Adatvédelmi és Adatkezelési Szabályzat. Polyduct Zrt.

Átírás

1 Adatvédelmi és Adatkezelési Szabályzat Polyduct Zrt.

2 Tartalomjegyzék: I. A szabályzat célja 3. oldal II. Az adatkezelő személye 3. oldal III. A szabályzat hatálya 4. oldal IV. Fogalom meghatározások 4. oldal V. Adatkezelési alapelvek 6. oldal VI. Adatkezelés jogszerűségének biztosítása 7. oldal VII. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján 7. oldal VIII. Közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés 8. oldal IX. Kapcsolattartással összefüggő adatkezelések 9. oldal X. Vevővel kapcsolatos adatkezelések 11. oldal XI. Weboldal üzemeltetéséhez, Webshopból történő megrendelések kezeléséhez és teljesítéséhez kapcsolódó valamint a Polyduct Zrt. közösségi oldalaival összefüggő adatkezelés 15. oldal XII. Beszállító és szolgáltatást nyújtó szerződésekkel kapcsolatos adatkezelések 21. oldal XIII. Jogi személy partnerek, természetes személy képviselőinek személyes adatai 22. oldal XIV. Álláspályázatra jelentkezők adatainak kezelése 22. oldal XV. Munkaviszonnyal kapcsolatos adatkezelés 24. oldal XVI. Munkabaleseti jegyzőkönyvvel kapcsolatos adatkezelés 24. oldal XVII. Tagok (Részvényesek) nyilvántartása 27. oldal XVIII. Banki adatokkal kapcsolatos adatkezelés 27. oldal XIX. Jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés 29. oldal XX. Jogi kötelezettségen alapuló adatkezelések 29. oldal XXI. Különleges adatok kezelése 31. oldal XXII. Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés 31. oldal XXIII. Munkahelyi intenethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés 32. oldal XXIV. fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés 32. oldal XXV. Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés 33. oldal XXVI. Vagyonvédelemmel kapcsolatos adatkezelés 33. oldal XXVII. GPS navigációs rendszer alkalmazásával kapcsolatos adatkezelés 36. oldal XXVIII. Adatfeldolgozás, adatátadás és továbbítás 37. oldal XXIX. Az igénybe vett adatfeldolgozók 38. oldal XXX. Adatvédelem 44. oldal XXXI. Adatvédelmi incidens kezelése 45. oldal XXXII. Az érintett személy jogai 47. oldal XXXIII. Az adatkezelő intézkedései 49. oldal XXXIV. Záró rendelkezések 50. oldal XXXV. Mellékletek 51. oldal 2

3 I. A Szabályzat célja A Polyduct ZRt (a továbbiakban, mint Társaság), jelen Szabályzata a természetes és jogi személyek, személyes adatainak a Társaság által történő kezelésének (adatkezelési tevékenységének) szabályait tartalmazza. Az Európai Parlament és a Tanács (EU) április 27-i 2016/679 számú Rendeletének - a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvényben foglaltaknak való megfelelés céljából. A Társaság vállalja, hogy adatkezelési tevékenységét, a megfelelő belső szabályok, technikai és szervezési intézkedések meghozatalával úgy végzi, hogy az megfeleljen az Európai Parlament és a Tanács rendeletének, a hatályos Magyarországi törvényeknek és vonatkozó rendeleteknek, továbbá a Hatóságok által előírt kötelezettségeknek. II. Adatkezelő Jelen Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzat szempontjából Adatkezelő: a Polyduct Zrt. 1. Székhely: 4181 Nádudvar, Kabai u Cégjegyzékszám: Adószám: Tényleges adatkezelés címe: 4181 Nádudvar, Kabai u Internetes elérhetőségei (és a vonatkozó tényleges adatkezelések webhelyei): Telefonszám: ; polyduct@polyduct.hu 8. Képviselő: Egri Tibor vezérigazgató 3

4 III. A Szabályzat hatálya 1. Személyi hatálya, a Társasággal kapcsolatban álló, vagy szerződés során kapcsolatba kerülő jogi és természetes személyek (ide értve pl. a munkavállalókat, az egyéni vállalkozót, egyéni céget, a természetes személy vevőket, eladókat, szállítókat és egyéb természetes személy szerződéses partnereket is) személyes adatainak a Társaság által történő kezelésére terjed ki. A Szabályzat hatálya kiterjed a Társasággal kapcsolatban álló jogi személyek (beleértve a jogi személy nevét és formáját) természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatainak a nyilvántartására is. 2. Időbeli hatálya a megállapításának napjától további rendelkezésig, vagy a szabályzat visszavonásának napjáig áll fenn. IV. Fogalom meghatározások E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza, melyekhez a jelen Szabályzat és kapcsolódó Szabályzatok egyes fejezeteiben külön meghatározások is szerepelhetnek. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat: 1. GDPR: az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/79 Rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról. 2. Info tv.: évi CXII. Törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról. 3. személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre ( érintett ) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható. 4. adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés. 5. az adatkezelés korlátozása: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából. 4

5 6. profilalkotás: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére, vagy előre jelzésére használják. 7. nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon centralizált, decentralizált vagy funkcionális, vagy földrajzi szempontok szerint tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető. 8. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza. Ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja. 9. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel. Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelést az uniós jog vagy tagállami jog alapján létrejött olyan az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint az adatkezelő kötelezettségeit és jogait meghatározó szerződésnek vagy más jogi aktusnak kell szabályoznia, amely köti az adatfeldolgozót az adatkezelővel szemben. 10. az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez. 11. adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. 12. egészségügyi adat: egy természetes személy testi vagy pszichikai egészségi állapotára vonatkozó személyes adat, ideértve a természetes személy számára nyújtott egészségügyi szolgáltatásokra vonatkozó olyan adatot is, amely információt hordoz a természetes személy egészségi állapotáról. 13. vállalkozás: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is. 14. különleges adat: a személyes adatok különleges kategóriáiba tartozó minden adat, azaz a faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre 5

