FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV VÁLLALKOZÓK KETTŐS KÖNYVVITELI, FOLYÓSZÁMLA, ÉS ÁFA - NYILVÁNTARTÁSI RENDSZERÉHEZ

Átírás

1 FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV A VÁLLALKOZÓK KETTŐS KÖNYVVITELI, FOLYÓSZÁMLA, ÉS ÁFA - NYILVÁNTARTÁSI RENDSZERÉHEZ ( évi módosított változat ) Készítette: Hegyi Gertrúd Zalaegerszeg, április hó

2 BEVEZETÉS Az ismertetett számítógépes rendszer olyan Vállalkozók részére készült, akik a kettős könyvvitel alkalmazásával tesznek eleget számviteli kötelezettségeiknek. A rendszer egy felvitel segítségével megoldja a főkönyvi könyvelés, a folyószámla-nyilvántartás és az ÁFA nyilvántartáshoz szükséges havi forgalom rögzítését. A különféle egyéb alrendszerek segítséget nyújtanak a bérek, tárgyi eszközök stb. elszámolásában, nyilvántartásában. A rendszer működési elvének kidolgozásakor a következő főbb szempontokat vettük figyelembe: - egyszerű, rugalmas, könnyen kezelhető legyen - egyszeri adatrögzítéssel kielégíthető legyen a többrétű információigény - idő és költségmegtakarítást eredményezzen A rendszer alapelve, hogy az adatfeldolgozás során csak egyszer kell gépi úton - alapbizonylatok alapján - az adatokat rögzíteni. Az adatok tárolása, halmozása, kilistázása, különböző igények, szempontok szerinti kiíratása - gépi programok útján - a gépi adottságok kihasználásával csaknem automatikusan történik. A rendszerrel szemben támasztott főbb követelmények: - ellenőrzött adatbevitelt valósítson meg - képernyőn és nyomtatón olyan információkat jelenítsen meg, amely hóközben és időszak végén is megbízható képét ad a vállalkozás eredményéről - olyan listák készítése, amely megfelel a számviteli előírásoknak, s amelyek révén a vállalkozás külső adatszolgáltatási kötelezettségének is eleget tud tenni - a főkönyvi könyvelési rendszer összekapcsolható legyen más, már meglévő illetve kidolgozás alatt lévő rendszerrel - lehetőséget biztosítson a listák EXCEL-ben illetve WORD-ben történő használatára - évvégén biztosítsa a főkönyvi számlák automatikus zárását, illetve év elején a számlák automatikus nyitását A rendszer alapvető szolgáltatásai: - a főkönyvi könyvelés és a hozzátartozó listák, nyilvántartások készítése - vevők és szállítók folyószámla-nyilvántartása, a követelések illetve teljesítések figyelemmel kísérése - a kimenő és bejövő számlák naprakész ÁFA nyilvántartása - különféle analitikák (bér, tárgyi eszköz, stb.) készítése A rendszer konfiguráció igénye: HARDWARE: IBM PC kompatibilis gép, min 512 Kbyte memória Winchester-egység vagy pendrive színes monitor nyomtató SOFTWARE: DOS 5.0 vagy magasabb verzió vagy Windows 98, ME, NT, XP, Vista. A Windows 7-es operációs rendszert futtató gépek Professional, Enterprise, Ultimate kiadásai. A rendszer üzemeltetése során felmerülő problémák esetén a Pont Szoftver munkatársai nyújtanak segítséget.

3 Szervezési ügyekben: Hegyi Gertrúd szervező tel: 92/ Honlap: A rendszer használata: A rendszer menüvezérelt programokból áll. Windows -os felületről az ikonra kettős kattintással indítható. DOS-os operációs rendszer esetén a program KFT nevű könyvtárban található, s a KFT12 parancs begépelése után jelenik meg a főmenü, amelynek funkcióiból választhatunk. Az ENTER billentyű leütésére a választott funkció végrehajtódik, ilyenkor esetenként újabb menüben un. almenüben újra választhatunk. A rendszerhez tartozó ikonok és indító fájlok az INSTALL(Új ügyfél, új könyvelési év létrehozását segítő), MELLEK (kiegészítő melléklet elkészítését segítő), MENTES (floppy egységgel rendelkező gépek esetén a mentést tartalmazó, illetve a számlázó rendszerek adatállományait fogadó programok), WINPR (bizonyos nyomtatókhoz szükséges program). A rendszer interaktív, kérdéseket tesz fel, s ha hibázunk, hibaüzenettel figyelmeztet. Rossz adatbevitel esetén, a kurzor a hibás mező elejére áll. A legalsó sor az üzenet sor, ide írja ki a rendszer a speciális funkciókkal rendelkező billentyűket. A rendszer indításának első lépése a törzsek kialakítása és felvitele. A törzsek kialakítása: Főkönyvi számlatörzs: A főkönyvi számlatörzs kialakításánál a számlakeret előírásait kell figyelembe venni s ezeket alkalmazni. Speciálisan kialakított főkönyvi számlaszámokra a folyószámla-nyilvántartáshoz van szükség, mivel a főkönyvi szám 4-7. pozíció a vevők és szállítók egyedi azonosítóját tartalmazza. 2. Számlaosztálytörzs: A főkönyvi számlaosztály kialakításánál a számlakeret előírásait kell alkalmazni. 3. Naplótörzs: A naplókód kialakítására 2 pozíció áll rendelkezésre, amely szabadon választható, kivétel : 01= Nyitó napló 10= Záró napló 99= Átvezetési napló melyek használata kötelező. 4. Gazdasági eseménytörzs: A gazdasági eseménykódok kialakításánál célszerű a számlakapcsolatokhoz illeszkedő kódokat kialakítani előkontírozás céljából. pl.: 22 Anyagvásárlás

