A belső kontrollok szerepe az önkormányzati ellenőrzésekben

Átírás

1 A belső kontrollok szerepe az önkormányzati ellenőrzésekben az Állami Számvevőszék és a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium szemináriuma április 25. Készítette: Dr. Benedek Mária felügyeleti vezető

2 Az Állami Számvevőszék küldetése 2 Szilárd szakmai alapon álló, értékteremtő ellenőrzéseivel előmozdítsa a közpénzügyek átláthatóságát, rendezettségét, és járuljon hozzá a jó kormányzáshoz Az államháztartási kontrollok alapvető célja Olyan ellenőrzési rendszerek működtetése, amelyek biztosítják az államháztartás pénzeszközeivel és a nemzeti vagyonnal történő szabályszerű, gazdaságos, átlátható, hatékony és eredményes gazdálkodást.

3 Társadalmi érdek 3 Ellenőrzés alá kell vonni a korábban ellenőrizetlen területeket. Az önkormányzatok belső kontrollrendszerének kialakítása, valamint egyes kontrolltevékenységek és a belső ellenőrzés működtetése nélkül nem valósítható meg a közpénzek, a közvagyon szabályos szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználása.

4 Gördülő tervezés 4 Az ÁSZ az előző évi tapasztalatok alapján a kockázatelemzéssel kiválasztott önkormányzatoknál ellenőrzési program szerint ütemezetten végzi a belső kontrollrendszer kialakításának és egyes kontrollok működtetésének, valamint a belső ellenőrzés működésének ellenőrzését. I. ütem: négy önkormányzat (2012. július 19-től) II. ütem: négy önkormányzat (2012. július 19-től) III. ütem: négy önkormányzat (2012. július 19-től) IV. ütem:négy önkormányzat (2012. október 29-től) V. ütem: nyolc önkormányzat (2012. december 21-től) VI. ütem: kilenc önkormányzat (2013. január 7-től) VII. ütem: öt önkormányzat (2013. március 22-től)

5 A pilot (próba) ellenőrzések alá vont települések 5 A pilot (próba) ellenőrzések eredményei igazolták a belső kontroll ellenőrzések szükségességét, mivel az eddig ellenőrzött 33 önkormányzatnál, a tapasztalatok szerint a belső kontrollrendszer kialakítása összességében nem volt megfelelő.

6 A belső kontrollrendszer Cél: Átláthatóság, rendezettség, integritás 6 Egész szervezet Működési hatékonyság Közpénzek védelme Törvényi megfelelés Szervezeti egység Kontrollkörnyezet Minden dolgozó Kockázatértékelés Kontrolltevékenység Információ, kommunikáció Monitoring

7 Az egyes kontrolltevékenységek ellenőrzésének célterületei Az államháztartáson kívülre történő működési és felhalmozási célú pénzeszközátadások; 7 Állományba nem tartozók megbízási díjai; Külső szolgáltató által végzett karbantartási, kisjavítási munkák kiadásai; Kulcskontrollok: Tartalék területek: Szakmai teljesítésigazolás Egyéb üzemeltetési, fenntartási szolgáltatási kiadások; Utalvány ellenjegyzés működtetése a évben Rendszeres szociális segélyek kifizetései.

8 Belső ellenőrzés értékelése 8 A belső ellenőrzés megfelelősége: a jogszabályokban rögzített kritériumok betartása, három év tapasztalatai alapján évenként, majd együttesen értékelve. A belső ellenőrzés eredményes akkor volt, ha a belső ellenőrzés megfelelősége legalább megfelelt minősítést kapott; ha legalább kettő lényeges terület ellenőrzésére került sor a években; és intézkedtek a javaslatok hasznosítására.

9 Webes adatbekérés (saját fejlesztésű informatikai alkalmazás) 9 Adatbekérés csak elektronikusan Számvevők felkészülése a helyszíni ellenőrzésre már ellenőrzési dokumentumok birtokában Lerövidül a helyszíni ellenőrzés időszaka Költséghatékony Időtakarékosság Támogatja az ellenőrzöttek felkészülését a helyszíni ellenőrzésre Kitöltés nincs kötve helyhez, időhöz Minimális informatikai felkészülés szükséges Adatbázis segíti az összesítést

10 Webes munkalap és dokumentum 10 Adatszolgáltatás = Igen/Nem Kérdőívek és szabadszavas Megjegyzésrovatok kitöltését kértük az ellenőrzöttektől. A belső kontrollra vonatkozó kérdések darabszáma meghaladta a 450-et. Dokumentumok = Az Adatszolgáltatás során megadott válaszok alátámasztását kértük elektronikus dokumentumok feltöltésével, illetve dokumentum hiányában Tanúsítvány kitöltésével.

