MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS A JEGYZŐI KABINET IRODA FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA

Átírás

1 1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA A JEGYZŐI KABINET IRODA FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA Az eljárás célja, a Jegyző Kabet Iroda által végzett tevékeységéek folyamatszabályozása, eze belül az formatka, godokság, jog és személyügy mukacsoport folyamataak leírása. Jele eljárás meghatározza a mukafolyamatok elvégzéséek módját, felelőset, adatat, előírva a felelősségeket és feljegyzés kötelezettségeket. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA A Jegyző Kabet Iroda tevékeységébe a feladatok egyrészt jogszabály előírásokba jeleek meg, másrészt saját elhatározás alapjá adott év költségvetés redeletbe bztosított források szert - fogalmazódak meg. 2.1 Az Iformatka feladatok leírása Az formatka feladatok leírása kfejezette a szofverfejlesztés, valamt formatka redszerek hbáak elhárítására szolgáló feladatok szabályozását tartalmazza A szofverfejlesztés feladatok folyamatát a mellékelt El-02/M01 számú folyamatábra mutatja. Az formatkus a ap mukavégzése sorá fölvesz, és mukaaplóba regsztrálja a fejlesztés géyeket. Eldöt hogy, elégséges-e a meglévő redszer módosítása. Ha ge, az formatkus levélbe fölvesz a kapcsolatot a fejlesztővel, ha em, akkor megállapítja az új redszer megírásába bevoható fejlesztők körét. A fejlesztő és a (leedő) felhaszáló tsztázza az elvégzedő feladatot. A fejlesztő levélbe választ ad, hogy elvállalja-e a mukát. Ha em vállalja, akkor másk fejlesztőt kell megkeres, ha ge, az formatkus a fejlesztőt felkér a szerződés elkészítésére Az formatkus a fejlesztővel megkötedő szerződést, szerződéskötésre előkészít. A szerződés megkötését követőe a fejlesztő a fejlesztést elvégz. A fejlesztő átadja a felhaszáló dokumetácót; és ő, vagy az alapjá az formatkus betaítja a felhaszálót. A fejlesztő, vagy strukcó alapjá az formatkus üzembe helyez a redszert, amely eseméyről teljesítés jegyzőköyvet veszek föl A számítógépes redszerek hbáak elhárításáról szóló folyamatokat, az El- 02/M02 számú folyamatábra tartalmazza. A ap mukavégzés sorá a redszergazda felvesz a hbajelzést, és mukaaplójába regsztrálja. A redszergazda megvzsgálja a hbajeleséget az llető hardver vagy szoftver dokumetácója felhaszálásával és az eredméyt a mukaaplójába rögzít. Hbás programhaszálat eseté a redszergazda, vagy az formatkus koktatja a felhaszálót a program helyes haszálatára. Hatálybalépés dátuma: Változat: 2 Oldal: 1/5

