TÁMOGATÓ INFRASTRUKTÚRA ÉS SZERZŐDÉSES KAPCSOLATOK FELÜLVIZSGÁLATA INTÉZMÉNYIRÁNYÍTÁSI MODELL

Átírás

1 Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának ÁROP-1.A kódszámú szervezetfejlesztési projektje részeként TÁMOGATÓ INFRASTRUKTÚRA ÉS SZERZŐDÉSES KAPCSOLATOK FELÜLVIZSGÁLATA INTÉZMÉNYIRÁNYÍTÁSI MODELL Készítette: CONTROLL Holding Tanácsadó Zrt. Közigazgatási Igazgatósága szeptember 30.

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Az intézményirányítási modell... 4 A Debreceni Intézményműködtető Központ működési rendjét meghatározó dokumentumok: Új körzeti irányítási szint Gyakorlati tapasztalatok A megvalósulási szakaszok... 12

3 1. Bevezetés Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának 1.A azonosítószámú projektje keretében jelen intézményirányítási modell az alábbi témakör dokumentumterméke: Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata. E dokumentum középpontjában Debreceni Intézményműködtető Központ intézményirányítási modellje áll, ezen témakör dokumentumterméke hátterében számos egyeztetés és megbeszélés került lefolytatásra. 3

4 2. Az intézményirányítási modell A folyamat centralizációja érdekében ahogy az elégedettségmérés során is előtérbe került - igény merült fel a szervezeti struktúra feltérképezésére és azt követően átstruktúrálására, amely lényege egy új körzeti irányítói szint beépítése az alábbiak szerint: 1.számú ábra : DIM Szervezeti struktúra A DIM szervezeti struktúrája tagolt, többlépcsős, hierarchikus vezetési szerkezettel bír pl a gazdasági szervezeten belül gazdasági vezető, gazdasági vezető helyettes, pénzügyi részlegvezető stb. A szervezetet pontos feladat- és felelősség megosztás jellemzi. A DIM folyamatos működését a jogszabályok, az állami irányítás egyéb jogi eszközei, az SZMSZ és további belső szabályzatok, valamint a felettes vezető utasításai, a vezetők és a dolgozók (közalkalmazottak) munkaköri leírásai határozzák meg. 4

5 A Debreceni Intézményműködtető Központ működési rendjét meghatározó dokumentumok: Alapító okirat Szervezeti és Működési Szabályzat Szabályzatok Igazgatói utasítás Körlevél Egységvezetői utasítás A szervezet vezetője az igazgató, aki felel a szervezet hatékony működésért és a Központ feladatait a szervezeti egységek vezetőinek segítségével látja el. A szervezeti egység vezetői: Humánerőforrás és vagyongazdálkodási igazgatóhelyettes Műszaki igazgatóhelyettes Gazdasági vezető A szervezet részlegekre tagolódik, amelyek az alábbi részlegvezetők irányítanak: Gazdasági vezető helyettes Pénzügyi részlegvezető Számviteli részlegvezető Analitikai részlegvezető Étkeztetési részlegvezető Személyzeti-munkaügyi részlegvezető Vagyongazdálkodási részlegvezető Beszerzési részlegvezető Üzemeltetési és felújítási részlegvezető Szolgáltatási részlegvezető Karbantartási részlegvezető Kertészeti részlegvezető Belső ellenőrzési vezető 5

6 3. Új körzeti irányítási szint Az új intézményirányítási modell központi eleme az előbbiekben bemutatott hierarchikus vezetési szerkezetbe egy új körzeti irányítási szint, az ún. telephelyi csoportvezetők való betagolása a DIM hatékonyabb feladatellátása és belső kommunikációjának, információáramlásának felgyorsítása, és ezáltal a DIM döntési folyamatainak hatékonyabb előkészítése érdekében. A szolgáltatási részleg 270 fő dolgozót ölel fel, akik közül telephelyi csoportvezetők kerülnek kinevezésre gyakorlatilag szeptember 01-től, 8 fő, aki a 92 telephelyre vonatkozóan látja el a csoportvezetői feladatokat. Ők elsősorban a korábbi kapcsolattartói körből kerültek ki, gazdasági összekötők illetve üzemeltetési előadók, a projektben a szakértői csapat javaslatot tett az új munkaköri leírások vonatkozásában, melyet a DIM jóváhagyott az alábbiakban bemutatott tartalommal. A telephelyi csoportvezetők feladatai az alábbiakban összegezhetőek: 6

