A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, EL ZETES ÉS UTÓLAGOS VEZET I ELLEN RZÉS (FEUVE) SZABÁLYZATA

Átírás

1 45. számú melléklet A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, EL ZETES ÉS UTÓLAGOS VEZET I ELLEN RZÉS (FEUVE) SZABÁLYZATA Érvényesség id pontja: január 02.-t l Jóváhagyta:. Csordásné Bereczki Ildikó igazgató

2 1. JOGSZABÁLYI HÁTTÉR o Az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény (Áht) o Az államháztartás m ködési rendjér l szóló 217/1998. (XII. 30) Korm. rendelet (Ámr.) o A költségvetési szervek bels ellen rzésér l szóló 193/2003. (IX. 26.) Korm. Rendelet o évi CV. törvény a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról 2 Értelmez rendelkezések 2.1 Bels ellen rzés A bels ellen rzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellen rzött szervezet m ködését fejlessze és eredményességét növelje. A bels ellen rzés az ellen rzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemlélet megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellen rzött szervezet kockázatkezelési, ellen rzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. /Áht. 121/A (1)/ 2.2 Bels kontrollrendszer alapfogalmai Bels kontrollnak min síthet minden olyan folyamat, amelyet egy szervezet vezetése és apparátusa alakít ki, oly módon, hogy a célok elérésének érdekében biztosítsa: o a m ködés szabályszer ségét, gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét, o a vagyon védelmét, a veszteségek elkerülését (a visszaélések, nem megfelel használat és a hibák megel zését, illetve észlelése esetén a kiküszöbölését, o a beszámolási, elszámolási kötelezettség teljesítését, a pénzügyi jelentések megbízhatóságát, valamint 2

3 o megfelelést az alkalmazott törvényeknek, más jogszabályoknak, illetve a szervezet bels szabályzatainak, beleértve bizonyos etikai követelményeket is. A bels kontrolloknak bizonyosságot kell nyújtaniuk arról, hogy az adott szervezetnél (rendszerben) o valamennyi nyilvántartandó tranzakció, és egyéb információ ténylegesen nyilvántartásra került, o az információk feldolgozása során el forduló hibák vagy rendellenességek felszínre kerültek, így a rendszerben valóban megtörtént tranzakciók és események kerültek pontos rögzítésre. 2.3 Az integrált bels kontrollrendszer modellje három dimenzióban foglalja össze a tevékenységet o az általános kontrollcélok (stratégia, elszámolás, megfelelés, m ködés, forrásvédelem o a bels kontrollrendszer elemeit, és o a kapcsolódó döntési, végrehajtási szinteket (szervezeti egységek, személyek: fels vezetés, középvezetés, alkalmazottak) A bels kontrollrendszer elemei o Kontrollkörnyezet: megszabja egy szervezet fels szint vezetésének az szervezetre kiható viselkedését, a vezet k és az alkalmazottak viszonyát a bels kontrollokhoz. Mindez magába foglalja a vezetés filozófiáját, stílusát, az érintettek szakmai kompetenciáját (elkötelezettségét), a humáner forrással kapcsolatos irányelveket és gyakorlatot, az etikai értékek, a bels szervezet alakítását, a feladatkörök megosztását, a beszámoltatás és a teljesítményértékelés módjait, továbbá az irányítási tevékenység min ségét. 3

4 o Kockázatösszegzés és kezelés: olyan tevékenységek, amelyek lehet vé teszik a szervezet céljaira ható küls és bels (pénzügyi és nem pénzügyi) kockázatok, negatív hatások, vagy elmulasztott lehet ségek felismerését, elemzését és értékelését, illetve kezelését. o Kontrolltevékenységek: a szervezeti hierarchia minden szintjén és minden ködési területén (tervezés, végrehajtás, elszámolás) érvényesül (érvényesítend ), az adott szervezet m ködésének alapvet dokumentumaiban rögzítend el írások és eljárások, amelyek többek között a döntési, hatásköri rendszerrel és a nyilvántartásokkal biztosítják, hogy a vezetés által megfogalmazott célok és elvárások a kockázatok kezelése mellett- végrehajtásra kerüljenek. o Információ és kommunikáció: az információs rendszerek m ködésének célja, hogy a küls és bels információkat oly módon rögzítse, értékelje és továbbítsa, hogy a felhasználók megfelel id ben releváns és megbízható információkat kapjanak feladataik végrehajtásához. o Monitoring: a bels kontrollok felügyelete, min ségük megfelel ségének folyamatos összegzése, a rendszeres vagy eseti nyomon követés, illetve az ezekre támaszkodó visszajelzések útján A bels kontrollok jellegük szerinti csoportosítása o Megel kontrollok: céljuk a nem megfelel megoldások (gyakorlat), szabálytalanságok, csalások bekövetkezésének megel zése. o Feltáró kontrollok: céljuk annak felmérése, vizsgálata, hogy tapasztalható-e a szervezet céljainak nem megfelel gyakorlat, történtek-e szabálytalanságok, csalások. o Korrekciós kontrollok (vezet i kontrollok): a feltárt hiányosságok, szabálytalanságok, csalások következményeinek mérséklése, a hibák kijavítása, a veszteségforrások kiküszöbölése, a bekövetkezett veszteségek mérséklése. 4

