Az ügyirat- és dokumentumkezelés alapelvei, folyamata Az iratkezelés és -tárolás teendői, dokumentumai

Átírás

1 Gépírás és iratkezelés (gyakorlat) Tantárgy tanításának célja A Gépírás és iratkezelés gyakorlati oktatás alapvető célja, hogy a tanulók sajátítsák el a vakírás technikáját és bármilyen szöveg- és adatbeviteli feladatokat el tudjanak végezni számítógépen és írógépen egyaránt. Legyenek képesek szövegszerkesztésre és tetszőleges forrás alapján dokumentumkészítésre. Ismerjék és alkalmazzák a különböző technikai és tárgyi feltételeket. Alkalmazzák az iratkezelési előírásokat. Elsajátított közismereti, szakmai tartalmak, melyekre a tantárgy épül Szóbeli és írásbeli szövegek megértése, utasítások megfelelő követése, a kommunikációs partner szóbeli közlésének megértése. Helyesírási alapelvek felismerése, használata, írásjelek adekvát használata. Szövegértési képesség megfelelő szintje. Az operációs rendszer alapvető funkcióinak ismerete, alkalmazása. A Word szövegszerkesztő program alapszintű ismerete. A tantárgy oktatása során fejlesztendő kompetenciák Szakmai ismeretek: A tízujjas vakírás alapelvei, szabályai A képernyős munkahelyek egészségügyi kockázatai A biztonságos munkavégzés követelményei A dokumentumok típusai, fajtái A dokumentumszerkesztés követelményei A táblázatkészítés műveletei Az adatbázis készítésének műveletei Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei Egyszerű ügyiratok Szervezetek belső iratai A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei A munkavállalással kapcsolatos iratok A levelezés és elektronikus kapcsolattartás udvariassági szabályai Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai A számok, írásjelek, speciális karakterek írástechnikai és helyesírási szabályai Irodafajták, irodatípusok, az iroda kialakításának ergonómiai követelményei Környezetvédelmi szempontok az irodában Az adat- és információkezelés folyamata az irodai munkában: információforrás, -szerzés, -rögzítés, -feldolgozás Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök működésének alapelvei, használatuk szabályai

2 Az ügyirat- és dokumentumkezelés alapelvei, folyamata Az iratkezelés és -tárolás teendői, dokumentumai Szakmai készségek: A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) Számítógépes irodai programok alkalmazása Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Írásbeli dokumentumok formázása Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések) Személyes kompetenciák: Mozgáskoordináció Precizitás Monotónia-tűrés Társas kompetenciák: Irányíthatóság Visszacsatolási készség Motiválhatóság Módszerkompetenciák: Figyelemösszpontosítás Kontroll (ellenőrzőképesség) Eredményorientáltság Témakörök és elemeik 9. ÉVFOLYAM 72 óra Az írás előkészítése, a szövegszerkesztő program alapvető funkcióinak használata 6 óra Korszerű szövegszerkesztő program szövegbevitelhez és szövegformázáshoz szükséges alapfunkcióinak elsajátítása. A számítógép billentyűzetének használata. Dokumentumok megnyitása, mentése, nyomtatása. Karakter-formázási műveletek (betűtípus választása, betűméret növelése, csökkentése). Bekezdés-formázási műveletek (igazítás). Szakasz-formázási műveletek (élőfej-élőláb).