4 Tartozik számlák Követel számlák Természetesen lehetőség van arra is, hogy kontírszámok nélkül, csak szöveget vigyünk fel. 5. Vállalkozás adatai: A vállalkozás adatait tartalmazza a rekord. Kitöltése feltétlenül javasolt, mivel a listák fejlécét ezen adatok segítségével készítjük el, illetve a NAV számára készített adatállományok cégre vonatkozó adatait is innét emeljük át. 6. Paraméterezés Az állomány egyetlen tételt tartalmaz, amely kitöltése a rendszer működése miatt elengedhetetlen. A bekért mezők az alábbiak: Fizetendő ÁFA: azt a főkönyvi számlacsoportot (csoportokat) kell megadni, amelyre a fizetendő ÁFÁ -t könyveljük (csoportokat "."-tal kell lezárni, vagy elkülöníteni) Levonható ÁFA: azt a főkönyvi számlacsoportot(csoportokat) kell megadni, amelyre a levonható ÁFÁ -t könyveljük (csoportokat "."-tal kell lezárni, vagy elkülöníteni) ÁFA kulcsok db száma: itt kell megadni az Adótörvények által előírt kulcsok darabszámát, ami maximálisan 4 lehet Kulcsok: a kulcsok mértékét (%) meg kell adni Házi pénztárhoz naplókód : 2 db naplókód ás a hozzátartozó és főkönyvi szám adható meg Vevő folyószámla : előleg számla: azt a főkönyvi számlacsoportot (csoportokat) kell megadni, amelyre a vevőket könyveljük (csoportokat "."-tal kell lezárni, vagy elkülöníteni) azt a főkönyvi számlacsoportot(csoportokat) kell megadni, amelyre a vevőktől kapott előleget könyveljük (csoportokat "."-tal kell lezárni, vagy elkülöníteni) Szállító folyószámla: azt a főkönyvi számlacsoportot (csoportokat) kell megadni, amelyre a szállítókat könyveljük (csoportokat "."-tal kell lezárni, vagy elkülöníteni) előleg számla: azt a főkönyvi számlacsoportot(csoportokat) kell megadni, amelyre a szállítóknak fizetett előleget könyveljük (csoportokat "."-tal kell lezárni, vagy elkülöníteni) Költségnem ellenszámla: A megadott számlával szemben zárja le évvégén a költségnem számlákat Nyitómérleg számla: a megadott számlával szemben nyit automatikusan a rendszer Zárómérleg számla: a megadott számlával szemben zár automatikusan a rendszer

5 Adózott v. adózatlan eredmény számla: a megadott számlával szemben vezeti át a rendszer az 5,8,9 főkönyvi számlákat Készpénzfizetési értékhatár (Ft) : az Adótörvények által meghatározott értékhatár mely után nyilatkozni kell az NAV felé Van devizabank v. pénztár I/N : "I"-re megadható 12 db devizás bankszámla és 3 db devizás pénztár főkönyvi számla száma Pénztár analitikába nyilv.szám: azt kell eldöntenünk "I" vagy "N" válasszal, hogy a pénztáranalitikában minden alkalommal bekérésre kerüljön-e a nyilvántartási szám mező Tárgyi eszköz jogcímei : megadható 2 db olyan főkönyvi szám,amelyeknél a felvitelkor az analitikába is azonnal felvihető a tárgyi eszköz Tagi kölcsön nyilvántartás jogcímei: megadható 2 db olyan főkönyvi szám, amelyeknél a felvitelkor az analitikába is azonnal felvihető a tagi kölcsön Alvállalkozók főkönyvi száma : megadható 2 db olyan főkönyvi szám szám,amelyeknél a felvitelkor az analitikába is azonnal felvihető az alvállalkozók nyilvántartásába Beruházási és felújítási költség-nyilvántartás száma: megadható 2 db olyan jogcím,amelyeknél a felvitelkor az analitikába is azonnal felvihető a beruh. és költs. nyilvántartásba. Ha nem adunk meg főkönyvi számot, akkor a rendszer rákérdez Használunk csoportos ÁFA nyilvántartást? I válasz esetén a az A60-as bevallását (Összesítő nyilatkozat) segítő nyilvántartáshoz vihetünk fel 2 db fizetendő és 2 db levonható közösségen belüli ÁFA főkönyvi számot, amely segítségével a bevallást elkészíthetjük. A nem teljesen levonható ÁFA főkönyvi száma: azt a levonható ÁFA főkönyvi számát kell megadni, amelyre a nem teljesen levonható (csak bizonyos százalékát lehet levonni) ÁFÁ -t könyveljük.(pl. telefon költség) Levonható % : A levonás %-át kell megadni. Fizetendő fordított adózású ÁFA főkönyvi száma: megadható 2 db olyan főkönyvi számla száma,amelyen a ford.áfá-s tételeket kívánjuk elkülöníteni Levonható fordított adózású ÁFA főkönyvi száma: megadható 2 db olyan főkönyvi számla száma,amelyen a ford.áfá-s tételeket kívánjuk elkülöníteni Munkaszámonkénti gyűjtést is készítsünk I/N: "I"-re minden vevő, szállító, 5,8,9-es számlaosztályt érintő tételnél bekérésre kerül a munkaszám mező is.

6 7. Munkaszám-törzs Azoknál a vállalkozásoknál ahol többféle tevékenység is folyik, és elkülönítetten szeretnénk látni a folyamatok eredményességét, akkor célszerű kialakítani egy munkaszám-törzset. 1.Törzskarbantartás ================= 1. Törzsek felvitele Az alábbi táblázatban a különböző törzsek felviteléhez szükséges mezők hosszát, típusát s egyéb jellemzőit adjuk meg. Törzsnév Mezőnév Hossz Típus Megjegyzés Számla száma 7 num. kötelező végig kitölteni 1. Főkönyvi Számla megnev. 30 char. kitöltése kötelező Az alábbi mezőket csak akkor kéri be a rendszer, ha számla- a főkönyvi szám a vevő főkönyvi száma: Telephely 30 char. kitöltése kötelező törzs Utca, házszám 30 char. kitöltése kötelező Irányítószám 4 num. kitöltése kötelező MNB-szám 9 num kitöltése kötelező Az alábbi mezőt csak akkor kéri be a rendszer, ha a főkönyvi szám a szállító főkönyvi száma: Rövid név+adószám 20 char. 2. Számlaosztály- Számlaosztály 1 num. kitöltése kötelező törzs Szlaoszt. neve 40 char. kitöltése kötelező 3. Napló- Naplókód 2 num. kötelező végig kitölteni törzs Napló megnev. 30 char. kötelező kitölteni 4. Gazdasági ese- Eseménykód 3 num. kitöltése kötelező ménytörzs Megnevezés 20 char. kitöltése kötelező Tartozik szla 7 char. Követel szla 7 char. Vállalat neve 30 char. kitöltése kötelező Irányítószám 4 char. kitöltése kötelező 5. Vállalkozás Telephely 20 char. kitöltése kötelező adatai Utca, házszám 30 char. kitöltése kötelező MNB-szám 9 char. kitöltése kötelező Adóigazg. szám 11 char. kitöltése kötelező Ügyintéző 30 char. kitöltése kötelező TB-törzsszám 15 char. kitöltése kötelező Telefonszám 20 char. kitöltése kötelező Cégjegyzék száma 12 char. Statisztikai számjel 20 char. Kapcsolattartó neve: 30 char. tel.: 30 char. Közterület neve 30 char. Jellege 20 char. hsz. 10 char. ép. 10 char. Lépcsőház 10 char. Emelet 10 char. ajtó 10 char.

