JELENTÉS. az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány gazdálkodásának ellenőrzéséről június

Átírás

1 JELENTÉS az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány gazdálkodásának ellenőrzéséről június

2 3. Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatóság 3.1. Szabályszerűségi Ellenőrzési Főcsoport Iktatószám: V /2009. Témaszám: 935 Vizsgálat-azonosító szám: V-0460 Az ellenőrzést felügyelte: Dr. Lóránt Zoltán főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Dr. Elek János általános főigazgató-helyettes Az ellenőrzést vezette: Solymár Ágnes osztályvezető főtanácsos Az összefoglaló jelentést készítette: Robák Ferencné számvevő tanácsos Az ellenőrzést végezték: Robák Ferencné számvevő tanácsos Sas Imréné számvevő tanácsadó Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a címen is olvashatóak.

3 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 7 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 9 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A működés szabályozottsága és szabályossága Az alapító okirat A szervezeti és működési szabályzat A kuratórium működése A gazdálkodás, a könyvvezetés szabályozottsága és szabályossága A gazdálkodás tervezése, szabályozása A számviteli szabályzatok A könyvvezetés rendszere A beszámolási kötelezettség teljesítése A közalapítvány bevételei és ráfordításai A közalapítvány bevételeinek alakulása A közalapítványnak juttatott támogatások A központi költségvetési címzett támogatások A központi költségvetésből kapott céltámogatások Külföldről kapott támogatás A ráfordítások alakulása A kuratóriumi tagok tiszteletdíja és költségtérítése A közalapítvány célszerinti tevékenysége A közalapítvány ellenőrzési rendszere 32 MELLÉKLETEK 1. számú A közalapítvány bevételei és ráfordításai a években 2. számú A kutatói létszám a években 3. számú Az alapítványi célok megvalósulása érdekében végzett tevékenységek 1

4

5 RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Alapító Alkotmány ÁSZ ÁSZ törvény CEUCOM ET FB Közalapítvány KSH MeH MTI KüM Khtv. NKA OKM Ptk. számviteli rendelet Szja törvény SZMM SZMSZ Szt. Magyar Köztársaság Kormánya a Magyar Köztársaság Alkotmányáról szóló, többször módosított évi XX. törvény Állami Számvevőszék az Állami Számvevőszékről szóló évi XXXVIII. törvény Közép-európai Közösségi Virtuális Üzleti Klub Európa Tanács felügyelő bizottság Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány Központi Statisztikai Hivatal Miniszterelnöki Hivatal Magyar Távirati Iroda Külügyminisztérium a közhasznú szervezetekről szóló évi CLVI. törvény Nemzeti Kulturális Alapprogram Oktatási és Kulturális Minisztérium a Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló-készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény Szociális és Munkaügyi Minisztérium szervezeti és működési szabályzat a számvitelről szóló évi C. törvény 3

6

7 ÉRTELMEZŐ SZÓTÁR Alapítvány bevételei Alapítvány költségei (kiadásai) Célszerinti tevékenység Induló vagyon Kiemelkedően közhasznú közalapítvány Közalapítvány Közfeladat Közhasznú egyszerűsített éves beszámoló Közhasznú tevékenység A vállalkozási tevékenység bevétele, az alapítványi célú tevékenység bevételei (minden olyan bevétel, amely nem a vállalkozási tevékenységhez kapcsolódó befizetés, ideértve a céltámogatást is) [115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet 3. (1) bekezdésének a)-b) pontja]. A vállalkozási tevékenység közvetlen költségei, az alapítványi célú tevékenység közvetlen költségei, az alapítvány kezelő szervének költségei (kiadásai) és az egyéb közvetett költségek (kiadások) [115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet 3. (2) bekezdésének a); (b); c) pontja]. Minden olyan tevékenység, amely az alapító okiratban megjelölt célkitűzés elérését közvetlenül szolgálja [Khtv. 26. b) pontja]. A közalapítvány javára a célja megvalósításához az alapító okiratban meghatározott vagyon [Ptk. 74/A. (1) bekezdése, 74/B. (1) bekezdés c) pontja]. A közalapítvány rendelkezésére legalább olyan mértékű vagyont kell bocsátani, amely a működése megkezdéséhez feltétlenül szükséges [Ptk. 74/B. (4) bekezdése]. A közalapítványi vagyon pontos megjelölése nélkül a közalapítvány nem jöhet létre [BH ]. A kiemelkedően közhasznú közalapítványnak a közhasznú közalapítványokra előírt követelmények teljesítésén túl közhasznú tevékenysége során olyan közfeladatot kell ellátnia, amelyről törvény vagy törvény felhatalmazása alapján más jogszabály rendelkezése szerint, valamely állami szervnek vagy a helyi önkormányzatnak kell gondoskodnia, az alapító okirata szerinti tevékenységének és gazdálkodásának legfontosabb adatait a helyi vagy országos sajtó útján is nyilvánosságra hozza, továbbá a közhasznú tevékenységet maga látja el [Khtv. 5. és a BH ]. A közalapítvány olyan alapítvány, amelyet az Országgyűlés, a Kormány, valamint a helyi önkormányzat vagy kisebbségi önkormányzat képviselő-testülete közfeladat ellátásának folyamatos biztosítása céljából hoz létre [Ptk VIII. 23-ig hatályos 74/G. (1) bekezdése]. Az állami vagy helyi önkormányzati, kisebbségi önkormányzati feladat, amelynek ellátásáról jogszabály alapján az államnak vagy az önkormányzatnak kell gondoskodnia [Ptk VIII. 23-ig hatályos 74/G. (2) bekezdése]. A közhasznú nyilvántartásba vett közalapítványoknál mérlegből, közhasznú eredmény-kimutatásból és tájékoztató adatokból áll [224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet 6. (8) bekezdése, illetve 4. és 6. számú melléklete]. A társadalom és az egyén közös érdekeinek kielégítésére 5