11 A belső kontrollok - kulcskontrollok - működésének értékelése 11 Többlépcsős megfelelőségi teszt A kulcsszerepet betöltő belső kontrollok, a szakmai teljesítésigazolás és az utalványellenjegyzés működésének értékelése során a kiválasztott minta ellenőrzését csak addig végezzük, amíg elegendő és megfelelő bizonyítékot nem szerzünk az ellenőrzött kontroll megfelelő / nem megfelelő voltáról. MEGISMÉTELT ELJÁRÁS Megfelelőségi teszt a külső szolgáltató által végzett karbantartási, kisjavítási munkák kiadásainak vizsgálatára Amegfelelőségi teszt elvégzését az ÁSZ által egyszerű véletlen mintavétellel kijelölt minta tételeinek sorrendjében kell elvégezni, követve a kritikus hibák és a megállási pontokhoz rendelt hibák számát. A megfelelőségi tesztek lefolytatása során a tesztek ürlapjainak oszlopaiban szereplő "N" száma nem haladhatja meg az ürlap fejlécében feltüntetett kritikus hibák számát! Cél: Magas szintű ellenőrzési bizonyosság Fontos érték: - Költséghatékonyság, - Objektivitás, - Hatékonyság. Kritikus hibák száma: 4 Hibás: Hibás: Szakmai teljesítés igazolás Utalvány ellenjegyzés Főkönyvi számla / Kiadásnem Tétel azonosító, gazdasági esemény megnevezése Dátum Kiadás összege (Ft) Szakmai teljesítés igazoló jogosult-sága Kifizetés jogosságának szakmai igazolása Tétel sorszám Kifizetés összegszerűségének szakmai igazolása Szerződés, megrende lés szakmai teljesítésének igazolása Utalvány ellenjegyző jogosult-sága Érvényesítés megtörtén-tének ellenőrzése Szakmai telj.ig. megtörténtének ellenőrzése Gazdálkodásra vonatkozó szabályok betartá-sának ellenőrzése Ijx Kémény ell Kémény ell Fűkasza Kémény jav Kazán karb Tűzoltó Kémény ell Kémény ell kontrollok működésének értékelése kontrollok értékelésének súlyszáma elért súlyozott pontszám Minősítés: Kiváló Megállási pont a jelzett számú hiba esetén Dátum: Készítette:

12 Ellenőrzési tapasztalatok 12 Az I-VI. ütemben ellenőrzött 33 önkormányzatnál A belső kontrollrendszer kialakítása összességében 2 31 Nem megfelelő Részben megfelelő Kulcskontrollok működtetése Kiváló Jó Gyenge Belső ellenőrzés eredményessége 3 30 Eredményes Nem eredményes

13 Ellenőrzési tapasztalatok 13 A belső kontrollrendszer kialakításának hiányosságai magas kockázatot jelentenek a feladatok végrehajtásában. A kulcskontrollok (a szakmai teljesítésigazolás és az utalványok ellenjegyzése) nem működtek megfelelően. A belső ellenőrzés nem tárta fel a belső kontrollrendszer kialakításának, valamint a belső kontrollok működésének hiányosságait.

14 Ellenőrzési tapasztalatok: Jellemző szabályozási hiányosságok és hibák 14 A polgármester feladatkörében: Gazdasági program hiánya, törvényi határidőn túli elfogadása. Az ellenőrzött területeken a jogszabályban foglaltak ellenére ellenjegyzés hiányában történt kötelezettségvállalás. A belső ellenőrzési jelentésekről készített éves ellenőrzési jelentés nem került előterjesztésre a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a képviselő-testület elé. A jogszabályban foglaltak ellenére a jegyző nem rendelkezett a polgármester által aláírt munkaköri leírással. A belső kontrollrendszerre, a belső ellenőrzés működésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések be nem tartása, a szakmai teljesítésigazolás, illetve utalványellenjegyzés kontrollokkal összefüggésben feltárt hiányosságok, szabálytalanságok munkajogi felelősséggel kapcsolatos körülmények kivizsgálása.