5 2.3.3 A bels kontrollok típusai o Szervezeti kontrollok: a bels szervezeti felépítés kialakítása, a felel sségi körök meghatározása, a jogosultságok és felel sségek delegálása, a jelentési kötelezettségek szabályozása. o A funkciók különválasztása: ne legyen ugyanaz a személy a felel s a teljes tranzakció nyilvántartásáért és feldolgozásáért, el kell választani egymástól a hitelesítést, a végrehajtást, a felügyeletet és a nyilvántartásba vételt. o Hitelesítés és jóváhagyás: az arra kijelölt felel s személy(ek) jogköre el zetes jóváhagyásra, engedélyezésre, illetve az utólagos felülvizsgálatra, szükség szerint értékhatárokhoz kötve, minden egyes tranzakciót az arra jogosultnak hitelesítenie kell, vagy jóvá kell hagynia. o veleti és számviteli kontrollok: céljuk a könyvelési, nyilvántartási feladatok során a gazdasági események hitelesítésének, feldolgozásának, rögzítésének kontrollja, ide tartozik pl. a nyilvántartott adatok pontosságának ellen rzése, számok, sorszámok, összegek egyeztetése. o Fizikai kontrollok: az eszközök meg rzésével kapcsolatos kontrollok (leltározás stb.), hozzáférési jogok korlátozása, beleértve a közvetlen fizikai hozzáférést, illetve a közvetett, dokumentumokon keresztül történ (beleértve az informatikai környezetben megvalósuló) hozzáférést is. o Személyzeti kontrollok: olyan eljárások, amelyek biztosítják, hogy a munkatársak feladataikkal arányos képességekkel rendelkezzenek. o Felügyeleti kontrollok: valamennyi bels kontrollnak tartalmaznia kell a napi tranzakciók és azok nyilvántartásának felel s személy által történ felügyeletét. o Vezet ségi kontrollok: a vezetés napi rutinján kívül es kontrollok (pl. beszámolók vizsgálata, összehasonlító módszerek alkalmazása, bels ellen rzési funkciók m ködtetése, egyéb vizsgálati eljárások). Az egyes bels kontrollok m ködéséhez hozzátartoznak a dokumentációs feltételek, így a rendszerleírások, munkaköri leírások, módszertani útmutatók, ellen rzési nyilvántartások. 5

6 2.3.4 A bels kontrollok csoportosítása id beliségük szerint o El zetes kontrollok: a pénzügyi vagy egyéb döntést megel kontrollok, amelyek biztosíthatják a hibák elkerülését, megel zését, illetve el segíthetik a döntés vagy rendelkezés pontosságát. o Egyidej kontrollok: a végrehajtással párhuzamosan zajlanak, s azt szolgálják, hogy folyamatosan feltáruljanak a végrehajtásban tapasztalható akadályok és eltérések, így legyen még id és lehet ség az adott tevékenység végrehajtásának módosítására. o Utólagos kontrollok: a pénzügyi és egyéb döntést, vagy a gazdasági események, folyamatok lezárultát követ kontrolltevékenységek, amelyek utólagosan tárják fel a hibákat, eltéréseket, el segítve azok esetleges helyesbítését, jóvátételét. 3 A folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzésre vonatkozó általános szabályok 3.1 A FEUVE fogalma A folyamatba épített, el zetes, utólagos és vezet i ellen rzés (a továbbiakban FEUVE) létrehozásáért, m ködtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezet je felel s az államháztartásért felel s miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A költségvetési szerv vezet je köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és m ködtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszer, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. (2008. évi CV. Törvény 35. (2) 3.2 A pénzügyi irányítási és ellen rzési feladatok tartalma A FEUVE, mint a kontrolltevékenységek része, magában foglalja: o A pénzügy döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerz dések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumait is. 6

7 o Az el zetes és utólagos pénzügyi ellen rzést, a pénzügyi döntések szabályszer ségi és szabályozottsági szempontból történ jóváhagyását, illetve ellenjegyzését. o A gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelel könyvvezetés és beszámolás). (2008. évi CV.törvény 35.. (2) a), b), c).) 3.3 A pénzügyi irányítási és ellen rzési feladatok ellátásának megszervezése A pénzügyi irányítási és ellen rzési feladatoknak, tevékenységeknek az intézményen belüli, feladatköri elkülönítését az Áht (2) bekezdésében meghatározott el írás érdekében az 1. sz. melléklet biztosítja. 3.4 A FEUVE rendszer A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon o elveket, o eljárásokat és o bels szabályzatokat, melyek alapján az intézmény érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló el irányzatokkal, létszámmal, és a vagyonnal való o jogszer, o gazdaságos, o hatékony és o eredményes gazdálkodás követelményeit. 3.5 Az intézményvezet felel ssége a FEUVE rendszerrel kapcsolatban A költségvetési szerv vezet je felel s a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszer igénybevételéért, az alapító okiratban el írt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel ellátásáért, a költségvetési szerv 7

8 gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehet ségek és kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzés, valamint a bels ellen rzés megszervezéséért és hatékony ködéséért. (Áht. 97. (1)) A költségvetési szerv vezet je az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzésének, valamint bels ellen rzésének m ködtetésér l. (Áht. 97. (2)). Az Ámr (2) c) pontja el írja, hogy az Áht. 97. (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek megfelel en e rendelet 23. számú melléklete szerint értékelje a bels kontrollok m ködését, és az éves költségvetési beszámolóval, együttesen küldje meg a felügyeleti szervnek. 3.6 A pénzügyi irányítási és ellen rzési rendszerrel szemben támasztott követelmények A FEUVE-nek biztosítania kell, hogy a) a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszer ség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelel, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan, d) a folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek jogszabályok végrehajtásra kerüljenek, a módszertani útmutatók figyelembevételével (2008. évi CV. törvény 35.. (3) 8

9 3.7 A FEUVE rendszerben alkalmazandó legfontosabb fogalmak (jogszer ség, a szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) Jogszer ség: a jogszer ség azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység m ködése megfelel a vonatkozó jogszabályoknak, el írásoknak Szabályozottság: a szabályozottság azt jelenti, hogy az adott intézmény vagy szervezeti egység m ködése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelel en szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek-e a hatályos jogszabályoknak, el írásoknak, egyéb vezet i rendelkezéseknek Gazdaságosság: egy adott tevékenység ellátásához felhasznált er források költségének optimalizálása a megfelel min ség biztosítása mellett. /193/2003. (XI.26.) Korm.rendelet 2. h)/ Hatékonyság: egy adott tevékenység során el állított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az el állításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. Költséghatékonyság elemzésekor a bels ellen r az eredményeket a költségek függvényében értékeli, míg munkahatékonyság vizsgálatakor a befektetett munkával, illetve alkalmazotti létszámmal összefüggésben. /193/2003. (XI.26.) Korm.rendelet 2. i)/ Eredményesség: egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. /193/2003. (XI.26.) Korm.rendelet 2. j)/ 9