7 7

8 MUNKAKÖRI LEÍRÁS Név:. Munkakör megnevezése: egyéb ügyintéző Feladat megnevezése: telephelyi csoportvezető Munkáltatói jogkör gyakorlója: a Debreceni Intézményműködtető Központ igazgatója Átruházott munkáltatói jog gyakorlója: a humánerőforrás és vagyongazdálkodási igazgatóhelyettes Közvetlen felettese: a műszaki igazgatóhelyettes Munkáját a műszaki igazgatóhelyettes közvetlen irányítása mellett végzi. A hozzátartozó intézmények:.... Végrehajtási jogkörébe tartozik: A hozzá tartozó telephelyek folyamatos működtetését biztosítja, irányítja a telephelyi ügyintézők, élelmezésszervezők és házgondnok feladatellátását. Munkavégzése során a Központ integrált ügyviteli rendszerét köteles használni. Munkaköri feladatai: Részt vesz a Szervezeti Egységek Ügyrendjében szabályozott értekezleteken, a hozzá tartozó telephelyek feladatainak elvégzéséről beszámol A Szervezeti Egységek Ügyrendjében szabályozott módon munkarendi értekezletet tart, ahol a kapott feladatokat a csoport tagjainak kiosztja, a feladatok elvégzésére a csoport tagjainak utasítást ad, a feladatok elvégzéséről beszámoltatja őket, Felel a csoport jogszabályokban és a Központ szabályzataiban foglaltaknak megfelelő feladatellátásért. A csoport számára előírt adatszolgáltatások készítését koordinálja, azok pontos és naprakész elkészítéséért felel. Szervezi és ellátja, valamint ellenőrzi a telephelyi ügyintézőkkel együtt a hozzá tartozó telephely(ek) takarítási feladatait. Szervezi és ellátja, valamint ellenőrzi a telephelyi ügyintézőkkel együtt a hozzá tartozó telephely(ek) karbantartási feladatait. Szervezi és ellátja, valamint ellenőrzi a telephelyi ügyintézőkkel együtt a hozzá tartozó telephely(ek) őrzési feladatait. Közreműködnek a szakhatóságok által végzett ellenőrzésekben. Gondoskodik a munka-, tűz- és balesetvédelmi, érintésvédelmi előírások betartásáról és betartatásáról. A bérbeadásokat folyamatos ellenőrzi körzet szinten, különösen dokumentáltság, szerződésszerű teljesítés és teljesítés igazoló lapok vezetése vonatkozásában. A körzet telephelyein a bérlőkkel egyeztet, a megkereséseket fogadja, egyeztetést követően az adott telephely élelmezésszervezőjéhez irányítja. 8

