ZÁRÓJELENTÉS. Készítették: A FÓKUSZ-2 Gazdaságfejlesztési Központ Kft munkatársai és BIATORBÁGY VÁROS Polgármesteri Hivatalának értékelemzési teamje

Átírás

1 FÓKUSZ-2 Gazdaságfejlesztési Központ Korlátolt Felelősségű Társaság ZÁRÓJELENTÉS Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása érdekében végzett értékelemzési munkáról. (1.d) Készítették: A FÓKUSZ-2 Gazdaságfejlesztési Központ Kft munkatársai és BIATORBÁGY VÁROS Polgármesteri Hivatalának értékelemzési teamje Készült: február Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 1/13. oldal Értékelemzés; 1d

2 Tartalomjegyzék Mellékletek jegyzéke Bevezetés Az értékelemzés témája A munkavégzés időpontja Az értékelemzés célja A probléma felmerülésének körülményei és környezete Előzmények Az értékelemzési munka előkészítő szakasza Projekt kiválasztása A team kiválasztása, oktatás A team kiválasztása A munkában részt vettek Oktatás A munkaterv meghatározása Adottságok meghatározása Az értékelemzési munka információs szakasza Tényállapot feltárása Célok pontosítása Funkciók meghatározása: Funkciókapcsolatok feltárása: Funkcióértékek meghatározása Specifikus funkciók, területek kiválasztása tanulmányozásra: Az értékelemzési munka alkotó szakasza Kreatív atmoszféra megteremtése: Ötletek gyűjtése: Az értékelemzési munka értékelő szakasza Az ötletek csoportosítása, a "legjobb" ötletek megtartása: A versenyképes javaslatok felvázolása: Az értékelemzési munka tervező szakasza A javaslatok leírása: A bevezetés feladatainak meghatározása: A bevezetési ütemterv kidolgozása: Az értékelemzési munka kivitelezési szakasza Zárójelentés összeállítása: Az átadó előadás szervezése: A javaslatok bemutatása Összegzés Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 2/13. oldal Értékelemzés; 1d

3 Mellékletek jegyzéke 1. számú melléklet: A munkaterv bemutatása 2. számú melléklet: Problémalista 3. számú melléklet: Rendeletalkotási igénylista 4. számú melléklet: Igény-funkció kapcsolati mátrix 5. számú melléklet: Funkciócsaládfa 6. számú melléklet: Gyenge pontok listája 7. számú melléklet: A funkcióteljesítés részletes bírálata 8. számú melléklet: Javaslatok bemutatása 9. számú melléklet: Jegyzői utasítás tervezet Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 3/13. oldal Értékelemzés; 1d

4 1 Bevezetés 1.1 Az értékelemzés témája Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása. (1.d.) 1.2 A munkavégzés időpontja április február Az értékelemzés célja Hosszú távú cél: A hivatal működése alapvetően igazgatási alapú, a változás, a gazdasági alapok és információ területén működik alapvetően üzleti alapon. Ennek elmozdítása a korszerűbb üzleti, vagy közösségi irányba a célok közt szerepel. Fő cél: Rendeletalkotási és szabályozási folyamatok listázása Igényfelmérés A rendeletalkotás funkcióinak meghatározása Javaslatok kidolgozása a folyamat javítására Részcélok: új módszertan bevezetése 1 db résztvevő személyek ÖSSZ 4 fő 1.4 A probléma felmerülésének körülményei és környezete évben beazonosításra került, hogy az ÁROP-3.A.1./A jelű pályázat célkitűzései jól illeszkednek Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatalának tervezett fejlesztési irányaival március 16-án a pályázatot támogatásra érdemesnek ítélték. Így került sor a rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása témakör értékelemzésére. A továbbfejlesztéshez szükséges erőforrások maximált összege rendelkezésre állt. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 4/13. oldal Értékelemzés; 1d

5 1.5 Előzmények Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatalánál korábban még nem volt értékelemzés. A felsővezetői igény alapján az értékelemző munkaprogram javaslatot tett. A felső vezetés úgy döntött, hogy a jelenlegi értékelemzési munka előtt elméleti képzésen vesznek részt az előkészítő team tagok, valamint a középvezetői körből további beosztottak, akik a későbbiekben team taggá válhatnak április 15-16, május 11-12, és május 26-án a hivatal munkatársai AVS képzésen vettek részt, amely az ÁROP munka indítását szolgálta. Ezeken a napokon került sor az ÁROP témák bemutatására, közös értelmezésére. 12 fő szerzett a tanfolyam végén nemzetközi, a SAVE International szervezet által jegyzett AVS bizonyítványt. A képzést a SAVE International és a Magyar Értékelemzők Társasága akkreditálta. A képzés célja, hogy felkészítse a résztvevőket az értékelemzési munkákban való részvételre. A képzésen jelentős a gyakorlati ismeretek bemutatása, a készségek fejlesztése. A képzés vizsgával zárul. A résztvevők AVS, azaz Associated Value Specialist értékelemző team-tag minősítést igazoló tanúsítványt kapnak. E minősítéssel rendelkezők a 2-4 év gyakorlati idő elteltével Certified Value Specialist, CVS (Minősített Érték Szakértő) minősítést is szerezhetnek: A minősítést kapott résztvevők bejegyzése megtalálható a honlapon. 2 Az értékelemzési munka előkészítő szakasza 2.1 Projekt kiválasztása Az értékelemzés tárgyát a ciklusprogram célkitűzéseihez, valamint az ÁROP pályázatban meghatározott feladatokhoz igazodva határozta meg a felső vezetés, az előkészítő team tagjai és az értékelemző. A projekt kiválasztás az ÁROP pályázati témák közül történt vezetői körben. 2.2 A team kiválasztása, oktatás A team kiválasztása A team tagok kiválasztásánál döntő szempont volt, hogy a folyamat elemzéséhez biztosítva legyenek a különböző szakterületek jó ismerői. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 5/13. oldal Értékelemzés; 1d

6 A team összetételében valamennyi kiemelten fontos munkaterület szakemberei helyet kaptak, így a jegyző, titkárság területéről. A team-vezető kijelölése kinevezéssel történt. Mivel a különböző projekteknél is hasonló megbízatást kapott a team jelenlegi vezetője, gyakorlati és elméleti felkészültsége alapján megfelelőnek bizonyult. A team a munkaterv szerint tartott üléseket, szem előtt tartva a team tagok egyéb leterheltségét A munkában részt vettek Az értékelemzés intézményi felelőse: MAKRANCZI LÁSZLÓ jegyző Belső team vezető: Team tagok: Értékelemzési szakértők: DR. RÉVÉSZ ZOLTÁN titkárságvezető MAKRANCZI LÁSZLÓ jegyző DR. RÉVÉSZ ZOLTÁN titkárságvezető MÁRKI FERENC titkárságvezető helyettes ILLÉS TÜNDE, CMC, CVS, PVM, okleveles értékelemző, TARJÁNI ISTVÁN, CMC, CVS, PVM értékelemző, mindketten a FÓKUSZ-2 Kft ügyvezető igazgatói Oktatás Az oktatást a BUDAVAT Kft munkatársai végezték az amerikai SAVE International által kidolgozott tananyag alapján. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 6/13. oldal Értékelemzés; 1d

