ÁROP Tudásalapú közszolgálati előmenetel

Átírás

1 ÁROP Tudásalapú közszolgálati előmenetel ISBN Személyügyi szolgáltatások és személyügyi tevékenység a közszolgálatban szerző: Petró Csilla lektorálta: Dr. Szakács Gábor

2 Nemzeti Közszolgálati Egyetem Budapest,

3 TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezetés a személyügyi szolgáltatások és tevékenységek (személyügyi, munkaügyi, humánigazgatási) humánfolyamatába Személyügyi, munkaügyi igazgatási és adminisztratív feladatellátás A személyügyi tevékenység története hazánkban A személyügyi részlegek fő feladatai Összefoglaló ellenőrző kérdések A HR informatikai rendszerek funkcionáltatása, az informatikai szolgáltatások Az IT megoldások jelentősége a HR munkában HR informatikai rendszerek a közigazgatásban, rendvédelemben, honvédelemben Személyügyi nyilvántartás Humán és bérügyviteli rendszerek Vizsga- és képzésszervezés Egyéb speciális informatikai rendszerek Összefoglaló ellenőrző kérdések Adatszolgáltatás, a személyes adatok védelme Az adatvédelmi szervezetrendszer Személyes adatok védelme Nyilvántartások Összefoglaló ellenőrző kérdések Munkaügyi kapcsolatok, érdekvédelem, érdekképviselet Munkaügyi kapcsolatok Érdekvédelem, érdekképviselet Magyar Rendvédelmi Kar és Magyar Kormánytisztviselői Kar Honvédelmi érdekképviselet Etikai kódexek és etikai eljárások Összefoglaló ellenőrző kérdések Munka- és egészségvédelem (munkafeltételek javítása, ergonómia, egészségi, pszichológiai szűrések, szolgáltatások, rekreáció) Egészséges munkakörülmények fejlesztése Foglalkozás-egészségügy Összefoglaló ellenőrző kérdések HR jogi képviselet jogsegély szolgáltatás, HR jogszabály előkészítés, véleményezés Jogsegély szolgáltatás Jogszabály előkészítés Összefoglaló ellenőrző kérdések Szervezeti HR kommunikáció, információ megosztás, PR A szervezeti kommunikáció jelentősége, célja, fajtái A PR fogalma jelentősége, belső és külső PR Összefoglaló ellenőrző kérdések Szolgáltató központok (SSC - Shared Service Center) Személyügyi Központ a közigazgatásban Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal Személyügyi központ a rendvédelemben BK OKTF. 71 Irodalomjegyzék, ajánlott irodalom Jogszabályjegyzék IRATMINTATÁR

4 A szervezetben dolgozó személyekhez kapcsolódó és maga a szervezet működéséhez szükséges adminisztrációs tevékenység igen kiterjedt és összetett, így a funkcionális területhez tartozó személyügyi/hr feladatokat ellátó szervezeti egységek (személyek) munkájuk során nagyon összetett feladatot látnak el, amelynek tekintélyes részét a személyzeti és munkaügyi adminisztráció teszi ki. A tananyag fő célja az egyes humánerőforrás menedzsment folyamatok (stratégiai tervezés és rendszerfejlesztés; munkavégzési rendszerek; közszolgálati életpályák; emberi erőforrás fejlesztés; teljesítménymenedzsment, kompenzáció és javadalmazás) és a hozzájuk tartozó egyes kiemelt humánerőforrás-menedzsment funkciók eredményes működtetéséhez nélkülözhetetlen személyügyi szolgáltatásoknak és személyügyi tevékenységeknek bemutatása. A tananyag elméleti és kiindulási alapot ad ahhoz, hogy a tanórák során a hallgatóknak lehetőségük nyíljon a napi gyakorlatban jellemző személyügyi adminisztrációs tevékenység eljárásrendjének (például: kinevezési, felmentési okiratok elkészítése) közös megvitatására, az egyes szervezetekben alkalmazott jó gyakorlatok, minták közös megismerésére és tapasztalatcserére a tanári vezetés mellett. A tananyag az alábbi fő témaköröket tárgyalja figyelemmel minhárom hivatásrend személyügyi munkavégzésének sajátosságaira: A személyügyi szolgáltatások és tevékenységek (személyügyi, munkaügyi, humánigazgatási) humánfolyamata Személyügyi, munkaügyi igazgatási és adminisztratív feladatellátás A HR informatikai rendszerek funkcionáltatása, az informatikai szolgáltatások Munkaügyi kapcsolatok, érdekegyeztetés, érdekképviselet Munka- és egészségvédelem (munkafeltételek javítása, ergonómia, egészségi, pszichológiai szűrések, szolgáltatások, rekreáció) HR jogi képviselet jogsegély szolgáltatás, HR jogszabály előkészítés, véleményezés Szervezeti HR kommunikáció, információ megosztás, PR Szolgáltató központok (SSC - Shared Service Center) 4

