TESZTELÉSI BESZÁMOLÓ a Tudásmenedzsment beavatkozási területen a

Átírás

1 TESZTELÉSI BESZÁMOLÓ a Tudásmenedzsment beavatkozási területen a tudásmegosztás tématerülethez készített módszertanhoz Tesztelő szervezet: KIH augusztus 29. Készítette: 5/C Tesztelési Munkacsoport A beszámoló az ÁROP azonosító jelű, Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében készült. 1/40

2 I. Vezetői összefoglaló Tesztelő munkacsoportunk feladata volt, hogy a tudásmenedzsment módszertani fejlesztőcsoport által kidolgozott Tudásmenedzsment fejlesztési módszertan (a továbbiakban: Módszertan) gyakorlati alkalmazhatóságát vizsgálja a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatalban (KIH). A munkacsoport tagjai által mintegy 3 hónapon keresztül végzett munka elsődleges célja - az elméleti módszertan lépéseinek tesztelésén túl az volt, hogy egyfajta módszertani segédanyaggá (kézikönyvvé) formálja a május 31-én lezárult módszertani fejlesztő munka során megszületett módszertani dokumentumot, az ÁROP /A kódszámú projektben pályázó intézmények (központi közigazgatási szervek és háttérintézményeik, kormányhivatalok) számára. A tesztelő munkacsoport tevékenysége már a módszertani fejlesztés lezárulta előtt megkezdődött, hiszen fontos volt tesztelési szempontú visszajelzést adni a még formálódó módszertani dokumentumhoz. Számos reflexiónk meghallgatást nyert és a módszertani útmutatóba beépítésre került. Mindvégig fontosnak tartottuk szem előtt tartani, hogy a tesztelési munkánk eredményeként véglegeződő módszertani segédanyag nem csupán az ÁROP /A kódszámú projekt pályázói számára készült, hanem általános érvénnyel alkalmazható dokumentumként áll majd rendelkezésre a közigazgatási intézmények számára. A módszertani munkacsoport 14 módszertani lépést határozott meg a tesztelési folyamat lebonyolítására. (Számozási hiba miatt a módszertani anyagban 15 módszertani lépés lett megjelenítve, de valójában 14 lépés került definiálásra). A módszertani lépések az alábbiak voltak: 1. tudásmenedzsment munkacsoport felállítása, szakmai koordinátor kijelölése 2. az egyén és a szervezet szintjén a tudás és tudásmenedzsment fogalmának definiálása 3. a szervezetnél már létező tudás beazonosítása (tacit és explicit) 4. a szervezetnél már működő tudásmenedzsment folyamatok beazonosítása 5. a szervezeti tudásmenedzsment céljának meghatározása a szervezet stratégiai célkitűzéseivel összhangban 6. a meghatározott tudásmenedzsment cél eléréséhez szükséges tudásfolyamatok meghatározása és kialakítása 7. a tudásmenedzsment célok szervezeti egységre történő lebontása 8. a szervezeti tudáskultúra megalapozása 9. a tudásmegosztó folyamatokhoz szükséges informatikai háttér megoldások meghatározása és kialakítása 10. módszertani lépés: a szervezet munkatársai ismereteinek/képességeinek/szakterületi tapasztalatainak összesítése 11. formális tudásmegosztási folyamatok kialakítása 12. informális tudásmegosztási folyamatok kialakítása 13. értékteremtő, hatékonyságnövelő tudásmegosztó folyamatok meghatározása 2/40

3 14. a tudásmegosztó folyamatok gyakorlati alkalmazása 15. a tudásmegosztás eredményességének mérése. A javasolt módszertani lépések közül, a tesztelés előrehaladtával megszerzett tapasztalatokra támaszkodva elhagytuk azokat, amelyektől nem vártunk valódi eredményeket illetve azokat, amelyeket a tesztelési időszak korlátozott hossza miatt nem állt módunkban alkalmazni. A tesztelési folyamat során több alkalommal is módosítottuk az időbeli ütemezést, a munkamódszer megválasztása során nagyobb hangsúlyt kapott a csoportmunka, de egyes módszertani lépések hasznosságát illetően is változott a nézőpontunk. II. Tesztelés adatai II.1. Tesztelésben bevontak: A KIH különböző szakmai területeket képviselő munkatársaiból álló 6 fős tesztelőcsoport munkáját a módszertani munkacsoport munkájában aktívan résztvevő átülő munkatárs (1 fő) segítette. A KIH majdnem minden szakterületéről, számos munkatársa segítette a tesztelő munkát a tudásmenedzsment kérdőív kitöltésével és a tesztelési módszertan összeállítását célzó workshopokon történő részvétellel (2013. július 5-én és 12-én.) II.2. Tesztelés időtartama: április 11-től július 31-ig A tesztelési lépések időbeli ütemezése a tesztelési munka során két alkalommal is módosult. A tesztelés ütemezésének első terve a május 3-4-én, Balatonöszödön megtartott workshop eredményeként született. Az ott megalkotott ütemezés még nem vehette figyelembe, hogy a módszertani munkacsoportok munkája az eredetileg tervezetthez képest el fog húzódni. A második módosítás oka az volt, hogy a munkacsoport úgy találta, hogy az eredeti, a tesztelési feladatokat egyéni munkavégzéshez rendelő elképzelését számos módszertani lépés esetében érdemes átgondolni. Ennek eredményeképpen a munkacsoport úgy határozott, hogy két, 1 napos workshop keretében dolgozza fel a tudásmenedzsment kérdőívet, valamint az arra épülő módszertani feladatokat. (1. sz. melléklet Végleges tesztelési ütemterv) II.3. Azon lépések/módszerek megnevezése, amelyeket a tesztelés érintette: A tudásmenedzsment módszertani munkacsoport által készített módszertani anyagban javasolt módszertani lépesek a következők voltak: 3/40

