KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 Az V. ISTVÁN KÖZGAZDASÁGI ÉS INFORMATIKAI SZAKKÖZÉPISKOLA KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA Sátoraljaújhely, 2004.

2 Bevezetés A Közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. törvény (a továbbiakban Kbt.) alapján az V. István Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola (a továbbiakban: Iskola) közbeszerzéseire vonatkozó eljárási és döntési ügyrendet az Iskola igazgatója (továbbiakban: Igazgató) a következők szerint szabályozza: 1.1 Személyi hatály 1. A szabályzat hatálya A szabályzat személyi hatálya az Iskolában munkára irányuló jogviszonyban foglalkoztatott személyekre terjed ki. 1.2 Tárgyi hatály A szabályzat tárgyi hatálya az Iskola azon árubeszerzéseire, építési beruházásaira ill. szolgáltatás megrendelésére terjed ki (beszerzés), amely a Kbt. rendelkezései szerint közbeszerzésre köteles. Jelen szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni azon beszerzésekre is, amelyek nem esnek a Kbt. hatálya alá, de a jelen szabályzatba foglaltak szerint az Iskola közbeszerzési ügyben eljáró Közbeszerzési Bizottsága megítélése szerint indokolt. 1.3 Időbeli hatály Jelen szabályzat a kihirdetésével lép hatályba és visszavonásig érvényes. 2.1 Közbeszerzés köteles beszerzések 2. Értelmező rendelkezések Az Iskola köteles a Kbt. 2. valamint a szerint árubeszerzései, építési beruházásai és szolgáltatásai megrendelései során közbeszerzési eljárást lefolytatni, amennyiben ezek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja vonatkozó jogszabály által a tárgyévre meghatározott értékhatárokat. 2.2 Az értékhatár értelmezése A közbeszerzés értékét a Kbt , a valamint a 298. által meghatározottak szerint kell megállapítani. 2.2 Az összeszámítás kötelezettsége Az azonos tárgyú közbeszerzés értékét az egyidejűleg vagy egy költségvetési éven belül részekre bontva feladott megrendelés esetén a részek együttes értéke teszi ki. Azonos tárgyúnak kell tekinteni azt az esetet is, amikor a közbeszerzés egyes tárgyainak rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg, vagy a beszerzésre egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni (Kbt 40. (2)). Az azonos tárgyú beszerzés szempontjából az Iskola összesített igénye az irányadó a közbeszerzési értékhatár megállapításánál. A 1/7

3 költségvetési törvény értékhatárainak, a Kbt-nek, valamint a mindenkori igények változásai miatt az eljárások lebonyolításának szükségességét évente felül kell vizsgálni. 2.4 Részekre-bontás tilalma Tilos a Kbt, ill. a szabályzat megkerülése céljából a beszerzést részekre bontani. A becsült érték kiszámítása során mindazon árubeszerzések vagy építési beruházások vagy szolgáltatások értékét egybe kell számítani, amelyek beszerzése egy költségvetési évben kerül sor (a több év alatt megvalósuló építési beruházás kivételével, amelyeknél nem kell az egyes évekre bontva számítani a beszerzés értékét) beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, továbbá rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. (Kbt. 40..) 2.5 Nem közbeszerzés-köteles beszerzések Jelen szabályzat nem alkalmazandó a Kbt. 29. által meghatározott esetekben. 3. A közbeszerzési eljárások lebonyolításának rendje 3.1 A közbeszerzések általános szabályai Közbeszerzési eljárások lebonyolításában közreműködő szervezeti egység a Közbeszerzési Bizottság A gazdaságvezető feladatai a közbeszerzési eljárások kapcsán A gazdaságvezető összesíti a hozzá beérkezett, az adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeket. A beszerzési igényeket az éves költségvetéshez szükséges adatszolgáltatással egyidejűleg kötelesek a munkaközösség-vezetők, a gyakorlati oktatásvezető és az igazgatóhelyettesek rendelkezésére bocsátani. Az éves költségvetés jóváhagyásával egyidejűleg a gazdaságvezető tájékoztatja a Közbeszerzési Bizottságot a hozzá beérkezett beszerzési igényekről, az éves költségvetés beszerzésekre vonatkozó alakulásáról. A testület a gazdaságvezető által hozzá eljuttatott dokumentumok alapján megvizsgálja az egyes beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési eljárás(ok) lefolytatásának szükségességét. A Közbeszerzési Bizottság a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó javaslatait, döntéseit az adott költségvetési évre vonatkozó Közbeszerzési terv-ben rögzíti. A Közbeszerzési tervet a költségvetési év elején, lehetőség szerint április 15-ig kell elkészíteni. (Kbt. 5..) Külső szakértő - Közbeszerzési Bizottság javaslatára történő - bevonása esetén a megbízási/vállalkozási szerződés előkészítése a gazdaságvezető feladata A Közbeszerzési Bizottság feladatai A Közbeszerzési Bizottság (továbbiakban: Bizottság) a közbeszerzési szakértőkből álló 3 fős független testület. Vezetője az Iskola mindenkori szakmai igazgatóhelyettese, a másik két tagját az Igazgató jelöli ki az Iskolával munkaviszonyban álló személyek közül. A Bizottság a közbeszerzési eljárás lefolytatása szükségességének megállapítása után dönt arról, hogy milyen eljárás keretében kell a közbeszerzést lebonyolítani. 2/7