3 A tízujjas vakírás elsajátítása 50 óra A helyes test- és kéztartás kialakítása. Az alapbillentyűk és a szóközbillentyű használatának megtanítása. Az alapsoron, a felső, az alsó és a számsoron lévő betűk megtanítása. A váltóbillentyűk helyes használata. A számok tanítása. Az írásjelek tanítása. Többfunkciós billentyűk, a másod- és harmad karakterkészlet. A másolási készség megalapozása 10 óra Szavak, sorok, mondatok másolása. Összefüggő szöveg másolása sortartással. A teljesítménymérés motiváló jellegének biztosítása. A teljesítmény mérése fokozódó hosszúságú másolásokkal. Számonkérés, dolgozatírás és -javítás 6 óra 10. ÉVFOLYAM 108 óra A másolási készség megszilárdítása, az írás sebességének fokozása 36 óra A betűbillentyűk módszeres átismétlése a feltételes reflexek megerősítése céljából. Szavak, sorok, mondatok és összefüggő szövegek másolása sortartással, ütemes írással. A billentyűk kezelésének megszilárdítása ujjtechnikai gyakorlatokkal, sebességfokozó szógyakorlással, mondatok, majd összefüggő szöveg diktálás utáni írásával. A teljesítmény mérése fokozódó hosszúságú másolásokkal. Az állóképesség fejlesztése hosszabb másolási feladatokkal.

4 A formaalakítás megalapozása alapvető szövegszerkesztési ismeretek 20 óra Szöveg formázása az adott szövegszerkesztő program segítségével. A hibátlan írásmunka alapvető követelmény, így fontos a javítási és ellenőrzési módok elsajátítása. (Javítás, kijelölés, kiemelés, másolás, mozgatás, keresés, helyesírás-ellenőrzés, igazítás, behúzás, stb.) Másolás önálló soralakítással, balra zárt, majd sorkizárt írásmóddal. Másolás javított gépiratból, kéziratból, javított kéziratból. Dokumentumok szerkesztése, készítése, szövegszerkesztő programok 52 óra Dokumentumok típusai, fajtái, szerkesztésük szabályai Egyszerűbb dokumentumok létrehozása, átalakítása, formázása. Táblázatok készítése, kezelése, hivatkozások használata (ÖGY) Képek beszúrása, hasábok szerkesztése, felsorolások készítése, szegély és mintázat alkalmazása Oldal formázása Egyszerűbb meghívók, egyoldalas dokumentumok, iratok szerkesztése 11. évfolyam 108 óra A másolási készség megszilárdítása, az írás sebességének fokozása 56 óra Másolási készség fejlesztése A számítógépes táblázatkezelő programok ismerete Jártasság kialakítása az idegen nyelvű gépírásban Másolási követelményként 140 leütés/perc írássebesség elérése magyar nyelven Másolási követelményként 120 leütés/perc írássebesség elérése idegen nyelven Diktálásra írás fejlesztése összefüggő szövegekkel, hivatalos iratokkal

5 Dokumentumok szerkesztése, készítése, szövegszerkesztő programok 52 óra kb sor terjedelmű (kb leütés) összefüggő szöveg szerkesztését korrektúrajelek használatával. Számítógépes nyomtatvány, űrlap és sablon szerkesztése Nagyobb, összetett dokumentumok létrehozása, átalakítása, formázása Élőfej, élőláb, oldalbeállítás, tartalomjegyzék. Stílusok, sablonok alkalmazása. Körlevél készítése. Személyes dokumentumok létrehozása, átalakítása, formázása, készítése. Szakmai önéletrajz készítése. Álláspályázat vagy kérvény készítése.