8 Közhasznúsági jelentés Nemzeti és etnikai kisebbség (kisebbség) Regionális vagy Kisebbségi Nyelvek Európai Kartája Támogatás Törzsvagyon Vezető tisztségviselő a közalapítványoknál irányuló, a közhasznú közalapítvány alapító okiratában szereplő célszerinti tevékenység a törvényben meghatározott körben [Khtv. 26. c) pontja]. Tartalmazza a számviteli beszámolót; a költségvetési támogatás felhasználását; a vagyon felhasználásával kapcsolatos kimutatást; a célszerinti juttatások kimutatását; a központi költségvetési szervtől, az elkülönített állami pénzalaptól, a helyi önkormányzattól, a települési önkormányzatok társulásától és mindezek szerveitől kapott támogatás mértékét; a közhasznú szervezet vezető tisztségviselőinek nyújtott juttatások értékét, illetve összegét; a közhasznú tevékenységről szóló rövid tartalmi beszámolót [Khtv. 19. (3) bekezdése]. Minden olyan, a Magyar Köztársaság területén legalább egy évszázada honos népcsoport, amely az állam lakossága körében számszerű kisebbségben van, tagjai magyar állampolgárok és a lakosság többi részétől saját nyelve és kultúrája, hagyományai különböztetik meg, egyben olyan összetartozás-tudatról tesz bizonyságot, amely mindezek megőrzésére, történelmileg kialakult közösségeik érdekeinek kifejezésére és védelmére irányul. [A nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló évi LXXVII. törvény 1. (2) bekezdés] A Strasbourgban, november 5-én létrehozott Regionális vagy Kisebbségi Nyelvek Európai Kartájának kihirdetéséről szóló évi XL. törvényben került Magyarországon elfogadásra. Pénzbeli és nem pénzbeli juttatás [Khtv. 26. j) pontja]. Az alapítói vagyon dologi-eszköz elemeit törzsvagyonként indokolt elkülöníteni, ami elidegenítési és terhelési tilalmat jelent. A törzsvagyonná nyilvánítás az alapító kizárólagos jogköre, erre az alapító okiratban a kuratórium részére nem adható felhatalmazás [1052/1997. (V. 21.) Korm. határozat 5. a) pontja]. A közalapítvány kuratóriumának és felügyelő bizottságának elnöke és tagja, a közalapítvánnyal munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló, az alapító okirat szerint egyszemélyi felelős vezető feladatot ellátó személy [Khtv. 26. m) pontja]. 6

9 JELENTÉS az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány gazdálkodásának ellenőrzéséről BEVEZETÉS A Magyar Köztársaság Kormánya az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítványt az 1125/2002. (VII. 17.) Korm. határozatával hozta létre a Magyar Köztársaság Alkotmányáról szóló, többször módosított évi XX. törvény (Alkotmány) aiban foglalt közfeladat ellátásában való közreműködés, valamint a Magyar Köztársaság nemzetközi jogi kötelezettségvállalási teljesítésének segítése érdekében. A Fővárosi Bíróság 11. Pk /2002/2. számú végzésével nyilvántartásba vette, egyben kiemelkedő közhasznú szervezetté minősítette. Az alapító okirat szerint a közalapítvány a közhasznú szervezetekről szóló évi CLVI. törvényben (Khtv.) rögzített tudományos tevékenység, kutatás, a magyarországi nemzeti és etnikai kisebbségekkel, a határon túli magyarsággal kapcsolatos, az euroatlanti integráció elősegítése elnevezésű valamint a nevelés és oktatás, képességfejlesztés, ismeretterjesztés közhasznú tevékenységeket végzi. A közalapítvány célja a Magyar Köztársaság kisebbségpolitikájának tudományos megalapozása, a magyar kisebbségpolitika szakmai képviselete, a kisebbségek helyzetének, az emberi és állampolgári jogok érvényesülésének elemző és összehasonlító vizsgálata, a roma kisebbségre vonatkozó jogok és kisebbségi gyakorlat összehasonlító elemzése, az Európa Tanáccsal (ET), valamint más kisebbségvédelmi intézményekkel történő kapcsolattartás, azok joggyakorlatának feldolgozása. A közalapítvány a célok elérése érdekében kutatási projekteket, programokat kezdeményez és dolgoz ki, tudományos rendezvényeket, konferenciákat szervez, kutatásokat koordinál és szervez, kiadványokat jelentet meg, támogatja a magyar kutatók külföldi képzését, kutatási területén bekapcsolódik a hazai felsőoktatásba, szakértői hálózatot szervez és működtet. A közalapítvány induló vagyona 60 millió Ft volt, ebből az alapító 20 millió Ft törzsvagyont állapított meg. A közalapítvány feladatai ellátásához az induló vagyonon felül a években ezer Ft címzett központi költségvetési támogatásban, valamint ezer Ft központi költségvetésből fejezeti céltámogatásban részesült. A közalapítvány működésének és gazdálkodásának ellenőrzésére az alapító háromtagú felügyelő bizottságot (FB) hozott létre, az éves beszámolók valódiságát és megbízhatóságát független könyvvizsgáló ellenőrizte. 7

