Dow Wilson elnökvezérigazgató

Átírás

1 ETIKAI KÓDEX

2 A sikerünk végső soron azon múlik, hogy munkánk során mindannyian becsületes, tisztességes, feddhetetlen, a józan ész és körültekintés által vezérelt viselkedést tanúsítunk-e. Dow Wilson elnökvezérigazgató levele ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓ Az emberi élet megmentésében és védelmében segítséget nyújtó technológiák kialakítása iránt elkötelezett vállalatként a Varian elsődleges fontosságúnak tartja az etikus üzleti gyakorlatot. Minden erőnkkel azon vagyunk, hogy azáltal legyünk sikeresek, hogy helyesen cselekszünk. Ez azt jelenti, hogy etikusan, felelősen és tisztességgel, valamint a jogszabályokat teljes mértékben betartva járunk el mindenhol, ahol a tevékenységünket végezzük. Ez azt is jelenti, hogy tisztában vagyunk azzal, hogy a vállalati jövőkép megvalósítása során szeretnénk a világot jobbá tenni, és magunkat egy magasabb mércéhez mérni. A Varian vállalatnál hisszük, hogy az etikus viselkedés felülről, az Igazgatótanácsunkból és a legfelsőbb vezetésből indul ki, és az elkötelezettség innen terjed át az összes alkalmazottunkra, üzleti partnerünkre és egyéb érdekeltekre. Komolyan vesszük az etikus viselkedést, az Etikai kódexen alapuló gyakorlatból kiindulva. Azért állítottuk össze ezt az Etikai kódexet, hogy útmutatást adjunk a mindennapi üzleti tevékenység során esetlegesen felmerülő kérdésekben. Az útmutatás rámutathat, hogy egy bizonyos viselkedési forma elfogadható vagy elfogadhatatlan, vagy javaslatokat tartalmazhat arra vonatkozóan, hogyan lehet elkerülni a helytelen vagy nem megfelelő viselkedés látszatát. Az Etikai kódexnek nem célja, hogy összefoglalja az üzleti tevékenységeinkre esetlegesen alkalmazandó összes törvényt, szabályt és rendeletet, vagy hogy bemutassa az egyes területeken további útmutatást nyújtó összes vállalati irányelvet. A Varian alkalmazottai és üzleti partnerei felelősek annak biztosításáért, hogy ismerjék és értsék az üzleti tevékenységünkre vonatkozó szabályokat és előírásokat, hogy elolvassák és betartsák a vállalati irányelveinket, beleértve annak esetleges regionális változatait is. Végső soron a sikerünk nem pusztán a jelen Etikai kódexnek és az ilyen irányelveknek való megfelelésen, hanem azon is múlik, hogy munkánk során mindannyian becsületes, tisztességes, feddhetetlen, a józan ész és körültekintés által vezérelt viselkedést tanúsítunk-e. A megfelelőség mindannyiunk ügye. A helyes cselekvés mindig is a Varian értékeinek és vállalati kultúrájának része volt. Az, hogy vállalatként a magas szintű feddhetetlenségről vagyunk ismertek, mindennél többet ér. Meggyőződésem, hogy az etikai megfelelőség iránti elkötelezettségünk nem védekező intézkedés. Hosszú távon sokkal inkább egy fantasztikus versenyelőny, amely lehetővé teszi számunkra, hogy számtalan módon növekedjünk és érjünk el sikereket vállalatunkkal. És emellett ez a helyes út! DOW WILSON Elnök-vezérigazgató Varian Medical Systems, Inc. 2

3 TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS A HELYES CSELEKVÉS Kinek kell követnie az Etikai kódexben foglaltakat? Mit kell tenniük az alkalmazottaknak? Mit kell tenniük a vezetőknek és tisztviselőknek? Tanács kérése és aggályok felvetése Szabályok megsértése és megtorlás PIAC Alkalmazandó jogszabályok és szabályozási kiválóság Termékbiztonság és minőség Kapcsolat az egészségügyi dolgozókkal Üzleti szívességek Megvesztegetés és egyéb korrupt kifizetések Tisztességes üzleti kapcsolatok és megfelelés a versenyjogi törvényeknek Kereskedelmi megfelelőség Beszállítói kapcsolatok és munkavégzés harmadik felekkel Pénzmosás megakadályozása MUNKATÁRSAK Munkahely és kölcsönös tisztelet Zaklatás Tisztességes foglalkoztatás Egészség és biztonság Alkalmazotti, ügyfél- és betegadatok védelme KÖZÖSSÉG ÉS KÖRNYEZET Politikai hozzájárulások A környezet védelme Kommunikáció a vállalat nevében VÁLLALATI ESZKÖZÖK ÉS INFORMÁCIÓK Összeférhetetlenség Bizalmas információk Bennfentes kereskedés és tőzsdei tippek adása Szellemi tulajdon Vállalati lehetőségek Nyilvántartás vezetése és nyilvános jelentések Vállalati kommunikációs rendszerek A vállalati eszközök védelme és megfelelő használata KIEGÉSZÍTÉSEK, MÓDOSÍTÁSOK ÉS FELELŐSSÉGKIZÁRÁS Megjegyzés: A Varian Medical Systems, Inc. vállalatot és világszerte működő leányvállalatait ebben az Etikai kódexben Vállalat vagy Varian néven említjük. Az Igazgatóság a Varian Igazgatótanácsát jelenti. 3

4 Bevezetés A helyes cselekvés Kinek kell követnie az Etikai kódexben foglaltakat? Mit kell tenniük az alkalmazottaknak? Mit kell tenniük a vezetőknek és tisztviselőknek? Tanács kérése és aggályok felvetése Szabályok megsértése és megtorlás VARIAN MEDICAL SYSTEMS A PARTNER FOR LIFE L10513-Rev 02, Hatályba lépés: FEBRUÁR 24. 4

5 Kinek kell követnie az Etikai kódexben foglaltakat? Annak biztosítása, hogy a Varian a megfelelő módon jár el, az alábbiak feladata: A VARIAN IGAZGATÓSÁGÁNAK TAGJAI, TISZTVISELŐK ÉS MÁS ALKALMAZOTTAK. LEÁNYVÁLLALATOK ÉS AZ IRÁNYÍTÁSUNK ALATT ÁLLÓ PARTNEREK: Azok a szervezetek, amelyekben a Varian 50 százalékot meghaladó szavazati joggal rendelkezik, vagy ahol jogosult a szervezet irányítására, kötelesek elfogadni és alkalmazni az Etikai kódexet és a Varian megfelelőségi irányelveit. A VÁLLALATOT KÉPVISELŐ HARMADIK FELEK ( üzleti partnerek ): Harmadik felekre, mint például ügynökökre, tanácsadókra, forgalmazókra, értékesítési képviselőkre, független vállalkozókra és vegyes vállalatokra vagy stratégiai partnerekre a következők vonatkoznak: Vállalniuk kell az Etikai kódex etikai szabályainak való megfelelést. Biztosítani kell számukra az alkalmazandó megfelelőségi irányelvekben foglalt követelményekre vonatkozó információkat és a szükséges képzést. Ismerniük kell a Varian megfelelőségi irányelveinek vonatkozó részeit és meg kell felelniük azoknak. Mit kell tenniük az alkalmazottaknak? ISMERNIÜK KELL A VÁLLALATI IRÁNYELVEKET ÉS MEG KELL FELELNIÜK AZOKNAK A vállalatunk készséggel meghallgatja minden aggályunkat. Ez az egyik módja a problémák azonosításának és megoldásának. PJ Bullock, Marketing Business Development Manager Rendszeresen felül kell vizsgálniuk a Varian etikai és jogi előírásaival kapcsolatos ismereteiket, a saját munkaterületükre vonatkozóan. Át kell tekinteniük a vállalati irányelveket, és tisztában kell lenniük az országspecifikus eltérésekkel, mivel ezek a dokumentumok kiegészítik az Etikai kódexben megfogalmazott iránymutatásokat és követelményeket. Az alkalmazandó irányelvek és országspecifikus eltérések a Varian intranetes oldalán találhatók meg, vagy a helyi humán erőforrás (HR) munkatársaktól érhetők el. Részt kell venniük a vonatkozó megfelelőségi képzéseken. Be kell tartaniuk az Etikai kódex etikai szabályait, és mindennapi üzleti tevékenységük során követniük kell az azokat alátámasztó irányelveket, eljárásokat és gyakorlatokat. Hozzá kell járulniuk egy olyan munkahelyi környezethez, amely elősegíti a legmagasabb jogi és etikai normák fenntartását a napi üzleti tevékenység során. Soha nem helyezhetnek rövid távú célokat a Varian megfelelőség és etika iránti elkötelezettsége elé. PROAKTÍVNAK KELL LENNIÜK Segítséget kell kérniük, amikor a helyes eljárás nem egyértelmű számukra. Nem szabad félniük attól, hogy kérdezzenek. Figyelniük kell bármely alkalmazott, igazgató vagy a vállalat nevében eljáró harmadik fél minden esetleges olyan cselekedetét, amely törvénytelen, vagy az Etikai kódex, illetve a vállalati irányelvek és eljárások megszegését jelenti. Haladéktalanul jelenteniük kell a potenciális szabálysértéseket (lásd a Tanács kérése és aggályok felvetése című részt). 5

