magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság

Átírás

1 14. szám 127. évfolyam június 1. ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság Utasítás: TARTALOM Oldal Egyéb közlemények: Oldal 32/2012. (VI. 01. MÁV Ért. 14.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. tulajdonát képző és flottaszerződés keretében használatában lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról. 617 A MÁV Zrt május 10-től hatályos módosított Alapító Okirata. MÁV Vállalati Szabvány hatálytalanítások Hirdetmény Utasítások 32/2012. (VI. 01. MÁV ÉRT. 14.) EVIG számú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A MÁV zrt. TULAjdOnÁT képző És flottaszerződés keretében használatában LÉVő közúti járművek üzemeltetéséről És A közúti járműgazdálkodásról Az UTAsíTÁs CÉLjA A költséghatékonyság a számviteli törvényben meghatározott bizonylati rend és fegyelem betartása és betartatása érdekében szabályozni a MÁV Zrt. tulajdonában és a flottaszerződés keretében használatában lévő közúti járműpark irányítási rendszerét és üzemeltetését hatály És felelősség MEGhATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére, a gépjármű használati megállapodással rendelkező munkavállalójára, valamint a MÁV Zrt tulajdonában vagy használatában lévő öszszes gépjárművet vezető személyre Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya a MÁV Zrt. tulajdonában és a flottaszerződés keretében használatában lévő alábbi közúti járművekkel összefüggő valamennyi MÁV Zrt. -én belüli tevékenységre kiterjed: - személygépkocsik - tehergépkocsik - autóbuszok - pótkocsik - motorkerékpárok - segédmotoros kerékpárok - lassú jármű, targonca, munkagép (amennyiben közúti forgalomban részt vesz), ezek a járművek rendszámmal vannak ellátva.

2 618 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám Jelen szabályozás azokra a munkagépekre, targoncákra, lassújárművekre melyek közúti forgalomban nem vesznek részt, nem vonatkozik. Ezen eszközök üzemeltetésének szabályozása az üzleti területek hatáskörébe tartozik. Nem tartozik az utasítás személyi hatálya alá a MÁV Zrt. munkavállalóinak saját tulajdonában lévő közúti gépjárműveinek hivatalos célú használata. A Humánerőforrás Igazgatóság által külön kerül szabályozásra Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős A MÁV Zrt. Társasági Szolgáltatás Igazgatója fogalmak MEGhATÁROzÁsA 3.1. közúti járművek A 2.2. pontban felsorolt közúti járművek alatt a közúti közlekedésről szóló, többször módosított 1/1975. (II.5.) KPM-BM együttes rendelet (KRESZ) szerinti járműveket értjük korlátlan személyi használatú (munkakörhöz rendelt) személygépkocsi A MÁV Zrt. flottaszerződés keretében használatában lévő azon személygépkocsi, amely meghatározott munkakört betöltő munkavállaló kinevezése, vagy megbízása időtartamához kötött igénybevételi jogosultság alapján hivatalos, illetve magáncélú igényeinek korlátlan kielégítésére szolgál korlátozott személyi használatú (munkakörhöz rendelt) személygépkocsi A MÁV Zrt. flottaszerződés keretében használatában lévő azon személygépkocsi, amely meghatározott munkakörkört betöltő munkavállaló kinevezése, vagy megbízása időtartamához kötött igénybevételi jogosultsággal használnak, hivatalos célra korlátlanul, személyi használatra korlátozott mértékben (km/hó) kizárólagosan hivatali célokra használható (szervezethez rendelt) közúti gépjármű MÁV Zrt. munkavállalói a munkavégzéssel kapcsolatban, munkáltatói jogkör gyakorló jóváhagyásával kulcsos gépkocsit vehetnek igénybe. A kulcsos gépjárművek lehetnek: A szervezeti kulcsos közúti gépjármű, amely az adott szervezeti egységhez rendelt gépjármű, amelyet a szolgálati hely munkavállalói használhatnak. A központi kulcsos gépjármű a BKSZE Regionális Logisztikai Központoknál erre a célra fenntartott gépjármű, amelyet több szolgálati hely munkavállalói használhatnak. A költségeket a használó szolgálati helyek megosztva, a használat arányában viselik. A központi kulcsos gépjármű a BKSZE Regionális Logisztikai Központoktól igényelhető felelősség elve Minden járművet vezető és a járművet vezető szolgálati szervezet vezetője a mindenkor hatályos törvényi előírások betartása mellett anyagilag és erkölcsileg felelős az általa használt járműért. A járművet használó szervezet köteles a tőle elvárható gondossággal és odafigyeléssel ( jó gazda módjára ) kezelni a rábízott járműveket. A nem rendeltetésszerű használat miatt felmerült költségeket (ide értve a járművezetésre vonatkozó jogszabályok megsértéséből eredő költségeket is) a használó szervezet viseli flottamanagement A BKSZE Logisztikai Divízió Back Office, mint közúti gépjármű flottakezelő (továbbiakban Flottamanagement) közúti gépjármű flottakezelő rendszer Közúti gépjármű flottakezelő rendszer (továbbiakban VERDA), a MÁV Zrt. egységes közúti gépjármű nyilvántartását, üzemeltetését támogató informatikai rendszer, melynek elérhetősége intranetes oldal szállítói és Vevőszámla feladó Rendszer A Szállítói és Vevőszámla Feladó Rendszer (továbbiakban SZVFR). A program feladata a havonta különböző szolgáltatóktól (MOL, MÁV Informatika, LeasePlan, T- SYSTEM, Porsche) beérkező szállítói számlák és a bérleti szerződéseseket tartalmazó vevői számlák EXCEL táblából történő betöltése, ezen számlák kiegészítése a GIR-be történő feladáshoz szükséges adatokkal és feladása a GIR rendszer megfelelő moduljába Gps alapú járműfelügyeleti rendszer Olyan műholdas nyomkövető rendszer, amely a gépkocsiból automatikusan közvetített információkat, adatokat rögzíti, konvertálja anélkül, hogy ehhez a gépkocsi vezetőnek be kellene avatkoznia bérbeadó A mindenkor hatályos flotta bérleti-, és üzemeltetési szerződés szerint a gépjárműveket bérbeadó külső partner.

3 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője Igénylő szervezet Mely a 4 sz. melléklet szerint a gépjármű igénylést leadta használó szervezet Az a szervezet, amely a gépjárművet használja és üzemelteti Állagban tartó szervezet Az a szervezet, amely a gépjárművet nyilvántartja és a felmerülő költséget befogadja Az UTAsíTÁs LEíRÁsA 4.1. A MÁV zrt. tulajdonában vagy flottaszerződés keretében használatában lévő járművek kategóriái A jelen utasítás a hivatalos és magáncélra használt valamennyi a 2.2. pontban felsorolt jármű üzemeltetését és jogosultsági rendjét szabályozza. A MÁV Zrt. tulajdonában, vagy flottaszerződés keretében használatában lévő járművek kategóriák szerinti besorolását az 1.sz. melléklet tartalmazza. Általános szabályok A MÁV Zrt. a szervezeti egységek operatív és irányítási feladatainak hatékony ellátásához a Flottamanagement koordinálásával flottaüzemeltetési (tartós bérlet) rendszerén belül, illetve a MÁV Zrt tulajdonában álló közúti gépjárművekre a következő formában: - a vezetők részére a javadalmazási szabályzatok alapján a hivatalos és magáncélú használatra munkakörhöz rendelt személygépkocsit biztosít, - az üzletág, funkcionális és szolgáltató egységek vezetői által kezdeményezett és a jelen utasításban meghatározott módon engedélyezett munkakörhöz rendelt közúti gépjárművet biztosít, - az üzletág, funkcionális és szolgáltató egységek vezetői által kezdeményezett és a jelen utasításban meghatározott módon engedélyezett munkaköri feladatok ellátásához szükséges szervezethez rendelt személygépjármű használatot engedélyez, amelyet kulcsos személygépjárművekkel kell megoldani A közúti járművek tulajdonjog, illetve üzemeltetési mód szerint csoportosítása A MÁV Zrt. által használt közúti járműpark üzemeltetésével kapcsolatos feladatok és eljárási rendek eltérőek annak függvényében, hogy a járművek a MÁV Zrt. vagy a Bérbeadó tulajdonát képezik. E szerint a közúti járművek az alábbiak szerint csoportosíthatók: - flottaüzemeltetési rendszerbe bevont flottaszerződés keretében bérelt járművek, - MÁV Zrt. tulajdonú járművek. A közúti járműparkhoz kapcsolódó valamennyi szerződés megkötése, a szerződések karbantartása, felmondása a BKSZE hatásköre flottaüzemeltetési rendszerbe bevont flottaszerződés keretében bérelt járművek Ezen csoportba tartozó járművek nem a MÁV Zrt. tulajdonát képezik. A közúti gépjárműveket bérleti díj ellenében használja a MÁV Zrt. A bérleti díj a közúti gépjárművek rendeltetésszerű használatával kapcsolatos alábbi költségeket tartalmazza: - gépjárművek rendelkezésre bocsátása és flottarendszerű üzemeltetése, - karbantartási alapszolgáltatás, - gépjármű segélyszolgálat, - cseregépjármű rendelkezésre bocsátása, - biztosítással kapcsolatos teljes körű szolgáltatás (KGFB; CASCO), - idényszerű gumiabroncs szolgáltatás, - teljes körű gumiabroncs szolgáltatás, - teljes körű szervízszolgáltatás és időszakos műszaki vizsgáztatás, - adatszolgáltatás on-line rendszerben, - 24 órás rendelkezésre állás - GPS alapú járműfelügyeleti rendszer díja - a gépjárműveket terhelő, a bérleti díj megkötésekor hatályos adók A fenti szolgáltatások pontos tartalmát a MÁV Zrt.-nek az egyedi flottaszerződésekben kell részletesen meghatároznia. A flottaüzemeltetésbe nem tartozó költségek: - üzemanyag költség, - járműápolási költség, - autópályadíj, kompdíj, - parkolási díj, - bármilyen okból kirótt büntetés, bírság, - kiegészítő tartozékok költsége (pl.: mobiltelefon kihangosító), - utólagosan beszerelt fűtés, légkondicionáló berendezések költsége, - saját hibás baleset esetén az önrész, - nem saját hibás, illetve ismeretlen elkövető által okozott káresemény esetén az önrész, - külföldi biztosítások, és segélyszolgáltatások díjai, - nem rendeltetésszerű használat miatt felmerülő meghibásodások, rongálódások, állapotjavítások költsége - a gépjármű indítókulcsainak elvesztése miatti, illetve egyéb okból végrehajtott zárcsere