4 A Bizottság a Közbeszerzési terv elkészítésével egyidejűleg tájékoztatja az Igazgatót arról, hogy a különféle beszerzéseket mely eljárás szerint kell lebonyolítani. A Bizottság testületként működik, döntéseit ülésein hozza. Az ülésekről és a határozatairól nyilvántartást kell vezetni. A bizottsági munkáról jegyzőkönyv készül, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A Bizottság ügyviteli feladatait az iskolatitkár látja el. A Bizottság dönt arról is, hogy a közbeszerzési eljárás lebonyolítására külső szakértő megbízottat vesz-e igénybe, egyúttal javaslatot tesz a külső megbízott személyére, lefolytatja a tárgyalásokat. A Bizottság a közbeszerzési eljárás operatív lebonyolítását végző testületként különösen az alábbi feladatok elvégzésére köteles: elkészíti az ajánlati felhívást, és meghatározza az ajánlatkérésre vonatkozó szakmai szempontok, súlyszámok, valamint az alkalmatlanná minősítés szempontjait; elkészíti az ajánlati dokumentációt; megszabja annak eladási árát, elvégzi az ajánlatok bontását, megvizsgálja és összehasonlítja az ajánlatokat, javaslatot tesz az Igazgatónak az érvénytelenség, eredménytelenség, alkalmatlanná minősítés, kizárás, valamint a nyertes ajánlattevők személye és azok sorrendje tekintetében, az ajánlatkérő nevében a Kbt. szerinti értesítési kötelezettségeknek eleget tesz, gondoskodik a Kbt. szerinti előírt jegyzőkönyvek elkészítéséről, így különösen a bontási jegyzőkönyvről, hiánypótlásra szólít fel, tárgyalásos eljárás esetén lefolytatja a tárgyalásokat az ajánlattevőkkel, az ajánlatokról szakvéleményt készít, a Bizottság elnökén keresztül javaslatot tesz az Igazgatónak előterjesztés formájában, az Igazgató döntését követően kihirdeti a közbeszerzés eredményét, az eljárásról összegzést készít, előkészíti a nyertes ajánlattevővel megkötendő szerződést együttműködve az ajánlattevővel, gondoskodik a közzétételről amennyiben ezt a Kbt. Előírja - mind az ajánlati felhívás, mind az eredmény tekintetében. Közzététel csak a Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapjában történhet, szerződésszegés észlelése esetén megteszi a szerződés érvényesítésére vonatkozó intézkedéseket, együttműködik a megbízott külső szakértővel A Bizottság elnökének kiemelt feladatai A Bizottság elnöke a konkrét közbeszerzési eljárás projektvezetőjeként koordinálja a Bizottság munkáját, összehívja üléseire a Bizottság tagjait, koordinálja az együttműködést a külső megbízottakkal, illetőleg az ajánlattevőkkel, gondoskodik a határidők betartásáról és betartatásáról, gondoskodik az emlékeztetők, jegyzőkönyvek elkészíttetéséről, a döntések nyilvántartásáról, gondoskodik a döntési előterjesztés elkészíttetéséről, gondoskodik a szerződések előkészítéséről, gondoskodik a döntésről szóló jegyzőkönyv (határozat) elkészíttetéséről. 3/7