6 Mit kell tenniük a vezetőknek és tisztviselőknek? Az alkalmazottakra vonatkozó elvárásokon túl a vezetőknek és tisztviselőknek az alábbi lépéseket is végre kell hajtaniuk, hogy megakadályozzák, illetve észleljék a megfelelőségi problémákat és reagáljanak azokra: Példát kell mutatniuk szóban és tettekben. Az etikus viselkedésre kell bátorítaniuk az embereket, személyesen elöl járva a megfelelőségi erőfeszítések terén. Olyan vállalati kultúrát kell kialakítaniuk, amelyben az alkalmazottak tisztában vannak a felelősségükkel, és bátran, a megtorlástól való félelem nélkül, jóhiszeműen közlik aggályaikat. Az ajtajuknak nyitva kell lennie : bátorítaniuk kell az alkalmazottakat, hogy megosszák az esetleges aggályaikat. Figyelembe kell venniük a megfelelőséggel kapcsolatos erőfeszítéseket, amikor az alkalmazottakat értékelik és jutalmazzák. Az alkalmazottak számára egyértelmű iránymutatást kell adniuk a mindennapi üzleti viselkedéssel kapcsolatos kérdésekben. Biztosítaniuk kell, hogy az alkalmazottak részt vesznek a megfelelőségi képzéseken, és elő kell segíteniük az ilyen képzéseken való részvételüket. Haladéktalanul jelenteniük kell a megfelelőségi problémákat és alkalmazotti aggályokat a megfelelő csatornákon keresztül. Nem szabad önállóan megkísérelniük az esetek kivizsgálását. Együtt kell működniük a vállalati vizsgálatokat folytató részleggel. Szükség szerint biztosítaniuk kell az érintett alkalmazottak és dokumentumok rendelkezésre állását. Biztosítaniuk kell, hogy az alkalmazottak megértsék azt, hogy az üzleti eredmények soha nem fontosabbak az etikus viselkedésnél. Tanács kérése és aggályok felvetése Arra ösztönözzük minden alkalmazottunkat, tisztviselőnket, igazgatósági tagunkat és üzleti partnerünket, hogy tétovázás nélkül vessék fel az esetleges törvényszegésekkel, az Etikai kódex, az etikus üzleti normák, a számviteli és könyvvizsgálati normák vagy a Varian irányelveinek megszegésével kapcsolatos kérdéseiket és aggályaikat. Továbbá arra is ösztönözzük őket, hogy tanácsot kérjenek, ha nem egyértelmű számukra, hogy mit kell tenniük az Etikai kódex, a vállalati irányelvek vagy az alkalmazandó törvények vagy jogszabályok értelmében. A Varian ezeket a jelentéseket tisztességesen és objektíven, valamint bizalmasan kezeli, amennyire az ésszerűen lehetséges, tekintettel arra, hogy a vállalatnak alaposan ki kell vizsgálnia a bejelentett információkat, és teljesítenie kell az alkalmazandó törvényekből, rendeletekből vagy jogi eljárásokból fakadó kötelezettségeket. A Varian bizalmas etikai és pénzügyi segítségnyújtási vonala (a Forródrót ) egy független magáncég által üzemeltetett online és telefonos bejelentési szolgáltatás. Ezt a szolgáltatást ahol rendelkezésre áll a nap 24 órájában, a hét minden napján lehet igénybe venni kérdések feltevésére vagy aggályok bejelentésére. A Forródrót elérésére vonatkozó információk elérhetők a Varian belső és külső weboldalain, valamint ki vannak függesztve a Varian különböző helyszínein. HELY ZET Ön azt gyanítja, hogy egyik munkatársa esetleg nem etikusan jár el. Mivel nincsen bizonyítéka, nem tudja, hogy szóljon-e valakinek. Ön aggódik, hogy a munkatársa bajba kerülhet, még akkor is, ha az Ön gyanúja nem megalapozott. MI A TEENDŐ: Az esetet a lehető leghamarabb jelenteni kell, a fent felsorolt erőforrások közül egy vagy több igénybe vételével, az Ön belátása szerint. Az Ön által megadott információkat csak a helyzet kivizsgálásához szükséges mértékben használjuk fel. Az esetleges nem megfelelő vagy etikátlan viselkedésre vonatkozó minden bejelentés beleértve a végül alaptalannak bizonyuló gyanúkat is kivizsgálása segíti a Variant az etikai megfelelőségi program sértetlenségének fenntartásában. 6