4 1. A tudásmenedzsment munkacsoport felállítása, szakmai koordinátor kijelölése (kötelező) 2. Az egyén és a szervezet szintjén a tudás és tudásmenedzsment fogalmának definiálása (kötelező) 3. A szervezetnél már létező tudás beazonosítása (tacit és explicit) (kötelező) 4. A szervezetnél már működő tudásmenedzsment folyamatok beazonosítása (kötelező) 5. A szervezeti tudásmenedzsment céljának meghatározása a szervezet stratégiai célkitűzéseivel összhangban (kötelező) 6. A meghatározott tudásmenedzsment cél eléréséhez szükséges tudásfolyamatok meghatározása és kialakítása (kötelező) 7. A tudásmenedzsment célok szervezeti egységre történő lebontása (kötelező) 8. A szervezeti tudáskultúra megalapozása (kötelező) 9. A tudásmegosztó folyamatokhoz szükséges informatikai háttér megoldások meghatározása és kialakítása (javasolt) 10. A szervezet munkatársai ismereteinek/képességeinek/szakterületi tapasztalatainak összesítése (kötelező) 11. A formális tudásmegosztási folyamatok kialakítása (kötelező) 12. Az informális tudásmegosztási folyamatok kialakítása (javasolt) 13. Az értékteremtő, hatékonyságnövelő tudásmegosztó folyamatok meghatározása (javasolt) 14. A tudásmegosztó folyamatok gyakorlati alkalmazása (kötelező) A kötelezőnek megjelölt módszertani lépések közül a tesztelési munkacsoport az alábbiakat, az itt leírt esetleges eltérésekkel tesztelte: Az 1. módszertani lépés esetében, a tesztelés sajátos körülményeire tekintettel nem élesben történő, hanem egy módszertan általánosságban történő alkalmazhatóságáról volt szó a pályázat adta időkeretek között szakmai koordinátor kijelölésére nem került sor. A 2. módszertani lépésnél javasolt módszertani eszközök alkalmazása során a tudásmenedzsment kérdőív alkalmazását választottuk. Ennek oka a tesztelési időszak időkorlátai voltak. Úgy véltük, hogy a legsokrétűbb és szélesebb körű információt a szervezet tudásmenedzsment folyamatairól ezzel az eszközzel szerezhetünk. A szervezetnél már meglévő tudás felmérését célzó, 3. módszertani lépés esetén mindkét módszertani eszközt alkalmaztuk, bár a tudásmenedzsment kérdőív kiértékelése során azonnal láttuk, hogy a kérdőív jelenlegi formájában nem, csupán testreszabással alkalmas arra, hogy abból a kiemelt tudásbirtokos munkatársak beazonosíthatóak legyenek. A szervezetnél működő tudásmegosztási folyamatok beazonosítását elősegítő, 4. módszertani lépés alkalmazása megtörtént, a módszertanban javasolt táblázat segítségével. 4/40

5 A tudásmenedzsment kérdőív kiértékelésével megszerzett információ alapján a módszertanban előírt sablon segítségével a 6. módszertani lépést teljesítettük. Bár javasolt módszertani lépés volt, tesztelési munkacsoportunk a 9. módszertani lépéshez tartozó javaslatokat dolgozott ki. A 9., 11., 12., 13. módszertani lépések tesztelését a munkacsoport tekintettel arra, hogy azok szétválasztását nem tartotta indokoltnak összefüggően kezelte. A tesztelési tevékenység során nem alkalmazott módszertani lépéseket, valamint a figyelmen kívül hagyás indokait a következő, II.4. pont foglalja össze. II.4. Kizárások Az 5. (A szervezeti tudásmenedzsment céljának meghatározása a szervezet stratégiai célkitűzéseivel összhangban ) és 7. (A tudásmenedzsment célok szervezeti egységre történő lebontása) módszertani lépés alkalmazhatóságát lehetetlenné tette számunkra az, hogy Szervezetünk jelenleg nem rendelkezik hivatalos stratégiai célkitűzésekkel, ezért az ahhoz kapcsolódó elméleti és gyakorlati alapvetések jelenleg nem fogalmazhatóak meg. A 8. (A szervezeti tudáskultúra megalapozása) módszertani lépéshez javasolt tréning megtartását, a tesztelésre rendelkezésre álló, szűkös időkeretek nem tették lehetővé. A 10. (A szervezet munkatársai ismereteinek/képességeinek/szakterületi tapasztalatainak összesítése) módszertani lépést nem teszteltük, mert álláspontunk szerint az erre vonatkozólag a módszertan által javasolt mellékelt űrlap felhasználása jelenlegi formájában személyhez fűződő jogok megsértéséhez vezethet. A 14. (A tudásmegosztó folyamatok gyakorlati alkalmazása) módszertani lépés elhagyására azért került sor, mert az a rendelkezésünkre álló tesztelési időszakon jóval túlnyúló folyamat során hozhatott volna csupán eredményt. III. Tesztelési tapasztalatok összefoglalása III.1. Tudásmenedzsment kérdőív A munkacsoport megalakulását követően első lépésként hozzákezdtünk a tudásmenedzsment kérdőív kitöltetése előkészítésének. Tesztelésünk során igyekeztünk minél több munkatársat (több mint 100 főt) megszólítani, mind az uniós projekteket megvalósító, mind az intézmény szakmai- és funkcionális területeiről. A megszólított célcsoport az intézmény összlétszámának jelentős hányada (~ 20 %-a) és a megszólítottak közül 94-en töltötték ki a kérdőívet. Tapasztalatunk szerint a kitöltés magas aránya a célzott megkereséseknek köszönhető. A 5/40

6 kérdőívet elektronikus úton, az ingyenesen használható ILIAS 1 program segítségével készítettük el. A program segítségével az egyes kérdésekre adott válaszok összegzésére is sor kerülhetett, meggyorsítva és megkönnyítve a kiértékelés folyamatát. A szoftver önmagától nem képes összefüggések értékelésére, az eredmények értelmezését, az összefüggések feltárását és összegzését a tesztelési munkacsoport végezte el. 1 Integriertes Lern-, Informations- und Arbeitskooperations System = Integrált Oktatási, Információs és Csoportmunka Rendszer 6/40

7 III.1.1. Tudásmenedzsment kérdőív kiértékelése A kitöltők száma 94 fő és főleg alacsonyabb beosztásban dolgozó munkatársak, akik pár hónaptól több éve dolgoznak a hivatalban. III.1.2. Első kérdéscsoport: Humán erőforrás E kérdéskörre általánosan elmondható, hogy a hivatal jelenlegi állapotának felmérésére irányuló zárt kérdés esetén, azaz előre megfogalmazott válaszlehetőségek kiválasztásánál a válaszadók átlag 40%-a (nem egyszer ez a szám a 70%-ot is meghaladja) a nem tudom választ jelölte. Ami azt mutatja, hogy nincsenek kellően tisztában a hivatalban zajló folyamatokkal, valamint a tudás kommunikálása, átadása nem kielégítő a szervezetben. Ennek hiányát a dolgozók is érzik, ezt jelzik az ugyanezen kérdésekre adott válaszok az ideális esetben környezetben. Szerintük szükség lenne a munkatársak tudásának dokumentált felmérésére, minimum évenkénti kiértékelésre, rendszeres tudásfrissítő képzések tartására, a kritikus tudással rendelkezők feltérképezésére, e tudás megőrzésére és megosztására, egy koordináló személy/csoport kijelölésére és a tudásmenedzsment folyamatok beépítésére a munkafolyamatokba. Ezen pontok némelyike már megvalósul a szervezetben (kiértékelések, képzések, koordináló csoport megléte), ám ezen tényekről a tájékoztatás nem megfelelő. 7/40

