Folyamatkísérők Európában.

Átírás

1 bilden Verstehen Lernen Folyamatkísérők Európában Kézikönyv kkv-k tanulás- és folyamatkísérő munkatársai számára Betanítás, tanácsadás, szerep- és feladatleírás GALA LERNEN FÜR DIE ARBEIT

2 Impresszum Innovációs projekt Tanulás- és folyamatkísérő munkatárs KKV-k számára, finanszírozási kód DE/07/LLP-LdV/TOI/147202, Képzés Európáért, a Szövetségi Szakképzési Intézet (BIBB) mellett működő Nemezeti Iroda v.i.s.d.p. GALA e.v., Gerlingen Szerzők: Vera Meister Tilmann Krogoll Grafikai előkészítés: Nina Großmann Bildung und Design Gerlingen

3 Előszó A folyamatkísérő munkatárs megnevezés pozitív jelentést hordoz számos vállalkozás számára. A személyzeti vezetők, a minőségirányítási szakemberek, sőt még a középvezetők is alapjában véve kifejezetten kedvezően értékelik mind a folyamat, mind a kísérő szavakat. Ezek a visszajelzéseik biztosítják azt az előfeltételt, hogy a koncepciót vállalati gyakorlatban is megvalósítsuk. A GALA e. V. a folyamatkísérői képzését saját vállalaton belüli támogatási projektjei alapján fejlesztette ki és adta ki képzési kézikönyv formájában is. A koncepció mostani kibővítése a kis- és középvállalkozások feltételeire való átdolgozást jelenti. Le kell szögezni, hogy vállalatok munkatársai esetében nem beszélhetünk egyszerűen alkalmozkodó képzésekről. Ugyanis éppen a folyamatkísérés kapcsán válik láthatóvá minden vállalati képzés alapgondolata: A munkafeladatok jobb elvégzését célzó képzés magával hozza mind a feladatok, mind a közeg változását. A munkafeladatok a vállalati összfolyamatba ágyazottan működnek. Következésképpen, a munkafeladatokból kihozható eredmény jobbítás legfőbb potenciálja az alkalmazottak szélesebb körű stratégiai és folyamat-gondolkodásában rejlik. Amikor a vállalati folyamatkisérés megvalósításáról szélesebb körben beszélünk, foglalkoznunk kell a folyamatkísérő munkatársi munkakör vállalaton belül elhelyezésének keretfeltételeivel. Ekkor szükséges részletesen is beszélni a vállalati kultúráról és a munkatársak közreműködésének gyakorlatáról. Fontos lesz, hogy a vállalati kommunikációs formák is közeleb- bi megvilágításba kerüljenek, valamint hogy a döntések és a folyamatok átláthatóságát is átvizsgáljuk. A gyakorlati szakember egyöntetűen pozitív első reakciója egyből kijózanodásba vált át, amint azokról a keretfeltételekről esik szó, amelyeket egy ilyen koncepció feltételez. Jelen kiadvány a vállalatok érdeklődő felelőseibe kíván bátorságot önteni, hogy ezen a ponton ne dobják sutba terveiket. Célunk annak bemutatása, hogyan lehetséges a folyamatkísérőt beilleszteni a vállalatba, és sikertörténetet elérni a vállalat folyamatainak saját munkatárs általi nyomon követésével. A kiadvány egyik különlegessége, hogy azt helyezi előtérbe, hogyan tudnak mindebből elsősorban a kkv-k profitálni. A projektről A következőkben egy olyan folyamatkísérői képzési koncepciót mutatunk be, amely összehasonlítva a többi, Németországban néhány éve még virágzó hasonló képzéssel, új hangsúlyokat tartalmaz: a folyamatkísérő munkatárs képzése hogyan valósítható meg kis- és középvállalkozói feltételek között. A koncepció kidolgozását lengyelországi, magyarországi és bulgáriai szakmai partnerek együttműködése alkotta. Kereteit az Európai Unió által támogatott számú finanszírozási kóddal ellátott innovációs projekt, röviden "Folyamatkísérő" projekt határozta meg. A projektet a Gesellschaft aufgabenorientiertes Lernen (Feladatorientált Tanulás, GALA e.v.) koordinálta. A projektmunkában kilenc európai partner vett részt. Az itt bemutatott eredmények nem a projektvezető íróasztalán születettek, hanem a lengyel, magyar, bolgár és német munkák összefoglalásaként. Mindennek érdekében, a GALA e.v. által kidolgozott folyamatkísérői képzés koncepcióját először is "rugalmassá" kellett tenni. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozás egy kidolgozott eszköztár segítségével súlypontokat tud kialakítani az első lépések megtételéhez, tehát nem kötelező számára az egyébként hat modulból álló teljes programot választania. A fentiekben leírt módszernek megfelelően képezték a projektben résztvevő országok továbbképző központjai azokat a multiplikátorokat, akik ezt követően a partnervállaloknál végezték el a folyamatkísérők képzését. A kiadvány összefoglalja a tapasztalatokat, valamint ismerteti, hogy a németországi és európai kis- és középvállalkozások hogyan tudják alkalmazni a kibővített képzési koncepciót. www. gala-prozessbegleiter.de

4 Áttekintés tartalom Szemináriumi modulok Elõkészítés / "A" modul Munkaszervezés 6 "B" modul Csapatfejlesztés 7 Résztvevők összeállítása a szemináriumi csoportokba 12 A gyakorlat Folyamatkísérők a gyakorlatban - jellemző működési területek 4 "C" modul Beszélgetések moderálása 8 "D" modul Időgazdálkodás 9 Képzési program testreszabása - modulok és témák kiválasztása 14 Cél Tartalom Célkitűzés: az ideális folyamatkísérő szerepei és kompetenciái 5 "E" modul Projektek nyomon követése 10 "F" modul Munkatársak támogatása 11 A cél www. gala-prozessbegleiter.de

5 tervezés Magasan képzett oktatókat keresni es képezni a szemináriumokhoz 13 Visszacsatolás/ értékelés Fenntarthatóság A szemináriumi szervezés ellenörző listái: terem, felszereltség, stb. 15 Visszajelzési módszerek beépítése a képzés folyamatába 18 Üzemi folyamatokhoz illeszkedő értékelési eszközök fejlesztése és használata 19 Fenntarthatósági koncepció fejlesztése, alkalmazása 20 Megvalósítás Segítség + A szeminárium forgatókönyvének összeállítása és dinamikus testreszabása 16 Gyakorlat- és munkaorientált oktatáselmélet átültetése 17 Hasznos linkek, további irodalmak és források 21 Lebonyolítás Linkek, források www. gala-prozessbegleiter.de