7 Az alkalmazottakat arra ösztönözzük, hogy aggályaikat és panaszaikat haladéktalanul jelentsék a helyi felettesüknek, vezetőjüknek, a HR-osztálynak vagy a megfelelőségi vezetőknek. KÉRDÉS: Mi történik, amikor Ön kapcsolatba lép a Forródróttal? VÁLASZ: A Forródróton keresztüli információkéréseket vagy az azon keresztül bejelentett aggályokat azonnal és bizalmasan kezelik. Ha telefonon hívja a Forródrótot, a hívását részletesen dokumentálja egy a kikérdezést végző szakember, aki nem a Varian munkatársa. A Forródróton keresztül gyűjtött információkat kivizsgálásra megküldik a megfelelő Varian részlegnek. A törvénytelen vagy etikátlan viselkedésre vonatkozó állításokat egy megfelelő vizsgáló személy aki megfelel a helyi jogi követelményeknek vizsgálja ki. A vizsgálatban részt vevő egyének száma a teljes vizsgálattal, és adott esetben az adatvédelmi elvekkel összhangban lévő mértékre korlátozott. A vizsgálat előrehaladtával előfordulhat, hogy további információkat kell megadnia, vagy további kérdésekre kell válaszolnia. Az Ön által megadott információkat csak az Ön kérdésének megválaszolásához vagy a bejelentett eset kivizsgálásához szükséges mértékben használják fel. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy az információkat megosztják a helyi bűnüldözési vagy egyéb hatóságokkal a jogi követelményeknek való megfelelés vagy a Varian jogi érdekeinek védelme céljából. Az alkalmazottakat arra ösztönözzük, hogy aggályaikat és panaszaikat haladéktalanul jelentsék a helyi felettesüknek, vezetőjüknek, a HR-osztálynak vagy a megfelelőségi vezetőknek. Mivel a bejelentések megtételének egyéb módjai országról országra változhatnak, az alkalmazottak telefonon érdeklődhetnek a Forródrótnál arra vonatkozóan, hogy az adott eseménytípust hogyan és kinek jelenthetik. Arra ösztönözzük, hogy azonosítsa magát, és ne névtelenül tegye meg a bejelentést, mivel így lehetőség van az alaposabb kivizsgálásra. Ha Önt kényelmetlenül érinti, hogy meg kell adnia a személyazonosságát, és ha a helyi jogszabályok ezt megengedik, akkor névtelenül is megteheti a bejelentést. FONTOS: Bizonyos országokban a helyi jogi szabályozás miatt a Forródróton keresztül csak számvitellel vagy könyvvizsgálattal kapcsolatos aggályokat lehet bejelenteni. Ha munkahelyi problémát kíván bejelenteni, forduljon a helyi vezetőséghez, illetve a HR- vagy jogi osztály képviselőjéhez. Szabályok megsértése és megtorlás A Varian nem tűri el az Etikai kódex megsértését. A szabályok megsértését nagyon komolyan kezeljük, és az fegyelmi eljárás alapját képezheti, amely keretében sor kerülhet a munkaviszony megszüntetésére is az alkalmazandó jogszabályokkal összhangban. Minden alkalmazottat kérdések feltevésére és aggályaik felvetésére ösztönzünk. A Varian nem engedi a megtorlást a törvények, az előírások, az Etikai kódex vagy a vállalati irányelvek megsértését jóhiszeműen bejelentő személyekkel szemben. A megtorlás, beleértve másik alkalmazottra irányuló sérelem vagy rágalmazás megkísérlését, vagy a nem jóhiszeműen tett bejelentések fegyelmi eljárás alapját képezhetik, amely keretében sor kerülhet a munkaviszony megszüntetésére is, a helyi jogszabályoknak megfelelően. 7

8 Piac Alkalmazandó jogszabályok és szabályozási kiválóság Termékbiztonság és minőség Kapcsolat az egészségügyi dolgozókkal Üzleti szívességek Megvesztegetés és egyéb korrupt kifizetések Tisztességes üzleti kapcsolatok és megfelelés a versenyjogi törvényeknek Kereskedelmi megfelelőség Beszállítói kapcsolatok és munkavégzés harmadik felekkel Pénzmosás megakadályozása 8

9 Alkalmazandó jogszabályok és szabályozási kiválóság A Varian alkalmazottai a világ minden részén megtalálhatók, és számos különböző ország állampolgárai. Ennek eredményeképpen a tevékenységeinkre számos ország, tartomány, állam, önkormányzat és szervezet jogszabályai alkalmazandók. Ezen jogszabályok bármelyikének való nem megfelelőség komoly polgári jogi, vagy akár büntetőjogi következménnyel járhat, és akár az értékeinkben és hírnevünkben is kárt tehet. Napjaink szabályozói környezete megköveteli, hogy minden alkalmazott és vezető tudatában legyen a szabályozási kiválóság eléréséhez szükséges elemeknek, ezekről ismeretei legyenek és elkötelezett legyen irányukban. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy egymással ütköznek két vagy több ország alkalmazandó jogszabályai. Amennyiben ilyen ütközéssel találkozik, különösen fontos, hogy megbeszélje azt a jogi osztály megfelelő munkatársával, hogy megértse az ütközés esetén megfelelő eljárást. Büszke vagyok rá, hogy a Varian feddhetetlenül működik. A jó hírnevünk múlik ezen. Az Önök üzleti egysége vagy osztálya kiadhat saját irányelveket, eljárásokat és iránymutatásokat is, amelyek az adott üzleti tevékenységre specifikusak. Az Etikai kódexben leírtakon túl követnie kell ezeket az irányelveket, eljárásokat és iránymutatásokat is. Amennyiben ütközés van az üzleti irányelvek, eljárások és iránymutatások, az Etikai kódex és bármely jogi követelmény között, a legszigorúbb előírást kell alkalmazni. Amennyiben ütközést tapasztal a különböző irányelvek és iránymutatások között, hívja fel erre a vezetőségi csapata, illetve a jogi vagy megfelelőségi osztály figyelmét. Shari Huffine, Marketing Sponsorships and Speakers Bureau Manager Termékbiztonság és minőség A biztonság kiemelkedő fontosságú a Varian által kínált minden termék és szolgáltatás esetében. A Varian felelőssége, hogy biztonságos termékeket gyártson, és megfeleljen minden jogi és szabályozói követelménynek, amely a biztonságos termékek tervezésére, gyártására és ellátására vonatkozik, pozitív módon kiemelkedve az általa kiszolgált piacon. A Varian úgy tervezi meg és gyártja a termékeit, hogy azok megfeleljenek a kormányzati hatóságok iránymutatásainak, valamint a fogyasztói ellenőrzési, vizsgálati és minőségi kritériumoknak. Végrehajtjuk az e kritériumok teljesítéséhez szükséges tesztelést és dokumentálást, és rendelkezésre bocsátjuk a teszteléshez szükséges dokumentációt. A jogszabályok és a vállalati irányelvek megszegését képezi, ha valaki tudatosan hamis teszt- vagy egyéb adatokat ad át bármely kormányzati hatóság vagy valamely ügyfél számára. Ezen túlmenően a Varian gyűjti a termékeinkkel kapcsolatos panaszra és biztonsági esetekre vonatkozó információkat, és azokról jelentést készít. Minden érintett alkalmazottnak részesülnie kell panaszkezelési képzésben, és jelenteniük kell az esetleges problémákat azok fellépésekor. Egyes országokban az érintett alkalmazottakkal szemben elvárás, hogy jelentsék a kormányzati szerveknek (például szabályozói, fogyasztói vagy rendőrségi szerveknek) a termékeinkkel kapcsolatos panaszokat és biztonsági problémákat. Forduljon a szabályozási osztályhoz, amennyiben kérdése van. 9

