Projekt Irányítási Kézikönyv

Átírás

1 Projekt Irányítási Kézikönyv A Észak-Magyarország felsőoktatási intézményeinek együttműködése projekt működési és elszámolási rendjéről Készítette: Bárdosné dr. Soós Viktória projektmenedzser Szentirmai Zoltánné pénzügyi vezető Barna Anita pénzügyi asszisztens Ligetvári Éva projektasszisztens Miskolc, február 1

2 1. Projekt adatok: Főkedvezményezett: Konzorciumi partnerek: Megítélt támogatás: Miskolci Egyetem (ME) Eszterházy Károly Főiskola (EKF), Károly Róbert Főiskola (KRF) Konzorciumi szinten: Ft, ebből: ME: Ft EKF: Ft KRF: Ft Támogatás intenzitása: 100% Támogatás időtartama: Témaszám: Projektmenedzser: Bárdosné Dr. Soós Viktória Szakmai vezető: Dr. Kis-Tóth Lajos (EKF) Intézményi koordinátor: Dr. Dinya László (KRF) Pénzügyi vezető: Szentirmai Zoltánné ME Pénzügyi asszisztens: Barna Anita ME Projektasszisztens: Ligetvári Éva EKF Pénzügyi asszisztens: Kovács Józsefné EKF Projektasszisztens: Vigh Gergely KRF Pénzügyi asszisztens: Kontér Tünde KRF Projektasszisztens: Holló Ervin Kapcsolattartás: Projekt menedzsment iroda: A/4 ép. 230-as szoba reksoos@uni-miskolc.hu, kkkleva@uni-miskolc.hu Telefon: 46/ /20-20, Projektmenedzser:

3 Szakmai felelősök Alprojekt sorszáma Alprojekt megnevezése Alprojektvezető Intézményi alprojektvezetők I. Felzárkóztatási tevékenység II. III. IV. Képzők képzése Stratégiai Monitoring rendszer Infrastruktúra Menedzsment Rendszer V. Minőségirányítási Rendszer Fejlesztése VI. VII. VIII. IX. X. Karrierszolgáltatás fejlesztése Közös tananyagfejlesztések - HPT Nemzetközi Kapcsolatok Fejlesztése Szakmai Gyakorlat, Duális képzés BSc szinten való megvalósítása Észak-Magyarországi Élettudományi Regionális Tudásklaszter és Közös Képzés MISKOLC Dr. Szabó-Tóth Kinga EGER Dr. Estefánné Varga Magdolna MISKOLC Dr. Jármai Károly (Dr. Lukács János) GYÖNGYÖS Szentgyörgyvölgyi László (Zámbori Mihály) MISKOLC Veresné Dr. Somosi Mariann (Dr. Szintay István) EGER Országh Ákos EGER Dr. Kis-Tóth Lajos GYÖNGYÖS Dr. Dinya László GYÖNGYÖS Dr. Bujdosó Zoltán MISKOLC Dr. Barkai László EGER Dr. Ludányi Ágnes MISKOLC Dr. Horváth Zita EGER Dr. Szlávik János EGER Dr. Várhelyi Tamás (Soós Tamás) EGER Lengyelné Dr. Molnár Tünde MISKOLC Sebestyén Csaba MISKOLC Dr. Illésné Dr. Kovács Mária EGER Dr. Tarnóc András EGER Ringert Csaba GYÖNGYÖS Dr. Nagyné Dr. Demeter Dóra GYÖNGYÖS Dr. Baranyi Aranka GYÖNGYÖS Dr. Herneczky Andrea GYÖNGYÖS Dr. Takács István MISKOLC Érsok Piroska, Illés Sándor GYÖNGYÖS Dr. Szegedi László (Bélteki Ildikó) GYÖNGYÖS Szabó Tamás GYÖNGYÖS Dr. Liebmann Lajos MISKOLC Dr. Nagy Zoltán (Dr. Piskóti István) MISKOLC Dr. Szabó Tamás EGER Dr. Liptai Kálmán 3

