében használatban lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról. Jelen utasítás megfelel a évi vasúti személyszállítási közszolgáltatási szerződés rendelkezéseinek. 6.2 Hatályon kívül helyezések Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 28/2010 (XII.20 MÁV-START Ért. 12.) sz. vezérigazgatói utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról. Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti az 5/2010. (V.14. MÁV-START Ért. 5.) ÁAVH. sz. általános adminisztrációs vezérigazgató-helyettesi utasítás és annak 14/2010. (VII. 30. MÁV-START Ért. 8.) ÁAVH sz. általános adminisztrációs vezérigazgatóhelyettesi utasítás módosítása a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetése szabályozásáról. 7. HATÁLYBA LÉPTETÉS Jelen utasítás a közzététele napján lép hatályba, és visszavonásig hatályos. 8. MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző munkavállalók munkavégzéséhez szükséges határátlépési igazolványok, megújításának és használatának szabályozása 2. sz. melléklet: A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetésének szabályozása 3. sz. melléklet: Külföldi kiküldetési elszámolás a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon, illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon történő munkavégzésre 4. sz. melléklet: 46/2013. (XII.20. MÁV-START Ért. 36.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV- START Zrt. munkáltatói jogkörgyakorlásának szabályozásáról 5. sz. melléklet: Betétlap minta 6. sz. melléklet: Adatlap az ideiglenes külföldi kiküldetéshez 7. sz. melléklet: Jegyigénylés külföldi szolgálati utazáshoz nyomtatvány oldalszám 13 / 37 oldal

14 8. sz. melléklet: Útijelentés minta 9. sz. melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat nyomtatvány 10. sz. melléklet: A napidíj mértéke a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalóknál 11. sz. melléklet: 43/280/2009. sz. Alapítói Határozat Ungvári Csaba s.k. vezérigazgató oldalszám 14 / 37 oldal

15 1. SZ. MELLÉKLET A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző munkavállalók munkavégzéséhez szükséges határátlépési igazolványok megújításának és használatának szabályozása 1. Határátlépési igazolvány megújítása Az utasítás személyi hatálya alá tartozó munkavállalók (lásd jelen utasítás 2. számú melléklete) meghatározott országokban csak érvényes határátlépési igazolvány birtokában végezhetik a feladataikat. Határátlépési igazolvány a MÁV-START Zrt. olyan munkavállalójának adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges, amit a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője aláírásával igazol. Határátlépési igazolványok a szomszéd országok viszonylatában kerülnek kiadásra, és csak a bejegyzett viszonylatban érvényesek A határátlépési igazolvány megújításának adminisztratív feltételei A határátlépési igazolvány megújítását az érintett szervezeti egységek az e melléklet végén található Kérelem kitöltésével, az érvényesítendő határátlépési igazolvány beküldésével és az útlevélkérő lappal együtt kezdeményezhetik a Kabinetnél. A megújítás feladatait a Kabinet végzi. A határátlépési igazolvány érvényesítéséhez szükséges: o útlevélkérő lap, amely bármely okmányirodában igényelhető. Az útlevélkérő lap kitöltése az érvényes személyi igazolvány és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány (lakcím kártya) adataival megegyezően történik, o a visszaküldésnél a munkavállaló nevét és lakcímét kell megadni, az aláírás részben azonban a munkáltatói jogkör gyakorló aláírásának és a szervezet pecsétjének kell szerepelnie, o az útlevél kérő laphoz mellékelni kell 2 db igazolványképet, melyeket nem szabad a kérőlapra felragasztani. o Lejárt érvényességű vagy megrongálódott igazolvány újbóli érvényesítése, illetve cseréje esetében a kérelemhez mellékelni kell a lejárt, illetve megrongálódott igazolványt is. A határátlépési igazolványokat 5 évi érvényességgel az útlevélhatóság állítja ki. A kiállított okmányokat a kiadó szervnél kizárólag a Kabinet megbízottja veheti át és ők adják tovább kimutathatóan az érintett szervezeti egységek részére A határátlépési igazolványok tárolása A határátlépési igazolvány tárolásáról az érintett szervezeti egységek kötelesek gondoskodni. A határátlépési igazolványok tárolási helyét a munkáltató jogkör gyakorló jelöli ki. A tárolás szigorúan elzárt helyen, az adatvédelmi törvények figyelembevételével történik A határátlépési igazolványok eseti kiadása A határátlépési igazolvány kiadását és visszavételét a munkáltatói jogkör gyakorló, illetve az általa megbízott felelős beosztott átadási könyvben köteles vezetni, amelyben a kiküldött munkavállaló az átvételt, az átvevő a visszavételt aláírásával igazolja. oldalszám 15 / 37 oldal