10 Kapcsolat az egészségügyi dolgozókkal Az egészségügyi dolgozók olyan személyek vagy szervek, akik/ amelyek részt vesznek az egészségügyi szolgáltatások betegek számára történő nyújtásában, és akik/amelyek valamely vállalat termékei és szolgáltatásai vásárlására vagy bérlésére hatással vannak, azokat megvásárolják, bérlik, ajánlják, használják, megszervezik, vagy előírják azok megvásárlását vagy bérlését. Egészségügyi dolgozók például az orvosok, nővérek, a kórházi és orvosi irodai személyzet, és a betegekkel kapcsolatban lévő egyéb személyek. KÉRDÉS: Tudomásomra jutott, hogy egy, a Varian berendezések terén nagy tapasztalattal rendelkező orvos otthagyta az állását, és újat keres. Megbízhatok egy fejvadászt vagy egyéb tanácsadót, hogy keressen új állást a számára? VÁLASZ: Nem. Egy ilyen szolgáltatás nyújtása az orvos felé (és esetleg az őt alkalmazó kórház felé) kifejtett tisztességtelen ösztönzésnek tekinthető. Az őszinte, építő jellegű kapcsolat kialakítása az egészségügyi dolgozókkal létfontosságú az egészségügyi közösség igényeinek megértése érdekében. Ezekre a kapcsolatokra (országról országra változó) szigorú előírások vonatkoznak, amelyeket minden Varian alkalmazottnak és ügynöknek ismernie kell. Tudom, hogy a Variannál rendelkezésemre állnak a megfelelő erőforrások, ha bizonytalan vagyok egy helyzettel kapcsolatban, és tisztázásra van szükségem. Shalon Maudsley-King, Senior Corporate Communications Manager Ha a munkája során egészségügyi dolgozókkal kerül kapcsolatba, ügyeljen, hogy az ilyen kapcsolat a) üzleti szempontból indokolt legyen, b) megfeleljen minden jogszabálynak, rendeletnek és a Varian egészségügyi dolgozókkal folytatott kapcsolattartásra vonatkozó minden irányelvének, valamint c) (sem ténylegesen, sem látszólagosan) ne befolyásoljon az egészségügyi dolgozók által hozott semmilyen orvosi döntést. Egyes országokban a Varian vállalatnak be kell jelentenie minden, az egészségügyi dolgozók részére történő kifizetést és értékkel bíró átruházást. Követni kell az ilyen kifizetések pontos és teljes körű rögzítésére vonatkozó helyi irányelveket és eljárásokat. Ha bármilyen kérdése van, forduljon a megfelelőségi osztályhoz. KÉRDÉS: Az Egyesült Államok területén kívül dolgozom. Szeretnék megbízni egy, az Egyesült Államokban engedéllyel rendelkező orvost, hogy tanácsadást végezzen az országomban. Be kell jelentenem az orvos számára kifizetett összegeket? VÁLASZ: Igen, a Varian vagy leányvállalatai által egyesült államokbeli egészségügyi dolgozó javára tett minden készpénzes vagy egyéb kifizetést be kell jelenteni, függetlenül attól, hogy mely országban kerül sor a tanácsadás (vagy bármely egyéb szolgáltatás) végrehajtására. E kifizetések bejelentésének módjára vonatkozóan útmutatásért forduljon a megfelelőségi osztályhoz. Ez más országokra is vonatkozik. 10

11 Üzleti szívességek Üzleti szívességek (pl. ajándékok, étkezések vagy a szórakoztatás egyéb formái) felkínálása vagy elfogadása a szívesség felkínálójától vagy elfogadójától, a felkínálás helyétől és a felkínálás céljától függően lehet elfogadható vagy nem elfogadható. A kormányzati tisztviselőknek vagy egészségügyi dolgozóknak kínált üzleti szívességek különösen érzékeny területet jelentenek, mivel ezek kimeríthetik a megvesztegetés- és korrupcióellenes jogszabályok vagy iparági gyakorlati normák megsértését. Amennyiben kérdése van az üzleti szívességekre vonatkozóan, forduljon a megfelelőségi osztályhoz. A Varian alkalmazottai csak abban az esetben kínálhatnak fel vagy fogadhatnak el üzleti szívességet közvetlenül vagy harmadik félen keresztül, ha az üzleti szívesség megfelel az alábbi követelményeknek: Indokolható üzleti oka van, és nem tisztességtelen befolyás gyakorlása vagy viszontszívesség elvárása a célja. Nem sért semmilyen törvényt, előírást vagy vállalati irányelvet. Nem készpénzben vagy készpénz-helyettesítő eszköz formájában kerül átadásra. Nem keltheti megvesztegetés vagy egyéb korrupt kifizetés látszatát. Helyénvaló az értéket, időt és helyet, illetve gyakoriságot illetően. Nem vezet összeférhetetlenséghez. HELY ZET A Varian meghívta egy magánklinika orvosát a kaliforniai Palo Altóban található központjába a Varian költségén. Az orvos szeretné az ott-tartózkodást megtoldani egy hétvégével, hogy golfozhasson a helyi pályán, és rákérdezett, hogy a Varian finanszírozná-e a golfozással töltendő napokat is. MI A TEENDŐ: A golfozást nem fizetheti a Varian, vagy annak alkalmazottai vagy ügynökei. Az utazási és a központ meglátogatásával kapcsolatos ésszerű költségek helyénvalóak lehetnek, feltéve, hogy ezek a költségek 1) igazolt/dokumentált üzleti szükséglethez kapcsolódnak; 2) nem túlzóak vagy pazarlóak; 3) nem vélhetők megvesztegetésnek vagy korrupt kifizetésnek (lásd lent); 4) nem sértenek meg semmilyen jogszabályt vagy vállalati irányelvet (a mi vállalatunkét vagy az ügyfél vállalatáét); valamint 5) megfelelően rögzítve vannak a vállalat könyvelésében és nyilvántartásában. Ezek a kritériumok a világ minden táján érvényesek az üzleti szívességekre, még akkor is, ha ezek az üzletkötés egy bizonyos módjának tekinthetők. Ha kérdése van arra vonatkozóan, hogy egy adott üzleti szívesség helyénvaló-e, vagy általában az üzleti szívességgel kapcsolatban, forduljon valamelyik feletteséhez, vezetőjéhez vagy a megfelelőségi osztályhoz. KÉRDÉS: Olyan országban dolgozom, ahol az üzleti partner által felkínált üzleti szívesség visszautasítását sértésnek tekintik, és ezzel kockáztatnám az üzleti kapcsolatot. Mit tegyek, ha olyan üzleti szívességet ajánlanak fel, amelyről úgy vélem, hogy nem helyénvaló? VÁLASZ: Forduljon a feletteséhez, vezetőjéhez vagy a megfelelőségi osztályhoz, hogy meghatározzák, hogyan kell eljárnia. Lehet, hogy elfogadhatja az üzleti szívességet a Varian nevében. Az üzleti szívességek csak abban az esetben fogadhatók el, ha megfelelnek a meghatározott kritériumoknak. 11

12 A Varian teljes mértékben elkötelezett a megvesztegetés- és korrupcióellenes törvények elveinek és gyakorlatának betartása iránt. Megvesztegetés és egyéb korrupt kifizetések A megvesztegetés valamilyen értékes dolog felkínálása vagy nyújtása valamely személy számára azzal a céllal, hogy befolyásolják az adott személy véleményét vagy viselkedését. Az üzleti világban a megvesztegetés felhasználható vélemények vagy tettek befolyásolására, egy döntés befolyásolására, ügyfelek megnyerésére (vagy megtartására) vagy tisztességtelen előny megszerzésére. A megvesztegetést és egyéb korrupt kifizetéseket világszerte tiltják a törvények. A megvesztegetés történhet készpénz, ajándék, szórakoztatás, hozzájárulás vagy bármilyen más érték formájában. A megvesztegetés törvénybe ütközik, akár közvetlenül, akár közvetítő útján történik meg az érték átadása. A megvesztegetések és egyéb korrupt kifizetések eltitkolásának megakadályozása érdekében a vállalatoknak pontos pénzügyi nyilvántartást kell vezetniük, és rendelkezniük kell számviteli ellenőrző eszközökkel. A Varian teljes mértékben elkötelezett a megvesztegetés- és korrupcióellenes törvények elveinek és gyakorlatának betartása iránt. Minden alkalmazottnak és a Varian nevében eljáró minden félnek osztoznia kell ebben az elkötelezettségben, és kerülnie kell minden olyan cselekedetet, amely megvesztegetés vagy korrupt kifizetés látszatát keltheti. Büszke vagyok arra, hogy azáltal vagyunk sikeresek, hogy helyesen cselekszünk. Felix Ye, Software Quality Assurance Engineer HELY ZET Ön megtudja, hogy egy tanácsadó számára a kiszámlázott munkatípus esetén a szokásosnál sokkal többet fizettek ki, és az Ön által áttekintett pénzügyi nyilvántartások nem szolgálnak semmilyen magyarázattal. MI A TEENDŐ: Jelentse az esetet a jogi vagy megfelelőségi osztálynak, vagy hívja a Forródrótot. 12