7 Képek az oktatásról 2.3 A munkaterv meghatározása Az értékelemzés eljárásának analogikus felépítéséből, a problémamegoldás logikai rendjéből következik, hogy az értékelemzés eljárásának alaplépései és munkaszakaszai adottak. Ennek következtében a munka folyamatának tervezése az időszükséglet, a munka-szükséglet felmérését igényelte. A munkatervet a FÓKUSZ-2 Kft munkatársai állították össze terv szinten, a SAVE International szabványa szerint figyelembe véve az egyes munkaszakaszok Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 7/13. oldal Értékelemzés; 1d

8 munka-ráfordítási szükségességét. A munkaterv GANTT diagram formájában készült el, amelyet az 1. számú melléklet tartalmaz. 2.4 Adottságok meghatározása Az adottságok meghatározása munkafázis során széles vezetői körben összegyűjtésre kerültek a problémák. Kijelölésre került, hogy meg kell határozni a folyamat funkcióit és a különböző szakterületek munkatársait azonos cél érdekében szükséges mozgósítani. A problémalistát a 2. számú melléklet tartalmazza. Az adottságok meghatározása érdekében átfogó osztályvezetői interjúra került sor. A válaszadók őszintén, nyíltan közölték véleményüket, melyet feltétlenül pozitívumként kell értékelni. Tették mindezt a hivatali működés jobbítása érdekében. Az elkészült dokumentáció bizalmas jellegű, nem célszerű a felsővezetői körön túlmenően más munkatársak részére egészében kiadni. Az interjú elérte célját, mivel az elkészült dokumentáció nagy mennyiségű belső információt tartalmaz a évben aktuális hivatali működési jellemzőkre, adottságokra vonatkozóan, amelyek az ÁROP pályázati témakörökhöz nagyszerűen alkalmazhatóak. 3 Az értékelemzési munka információs szakasza 3.1 Tényállapot feltárása A FÓKUSZ-2 Kft munkatársai minden team ülésen kiosztották az információgyűjtés feladatait, így azok folyamatosan érkeztek, amit a team tagjai folyamatosan kiértékeltek. A tényhelyzet megállapításához először a Szervezeti és Működési Szabályzat került átvizsgálásra. Segítségül hívtuk a belső munkatársakat, AVS értékelemzőket a tényállapot feltáráshoz. Megtörtént a stakeholderek beazonosítása. Ez azért fontos, mert a munka a stakeholderek igényeire alapozza a funkciókat. 3.2 Célok pontosítása A tényállapot ismeretében megállapításra került, hogy a tényállapot alátámasztotta a célok pontos meghatározását. Így célok pontosítása nem volt szükséges. 3.3 Funkciók meghatározása: Az igények meghatározása a stakeholderek igényei alapján elkészült igénylista szerint történt. Az igénylistát a 3. számú melléklet tartalmazza. Az igénylistában szereplő igényekhez a team funkciókat rendelt, és azt kapcsolati mátrixban vizualizálta, melyet a 4. számú melléklet Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 8/13. oldal Értékelemzés; 1d

9 mutat be. A team minden igénynél külön vizsgálta, hogy milyen funkciókkal történhet meg a teljes lefedés. 3.4 Funkciókapcsolatok feltárása: A funkciók megfogalmazásánál tagadószó és a töltelékszavak használatát kerülte a team. Az igénylistához tehát egy funkciólistát tudott rendelni a team. A későbbi jobb kezelhetőség, az áttekinthetőség és az egymás közötti kapcsolat egyértelműsítése céljából elvégezésre került a funkciók lebontási szint szerinti felosztása, és a funkciócsaládfa ábrázolása. A családfa rendezés során ügyelt a team arra, hogy a legutolsó helyen álló funkciók lefedhetők legyenek paraméterekkel. Azért választotta a team ezt a formát, mert jól áttekinthető és a team tagok mindegyike számára a legjobban érthető. A családfa összeállításánál külön figyelmet fordított a team arra, hogy egy funkcióhoz sok alsóbbrendű funkció ne tartozzon. A funkciócsaládfát az 5. számú melléklet tartalmazza. 3.5 Funkcióértékek meghatározása. A funkciócsaládfából kiválasztásra került az elemzési szint. A projektben ezután következett a folyamat és a funkcióséma illesztése abból a célból, hogy a funkció-kritikus pontok kijelölhetőek lehessenek. A kiválasztott funkciószinten lévő funkciókat a team tagjai értékelték a funkció jelenlegi teljesülése szempontjából. Az ideális állapotot 100%-nak tekintve a team %-ban meghatározta a funkcióteljesítés mértékét, ezzel megállapítva a funkció értékét. 3.6 Specifikus funkciók, területek kiválasztása tanulmányozásra: Az ideálisnak tekinthető 100% és a tényleges funkcióteljesítés szintjének összehasonlítása révén találta meg a team a funkciókritikus pontokat. A funkciókritikus funkciók kijelölték a folyamat ún. kritikus vagy gyenge pontjait, vagyis azokat a folyamatelemeket, amelyek megtestesítik ezeket a funkciókritikus funkciókat. Meghatározásra került, hogy melyik funkció fejlesztendő. A gyenge pontokat a 6. számú melléklet tartalmazza. A funkcióban kritikus gyenge pontok részletes bírálata a 7. számú mellékletben olvasható. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 9/13. oldal Értékelemzés; 1d

10 4 Az értékelemzési munka alkotó szakasza 4.1 Kreatív atmoszféra megteremtése: A gyenge pontok kijelölése után kezdődött el az alkotó szakasz, ahol minden team tag kiélhette kreatív hajlamait. Az értékelemzési munka során az egyes kritikus funkciókra ötleteket keresett a team. A team tagjairól már a team összeállításánál megállapítást nyert, hogy többségük igen kreatív szakember, ezért lehetőség nyílt a csoportos alkotástechnikák alkalmazására. Ezek közül első lépésben a várhatóan nagy mennyiségű ötletekhez a leggyakrabban használt brainstorming-ot választották az értékelemzők. A választást az is befolyásolta, hogy ez a módszer a team tagok számára már ismert volt. A hely alkalmas volt arra, hogy a team tagjai nyugodtan ötleteljenek. 4.2 Ötletek gyűjtése: Az alkalmazott ötletgyűjtési módszertanok: brainstorming NCM módszer Az alkalmazott technikai eszközök: számítógép, projektor, papírlapok. 5 Az értékelemzési munka értékelő szakasza 5.1 Az ötletek csoportosítása, a "legjobb" ötletek megtartása: A komplett eredményeket a team oly módon dolgozta fel, hogy az egyes elemeket logikai kapcsolatba hozta egymással, majd ezek után elvégezte az ötletek csoportosítását. Elkészült a kapott ötletek előzetes szelektálása is. Első lépcsőben az ötletek szétválogatására került sor a megvalósíthatóság szempontjából. Vizsgálta a team, hogy a jelenlegi ismert feltételek szempontjából az adott ötlet megvalósítható, vagy nem. 5.2 A versenyképes javaslatok felvázolása: Az ötletek előzetes válogatását követően a team javaslatot írt le a team ülésen, ahol a team tagjai pontosan megfogalmazták a javaslathoz tartozó tevékenységeket. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 10/13. oldal Értékelemzés; 1d