10 4 A FEUVE rendszer és szabályozottság 4.1 Elvek Az els szint pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az intézményvezet feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy az intézmény o mindig a hatályos központi jogszabályoknak, irányelveknek, útmutatásoknak a szem el tt tartásával lássa el a bels szabályozás feladatait, ezekr l a központi szabályokról tájékozott legyen, o a bels szabályozásnál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által meghatározott követelmények, célkit zések, elvárások, o a hatályos jogszabályok alapján kötelez en el írt bels szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított bels szabályok megismertetésér l, o az intézmény m ködése során, a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, majd elkészüljenek a vonatkozó szabályzatok, el írások. 4.2 Eljárások A szabályozottság érdekében a következ eljárásokat kell folytatni: o Meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a központi el írások kötelez el írásai miatt. o Objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek o Szabályozása (anélkül, hogy azt kötelez központi el írás kötelez vé tenné) szükséges az intézmény m ködési, szervezeti, illetve az ellátott feladatok sajátossága miatt, o Szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel jelent s kockázati területet jelöl (pl. tanügyi dokumentumok pontos vezetése, a végrehajtás ellen rzése), o Szabályozását el térbe kell helyezni, mivel meghatározó az intézmény tevékenysége számára. 10

11 o Új bels szabályozás esetén ha addig még az adott területre szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelent sen megváltozott - a szabályozás el tt o el zetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, o csak az el zetes tájékozódást követ en lehet elkészíteni a szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés el tt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. o A szabályozottság megfelel min sége érdekében a szabályozottságot 2.sz. melléklet szerinti id közönként felül kell vizsgálni. o A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a munkafolyamatba épített vezet i ellen rzés tapasztalatait, a független bels ellen rzés (ha volt ilyen az elmúlt id szakban) megállapításait, valamint a felügyeleti, illetve egyéb küls ellen rzés észrevételeit. o A felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lév dolgozókkal, illetve a szabályozott m ködési folyamathoz tartozó folyamatgazdákkal. 4.3 A megfelel szabályozottság kialakítása és fenntartása A megfelel szabályozottság kialakítása és fenntartása folyamatábráját a 3. sz. melléklet tartalmazza. 4.4 Bels szabályzatok Az intézmény vonatkozásában a bels szabályzatok alatt valamennyi, az intézmény m ködését alapvet en meghatározó, írásban rögzített, az intézményre nézve kötelez el írást, követelményt meghatározó dokumentumot érteni kell. Bels szabályozás körébe így a következ k tartozhatnak: o szervezeti és m ködési szabályzat a mellékleteivel, o tervek, (mint pl. közép és hosszú távú program, fejlesztési program, a fenntartó költségvetési rendeletben meghatározott 11

12 költségvetési terv, és intézményre vonatkozó eljárási szabályai, egyéb megállapodások a fenntartóval, likviditási terv, el irányzat-felhasználási ütemterv stb.), o rendeletek (pl. a már említett költségvetési rendelet, továbbá a vagyongazdálkodási rendelet és szabályzat), o m ködéssel, szakmai tevékenységgel, a munkavállalók jogállásával kapcsolatos szabályok, o pénzügyi és gazdálkodási szabályok. A folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzés érdekében az intézménynek a 2. sz. mellékletben meghatározott szabályzatokkal kell rendelkeznie. A szabályzatok felülvizsgálati id szakai, határnapjai, valamint a felülvizsgálatért felel s személyek megnevezése szintén a 2. sz. mellékletben található. 5 A FEUVE rendszer és jogszer ség 5.1 Elvek Az els szint pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az intézményvezet feladata, hogy az intézmény dolgozói számára biztosítsa o a hatályos központi jogszabályok, és más kötelez szabályozások megismerhet ségét, o a bels szabályokhoz való hozzáférést, o a központi, illetve a bels szabályzatokkal kapcsolatos információkat a jogszer ség betartása érdekében. 5.2 Eljárások A jogszer ség érdekében a következ eljárásokat kell lefolytatni: 12

13 o Gondoskodni kell az intézményt közvetlenül érint, a mindennapi tevékenységében alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, el írás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könny hozzáférhet ségér l. o A központi szabályok megfelel alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, internetes honlapokhoz való hozzáférést. o A bels szabályok alkalmazhatósága érdekében a bels szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhet legyen. A bels szabályzatok kiadásakor, a régi szabályzatok felülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat, illetve folyamatgazdákat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetésér l. o Az objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejt o feladatok ellátásánál közrem köd dolgozók, illetve o tevékenységek folyamatgazdái figyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemei betartására. o A központi el írások és a helyi szabályok betartását, azaz a jogszer séget a következ eszközökkel kell biztosítani: o el zetes vezet i ellen rzéssel, o egymásra épül, egymást ellen rz folyamatok rendszerével, o utólagos vezet i ellen rzéssel, o független (ha a személyi feltételek adottak) bels ellen rzéssel. A jogszer ség területén az el zetes vezet i ellen rzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák jogszabályi/szabályzati ismereteinek megismerése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. 13