13 Tisztességes üzleti kapcsolatok és megfelelés a versenyjogi törvényeknek A tisztességes üzleti kapcsolatok azt jelentik, hogy senki nem szerez tisztességtelen előnyt a tények manipulálásával, elrejtésével vagy nem megfelelő értelmezésével, a bizalmas vagy csak kevesekkel közölt információkkal való visszaéléssel vagy hasonló gyakorlatokkal. A Varian csak a termékei és szolgáltatásai érdemei alapján versenyez. A tetteinknek és kapcsolatainknak beleértve a vállalat ügyfeleivel, beszállítóival, versenytársaival és alkalmazottaival fennálló kapcsolatokat is a tisztességes üzleti kapcsolaton, a minőség, ár és szolgáltatás terén megvalósuló tisztességes versenyen, valamint az alkalmazandó jogszabályoknak és előírásoknak való megfelelésen kell alapulnia. Üzleti tevékenységünket illetően a világ legtöbb országában versenytörvények vannak érvényben. Ezen jogszabályok célja a tisztességes verseny előmozdítása azáltal, hogy tiltják a verseny ésszerűtlen módon történő megfékezését vagy gátlását. A versenytörvények üzleti tevékenységünk számos vonatkozására érvényesek, beleértve az értékesítést, a marketinget, a beszerzést, a szerződéskötést, valamint az összeolvadásokat és felvásárlásokat. Ezek a jogszabályok kifejezetten tiltják vagy korlátozzák az alábbiakra vonatkozó versenyellenes szerződéseket vagy megállapodásokat: HELY ZET Egy kereskedelmi vásár keretében tartott bemutató során Ön az egyik versenytársunk értékesítési képviselője mellett ül. Ahogy a bemutató véget ér, és a közönség elhagyja a termet, Ön észreveszi, hogy a versenytárs értékesítési képviselője véletlenül otthagyott valamit, ami egy új termékre vonatkozó bizalmas belső jelentésnek tűnik. Ez a jelentés segíthetne Önnek kialakítani a megfelelő marketingstratégiát egy, az ezzel a termékkel versenyző, hamarosan kibocsátásra kerülő Varian-termékkel kapcsolatban. MI A TEENDŐ: Azonnal figyelmeztesse az értékesítési képviselőt a helyzetre. Minden arra vonatkozó kísérlet, hogy információkhoz jusson a jelentésből, etikátlan lenne, és egyben a tisztességes verseny alapelveinek megsértését jelentené. árak rögzítése, koordinálása vagy ellenőrzése; összejátszáson alapuló licitálás vagy árspekuláció; segítség nyújtása valamely ügyfél számára a pályázati specifikációk megírásában; más piaci szereplőkkel szembeni verseny korlátozása; információk megosztása a versenytársakkal az árakról, nyereségekről vagy árrésekről; piacok, területek vagy ügyfelek felosztása vagy megosztása; az árakra vonatkozó, közzé nem tett információk vagy a verseny szempontjából fontos egyéb információk kicserélése vagy megosztása valamely versenytárssal; kölcsönös megállapodások kötése partnerekkel vagy beszállítókkal. Bár az ilyen versenytörvények szelleme egyértelmű, az adott esetekre vonatkozó alkalmazásuk igen összetett lehet. Ha bármilyen kérdése van a tisztességes üzleti kapcsolatok vagy a tisztességes versenyre vonatkozó törvényeknek való megfelelés terén, forduljon a jogi osztályhoz. 13

14 Amikor több országot érintően folytatunk üzleti tevékenységet, az alkalmazottaknak ismerniük kell minden alkalmazandó jogszabályt, és be kell tartaniuk azokat, ahogyan a Varian kereskedelmi megfelelőségi irányelveit és eljárásait is. Kereskedelmi megfelelőség A Varian globális üzleti tevékenységének növekedése és sikere azon a folyamatos képességen alapul, hogy könnyedén folytathat határokon átívelő kereskedelmi tevékenységet. Számos ország szabályozza a nemzetközi kereskedelmi tranzakciókat, például az importot, exportot és a nemzetközi pénzügyi tranzakciókat, számos okból kifolyólag, beleértve nemzetbiztonsági és külpolitikai okokat is. A Varian elkötelezett aziránt, hogy megfeleljen minden vonatkozó export-, import- és kereskedelmi megfelelőségi jogszabálynak és előírásnak, minden olyan országban, ahol üzleti tevékenységet folytat. Amikor több országot érintően folytatunk üzleti tevékenységet, az alkalmazottaknak ismerniük kell minden alkalmazandó jogszabályt és be kell tartaniuk azokat, ahogyan a Varian kereskedelmi megfelelőségi irányelveit és eljárásait is. Az export-ellenőrzési törvények az áruk, szolgáltatások és technológia országok közötti továbbítását szabályozzák. Számos ország közzétette azon vállalatok és személyek listáját, amelyeket/akiket korlátozott feleknek tekintenek, vagy amelyekre/akikre kereskedelmi és pénzügyi szankciók vonatkoznak. A Varian kereskedelmi megfelelőségi programja ezért előírja, hogy minden ügyfelet és tranzakciót vizsgálni kell az exportmegfelelőség szempontjából. Továbbá globális szankcióprogramok korlátozzák vagy tiltják a Varian üzleti tevékenységét bizonyos országokban vagy országokkal, mint például Kuba, Irán, Észak-Korea, Szudán és Szíria, kivéve, ha a vonatkozó előírások értelmében ez kifejezetten engedélyezett vagy egyéb módon jóváhagyott. Mivel ezek a jogszabályok összetettek és gyakran változnak, az alkalmazottaknak az ezekkel az országokkal kapcsolatban tervezett minden üzleti tevékenység esetén ki kell kérniük a kereskedelmi megfelelőségi osztály véleményét. A vámjogszabályok és -előírások szabályozzák az áruk importálását. Ezek a jogszabályok biztosítják, hogy csak az engedélyezett áruk léphessenek be az importáló országba, és a megfelelő összegű vám és adó megfizetésre kerüljön ezen áruk után. A Variannak minden importált áru esetében nyilván kell tartania a pontos termékleírásokat, vámtarifaszámokat, kereskedelmi értéket és származási országot, és ezeket az információkat be kell jelentenie. Az alkalmazottaknak követniük kell az export- és importengedélyezésre, szállítási dokumentációra, importálási dokumentációra, bejelentésre és adatmegőrzési követelményekre vonatkozó minden előírást. Beszállítói kapcsolatok és munkavégzés harmadik felekkel Sok esetben a Varian egyéneket vagy vállalatokat bíz meg azzal, hogy beszállítást és szolgáltatásokat biztosítsanak a Varian nevében. A beszállítók és harmadik felek cselekedeteiért és tevékenységéért a Varian felel. A korrupcióellenes jogszabályok nem minden esetben tesznek különbséget a Varian és a Varian nevében eljárók cselekedetei között, így előfordulhat, hogy a Variant vonják felelősségre üzleti partnerei cselekedeteiért. Ezért a Varian vállalatnak bizonyos intézkedéseket kell tennie a beszállítókkal és harmadik felekkel folytatott tevékenysége során, beleértve az átvilágítások végrehajtását és korrupcióellenes képzés tartását, mielőtt megbízná az adott felet. Amennyiben kérdése van a beszállítók és harmadik felek megbízásával kapcsolatban, forduljon a megfelelőségi osztályhoz. 14