16 Az átadási könyvnek tartalmaznia kell: a határátlépési igazolvány tulajdonosának nevét, a kiutazás helyét, a határátlépési igazolvány számát, a kiadás és visszaszolgáltatás idejét, a kiutazó munkavállaló és a visszavevő aláírását A határátlépési igazolványok kiadása tartós használatra A határforgalmat ellátó munkavállalók, valamint a vonatforgalom lebonyolításában résztvevők, ha a szolgálati helyüktől rendszeresen távol váltanak, vagy egyéb indokolt körülmény miatt a határátlépési igazolványuk szolgálatonkénti átvétele és leadása szolgálatuk akadálymentes ellátása nélkül nem lehetséges, igazolványaikat maguknál tarthatják. Ennek engedélyezése az időtartam meghatározásával együtt a munkavállaló körülményeit és szakmai munkáját mérlegelve a munkáltatói jogkör gyakorló feladata. 2. A határátlépési igazolványok használata A határátlépési igazolvány megőrzéséért, sérülésmentes állapotáért és szabályszerű felhasználásáért az érintett munkavállalót munkajogi és büntetőjogi felelősség terheli. Erről a munkavállalót a határátlépési igazolvány első átadásakor kimutathatóan tájékoztatni kell. A szolgálati útlevél érvénytartamáért a munkavállaló és munkáltató együttesen felel. A tartósan kiadott határátlépési igazolványt a munkavállaló köteles szolgálatában állandóan magánál tartani. Az igazolványok előírásszerű használatát a szolgálatba jelentkezéskor, illetve a munkavégzés közben szúrópróbaszerűen ellenőrizni kell, az ellenőrzés tényét pedig a menetigazolványon kell jegyezni. A határátlépési igazolványt tartósan magánál tartó munkavállaló, ha egy hétnél hosszabb betegállományba kerül, vagy szabadságra megy, valamint a magánútlevéllel külföldre utazik, köteles az igazolványát a munkáltatói jogkör gyakorlójának leadni. Munkaviszony megszűnéskor a határátlépési igazolványt le kell adni és azt meg kell küldeni a Kabinet részére. Határátlépési igazolvány elveszítése vagy eltűnése esetén haladéktalanul értesíteni kell a Kabinetet. A kiadott határátlépési igazolványok számát és az érvényesség időtartamát a Humánerőforrás Menedzsment Szervezet rögzíti az SAP-ban is. A kiadott igazolványokhoz kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettség a Kabinetet terheli. 16/37

17 Kérelem határátlépési igazolvány megújítására A MÁV-START Zrt. szervezeti egysége nevében az alábbi munkavállalók részére határátlépési igazolvány megújítását kérem: Törzsszám Név Munkakör Melyik országba?* Indokaink a következők: Kelt:,..év.hó napján. Munkáltatói jogkör gyakorló aláírása * Horvátország, Románia, Szerbia, Ukrajna, Szlovákia Melléklet:. db kitöltött és aláírt útlevélkérő lap (fényképekkel együtt). db határátlépési igazolvány 17/37

