Minőségirányítási Kézikönyv

Átírás

1 Kereskedelmi és Szolgáltató Kft Budapest, Soroksári út 48. Tel.: / 178 Fax: / 178 Honlap: www@itlogicom.hu sales@itlogicom.hu Minőségirányítási Kézikönyv MSZ EN ISO 9001:2009 Tevékenységek: Kizárások: 7.5.2; Informatikai rendszerintegráció fővállalkozásban (hardver, szoftvert kereskedés, rendszertervezés, üzembe helyezés, fenntartás) - Szoftverfejlesztés koordinálása - Informatikai, pénzügyi, üzletviteli tanácsadás Készítette: Orbán Barnabás MIR vezető (Orbán Barnabás) Jóváhagyta: Csordás Tamás Ügyvezető igazgató (Csordás Tamás) Verzió: 2

2 Tartalomjegyzék 1. Cégbemutatás 3 2. Az IT Logicom minőségpolitikája 5 3. Szolgáltatási folyamatunk Ajánlatok, megrendelések és szerződések kezelése Tevékenységeink végzése A projekt vezetése A szakmai munkavégzés 7 4. Vezetési folyamatok Szervezeti működés Erőforrások biztosítása Emberi erőforrások Tárgyi erőforrások Minőségirányítási folyamatok Minőségirányítási rendszer felépítése Minőségirányítási rendszer dokumentálása A minőségirányítási kézikönyv Külső dokumentumok A minőségügyi feljegyzések A dokumentumok kezelése Minőségpolitika és minőségtervezés Minőségpolitika Minőségtervezés Minőségirányítási rendszer működtetése és irányítása A minőségirányítási rendszer működtetése A vezetőségi átvizsgálás Minőségirányítási rendszer felülvizsgálata Minőségirányítási rendszer fejlesztése Ügyfélkapcsolatok Vevői és piaci igények meghatározása Vevői megelégedettség mérése A beszerzés Alvállalkozók Alvállalkozók foglalkoztatása Az alvállalkozók értékelése 26 Mellékletek 1. sz. melléklet: Minőségirányítási rendszer folyamatainak kapcsolata 2. sz. melléklet: Minőségirányítási kézikönyv változásainak jegyzéke 3. sz. melléklet: Bizonylati album 4. sz. melléklet: MSZ EN ISO 9001:2009 szabványkövetelmények referenciatáblázata 2 / 31 oldal

3 1. Cégbemutatás Cégünket augusztusában azzal a céllal alapítottuk, hogy Magyarországon is meghonosítsuk az igazán ügyfélközpontú informatikai szolgáltatásokat. Célunk teljes körű megoldásokat kínálni a legmagasabb színvonalon, amelyek segítségével ügyfeleink hatékonyabbak és sikeresebbek lehetnek. Az IT Logocom Kft. főbb üzleti tevékenységi területei: Informatikai rendszerintegráció (hardver, szoftvert kereskedés, rendszertervezés, üzembe helyezés, fenntartás) Az informatikai piacon teljes körűen kívánjuk kiszolgálni ügyfeleinket. Az egyszerű hardver eladástól a teljesen komplex, kulcsrakész megoldások nyújtásáig. Ezen a tevékenységen belül több résztevékenységgel is foglalkozunk, melyek összességét nyújtjuk komplex projektjeink esetén, de a résztevékenységeinket önmagukban is kínáljuk. - Hardver értékesítésünk főbb termékei: notebookok, PC-k, szerverek, adatátviteli eszközök, IT biztonsági technológiák, alközponti és call center megoldások, vezeték nélküli internet megoldások, passzív és erősáramú hálózati elemek, szünetmentes áramforrások, forgalomirányítási eszközök, közlekedés technikai rendszerek. - Polcról levehető szoftverek (Microsoft, Oracle, stb.) értékesítése, ill. egyedi fejlesztések - Rendszertervezés: rendszerterv készítése - Üzembe helyezés: általunk ill. mások által szállított hardverek üzembehelyezése - Karbantartás, fenntartás: általunk ill. mások által üzembe helyezett rendszerek karbantartása - Projekt menedzsment: részfeladatok, alvállalkozók koordinálása, adminisztrációs feladatok ellátása - Finanszírozási megoldások: partnereink körébe tartozó különböző finanszírozó cégek szolgáltatásainak nyújtása Szoftver fejlesztés A polcról levehető szoftverek (Microsoft, Oracle, Vírusvédelem, stb.) értékesítése mellett, vállaljuk ügyfeleink egyedi igényein alapuló szoftverfejlesztéseit is. Főbb fejlesztési területek: - Vállalatirányítási rendszerek, - Banki szoftverek, - CRM megoldások, - Telekommunikációs alkalmazások Tanácsadás 3 / 31 oldal