8 A szervezet jelenlegi helyzetét felmérő nyitott kérdések esetén, azaz a munkatársak által megfogalmazott válaszok adásánál, a 94 főből csupán páran adtak/adhattak választ, hiszen amennyiben egy arra irányuló korábbi kérdésnél a nem avagy nem tudom válasz született, a kérdőív automatikusan átugrotta ezen kérdéseket (pl.: A Jelenleg Ön szerint van-e a szervezetnek programja a szervezeten belüli kritikus tudás megőrzésére? kérdésre nem/nem tudom válasz esetén a következő, Jelenleg Ön szerint, milyen módszert alkalmaz a szervezet a kritikus tudás megőrzése érdekében? kérdést a kitöltő automatikusan átugrotta). Ellenben ugyanezen kérdések ideális esetben verziójára már a korábbi válaszoktól függetlenül, mindenkinek lehetősége volt válaszolni, s közel a kitöltők fele ezt meg is tette. Ebből is arra következtethetünk, hogy a kollégáknak van ötletük és igényük a nagyobb fokú tudásmenedzsmentre, azonban annak a szervezetben lévő jelenlegi helyzetéről nem rendelkeznek kellő mértékű információval, illetve az eltérés a kérdőív használhatóságát is mutatja. A kérdőív ezen kérdéscsoportjában adott további feleleteket az alábbiakban összegezzük: A kritikus tudással rendelkezők beazonosítására, és e tudás megőrzésére leginkább a következő javaslatok érkeztek: képzések szervezése megbeszélések, értekezletek tartása tréningeken, konferenciákon való részvétel kilépő kolléga esetén tételes munkakör átadás, illetve az új kolléga betanítása munkafolyamatok felmérése kritikus tudás megosztása több személy között közös tárhelyen történő közzététel az egyes munkafolyamatokról történő részletes dokumentálás elvárása mindenkitől bizonyos csoportokon belül időközönként a feladatok forgása a kritikus tudással rendelkezők (erkölcsi és anyagi) megbecsülése szakterületenkénti/szervezetei egységenkénti GYIK létrehozatala és folyamatos karbantartása, bővítése, frissítése A tudásmenedzsment folyamatok tudatosítására a mindennapi munkatevékenység során az alábbi javaslatok érkeztek: tájékoztatók, oktatások, képzések, szakmai konferenciák tartása változások folyamatos dokumentálása és megosztása helyettesítése rend készítése gyakoribb (pl. heti) értekezletek tartása ezzel kapcsolatos koordináló terület fenntartása szabályzatok 8/40

9 új belépők segítése visszacsatolás szakmánkénti/szervezetei egységenkénti GYIK létrehozatala és folyamatos karbantartása, bővítése, frissítése A tudásmegosztás ösztönzésére érkező javaslatok: jutalmazás (akár szóban, akár anyagilag) értékelésbe való beillesztés csoportokban való együttműködés a tudásmegosztásra való kötelezés az intézményi kultúra részévé tenni III.1.3. Második kérdéscsoport: Folyamat A kérdőívet kitöltő munkatársak szerint az intézményben nagymértékben dokumentálva vannak az egyes munkafolyamatok, azonban a dokumentált tudás csak kis-közepes mértékben kerül megosztásra és a későbbiek során hasznosításra. A formális és informális tudásmegosztó csatornák feltérképezésekor kvázi ugyanazon válaszok érkeztek a hivatal jelenlegi állapotára és az ideális esetre vonatkozólag. Formális csatornák: továbbképzés, értekezlet, intranet, konferenciák, kör- , közös hálózat, szabályzatok Informális csatornák: folyosói beszélgetés, partneri kapcsolat, közös ebéd/dohányzás/kávézás III.1.4. Harmadik kérdéscsoport: Technológia E kérdéskörre adott válaszokból az derül ki, hogy bár rendelkezik az intézmény tudásmegosztást támogató közös technológiai háttérrel úgy, mint intranet, közös hálózati meghajtó, melyről a válaszadók 70%-a tud, ám ennél többfélére lenne szükség, illetve szükséges a meglévők tartalmának bővítése. A bővebb technikai háttér kialakítása azonban a legtöbb esetben nemcsak idő és energia, hanem pénz kérdése, mellyel szervezetünk nem rendelkezik, a feladatra akár európai uniós, akár hazai pályázati forrás ismereteink szerint nem áll rendelkezésre (meg kell azonban jegyeznünk, hogy a tesztelés alatt nem volt kapacitása munkacsoportunknak a pályázati lehetőségek részletes tanulmányozására). A már meglévők tartalmának bővítésére, a felület megfelelő karbantartására, illetve használatának ösztönzésére lenne szükség. 9/40

