Alapadatok... 5 Év választás... 5 Saját cég adatai... 5 Áfa értékek... 5 Számlarend... 6 Költségbontás... 6 Dolgozó törzsadatok... 7 Utca.8 Utca típus

Átírás

1 Felhasználói Kézikönyv - Servantes Menetlevél modul 1

2 Alapadatok... 5 Év választás... 5 Saját cég adatai... 5 Áfa értékek... 5 Számlarend... 6 Költségbontás... 6 Dolgozó törzsadatok... 7 Utca.8 Utca típusok 8 Helységek 9 Titulusok...10 Dolgozók besorolása 10 Dolgozó felvitele Dolgozó módosítása, törlése Gépjármű törzsadatok Üzemanyagok...15 Kenőanyagok 18 Üzemanyag korrekció (alap)...19 Üzemanyag korrekció (speciális) 20 Gépjármű csoportok 20 Menetlevél sorszámtartomány 21 Sorszámtartományból üres menetlevél generálása..22 Gépjármű felvitele Gépjármű módosítása Munkanaptár szerkesztése Távollétek

3 Bérkorrekciók, Járatok Pótlékok Műszakok Ügyelet típusok Ügyelet naptár rögzítése Javítás típusok Irányok Feldolgozás Menetlevél felvitel Menetlevél módosítása Munkaidő rögzítése Gépjármű javításának felvitele Gépjármű javításának módosítása Tankolás átvétele Generált üres menetlevél kitöltése, felhasználása Menetlevél felvitele generált menetlevélből Gépnapló felvitele, módosítása, törlése..50 Nyomtatás Dolgozók Gépjárművek Rendszám szerinti lekérdezés Teljes lista Üzemanyag kihasználtság Üzemanyag árváltozás Kenőanyag felhasználás Kenőanyag kihasználtság Költségviselő, munkaszám Munkaidő listázása Fordulók listázása

4 Javítási munkák Főkönyvi lekérés Üzemanyag megtakarítás/túlfogyasztás Dolgozók bérkartonja Adatátadás Adatátadás Servantes rendszeren belül Menetlevél költségfelosztás felvitele...59 Menetlevél költségfelosztás módosítása.61 Adatátadás külső rendszer felé Távollét átadás.62 Egyszeri kifizetések átadása 62 Karbantartás

5 Alapadatok Itt kell feltölteni azokat az adatokat, amelyek a program működéséhez szükségesek. Év választás A Servantes Integrált Vállalatirányítási Rendszer rendelkezik az időgép alapú technológiával, amely lehetővé teszi, hogy a felhasználó dolgozhat, módosíthatja az időszak adatait, illetve betekintést nyerhet más időszak adataiba. Ez a technológia olyan szabadságot tesz lehetővé a munkavégzésben, amely által akár több időszak adatait is lehet egyidejűleg kezelni. A [Rendben] kapcsoló megnyomásával beléphetünk a választott időpontra, a [Kilépés]-sel kiléphetünk a rendszerből. Saját cég adatai Az 'Alapadatok' menüpontból a 'Saját cég adatai' kiválasztása, majd a feljövő ablak mezőibe a vállalat adatait kell begépelni, az adatok tárolására nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. Amennyiben nem kívánjuk tárolni, a [Mégsem] gombot válasszuk. A számla nyomtatása során ezen információk fognak megjelenni a számlakibocsátó cég adataiként. Áfa értékek A későbbiekben meghatározandó üzemanyag és kenőanyag áraihoz tartozó áfa kulcsokat a felhasználó tölti fel ebben a menüpontban, amelyek majd ezáltal válnak választhatóvá az egyes tételeknél. 5

6 Új áfa kulcs felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az áfa értéke mezőt, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót az érték mentéséhez. Meglévő áfa kulcs módosításához jelöljük ki az értéket, nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, végezzük el a módosítást, majd mentsük a tételt. Változás nélküli kilépéshez nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót Számlarend Ez a menüpont arra funkcionál, hogy a felhasználó betekintést nyerjen a cég számlarendjébe, így a cég által alkalmazott főkönyvi számok listájába. A menüre rákattintva megjelenik a számlarend. Itt csak a főkönyvi számokat tudjuk megjeleníteni, módosítani nem tudunk. A [Vissza] gomb megnyomásával kiléphetünk ebből az ablakból. Költségbontás Ezen menüpont különösen azok számára fog nagy jelentőséggel bírni, akik munkaszámrendszert alkalmaznak. A munkaszámok további csoportosítási és bontási lehetőséget kínálnak fel a költség, ráfordítás és bevétel elszámolás terén. 6

7 Új munkaszám felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót. Az első lépésben ki kell választani a költségbontás típusát. A költségbontás típusa arra utal, hogy a milyen szintig kívánjuk alábontani a munkaszám struktúrát. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a 3-as bontás esetén max. 3 szintig lehet alábontani a munkaszámrendszert. A munkaszámrendszer kialakításához maximum 20 karaktert használhatunk fel. A következő lépésben megadjuk a szintekhez kapcsolódó munkaszámokat, valamint az ehhez kapcsolódó megnevezését. A [Módosítás] gomb megnyomásával a már felvitt munkaszámokon, illetve azok megnevezésein és alábontásain tudunk módosítani. A [Törlés] gomb megnyomásával a már felvitt munkaszámot lehet törölni, mindaddig, amíg az adott munkaszámot nem rendeltük egyetlen tételhez sem, legyen az a Servantes rendszer bármelyik modulja. Az [Alábontás] kapcsoló által a már felvitt és előzetesen kijelölt munkaszámokat tudjuk alábontani. A [Mégsem] kapcsoló segítségével a felvitelt, alábontást és a módosítást vethetjük el, illetve kiléphetünk az ablakból. Dolgozó törzsadatok Itt kell feltölteni azokat a törzsadatokat, amelyek nélkülözhetetlenek a továbbiakban az egyes dolgozók rögzítéséhez a programban. 7

8 Utca Ebben a menüpontban rögzíthetjük, illetve módosítjuk az utcák megnevezését. A [Felvitel] kapcsoló megnyomása által új utca megnevezést vihetünk fel. A [Módosítás] kapcsoló által pedig a már rögzített megnevezéseket tudjuk megváltoztatni. Amennyiben ha ki akarunk lépni ebből az ablakból, akkor nyomjuk meg a [Mégsem] gombot. Utca típusok Ebben a menüpontban az utcák típusait lehet rögzíteni, illetve módosítani. Ilyenek pl. a tér, út, utca, köz stb. A [Felvitel] kapcsoló megnyomása által új utcatípust vihetünk fel. A [Módosítás] kapcsoló által pedig a már rögzített utcatípusokat tudjuk megváltoztatni. Amennyiben ha ki akarunk lépni ebből az ablakból, akkor nyomjuk meg a [Mégsem] gombot. 8