4 Az IT-Logicom informatikai, pénzügyi és üzletviteli tanácsadási szolgáltatásokat nyújt. Szolgáltatásainkat saját munkatársaink és partnereink szakemberei kínálják ügyfeleinknek. - Informatikai tanácsadás Szervezetek vezetésének és a számítástechnikai részlegnek segítünk eredményesen kezelni az informatikához kapcsolódó szakmai problémákon kívül a beszerzési feladatokat és a speciális finanszírozási nehézségeket. Támogatjuk klienseink döntéseit a projektek lebonyolításában, és a kész rendszer üzemeltetési folyamatainak kialakításában is. - Pénzügyi, gazdasági tanácsadás Kis és közepes méretű vállalatoknak nyújtunk pénzügyi, gazdasági tanácsadási, ill. menedzsment szolgáltatásokat, különös tekintettel a következő feladatokra: pénzügyi tervezés, cash flow tervezés, projektfinanszírozási tanácsadás, pénzügyi és kontrolling folyamatok, rendszerek kialakítása - Üzletviteli tanácsadás Stratégiai- és menedzsment tanácsadás Finanszírozási- és befektetési tanácsadás Cégátvilágítási szolgáltatások/tranzakciós tanácsadás Az IT Logocom Kft működését két ügyvezető igazgató koordinálja. A tevékenységi terület feladatainak elvégzésére - az ügyvezetők vezetésével - projekt-teamet alakítunk, amely tagjait az adott területeket legjobban ismerő, nagy szakmai tapasztalattal rendelkező, többnyire alvállalkozókból válogatjuk össze. Ezzel is biztosítjuk minden szakmai területen a magas szintű szakmai kompetenciát. 4 / 31 oldal

5 2. Az IT Logicom minőségpolitikája Cégünket azért alapítottuk, hogy a nagy rugalmatlan IT cégek által nem megfelelően kiszolgált piaci rést (rendszerintegráció, szoftverfejlesztés terén) kitöltsük. Célunk egy a piac által elismert, flexibilis cég működtetése, mely a "kis ügyfelek" egyedi igényeit is figyelembe veszi. Rendszerintegrációs tevékenységünk során a részletekre történő különös odafigyelés a célunk. Az átalakulóban lévő szoftverfejlesztési eljárások közül keressük, törekszünk bevezetni a legújabb innovatív megoldásokat. Folyamatainkat tudatosan a minőségirányítási szempontok figyelembevételével építjük fel, tevékenységünket elkötelezetten végezzük, keresve a fejlesztési lehetőségeket. Tevékenységi területeink jellegükből adódóan a hatékony megoldások miatt csapatmunkát igényelnek, ezt a csapatmunka jelleget tanácsadásaink során is alkalmazzuk. Nyitott, vevőközpontú szemléletünk irányítja stratégiánk kialakítását, határozza meg szervezetünk működését, és vezérli a mindennapos munkavégzés folyamatait, minőségirányítási rendszerünkben és az üzleti tevékenységünkben is. Szolgáltatásaink minőségének végső mércéje a vevő megelégedettsége. Ügyfeleink bizalmát szolgáltatásaink egyenletes szintjével, megbízhatóságunk és szakértelmünk folyamatos növelésével kívánjuk megtartani. Ügyfeleink érdekében olyan alvállalkozókkal építünk ki kapcsolatokat, akik szakértelmükkel, szolgáltatásukkal, termékeikkel a megbízható, egyenletes minőség eléréséhez járulnak hozzá. A fenti célkitűzéseinek gyakorlatba való átültetése érdekében az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány előírásainak megfelelő minőségirányítási rendszert vezetünk be, működtetünk, melynek elemeit a minőségirányítási kézikönyv rögzíti. 5 / 31 oldal

