Ösztöndíjak. Felhasználói dokumentáció verzió 2.3.

Átírás

1 Ösztöndíjak Felhasználói dokumentáció verzió 2.3. Budapest, 2006

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Új jogcím felvitele (Képcsere) Kifizetési jogcímhez szervezet, képzés és képzés helyének rendelése Kifizetési időpontok megadása (Képcsere) Ösztöndíjfelvitel Hozzáad gombbal (Ösztöndíj felvitele egy hallgatónak) Kifizetési lista hibakezelés tételcsoportok alapján Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 2 / 47

3 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés (Kifizetések, Ösztöndíjak) Jogcímek felvitele, szervezeti egységhez és képzéshez rendelése Kifizetési jogcímek karbantartása, létrehozása Új jogcím felvitele Intézményi rendszerparaméter beállítása Kifizetési jogcímhez szervezet, képzés és képzés helyének rendelése Kifizetési időpontok megadása A kifizetési időpont állítása kari felületen Kifizetési időpont állítása intézményi pénzügyi felület felöl paraméterek GIRO fájl készítéséhez Ösztöndíj listák előkészítése Ösztöndíj tételek felvitele A kari adminisztrátori felületen Ösztöndíjak felvitele, módosítása Kifizetési tételek felvitele utáni hibák kiszűrése Ösztöndíjfelvitel Hozzáad gombbal Ösztöndíj csoportos felvitele külső állományból Importtal Feltételek, hogy az ösztöndíj kifizetése megtörténjen Ösztöndíjak módosítása Ösztöndíj véglegesítése. Kifizetési lista Programban létrehozott ösztöndíj tételek Tételcsoportok Kifizetési lista szűrés alapján Új kifizetési lista Szerkesztés és törlés Kifizetési lista, hiba lista és összesítések nyomtatása Giró fájl generálás Kifizetési lista hibakezelés tételcsoportok alapján Kiírás törlése tételcsoportból Kiírás törlése a rendszerből és a kifizetési lista újragenerálása Aktív tétel törlése a listából és a rendszerből Feldolgozás alatt lévő tétel törlése a rendszerből A kifizetési folyamat visszavonása Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 3 / 47

4 1. BEVEZETÉS (KIFIZETÉSEK, ) Az ösztöndíj modul feladata az intézmény által a hallgatóknak fizetendő különböző juttatások nyilvántartása, illetve a tárolt adatok alapján az aktuális kifizetési listák elkészítése. A rendszer az adott intézmény által fizetendő tételekkel foglalkozik, de lehetséges más forrásból származó ösztöndíjak adatainak tárolása, és a rendszeren keresztül történő kifizetése. A rendszer alapját a kifizetési jogcímek alkotják. A jogcímekről, a nevük mellett, a pénzügyi adataikat (pénzügyi kódok, azonosítók, kik kaphatják) és a kifizetési dátumaikat is tárolja a rendszer. A könyveléshez szükséges adatokat a főkönyvi számokat és a témaszámokat is tároljuk a pénzügyi kódokhoz csatlakoztatva. Egy intézményen belül javasolt egységesen kezelni a jogcímeket, és a hozzá tartozó adatokat. A pénzügyi osztály felügyeli és egy GMF adminisztrátor tartja karban az adatokat. Évente a jogcímeket felül kell vizsgálni, és félévente ciklusonként be kell állítani a féléves, rendszeres kifizetési időpontokat. Egyszeri kifizetések beállításai minden alkalommal külön, egyenként történik. Amikor az ösztöndíjat egy hallgatóhoz rendeljük (azaz meghatározzuk az adott hallgatónak az adott jogcímen fizetendő juttatását), akkor meg kell adnunk még a fizetendő összeget és azt, hogy ezt a hallgató melyik képzésen, melyik félévben kapja (ez utóbbi akkor kap jelentős szerepet, ha a hallgató megszakítja az egyik képzésén a tanulmányait, és a képzéséhez tartozó tételeket törölni kell). es kifizetéseknél a program hallgatónként a kiválasztott jogcímnél megadott minden egyes kifizetési dátummal és a felhasználó által megadott összeggel létrehoz egy kifizetési tételt, ami majd a megfelelő időben aktivizálódni fog. Lehetőség van arra is, hogy a hallgató számára tévesen kifizetett ösztöndíjakat a Neptun.Net rendszerben visszafizettessük, és annak visszafizetését rögzítsük a rendszerben. A befizetéseknél is előfordul, hogy a hallgatóval tévesen fizettettünk be, vagy a hallgató a félév egy részét látogatja, majd eltávozik az intézményből, ilyenkor a befizetett költségtérítési összeg egy részét vissza kell fizetni a hallgatónak. Tehát a kifizetési modulon keresztül mind Ösztöndíjak, mind pedig egyéb Kifizetések történhetnek. Az ösztöndíjak felviteléhez hasonlóan egyéb Kifizetéseknél is meg kell adni a hallgatót, a sztornózandó tétel(ek) jogcímet, az érintett képzést, félévet és az összeget. A program nyilvántartja, hogy a hallgató tényleg visszafizette-e a pénzt, azonban a sztornó tétel rögzítőjének kell az ellenőrzést elvégezni. Az itt felvitt tételek negatív összeggel kerülnek be az adatbázisba, és így is lesznek figyelembe véve minden olyan esetben, amikor a hallgató számára átutalt pénz nagysága a kérdés (pl. az adóigazolások nyomtatásakor) Hasonló a helyzet, amikor a hallgató többet fizetett be, mint amit kellett volna. A többletet ki kell fizetni a hallgatónak, ugyanazzal a jogcímmel, mint amire a befizetés történt. Összefoglalva tehát a kifizetési modul kezeli az egyszeri és rendszeres ösztöndíj típusú kifizetéseket, és az eseti kifizetéseket, valamint a tévesen befizetett összegek visszafizetéseit. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 4 / 47

5 2. JOGCÍMEK FELVITELE, SZERVEZETI EGYSÉGHEZ ÉS KÉPZÉSHEZ RENDELÉSE. A rendszer alapját a kifizetési jogcímek alkotják. A jogcímekről a nevük mellett, a pénzügyi adataikat (pénzügyi kódok, azonosítók, alapadataik, kik kaphatják) és a kifizetési dátumaikat tárolja a rendszer. Kifizetési jogcímek előállításának lépései: Jogcímek felvitele, alapadatok megadása Jogcímek szervezeti egységhez, és/vagy képzéshez rendelése Jogcímek és tulajdonságaik megadása, kifizetési időpontok hozzárendelése. A NEPTUN.Net-ben a jogcímek két nagy csoportra oszthatók. Ezek a Befizetési és a Kifizetési jogcímek. Befizetési jogcímek Tandíj, IV (ismételt vizsga), KED (különeljárási díj), DIÁK (Diákigazolványi befizetések), SZOLG (szolgáltatási díjak) Kifizetési jogcímek Ösztöndíjak, Szociális támogatás, Jutalom, stb. Az ösztöndíjak lehetnek Állami, Intézményi, Alapítványi, Önkormányzati, stb. Mindkét típus felvitele és szervezeti egységhez rendelése megegyezik KIFIZETÉSI JOGCÍMEK KARBANTARTÁSA, LÉTREHOZÁSA A Neptun.Net programban a Pénzügyek (78600) / Kifizetési jogcímek (279000) menüpont alatt lehet karbantartani az ösztöndíj jogcímeket, és az egyéb kifizetési jogcímeket is. A NEPTUN.Net programba többféleképpen lehet jogcímeket felvinni. Ha a régi 2R Neptunból konvertálással visszük át a Kifizetési jogcímeket, akkor először azon jogcímeknek az adatait ellenőrizzük, melyek a régi rendszerből kerültek át. A Pénzügyek (78600) / Kifizetési jogcímek (279000) menüpontra lépünk a régi konvertált jogcímekre adjuk meg az Érvényességi végdátumokat. FDL szűréssel le tudjuk szűrni a régi jogcímeket a Szűrés gomb használatával. Ha az összes régi jogcímet egyszerre leszűrjük, majd az összes jogcímtételt egyszerre kijelöljük, úgy hogy a felső lista valamelyik oszlopfeliratára jobb egérgombbal kattintunk, és a Mindent kijelöl parancsot kiválasszuk, utána a Szerkeszt gomb segítségével az Érvényesség végét csoportosan be tudjuk írni. Ha az új NEPTUN.Net bevezetésével teljesen új jogcímrendszert szeretnénk használni, akkor a jogcímek bevitele egyesével, történik a Kifizetési jogcímek (279000) felületen a Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 5 / 47