5 3.2 A közbeszerzések lebonyolításának rendje A közbeszerzések lebonyolításának eljárási módját jelen szabályzat 1. sz. melléklete, folyamatát a 2. sz. melléklete tartalmazza. 3.3 Döntéshozatal A közbeszerzési eljárást a szabadkézi vétel és a hirdetmény közzététele nélkül induló egyszerű közbeszerzési eljárás kivételével, amely esetekben a pénzügyi fedezetet kezelő személy dönt - határozattal kell lezárni. A határozatot a Bizottság javaslatára az Igazgató hozza meg. Az Igazgató a döntés jogát átruházhatja. A közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződést a gazdaságvezetővel, mint pénzügyi ellenjegyzővel együtt az Igazgató vagy az átruházott jogkörben eljáró személy írja alá. Szabadkézi vétel és a hirdetmény közzététele nélkül induló egyszerű közbeszerzési eljárás esetében a pénzügyi fedezetet igazoló gazdaságvezető az aláíró. 4. A közbeszerzési eljárásra vonatkozó általános szabályok 4.1 A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyeknek megfelelő szakértelemmel kell rendelkezniük. 4.2 A közbeszerzési eljárás, vagy egyes szakaszainak lebonyolítása külső szakértő megbízásával vagy bevonásával is történhet. Ennek szükségességéről és a lebonyolítás módjáról a Bizottság határoz. 4.3 A közbeszerzési eljárásban nem vehetnek részt olyan személyek, akiket az összeférhetetlenség miatt a Kbt. kizár. (Kbt. 10..) 4.4 A közbeszerzési eljárásban résztvevő iskolai alkalmazottak vagy külső szakértők a birtokukba jutott üzleti, illetőleg egyéb titkokat harmadik személyeknek nem szolgáltathatják ki, azokat nem tehetik hozzáférhetővé. 4.5 Jegyzőkönyvek A közbeszerzési eljárással kapcsolatos valamennyi eseményt így különösen ülést, megbeszélést, döntést írásban dokumentálni kell. Az ülésekről és döntésekről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyveknek tartalmaznia kell az alábbiakat: a közbeszerzés ügyszámát, az esemény helyét és idejét, kezdő és befejező időpontját, a résztvevők, jegyzőkönyvvezető nevét, röviden és tényszerűen az eljárás menetét, az annak során történteket, mégpedig úgy, hogy a jegyzőkönyv alapján azt is meg lehessen állapítani, vajon az eljárás a törvényben meghatározott alaki követelményeknek megfelel-e, ha valamely kifejezés vagy kijelentés pontos szövege jelentős, azt szó szerint kell jegyzőkönyvbe venni. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyvvezető és a Bizottság tagjai írják alá. 4.6 Dokumentumok archiválása Az Iskola közbeszerzési eljárásával kapcsolatos dokumentumokat az iskolatitkár iktatja és archiválja. Minden egyes közbeszerzési ügyet önálló ügyszámmal kell ellátni. 4/7

6 A keletkezett dokumentumokat a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. 5. Vegyes és záró rendelkezések 5.1 Ezen szabályzat rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 5.2 A gazdaságvezető a gazdálkodásról szóló éves beszámoló keretében az iskolai közbeszerzési tevékenységet is értékeli. Az erről szóló beszámolót a Közbeszerzési Bizottság készíti el a gazdaságvezető részére. A közbeszerzésekről jogszabályban meghatározott minta szerint - a gazdaságvezető éves statisztikai összegzést készít, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldenie a Közbeszerzések Tanácsának (Kbt. 16. (1)). Sátoraljaújhely, szeptember 30. Brandhuber János sk. igazgató 5/7