6 3. Szolgáltatási folyamatunk A szolgáltatási főfolyamatunk és a részfolyamataink, illetve azok kapcsolatai 1. sz. mellékletben található ábrán láthatók. A tevékenységeinkre - különböző hangsúllyal, de - jellemző, hogy az ügyvezető igazgatók végzik, vagy projektvezetőként koordinálják alvállalkozók bevonásával Ajánlatok, megrendelések és szerződések kezelése Az ajánlatok, megrendelések és szerződések kezelése egységes módon történik (mindegyik tevékenységünknél). Ajánlatkérőink a weboldalunkon található gyártók, szállítók különböző termékeit választhatják, a weboldalon lévő elérhetőségeinken érhetnek el bennünket. Gyakoribb, hogy az értékesítés a potenciális vevők személyes felkeresésén, ill. az ajánlatkérők megkeresésén alapul. Az ajánlatkérés lehet írásos (mail, fax), vagy személyes (személyes megbeszélés, telefonhívás). A beérkezett ajánlatkérésénél projektvezető kerül kijelölésre. A kijelölés fóruma a rendszeres (heti) vezetőségi munkaértekezlet. Itt döntjük el a teljesíthetőséget (ennek következménye a szerződéskötés, vagy a megrendelés visszaigazolása), és hogy a végrehajtás folyamatában, milyen feladatok szükségesek. További feladatok pontosítása a heti értekezleteken történik (beszámolások, ellenőrzések a projekt alatt, ill. egyéb aktuális tevékenységek meghatározása). A felénk beérkezett ajánlatkéréseket feldolgozás után a beszállítóink felé saját Ajánlatkérő formátumunkban ("Ajánlatkérés" (TF-02)) továbbküldjük. Amennyiben a projekt bonyolultsága szükségessé teszi, személyes konzultációk útján pontosítjuk a konfigurációt, és a követelményeket, melyek az ajánlatadásba írásos formában is bekerülnek. A beérkezett gyártói, szállítói ajánlatokat átalakítjuk saját ajánlatunkká és írásban (fax, vagy mail) küldjük el ügyfelünk részére ("Ajánlat" (TF-01)). A kiadott ajánlatot az ajánlat elnyerése esetén megrendelés vagy szerződéskötés követi. Megrendelés esetén a megrendelést (írásban, vagy faxban) visszaigazoljuk a megbízónk felé ("Visszaigazolás" (TF-02)). Ezzel párhuzamosan a gyártó, vagy szállító felé elküldjük megrendelésünket ("Megrendelés" (TF-02)) Tevékenységeink végzése A megkeresésekhez, megbízásokhoz kapcsolódó konkrét tevékenység a vezetőségi munkaértekezleten (projekt-indító megbeszélés) kerül meghatározásra. A teljesítést az alvállalkozónk a megbízó által megjelölt helyen végzi, ahol projektvezető teljesítésigazolást ("Teljesítési igazolás" (TF-04)) ír alá az 6 / 31 oldal

7 alvállalkozóval, ill. irattat alá a megbízóval, mely a számlázás nélkülözhetetlen dokumentuma (kivételt képeznek a folyamatos teljesítésű projektek, pl. karbantartás) A teljesítésigazolás után a megbízó felé számlát állítunk ki számlázó szoftverünkkel (a pénzügyekért felelős ügyvezető együttműködésével) melyet személyesen adunk át vagy postai úton küldünk meg. A lejárt kintlevőségeinkről fizetési emlékeztetőt küldünk (mail, vagy postai út), vagy szóban (személyesen, vagy telefonon) továbbítjuk ügyfeleink részére. A projekt befejezése után a projektvezető dönt a projektértékelés szükségességéről (projekt-záró megbeszélés). Iránymutatásként: az 1 M HUF-ot meghaladó forgalmú projekt fölött. ("Projektértékelés" (TF-06)). A projektértékelésen a projekt teljesítését, saját és az alvállalkozó(k) munkáját, ill. a vevővel való együttműködést értékeljük A projekt vezetése A projektvezető a felelős a projekt indításáért, irányításáért, teljesítéséért (eredményeiért) és dokumentálásáért. Feladata továbbá a minőségirányítási rendszerünk szempontjából kiemelt fontosságú kérdésekben (pl. vevői elégedettség, alvállalkozók teljesítése) információk gyűjtése és azok folyamatos értékelése. Minden projekt egy "projekt-indító megbeszéléssel" indul, és a projekt tapasztalatait összegző "projekt-záró megbeszéléssel" zárul (a rendszeres vezetőségi munkaértekezlet keretén belül). A projekt indításakor a projektvezető projekttervet készít, ami tartalmazza legalább a projekt részfeladatait, azok időbeli, erőforrásbeli és pénzügyi ütemezését, a projektben résztvevő projekt tagokat (alvállalkozók) és azok projekten belüli (rész) feladatait, valamint a főbb mérföldköveket és azok teljesítési (és ha értelmezhető, a minőségi) kritériumait. A tervet a másik ügyvezetővel megvitatják és a jóváhagyott elemeket beépítik a szerződésekbe. (Szerződés a megbízóval, szerződés az alvállalkozóval.) A projekt menete során a projektvezető követi nyomon a tervezett ütemezés megvalósulását, illetve szükség esetén dönt az átütemezésről. (Ennek tényét az átütemezéssel együtt indokolni szükséges.) A rendszeres vezetőségi munkaértekezleteken (az egyes mérföldkövek elérésekor kiemelten) a projektvezető átbeszéli a projekt státuszát a másik ügyvezető igazgatóval. A projekt zárása során (projekt-záró megbeszélés) megtörténik az összegyűlt tapasztalatok elemzése és - amennyiben szükséges - a munkavégzési módszertanok, irányelvek módosítása A szakmai munkavégzés Az egyes elvállalt projekteket az adott projektvezető vezeti, ő a felelős a vállalt feladatok, határidők és minőségi követelmények teljesítéséért, azaz a projekt sikeréért. Az ő feladata és felelőssége a projekten dolgozó projekt tagok (alvállalkozók) munkájának megszervezése, koordinálása, munkafeltételeinek biztosítása, és az eredmények számonkérése. 7 / 31 oldal