14 A folyamatba épített ellen rzés legfontosabb eszköze a jogszer ség tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelni kell arra, hogy egy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelez legyen az el feladat elvégzésének ellen rzése is. Utólagos vezet i ellen rzés eszköze a jogszer ség vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellen rzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A (független) bels ellen rzés a jogszer ség vonatkozásában a legnagyobb kockázatot képvisel területeken gyakrabban ellen rzi a szabályzatok betartását. 5.3 Bels szabályzatok A jogszer ségnek a hatályos központi, valamint a FEUVE és a bels szabályzatok témakörében meghatározott szabályzatoknak való megfelelés során kell érvényesülni. 6 A FEUVE rendszer és a gazdaságosság A folyamatba épített el zetes és utólagos ellen rzési rendszerben a gazdaságosság követelménye a következ elvek, eljárások és bels szabályzatok alapján érvényesül. 6.1 Elvek Az els szint pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az intézményvezet feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló o bevételi és kiadási el irányzatokkal, o a létszám-el irányzattal, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. 14

15 Cél: a megfelel min ségi paraméterekkel rendelkez áru beszerzése a legalacsonyabb áron. A gazdaságosság követelménye, az hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált er források költségei a min ségi paraméterek fenntartása mellett optimalizálva legyenek. Egy intézmény akkor m ködik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló er forrásokból költséghatékony módon szerzik be, használják fel azokat az eszközöket és emberi er forrást, amelyek a feladat, tevékenység ellátásához szükségesek. 6.2 Eljárások A gazdaságosság érdekében a következ eljárásokat kell lefolytatni: o Gazdaságossági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási el irányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Erre azért van szükség, mert nem gazdaságos a kiadási el irányzatok felhasználása akkor, ha nem vesszük figyelembe azt, hogy mi mennyibe kerül, mikor és hol lehet legolcsóbban megszerezni a m ködéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. o a létszám-el irányzatok felhasználása tekintetében. A létszámel irányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszám szükségletet a humáner forrás-gazdálkodás min ségjegyeit megtartva a legoptimálisabban oldjuk meg. o a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladatellátást hogyan lehetne a meglév vagyonnal úgy ellátni, hogy az kevesebb költséggel járjon. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az el irányzatok felhasználása körében azokat az el irányzatokat, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. o A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak gazdaságossága szempontjából. o A szállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvez bb ajánlatot kell választani. 15

16 6.3 Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban A FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következ k: o pénzügyi-gazdálkodási területen az anyag, készlet, vásárolt szolgáltatások beszerzésével foglalkozó tevékenységek, o a létszám és személyi juttatások el irányzata és felhasználása. 6.4 Bels szabályzatok A gazdaságosság követelménye érvényesítéséhez az önköltség-számítási szabályzat nyújthat segítséget. Am ennyiben a gazdaságosság számításához nem áll rendelkezésre a szükséges megfelel részletezettség adatbázis, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályzatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítésér l, megfelel részletez nyilvántartások vezetésének el írásáról, hogy a gazdaságossági számítások elvégezhet ek legyenek. 7 A FEUVE rendszer és a hatékonyság A folyamatba épített el zetes és utólagos ellen rzési rendszerben a hatékonyság követelménye a következ elvek, eljárások és bels szabályzatok alapján érvényesül. 7.1 Elvek Az els szint pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az intézményvezet feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell a o bevételi és kiadási el irányzatokkal, o a létszám-el irányzattal, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. 16

17 A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, egyéb eredmény, valamint ezek elvégzéséhez, nyújtásához felhasznált források között a kapcsolat megfelel legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha az intézmény a lehet legkevesebb dologi eszköz és munkaer felhasználásával o a lehet legtöbb, és o legjobb min ség feladatellátást végez (beleértve a feladatkörbe tartozó szolgáltatás-nyújtási tevékenységet is). 7.2 Eljárás A hatékonyság érdekében a következ eljárásokat kell megvalósítani: o hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási el irányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Vizsgálni kell, hogy a legnagyobb mérték, illetve legjobb min ség feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb dologi eszközt igénybe venni, a legkedvez bb készletbeszerzési kiadást és vásárolt szolgáltatást igénybe venni. o a létszám-el irányzatok felhasználása tekintetében: a létszámel irányzatok felhasználása vonatkozásában az intézménynek vizsgálnia kell, hogy a min ség javítása, vagy legalább szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkisebb létszám, illetve személyi juttatás el irányzat igénybevételével ellátni. o a vagyongazdálkodás során a vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelel en kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelel en hasznosított vagyon a szerv m ködésének hatékonyságát csökkenti. 17

18 Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az el irányzatok felhasználása körében azokat az el irányzatokat, melyek a hatékonyság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell a hatékonyság szempontjából. 7.3 A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei A hatékonyság szinte a m ködés teljes egészét érinti, így különösen: o a szervezeti felépítés, ezzel összefüggésben az SZMSZ, o szakmai m ködésre vonatkozó szakmai és egyes szolgáltatásra vonatkozó szakmai el írások. 7.4 Bels szabályzatok Amennyiben a hatékonyság számításához nem áll rendelkezésre a szükséges megfelel részletezettség adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályzatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítésér l, megfelel részletez nyilvántartások vezetésének el írásáról, hogy a hatékonysági számítások elvégezhet ek legyenek. 8 A FEUVE rendszer és az eredményesség A folyamatba épített el zetes és utólagos ellen rzési rendszerben az eredményesség követelménye a következ elvek, eljárások és bels szabályzatok alapján érvényesül. 8.1 Elvek Az els szint pénzügyi és ellen rzési feladatok ellátása során az intézményvezet feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell az alábbi területeken: o a kiadási el irányzatok felhasználása, o a létszám-el irányzat felhasználása, valamint 18

19 o a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás. Az eredményesség az intézmény tevékenysége, ezen belül pl. egy feladata, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett, elgondolt és tényleges teljesítése, ellátása közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy az intézmény m ködése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása a) eléri-e a célját, b) s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. Az intézmény adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érintettek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. 8.2 Eljárások A hatékonyság érdekében a következ eljárásokat kell alkalmazni: o a bevételi és kiadási el irányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, ekkor vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz, az érintettekhez mennyiségben és min ségben, o a létszám-el irányzatok felhasználása tekintetében A létszám-el irányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, valamint annak lehetséges igénybevételére, illetve hogy a létszám, illetve személyi juttatás felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevev kre (pl. lehet, hogy adott feladat kevesebb személlyel és magasabb fizetéssel, vagy több személlyel és kevesebb fizetéssel, jobb min ségben, gyorsabban történik, ezért az igénybevétel n, illetve a szolgáltatás megítélése is javul. o a vagyongazdálkodás során, a vagyongazdálkodás során az eredményességi vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon valamely feladatellátás kapcsán kapcsolatba 19