7 7. Munkaszám-törzs munkaszám kód 5 char. (csak szám lehet) megnevezés 30 char. 2.Törzsek módosítása: A módosítás menüpont kiválasztásával végezhető el a kódok megnevezésének módosítása. Kódot módosítani nem lehet. 3.Törzsek törlése: A törlés menüpont kiválasztása után az általunk törölni kívánt kód bebillentyűzésével lehet a törlést végrehajtani. Törölni csak addig lehet, ameddig forgalmat még nem rögzítettünk a törlendő kódra. 4.Törzsek listázása: A különböző törzsekről bármikor készülhetnek listák. A listák nyomtatóra és képernyőre is kérhetők. 4.Törzsek listázása - nyomtatóra: Főkönyvi számlatörzs: A törzslista a főkönyvi számlaszámokat és azok megnevezését tartalmazza. Kérhető még vevő és szállító betűrendes lista is. Rendezettség: főkönyvi számlaszámonként 2. Számlaosztálytörzs: A törzslista a számlaosztálykódokat és azok megnevezéseit tartalmazza. Rendezettség: számlaosztály kódonként 3. Naplótörzs: A törzslista a naplókódokat és megnevezéseket tartalmazza. Rendezettség: naplókódonként 4. Gazdasági eseménytörzs: A törzslista a gazdasági események kódját, annak megnevezését és a gazdasági eseményhez tartozó főkönyvi számlákat. Rendezettség: gazdasági eseménykódonként 4. Törzsek listázása- képernyőre: Tartalmában ezek a képernyőn megjelenő információk megegyeznek a a törzslistáknál leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy tartalmazzák még számlánként, számlaosztályonként, illetve naplónként a jan.1.-től az előző havi zárásig a halmozott forgalmakat. Az aktuális havi forgalom a "Havi zárás" menüpont futtatása után halmozódik az előző havi forgalmakhoz.

8 2.Könyvelés: ========== Ebben a menüpontban végezhető el a nyitó tételek felvitele és a havi forgalmi tételek rögzítése is. Új rendszer indításakor a nyitó tételeket a 01-es Nyitó naplóra kell felvinni, majd a "Havi zárás" menüpontot lefuttatni, s utána kezdődhet az aktuális havi forgalom rögzítése. (A nyitó tételek közé tartozik a rendezetlen folyószámla -tételek felvitele is, amit tételesen kell rögzíteni. A továbbiakban a nyitó tételek rögzítésére nincs szükség, mert az az "Éves zárás","év nyitása " menüpont elindításával automatikusan képződik.) 2.1. Forgalom felvitele: A forgalom rögzítése a Napló kód megadásával kezdődik, csak olyan kódot fogad el a rendszer, amely a naplótörzsben is megtalálható. A következő beírandó mező a Rögzítés dátuma, amely tartalmazza a rendszeróra dátumát. A naplóhoz tartozó Sorszámot, és a rögzítés Időszakát a program automatikusan kiírja. A Bizonylat számának kitöltése kötelező (csak szám lehet!). A bizonylat keltének kitöltése szintén kötelező. A Gazdasági eseményt vagy előkontírozott tételként a gazdasági esemény kódjának beütésével, vagy a kódot üresen hagyva a gazdasági esemény megnevezésével rögzíthetjük. - Ha az eseménykódot beütöttük, a képernyőn megjelennek a kijelölt tartozik és követel főkönyvi számlák és csak az összeget kell rögzíteni. - Ha nem ütöttünk be eseménykódot, akkor egyenként kell a főkönyvi számokat és a hozzájuk tartozó összeget rögzíteni. A főkönyvi számlák beírásához az F1-es, kód szerinti és az F5-ös, megnevezés szerinti keresés nyújt segítséget. A főkönyvi számla Megnevezését az F4-es funkciós billentyű segítségével írathatjuk ki a képernyőre. A főkönyvi számla Forgalmát és Egyenlegét az F6-os billentyűvel kérhetjük le. Az ÁFÁ-s főkönyvi számokról az F7-es billentyűvel írathatunk ki információt. Abban az esetben, ha a főkönyvi szám=466 vagy 467 azaz ÁFÁ -t könyvelünk, a rendszer bekéri a különböző adókulcsokhoz tartozó adóalapokat. "Felülről vagy Alulról számítsuk az ÁFÁ -t?" Ha "F"-t válaszolunk, akkor Bruttó összeget, ha "A"-t akkor, a Nettó összeget kell megadni, s a rendszer automatikusan kiszámolja az ÁFÁ -t s beírja a megfelelő mezőbe. A kiszámított ÁFA érték felülírható. Ha ÁFÁ -t rögzítünk, s az adóanalitikában szerepeltetni akarjuk a szállító vagy vevő nevét, adószámát, akkor meg kell adni a könyvelt szállító vagy vevő kódját, vagy annak nevét és adószámát, s a teljesítés dátumát (ÁFA szempontjából). Abban az esetben ha devizanaplóba rögzítünk, bekérésre kerül a könyvelendő deviza mennyisége, típus kódja (1=EUR,2-9 szabadon használható ), árfolyama. A könyvelendő Ft összeg számított adat. Abban az esetben, ha a Paraméterezés menüpontban kértük a Csoportos ÁFA nyilvántartást és az ott megadott főkönyvi számok egyikére könyvelünk, a rendszer bekéri az országkódot, közösségi adószámot és a nettó összeget is. A felvitelből az Esc billentyűvel léphetünk ki, ha a " Kitöltés rendben van? " kérdésre "I" -t válaszolunk a rendszer ellenőrzi, hogy a könyvelt Tartozik