6 Folyamatkísérő a gyakorlatban 20 évvel ezelőtt az üzemi gyakorlatban még teljességgel műszaki-orientált látásmód dominált a folyamatkísérés fogalmával kapcsolatban, amely a folyamatkísérést a technikai folyamatok emberek által végzett ellenőrzésével azonosította. Erre példa a hengerművek berendezési eljárása, az ellenőrző központon belüli diszpécser feladat vagy a írányítóközponti rendkívül összetett folyamatok vezérlése, mondjuk egy atomerőműben. Időközben azonban differenciálódott a folyamatokban való gondolkodás. Mindez nem csak az üzemi tevékenység átfogó folyamatai felértékelődésének köszönhető, hanem változott az ember vállalaton belüli szerepéről kialakult felfogás is. Napjainkban a modern munkaszervezési és -kialakítási nézet szerint már nem a technikát tekintik kiindulópontnak, hanem azt a munkafeladatot, amelyet az emberek alakítanak, és amellyel nekik kell megbírkózniuk. Tehát amikor manapság 'folyamatkísérő munkatársakról' beszélünk, akkor értelemszerűen azokra gondolunk, akik embereket és azok munkáját kísérik. Ez már alapjaiban is jelentős eltérést mutat a tisztán technikai típusú folyamatkíséréshez képest; mivel a folyamatkísérő, aki emberekkel dolgozik, u- gyanannyira foglalkozik a teljesítményüket befolyásoló személyes előfeltételekkel, mint azon feltételekkel, amelyek közt a rábízott személy a személyes erőforrásait beveti. Azaz a folyamatkísérő megértést tanúsít a tanulás és a munka iránt is, akárcsak az ezeket elősegítő keretfeltételek iránt. Ezáltal a folyamatkísérő feladata túllép az utóbbi években ismét intenzívebben tárgyalt "tanuláskísérő" vagy "tanulás-coach" szerepeken. Ebből kifolyólag Németország 2009 szeptemberében megalkotta első szövetségi továbbképzési rendeletét a "Vizsgázott szak- és továbbképzési oktató" szakma vonatkozásában. Ugyanígy hasonlóságok figyelhetők meg az új "Vizsgázott szakmapedagógus" továbbképzési tanfolyammal is, amely egyértelműbben hangsúlyozza a több vezetői feladatot. Hiszen ezek a vezetői feladatok a folyamatkísérő munkatárs tipikus feladatait is lefedhetik. Mi a folyamatkísérést a vállalaton belül kiválasztott munkatársak összefoglaló támogatási követelményének szeretnénk tekinteni, akik a többi munkatársat a jellemző vállalati folyamat-feladataikban minden szinten támogatják. Személyekkel, keretfeltételekkel és folyamatokkal foglalkoznak. A folyamatkísérő konkrét feladatai nagyon eltérő módon alakíthatók. A következőkben három tipikus forgatókönyvet mutatunk be arról, hogyan képzelhető el mindez az üzemi gyakorlatban. A folyamatkísérő az integrált vezető szerepében Egy kiválasztott területen belül a kiválóan képzett személyek, például az úgynevezett 'Best Performer' munkatársak, több személyi felelősséggel járó feladatkörbővítést kaphatnak, azaz a továbbiakban a kollégáik kompetenciáival és motivációjával is foglalkozhatnak. Megszervezik a szükséges továbbképzéseket, csoportbeszélgetéseket, valamint a kreatív és konstruktív munkafolyamatbeli részvétel keretfeltételeit. Ők az első számú kapcsolattartók a műszakvezetőknél vagy más felettes személyeknél, valamint külön megfogalmazott döntéshozatali hatáskörrel bírnak. A folyamatkísérő a kibővített feladatkörrel rendelkező műszakvezető szerepében Szinte minden klasszikus módon szervezett vállalkozás úgynevezett műszakvezetővel dolgozik. Az autóiparban olykor, félreérthetően, csoportfelelősnek is nevezik őket. Ők gondoskodnak arról, hogy a megrendelések mind logisztikai, mind minőségi szempontból jó eredménnyel záruljanak. Ezeket a műszakvezetőket főként minőségi típusú pluszfeladatokkal lehet felértékelni. Ezáltal nem csak az anyag és a "személyzet" szervezői a technikai munkafolyamatokon belül, hanem hatáskört és valódi feladatokat is kapnak a személyzetfejlesztés területén. Éppúgy gondoskodnak a kollégák közötti együttműködésről, mint a csoportbeli kommunikációról. Feladataik az egyéni és kollektív célok és mérföldkövek meghatározásáig terjedhetnek. A kis- és középvállalkozásoknál gyakran pótlólagos kvalifikációval rendelkeznek a cégen belüli szakképzés gondozása terén. A folyamatkísérő a kibővített feladatkörrel rendelkező vállalati oktató szerepében Gyakran éppen kkv-knál találunk olyan munkatársakat, akiknek az az egyedüli feladatuk és felelősségük, hogy a fiatal munkatársak szakmai képzését szervezzék. Sok kkv-nak adódik problémája a klasszikus vállalati oktatói szerep ezen egyoldalúságával. Itt van az a kapcsolódási pont, ahol az eredeti feladatkört ki lehet egészíteni a folyamatkísérőével. Az adott munkatársak így egyfelől a szakképzésen belüli tanulási folyamatokért felelnek, másfelől a munkafolyamatok és az azokban folyó tanulás megfelelő szervezéséért a felnőtt kollégák számára. A vállalkozás számára ennek a munkatársnak a szélesebb feladatköre jelenti az előnyt. És egyúttal a tanulás is szélesebb alapokra helyeződik www. gala-prozessbegleiter.de 4