20 kerül-e a lehetséges igénybevev kkel, illetve az igénybevétel, vagy annak lehet sége milyen hatást gyakorol rájuk. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az el irányzatok felhasználása körében azokat az el irányzatokat, melyek az eredményesség tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. Az eredményesség javítása érdekében a) számításokkal, b) közvélemény kutatásokkal, c) egyéb felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. o A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell, annak eredményesség szempontjából. Felel söket kell kijelölni az eredményességi számítások elvégzésére, kedvez bb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. 8.3 Bels szabályzatok Az eredményesség követelménye érvényesítéséhez a f könyvi könyvelés és analitikus nyilvántartási, illetve egyéb statisztikák nyújthatnak segítséget. Amennyiben az eredményesség számításához nem áll rendelkezésre a szükséges, megfelel részletezettség adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályzatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítésér l, megfelel részletez nyilvántartások vezetésének el írásáról, hogy az eredményességi számítások elvégezhet ek legyenek. 9 Ellen rzési nyomvonal Az ellen rzési nyomvonal kidolgozásának igényét a jelent s költségvetési eszközöket elosztó, felhasználó szervezetek tevékenységének követhet sége, átláthatósága biztosításának követelménye hívta életre. Szükség volt egy olyan, szabványos elveken felépül rendszerre, amelynek alapján viszonylag könnyen megállapítható az adott intézmény m ködését befolyásoló bels kontrollok és ellen rzési rendszer megléte, struktúrája és m ködési formája, amely végs soron a 20

21 pénzeszközök el írásszer és pontos elszámolását, a kifizetések nyomon követhet ségét biztosítja. A szervezetek, költségvetési szervek ellen rzési nyomvonala nem függetleníthet ugyanazon szervezetek, költségvetési szervek folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzését l (FEUVE) és bels ellen rzési tevékenységét l. Az államháztartás m ködési rendjér l szóló 217/1998. (XII.27.) Korm. rendelet új elemeket vezetett be a FEUVE rendszerébe, amelyek: f) az ellen rzési nyomvonal, g) a kockázatkezelés, és h) a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége A FEUVE kiépítésének alapját a költségvetési szerv ellen rzési nyomvonala és kockázatkezelési rendszere jelenti. Az ellen rzési nyomvonal olyan eszköz, amelynek segítségével meghatározható a szervezet teljes vezetési és ellen rzési rendszere. Ezért az ellen rzési nyomvonal a rendszerellen rzés eszköze is, mert ennek segítségével az ellen r pontosan elemezheti a rendszert, meghatározhatja annak gyenge pontjait, kockázatos területeit, melyek további vizsgálatot igényelhetnek, annak érdekében, hogy meggy djön a rendszer megbízhatóságáról. A következetesen kialakított ellen rzési nyomvonal felhasználásával a költségvetési szervek m ködési folyamataiban rejl kockázatok minimalizálhatók, ezért fontos, hogy az ellen rzési nyomvonal a költségvetési szerv teljes m ködését fedje le, a feladatellátás egészére terjedjen ki. Az Ámr. 145/B (1) bekezdése szerint az ellen rzési nyomvonal költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellen rzési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felel sségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellen rzési folyamatokat, lehet vé téve azok nyomon követését és utólagos ellen rzését. 21

22 9.1 Az ellen rzési nyomvonal egyéb fogalmi és tartalmi meghatározása A jogszabályi meghatározáson kívül azonban figyelembe kell venni azt is, hogy a fogalom definiálása az alábbi többoldalú tartalmi megközelítésben is lehetséges: o Az ellen rzési nyomvonal egy szöveges összefoglaló, táblázat vagy folyamatábra, amely tartalmazza a bels kontrollokat és mindazon dokumentumokat, amelyeken a munkafolyamat egyes lépései lebonyolódnak. o Az ellen rzési nyomvonal úgy is felfogható, mint a követelményeket (jogszabályi követelmények, megbízható pénzügyi irányítás, pénzügyi érdekek védelme, stb.) teljesít vezetési és irányítási rendszer megfelel leírása. o Az ellen rzési nyomvonal mindenekel tt az adott tevékenységgel foglalkozók számára biztosít olyan szakmai irányítást, hogy mit és hogyan kell elvégezni, illetve annak ellen rzésére ad lehet séget, hogy az általuk végzett munkafolyamat megfelel-e a jogszabályi el írásoknak, bels utasításoknak, valamint a folyamatos, hatékony és célszer munkavégzés követelményeinek. A munkavégzés során szerzett tapasztalatok nyomán határozhatók meg azok a bels kontroll pontok, ahol az ellen rzéseket dokumentáltan végre kell hajtani. Ezt papír alapú ügyintézés esetén aláírással és dátumozással kell dokumentálni, számítástechnikai támogatottságú rendszerben pedig az ellen rzés automatikus elvégzését a programnak kell biztosítania. o Az ellen rzési nyomvonal a rendszerellen rzés egyik eszköze, melynek segítségével az ellen r gyorsan elemezheti a rendszert, és meghatározhatja annak gyenge pontjait, kockázatos területeit, melyek további vizsgálatot igényelhetnek annak érdekében, hogy meggy djön az alkalmazott rendszer megbízhatóságáról, stabilitásáról. o A nyomvonal tulajdonképpen egy navigációs térkép, mely keresztülvezet a szervezet teljes vezetési és ellen rzési rendszerének különböz szintjein. Az ellen rzési nyomvonal a fentiek alapján a szerv folyamataira vonatkozó egyes tevékenységek, a tevékenységek jogi alapjának (küls és bels jogforrásának), a felel söknek, a tevékenységek ellen rzésének, nyomon követésének, a kapcsolódó dokumentumoknak az együttes meghatározása. 22