10 BEVEZETÉS Az Állami Számvevőszék (ÁSZ) az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény és egyes kapcsolódó törvények módosításáról szóló évi LXV. törvény 1. (2) bekezdés e) pontja alapján ellenőrzi a közalapítványok gazdálkodásának törvényességét és célszerűségét. Az Állami Számvevőszékről szóló évi XXXVIII. törvény (ÁSZ tv.) 2. (5) bekezdése alapján ellenőrzi a közalapítványoknál az állami költségvetésből nyújtott támogatás vagy az állam által meghatározott célra ingyenesen juttatott vagyon felhasználását. Az ÁSZ a közalapítvány gazdálkodásának szabályszerűségi ellenőrzését helyszíni ellenőrzés keretében első alkalommal végezte, az ellenőrzés a évekre terjedt ki. Az ellenőrzés célja volt annak értékelése, hogy a közalapítvány a vagyonát, illetve a központi költségvetésből kapott támogatást szabályosan, és az alapító okiratában meghatározott céljai megvalósítása érdekében használta-e fel. Ennek keretében ellenőriztük, hogy a közalapítvány alapító okirata és belső szabályzatai megteremtették-e az induló vagyon törzsvagyon felüli része és hozadéka, valamint a központi költségvetési támogatás felhasználásának törvényes kereteit; a kuratórium biztosította-e a közalapítvány könyvvezetésének, éves beszámolóinak és gazdálkodásának törvényességét; a kuratórium a kapott induló vagyon törzsvagyon feletti részét és hozadékát, az állami és egyéb támogatásokat, valamint a közalapítvány saját bevételeit szabályosan, rendeltetésszerűen használta-e fel az alapító okiratban meghatározott céljainak megvalósítása érdekében. Az ellenőrzés során a közalapítvány működésének és gazdálkodásának szabályozottságát a vonatkozó jogszabályok, az alapító okirat, a szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ) előírásaival történt összehasonlítással értékeltük. A működés szabályosságát a kuratóriumi jegyzőkönyvek és a határozatok jegyzékének teljes körű ellenőrzésével elemeztük. Az éves beszámolók szabályosságát a beszámolókban kimutatott tételek, valamint a főkönyvi kivonatok és leltárak adatainak összevetésével értékeltük. A házipénztár vezetésének szabályosságát minta alapján, az ellenőrzött évekre egy-egy negyedév forgalmán keresztül ellenőriztük. A közalapítvány bevételeit, a támogatási szerződéseket teljes körűen ellenőriztük. A ráfordításokat tanúsítvány alapján elemeztük, a kuratóriumi tagok tiszteletdíját az alapító okirat, és a vonatkozó kuratóriumi határozatok egybevetésével, tételesen ellenőriztük. A célszerinti tevékenységet tanúsítványok alapján elemeztük. Az elkészült számítógépes felületeket teszteltük, az elkészült kiadványok meglétét a helyszínen ellenőriztük. 8

11 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A kuratórium az állami és egyéb támogatásokat, valamint a közalapítvány saját bevételeit szabályosan, rendeltetésszerűen használta fel az alapító okiratban meghatározott céljainak megvalósítása érdekében. A közalapítvány bevételeinek ( ezer Ft) 92 %-a származott a központi költségvetésből, melyet egyrészt az éves költségvetési törvényekben címzetten, másrészt a költségvetés fejezeteitől, egyedi elbírálás alapján kapott. A közalapítvány a vonatkozó jogszabályi rendelkezésnek megfelelően, írásbeli szerződések alapján kapta a költségvetési támogatásokat, amelyek az alapító okiratbeli célok elérését szolgálták. A szerződések, egy kivétellel megfeleltek a vonatkozó törvényi előírásnak. A évi címzett költségvetési támogatásról készült szerződés nem írt elő elszámolási kötelezettséget, nem szabályozta az elszámolás módját, nem rendelkezett annak határidejéről. A közalapítvány a szerződésekben meghatározottaknak megfelelően eleget tett elszámolási kötelezettségeinek. (A évi költségvetési támogatás elszámolási kötelezettsége nem volt esedékes.) A támogatásokat célszerinti tevékenységeire, a támogatási szerződések előírásainak megfelelően használta fel. Külföldi támogatásban is részesült, az ET támogatta a Kisebbségi Nyelvek Európai Kartájának internetes megjelentetését, konferencia megszervezését a karta alkalmazásáról. A közalapítványnak könyvértékesítésből és szabad pénzeszközeinek hasznosításából származott bevétele. Az ellenőrzött években a közalapítvány összesen ezer Ft ráfordítást számolt el, melynek mintegy 80-85%-át a célszerinti közvetlen, 20-15%-át a közvetett (működési) költségek alkották. A működési költségek mértéke indokolt volt, mivel azok 50%-át az alapító okirat által engedélyezett tiszteletdíjak és járulékai tették ki, továbbá a törvényes működés és gazdálkodás feltételeit biztosító (pl.: könyvvezetés és könyvvizsgálat díja, jogi képviselet) költségek voltak. A ráfordítások összetétele évenként 100% 80% 60% 40% 20% 0% évek Egyéb ráfordítások Anyagjellegű ráfordítások Személyi jellegű ráfordítások 9