4 2. A projekt szervezete A projekt 10 alprojektből áll, melyeknek minden intézménynél van vezetőjük. Intézményenként az alprojektek koordinációt Dr. Kis-Tóth Lajos (EKF), és Dr. Dinya László (KRF), valamint Bárdosné dr. Soós Viktória látja el, aki nemcsak a ME alprojektjeinek összehangolásáért felel, hanem az egész projekt szakmai megvalósításáért is. Intézményenként projekt asszisztensek és pénzügyi asszisztensek segítik a megvalósítást, Szentirmai Zoltánné az egész projekt esetében a pénzügyi vezető, de fontos megjegyezni, hogy az intézmények önálló költségvetéssel rendelkeznek, amiért önállóan felelnek, míg a szakmai megvalósítás konzorciumi szinten értelmezett. A menedzsment tevékenységek/feladatok meghatározása A menedzsment tevékenységek és feladatok meghatározásakor alapvető szempont egy olyan koordinált és hatékony, amely a feladat- és felelősségi körök világos meghatározásával és elválasztásával, az egyes szakmai és adminisztrációs folyamatokban meglévő átfedések kizárásával, az eljárások átláthatóvá tételével és egyszerűsítésével biztosítja a vállalt szakmai feladatok maradéktalan teljesítését, valamint a projekt lebonyolításában biztosítja a jogszabályokban, a Pályázati Útmutatóban illetve a Miskolci Egyetem szabályzataiban foglaltak maradéktalan betartását. Az egyes tevékenységek, lehetőségek egymásra épülését és az általuk nyújtott szolgáltatásokat egy egységes szemlélet szerint hangolja össze a pályázat keretében megvalósuló menedzsment a Stratégiai és fejlesztési rektorhelyettes felügyeletével. Szakmai projektirányítás A projekt a Miskolci Egyetem, az Eszterházy Károly Főiskola, valamint a Károly Róbert Főiskola együttműködésével valósul meg. Az egyes alprojektek szakmai projektirányításáért az alprojektvezetők felelnek. A 10 alprojekt szakmai tartalmán túl az alábbi tevékenységeket kötelező elemként jelöli meg a Pályázati útmutató: Az intézményi diplomás pályakövetés eredményeinek, valamint az intézményi VIR adatainak az intézményi döntéshozatalba és döntés előkészítésbe való beépítése, valamint a szervezeti beépülésének mérési módszertanának kidolgozása a minőségbiztosításban. Munkaerő-piaci visszajelzések, az intézményi évenkénti rendszeres diplomás pályakövetési kutatások eredményei alapján az intézmény képzési és szolgáltatási portfóliójának fejlesztése. Intézményi nyilvántartások ágazati adatszolgáltatásával és adatminőségével kapcsolatos hatékony adatszolgáltatás fejlesztése, különös tekintettel a Felsőoktatási Információs Rendszer és alrendszereibe történő adatszolgáltatásra. Az Intézményi Fejlesztési Tervekben meghatározott adatok és célértékelések nyomon követését szolgáló adatszolgáltatás fejlesztése. 4

5 Területi-térségi-regionális együttműködések és integrációk támogatása komponens esetében az alábbi százalékos megoszlásokat alkalmaztuk a Pályázati útmutató előírásai alapján: Kötelezően megvalósítandó tevékenységek A megvalósítandó tevékenységekre fordítandó összeg III. Projekt szakmai megvalósítással összefüggő költségek és IV. A célcsoport számára biztosított támogatások és V. Projekt megvalósításához igénybevett szolgáltatások költségei együttes költségének arányában Nemzetközi kapcsolatok fejlesztése Min. 10 % Képzési programok fejlesztése Max. 20% Karrier /hallgatói életút szolgáltatás fejlesztése Min. 2,5% Mentorszolgáltatások fejlesztése Min. 2,5 % Képzők képzése Min. 8% A szakmai anyagokhoz kapcsolódó iránymutatás a pályázati útmutató alapján: A létrehozott képzések anyagait, tananyagait a projektgazdának a saját honlapján elektronikusan (kötetlen formátumban) bármely (belső és külső) felhasználó részére, oktatási és kutatási céllal ingyenesen biztosítani kell a szabad felhasználást lehetővé tevő hozzáférést. A hozzáférés lehet regisztrációhoz kötött, azonban amennyiben a hozzáférést igénylő nyilatkozattal megerősíti az oktatási és kutatási célt, a regisztráció és a hozzáférés biztosítása nem tagadható meg. A Kedvezményezettnek biztosítania kell a felhasználás jogtisztaságát, szerzői joghoz kapcsolódó vagyoni jogok, felhasználási jogosultságok rendezettségét. A nemzetközi kapcsolatok fejlesztése keretében a Campus Hungary programmal és ennek keretében a TÁMOP 4.2.4/B1 és B2 projektgazdáival való szakmai és kommunikációs együttműködés kötelező. Az Egyetemi szintű felügyeletet biztosító személy Az egyetemi projektek megvalósításának intézményi felügyeletét a Miskolci Egyetem Stratégiai és fejlesztési rektorhelyettese látja el. A Miskolci Egyetem Pályázati Szabályzata alapján feladatai és kompetenciái megegyeznek a szabályzat 8 (2) bekezdésében foglaltakkal. A projekt adminisztratív és szakmai menedzsmentje A projekt adminisztratív menedzsmentje ellátja a fenti projekttel összefüggő végrehajtási, szervezési, koordinálási feladatokat, különösen: a szakmai megvalósításának koordinálását és felügyeletét, támogatja a szakmai megvalósítást végző szervezeti egységek, konzorciumi partnerek munkáját, 5