9 forgalom megegyezik-e a Követel forgalommal. Ha egyezik, akkor engedélyezi a felvitelt. Ha nem, vagy ha az előbbi kérdésre "N"-el válaszoltunk, akkor figyelmeztet, vagy újabb kérdés következik: " Törlés vagy Módosítás " Ha törlés funkciót választjuk, akkor törli a tételt, s napló kód bekérésére ugorva rögzíthetjük újra a tételt. (Figyelem!!! Ha a rendszer figyelmeztetést küldött a tétel rögzítésekor, " Van már ilyen bizonylat a rögzített tételek között!", de a tételt mégis rögzítettük, akkor nem csak a képernyőn lévő tétel törlődik, hanem a korábban erre a naplóra, bizonylat számra, bizonylat keltre rögzített tételt is.!!!) Módosításkor a képernyőn lévő bizonylaton javíthatunk. Amennyiben szállítókat vagy vevőket érintő gazdasági eseményt rögzítünk, a nyilvántartási szám és a teljesítési dátum rögzítése szintén kötelező. A nyilvántartási szám, a kimenő és bejövő számlák nyilvántartó-könyvébe manuálisan bejegyzett szám, ha ilyen nincs, akkor a bizonylat száma. A teljesítési dátum mezőbe a kimenő és bejövő számla esetében a számla fizetésének esedékességét a banki tételek felvitelénél a teljesítés dátumát kell rögzíteni. Akkor, ha a főkönyvi szám megegyezik a "Paraméterezés" menüpontban megadott főkönyvi számmal (Tárgyi eszk.,tagi kölcsön, Alvállalkozók, Beruh. és Költségny.) automatikusan felvihető az előbbiek analitikus nyilvántartásába is a könyvelési tétel. Ha egy bizonylaton belül volt szállítóra vagy vevőre könyvelt tétel de nem volt ÁFÁ -ra könyvelés, a program kilépés előtt rákérdez: Kilépés - Mentes "M" esetén a tétel bekerül az adómentes tételek közé, "K" esetén nem kerül az ÁFÁ -t érintő tételek közé. A rendszerben a vevő és szállító számok olyan főkönyvi számok, amelynél automatikusan bekérésre kerül a Megjegyzés mező, de a rögzítés megkezdése előtt megadható, további számlaosztályok, amelyekhez Megjegyzést akarunk fűzni Rögzítés javítása: A rögzítés javítása menüpontban a módosítandó tétel naplókódjának megadásával megjelenik a napló képe, melyen bármely mező tartalma módosítható. A tételt az F2 funkciós billentyű segítségével kereshetjük meg, majd a javítandó mezőhöz lépegetve, átírva a mező tartalmát javíthatjuk a hibás rögzítést. Ha az ÁFA analitikában akarunk javítani, akkor a 466 vagy 467-es főkönyvi számot átütve a "Felvitelhez" hasonlóan módosíthatjuk a tételt. Az F10-es funkciós billentyű segítségével a bizonylat forgalmát összegeztethetjük. Kilépéskor (Esc) a rendszer ellenőrzi a módosítást, s ha a Tartozik oldal nem egyezik meg a Követel oldallal, akkor figyelmeztet. (Ilyen esetben kilépés a Shift és Tab billentyűk egyidejű lenyomásával!)

10 2.3. Forgalom listázása: A forgalom felvitele és forgalom javítása menüpontban rögzített, illetve javított tételek kerülnek kilistázásra, napló formában. Kérhető tételes és részleges lista. Tételes lista esetén, a teljes napló listázásra kerül, részleges lista esetén tételsorszámok intervallumának megadásával a naplórészlet kerül listázásra. Gyakoriság: igény szerint bármikor lekérhető Rendezettség: naplótételsorszám rögzítés sorrendje Összegfokozat: Tartozik forgalom összesen Követel forgalom összesen 2.4. Következő hónap felvitele: A felvitel módja megegyezik az aktuális hónapnál leírtakkal Következő hónap módosítása: A módosítás módja megegyezik az aktuális hónapnál leírtakkal Következő hónap listázása: A listázás módja megegyezik az aktuális hónapnál leírtakkal Éves napló: Ebben a menüpontban lehet a már lezárt időszak naplóit lekérni. Abban az esetben ha a bekért időszak nem kerül kitöltésre, akkor az egész éves napló állomány kilistáztathatjuk, más esetben pedig a megadott hónap jelenik meg a listán Bank felvitel A bank napló gyorsabb rögzítéséhez választhatjuk a 2.1-es menüponton kívül a "Bank felvitel" -t is. A naplókód, a rögzítés kelte, a bankkivonat kelte és számának bevitele után a bank számla főkönyvi száma kerül bekérésre. Az felvitt tételeknél a bankra a rendszer automatikusan könyvel, csak az ellenkező oldalt kell rögzíteni. Felvitelkor bekérésre kerül :- főkönyvi számla száma - gazdasági esemény kódja, megnevezése - nyilvántartási szám - Tartozik vagy Követel forgalom - megjegyzés A képernyő alsó részén kiírásra kerül a kivonat forgalma és a bankkivonat aktuális egyenlege. A "Forgalom felvitele" menüpontban ismertetett funkciós billentyűk itt is alkalmazhatók. A nyilvántartási szám bekérésekor az F7-es gomb leütésére a képernyőn megjelenik az adott vevő vagy szállító rendezetlen tételei. Kiválasztáskor a rendszer automatikusan bekönyveli a tételt. A devizabank rögzítése a 2.1. menüpontnál leírtakhoz hasonlóan történik. Esc billentyűvel kiléphetünk a felvitelből Következő havi Banki felvitel A felvitel módja megegyezik a előbbiekben ismertetettel, azzal a különbséggel, hogy itt a következő időszakra rögzítjük a tételeket, s így a bankegyenleg nem a valós képet mutatja.