4 620 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám - a riasztó távirányítójának elvesztése esetén a gépjármű riasztóberendezésének cseréje Amennyiben a gépkocsik kiegészítő felszerelésére merül fel igény, azt a Flottamanagement részére írásban kell közölni, aki Bérbeadótól a szükséges engedélyt megkéri. Kapcsolódó költségek a felhasználót terhelik MÁV zrt. állagában lévő közúti járművek A MÁV Zrt. tulajdonában lévő közúti járművek valamennyi költsége a járművet használó szervezetet terheli A járművek üzemeltetésével összefüggő hatáskörök A üzletági, funkcionális és szolgáltató egység szintű hatáskörök: - közúti járművek igénylése (speciális közúti gépjármű esetén külön engedéllyel), - feleslegessé váló közúti járművek felajánlása MÁV Zrt. hasznosításra, - selejtezésre, értékesítésre javasolt közúti járművek jelzése a Flottamanagement részére, - szükség szerint a közúti járművekhez kapcsolódó elszámolási, statisztikai, adatszolgáltatási, ellenőrzési valamint a MÁV Zrt. tulajdonú jármű üzemeltetésével kapcsolatos műszaki feladatainak ellátására az irányítása alá tartozó munkavállalók megbízása, - a közúti járművek használatával kapcsolatos mindenkor érvényben lévő törvények és utasítok betartásának ellenőrzése az adott szervezeti egységen belül. A flottamanagement hatásköre: - A MÁV Csoport (továbbiakban: Csoport) szintű költséghatékony közúti gépjármű gazdálkodás. A flottakapacitás összhangjának biztosítása, a hatályos belső szabályzatoknak megfelelően, - a Csoport használatában lévő közúti gépjárműállomány VERDA programban történő nyilvántartásának Csoport szintű végzése, a közúti gépjárművek szükség szerinti átcsoportosításának koordinálása, - MÁV Zrt. vonatkozásában a vezetői engedélyek, gépjármű használati megállapodások nyilvántartása és kezelése, - kielégíti az engedélyezett közúti járműigényeket, szabályozott körülmények között, - intézkedik az szervezeti egységek által felkínált feleslegessé vált közúti gépjárművek Csoporton belüli továbbhasznosítása iránt, - értékesíti a MÁV Zrt. tulajdonú, értékesítésre kijelölt járműveket, - biztosítja és nyilvántartja a közúti járművek üzemanyagkártyáit a MÁV Zrt. vonatkozásában, - összeállítja az elszámoláshoz szükséges kimutatásokat a VERDA és az SZVFR rendszerben és átadja az elszámoláshoz a számviteli szervezet részére, a MÁV Zrt. vonatkozásában, - a közúti járművekkel kapcsolatos belső adatszolgáltatás megszervezése, és végrehajtása, - önkormányzatok, hatóságok részére történő adatszolgáltatás, - közúti járművekkel összefüggő biztosítások kezelése, azok beszerzése iránti intézkedés. Valamint a kötelező biztosítás meglétét igazoló okmányok megküldése valamennyi közúti gépjárművet használó Szervezet részére, - kapcsolattartás, a MÁV Zrt. érdekeinek képviselete a bérbe adókkal a bérelt járművek esetén, - közúti gépjárművek átvétele a bérbeadótól, kiadása a használó felé, visszavétele a használótól a bérbeadó részére történő visszaadása, - kezeli és nyilvántartja a bérelt járművek bérleti szerződéseit, - jogosult ellenőrizni a közúti járművek használatával kapcsolatos mindenkor érvényben lévő törvények és utasítok betartását MÁV Zrt-nél, - VERDA rendszer, felügyelete (a rendszer fejlesztése, karbantartása). A Flottamanagement az adatkezelési, adattovábbítási és nyilvántartási feladatait a vonatkozó és mindenkor hatályos adatvédelmi jogszabályok maradéktalanul történő betartása mellett köteles végezni, - Gépjármű javítások, karbantartások ügyintézése, javítások, időszakos vizsgáztatások lebonyolítása, - Autópálya használati jogosultságok kezelése, elszámoltatása, - GPS alapú járműfelügyeleti rendszer adatainak ellenőrzése, - Az útnyilvántartások, menetlevelek vezetésének koordinálása, szúrópróbaszerű ellenőrzése közúti járművek igénybevételi jogosultsága, illetve a költségviselés elve Gépjárműhasználatra vonatkozó előírások A jelen utasítás 1. számú melléklete szerinti: Az I-III. kategóriába tartozó vezetői közúti személygépjárművek: Használatuk munkakörhöz rendelt, ami a hatályban lévő javadalmazási szabályzatok alapján engedélyezhető. A gépjármű használati megállapodást a Humánerőforrás Igazgatóság Személyügy szervezete készíti el. A megállapodás megkötésekor kell engedélyeztetni a vezetési jogosultság átengedését. Magáncélú igénybevételük korlátlan.

5 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője 621 A IV-VIII. kategóriába tartozó közúti személygépjárművek: a.) Korlátlan célú személyi munkakörhöz rendelt használat esetében Használatuk munkakörhöz rendelt, ami a hatályban lévő javadalmazási szabályzatok alapján engedélyezhető. A gépjármű használati megállapodást a Humánerőforrás Igazgatóság Személyügy szervezete készíti el. A megállapodás megkötésekor kell engedélyeztetni a vezetési jogosultság átengedését. Magáncélú igénybevételük korlátlan. b.) Korlátozott célú személyi munkakörhöz rendelt használat esetében Használatuk munkakörhöz rendelt, ami a hatályban lévő javadalmazási szabályzatok alapján engedélyezhető. A gépjármű használati megállapodást az igénylő szervezet készíti el és a munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezi. Magáncélú igénybevételük korlátozott, melynek mértéke legfeljebb éves átlagban számított havi km lehet időarányosan. c.) Szervezethez rendelt használat esetében Használatuk szervezethez rendelt. A gépjármű használati megállapodást az igénylő szervezet készíti el és a munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezi. Magáncélú igénybevételük nem engedélyezett. A X, X/1. kategóriába tartozó közúti személygépjárművek: Használatuk szervezethez rendelt. A gépjármű használati megállapodást az igénylő szervezet készíti el és a munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezi. Magáncélú igénybevételük nem engedélyezett. A XI-XVIII. kategóriába tartozó közúti tehergépjárművek és a XIX-XXII. kategóriába tartozó egyéb rendszámmal ellátott járművek: Használatuk szervezethez rendelt. A gépjármű használati megállapodást az igénylő szervezet készíti el és a munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezi. Magáncélú igénybevételük nem engedélyezett. Valamennyi, jelen utasítás hatálya alá tartozó gépjármű munkakörhöz rendelt használata esetén a munkáltatói jogkör gyakorlónak a 3. sz. melléklet szerinti gépjármű használati megállapodást kell kötnie a gépjárművet vezető munkavállalóval. A gépjármű használati megállapodásokat a VERDA rendszerben kell előállítani, nyilvántartani. A megállapodást kettő eredeti példányban kell elkészíteni. A példányok elosztása a következő: egy példány a munkavállalót illeti, egy példány a munkáltatói jogkört gyakorló szervezetnél marad, Amennyiben a IV-VII. kategóriába tartozó járműre vonatkozóan magánhasználat is engedélyezésre kerül a munkáltatói jogkör gyakorlója által, egy másolati példányt meg kell küldeni a Humánerőforrás Igazgatóság Személyügy Szervezet részére, aki nyilvántartást vezet a megállapodásokról költségelszámolás alapelvei költségviselő szervezetre történő elszámolás A közúti gépjárművek 4.2. pontban felsorolt költségeit (5-ös főkönyvi számlák) és ráfordításait (8-as főkönyvi számlák) az alábbi szervezetek viselik: Ha adott hónapon belül a közúti gépjárművet több szervezet használja, a költségeket a használat arányában kell az adott használó szervezetre elszámolni. A használat arányában történő elszámolás kétféle módon történhet: a) Az SZVFR rendszer a közúti gépjárművet adott hónapon belül az igénybevétel időtartamára mutatja ki a használó szervezeten és minden költséget a használó szervezetre kontíroz. b) Az SZVFR rendszer csak a hónap végén kezeli a használó módosítást. Ebben az esetben az SZVFR rendszerben tárgyhónapban meghatározott használó szervezet az b.) pont szerinti járműkilométer kontírozása során a más szervezet (ek) által történt használat járműkilométer adatát átterhelendő projekt-feladatra számolja el Tevékenységre történő elszámolás A költségeket a költségviselő szervezetnél a közúti gépjármű használatát igénybevevő tevékenység költségei

6 622 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám között kell elszámolni. A tevékenységre történő elszámolás az alábbi folyamat során valósul meg: a) A költségek elszámolása havonta a költségek felmerülésekor a közúti gépjárművek kategóriája alapján az alábbi tevékenységi sorokon történik a VERDA és az SZVFR rendszerek adatai alapján: b) A közúti gépjárművek km adatait a bizonylatokon a használat szerinti szervezet, tevékenység ( UTK), pályaszakasz, illetve projekt-feladat megjelölésével kell rögzíteni az alábbi módon: (Lásd a 2. táblázatot az oldalon).

7 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője 623 A bizonylatok adatai a VERDA rendszerben rögzítésre kerülnek, mely a közúti gépjárművekre teljes körűen havonta meghatározza a használó szervezetenként és tevékenységenként: szervezet, tevékenységi sor, pályaszakasz illetve projekt-feladat bontásban, továbbá az a.) pont szerinti négyféle járműkategória csoportokra összesítve a járműkilométer adatokat és feladja a GIR (Beszámoló készítés MÁV szervezet) részére az alábbi főkönyvi számlákra: Az áttételezendő irányítást végző ( UTK szerinti költségszerinti) dolgozó közúti gépjármű használata szerinti járműkm adatát az utazás célja szerinti tevékenységi sorra (irányított, ellenőrzött tevékenység), a kizárólag tankolás, szervizbe szállítás járműkm adatát az 1399 UTK-ra kell elszámolni. c) A GIR-ben a tárgyhónapban a tevékenységi sorokon elszámolt költségek a hónap végén a járműkilométer adatok alapján áttételezésre kerülnek a közúti gépjármű használatát igénybevevő tevékenységek ( UTK) költségei közé. Az elszámolást a Beszámoló készítés MÁV szervezet végzi közúti gépjárművek magáncélú használata A vezetői személygépkocsi esetében a munkaszerződés, vagy a gépjármű használati megállapodás szabályozza az igénybevételt. E gépjárművek esetében február 1-től útnyilvántartást kell vezetni a bérleti díj ÁFÁ-jának a nem magáncélú használat arányában történő visszaigénylése érdekében. Az útnyilvántartás alapján a VERDA rendszerben elkülönítve kell rögzíteni a hivatalos használat járműkm adatát szvfr és a VERdA adatainak egyezősége A közúti gépjárművek esetében egyedi járművenként biztosítani kell, hogy az SZVFR és a VERDA rendszerben havonta azonos szervezete(ke)n kerüljön elszámolásra valamennyi költség, illetve a járműkilométer költségelszámolás végrehajtandó feladatai közúti gépjárművek rendszámainak kontírozása az szvfr rendszerben ( illetve 1005 UTK) Valamennyi közúti gépjármű esetében a rendszám alapján történik a gépjárművek egyedi azonosítása. Az egyedi járművek esetében az SZVFR rendszerben folyamatosan rögzítenie kell az pont szerint a költségviselő szervezetet és az a) pont szerint a tevékenységi kódokat a Flottamanagement szervezetnek közúti gépjármű költségeinek és ráfordításainak kontírozása az szvfr rendszerben ( illetve 1005 UTK) és az elszámoláshoz történő átadás a) Üzemanyagkártyával megvásárolt pont szerinti szolgáltatások esetében a Flottamanagement elvégzi a pontban előírt feladatokat. A beérkezett és elismert számlák esetében az SZFVR rendszerben meghatározza a költségek szervezetre és tevékenységekre jutó összegét és a kimutatást adatállományban átadja a Bejövő Számla Könyvelés szervezet részére. b) A közúti gépjárművek bérleti és biztosítási díját, az autó tartozékainak (pl. mobiltelefon tartó) beszerelésének díját, továbbá a parkolási és egyéb büntetéseket tartalmazó, beérkezett és elismert számlák esetében a Flottamanagement szervezet az SZFVR rendszerben meghatározza a költségek szervezetre és tevékenységekre jutó összegét és a kimutatást adatállományban átadja a Bejövő Számla Könyvelés szervezet részére. c) A közúti gépjárművek bérleti díja esetében a VERDA rendszer által az útnyilvántartás alapján meghatározott hivatalos célú használat járműkm arányában a bérleti díj ÁFA összege nem költségként, hanem visszaigényelhető ÁFA-ként kerül meghatározásra az SZVFR rendszerben és feladásra a GIR részére. d) A MÁV Zrt. tulajdonú gépjármű karbantartási költségét az állagban tartó szervezet kontírozza az a) pont szerint a tevékenységi kódokra. A bérelt gépjárművek esetében, ha nem képezi a bérleti díj részét, a MÁV Zrt. felé számlázott karbantartási költséget a Flottamanagement szervezet az SZFVR rendszerben kontírozza szervezetre és tevékenységre és a kimutatást adatállományban átadja a Bejövő Számla Könyvelés szervezet részére. e) A közúti gépjárművek többi költsége esetében a bizonylatok kontírozása és Könyvelés szervezet részére történő átadása a számla kiegyenlítési módjától függően