6 Hozzáad gomb segítségével. A menüpontra lépve a rendszerbe eddig felvitt jogcímek adatait tekinthetjük meg. FDL szűréssel tudjuk szétválasztani az érvényes és a nem érvényes jogcímeket. Alapból javasoljuk az érvényes jogcímek megjelenítését. A régi jogcímeket ne töröljük, mert a korábbi évek tranzakcióit a régi pénzügyi kódokkal tudjuk azonosítani! Új jogcím felvitele Új jogcím felviteléhez kattintsunk a Hozzáad gombra. Adjuk meg a kötelezően kitöltendő adatokat: Jogcím Megnevezés (A jogcím neve) Jogcím típus (Ezt egy legördülő listából választhatjuk ki. Pl.: Ösztöndíj) Az érvényességi időintervallum megadásával határozható meg, hogy az adott jogcímre mettől meddig lehet kiírásokat létrehozni. Az ösztöndíj jogcímnél kiegészítő adatokat nem találunk, mert az ösztöndíjról Adóigazolást kell készíteni, amit a hallgatónak is oda kell adni, és az APEH felé is le kell jelenteni, az általuk kért formában. Kifizetési jogcímek felvitele Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 6 / 47

7 Miért szükségesek a kifizetési jogcímek? A kifizetéseket jogcím szerint összesítve fel kell adni az intézményi pénzügyi rendszer felé. Kiegészítő adatok a Kifizetési pénzügyi kódok (279200) alatt találhatók (ezeket nem kell kitölteni, csak a befizetések jogcímeinél) Adóigazolás adható (pipával kijelölhető) Igazolás típus (Ezt egy legördülő listából választhatjuk ki. Pl.: Adóigazolás (K30)) Kifizetési pénzügyi kódok Kifizetési jogcímnek érdemes beszédes kódokat választani, mert ez az alapja az ebből képződő pénzügyi kódnak. A hallgatók így rögtön tudják, milyen típusú jogcímekre kapják az ösztöndíjukat. A Neptun.Net rendszerben a régebbi pénzügyi kódokat is meg kell őrizni, hiszen ennek alapján keressük vissza, hogy kinek, milyen alapon fizettek ki korábban ösztöndíjat. A pénzügyi tranzakciókat, igazolásokat az intézmény által meghatározott ideig meg kell őrizni. Az ábrán látszik, hogy amennyiben az intézmény az új rendszer logikáját követi, a kifizetési jogcímek halmaza a korábbi rendszerhez képest jelentősen csökken. Lehet rendszeres (havi rendszerességgel) kifizetendő jogcímet létrehozni, lehet egyszeresen kifizetendő jogcímet létrehozni, sőt nem csak állami ösztöndíjakat, hanem a BURSAONK (Bursa önkormányzati), FOVAROSI (Fővárosi ösztöndíj), ERASMUS (Alapítványi ösztöndíj) stb. eseti ösztöndíjakat is. TANULMANYI, SZOCTRENDK, SZOCTRENDSZ, LAKHATASI, stb. Az alábbi ábrán bemutatjuk az érvényes jogcímeknek egy halmazát. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 7 / 47

8 Aktív beszédes jogcímek, melyekre kifizetések történhetnek. Aki használja, és akinek feladata az ösztöndíj jogcímeket karbantartani, érdemes, ha szűréssel az aktív jogcímeket jeleníti meg a listában. Hogy lehet egy új, aktív jogcímet felvenni? A megfelelő menüpontot kiválasszuk a Pénzügyek alatt. Pénzügyek (78600) / Kifizetési jogcímek (279000) Új jogcímet mindig a Hozzáad gombbal tudunk felvinni. Hozzáad pl.: Jogcím : TANULMANYI Megnevezés : ösztöndíj Ösztöndíj jogcím típus választása Érvényesség kezdete : Érvényesség vége : Mentés A Mentés gombbal nyugtázzuk a jogcím felvitelét INTÉZMÉNYI RENDSZERPARAMÉTER BEÁLLÍTÁSA Az alapjogcímhez szervezetet és képzést is tudunk hozzárendelni. Az általános jogcímeknél elég a Kar megadása, a tanulmányi rendszeres, a szociális támogatási jogcímeknél esetleg további képzésekhez is hozzá kell rendelni azt. A hozzárendelés összetettsége Intézményi döntéstől, a Neptun.Net karbantartó és a pénzügyi osztály közötti megállapodástól is függ. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 8 / 47

9 A következő paraméter beállítása szabályozza a pénzügyi kód generálását. (A pénzügyi kód formátuma a paraméter beállítás függvénye.) Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) alatt a PENZUGYIKODGENERALAS A paraméter értékei lehetnek: 1 - szervezeti egység neve, képzés neve, jogcím; 2 - képzés neve, jogcím; 3 - szervezeti egység kódja, képzés kódja, jogcím. Javasoljuk a 3. pontot választani, ha a képzés kódok elég beszédesek. Pénzügyi paraméterek beállítása az Adminisztráció főmenüpont alatt Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 9 / 47

10 2.3. KIFIZETÉSI JOGCÍMHEZ SZERVEZET, KÉPZÉS ÉS KÉPZÉS HELYÉNEK RENDELÉSE A Pénzügyek (78600) / Kifizetési jogcímek (279000) / Kifizetési pénzügyi kódok (279200) felületen a Hozzáad, majd a Szervezet mező melletti Kiválaszt gombbal lehet a szervezethez rendelést elvégezni. A szervezethez és képzéshez való együttes rendeléshez használjuk az Összerendelés gombot. Ugyanez a művelet végrehajtható a Hozzáad gombra kattintás után a Szervezet és a Képzés mezők melletti Kiválaszt gombok megnyomására feljövő táblákból való választás után is. Az összerendeléseket a Mentés gombbal tároljuk ebben az esetben, az érvényességi időintervallum megadása után. Az Összerendelés gomb használatával a rendszer automatikus felkínálja a szervezeteket, majd a kiválasztott szervezeti egységhez tartozó képzéseket, szakokat és szakirányokat, mely kiválasztásával az összerendelés megtörténik. Ekkor az Érvényesség kezdete mező az összerendelés napjával automatikusan töltődik, míg az Érvényesség vége re áll, amit természetesen ezután a Szerkeszt gomb segítségével meg tudunk változtatni. A könyveléshez szükséges minden egyes pénzügyi kódhoz a főkönyvi szám, és a témaszám megadása is. Jogcím szervezeti egységhez, képzéshez rendelése Először a Kifizetési jogcímek (279000) felületen egy jogcímet kijelölünk a kurzor segítségével. Utána átlépünk a Kifizetési pénzügyi kódok (279200) felületre, mert ezen a felületen történik a pénzügyi kód generálása. Ha csak Szervezeti egységet rendelünk a jogcímhez, a Hozzáad gombot használjuk. Szervezeti egység, és a Képzés együttes hozzárendelése a Összerendelés gomb segítségével úgy történik, hogy először a szervezeti egységet tudjuk megadni (pl. valamelyik Kar), majd a következő lépésben automatikusan a képzések jönnek elő, amiből szintén Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 10 / 47

11 választanunk kell. Az OK gomb megnyomásával megtörténik a jogcímhez rendelés. Fontos megjegyezni, hogy képzésválasztásnál a kiválasztott szervezeti egységhez rendelt modulok (képzések, szakok, szakirányok és virtuális szakok) jelennek meg a listában. Továbbá lehetőség van egy szervezeti egységen kívül még egy belső szervezeti egység jogcímhez rendeléséhez a Hozzáad gomb megnyomása után a Képzés helye mező melletti Kiválaszt gombra kattintással, ha a megjelenő táblából kiválasztunk még egy szervezetet, kitöltjük az érvényességi időintervallumot és végül a Mentés -sel rögzítjük az összerendeléseket. A másik szervezet jogcímhez rendelése az első szervezethez tartozó képzés hozzárendeléssel és anélkül is megtehető. Abban az esetben, ha a felület alsó részén található Képzés helye jelölőnégyzetet kipipáljuk, majd ezután kattintunk az Összerendelés gombra, akkor az előzőekhez hasonlóan, a rendszer automatikusan egymás után ajánlja fel a szervezet, képzés, majd a másik szervezet táblákat, melyek közül egymás után választva, és az OK gombokra kattintva az összerendelés megtörténik. (Ebben az esetben is automatikusan töltődik az érvényességi időintervallum, melynek kezdete szintén a létrehozás dátumával töltődik, vége pedig lesz, és a későbbiekben a Szerkeszt gombbal szintén módosítható.) Ekkor ( Összerendelés gombbal) azonban a képzés jogcímhez rendelése nem hagyható ki. A pénzügyi kód az összerendeléseknek megfelelően generálódik (természetesen a PENZUGYIKODGENERALAS rendszerparaméter beállítását is figyelembe véve). Tehát a pénzügyi kódképzésnek négy esete lehetséges: 1) SZERVEZETI EGYSÉG jogcímhez rendelése ( Hozzáad / Szervezet mező melletti Kiválaszt gomb / érvényességi időintervallum beállítása / Mentés ) Pénzügyi kód neve pl: BT TANULMANYI (paraméter: 3; Jogcím kódja: TANULMANYI; Szervezet kódja: BT) 2) SZERVEZETI EGYSÉG és KÉPZÉS jogcímhez rendelése ( Összerendelés vagy Hozzáad / Szervezet és Képzés mezők melletti Kiválaszt gombok / érvényességi időintervallum beállítása / Mentés ) Pénzügyi kód neve pl: BT GTIN_GE TANULMANYI (paraméter: 3; Jogcím kódja: TANULMANYI; Szervezet kódja: BT; Képzés kódja: GTIN_GE) 3) SZERVEZETI EGYSÉG és egy BELSŐ SZERVEZETI EGYSÉG jogcímhez rendelése ( Hozzáad / Szervezet és Képzés helye mezők melletti Kiválaszt gombok / érvényességi időintervallum beállítása / Mentés ) Pénzügyi kód neve pl: BT TT TANULMANYI (paraméter: 3; Jogcím kódja: TANULMANYI; Szervezet kódja: BT; Belső szervezet kódja: TT (tanszék)) 4) SZERVEZETI EGYSÉG, KÉPZÉS és egy BELSŐ SZERVEZETI EGYSÉG jogcímhez rendelése ( Képzés helye kijelölőnégyzet bepipálása / Összerendelés gomb vagy Hozzáad / Szervezet, Képzés és Képzés helye mezők melletti Kiválaszt gombok / érvényességi időintervallum beállítása / Mentés ) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 11 / 47