7 A folyamatkísérő szerepköre Ha érdemben foglalkozunk a vállalati folyamatkísérők szerepével és az abból levezethető, az (ideális) folyamatkísérővel szemben támasztható követelményekkel, tisztázódnak a képzésükre vonatkozó célkitűzések is. Így válhat egyértelműbbé, hogy mely kompetenciákat szükséges erősíteni a képzés során, és hogy mindehhez milyen intézkedésekre és módszerekre van szükség. A folyamatkísérő szerepe a vállalaton belül sokrétű. Az alábbi felsorolás tudatosan használja azokat a megnevezéseket, amelyek a nevezett szerepkörrel való érzelmi és felelősségteljes azonosulást előmozdítják. Csoport coach A folyamatkísérő szervezi és moderálja a csoportokat, meghatározza a fejlődési lépéseket és támogatja a csoport céljainak megvalósítását. Közvetítõ A folyamatkísérő nem maga oldja meg a problémákat, hanem közvetít a felek között, a megfelelő embereket hozza össze és összekötőként tevékenykedik. Bizalmi szerep A folyamatkísérő megőrzi semlegességét, felismeri a konfliktusokat és segítséget nyújt fennálló konfliktusok rendezéséhez. Motor A folyamatkísérő igény szerint ösztönöz vagy lassít egyes folyamatokat, megakadályozza a hátramenetet. Példakép. Informátor A folyamatkíséárő a vezetöség és az üzemi tanács által is megszólítható partner, aki a változások során a transzparenciáért felel, valamint támogatja az információáramlást a cégben, pl. vizualizáción keresztül. Segítõ/Tükör/Támogató A folyamatkísérő észreveszi a problémákat és feltárja azokat, megfigyel és visszajelzéseket ad a teamben, módszertani segítséget nyújt, felismeri a potenciálokat és a csoporton belül gondoskodik az önmotiválásról. Az egyes vállalkozások gyakorlata alapján a fenti szerepek eltérő súlyozást kaphatnak. Ebből adódnak az egyéni oktatási célok. Az ideális folyamatkísérő kompetenciái Az ideál egy célt, egy vágyálmot testesít meg. Kijelöli a fejlődési utat és iránymutatást ad. A gyakorlat tehát az ideál kibontásán és megvitatásán keresztül fejlődik, még ha ez olykor elérhetetlennek látszik is. Az ideális folyamatkísérő munkatárs türelmes mind másokkal, mind önmagával szemben. Saját tapasztalatából tudja, hogy a viselkedés és a hozzáállás megváltoztatása a legnehezebb feladatok közé tartozik, amelyeket kitűzhetünk magunk számára. Tud a másikra aktívan odafigyelni, és ily módon értesül arról, ami a munkatársakat valóban nyomasztja. Emellett a szükséges lelkesítő képességgel is rendelkezik, amely nélkül a változás folyamatának előmozdítása lehetetlen volna. Kudarcok esetén nem veszíti el optimizmusát, hite szilárd marad, hogy sikerre tudja vinni az ügyet, még ha látszólag leküzdhetetlen nehézségek is veszélyeztetik munkáját. Fontos, hogy az új helyzetekhez rugalmasan tudjon alkalmazkodni, és képes legyen mindig a körülményeknek megfelelően reagálni. A folyamatkísérőnek tudnia kell bánni az emberekkel. Nehéz helyzetekben is mindig megtalálja a helyes megszólítást, a megfelelő szavakat, valamint megértést tanúsít mind a változásban érintett munkatársak összes gondja és baja iránt, mind a vezetőkre nehezedő siker-elvárás iránt. A legfontosabb viszont az a készsége, hogy önmagát, mint folyamatkísérőt rendszeresen megkérdőjelezze. Helyes-e az, amit és ahogy teszek? Mit csináltam jól? Mit csináltam rosszul? Mit tudtam volna jobban csinálni? Legközelebb min tudnék javítani? Ezen kérdésekkel az egyéni cselekvés folyamatos kritikai vizsgálatnak van kitéve, amely az egyéni potenciálok és hiányosságok feltárásán keresztül megteremti annak lehetőségét, hogy a folyamatkísérő kibontakoztassa sajáti erősségeit és leküzdje gyengeségeit. A folyamatkísérõ jellemzõ feladatai A folyamatkísérőnek a vállalaton belül sokféle gyakorlati feladata van. Tevékenysége alapvetően az alábbiakban felsorolt négy feladattípust öleli fel, amelyek a folyamatkísérők oktatásának a sarokpontjait adják. az információáramlás támogatása és pozitív légkör megteremtése az eszmecsere számára, a csoportos problémamegoldás segítése és a csoportok eredményorientált kialakítása, a csoport önállóságának és tervezési készségének előmozdítása, a módszertani ismeretek / működési kompetenciák fejlesztése. 5 www. gala-prozessbegleiter.de

8 Munkaszervezés ("A" modul) A folyamatkísérő munkatárs feladatainak központi kiindulási pontja a munkaszervezés. A folyamatkísérők az "A" szemináriumi modul során kollégáik munkakörülményeinek vizsgálatát hajtják végre, majd a vállalati elvárásokhoz illeszkedőn dolgozzák ki szerepeiket és feladataikat. Tartalom A szemináriumi modul alapvetően hat súlyponti témát foglal magába, ám lehetőség van az egyes témák igény szerinti elmélyítésére, lerövidítésére, sőt kihagyására is. Elérendõ kompetenciák A változási folyamatok támogatása és végig kísérése. Munkafolyamatok megtervezése és szervezése. A saját és a munkatársak munkafeladatainak eszközalapú elemzése. A tartalom részletes leírása a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyvben található (1. fejezet, oldal). További dokumentációk az interneten érhetők el (lásd a kiadvány végén). 1. Téma A folyamatkísérés előnyei Belső vs. külső folyamatvezetés Vezetői szerepek a változás során 2. Téma Analízis és visszajelzések a konrét munkafeladatról A munkakörnyezet vizsgálata 3. Téma A folyamatkísérő szerepei A folyamatkísérő helye az üzemi folyamatokban 4. Téma Tématár összeállítása Kiscsoportos témafeldolgozás 5. Téma Munkatervezés és munkaszervezés mint folyamatkísérői feladatok 6. Téma Munkafolyamatok elemzésének eszközei Egyéni munkafeladatok elemzése Módszerek A cselekvés- és munkaorientált oktatáselmélet központi szerepet tölt be a folyamatkísérők képzésében, mert ez teremti meg a résztvevők munkavalósághoz való kapcsolatát és nyújt lehetőséget a reflektív tanulási tevékenységhez. Éppen ezért az A szemináriumi modul témáinak végrehajtásához a mellékelt módszerek különösen alkalmasak. Ötletbörze Elmetérkép készítés Ötlet-/véleménykártyák Kiscsoportos munka Prezentáció Instrukció Coaching Tréningnap végi kérdésválasz mátrix Feedback beszélgetés www. gala-prozessbegleiter.de 6

9 Csapatfejlesztés ("B" modul) A "B" modul keretében a csapatfejlesztési folyamatok felmérését és irányítását sajátítják el a folyamatkísérők. Eseti alapon szervezett munka keretében kerülnek szemléltetésre a formális és informális teamek szociális összefüggései, szerepfelosztásai valamint csapatdinamikája. Tartalom A szemináriumi modul alapvetően hat súlyponti témát foglal magába, ám lehetőség van az egyes témák igény szerinti elmélyítésére, lerövidítésére, sőt elhagyására is. Elérendõ kompetenciák A csapatfejlődési stratégiák és eszközök elsajátítása A team által elért fejlődési szint megszilárdítása A csoportműködés hatékony alakítása és koordinálása konkrét vállalati munkafeladatoknál A tartalom részletes leírása a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyvben található (1. fejezet, oldal). További dokumentációk az interneten érhetők el (lásd a kiadvány végén). 1. Téma A különböző csapatszerepek elkülönítése és kontruktív hasznosítása 2. Téma Keretfeltételek reflektálása Csapattényezők Csapat megbeszélések 3. Téma Ülések előkészítése, alakítása és utólagos feldolgozása 4. Téma Gyakorlatközeli megbeszélés tréning Moderálás konfliktushelyzetekben 5. Téma Konfliktusok érzékelése, felismerése, feldolgozása és megoldása 6. Téma Az önmotiválás tényezői a csapat kereten belül Tevékenységek a csapat-motivációért Módszerek A cselekvés- és munkaorientált oktatáselmélet központi szerepet tölt be a folyamatkísérők képzésében, mert ez teremti meg a résztvevők munkavalósághoz való kapcsolatát és nyújt lehetőséget a reflektív tanulási tevékenységhez. Éppen ezért a B szemináriumi modul témáinak végrehajtásához a mellékelt módszerek különösen alkalmasak. Moderált megvitatás Szerepjáték írásos ötletbörze Visszajelző/reflexiós ív Kiscsoportos megbeszélés Rendszerezett listák Irányított csoportmunka Instrukció Megbeszélés tréning A felismerések fája 7 www. gala-prozessbegleiter.de