8 Az alvállalkozókat az "Alvállalkozók listájából" választja. Új alvállalkozó esetén beszerzi a referenciákat és fokozottabban figyeli a teljesítést. A szakmai munkavégzés során be kell tartani az adott tevékenységhez tartozó belső módszertani irányelvek lépéseit (a projekttervben és a rendszeres vezetőségi munkaértekezleten meghatározottak) és a dokumentációs előírásokat. Ezek az előírások minden, a projektben résztvevőre egyaránt vonatkoznak. (Az alvállalkozók ezen követelményeket a velük kötött szerződésben, illetve a teljesítés során a megbeszéléseken, ellenőrzéseken kapják meg.) Amennyiben a munkavégzés során a megbízó bármilyen hibát vagy hiányt észlel a teljesítésében, úgy azt azonnal figyelembe kell venni, ki kell javítani, és azt ezzel párhuzamosan dokumentálni kell (feljegyzés formájában, ami a projektdossziéba kerül). A munkavégzés során a megbízótól átvett, és a megbízó tulajdonát képező iratokat és feljegyzéseket állagmegőrzés szempontjából kiemelt figyelemmel, és bizalmasan kell kezelni. A megbízás befejeztével a papír alapú dokumentumokat vissza kell adni a megbízónak, az elektronikus dokumentumok pedig a megbízó igénye alapján megőrizhetők vagy megsemmisítendők. A munkaanyagokat és munkadokumentumokat, mint munkavégzéssel kapcsolatos feljegyzéseket elektronikusan kell megőrizni. 8 / 31 oldal

9 4. Vezetési folyamatok 4.1. Szervezeti működés Az IT Logicom Kft működését két ügyvezető igazgató koordinálja. Ők ketten a felelősek a Kft teljes működéséért, vállalásai teljesítéséért és az elért eredményekért. A köztük lévő felelősség- és munkamegosztás a következő: Mindkét ügyvezető igazgató (külön-külön is): - Cégjegyzési és cég képviseleti jog önállóan; - Ajánlatok elkészítése és kiküldése; - Szerződések megkötése (saját munkavégzésre, és alvállalkozók igénybe vételére); - Szerződött munka (projekt) irányítása, vezetése; - Szakmai (szakértői, tanácsadói) munka végzése; - Teljesítés igazolása alvállalkozók felé; - Számlák kezelése (kiállítása illetve befogadása); - Szükséges beszerzések koordinálása, irányítása; Csak az 1. ügyvezető igazgató (Csordás Tamás): - Műszaki tartalmak összeállításának szakmai felügylete; Csak a 2. ügyvezető igazgató (Orbán Barnabás): - Minőségirányítási vezető feladatok ellátása; - Könyvelés és gazdasági műveletek felügye - Munkáltatói jogok gyakorlása; Az egyes ügyvezető igazgatók, távollétük illetve akadályoztatásuk esetén egymást teljes jogkörben helyettesíthetik. Kontroll-szabály: A cég "kétszemélyes voltából" adódóan az ügyvezető igazgatók feladata és nem átruházható felelőssége a tervezés, végrehajtás, ellenőrzés és jóváhagyás. Alapvető szempont az egymással való egyeztetés, és a "négyszem-elv" betartásával az egymás munkájának ellenőrzése. A minőségirányítási rendszer követelményeit mindketten, ismerik, és a rendszer működtetése mindkét ügyvezető igazgató mindennapi munkavégzésének a része. 4.2 Erőforrások biztosítása 9 / 31 oldal