5 1. Bevezetés a személyügyi szolgáltatások és tevékenységek (személyügyi, munkaügyi, humánigazgatási) humánfolyamatába Ebben a fejezetben a személyügyi szolgáltatások és tevékenységek elméleti alapjáról, és a személyügyi szolgáltatások humánfolyamatához tartozó feladatokról adunk részletes áttekintést. A személyügyi szolgáltatások és személyügyi tevékenységek témaköre igen összetett, számos területet magában foglaló egységet alkot. A folyamathoz tartozó humánfunkciók más humánfolyamatokkal, a személyügyi munka más nagy egységeivel is kapcsolatban vannak (például: emberi erőforrás fejlesztés, kompenzáció és javadalmazási rendszer, teljesítményértékelés stb.) mert olyan szolgáltatásokat és ügyintézést biztosítanak ezen a területen, amelyek nélkül azok nem tudnák megfelelően ellátni feladataikat. A szolgáltatások továbbá irányulnak a szervezet munkatársai, vezetői, az ügyfelek, az érdekképviseleti szervek, a kormánytisztviselői és rendvédelmi karok és az egyéb együttműködő partnerek irányába. A személyügyi szolgáltatások humánfolyamata magában foglalja a közszolgálaton belüli hivatásrendek szolgálati viszonyát meghatározó, jogszabályokban előírtakhoz kapcsolódó személyzeti, munkaügyi, humánigazgatási (hagyományos és elektronikus) adminisztratív feladatainak teljes körű végrehajtását, amely az ezen a területen dolgozók feladatainak jelentős hányadát teszik ki. A területek közül kiemelkednek az informatikai rendszerek, amelyek jelentős hatással vannak az emberi erőforrás valamennyi területére a toborzástól, személyügyi nyilvántartástól egészen a statisztikai adatszolgáltatásig. Az informatika rohamos térnyerése merőben átalakítja az emberi erőforrás gazdálkodás szinte valamennyi szegmensét, különösen a személyzeti és a munkaügyi adminisztrációt, a személyzeti anyagok kezelését, az adatvédelmet, az adatbiztonságot, a nyilvántartásokat, az emberi erőforrás áramlásával és fejlesztésével kapcsolatos teendőket, az ösztönzésmenedzsment, valamint a teljesítménymenedzsment működtetését és végül, de nem utolsó sorban a vezetők informálását (VIR) és a statisztikai adatszolgáltatást is. A tananyag ebben a relációban elsősorban a speciális, HR adminisztrációt támogató informatikai rendszerek használatának bemutatására terjed ki. A személyügyi szolgáltatások humánfolyamatán belül találjuk az emberi erőforrás gazdálkodással összefüggő kérelmek, panaszok, beadványok, jogviták, munkahelyi konfliktusok kezelése, az adatkezeléssel, a személyügyi nyilvántartás naprakész vezetésével, 5

6 az adatszolgáltatással, és a statisztikák készítésével kapcsolatos munkák teljesítését is. Továbbá a munkaügyi kapcsolatok, az érdekképviselet és érdekegyeztetéssel kapcsolatos ügyintézés tartozik még a személyügyi, munkaügyi és humánigazgatási részfolyamathoz. Az érdekegyeztetésen belül kapcsolatot kell tartani a szakszervezetekkel és a szakmai kamarákkal (szervezeti, ágazati, szakterületi szintűt, a Magyar Kormánytisztviselői Karral, illetve a Magyar Rendvédelmi Karral) és biztosítani kell az emberi kapcsolatok menedzselését. Ahogyan a tananyag bevezető mondatában említettük, a humán részfolyamatként meghatározott személyügyi, munkaügyi és humánigazgatási, jellemzően adminisztratív, illetve szervezési jellegű tevékenységek mindegyike szorosan kapcsolódik valamelyik nagyobb humánfolyamathoz, ennek részleteit tekintve a következőket mondhatjuk. A munkavégzési rendszerek humánfolyamatán belül: a munka- és pihenőidő nyilvántartással, a szolgálati viszony idejének elszámolásával; a távmunkával, a részmunkaidővel, az egyszerűsített foglalkoztatással és az alkalmi munkával; a szervezeti működéshez szükséges foglalkoztatást igazoló igazolványok, nyomtatványok készítésével, kiadásával, illetve visszavételével, az okmányok naprakész vezetésével; a szervezet munkavégzéséhez kapcsolódó rendezvények szervezésével, bonyolításával (sport, kulturális, gyermek, nyugdíjas, jutalmazási ünnepségek stb.) kapcsolatos feladatok teljesítését kell differenciáltan, a szervezet jellegéhez igazodóan biztosítani. Az emberi erőforrás áramlás és fejlesztés (életpálya menedzsment) humánfolyamatához kapcsolódóan: a szolgálati, a közszolgálati jogviszony létesítésével, a kinevezésekkel, illetve a munkaszerződések megkötésével, a szolgálati viszony, a kinevezés, illetve a munkaszerződés módosításával összefüggő feladatok ellátása, az állományba vétel és az eskütétel dokumentálása; a különböző típusú vezénylésekkel, átirányításokkal, kirendelésekkel, kiküldetésekkel, beosztásból felmentésekkel, más beosztásba kinevezésekkel, a különböző típusú áthelyezésekkel, megbízások intézésével összefüggő munkák végrehajtása; 6