10 Beszélgetések moderálása ("C" modul) A folyamatkísérők felelősségteljes feladata a moderáció. Ők szervezik és moderálják a csapat talákozóit, illetve egyéb megbeszéléseket és információcsere fórumokat. A saját tapasztalatokhoz kapcsolódóan a C modul rendszerezi és megszilárdítja ezt az eszközt. Tartalom A szemináriumi modul alapvetően hat súlyponti témát foglal magába, ám lehetőség van az egyes témák igény szerinti elmélyítésére, lerövidítésére, sőt elhagyására is. Elérendõ kompetenciák A beszélgető partnerek értéksemleges magatartásának, véleményényének és tapasztalatainak az összegyűjtése és vizualizálása A beszélgető felek támogatása a viták során, eredmények felmutatására A beszélgetésvezetési szabályok ellenőrzése A tartalom részletes leírása a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyvben található (1. fejezet, oldal). További dokumentációk az interneten érhetők el (lásd a kiadvány végén). 1. Téma Moderációs bevezetési módszerek: megismerkedés, elvárások számbavétele A moderáció alapvelvei és lépései 2. Téma A moderálás szabályai és előírásai Moderátori szerepek Kérdezéstechnika mint moderációs eszköz 3. Téma Iránymutatás az ülések megnyitásához. A rendszerezés és gyűjtés mődszerei 4. Téma Kreativitást fejlesztő elemzési módszerek Az ülésrend kialakítása Módszer kiválasztás 5. Téma A problémakezelés módszerei Módszerek hozzárendelése 6. Téma A problémakezelés lépései a teamben Módszerek A cselekvés- és munkaorientált oktatáselmélet központi szerepet tölt be a folyamatkísérők képzésében, mert ez teremti meg a résztvevők munkavalósághoz való kapcsolatát és nyújt lehetőséget a reflektív tanulási tevékenységhez. Éppen ezért a C szemináriumi modul témáinak végrehajtásához a mellékelt módszerek különösen alkalmasak. Prezentáció Instrukció Gyakorlati feladatok Moderált csoport megbeszélés Brainwriting Reflektált vizionálás Irányított csoportmunka Hangulatmérő Gyors-körkérdés/Forró szék www. gala-prozessbegleiter.de 8

11 Időgazdálkodás ("D" modul) Miképpen lehet a napi kötelezettségeken túl kellő és szükséges figyelmet szentelni az igazán fontos és hosszú távú feladatoknak? Ezen kérdésre ad választ a D modul - a prioritások felállításán, a szisztematikus tervezésen és és a zavarok kezelésén keresztül. Tartalom A szemináriumi modul alapvetően hat súlyponti témát foglal magába, ám lehetőség van az egyes témák igény szerinti elmélyítésére, lerövidítésére, sőt elhagyására is. Elérendõ kompetenciák sikeres munkavégzés a lényegre való összpontosítás által előtérben a problémák és krízisgócok felismerése a szisztematikus és fegyelmezett saját időtervezés módszerei és eszközei A tartalom részletes leírása a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyvben található (1. fejezet, oldal). További dokumentációk az interneten érhetők el (lásd a kiadvány végén). 1. Téma Tényállapot-elemzés: - Önértékelés - Szerepek és célok elemzése Projekt slágerlista 2. Téma Sürgősség és fontosság Prioritások felállításának elvei és módszerei 3. Téma Tervezési időszakok Tervezési horizontok Írásbeliség elve Feladatlisták 4. Téma Időfalók és halogatási módok Delegálás Tervezési segítségek 5. Téma A kommunikációs csatornák elemzése Időgazdálkodás és keretfeltételek 6. Téma Tervállapot koncepció Egyéni körülmények és feltételek elemzése Időgazdákodás végrehajtása Módszerek A cselekvés- és munkaorientált oktatáselmélet központi szerepet tölt be a folyamatkísérők képzésében, mert ez teremti meg a résztvevők munkavalósághoz való kapcsolatát és nyújt lehetőséget a reflektív tanulási tevékenységhez. Éppen ezért a D szemináriumi modul témáinak végrehajtásához a mellékelt módszerek különösen alkalmasak. Strukturált önértékelési tesztek csoport megbeszélés Résztvevők prezentációi Prezentálás/ Instrukció rendszerezett saját munka Szerepjáték Kiscsoportos munkavégzés Visszacsatolási lap Reflektáló meghallgatás 9 www. gala-prozessbegleiter.de

12 Projektek nyomon követése ("E" modul) A klasszikus projektmenedzsmenttől a következetes teamközpontúság különbözteti meg az E modult. A projektek tervezésének, irányításának, és ellenőrzésének eszköztára kerül átadásra és gyakorlásra - mindenkor a feladatok végrehajtásának közös javítása céljából. Tartalom A szemináriumi modul alapvetően hat súlyponti témát foglal magába, ám lehetőség van az egyes témák igény szerinti elmélyítésére, lerövidítésére, sőt elhagyására is. Elérendõ kompetenciák - A folyamatkísérői szerepek és feladatok egyértelmű felismerése a projektek feldolgozásában - A szisztematikus projekt feldolgozás alapjainak elsajátítása - A korábbi szemináriumi modulok ismereteinek integrálása és elmélyítése A tartalom részletes leírása a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyvben található (1. fejezet, oldal). További dokumentációk az interneten érhetők el (lásd a kiadvány végén). 1. Téma 2. Téma Ziele IST Prozess- und Ereignisbewertung Umsetzung Maßnahmeplanung Konzeptbewertung SOLL Projekttípusok Projektszerepek Projektfázisok Követelménylista Zielsystem Megbízás pontosítása Célrendszer A célok értékelése Auftrag 3. Téma 4. Téma Tényállapot elemzés Elemzési szintek Az elemzés tárgya Elemzési módszerek Tervállapot koncepció - A kidolgozás módszerei Költség-haszon elemzés az értékelésben 5. Téma 6. Téma Tevékenységek megtervezése A tervezés eszközei és programjai A projekt előnyei Projektdokumentáció Projekt prezentálása Módszerek A cselekvés- és munkaorientált oktatáselmélet központi szerepet tölt be a folyamatkísérők képzésében, mert ez teremti meg a résztvevők munkavalósághoz való kapcsolatát és nyújt lehetőséget a reflektív tanulási tevékenységhez. Éppen ezért az E szemináriumi modul témáinak végrehajtásához a mellékelt módszerek különösen alkalmasak. Instrukció Prezentáció Szerepjáték Irányított plenáris megvitatás Gyakorlati feladat Tesztelés Visszajelzés kiscsoportban Történetek elmondása Nyílt visszacsatolás www. gala-prozessbegleiter.de 10