23 9.2 Az ellen rzési nyomvonal általános jellemz i Az ellen rzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felel sét, ellen rzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: o a költségvetési szerv m ködésének, egyes tevékenységeinek egymásra épül eljárásrendjét egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellen rzési pontok (típusok) összességét, o kialakításával a költségvetési szervre jellemz valamennyi tevékenység, valamennyi szerepl, funkció együttes koordinálásra kerül sor, o valamennyi résztvev számára írott és átlátható formában válik (követend eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak, o segít az új dolgozók betanításában, munkaköri leírások definicióiban, hatásköri szabályozások elkészítésében, o segít a követend eljárásoktól való eltérések feltárásában és a felel sség megállapításában, o a pénz- és információ áramlások és a munkafolyamatok áttekinthet és rendszerezett dokumentálása révén hozzásegíti az ellen rzést végz ket a rendszer-, illetve véletlenszer kockázatok azonosításához, o megmutatja a szervezet folyamatba épített ellen rzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelel átalakítását, és a m ködtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti el. Azoknál a költségvetési szerveknél, ahol kiépített min ségbiztosítási rendszer ködik, ott a rendszerdokumentációt ki kell egészíteni az egyes folyamatokon belüli ellen rzési pontokkal. 23

24 9.3 Az ellen rzési nyomvonal speciális jellemz i a) A felel sségi szintek terén: o az ellen rzési nyomvonal mindazon egymásra épül, egymásra kapcsolódó eljárások együttesét jelenti, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felel sök, kontroll/ellen rzési pontok), o a megfelel en kialakított, pontos és teljes kör ellen rzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás m ködés, a hozzá tartozó felel s, o az ellen rzési nyomvonal megmutatja, hogy annak ellenére, hogy a kialakításáért a költségvetési szerv vezet je a felel s a teljes folyamat min sége azonban az egyes résztevékenységekért felel s közrem köd n is múlik, b) A szervezeten belüli együttm ködés er sítése terén: o A különböz szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttm ködés, koordináció várható az ellen rzési nyomvonal kialakításától, amennyiben a folyamatleírásokban foglaltakat elfogadják, ismertté teszik, és az adott szervezeti egységekben dolgozók követend eljárásként alkalmazzák, o Az ellen rzési nyomvonal eljárások, és a tevékenységek folyamatába (a munkafolyamatokba) épített ellen rzések együttesét jelenti, ami a költségvetési szerv teljes m ködését lefedi, teljes feladatellátásra kiterjed, vagyis a m ködtetés jobbításának fontos eszköze. c) A szervezeti m ködés terén: o a megbízható ellen rzési nyomvonal kialakításának jelent sége abban áll, hogy segítségével feltérképezhet a szervezet összes folyamatában rejl m ködési kockázat, o a szervezet vezet jének a szakmai és gazdasági folyamatok olyan megszervezésér l kell gondoskodnia, amelyben a soron következ velet addig nem végezhet el, amíg nem történt meg a megel velet kifogástalan elvégzése. Ez egyben azt jelenti, hogy a 24

25 tevékenység ilyen megszervezésekor a munka folytatása megköveteli az el m velet ellen rzését. o A hibásan kialakított ellen rzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a m ködtetését, az ellen rzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása a m ködési zavarokhoz vezethet. 9.4 Az ellen rzési nyomvonal hatóköre Az ellen rzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a szerv tevékenységét jellemz összes folyamatot. A megfelel irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekr l, m veletekr l, a m veletekben résztvev kr l és felel sségeikr l, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísér dokumentumokról. A szabályszer en vezetett dokumentált folyamatok megmutatják a m velettel kapcsolatos információkat, a m veletek id pontját és id tartamát, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó dokumentumokat. Az ellen rzési nyomvonal kialakítása a költségvetési szerv teljes tevékenységére vonatkozik, a költségvetési szerv szervezetét, struktúráját jellemz m ködési folyamatokkal, illetve a folyamatokat m ködtet folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül els dlegesen felel sek az adott folyamat végrehajtásáért. 9.5 Az ellen rzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer els sorban az érintett szervezet felel sségi és információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellen rzési folyamatot. A komplexebb tevékenységek esetén érdemes az átfogóbb folyamatokból kiindulni, és ezt alábontani részfolyamatokra úgy, hogy az ellen rzési nyomvonal tevékenységeinek összefüggései, kapcsolódási pontjai meghatározott szervezeti egységenként jelenhessenek meg. 25