6 a pénzügyi lebonyolításában közreműködést, minden, a Támogatási Szerződéssel összefüggésben felmerülő és annak megvalósításával összefüggő kötelezettség nyomon követését, teljesítésének megszervezését, az Irányító Hatósággal, továbbá a szakmai megvalósítást végző szervezeti egységekkel, konzorciumi partnerekkel történő kapcsolattartást, a nevezett projekttel kapcsolatos iratok dokumentálását, a Támogatási Szerződésben meghatározottak szerinti Kifizetési kérelmek, valamint a kifizetési kérelmekhez kapcsolódó pénzügyi és szakmai időszakos beszámolók elkészítését, záró beszámoló elkészítését, az alprojektek munkájának koordinálását, felügyeletét, szakmai és szervezési kérdésekben konzultációt, a projekt eredményeinek (az indikátorok teljesítésének) elfogadását, biztosítja a projekt honlapjának naprakész üzemeltetését (uni-miskolc.hu/kezek), ellenőrzi az elkészült szakmai anyagok közös felületre történő feltöltöttségét, a hiányzó anyagok bekérését, ellenőrzi, felülvizsgálja a havi szakmai beszámolók tartalmát, eltérések, problémák, nehézségek esetén megteszi a szükséges intézkedéseket, a projekt fenntartási időszakában esedékes feladatok ellátását. A működésért a projekt menedzsment felelős. A TÁMOP C-12/1/KONV projekt adminisztratív menedzsment a Pályázati Irodával, illetve az érintett szervezeti egységekkel rendszeres kapcsolatot tart, szolgáltatja a szabályzatokban előírt adatokat, és beszámolókat, tevékenységét a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok, előírások, valamint a pályázati útmutató és támogatási szerződés szerint látja el. A projekt ütemezése Minden alprojekt saját ütemterv szerint halad (az egyes alprojektek intézményi szintű ütemtervében lehetnek eltérések, mivel nem minden részfeladat teljesítését vállalta minden intézmény az egyedi, meglévő adottságaik miatt). A projekt egészét érintően az alábbi mérföldkövek határozhatóak meg: Projekt szakaszai Mérföldkő Elérni kívánt eredmények Határidő projektben vállalt feladatok, a Projektindító kijelölt felelősök, a legfontosabb , koordinációs határidők áttekintése Projektindítás értekezlet konzorciumi szinten és intézményi szinten. Projektnyitó projekt indítása, a munkatársak rendezvény és a nyilvánosság tájékoztatása Disszeminációs a projekt előrehaladásának konferencia ismertetése I n.év. Projekt megvalósítás Disszeminációs a projekt előrehaladásának konferencia ismertetése III n.év. Záró disszeminációs a projektben elért eredmények konferencia ismertetése I. n. év Projektzárás Projektzáró értekezlet Az eredmények összegzése, a további teendők meghatározása Fenntartási időszak Projekt Fenntartási Jelentések (PFJ) készítése fenntartási időszakra vállalt feladatok (indikátorok) teljesítése évente ig 6

7 A projekt eljárásrendje A projekt sikere érdekében a megfelelő információ áramlás folyamatos fenntartása elengedhetetlen. Az alapelvek a projektben közreműködő minden munkatársra egységesen érvényesek. Az intézményi alprojektvezetők kötelesek: az 1. számú melléklet szerint minden hónap 14. napjáig külön felszólítás nélkül a projektmenedzsment részére a havi szakmai beszámolót megküldeni, mely igazolja az alprojektben résztvevők adott havi teljesítését, előrehaladást. probléma, nehézség, felmerült döntési igény esetén a projekt menedzsmenttel azonnal felvenni a kapcsolatot. személyi kifizetésekhez kapcsolódó szerződésekhez az adott időszak végén a 2. és 3 számú melléklet alapján a munkaidő-nyilvántartások, teljesítés igazolások menedzselését elvégezni, azokat szignálni, majd a projekt menedzsment részére mielőbb eljuttatni. a konzorciumi partnerekkel való rendszeres kapcsolattartásra. az indikátorok teljesülésének folyamatos nyomon követésére, közös felület kapcsolódó tevékenységéhez az igazoló dokumentumok feltöltésére. a belső képzések tekintetében a projekt menedzsmenttel a képzés megkezdése előtt minimum két héttel egyeztetni, a felnőttképzési törvény szerint kötelező dokumentációkat előállítani, a képzést lebonyolítani. (A belső képzések alapvetően a II. és V. alprojekteket érinti, a kitöltendő dokumentációk, az eljárásrend megismerése a projekt menedzsment segítségével történik a felnőttképzési tevékenységet folytató szervezeti egységek vezetőjének támogatásával. jelen kézikönyv szerint eljárni. 7