11 3. Listák: ======= 3.1. Főkönyvi könyveléshez kapcsolódó listák: Számlalapok: A lista megfelel a manuálisan vagy könyvelőgéppel végzett könyvelés során alkalmazott kartonnak, mely a főkönyvi számlákra könyvelt forgalmakat tartalmazza tételesen. A főkönyvi számlák tartalma kívánságra bármikor kinyomtatható, folyamatos listázással, vagy főkönyvi számok intervallumának megadásával. A lista havi és éves (halmozott) változatban is készülhet. Rendezettség: főkönyvi számonként bizonylat kelte szerint Összegfokozat: halmozott forgalom számla egyenlege Lapdobás: főkönyvi számonként, vagy oldalanként (A MELLEK ikonnal v. paranccsal indított számlalapok lekérésekor keletkezik az adott alkönyvtárban egy olyan DBF kiterjesztésű fájl amelynek neve megegyezik a lekért főkönyvi számmal. Pl: dbf) Főkönyvi kivonat készítése: A főkönyvi kivonat készítésekor a főkönyvi számlákból a Felhasználó igénye szerinti időpontban a számlákra forgalmi összeget képez. A forgalom mindig az év első napjától halmozott forgalom, mely tartalmazza a nyitóegyenlegeket is. A nyitó egyenlegek külön oszlopon kerülnek kiíratásra. Rendezettség: főkönyvi számonként Összegfokozat: főkönyvi számonként összesen számlacsoportonként összesen számlaosztályonként összesen Lapdobás: számlaosztályonként Listázáskor automatikusan elkészül egy fájl, amelynek a neve az elkészítés időszakával egyező és a kiterjesztése KIV. (pl.:201201ho.kiv, ez az állomány EXCEL formátumban is megnyitható.) Számlaosztály-összesítő: A tábla tartalmazza a hónap során felvitt tételek számlaosztályonkénti összesítését. Rendezettség: számlaosztályonként Összegfokozat: Vállalat összesen Naplóösszesítő: A lista naplókódonként összesíti a havi forgalmat. Rendezettség: Naplókódonként Összegfokozat: Vállalat összesen

12 Lezárt időszak főkönyvi kivonata: A menüpontban a már havi zárással zárt időszak főkönyvi kivonatát lehet lekérni. A listázás módja megegyezik az aktuális havi kivonatlistázásával Havi főkönyvi kivonat: A lista csak a havi forgalmat tartalmazza kivonat formában Mérleg-Tábla készítés: Az évvégi mérlegtáblákhoz, illetve különböző táblák készítéséhez nyújt segítséget ez a menüpont Tábla felvitele: A felvitel során bekért mezők: Jel: Tábla jele: Sorszám: a felvitt mérlegsorokat törölhetjük, ha a mezőbe T betűt írunk, egyébként a mező tartalma üres bármilyen karaktert tartalmazhat kitöltésénél csak számokat alkalmazzunk, az adja majd a táblajelhez tartozó sorok sorrendjét Megnevezés: a sorok megnevezését tartalmazza Sorok összefüggéseinek megadása: 3 -féle módon lehetséges, de egy soron belül csak egyiket alkalmazzuk. 1,; Főkönyvi számtól főkönyvi számig PL.: Jelentése: a es főkönyvi számtól a es főkönyvi számig vonja össze a halmozott forgalmakat. 2,; Sortól Sorig PL Jelentése : a 04 és a 08 -as számú sorok közötti halmozott forgalmakat vonja össze. 3,; Sor1+, Sor2+,...Sor1-,Sor2-... PL.: Jelentése: adja össze a 01 és a 02 sort és vonja ki belőle a 08 és 09 sorok halmozott forgalmát Táblák listája A lista készítése előtt meg kell adni a listázandó tábla jelét és a tábla megnevezését, a figyelembe vehető időintervallumot. A tábla tartalmazza: - sorok számát - sorok megnevezését - halmozott tartozik forgalmat - halmozott követel forgalmat - Egyenleget Jelentés készítés A lista a főkönyvi kivonathoz hasonló formában, időintervallum megadá-

13 sával készül Mérleg-Eredménykimutatás Készíthető egyszerűsített mérleg vagy mérleg. A tábla a rögzített tételekből összeállítja a Mérleg Eszköz és Forrás oldalát, illetve az Eredménykimutatást. A statisztikai számjel, cégjegyzék száma és mérleg fordulónapjának rögzítése után az "Újra számoljuk a Tárgyévi adatokat? " kérdésre "I" vagy "N" -el válaszolhatunk. "I" válasz esetén a Mérleg és Eredménykimutatás tételeit frissíti a felvitt forgalom segítségével. "N" válaszra a már összesített adatokon módosíthatunk. A táblázatba az Előző évi illetve az Előző év módosításai oszlopba az alábontott sorokat kell kitölteni, az összesítő sorokat a rendszer számolja. Esc billentyű segítségével kinyomtatható a lista Mérleg elektronikus benyújtásához Amennyiben a mérleget és az eredménykimutatást a számviteli beszámoló letétbe helyezéséhez PDF formátumban kívánjuk csatolni az Elektronikus Űrlaphoz, akkor ezt a menüpontot el kell indtani a MELLEK.EXE-vel, vagy a Kiegészítő mellékletet tartalmazó ikonból. A program külön fájlokra választja szét a mérleget és az eredménykimutatást, így azt külön PDF formátumban csatolhatjuk az űrlaphoz. 3.1.A. 3.1.B. Halmozott főkönyvi lista A tábla tartalmában megegyezik a "Számlalapok" listával, de itt soronként halmozva és egyenlegezve jelenik meg a forgalom. Célszerű a lista használata a bank és pénztár egyezőségének vizsgálatához. Munkaszám ellenőrzés A hibás munkaszámokat listáztathatjuk ki. 3.1.C. 3.1.E. 3.1.F. Munkaszámos lista A lista a munkaszámra könyvelt költségeket,kiadásokat és bevételeket mutatja meg. A kimutatás elkészítéséhez paraméterezni szükséges a Költségek-kiadási és a Bevételek oldalhoz tartozó főkönyvi számokat (több intervallum is megadható). Kérhető tételes és összesített lista is. Deviza-nyilvántartás A bevételezett és kiadott deviza mennyiség, árfolyam nyilvántartására szolgál a lista. Megadható főkönyvi szám, dátum intervallum, deviza típus kódja szerint. Listázáskor automatikusan elkészül egy fájl, amelynek a kiterjesztése.dev, ez az állomány EXCEL formátumban is megnyitható. Deviza rendezetlenek A devizás követelések és tartozások kimutatása Ft-ban és devizában egyenlegezve.