2 Szoftverhba eseté az formatkus levélbe jelz a hbát a szoftver készítője, vagy forgalmazója felé, ak a programot szükség szert módosítja, kjavítja, azt átvezet a dokumetácóba és írásos értesítést küld. Hardverhba eseté a redszergazda a szervzköyvbe jelzést tesz a hardverkarbatartó felé. A hardverkarbatartó a hbát elhárítja és arról a szervzköyvbe bejegyzést tesz. A redszergazda tesztel a redszert, ha a teszt eredméy megfelelő, akkor a hbaelhárítást befejezte és ezt a téyt rögzít a mukaaplójába. 2.2 Godokság feladatok leírása A godokság feladatok a polgármester hvatal épületeek és beredezéseek üzemeltetésére, fejlesztésére, karbatartására, a hvatal gépjárművek üzemeltetésére, továbbá az eszközök beszerzésére, valamt az őrzésre és védelemre terjed k. A polgármester hvatal üzemeltetésére, karbatartására beleértve az üzemeltetés körébe szükségessé váló fejlesztéseket és beszerzéseket s voatkozó folyamatokat az El-02/M03 számú folyamatábra tartalmazza A költségvetés készítéséek dőszakába az rodavezető az előző év üzemeltetés tapasztalataak fgyelembe vételével elkészít az üzemeltetés és fejlesztés költségekre voatkozó előráyzat tervezetét. A godokság vezetője géyfelmérést végez a polgármester hvatalba és erről feljegyzést készít az rodavezető felé. Az géyek és az előráyzatok egyeztetését követőe a végleges előráyzat a polgármester és a jegyző jóváhagyását követőe bekerül a költségvetés tervezetébe. A jóváhagyott költségvetést követőe a pézügy rodával egyeztetve, az ökormáyzat pézügy helyzetéek fgyelembe vételével az rodavezető meghatározza a végrehajtás ütemezését. Az ütemezést a jegyző és a polgármester hagyja jóvá. Az rodavezető megvzsgálja, hogy az egyes beszerzések, szolgáltatások közbeszerzés eljárás alá tartozak-e. Ha ge, akkor a közbeszerzésekre voatkozó törvéy alapjá megszervez és ráyítja a közbeszerzés eljárás folyamatot. Közbeszerzés eljárás mellőzése eseté a godokság köztsztvselője ajálatokat kér be a beszerzésekre, lletőleg szolgáltatásokra. Elleőrz, hogy az ajálat egyezk-e az előráyzattal, ameybe ge úgy megírja a megredelést, lletve előkészít a szerződés megkötését, ha em, akkor javaslatot tesz az előráyzat módosítására. A szerződés megkötése eseté a godokság vezetője elleőrz a szállítást, lletve a szolgáltatás elvégzését, átvesz, tézkedk a ylvátartásba vételről, lletve üzembe helyez az adott dolgot A karbatartó, az épület üzemeltetése sorá felmerülő, a belső karbatartó személyzettel elvégeztethető javítás géyeket a bejeletőlapo regsztrálja, a javítást elvégz és a bejeletőlapra törtéő bejegyzéssel, tájékoztatja a godokság vezetőjét A godokság folyamatosa bztosítja a polgármester hvatal számára az rodaszerekkel törtéő ellátást. Az rodák által egyedévekét leadott írószer géylés alapjá az ellátmáyt összeállítja és az rodák megbízottjaak bzoylato átadja. Folyamatosa vezet az írószer és eszközleltárt. Kadja (és vsszavesz) a polgármester hvatal dolgozóak az eszközöket, arról Hatálybalépés dátuma: Változat: 2 Oldal: 2/5

3 személy lapoko ylvátartást vezet. Godoskodk a polgármester hvatal gépjárműveek üzemayaggal törtéő ellátásáról, karbatartásáról. Elleőrz a járművek üzemayag felhaszálását, arról ylvátartást vezet A godokság vezetője a polgármester hvatalak yújtott szolgáltatások körébe kemelte foglalkozk a takarítással, továbbá az örzés-védelemmel. A pályázato yertes takarító cég mukáját apota elleőrz, mőség kfogás eseté írásos feljegyzést ad át a cég vezetőjéek. Ugyacsak folyamatosa elleőrz az őrzés-védelmet ellátó cég tevékeységét, ameybe háyosságot tapasztal, azt aplóbejegyzéssel jelz a cég vezetője felé A godokság vezetője és köztsztvselője folyamatosa godoskodk a polgármester hvatal közüzem számláak kfzetéséről, a beérkező számlákat elleőrzk, legazolják, majd a számlagazoló lappal együtt átadják a Pézügy Irodáak kfzetés céljából A godokság vezetője folyamatosa godoskodk a portaszolgálatot ellátó mukatársak elleőrzéséről, háyosság eseté feljegyzést készít a mukáltató felé Jog referesek feladataak leírása A jog referesek csoportvezetés élkül, közvetleül a jegyzőek, lletve az rodavezetőek aláredelve végzk feladatakat. Jegyző, tsztségvselő, lletve rodavezető felkérésre írásos jog véleméyt adak az Ökormáyzat jog ügyletet lletőe. A polgármester hvatal által készített bzottság és Képvselő-testület előterjesztéseket a jegyző felkérésére jog szempotból írásba véleméyezk. Peres ügyekbe ellátják az Ökormáyzat jog képvseletét. Ügyfélfogadás dőbe, ügyfelek részére jog taácsadást bztosítaak. Az Ökormáyzat és a Polgármester Hvatal által kötedő szerződéseket előkészítk és szgálják. A jog referesek látják el a godozás díjak végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. Jogtaácsos ellejegyzéssel ellátják az Ökormáyzat által kötött adásvétel szerződéseket, valamt a jelzálogjog bejegyzés és törlés okratokat. Közbeszerzés kírásokkal kapcsolatos eljárások tézése. A jog referesek az általuk végzett tevékeységről feljegyzésbe tájékoztatják az rodavezetőt júlus 31., lletve jauár 31. apjág Személyügy mukacsoport feladataak leírása A Személyügy mukacsoport a polgármester hvatal személy állomáyáak közszolgálat jogvszoyáak, lletve mukavszoyáak létesítésével, megszütetésével, a köztsztvselők vagyoylatkozat-tétel kötelezettségevel és egyéb juttatásaval kapcsolatos feladatok ellátásával foglalkozk Fgyelemmel kísér a köztsztvselők előmeetel pályájá a sorokövetkező eseméyeket, és jegyző jóváhagyásra elkészít a szükséges dokumetumokat. Feladata továbbá a személy állomáyra voatkozó képesítés követelméyek meghatározása, a képzés feladatok tervezése, szervezése, valamt mdezek ylvátartása, a többször módosított év XXIII. tv. (Ktv.) és a hozzákapcsolódó Kormáy- és BM redeletek, valamt az év XXII. tv (Mt.) alapjá. Hatálybalépés dátuma: Változat: 2 Oldal: 3/5