8 Útmutatók Indikátorok A projekt teljesítéséhez a következő indikátorokat vállalta az Egyetem és konzorciumi partnerei: Mutató neve Típus Mérték- Bázisérték Minimálisan Célérték Mutató (kimenet/eredmény) egység dec. 31. dec. 31. jan. 31. elvárt célérték elérésének időpontja forrása A projektben közreműködő vállalkozások száma Kimenet db Intézményi együttműködések, szövetségek száma Kimenet db Létrehozott klaszter (I., X. alprojekt 1-1db klaszter) Eredmény db A projekt keretében kifejlesztett/adaptált új, Bolognakonform tananyagok száma Kimenet db 0 30 (II.alp.:8 VII.alp.:22) 17 (II.alp.:4 VII.alp.:13) 0 (II.alp.:0 VII.alp.:0) 47 (II.alp.:12 VII.alp.:35) A 3 intézmény közös képzési programjához tartozó tananyagok elkészítése (X.alpr.) Eredmény db Pályázói kimutatás Együttműködési megállapodás Pályázói kimutatás Együttműködési megállapodás Klaszter alapító okirat Képzésleírás, tananyagleírás Tananyag dokumentáció 8

9 Képzésbe/átképzés be bevont személyek száma (képzők képzése) Kimenet fő (II.alp.:65 (ME:30+EKF:20+KRF: 15), VI.alp.:4, VII.alpr.:32) 150 (II.alp.:150 (ME:90+EKF: 30+KRF:30), VI.alp.:0, VII.alpr.:0) (II.alp.:215 (ME:120+EKF:50+ KRF:45), VI.alp.:4, VII.alpr.:32) Jelenléti ívek Képzésbe/átképzésbe bevont személyek száma (V.alpr.) Kimenet fő Képzésbe/átképzésbe bevont személyek száma (mentor képzés) (I. alpr.) Kimenet fő Jelenléti ívek Jelenléti ívek Képzést/átképzést sikeresen elvégzett személyek száma (képzők képzése) Eredmény fő 0 85 (II.alp.:49, VI.alp.:4, VII.alpr.:32) 111 (II.alp.:111, VI.alp.:0, VII.alpr.:0) (II.alp.:160, VI.alp.:4, VII.alpr.:32) II. alpr.: Értékelő lap, képzés elvégzését igazoló dokumentum, VI., VII.alpr.: Jelenléti ívek Képzést/átképzést sikeresen elvégzett személyek száma (V.alpr.) Eredmény fő Képzést/átképzést sikeresen elvégzett személyek száma (mentor képzés) (I. alpr.) Eredmény fő Kiadott tanulmánykötetek száma (I.alpr.) Kimenet db Jelenléti ívek Értékelő lap, képzés elvégzését igazoló dokumentum Tanulmánykötetek 9

10 HH, deprivált, fogyatékkal élő, roma, krónikus betegségben érintett felsőoktatási hallgatók szociológiaidemográfiai egészségügyi felmérése (I.alpr.) Eredmény db Infrastruktúra menedzsment rendszer létrehozása (IV.alpr.) Kimenet db Komplex IMR-t használó felsőoktatási dolgozók aránya a szabályzat szerint alkalmazók számához képest (IV.alpr.) Eredmény % IMR-ből készített riportok száma a Vezetői Információs Rendszerben történő megjelenítéshez (IV.alpr.) Eredmény db Intézményi benchmarking mutatók - 10 db - olyan mutatók meghatározása, amelyek minden partnernél értelmezve lehetővé teszik a működés összehasonlítását (V.alpr.) Kimenet db Konzorciumi szinten 1 db komplex adatbázis Rendszer dokumentáció Autentikációs adatbázis Vezetői Információs Rendszer Szakértői anyag 10