12 Pénzügyi kód neve pl: BT GTIN_GE TT TANULMANYI (paraméter: 3; Jogcím kódja: TANULMANYI; Szervezet kódja: BT; Képzés kódja: GTIN_G; Belső szervezet kódja: TT (tanszék)) Ha az Intézményi PENZUGYIKODGENERALAS paraméter 3-ra volt állítva, a pénzügyi kód a Szervezeti Egység kódja, Képzés kódja, Belső szervezet kódja és a Jogcím négyesből áll. Ekkor képződik egy egyedi Pénzügyi azonosító, aminek az intézményi gazdasági rendszer felé történő feladáskor van szerepe. Meg lehet adni a Főkönyvi számot és Témaszámot, amit előzőleg Import -tal célszerű bevinni a Pénzügyek (78600) / Főkönyvszámok (81000) és a Pénzügyek (78600) / Témaszámok (81200) felületeken. Ezeket a könyveléshez szükséges adatokat a pénzügyi osztály adja meg évente és a feladáshoz szükségesek. Ha a Pénzügyek (78600) / Kifizetési jogcímek (279000) / Kifizetési pénzügyi kódok (279200) felületen a Főkönyvi szám és/vagy a Témaszám melletti három ponttal megjelölt négyzetre kattintunk, akkor a teljes Főkönyvi szám, és Témaszám listából a megfelelőt válasszuk ki, majd kattintsunk az OK gombra. Ekkor a megfelelő főkönyvi szám és/vagy témaszám a pénzügyi kódhoz rendelődik A Főkönyvi szám gyakran ösztöndíj kifizetésekre 58-cal kezdődik, de ezeket az Intézmények pénzügyi osztályai adják át a Neptun.Net rendszergazdáknak. Főkönyvi számok A Témaszámok összetettebbek, mint a Főkönyvi számok. A témaszámhoz megnevezés, kód, önálló egység, munkahely és forrás adatok is tartoznak. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 12 / 47

13 Témaszámok Fontos, hogy a Főkönyvi szám és a Témaszám kiválasztása után a Mentés gombra kattintva a program automatikusan generálja a pénzügyi kódot a megadott formában, és a hozzá tartozó Pénzügyi azonosítót. A pénzügyi azonosítónak a tételek feladásakor van szerepe. A főkönyvi szám témaszám hozzárendelése történhet időben később, mint a pénzügyi kód generálása. A Kifizetési pénzügyi kódra vonatkozó Érvényesség kezdete és Érvényesség vége mezők kötelezően kitöltendők. Ebben az intervallumban aktív a jogcím. A Kifizetési időpontokat egyesével egymás után visszük fel, a Szerkeszt, majd a belső Hozzáadás gombokat használva. A kifizetési időpont megadása után a Mentés gombbal rögzíthetjük a dátumot. Több időpont megadásakor ezt időpontonkénti ismételt Hozzáadás -sal és Mentés -sel végezzük el. Pl. Egy félévben, havi rendszerességgel fizetjük a tanulmányi ösztöndíjat, ezért a megadott félévre minden hónap elejére megadunk egy kifizetési időpontot. Összesen egy félévben 5 időpontot szoktunk felvinni. Ha ezzel elkészültünk, a következő jogcímre léphetünk és beállíthatjuk az ahhoz tartozó paramétereket. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 13 / 47

14 Csoportos (felső listában több sor együttes kijelölése a Shift vagy Ctrl billentyűk segítségével, vagy a jelölőnégyzeteket használva és a Szerkeszt gombra kattintva) adatbevitelre is van lehetőség az érvényességi időpontok, és a kifizetési dátumok felvitelekor. Hibásan felvitt Kifizetési időpontokat törölni csak egyesével lehet a Szerkeszt, majd a Törlés gombra kattintva. A Kifizetési pénzügyi kódok (279200) felületen az adatok kitöltése után a Mentés gombra a jogcím a generált pénzügyi kóddal a kiválasztott szervezeti egység(ek)hez és/vagy képzéshez rendelődik. Másik megoldás (Szervezeti egység) Kari felületen Van egy másik felület, ahol a jogcímhez a megfelelő pénzügyi kódot hozzá lehet rendelni. Ez a Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Jogcímhez rendelés (106050) felületen található. Az alapadatok feltöltése az előzőkhöz hasonló módon történik. Mivel Kari szervezeti egység alatt van ez a felület, lehetőség van arra, hogy kari pénzügyesek töltsék ezt a felületet. Itt meg lehet adni olyan kari kifizetéseket, melyek nem csak ösztöndíj típusúak. Ezen kívül egyéb forrásból származó ösztöndíjat is. Jogcím már szervezeti egység alatt van, itt képzéshez is lehet rendelni A pénzügyi jogcímekhez tartozó alapadatokat lehet egyesével, és csoportosan is kitölteni. A Hozzáad gombra csak szervezeti egységhez rendeljük a jogcímet, illetve egyesével képzést, és egy belső szervezeti egységet is kiválaszthatunk, ha a hárompontos gombokra kattintunk. Az Összerendelés gombra a szervezeti egységhez jogcím, és képzéshez is rendelhető. Továbbá, ha bepipáljuk a Képzés helye jelölőnégyzetet, és ekkor kattintunk az Összerendelés gombra, akkor a program egymás után felkínálja a jogcímek, a kiválasztott szervezeti egységhez tartozó képzések/ szakok/ szakirányok, majd ismét a szervezeti egységek (belső szervezeti egység) táblát, amiből kiválaszthatjuk a megfelelőket. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 14 / 47

15 Tehát a pénzügyi kód generálásának az előzőekkel megegyező a folyamata, azzal a különbséggel, hogy itt a szervezeti egységhez rendelhetjük a már meglévő jogcímeket, míg a Kifizetési pénzügyi kódok (279200) menüpont alatt a jogcímhez rendeljük a szervezeti egységet, képzést, és a képzés helyét. Itt további adatokat lehetséges megadni: Minimális összeg, Maximális összeg, Áfa, SZJ szám - termék, továbbá Mennyiség és Mennyiség egysége is feltölthető. (Az Áfa, és a Mennyiség mező kitöltése kötelező.) A kifizetési időpontok csak külön fülön ( Kifizetési dátumok ) vihetők itt fel. A könyveléshez szükséges minden egyes pénzügyi kódhoz a főkönyvi szám, és a témaszám megadása is, melyeket a Kiegészítő adatok fülön, a mezők melletti Kiválaszt gombbal tudunk a pénzügyi kódhoz rendelni. Figyelem!, A jogcímre vonatkozó alapadatok öröklődnek, ezek a következők: Áfa, Mennyiség, Mennyiség egysége és érvényességi időintervallum KIFIZETÉSI IDŐPONTOK MEGADÁSA A kifizetési időpont állítása kari felületen A Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Jogcímhez rendelés (106050) kari felületen a Kifizetési dátumok fülön állíthatóak be a kifizetési pénzügyi kódokhoz tartozó kifizetési dátumok. Kifizetési dátumok A kifizetési dátumokat a Szerkeszt gomb megnyomása után, a naptárnavigátor segítségével megadott kifizetési dátum kiválasztása, majd Hozzáadás gomb segítségével vihetjük fel. Mindig a dátum beállítása, majd a Hozzáadás követik egymást. Így lehet pénzügyi kódonként egyesével felvinni a kifizetési időpontokat, és egyesével le is vehetjük, ha a Dátum eltávolítása gombot használjuk. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 15 / 47