6 12. évfolyam 32 óra Az írás sebességének fokozása 4 óra A betűbillentyűk módszeres átismétlése a feltételes reflexek megerősítése céljából. Áttérés speciális gyakorlatok másolásával az önálló írássebesség fokozására. Nehéz ujjtechnikai - mozdulat- és szógyakorlatok írása, másolások lépésről lépésre az időtartam percenkénti növelésével. Szó- és mondatpéldák gyakoroltatása a magyar nyelvben gyakran előforduló szavak alapján, a percenkénti min. 160 leütéses gépírási sebesség elérése érdekében. A lebegő kéztartás elérése sebességfokozó gyakorlatokkal, váltakozó billentésű szavakkal, mondatokkal. A leggyengébb ujjak erősítése szógyakorlatokkal. Bemelegítő előgyakorlatok, előrelendítések, visszatartások alkalmazása. A másolási készség és az állóképesség fejlesztése Másolás nyomtatott, nehezebb szövegről. Hosszabb időtartamú másolások íratása. Ezek alkalmazása a különböző versenyek követelményeinek való megfelelése érdekében (15, 20, 30 perces másolások) Szemgyakorlatok alkalmazása az állóképesség fejlesztésére. Másolások lépésről lépésre (mozdulat-szógyakorlat), illetve másolások az időtartam percenkénti növelésével. - Különleges másolási feladatok A gépírás szabályai A szövegszerkesztő program helyes használata. Élőfej, élőláb beillesztése, szegélyezések, mintázat funkció használata. Diktálásra írás A sorkizárt üzemmód alkalmazása. Összefüggő szövegek diktálása, a helyesírás gyakorlása. 10 óra 4 óra 4 óra 4 óra A szövegszerkesztési ismeretek elmélyítése 6 óra - Összefüggő szövegek tisztázása, szerkesztése a korrektúrajelek használatával.

7 A tantárgy elsajátítása során alkalmazott módszerek, tanulói tevékenységformák Betűtanulás, másolási készség fejlesztése, sebességfokozás, hibátlanság erősítése, formaalakítás fejlesztése, adminisztrációs tevékenység, dokumentációk készítése, mérés, az eredmény értékelése, szoftverhasználat, egyéni/kiscsoportos szakmai munkavégzés irányítással, hallott szöveg feladattal vezetett feldolgozása, műveletek gyakorlása, ismeretalkalmazási gyakorló tevékenységek, feladatok. A tantárgy értékelésének módja A tanulók előrehaladását év közben folyamatosan és rendszeresen ellenőrizni kell. Az állóképesség fokozása érdekében növelni kell a másolások időtartamát, többször szükséges perces magyar és idegen nyelvű másolások íratása és ezek értékelése. Az egyszerű ügyiratok és levelek adatainak diktálásra írása és a levelek formába öntésének gyakoroltatása és osztályozása a tanév során folyamatosan történik. Félévenként 8-10 érdemjegy megszerzésének biztosítása, szintfelmérők, éves dolgozatok, kisérettségi dolgozat íratásával. A továbbhaladás feltételei Legyen képes: - 10 perc alatt legalább 1500 leütésnyi terjedelmű közepes nehézségű, összefüggő, ismeretlen szöveg másolására tízujjas vakírással, - kezelni a számítógépet és tartozékait, - dokumentumot szerkeszteni szövegszerkesztő programmal, - diktálás után írni, - kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másolni, - üzleti leveleket készíteni a hivatali, üzleti élet elvárásainak megfelelően, - táblázatokba adatokat feltölteni, kimutatást, diagramot készíteni, számításokat végezni táblázatkezelő programmal, - leveleket fogadni és továbbítani elektronikusan, - idegen nyelvű dokumentumokat másolni, - kezelni az irodatechnikai információs és kommunikációs eszközöket, - elkészíteni az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumait.

8 A DOLGOZATOK KÖVETELMÉNYEI 9. ÉVFOLYAM A tanév végére a tanuló képes lesz tíz perc alatt legalább 900 leütés terjedelmű, közepes nehézségű, összefüggő, nyomtatott ismeretlen szöveg bevitelére sortartással, tízujjas vakírással, a leütésszámhoz viszonyított 4 ezrelékes hibahatáron belül. I. dolgozat szógyakorlatokból. Követelmény: 400 leütés II. dolgozat szógyakorlatokból. Követelmény: 600 leütés III. dolgozat összefüggő szövegből. Követelmény: 900 leütés TANKÖNYV: Gépírás a betűtanulástól a hivatalos levelekig (Műszaki Kiadó)

