1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések 2. Tanácsadó rész 2.1. Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.

Átírás

1 II./H. PÉNZÜGYI ÉS KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSI ELLENŐRZÉS JAVÍTÁSA

2 1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések 2. Tanácsadó rész 2.1. Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Informatikai megoldások TARTALOMJEGYZÉK

3 1. Elemző rész 1.2 Helyzetelemzés

4 1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A dokumentum létrehozásával elérni kívánt célok: Az ellenőrzés ő környezetének kés folyamatának kbemutatása. tá A folyamat bemutatása során ki kell térni az összetevőkre, az erősségekre, ő a gyengeségekre a rendszer milyenségéből fakadó hibafaktorokra.

5 1.2 HELYZETELEMZÉS 1. Az ellenőrzés környezete, a kontrollrendszert alkotó részek 2. Abelső kontrollrendszer vizsgálata kiterjedt arra, hogy a rendszer beválik-e a Hivatal kitűzött céljainak megvalósítására, valamint a felesleges funkciók, duplikációk elhárítására. 3. Ab belső lő kontrollrendszert alkotó öt részegység é a Hivatali szerveződés részegségeinek felel meg. 4. A kontrollkörnyezet optimálisan működik: a szervezet struktúrája kielégítő, a felelősség és a feladatok kérdése tisztázott, egyértelmű, a humánerőforrás kérdései is problémamentesek.

6 1.2 HELYZETELEMZÉS Erről bizonyosságot szereztünk a rendelkezésünkre adott dokumentációból (SZMSZ, számviteli szabályzatok, ügyvitel). Az Ellenőrzési nyomvonalat az Ámr 145/B. (1) alapján készítettük. A költségvetési szerv vezetőjének kell elkészítenie a szerv ellenőrzési nyomvonalát, melynek tartalmaznia kell a folyamatok ábráit szöveggel, képpel, ábrákkal. Továbbá az információkkal, a felelősség és a kapcsolatrendszerek kérdésével; és az irányítási és ellenőrzési folyamatok dokumentációjával.

7 1.2 HELYZETELEMZÉS Kockázatkezelés k 145/C. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési é szerv tevékenységében, é éb gazdálkodásában rejlő kockázatokat. (3) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) A szervezet működésében éb rejlő kockázatoská területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.

8 1.2 HELYZETELEMZÉS Kontrolltevékenységek 145/E. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten blül belül kontrolltevékenységeket é k kilkí kialakítani, i melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési é és jóváhagyási á eljárások, á b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz), d) beszámolási eljárások.

9 1.2 HELYZETELEMZÉS Információ és kommunikáció 145/F. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő lő információk iók a megfelelő lő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen; a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Monitoring 145/G. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.

10 1.2 HELYZETELEMZÉS 1. Az ellenőrzés ő környezete, a belső ő kontrollrendszer elemei A belső kontrollrendszer vizsgálata kiterjedt arra, hogy a rendszer beválik-e a Hivatal kitűzött céljainak megvalósítására, a felesleges funkciók, duplikációk elhárítására, végül a veszteségeket eredményező kockázatok megelőzésére.

11 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzési környezetre ható összetevők: költségvetési szerkezet, jogszabályok, vezetői magatartás, intézménystruktúra, munkaerő-ellátottság. A misszió, a vízió, az érvényre kerülő szabályzatok és határozatok azt a vonalat erősítik, mely egy optimálisan működő kontrollkörnyezet felé vezet.

12 1.2 HELYZETELEMZÉS Optimálisan működő kontrollkörnyezet jellemzői: Kétséget kizáró kommunikáció Feladat- jog- és hatáskörök szabályzatának szabatos, írásos rögzítése A munkatársak rendszeres továbbképzése alapkövetelmény A transzparencia alapelve érvényesül mind a folyamatok mind a szervezeti működés területén A nem etikusan eljáró munkatársak elmarasztalásban részesülnek

13 1.2 HELYZETELEMZÉS A es időszak ellenőrzési stratégiája valamint a re vonatkozó gazdasági program egyaránt a körjegyzőség stratégiájának megfelelően, azzal harmonizálva lett megalkotva. Többek között a belső ellenőrzési és kockázatkezelési szabályzat is egy általános érvényű minta szerint lett bevezetve, ezáltal nem meglepő jelenség, hogy a szervezet szabályozása nem egyedi, nem tér ki a konkrét jelenségekre.