13 Munkatársak támogatása ("F" modul) Az F modul célja, hogy a folyamatkísérő is értsen a személyzetfejlesztési folyamatokhoz. A súlypontokat a vállalati feltételek keretében a munkahelyhez kapcsolódó tanulási koncepciók és motivációs módszerek jelentik. Tartalom A szemináriumi modul alapvetően hat súlyponti témát foglal magába, ám lehetőség van az egyes témák igény szerinti elmélyítésére, lerövidítésére, sőt elhagyására is. Elérendõ kompetenciák A munkatársak tapasztalati tudásának és felelősségtudatának hatékonyabb kiaknázása. - Vállalaton belüli cselekvésorientált képzések megvalósítása - Munkatársak perspektíváinak felimserése és fejlesztése A tartalom részletes leírása a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyvben található (1. fejezet, oldal). További dokumentációk az interneten érhetők el (lásd a kiadvány végén). 1. Téma Ki mit tesz? A személyzetfejlesztés rendszerei és feladatai 2. Téma A munkahely-alapú képzések menete A cselekvési mozgástér kialakítása Lernaufgabe 1 Lernaufgabe 2 Lernaufgabe 3 3. Téma Tanulási feladatok a munkafeladatokhoz A tanulási feladatok rendszere 4. Téma A munkahely-alapú képzés módszerei Tanulási szabályok és tanulási kártyák 10 % Lesen 5. Téma 6. Téma 20 % 30 % 50 % 70 % 90 % Hören Sehen Hören und sehen Selbst sprechen Selbst ausprobieren und tun Tanulási csatornák osztályozása Módszerek értékelése Kernmerkmale der Arbeit 3 kritische psychische Zustände Folgen Variabilität (Anforderungsvielfalt) Ganzheitlichkeit erlebte Sinnhaftigkeit Bedeutung hohe intrinsische erlebte Arbeitsmotivation Autonomie Verantwortlichkeit (hohe Qualität, hohe Zufriedenheit, geringe Fehlzeiten) Feedback Kenntnis der Ergebnisse der eigenen Aktivität (Qualität der Arbeit) Variabilität Ganzheitlichkeit Bedeutung Motivationspotenzial = + Autonomie + Feedback 3 A motivációs potenciál Job Characteristic Model (állás profil modell) Szükségletek felismerése Módszerek A cselekvés- és munkaorientált oktatáselmélet központi szerepet tölt be a folyamatkísérők képzésében, mert ez teremti meg a résztvevők munkavalósághoz való kapcsolatát és nyújt lehetőséget a reflektív tanulási tevékenységhez. Éppen ezért az F szemináriumi modul témáinak végrehajtásához a mellékelt módszerek különösen alkalmasak Ötlet-/vélemény kártyák Strukturált önreflexió Prezentáció Instrukció Moderált megbeszélés Kiscsoportos munkavégzés Résztvevői prezentáció Rövid visszajelzések (szóval, mondatban, gesztussal) Tudástérkép 11 www. gala-prozessbegleiter.de

14 A folyamatkísérők képzésének előkészítése A szemináriumi elvek A folyamatkísérők képzését öt központi elv alakítja: 1. Cselekvés- és gyakorlat-közeliség 2. Kiscsoportos eszmecsere és munka 3. Önálló témafeldolgozás 4. Vizualizáció mint kommunikációs fókusz 5. Saját keretfeltételek mérlegelése. cégektől és vállalatoktól érkező résztvevők. Utóbbi esetben a szélesebb tapasztalati bázis jelenti az előnyt, amely a reflexív besoroláson keresztül a saját gyakorlat gazdagodását eredményezi. Ezen elvek végrehajtása szükségessé teszi a megfelelő formális, emberi és anyagi feltételek biztosítását. A résztvevők és a tréner konstruktív módon kell hogy együttműködjenek. A teremnek és a felszerelésnek segíteniük kell kívánt munkaformát. A szeminárium levezetése és a feladatok kialakítása a cselekvés- és munkaorientált képzést kell a hogy támogassák. A folyamatkísérő képzését érintő felkészülési, tervezési és lebonyolítási kérdések bővebb kifejtését a következő hat oldal taglalja. A szemináriumi csoportok összeállítása Csoportméret A folyamatkísérő munkatársak képzése 6-12 fős csoportokban ideális. Kihelyezett vállalati (inhouse) képzések esetén 3 fős csoportokban is dolgozhatunk. A 12 főt meghaladó csoportlétszám túlterheli a szüséges tapasztalatcserére és az egyéni visszacsatolásra szánt időkeretet. Egyéni előfeltételek A homogén résztvevői csoportokból való kiindulás a felnőttképzésben nemcsak valószerűtlen, hanem kontraproduktív is. Az alapeset a heterogenitás, amely főleg kis csoportokkal való dolgozás esetén és a témák önáló feldolgozásakor kínál felülmúlhatlan előnyöket. Mindennek azonban előfeltétele, hogy korábban, vagy legalábbis a szeminárium megkezdésekor lehetőség legyen arra, hogy rákérdezzünk az egyéni előfeltételekre és a megfelelő feldatkiosztás, illetve a kis csoportok összeállításakor figyelembe vegyük. Inhouse vs. nyílt képzés Inhouse képzés esetén minden résztvevő ugyanazon vállalkozás alkalmazottja. Ez világos előnyöket kínál a közös gyakorlat és vállalati keretfeltételek tekintetében. Emellett nyílt képzés esetén is kiváló képzési légkört tudnak teremteni a különböző www. gala-prozessbegleiter.de 12