6 vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a genetikai adatok, a természetes személyek egyedi azonosítását célzó biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok 15. Adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége 16. Adatgazda: az a Munkatárs, vagy önkéntes, akinél az adat keletkezett, és/vagy akinek az adathoz hozzáférési jogosultsága van, és/vagy akinek az adatot egy másik adatgazda, vagy harmadik személy továbbította, és/vagy akinek az adat bármilyen más módon a birtokába jutott V. Adatkezelési alapelvek A Társaság mindenkor köteles az alábbiakban rögzített alapelveket betartani, illetőleg betartatni az adatkezelésben érintett minden alkalmazottal és megbízottal, munkájukkal és/vagy feladataik ellátásával összefüggésben: A személyes adatok: 1. kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni. ( jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság ); 2. gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon. ( célhoz kötöttség ); 3. az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk. ( adattakarékosság ); 4. pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük. Minden ésszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék. ( pontosság ); 5. tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé. A személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, az e rendeletben az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel. ( korlátozott tárolhatóság ); 6. kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve. ( integritás és bizalmas jelleg ). 6

7 7. Az adatkezelő felelős a fentieknek való megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására. ( elszámoltathatóság ). VI. Az adatkezelés jogszerűségének biztosítása Az adatkezelés jogszerűségének biztosítása, mindenkor az adatkezelő kötelezettsége és felelőssége. A magyar és az uniós jogszabályi rendelkezések alapján különböző jogalapok alkalmazhatóak annak érdekében, hogy az adatkezelés jogszerű legyen. A Társaság valamennyi adatkezelése során köteles biztosítani az érintett jogainak gyakorlását. A Társaság adatkezelései vonatkozásában kijelenti, hogy személyes adatokat, csak és kizárólag tevékenységéhez, egyértelműen köthető és szükséges célból kezel. Ezen adatkezelések jogalapját minden esetben igazolja. VII. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján 1. A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez az 1. számú melléklet szerinti adatkérő lapon kell kérni. 2. Hozzájárulásnak minősül bármely egyéb olyan nyilatkozat, amely egyértelműen jelzi az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez. A hallgatás, vagy a nem cselekvés nem minősül hozzájárulásnak. 3. A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni. Az adatkezelési tevékenységét nyilvántartja a 9. melléklet alapján. 4. A Társaság nem kötheti a szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez. 5. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását. 6. Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti. 7. Az adatok megismerésére jogosultak köre: A személyes adatokat és az információkat a társaságunknak a vonatkozó adatkezelési célhoz kapcsolódó hozzáférési jogosultságokkal rendelkező munkavállalói és a Társaság vezetője ismerheti meg. 7

8 8. A Társaság a jelen adatkezelési szabályzatát (tájékoztatóját) az érintettek számára közzé teszi a honlapján is. A tájékoztató célja, hogy az érintetteket az adatkezelés megkezdése előtt, és az adatkezelés tartama alatt, részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével kapcsolatos minden lényeges körülményről és tényről. Így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, hogy az érintett személyes adatait az adatkezelő a Rendelet és az Infotv. rendelkezései alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatás tartalmazza az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogait és a jogorvoslati lehetőségeket. Az adatkezelés megkezdése előtt a tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell. VIII. Közvetlen üzletszerzési célú adatkezelések (direkt marketing) Társaságunk közvetlen üzletszerzési (direkt marketing) tevékenységének minősül minden olyan közvetlen megkeresés módszerével végzett tájékoztató tevékenységeknek az összessége, amelyeknek célja termékek vagy szolgáltatások értékesítésével, szolgáltatásával vagy eladásösztönzésével közvetlen kapcsolatban álló, a Grt. 3. -ának d) pontja szerinti gazdasági reklám továbbítása a fogyasztók vagy kereskedelmi partnerek részére. 1. Ilyen célú adatkezeléseket társaságunk különösen az alábbi tevékenységei keretében végez: a. a termékekkel, szolgáltatásokkal kapcsolatos előzetes igényfelmérések a társaságunk ügyfelei-, vagy ügyfélnek nem minősülő természetes személyek körében közvetlenül-, b. elektronikus formátumú hírlevelek küldése keretében c. címzett reklámküldemények küldése keretében 2. A társaságunk által a közvetlen üzletszerzési céllal kezelt adatok köre különösen: név, e- mail cím és telefonszám. 3. Az adatok kezelésének a célja: elektronikus levelezés, telefonos megkeresés útján az érintettek részére gazdasági reklámot és/vagy információkat küldjön. 4. Az adatok forrása: maga az érintett által személyesen, telefonon vagy interneten keresztül megadott adatok 5. Az adatok kezelése az érintett önkéntes hozzájárulásán alapul. A hozzájárulás megadása az adatok felvételekor történik. 6. A közvetlen üzletszerzési céllal felvett adatokat társaságunk az érintett hozzájárulásának a visszavonásáig kezeli. 8

9 IX. Kapcsolattartással összefüggő adatkezelések A. Érintettel történő egyszeri kapcsolattartás során kezelt adatok (információ kérés, tájékoztatás) 1. Társaságunk az ügyfelek által, a megkötött szerződéseikre vonatkozóan feltett kérdések esetén, vagy társaságunk saját kezdeményezésére telefonon, ben keresztül is felvilágosítást ad, információt és segítséget nyújt, illetve fogadja a szerződésekből eredő, illetve azzal összefüggő szolgáltatási-illetve igénybejelentéseket. Az e céllal folytatott kommunikációt társaságunk hangfelvétellel nem rögzíti. 2. Az információ kérés önkéntes hozzájáruláson alapul. 3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, aki az Adatkezelővel kapcsolatba lép és az Adatkezelőtől információt kér személyes adatainak megadása mellett. 4. Kezelt adatok köre: név, telefonszám cím 5. Az adatkezelés célja: az érintett számára megfelelő információ nyújtása és kapcsolattartás. 6. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat a következő: a. Az érintett az Adatkezelő által biztosított, számára elérhető úton keresztül vagy módon egyeztethet az Adatkezelővel az Adatkezelő termékeiről, szolgáltatásairól, és/vagy egyéb, kapcsolódó kérdésekről. b. Adatkezelő részére a weboldalon keresztül megadott adatok ben jutnak el. c. Az Adatkezelő az érintett kérdését megválaszolja és azt részére ugyanazon az úton, ahogyan az információ kérés érkezett, ha érintett máshogyan nem rendelkezik eljuttatja. d. Érintett, az adatkezelés céljával összhangban, önkéntesen hozzájárul ahhoz, hogy ha az információkérés során elérhetőségét megadta, azon keresztül Adatkezelő vele kapcsolatba lépjen, hogy a kérdést pontosítsa, vagy azt részére megválaszolja. 7. Adatkezelés időtartama: cél megvalósulásáig. Abban az esetben, ha az információ kéréshez és/vagy információ adáshoz joghatás fűződik, vagy az érintettet, vagy az Adatkezelőt hasonlóan jelentős mértékben érinti, Adatkezelő az adatokat a mindenkori elévülési időben kezeli. 9