11 Minőségügyi kérdőívek száma - online rendszerben elektronikusan kidolgozott kérdőívek a felnőttképzési minőségirányításhoz (V.alpr.) Kimenet db Benchmarking jelentés: összemérési eredményekről szóló jelentés (V.alpr.) Eredmény fő Önértékelési kérdőívvel megkeresett felnőttképzésben résztvevő hallgató aránya - minden, a felnőttképzésben résztvevő és címet megadó hallgató megkeresése online felmérésben való részvételre. (V.alpr.) Eredmény % Módszertani összefoglalók a három modulhoz (DPR, Benchmarking, Felnőttképzés) (V.alpr.) Eredmény db A harmonizált karrierszolgáltatásoka t igénybe vevő hallgatók száma (VI.alpr.) Eredmény fő Új, intézményesített nemzetközi partnerek száma (VIII.alpr.) Eredmény db Online kérdőívek Online tanulmány Sorszámozott e- mail cím lista CD-n megjelenő kiadvány Jelenléti ívek Két- vagy többoldalú együttműködési megállapodás 11

12 Nemzetközi képzési programok száma (VIII.alpr.) Eredmény db Nemzetközi K+F+I programok száma (VIII.alpr.) Eredmény db Gyakorlati helyek száma (IX.alpr.) Kimenet db Tutorok száma (IX.alpr.) Kimenet fő Partnerkapcsolati portált használók száma (IX.alpr.) Eredmény fő É-Mo.-i élettudományi regionális tudásklaszter profiljának meghatározása (X.alpr.) Kimenet db Partnerkapcsolati portált kiépítése (III.alpr.) Kimenet db AVIR továbbfejlesztése (III.alpr.) Kimenet db BSC - rendszer létrehozása (III.alpr.) Kimenet db Intézményi honlapok Intézményi honlapok Együttműködési megállapodások Együttműködési megállapodások Portál Konferencia összefoglaló és jelenléti ív Partnerkapcsolati portál Vezetői dashboard Intézményenként a BSC rendszer működtetése 12

13 Kidolgozott és teljesített szabadon választható szervezetigazdálkodási hatékonysági mutató G1, G2, G3, G4, G5 (III.alpr.) Kimenet db N1 feldolgozás BSC próba G mutatók (III.alpr.) Eredmény db N2 feldolgozás BSC éles (III.alpr.) Eredmény db Pályázói kimutatás intézményenként: Intézményfejlesztési Terv Pályázói kimutatás intézményenként Pályázói kimutatás intézményenként 13

14 A továbbiakban az egyes indikátorok értelmezését, illetve a teljesítésük feltételeit foglaljuk össze: A projektben közreműködő vállalkozások száma Értelmezése: olyan vállalkozások, cégek, piaci szereplők száma, amelyek a projektben a részvevő intézményekkel a projekt szempontjából releváns szakmai együttműködésben vesz részt. Intézményi együttműködések, szövetségek száma Értelmezése: a projekt során létrejött ágazati vagy területi-térségi-regionális felsőoktatási intézmények közötti együttműködések száma. A projekt keretében kifejlesztett vagy adaptált új, Bologna-konform tananyagok száma Értelmezése: az ágazati és területi-térségi-regionális együttműködések keretében létrehozott új tananyagok száma. Csak a projekt fizikai befejezésének dátumáig a fejlesztés eredményeként kifejlesztett tananyag/képzés fogadható el a mutató teljesítéséhez. Képzésbe/átképzésbe bevont személyek száma (képzők képzése) Értelmezése: A fejlesztés által érintett szakok, szakirányok oktatóinak a képzők képzése program. Képzésben résztvevő oktatónak akkor tekintünk egy személyt, amennyiben egy adott képzés képzési óráinak legalább 70%-án jelen van. (A távolmaradás oka lehet igazolt vagy igazolatlan, de együttes arányuk nem lehet 30%-nál több.) Az előírt részvételi arányt (70%) a képzési terv és ütemezés szerint a képzési időszakban folyamatosan kell teljesíteni. Amennyiben a képzési program szigorúbb részvételi arányt ír elő, úgy annak kell teljesülnie. Ez azt jelenti, hogy pl. egy 3 hónapos képzés esetén a 3 hónap alatt megtartott képzéseken való részvételi aránynak kell megfelelőnek lennie, amiről a zárójelentésben kell beszámolnia a kedvezményezettnek. Képzést/átképzést sikeresen elvégzett személyek száma (képzők képzése) Értelmezése: minden képzésben a képzési programban meghatározott módon értékelni kell (pl. vizsga) a képzésben résztvevő teljesítményét és annak sikerességét tanúsítvánnyal kell igazolni. A képzést eredményesen elvégzők közé azok a személyek számítanak, akik sikeres értékelést követően tanúsítványt szereztek. Egy személyt csak akkor lehet több esetben elszámolni, ha több különböző képzést végzett el. Új intézményesített nemzetközi partnerek száma Értelmezése: a projekt során létrejött nemzetközi felsőoktatási intézmények közötti együttműködések száma. Kidolgozott és teljesített szabadon választható szervezeti-gazdálkodási hatékonysági mutató Értelmezése: olyan teljesített szervezeti hatékonyságot vagy gazdálkodási hatékonyság mutató, amely képes bemutatni a projektnek az intézmény szervezetére gyakorolt hatását. A pályázónak minimum három ilyen mutatót kell alkalmaznia. A mutatók tartalma és a mérés módja szabadon választható, de a megvalósíthatósági tanulmányban részletesen be kell mutatni, milyen módon és milyen mérési módszerrel módon teszi mérhetővé a szervezeti változások hatásait a választott mutató. A teljesített mutatóknak a évi CCIV. törvény alapján kidolgozandó Intézményfejlesztési Tervekben meghatározott célkitűzésekkel és szervezeti, gazdálkodási mutatókkal összhangban kell lenniük. 14