10 III.1.5. Negyedik kérdéscsoport: A szervezet jelenlegi helyzetének feltárása Az utolsó kérdések célja a szervezeti tudásmenedzsment jelenlegi helyzetének feltárása volt, mely a következő eredményeket hozta. Arra a kérdésre, miszerint kihez fordulnak leggyakrabban információért a hivatalban, sokan nem konkrét személyeket neveztek meg, hanem osztályvezetőt, közvetlen felettest, közvetlen munkatársat, stb. írtak, illetve általánosítva válaszoltak, mint pénzügy, jog, titkárság. Ebből több dologra is következtethetünk: Lévén a KIH öt intézmény, illetve azok feladatainak összeolvadásából jött létre, az ellátandó feladatok rendkívül szerteágazóak és specifikusak, így a dolgozók a saját szervezeti egységeiken belüli munkatársaiktól, illetve közvetlen feletteseiktől jutnak a munkájuk elvégzéséhez szükséges információ birtokába. Egyéb, nem a saját szakterületükben, de a munkájuk elvégzését közvetve befolyásoló kérdések esetén pedig gyakran fordulnak a back office tevékenységet ellátó szervezeti egységek munkatársaihoz (pénzügy, jog, informatika, humánpolitika, titkárság). Mindezeken túl a konkrét megnevezett személyek száma is rendkívül nagy és szerteágazó, vagyis célszerű lenne a kérdést továbbontani és finomítani, melyre több megoldás is megfelelő: Miután megnevezte kikhez fordul leggyakrabban információért, a következő kérdésben azt is fejtse ki, hogy milyen természetű ügyben fordul az illetőhöz. Már a kérdésben jelöljük, hogy a kérdéskörben az adott szakterületen, kihez fordul, ezzel felmérve, hogy a munkatársak mennyire vannak tisztában azzal, hogy mely kérdéskörrel pontosan hova és kihez fordulhatnak? A legtöbb munkatárs a munkavégzése során a közös tárhelyeket, az intranetet, a közös meghajtókon lévő adatbázisokat, illetve saját korábbi dokumentációit, jegyzeteit használja. A kérdőívet kitöltő kollégák az erőforráshiányt, a technikai háttér hiányát, és a szervezeten belüli átfogó stratégiai gondolkodás hiányát érzik a tudásmenedzsment (TM) hatékonyságát hátráltató elsődleges tényezőknek, s leginkább tudásbázisok kialakítását, tudásmegosztó rendszer kiépítését tartják célszerűnek a tudásmenedzsment fejlesztése érdekében, mindemellett nagyobb szükségét érzik a tudásmegosztás ösztönzésének és a jó gyakorlatok megosztásának. III.2. A KIH-nél létező tacit és explicit tudás beazonosítása A KIH tudásmenedzsment folyamatainak és tacit, valamint explicit tudáselemeinek a feltérképezése elengedhetetlen egy új TM rendszer kialakításához. A 3. módszertani lépés 10/40

11 teljesítése során egyrészt audit jelleggel áttekintettük a Hivatal belső folyamatait, másrészt a kérdőív eredményeit használtuk fel. Előfeltevésként rögzítenünk kell a Hivatalra vonatkozó pár általános információt: Az intézményre vonatkozóan közigazgatási szerv; a külső szabályozási környezet mellett (jogszabályok, általános társadalmi és ügyintézési gyakorlatok) a belső folyamatai is kötöttek (jogszabályok alapján álló belső szabályozók révén); minisztérium felügyeli és irányítja a működését; a szervezeti hierarchiája több szintű és ez az alá-fölé rendeltség a hivatali ügymenet ( szolgálati út ) folyamatának minden szintjén kontrollt képezz. Szervezet dolgozóira vonatkozóan Pályázati / toborzási / kiválasztási eljárása részben - egészben jogszabályi előírások mentén zajlik; Mint központi hivatal, jogilag előzetesen meghatározott, hogy milyen képesítési követelményekkel, milyen szakképzettséggel és végzettséggel lehet betölteni az egyes szervezeti feladatokhoz kapcsolódó munkaköröket; Igen sokféle alaptevékenységet lát el a szervezet, rengeteg feladatkör került megállapításra és ehhez kapcsolódóan igen változatos az intézményben belüli dolgozók végzettségének és szakképzettségének a skálája; A dolgozók jelentős része fiatal és középkorú (ezt a kérdőív 2. kérdésére adott eredmények is visszatükrözik); A Hivatal közszolgálati tisztviselőinek jelentős része több éves közigazgatási, míg az európai uniós forrásból finanszírozott projektekben dolgozó munkatársak több éves projektmenedzselési gyakorlattal és tapasztalattal rendelkeznek. A szervezeti tudásvagyon felmérése előtt áttekintettük a szervezet informatikai rendszereit, belső hálózatát, valamint a mindenki számára hozzáférhető anyagokat, melyből megállapítható, hogy meglehetősen sok és rendszerezett anyag áll a dolgozók rendelkezésére. A szervezeti tudásmegosztásnak ugyan nincs felelőse, viszont a feladatkörök ellátásához kapcsolódóan több olyan terület (szervezeti egység) is van, amely feladatai ellátásával akár csak közvetett módon hozzájárul, illetőleg ellátja a szervezeti tudásmegosztás (egy részével) kapcsolatos feladatokat. Erre példa a Jogi Főosztály, amely a szabályzatok folyamatos aktualizálásával, jogszabály-változás figyelési szolgáltatásaival, valamint a Kommunikációs és Koordinációs Osztály a dolgozók egységes tájékoztatásával, illetve körlevelek kiküldésével, valamint koordinációs feladatai körében az ügymenetek összefogásával és a 11/40

12 legfelsőbb vezetés felé történő tájékoztatás révén egyaránt elősegítik, illetve megteremtik a szervezeti tudásmegosztás legfőbb intézményi kereteit. III.2.1. Szervezeti tudásvagyont felmérő táblázat A 3. lépés során az általános intézményi tudásmenedzsment és tudásmegosztási folyamatokra vonatkozó auditot követően a Módszertan 3. számú mellékletét képező táblázat került kitöltésre, melynek eredménye az alábbiakban látható: Témakörök Van/nincs Elérési útvonal Szervezeti ábra VAN A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza. A szervezet munkatársainak tudására vonatkozó adatok összegyűjtése A szervezeti egységek szervezeti tudásvagyonára vonatkozó adatok összegyűjtése NINCS VAN a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 10/2013. (III. 1.) KIM utasítás ocid= Mindenki számára hozzáférhető, egységes adatbázis nincsen. - személyi anyag (korlátozott hozzáférés!) - informális csatornák (pl. közös beszélgetések alkalmával közölt információk a szaktudásra, korábbi munkahelyre vagy további végzettségre vonatkozólag) intranet - telefonkönyv Kilépésnél: - átadás-átvételi eljárás lefolytatása (jegyzőkönyv felvétele) - levelezőrendszer anyagainak archiválása és megőrzése Elektronikus formában: O meghajtó szervezeti egység saját mappái W meghajtó közös tárhely Intranet a szervezeti egységek közös belső levelező-csoportjai Papír alapon: a szervezeti egységek saját iktatott és lefűzött anyagai 12/40