7 az előmenetellel kapcsolatos különböző ügyek intézése (beosztásban, rendfokozatban, sorosan, soron kívül stb.); a szolgálati viszony szünetelésével, megszűnésével, megszüntetésével (közös megegyezés, felmondás, lemondás, felmentés, törvény erejénél fogva) kapcsolatos teendők teljesítése; a rendelkezési állománnyal, a nyugdíj előtti rendelkezési állománnyal; az együttfoglalkoztatási tilalom, és az összeférhetetlenség vizsgálatával; a jogviszonyváltások, a tartalékállomány, a végkielégítés, és az állományba visszavétellel kapcsolatos ügyek intézése; a szervezet utánpótlási és vezetői adatbankjának működtetése; az érdemek elismeréséhez kötődő feladatok teljesítése pédául: címadományozás, kitüntetés, jutalmazás; a személyi állományt, illetve a szervezetet érintő kártérítési ügyek bonyolítása; a személyi állomány fejlesztését szolgáló képzésekkel, továbbképzésekkel stb. kapcsolatos ügyek intézése, adminisztrálása, nyilvántartása. A teljesítménymenedzsment humánfolyamatán belül: a rendszer működtetésével, az értékelő vezetők és az értékeltek támogatásával, a keletkezett dokumentumok kezelésével, a folyamat értékelésével és fejlesztésével összefüggő tevékenységek ellátása tartozik ide. Az ösztönzésmenedzsment humánfolyamatához kapcsolódva: a munka díjazásával, az ellentételezések végrehajtásával, a juttatások, a költségtérítések, a támogatások ügyintézésével, továbbá a TB- ügyek és a kapcsolódó adatszolgáltatások teljesítésével együtt járó munkák teljesítésével foglalkoznak. 1 1 SZAKÁCS G. (2013): Stratégiai alapú, integrált emberi erőforrás gazdálkodás a közszolgálatban Közszolgálati humán tükör 2013 (Ágazati összefoglaló tanulmány) 7

8 2. Személyügyi, munkaügyi igazgatási és adminisztratív feladatellátás Ebben a fejezetben a humánerőforrás terület személyügyi, munkaügyi igazgatási és adminisztratív feladatellátásáról, a személyügyi munka történetéről szólunk röviden, amelyhez a tananyag végén lévő irat mintatár egészít ki. A személyügyi szolgáltatások és tevékenységek (személyügyi, munkaügyi, humánigazgatási) humánfolyamata és az ahhoz besorolt humánfunkciók kiterjedt, egyben nagyon összetett tevékenységi kört fednek le. A közszolgálat területén tevékenykedő emberi erőforrás gazdálkodással foglalkozó szervezeti egységek és szakemberek munkaidejük jelentős hányadában a klasszikus értelemben vett személyügyi, munkaügyi, valamint humánigazgatási feladatoknak tesznek eleget. Ezeknek a folyamatoknak a három hivatásrend esetében történő részletes bemutatása egyrészt jócskán meghaladná a tananyag terjedelmi korlátait, másrészt nem is célja, ezeket az ügyintézési folyamatokat az aktív feladatellátást végző személyügyi munkatársak jórészt ismerik, ezért az adminisztratív munka támogatásához a tananyag végén található iratminta tárat állítottunk össze. Az iratminták elősegítik a szervek közti jó gyakorlatok megismerését, a tapasztalatok kicserélését. Az iratminta tárban a teljesség igénye nélkül, de a három hivatásrend esetében legfontosabb személyügyi ügyintézéshez használt dokumentumokat válogattuk össze. 2.1 A személyügyi tevékenység története hazánkban Hazánkban a személyügyi tevékenység története a kiegyezéssel vette kezdetét. A nagyipar kialakulásával rohamosan nőttek a gyárak, nagyvállalatok alakultak, így a megnövekedett foglalkoztatotti létszám indokolta a személyügyi/munkaügyi ügyintézést. A személyügyi szféra viszonylag két önálló területe ekkor kezdett el kialakulni. Egyrészt a kor színvonalának megfelelő, döntően külföldi tőke által irányított ipari vállalkozások személyügyi tevékenysége, másrészt a korszerű államszervezet alapjainak lerakásával, kiépítésével együtt járó állami személyügyi politika alakult ki. A Max Weber -i értelemben vett állami bürokrácia (formalizált, hierarchikus szervezeti keretek, döntési struktúrák) hivatali rendszerének kiépülésével nyilvánvalóvá vált, hogy ennek a hivatalnoki karnak a működését szabályozni szükséges. Az államszervezethez kapcsolódó állami személyzetpolitikát az 1880-as évektől számíthatjuk. 8