15 Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt befejezésekor tervezett érték Projektfenntartás végén tervezett érték Észak-Magyarország felsőoktatási intézményeinek együttműködése Egyéb adatszolgáltatás (a projekt befejezéséig évi egy alkalommal a Közreműködő Szervezet által meghatározott formában és módon) Egyéni szükségletekre alapozott mentor- és tanácsadói, valamint tréningszolgáltatásokban részesített hátrányos helyzetű hallgatók száma Egyéni szükségletekre alapozott mentor-, koordinátori és tanácsadói, valamint tréningszolgáltatásokban részesített fogyatékossággal élő hallgatók száma A projekt segítsége által létrejövő K+F projektek száma Kialakított új képzések száma Kialakított gyakorlati képzőhelyek száma Az együttműködések által érintett hallgatók száma Az együttműködések által érintett oktató-kutatók száma A támogatott tehetségsegítő, karriertámogató szolgáltatásban részesült hallgatók száma A projektben együttműködő hazai és nemzetközi szervezetek száma, amelynek illeszthetők a fenti indikátorokhoz Horizontális mutatók A projekt teljesítéséhez a következő horizontális mutatók teljesülését vállalta az egyetem: Esélyegyenlőség érvényesülése Esélyegyenlőségi intézkedések Mérték-egység 1. Esélyegyenlőségi munkatárs, felelős alkalmazása I/N I I I 2. Esélyegyenlőségi terv (foglalkoztatási ET) megléte I/N I I I 3. Részmunkaidős foglalkoztatottak száma fő Gyesről, gyedről, ápolási díjról visszatérő munkavállalók száma az elmúlt 5 évben fő Nők száma a foglalkoztatottak közt fő A fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében a fejlesztő vagy partnere esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket I/N I I I Esélyegyenlőségi munkatársa ME esetében: Dr. Nándoriné dr. Tóth Mária Esélyegyenlőségi Terv ME esetében: 15

16 Pályázat benyújtásakor érvényes érték Projekt befejezésekor tervezett érték Projektfenntartás végén tervezett érték Észak-Magyarország felsőoktatási intézményeinek együttműködése Környezeti Fenntarthatóság Környezeti fenntarthatósági szempontok Mérték-egység 1. Fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók aránya fő/összlétszám 90/ / / A projekt kiterjed a környezet, fenntarthatósági ismeretek bővítésére I/N I I I 3. A tudásmegosztás (képzések, műhelyek, konferenciák, megbeszélések stb.) választott körülményei környezettudatosságot tükröznek 4. Környezeti szempontokat alkalmaz az eszközök, termékek, alapanyagok, szolgáltatások beszerzésénél 5. Újrahasznosított papír használat bevezetése és/vagy növelése az irodai és nyomdai munkák során 6. Partnerei vagy társadalmi környezete számára szervezett környezettudatos vagy fenntarthatóság tanulásával kapcsolatos akciók, események száma I/N I I I I/N I I I I/N I I I db