18 2. SZ. MELLÉKLET A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző, munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetésének szabályozása 1. A./2013. ( MÁV-START Ért..) sz. vezérigazgatói utasítás jelen mellékletének személyi hatálya A./2013. (. MÁV-START Ért. ) számú utasítás jelen mellékletének személyi, szervezeti hatálya kiterjed a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon rendszeresen dolgozó, továbbá az őket ellenőrző MÁV-START Zrt. munkavállalókra. A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetésére a havi munkaidő beosztás alapján kerül sor. 2. A kiküldetés időtartama A kiküldetés időtartama a munkavégzés céljából külföldre történő kiutazástól (a továbbiakban: kiutazás) a külföldről történő hazautazásig (a továbbiakban: hazautazás) terjedő kint tartózkodás egybefüggő időtartamát (azaz a megszakítás nélkül külföldön eltöltött időt) jelenti. A kiutazásnál és a hazautazásnál egyaránt az országhatár átlépésének időpontját kell figyelembe venni (ez alól kivételt képeznek az utazók, lásd következő bekezdés). A határátlépés időpontja nem lehet indokolatlanul távol a munkakezdés, illetve befejezés időpontjától (azaz a lehetőségek függvényében szigorúan a munka kezdéséhez és befejezéséhez kell igazítani). Az utazók esetében a kiutazásnál és a hazautazásnál az utolsó magyar állomásról történő elindulás, illetve az első magyar állomásra történő megérkezés időpontját kell figyelembe venni, a menetfordulóban foglaltaktól eltérni csak előzetes engedély alapján lehet. 3. A napidíj 3.1. A napidíj mértéke A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók napidíját a 10. számú melléklet szerint kell megállapítani. A napidíjat a tárgyhót követően, a tárgyhó 15-én érvényes MNB középárfolyamon számított belföldi fizetőeszközzel kell kifizetni Napidíj elszámolása, kifizetése A napidíj elszámolása az utazók kivételével a Külföldi kiküldetési elszámolás külföldi közös határállomásokon, illetőleg a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon) történő munkavégzésre nyomtatvány (3. sz. melléklet) alapján történik. Az utazók esetében a napidíj elszámolásának alapjául a szolgálati lapon rögzített adatok szolgálnak. A kiküldetési elszámoláson, a határállomásokon rendszeresen dolgozók esetében az illetékes vezénylésre vagy rendelkezésre (hálózati személyszállítási főirányító) jogosult munkavállaló, az ellenőrzésre jogosultak esetében az illetékes vezénylésre jogosult munkavállaló, vagy a munkáltatói jogkört gyakorló (esetleg az általa az aláírásra felhatalmazott munkavállaló) ellenjegyzése szükséges. Az elszámolás sorszáma az iktatószámmal egyezik meg. 18/37

19 A kiküldetési elszámolást havonta egyszer, utólag, hó végén az illetékes időadatközlő részére kell átadni, akinek az adatokat az IHIR-ben rögzítenie kell, és az elszámolást a dokumentálási előírásoknak megfelelően meg kell őriznie. A mozdonyvezetők esetében az MFB berendezéssel felszerelt vontatójárműveken a munkavállaló által az MFB berendezésben rögzített adat alapján a rendszer automatikusan rögzíti a határátlépés időpontját. A külföldi kiküldetésben töltött időadat erre tekintettel az MFB- EMIG rendszerben generálódik. Amennyiben a rendszerben generálódott adat helyes volta tekintetében aggály merül fel, a Társaság időadatok ellenőrzésére köteles munkavállalói kötelesek az adott kiküldetés időadatainak, az elszámolás helyességének vizsgálatára. Az ellenőrzést és felülvizsgálatot egyebekben a teljes adatállomány tekintetében a bérszámfejtési zárásban szúrópróbaszerűen kötelező teljesíteni. Az MFB berendezéssel nem rendelkező vontatójárművek tekintetében a munkavállaló menetigazolványon köteles rögzíteni a határátlépés időpontját, ideértve az oda-vissza úton történő határátlépést. A menetigazolvány adatfeldolgozással foglalkozó munkavállalók az FVS EMIG rendszerben rögzítik az adatokat. Az időügyintéző feladatokat ellátó munkavállalók a bérszámfejtési zárásban szúrópróbaszerűen kötelesek ellenőrizni az elszámolás helyességét és a szükséges javítást elvégezni Költségviselés A napidíj a munkavállaló munkáltatása szempontjából illetékes szervezeti egységet terheli. 19/37

20 3. SZ. MELLÉKLET Külföldi kiküldetési elszámolás a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon, illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon történő munkavégzésre. év. hó A kiküldött neve: Törzsszáma: Munkaköre: Szervezeti egysége: Szolgálati helye (kóddal): A kiküldetés helye (ország + határállomás): Az elszámolást aláíró neve, munkaköre: Sorszám Határátlépés időpontja odautazásnál Munka Munka kezdése a befejezése a határállomáson határállomáson Határátlépés időpontja hazautazásnál nap óra : perc nap óra : perc nap óra : perc nap óra : perc Kiküldetés megszakítás Határátlépés helye nélküli időtartama* óra : perc * határátlépéstől határátlépésig Jóváhagyom, a fenti adatok a vezénylésnek megfelelnek:.. Kelt: vezénylésre jogosult munkavállaló / munkáltatói jogkört gyakorló v. a kijelölt munkavállaló ph. 20/37