9 Az ezt követő időszakban több jogszabály is hatályba lépett a közszféra személyi állományával kapcsolatban: Az 1883/I. tc., a minősítési törvény meghatározta, hogy a különböző közszolgálati beosztások betöltése milyen képesítéshez vannak kötve. Az 1893/IV. tc., egységesen szabályozta az állami fizetési osztályokba soroltak illetményeit. Az 1924/IV. tc., egészen a második világháborúig meghatározta a közalkalmazotti szféra képesítési és előléptetési rendszerét. A második világháborút követően a megváltozott hatalmi, politikai és ideológiai viszonyok következtében megszakadt a magyar személyügyi politika és tevékenység szerves fejlődése. A szervezeti személyügyi tevékenységet a politikai intézményrendszer normáinak, elvárásainak megfelelés, a felülről vezérelt, a felettes szerv elvárásait közvetítő központi gazdaságirányítási rendszer határozták meg. A legfontosabb termelőerővel, az emberrel való foglalkozás a deklaráció szintjén maradt meg, miközben a feladatok bővülésével egyre több személyzeti funkció intézményesült a szervezetben. Az ötvenes évek első felében a személyzeti osztályok a párt káderpolitikájának a végrehajtói voltak. A munka elsősorban a vezetőkkel való foglalkozásra irányult, a párt vezető szerepét érvényesítve szolgálta ki annak érdekeit után a személyzeti politika közvetlen pártirányítása megszűnt. Párthatározatok fogalmazták meg a követendő alapelveket, amelyeket minisztertanácsi határozatok írtak elő az állami és gazdasági élet számára. Az 1968-ban megindult gazdasági és társadalmi reformfolyamat a személyzeti politikát szinte érintetlenül hagyta. Egyedül a vezetőkkel szemben támasztott követelmények területén következett be előrelépés, amely szerint a politikai megbízhatóság mellett a szakszerűség és a vezetői rátermettség egyenrangú követelményként jelent meg a gyakorlatban. A váltás a nyolcvanas évek elejére volt tehető, amikor már vált világossá, hogy a gazdasági reformnak a szervezeti viszonyok és a személyzeti munka reformjával is együtt kell járnia, felülről irányított folyamatként elindult a hazai személyügyi tevékenység megújulásának folyamata. Az állami személyzeti munkáról szóló 1987-es 1001-es minisztertanácsi határozatban a hagyományos pártállami alapelvek és a korszerű törekvések egyaránt megjelentek. Először fogalmazódott meg magyar jogszabályban a Human Resource Management, a korszerű személyügyi politika és tevékenység egyik alapelve, az integrált személyügyi szervezet létrehozásának lehetősége. 9

10 A rendszerváltás idejétől pedig, mint ismeretes megindult az egyes hivatásrendek jogállásának újraszabályozása. Ilyen volt például a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény; a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló évi XLIII. törvény; vagy a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény megalkotása. Ezek a személyügyi munka jellegét is alapjaiban meghatározták, hiszen a Munka Törvénykönyve mögöttes szabályként működött, de a jogviszonyok sok specialitást tartalmaznak, amely speciális személyügyi ügyintézési rendszer kialakítását követelte meg. 2.2 A személyügyi részlegek fő feladatai A személyügyi részlegek főként és általánosságban, a teljesség igénye nélkül az alábbi feladatokat látják el: ellátják az állományukba tartozó kormánytisztviselők/ köztisztviselők, közalkalmazottak, hivatásos állományúak, továbbá munkavállalók, megbízottak jogviszonyának létesítésével, fennállásával, megszűnésével összefüggő munkáltatói intézkedések előkészítését, és gondoskodnak azok végrehajtásáról; nyilvántartási feladatok, nyilvántartások vezetése és védelme, statisztikai adatszolgáltatás ellátása; segítik a vezetőket a személyügyi igazgatással kapcsolatos feladataik ellátásában; végzik létszámgazdálkodással és nyilvántartással kapcsolatos feladatokat; kezeli a személyi állományba tartozók személyi nyilvántartási anyagát; az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló évi CLII. törvény szerint vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek vonatkozásában biztosítja a Hivatalra háruló, jogszabályban rögzített kezelési, nyilvántartási kötelezettségek teljesítését, tervezik és előkészítik a személyi állomány szakmai előmenetelét, képzését, továbbképzését, utánpótlását, koordinálja az oktatáshoz (képzéshez) kapcsolódó feladatokat valamint az alap- és szakvizsga előkészítését végzik; figyelemmel kísérik és koordinálják a külön jogszabályban előírt oktatási és vizsgakötelezettség teljesítését; koordinálják az egyéni közszolgálati teljesítményértékelés elvégzését; összeállítják a munkatársak éves szabadságolási ütemtervét; szabadság nyilvántartást vezet; 10

11 az új belépő kollégáknak tűz- és munkavédelmi oktatást szervez, erről nyilvántartást vezetnek, szervezik a foglalkozás-egészségügyi vizsgálatokat; részt vesznek az IT alkalmazások esetében a hozzáférésekhez kapcsolódó jogosultságok meghatározásában. a szakterületet érintő kérdésekben kapcsolatot tartanak és együttműködnek a szervezet társszerveivel; juttatási rendszerrel kapcsolatos ügyintézést végeznek. 11

12 2.3 Összefoglaló ellenőrző kérdések Az alábbi kérdések megválaszolásával foglalhatjuk össze a fejezet tartalmát: Nagyságrendileg mikortól számíthatjuk az állami személyzetpolitika kialakulását? Mi idézte elő ennek szükségességét? Melyek voltak a személyügyi tevékenység jellemzői 1945 és 1989 között? Főként mely tevékenységi körök tartoznak a humánerőforrás terület feladatai közé? 12