17 Költség elszámolás Általános szabályok és információk A projekt szakmai megvalósításáért az alprojektvezetők felelősek. Munkájuk végzéséhez és a projekt sikeréhez a menedzsment minden elvárható segítséget meg kíván adni. Ugyanakkor fontos, hogy a szakmai megvalósítást úgy tervezzük, hogy a projekt finanszírozás pénzügyi elszámolásának alábbi szabályait szigorúan be kell tartani: A projektgazdának az összes elszámolható költség legalább 10%-áról kifizetési kérelmet kell beadnia legkésőbb augusztus 30-ig. (Felmentést kapott a projekt.) A projektgazdának az összes elszámolható költség legalább 45%-áról kifizetési kérelmet kell beadnia legkésőbb augusztus 30-ig. Fenti feltétel teljesítése közös felelősségünk, amelyre minden megvalósítónak törekednie kell! A projekt terhére csak olyan tétel számolható el, ami a projekt szakmai célkitűzéseivel összhangban áll, és az alprojekt vezetője igazolja a kiadás indokoltságát és a projektre történő elszámolhatóságát. Kérjük, hogy a szerződésben rögzített tételes költségvetéstől való eltérést az alprojektek vezetői, vagy az általuk megbízott személyek előre jelezzék, szükségességét kérés esetén írásban részletesen indokolják. Az egyes alprojektek kiadásainak vezetése, a lekötött és rendelkezésre álló keretek nyilvántartása minden program/modul érdeke. Emellett, a rendelkezésre álló pénzügyi keretekkel kapcsolatban a menedzsment - kérés esetén - tételes tájékoztatást tud adni a program/modul operatív vezetőjének. A szerződéseket, számlákat, bizonylatokat és az azokhoz kapcsolódó minden dokumentumot (teljesítésigazolás, beszámoló, stb.) a projekt asszisztenshez vagy a pénzügyi asszisztenshez kell eljuttatni a Projekt menedzsment irodájában, illetve a Pályázati irodába. Mivel az intézmények külön költségvetéssel rendelkeznek, illetve minden intézménynél megtalálható a projekt pénzügyi felelőse, ezért az Ő feladatuk a szabályok, előírások szerinti beszerzések, szerződések, költségelszámolások lebonyolítása, a kifizetési kérelmek intézményi szintű összeállítása. A projekt pénzügyi vezetője készséggel áll az intézmények rendelkezésére a költségelszámolással kapcsolatban felmerülő kérdésekben. UTAZÁSSAL ÉS KIKÜLDETÉSSEL KAPCSOLATOS TUDNIVALÓK ÁLTALÁNOS IRÁNYELVEK: A projekthez kapcsolódó kiutazások esetén a ME kiutazási szabályai érvényesek, ahol ettől eltérő szabályok alkalmazandók, arról ez a dokumentum rendelkezik. Utazási és kiküldetési költséget csak a projekt megvalósításában közreműködőknél lehetséges elszámolni. Különösen indokolt esetben a projekt szakmai megvalósításában részt vevő tagoknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, a támogatott tevékenységhez kapcsolódó, külső helyszínen történő munkavégzés, kiküldetés, nem rendszeres utazás miatt felmerülő utazási, valamint szállás, étkezés költségei (ha nem részesül napidíjban) 17

18 elszámolhatók. A költségek a magyar jogszabályok szerint, az utánuk fizetendő járulékokkal együtt számolhatók el. A napi utazási idő és a bekerülési költségek alapján kell dönteni a naponta való utaztatás és az egyszeri (több hetes távollét esetén, hetente egyszeri) utaztatás és a helyszínen való elszállásolás között. Amennyiben a napi utazási idő meghaladja a három órát, akkor az utóbbit kell választani, egyéb esetekben a költségek felmérését követően az alacsonyabb költséggel járó megoldást kell választani. Ezen a soron számolhatóak el a projektben résztvevő, a projekt valamely tevékenységekében feladatot ellátó külföldi kutatók, meghívott személyek belföldi utazásának költségei. Az útiköltségek tervezésénél figyelembe kell venni, hogy az útiköltségek (utazás és helybiztosítás költsége) a 2. osztályú teljes árú - tömegközlekedési eszközök, külföldre repülőgéppel történő utazás esetén turista osztályú repülőjegy igénybevétele alapján számolhatók el. Saját (vagy közeli hozzátartozó) gépkocsi használat esetén, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) által közzétett elszámolható üzemanyag-költség és a kilométerenkénti adómentes térítés számolhatók el. Repülőgéppel történő utazás esetén elszámolható a reptéri illeték, transzfer. Az utasbiztosítás költsége külföldi utazás esetén elszámolható. Utazási bérlet költségét olyan arányban lehet figyelembe venni, amilyen arányban az a projekt tevékenységet szolgálja. Az útiköltségek között elszámolható még az autópálya díj adott időszakra vonatkozóan megvásárolható legkisebb egysége, illetve parkolási díj a projektben rögzített tevékenységgel összefüggésben, az adott tevékenység időtartamával megegyező időtartamra, amennyiben az elszámolási dokumentáció részét képező emlékeztetők/jegyzőkönyvek és jelenléti ívek egyértelműen tartalmazzák a tevékenység időtartamát, illetve a tevékenységben részt vevő kiküldött - munkatárs(ak) megjelölését. A szállásköltségek elszámolása esetén vendégéjszakánként, ellátás nélkül, belföldi szállás esetében legfeljebb Ft (ÁFA nélkül), külföldi szállás esetében legfeljebb 150 Euró mértékű költség számolható el. Kiküldetés esetén étkezési költség és járulékai csak akkor számolhatók el, ha a kiküldött nem részesült napidíjban. A költségeket számlával kell igazolni. Az étkezési/ellátási költség összege legfeljebb naponta Ft+kapcsolódó járulék/fő, de összességében maximum a szállásköltség 50%-a. A kiküldetés helyszínén igénybe vett tömegközlekedési eszközökön történő közlekedés költsége bizonylat alapján elszámolható. Indokolt esetben taxiköltség szintén elszámolható. KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS A Miskolci Egyetemen azonos konstrukcióban elnyert TÁMOP pályázatokban tervezett külföldi kiküldetések összköltsége a közbeszerzési értékhatárt meghaladta, ezért ezen tételeket (külföldi szállás, repülő és vonatjegy, stb ) központosított közbeszerzés keretében kell megvásárolni. Ez azt jelenti, hogy mind külföldi számlák és az utazás költségei (kivéve szgk) csak központi keret megállapodás alapján vásárolhatóak, amelyet a Tudományos és Nemzetközi Osztály (TNO) munkatársain keresztül kell intézni. A konzorciumi partnerek esetében az érintett felsőoktatási intézmény szabályzatai az irányadók Szükséges nyomtatványok: Engedélykérelem külföldi kiküldetéshez -, melyet a kiutazó tölt ki A kiküldetéshez kötelezően csatolandó anyagok: o meghívó, előadásanyag, fogadónyilatkozat, egyéb az indokoltságot alátámasztó dokumentum, stb., o ENGEDÉLY a saját gépjármű hivatalos célú használatával kapcsolatos költségek elszámolására -, amennyiben a kiutazó saját gépkocsival utazik, 18

19 A hazautazást követő egy héten belül szakmai beszámoló megküldése szükséges a projekt menedzsment részére, és a költségek elszámolása 8 munkanapon belül meg kell hogy történjen. BELFÖLDI KIKÜLDETÉS Szükséges nyomtatványok: kiküldetési rendelvény Belföldi kiküldetés minden esetben utólagos elszámolással történik, kötelezettségvállalási lap, meghívó, előadásanyag, fogadónyilatkozat, egyéb indokoltságot alátámasztó dokumentum. Autópálya díj esetén a legkisebb egység számolható el, a számlán fel kell tüntetni a gépkocsi forgalmi rendszámát! Saját gépkocsi használata esetén szükséges: a forgalmi engedély másolata, annak bizonyítására, hogy a kiküldött a saját gépkocsiját használta, Ha a gépkocsi bármely családtag tulajdonában van, beleegyező nyilatkozat (8. sz. melléklet) a gépkocsi használatára. Céges, vagy egyéb tulajdonú gépkocsival való utazás esetén a költség nem számolható el. Úti beszámoló (6. sz. melléklet) SZEMÉLYI KIFIZETÉSEK A projekt terhére csak olyan személyeknek juttatható személyi kifizetés, akik a projekt céljainak megvalósítása érdekében előre meghatározott feladatot végeznek. A személyek kiválasztásáért, a feladat meghatározásáért és azok indokoltságért az intézményi alprojektvezetők vállalnak felelősséget. A szerződéseket a projekt menedzsment készíti elő az intézményi alprojektvezetők által kezdeményezett személyek esetében. A személyi kifizetés feltétele az illetékes intézményi alprojektvezető által készített szakmai beszámoló megléte, mely igazolja, hogy az alprojektben résztvevők a számukra előírt többletfeladatokat teljesítették. A szakmai beszámolót minden hónap 14. napjáig kötelesek az intézményi alprojektvezetők a projektmenedzser részére eljuttatni. A szakmai beszámoló mintát az 1. sz. melléklet tartalmazza. 19

20 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Havi szakmai beszámoló 2. számú melléklet: Munkaidő-nyilvántartás (maximum 3 hónap időtartam) 3. számú melléklet: Teljesítésigazolás 4. számú melléklet: Átadás-átvételi bizonylat 5. számú melléklet: Elfogadási nyilatkozat 6. számú melléklet: Úti-beszámoló 20