~rott L \ Rendszer. Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala. Lengyelné Petris Erika. Tisztelt OsztályvezetőAsszony!

Átírás

1 ~rott Rendszer 4400 Nyfregyháza, Szabadság tér 2. TeL ; ; ; Fax: Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Ellenőrzési Osztály 4401, Nyíregyháza, Kossuth tér I Lengyelné Petris Erika Osztályvezető Tisztelt OsztályvezetőAsszony! Megkaptam a /2011.XI. sz Ellenőrzési jelentés intézkedési terwével kapcsolatos észrevételét melyre az alábbi intézkedést hajtottam végre. l. Csele Endrénének a munkaköri leírás módosítása megtörtént. Határidő:2011. november 29. Felelős:Stankóczi Miklósné Kérem, hogy intézkedésünket, fogadja el. Nyíregyháza, november 30. Tisztelettel: 1 ~1ioQ(J~(("( L \ NagyL~zló ) igazgató \...,1

2 Ügyiratszám: /20 l1.xi. Ügyintéző: Lengyelné Petris Erika NYÍREGYHÁZA MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA ELLENŐRZÉSI OSZ ÁLY._ ~ Nyíregyháza, Kossuth tér 1. Pf.: 83. Telefon: (42) ; (42) , Fax: (42) E-maii: ' ~~...-~""_ ~,*", ~~""',~:..~""'.. j-'r ''''".,,,,,~,,,:-::rr''''\''-'''''''i '":':''-'' l NVIRSGVHAZA llilef"ii'{t::! JOCl,) Ví-d~OS PQt.OÁRMreS'rER! H1VJ.\TP,L '(~. r~!i~;'nölzési,c.,i /~~ qj /-//; /1.""", '- ly,) _-- Ikta.o.zarn".,\.1:...,...,... "..../..i, rell"kl",1.,... "... "...,... db Elóiratszáma:... ".,... "... Élie:...,.. / ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A Móricz Zsigmond Megyei és Városi Könyvtár soron kívüli ellenőrzéséről NYÍREGYHÁZA

3 I. Az ellenőrzést végző szervezeti egység: Nyíregyháza Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Ellenőrzési Osztály Az ellenőrzött szervezeti egység: Móricz Zsigmond Megyei és Városi Könyvtár Ellenőrzött szervezet vezetői: Intézményvezető: Gazdasági vezető: Nagy László Stankóczi MikIósné Az ellenőrzés tárgya: Gazdálkodás, erőforrás felhasználás szabályszerűsége Az ellenőrzés célja: annak megállapítása, hogy a vizsgált szervezetnél a felmerült kiadások a szabályszerű erőforrás felhasználás, a gazdaságosság figyelembe vételével történt-e. A működési kiadások, a vagyonnal való gazdálkodás a jogszabályi előírásoknak megfelelő volte. Továbbá a fenntartó intézkedéseit, elvárásait figyelembe véve történt-e Az ellenőrzés típusa: A költségvetési szervek belső ellenőrzés éről szóló 193/2003.(XI.26.) Kormányrendelet szerint értelmezett szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzés. Az ellenőrzés módszere: dokumentum alapú, mintavételes, szükség esetén tételes ellenőrzés a helyszíni ellenőrzés során a kapcsolódó dokumentumok áttekintése, az ellenőrzött dokumentumok köréből fénymásolatok, hiteles másolatok, kivonatok kérése, amennyiben szükséges. Ellenőrzött időszak: év és aktuális időszak: Az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás, egyéb rendelkezés: A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 92. (Őtv.), Az ellenőrzés jogszabályi háttere: Az államháztartásról szóló évi XXXVIII. Törvény Közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992.évi XXXIII. törvény A számvitelről szóló évi C. törvény Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000.(XII.24.) Kormányrendelet A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Kormányrendelet Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet Az ellenőrzést a /2011. XI. számú megbízólevél alapján végezte: Lengyelné Petris Erika vizsgálatvezető 2

4 II. Összegző megállapítások Az ellenőrzés lezárását követően megállapítottarn, hogy több esetben sérült a szárnviteli, pénzügyi fegyelem. A közpénzek felhasználásának jogszerűsége a számviteli hiányosságok miatt több területen nem ellenőrizhető az alábbi megállapítások alapján: Adatszolgáltatási kőtelezettségüknek eleget tettek. A Szőke Sándornak kiszámlázott bérleti díj nem a bérleti szerződésnek megfelelő összeget tartalmazza. Szerződés módosítása nem történt meg. Indokolatlan garázs (raktár) használat. A megállapított bérleti díjakat több esetben nem támasztja alá megalapozott önköltség számítás (számítógép használat, könyvesbolt) Szolnoki Jánosnak kifizetett megbízási díj jogtalan, mivel az általa kibocsátott számla karbantartási szolgáltatásról szól, és nem ruhatárosi feladatokról. Több esetben nem a megfelelő főkönyvi számon kőnyveltek, ezáltal téves információt szolgáltattak az intézményi gazdálkodásról (ruhatáros i feladatok számlái, karbantartások jelentős része, könyvkötészet., munkába járás költsége saját gépkocsival..) Indokolatlan mobiltelefon használat, szabályozottság hiánya. Klímaberendezések rendszeres karbantartása két okból sem szabályos: l, a megkötött vevőszolgálati szerződés érvénytelen, mivel kötelezettségvállalóként a gazdasági vezető írta alá (akinek erre nem volt jogosultsága), ellenjegyzés nem történt. 2, a Kjt 41. (2)a) bekezdés alapján összeférhetetlenség áll fenn, a szolgáltatást végző és a gazdasági vezető között. SZ.Sz.B. Megyei Könyvtárak Egyesülése több tekintetben is úgy működik, mintha szerves része lenne a Móricz Zsigmond Megyei és Városi Könyvtárnak. - az intézmény épületében működik (két garázsból kialakított műhely), - vezetője mindkettőnek Nagy László - Kjt 41. (2) bekezdés alapján összeférhetetlenség áll fenn, - Csele Endréné, az intézmény alkalmazottja, egyben az Egyesülés adminisztrációs ügyviteli alkalmazottja, összeférhetetlenséget, többletköltséget okozott az intézményi költségvetésben - a kötészetre átadott könyvekről nem készül átadás-átvételi lista, ezáltal nem ellenőrizhető feladat teljesítése - a könyvkötészeti munkákra megállapodást nem kötöttek, díjtételeket nem határozták meg - utalványozás teljesítése összeférhetetlenség miatt szabálytalan Az intézmény vezetője saját lakcímén tárolja éjszaka az intézmény tulajdonában lévő Seat Cordoba Vario gépkocsit, és minden nap azzal jár munkába. Üzemanyag elszámolás nem kellően szabályozott, nem biztosítja az elszámoltatást, a gazdaságos üzemeltetést. Ajogszabállyal (Kjt) ellentétes megbízási díj kifizetése történt az intézményvezető és a gazdasági vezető esetében. (munkaköri feladatra megbízási díjat fizettek) - Üzemanyagelszámolás és belfóldi kiküldetés esetében kettős elszámolás és kifizetés történt. J, I 3

5 III. Részletes megállapítások III/l. Az Oktatási, Kulturális és Sport Osztály által kért adatszolgáltatások teljesítése. Az ellenőrzés során megvizsgáltam az intézmény által szolgáltatott adatok tartalmát, megalapozottságát. Megáll ap ítottam, hogy az adatszolgáltatás a főkönyvi könyvelés adatait, valamint az analitikus nyilvántartások információit tartalmazták, azokból kivonatolt példányok kerültek megküldésre. pénzforgalmi adatok (pénzforgalmi kimutatás - TA TIGAZD) bérleti szerződések (összesítő kimutatás analitikából + bérleti szerződés másolatok) személyi adatok (bér, létszám) - (munkaköri leírások, létszám és bér adatok - CD mellékletként) Az adatok belső, valós tartalmának megállapításait az ellenőrzési program további pontjai részletesen tartalmazzák. Az adatszolgáltatásnak az intézményvezető és a gazdasági vezető határidőre eleget tett. III/2. Bérleti szerződések, bérleti díjak megalapozottsága, teljes körusége. A Bérleti és lízing díjbevétel fokönyvi számla forgaimát felülvizsgálva megállapítottam, hogy a megküldött bérleti szerződések a 20 l O. évi kiszámlázott bérleti díjak töredékét fedik le. Az eseti bérletekről nem csatolták be a szerződéseket. A helyszíni ellenőrzés során megállapítottam, hogy készültek bérleti szerződések, amelyek összhangban voltak az önköltség-számítási szabályzattal. A rendszeres, határozatlan időre szóló szerződések esetében az alábbiakat tapasztaltam: S7S-ITG Europe Kft szerződésében rögzítették az egy éves időtartamot, a 6000,-Ft/ó bérleti díjat, valamint a helyiségben található eszközök állagának megóvását, kártérítési kötelezettséget, tűz- és balesetvédelmi előírások betartását. A szerződésből nem derul ki, hogy melyik helyiségről van szó, milyen berendezési tárgyak használatát foglalja magában a bérleti díj. (csak feltételezhető a bérleti díj összegéből, hogya "kamarateremről" van szó). BIG BEN Nyelviskola határozatlan idejű bérleti szerződése 25 fő részére számítógéppel felszerelt helyiséget, nyomtató használatot biztosít. A bérleti díjat 1O.000,-Ftló összegben határozták meg. A bérleti szerződésben megállapított összeget nem támasztja alá megalapozott önköltség számítás. Az önköltség számítási szabályzat nem tartalmaz számítógép használatára vonatkozó kalkulációt, bérleti díjat. Továbbá nem tértek ki az esetelegesen okozott kár megtéritésével kapcsolatos kötelezettségekre (hardver, szoftver). It 4

6 Szőke Sándor bérleti szerződése az intézményben található könyvesboltra vonatkozik, melyet december 23-án kötöttek 10 éves időtartamra. Az ellenőrzés során az alábbiakat állapítottam meg: A szerződés nem felel meg a valóságban kiszámlázott bérleti díj összegének. Szerződés szerint: 62.2l2,-Ftlhó (2006. évben), változás a szerződés 6. pontja szerint a Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlésének határozata szerint "nem lakás céljára szolgáló helyiségek bérleti díj minimumának megállapításáról", Szerződés módosításra nem került sor. A szerződés nem tartalmazza az intézmény garázsának bérlő általi használatát (raktározás céljára) hónaptól-20w. 11. hónapig bérleti díj kiszámlázására nem került sor évben kiszámlázásra került hónaptól l2.hónapig ,-Ft Az intézmény több, mint négy éven keresztül nem számlázott bérleti díjat Szőke Sándornak. A évi MK-OOOI23/10 számlán a fent felsorolt tételek kerültek kiszámlázásra. Megállapítható, hogy a ténylegesen kiszámlázott bérleti díj havi összege nem felel meg a szerződés szerinti minimum ,-Ftlhó összegnek. Az intézményvezető és a gazdasági vezető elmondása alapján Szőke Sándor a könyvesbolti tevékenységre kisebb területet bérel, mint ami a szerződésben van, ezért került sor kevesebb összegű kiszámlázásra. Szerződés módosításra, viszont nem került sor. A bérlő használja az intézmény garázsát raktárként, melyre vonatkozó írásos engedély, megállapodás nem készült. A bérleti szerződés sem tartalmaz erre vonatkozó információt, jogokat, illetve kötelezettségeket. (Szóbeli engedélyezés történt az intézményvezető részéről, azzal az indokkal, hogy a bérlemény jelentősen lecsökkent alapterülete miatt, raktározási célra használhatja a bérlő.) Az utólagos bérleti díj kiszámlázása során indokolatlan a kaució levonása, mivel a helyiségbérlet nem szűnt meg. A hivatkozott helyiségbérleti szerződés 7/d pontja részletezi a kaució igénybevételének eseteit: bérleti díj meg nem fizetése, illetve bérleti szerződés megszűnése. A bérleti díj kiszámlázásakor egyik eset sem állt fenn. Így indokolatlan a kaució levonása. (a kauciót 2005.l2.28-án a házipénztárba befizették az MZ /05 számla ellenében) 5

7 III/3. Foglalkoztatás, külső megbízások indokoltsága Nyugdíjas foglalkoztatás ellenőrzése: A pénzforgalmi adatok felülvizsgálata során ellenőriztem az 5642 "Számlázott szellemi tevékenység teljesítése" főkönyvi számla tartalmát, az ott felmerülő kiadásokat évben 3 fő nyugdíjast foglalkoztattak megbízással 2 fő ruhatárost és egy főt könyvtári állomány ellenőrzésére februártól ezeket a foglalkoztatásokat megszülltették, belső átszervezéssel látták el a feladatot. Mráz Lászlóné (könyvtári áll. ell.) éves szinten kifizetett kiadás: ,-Ft Szolnoki János (ruhatár) éves szinten kifizetett kiadás: ,-Ft Vajda Sándor (ruhatár) éves szinten kifizetett kiadás: ,-Ft Összesen: ,-Ft Megállapítottarn, hogy a fent felsorolt szolgáltatasokat az intézmény belső átszervezéssel is meg tudta volna oldani. Indokolatlannak tartom, hogy egy ruhatári feladatra ,-Ftlhó kerüljön kifizetésre, annál is inkább, mivel a nyugdíjas foglalkoztatást a fenntartó már több éve nem engedélyezi. Felülvizsgáltam mindhárom személy által megkötött szolgáltatási szerződést, az általuk kibocsátott számlákat. Az alábbiakat tapasztaltam: Mráz Lászlóné megbízása könyvtári állomány ellenőrzésére vonatkozik. A számlát Mráz Lászlóné (egyéni vállalkozó) bocsátotta ki, a szolgáltatás megnevezése megegyezik a megbízás feladatával állományellenőrzés. Szolnoki János megbízása ruhatárosi feladatokra, udvari munkálatokra terjed ki. A számlát Szolnoki János (egyéni vállalkozó) bocsátotta ki, a szolgáltatás megnevezése karbantartás, mely nem egyezik meg a megbízási szerződésben meghatározott feladattal. (kétségbe vonható a munka elvégzése, a teljesítés igazolásának valóságtartalma) Vajda Sándor megbízását szintén ruhatárosi feladatellátásra kötötték. A számlát Vajda Sándor (teherfuvaroz;ó) bocsátotta ki szj számon (ruhatáros, csomagmegőrzés), ez megfelel a megbízás i szerződésben foglalt feladattal. Továbbá könyvelés technikailag helytelen a ruhatáros foglalkoztatást a szellemi tevékenységek között elszámolni. Téves információt szolgáltat az intézmény főkönyvi adatiról február Ol-től a nyugdíjasok foglalkoztatását megszüntették. (erről a helyszíni ellenőrzéskor nyilatkozott Nagy László igazgató és Stankóczi Miklósné gazdasági igazgatóhelyettes) 6

8 Belfóldi kiküldetés: évben két dolgozónak számoltak el kiküldetés i költséget munkába járás címén Debrecenből ,-Ft összegben. ( Máté Ottó informatikus, és Buzás Barbara játéktári munkatárs). Helytelen főkönyvi könyvelés történt, mivel a dolgozók útiköltség térítését, amely munkába járáshoz kötődik az Belföldi kiküldetés főkönyvi számon könyvelték, az Közalkalmazottak közlekedési költségtérítése főkönyvi szám helyett. Téves infonnációt szolgáltat az intézmény főkönyvi adatiról évben három dolgozó Debrecenből jár át, ami jelentős költséget jelent. Éves szinten ,-Ft (30.100,-Ftlhó/fő) útiköltség térítés. Bérköltségük éves szinten ,-Ft+ járulékok. Máté Ottó infonnatikus - 8 órás foglalkoztatás Buzás Barbara játéktári munkatárs - 6 órás foglalkoztatás Simon Szilvia könyvtáros - 8 órás foglalkoztatás A fent említett három dolgozón kívül, még további három dolgozónál is tévesen történt a munkába járás költségeinek elszámolása. (Stankócziné, Dr. Lászlóné, Soltész L.) Összegszerűségében nem befolyásolta az intézményi költségvetést, mert csak a 9 FtIkrn számoiták el. Az ellenőrzés során megállapítottam, hogy a bérlettérítéseket számolták el a helyes főkönyvi számon, és a saját gépjárművel történő munkába járást helytelenül, a belióldi kiküldetésen. III/4. Dologi kiadások felülvizsgálata Telefon költség: Megvizsgáltam az intézmény vonalas és mobil-telefon használatával kapcsolatosan felmerülő kiadásokat, szabályozásokat. A mobi! telefonok közül II szám került kiadásra aojg02:0k11ak 7

9 2010. évben szabályozás nem történt, korlátozás a vonalas telefonoknál érvényesülbetne, mivel kódolással megállapítható a magáncélú telefonhasználat, bár ennek felülvizsgálatára, elszámoltatására az ellenőrzés időpontjáig nem került sor február 08-án a gazdasági vezető rendelkezett, hogy az egyes telefonszámok használatához milyen térítési kötelezettség tartozik. A fenti táblázatban a térítésnélküli használat oszlop jelöli azt az összeget, ameddig az intézményi költségvetés finanszírozza a kiszámiázott telefonköltséget. A takarékos gazdálkodást nem igazolja a nagy szám ú mobiltelefon használat, illetve az intézmény nagyvonalú költségtérítése. Amennyiben indokolt a fent nevezett dolgozóknak mobil telefon biztosítása, úgy olyan konstrukciót kellett volna választani, amely az egymás közti telefonálást ingyen biztosítja. Tapasztalatom szerint más önkormányzati intézményben a hivatalsegédnek, grafikusnak, webmesternek nem szoktak mobil telefon költséget téríteni. Az intézményben ezen felül is van még három mobil szám ami nincs nevesítve, használata nem szabályozott (30/ , 70/ , 20/ ). Avezetékes telefonhasználatnál kódolással lehet megállapítani a magáncélú telefonhasználatot,de a gyakorlatban ezt nem ellenőrzik. Indokolatlan a Sz.Sz.-B. Megyei Könyvtárak Egyesülésének mobil telefonjának az intézményen keresztüli kezelése. Igaz akiszámlázott telefonköltség továbbszámlázásra kerül. A továbbszámlázásból származó bevételt a Alkalmazottak térítésének bevétele főkönyvi számon könyvelték. Az intézményi költségvetést összességében nem befolyásolta. Vásárolt közszolgáltatások: 5532 főkönyvi számon tévesen karbantartási tevékenységgel kapcsolatosan felmerült kiadásokat könyveltek: - felvonó karbantartás - rendszer karbantartás - klímaberendezés karbantartása - szőnyegbérlet - általános karbantartás Tételesen megvizsgáltam az alábbi szerződéseket és az alábbiakat állapítottam meg: A szerződéseket az intézmény részéről egy kivétellel minden esetben az intézményvezető írta alá. Ezáltal az írásbeli kötelezettségvállalást, mint kötelezettségvállaló igazolta. Ellenjegyzőként, cégszerű aláírást egy szerződésen találtam: Szabolcs Com Irodatechnika telefonalközpont folyamatos karbantartásáról. Egy esetben a klímaberendezések rendszeres karbantartásáról kötött "Vevőszolgálati Szerződést"(2009. február 02.). Az intézmény nevében, mint megrendelő Stankóczi Miklósné gazdasági vezető írta alá egyszemélyben, mely nem felel meg a 292/2009. (XII.19). Kormányrendelet 74. előírásainak. Kötelezettségvállalási jogosuitsága a gazdasági vezetőnek nem volt, így a szerződés érvénytelen. Ellenjegyzés nem történt, ezáltal szabálytalan az írásbeli kötelezettségvállalás. 8

10 Továbbá megállapít ottam, hogy a szerződő fél (klímaberendezés karbantartása) Maksa János Tiborné az intézmény alkalmazottja (mint könyvtáros). A helyszíni ellenőrzéskor a gazdasági vezető elmondása alapján Maksa János Tiborné fétje végzi el ezt a tevékenységet (az egyéni vállalkozás alkalmazott jaként). Az ellenőrzés során átvizsgált dokumentumok alapján megállapítást nyert, hogy Maksa János Tiborné (és a klíma karbantartást gyakorlatban ellátó) a gazdasági vezető Stankóczi Miklósné (szül: Maksa Mária) közeli hozzátartozója, így összeférhetetlenség áll fenn. A klíma berendezések karbantartására három árajánlatot kértek: CLH Hűtés- és KIímatechnikai KFT ,-Ft (bruttó) Szilvási Lajos (vállalkozó) ,-Ft (bruttó) Maksa János Tiborné (vállalkozó) ,-Ft (bruttó) A legalacsonyabb összegű ajánlatot adóval kötöttek vevőszolgálati szerződést. A khma-karbantartásról kibocsátott számla nem tartalmaz tételes leírást az elvégzett feladatokról. A számlához csatoltak egy "munkaigazolás" elnevezésű dokumentumot, mely az elvégzett munka igazolására szolgál. Ezen a bizonyiaton is megegyezően a számla tartalmával: klíma berendezések tisztítása, vegyszeres fertőtlenítés + felhasznált anyag 3 db tisztító ,-Ft, + munkadíj ,-Ft. A munka elvégzését Lang Gábor műszaki ügyintéző igazolta. Hiába rendelkeznek három árajánlattal, és a legalacsonyabb árajánlatot adóval kötöttek szerződést, az szabálytalan az összeférhetetlenség miatt. A Közalkalmazottak jogállásáról szóló l 992.évi XXXIII. törvény 41. (2)a) bekezdés alapján összeférhetetlenség áll fenn, a szolgáltatást végző (közeli hozzátartozója) a gazdasági vezető között, mivel elszámolási kapcsolatba kerültek. Vásárolt közszolgáltatások: A vásárolt közszolgáltatások főkönyvi számon jelentős összegben került könyvelésre kötészeti tevékenység évben: ,-Ft évben: ,-Ft(I. félév) A könyvkötészeti tevékenységet az intézmény épületében (2 garázsból kialakított mühely) a Sz.Sz.-B. Megyei Könyvtárak Egyesülése végzi. Külön megállapodást nem kötöttek. Az egyesülés vezetője Nagy László a Móricz Zsigmond Megyei és Városi Könyvtár igazgatója. Sz.Sz.-B. Megyei Könyvtárak Egyesülése megyében lévő 11 könyvtár társulása, melynek célja: "a megye könyvtári rendszerének korszerűsítése, új informatikai technológiák és eljárások bevezetése, a könyvtárak közötti gazdasági együttműködés szervezése, eszközök, információ-hordozók közös beszerzése és hasznosítása." A könyv kötésre átadott könyvekről tételes leltár szerinti lista nem készült, átadás-átvétel írásban nem történt. A kötésre átadott könyvekről, folyóiratokról csak a folyamatban lévő tételekről tudtak kimutatást adni. A nyilvántartó rendszerben a visszaszállításig ezek a tételek mint kikölcsönzött könyvek szerepelnek (kölcsönző: a kötészet). A kötészeti tevékenységről kibocsátott számla mellékiete egy "Munkalap", mely tartalmaz egy darabszámot, de nem alkalmas ellenőrzésre. Nem lehet meggyőződni arról, hogy mely könyvek átkötésére került sor. Ekkora összegű kiadásnál elengedhetetlen a tételes leltár szerinti átadás, átvétel. II 9.f

11 A könyvek az intézmény tulajdonát képezik, úgy kerültek külső szervnek átadásra, hogy arról jegyzőkönyv nem készült. Könyvkötészetre más szolgáltatótól nem tudtak árajánlatot szerezni. Városi, megyei szinten az Egyesülés látja el ezt a feladatot. A számlá hoz kapcsolódó utalványrendeletet utalványozóként Nagy László igazgató írta alá, mely a fent vázolt körülmények miatt összeférhetetlenség miatt nem felel meg a jogszabályban foglaltaknak. Továbbá megvizsgáltam az Egyesülés létjogosultságát az intézményben évig a könyvkötészeti tevékenység a könyvtár feladatkörébe tartozott évi átszervezés kapcsán kiszervezték. Helyileg maradtak, csak az alkalmazottak kerültek át az Egyesülés alkalmazás ába, kivéve Csele Endrénét, aki munkaköri leírása alapján könyvtáros és egyesülési ügyintéző (végzi az Egyesülés adminisztrációját, véleményezi az Egyesülés PR tevékenységére vonatkozó javaslatokat, ellátja az Egyesülés ügyviteli munkáit). Munkabérét teljes egészében az intézményi költségvetésből finanszírozzák. Bérleti díjat nem fizetnek. Becsatoltak egy "Együttműködési Megállapodást", mely évben készült. Ennek tartalma, hogy nem számítanak fel bérleti díjat, mivel az Egyesülés cserébe a könyvtár rendelkezésére bocsát öt darab bemutatótárlót, melynek éves bérleti díja közel azonos a kötészeti helyiség éves bérleti díjával. ( ,-FtJév). Az áramszolgáltatás mérésére külön mérő órávalrendelkezik az Egyesülés. A könyvkötészeti tevékenységen kívül a könyvtár számára a könyvbeszerzés jelentős részét is az Egyesülés bonyolítja le. Az igazgató úr elmondása szerint, ezáltal jelentős kedvezménnyel tudják beszerezni a könyveket. Üzemanyag-elszámolás Az intézmény a vizsgálat időpontjában két személygépkocsival rendelkezett. Gépjármű üzemeltetési szabályzattal rendelkeznek. Meghatározták a gépjárművek hivatali célra történő használatának rendjét, illetve a magáncélú használatot. A magáncélú használat kizárólag igazgatói engedéllyel történhet. Menetlevél vezetése, a gépjármű tele tankkal történő átadása és 9 Ftlkm gépjármű kopás megtérítése van előírva. A helyszíni ellenőrzéskor tájékoztattak, hogy magáncélú igénybevétel nem történt a vizsgált időszakban (2010.,2011.) 10

12 Megvizsgáltam a GXU-723 Seat Cordoba Vario gépkocsi menetlevelét, üzemanyagelszámolását és az alábbiakat állapítottam meg: A gépjármű útvonala minden nap Szerén út -Könyvtár - Szerén út, a gépjárművet az intézmény vezetője Nagy László vezeti és éjszaka a lakásán tárolja. Napközben előfordul más úti cél teljesítése, ez általában "kistérségi feladat" ekkor Lang Gábor vezeti a gépkocsit. Az üzemanyag-elszámolás elkészült, de azt nem vették figyelembe az kiadott üzemanyag előleg elszámoltatásánál. Az elszámolásnál a gépjárművet vezető által leadott tankolás számláját kifizetik, nem vizsgálják meg a norma szerinti fogyasztással. A szabályzat előírja, de nem határozza meg az elszámoltatás rendszerét, például azt, hogy mekkora túlfogyasztás engedhető meg, meg kell-e téríteni a gépkocsit vezető személynek, ha nagyobb a számla szerinti fogyasztás, mint a norma szerinti december hónap menetlevelét tételesen megvizsgáltam és megállapítottam, hogy 21 munkanapon megtett km lett elszámolva, melyből163 km hivatalos út volt, és 168 km kizárólag az intézményvezető munkábajárását biztosította. Az intézmény vezetője a helyszíni ellenőrzéskor bemutatott egy engedélyt, mely 2000.április 11.-i keltezésű. Csabai Lászlóné (akkori polgármester) egy VW Golf típusú, illetve a GXU 723 Seat Cordoba Vado gépjárművek használatát engedélyezte külön ütemezési igény szerint a menetlevélen feltüntetett útvonalon. Jelenleg nincs engedélyezve az intézményvezetők számára az intézményi tulajdonú magáncélú gépkocsi használat. A bemutatott engedély még az igazgató Debreceni lakhelyére szól. Továbbá jogosulatlan üzemanyag-előleg elszámolást állapítottam meg évben havonta megvizsgáltam a menetlevél szerinti elszámolást és a tankolás szerinti kifizetést. Egy gépjárműllél (Seat) 58,47 liter többlet üzemanyag kifizetés történt. 11

13 Pályázatból történő kifizetések: Az intézményben évben két pályázattal kapcsolatosan történtek kifizetések. TIOP / TÁMOP 3.2.4/08/01 A könyvviteli elszámolásokban külön részgazdára rögzítik a pályázattal kapcsolatos kiadásokat. Elsősorban a személyi jellegű kifizetéseket vizsgáltam a jogszerűség szempontjából. Ellenőriztem (mintavételesen), hogy a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvényben foglaltakat figyelembe véve került-e sor a megbízási díjak kifizetésére. Megállapítottam, hogy a Kjt. Előírásait nem minden esetben vették figyelembe: Gosztonyi Enikő projektmenedzseri feladatát tartalmazza a munkaköri leírás. A díjazás a kinevezés módosításában, mint munkáltatói döntésen alapuló kereset kiegészítés jelenik meg. Haskó Józsefné megbízási szerződése rekord bevítelre szól, határozott időtartamra, teljesítményalapú elszámolást ír elő. A teljesítésigazolás megtörtént, a kifizetésre az abban foglaltak alapján került sor. Munkaköri leírás (helyesen) nem tartalmazza a. megbízási szerződés feladatait. Stankóczi Miklósné megbízási szerződése a pályázatok "projektmenedzsment pénzügyi feladatainak" elévégzésére szól. Munkaköri leírás tartalmazza a pályázatok pénzügyi ütemtervében meghatározott pénzügyi feladatokat, ez ellentétes a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvénnyel. (munkaköri feladatra, megbízási szerződést kötni, megbízási díjat kifizetni nem lehet). Nagy László megbízási szerződése a konzorciumi feladatok elvégz0sére és :l közbeszerzési eljárások előkészítésére szól. Munkaköri leírás tartalmazza a pályázatok pénzügyi ütemtervében meghatározott feladatokat. (munkaköri feladatra, megbízási szerződést kötni, megbízási díjat kifizetni nem lehet). 12

14 A pályázati elszámolásnál jelentős belföldi kiküldetés kifizetésére került sor. Nagy László igazgató belföldi kiküldetését ellenőrizve, több esetben kettős elszámolást tapasztaltam. G Kiküldetési rendelvény havi elszámolást tartalmazza. Az elszámolás az INY 280 rendszámú FIAT BRA VO személygépkocsi használata után került kifizetésre km után ,-Ft. A GXU Seat Cordoba Vario gépkocsi az intézmény tulajdona, melyet rendszeresen az igazgató használ. Az alábbi kimutatás mindkét gépkocsi esetében az intézményvezető elszámolását tartalmazza a kettős kifizetés tételeivel: Megállapítom, hogy a két elszámolás miatt jogtalan belióldi kiküldetés kiilzetésére került sor. (a menetlevél vezetése egy folyamatos nyilvántartás, így az tükrözi a valóságot) Ez a számviteli törvény valódiság elvét sérti. A pályázatokban vállalt feladatok nem tisztázottak, hogy mikor látják el az abban részt vevők. A jelenléti ívek nem igazolták a túlmunkát. Az ellenőrzés tapasztalata, hogy ilyen nagy összegű személyi juttatások és kiküldetési költség elszámolások jelentős leterheltséggel járó munkavégzést jelentenek. Ez megkérdőjelezi az eredeti munkaköri feladatok megfelelő ellátását. I)I!.,,,// \ 13

15 IV. JAVASLATOK a tapasztalt hiányosságok megszüntetés e érdekében 1. Módosítsák Szőke Sándorral a bérleti szerződést Szüntessék meg a garázshasználatot 2. Egészítsék ki az önköltség számítási szabályzatot, készítsenek kalkulációt a számítógép használat bérleti díjára. 3. A megfelelő főkönyvi számok használatáról gondoskodjanak. 4. A takarékosság érdekében vizsgálják felül a mobil telefonok használatát, korlátozzák a fenntartó által előírtak szerint A vezetéke s telefonhasználatnál rendszeresen ellenőrizzék a magáncélú használatot, és gondoskodjanak a térítés befizettetéséről 5. A klímaberendezések karbantartására kérjenek ismételt árajánlatokat. Gondoskodjanak a beszerzésekre vonatkozó összeférhetetlenségi feltételek megteremtéséről 6. Csele Endréné bérének felét az Egyesüléssel meg kell téríttetni évre. 7. A kötészetre átadott könyvekről, folyóiratokról tételes jegyzéket készítsenek! melyen igazolják az átadás-átvétel tényét Készítsenek szolgáltatási szerződést, megállapodást a kötészeti tevékenységre, díjtétel ekre. 8. Írásban szabályozzák az Egyesülést érintő gazdasági események utalványozását, kötelezettségvállalását. 9. Gondoskodjanak arról, hogy az intézményi gépkocsikat az intézmény garázsában tárolják! Szüntessék meg a magáncélú használatot! 10. Az üzemanyag elszámolás szabályozását vizsgálják felül, határozzák meg a túllépés felső korlátját 11. A Kjt-vel ellentétes megbízási díj kifizetéseket szüntessék meg. 12. Az intézményi bérgazdálkodásnál vegyék figyelembe a pályázatokból személyi juttatásként elszámolható összegeket, amennyiben azokat nem túlmunkával teljesítenek. 13. Az üzemanyagelszámolás és belföldi kiküldetés kettős elszámolását vizsgálják felül és a jogtalan összeget fizetessék be a házipénztárba. 14. A teljesítésigazolások tételes, ellenőrizhető elszámoláson alapuljanak. Gondoskodjanak a valós, tételes elszámoltathatóságról Nyíregyháza, november 25. /) t' l',! f.f) r:!..mly/n (f, \.. Lengyelné Petris Erika vizsgálatvezető 14

16 Záradék Az ellenőrzési jelentés javaslatai alapján a vizsgált szervezet vezetője - a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével köteles a jelentés kézhezvételétől számított 10 munkanapon belül intézkedési tervet készíteni, és azt haladéktalanul megküldeni az ellenőrzést végző szerv belső ellenőrzési vezetőjének véleményezésre. Nyíregyháza, november ~_.---_... ~,~ A (J 0(n~: / ( /1H~;t: {!;;~l Len~né Petris E~"iliá~; osztályvezető '\:." ' belső ellenőrzési vezető"', r'" ~ '.' 15