8 624 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám (átutalás, üzleti bankkártya, csekk vagy készpénz a házipénztárban) a hatályos elszámolási utasítások szerint történik közúti gépjármű járműkilométer adatának kontírozása a VERdA rendszerben ( UTK) A közúti gépjárművek járműkilométer adatait a) Az I-VIII. kategóriába tartozó, a korlátlan, illetve korlátozott személyi használatú személygépkocsik esetében a 8. sz. melléklet szerinti útnyilvántartás b) a többi esetben a 9. és 10. sz. mellékletek szerinti menetlevél tartalmazza. A bizonylatok alapján a járműkilométer adatot a VERDA rendszerben kell rögzíteni. A rögzítésnek teljes körűnek kell lennie, azaz az összes jármű és minden jármű esetében az adott napi / havi összes járműkilométer adatot rögzíteni kell a VERDA rendszerben. A rögzítés teljes körűségének ellenőrzését a Flottamanagement szervezet végzi. A számviteli elszámoláshoz az alábbi adatokat kell rögzíteni a bizonylatokon, illetve a bizonylatok alapján a rögzíteni a VERDA rendszerben. a) Útnyilvántartás esetében: - Használó szervezet kódja (5 karakter) - Használat szerinti tevékenységi sor (UTK) kódja (4 karakter) - Hivatalos célból megtett km. b) Menetlevél esetében: - Használó szervezet kódja (5 karakter) - Használat szerinti tevékenységi sor (UTK) kódja (4 karakter) - Használat szerinti pályaszakasz kódja (4 karakter) - Projekt azonosító (25 karakter) és feladat azonosító (25 karakter) - Hivatalos célból megtett km. A kontírozás adatainak rögzítése a GIR rendszerből a VERDA rendszer részére naponta átadott aktuális értékkészlet szerint történik. Amennyiben a bizonylat a VERDA-ban nem létező kódot tartalmaz vagy hiányzik valamelyik adat, a rögzítőnek a bizonylat adatait igazoló személyhez vagy a kontrolling szervezethez kell fordulnia segítségért a rögzítés érdekében közúti gépjármű járműkm adatainak átadása a GIR részére A VERDA rendszer a tárgyhónapra rögzített járműkm adatokat összesíti b) pont szerinti járműkategória csoport - szervezeti kód - tevékenységi kód, - pályaszakasz - projekt-feladat azonosító szerint. A VERDA rendszer a járműkategória csoportot az b.) pont szerinti főkönyvi számláknak felelteti meg. A VERDA a könyvelési állományokat a GIR (Beszámoló készítés MÁV szervezet) részére havonta, a tárgyhónapot követő hónap 6. munkanapig feltölti a kijelölt FTP könyvtárba bérelt közúti gépjárművek általános igénylési rendje Minden közúti gépjárművet, a közúti gépjárművet használó Szervezeti egység igényelhet, a jármű-igénylőlap (4.sz. melléklet) kitöltésével közúti gépjármű igénylés Az igénylés előtt a használó Szervezetnek meg kell vizsgálnia a felmerülő igény indokoltságát a MÁV Zrt. gazdálkodási szabályainak, a Szervezeti és MÁV Zrt. közúti gépjármű koncepció teljes körű figyelembe vételével. Az igény a munkáltatói jogkör gyakorló írásos engedélye után megküldésre kerül a Flottamanagementnek. A Flottamanagement, a hozzá érkezett járműigényeket felülvizsgálja, jóváhagyja a MÁV Zrt. gazdálkodására való tekintettel. A Flottamanagement a VERDA-ban a rögzíti az igényt. Rögzítést követően a VERDA által generált sorszámot az igénylő lapra felvezeti és ezzel párhuzamosan értesítést küld a gépjármű ügyek intézésével megbízott munkavállaló részére, az igény folyamatának státuszáról. Az egyes kategóriákhoz tartozó aktuális járműtípusokról és bérleti díjakról a Flottamanagement ad információt. Az igények kielégítése történhet: szervezeti kulcsos, vagy központi kulcsos gépjárművel. Az I-III. kategóriákba tartozó gépkocsik igénylését a Humánerőforrás Igazgatóság Személyügy szervezete kezdeményezi a hatályos javadalmazási szabályzatok által meghatározottak alapján a VERDA ban. Amennyiben az IV-VII. kategóriába tartozó járműre vonatkozóan korlátozott személyi használat engedélyezése felmerül, ebben az esetben a pontban foglaltak szerint kell eljárni. A jóváhagyott járműigények kielégítése a flotta bérletiés üzemeltetési szerződés keretein belül történik központi kulcsos gépjárművek igénylése A központi kulcsos gépjárművek igénylését a szervezeti egységek kezdeményezik, a 2. sz melléklet (Központi kulcsos gépjármű igénylő lap) kitöltésével. A kitöltött igénylést a területileg illetékes Regionális Logisztikai Központokhoz kell eljuttatni, a tervezett igénybevétel előtt 24 órával. A gépjárművek biztosítása beérkezés sorrendjében történik Rendkívüli igények esetén a Regionális Logisztikai Központokkal előzetes egyeztetés szükséges, az igénynek kielégítése a szabad kapacitás függvényében történik.

9 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője 625 A Regionális Logisztikai Központok visszaigazolást küldenek a foglalásról, vagy az esetleges elutasításról. A központi kulcsos gépjárművekről további információ a intranetes oldalon található közúti járművek használatra történő átadásátvétele Átadás-átvételi eljárást kell lefolytatni az alábbi esetekben: - jármű átvételekor, - a szervezeti egységek között történő járműáthelyezésekor, - a MÁV Zrt. tulajdonú jármű selejtezése és továbbértékesítése esetén, - a jármű leltárfelelősséget is érintő átadásakor (pl. a jármű jegyzőkönyvi átvevője megváltozik). A közúti járművek átadás-átvételekor a gépjárművet vezetőknek meg kell vizsgálni a jármű okmányainak, kötelező, és utólagos tartozékainak meglétét, érvényességét és a jármű műszaki állapotát. Az átadásátvételi eljárás lefolytatását követően a járműért vállalt felelősség az átvevő használót a jármű visszaadásáig, jegyzőkönyvi átadásáig terheli. Felek az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kötelesek felvenni (5. sz. melléklet). A jegyzőkönyvet 3 példányban kell kiállítani. Az egyes példányok megosztása a következő: - 1 példány a járművet átadó szervezeti egységet illeti, - 1 példány a járművet átvevő szervezeti egységet illeti, - 1 példány a Flottamanagement szervezeté. A gépjárművek napi átadás-átvételét a menetokmányon kell rögzíteni Gépjármű áthelyezés-leadás A Szervezeten belüli átcsoportosítást, költséghely kód változást a VERDA ban kell rögzíteni. a) Bérelt gépjármű leadása esetén: Minden esetben a gépjárműhöz rendelt költségviselő kódot le kell választani a gépjárműről a VERDA rendszerben. A szolgáltatónak (bérbeadónak) visszaadott gépjármű esetén a pontos dátumot a VERDA rendszerbe fel kell vezetni. b) A MÁV Zrt. tulajdonú járművek esetén: A selejtezését és továbbértékesítését a hatályos utasítások szerint kell elvégezni. A MÁV Zrt. tulajdonú járművek selejtezését azon szolgálati helynek kell elvégeznie, amelynek számviteli nyilvántartásában a jármű szerepel. A selejtezésről a szolgálati hely szolgáltat adatot a számviteli nyilvántartás részére. A továbbértékesítést a BKSZE végzi, és a Flottamanagement szolgáltat adatot a számviteli nyilvántartás és a járművet üzemeltető szolgálati hely felé. A Flottamanagement intézkedik az adókötelezettség megszüntetésének bejelentéséről, valamint a kötelező felelősségbiztosítás és a CASCO biztosítás megszűntetéséről. A MÁV Zrt. tulajdonú gépjárművek beszerzéséről, értékesítéséről, selejtezéséről, megsemmisüléséről, forgalomból történő kivonásáról (a tulajdonban bekövetkezett változásról: keletkezés/megszűnés) a MÁV Zrt. Számvitel adózási szervezete a legrövidebb időn belül kapjon írásban értesítést felelősség A közúti jármű tulajdonosa vagy üzembentartója felelős azért, hogy a munkavállaló által használt jármű minden tekintetben megfeleljen a többször módosított 1/1975. (II.5.) KPM-BM együttes rendelet (KRESZ) járművekre vonatkozó törvényi előírásainak. A MÁV Zrt. tulajdonában és üzemeltetésében lévő közúti gépjárművek tekintetében a MÁV Zrt. a felelős, a MÁV Zrt. által bérelt közúti gépjárművek esetében a Bérbeadó, mint üzembentartó a felelős. A járművet használó a kötelező napi / időszakos ellenőrzések során feltárt hiányosságokat köteles jelezni a szolgálati felettesnek, tulajdonosnak, Flottamenedzsmentnek és azt megszüntetni, a tulajdonos által kijelölt szakszerviz közreműködésével. Jelen utasítás hatálya alá tartozó valamennyi járműkategóriában a használat során valamennyi munkavállaló felelősséggel tartozik a közlekedési szabályok betartásáért. A munkakörhöz rendelt járműhasználati jogosultság felülvizsgálatával jár együtt: - a KRESZ szabályok szándékos, vagy ismétlődően gondatlan megszegése, - az egy éven belül 3-nál több alkalommal a munkavállaló hibájára visszavezethető káresemény, - menetíró berendezés, GPS készülék szándékos rongálása Az előző bekezdésben foglaltakon túlmenően köteles a kárt okozó munkavállaló a Kollektív Szerződésben meghatározott mértékben megtéríteni a munkáltató más formában meg nem térülő és a jármű használatából eredő kárait, amennyiben azért szándékos vagy gondatlan magatartásával felelőssé tehető. A kártérítés alapja a káreseménnyel kapcsolatos valamennyi, igazoltan a MÁV Zrt.-t terhelő költség. A káreseményekről (legrövidebb időn belül, de a káresemény bekövetkezte után maximum 72 órán belül) a Flottamanagementet értesíteni kell. Az értesítésnek tartalmazni kell: forgalmi rendszám, káresemény helye, időpontja, gépjárművet vezető neve, káresemény rövid leírása, tett intézkedés, tanúk adatait (ha vannak).