15 A tréner kiválasztása A trénerrel szemben támasztott követelmények mindig túlmutatnak a szakmai kompetenciák meglétén. A mit? kétségtelenül fontos, ám még lényegesebb a hogyan?. A folyamatkísérő munkatársak képzése során ehhez még hozzájön a cselekvésközeliség megnyilvánulása. Itt elsősorban nem a tudásátadáson van a hangsúly, hanem a komplex szociális cselekvési kompetenciákra való felkészítésen. A folyamatkísérő képzés trénerének, még ha a képzés szoros keretei között is, érzékelnie és értenie kell a folyamatkísérő munkatárs feladatait. Ehhez az alábbi cselekvési profil különböző szintjein kell működnie: trénerképzés meta-metaszint tréner metaszint folyamatkísérő cselekvési szint folyamatcsapat Vállalati cselekvési szint A (jövőbeni) vállalaton belüli cselekvési szint az alapvető vonatkoztatási szint, amit mindig észben kell tartani. Metaszint A képzés folyamán a tréner végigkíséri a résztvevők témafeldolgozását és gyakorlatait. A tanulási folyamat során ő tölti be a folyamatkísérő feladatait. Meta-meta szint A tréner a saját kompetenciáinak a fejlődését és a folyamatkísérő képzés egészében való cselekvését reflektálja egy további, felsőbb szinten. Ez a háromszintű gondolkodás különösen a tréner képzésében nyer jelentőséget. A Leonardo-da-Vinci Tanulás- és folyamatkísérés a kkv-kban című innovációs projekt keretében az intézményi multplikátorok (Németországban: Berufsfortbildungswert bfw) praktikus tapasztalatokat szerezhettek. A projekt befejezése után ők is kapcsolati partnerek a vállalatok számára. Maguk is adnak tapasztalt trénereket folyamatkísérőnek vagy trénerképzést bonyolítanak le a vállalatok számára. Az alább látható MindMap-ben a folyamatkísérő képzés tréneri feladatait mutatja be teljes áttekintésben. Nem minden itt felsorolt feladatot kell a trénernek magának elintéznie, ám végső soron ő felel értük. Az Keretfeltételek megteremtése és az Anyag előkészítése tananyagegység kizárólag adminisztratív feladatainak részletezése a 15. oldalon található. A Tanulási cselekvés szervezése című tananyagegységhez a 16. oldal (A szemináriumvezetés összeállítása) és a 17. oldal (végrehajtási példa) nyújt segítséget. A Csoport-folyamatok kezelése című tananyagegység - mint már említettük - igényli a folyamatkísérő kompetenciák gyakorlati cselekvésben történő megszerzését. Az egyes képzések kialakításához átfogó útmutatást nyújt a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyv (1. fejezet). Kiegészítő anyagok, mint pl. munkalapok, nyomtatványok, tájékoztató lapok és további képanyag elérhető online a projekt honlapján, illetve a multiplikátorok készítik el és adják át. oktatóterem lefoglalása problémás résztvevőkkel való bánásmód kiscsoportok vezetése csoportdinamika figyelése és irányítása csoport-folyamatok kezelése keretfeltételek megteremtése időterv ellátás technika vendéglátás a szünetekben innivalók ebéd számítógépek projektor tanulási helyzetek kialakítása módszerek kiválasztása pénzügyi feltételek tisztázása feldolgozási folyamatok figyelemmel kísérése visszajelzések elindítása tanulási cselekvés szervezése a folyamatkísérő képzés oktatói feladatai Anyag előkészítése munkalapok előkészített anyagok szervezési papírok infrastuktúra táblák kitűzőtáblák szövegek és táblázatok grafikák prezentációk névkártyák dossziék és elválasztó lapok flipchart papír filctollak, táblatűk, ragasztók, stb nyomtatványok 13 www. gala-prozessbegleiter.de

16 A modulok és témák kiválasztása Németországban a folyamatkísérők képzésének koncepciója mindenekelőtt nagyvállalatoknál honosodott meg. Ők mind az igénnyel, mind a forrásokkal rendelkeznek, hogy a képzési programot a hat modul teljes terjedelmében lebonyolítsák, valamint coaching programmmal kísérjék, ahogyan azt a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyv részletesen ismerteti. A kkv-k Tanulás és folyamatkísérése elnevezésű európai uniós projekt az említett koncepciót a kis- és kövépvállalkozások (kkv-k) számára is hasznosíthatóvá tette. Ennek középpontjában a vállalat egyedi igényeihez alkalmazkodó tanterv kidolgozásának többlépcsős folyamata áll. Ezáltal biztosítható, hogy a kkv-k pontosan azt a szakképesítő képzést kapják, amely hozzájuk illeszkedik, és hogy a költségek is ésszerű határok közt maradjanak. Kiválasztási eszközök A kiválasztási folyamat számára a projekt számos segítő eszközt fejlesztett ki. Ezen eszközök a multiplikátorokon keresztül igényelhetők. Iránymutatás, vezérfonal A teljes kiválasztási folyamathoz kapcsolódó kompakt vezérfonal a projekt eredményeként kiadvány formájában jelenik meg. Interjúséma A kiválasztási folyamat kezdetén lévő interjúk elősegítéséhez két részből álló interjúsémát dolgoztunk ki. Az első rész négy alapkérdést ölel fel, amelyek nem vonatkoznak a folyamatkísérő képzésének moduljaira. A második rész kiegészítő kérdései viszont már a képzési modulok súlypontjaira irányulnak. Kérdőív Az igények pontos felmérésére részletes kérdőív áll rendelkezésre, amelyet az érdeklődő kkv-k felelősei önállóan töltenek ki. A kérdések célzottan a képzési modulok tanulási céljaira vonatkoznak. Értékelési eszköz Excel alapú értékelési eszköz segíti a rangsor elkészítését, amelyet a kérdőívek eredményeiből vezetnek le. A kkv igényli a folyamatkísérő képzést Interjú a kkv felelősével Az interjú elkészült Az interjú kiértékelése A kérdőív átdolgozása szükség szerint / kiküldése A kitöltött kérdőív visszaérkezett A kérdőív értékelése Kiválasztás / rangsor / ajánlások kidolgozása A módosított képzési tematika összeállítása A kkv számára elkészült a folyamatkísérő képzési konfiguráció Az interjú a kkv valamelyik felelősével készül, illetve nagyon kicsi vállalkozás esetén az ügyvezetővel. Az első részben az általános helyzet felmérésén és a fontos alkalmazottak beazonosításán van a hangsúly. A második rész már a képzési modulok vonatkozásában zajlik. Az interjú kiértékelésénél két fontos fő cél van: a potenciális résztvevők beazonosítása és esetleges csoportba osztása, valamint a képzési modulok hangsúlyainak meghatározása. Ettól függően lehetőség van már eltervezett modulok elhagyására is. Ebben az esetben a kérdőívet ennek megfelelően kell átdolgozni. A kiértékelési eszközök segítségével a kérdőív adatai formalizálhatók, érvényesíthetők és értékelhetők. Ennek eredményeként a táblázatkezelő lap kiszámítja a modulok rangsorát. Szelektáló rangsor esetén a lista aljára került modulok kizárhatók, mint kevéssé célravezető modulok. Ha az eredmény kevésbé szelektív, az értékelés utalásokat tartalmaz a különösen lényeges témákra. Ezen információkból ajánlások fogalmazhatók meg és egyeztethetők a modulválasztással, valamint a megfelelő keresztmetszet modulok összeállításával kapcsolatban. www. gala-prozessbegleiter.de 14