12 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A ráfordítások összetétele tükrözte a közalapítványi célok elérése érdekében végzett kutatási tevékenységet. A személyi jellegű ráfordítások részesedése az összes ráfordításból 75%-ot tett ki, az alkalmazottak 90%-a tudományos kutató volt. Az alapító okirat alapján a kurátorok tiszteletdíjban részesülhettek. A kuratórium az FB tagok részére is tiszteletdíjat állapított meg, holott ez az alapító jogosítványa lett volna. Az FB tagok az ellenőrzött időszakban nem vettek fel tiszteletdíjat. A közalapítvány célszerinti tevékenységét saját szervezetén belül, munka-, megbízási, vállalkozási vagy ösztöndíj-szerződéssel alkalmazott kutatóival végezte. Rendszeresen alkalmazott határon túl élő kutatókat. A közalapítvány célszerinti tevékenysége két kivétellel lefedte az alapító okiratban előírt tevékenységeket (közvélemény-kutatást nem szervezett, a kutatói kapacitás bővítésére pályázatot nem írt ki). A közalapítvány által végzett kutatások az alapító okiratban meghatározott célok elérését szolgálták. Az alapító okiratnak megfelelően tevékenységével elsősorban az Országgyűlés és a kormányzati szervek igényeit szolgálta. Kutatásai eredményeinek megismertetése érdekében műhelytanulmányokat, köteteket adott ki, rendezvényeket, tudományos konferenciákat szervezett. Kiadványait interneten tette elérhetővé, tevékenységéről rendszeresen sajtótájékoztatót tartott. Kutatói részt vettek a hazai felsőoktatásban, posztgraduális képzésben, tanulmányi utakon. A határokon átnyúló régiók közösségei számára a közalapítvány kialakította a CEUCOM Középeurópai Közösségi Virtuális Üzleti Klub internetes portált. A közalapítvány, a más kisebbségvédelmi intézményekkel, szervezetekkel történő kapcsolattartás érdekében, külföldi támogatás bevonásával elkészítette az ET Regionális vagy Kisebbségi Nyelvek Európai Kartájának internetes felületét. A közalapítvány működésének törvényes kereteit az alapító okirat megteremtette, az abban foglaltak megfeleltek a jogszabályi előírásoknak. A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter az alapító okirat módosításait a törvényi előírástól eltérően egy eset kivételével nem hozta nyilvánosságra. Az alapító okirat és annak módosításai a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően tartalmazták a közalapítvány nevét, céljait, székhelyét, a célra rendelt vagyonát, megjelölték a kezelő és ellenőrző szervét, a kezelő szerv működésére vonatkozó szabályokat, nem határozták meg azonban a vagyon felhasználásának módját. A közalapítvány képviseletének, bank- és értékpapírszámla feletti rendelkezésének alapító okiratbeli szabályozása megfelelt a törvényi előírásoknak, a gyakorlat az SZMSZ hiányossága ellenére megfelelt a szabályozásnak. Az SZMSZ az alapító okirattal összhangban szabályozta a kuratórium feladat- és hatáskörét, a kuratóriumi tagok jogkörét és feladatait, valamint a bankszámla feletti rendelkezési jogot. Ugyanakkor a képviseleti jog szabályozása tekintetében nem volt összhangban az alapító okirattal, mivel nem követte a módosításokat. A kuratóriumi ülések száma minden évben megfelelt, a kuratóriumi határozatok közel fele viszont nem felelt meg az alapító okirat előírásának, mivel azokat a kurátorok nem az alapító okiratban előírt határozatképes üléseken hozták meg. Az ülésekről készült jegyzőkönyvek és jelenléti ívek az ülések 40%- a esetében nem azonos számú jelenlévőt rögzítettek. A kétharmados minősített többséghez kötött határozatok elfogadásának 60%-a nem felelt meg az alapító okirat rendelkezésének, mivel az előírt létszám nem volt jelen. A kuratórium 10