10 626 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám A kárral összefüggő költségekről (a javítási számlák, a javítások elvégzéséhez szükséges anyag kivételezési okmányok beérkezése után) a Flottamanagement értesíti a munkáltatói jogkör gyakorlóját. A munkáltatói jogkör gyakorló köteles eljárni a kártérítés érvényesítése és a munkajogi felelősségre vonás tekintetében. Az ezen utasításból fakadó munkavállalói kártérítési felelősséggel kapcsolatos munkáltatói intézkedés során a munkaszerződés, a mindenkor hatályos Munka Törvénykönyve és a MÁV Zrt. Kollektív Szerződés szabályai szerint kell eljárni Eljárás közlekedési szabályok megsértése esetén A közlekedési szabályok megsértése esetén a bérelt járművekre kitöltött Felelősségvállalási nyilatkozat alapján, MÁV Zrt tulajdonú járművek esetén Felelősségvállalási nyilatkozat kitöltése nélkül a Hatóság közvetlenül a tulajdonos (MÁV Zrt vagy a Bérbeadó) részére küldi meg a megkeresést (adatszolgáltatási felhívást). A VERDA adatai alapján a gépjárművet vezető szolgálati helyét beazonosítja a Flottamanagement, és az érintett szervezet gépjármű ügyek intézésével megbízott személy részére továbbítja azt. A hatósági megkeresést a Flottamanagement rögzíti a VERDA rendszerbe (verda.mav.hu/hatosagiugyintezes). Az ügyintéző nyilatkoztatja a gépjárművet vezetőt, az aláírt nyilatkozatot csatolja a VERDA-ban az ügyszám szerinti megkereséshez. A gépjárművet vezető háromféle módon járhat el: - Elismeri a felelősséget és nyilatkozatot tölt ki Ebben az esetben az adatok a Hatóságnak megküldésre kerülnek. A hatóság a gépjárművet vezetővel szemben folytatja le az eljárást, és részére szabja ki a hatályos jogszabályok alapján a bírságot, illetve a büntetőpontokat. A tulajdonos (MÁV Zrt vagy a Bérbeadó) részére nem kerül előírásra a bírság összege. - Elismeri a felelősséget, de nem tölt ki nyilatkozatot A gépjárművet vezető elismeri a felelősségét, de a Hatóság nem kapja meg az adatait. Ebben az esetben a gépjármű tulajdonosa (MÁV Zrt vagy a Bérbeadó), vagy Bérlőjefizeti ki a bírságot. A bírság MÁV Zrt. részére történő megtérítése történhet: - Munkavállaló külön eljárás nélkül befizeti a MÁV pénztárába a bírság összegét, - Munkavállaló hozzájárulása alapján a munkabéréből történő levonással, - A munkáltatói jogkör gyakorló munkavállalóval szemben lefolytatott kártérítési eljárásával. - nem ismeri el a felelősségét Ebben az esetben az adatok a Hatóságnak megküldésre kerülnek. A gépjárművet vezetőnek kell a hatóság felé a fellebbezést benyújtani. közlekedési bűncselekmény elkövetése esetén az elkövető adatait ki kell adni a hatóságnak A MÁV zrt. tulajdonában és a flottaszerződés keretében használatában lévő közúti járművek vezetési feltételei: A járművek belföldön történő használata A MÁV Zrt. tulajdonában és a flottaszerződés keretében használatában lévő közúti járművet belföldön csak a munkáltató engedélyével (3.sz. mell. Gépjármű Használati Megállapodás) vezethetik a munkavállalók, kivéve a pont szerinti vezetési jogosultság átengedése esetében. A Gépjármű Használati Megállapodásról a Flottamanagement a VERDA rendszer alapján nyilvántartást vezet, mely tartalmazza: - az engedély sorszámát, - az engedélyezett nevét, - az engedélyezett járművezetői jogosítvány számát, érvényességét, - az engedély érvényességét, a kiadás időpontját, - a jármű használat jogcímét (személyi használatú, hivatalos célú, eseti), - a jármű adatait (típus, forgalmi rendszámát). A gépjárművek ügyintézésével megbízott munkavállaló kiállítja a Gépjármű Használati Megállapodás alapján a 6.sz. melléklet szerinti IGAZOLÁS -t, ENGEDÉLY -t a belföldi használatához. Bérelt járművek esetében a jármű használati engedélyét a Bérbeadó állítja ki a MÁV Zrt., és nem a használatra jogosult munkavállaló részére. Ezen engedélyt a jármű forgalmi okmányaival együtt kell kezelni, és kérésre a Hatóságok részére bemutatni. A MÁV Zrt. munkavállalója kizárólag a 6. sz. melléklet szerinti igazolás/engedély a birtokában jogosult a MÁV Zrt. által bérelt közúti gépjárművet vezetni. A Gépjármű használati megállapodás visszavonása esetén a szolgálati hely vezetőjének értesítenie kell a Flottamanagementet a visszavonás tényéről A járművek külföldön történő használata A gépjárművek hivatalos célú külföldön történő igénybevételéhez az I-III. kategóriába tartozó gépjárművek kivételével az igénybe vevő munkáltatói jogkör gyakorlójának írásos engedélye szükséges, az engedélyt a Flottamanagement részére meg kell küldeni, aki továbbítja a Bérbeadó részére. Az engedély alapján a Bérbeadó állítja ki a külföldi tartózkodáshoz szükséges engedélyeket, terjeszti ki a biztosítás területi hatályát. Ezen okmányokat a Flottamanagementen keresztül juttatja el a használóhoz. A külföldi használathoz a 7.sz. melléklet szerinti IGA- ZOLÁST -t, ENGEDÉLY -t a Flottamanagement állítja ki.

11 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője A járművek tárolása A személyi használatú személygépkocsik esetén a munkaadónak és a munkavállalónak a gépjármű használati megállapodásban rögzítenie kell, hogy a használatra átadott és átvett személygépkocsi munkaidő vége és munkaidő kezdete közötti tárolása hol történik. Egyéb esetekben a közúti járművet zárt, biztonságos (MÁV Zrt. által használt ingatlanon) helyen kell tárolni. Ez alól kivételt jelentenek: a munkaidőn túli ügyeleti, készenléti szolgálat ellátásával megbízott, elrendelt kiküldetésen résztvevő munkavállalók, a szervezet vezetője által kiadott eseti, lakhelyen történő parkolási engedély birtokában. Az otthonparkolási engedélyt a jármű menetlevelére, előre fel kell vezetni. Ha külön engedély alapján történik az otthonparkolás, akkor az engedélyt a menetlevélhez hozzá kell tűzni. TILOS a gépjárművet járó motorral magára hagyni (elhagyni), illetve a forgalmi engedélyt és az üzemanyagkártyát a járműben tárolni! Az üzemanyagkártyát és annak PIN kódját egy helyen tárolni tilos! 4.9. A biztosítással összefüggő hatáskörök Az ország területén jármű közúti forgalomban csak érvényes gépjármű-felelősségbiztosítási szerződéssel vehet részt. A MÁV Zrt. tulajdonát képező, közúti járművek esetében (tehergépjármű, pótkocsi, motorkerékpár, segédmotor kerékpár) az üzemeltető szervezeti egység vezetője dönti el szükséges-e CASCO t kötni az adott járműre. A MÁV Zrt. tulajdonát képező, közúti járművek esetében (tehergépjármű, pótkocsi, motorkerékpár, segédmotor kerékpár) a BKSZE feladata, a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási és CASCO biztosi szerződés megkötése. A BKSZE a biztosításokat Pénzügyi Igazgatóság Kockázatkezelés és Kontroll Szervezet bevonásával köti. A Flottamanagement kezeli (adatbázist, számlát befogad, kontíroz) a fenti biztosítási szerződéseket, valamint biztosítja a MÁV Zrt. tulajdonú jármű külföldön történő használatához szükséges Nemzetközi Gépjármű Biztosítási Kártyát (ún. Zöldkártyát) is. A biztosítási szerződések megkötése során szerződéskötésekre vonatkozó általános szabályoknak érvényesülniük kell. A bérbevett járművek esetében az előző pontban leírtakat a Bérbeadó biztosítja. Ezen járművek külföldi használata esetén is szükséges a nemzetközi CASCO biztosítás megkötése. A nemzetközi CASCO biztosítás kiterjesztését a Flottamanagement kezdeményezi a bérbeadónál, a külföldi használati engedély kiadásával egy időben. A biztosítási igényt az utazás megkezdése előtt legalább 72 órával jelezni kell a Flottamanagement felé. Az I.-III. kategóriájú gépkocsik esetén a nemzetközi biztosítás folyamatos közúti járművekkel okozott személyi és dologi károkkal összefüggő eljárás A közúti járművekkel okozott balesetek következtében keletkezett személyi és dologi károkat harmadik személy felé a Kötelező Gépjármű Felelősségbiztosításról szóló évi LXII. törvény (Gfbt), valamint a CASCO szerződések feltételei szerint kell rendezni. A MÁV Zrt. tulajdonában lévő járművek esetében, a gépjárművet használó jár el a kárrendezés tekintetében, melyről a Flottamanagementet tájékoztatja. A bérelt járművek esetében a Bérbeadó jár el a Biztosító felé kárrendezés esetén. Munkaviszonnyal összefüggő kártérítési felelősség szabályait a Munka Törvénykönyve, valamint a MÁV Zrt. Kollektív Szerződés tartalmazza Menetokmányok Minden közúti gépjárművet vezetőnek papíralapú menetokmányt kell vezetni és azt ellenőrzés alkalmával a Hatóság, és az ellenőrzésre feljogosított MÁV Zrt. - munkavállalók részére be kell mutatnia útnyilvántartás Korlátlan és a korlátozott személyi használatú személygépkocsi igénybevétele esetén, a havi teljesítmény-elszámolás érdekében a 8. sz. melléklet szerinti útnyilvántartást kell vezetni. Útnyilvántartásban kötelezően kitöltendő: - a havi kezdő (hó első napján) és a havi záró kilométer-óra állás, a megtett km teljesítmény az üzemanyag elszámoláshoz. - a hivatalos utak esetén az utazás célja, felkeresett üzleti partner megnevezése (az ÁFA visszaigénylés miatt) - a 4 jegyű tevékenységi kód (UTK) - a használó szervezet kódját (5 karakter) A tárgy hó végén összegezni kell a megtett km teljesítményeket. (hivatalos út, magán út) A gépjárművet vezető aláírásával hitelesíti az útnyilvántartást. Az útnyilvántartások leadása a Szervezeti egység gépjármű ügyek intézésével megbízott munkavállalója számára a tárgyhót követő negyedik munkanapig kötelező. Az aláírt útnyilvántartást be kell szkennelni és útnyilvántartás elektronikus változatát VERDA rendszerbe fel kell tölteni. Az útnyilvántartás alapján a megfelelő mezőket ki kell tölteni a Menetokmányok / Menetokmány felvétele menüpontban Menetlevél A számviteli elszámoláshoz az alábbi adatokat kell rögzíteni a bizonylatokon, illetve a bizonylatok alapján a rögzíteni a VERDA rendszerben