13 A szervezethez tartozó háttérintézményekre vonatkozó adatok összegyűjtése Szervezeti eljárások összegyűjtése Szervezeti eljárásokhoz kapcsolódó sablonok NINCS A szervezetnek nincsenek háttérintézményei. (A vagyonkezelésében megtalálhatóak ugyan más ingatlanok, viszont ezek nem tekintendőek háttérintézményeknek.) VAN Intranet: - szabályzatok - elnöki utasítások - módszertanok O meghajtó szervezeti egységek saját mappái, dokumentumai W meghajtó hivatali szintű, közös tárhely (III.2.3. fejezetben leírtak alapján) Jogszabályok: - hivatalos jogszabálytárak (net.jogtar.hu, - ellenőrzési nyomvonal VAN Intranet: Jogszabályi mellékletek, Poszeidon iratkezelési rendszer sablonjai (előadói ív, postalap) O meghajtó szervezeti egységek saját mappái, dokumentumai W meghajtó közös tárhely Szervezeti egységek saját, rendszerezett anyagai (pl. irat- és feljegyzésminták) III.2.2. Szervezeti ábra A szervezeti ábra egyúttal a jogszabályi előírásoknak megfelelő hierarchiát és ügymenetet ( szolgálati utat ) is részben bemutatja, mivel mind a szakmai területek, mind a funkcionális területek (jog, pénzügy, kommunikáció, humánpolitika, beszerzés, koordináció) információáramlása ezen irányvonalak mentén, rendszerint alulról-felfelé halad. Ki kell emelni, hogy a szakmai területek hierarchikusan egy-egy vezető révén kapcsolódnak közvetlenül a munkáltatóhoz, viszont a szinte minden fontosabb folyamatba beépített (szakmai) vezetői, illetve amennyiben az adott ügy(csoport) ilyen relevanciával bír jogi, pénzügyi és esetleg humánpolitikai kontroll miatt a szervezeti ábrától eltérően, jóval több 13/40

14 szervezeti egység találkozik egy-egy üggyel és ezáltal a benne foglalt információval. (Mindez az explicit tudásmegosztás legfőbb csatornája.) III.2.3. A szervezet munkatársainak tudására vonatkozó adatok összegyűjtése A dolgozók személyi anyagának a részét képezi a végzettséget és szakképzettséget igazoló okiratok másolatai, ugyanakkor az ezekhez való hozzáférés a foglalkoztatásra és az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok miatt csak nagyon kötött módon, az érintett hozzájárulásával biztosítható. Intézményi tudás- és kompetenciakataszter nem készült még, ugyanakkor a TMCS elérhetővé tette a dolgozók számára a közös W meghajtón a Módszertan 4. sz. mellékletét képező szervezet munkatársainak tudására vonatkozó adatokat tartalmazó űrlapot, amelybe mindenki önkéntes alapon rögzítheti az adatait. A Hivatalban a belső telefonkönyv a legfontosabb tájékozódási pont, amely részletes és folyamatosan aktualizált módon tartalmazza az egyes kollégák nevét, beosztását/munkakörét, telefonszámát (mellékét), címét, valamint azt, hogy helyileg hol találhatóak meg. A Hivatal Outlook levelezőrendszert használ, melynek címtárába minden dolgozó elérhetősége (illetve a személyes adatoknál beosztása, szobaszáma) ugyancsak hozzáférhető. Mindezek elengedhetetlenek a napi munkához. A Hivatal rendelkezik közös meghajtóval (W: meghajtó), ahol minden dolgozó minden ott található anyaghoz korlátozás nélkül hozzáférhet. A tudásmegosztás további eszközei: A jogi terület (Jogi Főosztály) a jogszabályi változásokról azok megjelenését követően haladéktalanul körlevél formájában tájékoztatja a felsővezetést. A Hivatal saját, havonta megjelenő belső újsággal is rendelkezik (KIHírmondó), mely az egyes szervezeti egységek munkatársainak, illetve munkájának bemutatásán, a szervezeti egységek által szervezett különböző konferenciák, rendezvények, továbbképzések beszámolóján, az intézményt érintő média hírek összefoglalóján túl tartalmaz különböző kulturális, színházi, sport és egyéb események részvételére való felhívást, szezonális receptajánlatokat és érdekességeket. A kommunikációs terület a fontosabb információkat körlevél formájában közli minden dolgozóval (pl. házirend változások, felhívások), illetve gyakran ki is függesztik azokat az intézmény forgalmasabb helyein. A tudásmegosztás egyik legfontosabb formája, amint ez a kérdőívre adott válaszokból is kitűnik, a kollegiális beszélgetések révén megvalósuló interakció. 14/40

15 Fontos kiemelni, hogy a Hivatal belső szabályzatai a kilépésre vonatkozóan is egységes eljárásrendet határoznak meg, pontosan rögzítve az átadás-átvétel folyamatát. Ennek során minden kilépő dolgozó köteles a hivatalos mellékletként nem szereplő, de a gyakorlatban egységesen használt átadás átvételi jegyzőkönyv mintát használni, amely tartalmazza a futó és folyamatban lévő ügyeit, az ezekhez tartozó fontosabb részletek ismertetését, illetve tájékoztatást az ezekhez kapcsolódó intézkedésekről. A kilépést követően a dolgozó által használt postafiókhoz ( címhez) tartozó anyagok az informatikai terület részéről archiválásra kerülnek és vezetői megkeresésre a bennük található anyagok hozzáférhetőek. III.2.4. A szervezeti egységek szervezeti tudásvagyonára vonatkozó adatok összegyűjtése A szervezeti egységek mindegyike a munkavégzésükhöz szükséges és gyakran használt sablonokat, iratmintákat, fontosabb dokumentumokat általában rendszerezve az O meghajtón lévő saját mappákban gyűjti össze, melyhez csak a szervezeti egység dolgozói férnek hozzá. (Amelyik szervezeti egységnek ilyen közös mappája még nincsen, ott javasolni fogja a TMCS, hogy minél hamarabb hozzanak létre, tanácsot adva a mappa architektúrájára és a rendszerezésre vonatkozóan.) Megfigyeléseink szerint a legtöbb szervezeti egység témakörök, főbb ügycsoportok szerinti és nem kronologikus bontásban vezeti a saját nyilvántartását. A szervezeti egységek jelentős része rendelkezik olyan belső levelezőlistával, amin csak a szervezeti egység dolgozói vannak rajta és a fontosabb információk ezen keresztül (is) megosztásra kerülnek egymás között. (Úgy tapasztaltuk, hogy a belső levelezőlistákra minden dolgozó írhat, az alá-fölérendeltségi viszony e téren lazábban érvényesül. A gyakorlat az, hogy a dolgozók rendszeresen használják az információ megosztásra e csatornát, első sorban persze a szakmai munkavégzéshez kapcsolódóan.) Ezen felül az irattári adatbázisokra (Poszeidon, IRMA és egyéb belső, Excel alapú nyilvántartások) és az iktatott, lefűzött iratokra lehet még támaszkodni. III.2.5. A szervezethez tartozó háttérintézményekre vonatkozó adatok összegyűjtése A szervezetnek nincsenek külön háttérintézményei ugyanakkor, mint középirányító szerv a fővárosi és megyei kormányhivatalok fellett egyes irányítási, illetve ellenőrzési jogköröket gyakorol, ami révén az alapfeladathoz kapcsolódóan meglehetősen széleskörű adatbázisokkal és információkkal rendelkezik a kormányhivatalok működéséről. (Mindez ugyanakkor nem megosztható információ és kizárólag a szakmai munkavégzéshez 15/40