13 3. A HR informatikai rendszerek funkcionáltatása, az informatikai szolgáltatások A nyilvántartások pontos és naprakész elektronikus vezetése kétségkívül az egyik legfontosabb személyügyi feladat, és a tevékenység alapja. Ebben a fejezetben a HR informatika jelenlegi helyzetét, jövőbeli fejlesztési szükségességét vizsgáljuk meg. Bemutatjuk a közszolgálat által használt személyügyi (WinTiszt, Senyor, HM KGIR, KSZSZR) és egyéb szoftvereket (TÉR, TARTINFO, Közigállás, Probono, TVP portál stb.) és ezek működését. A személyügyi tevékenység bemutatásának az elektronizáció ugrásszerű fejlődésének köszönhetően már tekintélyes részét kell, hogy képezze a HR informatika. A humán erőforrás menedzsment és az infokommunikációs technológia kapcsolatrendszerét vizsgálva a szakirodalom szerint a HR számítógépesítése egészen az 1960-as évekre nyúlik vissza. A humán erőforrás menedzsment és az információs technológiák használata az 1960-as évek végén Amerikából egy időben terjedt el a nagyvállalati gyakorlatban. A technológiai fejlődés a számítógépek megjelenésével a kezdetektől közvetlenül kihatott az emberi erőforrás menedzsment funkciókra. A személyügyi tevékenységek fejlődésének különböző periódusaihoz (lásd Peretti munkásságát) különböző technológiai támogatási szinteket tudunk azonosítani. Az emberi erőforrás menedzsmentet támogató informatikai alkalmazások fejlődése és a személyügyi tevékenység fejlődése párhuzamba állítható, ugyanígy a közigazgatásban jelenlegi szintje is meghatározható. Az egyes periódusok kapcsolatrendszere az alábbiakban foglalható össze: A Személyügyi Adminisztráció (Personnel Management) korszakban az informatikai támogatás a bérszámfejtésre, a munkaidő és szabadságok nyilvántartására, valamint a személyes adatok kezelésére terjedt ki. A Személyügyi Menedzsment (Personnel Managament) periódusban fejlődésnek indultak az úgynevezett Humán Informatikai /HI/ rendszerek. A munkatársak és a munkakörök adatai mellett a humán erőforrás menedzsment funkciók is számítógépes támogatást kaptak. A toborzás, a kiválasztás, a beillesztés, a teljesítménymenedzselés, a javadalmazás, az oktatás és a képzés területén használták az informatika nyújtotta lehetőségeket: számítógépes programokat fejlesztettek ezen tevékenységek hatékony adminisztrációja érdekében. 13

14 A Humán Erőforrás Menedzsment (Human Resource Management) fejlődési szakaszban megjelentek a Human Resource Information Systems (HRIS) alkalmazások, amelyet a magyar szakirodalom Emberi Erőforrás Informatikai Rendszer (EEIR) elnevezésként használ. Ezek a rendszerek a személyes adatok nyilvántartásán és az emberi erőforrás menedzsment funkciókon (a toborzástól a teljesítményértékelésen keresztül a cafeteria rendszerig) túl már interaktív módon kiterjednek a szervezeti kommunikációra, és a döntéstámogatásra. Az infokommunikációs technológiák megjelenése a fent bemutatott informatikai (szoftveres) támogatás mellett szemléletváltást is eredményezett a HR munkában. A mai modern világban kiemelt, és egyre kiemeltebb jelentősége van annak, hogy az egyes funkcionális szakterületek mennyire támaszkodhatnak az informatika nyújtotta szolgáltatásokra. A következőkben bemutatjuk, hogy a magyar közszolgálat három hivatásrendjében a személyügyi tevékenység elvégzését milyen HR informatikai rendszerek hivatottak segíteni. Ismertetjük ezek jellemzőit, esetleges hiányosságait is. Elöljáróban megjegyezzük, hogy a Humán Tükör 2013 kutatás eredményei szerint elég vegyes képet mutat a közszolgálat HR informatikai ellátása, a közszolgálat egységes működtetése szempontjából meglehetősen nagy zűrzavar uralkodik ezen a területen. 2 Még mindig vannak, főleg a kisebb szervezetek között olyanok, ahol nem, vagy csak korlátozott mértékben használnak IT alkalmazásokat. Tapasztalható, hogy a személyügyi folyamatok többsége jelenleg papír alapon működik, egyedül a személyügyi adminisztratív feladatok esetében használnak szoftvereket. Kevéssé működnek olyan programok, melyen keresztül komplexebb folyamatok ellátására, például munkaszervezésre és dokumentumkezelésre is lehetőség van. Azoknál a szerveknél ahol vannak informatikai alkalmazások, ott leggyakrabban az alábbi területek támogatására használnak IT szoftvereket a szervek: a bérelszámolások, a TB ügyek intézéséhez; a hatályos jogszabályok alapján a személyügyi és a munkaügyi nyilvántartások, adminisztrációk, jelentések, statisztikák elkészítéséhez; a munkaidő, a jelenlét, a hiányzások, szabadságok nyilvántartásához; a cafeteria, valamint a TÉR (egyéni teljesítményértékelési rendszer) működtetéséhez, végül 2 A Humán Tükör 2013 című kutatás, amelynek adataira több helyen is hivatkozunk a tananyagban, 2013 második felében zajlott le. A kutatás átfogóan vizsgálta a közszolgálati személyügyi tevékenység jellemzőinek egészét. 14