13 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK tagjai, eltérően az alapító okirat rendelkezésétől, kuratóriumi ülés összehívása nélkül, írásos szavazással is hoztak határozatot, amelyek nem tekinthetők érvényesnek. A közalapítvány a működése során törzsvagyonát az alapító okirat előírásának megfelelően megőrizte. A közalapítvány az alapító okirat előírásától eltérően nem készített gazdálkodási tervet, éves költségvetést, amelynek hiánya miatt a szabályos működés minden pénzügyi döntéséhez a kuratóriumi ülés összehívására, a kuratórium határozatára lett volna szükség. A működéshez szükséges rezsi (pl.: posta-, telefon-, internet-, irodaszer) költségekről a kuratórium, mint testület nem döntött, azok kifizetését az utalványozási jogkörrel rendelkező kuratóriumi elnök engedélyezte. A kuratórium minden év elején elfogadta a kutatási tervet, mely kutatók szerint határozta meg a kutatási feladatokat. A közalapítvány elkészítette a számviteli törvényben előírt, a könyvvezetés és az éves beszámolók elkészítésének rendjét meghatározó számviteli politikát, és ahhoz kapcsolódó szabályzatokat. Elfogadásukról azonban a kuratórium mint a közalapítvány vagyonának kezelője határozatot nem hozott, ezért azokat szabályzat-tervezetnek tekintjük. A szabályzat-tervezetek alapján folytatott tevékenység tükrében biztosítottak voltak a központi költségvetési támogatás felhasználásának törvényes keretei, a pénzkezelési szabályzat kivételével megfeleltek a törvényi előírásoknak. A pénzkezelési szabályzatban a számviteli törvény előírásától eltérően nem rendelkeztek a banki átutalások rendjéről, a napi készpénz záró állományának maximális mértékéről, valamint a közalapítvány működéséhez felvett előlegek elszámolási rendjéről. Az ellenőrzött időszakban elszámolásra felvett előlegekkel teljes körűen elszámoltak, az ellenőrzés jogosulatlan kifizetést nem állapított meg. A szabályzat-tervezetekben nem vették figyelembe teljes mértékben a közalapítvány működésének és gazdálkodásának sajátosságait. A számviteli politikában nem határozták meg az alapítványi célú közvetlen, és a közvetett költségek körét, elkülönítésének módját, így a könyvvezetésben a szakmai tevékenységgel kapcsolatos kiadások nem váltak el a közalapítvány működési költségeitől. A leltározási és selejtezési szabályzat nem rögzítette az éves beszámolókban kimutatott saját előállítású könyvek leltározásának előírásait. A számlarend, számlatükör, illetve a könyvvezetés között nem volt összhang az alkalmazásra kijelölt számlák tekintetében. A számviteli politikában a kis értékű eszközök értékmegjelölését nem módosították a számviteli törvény módosításával, illetve annak gyakorlati alkalmazásával összhangban. A szabályzat-tervezetek hiányosságai a könyvvezetés szabályosságát lényegesen nem befolyásolták. A törvényi előírástól eltérően a befektetési szabályzat elkészítéséről a kuratórium nem gondoskodott. A könyvvezetést a törvényi előírásnak megfelelően, a kettős könyvvitel rendszerében végezték, a gazdasági események alapbizonylatainak idősorrendben történt, számítógépes feldolgozásával. A számviteli rendszer alkalmas volt a támogatások és azok terhére elszámolt ráfordítások jogcím szerinti, és a támogatók által előírtaknak megfelelő elszámolására. A számviteli rendszerből az ellenőrzéshez szükséges adatokat biztosították. A kuratórium által el nem fogadott belső szabályzatokban előírt egyedi nyilvántartásokat vezették, azoknak a főkönyvi adatokkal való egyeztetését elvégezték. A pénzforgalmi tételekhez a közalapítvány nevére kiállított alapbizonylatok, az egyéb tételekhez könyvelési 11

14 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK feladások kapcsolódtak. A számviteli politika előírásának megfelelően a könyvviteli zárlattal kapcsolatos feladatokat elvégezték. A készpénzes és banki átutalással teljesített kifizetések utalványozása az utólagos elszámolásra kiadott előlegek kivételével megtörtént. Az utólagos elszámolásra kiadott előlegekkel való elszámolás határidejét sem a pénzkezelési szabályzatban, sem a kiadási pénztárbizonylatokon nem határozták meg, továbbá a szabályozástól eltérően, az ellenőrzött három évben hat alkalommal fizettek ki a korábban felvett előleg elszámolása nélkül újabb előleget, az elszámolás az előlegek öszszevonásával, együttes értékben megtörtént. A könyvvezetés megfelelő alapot teremtett az éves beszámolók alátámasztásához. A közalapítvány a törvényi előírásnak megfelelően elkészítette a közhasznú egyszerűsített éves beszámolókat és az éves közhasznúsági jelentéseket. A beszámolókat főkönyvi kivonattal és analitikus nyilvántartásokkal, a mérlegtételeket a törvény rendelkezésének megfelelő leltárral támasztották alá. Az éves beszámolók adatai az év végi főkönyvi kivonatok adataiból levezethetőek voltak, a kapcsolódó főkönyvi számlák adataival megegyeztek. Az éves mérlegekben az induló tőke összegét az alapító okirattól eltérően ezer Ft helyett a törzsvagyonként meghatározott ezer Ft összegben mutatták ki, ennek ellenére az éves beszámolókat a könyvvizsgáló hitelesítő záradékkal látta el. Az eltérés az induló tőke és tőkeváltozás mérlegsorokat érintette, a saját tőke összege és a mérleg-főösszeg a valós értéket mutatták. A kuratórium a és évekről készített egyszerűsített éves beszámolókat és közhasznú jelentéseket a vonatkozó jogszabályban előírt határidőt meghaladóan, és nem az alapító okirat szerinti kétharmados szótöbbséggel fogadta el. A közalapítvány a közhasznúsági jelentéseket a törvényi előírással összhangban saját honlapján közzétette, az éves beszámolóit, illetve gazdálkodásának legfontosabb adatait az alapító okirat és a számviteli politika rendelkezésétől eltérően, országos sajtóban nem jelentette meg. A kuratórium a törvényi és az alapító okirat rendelkezésének megfelelően, a közalapítvány működéséről az éves beszámolók és közhasznúsági jelentések megküldésével beszámolt az alapítónak. Az alapító a kuratórium működésének és gazdálkodásának ellenőrzésére háromfős FB-t nevezett ki, meghatározta működésének szabályait. Az FB tagok az ellenőrzött években tanácskozási joggal részt vettek a kuratórium ülésein, szakmai kérdésekben elmondták véleményüket. Az FB az alapító okirat előírásától eltérően 2006-ban nem, csak 2007-ben készített éves jelentést a közalapítvány működéséről. Ebben a kuratórium szabályszerű működését állapította meg, és nem kifogásolta a kuratóriumi ülések határozatképességére, a határozatok érvényességére vonatkozó, az alapító okiratban rögzített rendelkezésektől eltérő gyakorlatot. A pénzügyi, számviteli, munkaügyi feladatok ellátásával megbízott szervezettel megkötött szerződésben meghatározták a szervezet felelősségét a gazdasági események szabályszerű nyilvántartására. Az éves beszámolókat könyvvizsgáló ellenőrizte. A belső ellenőrzési rendszer a folyamatba épített és a vezetői ellenőrzés útján megfelelően érvényesült. A célszerinti tevékenység figyelemmel kísérése, segítése és ellenőrzése a kuratórium elnöke által összehívott és vezetett rendszeres műhelyvitákon valósult meg. 12