17 Szemináriumszervezési ellenőrző lista Feladatlista Részletezés Indoklás Utazás és szállás Oktatótermek Technika Segédeszközök Irodaszer Nyelvek Ellátás, étkezés Nyilvánosság Esti rendezvények Külső látogatások Közlekedési lehetőségek, utazás a képzés helyszínére, ill. hotel, foglalások Asztalok, székek, elegendő szabad tér, esetleg több terem Áram, kábelek, projektor, laptop, internet hozzáférés, fényképezőgép, videókamera 3 kitűző tábla (fedőpapír, 1 flipchart) Sok különböző színű és formájú metakártya, vastag filctollak, ragasztók Szükséges-e fordítás, illetve tolmácsolás? Kinek, ki által? Meleg és hideg italok, víz mindenképpen, gyümölcs, sütemény, ebéd Sajtó meghívása (helyi újság, vállalati újság), sajtóközlemény Helyiség, étterem informális esti összejövetelhez Üzemlátogatás, helyi látnivalók Az ellenőrző listának ez a pontja mindig akkor szerepel a szeminárium szervezésének elején, ha a rendezvény az üzemen kívül zajlik. Még a tisztán inhouse rendezvényeknél is előnyöket kínálhat a munka légköréhez. Mivel sok feladatot cserélődő kis csoportokban dolgoznak fel, a teremnek elegendő mozgásszabadságot kell biztosítania, és a berendezésnek is mozgathatónak kell lennie. Egyes tréningmódszerekhez további teremre is szükség van. Leginkább a kompatibilitásra kell ügyelni annak érdekében, hogy a technikai eszközök használata zökkenőmentes legyen. Illeszkednek az eszközök csatlakozói egymáshoz? Szükség van-e speciális kulcsokra, adapterre, jelszóra? A kitűző táblák nélkülözhetetlenek a kiscsoportok aktivizálásához. Megkönnyítik a vizualizációt és megfelelő rugalmasságot biztosítanak a feldolgozási szakaszokhoz. A flipchartra felírt rövid információk mindig szem előtt tarthatók. Ezek az eszközök az ún. moderációs kofferben vannak teljes körűen összeállítva, de külön-külön is olcsón megvásárolhatók. Ahhoz, hogy a metakártyákon szereplő írás olvasható legyen, sima filclapú vastag filctollakat érdemes használni. A projekt során sok tapasztalatot szereztünk a többnyelven folyó oktatásról. Fontos, hogy előre tisztázzuk a szerepeket. Ha a vizualizációt is több nyelven kell végezni, az irodaszerek számát ennek megfelelően kell növelni. A képzésen zajló munka minden érintett számára igen intenzív és kimerítő, ezért a megfelelő ellátás, különösen az innivalók, elengedhetetlenek. Az ebédnek nem szükséges túl bőségesnek lennie, inkább a minőségen van a hangsúly. Különösen próba- projektek esetén célszerű meghívni a helyi vagy a vállalati sajtó képviselőit. Ezt előre meg kell szervezni. A sajtóközlemény szövegének előkészítése biztosítja a tudósítás objektív minőségét. A folyamatkísérők képzése általában több napot ölel fel. Legalább egy estén érdemes informális összejövetel révén erősíteni a csoport összetartozását és javítani a munkahelyi légkört. A képzéssel egybekötött kirándulás a kikapcsolódást, a régió és kultúrája megismerését, sőt azon vállalati folyamatok jobb megértését is szolgálja, amelyek kiszolgálásához a folyamatkísérők képzése folyik. 15 www. gala-prozessbegleiter.de

18 Szemináriumi forgatókönyv 1. nap délelőtt 1. rész 2. rész Ebédszünet 1. nap Délután 3. rész 4. rész Napi feedback 2. nap délelőtt 5. rész 6. rész Lezárás Időbeosztás és tevékenységek Az első napnak mindig része a bemutatkozás vagy bemelegítő fázis, valamint a téma felvezetése. Általában az első részben már feldolgozásra kerül egy téma. (példák: 6 11 old.) A megfelelő bevezetést követően a résztvevők a második részben gyakran kiscsoportokban dolgoznak, gyakorlat-közeli témákat dolgoznak fel Az ebédszünet pihenésre szolgál. Megteremti az ismeretanyag átadásához szükséges beszélgetések lehetőségét. Időbeosztás és tevékenységek A harmadik részben az aktivizáló feladatösszeállítás kerül előtérbe, illetve előbb a második rész még befejezetlen feladatait kell elvégezni Olykor egy sürgősen feldolgozandó téma miatt szükségessé válik a tervezett program átszervezése. A negyedik rész kezdetéig ezt tisztázni kell Elengedhetetlen a nap végi visszajelzés. Változó módszerek beiktatása tanácsos. Az este folyamán tanácsos kötetlen beszélgetést szervezni a vállalati felelősökkel. Időbeosztás és tevékenységek Egy szemináriumot általábn 1,5 napra terveznek (lásd oldal). A következő forgatókönyv vázlat a tájékoztatást szolgálja, illetve a szeminárium menetének általános irányítását mutatja. A további áttekintések a felállítható csoport- és kommunikációs formákról tájékoztatnak Az ötödik rész az inputokra vagy az eddig feldolgozott tartalom kvalitatív összefoglalására alkalmas Most kell tisztázni, maradtak-e sürgős témák, amelyeket az alkalmas módszerek segítségével át kell beszélni. Ezen kívül ügyelni kell a gyakorlati vonatkozásra és a kiscsoportos munkára A lezárás lehetőséget teremt a képzés menetének, tartalmának és a tanultaknak az átgondolására. Csoportforma Plénum Kiscsoport Egyéni munka Oktatási forma Tartalmak Gyakorlat Módszerek Ellenőrző listák Magyarázat A plénum lehetővé teszi a trénerek számára, hogy mindenkivel beszéljenek s mindenkit elérjenek. A plénumban inputokat adnak, témákat gyűjtenek össze és ezekre közösen reflektálnak. Mikor egy téma pontosabb átbeszélést igényel, kiscsoportok alakulnak. Itt az egyes résztvevők részvételén van a hangsúly, anélkül, hogy a teamek előnye elveszne. A kiscsoportos munka végeztével az eredmények plénum előtti prezentálására és megvitatására kerül sor. Egyéni munkára akkor kerül sor, amikor a folyamatkísérő személyes munkastílusáról és személyes előrehaladásáról van szó. Magyarázat A résztvevők a szemináriumhoz kötődő fontos tartalmakról hallanak, ők pedig a trénerrel kiegészítő háttérinformációkat osztanak meg. A képzés elején a tréner a résztvevőkkel közösen kidolgoz egy tématárat, beleírva az aktuális problémákat. Ezen témákat majd a képzés folyamán újonnan megszerzett módszerekkel dolgozzák fel a résztvevők. Elmagyarázzák a különböző módszerek kezelését, és kitérnek az előkészítés, lebonyolítás és az utólagos feldolgozás aspekutasaira. A résztvevők maguk alkalmazzák a szemináriumi módszereket. Az ellenőrző lista az elintézendő vagy megvizsgálandó feladatokat tartalmazza, és az a célja, hogy az információk összesítve álljanak rendelkezésre. www. gala-prozessbegleiter.de 16