11 6 Az értékelemzési munka tervező szakasza 6.1 A javaslatok leírása: Az értékelemzési munkában az ötletek gyűjtése és pontosítása után következett a javaslatok leírása. Ezt az értékelemzők tették meg, amely javaslatok a zárójelentésbe kerültek beépítésre. 6.2 A bevezetés feladatainak meghatározása: A javaslatokat a team áttekintette, majd átadó előadáson a vezetőség elé tárja azokat. A vezetőség feladata lesz a javaslatok közül azon javaslatok kiválasztása, amely részletesen kidolgozásra kerül, a feladatokhoz felelőst és határidőt rendel. 6.3 A bevezetési ütemterv kidolgozása: A meghatározott feladatok, határidők és felelősök ismeretében a bevezetési ütemtervet kell készíteni. 7 Az értékelemzési munka kivitelezési szakasza 7.1 Zárójelentés összeállítása: A zárójelentés összeállítása a team tagjai és az értékelemző közös munkájának eredménye. Minden javaslatot tartalmaz a zárójelentés. Az értékelemző elkészítette a munka leírását, a csatolandó mellékleteket. 7.2 Az átadó előadás szervezése: A FÓKUSZ-2 Kft minden munkája során átadó előadást tart. Az átadó előadásra elkészül a zárójelentés, és a munkáról prezentációt készít az értékelemző. Az átadó előadásra meghívást kap a megbízó menedzsmentje, a munkában közreműködők, a team tagjai. A prezentáció bemutatását követően a megbízó dönt a javaslatok elfogadásáról. Az esetlegesen felmerülő kérdések megválaszolásában az értékelemzőt segítik a team tagjai. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 11/13. oldal Értékelemzés; 1d

12 8 A javaslatok bemutatása A javaslatok bemutatása a 8. számú mellékletben történik. A jobb áttekinthetőség érdekében a funkcióteljesítés bírálatát és a javaslatokat egységes szerkezetben a 9. számú mellékletben látható. A javaslatokat összesítő rendelettervezetet a 10. számú melléklet tartalmazza. 9 Összegzés Az értékelemzési munka határidőben lezárult. A team 17 db javaslatot tett. Indikátorok teljesülése: új módszertan bevezetése - 1 db Bevezetésre került az értékelemzés módszertana a szervezet működésébe. A Hivatalban 12 fő AVS végzettséggel rendelkező vezető beosztású munkatárs tudja biztosítani a módszertan alkalmazását. résztvevő személyek ÖSSZ 4 fő 1. MAKRANCZI LÁSZLÓ jegyző 2. DR. RÉVÉSZ ZOLTÁN titkárságvezető 3. MÁRKI FERENC titkárságvezető helyettes 4. ILLÉS TÜNDE, CMC, CVS, PVM, okleveles értékelemző 5. TARJÁNI ISTVÁN, CMC, CVS, PVM értékelemző + új rendelet tervezet elkészítése A munka járulékos eredménye: - a tevékenységfejlesztés a belső igénykeltők bevonásával történt - új módszerek és technikák integrálása az értékelemzési folyamatba - egy ismert és más országokban magas projekt számosságban alkalmazott módszertan magyarországi felélesztésének lehetősége jelenlegi amerikai tapasztalatok és módszertanok alkalmazásával - magyarországi önkormányzat kategóriájú ügyfélnél értékelemző alkalmazása - a munka a dolgozók bevonásával történt, elősegítve ezáltal: Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 12/13. oldal Értékelemzés; 1d

13 o a dolgozók együttműködésének javítását, o az eredeti ötlet továbbfejlesztését, o a realizálás nehézségeinek megelőzését, o a hatékony és gyors javaslat elfogadást és bevezetést - az értékelemzés projektként való kezelése, amely által o a projekt indulásakor világos a projekt célja, célkritérium rendszere és nagysága o elősegítette a probléma megfogalmazás kritikai megítélését o az igénykeltők által preferált funkciók ismerete biztosította a kívánt cél elérését o az értékítélet az optimális javaslatok elkészítését támogatta o a vevői igény magasabb szinten történő kielégítése ösztönözte a javaslatok realizálását o a funkcióteljesítés mértékének ismerete új szemléletmódot adott a team tagjainak A team és a külső szakértők véleménye szerint a feltárt változtatási lehetőségek nagymértékben hozzá tudnak járulni a Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatalának fejlődéséhez. Kelt: Biatorbágy Budapest, február hó Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala FÓKUSZ-2 Kft 13/13. oldal Értékelemzés; 1d

14 Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatal ÁROP Szervezetfejlesztés sz. melléklet MUNKATERV; Biatorbágy 1.d. (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása.) A munka fázisai év év Hónapok április május december január február Hetek Előkészítő szakasz Projekt kiválasztása Téma értelmezése Célok és részcélok meghatározása Team kiválasztása Team oktatás A munkaterv meghatározása Adottságok meghatározása Információs szakasz Tényállapot feltárása Célok pontosítása Funkciók meghatározása Funkciókapcsolatok feltárása Funkcióértékek meghatározása Specifikus funkciók, területek kiválasztása tanulmányozásra á Alkotó szakasz A kreatív atmoszféra megteremtése Ötletek gyűjtése Értékelő szakasz Az ötletek csoportosítása, a "legjobb" ötletek megtartása A versenyképes javaslatok felvázolása Tervezési szakasz A javaslatok leírása A bevezetés feladatainak meghatározása Bevezetési ütemterv kidolgozása Kivitelezési szakasz Zárójelentés összeállítása Átadó előadás szervezése 01 mell Munkaterv_1d 1/1. lap FÓKUSZ-2 Kft

15 2. sz. melléklet Problémalista; Biatorbágy 1.d. (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása.) Információ gyűjtés Problémafeltárás Brainstorming 1. Nagy átfutási idők az osztályok között. (iktatás, levelezés) 2. Egyenlőtlen munkaerő-elosztás. 3. Információáramlás akadása. Nehézkes információáramlás. 4. Információk visszatartása. 5. Felülről kezdeményezés hiánya. 6. A felülről kiinduló figyelem, gondoskodás érzet hiánya. Visszacsatolások a felsővezetői szintre. 7. Megfelelő technikai eszközök hiánya. 8. Telefonrendszer hiánya. 9. Tisztázatlan munkakörök. 10. A nincs vezetés érzet. 11. Feladatok áthárítása. 12. Koordináció hiánya. 13. Osztályok közötti kommunikáció akadozik. Vertikális és horizontális kommunikáció, információáramlás akadályokba ütközik. 14. Speciális feladatokra nincsenek kinevezve felelősök. 15. Nagy terhek az osztályvezetőkön. Leterhelt vezetőség. 16. Döntési jogkörök tisztázatlansága. 17. Azonnali esedékességű ügyek kezelése problémás. 18. Bonyolult osztályközi kommunikáció. 19. Problémás géphasználat. 20. Intézmények, bizottságok kapcsolata, szerepvállalása tisztázatlan, túlbonyolított. 21. Folyamatok szabályozatlansága. 22. Az informálási módok nem átgondoltak. 23. Eljárási utak kialakítása nem tökéletes, nem teljes. 02 mell Problémalista_1d 1/1 FÓKUSZ-2 Kft