16 Kifizetési időpont állítása intézményi pénzügyi felület felöl A Pénzügyek (78600) / Kifizetési jogcímek (279000) / Kifizetési pénzügyi kódok (279200) felületen a Szerkeszt gombra kattintás után a Kifizetés dátum mező melletti naptárnavigátor segítségével megadjuk az időpontot, majd a belső Hozzáadás gombbal, felvisszük. Több időpont megadásakor időpontonkénti ismétléssel lehet ezt megtenni. A Mentés gomb megnyomásával tárolhatjuk a felvitt dátumokat. Ha a jogcímeket más szervezeti egységhez és képzéshez is hozzá akarjuk rendelni, akkor eltérő pénzügyi kódokat kapunk. A pénzügyi kód generálása után egyesével vagy csoportosan tudjuk a főkönyvi számot, a témaszámot, a kifizetési időpontokat a kiválasztott pénzügyi kódokhoz hozzárendelni. Kifizetési időpontok törlése a következőképpen zajlik: A pénzügyi kód kijelölése Szerkeszt gomb megnyomása A törlendő kifizetési dátum kijelölése Törlés gomb megnyomása Mentés gomb megnyomása Kifizetési időpontok megadása, törlése csoportosan Amikor felvisszük a pénzügyi kód adatait, meg kell adni, hogy az adott ciklusban (félévben) egyszeri kifizetéseket hozunk létre, vagy rendszeres kifizetéseket. es kifizetés alatt azt értjük, hogy egy félévben a hallgatóhoz csak egyszer olvassuk be a kifizetési tételt, és a megadott összeggel mindegyik kifizetési időponthoz hozzárendeljük. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 16 / 47

17 Például a 2005/06/1 félévben , , , , Az Egyszeri kifizetéseknél beolvassuk a hallgatóhoz a tételt, összeget, és egy kifizetési időpontot viszünk fel. Ha arra a pénzügyi kódra később is szeretnénk kifizetést eszközölni, akkor töröljük a korábbi időpontot, új kifizetési időpontot viszünk fel, és a továbbiakban ehhez az időponthoz visszük fel az egyszeri kifizetéseket. A kifizetési időpontok felvitele csoportosan elvégezhető, ha a felső listában egyszerre jelöljük ki az összes jogcímet, vagy a jogcímek egy szűrt csoportját. Az időpontokat a Szerkeszt és a belső Hozzáadás gombok segítségével egyenként vihetjük fel. Tehát ha havonta különböző időpontokban egyszeri kifizetést akarunk elvégezni, akkor a havi kifizetés után a kifizetési időpontot az egyszeri kifizetések alól töröljük egyesével, de a következő hónapra egyszerre csoportosan lehet minden kifizetési tételhez az új időpontot hozzárendelni. 3. RENDSZER PARAMÉTEREK GIRO FÁJL KÉSZÍTÉSÉHEZ GIROJOGCIM GIROKEDVEZMENYAZON GIROKEDVEZMENYNEV GIROSZAMLA GIROKOZLEMENY KIFIZETESIALLOMANYFORMATUMA (OTP, GIRO) 4. ÖSZTÖNDÍJ LISTÁK ELŐKÉSZÍTÉSE 1) Adminisztráció (95400) / Általános lekérdezések (98400) / Ösztöndíjak lekérdezés alól a hallgatói listákat exportálni lehet 2) Saját adatok (200) menüpontnál egyéncsoport létrehozásával: a csoporthoz egyesével lehet betenni a hallgatókat Egyéni lista alapján pl. Bursanál egyéncsoport létrehozásával meg lehet adni a hallgatói csoportot. 3) Érdemes csoportosítani képzésenként, jogcímenként a listákat. Excel vagy DBF kiterjesztésbe elmenteni. A listagenerálásnál következő feltételekre vizsgál a program: Adóazonosító jel; Bankszámlaszám; Státusz (képzés adatlap elsődleges, de féléves adatok is); Adott féléven aktív-e a hallgató; Beiratkozás megléte /féléves adatoknál beiratkozási dátum/; Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 17 / 47

18 Állandó lakcím; Képzésen aktív féléven levőség. Külföldi hallgatók esetén: Adóazonosító jel helyett útlevélszám Állandó lakcím helyett értesítési cím 5. ÖSZTÖNDÍJ TÉTELEK FELVITELE Amikor az ösztöndíjat egy hallgatóhoz rendeljük (azaz meghatározzuk az adott hallgatónak az adott jogcímen fizetendő juttatását), akkor meg kell adnunk még a fizetendő összeget és azt, hogy ezt a hallgató melyik képzésen kapja. Ez utóbbi akkor kap szerepet, ha a hallgató megszakítja az egyik képzésén a tanulmányait, és az oda tartozó tételeket törölni kell). Lehet olyan hallgató, hogy több képzése is aktív, de csak az egyik képzésén kap ösztöndíjat. Ekkor a program a kiválasztott jogcímnél megadott minden egyes kifizetési dátummal és a felhasználó által megadott összeggel létrehoz egy kifizetési tételt, ami majd a megfelelő időben aktivizálódni fog. Emiatt nagyon fontos, hogy meggyőződjünk a jogcímek adatainak helyességéről, mielőtt a hallgatók kifizetési tételeit felvinnénk a rendszerbe. A javítások megkönnyítése, illetve a kényelmes használat érdekében törekedni kell a csoportos, illetve a külső adatállományból történő adatbevitelre. Az ösztöndíjakat a kari adminisztrátorok, TO ösztöndíjkezelők rendelhetik az egyes hallgatókhoz. Ezek alapján a kifizetési listákat is ők, vagy pedig a rendszeradminisztrátorok készítik el. A kifizetési listák véglegesítése után a bankoknak állami Intézménynél a Kincstárnak szóló utalási állományok elkészítése szintén a Kari adminisztrátorok feladata. Nagy Intézménynél karonként történik a kifizetési lista készítése, és az elkészített GIRO fájlok gazdasági rendszer felé való feladása már a rendszeradminisztrátorok feladata. Lehetőség van a kifizetési tételek felvitelére: 1. A Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Kifizetési tételek (106300) menüpontnál, 2. vagy a Szervezeti egységek / Képzések (200000) / Pénzügy (255800) / Kifizetési tételek (257600) menüpontnál, 3. vagy a Képzések (115600) / Pénzügy (171400) / Kifizetési tételek (173200) menüpontnál, 4. továbbá hallgatónként a Hallgatók (5400) / Hallgató pénzügyei (12000) / Kifizetési tételek (103300) menüpont alatt. Import -tal (külső fájlból történő csoportos beolvasással), Hozzáad gombra kattintással egy pénzügyi kifizetési jogcímre történő beolvasással egyenként, vagy hallgatók szűréssel kiválasztott csoportjának. A Kifizetési tételek (106300) menüpontnál a Hallgatók és kifizetési dátumok fülön a felvitt kifizetési dátumok láthatóak. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 18 / 47

19 5.1. A KARI ADMINISZTRÁTORI FELÜLETEN A Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Kifizetési tételek (106300), a Szervezeti egységek / Képzések (200000) / Pénzügy (255800) / Kifizetési tételek (257600), valamint a Képzések (115600) / Pénzügy (171400) / Kifizetési tételek (173200) menüpontok alatt van lehetőség a kifizetési tételek felvitelére. Ezek a felületek szolgálnak a hallgatók ösztöndíjaival kapcsolatos különböző műveletek elvégzésére. Felvitel, beolvasás, módosítás, sztornózás (törlés), listázás elvégzésére. Emellett lehetőség van az adott karon elérhető ösztöndíj jogcímek adatainak megtekintésére is. Kifizetési tételek felvitele A Hozzáad gomb segítségével, pénzügyi kódonként, egyéni vagy csoportos beolvasással visszük fel az adatokat. Beírjuk az ösztöndíjtétel megnevezését, kiválasztjuk, hogy melyik félévről van szó, megadjuk az összeget, beírjuk a teljesítés dátumát, megadjuk a kifizetés dátumát. A megnevezésnél mindenképpen olyan nevet adjunk meg, amely jelzi, milyen ösztöndíjtétel kifizetésről lesz szó. Pénzügyi kód választásához kattintsunk a belső szürke téglalapra. Itt megtaláljuk mindazokat az ösztöndíjtételeket, melyek aktívak, és a kiválasztott karhoz (szervezeti egységhez) tartoznak. Majd a Hallgatók és kifizetési dátumok fülön a belső Hozzárendel gombra kattintva rendeljük a kifizetéshez a megfelelő hallgató(ka)t. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 19 / 47

20 Kifizetési tételhez hallgatók rendelése A hallgatói kifizetési kiírásoknál a program rákérdez a Pénzügyi köteg nevére, hogy hova mentse el a kiírást. A név megadása után a program elmenti a kiírást, azzal a tételcsoport névvel, amit megadtunk neki. (Ha nem írunk be nevet, csak az OK gombra kattintunk, akkor a kifizetési tétel nevével megegyező tételcsoport jön létre, amit a Tételcsoportok (80000) menüpont alatt megtekinthetünk.) Kifizetési tétel mentése előtt a program rákérdez a tételcsoport nevére Az Import segítségével, különböző képzésű és különböző ösztöndíj jogcímű hallgatói kifizetési tételeket tudunk fájlból beolvasni. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 20 / 47