16 kapcsolódóan hozzáférhetőek az arra jogosult szervezeti egységeknek feladatkörükben eljárva.) III.2.6. Szervezeti eljárások összegyűjtése A szervezet minden ügymenete és folyamata jogilag és belső szabályzatokban rögzített. A belső szabályzatok, utasítások, módszertanok, illetve állásfoglalások, természetesen a jogszabályi előírásokon túl, részletesen leírják az egyes ügymeneteket. A szabályzatok egy részénél folyamatábraként az adott ügymenet is bemutatásra kerül. Mindezen felül a Hivatal minden területének a legfőbb folyamatai grafikus ellenőrzési nyomvonal formájában, azaz az egyes munkafolyamatok és az azokhoz kapcsolódó felelősségi rendnek folyamatábra formában történő leképezésével is elkészültek, melynek mindenki számára történő egységes elérhetővé tétele az intraneten, illetve a W meghajtón jelenleg is zajlik. III.2.7. Szervezeti eljárásokhoz kapcsolódó sablonok A legtöbb intézményi szabályzat és utasítás tartalmazza az adott ügymenetekhez kapcsolódó iratmintákat, valamint sablonokat, illetve az intraneten is elérhetőek a fontosabb iratminták (levélsablonok, feljegyzés minta, etc.) Ezen felül a mindennapi gyakorlat is kialakította egyes szabályzat mellékletét külön nem képező iratminták általános használatát. A használt iktatási rendszer miatt is kötöttek az egyes iratminták, illetve a fent említett irattári adatbázisok. Kiemelendő még, hogy a kérdőív kitöltőinek jelentős része a tudásmegosztás legfontosabb forrásaként a: képzéseket és továbbképzéseket, illetve az értekezleteket, munkacsoport megbeszéléseket emelték ki. (A közszolgálati tisztviselők továbbképzése 2013-tól jogszabályi szinten 2 is kötelezővé vált, melynek egységes kereteit feladatkörében eljárva a Hivatal, mint személyügyi központ, illetve a Nemzeti Közszolgálati Egyetem látja el. A Hivatal nagy hangsúlyt fektet a belső képzések biztosítására, melynek része a Wekerle-projekt 3 keretén belül biztosított képzések, 2 a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet 3 A Wekerle Projekt célja a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal (korábban Wekerle Sándor Alapkezelő) és a Nemzeti Közszolgálati Egyetem (NKE) együttműködésének keretében az NKE által a Hivatal részére kifejlesztett, a közszolgálathoz és a Hivatal alaptevékenységeihez kapcsolódó oktatási anyagok belső képzés formájában történő oktatásának biztosítása. A Projekt célja első sorban az, hogy biztosítsa a Hivatalban megvalósuló, továbbra is magas szakmai színvonalon történő feladatellátást, ugyanakkor a képzések korlátozott mértékben, de más intézmények dolgozói számára is elérhetőek. 16/40

17 melyek a dolgozók számára is elérhetőek. Ezen felül az EU-s projektekben dolgozó munkatársak számára több alkalommal is biztosított a külső szolgáltatók képzésein való részvétel.) A Hivatal szervezeti és működési szabályzata a belső egyeztetések több formáját is intézményesíti. A Hivatal felsővezetése heti rendszerességgel kötelező jelleggel részt vesz az elnöki értekezleten, ami a Hivatal legfőbb döntés-előkészítő és informális fóruma. Ezen túl az egyes területek vezetői is rendszeresen tartanak elnökhelyettesi, illetve igazgatói értekezletet, amelyek lehetőséget biztosítanak a tudásmegosztásra, valamint, áttekinti a feladatkörébe tartozó műveletek ellátásának állását. Amennyiben szükséges, az elnök, a felsővezetők vagy akár a főosztályvezetők is létrehozhatnak munkacsoportokat, amelyben egy-egy feladat vagy probléma az érintett szakterületek bevonása mellett koncentráltabb módon közelíthető meg és a megoldáshoz szükséges javaslatok felvázolása, kidolgozása hatékonyabb módon biztosítható. Külső tudás A Hivatal külső erőforrást és szolgáltatásokat csak a lehető legminimálisabb mértékben vesz igénybe, mivel a szervezet széleskörű szakmai tudással rendelkező belső erőforrásai miatt nem indokolt. III.2.8. Kiemelt tudásbirtokosok feltérképezése (tudástérkép) A szervezeten belül kitöltött kérdőív 4. kérdése (Szervezetben betöltött pozíció) alapján megállapítható, hogy a kitöltők mintegy 82 %-a középvezetőinél alacsonyabb pozíciót betöltő dolgozó. A válaszokból kitűnik, hogy a kiemelt többlet tudásbirtokos munkatársak beazonosítása és a többi munkatárs által történő megkeresésük aránya szorosan összefügg a Hivatal szakmai feladatainak ellátásával és az ehhez kapcsolódó ügymenettel. A kérdőív és a gyakorlat alapján is megállapítható, hogy a Hivatal meglehetősen szabályozott ügymenete miatt inkább az explicit, mint a tacit információkkal kapcsolatban keresik meg a kiemelt tudásbirtokosokat. Míg a válaszadók jelentős része a 33. Jelenleg milyen informális tudásmegosztó csatornák léteznek a szervezeten belül? inkább a tacit tudásmegosztás csatornáit feltérképező kérdésre zömmel azt a választ adták, hogy másik kollégát, munkatársat keresnek meg, addig a 48. Kérem, nevezze meg azt a három munkatársát, akihez leggyakrabban fordul információért/segítségért! kérdésre, mind az első, mind a második helyen jelentős részben vagy valamely szervezeti egység, illetve projekt vezetőjét nevezték meg vagy valamely vezetői pozíciót jelöltek meg. 17/40