16 3. sz. melléklet Rendeletalkotási igények, Biatorbágy 1.d. (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása.) Rendeletalkotási igények a Polgármesteri Hivatallal szemben: 1. Készítse elő a rendeletet 2. A helyi jogalkotási igények legyenek számba véve és a jogalkotási kötelezettség tervezve legyen 3. Illeszkedjen a ciklus programhoz 4. Előzményeket vegye figyelembe 5. Együttműködjön 6. Ellenőrzött legyen a döntések végrehajtása 7. Hiányterületek fel legyenek tárva 8. Megismerhető legyen 9. Jogszabálynak megfelelő legyen 10. Feladatok kerüljenek meghatározásra 11. Készüljenek hatástanulmányok 12. Készüljenek elemzések 13. Aktuális információkkal dolgozik 14. Panaszok kerüljenek kezelésre 15. Panaszok rögzítésre kerüljenek 16. Panaszok legyenek elbírálva 17. Testületi döntést igénylő témák legyen összegyűjtve 18. Javaslatok legyenek összegyűjtve 19. Jogi szabályozás szükségessége kerüljön megállapításra 20. Vizsgálja a tiltás hatását 21. Következményeket legyenek megállapítva 22. Javaslatok legyenek téve 23. Készüljön összevetés 24. A jogalkotás legyen előkészítve 25. Szabályozási elvek legyenek meghatározva 26. Célok elérését vizsgálja 27. Hatás legyen elemezve 28. Legyenek javaslatok téve 29. Készüljön a hatásvizsgálat 30. Szakértők bevonás történjen 03 mell Rendeletalkotási igénylista_1d 1/2 FÓKUSZ-2 Kft

17 31. Alapadatok legyenek összegyűjtve 32. Legyenek végezve elemzések 33. Koncepciók legyenek megvitatva 34. Érdekelteket kérdezzen meg 35. Javaslatok legyenek összegyűjtve 36. Rendeletalkotás legyen előkészítve 37. Rendeletalkotásba bevonandók köre legyen meghatározva 38. Felelősök legyenek meghatározva 39. Feladatok legyenek meghatározva 40. Határidők legyenek meghatározva 41. Tartalmi elemek ismertetve legyenek 42. Az SZMSZ előírása figyelembe legyen véve 43. Erőforrások rendelkezésre állása legyen meghatározva 44. Kiadott feladatok legyenek elvégezve 45. Rendeletterv fejezet legyen megírva és előkészítve 46. Történjen együttműködés társ szervezeti egységekkel 47. Szakértőkkel történő együttműködés 48. Érthető legyen 49. Segítse a jogkövetést 50. Követhető legyen 51. Határidőt betart 52. Az előterjesztés legyen előkészítve 53. Az előzmények legyenek összefoglalva 54. A szükségességek indokolva legyenek 55. Az előterjesztések véleményeztetve legyenek 56. A javaslatok vélemények, legyenek összegyűjtve 57. A javaslatok értékelve legyenek 58. A javaslatokról döntés szülessen 59. Módosítások legyenek elvégezve 60. Jogszabályokat rendszerezve foglalja össze 61. A jogszabályok szerkeszthetősége biztosítva legyen 62. Javaslatokat vegye figyelembe 63. Döntések legyenek előterjesztve 64. Rendelet tervezet változatok legyenek készítve 65. Határozat javaslatok legyenek elkészítve 66. Sokszorosított anyagok legyenek előkészítve 67. Helyszíni ismertetés legyen 68. Rendelet legyen végrehajtva 03 mell Rendeletalkotási igénylista_1d 2/2 FÓKUSZ-2 Kft

18 4. sz. melléklet Igény-funkció kapcsolati mátrix; Biatorbágy 1.d (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása.) Igény Funkció 1. Készítse elő a rendeletet Rendeletet előkészít (beleértve az egyéb szabályozási folyamatokat is) 2. A helyi jogalkotási igények legyenek számba véve és a jogalkotási Helyi jogalkotási igényt számba vesz és jogalkotási kötelezettséget tervez kötelezettség tervezve legyen 3. Illeszkedjen a ciklus programhoz Politikai programot figyelembe vesz 4. Előzményeket vegye figyelembe Előzményeket megvizsgál 5. Együttműködjön Nyilvántartást megnéz 6. Ellenőrzött legyen a döntések Döntések végrehajtását ellenőrzi végrehajtása 7. Hiányterületek fel legyenek tárva Hiányterületet feltár 8. Megismerhető legyen Korábbi előkészítési anyagokat megnéz 9. Jogszabálynak megfelelő legyen Jogszabályi kötelezettséget figyelembe vesz 10. Feladatok kerüljenek meghatározásra Jogalkotási programot (munkaterv) összeállít 11. Készüljenek hatástanulmányok Szabályozási koncepciót készít 12. Készüljenek elemzések Elemzést készít 13. Aktuális információkkal dolgozik Hatályos joganyagot és releváns információkat áttekint 14. Panaszok kerüljenek kezelésre Beérkezett panaszt feldolgoz 15. Panaszok rögzítésre kerüljenek Panaszt rögzít 16. Panaszok legyenek elbírálva Panaszt tartalom alapján elbírál 17. Testületi döntést igénylő témák Testületi döntést igénylő témát összegyűjt legyen összegyűjtve 18. Javaslatok legyenek összegyűjtve Javaslatokat összegyűjt 19. Jogi szabályozás szükségessége Jogi szabályozás szükségességét megállapítja kerüljön megállapításra 20. Vizsgálja a tiltás hatását Tiltás hatását vizsgálja 21. Következményeket legyenek Következményeket megállapítja megállapítva 22. Javaslatok legyenek téve Javaslatot tesz 23. Készüljön összevetés Összevetést készít 24. A jogalkotás legyen előkészítve Jogalkotást előkészít 25. Szabályozási elvek legyenek Szabályozási elveket meghatároz meghatározva 26. Célok elérését vizsgálja Cél elérését vizsgálja 27. Hatás legyen elemezve Hatást elemez 28. Legyenek javaslatok téve Javaslatot tesz 29. Készüljön a hatásvizsgálat Hatásvizsgálatot készít 30. Szakértők bevonás történjen Szakértőt bevon 31. Alapadatok legyenek összegyűjtve Alapadatokat összegyűjt 32. Legyenek végezve elemzések Elemzést végez 33. Koncepciók legyenek megvitatva Koncepciót megvitat 04 mell Igény funkció kapcsolati mátrix_1d 1/2 FÓKUSZ-2 Kft