9 Az intézményi, a működtetéssel összefüggő panaszokat kezeli. A hozzá tartozó telephely(ek) folyamatos anyag-és eszköz ellátottsága érdekében a telephely(ek) igényléseit összeállítja, és azt a beszerzési ügyintézők részére árajánlatkérésre átadja. A telephelyi ügyintéző távolléte esetén gondoskodik arról, hogy a napi hiányzás jelentés megtörténjen (binexen) A hozzá tartozó telephely(ek)en munkát végző alkalmazottak jelenléti íveinek vezetését ellenőrzi. A jelenléti ívek valóságtartalmát aláírásukkal igazolja és havonta a Központba beküldi. Gondoskodik a szabadságos kartonok Központba történő havonkénti beküldéséről rögzítésre, aláírásra. Folyamatosan kapcsolatot tart, egyeztett a Központ felelős munkatársaival Kapcsolatot tart a közműszolgáltatókkal, az üzemeltetésben résztvevő külső cégekkel, és gondoskodik a szerződés szerinti munkavégzésükről, annak ellenőrzéséről. Meghatározott időszakonként műszaki ügyeleti feladatot lát el. Az ügyelet időszaka alatt (munkaidőben, v. azon kívül) az ügyeleti telefonvonalon beérkező meghibásodások kijavításáról az ügyrendben meghatározott módon intézkedik A munkakörével összefüggő számítógépes feldolgozáshoz kapcsolódó program módosításait követi, kinyomtatja az előírt információkat, és elvégzi a mentéssel kapcsolatos feladatokat. A munkaköréhez tartozó jogszabályok, helyi rendeletek változásait figyelemmel kíséri, változás esetén kezdeményezi azok szabályzatokon történő átvezetését. A munkaköréhez tartozó bizonylatokat köteles gyűjteni, rendszerezni, megőrizni, irattározni, részt vesz továbbá a csoport iratainak irattározásában. Munkája során a Bizonylati Szabályzatban szabályozott nyomtatványokat köteles használni. Adatokat szolgátat a vezetés, a belső ellenőrzés, a revízió részére. Az éves leltárt, selejtezést előkészíti. Köteles továbbá minden olyan feladatot ellátni, amellyel a műszaki igazgatóhelyettes megbízza, és amely feladatok lényegében munkaköri feladatai lehetnek. Speciális munkaköri feladatai: takarítás szakmai irányítása vegyszer-gazdálkodási feladatok, felhasználás figyelése technológiai leírások, utasítások készítése minőségbiztosítási feladatok, takarítással kapcsolatos oktatás-ellenőrzés Hetenkénti egyeztetési feladatai: A heti feladatok egyeztetési a körzete telephelyeinek szakmai vezetésével, a 3.sz.mellékletet beküldi a Központba Részt vesz a munkarendi értekezleten Havonkénti egyeztetési feladatai: A havi tisztítószer felhasználást egyezteti a Beszerzési Csoporttal, valamint a telephelyi ügyintézőkkel. A havi szinten a körzet telephelyein dolgozó munkatársak munkaidőbeosztását egyezteti és elkészíti a telephelyi ügyintézővel együtt 9

10 Munkavégzése során együttműködik: A telephelyeken működő intézmények vezetőivel, a Központ valamennyi dolgozójával. Helyettesítés: Távolléte esetén intézményei vonatkozásában..helyettesíti, ő pedig.helyettese. Munkakörrel szemben támasztott követelmény: Rendelkezik a munkaköre betöltéséhez szükséges iskolai végzettséggel. Munkája során köteles betartani a Debreceni Intézményműködtető Központ szabályzatait és utasításait. Ellenőrzési feladatai: Folyamatosan ellenőrzi a tisztítószerek takarékos felhasználását, a takarítás minőségét valamennyi telephely vonatkozásában. Ellenőrzi a hozzá tartozó telephelyeken dolgozók munkáját, munkaidő kihasználtságát, munkavégzését. Rendszeres önellenőrzés mellett köteles munkáját végezni. Amennyiben hibát észlel, azonnal javítja, illetve javíttatja azt. Szabálytalanságok felfedezése esetén köteles a műszaki igazgatóhelyettes felé jelezni azt annak megszüntetése érdekében. A munkakör ellátásával kapcsolatos felelősség: Köteles a munkakörébe tartozó feladatokat a határidők betartásával és betartatásával, pontos adatszolgáltatással, teljes felelősséggel ellátni. Köteles a Debreceni Intézményműködtető Központ titkát megőrizni, ezen túlmenően nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, információt, amely munkaköre betöltése során jutott tudomására, és amely közlése a Központra vagy a vele jogviszonyban álló félre hátrányos következménnyel járna. A feladataihoz kapcsolódó egyeztetéseket, ellenőrzéseket a határidő pontos betartásával köteles elvégezni. Debrecen, 2014 átruházott munkáltatói jogok gyakorlója Záradék: Köteles betartani a Debreceni Intézményműködtető Központ vagyon-, tűz- és munkavédelmi előírásait. Alulírott a jelen munkaköri leírásban foglaltakat mint alkalmazási okiratom szerves részét megértettem és tudomásul veszem. A munkakörömet az itt rögzített előírások szerint gyakorlom, és tudomásul veszem, hogy az abban foglaltak betartásáért felelősséggel tartozom. 10