15 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: az alapítói jogokat gyakorló, Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszternek: 1. Gondoskodjon minden esetben az egységes szerkezetbe foglalt alapító okirat megjelentetéséről a Magyar Közlönyben az alapító okirat módosítása esetén. 2. Határozza meg a közalapítvány alapító okiratában a vagyon felhasználásának módját. 3. Határozza meg minden esetben az elszámolás feltételeit és módját a közalapítványnak nyújtott támogatásokról készült szerződésekben a Khtv. 14. (2) bekezdésének megfelelően. az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány kuratóriumának 1. Tartsa be az alapító okirat előírásait a kuratóriumi ülések határozatképességére, a határozatok elfogadásának szabályszerűségére vonatkozóan. 2. Készítsen minden évben költségvetést az alapító okirat előírásának megfelelően. 3. Gondoskodjon a közhasznú szervezetekről szóló évi CLVI. törvény 17. rendelkezésének megfelelően a befektetési szabályzat elkészítéséről. 4. Helyezze hatályon kívül az FB tagok tiszteletdíjáról szóló kuratóriumi határozatot. 5. Gondoskodjon az alapítvány belső szabályzatainak elfogadásáról az alábbi módosítások figyelembe vételével: a) szabályozza a képviseleti jogot az SZMSZ-ben az alapító okirat változásainak megfelelően; b) határozza meg a számviteli politikában az alapítvány sajátosságaira figyelemmel az alapítványi tevékenység közvetlen költségeibe, illetve a működési költségekbe tartozó költségek körét és a költségek elkülönítésének módját; c) korrigálja a számviteli politikában és ahhoz kapcsolódó szabályzatokban a használatbavételkor egy összegben értékcsökkenésként elszámolható immateriális javak és tárgyi eszközök értékhatárát a számvitelről szóló évi C. törvény 80. (2) bekezdés rendelkezésének megfelelően; d) egészítse ki a pénzkezelési szabályzatot a számvitelről szóló évi C. törvény 14. (8) bekezdésének megfelelően a banki átutalások rendjével, a napi készpénz záró állomány maximális mértékének meghatározásával, továbbá a közalapítvány működéséhez felvett ellátmányra vonatkozó pénzkezelési, elszámolási és felelősségi szabályokkal; 13

16 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK e) határozza meg a leltározási és selejtezési szabályzatban a saját előállítású könyvek leltározásának szabályait; f) teremtsen összhangot a számlarend, a számlatükör és a könyvvezetés között az alkalmazott számlák tekintetében. 6. Intézkedjen, hogy helyesbítsék az induló tőke összegét az alapító okiratnak megfelelően, az induló tőke és a tőkeváltozás között. 7. Gondoskodjon az éves beszámolók, valamint a gazdálkodás legfontosabb adatainak közzétételéről az alapító okirat rendelkezésének megfelelően. az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány felügyelő bizottságának: Készítsen minden évben jelentést az alapítónak a közalapítvány működésének és gazdálkodásának ellenőrzéséről az alapító okirat előírásának megfelelően. 14

17 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A MŰKÖDÉS SZABÁLYOZOTTSÁGA ÉS SZABÁLYOSSÁGA 1.1. Az alapító okirat Az alapító okirat a Ptk. 74/B. (1) bekezdésével összhangban megjelölte a közalapítvány nevét, célját, székhelyét, a céljára rendelt vagyont, de nem rögzítette a vagyon felhasználásának módját, vagyis azt, hogy a közalapítványi célok megvalósítása érdekében a kuratórium pályázat útján, vagy saját szervezeti keretei között használja fel a vagyont (erről az SZMSZ sem rendelkezett). Az alapító okirat a Ptk. 74/C. (1) bekezdésének megfelelően megjelölte a közalapítvány kezelő szervét, a nyolctagú kuratóriumot. A Khtv. 7. (2) bekezdésével összhangban meghatározta a kuratórium üléseinek gyakoriságára, öszszehívásának rendjére, nyilvánosságára, határozatképességére és a határozathozatal módjára, a közalapítvány éves beszámolóinak jóváhagyására, a Khtv. 7. (3) bekezdésének megfelelően a határozatok nyilvántartására, a beszámolók közlésére, nyilvánosságára vonatkozó szabályokat. A Khtv. 7. (2) bekezdés c) pontjának megfelelően az alapító az alapító okiratban kijelölte a kuratórium ellenőrző szervét (háromtagú FB), annak működésére és a Khtv. 8. (2) bekezdése szerint a tagok kinevezésére vonatkozó szabályokat. A Kormány a közalapítvány megalapításáról szóló 1125/2002. (VII. 17.) Korm. határozatban a Miniszterelnöki Hivatalt vezető minisztert hatalmazta fel, hogy az alapítói jogokat az alapító okirat módosítása kivételével gyakorolja, kísérje figyelemmel a közalapítvány működését, értékelje rendszeres éves beszámolóját. Az alapító az ellenőrzött időszakban a közalapítvány alapító okiratát háromszor módosította. A módosításokkal változott a kuratórium összetétele, a képviseleti jog gyakorlásának és a bankszámla feletti rendelkezés szabályozása. A módosításokat elrendelő kormányhatározatok a Ptk. 74/G. (6) bekezdésének 1, illetve az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény és egyes kapcsolódó törvények módosításáról szóló évi LXV. törvény 1. (2) bekezdés f) 2 pontjának megfelelően elrendelték a bírósági nyilvántartásba vételt követően a módosított, egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratok Magyar Közlönyben történő közzétételét. Felelősként a Miniszterelnöki Hivatalt vezető minisztert jelölték meg. 1 Hatályos augusztus 23-ig 2 Hatályos augusztus 24-től 15