15 a képzési, továbbképzési feladatok menedzseléséhez használják leginkább a meglévő HR szoftvereket. 3.1 Az IT megoldások jelentősége a HR munkában Az IT alkalmazások terén az a probléma, hogy több rendszert kénytelenek igénybe venni a szervek más és más típusú személyügyi feladatok ellátásához, vagyis hiányoznak az integrált személyügyi szoftverek. Ez egyrészt a központi előírás hiányából adódik, és a kérdés szervezeten belüli kezelésétől is függ (személyügyi szoftverbe beruházni nem az a tevékenység, amelynek közvetlen hasznáról a felsővezetők kivétel nélkül meggyőzhetőek lennének, sokszor egyéb prioritások elvonják a lehetőséget), illetve a pénzügyi tevékenység külön kezelése miatt is igaz lehet ez. A rendszerek közötti adatcsere nem mindenhol megoldott, illetve nem tekinthető teljes körűnek, ami sokszor hátráltatja, lassítja az ügyintéző munkáját. Nincsenek közös országos adatbázisok, adatszolgáltatás. Az informatikai rendszer hiánya több HR funkció összehangolt működésének gátja jelenleg. Adatösszesítés alapján nem napra készen, hanem utólag készülnek el az összesített adattartalmak. Gyakran hardver problémákkal küzdenek a szervezetek. Nagy, országos beruházás központi tárhelyről működtetett távelérés oldhatja meg a problémát és alapozhatja meg egy integrált informatikai rendszer működését, ami jelenleg utópisztikusnak tűnik. Nagyon fontos kritérium lenne továbbá a központi rendszerrel kapcsolatban, az egyszerű kezelhetőség, objektum orientál működés és naprakész jogszabálykövetés is, hiszen jelen pillanatban a jogszabályok beltartalma igen gyakran változik, amely gyakori jogszabályi változásokat a szoftverek nem minden esetben tudnak követni. Természetesen ez mutatja azt is, hogy a gyakori jogszabályi változások akadályozzák a rendszer stabil működését, és megnehezítik az ügyintézők munkáját is, akiknek folyamatosan követniük és tájékozódniuk kell a jogállást érintő változások kapcsán. Visszatérve a Humán Tükör 2013 kutatáshoz, a beosztotti állomány tagjai gyakran nem tudják milyen HR informatikai rendszer használ a szervezetük, ha használ egyáltalán. Tudomásunk van olyan esetekről is, amikor a központi közszolgálati szerv bevezetett valamely alkalmazást, amelyet végül nem tudtak, vagy nem akartak felhasználni és ezért mellette tovább működtették a régi, jól bevált megoldást. Az sem ritka, amikor párhuzamos fejlesztés folyik ugyanannak a problémának a felszámolására. A gyakorlatból mindenki tudja, hogy milyen nehéz a munkatársak többségével elfogadtatni egy új rendszert, majd ezt olyan szinten 15

16 megtaníttatni, hogy a professzionális felhasználás biztosított legyen. A több rendszer egyidejű működtetése pedig szinte lehetetlen küldetésnek bizonyul az esetek jelentősebb hányadánál. További nehézséget okoz, hogy az informatikai alkalmazások közül nagyon kevés tudja biztosítani az aktuális igények kielégítésére alkalmas adatlekérdezéseket, az egyedi riportálást, vagy a VIR (Vezetői Információs Rendszer) speciális elvárásainak maradéktalan kielégítését. Szerencsére vannak előre mutató fejlemények is. Egyre többen veszik igénybe az emberi erőforrás fejlesztést kiszolgálni hivatott komplex oktatásmenedzsment portálok (KTV és RVTV) nyújtotta lehetőségeket és az ezekhez kapcsolódó, az irányított önálló tanulást segítő, ILIAS és egyéb e- keretrendszereket. Az eddigi tapasztalatokból úgy tűnik, hogy a közszolgálati teljesítményértékelési rendszer, vagyis TÉR alkalmazását is nagyon sokan ismerik és használják. Nézzük tovább, összefoglalóan a közszolgálatban használt szoftvereket. A legelterjedtebb szoftverek például a WinTiszt, Kormányzati Személyügyi Szolgáltató Rendszer (KSzSzR), Szenyor, HM KGIR, azonban ezek között sem megoldott a rendszeres kommunikáció. Talán a HM KGIR rendszer kivételével jelenlegi állapotukban egyik sem alkalmas arra, hogy integráltan működtesse az emberi erőforrás gazdálkodási humánfolyamatokat és a humánfunkciók többségét, ehhez további fejlesztésre volna szükség. Az ilyen szolgáltatásokra kész rendszermegoldásokat (például: SAP, Oracle, Nexon) viszonylag kevés helyen alkalmaznak, azonban mivel ez esetben is úgynevezett dobozos termékekről van szó. A vállalatirányítási rendszerek, és azok HR moduljai nem adaptálhatók egy az egyben a közszférában. Sokszor a termelő vállalatok számára fejlesztett HR alkalmazásokat próbálják rászabni a közigazgatási szabályozásra, viszont az így módosított rendszerek sok esetben ettől még nem képesek teljes egészében lefedni a közigazgatás igényeit, nem alkalmazkodnak kellően a belső folyamatokhoz. A nem megfelelően funkcionáló HR rendszer egyrészt kényelmetlenséget okoz a közigazgatásnak, hiszen bele kell kényszerítenie magán az adott korlátok közé, vagyis neki kell alkalmazkodni, másrészt bizonytalanná válhatnak a belső folyamatok, akár zavarok is keletkezhetnek, harmadrészt romlik a költséghatékonyság és a személyügyi munkatársak idejét is elveszik a sokszor illogikus, fölösleges munkafolyamatok. Elkerülhetetlen tehát a dobozos termékek esetében a fejlesztés, a testre szabás, ennek valamennyi kellemetlen szellemi és anyagi befektetési, illetve beruházási igényével együtt. Ezt a közszolgálati szervezetek többsége önállóan nem tudja megoldani, ezért vagy csak egy részleges feladatellátásra igénybe vehető szoftvert használnak amit, ha menetközben lehetőségük nyílik rá, megpróbálnak fejleszteni, lásd például: Szenyor vagy a hagyományos 16