26 A táblarendszer fejléce, amelyet ajánlott valamennyi esemény leírásánál egységesen használni: 1. Sorszám: a tevékenység nyomvonalon belüli sorszáma, mely a tevékenységek sorrendiségére utal, 2. Tevékenység/feladat: a tevékenység, illetve feladat pontos tárgya, tartalmának, céljainak teljes, formailag vázlatos leírása, 3. Jogszabály, egyéb normatív rendelkezés: a tevékenység ellátása során irányadó jogszabályok, egyéb normatív rendelkezések konkrét megnevezése, amelyeket az adott feladat elvégzése során kötelez en figyelembe kell venni az el készítésért, végrehajtásért felel s személynek, 4. El készítés: az adott feladat, valamint a feladat elvégzéséhez szükséges intézkedés el készítését, illetve a felel s elé kiadmányozás céljából történ felterjesztését végz szervezeti egység megnevezése, 5. Keletkez dokumentum: a tevékenység során keletkez dokumentum, illetve adat függetlenül annak megjelenési formájától -, amelyet a felel s rovatban megjelölt személy kiadmányoz, szignál, ellenjegyez, vagy a feladathoz tartozó jogszabály, egyéb normatív rendelkezés rovatban feltüntetett normatív el írás szerint egyéb módon jóváhagy. A keletkez dokumentumok egy következ tevékenység elvégzésének alapfeltételét jelenthetik. 6. Felel s/kötelezettségvállaló: a tevékenység ellátásáért (megszervezéséért, szabályszer és hatékony elvégzéséért, valamint a keletkez dokumentum jóváhagyásáért, kiadásáért) felel s szervezeti egység vezet je, illetve pénzügyi folyamat esetén a kötelezettségvállaló személye (igazgató). 7. határid : a tevékenység elvégzésének pontos határideje, ismétl tevékenység esetén rendszeressége, más feladattól függ tevékenység esetén utalás a feltételt jelent feladattal való viszonyára (pl. költségvetési tervezéssel egyidej leg), 8. Ellen rzés/érvényesítés: az adott tevékenység el készítésének, illetve végrehajtásának ellen rzését végz személy szervezeti egysége, beosztása, 9. Utalványozás: pénzügyi kifizetéssel járó tevékenység esetén az utalványozó szervezeti egysége, beosztása, 10. Kötelezettségvállalás ellenjegyzése: pénzügyi kifizetéssel járó tevékenység esetén az ellenjegyz szervezeti egysége, beosztása, 26

27 11. Pénzügyi teljesítés: a pénzügyi teljesítéssel kapcsolatos bármilyen megjegyzés, 12. Könyvvezetésben való megjelenítés: a könyvviteli elszámolás sajátosságainak rövid leírása 9.6 További szempontok az ellen rzési nyomvonalak elkészítéséhez A költségvetési szervek m ködési folyamatai a szervezet célkit zéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek megfelel en kell a szervezetet m ködtetni. Az ellen rzési nyomvonal elkészítésének kötelezettsége felöleli a szervezet tevékenységét jellemz összes folyamatot. Az ellen rzési nyomvonal kialakítása a szervezet teljes tevékenységére vonatkozik, a szervezet szervezetét, struktúráját jellemz m ködési folyamatokkal, illetve a folyamatokat m ködtet folyamatgazdákkal (szervezeti egységek vezet ivel) együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül els dlegesen felel sek az adott folyamat végrehajtásáért. Az ellen rzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szervek rendelkezésére álló bels szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellen rzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Biztosítani kell a dokumentumok hosszú távú fellelhet ségét. Jelen FEUVE Szabályzat hatályba lépésével érvényét veszti a május 09.-én készült Folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzés rendszere Szabályzat. Csordásné Bereczki Ildikó igazgató 27

28 1.sz. melléklet a FEUVE szabályzathoz Az ellen rzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése Sorszá m Ellen rzési feladatok megnevezése igazgató Feladatkörök megnevezése igazgatóhelyettesek gyakorlati oktatásvezet gazdaságvezet Fenntartó I. Költségvetési terv készítése I.1. I.2. Tanügyi dokumentumok jogszabályi el írásoknak megfelel pontos vezetése Az intézményre vonatkozó költségvetési koncepció elkészítése X X X X X I.3. Az intézmény éves költségvetése X X X I.4. I.5. Az intézmény éves költségvetésének módosításai Az intézményt érint normatív állami támogatások adatszolgáltatása a fenntartónak X X X I.6. Kötelezettségvállalások X X aktuálisan I.7. I.8. I.8.1. II. II.1. Az intézményt érint normatív állami támogatások elszámolásához történ adatszolgáltatás Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek Beszerzések, vásárlások, értékesítés selejtezés El zetes és utólagos pénzügyi ellen rzés, a pénzügyi döntések jogszer ségi és szabályozottsági szempontból történ jóváhagyása, ellenjegyzése Költségvetési terv, el irányzat-felhasználási ütemterv, likviditási terv jóváhagyása X X X X X X X II.2. Kötelezettségvállalások ellenjegyzése X aktuálisan X X II.3. II.4. III. Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek jóváhagyása, ellenjegyzése Beszerzések, vásárlások, értékesítés selejtezés Gazdasági események elszámolása X X X aktuálisan X X X aktuálisan III.1. Költségvetési el irányzatok könyvelése X X X III.2. El irányzat teljesítésének könyvelése X X III.3. Féléves beszámoló X X X III.4. Éves beszámoló X X X 28

29 2. sz. melléklet a FEUVE szabályzathoz A bels szabályzatok listája és felülvizsgálati rendje Bels szabályzatok megnevezése I. Tervezéshez kapcsolódó szabályzatok Az intézmény közép és hosszútávú programja II. Tevékenységhez, m ködéshez, kapcsolódó általános szabályozások Ügyrend Feladatellátás rendjének szabályozása Felülvizsgálat id szakai, határnapjai Legalább program készitésenként aktuálisan aktuálisan Felülvizsgálat elvégzéséért felel s személyek igazgató igazgató, gazdaságvezet Az SZMSZ szerint igazgató, igazgatóhelyettes, gyakorlati okt.vez. Munkaügyi szabályok T zvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat aktuálisan aktuálisan aktuálisan igazgató, közalkalmazotti tanács igazgató, t zvédelmi szakalkalmazott igazgató, munkavédelmi szakalkalmazott III. Tevékenység pénzügyi-számviteli szabályozása El irányzat-felhasználási ütemterv negyedévente gazdaságvezet Likviditási terv havonta gazdaságvezet IV. Számviteli szabályzatgy jtemény aktuálisan igazgató ellen rzi és jóváhagyja részeként a következ k Számviteli politika aktuálisan gazdaságvezet Pénztár és pénzkezelési szabályzat aktuálisan gazdaságvezet Bizonylati szabályzat és bizonylati album aktuálisan gazdaságvezet Selejtezési szabályzat aktuálisan gazdaságvezet Leltározási és leltárkészítési szabályzat aktuálisan gazdaságvezet Kötelezettségvállalás, utalványozás és aktuálisan gazdaságvezet érvényesítés rendjér l szóló szabályzat Eszközök és források értékelési szabályzata aktuálisan gazdaságvezet Számlarend aktuálisan gazdaságvezet V. Ellen rzéshez kapcsolódó szabályzatok Bels ellen rzési kézikönyv aktuálisan igazgató FEUVE szabályzata aktuálisan igazgató VI. Speciális feladatellátáshoz kapcsolódó szabályzatok Szabályzat a tankönyvellátásról aktuálisan igazgató 29