14 3.1.G. Devizás tételek árfolyama A lista a felrögzített devizás tételekhez kapcsolódó árfolyamokat tart tartalmazza Folyószámla-nyilvántartáshoz kapcsolódó listák: Szállító - folyószámla: A listában a szállítónkénti halmozott Tartozik és Követel halmozott forgalom és a hozzá tartozó Egyenleg kerül kimutatásra, külön kiemelve a Jan. 1-i nyitóegyenleget. Rendezettség: főkönyvi számonként Összegfokozat: szállítók összesen egyenlegek-egyenlege Listázáskor automatikusan elkészül egy fájl, amelynek a neve az elkészítés időszakával egyező és a kiterjesztése SZL. (pl.:201201ho.szl, ez az állomány EXCEL formátumban is megnyitható.) Vevő - folyószámla: A listában a vevőnkénti halmozott Tartozik és Követel forgalom és Egyenleg kerül kimutatásra, külön kiemelve a Jan. 1-i nyitóegyenleget. Gyakoriság: igény szerint bármikor lekérhető Rendezettség: főkönyvi számonként Összegfokozat: vevők összesen egyenlegek-egyenlege Listázáskor automatikusan elkészül egy fájl, amelynek a neve az elkészítés időszakával egyező és a kiterjesztése VEV. (pl.:201201ho.vev, ez az állomány EXCEL formátumban is megnyitható.) Szállító rendezetlenek: A szállítók azon tételes listája, amelyben azok a pénzügyi tételek kerülnek listázásra, melyeknek nincs banki teljesítése, vagy csak banki teljesítése van. Kérhető teljes vagy szűkített lista (főkönyvi szám intervallum megadásával). Rendezettség : főkönyvi számonként nyilvántartási számonként Összegfokozat: rendezetlen tételek összesen Vevő rendezetlenek: A vevők azon tételes listája, amelyben azok a pénzügyi tételek kerülnek listázásra amelyek banki teljesítése hiányzik, vagy amelyeknek csak banki teljesítése van. Kérhető teljes vagy szűkített lista (főkönyvi szám intervallum megadásával). Rendezettség : főkönyvi számonként nyilvántartási számonként Összegfokozat: rendezetlen tételek összesen Egyenlegközlő levél: A lista a számviteli rendben kötelező egyenlegközlő levél, mely

15 vevőnként tartalmazza a adott időpontban az Egyenleget, a kiegyenlítetlen számlák felsorolásával együtt. Kérhető tételes rendezetlen vagy csak folyószámla-egyenleget feltüntető lista. Rendezettség: vevő számonként Fizetési felszólítás: A levél a még nem teljesített számlák kiegyenlítésére hívja fel vevőit. Gyakoriság: igény szerint bármikor lekérhető Rendezettség: vevő számonként Késedelmi kamatterhelés: A lista a vevőnként tartalmazza a kiszámlázott szolgáltatások késedelmes kiegyenlítése miatti kamatterhelést. Rendezettség : vevő számonként Folyószámlatételek rendezése: A képernyőn főkönyvi számsorban megjelennek azok a folyószámlatételek amelyek az előző havi zárásig rendezetlennek minősültek. Ebben a menüpontban lehet ezeket a rendezetlen tételeket kitörölni illetve új tételt felvinni, módosítani. Törlés -> a jel mezőbe T betűt kell vinni Keresés -> F2 billentyű segítségével Új tétel -> F5 billentyű segítségével Lapozás -> PgDn, PgUp billentyűkkel Lépés: -> #, # billentyűkkel Kilépés: -> Esc billentyűvel Kilépés előtt a következő kérdést teszi fel a gép: "A JELÖLT TÉTELEK T-RE TÖRLŐDNEK, V-RE VISSZAÁLLITÓDNAK". "T" válaszunkra azok a tételek törlődnek az állományból, amelyeknél a jel mezőbe T betű került. "V"-re nem törlődnek a tételek, csak a bejelölés marad meg. 3.2.A. Felvásárlási jegyek: A menüpont a kompenzációs felár nyilvántartására szolgál. Listája bizonylatonkénti összesítést tartalmaz. Ellenőrzés menüpont a hibás adóigazgatási azonosítók kiszűrését szolgálja. 3.2.B. Felvásárlási jegyek összesítése: A lista személyi számra összesíti a felvitt felvásárlási jegyeket. 3.2.C. Szállító rendezett tételek: A szállítók azon tételes listája, amelyben azok a pénzügyi tételek szerepelnek amelyek kiegyenlítést nyertek. Rendezettség : főkönyvi számonként nyilvántartási számonként Összegfokozat: rendezett tételek összesen 3.2.D. Vevő rendezett tételek: A vevők azon tételes listája, amelyben azok a pénzügyi tételek szerepelnek, amelyek kiegyenlítést nyertek.

16 Rendezettség : főkönyvi számonként nyilvántartási számonként Összegfokozat: rendezett tételek összesen 3.3. ÁFA nyilvántartás listái: Kimenő ÁFA - lista: A listában a vállalkozó adóköteles értékesítései kerülnek kimutatásra. Olyan analitikus nyilvántartás, ahol az adóköteles termékek, szolgáltatások árbevétele (az adóalap) főkönyvi számlánként és adókulcsonként rendelkezésre áll. Választható Havi vagy Negyedéves, illetve Éves lista. Lekérhető teljesítés dátuma, illetve könyvelési időszak szerint is. Rendezettség: főkönyvi számonként adókulcsonként Összegfokozat: adóalaponként összesen ÁFA kulcsonként összesen ÁFA összesen Bejövő ÁFA - lista: Olyan analitikus nyilvántartás, amelyben a vállalat beszerzéseit terhelő általános forgalmi adó adókulcsonként rendelkezésre áll. Választható Havi vagy Negyedéves, Éves lista, illetve kiíratható egy pénzügyileg rendezetlen ÁFÁ -t tartalmazó lista. Lekérhető teljesítés dátuma, illetve könyvelési időszak szerint is. Rendezettség: főkönyvi számonként adókulcsonként Összegfokozat: adóalaponként összesen ÁFA kulcsonként összesen ÁFA összesen ÁFA - mentes lista: A lista azokat a számlákat tartalmazza, amelyeket általános forgalmi adó nem terhel. (Lekérhető vevő vagy szállító számlákra is.) Rendezettség: bizonylatszámonként Összegfokozat: mentes tételek összesen Kimenő ÁFA lista önellenőrzéshez: A tábla azokat a bizonylatokat tartalmazza, amelyeknél a bizonylat kelte nem egyezik meg az aktuális hónap dátumával Bejövő ÁFA lista önellenőrzéshez: A tábla azokat a bizonylatokat tartalmazza, amelyeknél a bizonylat kelte nem egyezik meg az aktuális hónap dátumával ÁFA összesítő A lista havi bontásban tartalmazza a fizetendő és a levonható ÁFA havi és halmozott adatait egyenlegezve.