18 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter, a évi módosítás kivételével, nem gondoskodott az előírt határidőben az alapító által az időszakban elrendelt alapító okirat módosításai után a módosított, egységes szerkezetbe foglalt alapító okirat Magyar Közlönyben való megjelentetéséről. Az 1106/2007. (XII. 27.) Korm. határozattal módosított alapító okiratot nem hozták nyilvánosságra. Az 1029/2006. (III. 28.) Korm. határozatnak megfelelően módosított alapító okiratot nyilvánosságra hozták a Magyar Közlöny évi 34. számában. Az 1076/2008. (XII. 5.) Korm. határozat alapján módosított alapító okiratot a Hivatalos Értesítő 2009/6. számában megjelentették. Az 1017/2009. (II. 19.) Korm. határozat értelmében az alapító módosította az alapító okiratot a kuratórium egyik tagjának december végén bekövetkezett halála miatt. A Miniszterelnöki Hivatal (MeH) felelősének tájékoztatása szerint a közzétételt a helyszíni ellenőrzés idején kezdeményezték. A közalapítvány képviseletének illetve a bankszámla feletti rendelkezés szabályozása tekintetében az alapító okirat összhangban volt a Ptk. 74/C. (4) bekezdésével. Az alapító okirat szerint a közalapítvány önálló, általános képviseletére a kuratórium elnöke jogosult. E képviseleti jogát akadályoztatása esetén a közalapítvány megnevezett kuratóriumi tagja, december 27-től ügyvezető alelnöke gyakorolja. A közalapítvány bankszámlája fölött a kuratórium elnöke és a megnevezett kuratóriumi tag, később ügyvezető alelnök rendelkezik. A december 4-i keltezésű alapító okirat a bankszámla feletti rendelkezést úgy szabályozta, hogy a kuratóriumi elnök és az ügyvezető alelnök mellett megnevezett egy kuratóriumi tagot. A bankszámla felett a három személy közül bármely kettő rendelkezhetett. A közalapítvány képviseletének, a bankszámla feletti rendelkezés gyakorlata a vizsgált időszakban megfelelt a szabályozásnak. Az ellenőrzött dokumentumokon minden esetben a kuratórium elnöke vagy a kijelölt kuratóriumi tag (később ügyvezető alelnöki címmel) aláírása szerepelt. A banki aláírásra bejelentettek köre megfelelt az alapító okirat előírásainak A szervezeti és működési szabályzat A kuratórium az alapító okirat előírásának megfelelően a közalapítvány SZMSZ-ét a október 7-i határozatképes ülésén, hét kuratóriumi tag jelenlétében, egyhangú szavazással fogadta el. Az SZMSZ az alapító okirattal összhangban szabályozta a kuratórium feladat- és hatáskörét, a kuratórium elnökének és tagjainak jogkörét és feladatait. Az SZMSZ nem követte az alapító okirat módosításait, mivel nem tartalmazta a célok elérése érdekében végzett valamennyi feladatot, továbbá nem felelt meg a közalapítvány képviseletének szabályozása tekintetében sem, mert a kuratórium ügyvezető alelnökét nem, csak a kuratóriumi elnököt jelölte meg a közalapítvány képviseletére jogosult személynek. 16