10 B. Érintettel történő folyamatos, rendszeres kapcsolattartás során kezelt adatok 1. Adatkezelő biztosítja, hogy az érintett vele különböző módokon folyamatosan, vagy rendszeresen kapcsolatot tartson. Ilyen az en, a postai úton vagy telefonon történő kapcsolattartás, stb. 2. Az adatkezelés jogalapja: az érintett önkéntes hozzájárulása. Abban az esetben, ha az Adatkezelő és az érintett megállapodást kötnek egymással például az Adatkezelő valamely szolgáltatásának, termékének igénybevételéről, az adatkezelés jogalapja szerződéskötésen alapul. Kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás, így a vonatkozó adatok kezelése alapulhat az érintett, harmadik személy, vagy az Adatkezelő jogos érdekén, valamint más, jogszabályban meghatározott más jogalapon is, lehet például jogszabály alapján kötelező is. Adatkezelő kérés esetén tájékoztatja az érintettet, hogy mely jogalap alapján kezeli az adatait. 3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, ideértve szervezet nevében, képviseletében eljáró természetes személyt is, aki az egyszeri információkérésen túl folyamatosan, vagy rendszeresen kapcsolatot tart az Adatkezelővel. 4. A kezelt adatok köre: név, telefonszám, cím 5. Az adatok kezelésének célja: az érintettel történő kapcsolattartás, felmerülő kérdések, kérések és egyebek megválaszolása, megoldása. 6. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat a következő: a. Az érintett az Adatkezelő által biztosított, számára elérhető úton szóban (személyesen, telefonon) vagy írásban (postai úton, elektronikus levélben) felveszi a kapcsolatot, vagy kapcsolatot tart az Adatkezelővel és kérdést, kérést vagy egyebet intéz az Adatkezelő felé. b. A kapcsolatfelvétel tartalma és jogszabályok, belső szabályzatok alapján az Adatkezelő megteszi a szükséges lépéseket, tájékoztatja az érintettet. 7. Adatkezelés időtartama: a. cél megvalósulásáig, b. ha az érintett vagy harmadik személy, vagy az Adatkezelő érdeke, vagy kötelezettség teljesítése megkívánja, akkor a cél megvalósulását követően, az érdek megszűnéséig, vagy kötelezettség teljesítésének fennállásáig tart az adatkezelés. c. ha az adatkezelés módja vagy más alapján jogszabály kötelezően meghatározza az adatkezelés időtartamát, úgy az Adatkezelő a vonatkozó jogszabályban meghatározott ideig kezeli az adatokat. 10

11 X. Vevővel kapcsolatos adatkezelések A. Ajánlatkérés 1. Adatkezelő lehetővé teszi az érintettek számára, hogy a következőkben részletezett adataik megadásával az Adatkezelőtől ajánlatot kérjenek. 2. Az ajánlatkérés önkéntes hozzájáruláson alapul. 3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, aki az Adatkezelőtől adott szolgáltatás és/vagy termék kapcsán ajánlatot kér személyes adatainak megadása mellett. 4. Kezelt adatok köre: név, telefonszám, cím 5. Az adatkezelés célja az érintett számára megfelelő ajánlat nyújtása és kapcsolattartás. 6. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat a következő: a. Az érintett az Adatkezelő által biztosított, számára elérhető úton keresztül vagy módon elküldi adatait az Adatkezelő részére. b. Adatkezelő számára a weboldalon keresztül megadott adatok -ben jutnak el. c. Az Adatkezelő az érintett ajánlatkérésére megfelelő ajánlatot dolgoz ki, vagy ha az ajánlatadáshoz szükséges információ beszerzése, az érintett által megadott elérhetőségen az érintettel kapcsolatba lép és az információ birtokában dolgozza ki az ajánlatot, majd azt részére ugyanazon az úton, ahogyan az ajánlatkérés érkezett, ha érintett máshogyan nem rendelkezik eljuttatja. d. Érintett, az adatkezelés céljával összhangban, önkéntesen hozzájárul ahhoz, hogy ha az ajánlatkérés során megadja elérhetőségét, azon keresztül Adatkezelő vele kapcsolatba lépjen, hogy az ajánlatot pontosítsák, vagy, hogy az érintett megrendelését megerősíthesse. 7. Adatkezelés időtartama: ajánlat érvényességi idejének lejártáig. B. Megrendeléssel kapcsolatos adatkezelés 1. Adatkezelő lehetővé teszi az érintettek számára, hogy terméket (szolgáltatást) rendeljenek meg tőle, ha a megrendelés vagy annak teljesítése nem esik speciális elbírálás alá. 2. A megrendelés önkéntes hozzájárulás alapján indul, de konkrét megrendelés esetében szerződés teljesítése és (a számlázás miatt) jogi kötelezettség jogcímén alapszik. 11