12 628 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám - Használó szervezet kódja (5 karakter) - Használat szerinti tevékenységi sor (UTK) kódja (4 karakter) - Használat szerinti pályaszakasz kódja (4 karakter) - Projekt azonosító (25 karakter) és feladat azonosító (25 karakter) - Személygépkocsi és mikrobusz esetében az utazás célját A menetlevél vezetés alapvető előírásait a közúti közlekedési szolgáltatásokról és a közúti járművek üzembetartásáról szóló 89/1988. (XII. 20.) MT rendelet tartalmazza. A gépjárművet vezető a menetlevelet a felhasználást követően a gépjármű ügyintézéssel megbízott munkavállaló részére legkésőbb, a tárgyhót követő hó 4. munkanapjáig leadni köteles. Az ügyintéző a felhasznált menetleveleket minden hónap 7. munkanapjáig köteles a VERDA-ban berögzíteni a Menetokmányok / Menetokmány felvitele menüpontban. Határidőn túl a menetokmány rögzítése csak külön engedéllyel lehetséges. A hónap utolsó napján kezdődő műszak esetén kor a menetokmányt le kell zárni. Az új hónap új menetokmánnyal kezdődik. A menetlevéltípus használatának alapja az adott jármű forgalmi engedélyében, vagy származási lapjában a jármű fajtájára vonatkozó adatok. Az 1.sz. mellékletben foglalt jármű kategóriákhoz használható menetlevéltípusok a következők: - a IV-XVIII. valamint a XXIII kategóriák esetében menetlevelet kell használni (9. sz. melléklet) - a XIX-XX. kategóriák használata esetén a 10.sz. mellékletben szereplő menetlevelet kell használni. - a XXI.-XXII. kategóriák használata esetében külön menetlevelet nem kell vezetni, viszont a vontatójármű menetlevelén fel kell tüntetni a vontatott jármű forgalmi rendszámát vagy egyedi azonosítóját, valamint a vontatott kilométert is. A menetlevél szigorú számadású, elszámolású bizonylatnak minősül és ennek megfelelően sorszám szerint, hiánytalanul (a rontott menetleveleket is) a bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell felhasználni és megőrizni. Az elrontott, fel nem használt menetlevelet áthúzva, a gépjármű ügyintézéssel megbízott munkavállaló kézjegyével ellátva a többi menetlevéllel együtt lefűzve kell tárolni. A rontott menetleveleket a VERDA ban rögzíteni nem kell. Amikor a személyi használatú személygépkocsik vezetését hivatalos célra más személyek veszik át, ebben az esetben a használatról menetlevelet kell vezetni. A személygépkocsi-vezetés átengedésekor és visszavételekor a személygépkocsit tele üzemanyag tartállyal kell átadni. A menetlevelet a jármű vezetője köteles az út folyamán magánál tartani, rovatait folyamatosan, eseményszerűen vezetni, az út befejeztével az igénybevételt az igénybevevővel, vagy az utat elrendelő szolgálati hely vezetőjével az okmányt leadás előtt igazoltatni, és az okmányt aláírva leadni legkésőbb következő hó negyedik munkanapjáig. A felhasznált menetleveleket járművenként (a rontottakat is) külön-külön időrendi sorrendben kell lefűzni, és havonta a Havi üzemanyag és km teljesítmény összesítő-lap (12.sz. melléklet) kitöltött példányával lezárni. A évi C. törvény a számvitelről, 169 (2)(3) szerint az okmányokat sorszám szerint nyolc évig megőrizni szükséges. A menetlevelek kiadása, vezetése A menetlevelek kiadását az egy jármű egy menetlevéltömb elv alapján kell végrehajtani, és biztosítani kell a folyamatos sorszám szerinti felhasználást. A menetlevelek kiadása, visszavétele minden esetben kimutatható módon (átadás-átvételi könyvben, forgalmi naplóban stb.) történhet. A szigorú számadás alá vont menetlevél tömböket a szolgálati hely köteles zárt helyen tartani úgy, hogy azokhoz illetéktelen személy hozzá ne férhessen. Menetleveleket legfeljebb három napra előre szabad érvényesíteni. Menetlevéltömböt a járművezetőjének kiadni kizárólag a menetlevelek helyes kezelésére vonatkozó oktatás után lehet. Az átadás-átvétel tényét jegyzőkönyvben kell rögzíteni. Az elveszett menetlevélről minden esetben jegyzőkönyvet kell felvenni. Egy gépjárművet vezető, egy napra, egy menetlevelet használhat fel, egy gépjármű esetén. Egy menetlevelet legfeljebb 24 órát lehet használni. Ha az adott gépjárműnél gépjármű vezető váltás történt, akkor, új menetlevelet kell nyitni. Gépjárművet vezető a felhasznált menetlevelet legkésőbb a tárgyhót követő hó 4. munkanapjáig köteles leadni. A menetlevelek vezetését végző személy indulás előtt az alábbi rovatokat köteles kitölteni: - dátum, - foglalkoztató neve, címe, - gépjárművezetőnek jelentkeznie kell, - üzembentartó neve, címe (bélyegző lenyomata), - munkahely, - gépjárművezető (segédvezető) neve, - tevékenység kezdete, vége, és szolgálati (teljesítmény) óra (érkezés után), - jármű rendszáma, típusa, - vontatás esetén a vontatmány forgalmi rendszáma vagy egyéb azonosítója - tehergépkocsi esetén a jármű összteher bírását, - szolgálati helykódot - UTK kódot - pályaszakaszkód - projekt-feladat azonosító A jármű napi ellenőrzését a járművezetője aláírásával köteles igazolni. A szolgálati hely vezetőjének eseti ellenőrzését ugyancsak aláírással kell igazolni. A jármű-

13 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője 629 vezetőnek a menetlevélen folyamatosan vezetnie kell: - szállított utasok nevét (vidéki, helyközi használat során) fuvarviszonylatonként, melyhez felhasználható a menetlevél hátoldala, - a betankolt üzemanyag liter/forint értéket, az igazoló okmányokat pedig a menetlevélhez kell csatolni, - a jármű használattal és teljesítmény (üzemanyag.) elszámolásával, összefüggő korrekciós tényezők alkalmazásához a megfelelő km értékeket kell bejegyezni (Pl. - Budapest 35 km, földút 12 km stb.), - üzemanyag felvételnél a tankolási km óra állását, feltüntetve a tankolás tényét. - vontatás esetén a vontatmány össztömegét. A menetlevélen a 60/1992 (IV.1.) Korm. Rendelet szerint az üzemanyag vásárlás, feltöltés (tankolás) vagy vételezés: - helyét, idejét, mennyiségét valamint a kilométeróra állását, valamint - a vásárlást, vagy vételezést igazoló számla vagy más bizonylat számát fel kell tüntetni. - A km értékeknek meg kell egyeznie a menetlevél futásteljesítményt rögzítő tételesen vezetett igénybevételekkel. A menetlevél vezetésénél városon vagy településen belül km összevonást alkalmazni tilos (pl.: Budapest területén 60 km), a menetokmány vezetése minden esetben eseményszerűen, tételesen kell, hogy történjen. Budapesten az átmenő forgalomban maximum 30 km a rendeletben meghatározott értékű korrekciós tényező alkalmazható. A VERDA rendszer a törvényben leírt módon alkalmazza a korrekciós tényezőket. A teljesítmény igazolása rovatot, az igénybevevővel minden esetben alá kell íratni (dátum és idő megjelölésével), tartós (pl. egész napos) igénybevétel esetén az igénybevevő bélyegző lenyomatával is el kell látni. A szolgálati hely vezetőjének teljesítmény igazolását az általa vezetett jármű menetlevelein a felettes irányító szerv végzi el. Ha a felettes irányító szerv igazolása az elszámolásban aránytalan késedelmet jelentene, abban az esetben a szolgálati hely vezetőjének teljesítmény igazolását a kijelölt helyettes végezheti el. Az üzemanyag felhasználás és ahhoz kapcsolódó tételek elszámolásának alapbizonylata a szakszerűen kitöltött, minden szükséges adatot, információt tartalmazó, teljesítmény-igazolással és az igénybevevő bélyegző lenyomatával ellátott menetlevél, illetve a személygépkocsi használati nyilvántartás A közúti járművek egyéb menetokmányai Megkülönböztető jelzések használata esetén a napi menetlevélen kívül, külön menetlevelet, vagy útnyilvántartást is vezetni kell a 12/2007 (III.13) IRM rendelet előírása szerint. Ehhez a 11. sz. melléklet szerinti üzemeltetési naplót kell alkalmazni, melyet folyamatosan kell vezetni, az utazás alkalmával a személygépkocsiban kell tartani és hatósági ellenőrzéskor be kell mutatni. Hasznos terheléssel közlekedő tehergépjármű vezetőjét el kell látni olyan igazolással (szállítójegyzék, kísérőjegyzék, anyag-kivételezési jegy, számla másolat, szállítólevél, fuvarlevél, áru veszélyes jellegére utaló okmány, stb.), amelyből a rakomány származása és rendeltetési helye megállapítható. A kísérő okmány vagy a szállítmány azonosítását biztosító dokumentumok számát a menetlevélre minden esetben fel kell vezetni Menetíró berendezés használata Azon gépjárműbe, amelybe bármilyen ok miatt menetíró berendezés került beépítésre a berendezést mindig használni kell. A menetíró berendezéshez használható lapot a járművet üzemeltető helynek kell beszereznie. A gépjárművekbe épített menetíró készülékek használatát részletesen a készülékekhez mellékelt Kezelési Utasítás tartalmazza, amelyet a gépjármű tartozékaként kell kezelni. A zárjelek megléte és azoknak épsége a gépkocsi átadás-átvételének tárgyát kell képeznie Analóg menetíró berendezés használata A gépjármű vezetőjének a szolgálatba lépés időpontjától kezdve köteles minden olyan napon, amelyen járművet vezet egy darab kézzel kitöltött menetíró korongot a menetíró készülékbe helyeznie. A menetíró korongot 24 órás ciklusban kell cserélni abban az esetben, ha a járművet használják. A menetíró korongra használat előtt minimálisan a következő adatokat kell felvezetni: - a gépjármű forgalmi rendszáma vagy egyéb azonosítója, az esetlegesen vontatott vontatmány rendszáma vagy egyéb azonosítója, - a menetlevél száma, - a gépjárművezető (k) neve (i), - a korong használat kezdetének helyét, dátumát, időpontját, - induló kilométeróra állás. Tevékenység befejezése után rögzíteni kell: - a korong használat befejezésének helyét, dátumát, időpontját, - záró kilométeróra állás, - megtett kilométer. Sérült, szennyezet menetíró korongot nem szabad felhasználni. Amennyiben a bejegyzéseket tartalmazó korong megsérül, azt a pótlásként használt tartalék koronghoz kell csatolni. Az adatrögzítő korongot a napi munkaidő előtt nem szabad kivenni a menetíró készülékből kivéve, ha adott munkaidőn belül más személy használja a gépjárművet. Erre az időszakra új korongot kell felhasználni. Az adatrögzítő korongot az ellenőr-