11 4. Gyakorlati tapasztalatok A DIM szervezeti egységek közötti kapcsolattartás rendjének, formájának egyik módja a vezetői értekezletek tartása, amelyeken az igazgató a hatékony és a magas színvonalú szakmai munka, a racionális gazdálkodás követelményét figyelembe véve rendszeresen tájékozódik és tájékoztatást ad az általa biztosított fórumokon. Az értekezletek formái eddig az alábbiak voltak: vezetői értekezlet, részlegértekezlet, csoportértekezlet dolgozói munkaértekezlet. Az új intézményirányítási modellnek köszönhetően az értekezletek további fajtája az ún. telephelyi csoportértekezlet, azaz a telephelyi csoportvezetők hetente egyszer munkarendi értekezletet tartanak. A telephelyi csoportvezetői értekezleten részt vesznek a telephelyi csoportvezetők és a hozzá tartozó telephelyek ügyintézők. A telephelyi csoportvezetői értekezlet feladata: a következő heti feladatok meghatározása a telephelyeken a felmerült aktuális és konkrét ügyek, észrevételek, problémák áttekintése. Az első telephelyi csoportvezető értekezlet megtartására szeptember 28.-án került sor, amely keretében a szervezetfejlesztési szakértői team közreműködésével front office tanácsadás, a munkaköri leírásban foglalt feladatok napi illetve heti ütemezésének áttekintése is megvalósult. Már az első telephelyi csoportvezetői értekezleten felvett jegyzőkönyvben foglaltak alapján összegezhető, hogy az eddigi tapasztalatok alapján: - egyrészt, hogy a feladatok újragondolását követően a kiemelkedő jelentőségű feladatok, így például a bérlőkkel való hatékonyabb kapcsolattartás is a telephelyi csoportvezetők feladatává vált - azaz kikerült az élelmezésszervezői feladatkörből- a bérlői igénybejelentések, kapcsolódó ügyintézések és a fizetések hatékonyabb kezelhetősége érdekében, amely halaszthatatlanná vált, 11

12 - másrészt a DIM által nyújtott szolgáltatásokról történő visszacsatolások centralizáltabb kezelése szükséges az esetleges problémák feltáráshoz, a hatékonyabb feladatellátáshoz, azaz gyorsabb információáramlás szükséges az intézményen belül. Így például a DIM vezetőség az összes intézmény vonatkozásában már az első alkalommal megtartott csoportvezetői értekezleten, a 8 telephelyi csoportvezető visszajelzése alapján teljes képet kaphatott az összes intézmény vonatkozásában azon selejtezési problémairól, hogy : o az épületenként tervezett 20 perc ráfordítási időt a selejtezés jelentősen túllépte, és jelentős számban fordult elő hiányos eszközlista o illetve, hogy vannak hasznosítható eszközök, azonban a selejtezési bizottság viszont nem tudja végezni a feladatát, mert ténylegesen több helyen nem valósult meg az átadás, o ahol megtörtént az átadás,ott viszont tárolási problémák vannak. Ilyen jellegű problémáról eddig még nem kapott soha visszacsatolást a DIM vezetőség, korábban ez élelmezésszervezői feladat volt, ami alátámasztja, hogy egy középvezetői szint beépítése által a feladatok újraelosztása, az ilyen és további problémák gyorsabb feltárása és centralizált kezelése szükségessé vált. 5. A megvalósulási szakaszok Az intézményirányítási modell megvalósulásának alábbi szakaszai különíthetőek el: Az új intézményirányítási modell első lépésként a szervezet Szervezeti és Működési Szabályzatában került átvezetésre, ezt követően a telephelyi csoportvezetők vonatkozásában a projektben a szakértői csapat javaslatot tett az új munkaköri leírásokra, a DIM jóváhagyta munkaköri leírás mintát a továbbiakban bemutatott tartalommal, majd legvégül a szervezet Ügyrendjében is a módosításokat átvezetni javasolt. Mindezeket követően lesz összegezhető, hogy jelen tanulmány tárgyát képező intézményirányítási rendszer bevezetése maradéktalanul megvalósul. 12