14 1.2 HELYZETELEMZÉS Nem fellelhető a szervezetben az a dokumentáció, mely révén, által kezelhetővé válnának bizonyos problémák, kérdések a szervezetben, mint ilyen, példa a szabálytalanságok kezelésének módszere.

15 1.2 HELYZETELEMZÉS 2. Ab belső ő ellenőrzés ő folyamata, szabályozottsága á A belső ellenőrzési kézikönyv és a PM útmutató szabályzata alapján folyik a belső ellenőrzés. Az ellenőrzési folyamat minden részfolyamatán keresztül következetes dokumentáció folyik, így a tervezéstől egészen az ellenőrzés eredményeiben leszűrt tapasztalatok, konzekvenciák levonásáig minden lépésben.

16 1.2 HELYZETELEMZÉS Ab belső ő ellenőrzés ő folyamata, szabályozottsága á Ezáltal a teljesítés minden lépése nyomon követhető és rögzíthető, így a az ellenőrzésekről készült jelentések a későbbiekben is használhatóvá válnak, akár gyakorlati területeken is. Az önkormányzatban használatos iratmintákat, formanyomtatványok megtalálhatóak a kézikönyvben és a PM útmutatóban egyaránt.

17 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzés nem csak az értékteremtési folyamatok során ad bizonyosságot és tanácsot, hanem a stratégiaalkotáskor is fontos szerepe van. Ugyanis a stratégia az, amely meghatározza azon pontokat a folyamatban, ahol nagyon eséllyel fordulhat elő hiba. Ebből kifolyólag és ennek következtében így határozandó meg az ellenőrzési pontok helye, súlypontja és gyakorisága. g Ez a stratégiaalkotás része.

18 1.2 HELYZETELEMZÉS A rendszer helyes megítélésére érdekében az ellenőrzés stratégiája úgy szögezi le, hogy a ciklus első két harmadában a pénzügyek és a szabályszerűség területén kell elvégezni az ellenőrzéseket, a fennmaradó időben pedig a rendszer működését és az elért eredmények színvonalát kell vizsgálni.

19 1.2 HELYZETELEMZÉS Az ellenőrzés folyamata során sem a feladatok és annak időben-térben való lezajlása, sem a részt vevők és a közöttük lévő összefüggések, sem a különböző módozatok, értékek és dokumentációk nincsenek pontosan megfogalmazva. Nincs kellőképp kiemelve az a kockázatelemzés és annak rögzítése, amelyet a belső ellenőr végez el.

20 1.2 HELYZETELEMZÉS 3. Az ellenőrzési rendszer erősségei, gyengeségei Erősségei: A kontrolltevékenység kistérségi szövetségi körben zajlik, így megjelenik a lehetősége annak, hogy magas kvalifikációjú humán erőforrást állítsanak állományba. A kontrolltevékenység ezen formája jelentősen csökkenti a kiadásokat, k mivel körjegyzői szintre utasítja az adminisztrációs tevékenységet és rentábilis jellegű lesz a munkaerő ő flh felhasználása. A standard előírások, jogi szabályozások, PM módszertana alapján kell a belső ellenőrzést elvégezni.

21 1.2 HELYZETELEMZÉS A kontrollálás követi a kistérség önkormányzatai által meghatározott célokat, melynek kfő fld feladata a kockázatelkerülés. Ab belső lő ellenőrzés ő során megjelenő ő funkciók a bizonyosság adó és tanácsadói.

22 1.2 HELYZETELEMZÉS Állandó jelleggel történik az ellenőrzések által megállapítottak valóra váltása a vezetőkre és a szervezetre egyaránt vonatkozó erkölcsi, etikai tényezők mentén.