10 Az IT Logicom Kft. bevezette és működteti az MSZ EN ISO 9001:2009 előírásainak megfelelő minőségirányítási rendszerét. A rendszer működtetéséhez, továbbfejlesztéséhez, a szervezet stratégiájának, politikájának és céljainak megvalósításához szükséges erőforrásokat a szervezet méreteinek megfelelő mértékben az ügyvezető igazgatók meghatározzák és előteremtik. Ezek lehetnek: - emberi (alkalmazottak és alvállalkozók), - tárgyi (infrastruktúra, eszközök és berendezések), és - anyagi erőforrások Emberi erőforrások Az IT Logicom Kft. megbízásai teljesítését az ügyvezető igazgatók saját maguk végzik, illetve alvállalkozók bevonása esetén saját maguk irányítják. Saját erőforrásnak így az ügyvezető igazgatók saját maguk tekinthetők, akiknek képzettsége, szakmai tudása és tapasztalata megfelelő ezen feladatok elvégzéséhez. Az ügyvezető igazgatók saját szakmai ismereteit szakmai konferenciákon való részvétellel, szakirodalom figyelésével és eseti tanfolyamokon, továbbképzéseken való részvétellel folyamatosan fejlesztik. Ezen tanfolyamok, képzések és továbbképzések elvégzését igazoló feljegyzéseket meg kell őrizni ("Egyéb dosszié"). Alvállalkozók bevonásakor mindig olyan alvállalkozók munkáját lehet igénybe venni, amelyek az adott szakmai területen nagyfokú szakmai ismerettel, gyakorlati tapasztalattal rendelkeznek, és magukat a területükön folyamatosan tovább is képzik. Az állandó alvállalkozókkal való együttműködés kiemelt folyamata az IT Logicom Kft-nek, amely magába foglalja az alvállalkozók kiválasztását, az együttműködés kialakítását, közös projektmunka végzését, az alvállalkozók értékelését és fejlesztését. Ezeknek a területeknek a szabályozását az "Alvállalkozók" fejezet tartalmazza. Az emberi erőforrások fejlesztésének speciális színtere a projektekhez kapcsolódó folyamatbeli, vagy záró értékelés, ahol a gyűjtött és kiértékelt tapasztalatok alapján "operatív" követelményeket határozunk meg saját erőforrásaink, illetve az alvállalkozóink számára Tárgyi erőforrások A szervezet működéséhez, folyamatainak működtetéséhez szükséges tárgyi erőforrások, azaz az infrastruktúra a következőket tartalmazzák: - a szervezet irodahelyisége; - a helyiségekben az informatikai eszközök (PC, perifériák, internet kapcsolat, szoftverek); - a projektek végzéséhez szükséges informatikai, stb. eszközök. A szervezet irodahelyisége képezi egyben az ügyvezető igazgatók számára a munkakörnyezetet is. 10 / 31 oldal

11 Az informatikai infrastruktúra kialakítása során alapvető fontosságú a megfelelő megbízhatóságú, kapacitású, korszerű és jogtiszta hardverek és szoftverek működtetése. 11 / 31 oldal

12 5. Minőségirányítási folyamatok 5.1. Minőségirányítási rendszer felépítése Az IT Logicom Kft. ügyvezető igazgatói elkötelezettek a minőségirányítási rendszer bevezetésében és működtetésében, a szervezet folyamatainak és szolgáltatás minőségének folyamatos javításában. Ehhez biztosítják a szükséges emberi, tárgyi és pénzügyi erőforrásokat. Meghatározták a minőségpolitikát, és évente meghatározzák az aktuális minőségcélokat, amelyek teljesítése a szervezet folytonos fejlődését biztosítja. A rendszer bevezetéséhez a szervezet ügyvezetői: - meghatározták, hogy milyen folyamatokra van szükség a minőségirányítási rendszerhez, - meghatározták a folyamatok sorrendjét és kölcsönhatásait, - meghatározták azokat a kritériumokat és módszereket, amelyek e folyamatok hatásos működtetéséhez és szabályozásához szükségesek, - gondoskodnak arról, hogy a folyamatok működésének és figyelemmel kísérésének alátámasztásához szükséges információk rendelkezésre álljanak, - mérik, figyelemmel kísérik és elemzik azokat a folyamatokat, amelyek a tervezett eredmények és a folyamatos tökéletesítés eléréséhez szükségesek. A rendszer fő- és mellékfolyamatait a minőségirányítási kézikönyv 1. sz. melléklete mutatja be. Ezek a folyamatok határozzák meg közvetlenül vagy közvetve a szolgáltatás minőségét. A folyamatok bemutatását és szabályozását ez a minőségirányítási kézikönyv tartalmazza. A folyamatok vizsgálata (mérése) egyrészt a belső auditok által, másrészt a folyamatok során mért jellemzők, paraméterek folyamatos figyelésével és értékelésével történik. A szervezet tevékenysége miatt az MSZ EN ISO 9001:2009 rendszerszabvány egyes pontjai nem kerültek szabályozásra. Ezek a pontok a szabvány értelmében kizárásra kerültek. Szabványpont Kizárt elem Kizárás indoklása A termék-előállítási és a szolgáltatásnyújtási folyamatok érvényesítése Minden folyamat és részfolyamat eredménye megfigyeléssel vagy szemrevételezéssel kellően ellenőrizhető, nincs szükség a folyamat érvényesítésére (validálására). 7.6 A megfigyelő- és mérőberendezések kezelése A szervezet ellenőrzései a dokumentumok ellenőrzésének módszere, amihez nem használ mérőberendezést Minőségirányítási rendszer dokumentálása 12 / 31 oldal