15 Ellenőrzési tapasztalatok: Jellemző szabályozási hiányosságok és hibák 15 A jegyző feladatkörében a belső kontrollrendszer területén: A hivatali SZMSZ nem teljeskörűen tartalmazta a jogszabályokban rögzített kötelező tartalmi elemeket. A számlarend nem tartalmazta a Polgármesteri Hivatal bizonylati rendjét. A számviteli politika keretében nem készítette el a Polgármesteri Hivatal pénzkezelési szabályzatát, valamint leltározási és leltárkészítési szabályzatát. Nem határozta meg a köztisztviselők munkateljesítményének étékeléséhez szükséges teljesítménykövetelményeket. Nem alakított ki kockázatkezelési rendszert. Nem határozta meg a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítésével kapcsolatos FEUVE feladatait.

16 Ellenőrzési tapasztalatok: Jellemző szabályozási hiányosságok és hibák 16 A jegyző feladatkörében a belső kontrollrendszer területén: A jogszabályban foglaltak ellenére nem szabályozta a Polgármesteri Hivatal tevékenységeire vonatkozó beszámolási eljárásokat. Nem határozta meg a kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét, továbbá a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét. Nem készítette el a Polgármesteri Hivatal adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatát. Nem alakított ki olyan monitoring rendszert, amely lehetővé teszi a Polgármesteri Hivatal tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését, és amelynek része az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követés is.

17 Ellenőrzési tapasztalatok: Jellemző szabályozási hiányosságok és hibák 17 A jegyző feladatkörében a kulcskontrollok területén: Elmaradt a kötelezettségvállalások írásba foglalása, és/vagy ellenjegyzése. A kifizetések teljesítését megelőzően a jogszabályban foglaltak ellenére a jegyző által kijelölt személy a szakmai teljesítésigazolást nem vagy nem szabályszerűen végezte el. A szakmai teljesítésigazolást jegyzői kijelöléssel nem rendelkező személy végezte, vagy a kijelölt személy aláírás mintája nem volt szabályszerűen nyilvántartva. A megbízási díjak esetében az összeférhetetlenségi szabályok figyelmen kívül hagyásával az érvényesítést és a szakmai teljesítés igazolását ugyanazon személy végezte. Az utalványok ellenjegyzője a kiadások teljesítését megelőzően - aláírása ellenére - nem tett eleget a jogszabályban foglalt ellenőrzési kötelezettségének.

18 Ellenőrzési tapasztalatok: Jellemző szabályozási hiányosságok és hibák 18 A jegyző feladatkörében a belső ellenőrzés területén: A belső ellenőrzési vezető helyett a jegyző készítette el az éves ellenőrzési tervet, továbbá azok összeállítását megelőzően kockázatelemzés nem készült. Az ellenőrzési tervek összeállítása a jegyző írásos véleményének figyelembevétele nélkül történt. Társult feladatellátás esetén a belső ellenőrzési kézikönyvet a jogszabályi előírások ellenére nem az arra jogosult személy hagyta jóvá. Az intézkedést igénylő megállapítást és javaslatot tartalmazó belső ellenőri jelentésekhez intézkedési terv nem készült, a belső ellenőrzés nem követte nyomon a feltárt hiányosságokra tett intézkedéseket. Az ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon követő nyilvántartási rendszert nem alakított ki, továbbá az elvégzett belső ellenőrzésekről nem vagy hiányos tartalommal vezetett nyilvántartást.

19 Az ellenőrzések hozadéka 19 Közvetlen hozzáadott érték: javul az ellenőrzött önkormányzatok belső kontrollrendszerének szabályozottsága, működésének megfelelősége, lehetővé válik a jogszabályi célok teljesülése. Közvetett hozzáadott érték: a nem ellenőrzött önkormányzatok is átveszik a jó gyakorlat -ot, az ÁSZ hangsúlyos szerepvállalásának ténye az önkormányzatok ellenőrzésében, a kockázatalapú mintavétel miatt kilátásba helyezett témacsoportos ellenőrzések számosságának visszatartó hatása a szabálytalanságoktól.

20 Az ellenőrzések hozadéka 20 További hozzáadott érték: Megfelelő számú önkormányzati ellenőrzés Megalapozott következtetés ÁSZ javaslattétel jogszabály módosítására

21 21 A A modern társadalmakban t a legkomolyabb dolog a pénz. p A demokratikus társadalmakban t ennél egy komolyabb dolog van: a közpénz.

22 Köszönöm a megtisztelő figyelmüket! 22