23 Gyengeségei: 1.2 HELYZETELEMZÉS A kontrollrendszer szabályozásának általános jellege miatt elmondhatjuk, hogy csak kismértékben vonatkoztatható Cecére. Hiányzik az egységes rendszeralkotás az önkormányzati szabályrendszer zbálrndzrés a blő belső kontroll rendszere r között. Öt elemmel rendelkezik a belső ellenőrzés, amelyet a tervek és szabályzatok nem sorolnak a rendszerszemléletbe, amely miatt nem kidolgozott a kapcsolatrendszerük. k

24 Gyengeségei: 1.2 HELYZETELEMZÉS Az értékek létrehozásának aspektusából kihangsúlyozatlanok a kockázat kezelő módszerek, amelyek a belső ellenőrző struktúra különálló részei az előkészítés során. Kiépítettség é szempontjából a FEUVE kifogásolható az önkormányzatoknál és intézményeknél. A fő hangsúly annak ellenőrzésén van, hogy a szabályok betartása a megfelelő módon történjék.

25 Gyengeségei: 1.2 HELYZETELEMZÉS A döntések előkészítésekor majd azok valóra válásakor aránytalanul kevés figyelem irányul arra, hogy azok költséghatékonyak és hasznos eredménnyel járóak legyenek. Nem megfelelő, hogy a belső ellenőrzési tervben legfőképpen az szabályok betartatása szerepel célként.

26 1.2 HELYZETELEMZÉS Mivel az ellenőrzést Cece kistérségi társulás keretében végzi, így a stratégiában lefektették ennek gyakoriságát (3, 4, 5 év), amely nem ad lehetőséget arra, hogy értéknövekedés következzen be.

27 1.2 HELYZETELEMZÉS 4. Az ellenőrzési rendszerben rejlő hibalehetőségek A belső kontroll rendszere nem mutat átfogó képet. Csak nagyvonalakban alkották meg azt a rendszert, amely a kockázatkezeléssel foglalkozik. Ráadásul annak kidolgozása és testre szabása is hiányzik, ik aminek következtében a belső ellenőrzés során nem kerülnek felszínre a lényeges kockázatokkal ká kk kapcsolatos, az ellenőr által kifejtett végeredmények. Rendszeresen elmarad a dokumentációja annak, hogy hogyan lehetne a kockázatokat elkerülni, vagy csökkenteni, a hibákat korrigálni, i aminek eredményeképpen egyre több keletkezhet, illetve marad felismeretlen.

28 1.2 HELYZETELEMZÉS A szabályok követésére fókuszálva rejtve maradnak a folyamatokban lévő egybeesések, hiábavalóságok, értéknélküliségek. Sokszor olyan feladatokat végeznek el, amelyekre nincs szükség, de a költségvetésben így felesleges kiadásként jelennek meg.

29 1.2 HELYZETELEMZÉS A fejlesztésekkel kapcsolatos elhatározások megtervezése és kivitelezése során és a beszámolók, jelentések készítésekor nem kapnak kellő motiválást az újszerű elemzési módszerek életbe léptetésére az önkormányzattól, annak dacára, hogy ezt célként jelenítették meg. Nincs meghatározva és számokkal kifejezve a belső ő ellenőrzéssel kapcsolatosan, hogy annak milyen tárgyi és személyi szükségletei vannak, mennyire gazdaságos és eredményes. A jogi szabályozásban bekövetkezett módosulásokat csak késleltetetten képesek követni.

30 1. Elemző rész 1.3 Következtetések

31 1.3 KÖVETKEZTETÉS A szabályoknak megfelelően zajlik a belső ellenőrzés. Összességében a belső kontrollrendszer nem a jogszabályi és önkormányzati követelményrendszer mentén funkciónál.

32 1.3 KÖVETKEZTETÉS Magasabb szintre kell emelni a végrehajtási, elektronikus nyilvántartási, tervezési folyamatokat a belső ellenőrzés során. El kell érni, hogy továbbra se legyen ellenőrzés szakértelem nélkül. A hathatóság, értékteremtés és a jó eredmények elérésének növelése legyen a cél a belső ellenőrzések során.

33 1.3 KÖVETKEZTETÉS Nagyobb jelentőséget kell tulajdonítani a kockázati menedzsment létesítésére és annak fenntartására és ellenőrzésére. Kapjon nagyobb jelentőséget a belső ellenőrök által végzett munka. Az ellenőrzés folyamán és a pénzügyi-gazdasági g g területek kapcsán vegyék alkalmazásba az időszerű elemző módozatokat.

34 2. Tanácsadói rész 2.1 Stratégiai tanácsok

35 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Miért jött létre ez a dokumentum? Azért, hogy olyan taktikai tanácsokkal lássuk el az önkormányzatokat, melyek segítségével a belső ellenőrzési rendszerük fejlődhet Azért, hogy az általunk nyújtott taktikai tanácsok megfeleljenek a sztenderdeknek Azért, hogy az ellenőrzési rendszerben megfogalmazottak kivetüljenek.

36 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Olyan módon kell működtetni a belső ellenőrzést, hogy az ne ütközzön jogszabályokba, és ne térjen le a Pénzügy Minisztérium által mutatott útról, továbbá segítse elő a fejlesztések megvalósulását és lássa el az önkormányzat és a hozzá tartozó intézmények elvégzendő feladatait.

37 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A belső kontroll rendszerének kidolgozásakor azzal kell számolni, hogy a január 1-jei jogszabály kimondja, hogy a FEUVE és a belső ellenőrzés egyaránt kontroll jellegű tevékenység. Minden esetben ellenőrzésre kerül az értékteremtés és fluktuálás, a szabályozási tevékenység, az, hogy a működés gazdaságos-e és eredményeket mutat.

38 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Az ellenőrzés útvonala a kontrollkörnyezetbe tartozik és nem a FEUVE-be. Önállóan jelenik meg a kockázatkezelés s belső ellenőrzésben. A továbbiakban is a FEUVE részei a szabályszegések. Monitoring, kommunikáció a további tartozéka a belső kontroll rendszerének.

39 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Az értéket létrehozó önkormányzati tevékenység szolgálatába kell állítani a kontrollrendszert. Azok körében kell egy felmérést végezni, akiket a szolgáltatások érintenek, hogy az ő értelmezésük szerint az érték kategóriájába mi tartozik. Af folyamatok során bekövetkezett k negatív, hátráltató ál események felkutatása és azok javítása nélkülözhetetlen.

40 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Fel kell deríteni azokat az indokolatlan kiadásokat, amik a nélkülözhető tevékenységek é ksorán keletkeznek. k A folyamatok mindegyikének új érték létrehozásában kell segédkeznie.

41 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A célkitűzések megvalósulásának érdekében össze kell kapcsolni a kontroll és az önkormányzat stratégiai terveit, melyhez segítséget nyújt, ha az elvégzett kockázatelemzéseket adminisztrálják.

42 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS El kell különíteni egymástól a jegyzői kockázatmenedzsmentet, a belső ellenőrzés kidolgozásánál felhasznált kockázatértékeléstől

43 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A BETTI elnevezésű térítésmentes informatikai megoldás segítséget t nyújthat t a belső ő ellenőrzés ő kivitelezésében it éb és dokumentálásában. Ezt a rendszert a 2009-es évben már pilotként tis lehet tfelhasználni. Jogosultságainak megszerzéséhez a PM közleménye ad iránymutatást.

44 2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Meg kell állapítani a belső ellenőrzési kézikönyv vizsgálatának lehetőségeit, felelősségvállalóit és realizálóját. A 3E szempontjának is érvényesülnie kell a szabályosság fenntartását és a pénzügyeket vizsgáló ellenőrzések folyamán, mert ez teszi lehetővé, hogy a ciklus befejezésekor kimutathatóvá válik a hatékonyság valamilyen irányba való elbillenése, a költséghatékonyság és a javuló, vagy romló eredmények.

45 Jogszabályi hivatkozás Ellenőrzési nyomvonal 145/B. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési é szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lh lehetővéő téve azok nyomon követését é és utólagos ellenőrzését. Kockázatkezelés 145/C. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni.

46 Jogszabályi hivatkozás (2) A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. (3) A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) A szervezet működésében kd rejlő kockázatosk területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.

47 Jogszabályi hivatkozás Kontrollkörnyezet 145/D. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, melyben a) világos a szervezeti struktúra; b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok; c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén; d) átlátható a humánerőforrás-kezelés.

48 Jogszabályi hivatkozás Kontrolltevékenységek 145/E. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. é éh (2) A költségvetési szerv vezetője köteles a szerv belső szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások, b) az információkhoz való hozzáférés, c) fizikaiik i kontrollok k(hozzáférésazeszközökhöz), é ökhö d) beszámolási eljárások.

49 Jogszabályi hivatkozás Információ és kommunikáció 145/F. (1) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. (2) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen; a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Monitoring 145/G. A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését.

50 2. Tanácsadói rész 2.2 Taktikai tanácsok

51 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS a.) Cselekvési terv A szabályzatok frissítésre szorulnak a PM útmutatóit és a jogszabályi változásokat követve. Ezen kívül fontos lenne, hogy kockázatkezelési csoport foglalkozhasson a kockázatokkal. A csoport feladata az lenne, hogy ne csak azonosítsa, kezelje és mérje a kockázatokat, hanem emellett létrehozza a kockázatkezelés kultúráját a munkaszervezetben, és ezt folyamatosan fejlessze.

52 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A belső ellenőr által elvégzett kockázatkezelés dokumentált eredménye megkövetelheti, hogy a stratégiai és éves ellenőrzési tervet felülvizsgálják.

53 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Ha elemezni akarjuk magunkat, jó tudni, hogy pontosan milyen módszerekkel is rendelkezünk erre. Ehhez a megoldás az elemzési kézikönyv, amely tartalmazza ezeket a módszereket. Ide tartoznak természetesen azok a mutatószámok is, melyek jelzik, hogy mi értékteremtő az önkormányzatnál, mi veszteséges, és min kell még fejleszteni.

54 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Költséggazdálkodási rendszert kell a munkaszervezetben kilkít kialakítani. iaétéd Azért érdemes ilyet tlétrehozni, mert a költségek, illetve kiadások így transzparensek lesznek, és minden költség az egyes szakfeladatokhoz kh tartozhat. t t Javasoljuk emellett a BETTI nevű rendszer használatát is.

55 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS b.) A cselekvési terv megvalósít-hatóságának igazolása Cece Önkormányzatánál rendelkezésre állnak a cselekvési terv megvalósításához áh szükséges személyi feltételek, l azaz a képzett létszám és a vezetői, munkatársi elkötelezettség, l tt a teremtő erejű rjű lokálpatriotizmus. tizm

56 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A javaslatok megvalósításához szükséges központi jogszabályok, útmutatók megjelentek, illetve a PM honlapján hozzáférhetők. Az államháztartás szervezetei könyvvezetéséről, beszámoló rendszeréről szóló 249./2000. kormányrendelet, az Ámr., a Ber. módosítása jelenleg folyik. A Ber. tervezett változása a PM honlapjánmegtekinthető. h ő

57 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Az önkormányzat kialakította a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló törvény alapján a feladat és szervezeti rendszerét, a feladatok ellátásának intézményi kereteit. A rendelkezésre álló költségvetés tervezési, végrehajtási szoftverek alaposabb megismerésével a bennük rejlő lhtő lehetőségek kihasználása az iá irányítás, ellenőrzés ő folyamatában.

58 2. Tanácsadói rész 2.3 Informatikai megoldások

59 2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK A belső kontrollrendszer informatikai háttere megteremthető. Első lépésben a belső ellenőrzés számára a BETTI alkalmazását javasoljuk, majd a kidolgozás és tesztelés alatt lévő Költségvetési Gazdálkodási Rendszer szolgáltathat számos információt. Az önkormányzat elsősorban Excelt alkalmaz. Jól alkalmazhatók a kincstar.gov.hu honlapról letölthető informatikai rendszerek.