13 A minőségirányítási rendszer működését egyetlen szabályozó dokumentum írja le és foglalja össze: a "Minőségirányítási kézikönyv" (továbbiakban MK). Ez tartalmazza a rendszer működésének összefoglaló bemutatását, valamint a szervezet folyamatainak leírását és a folyamatokat megvalósító eljárások szükségesen dokumentált mélységig történő szabályozását is A minőségirányítási kézikönyv Az MK formai és tartalmi követelményei Az MK tartalmazza az IT Logicom Kft.: - rövid bemutatását, - minőségpolitikáját, - minőségirányítási rendszere érvényességi területét (a kizárások megadásával), - minőségirányítási rendszere struktúráját, szervezetét és működését, - folyamatai rendszerét, azok bemutatását és szabályozásának leírását a szükséges mértékig. Az MK az 4. sz. mellékletben mutatja be, hogy az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány egyes követelményei a kézikönyv melyik fejezetében vannak szabályozva. Az MK címlapján szerepelnie kell: - az IT Logicom Kft. teljes neve, címe és logoja, - a "Minőségirányítási kézikönyv" elnevezés, - a vonatkozó rendszerszabvány, - a minőségirányítási rendszer alkalmazási területe, - az érvényességből kizárt szabványelemek, - a készítő, és jóváhagyó személy(ek) neve, - az adott MK érvényes verziószáma, kiadás dátuma. Az MK minden további oldalán a fejlécben illetve a láblécben szerepelnie kell: - az IT Logicom Kft. logoja, - a "Minőségirányítási kézikönyv" megnevezés, - a vonatkozó rendszerszabvány, - az adott MK érvényes verziószáma, és a kiadás dátuma, - oldalszám / összes oldalak száma. Az MK életciklusa Az MK tartalma meghatározza tehát a szervezet és a minőségirányítási rendszer működésének szabályait, figyelembe véve az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány elvárásait is. Ennek megfelelően az MK tartalmát annak változása esetén az ügyvezető igazgatók módosítják. Ezek alapján az MK életciklusa a következőképp alakul: 13 / 31 oldal

14 Az ügyvezető igazgatók egyeztetéssel eldöntik az MK módosításának szükségességét, és a módosítás tartalmát. (A módosítás szükségességének oka lehet, pl.: vezetőségi átvizsgálást megelőző dokumentumvizsgálat eredménye, vezetőségi átvizsgáláson született egyéb döntés, belső vagy külső audit eredménye, szervezeti működésbeli változás, vevői reklamációk vagy egyéb észrevételek alapján bekövetkezett folyamatváltozások vagy szabványváltozás.) Az 2. ügyvezető igazgató (MIR vezető) elkészíti a MK módosítását. (Az új MK-t új verziószámmal látja el, valamint a változások okát és a megváltozott fejezeteket folyamatosan feltünteti a 2. sz. mellékletben.) A 2. ügyvezető igazgató eljuttatja a megváltoztatott MK-t az 1. ügyvezető igazgatónak ellenőrzésre, jóváhagyásra. A 2. ügyvezető igazgató a végleges, ellenőrzött példányt a Kft számítógépén az "ISO" könyvtárban "IT_Logicom_MK_v_xx.doc" névvel elmenti. Ez a könyvtár tartalmazza mindig az aktuális, érvényes kézikönyvet és formalapokat. (Illetve, az "archív" részben az előzményeket.) Az MK-nak ilyen formán mindig egyetlen érvényes és kiadott példánya létezik, és ez mindig elektronikus formában, a Kft számítógépén található meg. (Az előző verziók érvénytelensége a verziószámok emelkedéséből látszik.) Miután egyszerre több érvényes MK példány nincs forgalomban, így nyomon követett példányok külön nyilvántartására és elosztási listájára nincs is szükség. Az egy érvényes MK példány esetleges sérülése vagy elvesztése kockázatának elkerülésére biztonsági másolat áll rendelkezésre. Külső merevlemezen illetve CD/DVD-n, melyet az irodahelységen kívül elzártan tárolnak. Külső partnerek (ügyfelek, tanúsító, belső auditot végző szakértő) számára, kérésre tájékoztató példány adható, amely azonban nem kerül aláírásra. Ez az elektronikusan átadott vagy kinyomtatott MK tájékoztató jellegű példány, és csak az átadás napján biztosított az érvényes MK-val való azonossága. A tanúsító számára a tanúsítási / felügyeleti auditokat megelőzően egy, az akkori aktuális állapotnak megfelelő, tájékoztató példányt kell adni Külső dokumentumok Az IT Logicom Kft. munkavégzéséhez szükséges, a szervezeten kívülről érkező dokumentumokat soroljuk ide (törvények, rendelkezések, szabványok, megbízó általi előíró dokumentumok). Ezek figyelése, követése és a szükséges mértékű ismertetése (az adott tevékenységben résztvevőkkel) a 2. ügyvezető igazgató feladata és felelőssége. A 2. ügyvezető igazgató ezen tevékenységét az interneten végzi, ill. speciális tevékenységekre (pl. számvitel, jog) a szolgáltatókkal (jogi és könyvelői iroda) kötött keretszerződései alapján ezen szolgáltatók segítségével végzi (pl. a számviteli törvényben történő változásokról a könyvelői irdoa rendszeresen nyújt ben információt) Speciális területet jelentenek - a könyvelésre és az adózási rendre vonatkozó jogszabályok, ezek esetében a szervezettel szerződéses viszonyban álló könyvelőiroda folyamatos tájékoztatást tartozik adni minden ez irányú változásról. 14 / 31 oldal

