Projektek tervezése és fejlesztése Gyakorlati tanácsok

Átírás

1 KÉT ORSZÁG, EGY CÉL, KÖZÖS SIKER Projektek tervezése és fejlesztése Gyakorlati tanácsok

2 A Projekt Projekt - Definíció: Egy megtervezett tevékenység-sorozat, mely előre meghatározott célok elérésének érdekében különböző tevékenység megvalósítását feltételezi, bizonyos, a megvalósításhoz szükséges erőforrások felhasználásával (pénz, munkaerő, anyag, előírások, kommunikáció, energia, know-how, stb.)

3 A projekt tervezése Miért? szükségletek, problémák, kiaknázatlan adottságok Kinek? célcsoport Mit? eredmények, outputok Hogyan? erőforrások (humán, pénzügyi), tevékenységek, metodológia Mikor? ütemezés, megvalósítási időtartam

4 Miért és mikor tervezzünk projektet? Mert a szervezet által megcélzott társadalmi rétegek (célcsoportok) igényeit elégíti ki Összhangban van a szervezeti célokkal A szervezet működési területén fellépő problémákra keres megoldást, ott kell megvalósítani A projektcélok összhangban vannak a HU-RO Program céljaival

5 Miért és mikor tervezzünk projektet? Közös projekt, mindkét ország számára előnyökkel A szervezeti kapacitások rendelkezésre állnak (jó esetben tapasztalat is) A pályázó motivált Van egy tiszta elképzelés az elérendő célokról

6 Mikor jó a tervezett projektötlet? Amikor a pályázók: Azonosították és elemezték jelen állapot és az elérendő állapot közötti tényezőket (bármi is legyen a fejlesztés tárgya) Van egy átgondolt elképzelésük arról, hogy ezek hogyan és milyen erőforrásokkal valósíthatóak meg

7 Mikor jó a tervezett projektötlet? Továbbá meggyőződtek a következőkről: -a projekt határon átnyúló problémákra keres választ és a hatásai is határon átnyúlóak lesznek -Az ötlet és a meghatározott projektcél összhangban van a programmal és annak céljaival -Az ötlet összhangban van a pályázati kiírással: beavatkozási terület, költségvetés, időtartam

8 tevékenységek költségvetés időrend

9 Partnerek bevonása szükséges már a tervezési és előkészítési fázisban Fontos az információgyűjtés az átfedések, megkettőződések elkerülése érdekében! Hangsúly helyezése a pályázat megfelelő kidolgozására!

10 1. Célok meghatározása - tükrözi a kívánatos állapotot és a határon átnyúló hatást - összhangban van az OP-val és a kiírás céljaival - számszerűsíthető és mérhető eredményeken alapszik

11 2. Indokoltság a kiinduló gazdasági-társadalmi környezetének jellemzése, a problémák, hiányosságok körvonalazása indokoljuk meg, hogy miért, és milyen irányba akarjuk ezt a környezetet megváltoztatni és ez miért fontos, hasznos, szükséges mutassuk be a projekt előzményeit, azokat a tényezőket és fejleményeket, melyek a jelenlegi helyzet kialakulásához vezettek írjuk le, hogy milyen adottságokat rejteget a környezet és mik akadályozzák ezen adottságok kiaknázását utaljunk: statisztikai adatokra, gazdasági, társadalmi elemzésekre, tanulmányokra, a projektet megalapozó kutatásokra, felmérésekre, ezekkel kapcsolatos információ forrására

12 3. Projekt - eredményeinek, hatásainak meghatározása: - Mérhető és átlátható, hozzáférhető, releváns - A kimenetek és eredmények közti kapcsolat látható - Indikátorok: - az átfogó célokat hatásindikátorok - konkrét célt az eredmény indikátorok - az eredmények mérését az output indikátorok biztosítják

13 4. Célcsoportok meghatározása: - Kik azok a társadalmi rétegek melyek helyzete pozitívan fog változni a projektünk megvalósításának erdeményeképpen? - Szükséglet és igény felmérés - A célcsoportokból melyek azok akikre közvetlenül hat a projekt és kikre hat közvetetten - A célcsoportokat már be lehet vonni a projekt előkészítésébe is

14 5. Partnerség erősítése közeli, szoros együttműködés projekt-találkozók kulcsszemélyzet tervszerű, rendszeres egyeztetései (projekt menedzser, pénzügyi menedzser, technikai személyzet) szerepek és felelősségi körök tisztázása a projekt tervezésekor

15 6. Tevékenységek tervezése: A tevékenységek során jönnek létre a tervezett eredmények, valamint a tervezett projectcél Koherens tervezés, a tevékenységekből következtetni lehessen az eredményekre Ésszerű időrend Konzultáció az adott komponens szakértőivel/felelőseivel (pl.mérnök építési beruházás költségvetéséhez, időzítéséhez.)