21 5.2. FELVITELE, MÓDOSÍTÁSA Hasonlóan, mint a Kari adminisztrátori felületen a hallgatóknak egyenként felvihetjük a megadott ösztöndíjakat, a kifizetési összegeket de a kifizetési időpontok csak a Pénzügyek (78600) / Kifizetési pénzügyi kódok (279200) alatti megadása lehet. Valójában többféleképpen vihetjük fel az adatokat a kifizetési tételek létrehozásához. Létrehozáskor a felvitt tételek státusza mindig aktív lesz 1) Egy hallgató felöl: Hallgatók (5400) / Hallgató pénzügyei (12000) / Kifizetési tételek (103300) Egyéni felvitel Hozzáad gomb segítségével kötelező mezők kitöltésével Hallgatók (5400) / Hallgató pénzügyei (12000) / Kifizetési tételek (103300) Import gomb segítségével/ Egyéni beolvasással 2) Szervezeti egység felöl hozzáadással ( Hozzáad gomb): Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Kifizetési tételek (106300), a Szervezeti egységek (28000) / Képzések (200000) / Pénzügy (255800) / Kifizetési tételek (257600), és a Képzések (115600) / Pénzügy (171400) / Kifizetési tételek (173200) menüpontoknál A szervezeti egységhez tartozó leszűrt hallgatókból a kijelölt hallgatókat csoportosan rendeljük a megadott pénzügyi kódhoz. Minden kifizetési tételnél megadható, hogy az adott kifizetés melyik képzésre vonatkozik (amennyiben a Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Kifizetési tételek (106300) felületen dolgozunk, ha a Képzések menüpontokból indulunk ki, akkor a program automatikusan tölti a képzés mezőt.) ha a pénzügyi kód ezt nem határozza meg. Amennyiben a pénzügyi kód meghatározza a képzést, a program ezt automatikusan tölti. 3) Szervezeti egység felöl importálással ( Import gomb): Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Kifizetési tételek (106300), a Szervezeti egységek (28000) / Képzések (200000) / Pénzügy (255800) / Kifizetési tételek (257600), és a Képzések (115600) / Pénzügy (171400) / Kifizetési tételek (173200) menüpontoknál Az Import gombbal egy külső.dbf vagy.xls állományból történik a beolvasás. Egyszerre egy sereg hallgató, jogcím és összeg beolvasása történhet meg, de mindenképpen szerepelnie kell annak, hogy a hallgató melyik képzésén kapja azokat.. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 21 / 47

22 Tehát importnál.dbf vagy.xls kiterjesztésű fájlt olvasunk be, amelynek fejléce a következő kell legyen: OWNER KEPZES JOGCIM VALUE FELEV Jogcím A cella formátuma szöveg Neptun kód Képzés kódja Összeg ( Kifizetési jogcímek (279000) ) kell legyen! Importnál meg kell adni egy pénzügyi köteg (tételcsoport) nevét, amelynek célszerű beszédes elnevezést adni. Pl. TANOSZT 2005/06/1. Ha a beolvasás dátumánál régebbi befizetéseket is akarunk felvinni, akkor a program rákérdez, hogy a régebbi befizetéseket is beimportálja KIFIZETÉSI TÉTELEK FELVITELE UTÁNI HIBÁK KISZŰRÉSE A felvitel során esetlegesen előforduló hibák adatait a program megőrzi, megkönnyítve ezek későbbi javítását. A hallgatók, és az ösztöndíj-jogcímek összerendelésénél mindig érvényesül az a szabály, hogy a hallgató csak azon a képzésen kaphat ösztöndíjat, amelyen aktív státuszú. Pénzügyi státusza magyar hallgatóknál pedig államilag finanszírozott. Emiatt a hallgató még ki nem fizetett tételei is törlődnek, ha a státusza az összerendelés után megváltozik. Az ösztöndíjtételek beolvasásakor, importálásakor a program ellenőrzéseket végez: Ellenőrizni kell, hogy meg vannak-e a fájlban a beolvasott oszlopokhoz tartozó adatok. Először is, a beolvasáskor a program ellenőrizi, hogy meg vannak a file-ban a szükséges oszlopok, és a megfelelő hibaüzenetet adja ki azok hiánya esetén: "képzés nem létezik" "hallgató nem létezik" "félév nem létezik" "jogcím nem létezik" "az adott jogcímhez és képzéshez, pénzügyi kód nem létezik" "az adott hallgatóhoz és képzéshez, pénzügyi státusz nem létezik" "A beolvasott fájl x. sorához nem tartozik kifizetési dátum" Ellenőrzések elvégzésére van szükség a kifizetési listák elkészítésekor is: Kifizetési lista készítés esetén ellenőrizni kell mindazokat a feltételeket, melyek mellett a hallgatók részére ösztöndíjat tudunk fizetni. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 22 / 47

23 Kifizetési dátumra ellenőrzés: A Neptun.Net-be beolvasott különböző kifizetési dátumú tételek vannak a rendszerben. A kifizetési lista készítésének időpontját megadva mindazok az ösztöndíjtételek bekerülnek a listába, melyek a zárási kifizetési dátum előtti dátummal rendelkeznek, és aktív státuszúak. Aktív hallgatói státuszra ellenőrzés: Csak az aktív státuszú hallgatókhoz tartozó tételek kerülnek be kifizetésekhez. Egyéb hiányok, ami az Ösztöndíj kifizetést nem engedi meg: "számlaszám hiány" - hiányzik a hallgató számlaszáma, amire az utalást végezzük.) Magyar állampolgárok esetén "adószám hiány" Külföldiek eseten " útlevélszám hiány" (meg kell oldani, hogy a külföldi hallgatóknál is adószámra ellenőrizzen a program.) "nem aktív a képzésen" "nem iratkozott be az adott képzésre" - beiratkozás dátuma üres "nincs állandó lakcíme" Külföldiek estén azt is vizsgálja a program, ha "nincs értesítési címe" 5.4. ÖSZTÖNDÍJFELVITEL HOZZÁAD GOMBBAL Ösztöndíj felvitele hallgatók szűrésével, és a szűrt állomány Mindent kijelöl -ésével (Csoportos hallgatói felvitel egy kifizetési pénzügyi kódhoz) A Részletes adatok fül kiválasztásával a Hozzáad gomb használatával először meg kell adni a tétel nevét (lehetőleg beszédes, tömör elnevezéssel), az összeget, félévet, teljesítési és kifizetési dátumokat. A pénzügyi kódválasztással rendeljük az ösztöndíj tételhez, hogy melyik képzésen kapják a megadott az ösztöndíjat. A kiválasztott pénzügyi kódhoz az alapadatok felvitele után a Hallgatók és kifizetési dátumok fület választva a belső Hozzárendel gomb segítségével adjuk a hallgatókat. A hallgatói lista alatt szűrést készítünk. Szűrés létrehozásával a szűrésben szereplő hallgatók mindegyikét egyszerre a Mindent kijelöl (ha nem jelenik meg az összes rekord, akkor a kijelölés előtt az Összes adat gombra kattintva kell megjeleníteni a leszűrt hallgatói csoportot) használatával és az OK gombbal egyszerre hozzárendeljük a hallgatói listához. Ez azt jelenti, hogy az összes listában szereplő hallgatóhoz ugyanazt az ösztöndíjat, ugyanazon pénzügyi kóddal rendeljük hozzá. Amennyiben valamelyik érintett hallgató nincs beiratkozva a kiválasztott képzésre, akkor azt a hallgatót átlépi a rendszer. Ezt a módszert akkor érdemes használni, ha sok ember kapja ugyanazt az ösztöndíjat. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 23 / 47

24 Csoportos hallgatói felvitel egy kifizetési pénzügyi kódhoz Ösztöndíj felvitele egy hallgatónak Az előző ponthoz hasonlóan kell megadni itt is az adatokat, de most nem rendelődik hozzá minden lehetséges hallgatóhoz az ösztöndíj, hanem csak ahhoz az egyhez, amelyik éppen ki van választva. A következő felületen lehetséges ez a művelet: Hallgató (5400) / Hallgató pénzügyei (12000) / Kifizetési tételek (103300) Az ösztöndíj tétel felvitele után a jogcím mező automatikusan törlődik. Egy hallgatóhoz ösztöndíjtételek rendelése Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 24 / 47