12 3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, továbbá szervezet nevében, képviseletében eljáró személy (képviselő, kapcsolattartó), aki személyes adatainak megadásával terméket és/vagy szolgáltatást rendel. 4. A kezelt adatok köre: név, cím, a képviselt szervezet megnevezése, telefonszám, megrendelt termék/szolgáltatás megnevezése és darabszáma, fizetési mód, számlázási cím (név, ország, irányítószám, város, utca, házszám, kiegészítő adatok), szállítási cím (név, ország, irányítószám, város, utca, házszám, kiegészítő adatok), érintett által kiválasztott szállítási mód, végösszeg, webshopos rendelés eseten kiegészülhet a felhasználónévvel. 5. Az adatkezelés célja a terméket (szolgáltatást) megrendelő érintettek azonosítása, jogosultságainak biztosítása, ellenőrzése, a megrendelés egyszerűsítése és biztosítása, valamint a kapcsolattartás. 6. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat: a. Az érintett az Adatkezelő által biztosított, számára elérhető úton keresztül vagy módon elküldi megrendelését az Adatkezelő részére. b. Az Adatkezelő a megrendelést feldolgozza. c. Adatkezelő a megrendelést az erre rendszeresített elektronikus és/vagy papír alapú nyilvántartási rendszerben rögzíti. d. Adatkezelő, amennyiben a megrendelést elfogadja, az érintettet megadott elérhetőségén keresztül írásban (elektronikus úton) értesíti a megrendelés elfogadásáról. Az értesítés a megrendelés visszaigazolása, amely tartalmazhat a teljesítésre vonatkozó további információkat is. e. Adatkezelő, amennyiben a megrendelést pontosítani szükséges, úgy az érintett által megadott elérhetőségen az érintettel kapcsolatba lép. Ugyancsak kapcsolatba lép az érintettel, ha a megrendelést nem tudja elfogadni, azt visszautasítja. f. Adatkezelő érintettet a megrendelés teljesítése folyamatában értesítheti a teljesítés egyes folyamatairól (pl. gyártás megindulta, csomagolás, kiszállítás, stb.). g. Érintett, az adatkezelés céljával összhangban, önkéntesen hozzájárul ahhoz, hogy megadott elérhetőségén keresztül Adatkezelő vele kapcsolatba lépjen a megrendelés részleteinek egyeztetésével, és/vagy a megrendelés teljesítésével kapcsolatban. 7. Adatkezelés időtartama: azon jogviszonyból eredő jogok és kötelezettségek érvényesíthetőségének elévüléséig tart, amely jogviszony kapcsán az Adatkezelő a személyes adatokat kezeli, olyan adatok vonatkozásában, amelyek bizonylatokra kerülnek, és a bizonylat a könyvviteli elszámolást támasztja alá, az adatkezelés időtartama a évi C. törvény 169. (2) bekezdése alapján legalább 8 év. 12

13 C. Megállapodás megkötésével kapcsolatos adatkezelés 1. Adatkezelő az egyes szolgáltatásainak nyújtását, termékek leszállítását megállapodás előzetes megkötéséhez, mint feltételhez kötheti, ha a megrendelés vagy annak teljesítése speciális elbírálás alá esik. Ekkor nem az előző pontban meghatározott, egyszerűsített megrendelés történik, hanem a jelen pontban meghatározott folyamat. 2. A megállapodás megkötése önkéntes hozzájárulás alapján indul, de konkrét megállapodás esetében szerződés teljesítése és (a számlázás miatt) jogi kötelezettség jogcímén alapszik. 3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, továbbá szervezet nevében, képviseletében eljáró személy (képviselő, kapcsolattartó), aki az Adatkezelővel személyes adatainak megadása mellett megállapodást köt az Adatkezelő szolgáltatásainak igénybevételére/termék leszállítására. 4. Kezelt adatok köre: név, cím, a képviselt szervezet megnevezése, telefonszám, megrendelt termék/szolgáltatás megnevezése és darabszáma, jogok és kötelezettségek, számlázási cím (név, ország, irányítószám, város, utca, házszám, kiegészítő adatok), szállítási cím (név, ország, irányítószám, város, utca, házszám, kiegészítő adatok), fizetési mód, végösszeg. 5. Az adatkezelés célja az érintett azonosítása, az érintett számára megfelelő szolgáltatás nyújtása a megállapodás rendelkezéseinek megfelelően, kapcsolattartás. 6. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat a következő: a. Az érintett az Adatkezelő ajánlatának elfogadásáról értesíti az Adatkezelő az Adatkezelő által biztosított, az érintett számára elérhető úton keresztül vagy módon. b. Adatkezelő az érintettel közösen kidolgozza a megállapodás részleteit, figyelemmel az elfogadott ajánlat tartalmára. c. Érintett adatait a megállapodás létrehozásához az Adatkezelő számára megadja, önkéntesen és befolyásmentesen a megállapodást megköti az Adatkezelővel. d. Adatkezelő a megállapodást az erre rendszeresített elektronikus és/vagy papír alapú nyilvántartási rendszerben rögzíti. e. Adatkezelő érintettet a teljesítése folyamatában értesítheti a teljesítés egyes lépéseiről. f. Érintett, az adatkezelés céljával összhangban, önkéntesen hozzájárul ahhoz, hogy megadott elérhetőségén keresztül Adatkezelő vele kapcsolatba lépjen a teljesítés részleteinek egyeztetésével, és/vagy kapcsolódó kérdésekkel kapcsolatban. 13