4 A mukatársak felvétele közszolgálat jogvszoy, lletve mukavszoy létesítése útjá törték. A jeletkezők kválasztása pályázat eljárás keretébe, lletve egyéb esetekbe a hely egységes Közszolgálat Szabályzatba meghatározottak jelelétébe megtartott személyes meghallgatás útjá törték. A mukáltató jogkört a jegyző gyakorolja. A jegyző és az ökormáyzat főtaácsadó esetébe a polgármester gyakorolja a mukáltató jogkört. A jegyző szóbel utasítására a személyügy referes elkészít a határozatla, vagy határozott dőre szóló kevezést a Ktv. redelkezéseek, lletve a mukaszerződést az Mt. redelkezéseek megfelelőe. A személyügy ylvátartást a személyügy referes végz Wtszt számítógépes programo, lletve papír alapú személy ayag felfektetésével. A személy ayagok ktatását a személyügy mukatársak öállóa a közpot ktatótól elkülöítette végzk. A személyügy referes évete egy alkalommal adatszolgáltatást teljesít a KÖZIGTAD részére a jogszabályokak megfelelőe A személyügy referes vzsgálja, hogy jogszabályok által előírt képesítés feltételek a mukavállaló megfelel-e, és erről tájékoztatja a jegyzőt. A mukakör leírást az lletékes roda vezetője készít el, és a mukáltató jogkör gyakorlója, valamt a mukavállaló írja alá. A mukakör leírás 1 példáyát a személyügy referes a mukavállalóak átadja, egy példáyát pedg a személy ayagokhoz csatolja A Ktv alapjá a köztsztvselőt előmeetel pályájá, meghatározott dőközökét mősíte kell. A mősítéseket a személyügy referes felhívására az lletékes roda vezetője készít el, a jegyző hagyja jóvá, a személyügy referes a személy ylvátartásba bevezet, és a személy ayagba tárolja Az rodavezetők által meghatározott teljesítméykövetelméyeket és értékeléseket a személy ayaghoz fűz A személyügy referes godoskodk a kötelező továbbképzések, em kötelező továbbképzések és belső oktatások megszervezéséről, leboyolításáról, valamt ezek ylvátartásba vételéről. A megvalósult oktatások, képzések, továbbképzések hatékoyságát évekét az rodavezetők értékelk, és írásba megküldk a személyügy vezetőek. A személyügy vezető éves oktatás tervre tesz javaslatot a jegyzőek A személyügy referes végz a mukáltató kölcsögéyek ügytézés feladatát, eze belül a kölcsögéyek ktatásra és bírálatra való előkészítését, részt vesz az elbírálásba A bzottság javaslata alapjá a polgármester határozza meg a kölcsö összegét, majd a bírálatról a személyügy referes értesít a kérelmezőt és a Pézügy Irodát A hvatal mukatársat megllető üdülés hozzájárulás keretébe téz az üdülés csekkek beszerzését, elkészít a délegyház üdülés beosztást a szakszervezet bevoásával A személyügy referes külső és belső szervek részére statsztka adatszolgáltatást végez. 2.5 Választással, épszavazással, épszámlálással stb. kapcsolatos eset feladatok leírása. Hatálybalépés dátuma: Változat: 2 Oldal: 4/5