19 Igény Funkció 34. Érdekelteket kérdezzen meg Érdekelteket megkérdez 35. Javaslatok legyenek összegyűjtve Javaslatokat összegyűjt 36. Rendeletalkotás legyen előkészítve Rendeletalkotás előkészítését elvégzi 37. Rendeletalkotásba bevonandók köre Előkészítésbe bevonandók körét meghatározza legyen meghatározva 38. Felelősök legyenek meghatározva Felelősöket meghatároz 39. Feladatok legyenek meghatározva Feladatot meghatároz 40. Határidők legyenek meghatározva Határidőt meghatároz 41. Tartalmi elemek ismertetve legyenek Tartalmi elemeket ismertet 42. Az SZMSZ előírása figyelembe SZMSZ előírásait figyelembe veszi legyen véve 43. Erőforrások rendelkezésre állása Erőforrásokat vizsgál legyen meghatározva 44. Kiadott feladatok legyenek elvégezve Feladatot elvégez 45. Rendeletterv fejezet legyen megírva Rendeletterv fejezetet megír/elkészít és előkészítve 46. Történjen együttműködés társ szervezeti egységekkel Együttműködik társ szervezeti egységekkel (jogszabály alapján) 47. Szakértőkkel történő együttműködés Együttműködik szakértőkkel 48. Érthető legyen Érthetőséget garantál 49. Segítse a jogkövetést Jogkövetést segít 50. Követhető legyen Követhetőséget lehetővé tesz 51. Határidőt betart Határidőt betart 52. Az előterjesztés legyen előkészítve Előterjesztést elkészít 53. Az előzmények legyenek Előzményeket összefoglal összefoglalva 54. A szükségességek indokolva legyenek Szükségességet indokol 55. Az előterjesztések véleményeztetve Előterjesztést véleményeztet legyenek 56. A javaslatok vélemények, legyenek Javaslatokat, véleményeket összegyűjt összegyűjtve 57. A javaslatok értékelve legyenek Javaslatokat értékel 58. A javaslatokról döntés szülessen Javaslatokról dönt 59. Módosítások legyenek elvégezve Módosításokat elvégez 60. Jogszabályokat rendszerezve foglalja Kodifikál össze 61. A jogszabályok szerkeszthetősége Jogszabályt szerkeszt biztosítva legyen 62. Javaslatokat vegye figyelembe Érintettek javaslatait figyelembe veszi 63. Döntések legyenek előterjesztve Döntésre előterjeszt 64. Rendelet tervezet változatok legyenek Rendelet tervezet változatokat készít készítve 65. Határozat javaslatok legyenek Határozat javaslatot elkészít elkészítve 66. Sokszorosított anyagok legyenek Sokszorosított anyagot előkészít előkészítve 67. Helyszíni ismertetés legyen Helyszíni ismertetést végez 68. Rendelet legyen végrehajtva Rendeletet végrehajt 04 mell Igény funkció kapcsolati mátrix_1d 2/2 FÓKUSZ-2 Kft

20 5. sz. melléklet Funkciócsaládfa; Biatorbágy 1.d (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása.) A rendelet és határozat előkészítés funkciócsaládfája F1 Rendeletet előkészít (beleértve az egyéb szabályozási folyamatokat is) F11 Helyi jogalkotási igényt számba vesz és jogalkotási kötelezettséget tervez F111 Politikai programot figyelembe vesz F112 Előzményeket megvizsgál F1121 Nyilvántartást megnéz F1122 Döntések végrehajtását ellenőrzi F1123 Hiányterületet feltár F1124 Korábbi előkészítési anyagokat megnéz F113 Jogszabályi kötelezettséget figyelembe vesz F114 Jogalkotási programot (munkaterv) összeállít F12 Szabályozási koncepciót készít F121 Elemzést készít F1211 Hatályos joganyagot és releváns információkat áttekint F1212 Beérkezett panaszt feldolgoz F12121 Panaszt rögzít F12122 Panaszt tartalom alapján elbírál F12123 Testületi döntést igénylő témát összegyűjt F1213 Javaslatokat összegyűjt F1214 Jogi szabályozás szükségességét megállapítja F12141 Tiltás hatását vizsgálja F12142 Következményeket megállapítja F12143 Javaslatot tesz F12144 Összevetést készít F122 Jogalkotást előkészít F12211 Szabályozási elveket meghatároz F12212 Cél elérését vizsgálja F Hatást elemez F Javaslatot tesz F12213 Hatásvizsgálatot készít F Szakértőt bevon F Alapadatokat összegyűjt F Elemzést végez F13 Koncepciót megvitat F131 Érdekelteket megkérdez F132 Javaslatokat összegyűjt 05 mell Funkciócsaládfa_1d 1/2 FÓKUSZ-2 Kft

21 F14 Rendeletalkotás előkészítését elvégzi F141 Előkészítésbe bevonandók körét meghatározza F142 Felelősöket meghatároz F143 Feladatot meghatároz F144 Határidőt meghatároz F145 Tartalmi elemeket ismertet F1451 SZMSZ előírásait figyelembe veszi F1452 Erőforrásokat vizsgál F146 Feladatot elvégez F1461 Rendeletterv fejezetet megír/elkészít F1462 Együttműködik társ szervezeti egységekkel (jogszabály alapján) F1463 Együttműködik szakértőkkel F1464 Érthetőséget garantál F1465 Jogkövetést segít F1466 Követhetőséget lehetővé tesz F1467 Határidőt betart F1468 Előterjesztést elkészít F14681 Előzményeket összefoglal F14682 Szükségességet indokol F147 Előterjesztést véleményeztet F1471 Javaslatokat, véleményeket összegyűjt F1472 Javaslatokat értékel F1473 Javaslatokról dönt F148 Módosításokat elvégez F15 Kodifikál F1511 Jogszabályt szerkeszt F1512 Érintettek javaslatait figyelembe veszi F1513 Döntésre előterjeszt F15131 Rendelet tervezet változatokat készít F15132 Határozat javaslatot elkészít F15133 Sokszorosított anyagot előkészít F15134 Helyszíni ismertetést végez F2 Rendeletet végrehajt 05 mell Funkciócsaládfa_1d 2/2 FÓKUSZ-2 Kft

22 6. sz. melléklet Gyenge pontok listája- Rendeletalkotás; Biatorbágy 1.d (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása.) F 122 Jogalkotást előkészít 50% F 1122 Döntések végrehajtását ellenőrzi 60% F 1213 Javaslatokat összegyűjt 70% F 1467 Határidőt betart 70% F Sokszorosított anyagot előkészít 70% F 112 Előzményeket megvizsgál 80% F 114 Jogalkotási programot (munkaterv) összeállít 80% F 1212 Beérkezett panaszt feldolgoz 80% F 1211 Hatályos joganyagot és releváns információkat áttekint 80% F 1214 Jogi szabályozás szükségességét megállapítja 80% F 1123 Hiányterületet feltár 90% F 13 Koncepciót megvitat 90% F 1464 Érthetőséget garantál 95% F 113 Jogszabályi kötelezettséget figyelembe vesz 95% F Határozat javaslatot elkészít 97% F 147 Előterjesztést véleményeztet 98% F 1124 Korábbi előkészítési anyagokat megnéz 99% F 111 Politikai programot figyelembe vesz 100% F 1121 Nyilvántartást megnéz 100% F 141 Előkészítésbe bevonandók körét meghatározza 100% F 142 Felelősöket meghatároz 100% F 143 Feladatot meghatároz 100% F 144 Határidőt meghatároz 100% F 145 Tartalmi elemeket ismertet 100% F 1461 Rendeletterv fejezetet megír/elkészít 100% F 1462 Együttműködik társ szervezeti egységekkel (jogszabály alapján) 100% F 1463 Együttműködik szakértőkkel 100% F 1465 Jogkövetést segít 100% F 1466 Követhetőséget lehetővé tesz 100% F 1468 Előterjesztést elkészít 100% F 148 Módosításokat elvégez 100% F 1511 Jogszabályt szerkeszt 100% F 1512 Érintettek javaslatait figyelembe veszi 100% F Rendelet tervezet változatokat készít 100% 06 mell Gyenge pontok listája_1d 1/1 FÓKUSZ-2 Kft