7 1.sz. melléklet Központosított közbeszerzési eljáráson kívül eső beszerzések értékhatárai, eljárási módok (Érvényes: december 31-ig) Árubeszerzés Értékhatár (Nettó) Eljárási mód Ft Szabadkézi vétel Ft Hirdetmény közzététele nélküli Egyszerűsített közbeszerzési eljárás Ft Hirdetmény közzétételével indított Egyszerűsített közbeszerzési eljárás Ft felett Hirdetmény közzétételével indított közbeszerzési eljárás 4 Szolgáltatás Értékhatár (Nettó) Eljárási mód Ft Szabadkézi vétel Ft Hirdetmény közzététele nélküli Egyszerűsített közbeszerzési eljárás Ft Hirdetmény közzétételével indított Egyszerűsített közbeszerzési eljárás Ft felett Hirdetmény közzétételével indított közbeszerzési eljárás 4 Építési beruházás Értékhatár (Nettó) Eljárási mód Ft Szabadkézi vétel Ft Hirdetmény közzététele nélküli Egyszerűsített közbeszerzési eljárás Ft Hirdetmény közzétételével indított Egyszerűsített közbeszerzési eljárás Ft felett Hirdetmény közzétételével indított közbeszerzési eljárás 4 1 Nem kötelező, de 2 árajánlat bekérése ajánlott a 100 ezer Ft-ot meghaladó beszerzések lebonyolítása esetén. 2 Minimum 3 árajánlat bekérését követően kell kiválasztani a legjobb ajánlatot tevő szállítót, az ajánlattételi felhívást nem kell megjelentetni a Közbeszerzési Értesítő-ben (Kbt ). 3 Minimum 3 árajánlat bekérését követően kell kiválasztani a legjobb ajánlatot tevő szállítót, az ajánlattételi felhívást kötelez ő megjelentetni a Közbeszerzési Értesítő-ben (Kbt ). 4 Közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges a Kbt. előírásai szerint, a hirdetményt kötelező megjelentetni a Közbeszerzési Értesítő-ben. 6/7

8 A közbeszerzések lebonyolításának folyamata 2.sz. melléklet 1. Éves közbeszerzések finanszírozási tervének elkészítése; 2. Bizottság tagjainak megbízása (összeférhetetlenségi nyilatkozatok kitöltése); 3. A Bizottság megfogalmazza (elkészíti) az ajánlattételi felhívást és a dokumentációt (jegyzőkönyv készítése); 4. Megjelenteti a Közbeszerzési Értesítőben, vagy kiküldi az írásos ajánlattételi felhívást minimum három lehetséges ajánlattevőnek; Ajánlattételi határidő max. 21 nap a megküldéstől számítva (ha nem érkezik három ajánlat, újból ki kell küldeni az ajánlattételi felhívásokat); 5. Kiegészítő tájékoztatás kérése az ajánlatkérőtől (Igazgatótól), az ajánlattételi határidő lejárta előtt tíz nappal; 6. Kiegészítő tájékoztatás megküldése (lejárat előtt 6 nappal); 7. Ajánlatok beérkezése; 8. Bontás nyilvános ülésen, ahol az ajánlattevők is jelen lehetnek (jegyzőkönyv készítése); 9. Jegyzőkönyv megküldése (5 napon belül az ajánlattevőknek); 10. Értékelés. Ennek keretében a Bizottságnak az ajánlatokat alkalmassági szempontból kell átvizsgálnia. Az értékelés célja az, hogy a szerződés megkötésére a legalkalmasabb ajánlat kerüljön kiválasztásra, vagy az ajánlatkérő azzal az ajánlattevővel kössön szerződést, amely a követelmények teljesítésére a legalkalmasabb. Miután kellőképpen szűkült az ajánlatok száma az érvényességi, a kizárási, az alkalmassági rosta után, az ajánlatokat bírálati szempontok alapján kell kiválasztani. Kétféle bírálati szempont alapján dönthet a Bizottság: az összességében legelőnyösebb, vagy a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás elve alapján. Az alapján kell dönteni, ami az ajánlattételi felhívásban (dokumentációban) meg lett határozva. A bírálatok során matematikai képleteket vagy az arányosítás módszerét kell alkalmazni az összegében legelőnyösebb pályázatot adó ajánlattevő kiválasztására. Ha a bírálati szempont a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás, akkor az ajánlati ár a meghatározó a bírálat során. Az értékelési eljárás során az értékelő lapot minden bizottsági tagnak ki kell tölteni, egymástól függetlenül. Győztes az lehet, aki megszerzi az abszolút többséget. Az értéklelésről, a bizottság javaslatáról jegyzőkönyvet kell felfektetni, és hozzá kell csatolni az értékelő lapokat. 11. Döntési javaslat felterjesztése az Igazgató részére, bontástól számított 2 napon belül; 12. Döntés; 13. Eredményhirdetés (jegyzőkönyv készítése). Bontástól számított 5 napon belül; 14. Írásbeli összegzés megküldése az ajánlattevőknek, vagy megjelentetése a Közbeszerzési Értesítőben; 15. Szerződéskötés, bontástól számított 8-10 nap; 16. Adatszolgáltatás a gazdaságvezető részére (szerződéskötéstől számított 8 napon belül). 7/7