9 10. ÉVFOLYAM A tanév végére a tanuló képes lesz tíz perc alatt legalább 1200 leütés terjedelmű, közepes nehézségű, összefüggő, nyomtatott ismeretlen szöveg bevitelére sortartással, tízujjas vakírással, a számítógépes hibajavítás eszközeit kihasználva, a leütésszámhoz viszonyított 4 ezrelékes hibahatáron belül. I. dolgozat összefüggő szövegből. Követelmény: 900leütés Kb. 500 leütés terjedelmű szöveg formázása. Elkészítési idő: 30 perc II. dolgozat összefüggő szövegből. Követelmény: 1050 leütés Kb. 600 leütés terjedelmű szöveg formázása. Elkészítési idő: 35 perc III. dolgozat összefüggő szövegből. Követelmény: 1200 leütés Kb leütés terjedelmű javított kézirat bevitele és formázása önálló soralakítással. Elkészítési idő: 40 perc TANKÖNYV: Gépírás a betűtanulástól a hivatalos levelekig (Műszaki Kiadó)

10 11. évfolyam Év végén 10 perc alatt legalább 1400 leütés terjedelmű, közepes nehézségű, összefüggő, írógépbetűs ismeretlen szöveg másolása. Jártasság a formaalakításban. Kb leütés terjedelmű összefüggő szöveg vagy szövegrészek, szövegrészletek szerkesztése a korrektúrajelek felhasználásával. I. dolgozat Tízperces másolás közepes nehézségű, ismeretlen szövegből. Követelmény: 1200 leütés Kb leütés terjedelmű javított kézirat bevitele és formázása önálló soralakítással. Elkészítési idő: 40 perc II. dolgozat Tízperces másolás közepes nehézségű, ismeretlen szövegből. Követelmény: 1300 leütés Hibahatár: a leütésszámhoz viszonyított 4 ezrelék. Kb. 10 sor (kb leütésnyi) szöveg tisztázása a korrektúrajelek segítségével. A korrektúrázási feladatban hiba szerepel, és kb leütésnyi szöveg hiányzik, melyet a tanulónak be kell gépelnie. Elkészítési idő: 20 perc Hibahatár: min. 60% teljesítmény elérése szükséges. III. dolgozat Tízperces másolás közepes nehézségű, ismeretlen szövegből. Követelmény: 1400 leütés Hibahatár: a leütésszámhoz viszonyított 4 ezrelék. Kb sor (kb leütésnyi) szöveg tisztázása a korrektúrajelek segítségével. A korrektúrázási feladatban hiba szerepel, és kb leütésnyi szöveg hiányzik, melyet a tanulónak be kell gépelnie. Elkészítési idő: Hibahatár: 30 perc min. 60% teljesítmény elérése szükséges

11 12. évfolyam Év végén 10 perc alatt legalább 1600 leütésnyi terjedelmű közepes nehézségű, összefüggő, ismeretlen szöveg másolása tízujjas vakírással. Kb leütésnyi összefüggő szöveg szerkesztése a korrektúrajelek használatával. I. dolgozat Tízperces másolás közepes nehézségű, ismeretlen, nyomtatott szövegről. Követelmény: 1400 leütés Hibahatár: a leütésszámhoz viszonyított 4 ezrelék Kb sor (kb leütésnyi) szöveg korrektúrázása, tisztázása a korrektúrajelek segítségével. A korrektúrázási feladatban hiba található, és kb leütésnyi szöveg hiányzik, melyet a tanuló begépel. Elkészítési idő: Hibahatár: min. 30 perc 60% teljesítmény elérése II. dolgozat Tízperces másolás közepes nehézségű, ismeretlen, nyomtatott szövegről. Követelmény: 1600 leütés Hibahatár: a leütésszámhoz viszonyított 4 ezrelék Kb sor (kb leütésnyi) szöveg korrektúrázása, tisztázása a korrektúrajelek segítségével. A korrektúrázási feladatban hiba található, és kb leütésnyi szöveg hiányzik, melyet a tanuló begépel. Elkészítési idő: Hibahatár: 40 perc min. 60% teljesítmény elérése