14 630 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám zésre jogosult személy felszólítására ellenőrzésre át kell adni. A menetlevél forgalmi adatainak meg kell egyeznie a menetíró által rögzített adatokkal. A gépjárművel való közlekedés során a hatóság kérésére a menetlevélen kívül a menetíró korongot, valamint a menetíró hitelesítési okmányt is ellenőrzés céljára át kell adni. A gépjármű vezetőjének magánál kell tartania, és ellenőrzés esetén be kell mutatnia az utolsó 28 vezetéssel eltöltött napjára vonatkozó adatrögzítő korongokat, a szabadságot, betegállományt, AETR menteséget igazoló tevékenységi igazolást. A menetíró korong felhasználás után szigorú számadású nyomtatványnak minősül, tárolására ugyanazon szabályok érvényesek, mint a menetlevélre digitális menetíró berendezés használata május 1.-től az EU szabványoknak megfelelően a menetíró berendezés beszerelésére kötelezett járműveket kizárólag digitális menetíró berendezéssel lehet forgalomba helyezni. A digitális menetíró berendezés működési elve megegyezik a hagyományos menetíró berendezéssel, de a jármű menetének adatait nem korongra, hanem papírszalagra rögzíti, valamint minden járművet vezető személynek külön azonosító kártya szükséges a berendezés használatához. A digitális menetíró hosszabb időszak menetadatait képes tárolni, melyet számítógépes rendszerben is lehetséges archiválni. A menetadatokat rögzítő papírszalagot minden vezetéssel eltöltött nap után ki kell nyomtatni. A menetlevélhez hozzá kell tűzni és szigorú számadású bizonylatként kell tárolni. A menetlevél forgalmi adatainak meg kell egyeznie a menetíró által rögzített adatokkal. A gépjárművel való közlekedés során a hatóság kérésére a menetlevélen kívül a napi menetadatokat ki kell nyomtatni, valamint a menetíró hitelesítési okmányt is ellenőrzés céljára át kell adni. Minden kitöltött és felhasznált adatrögzítő lapot a munkáltatói jogkört gyakorló szervezetnek ki kell értékelnie az alábbiak szerint: - sebességtúllépés esetén a gépkocsit vezetővel szemben el kell járni, - a 2001.IX. törvény a nemzetközi közúti fuvarozást végző járművek személyzetének munkájáról szóló Európai Megállapodás (AETR) alapján vizsgálni kell a gépjárművet vezető személy, vezetéssel, pihenéssel eltöltött idejét, illetve a vezetési idő megszakításokkal kapcsolatos előírások betartását, - digitális menetíró esetében a 124/2005 (XII.29.) GKM rendelet az irányadó Az adatrögzítő lapok visszavétele, kiértékelése Az adatrögzítő lapok visszavételére, a kiértékelés megállapításainak rögzítésére gépjárművenként nyilvántartást kell vezetni a következő rovatokkal: - Dátum, - Forgalmi rendszám, - Menetlevélszám, - Gépjárművet vezető neve, - Megállapítás, - Intézkedés - Ellenőrzést végezte. A kiértékelt adatrögzítő lapokat a hozzátartozó menetlevélhez kell csatolni. Az adatrögzítési lapokat ellenőrzés, illetve eljárásra jogosult hatóság rendelkezésére kell bocsátani, baleset esetén annak jogerős lezárásáig meg kell őrizni. Az adatrögzítő lapokat selejtezni a hozzátartozó menetlevéllel együtt lehet feladatok a menetíró berendezés meghibásodása esetén A menetíró berendezések beszerelését, szükség szerinti javítását csak az arra feljogosított szakműhelyekben lehet elvégeztetni. A menetíró berendezés esetleges meghibásodása vagy a menetíró készülék és a gépjármű közötti kapcsolat hitelesítését biztosítani hivatott zárjegyek sérülése, feltörése esetén annak okát és körülményeit a szolgálati helynek vizsgálnia kell. A vizsgálati iratokat legalább a vizsgálat lezárásától számított 6 hónapig, vagy az esetleges felelősségre vonás lezárultáig meg kell őrizni. A meghibásodott menetíró készülék megjavításáról haladéktalanul intézkedni kell A menetíró berendezések időszakos felülvizsgálata A járművekre felszerelt menetíró készülék felülvizsgálatát legalább kétévente - kimutatható módon- kell elvégeztetni szakműhelyben. A mérésügyről szóló évi XLV törvény értelmében a menetíró készüléket hitelesíteni kell, és végre kell hajtani az illesztését a futóműhöz üzemanyag üzemanyag vételezés szabályai Az üzemanyag vételezése a következő módon lehetséges: - üzemanyagtöltő állomáson (benzinkútnál) tankolási hitelkártyára, (üzemanyag-kártya), - kivételes esetben üzemanyagtöltő állomáson (benzinkúton) bankkártyával, készpénzzel, - kizárólag a XXIII. kategóriába tartozó járművek szá-

15 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője 631 mára MÁV Zrt. készletből AK-jeggyel. Közúti gépjárművekbe ilyen módon üzemanyag nem vételezhető! Az üzemanyag ellátásra a szerződött partnerrel kötött szerződés alapján igényelt tankolási hitelkártya használandó. Az üzemanyagkártyákat a Flottamanagement szervezet biztosítja, nyilvántartja és kezeli. Az üzemanyagkártyák kiadását a járműveket használók részére illetve a Flottamanagement szervezet részére történő visszaadását, valamint a kártyák szervezeti egységeken belüli átadását minden szervezeti egységnek kimutathatóan kell elvégeznie. Amennyiben az üzemanyagkártya más személy részére átadásra kerül az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet mind az átadó mind az átvevő aláírásával igazol. Az üzemanyagkártya átadás-átvételéről szóló jegyzőkönyvet a felhasználástól számított 5 évig kell megőrizni. A járművekbe mindig a típusbizonyítványban, illetve az adott járműre szóló üzemanyagkártyán szereplő üzemanyagot szabad betölteni. A tankolást követően a gépjárművezető köteles a kútfejen kijelzett érték és a kapott számlán (bizonylaton) szereplő értékek (minőség, mennyiség, összeg) azonosságát ellenőrizni. Az üzemanyagkártya megfelelő szolgálati hely kódon tartása Flottamanagement szervezet kötelessége, amennyiben a szervezetek tájékoztatási kötelezettségüknek eleget tesznek biankó üzemanyagkártya Az eredeti üzemanyagkártya ideiglenes pótlására, valamint a csereautó üzemanyag vételezésére szolgál. Biankó üzemanyagkártyát szükség esetén a BKSZE Regionális Logisztikai Központjai biztosítanak. A kártya kiadásánál a következő adatok rögzítése kötelező: - kártyaszám - kiadás helye - kiadás ideje (percre pontosan) - kiadó dolgozó neve - átvevő szervezet költségviselő kódja - átvevő dolgozó neve, törzsszáma - kiadás oka - gépjármű rendszáma A kártya visszavételénél a következő adatok rögzítése kötelező: - kártyaszám - visszavétel ideje (percre pontosan) - visszaadó dolgozó neve, törzsszáma - visszavevő dolgozó neve Az átadás-átvétel tényéről sorszámozott jegyzőkönyvet generál a VERDA rendszer, mely exportálható és nyomtatható. Nyomtatást követően a jegyzőkönyvet a feleknek alá kell írnia. Az aláírt jegyzőkönyvet a jármű menetlevelével együtt kell lefűzni, és tárolni Az üzemanyag kártyákkal vásárolható termékek és szolgáltatások A szerződött üzemanyag szállító által biztosított árucsoportok és szolgáltatások közül a következők vehetők igénybe: - a jármű típusának megfelelő üzemanyag, amely az üzemanyagkártyáján fel van tüntetve, - téli-nyári szélvédőmosó folyadék, - jégkaparó, jégoldó, ablaklehúzó termékek, - motorolaj, - külső mosás, - porszívó, illetve kárpittisztító használata. Téli-nyári szélvédő mosófolyadék: - az I.-VIII. Kategóriákba tartozó gépjárművek esetében októbertől márciusig gépjárművenként és havonta 5 liter, áprilistól szeptemberig gépjárművenként és havonta 2 liter, - a X.-XVIII. járműkategóriákba sorolt járművek esetében esetén októbertől márciusig gépjárművenként és havonta 10 liter, áprilistól szeptemberig gépjárművenként és havonta 5 liter. jégoldó Valamennyi gépjármű esetében, november, december, január, február hónapokban gépjárművenként és havonta 1 db. jégkaparó, ablaklehúzó termékek Valamennyi gépjármű esetében gépjárművenként és évente 1 db. külső mosás Valamennyi gépjármű esetében októbertől márciusig gépjárművenként és havonta 4 alkalom, áprilistól szeptemberig gépjárművenként és havonta 2 alkalom. porszívó, illetve kárpittisztító használata Havonta 2 alkalommal. Motorolaj Valamennyi jármű esetében motorolajat kizárólag utántöltésre szabad üzemanyagkártyára vételezni, a km óra állás feltüntetése mellett. Amennyiben a bizonylaton nincs feltüntetve a vásárláskori km óra állás, utólag ki kell fizetni a motorolaj árát. A felsoroltakon túl üzemanyagkártyával bármely egyéb termék vásárlása tilos Az üzemanyag-vételezés menete tankolási hitelkártya használata esetén A járművezetőnek a szerződött partner üzemanyagtöltő állomásán fizetés előtt kell jeleznie a kútkezelőnek, hogy kártyával egyenlíti ki a vételárat. A kútkezelő a tranzakció során ellenőrzi a kártyán szereplő adatok (ér-

16 632 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám vényesség, termékkód), és a jármű rendszámának azonosságát. Ha a kártya lejárt, sérült vagy szerepel a tiltólistán, a kútkezelő jegyzőkönyvet vesz fel és bevonja a kártyát. Amennyiben a jármű rendszáma nem egyezik meg a kártyán feltüntetett rendszámmal, a kútkezelő a kártyával történő fizetést elutasítja. A rendszámra kiadott üzemanyagkártyákkal kannába történő tankolás tilos. Amennyiben kannába történik az üzemanyag vételezése a kútkezelő jegyzőkönyvet vesz fel és bevonja a kártyát. Nem a jelen utasítás hatálya alá tartozó gépjármű üzemanyagtartályába történő tankolás esetén a MÁV Zrt. jogi lépéseket kezdeményez az elkövető munkavállalóval szemben. A jármű vezetője köteles a tankolás alkalmával az aktuális kilométeróra állást közölni a kútkezelővel. A PIN kóddal rendelkező üzemanyagkártyák használata esetén a járművezetőnek kell a kódot rögzíteni a terminálba. Amennyiben a PIN kódot 3 alkalommal hibásan adja meg a jármű vezetője, a kártya automatikusan letiltásra kerül. Ebben az esetben már csak készpénzzel történő fizetés lehetséges. A terminál a szükséges műveletek után 2 (kettő) példányos, az áru átvételét igazoló bizonylatot készít (POS bizonylat), a pénztárgépes nyugtát a kútkezelő hozzátűzi a POS bizonylathoz. A POS bizonylatot és a pénztárgépes nyugtát a jármű vezetőjének a tankolás időpontjában vezetett menetlevélhez, illetve a útnyilvántartáshoz kell csatolni és leadni az elszámolási helyre. Az üzemanyagkártya a gépjárművet vezető személyének változása esetén átadás-átvétel tárgyát képezi. Az átadásokról a szervezeti egységeknek folyamatos nyilvántartást kell vezetni. Eljárás üzemanyagkártya elvesztése esetén A szolgálati hely az elveszett kártyát haladéktalanul köteles a Flottamanagement szervezetnek bejelenteni, és ezzel egy időben köteles a szerződött üzemanyag szállító partnernél a kártya letiltását kezdeményezni. A gépjárművet vezető felel a kártya biztonságos megőrzéséért, rendeltetés és jogszerű használatáért. Tilos a kártyát zálogba adni, vagy óvadékként harmadik személynél elhelyezni. Az elveszett, ellopott kártya tiltólistára történő felkerüléséig a jogtalan használatból eredő kár a kimutathatóan a kártyát az esemény bekövetkeztekor birtokló dolgozót terheli. A kártya a szerződött partner tulajdonát képezi, melyet visszavon annak sérülése, azonosíthatatlansága miatt, vagy ha lenyomat készítésére alkalmatlan. Amennyiben a gépjárművet vezető illetve akinél a kártya kimutathatóan volt hibájából rongálódott meg a kártya, köteles megtéríteni a kártya előállításának díját Az üzemanyag elszámolás szabályai üzemanyag elszámolás általános elvei A tevékenység koordinálásért és ellenőrzéséért MÁV Zrt.-n belül a Flottamanagement, az elszámolás végrehajtásáért a gépjárművet használó szervezet a felelős. Az üzemanyag elszámolás során az alapbizonylatok alapján meg kell határozni, illetőleg dokumentálni szükséges az alábbi adatokat: - a jármű tényleges üzemanyag felhasználása, - a jármű által illetőleg gépjárművet vezetőnként megtett kilométer mennyisége, - a jármű norma szerinti felhasználható üzemanyag mértéke, - a jármű, illetőleg gépjárművet vezetőnkénti havi megtakarítás, vagy túlfogyasztás, mennyiségi és forint értéke, - a jármű, gépjárművet vezetőnkénti üzemanyag felhasználásokról, egyéb célú adatszolgáltatások, - a számviteli elszámoláshoz szükséges adatszolgáltatások. Az üzemanyag elszámolást havonta, az adott hónap első és utolsó naptári napja közötti időszakra kell elvégezni. A gépjárművet vezetőt indokolt esetben bármely időszakban el lehet számoltatni. Üzemanyag elszámolást egy hónapban egyszer kell végezni. Minden hónap utolsó járműhasználata végén, illetve a leltárfelelősséget is érintő gépjármű átadás-átvételi eljáráskor kötelező a járművet teletankolni. Abban az esetben, ha egy járművet több gépjárművet vezető vezet és szolgálatváltásnál nem biztosítható a tele tankos átadás, az üzemanyag-elszámolást súlyozott kilométer arányában kell felosztani. A járművek üzemanyag elszámolása a menetlevél, illetve a személygépkocsi használati nyilvántartás és a hozzájuk tartozó tankolási tranzakciók alapján történik, az egyes járművek üzemanyag fogyasztási normájának figyelembe vételével. Az üzemanyag elszámolást a vállalati tulajdonú és bérelt járművek esetén a VERDA végzi üzemanyag elszámolás vállalati tulajdonú, vagy bérelt járművek esetén A szolgálati helyek feladata a Flottamanagement által biztosított, az üzemanyag szolgáltató részletező listáján szereplő adatok tételes felülvizsgálata, vagyis a számla mellékletét képező adatok és a gépjárművet vezető által vezetett menetleveleken és a bizonylatokon szereplő adatok egyezőségének kontrollálása. A szolgálati hely az adatok ellenőrzése után készíti el az adott jármű elszámolását. A nyilvántartás egységesítése érdekében minden egyes jármű minden rávonatkozó adatát a RENDSZÁM és ÉV felirattal egyetlen dossziéban kell gyűjteni. Azokat az elszámolással megbízott munkavállalónál mindig elérhető módon kell tartani és nyolc évig meg kell őrizni.