25 Tehát ezen a felületen lehet egy adott hallgatónak ösztöndíj tételeket kiírni. Az Import gombbal egy hallgatónak egyszerre több jogcím szerint is lehet kifizetési tételeket bevinni. Ez hasonlóan zajlik, mint a szervezeti egység felöl a Pénzügyeknél a fájlból történő csoportos adatbeolvasásnál. Ha viszont a hallgatóhoz egyesével akarunk beolvasni kifizetési tételeket, akkor a Részletes adatok -nál bevisszünk egy kifizetési tétel adatait (Megnevezéssel, Összeggel, Félévvel, Teljesítési dátummal, és a pénzügyi kód kiválasztásával). A pénzügyi kód hordozza azt az információt, hogy a hallgatónak melyik képzésére vonatkozóan történik majd a kifizetés. Tétel létrehozásánál a hárompontos gombra kattintással a pénzügyi kód tábla jelenik meg, melynek tartalma a Pénzügyi kód felirat alatt található jelölők állapotától függ. Tehát a pénzügyi kód táblát alkotó sorok az éppen kiválasztott feltétel szerint alakulnak. Ezek lehetnek: 1) Képzés jelölő: a táblában a hallgató képzéséhez/képzéseihez tartozó pénzügyi kódok jelennek meg 2) Szervezeti egység jelölő: a táblában hallgató szervezeti egységéhez, valamint a legfelsőbb szervezeti egységhez tartozó pénzügyi kódok jelennek meg 3) Képzés és szervezeti egység jelölő: a táblában a hallgató képzéseihez, valamint a hallgató szervezeti egységéhez tartozó pénzügyi kódok jelennek meg Amikor a pénzügyi kódot kiválasszuk, akkor az ahhoz tartozó kifizetési időpontok meg fognak jelenni a Hallgatók és kifizetési dátumok fülön. Ez lehet több alkalom a megadott félévben, vagy csak egy, amit a fő pénzügyi menüpont alatt beállítottak ( Kifizetési pénzügyi kódok (279200) ) Hallgatónak felvitt kifizetési tételéhez (ösztöndíjához) beállított kifizetési időpontok A fenti ábrán látható, hogy a kifizetési tételek előjel, összeg, státusz és név megjelenítésével listáztathatók, szűrhetők, akár leszűkíthetők csak az aktuális félévre is. A Hallgatók és Kifizetési dátumok fül alatti felület nem írható, nem módosítható ezen a felületen. Itt a nevezett hallgató kerül csak a listába a hallgatói listába, és megjelennek a kifizetési időpontok, vagy csak az egy kifizetési időpont. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 25 / 47

26 Több kifizetési tételt egyesével lehet egymás után felvinni, ha nem használjuk az Import gombot. A kifizetési tételek státusza lehet: Aktív, Feldolgozás alatti, Teljesített, Visszautasított ÖSZTÖNDÍJ CSOPORTOS FELVITELE KÜLSŐ ÁLLOMÁNYBÓL IMPORTTAL Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Kifizetési tételek (106300) menüpont - Import gomb Importnál.dbf fájlt olvasunk be, amelynek formátuma megegyezik a 2R-ben ismerttel: OWNER/ KEPZES/ JOGCIM/ VALUE/ FELEV(szöveg)/ Importnál automatikusan generálódik egy pénzügyi tételcsoport (köteg), amelynek célszerű beszédes elnevezést adni. Kötegelt felvitel Abban az esetben, ha a csoportos beolvasás mellett döntünk, akkor a hallgatók számára fizetendő ösztöndíjak adatait egy.dbf állományból vagy.xls állományból olvassa be a rendszer. Az állománynak kötelezően kell tartalmaznia a következő 5 mezőt: OWNER: a jogosult hallgató Neptun azonosítója KEPZES: Annak a képzésnek a kódja, amelyiken a hallgató az ösztöndíjat kapja. JOGCIM: Az ösztöndíj jogcímének kódja (1. oszlop a jogcímek adatainál) VALUE: Az egyes kifizetések összege FELEV: Mely félévben történnek a kifizetések A.dbf állományban a FELEV mezőnek szöveges típusúnak kell lennie és a formátumára a fenti struktúrájú adattal kell feltölteni a mezőt az állomány minden egyes sorára (rekordjára) vonatkozóan! Az Aktív státuszt ellenőrzi az algoritmus, méghozzá úgy, hogy csak a képzés adatlapon szereplő aktív státusszal (és adatbázisban A státuszkódot tartalmazó) hallgatóknak enged ösztöndíj tételt felvinni. Így más státusszal rendelkező (pl. passzív, stb.) hallgatóknak nem engedi a program ezt. Tanácsoljuk, hogy az ösztöndíj beolvasása előtt készítsenek szűrést az aktív, államilag finanszírozott és beiratkozott hallgatókra! Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 26 / 47

27 Ösztöndíjak beolvasása Import fájlból A fájlt előre elkészítjük, a Neptun.Net rendszerből megfelelő szűréssel kivisszük az adatokat, ezek hallgatói Neptun kódok, hallgatók képzései, képzéshez tartozó jogcímek (ami a pénzügyi kód alapjául szolgál). A listát kiegészítjük a megfelelő összegekkel és félévadatokkal és az előre elkészített állományt beolvassuk az Import gombra kattintva. A lista beolvasásakor kéri a pénzügyi kötegek nevét, amit a felhasználó ad meg. Bekéri a program, hogy milyen szervezeti egységhez tartozik az Importálandó köteg. Pénzügyi köteg (tételcsoport) és a szervezeti egység megadása A beolvasott kifizetési tételcsomagból egyetlen köteget (tételcsoportot) készít a program, amelyhez megadjuk a köteg (tételcsoport) nevét, és azt, hogy melyik szervezeti egységhez tartozik. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 27 / 47

28 Milyen kifizetési dátumú tételeket olvasson be a rendszer dátum szerint Milyen pénzügyi státuszú hallgatókat olvasson be a rendszer A beolvasás eredményéről informálja a felhasználót. A beolvasás eredményéről a felhasználó értesítést kap FELTÉTELEK, HOGY AZ ÖSZTÖNDÍJ KIFIZETÉSE MEGTÖRTÉNJEN Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) GIROJOGCIM: OSZ GIROKEDVEZMÉNYAZON: KFKE (Intézmény kódja) GIROKEDVEZMÉNYNÉV: XXXX Egyetem (Intézmény neve) GIROSZÁMLA: (Kincstár számlaszáma) GIROKÖZLEMÉNY: ami a GIRO-ba közleményként megjelenik Bankszámlaszám kitöltése: Szervezeti egységek (28000) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 28 / 47

29 Kifizethető tételek ellenőrzése: Tételcsoportok (80000) / Kiírt tételek (80100) - itt ellenőrizzük, akinek nem lehet kifizetni a tételt - pirosan jelzi a program a ki nem fizethető tételeket a jelölőnégyzet kijelölésével, valamint megjelenik A ki nem fizethető tételekről fül, ahol részletesebb információt kaphatunk arról, hogy miért nem fizethető ki az adott tétel. Ki nem fizethető tételek megjelenítése 5.7. MÓDOSÍTÁSA Amennyiben a hallgatónak már van olyan teljesítetlen ösztöndíj tétele, mint amit éppen fel akarunk vinni (itt a rendszer a jogcímek egyezőségét vizsgálja), akkor erre a program figyelmeztet, és felajánlja ennek a módosítását az új adatok alapján. Ez természetesen csak a még függőben levő (teljesítetlen) tételekre vonatkozik, a már teljesítettekre nem. Abban az esetben, ha már történt a hibás összeggel kifizetés, akkor a különbözetet egyben ki kell fizetni, ha a kifizetett összeg a ténylegesnél kisebb volt. Ha tévesen történt kifizetés, akkor a kifizetett összeget vissza kell fizettetni a hallgatóval a Befizetési modulon keresztül. Visszafizetés után az ösztöndíjtételt sztornózni kell. Ugyanígy lehet eljárni abban az esetben is, ha az eredetileg kifizetett összeg több volt, mint amennyit ki kellett volna fizetni. Ilyenkor a különbözetet fizetettjük vissza a hallgatóval. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 29 / 47

30 Aktív tételek egyenkénti és csoportos módosítása, és törlése A Hallgatók (5400) / Kifizetési tételek (103300) alatt, amíg a tétel aktív, csoportosan lehet a tételeket kitörölni ( Sztornóz gomb), vagy az összegeket módosítani. Még ki nem fizetett, aktív tételt lehet csak törölni!. Ezt a funkciót lehet arra felhasználni, hogy az egyszer beolvasott ösztöndíjat ha több kifizetésre olvastuk be, aktív tételeknél egyesével módosíthatjuk. 6. ÖSZTÖNDÍJ VÉGLEGESÍTÉSE. KIFIZETÉSI LISTA 6.1. PROGRAMBAN LÉTREHOZOTT ÖSZTÖNDÍJ TÉTELEK A Szervezeti egységek (28000) / Pénzügy (106000) / Kifizetési tételek (106300) menüpont: Részletes adatok fül Hozzáad gomb kötelező mezők kitöltése (megnevezés, összeg, pénzügyi kód, félév) Hallgatók és kifizetési dátumok fül Hallgatók hozzárendelése a Hozzáadás gombbal (különböző szűrő feltételek alapján) Mentés (Mentés után megadható a pénzügyi köteg (tételcsoport) neve.) ben felvitt kari kifizetési tételek Ezen a felületen lehet a kifizetési tételekhez új tételeket hozzáadni, és az estleges téves kifizetéseket Sztornóz -ni. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 30 / 47