17 4. Képernyős lekérdezések: ======================= 4.1. Számlaegyenleg lekérdezés: Hóközben lehetőség van arra, hogy a főkönyvi számlaszám megadásával képernyőre kérhető az aktuális havi nyitóegyenleg, tárgyhavi forgalom, halmozott forgalom és egyenleg Forgalmi adatok lekérdezése: A menüpontban a megadott ismérv szerinti forgalmi tételeket visszakeressük a képernyőn. A keresés módjai: - bizonylatszám - bizonylat dátuma - nyilvántartási szám - főkönyvi szám - tartozik forgalom - követel forgalom A képernyőre kiírt adatokat TABulátor billentyű segítségével nyomtatón is megjeleníthetjük Lezárt hónapok lekérése: A menüpontban lehetőség van arra, hogy a megadott ismérv szerinti lezárt hónapok forgalmi tételeit visszakeressük a képernyőn. A keresés módjai: - bizonylatszám - bizonylat dátuma - nyilvántartási szám - főkönyvi szám - tartozik forgalom - követel forgalom - napló és időszak szerint. A képernyőre kiírt adatokat TABulátor billentyű segítségével nyomtatón is megjeleníthetjük Havi számlaegyenlegek lekérdezése: Hasonlóan a 4.1.-es menüponthoz lehetőség van arra, hogy a megadott főkönyvi számlaszámhoz tartozó havi és halmozott forgalmakat és egyenlegeket havi bontásban lekérhessük a képernyőre Vevő-Szállító rendezetlen A kiválasztott Vevő vagy Szállító rendezetlen tételeit képernyőre is lekérhetjük. 5. Zárás, mentés, index ===================== Az 5.1. Adattárak mentése és az 5.2. Adattárak visszatöltése menüpontok nem a KFT12 paranccsal indíthatók, hanem a Mentes paranccsal, vagy a megfelelő ikonból! 5.1. Adattárak mentése: Előfordulhat, hogy az adatállományok megsérülnek. Emiatt szükséges

18 az állományokról biztonsági másolatot készíteni. Ez az un. mentés. Célszerű minden "HAVI ZÁRÁS" menüpont futtatása előtt a mentéseket elvégezni. A biztonság kedvéért 2 példányban mentsünk! 5.2. Adattárak visszatöltése: Az előzővel ellentétes művelet a visszatöltés, a sérült állományok helyettesítése másolattal. A rendszer saját mentő és visszatöltő rutinnal rendelkezik. A funkció hívásakor ezek a programok futnak Index karbantartás: A menüpont az adatállományok indextábláinak karbantartását szolgálja. Célszerű a napi felvitelek előtt a menüpontot lefuttatni Havi zárás: Ezt a menüpontot csak akkor használjuk, ha meggyőződtünk havi listáink helyességéről, s a szükséges mentéseket elvégeztük, mivel a menüpont lefuttatása után a havi tételek törlődnek, illetve a forgalmak behalmozódnak a törzsállományokba, a lezárt időszak módosítása nem lehetséges Éves zárás: A december havi zárás után futtatható az "ÉVES ZÁRÁS" menüpont Éves zárás: Ez a pont elvégzi a főkönyvi számlák automatikus zárását, a megfelelő forgalom behalmozását. A menüpont futtatása közben kiíródnak azok a főkönyvi számlák amelyek egyenlege a számlaosztály jellegének nem felelnek meg. (Pl. ha a 4-es számláknak Tartozik egyenlege van.) A lista elkészülte után lefuttatható minden olyan lista, amelyre szükségünk van az év lezárásához Év nyitása 1. rész: A menüpont futtatása során a főkönyvi számlák automatikusan nyitásra kerülnek, s utána ismét kilistáztathatjuk az évnyitáshoz szükséges tablókat Év nyitása 2. rész: A menüpont futtatása után az időszak átállításával, a január havi rögzítés kezdődhet Év nyitása zárás nélkül: Abban az esetben, ha az előző évet még nem tudjuk lezárni, de a következő évre már szeretnénk könyvelni, akkor kell lefuttatni ezt a menüpontot. Csak akkor, ha ugyanabban a könyvtárban akarjuk a következő évet is rögzíteni. Célszerű azonban új könyvtárat (Ügyfelet) létrehozni, az INSTALL.EXE-vel vagy az Új Ügyfél létrehozása ikon segítségével Nyitó adatok átkönyvelése: Abban az esetben kell ezt a menüpontot lefuttatni, ha az előző évet lezártuk, és a nyitó adatokat akarjuk hozzákönyveltetni. Csak speciális