9 Helységek A települések neveit lehet rögzíteni és módosítani ebben a menüpontban. A [Felvitel] kapcsoló megnyomása által új települést vihetünk fel. A [Módosítás] kapcsoló által pedig a már rögzített településnevek tudjuk megváltoztatni. Amennyiben ha ki akarunk lépni ebből az ablakból, akkor nyomjuk meg a [Mégsem] gombot. 9

10 Titulusok Az egyes dolgozók neve előtti titulusok törzsadatként való rögzítését ill. annak módosítását teszi lehetővé ez a menüpont. (pl.: Dr., Özv., Ifj., Idb ) A felvitel után lesznek ezek az adatok hozzárendelhetőek az egyes dolgozókhoz a dolgozó felviteli képernyőn. Új titulus felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a Titulus megnevezése mezőt. Az adat tárolásához nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, amennyiben mégsem kívánjuk elmenteni az új titulust, nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót. Meglévő titulus módosításához kijelölés után nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, írjuk át a megnevezést, majd mentsük el a változtatást. Képernyőből a [Mégsem] kapcsolóval, vagy a léphetünk ki. gombbal Dolgozók besorolása Ebben a menüpontban vihetjük fel a különböző dolgozói besorolásokat, mint például sofőr, rakodó, szerelő stb., amelyeket majd a következő menüpontban hozzárendelhetünk a dolgozóhoz. 10

11 Új besorolás felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a megnevezés mezőt. Az adat tárolásához nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, amennyiben mégsem kívánjuk elmenteni az új besorolást, nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót. Meglévő besorolás módosításához kijelölés után nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, írjuk át a megnevezést, majd mentsük el a változtatást. Képernyőből a [Mégsem] kapcsolóval, vagy a léphetünk ki. gombbal Dolgozó felvitele Ebben a menüpontban adhatjuk hozzá a dolgozói állományhoz az egyes dolgozóinkat, akik valamilyen kapcsolatban lesznek a gépjárművekről készült menetlevelekkel (sofőrök, rakodók, szerelők). 11

12 A dolgozók adatainak felvitelére szolgáló képernyő két fülből áll. Az {Alapadatoknál} adhatjuk meg a dolgozót beazonosító adatokat, mint például a vezetéknév, keresztnév, cím stb.a képernyő alsó részében található adatok szolgálják az alapot a program munkaidő ill. munkabér számításához (alapbér, napi munkaidő, munkanaptár). Jelölhetjük, ha egy adott dolgozó kilépett a cégtől, ez esetben menetlevél felvitelekor ő már nem lesz többé kiválasztható. A {Kiegészítő adatok} fülön a dolgozóhoz tartozó egyéb, tájékoztató jellegű információt tudunk rögzíteni. Miután minden kívánt adatot felvittünk, ezeket a [Mentés] kapcsoló segítségével tudjuk megőrizni, a [Mégsem] kapcsoló megnyomása után az adatok tárolása nélkül kiléphetünk az ablakból. 12

13 Dolgozó módosítása, törlése Amennyiben egy már korábban felvitt dolgozó adataiban szeretnénk változtatni, használjuk ezt a menüpontot. Az adott dolgozó kiválasztásához először a dolgozó keresése képernyőn kell megadnunk valamely, a dolgozót beazonosító adatot, majd nyomjuk meg a [Keresés] kapcsolót. Amennyiben az itt feltüntetett paraméterek nem lennének megfelelőek, vagy a találati listát több paraméter együttes megadása által kívánjuk szűkíteni, használjuk az [Összetett keresés] kapcsolót. 13

14 Az összetett keresés valamennyi kereső képernyőn megtalálható a teljes rendszerben és rugalmas feltétel megadást tesz lehetővé 4 egymással tartalmilag összefüggő legördülő mező, és a zárójelezési funkció által. Itt kell pipálni, ahhoz, hogy a zárójelezési funkció használható legyen Az 1. és 5. mező a zárójeleké. A 2. mezőben válasszuk ki, hogy mely paraméterre szeretnénk keresni, a 3.-ban határozzuk meg, hogy az adott paraméterhez általunk kézzel megadandó karakterek (4. mező) hogyan viszonyulnak a teljes keresett megnevezéshez, számértékek esetén a teljes állományhoz. Az utolsó mezővel az első és az esetlegesen következő további sorok egymáshoz való viszonyát határozhatjuk meg (és/vagy) Mindezek után a keresés elindításához nyomjuk meg a [Keresés] kapcsolót. A találati képernyőn felajánlott listából kijelöléssel, majd a [Rendben] kapcsoló megnyomásával válasszuk ki a módosítandó dolgozót. 14

15 Ezek után végezzük el a kívánt módosítást, majd a [Mentés] kapcsolóval mentsük el a változtatást. Amennyiben téves felvitel miatt törölni szeretnénk a dolgozót, akkor azt az azonos elnevezésű kapcsolóval tehetjük meg. Gépjármű törzsadatok Itt tölthetjük fel azokat az adatokat, amelyek segítségünkre szolgálnak majd - egy-egy menetlevél rögzítése alapján - a program által kiszámolt üzemanyag ill. kenőanyag kihasználtság megállapításához, vagy a Főkönyv felé átadandó költségek megállapításához. Továbbá segítik a menetlevél kitöltésének gyorsaságát és pontosságát bizonyos pontokon. Üzemanyagok Az egyes, gépjárművekhez használt üzemanyag típusokat, valamint a hozzájuk tartozó árakat, áfa kulcsokat és a Főkönyv modul felé átadandó főkönyvi számokat adhatjuk itt meg. 15

16 Ez a képernyő három részből áll. Az {Üzemanyag} fülön adhatjuk meg az üzemanyagok megnevezését, az áfa értékét, valamint azokat a költség, ill. készlet főkönyvi számokat, amelyek a Főkönyv felé történő adatátadáshoz szükségesek. Amennyiben Önök nem használnak Főkönyv modult, úgy az utóbbi adatok kitöltésével nem kell foglalkoznia. Az adatok felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a mezőket, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A másik két fül használatával adhatjuk meg az itt sorakozó üzemanyagok elszámolásához használatos aktuális árakat, ezért először itt jelöljük ki az egér segítségével azt a sort, amelyikhez az árat a következő fülek valamelyikén hozzá szeretnénk rendelni. 16

17 Itt látszik, hogy éppen melyik üzemanyaghoz rögzítjük az árat. A {Kereskedelmi ár} fülön az adatok felvitele előtt győződjünk meg róla, hogy valóban annál az üzemanyagnál vagyunk, ahová árat szeretnénk rögzíteni. Ezután nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az üres mezőket, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsoló használatával elkerülhetjük a felvitt adatok tárolását. Ugyanezzel a szisztémával járjunk el az {APEH szerinti ár} fülön amennyiben az üzemanyag elszámolás alapját az APEH szerinti ár adja. 17

18 Kenőanyagok A gépjárműhöz használt kenőanyagokat külön tartja nyilván a program. Az üzemanyagok menüpont szisztémájához hasonlatosan kell itt is eljárnunk. Új kenőanyag felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a megnevezést, majd a mentéshez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval a mentést lehet elkerülni. Amennyiben már meglévő kenőanyagot szeretnénk módosítani, nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, végezzük el a módosításokat, majd mentsük el az adatot. Az ár hozzárendeléséhez először jelöljük ki az adott kenőanyagot, majd az {Ár} fülön nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat, majd mentsük el őket. 18

19 Itt látszik, hogy melyik kenőanyaghoz rögzítjük éppen az árat. Üzemanyag korrekció (alap) Az itt megadott alap üzemanyag korrekciók fogják az alapját képezni az egyes menetleveleken rögzített km bontásnak, az itt megadott szorzók alapján automatikusan módosítja a program a meghatározott normától eltérő üzemanyag felhasználást. Állítsuk be a szorzó értékeket, majd ezek tárolására nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval változtatás megőrzése nélkül léphetünk ki a képernyőből. 19

20 Üzemanyag korrekció (speciális) A vállalkozás tevékenységéből, ill. az egyes gépjárművekkel végzett munkából adódóan esetenként más-más egyéb üzemanyag korrekció használatának van létjogosultsága. Ebben a menüpontban ezért rugalmasan adhatja meg a felhasználó, hogy a fenti korrekciókon kívül melyeket szeretné még használni az üzemanyag pontos elszámoláshoz. Ezeket a korrekciókat majd az egyes menetlevelek rögzítésekor rendelhetjük a menetlevélhez. Az üzemanyag elszámolás km vagy üzemóra alapján történhet, ezt a gépjárműnél kell beállítani. Amennyiben speciális korrekciót szeretnénk használni (pl.: km elszámolású gépjárműnél üzemórás korrekciót), akkor azt a Menetlevél felvitelekor az Alapadatok fülön az induló és leálló üzemóránál valamint az üzemanyag korrekciónál is fel kell vinni, ugyanolyan óraszámmal, hogy a nyomtatványokon helyesen jelenjenek meg a számított értékek és az óraszám is. Egy új korrekció rögzítéséhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, majd töltsük ki az adatokat. A [Mentés] kapcsolóval menthetjük a felvitt adatokat, míg a [Mégsem] segítségével elvethetjük azokat. Amennyiben módosítani szeretnénk egy már korábban felvitt korrekcióban, használjuk a [Módosítás] kapcsolót, majd a változtatások után mentsük a tételt. Gépjármű csoportok A későbbi gépjármű rögzítésére/módosítására szolgáló menüpontokban az egyes gépjárművek csoportokba való besorolásához itt kell létrehoznunk a csoportokat. Ezek a csoportok a rendszerből kinyerhető nyomtatványokon való megjelenítést, a csoportokra való szűrést hivatottak szolgálni. Egy új csoport felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a megnevezést, majd mentsük el a [Mentés] kapcsolóval. A [Mégsem] segítségével az adatok tárolása nélkül léphetünk ki a képernyőből. Már meglévő csoport módosításához nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót végezzük el a módosítást, majd mentsük el az adatot. 20

21 Menetlevél sorszámtartomány Ebben a menüpontban az egyes gépjárművekhez lehet megadni annak a menetlevél tömbnek a sorszámtartományát, amelyet ténylegesen használnak hozzá. Ez minden egyes menetlevél rögzítésénél kiküszöböli a hibázási lehetőséget, ugyanis amennyiben a rendszám és a tartomány nem stimmel, figyelmeztető üzenetet ad a program. Új sorszámtartomány felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat, majd a [Mentés] kapcsoló segítségével mentsük el az adatokat. Az utolsó használat dátumát csak akkor töltsük ki, ha már nem kívánunk menetlevelet rögzíteni az adott tartományhoz, ugyanis ilyenkor nem fogja automatikusan behozni a program a rendszámot a sorszám megadása után. A [Mégsem] kapcsolóval az adatok tárolása nélkül léphetünk ki a képernyőből. Már meglévő tartományban való módosításhoz nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, majd a módosítás elvégzése után mentsük el a tételt. 21

22 Sorszámtartományból üres menetlevél generálása Ahhoz, hogy a programból tudjunk üres menetlevelet nyomtatni, először itt kell generáltatni azok sorszámait. Az adott gépjármű kiválasztása után megjelenik, hogy milyen sorszámtartomány van már rögzítve a gépjárműhöz, majd a képernyőn látható Generálható sorszámok kapcsoló segítségével megnézhetjük, hogy sorszámok vannak már felhasználva és mely sorszámokból lehet üres menetlevelet generáltatni. Ezek után nyomjuk meg a Generálás kapcsolót. 22

23 Gépjármű felvitele A törzsadatok feltöltése után neki foghatunk a gépjárműparkunkat képző járművek egyenkénti rögzítéséhez. A gépjármű rögzítésére szolgáló képernyő négy fülből áll. Az {Alapadatok} fülön vihetjük fel többek között azokat az információkat, amelyek elsődlegesen beazonosítják a gépjárművet, valamint az üzemanyag elszámolás alapját képző normatívákat. A mezők többségének a megnevezése és így a funkciója is egyértelmű, ezt itt nem részletezzük. De kiemelnénk az Eszköz sorszáma, mely az adott gép nyilvántartására szolgál, Kártyaazonosító, mely információ a gépjármű benzinkúton való tankolásához szükséges illetve a Kilométer szorzó, mely akkor használatos, ha a gépjárművön nem a gyári kerékméret van, és szükségessé válik a futott kilométer pontosítása. A legördülő mezők kitöltése egy pipálással kezdődik, utána felszabadul az a lista, amelyet már a fent tárgyalt menüpontokban alakítottunk ki, ezekből választhatunk az egyes járműveknél. Ezekben a mezőkben kell pipálni ahhoz, hogy választhatóvá váljon a listát tartalmazó legördülő menü. 23

24 Az {Üzemanyag korrekciók} fülön választhatjuk ki és rendelhetjük hozzá az adott gépjárműhöz a fent tárgyalt speciális üzemanyag korrekciók valamelyikét. A [Felvitel] kapcsoló megnyomásával előjön az a lista, ahonnan kijelöléssel és a [Rendben] kapcsoló megnyomásával ki lehet választani a kívánt korrekciót. Amennyiben szeretnénk a gépjármű adatai közül törölni az adott korrekciót, nyomjuk meg a sor végén lévő ikont. Ezen a képernyőn kell beállítani egy legördülő menü segítségével, hogy norma szerinti, vagy számla szerinti üzemanyag elszámolást kívánunk használni ennél a járműnél (ez a későbbiekben tárgyalt költségfelosztás forintos meghatározását is megalapozza). 24

25 Az {Egyéb adatok} fülön egyéb, a gépjárműhöz tartozó információt tudunk rögzíteni. 25

26 A {Változások} fülön a gépjármű bizonyos adatainak változásait tudjuk rögzíteni és így nyomon követni. Gépjármű módosítása Az előzetesen felvitt gépjárművek adataiban ebben a menüpontban tudunk változtatni. Első lépésben meg kell keresni azt a gépjárművet, amelyben módosítani szeretnénk valamilyen paramétert, itt csak az összetett keresési képernyővel tudjuk ezt megtenni. Az összetett keresés funkciót a dolgozók módosítása menüpont alatt már tárgyaltuk. Amennyiben bármilyen paraméter megadása nélkül rögtön a [Keresés] kapcsolót nyomjuk meg, az összes állományban lévő gépjárművet kilistázza a program. Innen kijelöléssel és a [Rendben] kapcsoló megnyomásával léphetünk tovább. Végezzük el a képernyőn a kívánt módosításokat, majd a [Mentés] kapcsoló segítségével mentsük el az adatokat. A [Mégsem] kapcsolóval változtatások megőrzése nélkül léphetünk ki a képernyőből. Munkanaptár szerkesztése A modul képes munkaidő adatok rögzítésére, akár a menetlevél felvitelekor, akár a későbbiekben tárgyalandó külön menüpontban. A munkaidő adatok alapját képezheti a 26

27 munkaidőnaptár, amely szerkeszthetőségével lehetőséget biztosít a gyakorlati életnek megfelelő adatok rögzítésére. Több munkaidő naptárat is létrehozhatunk a programban, és ezeket igény szerint az egyes dolgozókhoz hozzárendelhetjük, ezzel gyakorlatilag személyre szabottan beállíthatjuk, hogy kinek, mikor van munkanapja, ill. pihenőnapja. Új munkanaptár rögzítéshez első lépésben nyomjuk meg az [Új típus] kapcsolót és adjunk a készülő naptárnak egy megnevezést, majd ennek jóváhagyásához nyomjuk meg a [Rendben] kapcsolót, elvetéséhez a [Mégsem] kapcsolót. Ezután a típus mezőben gördítsük le a listát és válasszuk ki az imént rögzített megnevezést. Innentől kezdve beállíthatjuk, hogy az egyes napok munkanap, pihenő nap, vagy fizetett ünnepként szerepeljenek ebben a naptárban. Ehhez kattintsunk az adott napra az egérrel és 27

28 látni fogjuk, hogy egy-egy új kattintással változik a dátumnál a munka, pihenő és fizetett ünnep felirat. Miután egy adott hónapot beparamétereztünk, a dupla nyíl segítségével tudunk a következőre lépni. A beállítások elvégzése után a [Vissza] kapcsolóval léphetünk ki a képernyőből. Távollétek A dolgozók távollétének jogcímeit tartalmazó menüpont ez. A program tartalmaz 54 alap távollétet, de ezek igény szerint bővíthetők. Új távollét típus felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, adjuk meg az adatokat, majd mentsük el a felvitt tételt a [Mentés] gombbal. Az egyes távollét típusokhoz alapértelmezett költséghelyet rendelhetünk hozzá. Az adott távollét kijelölése után nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, adjuk meg a költséghelyet, majd mentsük el a [Mentés] kapcsolóval. A [Mégsem] kapcsolóval az adatok elmentése nélkül léphetünk ki a képernyőből. Az átadó kódnak csak akkor van jelentősége, ha a távollét adatait idegen rendszer felé kívánják átadni. Ehhez kérje a Parallel Kft. munkatársainak segítségét. 28

29 Bérkorrekciók, Járatok Ebben a menüpontban azokat a bért módosító adatokat tudjuk előzetesen felvinni, amelyek alkalmanként előfordulnak és módosítják a menetlevélen rögzített munkabér alapját jelentő adatokat. Az itt összeállított bérkorrekció lista majd a menetlevelek rögzítésekor lesz kiválasztható és hozzárendelhető egy-egy menetlevélhez. Új bérkorrekció, vagy járat felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, majd töltsük ki értelemszerűen az adatokat. A felvitt adatokat a [Mentés] kapcsolóval tudjuk elmenteni, a [Mégsem] kapcsolóval elvetni. Amennyiben már meglevő bérkorrekciót szeretnék módosítani, jelöljük ki a rácson az egérrel az adott tételt, majd nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót. A módosítás elvégzése után mentsük el a változtatásokat. Pótlékok Szintén a menetlevéllel kapcsolatban lévő dolgozók (sofőr, rakodó, szerelő) munkaidő rögzítéséhez és béréhez kapcsolódnak a különböző felszámított pótlékok. A program tartalmaz alapvető pótlék fajtákat, ezek természetesen a [Felvitel] kapcsolóval bővíthetők. 29

30 Egy pótlék megnevezésén kívüli egyéb paramétereinek megadásához nyomjuk meg a módosítás kapcsolót, majd írjuk be a használni kívánt adatokat. Ezek mentéséhez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, elvetéséhez a [Mégsem] kapcsolót. Műszakok Dolgozóink több műszakban dolgozhatnak és ezeknek a műszakokhoz tartozó paraméterek kialakítása szabadon összeállítható a felhasználó által a programban. Új műszak felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki a képernyőn az adatokat, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót a mentéshez. Alapértelmezett pótlék műszakhoz rendeléséhez pipáljuk be a mező előtti kis mezőt, majd válasszunk a legördülő menüből. A [Mégsem] kapcsolóval változtatás nélkül léphetünk ki a képernyőből. 30

31 Ügyelet típusok Munkaidő adatok rögzítéséhez az egyes ügyelet típusok felvitele itt történik. Új ügyelet felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót az adatok mentéséhez. A [Mégsem] kapcsolóval változtatások nélkül léphetünk ki a képernyőből. Egy meglévő ügyelettípus módosításához nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, majd végezzük el a változtatásokat és mentsük el az adatokat. 31

32 Ügyelet naptár rögzítése Ez a menüpont jelenleg fejlesztés alatt van. Javítás típusok A gépjárművek javításainak nyilvántartásához előzetesen itt kell felvinni a javítás típusokat. Új javítás típus felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat, majd a mentéshez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. Már meglévő javítás típus módosításához nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, végezzük el a módosításokat, majd mentsük el az adatokat. A [Mégsem] kapcsolóval a változtatások elmentése nélkül léphetünk ki a képernyőből. 32

33 Irányok A gépjárművek által teljesített fordulók irányaihoz előzetesen itt kell felvinni a megfelelő irány típusokat. Új irány felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat, majd a mentéshez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. Már meglévő irány módosításához nyomjuk meg a [Módosítás] kapcsolót, végezzük el a módosításokat, majd mentsük el az adatokat. A [Mégsem] kapcsolóval a változtatások elmentése nélkül léphetünk ki a képernyőből. 33

34 Feldolgozás Az alapadatok feltöltése után a Feldolgozás menüpontjai alatt lehet rögzíteni a menetleveleket, munkaidőadatokat és a gépjárművek javításait. Menetlevél felvitel A gépjárművezető által már kitöltött, papír alapú menetleveleket ebben a menüpontban lehet utólag felrögzíteni a programba, hogy azok adatai alapján pontos információkat kapjunk - kihasználva az elektronikus forma rugalmas csoportosítási/megjelenítési lehetőségeit - elsődlegesen az üzem-, és kenőanyag felhasználásról, kihasználtságról, továbbá a fordulókról, megtett távolságokról, stb Az {Alapadatok} fülön a sorszám megadásával automatikusan megjelenik az adott tartományhoz tartozó rendszám (alapadatok előzetes beállítása esetén). A Vezető 34

35 kiválasztásakor a program ellenőrzi, hogy az adott sofőrnek érvényes-e a vezetői engedélye és amennyiben már lejárt a jogosítványa, úgy feldob egy figyelmeztető üzenetet a program. A Teljes út hossza szintén automatikusan számítódik az indulási és Leállási óraállás megadása esetén, vagy fordítva a Leállási óraállás számítódik, amennyiben a Teljes út hosszát megadjuk. Ugyanígy a Teljes üzemóra és az Összes munkaóra is az indulási és leállási értékek alapján számítódik. (ehhez állítsuk be: Karbantartás/Globális rendszeradatok/menetlevél/teljes út hosszának automatikus számítása) A többi adatot értelemszerűen kell kitölteni. Amennyiben a tankolás benzinkúton történik, tegyünk pipát az előtte lévő mezőbe, ezzel aktívvá válik az utána lévő mező és beírhatjuk a tankolt mennyiség. A {Fordulók} fülön van lehetőség annak az információnak a rögzítésére, hogy az aznap megtett út hány fordulóból állt, ill. milyen volt az adott forduló iránya (itt az Alapadatok\Irányok menüpontban felvitt tételek közül választhatunk), mekkora súlyt 35

36 szállított a jármű. Az első oszlop nem a sorszámot, hanem a megtett forduló darabszámát jelenti. Egy forduló felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, töltsük ki az adatokat beírással, vagy legördülő menüből való kiválasztással (ahol ezt a jelet látjuk a mezőben, az legördülő mezőt jelent: vagy a sor végén lévő ) Sort törölni kijelölés után a [Törlés] kapcsoló megnyomásával, ikon segítségével lehet. A {Kilométerbontás} fülön lehet szétbontani a megtett kilométereket út típus szerint, ezekhez a korrekciókhoz előzetesen beállítottuk a szorzókat, ami alapján számolja a program az alap üzemanyag korrekciót. Alul a Km egyenleg mezőben láthatjuk azt az értéket, amellyel eltér a az {Alapadatok} fülön megadott Teljes út hossza az itt szétbontott kilométerek összegétől. 36

37 Az {Üzemanyag korrekciók} fülön kiválaszthatjuk azokat a speciális korrekciókat, amelyeket korábban az Alapadatok menüpontban előzetesen felvittünk. Egy speciális korrekcióhoz nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, és kijelölés, majd a [Rendben] kapcsoló megnyomása után válasszuk ki a rögzíteni kívánt üzemanyag fogyasztást befolyásoló tényezőt. 37

38 Ezután már csak a mennyiséggel kell kiegészítenünk a képernyőt. Egy adott sor törlését kijelölés után a [Törlés] kapcsolóval, vagy a sor végén látható érhetjük el. ikon megnyomásával A {Költségviselők} fül használatának akkor van értelme, ha a cég használ 6/7-es számlaosztályt, illetve munkaszámokat a költségek bontására. Új sor felviteléhez nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót. A képernyőn az időtartamot, megtett utat és a költségbontást a felhasználó tölti ki, a költségviselő automatikusan kitöltődik az alapértelmezett költségviselővel, amennyiben azt a gépjármű felvitelekor előzetesen megadtuk. A nem kívánt sort kijelölés után a [Törlés] kapcsoló, vagy a sor végén lévő törölni. ikon megnyomásával lehet 38

39 A {Vezetők, rakodók} fülön a program hozza az {Alapadatok} fülön felvitt vezetőt és a ledolgozott óraszámot. Amennyiben más dolgozó is kapcsolódik az adott menetlevélhez, nyomjuk meg a [Felvitel] kapcsolót, keressük meg a dolgozót az ilyenkor feljövő kereső képernyő segítségével. Amennyiben törölni szeretnénk az adott sort, kijelölés után nyomjuk meg a [Törlés] kapcsolót, vagy a ikont. A képernyő alsó felében a bérkorrekciók, járatok elnevezésű menüpontban előzetesen felvitt tételeket rendelhetjük hozzá a menetlevélhez, amely befolyásolja dolgozó bérét. Miután befejeztük a menetlevél adatainak kitöltését valamennyi fülön, nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót az adatok megőrzéséhez. Amennyiben valami miatt mégsem kívánjuk megtartani a felvitt adatokat, válasszuk a [Mégsem] kapcsolót. A mentés után aktívvá válik az utolsó fülön a kapcsoló a dolgozó sorának végén. Ezzel a kapcsolóval azonnal elérhetővé válik a munkaidő adatok rögzítése menüpont, ahol további adatokat határozhatunk meg a dolgozó munkaidejével kapcsolatban (pótlék, ügyelet, stb ) Ennek a funkciónak a részletes működését a Munkaidő rögzítése menüpont alatt tárgyaljuk. Amennyiben korábban már vittünk fel adatokat a munkaidő rögzítése menüpontban, és ha aznapra menetlevél rögzítésekor utolsó lépéskét újból fel akarunk vinni adatot a 39

40 munkaidőhöz, abban az esetben figyelmeztető üzenetet fogunk kapni. Ezen a figyelmeztető üzeneten az oké gombra kattintva feljön a munkaidő képernyő melyen megtekinthetők a korábban aznapra rögzített adatok. Menetlevél módosítása A korábban rögzített menetleveleket ebben a menüpontban érhetjük el akár betekintés, akár módosítás céljából. Első lépésként keressük meg valamely paramétere alapján a módosítani kívánt menetlevelet a már ismert kereső szisztémával. A keresés eredménye rácson kijelöléssel majd a [Rendben] kapcsoló megnyomásával hívjuk be azt a menetlevelet, amelyben módosítani szeretnénk. A módosítás mindaddig lehetséges, amíg át nem adtuk az adott menetlevelet a Főkönyv modul felé. (Természetesen, ha Önöknél nincs Servantes Főkönyv modul, akkor ilyen nem fog előfordulni). Végezzük el a kívánt módosításokat, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, a [Mégsem] kapcsolóval változtatások nélkül léphetünk ki a képernyőből. 40

41 Munkaidő rögzítése A dolgozók munkaidő adatainak rögzítésére szolgáló menüpont. Válasszuk ki azt a dolgozót, akinek szeretnénk a munkaidő adatait rögzíteni. Az ikon megnyomásával jön elő a dolgozó keresése képernyő Írjuk be az adott dátumot, amelyik napra szeretnénk az adatokat rögzíteni, majd nyomjuk meg a [Munkaidő adatok] kapcsolót. 41

42 A {Munkaidő, ügyelet} fülön a munkavégzés műszakját és az esetleges ügyeletet tudjuk megadni az [Új műszak felvitele] és az [Új ügyelet felvitele] kapcsolókkal. Sort törölni a sor végén lévő ikonnal lehet. A sor végén látható másik ikonnal megjegyzés beírására van lehetőség. A {Távollét} fülön a dolgozó távollétének okát és időtartamát tudjuk meghatározni az adott napra. Nyomjuk meg az [Új távollét felvitele] kapcsolót, majd a legördülő menüből válasszuk ki a megnevezést és írjuk be az óraszámot. Törölni a sor végi ikon megnyomásával lehetséges. 42

43 A {Közvetett, közvetlen költség} fülön a munka költségbontásait tudjuk meghatározni, amennyiben használ a cég ilyen fajta kimutatást. Új sor felviteléhez nyomjuk meg az [Új közvetett, közvetlen költség felvitele] kapcsolót, válasszuk ki a legördülő menüből a megfelelő költséget és írjuk be az óraszámot. 43

44 A {Költségbontás} fülön tudjuk rögzíteni azt, hogy az adott dolgozó által végzett munka óraszámban mérve, melyik munkaszámot terheli, amennyiben használ a cég ilyen fajta költségbontást. Ennek felviteléhez nyomjuk meg az [Új költségbontás felvitele] kapcsolót és válasszuk ki a legördülő menü segítségével a munkaszám listából a megfelelőt, majd írjuk be az óraszámot. Sort törölni a sor végén lévő ikon megnyomásával lehet. 44

45 A {Pótlékok} fülön a dolgozónak adott pótlékokat tudjuk kiválasztani szintén legördülő menü segítségével. Ennek természetesen előfeltétele az, hogy az alapadatoknál be legyenek paraméterezve az egyes pótlékokhoz tartozó értékek. Új sor felviteléhez nyomjuk meg az [Új pótlék felvitele] kapcsolót, majd válasszuk ki a pótlékot. Sort törölni a sor végén lévő ikonnal lehet. Amennyiben munkaidőt pótlólag rögzítünk (tehát nem menetlevélen keresztül) és azt szeretnénk, hogy a program automatikusan behozza a hozzá járó pótlékokat, abban az esetben a Karbantartás/Globális rendszeradatok menüpontban a Menetlevél fülön be kell pipálni a Pótlékok újra felajánlása munkaidő módosításakor opciót. Miután itt az utolsó fülön is kitöltöttük az adatokat, a mentéshez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval az adatok rögzítése nélkül léphetünk ki a képernyőből. Az elmentett munkaidő adatokban való módosításhoz újra be kell lépni az adott napba, az adott dolgozóhoz. Ilyenkor aktívvá válik a [Teljes törlés] kapcsoló, ennek segítségével akár az összes, az adott napra és adott dolgozóhoz felvitt adatokat egy gombnyomásra kitörölhetjük. Ezután az alábbi üzenetet fogjuk kapni. 45

46 Véglegesítéshez nyomjuk meg az [OK] kapcsolót. Gépjármű javításának felvitele Az egyes gépjárműveken végzett javításokat ebben a menüpontban lehet elektronikus formában rögzíteni. Ez a képernyő két fülből áll. Az {Alapadatoknál} lehet a rendszámot, javítás típusát (ezt előzetesen az Alapadatok menüpontban kell feltölteni), a javítás jellegét (külső vagy belső), a javítás dátumát, az aktuális kilométeróra, üzemóra állását, a következő ellenőrzés aktualitását, a felhasznált alkatrészeket, valamint a szerelőt meghatározni. A {Megjegyzés} fülön pedig egyéb megjegyzéseket tudunk beírni az adott javításhoz kapcsolódóan. 46

47 Az adatok rögzítéséhez nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, a [Mégsem] kapcsolóval változtatások elmentése nélkül léphetünk ki a képernyőből. Gépjármű javításának módosítása Amennyiben egy korábban rögzített javítást szeretnénk módosítani, azt ebben a menüpontban tudjuk elvégezni. Első lépésként keressük meg azt a javítást, amelyben módosítani szeretnénk, ehhez nyújt segítséget nekünk a már ismert összetett kereső képernyő. Adjuk meg a paramétereket, majd nyomjuk meg a [Keresés] kapcsolót, a képernyőből kilépni a [Mégsem] kapcsoló segítségével lehet. 47

48 A Keresés eredménye képernyőn jelöljük ki a keresett tételt, majd nyomjuk meg a [Rendben] kapcsolót. Ezután megjelenik ugyanaz a képernyő, amely egy új javításának felvitelekor, itt módosítsuk a kívánt adatokat, majd a [Mentés] kapcsolóval mentsük el azokat. Tankolás átvétele Amennyiben rendelkezik a cég kút programmal és onnan kívánják átemelni az adatokat, azt itt lehet megtenni. A két program összeegyeztetéséhez kérje a Parallel Kft. munkatársainak előzetes segítségét. 48

49 Írjuk be a dátumokat, majd a ikon segítségével határozzuk meg azt fájlt, amelyet szeretnénk beolvasni a rendszerbe. Ezután nyomjuk meg az [Adatfeltöltés] kapcsolót. A feldolgozásra alkalmatlan adatokról hibalistát kapunk, amennyiben viszont minden rendben van, az alábbi üzenet fog megjelenni a képernyőn. Generált üres menetlevél kitöltése, felhasználása Itt lehet a már korábban generált menetleveleket kinyomtatni. Először írjuk be a rendszámot, válasszuk ki, hogy milyen állapotú menetlevelet szeretnénk nyomtatni. Írjuk be a dátumot és a vezető nevét, majd nyomjuk meg a Mentés+Nyomtatás kapcsolót. A Mégsem kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből. 49

50 Menetlevél felvitele generált menetlevélből Itt lehet beírni a már nyomtatott és most feldolgozni kívánt menetlevél sorszámát kézzel, vagy vonalkód olvasóval. A sorszám beírása után üssünk entert, ezután be fog jönni a Menetlevél felvitele képernyő, ahol az ismert módon felvihetjük a hiányzó adatokat. Gépnapló felvitele, módosítása, törlése A helyváltoztatásra nem képes munkagépek gépnaplójáról lehet az adatokat ebben a menüpontban felrögzíteni. A képernyő teljes egészében megegyezik a Menetlevél felvitele menüpontban látottakkal és a gépnapló információk, ugyanúgy megjelennek az összes nyomtatványon is, mint a menetlevél információk. Nyomtatás Az előző menüpontokban történt adatrögzítés után itt lehet kinyerni különböző nyomtatványokon azokat az információkat, amelyek segítik a munkát. Dolgozók A rendszerben rögzített dolgozókat, és a hozzájuk tartozó adatokat lehet kilistázni ezzel a funkcióval. 50

51 Tegyünk egy pipát a Besorolás előtt látható négyzetbe, válasszuk ki a dolgozó besorolását, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Szűrés] kapcsoló segítségével egyéb paraméterek megadására van lehetőség, ezzel szűkíthetjük, vagy bővíthetjük a megjelenítendő dolgozókat. Gépjárművek A rendszerben szereplő gépjárműveket lehet itt kilistázni, a hozzájuk tartozó adatokkal együtt. A [Nyomtatás] kapcsoló megnyomásával valamennyi gépjármű megjelenítésre kerül. A lista szűkítéséhez használjuk a [Szűrés] kapcsolót és adjuk meg a kereső képernyőn a további paramétereket. Rendszám szerinti lekérdezés Az egyes gépjárművek által megtett távolságról, tankolt üzemanyagról stb kapunk információt rendszám szerint részletesen, vagy összesítve. 51

52 Adjuk meg a Dátum mezőbe azt az időintervallumot, amelyre az elkészült menetlevelek adatai alapján szeretnénk megjeleníteni a nyomtatványt. A nyomtatványt lekérhetjük rendszám alapján akár egy gépjárműre is. Jelöljük ki a részletes, összesített vagy a záró km szerinti opciót, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsoló a képernyőből való kilépést szolgálja. Teljes lista A rögzített menetlevelek adataiból összeállított lista, amely a szűréseknek megfelelően információt ad pl.: a megtett útról, fordulókról, tankolásról, szállított tömegről stb 52

53 Jelöljük be a választott opciókat, amelyek szerint fogja a program megjeleníteni a nyomtatványt, jelöljük meg, hogy hova szeretnénk a nyomtatást végezni (képernyő, nyomtató, vagy excel, html formátum), majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből. Üzemanyag kihasználtság Ez a nyomtatvány arról ad tájékoztatást, hogy a norma szerinti szükséges üzemanyag fogyasztást mennyivel lépte túl a vezető. Írjuk be a Dátum mezőkbe azt az intervallumot, amelyik időszak adatait szeretnénk látni a nyomtatványon, jelöljük ki, hogy milyen csoportosításban jelenjenek meg az adatok, majd határozzuk meg, hogy hova szeretnénk nyomtatni (képernyő, nyomtató, vagy excel, html formátum), végül nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval léphetünk ki a képernyőből nyomtatás nélkül. Üzemanyag árváltozás Az üzemanyagok árváltozásait listázza ki a nyomtatvány időrendi sorrendben. Itt nincs szűrési képernyő. 53

54 Kenőanyag felhasználás A gépjárművekhez felhasznált kenőanyagokat listázza ki a nyomtatvány, a beállított szűrésnek megfelelően. Írjuk be a dátum mezőbe azt az intervallumot, amelyre szeretnénk lekérni a kenőanyag felhasználását a gépjárműveknek. Jelöljük be a csoportosítást, ahogy szeretnénk megjeleníteni a tételeket, majd határozzuk meg a nyomtatás helyét (képernyő, nyomtató, vagy a formátumát: excel, html) és nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval léphetünk ki a képernyőből. Kenőanyag kihasználtság A gépjárművekhez felhasznált kenőanyagok normától való eltérést listázhatjuk ki ezzel a menüponttal. 54

55 Írjuk be a Dátum mezőbe azt az intervallumot, amelyre szeretnénk lekérni a nyomtatványt. Jelöljük be, hogy rendszám, vagy vezető szerint csoportosítsa a tételeket, és hogy hova nyomtasson a program (képernyő, nyomtató, excel, html formátum), majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót, vagy a [Mégsem] kapcsolóval lépjünk ki a képernyőből. Költségviselő, munkaszám Ezen a nyomtatványon lehet megjeleníteni az egyes gépjárművek által megtett kilométerek, ledolgozott üzemórák, a költségviselők, munkaszámok kapcsolatát, a kenőanyag felhasználást és normát valamint a tankolt üzemanyag és az üzemanyag normát, amennyiben az egyes menetleveleken hozzárendeltük ezeket. A nyomtatvány lekéréséhez adjuk meg a dátumokat, igény szerint állítsuk be, hogy a szűrő képernyőn szereplő opciók közül mi alapján szeretnénk a nyomtatványt megjeleníteni, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval kiléphetünk a képernyőből. Munkaidő listázása A munkaidő adatok rögzítése után ezzel a nyomtatvánnyal lehet azokat kilistázni. 55

56 Egyetlen dologra kell itt ügyelni, hogy a megadott intervallum elejének és végének is ugyanabba a hónapba kell esnie. Jelöljük ki, hogy a képernyőre, nyomtatóra, vagy excel ill. html formátumba szeretnénk nyomtatni az adott nyomtatványt, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót. A képernyőből való kilépést a [Mégsem] kapcsoló segítségével érhetjük el Fordulók listázása A menetleveleken rögzített fordulókról kaphatunk ennél a nyomtatványnál részletes információkat. 56

57 Írjuk be az idő intervallumot, jelöljük be, hogy milyen szempont szerint szeretnénk listázni a fordulókat. Az utolsó két opcióválasztása esetén lehetőségünk van gépjármű csoportra is szűrni, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót a nyomtatáshoz. Kilépéshez nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót. Javítási munkák Ezen a nyomtatványon láthatjuk a korábban, a gépjárművekhez felrögzített javítások részletes adatait. A szűrőképernyőn megadhatjuk, mely időszak javításaira van szükségünk. Továbbá szűrhetünk még rendszám alapján a gépjárműre, a javítás típusára (külső, belső, mindkettő), illetve, hogy milyen javítást végeztünk a gépjárművön (olajcsere, szemle stb.) Főkönyvi lekérés 57

58 Ezen a nyomtatványon láthatjuk, hogy a főkönyv felé történő feladás, milyen főkönyvi számokat takar, ill. az egyes tételeknél mekkora költség jut a menetleveleken meghatározott költségviselőkre, munkaszámokra. Lehetőség van szűrni azokra az adatokra amelyeket még nem adtunk át a főkönyv modulba. Üzemanyag megtakarítás/túlfogyasztás Az üzemanyag megtakarításokat és túlfogyasztásokat listázza ki ez a nyomtatvány a megadott intervallumra szűrve, a tényleges tankolás és a számított norma alapján. Írjuk be a dátumokat, majd nyomjuk meg a [Nyomtatás] kapcsolót a nyomtatvány lekéréséhez. A képernyőből való kilépéshez nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót. Dolgozók bérkartonja Ezen a nyomtatványon jelennek meg a dolgozók munkaidő adatai, amelyek így segítségül szolgálhatnak a bérszámfejtésnek. 58

59 A Nyomtatás kapcsoló segítségével lehet nyomtatni a kartont. Adatátadás Az alapadatoknál beállított és a menetlevélen rögzített adatok alapján kiszámolt költségeket adhatjuk át a Főkönyv modul felé, amennyiben rendelkezünk ezzel a modullal. Lehetőség van a menetlevél adatainak egy másik rendszer felé történő átadására, ehhez kérje a Parallel Kft. munkatársainak előzetes segítségét. Adatátadás Servantes rendszeren belül Menetlevél költségfelosztás felvitele Ezen a képernyőn van lehetőség arra, hogy a benzinkúton tankolt üzemanyag értékét a számla alapján rögzítsük, majd a program által kiszámított felosztott költségeket átadjuk a Főkönyv felé. Ha a gépjárműnél az elszámoláshoz norma szerintit állítottunk be, akkor itt a megadott nettó értéket visszaosztva a tankolt mennyiséggel megkapjuk azt az egységár, amellyel a norma szerinti fogyasztást szorozza a program és így kapjuk meg az üzemanyag tényleges költségét forintban. Ha a számla szerinti elszámolást állítottuk be, akkor a számlán szereplő teljes nettó érték fog költségként jelentkezni forintban. 59

60 Írjuk be a dátum mezőbe azt az időszakot, amelyik menetlevélen rögzített tankolás értékét szeretnénk itt megadni. Töltsük ki a rendszám mezőt, majd üssünk Entert. Ilyenkor megjelennek a rácson az érintett menetlevelek, a tankolt üzemanyaggal együtt, ehhez már csak a számlán szereplő bruttó értéket, és az áfa kulcsot megadnunk. A sor végén lévő gomb megnyomásával még megtekinthető az adott menetlevél. Az adatok átadásához nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót, átadás nélküli kilépéshez pedig a [Mégsem] gombot. A főkönyv felé történő átadás előtt megtekinthető, hogy milyen főkönyvi számokkal, milyen munkaszámokra, költségviselőkre kerülnek az adott menetlevél adatai. Ehhez pipáljuk be a mezőt a képernyőn, majd nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. Ilyenkor megjelenik a Nyomtatványok között már tárgyalt Főkönyvi lekérés szűrési képernyője. 60

61 Miután megnéztük a nyomtatványokat, lépjünk ki a [Mégsem] kapcsolóval a fenti képernyőből. Ilyenkor a következő üzenetet kapjuk: Amennyiben itt [Igen]-t nyomunk, az adatok átkerülnek a Főkönyvbe, [Nem] válasz esetén sikertelen adatfeldolgozásról kapunk visszajelzést a programtól. Menetlevél költségfelosztás módosítása Ezen a képernyőn van lehetőség arra, hogy a már rögzített benzinkúton tankolt üzemanyag értékét módosítsuk, majd a program által kiszámított felosztott költségeket átadjuk a főkönyv felé. Egy tankolás adataiban való módosításra addig van lehetőség, amíg nem adtuk át az adatokat a Főkönyv felé. A módosításhoz írjuk be a dátumot, a rendszámot, majd a megjelenő sor(ok)on írjuk át a bruttó értéket, áfa kulcsot, amennyiben valóban módosítani kívánjuk az előzetesen felvitt 61

62 értékeket. Az adatok véglegesítéséhez és Főkönyv felé történő átadásához nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A módosítás elvetéséhez és az adatok átadása nélküli kilépéshez nyomjuk meg a [Mégsem] kapcsolót. Adatátadás külső rendszer felé A modulban lehetőség van arra, hogy a rögzített adatokat külső rendszer felé adjuk át. Ehhez kérje a Parallel Kft. munkatársainak előzetes segítségét. Távollét átadás A munkaidő adatok rögzítése alapján előállt dolgozói távollétekről készül egy fájl, amelyet egy idegen rendszer képes feldolgozni. Egyszeri kifizetések átadása Szintén a munkaidő adatok alapján az egyszeri kifizetésekről készíthetünk itt egy fájlt olyan formátumban, amelyet egy másik rendszer fogadni képes. Írjuk be a dátumokat, majd a ikon segítségével határozzuk meg az elkészülő fájl helyét. A fájl elkészítéséhez végül nyomjuk meg a [Mentés] kapcsolót. A [Mégsem] kapcsolóval fájl készítés nélkül léphetünk ki a képernyőből. 62

63 Karbantartás A Karbantartáshoz az alábbi menüpontok tartoznak: - Felhasználói menüpont - Rendszergazdai menüpont - Lokális rendszeradatok - Globális rendszeradatok A fenti menüpontokban szereplő paraméterek beállítása a szervezet sajátosságai alapján történik a Parallel Kft. szakembereinek segítségével. 63