31 6.2. TÉTELCSOPORTOK Lépjünk a Szervezeti egységek (28000) / Pénzügyek (106000) / Tételcsoportok (5500) menüponton a létrehozott kötegre, jelöljük ki, majd válasszuk ki a Kiírt tételek (5550) menüpontot. Itt van lehetőség még egyszer a kifizethető tételek ellenőrzésére. A képernyő felső részében a Ki nem fizethető tételek kijelölő négyzet bejelölésére pirosan jelennek meg azok a tételek, amelyek bármilyen ok miatt nem kifizethetőek. Ha a kijelölő négyzet be van pipálva, akkor a felületen megjelenik egy negyedik fül ( A ki nem fizethető tételekről ), amely tájékoztatja a felhasználót, hogy az adott tétellel kapcsolatban milyen hiányosságok vannak. A ki nem fizethető tételekről bővebb információk megjelenítése A kifizetendő tételeknél nézzük meg milyen feltételekre vizsgál a program: adószám bankszámlaszám státusz (képzés adatlap elsődleges, de féléves adatok is számítanak) beiratkozás megléte állandó lakcím képzésen aktív féléven levőség A felületen található a Statisztika fül is. A fülön a kötegben lévő tételekről kapunk információt, mennyi tétel van benne, mekkora összeggel, van-e még benne aktív (nem teljesített) tétel vagy teljesítetlen tétel stb. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 31 / 47

32 Statisztikai adatok megtekintése A Részletes adatok és a Hallgató füleken az adott tétel részletezése jelenik meg. Ezen a felületen még lehetőség van utólag tételek behelyezésére, illetve kivételére a kötegbe/ből a Hozzáad és a Töröl köteg alól gombok segítségével. Tételcsoportok Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 32 / 47

33 7. KIFIZETÉSI LISTA SZŰRÉS ALAPJÁN Ösztöndíjlisták készítésére használjuk a Kifizetési lista szűrés alapján (6150) felületet. Ez a funkció két helyen jelenik meg a Neptun.Net. rendszerben. Mind a két felület egyforma. A Szervezeti egység (28000) alatt a kari adminisztrátori jogkörrel, TO Ösztöndíj szerepkörrel lehet a kifizetési listát előállítani, lehet ellenőrizni a tételcsoporthoz tartozó tételeket, azaz melyik hallgató, milyen jogcím, milyen összeg szerint kapja az ösztöndíjat. A tételcsoporthoz új komponensként lehet a Tétel feltétel szerinti hozzáadását elvégezni. Kari adminisztrátori jogkörrel a Szervezeti egység (28000) / Pénzügy (106000) / Kifizetési lista szűrés alapján (6150) felületen lehet a Kifizetési listát összeállítani, és ellenőrzések után a GIRO fájl elkészítése következik. Lehet véglegesített Kifizetési listát nyomtatni és utána a be nem került Hibás tételeket is ki lehet nyomtatni. A Hibás tételek között olyan kifizetések szerepelnek, ahol a hallgató valamilyen követelményt nem teljesít, nincs bankszámlaszáma, vagy az hibás, nincs megadva az adószáma, vagy például már nem aktív a hallgató. Javasolt karonként elkészíteni a kifizetéseket, a kifizetési lista nevében szerepeljen a kar kódja. A adminisztrátor az összes kifizetési listát együtt látja. A teljes intézményi felület a Pénzügyek (78600) / Kifizetési lista szűrés alapján (5950). Itt az összes kifizetési lista, és azok alapján elkészült GIRO fájlok mind megtalálhatók. A rendszeradminisztrátor használja ezt a felületet, és innen tud esetleg újra véglegesíteni, és utalni ÚJ KIFIZETÉSI LISTA A Kifizetési lista szűrés alapján felületen lehet megadni, hogy az elkészítendő listába milyen tételek kerüljenek bele. Szűrhetünk Pénzügyi kód szerint, Tételcsoport szerint, valamint Félév szerint, a megfelelő jelölőnégyzetet kipipálva. Beállíthatjuk, hogy a szűrés Képzés státusz független legyen, illetve megadhatjuk, hogy mely időintervallumra vonatkozzanak a tételek ( Dátum szerint ). A tételeket pénzügyi kód alapján a típusuk alapján szűrhetjük. Ezek a következők lehetnek: Teljesített tételek: A hallgató számára már elutalt tételek. Feldolgozás alatti tételek: már készült kifizetési lista a tételekről Aktív tételek: A hallgató számára előírt, de még el nem utalt tételek. Törölt tételek: A hallgató számára előírt, de később visszavont (törölt) tételek. Sztornózott tételek: A hallgató számára átutalt, de később általa visszafizetett tételekről szóló igazolás. Visszautasított tételek ( A Kifizetési lista tételei azt mondják meg, hogy ki(k)nek szóló tételek kerüljenek listázásra. Minden olyan hallgató tételeit megkapjuk, aki a megfelel a beállított feltételeknek. A Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 33 / 47

34 feltételeket további szűréssel is szűkíthetjük. Választhatunk csoportot (kar, képzés, évfolyam, tankör) és végül pedig szűrhetjük a tételeket a jogcímük szerint is. Ez a szűrés is egyszerű FDL szűrés lesz. Az FDL szűrés a Neptun.Net-nél megszokott módon működik. Új kifizetési lista A GIRO előállításához a rendszer bekéri a terhelési dátumot, és a legkésőbbi kifizetési dátumot, amire a kifizetési köteget elkészítjük A Mentés és lista készítés gombra a rendszer bekéri a terhelési dátumot, és a legkésőbbi kifizetési dátumot, amire a kifizetési köteget elkészítjük. A Kifizetési lista nyomtatás gombbal nyomtatáskor a keresési szempontoknak megfelelő tételek listáját kapjuk meg. Itt tetszés szerinti tételt törölhetünk, a listát kinyomtathatjuk, illetve el is menthetjük. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 34 / 47

35 Kifizetési lista készítése, felül a kifizetési fájlok listája, alsó részén az elkészítés lépéseihez tartozó gombsorozat. A kifizetési fájlokat úgy kell elnevezni hogy a sok kötegből mindig azonosítani tudjuk, melyik karhoz tartozik,milyen pénzügyi kódhoz tartozó kifizetések történjenek, vagy elég, melyik hónapi ösztöndíjat küldjük el. A felület legalsó részén kifizetési GIRO fájl készítéséhez tartozó gombok találhatók, nem teljesen sorrend szerint. Egy létező kifizetési lista Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 35 / 47

36 Ha a Kifizetési lista szűrés alapján (6150) felületen az Új kifizetési lista gombot megnyomjuk, beírhatjuk az új kifizetési lista (köteg) nevét, megjelölhetjük milyen pénzügyi kódokhoz tartozó kifizetési tételeket emeljünk be a listába. Ehhez kipipáljuk a Pénzügyi kód szerint jelölőnégyszöget, és a jobboldali három ponttal megjelölt négyszögre kattintunk, majd a Kar érvényes kifizetési pénzügyi kódjai közül mindazokat csoportosan kiválaszthatjuk, amelyekre kifizetést kívánunk adni. Lehetőség van az új kifizetési lista elkészítésére tételcsoport alapján is. Ebben az esetben bepipáljuk a Tételcsoport szerint jelölőnégyzetet, és a korábban a kifizetési tételeknél létrehozott tételcsoportok közül kiválasztjuk a megfelelőt. Egy kifizetési listához akár több tételcsoportot is hozzárendelhetünk. Új kifizetési lista készítése tételcsoport szerint Ha a Félév szerint és a Dátum szerint tól-ig intervallumot nem pipáljuk ki, akkor a Mentés és lista készítés gombot megnyomva a program rákérdez a hiányzó adatokra. A folyamat végén a mentéssel egy időben létrejön a kifizetési lista is. Ekkor megadható az a legkésőbbi dátum, ameddig az elkészülő lista figyelembe vegye a kifizetési időpontnál kisebb kifizetési dátumú tételeket. A menüponton lehetőség van a hibás banki sorok visszautasítására, ha először kijelöljük az adott sorokat a Giro állomány sorai fülön, majd az egér jobb gombjára kattintva a megjelenő listából kiválasztjuk a Bank által visszautasított parancsot. Erre például akkor lehet szükség, ha a hallgatónak olyan bankszámlaszáma szerepel a rendszerben ami időközben megszűnt. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 36 / 47

37 Bank által visszautasított tételek A Kifizetési lista szűrés alapján (6150) felületen elkészített kötegben a Kifizetési listában szereplő tételeket a menüpont lenyitására megjelenő Kifizetési lista szűrés alapján tételek (6250) menüpontnál láthatjuk. Kifizetési lista szűrés alapján tételek Ezen menüpontnál a Töröl gombbal tételeket vehetünk ki a kifizetési listából. Csak azokat a tételeket, melyek feldolgozás alatti státuszúak. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 37 / 47

