Belső kontrollok és integritás az önkormányzatoknál

Átírás

1 ÁSZ Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium szemináriuma április 25. Belső kontrollok és integritás az önkormányzatoknál A belső kontrollok ellenőrzésének tervezése, programozása Szikszainé Király Mária igazgatóhelyettes, osztályvezető

2 A belső kontrollok ellenőrzésének tervezése, programozása 2 Elvárások a Program I.-gyel szemben A Programtervezet I. szerkezete és felépítése (Program I. = szakmai program) Erőforrás tervezése, Web-es felület kialakítása egyszeri feladat az ellenőrzés megkezdése előtt (utóbbi részletesen a következő előadásban)

3 Elvárások a Program I.-gyel szemben 3 Pilot ellenőrzést követően a program témacsoportos ellenőrzés végrehajtására alkalmassá tétele. Csak a jogszabályi előírásokon alapuló követelmények meghatározása (kivéve néhány integritási kérdés). Szempontok, kérdések számának csökkentése. Megfelelőségi teszt és az értékelési szempontok (pontrendszer) felülvizsgálata, átdolgozása. A bevezető egy részének beépíthetősége a jelentésbe. Új elemként integritási kérdések épüljenek be az ÁSZ ellenőrzési programjába és az ellenőrzésbe.

4 A Program I. szerkezete és felépítése 4 A Program I. törzsszövege, amely áll a bevezető részből, az ellenőrzés részletes szempontjaiból, és az ellenőrzés módszertani és szervezési kérdéseit röviden ismertető részből. Mellékletek: az ellenőrzés végrehajtásához szükséges információk, adatok (az ellenőrzött számára átadásra kerülnek). Függelékek: az ellenőrzés tervezését, lebonyolítását, összehangolását segítik (nem kerülnek átadásra az ellenőrzöttnek).

5 A Program I. szerkezete és felépítése 5 Az ellenőrzés célja annak értékelése, hogy az önkormányzat : 1. a jogszabályi előírásoknak megfelelően alakította-e ki a belső kontrollrendszer öt elemét (a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információs és kommunikációs rendszert és a monitoring rendszert); 2. a gazdálkodás folyamatában kulcsszerepet betöltő teljesítésigazolás és érvényesítés kontrolltevékenységeit megfelelően működtette-e (a korábbi programhoz képest ez utóbbi változott); 3. biztosította-e a belső ellenőrzés szabályos működését; 4. intézkedett-e a évek közötti ÁSZ ellenőrzések javaslatainak hasznosítására (utóellenőrzés).

6 A Program I. szerkezete és felépítése 6 Ellenőrzött szervezet meghatározása: helyi önkormányzat Az ellenőrzési típus rögzítése: szabályszerűségi Az ellenőrzött időszak: A belső kontrollrendszer kialakítása megfelelőségét a évre vonatkozóan kell értékelni. A kontrolltevékenységek működésének megfelelőségét és a belső ellenőrzés szabályszerű működését a január 1. december 31. közötti időszakot figyelembe véve kell értékelni. Utóellenőrzés keretében a években végzett ÁSZ ellenőrzések javaslatainak hasznosulását ellenőrizzük.

7 A Program I. szerkezete és felépítése 7 Az ellenőrzés részletes szempontjai Az ellenőrzés 4 céljához igazodóan 4 fő kérdés és a fő kérdéseket részletező 3-5 alkérdés (szempont), amelyek alapján válasz adható az ellenőrzési célokra. A megfogalmazott kérdésekhez szorosan kapcsolódik a részletes követelményrendszert tartalmazó melléklet.

8 A Program I. szerkezete és felépítése 8 Az ellenőrzés módszertani és szervezési kérdései Az ellenőrzés végrehajtásának rövid ismertetése: a belső kontrollrendszer kialakításának értékelése; kontrollok működésének minősítése megfelelőségi tesztek alkalmazásával, ismerteti a ellenőrzés alá vonandó dokumentumok mintavételezési eljárását; az egyes mellékletek miként segítik az ellenőrzést.

9 A Program I. szerkezete és felépítése 9 Mellékletek Az ellenőrzés végrehajtásához szükséges adatokat, információkat tartalmazza. Segítik az ellenőrzést végzőt a téma megismerésében, az értékelés végrehajtásában (főbb jogszabályok jegyzéke, rövidítések jegyzéke, fogalomtár, az értékelés módja, szempontjai). Az ellenőrzött Önkormányzatoktól bekért adatokat tartalmazó kimutatások az ellenőrzés végrehajtásához szükségesek (kimutatások a kontrollrendszer kialakításáról, tanúsítvány az önkormányzat belső kontrollrendszere kialakítása ellenőrzéséhez szükséges dokumentumok meglétéről, teljességi nyilatkozat, bekért dokumentumok jegyzéke stb.).

10 A Program I. szerkezete és felépítése 10 Függelékek (nem nyilvános) Belső dokumentumok, az ellenőrzés tervezését, lebonyolítását, összehangolását segítik (erőforrás terv, emberi erőforrás szakmai kompetencia igény, ellenőrzés elvégzéséhez részletes segítséget adó Segédlet, illetve ellenőrzés technológiai leírás stb.). A függelékek között találhatók továbbá az ellenőrzés tervezését alátámasztó, lebonyolítását segítő szakmai anyagok pl. kulcskontrollok ellenőrzési területeinek kiválasztása, a megfelelőségi tesztek területeinek kiválasztását megalapozó kockázatelemzés, a megfelelőségi tesztek a kitöltési útmutatóval.

11 Az ellenőrzés módszertani és szervezési kérdései 11 Az ellenőrzött önkormányzat kiválasztása kockázati alapon 2010-ben lefolytatott pilot ellenőrzések a községek belső kontrollrendszerének kialakításban és működésében jelentős hiányosságokat tártak fel. A közérdekű bejelentések ( év) mintegy 88%-a az önkormányzatokat, ezen belül a 60%-a községeket, nagyközségeket érintette. Kockázati elemnek tekintettük, hogy az ÁSZ a előtt az önkormányzati alrendszer ellenőrzésénél a nagyobb településekre (városok, megyei jogú városok stb.) összpontosított.

12 A belső kontrollrendszer kialakítása megfelelőségének értékelése 12 A jogszabályi előírások alapján kérdések, kritériumok kerültek meghatározásra. Számuk a lényegességi szempontokat figyelembe véve jelentősen csökkent. A főbb kritériumok száma 18-ról 10-re csökkent. Ezek nem teljesítése esetén a kontrollrendszer nem minősülhet megfelelően kialakítottnak. A belső kontrollrendszer kialakításának minősítése és a belső ellenőrzés működésének értékelése érdekében a kialakított pontrendszert felülvizsgáltuk. A kérdések, szempontok összetettsége, illetve az egy adott szabályozásra vonatkozó jogszabályi követelmények számától függően határoztuk meg. A minősítési skála nem változott az előző programhoz képest: 0-60%-ig nem megfelelő, 61-80%-ig részben megfelelő, 81% fölött megfelelő.

13 Az ellenőrzés hatókörébe tartozó olyan kontrollok, amelyek alapján a gazdálkodás folyamata és a számviteli elszámolások szabályossága is megítélhető. Kulcskontrollok: teljesítésigazolás érvényesítés Célterületek: állományba nem tartozók megbízási díjai külső szolgáltató által végzett karbantartási, kisjavítási munkák kiadásai Tartalék területek: egyéb üzemeltetési, fenntartási szolgáltatási kiadások rendszeres szociális segélyek kifizetései működési és a felhalmozási célú pénzeszközátadások államháztartáson kívülre A belső kontrollok - kulcskontrollok -működésének értékelése 13

14 Megfelelőségi tesztek A kulcsszerepet betöltő belső kontrollok működésének értékelése során a kiválasztott minta ellenőrzését csak addig végezzük, amíg elegendő és megfelelő bizonyítékot nem szerzünk az ellenőrzött kontroll megfelelő / nem megfelelő voltáról. A kidolgozott módszer a mintanagyságot és ezáltal a ráfordításokat optimalizálja. Cél: Magas szintű ellenőrzési bizonyosság (95%) Előnyei: - költséghatékonyság (ÁSZ erőforrásainak felhasználásánál) - objektivitás (mindenkinél ugyanolyan kritérium szerint és véletlen mintavétel alapján minősít) A belső kontrollok - kulcskontrollok -működésének értékelése 14

15 A belső kontrollok - kulcskontrollok -működésének értékelése Megfelelőségi tesztek A vizsgálat hipotézise: A hibák aránya a sokaságban kisebb, mint 10%. Ekkor a kontrollok jól működnek. Általános esetben - ún. megállásos - statisztikai mintavétellel teszteljük a kontrollok működését, illetve hogy elfogadható-e a hipotézis. Ha a sokaság 30 elemű vagy annál kisebb, akkor tételes vizsgálatot végzünk. A pilot ellenőrzés 50 elemű tételes ellenőrzését felülvizsgáltuk, mert a megállásos statisztikai mintavétel első megállási pontja a sokaság nagyságától függően 20 és 30 között van. 15

16 Megfelelőségi tesztek 23 elemű minta 16 Stop or Go 1. megállási pont Hibás tételek száma: 0 A kontrollok működése megfelelő. Hibás tételek száma: nagyobb mint 0, kisebb mint 5. Az ellenőrzés folytatása. Hibás tételek száma: 5 vagy annál több. A kontrollok működése nem megfelelő. Példa: 100 elemű sokaság = 36 elemű minta 2. megállási pont Hibás tételek száma: 1 A kontrollok működése megfelelő. Hibás tételek száma: nagyobb mint 1, kisebb mint 5. Az ellenőrzés folytatása. Hibás tételek száma: 5 vagy annál több. A kontrollok működése nem megfelelő...

17 Erőforrás tervezése, web-es felület kialakítása 17 Az ellenőrzéséhez szükséges kompetenciák Ellenőrzésvezető (helyetteseként dolgozó számvevő): a szabályszerűségi ellenőrzésben való jártassággal, jogi és/vagy közgazdasági kompetenciával és önkormányzati területtel kapcsolatos ismeretekkel, továbbá felülvizsgálati gyakorlattal kell rendelkeznie. Asszisztens: magas szintű táblázatkezelési és VIDOR ismeret, valamint ellenőrzésvezető mellett szerzett gyakorlat szükséges. Informatikus: megfelelőségi teszt elkészítési és helpdesk szolgáltatási gyakorlat szükséges. Web-es felület kialakítása az önkormányzat adatszolgáltatása miatt, a gyors és hatékonyabb ellenőrzés végrehajtása érdekében.

18 A jelentés írásának előkészítése 18 Felkészülés új típusú jelentéskészítésre. A jelentéstervezetben táblázatos forma alkalmazása a megállapítások megjelenítésére. A munkalapok (kimutatások) kérdéseire adott igen/nem válaszok esetében, illetve a munkalapok minősítésére táblázatos formában szabványosított szövegjavaslatok szerepelnek. A szabványosított mondatok felhasználása egyszerűvé, objektívebbé teszi a megállapításokat, illetve gyorsítja a jelentés részletes és összegző megállapítások megírását, valamint a következtetések megfogalmazását.

19 Köszönöm megtisztelő figyelmüket!