17 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője üzemanyag megtakarítás-túlfogyasztás Az üzemanyag megtakarítás kifizetése a MÁV Zrt.-nél nem engedélyezett. Amennyiben a járművet vezető munkavállaló a jármű pontban meghatározottaktól eltérő túlfogyasztását tapasztalja, köteles azt azonnal a menetlevél megfelelő rovatába felvezetni és egyúttal kérni a szervezeti egységtől a jármű szervizbe küldését, az elszámolással megbízott munkavállaló köteles a túlfogyasztás okát kivizsgálni és a szükséges intézkedéseket megtenni. Amennyiben az üzemanyag túlfogyasztás megszűntetésére a gépjárművet vezető nem kezdeményez intézkedést, abban az esetben a túlfogyasztás ellenértékét meg kell térítenie. A túlfogyasztás ellenértékét az érvényben lévő üzemanyag szállítási szerződés aktuális üzemanyagárával kell kiszámolni. Amennyiben a túlfogyasztó jármű szervizelése után is túlfogyasztás tapasztalható, akkor a járművet használó szervezeti egységnek értesítenie kell a Flottamanagement szervezetet, aki intézkedik az egyedi üzemanyag normakorrekció kiadására üzemanyag fogyasztási norma Valamennyi, a MÁV Zrt. tulajdonában és használatban lévő közúti jármű üzemanyag fogyasztási normáját egyedileg a Flottamanagement állapítja meg a 60/1992 (IV.1.) Kormányrendelet (a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről) alapján. Az üzemanyag fogyasztási norma elszámolása korrekciós tényezőkkel módosított alapnormával, vagy alapnorma átalány elszámolással történhet. Minden gépkocsit vezető munkavállalónak a pontban leírt 3. sz. mellékletben kell nyilatkoznia a 60/1992 (IV.1.). Kormányrendeletben meghatározott üzemanyag elszámolás módjáról az adott gépjármű tekintetében, figyelembe véve a tárgyi adóéven készült első elszámolást. Amennyiben az adott járművet több személy is vezeti, abban az esetben valamennyi járművet vezetőnek nyilatkoznia kell az elszámolási üzemanyagnorma típusáról úgy, hogy az adott jármű csak egyféle választott elszámolási normával rendelkezzen A korrekciós tényezőkkel módosított alapnormával történő elszámolás Az elszámolás szabályszerűsége érdekében az elszámolásokat rendszámonként és gépjárművet vezetőnként kell elvégezni, a jármű típusának megfelelő minőségű üzemanyag, az előírt alapnorma, valamint a korrekciós tényezők figyelembevételével. A korrekciós tényezők alkalmazása a menetlevélre felvezetett adatok szerint történik a 60/1992 (IV.1.) számú Kormányrendelet alapján külön erőforrással hajtott segédberendezések üzemanyag elszámolása Azon járművek esetében, amelyekbe külön erőforrással hajtott segédberendezés került beépítésre (a jármű motorjától független fűtő-, és klímaberendezés, daru, csörlő, billenő plató stb.) a berendezés által felhasználható üzemanyag üzemóránkénti mennyiségét a Flottamanagement határozza meg a berendezés gyártójának adatai alapján. A jármű motorjától független fűtő-, és klímaberendezés használata esetén az üzemanyag felhasználást az alábbi időszakokban lehet elszámolni: - a jármű motorjától független fűtőberendezés: október 15-április 15-ig, - a jármű motorjától független klímaberendezés: május 01-szeptember 01-ig, - illetve a MÁV Zrt Munkavédelmi Szabályzata pontja szerint. A segédberendezések üzemeltetési idejét (óra, perc) a menetlevélen fel kell tüntetni Az alapnorma átalány elszámolás Az alapnorma átalány elszámolásánál az adott gépjárműre a motor hengerűrtartalom és hajtóanyag szerint megadott üzemanyag fogyasztási norma átalányt kell üzemanyag fogyasztási normaként értelmezni. Ezen elszámolási módnál normakorrekciós tényezők nem alkalmazhatóak. Motor és hajtóműolaj felhasználás Motor-, és hajtóműolaj csere csak szakszervizben végezhető. Motorolajok utántöltéséhez szükséges motorolaj beszerzése az üzemanyagkártyával történik. Az utántöltéshez vásárolt motorolaj típusának meg kell egyeznie a gyártó utasításában szereplő motorolaj típussal vagy a szakszervizben betöltött motorolaj típussal. Az utántöltés mértéke nem haladhatja meg a felhasznált üzemanyag 4-7 ezrelékét, ezt meghaladóan a jármű motorjának javításáról gondoskodni kell. Az olajutántöltésre szánt motorolaj vásárlására a járművezetők részére készpénz kifizetése tilos. A motorolaj elszámolása az üzemanyaggal együttesen történik Az üzemanyag költség elszámolása készpénzért üzemanyagot vásárolni tilos, amennyiben a tankolási hitelkártyával való fizetést külső okok miatt nem lehetséges végrehajtani (megsérül a kártya, nem olvassa a kártyaolvasó, nincs lehetőség a tankolt üzemanyag másféle kiegyenlítésére) abban az egyedi esetben a MÁV Zrt használó szervezete részére kiállított számlára lehetséges a gépjárművet vezetőnek készpénz-

18 634 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám ben, vagy saját hitelkártyával kiegyenlíteni a tankolt üzemanyag ellenértékét. A készpénzfizetési számla munkavállaló részére történő kifizetésének engedélyezését a MÁV Zrt Pénzügyi Igazgatójánál kell ügyiratban kezdeményezni. A kifizetésre az üzleti bankkártyákat nem lehet használni. üzemanyag költség elszámolása tankolási hitelkártya használata esetén A tankolási hitelkártyával történt üzemanyagról szóló számlák elismerését a MÁV Zrt. vonatkozásában a Flottamanagement végzi. A tárgyidőszakot követően a szerződött partner számlát és a számlán szereplő összeg részletezését tartalmazó tételes (rendszámonként, tankolásonként) számítógépen feldolgozott kimutatást küld a Flottamanagement részére. A számlán kerül jóváírásra a tankolási hitelkártyával történt üzemanyag vásárlás után járó vételár kedvezmény. A költség elszámolás az engedménnyel csökkentett összegben történik. A Flottamanagement a járművet használó szervezet részére biztosítja az elektronikus kimutatáshoz való hozzáférési lehetőséget a pontban előírt ellenőrzési feladatok elvégzése céljából. A számlát egyeztetés és felülvizsgálat után a Flottamanagement a központi pénzgazdálkodás szabályai szerint felterjeszti kifizetésre. Ha a számla felülvizsgálata során helyesbítő számla kiállítását igénylő eltérés kerül megállapításra, ettől függetlenül a számlát a pénzügyi rendszerben rögzíteni szükséges és átutalásáról határidőn belül gondoskodni kell. Az esetlegesen felmerülő reklamációk lebonyolítása a Flottamanagement feladata. A reklamáció elfogadása esetén haladéktalanul gondoskodnia kell a helyesbítő számla könyveltetéséről. A Számviteli Szervezet az elismert számla és teljesítés igazolás kézhezvételét követően a hatályos utasításban leírtak szerint köteles eljárni Az üzemanyag elszámolás egyéb szabályai A tankolási hitelkártyára (üzemanyagkártya) vonatkozó egyéb szabályok A tankolási hitelkártya érvényessége 36 hónap. A kártya lejárata előtt a szerződött partner kizárólag a Flottamanagement közreműködésével gondoskodik az új kártya elkészítéséről. A lejárt tankolási hitelkártyákat haladéktalanul, kimutatható formában, érvénytelenítve vissza kell juttatni a Flottamanagement szervezetnek, aki gondoskodik a szerződött partner részére történő megküldésről Ellenőrzés A közúti gépjármű elszámolását végző dolgozó köteles a leadott menetleveleket az üzemanyagkártya átadástátvételt igazoló kimutatással, a menetlevelek mellékletét képező nyugtákkal illetve POS bizonylatokkal tételesen összevetni. Különös tekintettel az időadatok (menetlevél és POS bizonylat) és a tankolás mennyisége, valamint a számla mellett szereplő üzemanyag részletező lista egyezőségére. A szolgálati hely vezetője, vagy annak megbízottja illetve alkalmanként a Flottamanagement munkatársai kötelesek az üzemanyag tartályba lévő üzemanyag szintet szúrópróbaszerűen havonta és az év végi leltározás során ellenőrizni és annak tényét a havi üzemanyag elszámoló lapon dokumentálni kell. A vezetői ellenőrzés keretében az elszámolást végző munkavállaló szolgálati hely vezetője vagy annak megbízottja köteles a fent említett munkafolyamatba épített ellenőrzések elvégzéséről szúrópróbaszerűen meggyőződni. Az ellenőrzést támogatja a VERDA rendszerben automatikusan előállított havi riport, amely megküldésre kerül a gépjármű ügyintézéssel megbízott munkavállalók részére. Amennyiben a kiküldött riportra a megadott határidőig nem érkezik válasz, vagy a hiányosságokat nem szünteti meg a használó Szervezeti egység, az üzemanyagkártyák letiltásra kerülnek, az esetleges felmerülő költségek a használó Szervezeti egység részére kiterhelésre kerülnek. A közúti gépjárműbe beszerelt GPS használata mindenki számára kötelező. A munkáltatói jogkör gyakorlója, valamint az ellenőrzésre jogosult személy a rendszerből a Flottamenedzsment által előállított elektronikus menetlevél segítségével ellenőrzést kezdeményezhet. A járművek rendeltetésszerű használatának ellenőrzése a gépjárművet használó szervezet vezetőjének vagy megbízottjának a feladata, alkalmankénti és szúrópróba szerű ellenőrzést a Flottamanagement Szervezet dolgozói végeznek. A hűtlen hanyag nem rendeltetésszerű, kárt okozó kezelés észrevételekor a járművet azonnal le kell állítani és a kárt fel kell mérni. A mulasztó munkavállalóval szemben kártérítési eljárást kell kezdeményezni az illetékes munkáltatói jogkör gyakorló vezetőnél járművek közlekedésben való részvételének feltételei, karbantartása A közlekedésben csak olyan járművel szabad részt venni, melynek - jogszabályban meghatározott érvényes hatósági engedélye és jelzése van, - jogszabályban meghatározott műszaki feltételeknek megfelel,