38 7.2. SZERKESZTÉS ÉS TÖRLÉS gazdai jogosultsággal lehetőség van a már legenerált GIRO fájl törlésére a Töröl gombra kattintva. Fontos, hogy ekkor a rendszergazda a létrehozott GIRO fájlt törölje a gépéről, hogy még véletlenül se kerüljön feladásra. A Szerkesztés gombra kattintva lehetőség van módosítani a kifizetési lista paramétereit 7.3. KIFIZETÉSI LISTA, HIBA LISTA ÉS ÖSSZESÍTÉSEK NYOMTATÁSA A későbbiekben csak a Kifizetési lista szűrés alapján felületről lehet majd kifizetési listát nyomtatni. Összesítések nyomtatása Kifizetési lista szerkezete Ha elkészítettünk egy kifizetési listát, és ellenőriztük a hallgatókat, akkor célszerű megnézni, milyen bontásban történik a kifizetés (Képzés, Jogcím, Évfolyam, Pénzügyi kód, Jogcímképzés, Végösszesen). A Nyomtat gomb hatására megjelenő ablakban a tételek, illetve a különböző szempontok szerint elkészített összesítések nyomtatását engedélyezhetjük, illetve tilthatjuk. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 38 / 47

39 Összesítések nyomtatásának kérése A számfejtett tételeket ellenőrizzük a kifizetési lista, illetve a hibalista nyomtatása alapján!!! Összesítések nyomtatása alapján mód van képzés, jogcím, évf./szemeszter, jogcím-képzés, jogcím, pénzügyi kód, valamint végösszegen nyomtatásra. A későbbiekben csak erről a felületről lehet majd kifizetési listát nyomtatni, illetve azokról a tételekről amelyek, valami oknál fogva (nincs bankszámlaszám, adóazonosító stb.) nem kerültek rá a kifizetési listára. Az összesítések nyomtatása táblázatba történik. Egymás után megadjuk milyen a fejlécek szerkezete a nyomtatáskor. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 39 / 47

40 (Az Intézmény itt a 2. PENZUGYIKODGENERALAS paramétert választotta. Javasolt a 3. - szervezeti egység kódja, képzés kódja, jogcím - paraméter választása, ha az intézményi képzéskódok beszédesek.) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 40 / 47

41 Az utolsó paraméter a véglegesített összeget tartalmazza, ami a kifizetési lista végösszege. Hiba lista nyomtatás A Hiba lista nyomtatás gomb megnyomásával létrejönnek azok a tételek, amelyek, valami oknál fogva (nincs bankszámlaszám, adószám stb.) nem kerültek rá a kifizetési listára. A hiányzó adatokat a hallgatóknál pótolni kell, és a pótlás után, ha újra elkészítjük a kifizetési listát, és minden hiányzó adatot pótoltunk, akkor ezek a hallgatók bekerülnek a kifizetési listába. Ha a Kifizetés zárásának dátumáig a hibalista teljesen nem szűnik meg, akkor az addig ott marad, amíg a pótlásokat el nem végezzük rajta. Ha a benn maradt tételekre egy későbbi időpontban kifizetést készítünk, akkor a megjavult hibás tételek belekerülnek a következő utalási állományba GIRÓ FÁJL GENERÁLÁS Az ellenőrzés és a kifizetési lista elkészítése után a GIRO fájl generálása gomb megnyomásával a GIRO állomány elészül. GIRO fájl elkészítése utáni adatok A Kifizetési lista ellenőrzések után, ha a hibalistát megtekintettük, és a hiányzó adatokat korrigáltuk, újra megnyomjuk a Hiba lista nyomtatás gombot, és ha Minden tétel rendben van akkor a GIRO fájl generálása gomb megnyomásakor a program egy külön álló kis ablakban terhelési dátumot kér. Ezután egy meghatározott helyre elmentjük az elkészült GIRO fájlt. Ezt a.txt fájlt kell a kifizetési listákkal együtt a gazdasági osztályra átadni. A listákat és az összesítéseket a megfelelő egyéneknek alá kell írni. A GIRO fájlban hallgatónként már csak 1 kifizetési tétel lesz. A hallgató a Neptun.Net-ben tekintheti meg, milyen típusú kifizetésekből áll a kifizetett pénze. A fenti fájlnevekből látszik, hogy a kurzorral megjelölt kötegre már elkészült a GIRO állomány. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 41 / 47

42 GIRO állomány újragenerálása 7.5. KIFIZETÉSI LISTA HIBAKEZELÉS TÉTELCSOPORTOK ALAPJÁN Kiírás törlése tételcsoportból Abban az esetben, ha a kifizetési listába olyan tétel került, amit ki szeretnénk venni az adott listából, a Tételcsoportok menüponthoz kell navigálnunk. A képen látható ábrán, a kijelölt hallgató kiírását szeretnénk a kifizetési listából kivenni. Mint az látható a kifizetési lista már elkészült, de GIRO állományt még nem készítettek róla. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 42 / 47

43 A kiírást nem töröljük, csak a kifizetési listából szeretnénk eltávolítani. A Tételcsoportok menüpont alatt keressük ki azt a tételcsoportot, amit a listából törölni szeretnénk. A sikeres keresés után, lépjünk az alatta található Kiírt tételek menüpontra. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 43 / 47

44 A felületen a kiválasztott tételcsoporthoz tartozó kiírások jelennek meg. A felületen a Tételcsoportba felvesz, illetve Tételcsoportból elvesz gombokat találjuk. Jelen esetben azt szeretnénk, hogy a kifizetési listában szereplő tételcsoport egyik eleme ne szerepeljem a kifizetési listában, de a kiírás maradjon meg a rendszerben. Ilyenkor keressük ki azt a kiírást, vagy kiírásokat, melyeket nem szeretnénk, hogy belekerüljenek a kifizetési listánkba. A keresés után kattintsunk a Tételcsoportból elvesz gombra. A program ilyenkor megszünteti a kiírás kapcsolatát a tételcsoporttal. A művelet végén navigáljunk vissza a Kifizetési lista szűrés alapján menüpontra és a következő műveleteket hajtsuk végre: Kifizetési lista kikeresése Szerkeszt gomb Mentés és listakészítés gomb Dátum megadása (itt ugyanazt a dátumot adjuk meg, mint amit előzőleg megadtunk) A rendszer a megadott dátum és tételcsoport alapján újra összeállítja a kifizetési listát. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 44 / 47

45 Ellenőrzés: Kifizetési lista szűrés alapján tételek menüpont A hallgató valóban nem került bele a listába, az eljárás sikeres volt. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 45 / 47

46 Kiírás törlése a rendszerből és a kifizetési lista újragenerálása A kifizetési lista generálása a tételek státuszát Feldolgozás alatt -ra váltja. Két eset fordulhat elő: 1. Aktív tétel törlése a listából és a rendszerből 2. Feldolgozás alatt lévő tétel törlése a rendszerből (Ez csak több lépésben lehetséges!!!) Aktív tétel törlése a listából és a rendszerből Ebben az esetben a Kifizetési tételek menüpontra kell navigálni, ahol a kiírást fizikailag van lehetőség törölni a rendszerből. A felületen a tételek kikeresése és kijelölése után a Sztornóz gombra kattintva lehet az aktív kiírásokat fizikailag törölni a rendszerből. Fontos, hogy fizikai törlést hajt végre, ezért természeten a tételcsoportból is a tétel automatikusan kikerül. A továbbiakban az eljárás a következő: Kifizetési lista szűrés alapján menüpont o Kifizetési lista kikeresése o Szerkeszt gomb o Mentés és listakészítés gomb o Dátum megadása (itt ugyanazt a dátumot adjuk meg, mint amit előzőleg megadtunk) A rendszer a megadott dátum és tételcsoport alapján újra összeállítja a kifizetési listát. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 46 / 47

47 Feldolgozás alatt lévő tétel törlése a rendszerből A rendszer feldolgozás alatt lévő tételeket nem enged törölni, ezért a törlés a következő lépésekben tehető meg: Kifizetési lista szűrés alapján menüpont o Kifizetési lista kikeresése o Törlés gomb o Törlés jóváhagyása Kifizetési tételek menüpont o Kiírás, kiírások kikeresése o Sztornóz gomb Kifizetési lista szűrés alapján menüpont o Új kifizetési lista gomb és a lista létrehozása a tételcsoport, vagy tételcsoportok alapján A kifizetési folyamat visszavonása A rendszer magas jogosultsággal (adminisztrátor) lehetővé teszi az egész folyamat visszavonását akkor is, ha a kifizetési listából már GIRO állomány készült. A törlés lépései: Kifizetési lista szűrés alapján menüpont o Kifizetési lista kikeresése o Törlés gomb o Törlés jóváhagyása Tételcsoportok menüpont o Tételcsoport, vagy csoportok kikeresése és kiválasztása o Törlés gomb o Törlés jóváhagyása A fenti lépések végrehajtása után a teljes folyamat, törlésre kerül a rendszerben. A kifizetési folyamat importtal, vagy csoportos kiírással újra végrehajtható. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 47 / 47