17 Excel megoldást kénytelenek választani. Tehát, ha nagyon sarkosan akarunk fogalmazni, azt kell mondanunk: ahány ház, annyi HR szoftver. Ez kétségkívül költséges a közszolgálat részére, és alacsony hatásfokú megoldás. A nemzetközi tapasztalatokat is figyelembe véve az emberi erőforrás gazdálkodás fejlesztése szempontjából is nagymértékű minőségi előrelépést jelentene, ha a humánszoftverek alkalmazása terén legalább az egyes ágazatok, hivatásrendek szintjén - megindulna egy egységesítési folyamat, amely segíteni tudná például: a közszolgálaton belüli átjárásokat, a tartalékállomány működtetését, a fejlesztési lehetőségek közös kiaknázását, a munkaerő tervezést. Az is egyértelműnek tűnik, hogy a stratégiai alapú, integrált emberi erőforrás gazdálkodás bevezetése szinte reménytelen vállalkozás, ha a humánfolyamatok és a humánfunkciók integrált alkalmazását biztosító, modulárisan építkező, folyamatosan fejleszthető humán szoftverek nem állnak minél előbb a felhasználók rendelkezésre. Az egyes HR funkciók ezáltal nem szigetszerűen működnek, hanem egy összefüggő rendszert alkotva, hiszen ezek a folyamatok egymásra épülnek az új belépő felvételétől egészen a nyugdíjig. A HR főként adminisztratív feladatokat lát el, hiszen a sok informatikai rendszer, a bonyolult és nehézkes folyamok rengeteg adminisztrációt igényelnek, így a személyügyi munkatársak munkaidejét kitöltik az operatív feladatok. Fejlesztési funkciók ellátására kevéssé van lehetőség egy ilyen környezetben. Az integrált rendszerek létrehozásával együtt az önkiszolgáló funkció bevezetése is elérhetővé válna, ily módon a terület számára több lehetőség is nyílna. Nem csak azáltal, hogy idő szabadul fel, hanem egy komplex struktúra képes olyan adatszolgáltatás biztosítására, mely a felsővezetői döntésekhez nagymértékben hozzájárul. A statisztikai adatokon túl a controlling és monitoring funkciót egyaránt biztosíthatja. 3.2 HR informatikai rendszerek a közigazgatásban, rendvédelemben, honvédelemben Személyügyi nyilvántartás A közigazgatásban jellemzően a preferált személyügyi nyilvántartó szoftver a WinTiszt (a kormánytisztviselői/köztisztviselői humánpolitikai tevékenység teljes körű támogatása, szabályainak automatikus alkalmazásával), mely közigazgatás-specifikus modulokat tartalmaz és kezel. Mind a minisztériumokban, mind kormányhivatalokban egyaránt használják ezt az 17

18 alkalmazást. Elterjedtsége miatt a WinTiszt nem is igényel különösebb bemutatást, hiszen sokan dolgoznak vele nap, mint nap. A személyügyi nyilvántartó rendszer kezeli az állomány adatait (személyes adatok; eltartottak adatai; előző munkahelyek hozott adatai; képzettségi adatok; előírások, vizsgák adatai; besorolások és átsorolások, beosztások adatai; illetmény, minősítés, jutalmak egyéb juttatások adatait; jogviszony megszűnésével kapcsolatos adatokat stb). Valamint okiratok, körlevelek készítésére, statisztikák lekérésére is alkalmas. A kormányzati kezdeményezésű Kormányzati Személyügyi Szolgáltató Rendszer (KSzSzR) központi adatbázisra épülő, egységes alapokon megvalósuló, moduláris felépítésű személyügyi nyilvántartás és integrált emberi erőforrás-gazdálkodási rendszer, amely képes külső informatikai rendszerekhez is kapcsolódni. A KSzSzR rendszer néhány évvel ezelőtti kialakításakor kitűzött célja volt, hogy alkalmas legyen az integrált HR tevékenység támogatására, hiszen számos funkció kapcsolatható volna az alapnyilvántartáshoz. A KSzSzR a következő modulokkal rendelkezik: Személyügyi adminisztráció: biztosítja a bevezetéssel érintett közigazgatási szervekben előforduló jogviszonyok előírt adatainak nyilvántartását. A nyilvántartás ez alapján az alábbi jogviszonyokra terjed ki: o o o o o o o o kormánytisztviselők, munkavállalók, állami vezetők, Hjt. hatálya alá tartozó - minisztériumokba vezényelt - hivatásos állomány tagjai Hszt. hatálya alá tartozó - minisztériumba vezényelt, illetve berendelt - szolgálati jogviszonyban álló állomány tagjai, beosztott bírók, beosztott ügyészek, ösztöndíjas foglalkoztatottak Munkaidő és távollét nyilvántartás: a munkaidő és távollét nyilvántartásban a munkaidő regisztráció, a szabadság és egyéb távollétek nyilvántartása, ezek év eleji tervezése történik ebben a modulban. A nyilvántartás arra is alkalmas lenne, hogy az érintettek ezen keresztül jelentsék be szabadságigényüket, az önkiszolgáló felület segítségével. 18