16 7. Operatív tervezés: humánerőforrás-terv, pénzügyi terv, ütemterv Az egyes tevékenységekhez tartozó pontos lépések meghatározása: sorrendiség, elő feltételezettség, időtartam, a megvalósításhoz szükséges pénzügyi és humán erőforrások Különböző komponensek összhangja (technikai-tartalmi elemek beruházási részeknél, eszközbeszerzések, oktatási program-tervezet, stb.) - Integráljuk, kössük össze a komponenseket (egy egységes projektnek kell lennie) - A tevékenységek mind egyazon cél elérése felé kell mutassanak

17 Időbeli keretek, ütemezés Az időrend meghatározza a következőket: Időtartam, kezdő és záró dátumok tevékenységenként Tevékenységek közötti kapcsolat (ld. Előbb koherencia követelménye) Mérföldkövek, melyek a logikailag kapcsolódó tevékenységek teljesítését jelzik

18 !Figyelem: Tevékenységek és időzítés korrekciójára alkalmasság előre nem látható körülmények merülhetnek fel (megvalósítási fázis) Információk begyűjtése hasonló tevékenységek időigényéről Ésszerű határidők egy tevékenység halasztása az egész projektre kihathat A tevékenységek közti kapcsolatok átláthatósága (megvalósítás párhuzamosan, átfedésben vagy teljesen külön függő helyzet két tevékenység közt) Az időbeli keretek meghatározásánál elég idő a pénzügyi tranzakciókra, leszerződésekre (különösen ha 3. szerződő felekről van szó)

19 Humán erőforrások/személyzet: Képességek funkciók szerint kiegyensúlyozottan álljanak rendelkezésre: -döntések és projektirányítás módjának körvonalazása -adminisztratív menedzsment (napi kontaktus, jelentések, stb) -technikai menedzsment -pénzügyi menedzsment -fontos, hogy a projekt-team együttműködjön (KÖZÖS PROJEKT!), a résztvevők motiválják egymást -professzionális, a hatékony menedzsmentet elősegítő szolgáltatások (kiszerződhető): közbeszerzés, műszaki ellenőr, audit

20 A saját humán erőforrásaink rendelkezésre állását előre biztosítani szükséges! A munkanapok számát pontosan meg kell tudni becsülni!

21 Pénzügyi tervezés - Szükséges anyagok, szolgáltatások minden tevékenység megvalósítására (szervezeti kapacitás!) és ezek költségei - Költségbecslés költségvetés összeállításához - Kiszerződött tevékenységek (közbeszerzés) körét meg kell előre határozni - A költségvetésnek reális árakat kell tükrözni és összhangban kell lennie a tevékenységekkel, célokkal

22 Erőforrások sajáterő - A pályázat benyújtásakor jogilag hitelt érdemlő formában prezentálni szükséges - A projekt indulásakor rendelkezésre kell állnia - A támogatás egy lehetséges maximum. A téves költségbecslés következményeit a pályázó és partnerei viselik (pl. közbeszerzésen elért magas ajánlati ár), hasonlóan az esetlegesen nem elszámolható költségkategóriákhoz

23 Költségvetés összeállítása Közvetlen költségek meghatározása: Személyzet (munkanapok) Építés Beszerzés Szolgáltatás Közvetlenül a projektcélok eléréséhez Szakértői (professzionális) szolgáltatások (audit, mérnök, közbeszerzés, ahol felmerül)

24 A költségvetés összeállításakor: Legyünk tisztában az évenkénti eloszlással (tevékenységek-időrend) Próbáljunk valós piaci árakra alapozni (árajánlatok, tervezői költségbecslés, mérnökár, interneten szerzett információ) Legyünk tisztában a közbeszerzések időigényével, mert Túlbecsült tételek csökkentésre kerülnek Alulbecsült tételek veszélyeztetik a projekt megvalósítását (pótlólagos sajáterő hiányában)

25 8. Fenntarthatóság A projekt lezárása után, az elért erdeményeket fennt kell tartani, lehetőségek szerint tovább kell fejleszteni Folyamatos szervezeti támogatás, kapacitás, erőforrások hozzárendelése szükséges, azaz: - Források biztosítottak az eredmények megtartásához - Megfelelő személyzet az eredmények fenntartásához, fejlesztéséhez

26 A projekt tervezésekor: Legyen elég idő egy kiforrott pályázat benyújtására Széleskörű információ-szerzés előzze meg a benyújtást A pályázat készítője legyen hatékony és nyitott Problémák megoldása és a tervezés a partnerekkel közösen történjen A tervezéskor is jöhetnek elő jó ötletek, legyen lehetőség ezek beépítésére Konzultáció a Közös Szakmai Titkársággal/Info Ponttal

27 Gyakori hibák Zavaros stratégiai keretek (hiányzik a kapcsolódás a tágabb stratégiákhoz, programhoz) Kínálat vezéreltség (nem a szükségleteken alapulnak a projektek) Tevékenység-orientált tervezés (nem célorientált) Célcsoportok igényeinek figyelmen kívül hagyása Gyenge helyzetelemzés

28 Gyakori hibák Váratlan kockázatok felmerülése, nem megfelelő kockázatelemzés Téves költségvetés, ütemezés vagy feladat-meghatározás Rövid távú gondolkodás, mely nem terjed ki a projekt lezárása utáni időszakra Korábbi tapasztalatok beépülésének hiánya

29 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! KÖZÖS TECHNIKAI WORKSHOP MAGYARORSZÁG-ROMÁNIA HATÁRMENTI EGYÜTTMÜKŐDÉSI PROGRAM SÂNNICOLAU MARE, GYULA, MARGHITA, NYÍRBÁTOR, Július 28-31, 2008 Hídvégi Csaba Békéscsaba VÁTI Hungarian Public Nonprofit Company for and Town Planning Hungary, 5600 Békéscsaba,Derkovits sor 2., Megyeháza Tel: Fax: huro @vati.hu