15 Pénzmosás megakadályozása A pénzmosás a pénzforrások elrejtésének folyamata azzal a céllal, hogy ne kelljen felfedni azok forrását, felhasználását, illetve ne kelljen utánuk adót fizetni. Jelenleg már több mint 100 ország rendelkezik pénzmosás elleni jogszabályokkal. Ezek a jogszabályok megakadályozzák a bűncselekményekből származó jövedelemmel kapcsolatos tranzakciók végrehajtását. A bűncselekményekben terrorizmusban, kábítószer-kereskedelemben, adóelkerülésben és -csalásban részt vevők, hogy csak egy pár példát említsünk, megpróbálhatják tisztára mosni a bűncselekményeikből származó jövedelmet, hogy elrejtsék vagy törvényesként tüntessék fel azokat. Ehhez kapcsolódó probléma (amelyet néha fordított pénzmosásként is említenek) a törvényes pénzek felhasználása terroristatevékenységek finanszírozására. A Varian elkötelezett aziránt, hogy teljes mértékben megfeleljen minden pénzmosás- és terrorizmusellenes jogszabálynak, a világ minden részén. Csak jó hírnevű, törvényes üzleti tevékenységben részt vevő ügyfelekkel folytatunk üzleti tevékenységet, törvényes forrásokból származó pénz felhasználásával. Az alkalmazottaknak kerülniük kell a részvételt minden olyan tranzakcióban, amely úgy van kialakítva, hogy azzal kapcsolatban az feltételezhető, hogy törvénytelen viselkedés vagy a tranzakcióban érintett jövedelem vagy eszközök nem tiszta voltának elrejtésére szolgál. Amennyiben kérdése van a valamely szállítóval, beszállítóval, vállalkozóval, HELY ZET A Varian egyik ügyfele az Európai Unióban nagy rendelést ad le, jelentős letét elhelyezése mellett. A megrendelést lemondják, és az ügyfél azt kéri, hogy a pénzt egy latinamerikai anonim bankszámlára utalják vissza. Ad ez okot aggodalomra? MI A TEENDŐ: Igen, az aggodalomra ad okot, ha egy tranzakció részeként pénzt kell utalni olyan országokba vagy szervezeteknek, vagy fogadni olyan országokból vagy szervezetektől, amelyek nem kapcsolódnak a tranzakcióhoz. Pénz harmadik fél számára történő utalására vonatkozó kérés szintén olyan aggályokat vet fel, amelyeket ki kell vizsgálni a tranzakció törvényességének biztosítása érdekében. Mielőtt cselekedne, egyeztessen a jogi vagy megfelelőségi osztállyal. viszonteladóval, forgalmazóval, ügyféllel vagy harmadik féllel folytatandó üzleti tevékenység előtt végrehajtandó megfelelő átvilágítási eljárással kapcsolatban, forduljon a megfelelőségi osztályhoz vagy a jogi osztályhoz. Legyen különösen körültekintő a furcsa szerkezetű tranzakciók esetében. A Varianra nézve kockázatot jelentő ügyfélkapcsolatok és tranzakciók kimutatásának elmulasztása komoly károkat okozhat a feddhetetlenségünkben és a jó hírnevünkben. 15

16 Munkatársak Munkahely és kölcsönös tisztelet Zaklatás Tisztességes foglalkoztatás Egészség és biztonság Alkalmazotti, ügyfél- és betegadatok védelme VARIAN MEDICAL SYSTEMS A PARTNER FOR LIFE L10513-Rev 02, Hatályba lépés: FEBRUÁR

17 Munkahely és kölcsönös tisztelet A Varian vállalat úgy véli, hogy a legnagyobb erejét az alkalmazottai képezik. Ha az alkalmazottakat értékes csapattagként kezelik, akkor motiválva vannak, hogy építő módon és hatékonyan járuljanak hozzá a munkakörnyezetükhöz, mindenki javára. Mindannyiunknak szerepe van az ilyen típusú környezet kialakításában és fenntartásában. A Variannál kialakított munkahelynek zaklatástól, hátrányos megkülönböztetéstől, megfélemlítéstől és megtorlástól mentesnek kell lennie. Ezeket a viselkedési formákat legyen szó akár alkalmazottakról, akár a Variannal üzleti kapcsolatban lévő bármely személyről a vállalat nem tűri el. A Varian büszke arra, hogy alkalmazottait, üzleti partnereit és egyéb érdekeltjeit a sokféleség jellemzi. A Varian elvárja az alkalmazottaitól, tisztviselőitől, igazgatósági tagjaitól és üzleti partnereiről, hogy más alkalmazottakkal, üzleti partnerekkel és érintett felekkel tisztelettel és a különböző értékek és kultúrák figyelembevételével bánjanak. Az egyes vállalati alkalmazottak, tisztviselők, igazgatósági tagok vagy üzleti partnerek felelőssége, hogy tiszteletben tartsák a munkatársak különböző normáit, viselkedési formáit és hitét, legyenek bármilyen kapcsolatban a Varian vállalattal. A Variannál nagyszerű emberek dolgoznak. A velük végzett munka belőlem is a legjobbat hozza ki. Amy Chan, ESV Document Control Specialist Zaklatás A Varian a zaklatás vagy megfélemlítés semmilyen formáját nem tűri el, legyen szó akár szóbeli, akár nem verbális vagy fizikai formáról. Az összes alkalmazandó jogszabálynak való megfelelést, valamint a józan ész szerinti viselkedést és mások tiszteletét mindig biztosítani kell. Ha úgy érzi, hogy valaki zaklatja Önt vagy zavarja Önt a munkája végrehajtásában, Önnek jogában áll felkérnie az adott személyt, hogy fejezze be ezt a viselkedését, és elmondani neki egyértelmű, professzionális módon, hogy a viselkedését Ön nehezményezi. Ilyen jellegű aggályát jelentheti a helyi vezetőségnek, HR-osztálynak is, vagy a Forródrótot is hívhatja az Ön országában elérhető bejelentési alternatívákért. Amikor Ön jóhiszeműen jelent be valamilyen zaklatási eseményt, szigorúan tilos az Ön elleni megtorlás. KÉRDÉS: Tanúja voltam, hogy a munkatársaimat kigúnyolták a vallásuk miatt. Kell tennem valamit, még ha ők maguk nem is mondtak semmit? VÁLASZ: Igen. A vállalat minden alkalmazottól elvárja, hogy egymással tisztelettel és figyelmesen bánjanak. Ha Ön törvénytelen vagy tiszteletlen viselkedést szenved el, vagy tanúja annak, hogy bárkinek ilyet kell elszenvednie, forduljon a helyi feletteséhez, vezetőjéhez vagy HR-képviselőjéhez, vagy hívja a Forródrótot, ahol majd elmondják Önnek a jelentésre rendelkezésre álló alternatívákat, az adott országtól függően. 17