23 7. sz. melléklet A funkcióteljesítés bírálata; Biatorbágy 1.d (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása) F1 Rendeletet előkészít (beleértve az egyéb szabályozási folyamatokat is) F11 Helyi jogalkotási igényt számba vesz, és jogalkotási kötelezettséget tervez F111 Politikai programot figyelembe vesz 100% NF A jelenlegi működési gyakorlat megfelelő, fenn kell tartani. F112 Előzményeket megvizsgál 80% F F1121 Nyilvántartást megnéz 100% NF F1122 Döntések végrehajtását ellenőrzi 60% F Jegyzői teendőt takar a funkció. A rendelek száma kb. 40, de emellett a határozatok számossága évente , amelyek között vannak kritikusak és kevésbé kritikusak. Vannak határozatok, amelyek rövid életűek vagy nyilvánvaló módon megtörténnek, míg vannak akut esetek melyek hosszasan elhúzódó tartalmúak. F1123 Hiányterületet feltár 90% F A felsőbb szervezetektől, osztályvezetőktől, intézményektől, egyéb szervezetektől érkezik jelzés, és döntés születik, hogy melyik az a terület, amely szabályozást kíván. F1124 Korábbi előkészítési anyagokat megnéz 99% F Általánosságban elmondható, hogy a korábbi szabályozások elérhetőek, megtekinthetőek. F113 Jogszabályi kötelezettséget figyelembe vesz 95% NF F114 Jogalkotási programot (munkaterv) összeállít 80% F Időnként nehezen halad a jogalkotás folyamata. Gyakran sok az értekezlet. A témák nehezen haladnak előre, így egymást követő értekezleteken gyakran ugyanazon témák futnak. A munkát akadályozza, hogy egyes hatáskörök nincsenek leadva a munkát végző számára, így a folyamat átfutási ideje hosszabb. A jogalkotással kapcsolatos feladatok egyes szervezeti egységeket jobban terhelnek, míg másokat kevésbé. A feladatokat sem mindig az végzi, aki leghatékonyabban el tudná látni. 07 mell Funkcióteljesités részletes bírálata_1d 1/4 FÓKUSZ-2 Kft

24 F12 Szabályozási koncepciót készít F121 Elemzést készít F1211 Hatályos joganyagot és releváns információkat áttekint 80% NF F1212 Beérkezett panaszt feldolgoz 80% F F12121 Panaszt rögzít F12122 Panaszt tartalom alapján elbírál F12123 Testületi döntést igénylő témát összegyűjt Minden panaszt a tartalma alapján minősítenek. A tartalom alapján áttekintik, hogy a panasz milyen jellegű és kinek a döntését igényli. Minden beadott panaszt meg kell válaszolni, ez ügyben döntést kell hozni, vagy ha nincs döntés, akkor is reagálni kell minden beadványra. F1213 Javaslatokat összegyűjt 70% F A jogszabályok figyelemmel kísérése megtörténik, javaslatot bárki tehet, titkárság kezeli. A polgármester megkeresésére minden intézmény, szervezet, javaslatot tehet a testületek által tárgyalandó témakörökre. F1214 Jogi szabályozás szükségességét megállapítja 80% NF F12141 Tiltás hatását vizsgálja F12142 Következményeket megállapítja F12143 Javaslatot tesz F12144 Összevetést készít F122 Jogalkotást előkészít 80% F F12211 Szabályozási elveket meghatároz F12212 Cél elérését vizsgálja F Hatást elemez F Javaslatot tesz F12213 Hatásvizsgálatot készít F Szakértőt bevon F Alapadatokat összegyűjt F Elemzést végez Sok esetben problémát okoz, hogy a kollégákból a meghatározott határidőre teljesítsék feladataikat, és az előkészítés határidőre elkészüljön. Mindez személyi problémát is felvet. 07 mell Funkcióteljesités részletes bírálata_1d 2/4 FÓKUSZ-2 Kft

25 F13 Koncepciót megvitat 90% NF F131 Érdekelteket megkérdez F132 Javaslatokat összegyűjt A jelenlegi gyakorlat szerint kevés alkalommal van kívülről jövő téma kezdeményezve. Így a testület elé kerülő napirendek témaköreire elsősorban a hivatal tesz javaslatot, a hivatal készíti elő és viszi be. F14 Rendeletalkotás előkészítését elvégzi F141 Előkészítésbe bevonandók körét meghatározza 100% NF F142 Felelősöket meghatároz 100% NF F143 Feladatot meghatároz 100% NF F144 Határidőt meghatároz 100% NF F145 Tartalmi elemeket ismertet 100% NF F1451 SZMSZ előírásait figyelembe veszi F1452 Erőforrásokat vizsgál F146 Feladatot elvégez F1461 Rendeletterv fejezetet megír/elkészít 100% NF F1462 Együttműködik társ szervezeti egységekkel (jogszabály alapján) 100% NF F1463 Együttműködik szakértőkkel 100% NF F1464 Érthetőséget garantál 95% F Az Önkormányzat hivatalos lapja közlöny jellegű, kizárólag a döntéseket tartalmazza. A hivatalos lap hátrányait oldja az Önkormányzat honlapja, ahol a javaslat szerinti megoldások megtalálhatóak, de érthetőség szempontjából vannak javítani valók. F1465 F1466 F1467 Jogkövetést segít 100% NF Követhetőséget lehetővé tesz 100% NF Határidőt betart 70% F Vannak hiányosságok a végrehajtás határidejének a betartásában. Sok esetben problémát okoz, hogy a kollégákból a meghatározott határidőre teljesítsék feladataikat, és az előkészítés határidőre elkészüljön. Mindez személyi problémát is felvet. F1468 Előterjesztést elkészít 100% NF F14681 Előzményeket összefoglal F14682 Szükségességet indokol 07 mell Funkcióteljesités részletes bírálata_1d 3/4 FÓKUSZ-2 Kft

26 F147 Előterjesztést véleményeztet 98% F F1471 Javaslatokat, véleményeket összegyűjt F1472 F1473 Javaslatokat értékel Javaslatokról dönt A külső szervezetekkel, érintettekkel, a véleményeztetés hatékonyságát javítani kell, akár fórumokra történő meghívással. Előzetes tájékoztatást kell adni, hogy meg tudjanak jelenni az érdeklődők. F148 Módosításokat elvégez 100% NF F15 Kodifikál F1511 Jogszabályt szerkeszt 100% NF F1512 Érintettek javaslatait figyelembe veszi 100% NF F1513 Döntésre előterjeszt F15131 Rendelet tervezet változatokat készít 100% NF F15132 Határozat javaslatot elkészít 97% F Nincsenek összhangba a rendeletek, határozati javaslatok címei. Pontosabban kellene a munkát végezni. F15133 Sokszorosított anyagot előkészít 70% F Nagy problémát szokott okozni az a technikai művelet, hogy a sokszorosítás rendben megtörténjen. Előfordul, hogy egyes képviselő tagok többször megkapják ugyanazt a dokumentumot, mások nem kapják meg. Nincs bizonyíthatóan vezetve, hogy ki kapott anyagot és ki nem. A dokumentum átvételének igazolása nem elégséges, mert nem biztos, hogy a borítékban az a dokumentáció szerepel, aminek szerepelnie kell. Időnként a jó szervezés ellenére a hiányzó anyag tényével a bizottsági ülésen szembesül a Hivatal. F15134 Helyszíni ismertetést végez 100% NF F2 Rendeletet végrehajt 07 mell Funkcióteljesités részletes bírálata_1d 4/4 FÓKUSZ-2 Kft