18 Mindebből látható, hogy a feladat ellátásához kapcsolódóan, mind az explicit, mind a tacit információk vonatkozásában is inkább az érintett szakmai terület vezetőitől, beosztott vezetői relációban próbálnak a dolgozók információkhoz jutni, mint hogy másik kollégát keresnének meg. Mindezt nagy mértékben összefügg azzal, hogy a hierarchikus irányítás az explicit tudásmegosztás csatornái felé terelik az egyes problémák megoldásának folyamatát és a tacit jellegű információk felhasználhatósága jelentős mértékben korlátozott. Megállapítható, hogy az intézmény közigazgatási jellegéből fakadó szabályozott ügymenete az explicit tudásmegosztás csatornáira épül, illetve a hivatali és a felelősségi rend jelöli ki azon személyek körét, akikhez a dolgozók információért szoktak fordulni. A szakmai munkavégzéshez kapcsolódóan a kérdőív eredményeinek tanúsága szerint inkább a tapasztalattal és/vagy gyakorlattal rendelkező vezetőkhöz fordulnak inkább, mint akár az általuk is tudásbirtokosok köré sorolt kollégájukhoz. A kérdőív eredményeinek összegzését követően megállapítható, hogy három funkcionális területet, illetve annak munkatársait, vezetőit (informatika, jog, pénzügy) a kitöltő célcsoport egységesen tudásbirtokosként jelölte meg. Mindez mutatja, hogy ezek a területeket nagyon sokféle és változatos ügyekkel keresik meg és folyamatos a kapcsolatuk a többi szervezeti egységgel. E területek szolgáltatásait az egész szervezet igénybe veszi, így az explicit jellegűeken túl, nagy mértékű tacit tudás is felhalmozódott a funkcionális szervezeti egységeknél. A Hivatal tudástérképének és tudásmegosztási folyamatainak sematikus ábrája: (A kérdőív 48. kérdésére adott válaszok alapján) 18/40

19 Felsővezető (főosztályvezető) Közvetlen felettes (osztályvezető) Humánpolitika Ügyintéző Informatika Felsővezető (projektmenedzser) Projektasszisztens Közvetlen kolléga I. Közvetlen kolléga I. Pénzügy Kolléga Ügyintéző Jog Felsővezető (projektmenedzser) Projektvezet ő helyettese Felsővezető (főosztályvezető) Ügyintéző Közvetlen kolléga I. Közvetlen felettes (osztályvezető) Közvetlen kolléga I. Jelmagyarázat = Erős (primer) kapcsolat. Folyamatos és napi szintű információáramlás és tudásmegosztás = Gyengébb (szekunder) kapcsolat. Esetenkénti, konkrét ügyhöz kapcsolódó információáramlás és tudásmegosztás. (A vonal vastaga a kapcsolat további erősségét mutatja.) 19/40

20 III.3. Tudásmenedzsment helyzetértékelés Az itt alkalmazott sablon, a Módszertan alapján került felhasználásra a tesztelési munkacsoport által. Alapvetően ebben a szakaszban az adott szervezetnél megtalálható tudásmenedzsmentbeli folyamatok felmérése történik meg e sablon által. Kitöltése, a megelőző 3 módszertani lépés elvégzése után lehetséges, hiszen erősen támaszkodik azok eredményeire. Tartalmát nézve, a szervezet dolgozói számára korábban kiküldött kérdőívre adott válaszok feldolgozása, összefoglalása adja az alapot. Mindez a Tény oszlopban jelenik meg. Ez jelöli az adott szervezet jelenlegi állapotát, a működő folyamatokat, vagyis ebben a módszertani lépésben teljesül a szervezet önértékelése. Ezenkívül a sablon segítséget nyújt a szervezeti tudásmenedzsment célok meghatározásához. Az itt kitöltött sablon a fejlesztési terv alapján két későbbi módszertani lépést követően kerül majd kiegészítésre, mikor a kívánt cél, valamint a fejlesztés során elvégzett eredmények visszacsatolása megtörténik. Helyzetértékelő sablon: Folyamat Rendelkezik a szervezet TM stratégiával? Van-e a szervezetnek elkülönített forrása a TM-el kapcsolatos kiadásokra? Milyen formális tudásmegosztó csatornák léteznek a szervezeten belül? Milyen informális tudásmegosztó csatornák léteznek a szervezeten belül? TÉNY Jelenleg nincs a Hivatalban. Nincs külön elkülönített forrás az ilyen jellegű kiadásokra. A kérdőívet kitöltők közül kiválasztásra kerültek a leggyakoribb válaszok. Jelen esetben, ezek a következőek: Továbbképzés: belső, külső. Értekezlet, megbeszélés Konferencia Munkacsoportok ülései Hivatalos ek Hivatal információs levelei: KIHírmondó Tájékoztató anyagok Most futó Wekerle képzés programjai A kérdőívet kitöltők közül kiválasztásra kerültek a leggyakoribb válaszok. Jelen 20/40

21 A szervezeten belül milyen mértékben vannak az egyes munkafolyamatok dokumentálva? A szervezeten belül milyen mértékben kerül megosztásra az egyes szervezeti egységeknél dokumentált tudás? A dokumentált tudás milyen mértékben kerül a későbbiek során hasznosításra? A szervezet rendelkezik-e a tudásmegosztást támogató technológiával? Technológia A szervezeti tudás milyen mértékben kerül megosztásra a kialakított technológiai háttér segítségével? Humán erőforrás Dokumentáltan felmérésre kerül-e a szervezetben a munkatársak feladataik ellátásához szükséges tudása? A munkatársak készségei és kompetenciái milyen rendszerességgel kerülnek kiértékelésre? esetben, ezek a következőek: Folyosói beszélgetések Közös ebédek Munkaidőn túli, közös szabadidőtöltés Partneri kapcsolatok Együttműködés a mindennapi munka során az azonos szakterületen dolgozó kollégákkal (szakmai tárgyú beszélgetések, tanács kérése. Pletyka Alkalomszerű beszélgetések: pl. kávézás, dohányzás közben. A válaszadók 44,44%-a gondolja úgy, hogy nagymértékben. Válaszadók szerint közepes- kis mértékben. Vagyis nem hatékonyan, ami olykor hátráltatja a feladatok elvégzésének idejét, szakszerűségét. A dokumentált tudás a megkérdezettek véleménye szerint közepes mértékben kerül hasznosításra. Igen a szervezet rendelkezik tudásmegosztást támogató technológiával. Ilyenek a tartalom- és dokumentumkezelő rendszerek, tudásbázisok, portál, intranet. Fontos, még a Hivatalon belül kiépített informatikai hálózat (dokumentációs mapparendszer). Az elvégzett felmérés alapján megállapítható, hogy a szervezeti tudás közepes mértékben, nem teljes körűen kerül felhasználásra. A megkérdezettek majdnem 50%-a nem tud ilyenről. A munkatársakat félévente értékelik a szakmai feletteseik. 21/40