19 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A áprilisi módosítással került az alapító okiratba, hogy a közalapítvány céljai megvalósítása érdekében részt vesz a hazai és külföldi kisebbségekhez tartozók itthon és külföldön történő képzésében és továbbképzésében. A áprilisi alapító okirat módosítása szerint a közalapítvány önálló, általános képviseletére a kuratórium elnöke jogosult. E képviseleti jogát akadályoztatása esetén, írásbeli meghatalmazással az egyik kuratórium tag gyakorolja. A évi alapító okirat-módosítás azonban kibővítette a képviseleti jog szabályozását, amikor úgy rendelkezett, hogy az elnök képviseleti jogát akadályoztatása esetén a kuratórium ügyvezető alelnöke gyakorolja. A bankszámla feletti rendelkezési jogot az SZMSZ az alapító okirattal összhangban szabályozta A kuratórium működése Az alapító okirat, mint a közalapítvány kezelőjét és általános döntéshozó szervét nevezte meg a nyolctagú kuratóriumot. Az alapító a kuratórium tagjait öt éves időtartamra kérte fel a magyar tudomány és közélet személyiségei közül, elnökét a tagok közül nevezte ki. A kuratórium az ellenőrzött időszak minden évében eleget tett az alapító okirat kuratóriumi ülések gyakoriságára vonatkozó előírásának. Az alapító okirat pontja szerint a kuratórium üléseit szükség szerint, de évente legalább kétszer tartja. A kuratórium az ellenőrzött időszakban összesen tízszer ülésezett, 2006-ban és 2007-ben három-három, 2008-ban négy alkalommal. A kuratórium ülésein években összesen 94 határozatot hozott, minden esetben egyhangú támogató szavazattal. A jegyzőkönyvek és a jelenléti ívek tanúsága szerint a megtartott tíz ülés közül hat nem volt határozatképes, mivel a határozatképességhez szükséges öt kurátor nem volt jelen. A távollévő kurátorok írásban küldték meg az előzetesen megküldött határozati javaslatra vonatkozó jóváhagyásukat. Ez a gyakorlat nem felelt meg az alapító okirat előírásának, mivel az alapító az ülések határozatképességét a kuratóriumi tagok jelenlétéhez kötötte. A kuratórium a határozatok 49%-át határozatképtelen üléseken hozta. A nem határozatképes üléseken a kutatási terveket, megbízási és ösztöndíj-szerződések megkötését, továbbá javadalmazási kérdéseket és az iroda felújításának tervét tárgyalta. Az alapító okirat szerint a kuratórium akkor határozatképes, ha az ülésen tagjainak több mint fele jelen van. A határozatképességhez tehát öt kuratóriumi tag jelenlétére volt szükség. Az alapító okirat nem szól a írásbeli szavazás lehetőségéről, így a jelen nem lévő kuratóriumi tagok sem az ülés határozatképességét, sem a határozatok elfogadásához szükséges szavazatarányt nem biztosíthatták írásos szavazatukkal. A kuratóriumi ülésekről készített jegyzőkönyvek és a jelenléti ívek szerint a jegyzőkönyvben jelenlévőként feltüntetett és a jelenléti ívet aláíró tagok száma 17

20 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 2007-ben és 2008-ban két-két esetben (a megtartott ülések 40%-ánál) eltért egymástól. A kuratórium tagjainak kétharmados minősített többségéhez kötött határozatainak 60%-a (három határozat) nem felelt meg az alapító okirat rendelkezésének, mivel az előírt létszám nem volt jelen. A kuratórium tagjainak kétharmados minősített többsége kellett az éves gazdálkodási terv és a költségvetés elfogadásához, az éves beszámoló jóváhagyásához, továbbá a közhasznúsági jelentés elfogadásához. Három esetben, öt kuratóriumi határozat elfogadásához kellett volna a kuratóriumi tagok kétharmadának (6 fő) jelenléte. Egy ülésen, két határozat meghozatalánál a jelenléti ív szerint megvolt a szükséges létszám, két ülésen három határozatnál nem volt meg. A kuratórium, az alapító okirat előírásától eltérően, ülés megtartása nélkül is hozott határozatokat. Ezekben az esetekben a kuratórium elnöke írásban kérte a tagok hozzájárulását a javaslatok megvalósításához, akik írásban adták beleegyezésüket. Az alapító okirat pontja a határozatképességet a kuratóriumi ülésen való jelenléthez kötötte, vagyis nem engedélyezte a határozathozatal írásban történő módját, tehát a kuratóriumi ülésen kívül hozott, vagyont érintő döntések az alapító okirat szerint nem érvényesek. Például: 2006-ban ösztöndíj, megbízási szerződés, jutalom megítélését hagyta jóvá a kuratóriumi tagok többsége ben két pályázattal nyert támogatás felhasználásáról és tiszteletdíj megállapításáról is így döntött a kuratórium. A közalapítvány részben tett eleget az alapító okirat pontjában és a Khtv. 7. (3) bekezdés a) pontjában foglalt előírásoknak, mivel a kuratórium az üléseken hozott döntéseiről olyan nyilvántartást vezetett, amelyből a döntések tartalma, időpontja és hatálya, illetve a döntést támogatók és ellenzők számaránya (ha lehetséges, személye) megállapítható volt, de az üléseken kívül, írásban kért hozzájárulással hozott határozatokat nem minden esetben vezették be a határozatok jegyzékébe. 2. A GAZDÁLKODÁS, A KÖNYVVEZETÉS SZABÁLYOZOTTSÁGA ÉS SZA- BÁLYOSSÁGA 2.1. A gazdálkodás tervezése, szabályozása A közalapítvány gazdálkodásának, könyvvezetésének és éves beszámolói elkészítésének belső szabályozási rendszere a számvitelről szóló évi C. törvény (Szt.) és a Khtv. által kötelezően előírt szabályozáson alapult. A kuratórium az alapító okirat rendelkezésétől eltérően, nem készített gazdálkodási tervet, éves költségvetést. Ennek hiánya miatt a szabályos működés minden pénzügyi döntéséhez a kuratóriumi ülés összehívására, a kuratórium határozatára lett volna szükség. A közalapítvány működéséhez szükséges azon költségekről, melyekhez szerződéskötés nem kapcsolódott (pl. nyomdaköltség, posta, telefon, internet, iroda- 18