19 Gyakorlatorientált módszertan - Szerepjáték: "Álló megbeszélés" A gyakorlatorientált oktatáselmélet szemléltetésére ezen az oldalon az álló megbeszélés elnevezésű szerepjátékhoz kapcsolódó legkülönfélébb anyagok alapján összeállított képzési egységet mutatunk be: részletes forgatókönyv, jegyzetek, szerepkártyák és fénykép. Az anyagok a 2010 nyarán a lengyelországi Olsztyni Kereskedelmi Kamaránál tartott szemináriumról származnak. 2. nap Lebonyolítás moderáció: Lisa társ-móderáció: Vera Felszerelés 2 kitűző tábla, 1 flipchart, moderációs eszközök Irodaszerek: Képzési kézikönyv, rögzítő tábla, szerepkártyák, jegyzet az álló megbeszéléshez A "C" szemináriumi modul: Moderáció 2. főtémája Forgatókönyv Megbeszélési formák és moderáció Üdvözlés, rövid visszatekintés a tegnapi napra, mai téma megnevezése 1. Körkérdés a plénumban: Milyen szituációk képzelhetők el, melyek szükségessé tesznek egy megbeszélést? A megnevezett helyzetek összegyűjtése. A helyzetekhez illő megbeszélési módszerek hozzárendelése, figyelembe véve a mindenkor szükséges keretfeltételeket (időés teremszükséglet, eszközök, stb.). 2. Az álló megbeszélés inputja, mint az ülés, ülő megbeszélés alternatívája (flipchartra felírva, vagy jegyzet) 3. Felkészülés, levezetés, visszajelzések az álló megbeszéléses szerepjátékra. A szerepjátékban a legaktívabb szerep a megbeszélés vezetőjéé (moderátor). Egy további szereplő alakítja a rendbontót. A szerepek kiosztásánál az előadás során ismertetett tárgyalási résztvevőkhöz nyúlunk vissza. Fontos: a moderátor nem tudhatja előre, hogy egy rendbontó is jelen lesz.? esetleg (eléggé valószínűtlen) egy további szerepjáték. Szerepkártyák A sün Elutasító, negatív beállítottságú bizalmatlan, mogorva Folyamatkísérö Az álló megbeszélés moderátora Az álló megbeszélés az ülő megbeszélés ellenpárja. Mik az álló megbeszélés jellemzői? - Kevesebb időráfordítás (min.10 perc), nagyobb ráfordítás nélkül - Gyorsabb és egyszerűbb eszmecsere Lehetséges alkalmak: - Rendszeresen (pl.: naponta, műszakváltás idején, a hét elején) - Jelentősebb problémák, események esetén Az álló megbeszélés céljai: - Problémák megbeszélése/ eredmények közlése Jegyzetek - Új munkatárs, megbízás bemutatása, stb. Az álló megbeszélés fontos szabályai: - Időpontot és helyszínt időben kell közölni, illetve megállapítani - a helyszín lehet a termelőcsarnokban, az érthetőséget biztosítani kell - A figyelem a folyamatkísérőre irányul - Mindenki lát mindenkit, erős koncentráció - A folyamatkísérő felkészült (jegyzetek) és dokumentálja az eredményeket 17 www. gala-prozessbegleiter.de

20 A visszajelzés módjai Minden szeminárium keretében két szabályozott visszajelzési fázis található- egyszer a nap lezárásakor, s egyszer a szeminárium végén az összefoglaló szemináriumi feedback alkalmával. További visszajelzések adhatók adott témákat és feladatokat illetően. Minden reflexiós módszer a résztvevők egymás közti és a szeminárium vezetője felé történő visszajelzésére szolgál. Gyakran elmarad az eredmények szemléltetése. Csak bizonyos módszerek, mint pl. a véleménykártyák vagy a tudástérkép követelik meg a visszajelzések tartalmának a leírását. Néhány kiválasztott visszajelzési módszert az alábbiakban mutatunk be. Kérdés-válasz mátrix - Napi feedback A kérdés-válasz mátrix a részletes napi feebacket strukturálja. A résztvevők egyéni visszajelzései elvileg nem kerülnek megvitatásra, konstruktív javaslatokat azonban ki lehet emelni. A kérdések előkészíthetők egy flipcharton. Megfelelő kérdések a következők: Mi tetszett ma nekem? Mit szeretnék a következő nap / következő szemináriumon? Mely részeket kell mindenképpen megtartani? Mely hiányosságokat kell megszüntetni? Erre az alábbi javaslataim vannak: Rendkívül fontos, hogy ne csak a kritikáknak, hanem a pozitív visszajelzéseknek is hangot adjanak. A mátrix ezáltal is biztosítja a kiegyensúlyozottságot. Reflektáló meghallgatás, odafigyelés A résztvevők párokat alkotva ülnek le. Az egyik partner egy mindenki számára kiválasztott kérdésről öt percig beszél. A másiknak az a feladata, hogy figyelmesen meghallgassa társát, s hogy a hallottakat alkalomadtán néhány saját szóval összefoglalja. A beszélő szükség esetén kijavítja társa ezen összefoglalóját. Ezután a beszélő felek új partnert keresnek maguknak és szerepet cserélve, most ők lesz a hallgatók. A plénumban minden résztvevő röviden visszajelez a reflektáló meghallgatásról. A felismerések fája A felismerésék fája az egyik lehetőség, amely segítséget nyújt a szeminárium résztvevői számára a felismeréseik rögzítéséhez és magukkal viteléhez. A szemináriumi terem egyik falán egy festett fát ábrázoló flipchart található, amely az egész szeminárium idején látható. A résztvevők a szeminárium során kártyákra jegyzik fel a felismeréseiket s ezeket ragasztják aztán a fa ágaira, esetleg rövidebb személyes kommentárt fűzve hozzá. Így a felismerések mindenki számára láthatóak, azaz nyilvánosak lesznek. A szeminárium végén mindenki magával viszi a saját felismerésgyümölcsét. Egyszavas visszajelzések Ha megvan annak a veszélye, hogy a visszajelzések túl részletesek s így kimerítik az időkereteket, érdemes az egyszavas visszajelzések módszerét alkalmazni. Ennél megkérik a résztvevőket, hogy a A mai nap számomra. volt mondatot egy szóval egészítsék ki. A résztvevők előtte röviden átgondolhatják válaszukat. Célkorong A megbeszélés végén kifüggesztenek egy papírt, amelyre célkorongot festenek. Ezt a célkorongot különbözű szeletekre osztják fel (pl.: szervezés, hangulat, tanulási eredmény, célelérés). A résztvevők minden mezőbe ikszet tesznek, vagy jelölő pontot ragasztanak. Minél közelebb helyezkedik el a jelölés a középponthoz, annál elégedettebb az érintett területtel, s minél távolabb van tőle, annál elégedetlenebb. Végül közösen értékelik ki a célkorongot. A bemutatott módszereken kívül számos további létezik még, amelyek közül helyzet-és hangulatfüggően válogathatunk. Ezekről részletesebb leírás található a Folyamatkísérés című Képzési Kézikönyv 1. fejezetében. Minden módszerben közös mind a pozitív, mind a kritikus visszajelzésekre való irányultság. A cél egy közös hangulatkép megrajzolása s a szemináriumi hibák kijavításának lehetővé tétele. www. gala-prozessbegleiter.de 18