30 3. sz. melléklet a FEUVE szabályzathoz A megfelel szabályozottság kialakításának és fenntartásának folyamatábrája Jogszabályok alapján kötelez bels szabályozási területek meghatározása Az intézmény m ködési, szervezeti sajátossága miatt bels szabályozást igényl területek meghatározása Szabályozás Új belép szabályozás Meglév szabályozás El zetes konzultáció A szabályozás kötelez felülvizsgálati id közének illetve határnapjának meghatározása A területen dolgozók Érintett folyamatgazda Szabályozás felülvizsgálata Szabályzat tervezet elkészítése Tapasztalatok áttekintése (FEUVE), küls ellen rzések, bels ellen rzések tapasztalatai Szabályzat tervezet véleményezése, megbeszélése Módosítási javaslat elkészítése A területen dolgozó Szabályzat elkészítése Érintett folyamatgazda Módosítási javaslat véleményezése, megbeszélése A területen dolgozó Érintett folyamatgazda Szabályzat megismertetése Módosítás elkészítése Módosítás megismertetése 30

31 Intézmény neve Dokumentum Az elkészített dokumentum megnevezése célja feladata elemei Gábor Áron vészeti Iskola Szakközépiskola A folyamatba épített, el zetes és utólagos vezet i ellen rzés (FEUVE) szabályzata - a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ide értve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerz dések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumait is). - az el zetes és utólagos pénzügyi ellen rzés, a pénzügyi döntések szabályszer ségi és szabályozottsági szempontból történ jóváhagyása, illetve ellenjegyzése. - a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelel könyv-vezetés és beszámolás) - a költségvetési szerv m ködésének, egyes tevékenységeinek egymásra épül eljárásrendjét egységes folyamatként mutassa be, teljes egészében tartalmazza az ellen rzési pontok összességét - kialakításával a költségvetési szervre jellemz valamennyi tevékenység, valamennyi szerepl együttes koordinálására kerüljön sor - segítsen az új dolgozók betanításában, munkaköri leírásuk definícióikban, hatásköri szabályozásuk elkészítésében Annak biztosítása, hogy: - a költségvetési szerv valamennyi gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszer ség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel. - eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetés ellenes felhasználásra - megfelel, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan - a folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek, jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembe vételével. - segítsen a követend eljárásoktól való eltérések feltárásában és a felel sség megállapításában - a pénz és információ áramlások és a munkafolyamatok áttekinthet és rendezett dokumentálása révén hozzásegítse az ellen rzést végz ket a szervezet folyamatba épített ellen rzési rendszerének hiányosságainak felderítésében 1. Jogszabály háttér 2. Értelmez rendelkezések 3. A folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzésre vonatkozó általános szabályok 4. A FEUVE rendszer és a szabályozottság 5. A FEUVE rendszer és a jogszer ség 6. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság 7. A FEUVE rendszer és a hatékonyság 8. A FEUVE rendszer és az eredményesség 9. Ellen rzési nyomvonal 1. sz. melléklet: Az ellen rzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése 2. sz. melléklet: A bels szabályzatok listája és felülvizsgálati rendje 3. sz. melléklet: A megfelel szabályozottság kialakításának és fenntartásának folyamatábrája

32 Intézmény neve Dokumentum Az elkészített dokumentum megnevezése célja feladata elemei Gábor Áron vészeti Iskola Szakközépiskola Szabályzat szabálytalanságok kezelésér l - hozzájáruljon a különböz jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott el írások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához - keretet biztosítson ahhoz, hogy az el írások sérülése, megsértése esetén a megfelel állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felel sség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen - a szabálytalansággal érintett területeken szerzett tapasztalatok beépítésre kerüljenek a folyamatba épített el zetes és utólagos vezet i ellen rzés rendszerébe Annak biztosítása, hogy: - a jogszabályoknak megfelel szabályzatok alapján m ködjön a szervezet - a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan figyelemmel kísérje - szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelel en, amilyen mértéket képvisel a szabálytalanság 1. Bevezetés 2. Szabálytalanság kezelési eljárás 1. sz. melléklet: A költségvetési intézmény szabályzatai 2. sz. melléklet: Egyes eljárások 3. sz. melléklet: Jogszabályi háttér 4. sz. melléklet: A szabálytalanságok fajtái Kockázatkezelési szabályzat - a szabályzat a költségvetési szerv kockázatkezelési eljárásának meghatározására szolgál, amely a kockázati tényez k meghatározását, azok értékelését, a kockázatokra adott válaszreakciókat és a kockázatok felülvizsgálatát foglalja magában - a kockázatkezelés révén a költségvetési szerv csökkentheti a kockázatok hatásait, illetve megel zheti a feltárt kockázatok bekövetkezését. - a kockázatok azonosítása - a kockázatok értékelése - kockázati reakciók - kockázatok felülvizsgálata 1. Általános rész 2. A végrehajtás 3. A kockázatok értékelése 4. A kockázatra adott reakció 5. A kockázatkezelés gyakorlati lépései 1. sz. melléklet: A tevékenységek folyamatlistája 2. sz. melléklet: Fókuszcélok 3. sz. melléklet: A folyamatok jelent sége célok szerint 4. sz. melléklet: Kockázati tényez k 5. sz. melléklet: A folyamatok eredend kockázata 6. sz. melléklet: A folyamatok kockázati értékelése 7. sz. melléklet: A felmerült kockázatokra tehet válaszlépések 32