18 A Varian nem tűri a törvénytelen hátrányos megkülönböztetést a munkahelyen. Tisztességes foglalkoztatás A Varian határozottan elkötelezett aziránt, hogy minden jelenlegi és jövőbeni alkalmazottnak egyenlő foglalkoztatási esélyeket biztosítson. A vállalat a foglalkoztatásra vonatkozó döntéseket az egyes pozíciókhoz szükséges képesítésekre és az érdemekre alapozza, amelyek magukban foglalják az egyén készségeit, teljesítményét, vezetői voltát, egyéb munkával kapcsolatos kritériumokat, tekintet nélkül a rasszra, bőrszínre, vallásra, nemre, nemzeti származásra, felmenőkre, szexuális irányultságra, korra, családi állapotra, fogyatékosságra (beleértve a terhességet és a szülést is, valamint minden szellemi vagy testi fogyatékot), veterán állapotra vagy a vonatkozó állami, szövetségi és nemzeti jogszabályok szerinti bármely egyéb védett csoportra. Az ezen védett csoportok bármelyike alapján történő hátrányos megkülönböztetés szigorúan tilos. A lehetőségek szerint a Varian igyekszik megfelelő körülményeket biztosítani a fogyatékkal élő személyek számára. KÉRDÉS: Ha elutasítok egy megüresedett állásra jelentkezőt azért, mert nem tudja teljesíteni a pozícióval járó fizikai követelményeket, akkor hátrányos megkülönböztetést alkalmaztam vele szemben? HELY ZET Ön úgy érzi, hogy a felettese hátrányos megkülönböztetést alkalmaz Önnel szemben, de fél, hogy ha megemlíti ezt a felettesének, akkor az csak még több problémához vezet. MI A TEENDŐ: A Varian nem tűri a törvénytelen hátrányos megkülönböztetést a munkahelyen. Ilyen helyzetben nem kell követnie a felettesi láncot. Jelentse az aggályait helyi felettese vezetőjének, az Ön HR-képviselőjének, vagy a helyi vezetőség másik tagjának, vagy hívja a Forródrótot, ahol majd elmondják Önnek a jelentésre rendelkezésre álló alternatívákat, az adott országtól függően. VÁLASZ: A helyi jogszabályoktól függően nem törvénytelen elutasítani egy jelentkezőt, ha nem tudja végrehajtani az adott pozíció alapvető feladatait (mint például nehéz súlyok emelését) az ésszerűség határain belül biztosítható körülmények mellett. Beszéljen a HR-vezetőjével és vegyék számba, milyen lehetőségek vannak a megfelelő körülmények biztosítására, mielőtt kizárnák a jelentkezőt a figyelembe veendők sorából. Egészség és biztonság A Varian elkötelezett az egészségre és biztonságra vonatkozó jogszabályok betartása iránt, és meggyőződése, hogy ez a helyes út. Minden alkalmazottal szemben elvárás, hogy olyan biztonságos munkakörnyezetet hozzon létre és tartson fenn, amely minimálisra csökkenti a munkahelyi sérülések számát, és védi a Varian alkalmazottainak, üzleti partnereinek és látogatóinak egészségét, jólétét és biztonságát. 18

19 HELY ZET Önt kiküldik, hogy huzalozza újra az egyik ügyfél meghibásodott elektromos rendszerét. Sajnos az ügyfél nem tudja teljesen leállítani a rendszert a javításhoz, ahogyan azt tervezték. Ön a munka nagy részét végrehajtja a rendszer egyes részeinek leállításával. Végezetül már csak egy egyszerű újrahuzalozás marad, amelyhez komolyabb fennakadást okozó leállítás lenne szükséges. Az ügyfél megkéri Önt, hogy leállítás nélkül hajtsa végre ezt a munkafolyamatot. Ön biztos benne, hogy minimális kockázat mellett meg tudja tenni ezt az szívességet az ügyfélnek. MI A TEENDŐ: Semmi esetre sem szabad megtennie ezt a szívességet az ügyfélnek. A Varian irányelvei és a biztonságos munkavégzés gyakorlata egyaránt azt kívánja, hogy az áram alatt lévő gépet áramtalanítsa, mielőtt valamilyen munkafolyamatot hajt végre rajta. A biztonságos munkakörnyezet megteremtésének egyik eleme, hogy lehetővé kell tenni az alkalmazottak számára, hogy meggyőződhessenek róla, hogy a munkavégzés közben mások nem állnak drogok vagy alkohol hatása alatt. Ennek a biztonságnak a garantálása érdekében a vállalat nem tűri a drog- vagy alkoholfogyasztást a munkahelyen. Minden alkalmazottnak be kell tartania a kábítószerekre vonatkozó jogi, szabályozói és vállalati követelményeket, és részt kell venniük a káros anyagokkal való visszaélésre és alkalmazotti segítségnyújtásra vonatkozó képzési programokban. Az ügyfeleink és a betegeik számítanak ránk abban, hogy megóvjuk bizalmas információikat. Shivakumar Gopalakrishnan, Engineering Manager Software Engineer (Apps) Alkalmazotti, ügyfél- és betegadatok védelme A Varian Safe Harbor tanúsítvánnyal rendelkező vállalat, amely elkötelezett az alkalmazotti és ügyféladatok legmagasabb szintű védelme iránt. Az alkalmazottak adatainak védelme és a személyes információk bizalmas kezelése létfontosságú. Az alkalmazottak adataihoz való hozzáférés azokra a személyekre korlátozódik, akik az ilyen hozzáféréshez jogos, törvényes és az üzleti tevékenységgel kapcsolatos indokkal rendelkeznek, és az alkalmazottak adataiból beszerzett információk csak ugyanilyen jogosultság mellett használhatók fel. A Varian az alkalmazotti információk tekintetében minden helyi jogszabályt betart. Azok az alkalmazottak, akik hozzáféréssel rendelkeznek a Varian munkatársainak személyes információihoz vagy azokkal dolgoznak, felelősséggel tartoznak azért, hogy ezeket az információkat megfelelően kezeljék, és minden ésszerű óvintézkedést megtegyenek azok bizalmasságának megőrzésére. Az alkalmazottak a helyi jogszabályok szerint férhetnek hozzá a saját magukra vonatkozó adatokhoz. Emellett a Varian megfelel az ügyféladatokra vonatkozóan alkalmazandó jogszabályoknak. A Varian kezelheti az ügyfél telephelyein tárolt betegadatokat a Varian termékei által kínált támogatási eszközökön keresztül. A Varian betartja a betegadatok és a védett egészségügyi információk bizalmas kezelésére vonatkozó alkalmazandó jogszabályokat és előírásokat. A Varian az ügyfél- és betegadatok kezelése során betartja az alkalmazandó jogszabályokat, a Varian ügyfélés alkalmazotti adatvédelmi irányelvekkel összhangban. 19

20 Közösség és környezet Politikai hozzájárulások A környezet védelme Kommunikáció a vállalat nevében VARIAN MEDICAL SYSTEMS A PARTNER FOR LIFE L10513-Rev 02, Hatályba lépés: FEBRUÁR