19 esetben alkalmazható! Évnyitás és évzárás menete Év nyitása, zárás nélkül Felrögzíthetjük azokat a tételeket, amelyek az eredményfelosztáshoz szükségesek. 2. Mentsük ki feltétlenül 2 példányban az állományt! 3. Futtassuk le a "Havi Zárás" -t,időszak legyen az adott év 12.hónapja. 4. Ha kész, akkor indítsuk el az Éves zárás I. rész c. menüpontot. (összevezetésre kerül a 5,8,9-es számlaosztály az eredményszámlára, illetve az 1-4 számlaosztály számlái lekönyvelésre kerülnek a zárószámlával szemben. 5. Futtassuk le az Éves zárás II. rész c. menüpontot. 6. Listáztassunk! (10-es napló Főkönyvi kivonat) 7. Futtassuk le az éves nyitás 1.rész. c. menüpontot! (megnyitásra kerülnek a főkönyvi számlák) 8. Listázzunk! (01-es napló) 9. Lépjünk át a következő év adatállományát tartalmazó alkönyvtárba és futtassuk le a 5.E. "Más könyvtárból nyitó tételek átemelése" menüpontot. Fontos, hogy mielőtt elindítjuk, nézzük meg a most lezárt állomány azonosítóját.(ügyfelek kiválasztásánál feltüntetett kód) mert erre szükség lesz az átvétel útvonalának megadásához. 10. Ha kész, akkor újra lépjünk be a most lezárt adatállományba. 11. Futtassuk le az éves nyitás 2.rész. c. menüpontot! 12. Listázzunk!(Főkönyvi kivonat) 13. Ha kész, töltsük vissza a lezárt évi adatállományról készített mentésünket! 5.A Törzsek kimentése floppy -ra A menüpontban az aktuális alkönyvtár (Ügyfél) törzseit menthetjük ki floppy -ra. X-szel jelölhetők ki a kimásolni kívánt adatállományokat. 5.B Törzsek beolvasása floppy -ról A menüpontban az aktuális alkönyvtárban (Ügyfél) kimentett törzsek kerülnek beolvasásra floppy -ról. 5.C Évvégi paraméterezés A 12. havi zárás után futtatható ez a menüpont. Célja, hogy az éves zárást előkészítse, a költségnemeket e paraméterezés segítségével automatikusan átkönyveljük az 59-es Költségnem számlákon keresztül a 8-as főkönyvi számlákra. A paraméterezéskor a Főkönyvi számlatörzsben található 5-ös főkönyvi számok mellé 59-eseket (megfelelő bontásban) és 8-asokat (megfelelő bontásban ) kell rendelni, ahhoz hogy a rendszer az átvezetést automatikusan elvégezhesse. A rendszer felajánl egy bizonyos szisztéma szerinti paraméterezést, de azt a főkönyvi számok javításával felül lehet írni. Feltétlenül nézzük át a felajánlott főkönyvi számokat, mert ahol megnevezést nem találunk, ott ilyen főkönyvi szám a törzsben nincs. Így vagy a főkönyvi számlatörzset kell hasonlóan megbontani, vagy a felajánlott főkönyvi számot kell átírni a törzsben találhatónak megfelelően. F9-es funkciós billentyűvel kiíratható a paraméterezés. 5.D Évvégi átvezetések képzése Az előző menüpontban felvitt paraméterezésnek megfelelően a rendszer elkészíti az átvezetéseket. A lekönyvelt tételek a "99"-es naplóra kerülnek. A napló és a kivonat nyomtatása után futtassuk le a "Havi zárás menüpontot, s utána kezdődhet az "Éves zárás".

20 5.E Más könyvtárból nyitó tételek átemelése Abban az esetben, ha gépünkön az előző év könyvelését is megkívánjuk tartani, akkor célszerű az új évnek új könyvtárat (ügyfelet) létrehozni. Törzsadat-állományaikat az 5.A és 5.B menüpontoknál ismertetett módon az új könyvtárba bemásolhatjuk, majd egy "Havi Zárás" futtatása után rögzíthetjük az új évet. Ha az előző év könyvtárában eljutottunk odáig, hogy lefutott a "Év nyitása 1.rész ", akkor ennek a menüpontnak a segítségével átemelhetjük a nyitó tételeket a "régi" könyvtárból. Mielőtt ezt a menüpontot lefuttatnák, feltétlenül ellenőrizzük a "régi" könyvtár azonosítóját, mert azt meg kell adnunk a menüpont futtatása közben. A futtatás után a "01"-es Nyitó naplón megtalálhatók a nyitó tételek, a folyószámla rendezetlenek között az előző évi rendezetlen tételek. 6. Egyéb nyilvántartások: Tárgyi eszközök: Tárgyi eszközök felvitele A program az egyedi és költségként elszámolt tárgyi eszközök nyilvántartására alkalmas, a számviteli törvény szerint.(csak olyanokra, amelyek leírása lineárisan történik.) A nyilvántartásba az alábbi adatokat kell felvinni: - nyilvántartási száma hossza max. 6 pozíció - főkönyvi számla száma hossza max. 7 pozíció - megnevezése hossza max. 30 pozíció - típusa hossza max. 20 pozíció - gyártó cég neve hossza max. 20 pozíció - gyártási szám hossza max. 10 pozíció - gyártási év hossza max. 4 pozíció - beszerzés időpontja kitöltése ÉÉÉÉ.HH. NN. formában - használatba vétel időpontja kitöltése ÉÉÉÉ.HH. NN. formában - használati idő (év) hossza max. 4 pozíció - értékcsökkenési leírás kulcsa Számított adat! - écs. kiszámításának alapja hossza max. 11 egész és 2 tizedes - écs. kiszámítás módosult alapja hossza max. 11 egész és 2 tizedes - maradványérték hossza max. 11 egész és 2 tizedes - igénybe vett kedvezmény hossza max. 11 egész - kedvezmény igénybevételének éve hossza max. 4 pozíció - kiselejtezés/értékesítés időpontja kitöltése ÉÉÉÉ.HH. NN. formában Csak használt tárgyi eszköz esetén kell kitölteni az alábbi mezőket, különben Enter-rel haladjunk tovább. - év hossza max. 4 pozíció az utolsó évet kell itt megadni, amelyre értékcsökkenést számoltunk el. - elszámolt écs. hossza max. 11 egész és 2 tizedes az utolsó évig elszámolt értékcsökkenés - nettó érték hossza max. 11 egész és 2 tizedes az utolsó évben meglévő nettó érték - évvégi érték hossza max. 11 egész és 2 tizedes az utolsó évben meglévő évvégi érték Nem kötelező minden mező kitöltése. A menüpont listája tartalmazza az egyedi tárgyi eszköz nyilvántartó lapot, a költségként elszámolt összesítőt és a leltárfelvételi ívet, leltárat főkönyvi számonként. A felvitt tételek módosíthatók,törölhetők. Az utolsóként elszámolt értékcsökkenés törölhető Értékcsökkenés elszámolása A tárgyi eszköz nyilvántartásba felvitt tételek értékcsökkenésének elszámolását végzi a program. Futtatható éves és negyedéves értékcsökkenési elszámolás is. Az előző menüpontban listáztathatjuk ki a nyilvántartó lapot.