5 Az országgyűlés-, valamt a hely ökormáyzat választások továbbá épszavazások, épszámlálások stb. eseté felmerült feladatokat a jegyző a voatkozó jogszabályok alapjá vezet és koordálja. Eek sorá jegyző tézkedések, ütemtervek keretébe határozza meg a Polgármester Hvatal mukatársa által elvégzedő kokrét, operatív feladatokat. 3. MELLÉKLETEK EI-02/M01 EI-02/M02 EI-02/M03 Fejlesztés feladatok folyamatábrája. Hbaelhárítás feladatok folyamatábrája Üzemeltetés, karbatartás feladatok folyamatábrája Hatálybalépés dátuma: Változat: 2 Oldal: 5/5

6 /M01 FEJLESZTÉSI FELADATOK FOLYAMATÁBRÁJA DOKUMENTUM FOLYAMATÁBRA FELELŐS mukaapló Fejlesztés géyek jeletkezése Iformatkus(f.) Redszer módosítása elégséges? Fejlesztésbe bevoható fejlesztés kör defálása (f.) levél Kapcsolatfelvétel a fejlesztővel If. Probléma tsztázása fejlesztõ felhaszáló Fejlesztő vállalja? írásos ajálat Határdők rögzítése f. Feladat végrehajtása fejlesztõ felhaszáló dokumetácó Betaítás, vagy betaíttatás a fejlesztővel f. v.fejlesztõ teljesítés jegyzõköyv Redszer üzembehelyezése, vagy üzembehelyeztetése a fejlesztővel f. v. fejlesztõ Hatálybalépés dátuma: Változat: 2 Oldal: 1/1

7 /M02 HIBAELHÁRÍTÁSI FELADATOK FOLYAMATÁBRÁJA DOKUMENTUM FOLYAMATÁBRA FELELŐS Folyamat kezdete mukaapló Hba jelzés fogadása redszergazda (rg) mukaapló hardver, szoftver dokumetácó Hbajeleség vzsgálata rg. Hbás programhaszálat? rg. Szoftver hba? rg. mukaapló Hardver hba? rg. Betaítás rg. v. formatkus levél Jelzés a programírók felé Folyamat vége formatkus szervízköyv Jelzés a hardver karbatartók felé levél Szoftver módosítás programíró szervízköyv Hba elhárítás hardverkarbatartó Teszt jó? Folyamat vége Hatálybalépés dátuma: Változatszám: 1 Oldal: 1/1

8 /M03 JEGYZŐI KABINET IRODA ÜZEMELTETÉSI, KARBANTARTÁSI FELADATOK FOLYAMATÁBRÁJA DOKUMENTUM FOLYAMATÁBRA FELELŐS költségvetéshez írásos javaslat Üzemeltetés folyamatok előráyzatáak elkészítése rodavezetõ körlevél Polgármester Hvatal géyfelmérés godokság vezetõje (god.vez.) Igéyek és előráyzatok egyezek? Igéy módosítható? god.vez. törvéy Közbeszerzés eljárás lefolytatása Közbeszerzés hatálya alá esk? rodavezetõ, god.vez. levél Ajálatok bekérése, pályázatás god.vez. Előráyzatok és ajálatok egyezek? Előráyzat módosítható? költségvetés módosításhoz írásos javslat Előráyzat módosítása rodavezetõ szerzõdés, megredelés Megredelés god.vez. mukalap, megbízás építés apló Szállítás, kvtelezés god.vez. átadás-átvétel jegyzõköyv Üzembehelyezés, átvétel, ylvátartásba vétel god.vez. Hatálybalépés dátuma: Változatszám: 1 Oldal: 1/1

9