15 - a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos (szabvány) változásokról a felkészítő nyújt tájékoztatást. A külső dokumentumok kezeléséről "a dokumentumok kezelése" pont intézkedik A minőségügyi feljegyzések A minőségirányítási rendszer működését különböző ún. "minőségügyi feljegyzések" igazolják. Ezek lehetnek, pl. kézzel írt vagy elektronikusan kitöltött jegyzetek, jegyzőkönyvek, kitöltött formalapok vagy sablonok, amelyek valamely állapotot, mérést, eredményt, megállapodást vagy megállapítást rögzítenek. Belső követelményünk, hogy: - a feljegyzéseink csak a feladat célját legjobban kiszolgáló formátumban készüljenek, - a formátumtól függetlenül teljesüljenek az azonosíthatóság, nyomonkövethetőség, visszakereshetőség, stb. szabványi követelmények, - a célszerűség szempontjait figyelembe véve törekszünk az egységesítésre. A feljegyzések kezeléséről "a dokumentumok kezelése" pont intézkedik A dokumentumok kezelése Minőségirányítási kézikönyvünk a oldalon mindenki által elolvasható. Formátumok A szervezeten kívülről érkezett dokumentumok/feljegyzések megőrzik az eredeti formátumukat. A szervezeten belül készülő dokumentumoknál/feljegyzéseknél törekszünk az egységes arculatra, de azt nem helyezzük a célszerűségi megfontolások fölé. Pl. ezért a feljegyzések között speciális helyzete van az ügyvezető igazgatók munkafüzetének. Ki kell elégíteniük az azonosíthatóság, nyomonkövethetőség, visszakereshetőség követelményeit, de nem rendelkeznek egyedi azonosító számmal és "szabadon vezetettek". Az iktatás rendszere 15 / 31 oldal