27 8. sz. melléklet A javaslatok bemutatása; Biatorbágy 1.d (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása.) F1 Rendeletet előkészít (beleértve az egyéb szabályozási folyamatokat is) F11 Helyi jogalkotási igényt számba vesz, és jogalkotási kötelezettséget tervez F111 Politikai programot figyelembe vesz 100% NF F112 Előzményeket megvizsgál 80% F F1121 Nyilvántartást megnéz 100% NF F1122 Döntések végrehajtását ellenőrzi 60% F 1. Javaslat: Meg kell teremteni a következetes számonkérés rendszerét, feladatok, határidők, felelősök pontos megnevezésével. Mulasztások szankcionálására is ki kell dolgozni egy megfelelő szabályzatot. F1123 Hiányterületet feltár 90% F Javaslat: Lásd: 1. számú javaslat F1124 Korábbi előkészítési anyagokat megnéz 99% F 2. Javaslat: A hatékonyságon jelentősen javít, ha adatbázisba foglalt korábbi szabályozások, rendeletek, helyi jogszabályok, de akár az előkészítések és háttéranyagok vagy hiányterületek rögzítettek, amely tárgyszóra kereshetően tudnak előzményekhez vagy korábbi előkészítési anyagokhoz hozzávezetni és azokról információt szolgáltatni. 3. Javaslat: Egyértelműen dokumentálni kell, hogy egyes szabályozások, előterjesztések anyagai hogyan érhetőek el és ki a titokgazda. F113 Jogszabályi kötelezettséget figyelembe vesz 95% NF F114 Jogalkotási programot (munkaterv) összeállít 80% F 4. Javaslat: Optimalizálni szükséges a programmal, munkatervvel foglalkozó munkaértekezletek, megbeszélések számát. Félévente összapparátusi értekezlet, havonta, illetve a testületek működéséhez igazodva osztályvezetői, referensi értekezlet megtartása szükséges. Készíteni kell egy naptárat, amelyben ezek az időpontok már szerepelnek. Ezáltal a résztvevők időben szereznek információt az értekezletek időpontjáról. 5. Javaslat: Meg kell határozni a feladatokat a bizottságok és képviselőtestületi ülések között. Arányos leterheltséget kell biztosítani. A bizottságok és képviselőtestületi ülések közötti működést racionalizálni szükséges. Figyelembe kell venni a hatáskörök átruházásának a lehetőségeit. Felül kell vizsgálni a jelenlegi feladatelosztást, és a feladatot odatelepíteni ahhoz, aki hatáskörében legjobban el tudja látni a feladatot. 08 mell Javaslatok bemutatása_1d 1/4 FÓKUSZ-2 Kft

28 F12 Szabályozási koncepciót készít F121 Elemzést készít F1211 Hatályos joganyagot és releváns információkat áttekint 80% NF F1212 Beérkezett panaszt feldolgoz 80% F F12121 Panaszt rögzít F12122 Panaszt tartalom alapján elbírál F12123 Testületi döntést igénylő témát összegyűjt 6. Javaslat: Az ügyintézési határidőket meg kell vizsgálni, ki kell mutatni, hogy kinek milyen elmaradásai vannak határidő tekintetében. Vizsgálni kell az elmaradás okát. Ha szükséges munkaszervezési intézkedéseket kell tenni, vagy szakmai támogatást biztosítani. Minden esetben megelőző intézkedést kell tenni, hogy újra ne forduljon elő ez a probléma. F1213 Javaslatokat összegyűjt 70% F 7. Javaslat: Eljárásrendet kell meghatározni a javaslatok bekérésére, amelyről határidőben, megfelelő tartalommal vissza kell jelezni írásban, elektronikus formában. F1214 Jogi szabályozás szükségességét megállapítja 80% NF F12141 Tiltás hatását vizsgálja F12142 Következményeket megállapítja F12143 Javaslatot tesz F12144 Összevetést készít F122 Jogalkotást előkészít 80% F F12211 Szabályozási elveket meghatároz F12212 Cél elérését vizsgálja F Hatást elemez F Javaslatot tesz F12213 Hatásvizsgálatot készít F Szakértőt bevon F Alapadatokat összegyűjt F Elemzést végez 8. Javaslat: Több hangsúlyt kell fordítani az előzmények feltárására a szabályozási elvekre, a hatáselemzésre, a célok kitűzésére, az alternatívák felvázolására. Fontos kidolgozni, hogy milyen alternatívák esetén milyen eredményeket lehet elérni, milyen hatásokkal fognak szembesülni. Az SZMSZ szerint indokolt esetben kétfordulós modellt kell alkalmazni. Javaslat: Lásd: 1. számú javaslat 9. Javaslat: Legyen rögzítve témánként, hogy az előkészítés során kinek mi a feladata, ki ad hozzá adatot, információt, kinek kell átnézni, ellenőrizni. Minden feladat a munka elején felelőssel, határidővel legyen kiadva. Kerüljön felrajzolásra a folyamatábra az előkészítésre vonatkozóan. 08 mell Javaslatok bemutatása_1d 2/4 FÓKUSZ-2 Kft

29 F13 Koncepciót megvitat 90% NF F131 Érdekelteket megkérdez F132 Javaslatokat összegyűjt 10. Javaslat: Fel kell kelteni az érdeklődést a témák iránt. Ki kell dolgozni az Önkormányzati partnerség elemeit annak érdekében, hogy nagyobb legyen a kezdeményező készség és érdeklődés. F14 Rendeletalkotás előkészítését elvégzi F141 Előkészítésbe bevonandók körét meghatározza 100% NF F142 Felelősöket meghatároz 100% NF F143 Feladatot meghatároz 100% NF F144 Határidőt meghatároz 100% NF F145 Tartalmi elemeket ismertet 100% NF F1451 SZMSZ előírásait figyelembe veszi F1452 Erőforrásokat vizsgál F146 Feladatot elvégez F1461 Rendeletterv fejezetet megír/elkészít 100% NF F1462 Együttműködik társ szervezeti egységekkel (jogszabály alapján) 100% NF F1463 Együttműködik szakértőkkel 100% NF F1464 Érthetőséget garantál 95% F 11. Javaslat: Egy előkészített és meghozott jogszabályt kommunikálni kell a lakossággal az, érintettekkel. Magyarázóan. Közérthetővé kell tenni, meg kell írni a prózai változatát is a joganyagnak. Ezeket előzményekkel alá kell támasztani, hogy miért van erre szükség. Miért ez a javaslat, milyen módozatok mit jelentenek a gyakorlatban, hogy kell értelmezni a rendelkezéseket. Epilógussal és prológussal ellátva.(még több magyarázat) Ki kell dolgozni ezen tevékenység folyamatát felelősökkel, határidőkkel. F1465 F1466 F1467 Jogkövetést segít 100% NF Követhetőséget lehetővé tesz 100% NF Határidőt betart 70% F 12. Javaslat: Még inkább meg kell követelni a végrehajtás határidejének a betartását. Előrébb kell hozni az előkészítési időszakot, hogy több idő legyen az előkészítésre. Értelemszerűen a határidőket meg kell nyújtani. Szigorúan számon kell kérni a vezetői utasítások betartását. Delegálni kell a határidő figyelést és az illetékeset értesíteni. F1468 Előterjesztést elkészít 100% NF F14681 Előzményeket összefoglal F14682 Szükségességet indokol F147 Előterjesztést véleményeztet 98% F F1471 Javaslatokat, véleményeket összegyűjt F1472 Javaslatokat értékel F1473 Javaslatokról dönt 08 mell Javaslatok bemutatása_1d 3/4 FÓKUSZ-2 Kft