14 7. Adatkezelés időtartama: azon jogviszonyból eredő jogok és kötelezettségek érvényesíthetőségének elévüléséig tart, amely jogviszony kapcsán az Adatkezelő a személyes adatokat kezeli, olyan adatok vonatkozásában, amelyek bizonylatokra kerülnek, és a bizonylat a könyvviteli elszámolást támasztja alá, az adatkezelés időtartama a évi C. törvény 169. (2) bekezdése alapján legalább 8 évig. D. Panaszkezelés 1. Adatkezelő biztosítja, hogy az érintett a megrendelt termékre és/vagy szolgáltatásra, és/vagy Adatkezelő magatartására, tevékenységére vagy mulasztására vonatkozó panaszát szóban (személyesen, telefonon) vagy írásban (személyesen vagy más által átadott irat útján, postai úton, elektronikus levélben) közölhesse. 2. A panaszkezelés folyamata önkéntes hozzájárulás alapján indul meg, de panasz esetén az adatkezelés kötelező. 3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, továbbá szervezet nevében, képviseletében eljáró személy (képviselő, kapcsolattartó), aki megrendelt szolgáltatásra/termékre, és/vagy Adatkezelő magatartására, tevékenységére vagy mulasztására vonatkozó panaszát szóban vagy írásban közölni kívánja. 4. A kezelt adatok köre: panasz azonosítója, név, panasz beérkezésének időpontja, telefonszám, a hívás időpontja, a beszélgetés során megadott személyes adatok, számlázási/levelezési cím, panaszolt termék/szolgáltatás, csatolt dokumentumok, panasz oka, maga a panasz. 5. Az adatok kezelésének célja az érintett és panasz azonosítása, valamint a törvényből származó kötelezően rögzítendő adatok felvétele, kezelése és a kapcsolattartás. 6. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat a következő: a. Érintett panaszát szóban (személyesen, telefonon) vagy írásban (személyesen vagy más által átadott irat útján, postai úton, elektronikus levélben) közli az Adatkezelővel. b. Amennyiben érintett panaszát szóban teszi meg, úgy arról az Adatkezelő panaszbejelentő nyomtatványt, vagy annak tartalmával megegyező jegyzőkönyvet vesz fel. c. Amennyiben érintett panaszát írásban kívánja megtenni, úgy arra lehetősége van. d. Adatkezelő a panaszt feldolgozza, és a lehető legrövidebb időn belül megválaszolja. e. Adatkezelő törekszik az esetlegesen felmerülő panaszok mielőbbi, közös érdekek szerinti rendezésére. 14

15 7. Adatkezelés időtartama: Adatkezelő a panaszról felvett jegyzőkönyvet és a válasz másolati példányát a felvételüktől számított 5 évig kezeli. XI. Weboldal üzemeltetéséhez, Webshopokból történő megrendelések kezeléséhez és teljesítéséhez kapcsolódó valamint a Polyduct ZRt. közösségi oldalaival összefüggő adatkezelés A. Weboldal üzemeltetéséhez, Webshopokból történő megrendelések kezeléséhez és teljesítéséhez kapcsolódó adatkezelés 1. Társaságunknak a és a honlapján a bárki számára hozzáférhetően közzétett információk megtekintéséhez személyes adatok megadása nem szükséges. Társaságunk a honlap látogatóiról automatikusan az alábbi adatokat kapja: a. a látogató IP-címe, b. a látogatás időpontja, c. a weboldalon megtekintett aloldalak és tartalmak. Ezeket az adatokat társaságunk kizárólag a honlappal kapcsolatos elemzésre, a honlap biztonságos működésének az ellenőrzésére használja fel. 2. A Társaság webshopjainak felsorolása: Kezelt személyes adatok köre a webshop felhasználókkal kapcsolatban: Név Cégnév Cím Adószám Elérhetőségek Számlázási adatok Felhasználónév 15

16 Kezelt adatok köre a megrendelésekkel kapcsolatban: Megrendelés időpontja Megrendelt termékek, szolgáltatások fajtája és mennyisége Termékek, szolgáltatások ára, költségek Fizetési és szállítási mód 4. A személyes adatok csak a weboldal és webshop üzemeltetéséhez kapcsolódóan, jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése érdekében kezelhetőek, az adatkezelés célja a megrendelések szabályos felvétele, lebonyolítása, végrehajtása, valamint az ehhez kapcsolódó jogszabályi követelmények (könyvelés, adózás) teljesítése. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, és e cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető. Ezen elvnek megfelelően a felhasználó törölheti a regisztrációját a webshopból, azonban ez nem érinti a függő jogviszonyainak teljesítését. 5. Az adatkezelés során biztosítani kell az adatok pontosságát, teljességét, valamint azok naprakészségét, továbbá azt is, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához amely célból az adatok rögzítésre kerültek - szükséges ideig lehessen azonosítani, mely követelményeknek az Adatkezelő mindenkor eleget tesz. A felhasználók a regisztráció során saját maguk adják meg Adatkezelő által kezelt személyes adataikat, így ezen adatokért, azok helyességéért felelősséggel tartoznak. Az Adatkezelő nem tehető felelőssé azért, ha bármilyen kellemetlenség vagy kár származik abból, hogy a megadott adatok hibásak, tévesek, pontatlanok. 6. Az adatkezelő köteles az adatkezelési műveleteket úgy megtervezni és végrehajtani, hogy az Adatvédelmi törvény és az adatkezelésre vonatkozó más szabályok alkalmazása során biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét. Az adatkezelő köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek e törvény, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen. Ezen követelményeknek az Adatkezelő mindenkor eleget tesz az érintettek jogainak és jogos érdekeinek maximális tiszteletben tartásával. 16

17 Az Adatkezelő nem továbbítja harmadik országba, nemzetközi szervezethez a megadott személyes adatokat. 7. Az adatkezelés jogalapja: a. a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, b. Az elektronikus kereskedelemi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Elker tv.) 13/A. (3) bekezdése: A szolgáltató a szolgáltatás nyújtása céljából kezelheti azon személyes adatokat, amelyek a szolgáltatás nyújtásához technikailag elengedhetetlenül szükségesek. A szolgáltatónak az egyéb feltételek azonossága esetén úgy kell megválasztania és minden esetben oly módon kell üzemeltetnie az információs társadalommal összefüggő szolgáltatás nyújtása során alkalmazott eszközöket, hogy személyes adatok kezelésére csak akkor kerüljön sor, ha ez a szolgáltatás nyújtásához és az e törvényben meghatározott egyéb célok teljesüléséhez feltétlenül szükséges, azonban ebben az esetben is csak a szükséges mértékben és ideig. c. A számviteli jogszabályoknak megfelelő számlát kiállítása esetén a 6. cikk (1) bekezdés c) pontja. d. A szerződésből eredő követelések érvényesítése esetén a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény 6:21. -a szerint 5 év. 8. A felhasználó kérelmezheti az adatkezelőnél a tájékoztatását személyes adatai kezeléséről, személyes adatainak helyesbítését, valamint személyes adatainak törlését vagy zárolását is kérheti. Az Adatkezelő a választ 15 napon belül köteles megadni. Ha az érintett nem elégedett az adatkezelő válaszával, akkor személyes adatai védelméhez való jogát bíróság előtt érvényesítheti, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c., ugyfelszolgalat@naih.hu fordulhat. 9. Az adatkezelés időtartama, az adatok törlésének határideje: A regisztráció törlésével azonnal. Kivéve a számviteli bizonylatok esetében, hiszen a számvitelről szóló évi C. törvény 169. (2) bekezdése alapján 8 évig meg kell őrizni ezeket az adatokat. 10. A Társaság ügyfél-levelezése: Amennyiben megkeresné a Társaságunkat, a jelen tájékoztatóban megadott, illetve a honlapon elhelyezett elérhetőségeken léphet kapcsolatba velünk. A Társaságunk minden hozzá beérkezett t (amennyiben más jogviszonyt nem érint) a küldő nevével, címével, a dátum, időpont adatokkal és más, az üzenetben 17

18 megadott személyes adatokkal együtt az adatközléstől számított legfeljebb öt éve elteltével töröl. 11. Tájékoztatjuk, hogy ha az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges, köteles a személyes adatokat megadni, hogy tudjuk a rendelését teljesíteni. Az adatszolgáltatás elmaradása azzal a következményekkel jár, hogy nem tudjuk a rendelését feldolgozni. Cookie-k (sütik) kezelése 1. Webáruházakra jellemző cookie-k az úgynevezett jelszóval védett munkamenethez használt cookie, bevásárlókosárhoz szükséges cookie-k és biztonsági cookie-k, melyek használatához nem szükséges előzetes hozzájárulást kérni az érintettektől. 2. Az adatkezelés ténye, a kezelt adatok köre: Egyedi azonosítószám, dátumok, időpontok 3. Az érintettek köre: A weboldalt látogató valamennyi érintett. 4. Az adatkezelés célja: A felhasználók azonosítása, a bevásárlókosár nyilvántartására és a látogatók nyomon követése. 5. Az adatkezelés időtartama, az adatok törlésének határideje: Adatkezelés jogalapja Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalmi szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló CVIII. törvény (Elkertv.) 13/A. (3) bekezdése Süti típusa Munkamenet sütik (session) Adatkezelés időtartama A vonatkozó látogatói munkamenet lezárásáig tartó időszak Kezelt adatkör connect.sid 6. Az adatok megismerésére jogosult lehetséges adatkezelők személye: A cookie-k használatával nem kezel személyes adatokat az adatkezelő. 7. Az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogainak ismertetése: Az érintettnek lehetőségük van a cookie-kat törölni a böngészők Eszközök/Beállítások menüjében általában az Adatvédelem menüpont beállításai alatt. 8. Az adatkezelés jogalapja: Az érintettől hozzájárulás nem szükséges, amennyiben a cookiek használatának kizárólagos célja az elektronikus hírközlő hálózaton keresztül történő közléstovábbítás vagy arra az előfizető vagy felhasználó által kifejezetten kért, az információs 18

19 társadalommal összefüggő szolgáltatás nyújtásához a szolgáltatónak feltétlenül szüksége van. Google Adwords konverziókövetés használata 1. A Google AdWords nevű online reklámprogramot használja az adatkezelő, továbbá annak keretein belül igénybe veszi a Google konverziókövető szolgáltatását. A Google konverziókövetés a Google Inc. elemző szolgáltatása (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; Google ). 2. Amikor Felhasználó egy weboldalt Google-hirdetés által ér el, akkor egy a konverziókövetéshez szükséges cookie kerül a számítógépére. Ezeknek a cookie-knak az érvényessége korlátozott, és nem tartalmaznak semmilyen személyes adatot, így a Felhasználó nem is azonosítható általuk. 3. Amikor a Felhasználó a weboldal bizonyos oldalait böngészi, és a cookie még nem járt le, akkor a Google és az adatkezelő is láthatja, hogy Felhasználó a hirdetésre kattintott. 4. Minden Google AdWords ügyfél másik cookie-t kap, így azokat az AdWords ügyfeleinek weboldalain keresztül nem lehet nyomon követni. 5. Az információk melyeket a konverziókövető cookie-k segítségével szereztek azt a célt szolgálják, hogy az AdWords konverziókövetést választó ügyfeleinek számára konverziós statisztikákat készítsenek. Az ügyfelek így tájékozódnak a hirdetésükre kattintó és konverziókövető címkével ellátott oldalra továbbított felhasználók számáról. Azonban olyan információkhoz nem jutnak hozzá, melyekkel bármelyik felhasználót azonosítani lehetne. 6. Ha nem szeretne részt venni a konverziókövetésben, akkor ezt elutasíthatja azáltal, hogy böngészőjében letiltja a cookie-k telepítésének lehetőségét. Ezután Ön nem fog szerepelni a konverziókövetési statisztikákban. 7. További információ valamint a Google adatvédelmi nyilatkozata az alábbi oldalon érhető el: A Google Analytics alkalmazása 1. A és a honlap valamint a fentebb felsorolt webshopok a Google Analytics alkalmazást használja, amely a Google Inc. ( Google ) webelemző szolgáltatása. A Google Analytics úgynevezett cookie-kat, szövegfájlokat használ, amelyeket a számítógépére mentenek, így elősegítik Felhasználó által látogatott weblap használatának elemzését. 2. A Felhasználó által használt weboldallal kapcsolatos cookie-kkal létrehozott információk rendszerint a Google egyik USA-beli szerverére kerülnek és tárolódnak. Az IP-anonimizálás weboldali aktiválásával a Google a Felhasználó IP-címét az Európai Unió tagállamain belül 19

20 vagy az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más államokban előzőleg megrövidíti. 3. A teljes IP-címnek a Google USA-ban lévő szerverére történő továbbítására és ottani lerövidítésére csak kivételes esetekben kerül sor. Eme weboldal üzemeltetőjének megbízásából a Google ezeket az információkat arra fogja használni, hogy kiértékelje, hogyan használta a Felhasználó a honlapot, továbbá, hogy a weboldal üzemeltetőjének a honlap aktivitásával összefüggő jelentéseket készítsen, valamint, hogy a weboldal- és az internethasználattal kapcsolatos további szolgáltatásokat teljesítsen. 4. A Google Analytics keretein belül a Felhasználó böngészője által továbbított IP-címet nem vezeti össze a Google más adataival. A cookie-k tárolását a Felhasználó a böngészőjének megfelelő beállításával megakadályozhatja, azonban felhívjuk figyelmét, hogy ebben az esetben előfordulhat, hogy ezeknek a honlapoknak valamint webshopoknak nem minden funkciója lesz teljes körűen használható. Megakadályozhatja továbbá, hogy a Google gyűjtse és feldolgozza a cookie-k általi, a Felhasználó weboldalhasználattal kapcsolatos adatait (beleértve az IP-címet is), ha letölti és telepíti a következő linken elérhető böngésző plugint. B. A Polyduct ZRt. közösségi oldalaival összefüggő adatkezelés 1. Adatkezelő elérhető a Facebook közösségi portálon. 2. A Facebook oldal használata és az azon keresztül, az Adatkezelővel történő kapcsolatfelvétel, kapcsolattartás, és egyéb, a közösségi oldal által megengedett művelet önkéntes hozzájáruláson alapul. 3. Az érintettek köre: Azon természetes személyek, akik az Adatkezelő facebook.com közösségi oldalán lévő oldalait vagy azon megjelenő tartalmakat önként követik, megosztják, kedvelik. 4. Kezelt adatok köre: érintett publikus neve, publikus fotója, publikus címe, érintett közösségi oldalon keresztül küldött üzenete, érintett általi értékelés, vagy más művelet eredménye. 5. Adatkezelő az érintettekkel a közösségi oldalon keresztül kizárólag akkor kommunikál, és így a kezelt adatok körének célja akkor válik lényegessé, ha az érintett a közösségi oldalon keresztül keresi meg az Adatkezelőt. 6. A Facebook-on történő jelenlét és az azzal kapcsolatos adatkezelés célja a weboldalon található tartalmak közösségi oldalon történő megosztása, publikálása, marketingje. A közösségi oldal segítségével az érintett tájékozódhat a legújabb akciókról is. 20

21 7. Érintett a közösségi oldal feltételei alapján önként hozzájárul az Adatkezelő tartalmainak követésével, kedveléséhez. A Facebook oldalon található üzenő falon közzétett hírfolyamra az érintett az oldalon található like / tetszik linkre kattintva iratkozhat fel, és ezzel hozzájárul az Adatkezelő híreinek és ajánlatainak közzétételéhez a saját üzenőfalán, és az ugyanitt található dislike / nem tetszik linkre kattintva iratkozhat le, továbbá az üzenő fal beállításai segítségével törölheti a nem kívánt, üzenő falon megjelenő hírfolyamokat. 8. Érintett az Adatkezelőt szövegesen és számszerűen értékelheti, ha ezt a közösségi oldal lehetővé teszi. 9. Adatkezelő közösségi oldalán, különösen Facebook oldalán képeket/videófelvételeket is közzétehet a különböző eseményekről, az Adatkezelő szolgáltatásairól, egyebekről. Adatkezelő a facebook oldalt összekapcsolhatja más közösségi oldalakkal a facebook.com közösségi portál szabályai szerint, így a facebook oldalon történő közzétételen érteni kell az ilyen kapcsolt közösségi portálokon történő közzétételt is. 10. Amennyiben nem tömegfelvételről, vagy közéleti szereplésről készült felvételről van szó (Ptk. 2:48. ), Adatkezelő mindig kikéri az érintett írásbeli hozzájárulását a képek közzététele előtt. 11. Érintett az adott közösségi oldal adatkezeléséről tájékoztatást az adott közösségi oldalon kaphat, ennek megfelelően a Facebook oldal adatkezeléséről tájékoztatást a címen kaphat. 12. Adatkezelés időtartama: érintett kérésére törlésig. XII. Beszállító és szolgáltatást nyújtó szerződésekkel kapcsolatos adatkezelések Szerződéses kapcsolatban álló partnerek adatainak kezelése szolgáltatást nyújtók, szállítók, stb. személyes adatainak nyilvántartása. 1. Az adatkezelés jogcíme: szerződéskötést megelőzően megteendő intézkedések, szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése. Társaságunk az ügyfeleinek azon személyes adatait jogosult szerződéses jogalappal kezelni, amelyek a szerződéssel, annak létrejöttével, nyilvántartásával, a szolgáltatással összefüggnek. Az adatkezelés célja csak a szerződés megkötéséhez, módosításához, állományban tartásához, a szerződésből származó követelések megítéléséhez szükséges vagy a Jogszabályokban meghatározott egyéb cél lehet. 2. Az érintettek köre: a Társasággal üzleti kapcsolatban álló vagy üzleti kapcsolatba lépő természetes vagy jogi személyek. 21

22 3. A kezelt adatok köre: az érintett neve, születési neve, születési helye, ideje, anyja neve, lakcíme, adóazonosító jele, adószáma, személyi igazolvány száma, lakcíme, székhelye, telefonszáma, címe, bankszámlaszáma. 4. A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 7 év. 5. A személyes adatok címzettjei: a szerződéseket nyilvántartó dolgozói, a könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói, és adatfeldolgozói és a Társaság vezetője. 6. A természetes személlyel kötött szerződéshez kapcsolódó adatkezelési kikötés szövegét jelen Szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza. XIII. Jogi személy partnerek természetes személy képviselőinek személyes adatai 1. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e- mail címe. 2. A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével szerződés megkötése, teljesítése, üzleti kapcsolattartás. 3. Az adatkezelés jogalapja: a Társaság jogos érdeke. 4. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság szerződést kötő (nyilvántartó), valamint a könyvelési feladatokat ellátó munkavállalói. 5. A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 év. Ha jogszabály (pl. adótörvény, stb.) ennél hoszszabb időt állapít meg a szerződések nyilvántartására, illetve tárolására, akkor e jogszabályokban meghatározott időtartam. 6. Az adatfelvételi tájékoztató lap mintáját jelen Szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza. Ezen tájékoztatót az ügyféllel, vevővel, szállítóval kapcsolatban álló munkavállalónak ismertetnie kell az érintett személlyel. A nyilatkozatot az adatkezelés időtartamáig meg kell őrizni. XIV. Álláspályázatra jelentkezők adatainak kezelése 1. Adatkezelő lehetővé teszi az érintettek számára, hogy az általa meghirdetett álláspályázatra jelentkezzenek az álláspályázatban szereplő úton vagy módon (pl. elektronikus vagy papír alapon). 2. Az álláspályázatra történő jelentkezés önkéntes hozzájáruláson alapul. 22

23 3. Az érintettek köre: Minden természetes személy, aki az Adatkezelő által meghirdetett álláspályázatra jelentkezik. 4. A kezelt adatok köre: név; szül. hely, idő; megpályázott pozíció neve; különleges adat, pl. egészségügyi adat (különleges adat kezelésére csak akkor kerül sor, ha az a pozíció betöltésének elbírálásához szükséges); tapasztalatok ( korábbi munkahely neve és az ott eltöltött időszak, pozíció leírása); iskolai végzettség; idegen nyelv ismeret és az ismeret foka; csatolt önéletrajz egyéb adatai (annak munkakörhöz releváns adata, csatolt motivációs levél), az adatok jelentkezést követő 2 évig történő kezeléséhez való hozzájárulás jelzése, ha az érintett nem nyer felvételt. 5. Az adatkezelés célja az álláspályázatra történő jelentkezés, valamint a kapcsolattartás. 6. Az adatkezeléssel érintett tevékenység és folyamat: a. Érintett az álláspályázat szerinti úton, módon eljuttatja adatait az Adatkezelő részére. A jelentkezés tipikus, de nem kizárólagosan elektronikus úton történő adatmegküldéssel történik. A Társaság kéri a hozzájárulást az adatok további, a jelentkezést követő 2 évig történő kezeléséhez az ugyanilyen vagy hasonló, vagy az érintett kompetenciáinak megfelelő álláspályázattal kapcsolatos megkereséséhez. A jelentkezőknek biztosítjuk, hogy a hozzájárulásukat elektronikus úton, a weboldalon keresztül is megtehetik. b. Adatkezelő az ilyen hozzájárulásokat az adatokhoz kapcsolja és eltárolja. c. Amennyiben a weboldalon keresztül történik a jelentkezés, úgy a megadott adatok a weboldalt kiszolgáló szerverre titkosított csatornán keresztül jutnak el. d. Adatkezelő a kiválasztási folyamat során a jelentkezéseket összeveti a betölteni kívánt pozíció megkívánt, és a munkaviszony/egyéb jogviszony létrehozásának feltételeivel, és az összevetés alapján a legmegfelelőbb személyeket személyes interjúra hívja be. e. A kiválasztás folyamata a személyes interjúval folytatódik. f. A kiválasztás a legmegfelelőbb érintettel történő szerződéskötéssel ér véget azzal a megjegyzéssel, hogy a ki nem választott érintettek adatait az Adatkezelő csak abban az esetben kezelheti továbbá, ha ahhoz az az érintettek külön hozzájárultak, azt külön, bizonyítható módon kérték. g. Adatkezelő jelzi a kiválasztás eredményét a jelentkező érintettek felé. 7. Érintett tudomásul veszi, hogy amennyiben álláspályázatra jelentkezés során referencia személyt adott meg, e személlyel a Polyduct Zrt. felveheti a kapcsolatot az érintett szakmai tapasztalatainak ellenőrzése céljából. 23

24 8. Adatkezelés időtartama: cél megvalósulásáig, vagy érintett hozzájárulása alapján a jelentkezést követő 2 év leteltéig, vagy érintett időközben tett törlési igényéig. XV. Munkaviszonnyal kapcsolatos adatkezelések Jelen fejezetben munkavállalók: a Társasággal munkaviszonyban álló munkavállalók. 1. A munkavállalóktól csak olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván, illetve olyan munkaköri alkalmassági vizsgálatok (ideértve a munka alkalmassági orvosi vizsgálatot is tájékoztató a 4. számú mellékletben) elvégzését lehet kérni, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, és amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez szükségesek és a munkavállaló személyiségi jogait nem sértik. 2. A Társaság jogszabályi kötelezettség, illetve munkáltatói jogos érdekeinek érvényesítése (Rendelet 6. cikk (1) bekezdése f)) jogcímén munkaviszony létesítése, fenntartása vagy megszűnése céljából kezeli a munkavállaló adatait. Ezen adatok meghatározását a 2. számú melléklet tartalmazza. 3. Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a Társaság csak a Munka Törvénykönyvében meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel. 4. A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, a munkáltatói jogkör gyakorlója. A Társaság munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói a HR munkatárs, a bérszámfejtést és könyvelést végző munkatársak és adatfeldolgozók kizárólag az adott feladat ellátásához szükséges személyes adatokat ismerhetik meg. 5. A személyes adatok tárolásának időtartama: hatósági azonosításra alkalmas adatok tekintetében a munkaviszony megszűnését követő 50 év, más adatok esetén 3 év. 6. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a Munka törvénykönyvén, a társadalombiztosítási-, adó- és nyugdíjjogszabályokon, és a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítésén alapul. 7. A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és a személyhez fűződő jogairól XVI. Munkabaleseti jegyzőkönyvvel kapcsolatos adatkezelés 1. Abban a nem kívánt esetben, ha érintett Munkatárs munkába jutás vagy munkavégzés közben balesetet szenved, Adatkezelő az érintett közreműködésével, amennyiben az lehetséges baleseti jegyzőkönyvet, valamint a biztosítótársaság számára szolgáltatási 24