16 A szervezethez kívülről érkező vagy a szervezetnél keletkező összes dokumentum - amelynek hatása lehet a munkavégzésre vagy a minőségirányítási rendszer működésére - bekerül egy (elektronikus) iktató rendszerbe, ahol egyedi azonosító számot kap és főbb tulajdonságaik rögzítésre kerülnek. Az iktatószámok rendszere évszám (négy numerikus karakter) / folyamatosan növekvő számozás (négy numerikus karakter) / dokumentum fajta - pl. ajánlatkérés, szerződés, számla, emlékeztető, stb. (két numerikus karakterrel kódolt) / tárolási helyre utaló jelzés - pl. projekt dosszié, számlák, stb. (három numerikus karakterrel kódolt) Pl.: 2009/0072/12/ A 2009-es évben, a 72-es sorszám alatt bejegyzett szerződés, ami a 35-ös projektdossziéban található. A dokumentumok az iktatószámmal ellátva kerülnek a tárolási helyükre. Elektronikus alapú dokumentumok számítógépre (szerverre, a megfelelő könyvtár struktúrába). Papír alapú dokumentumok belső tartalomjegyzékkel ellátott (projekt)dossziékba. A feljegyzések kezelése Az IT Logicom Kft. minőségirányítási rendszerének működését igazoló dokumentumait (feljegyzések, bizonylatok, jegyzőkönyvek, igazolások, emlékeztetők, stb.) azonosítható módon gyűjti össze és őrzi meg. A feljegyzések lehetnek az egyes munkavégzésekkel, megbízásokkal kapcsolatos, az ügyfél által meghatározott formátumú feljegyzések, vagy saját belső feljegyzések. A saját feljegyzések készítéséhez jóváhagyott formanyomtatványok, illetve az MKben szabályozott módon más (szabad)formátumok is használhatók. A formanyomtatványok (sablonok) a "Bizonylati album" részét képezik, és a dokumentum felülvizsgálatok során átvizsgálásra kerülnek. Az egyes (üres) formanyomtatványok azonosítási rendszere: MF-xx MF = minőségirányítási formalap, xx = futó sorszám (01, 02, ) TF-xx TF = tevékenységhez formalap, xx = futó sorszám (01, 02,...) A Bizonylati albumban szereplő feljegyzések felsorolását az MK 3. sz. melléklete tartalmazza. A munkával és a Kft működésével kapcsolatos feljegyzések egy része papír alapú, míg másik része elektronikusan található meg. Általánosan jellemző az az alapelv, hogy amely feljegyzés elektronikusan készíthető és nem kötelező a kinyomtatása, azt elektronikusan készítjük el, és csak az ügyfelet érintő, kinyomtatandó és aláírandó feljegyzéseket készítjük és kezeljük papíron is, illetve még az ügyféltől beérkező papíralapú feljegyzéseket kezeljük papíron. A feljegyzések kezelése, tárolása is ennek megfelelően szabályozott: 16 / 31 oldal

17 Papíralapú feljegyzések esetén: A feljegyzéseket jól olvashatóan, az MK egyes vonatkozó fejezeteiben foglaltak szerint kell kitölteni. Javításuk egyszeri áthúzással történhet, amelyet a javítást végző személy aláírásával igazol. A minőségügyi feljegyzés hitelességét az arra jogosult személynek aláírással és keltezéssel kell igazolnia. A feljegyzések tárolását egységes struktúrában, egyértelműen feliratozott mappákban lefűzve a Kft telephelyén kell megvalósítani, biztosítva a feljegyzések áttekinthetőségét és gyors visszakereshetőségét. Elektronikus feljegyzések esetén: A feljegyzések tárolását a Kft számítógépén (szerver), egységes könyvtárstruktúrában kell megvalósítani, biztosítva a feljegyzések áttekinthetőségét és gyors visszakereshetőségét. Az elektronikus levelezés során a leveleket is témakörök szerint kategorizált könyvtárstruktúrában kell tárolni. A csak elektronikus formában létező dokumentumok/feljegyzések hitelesítésére - személyes aláírás helyett - elektronikus aláírást használunk, melynek kontrollját a "négyszem elv" alkalmazásával biztosítjuk. A számítógépen tárolt információk védelme: Állandó, napi on-line frissítésű vírusirtót és (minimum szoftveres) tűzfal-programot kell üzemeltetni. Az elektronikus munkaállományok rendszeres mentését külső független adathordozóra biztosítani kell. Ez egy másik, független merevlemezre történő, havi sűrűségű teljes mentést jelent. Rendszeres időközönként, de minimum félévente a teljes Kft munkaállományát CD/DVD-re történő írással archiválni kell. Az egyes feljegyzések kötelező megőrzési ideje a keletkezésüktől számított 5 év, amennyiben valamely külön szabályozás vagy külső rendelkezés ennél többet nem ír elő. A MIR rendszerrel kapcsolatos dokumentumok, formanyomtatványok az "ISO" könyvtárban találhatók a következő szabályok szerint: - (Az "ISO" könyvtárban mint főkönyvtár) az aktuális KK (írásvédett formában!). - "archív" könyvtárban az előző verziójú KK és az esedékességüket vesztett feljegyzések. - "MIR formalap" könyvtárban az érvényes verziójú formalapok és az azok alapján készült - még esedékes - feljegyzések. - "Tevékenységi formalap" könyvtárban az érvényes verziójú formalapok és az azok alapján készült - még esedékes - feljegyzések. - "Szabványok" könyvtárban az érvényes rendszerszabvány. - "Tartalék" könyvtárban az ISO könyvtár másolata. (A formalapok többsége "folyamatosan vezetett", ezért nem lehet írásvédetté tenni. Hibás mentések esetére szolgál ez a könyvtár "gyorstartalékként".) 17 / 31 oldal