19 Foglalkoztatotti/Vezetői Önkiszolgáló Felület (ESS/MSS): a foglalkoztatottaknak van lehetősége saját adataikat megtekinteni, adatmódosítást kezdeményezni. Ez egyébként igen előremutató megoldás lenne, hiszen ellenőrzött körülmények között az érintett be tudja jelenteni, feltölteni adatváltozásait (például: nyelvvizsga letétele) amelyet a személyügyi munkatársnak már csak jóvá kell hagynia, ezzel az önkiszolgáló megoldással idő és energiamegtakarítás is elérhető volna. Képzés adminisztráció: a képzés, oktatás, támogatja a képzés menedzselését, az elvégzett képzések nyilvántartását; a képzési igények, jelentkezések, jóváhagyások, valamint az elvégzett tanfolyamok regisztrálását. Dokumentumtár: személyi okmányok, nyilvántartások kezelése, amely a felhasználó szervezetek részére lehetővé tenné az egységes okirat kibocsátást és a személyügyi folyamatok egységes dokumentálását! Látható, hogy a KSzSzR elviekben egy nagyon korszerű és hasznos rendszer, és milyen lehetőségeket hordoz magában, de a valóságban azonban a minisztériumok nem a KSzSzR rendszerével dolgoznak, megmaradtak saját nyilvántartó programjaiknál, de adatot továbbítanak és frissítenek benne, kvázi két párhuzamos nyilvántartást vezetve. Egyebekben az új belépők bejelentésének kötelezettsége megszűnt, július 1-jei hatállyal pedig már a Magyar Kormánytisztviselői Kar (MKK) kezeli a központi közigazgatásban a kormánytisztviselők adatait. A KSzSzR háttérbe szorulását erősíti a Humán Tükör 2013 című kérdőíves kutatás eredménye is, amely szerint az államigazgatásban 15,5%, az önkormányzatok esetében pedig 13,6% a KSzSzR ismertsége az állomány körében. A rendvédelem területén népszerű szoftver már évek óta a SZENYOR for Windows rendszer, amely kifejezetten a közigazgatás számara fejlesztett humánerőforrás-gazdálkodási rendszer. A magyar közigazgatási szerveknél előforduló majd minden jogviszonyt lefed: kormánytisztviselő, köztisztviselő, közalkalmazott, hivatásos és munkavállalók. A rendszer az állomány személyzeti és munkaügyi adatait kezeli, okmányok kiállítására és egyéb dokumentumok, statisztikák előállítására. Számos helyen az ügyviteli folyamatokat is ezen a rendszeren keresztül bonyolítják. A rendszer természetesen követi a jogszabályi változásokat és támogatja a közigazgatás által megkövetelt eltérő működési feltételeket. Ezt a rendszert használja jelenleg a Belügyminisztérium és az alá tartozó szervezetek tekintélyes része, valamint a katasztrófavédelem szervei is. 19

20 A honvédelmi szervezetrendszer esetében óta használnak számítógépes személyügyi nyilvántartási rendszert, az első ilyen a Magyar Néphadsereg Pénzügyi Információs és Adatfeldolgozási Rendszer (MN PIAR) névre hallgatott. Jelenleg a HM Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszert, vagyis a HM KGIR-t alkalmazzák sikerrel már hosszú ideje, 1998 óta. Az azóta eltelt időszakban többször is jelentős fejlesztésen esett át a rendszer. Nemrégiben verzióváltás zajlott, SAP alapú rendszerre álltak át, amely hatékonyabban és korszerű módon tudja kiszolgálni az új munkafolyamatokat, számviteli folyamatokat, szervezeti átalakításokat és jogszabályi változásokat. A HM KGIR komplex rendszert alkot, lehetőséget biztosítva az integrált emberi erőforrás gazdálkodásra. A rendszer többféle funkciót és számos modullal szolgál ki, úgy hogy a fejlesztési lehetőség folyamatosan megvan, több olyan modullal is rendelkezik, amelyek alapja már ki van fejlesztve, ezeket továbbfejlesztés révén kell hozzákapcsolni a már működő modulrendszerhez. A fő alrendszerek: személyügyi alrendszer, pénzügyi alrendszer, számviteli alrendszer, logisztikai alrendszer. Ezek közül tananyagunk szempontjából bennünket a személyügyi alrendszer érdekel leginkább, illetve a pénzügyi alrendszer is érdekes lehet, amely alkalmas például a személyi járandóságok, TB nyilvántartására. A személyügyi alrendszer moduljai: Személyügy: feladata a törzs- és mozgásadatok hatékony kezelésének biztosítása. A modul képes a rendszerből előállított okmányok, parancsok és a hozzájuk kapcsolódó jóváhagyási folyamat elektronikus támogatására Toborzás: A toborzási modul a toborzók munkáját támogatja a keresés-kiválasztási folyamatban Érdekvédelem: A gondoskodási körbe tartozók adatainak nyilvántartása, a kegyeleti gondoskodással összefüggő adatok nyilvántartása. Képzésszervezés: A rendszerből áll elő a HM szintű éves belföldi és külföldi beiskolázási terv. A terv megvalósulás mérhetővé válik a terv-tény alakulás folyamatos nyomon követésével. Időgazdálkodás: A HM KGIR rendszer időgazdálkodási moduljában az alkalmazottakhoz rendelt elméleti hivatali munkarend mellett rögzítésre kerül a tényleges napi munkaidő-beosztás, mely alapján az érintett szervezetekben nyomon követhető válik a munkaidőkeret alakulása. 20