21 Politikai hozzájárulások A Varian forrásokkal, eszközökkel, szolgáltatásokkal vagy létesítményekkel politikai pártok, jelölt, vagy politikai akcióbizottságok ( PAC ) részére történő hozzájárulást vagy az ezek nevében tett hozzájárulásokat az alkalmazandó jogszabályok és vállalati irányelvek szigorúan szabályozzák és jelentős mértékben korlátozzák. Egyetlen alkalmazott vagy üzleti partner sem járhat el a Varian nevében üzleti szívességet, ajándékot, vagy kifizetéseket nyújtva valamely kormányzati tisztviselőnek vagy politikai párt tisztviselőjének, jelöltjének vagy ügynökének, sem az Egyesült Államokban, sem más országban, sem közvetlenül, sem közvetítő útján, kivéve, ha önkéntes hozzájárulásról van szó a Varian PAC részére, vagy ha azt a jogi vagy megfelelőségi osztály írásban jóváhagyta. Számos korrupcióellenes jogszabály tiltja a külföldi politikai pártok és külföldi politikai pozíciók jelöltjei számára tett kifizetéseket, ha annak célja üzleti lehetőség vagy egyéb tisztességtelen előny megszerzése vagy megtartása. Ezenkívül a Varian minden alkalmazottjának és üzleti partnerének teljes mértékben be kell tartania minden alkalmazandó jogszabályt, amely a vállalat részvételét szabályozza a közügyekben. Az alkalmazottak vagy üzleti partnerek számára nem engedélyezett a) politikai állásfoglalás tétele a Varian nevében, b) vállalati fejléc használata személyes nézeteik közzététele során, vagy c) olyan lépések megtétele a jogi osztály előzetes jóváhagyása nélkül, amelyek lobbitevékenységnek tekinthetők. A fenti rendelkezéseknek nem célja, hogy eltántorítsa az alkalmazottainkat, tisztviselőinket vagy igazgatósági tagjainkat személyes politikai hozzájárulások megtételétől, a politikai folyamatban való részvételtől a saját szabadidejükben és költségükön, a jogalkotási vagy politikai kérdésekre vonatkozó személyes nézeteik kifejtésétől, vagy egyéb politikai tevékenység gyakorlásától, és nem célja, hogy megtiltsa azokat nekik. Az alkalmazottakat arra ösztönözzük, hogy gyakorolják egyéni állampolgári jogaikat. A környezet védelme A Varian elkötelezett aziránt, hogy az üzleti tevékenységét oly módon folytassa, amely ésszerű biztosítékokat kínál a közegészség és a környezet tekintetében. A Varian elkötelezett továbbá a Föld természetes erőforrásainak megőrzése iránt. A Varian környezeti normáinak való megfelelés érdekében minden létesítménynek igazolnia kell a működésére vonatkozó közegészségügyi és környezetvédelmi jogszabályoknak való megfelelést. Minden létesítménnyel szemben elvárás, hogy nyílt párbeszédet tartson fenn a helyi közösségekkel az általa gyártott vagy kezelt anyagok jellegéről és veszélyeiről. A vállalat irányelveinek megfelelően aktívan együttműködik a kormányzati hatóságokkal, iparági csoportokkal és a nyilvánossággal a közösségi tudatossági és vészhelyzet-elhárítási programok népszerűsítésében, hogy kezelje a vállalat termékeivel és létesítményeivel kapcsolatos potenciális veszélyeket. 21

22 Ha Ön nem rendelkezik hivatalos felhatalmazással arra, hogy a Varian nevében nyilatkozzon, legyen nagyon óvatos a vállalat üzleti tevékenységeivel vagy termékeivel kapcsolatos kommunikáció során. Kommunikáció a vállalat nevében Csak a Varian által hivatalosan kijelölt személyek nyilatkozhatnak a vállalat nevében. Amennyiben kételyei vannak bármilyen kommunikációt illetően, lépjen kapcsolatba a jogi osztállyal. Ha a munkaköréhez kapcsolódó feladatok szükségessé teszik, hogy Ön a vállalat nevében kommunikáljon, akkor is jóváhagyást kell kérnie az ilyen kommunikációkra a marketingkommunikációs osztálytól, a vállalati kommunikációs osztálytól vagy a helyi HR-osztálytól. Ha Ön nem rendelkezik hivatalos felhatalmazással arra, hogy a Varian nevében nyilatkozzon, legyen nagyon óvatos a vállalat üzleti tevékenységeivel vagy termékeivel kapcsolatos kommunikáció során. Ne feledje, hogy a termékekre és pénzügyi adatokra vonatkozó kijelentések igen nagy mértékben szabályozottak, és azokra jogi korlátozások vonatkoznak. Ha Ön megszegi ezeket a jogszabályokat, az felelősségrevonást eredményezhet, Önre és a Varianra nézve egyaránt. 22

23 Vállalati eszközök és információk Összeférhetetlenség Bizalmas információk Bennfentes kereskedés és tőzsdei tippek adása Szellemi tulajdon Vállalati lehetőségek Nyilvántartás vezetése és nyilvános jelentések Vállalati kommunikációs rendszerek A vállalati eszközök védelme és megfelelő használata 23

24 Az alkalmazottakkal, tisztviselőkkel és az igazgatósági tagokkal szemben elvárás, hogy józan ítélőképességük segítségével elkerüljék az olyan helyzeteket, amelyek ténylegesen vagy potenciálisan ütköznek a Varian érdekeivel. Összeférhetetlenség A Varian minden alkalmazottjától, tisztviselőjétől és igazgatósági tagjától elvárja, hogy a Varian legjobb érdeke szerint járjon el. Összeférhetetlenség akkor áll fenn, amikor a lojalitás vagy tevékenységek meg vannak osztva vagy megoszthatók lehetnek a Varian érdekei és személyes érdekek (vagy más személy vagy szervezet érdekei) között, vagy amikor az alkalmazott, tisztviselő vagy igazgatótanácsi tag olyan pozícióban van, hogy a szerepkörét és felelősségi körét a személyes javára használhatja ki. Az összeférhetetlenségnek még a látszatát is kerülni kell. Az alkalmazottakkal, tisztviselőkkel és az igazgatósági tagokkal szemben elvárás, hogy józan ítélőképességük segítségével elkerüljék az olyan helyzeteket, amelyek ténylegesen vagy potenciálisan ütköznek a Varian érdekeivel. Példák az összeférhetetlenségre: olyan lépések megtétele vagy olyan érdekek fennállása, amelyek megnehezítik az Ön munkahelyi feladatainak végrehajtását; tisztességtelen előnyök (szívességek, ajándékok, kölcsönök stb.) elfogadása vagy kérése ügyfelektől, beszállítóktól, vállalkozóktól vagy versenytársaktól saját maga vagy az Ön valamely rokona részére; pénzügyi beruházás vagy egyéb üzleti érdekeltség valamelyik ügyfél, beszállító, vállalkozó vagy versenytárs szervezetében; a vállalati tulajdonnal, bizalmas információkkal, üzleti lehetőségekkel vagy egyéb eszközökkel való visszaélés, vagy azok feletti rendelkezés; a Varian eltérítése saját előnyre vagy más módon bármely üzleti lehetőségtől, amelyben a Varian érdekelt vagy valószínűleg érdekelt lett volna; jelentős érték elfogadása a vállalattal üzleti kapcsolatban lévő féltől vagy jelentős érték nyújtása ilyen fél számára; személyes haszonszerzés vagy előny érdekében a vállalatot illető vagy annak felajánlott, vagy a vállalatban betöltött pozíció révén felfedezett lehetőségek kihasználása; a vállalat számára szolgáltatásvégzésre valamely személy vagy szervezet megbízása vagy megtartása amiatt, mert az adott személy vagy szervezet személyes, szakmai vagy kereskedelmi kapcsolatban van a Varian valamely ügyfelével vagy jövőbeni ügyfelével; alkalmazottként, másik vállalatnál engedély nélkül betöltött alkalmazotti pozíció vagy igazgatósági tagság, vagy a Varian vállalattal folytatott verseny; igazgatósági tagként, a Varian valamely ügyfelénél, beszállítójánál, vállalkozójánál vagy versenytársánál a megfelelő jóváhagyások nélkül betöltött igazgatói pozíció vagy munkaviszony; haszonszerzés közvetlenül vagy közvetve valamely személyes tranzakcióból (például tranzakció harmadik féllel, akivel közös az ügyvezető igazgató vagy valamelyik igazgatótanácsi tag), a vállalati irányelvekben részletesebben bemutatottak szerint; családtag, ügynök vagy egyéb harmadik fél felhasználása olyan tevékenység végrehajtására, amelynek végrehajtását az illető alkalmazottnak megtiltották. Amennyiben úgy véli, hogy potenciális összeférhetetlenség áll fenn, a helyzetet haladéktalanul beszélje meg a vezetőjével, egy HR-képviselővel vagy a jogi osztállyal. 24