30 13. Javaslat: Előrelépés lehet a releváns információk honlapon történő megjelentetése. F148 Módosításokat elvégez 100% NF F15 Kodifikál F1511 Jogszabályt szerkeszt 100% NF F1512 Érintettek javaslatait figyelembe veszi 100% NF F1513 Döntésre előterjeszt F15131 Rendelet tervezet változatokat készít 100% NF F15132 Határozat javaslatot elkészít 97% F 14. Javaslat: 100%-ban kell megcsinálni a határozati javaslatokat, már a döntés előkészítés szakaszában. Az azonosításra, az összefüggésre és egyéb szabályokra kifejezetten oda kell figyelni. Kell készíteni erre egy protokoll leírást, és kijelölni felelőst, aki minden alkalommal a protokoll leírás alapján ellenőrzi az előkészítést. F15133 Sokszorosított anyagot előkészít 70% F 15. Javaslat: A fejlesztés javasolt lépései: papírhordozó a borítékokba kétszer ellenőrzést követően szignálással együtt kerül. Azaz, visszakereshető, hogy kinek a részére ki állította össze az anyagot. 16. Javaslat: A papír alapról át kell térni az internetes kapcsolattartásra. A dokumentációkat a honlapon is hozzáférhetővé kell tegye a Hivatal. Így annak ellenőrzése, hogy ki kapott dokumentumot irrelevánssá válik. 17. Javaslat: További lépés: nyilatkoztatni kell az érintetteket arról, hogy a jövőben is igénylik-e papírhordozón kézhez kapni az anyagokat vagy teljesen megfelelő a részükre amennyiben az interneten történő hozzáférés biztosított. F15134 Helyszíni ismertetést végez 100% NF F2 Rendeletet végrehajt 08 mell Javaslatok bemutatása_1d 4/4 FÓKUSZ-2 Kft

31 Jegyzői utasítás tervezet; Biatorbágy 1.d (Téma: rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása) 9. sz. melléklet /2010. SZ. JEGYZŐI UTASÍTÁS A BIZOTTSÁGI-TESTÜLETI DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTŐ TEVÉKENYSÉG TÁMOGATÁSÁRÓL, A BIZOTTSÁGI REFERENSI MUNKÁRÓL, AZ ELŐTERJESZTÉSEK KÉSZÍTÉSÉRŐL A bizottsági-testületi döntés-előkészítő tevékenység támogatása, az előterjesztések készítésének megfelelő szakmai-jogi hátterének biztosítása érdekében az alábbi utasítást adom ki: I. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK 1. Előterjesztés: képviselő-testületi, ill. bizottsági döntés megalapozására szolgáló dokumentum 2. Hivatali előterjesztések: képviselő-testületi/bizottsági döntés, képviselői kezdeményezés, hivatalban jelentkező feladat, külső kérelem révén keletkezett, bizottsági/testületi döntést igényelő ügyek, melyek a Képviselő-testület szervezeti és működési szabályzatában foglalt előterjesztésre nyitva álló határidő előtt jelentkeznek, ill. kerülnek benyújtásra 3. Sürgősségi előterjesztések: minden olyan hivatali előterjesztésen kívüli előterjesztés, mely a Képviselő-testület szervezeti és működési szabályzatában foglalt előterjesztésre nyitva álló határidő előtt röviddel jelentkeznek, de tekintettel ezen idő rövidségére a megfelelő egyeztetetések lefolytatására már nincs lehetőség. 4. Az előterjesztésnek általában tartalmazni kell: a.) a tárgyalandó témakör tárgyilagos és tényszerű bemutatását, b.) a határozati javaslatot, a végrehajtásért felelős és a javasolt végrehajtási, beszámolási határidő megjelölésével. c.) az előterjesztésnek tartalmaznia kell a mellékletek felsorolását, az előterjesztés elkészítésének dátumát, az előterjesztő aláírását, több változat esetén a változatok sorszámozását. d.) az előzményeket, különösen az adott tárgykörben hozott korábbi testületi döntéseket és azok végrehajtásának állását, e.) a jogszabályi hivatkozást, f.) több döntési változat esetén az egyes változatok mellett és ellen szóló érveket, valamint a várható hatásokat, következményeket, g.) a költségkihatásokat és egyéb szükséges feltételeket, illetve megteremtésük javasolt forrásait. 5. Előterjesztési lap induló adatai: a.) előterjesztés tárgya b.) előterjesztő neve c.) elrendelés dátuma és jegyzői aláírás d.) előterjesztést készítő szervezeti egység megnevezése 09 mell Jegyzői utasítás tervezet_1d 1/4 FÓKUSZ-2 Kft

32 e.) előterjesztéshez adatot szolgáltató/az előterjesztés készítésében közreműködő szervezeti egység megnevezése f.) előterjesztést tárgyaló szerv megnevezése g.) előterjesztés ütemterve (részfeladatok megnevezése, felelős, ügyintézési határidő megjelölése) 6. Eljárásrend: Meghatározni a javaslatok bekérésének határidejét, megfelelő tartalmát, a visszajelzés elektronikus módját. 7. Kommunikáció: Egy előkészített és meghozott jogszabályt magyarázóan kommunikálni kell a lakossággal az, érintettekkel. Ezeket előzményekkel alá kell támasztani. Ismertetni kell a javaslatot és a módozatok jelentését a gyakorlatban epilógussal és prológussal ellátva. II. ELŐTERJESZTÉSEK KÉSZÍTÉSÉNEK ÁLTALÁNOS RENDJE 8. Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. (továbbiakban: Ötv.), valamint a Biatorbágy Képviselő-testülete szervezeti és működési szabályzatában foglalt rendelkezések értelmében támogatja a Képviselő-testület és bizottságai munkáját 9. A testületi-bizottsági döntés-előkészítés, ill. végrehajtás megfelelő szakmai megalapozottsága érdekében a Jegyző minden héten kedden reggel 9 órai kezdettel vezetői értekezletet tart. A vezetői értekezleten részt vesz: a.) jegyző b.) osztályvezetők c.) bizottsági referensek d.) önkormányzati referens e.) titkárság munkatársa(i) 10. A vezetői értekezletekre állandó meghívott a polgármester és az alpolgármester(ek). 11. Értekezleteket az alábbiak szerint kell tartani: félévente összapparátusi értekezlet, havonta, illetve a testületek működéséhez igazodva osztályvezetői, referensi értekezlet megtartása szükséges. 12. Minden év elején készíteni kell egy naptárat, amelyben ezek értekezletek időpontjai szerepelnek. 13. A hivatali előterjesztésekről Előterjesztési lapot (továbbiakban: Előlap) kell kitölteni (1. sz. melléklet). Az Előlap induló adatai vezetői értekezleten kerülnek meghatározásra az előterjesztések kiküldését megelőző 2-3 héttel korábban. 14. Az előterjesztés készítését a Jegyző rendeli el. 15. A bizottságok és képviselőtestületi ülések közötti feladatokat a jegyző határozza meg. 16. Az előterjesztés tárgyaként szereplő cím megegyezik a készítendő bizottsági/testületi ülés meghívójában szereplő napirend címével. 17.) Az előterjesztő a.) polgármester és/vagy b.) alpolgármester és/vagy c.) bizottság elnöke és/vagy d.) képviselő és/vagy e.) tanácsnok és/vagy 09 mell Jegyzői utasítás tervezet_1d 2/4 FÓKUSZ-2 Kft