19 14. szám A MÁV Zrt. Értesítője 635 rendelkezik érvényes kötelező gépjármű felelősségbiztosítással, - az utat valamint tartozékait nem rongálja, és nem szennyezi. A jármű vezetője telephelyéről történő elindulás előtt köteles ellenőrizni - a kormánymű, - a fékberendezés, - a gumiabroncsok, - a világító és fényjelző berendezések állapotát, és azok működőképességét, - a járművel kapcsolatos és a saját okmányok meglétét, érvényességét, valamint - legalább 1 db fényvisszaverő mellény, érvényes egészségügyi doboz, elakadásjelző háromszög. 3,5 tonna feletti tehergépjárműveknél tűzoltó készülék, 1 db baleseti bejelentő lap meglétét (felhasználása után vissza kell pótolni). A felsoroltak hibás állapota, működésképtelensége, hiánya, érvénytelensége esetén a jármű nem vehet részt a közúti közlekedésben. napi ellenőrzés, karbantartás A járműveket a jogszabályokban előírtakon túl naponta ellenőrizni kell és hiány esetén a pótlásról gondoskodni kell. Az ellenőrzés során vizsgálni kell: - olajok, hűtőfolyadék szintjét), - fékolaj szintet, - légfék esetén kondenzvíz leeresztését, - a jármű külső-belső tisztasági állapotát. A járművek napi vizsgálata és szükséges karbantartása a jármű vezetőjének feladata, melyet szúrópróbaszerűen a szolgálati hely vezetőjének ellenőrizni kell. Ennek megtörténtét a menetlevél megfelelő rovatában aláírásával dokumentálni is szükség. Időszakos ellenőrzés, karbantartás A gépjármű ügyek intézésével megbízott munkavállaló köteles folyamatosan nyomon követni a járművek kilométer felhasználását, szükség esetén intézkedni a gépjárművek időszakos felülvizsgálatának (a futott km vagy az eltelt idő alapján) elvégeztetéséről. (hideg időszak előtt a hűtőfolyadék fagyálló képességét. MÁV zrt. tulajdonú járművek karbantartása A MÁV Zrt. tulajdonú járművek karbantartásáért és a karbantartás dokumentálásáért a járművet használó (állagban tartó) szervezet a felelős. Azon járműveknél, amelyeknél a gyártó, illetve a forgalmazó előír kilométer-, vagy életkor teljesítménytől függő karbantartási utasítást, az előírtak betartása kötelező. Karbantartási utasítással nem rendelkező típusok esetén betartandó szemle periódus: - tehergépjármű: km - autóbusz: km - Motorkerékpár: km - Segédmotor kerékpár: km - Pótkocsi: km A járműveknél előírt esedékes időszakos vizsgálatok kilométer-, vagy életkor határainak figyelése a járművet használók feladata. A műszaki szemlének ki kell terjednie a jármű minden fődarabjára, villamos és fékberendezésére. Személygépkocsi, autóbusz, teherautó, és pótkocsi esetén minden második műszaki szemlének igazolt fékpadi vizsgálattal kell zárulnia, melyet dokumentálni kell. Amennyiben a jármű üzemeltetése gazdaságtalan, a szervezet köteles értesíteni a Flottamanagement szervezetet. A Flottamanagement szervezetnek intézkednie kell az érintett jármű további hasznosítása iránt a gazdaságosság elve szerint. bérelt, járművek karbantartása A MÁV Zrt. által bérelt járművekre vonatkozó karbantartási kötelezettségét az adott járműre vonatkozó bérleti szerződés tartalmazza. A flottaüzemeltetéssel bérelt járművek valamennyi karbantartási tevékenysége a flottaüzemeltető cég feladata. Az ebben a konstrukcióban üzemeltett járművek bármilyen meghibásodása esetében a flottaüzemeltető céggel kell felvenni a járművet használó szervezeti egységnek a kapcsolatot. A flottaüzemeltető cégnek azonnal meg kell kezdeni a bejelentett meghibásodás kijavítását. Amennyiben a szervezeti egység által bejelentett meghibásodás elhárítását 1 napon belül nem kezdi meg a flottaüzemeltető, illetve a meghibásodás kijavítása után a jármű továbbra is műszaki hibás vagy közúti közlekedésre alkalmatlan abban az esetben a hibát bejelentő szervezeti egységnek értesítenie kell a Flottamanagement szervezetet, aki azonnal intézkedik a flottaüzemeltető felé az adott jármű karbantartása, illetve a megfelelő csereautó biztosítása ügyében. A flottaüzemeltetéssel bérelt járművekbe kiegészítő tartozékot (pl. mobiltelefon kihangosító, URH rádió tartó) beszerelni kizárólag a Bérbeadó, vagy Flottaüzemeltető cég engedélyével lehet. A beszerelési engedély kérelmeket a Flottamanagement részére kell megküldeni, aki intézkedik a beszerelés engedélyezése ügyében. Az üzemeltetés során be kell tartani a vonatkozó törvények, azok végrehajtási utasításai, valamint a MÁV Zrt. által kiadott Tűzvédelmi Utasítás, Munkavédelmi Szabályzat ide vonatkozó előírásait. A bérelt járművek esetén a használó szervezetek semmilyen megbontással járó javítást nem végezhetnek a közúti gépjárműveken. Ez a tiltás nem vonatkozik a használói körbe tartozó izzócserére, folyadékok utántöltésére Teendők baleset káresemény esetén Közúti jármű használata során bekövetkezett baleset - káresemény esetén az alábbiak szerint kell eljárni:

20 636 A MÁV Zrt. Értesítője 14. szám Elsősegélynyújtás, Hatóságok (Rendőrség, Mentők, Tűzoltóság) értesítése. Személyi sérülés esetén értesítendők: - a MÁV fő üzemirányító ( , ), akinek súlyos sérüléssel járó, illetve halálos kimenetelű baleset esetén tájékoztatnia kell a MÁV Zrt Biztonsági Igazgatóságát, és az EBK Főosztályt. - szolgálati hely vezetője, - EBK ( , ), - Flottamanagement ( , , ). - bérbeadó. baleset esetén az alábbi esetekben kötelező a rendőrhatóságot értesíteni: - személyi sérüléssel járó baleset esetén, - ha a balesetben résztvevő jármű(vek) külföldi hatósági jelzésű (ek), - amennyiben a balesetben résztvevők a felelősség tekintetében eltérő álláspontot képviselnek, - ha a baleset következtében veszélyes anyag került a környezetbe, - ha a baleset következtében a járműveken kívül egyéb tárgy is károsodott, - szándékos rongálás gyanúja esetén, - ha a járművet ellopták. A baleseti bejelentőlap kitöltése A 2 példányos baleseti bejelentőlapot a balesetben résztvevő feleknek együttesen kell kitöltenie és aláírnia. Amennyiben a balesetnek 2-nél több jármű volt részese, további bejelentőlapok is használhatók. A bejelentőlap 1-1 példányát a résztvevő felek kapják. A balesetet szenvedett gépkocsi vezetőjének vagy utasának kötelező értesítenie a szolgálati helyet. flottamanagement értesítése Baleset káresemény esetén a szolgálati hely vezetőjének kötelező értesítenie Flottamanagement szervezetet. A szolgálati helynek amennyiben a balesetről vett fel jegyzőkönyvet - az általa felvett jegyzőkönyvet és a baleseti bejelentőlap másolatát meg kell küldenie a Flottamanagement szervezetnek. Bérelt járművel történt baleset - káresemény esetén a jármű vezetőjének, vagy a szolgálati hely vezetőjének értesítenie kell a Bérbeadót, aki intézkedik a jármű elszállításáról, kárrendezéséről. A fenti eljárási mód vonatkozik az olyan káresemény bekövetkezés esetére is, amikor a káreseményben nem másik jármű a résztvevő (pl. gázolás, szélvédőrepedés, idegen tárggyal való ütközés) Veszélyes áruk szállítása Bérelt járművekkel csak akkor lehet az ADR kategóriába eső veszélyes árukat szállítani, ha ezt a Bérbeadó a jármű bérleti szerződésében engedélyezi és a vonatkozó veszélyes anyag kezelésére, szállítására vonatkozó jogosultság jogszabályi feltételei fennállnak. Veszélyes áruk közúti szállítása során az ADR A Veszélyes Áruk Nemzetközi Közúti Szállításáról szóló Európai Megállapodás előírásait kell alkalmazni. Pl.: Megrendelt legnagyobb összmennyiség a gépekben lévő veszélyes áru mennyiségére vonatkozik literben vagy kilogrammban. A mindenkor hatályos MÁV Zrt EVIG utasítást a veszélyes áruk közúti szállítására a helyi adottságok figyelembevételével az érintett szervezeteknek saját hatáskörben kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani Oktatás, továbbképzés Új gépjárművezetői megbízólevél kiadása esetén, a járművet használó dolgozó részére a szolgálati hely vezetőjének rendkívüli oktatást kell tartania az érintett munkavállaló részére jelen utasítás szabályairól. Az időszakos oktatásokat a mindenkor hatályos O.1. sz. utasítás előírásai alapján kell megtartani és az oktatási naplóban nyilvántartani statisztika A tárgyhavi menetokmányok rögzítését követően a VERDA rendszer előállítja a 13.sz. melléklet szerinti kimutatást hivatkozások, MódOsíTÁsOk, hatá- LYOn kívül helyezések 5.1. Ezen utasítás hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti: -az 52/2009 (VII.07 MÁV Ért. 23.) VIG sz. vezérigazgatói utasítással módosított 13/2007 (V.25. MÁV Ért 19) VIG sz. vezérigazgatói utasítás 5.2. hivatkozott törvények, rendeletek - a közúti közlekedésről szóló, többször módosított 1/1975. (II.5.) KPM-BM együttes rendelet közúti közlekedés szabályairól (KRESZ) - a Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. Törvény (Munka Törvénykönyve) - a többször módosított 60/1992 (IV.1.) Kormányrendelet a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről