ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2018 T&P TAX PROFESSIONAL Könyvelés és Adótanácsadás Székhely: Solt, Móricz Zsigmond u. 2. Nyilvántartási szám: Adószám:

2 I. Általános rendelkezések: A szabályzat célja az adatok kezelésére vonatkozó alapvető szabályok meghatározása annak érdekében, hogy a természetes személyek magánszféráját az adatkezelők tiszteletben tartsák. Magyarország területén folytatott minden olyan adatkezelésre és adatfeldolgozásra kiterjed, amely természetes személy adataira, valamint közérdekű adatra vagy közérdekből nyilvános adatra vonatkozik. A szabályzat az alábbi hatályos jogszabályok alapján került kialakításra: évi CXII törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról /679/EU Rendelet (2016.április 27.) a természetes személyek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelemről és az ilyen adatok szabad áramlásáról évi CXIX tv. A kutatás és a közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név- és lakcímadatok kezeléséről. - Magyarország Alaptörvénye évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről évi I. törvény a Munkatörvénykönyvéről évi CLXV törvény a Panaszokról és a Közérdekű bejelentésekről évi CL törvény az adózás rendjéről évi L. törvény az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról évi C. törvény a számvitelről évi LIII. törvény a pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról évi CLI. törvény az adóigazgatási rendtartásról évi LXVI. törvény a közokiratokról, közlevéltárakról és magánlevéltári anyag védelméről évi CLXIV. törvény a kereskedelemről évi LXXXVIII. törvény as termékek piacfelügyeletéről - 210/2009 (IX.29) Kormányrendelet a kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeiről évi LXXVI. törvény a szolgáltatási tevékenység megkezdésének és folytatásának általános szabályairól évi C. törvény a helyi adókról évi CLV. törvény a minősített adat védelméről. II. Értelmező rendelkezések: A szabályzatban az adatvédelmi szakkifejezések a következő jelentéssel bírnak: Személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel ( a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt- közvetlenül vagy közvetve- név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai,

3 mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet. Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat- teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő- kezeléséhez. Tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatának kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adat törlését kéri. Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az Adatfeldolgozóval végrehajthatja. Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép, hang-, vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők rögzítése. Adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele. Nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele. Adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges. Adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából. Adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából. Adatmegsemmisítés: az adatot tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése. Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve, hogy a technikai feladatot az adaton végzik. Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján- beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is- adatok feldolgozását végzi. Adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége. Különleges adat: a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdekképviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, illetve az egészségi állapotra, a káros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat.

4 Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval. EGT- állam: az Európai Unió tagállama és az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más állam, továbbá az az állam, amelynek állampolgára az Európai Unió és tagállamai, valamint az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban nem részes állam között létrejött nemzetközi szerződés alapján az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes állam állampolgárával azonos jogállást élvez. Harmadik ország: minden olyan állam, amely nem EGT- állam. Adatvédelmi incidens: személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés. III. A jelen szabályzattal érintett legfontosabb alapelvek: Személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett- különleges adat esetén írásban- hozzájárul, vagy azt a törvény vagy- törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben- helyi önkormányzat rendelete elrendeli. Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig. A személyes adatok akkor továbbíthatók, valamint a különböző adatkezelések akkor kapcsolhatók össze, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy törvény azt megengedi, és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek. Személyes adat az országból- az adathordozótól vagy az adatátvitel módjától függetlenül- harmadik országban lévő adatkezelő vagy adatfeldolgozó részére akkor továbbítható, ha ahhoz az érintett kifejezetten hozzájárult, vagy azt a törvény lehetővé teszi, és a harmadik országban az átadott adatok kezelése, illetőleg feldolgozása során biztosított a személyes adatok megfelelő szintű védelme. Kötelező adatkezelés esetén az adatkezelés célját és feltételeit, a kezelendő adatok körét és megismerhetőségét, az adatkezelés időtartamát, valamint az adatkezelő személyét az adatkezelést elrendelő törvény vagy önkormányzati rendelet határozza meg. A törvény közérdekből- az adatok körének kifejezett megjelölésével- elrendelheti a személyes adat nyilvánosságra hozatalát. Minden egyéb esetben a nyilvánosságra hozatalhoz az érintett hozzájárulása, különleges adat esetében írásbeli hozzájárulása szükséges. Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg. Az érintett hozzájárulását megadottnak kell tekinteni az érintett közszereplése során általa közölt vagy a nyilvánosságra hozatal céljából általa átadott adatok tekintetében. Az érintett kérelmére indult eljárásban a szükséges adatainak kezeléséhez való hozzájárulását vélelmezni kell. Erre a tényre az érintett figyelmét fel kell hívni. Az érintett a hozzájárulását az

5 Adatkezelővel írásban kötött szerződés keretében is megadhatja a szerződésben foglaltak teljesítése céljából. Ebben az esetben a szerződésnek tartalmaznia kell minden olyan információt, amelyet a személyes adatok kezelése szempontjából az érintettnek ismernie kell, így különösen a kezelendő adatok meghatározását, az adatkezelés időtartamát, a felhasználás célját, az adatok továbbítását, adatfeldolgozó igénybevételét. A szerződésnek félreérthetetlenül tartalmaznia kell, hogy az érintett aláírásával hozzájárul adatainak a szerződésben meghatározottak szerinti kezeléséhez. A személyes adatok védelméhez fűződő jogot és az érintett személyiségi jogait- ha a törvény kivételt nem tesz- az adatkezeléshez fűződő más érdekek, illetve a közérdekű adatok nyilvánosságát is, nem sérthetik. IV. Az adatkezelés vállalkozáson belüli bemutatása, céljának meghatározása: Az adatkezelő adatai: Cégnév: T&P TAX PROFESSIONAL Könyvelés és Adótanácsadás Képviselő neve: Pálfi Rita Katalin Nyilvántartási szám: Adószám: Székhely:6320. Solt, Móricz Zsigmond utca 2. Pálfi Rita Katalin egyéni vállalkozó (továbbiakban Adatkezelő) felelőssége, hogy tevékenysége során fokozottan ügyeljen a személyes adatok védelmére, a kötelező jogi rendelkezések betartására, a biztonságos és tisztességes adatkezelésre. Gazdasági tevékenysége során a jelen szabályzatban meghatározottak figyelembevételével jár el. Fő tevékenysége: könyvelő és adótanácsadó. A jelen szabályzat valamennyi tevékenysége során a vállalkozás birtokába jutott személyes adat kezelését rögzíti. Az Adatkezelő a rendelkezésére bocsátott személyes adatokat minden esetben a magyar és az Európai Unió-s jogszabályoknak és etikai elvárásoknak eleget téve kezeli, minden esetben megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek a megfelelő biztonságos adatkezeléshez szükségesek. Adatkezelésnek minősül az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang-, vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők rögzítése. Az ügyfelekkel kapcsolatosan a pénzmosás és terrorizmus finanszírozás megelőzéséről és megakadályozásáról szóló jogszabály alapján, a személyes dokumentumok kezelése során a célhoz kötöttség elvének érvényesülése a fő célkitűzés. A személyek igazolására szolgáló dokumentumok másolása során a vállalkozás a hozzájáruló nyilatkozatot elkészíti, a nyilvántartás időtartamára, céljára vonatkozó tájékoztatást az ügyfél részére megadja. Adótitkot, egyéb az ügyfelek által átadott dokumentumokat harmadik fél részére az ügyfél írásbeli hozzájárulása nélkül az Adatkezelő nem szolgáltat ki, kivéve a jogszabályban előírt kötelezettségeit. A tudomására jutott üzleti titkot megőrzi, azt harmadik fél részére nem adja át. Az Adatkezelő feladata:

6 - A munkavállalók, ügyfelek, alvállalkozók, adatainak nyilvántartása és megőrzése során a hatályos jogszabályi rendelkezésekben (Mt., Szja tv., Sztv., Art., ) előírtak betartása. - Az Adatkezelő a szerződésekhez lemásolt személyes iratokat, amennyiben a megkezdett üzleti egyeztetés nem vezet eredményre, megsemmisíti. - Titoktartási kötelezettség, üzleti titokkal kapcsolatos előírások betartása. Az adatkezelés jogalapja és célja: Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósításához elengedhetetlen, és a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető. Az adatkezelés jogalapja az Info tv. 5. (1) bekezdés a) pontja szerint az érintett önkéntes hozzájárulása. Az érintett a hozzájárulást az adatszolgáltatással adja meg az Adatkezelő részére és ezzel egyúttal az érintett az Adatkezelő által alkalmazott adatkezelési elveket elfogadja. A Könyvelő és Adótanácsadó Vállalkozás az ügyfelek által megadott adatokat a törvény által előírt kötelezettségek teljesítéséhez és az ügyfelek jogainak érvényesítéséhez használja fel, kizárólag a törvényben meghatározott módon és ideig. Az Adatkezelő a megadott személyes adatokat az Adatkezelési Szabályzatban leírt céloktól eltérő célokra nem használja, illetve használhatja fel. V. A vállalkozáson belüli adatvédelmi intézkedések meghatározása, az adatkezelés biztonsága: Az Adatkezelő az adatokat védi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Az Adatkezelő a szerver üzemeltetőivel együtt olyan technikai, szervezési és szervezeti intézkedésekkel gondoskodik az adatok biztonságáról, ami az adatkezeléssel kapcsolatban jelentkező kockázatoknak megfelelő védelmi szintet nyújt. A személyes adatok védelméhez fűződő jogot és az érintett személyiségi jogait ha törvény kivételt nem tesz- az adatkezeléshez fűződő más érdekek, ideértve a közérdekű adatok nyilvánosságát is, nem sérthetik. Adatok tárolása, felhasználása, feldolgozása, továbbítása a jogszabályoknak megfelelően történik, pontos dokumentálással lekövetve. Ezen tevékenységek naplózása, nyilvántartása a vállalkozás által üzemeltetett rendszerből nyomon követhető. Az adatok törlése, helyesbítése, zárolásának formája, az ezzel kapcsolatos nyilvántartások a vállalkozás által használt programok naplózásában rögzítésre kerül. A magánszemély részére biztosítandó tiltakozási jog biztosításáról való tájékoztatás, ennek megtagadása jogszabályhelyi hivatkozás alapján- az érintettek azonosításának módjáról való rendelkezést jelen szabályzat tartalmazza.

7 A vállalkozás a könyvelési- és/vagy adótanácsadási szolgáltatást igénybe vevő érintett személyes adatait a szolgáltatás nyújtásra irányuló szerződésből származó díjak számlázása céljából is kezelheti, a más törvényi előírások mellett. Az adatkezelés időtartama a számvitelről szóló évi C. törvény 169. (2) bekezdése alapján a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylat megőrzési kötelezettsége: 8 év. A vállalkozás biztosítja az ügyfeleinek, hogy levélben illetve telefonon vegyék fel a kapcsolatot a szolgáltatás nyújtójával ez történhet esetlegesen a honlapon keresztül is. Az cím, a telefonszám,a személyes adatok megadása elengedhetetlen a felhasználó azonosításához. Az adatkezelés jogalapja ebben az esetben az érintett hozzájárulása. A hozzájárulás az Infotv. 5 (1) bekezdésének a) pontján alapul. Az adatokat ebből a célból a törvényi kötelezettségen alapuló időtartamig kezeli a vállalkozás. Az elektronikus levelezés lezártát követően az adatkezelési cél esetén a vállalkozás jogosultsága a személyes adatok kezelésére megszűnik a szerződés felbontásával, megszüntetésével. Azonban ahhoz, hogy az esetlegesen felmerülő jogvita esetén a tények igazolhatóvá váljanak, a vállalkozás a törvényi kötelezettségeit teljesítette, a szerződésben vállaltakat maradéktalanul elvégezte, szükséges, hogy ezek a rendszerüzenetek a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény 6:22 alapján az elévülési idő végéig, azaz a rendszerüzenet kiküldését követően 5 évig megőrizze. A személyes adatok tárolásának módja, az adatkezelés biztonsága: A T&P TAX PROFESSIONAL Könyvelő- és Adótanácsadó Vállalkozás a személyes adatok kezeléséhez a szolgáltatás nyújtása során alkalmazott informatikai eszközöket úgy választja meg és üzemelteti, hogy a kezelt adat: - az arra feljogosítottak számára hozzáférhető (rendelkezésre állás); - hitelessége és hitelesítése biztosított (adatkezelés hitelessége); - változatlansága igazolható (adatintegritás); - a jogosulatlan hozzáférés ellen védett legyen. Vállalkozásunk olyan műszaki, szervezési és szervezeti intézkedésekkel gondoskodik az adatkezelés biztonságának védelméről, amely az adatkezeléssel kapcsolatban jelentkező kockázatoknak megfelelő védelmi szintet nyújt. A T&P TAX PROFESSIONAL Könyvelő- éa Adótanácsadó Vállalkozás az adatkezelés során megőrzi - a titkosságot: megvédi az információt, hogy csak az férhessen hozzá, aki erre jogosult; - a sértetlenséget: megvédi az információnak és a feldolgozás módszerének a pontosságát és teljességét; - a rendelkezésre állást: gondoskodik arról, hogy amikor a jogosult felhasználónak szüksége van rá, valóban hozzá tudjon férni a kívánt információhoz, és rendelkezésre álljanak az ezzel kapcsolatos eszközök.

8 A Könyvelő- és Adótanácsadó Vállalkozás és partnereinek informatikai rendszere és hálózata egyaránt védett a számítógépes csalás, kémkedés, szabotázs, vandalizmus, tűz- és árvízkár, továbbá a számítógépvírusok, a számítógépes betörések és a szolgálatmegtagadásra vezető támadások ellen. Az üzemeltető a biztonságról szerverszintű és alkalmazásszintű védelmi eljárásokkal gondoskodik. VI. Jogorvoslati lehetőségek: Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével törlését. Az érintett kérelmére vállalkozásunk, mint adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt, feldolgozott adatairól, Az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen jogcímen kapják, illetve kapták meg az adatokat. Az Adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 25 napon belül írásban, közérthető formában adja meg a tájékoztatást. A T&P TAX PROFESSIONAL vállalkozás a személyes adatot törli, ha kezelése jogellenes, az érintett kéri, az adatkezelés célja megszűnt vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt, azt a bíróság vagy az adatvédelmi biztos elrendelte. Az adatkezelő a helyesbítésről és a törlésről az érintettet, továbbá mindazokat értesíti, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbította. Az értesítést mellőzi, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti. Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen: - ha a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el; - a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; - a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi. Vállalkozásunk az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálja, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatja. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az Adatkezelő az adatkezelést - beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is megszünteti, és az adatokat zárolja, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekről értesíti mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében. Amennyiben az érintett az Adatkezelő által meghozott döntéssel nem ért egyet, az ellen annak közlésétől számított 30 napon belül bírósághoz fordulhat. A T&P TAX PROFESSIONAL vállalkozás az érintett adatait nem törölheti, ha az adatkezelést törvény rendelte el. Az adat azonban nem továbbítható az adatátvevő részére, ha az Adatkezelő egyetértett a tiltakozással, illetőleg a bíróság a tiltakozás jogosságát megállapította. Az érintett a jogainak megsértése esetén az Adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.

9 Vállalkozásunk az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy a technikai adatvédelem követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt megtéríti. Az Adatkezelő mentesül a felelősség alól, ha a kárt az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Nem téríti meg a kárt abban az esetben, ha az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott. Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni: Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság Székhely: Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C Telefon: Telefax: ugyfelszolgalat@naih.hu VII. Záró rendelkezések Az Adatkezelő köteles nyilvántartást vezetni az esetleges adatvédelmi incidensekről, az esetleges ellenőrzések, valamint az érintett tájékoztatása céljából. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az érintett személyes adatok körét, az adatvédelmi incidenssel érintett adatok körét és számát, az adatvédelmi incidens időpontját, körülményeit, hatásait és az elhárítására megtett intézkedéseket, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat. Az Adatkezelő fenntartja magának a jogot, hogy az Adatkezelési és Adatvédelmi Szabályzat egyoldalú módosítására, ez esetben a módosított szabályzatot ügyfelei részére nyilvánosan közzéteszi. Solt,