22 A kompetenciák fenntartása és növelése érdekében a szervezet tart-e rendszeres tudásfrissítő képzéseket? Van-e a szervezetnek módszere arra, hogy azonosítsa a kritikus tudással rendelkező dolgozókat? Van-e a szervezetnek programja a szervezeten belüli kritikus tudás megőrzésére? Van-e a szervezeten belül TM folyamatok koordinálásáért felelős személy? Tett-e lépéseket a szervezet annak érdekében, hogy TM folyamatok tudatossá váljanak a munkatársainak tevékenységében? Milyen módon ösztönzi a szervezet a dolgozókat a tudásmegosztásra? Igen, a szervezet tart belső, valamint külső, meghívott előadó(k) által megrendezett képzéseket. Nem pedig az egyes munkakör átadás-átvétel esetében az ilyen személyek által felhalmozott tudás átadása hatékonyabban megvalósulna. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal jelenleg nem rendelkezik ilyen programmal. A kérdőívet kitöltők nem tudnak róla. Nincs a szervezeten belül ilyen személy. Jelentős százaléka a válaszadónak (71%) nem tapasztalt ilyen folyamatot. Ilyen irányú kezdeményezés nem indult el a szervezeten belül. A szervezet szakmai irányítása alá tartozó főosztályok, osztályok felől érkező igények ösztönöznek elsősorban a tudásmegosztásra, nem a szervezet maga. Ez a szakterületek sajátosságaiból fakadóan jól is van így. A válaszadók szerint a leggyakrabban megjelölt módok ideális esetben : Jutalmazás Értékelésbe való beillesztés, interiorizálás támogatása A feladatok kiosztása szükségessé teszi a munkatársak közti együttműködést és tudásmegosztást. III.4. Tudásmenedzsment célmeghatározás A korábbi tesztelési lépések során szerzett ismeretek és tapasztalatok alapján munkacsoportunk közös munka során megfogalmazta a tudásmegosztással elérendő intézményi célokat: a tudásmenedzsment szerepének megerősítése a tudásmenedzsmentet támogató folyamatok kialakítása a tudásmenedzsmentet szolgáló eszközök kialakítása 22/40

23 a tudásmenedzsment hangsúlyosan jelenjen meg a szervezet működésében a Hivatal minden dolgozója a szervezet tudásmenedzsment folyamatainak aktív közreműködőjévé váljon a szervezeti és egyéni tudásszint folyamatosan emelkedjen a szervezetben rejtett tudás napvilágra kerüljön a Hivatal tudásmenedzsment stratégiája összhangban legyen a Magyary Program célkitűzéseivel a Hivatal tudásmenedzsment stratégia alkalmazásával segítse a Hivatal alaptevékenységében foglalt feladatok hatékonyabb ellátását az intézményi tudásmegosztás támogassa a Hivatal szervezeti egységei közötti szinergikus együttműködést III.5. Eltéréselemzés A tudásmenedzsment folyamatok optimalizálása érdekében fontos lépésnek tartottuk a Hivatalon belül létező tudásmegosztási lehetőségek, eszközök, törekvések etc. jelenlegi helyzetének, valamint a tervezett, lehetséges lépéseinek meghatározását. Rendelkezik a szervezet TM stratégiával? Van-e a szervezetnek elkülönített forrása a TM-el kapcsolatos kiadásokra? Milyen formális tudásmegosztó csatornák léteznek a szervezeten belül? Folyamat TÉNY Jelenleg nincs a Hivatalban. Nincs külön elkülönített forrás az ilyen jellegű kiadásokra. A kérdőívet kitöltők közül kiválasztásra kerültek a leggyakoribb válaszok. Jelen esetben, ezek a következőek: Továbbképzés: belső, külső. Értekezlet, megbeszélés Konferencia Munkacsoportok ülései Hivatalos ek Hivatal információs levelei: TERV Javaslatot teszünk szervezeti TM stratégia főbb pontjaira Költséghatékony megoldások felkutatása és erre vonatkozó javaslat megfogalmazása A belső képzések koordinációjának növelése és mindezekről hatékonyabb tájékoztatás. 23/40

24 Milyen informális tudásmegosztó csatornák léteznek a szervezeten belül? A szervezeten belül milyen mértékben vannak az egyes munkafolyamatok dokumentálva? A szervezeten belül milyen mértékben kerül megosztásra az egyes szervezeti egységeknél dokumentált tudás? A dokumentált tudás milyen mértékben kerül a későbbiek során hasznosításra? Hírmondó Tájékoztató anyagok Most futó Wekerle képzés programjai A kérdőívet kitöltők közül kiválasztásra kerültek a leggyakoribb válaszok. Jelen esetben, ezek a következőek: Folyosói beszélgetések Közös ebédek Munkaidőn túli, közös szabadidőtöltés Partneri kapcsolatok Együttműködés a mindennapi munka során, az azonos szakterületen dolgozó kollégákkal (szakmai tárgyú beszélgetések, tanács kérése. Pletyka Alkalomszerű beszélgetések: pl. kávézás, dohányzás közben. A válaszadók 44,44%-a gondolja úgy, hogy nagymértékben. Válaszadók szerint közepes- kis mértékben. Vagyis nem hatékonyan, ami olykor hátráltatja a feladatok elvégzésének idejét, szakszerűségét. A dokumentált tudás a megkérdezettek véleménye szerint közepes mértékben kerül hasznosításra. Intranetes felületek kialakítása - (pl. fórum, apróhirdetés, munkahelyen kívüli hírek) Változtatást nem igényel. A dokumentált tudás fájlszintű és/vagy intranetes megosztás Nagymértékben kerüljön hasznosításra, illetve biztosítottak legyenek annak feltételei, hogy a mindennapi munkavégzésbe is beépítésre kerüljenek. 24/40

25 A szervezet rendelkezik-e a tudásmegosztást támogató technológiával? A szervezeti tudás milyen mértékben kerül megosztásra a kialakított technológiai háttér segítségével? Dokumentáltan felmérésre kerül-e a szervezetben a munkatársak feladataik ellátásához szükséges tudása? A munkatársak készségei és kompetenciái milyen rendszerességgel kerülnek kiértékelésre? A kompetenciák fenntartása és növelése érdekében a szervezet tart-e Technológia Igen a szervezet rendelkezik tudásmegosztást támogató technológiával. Ilyenek a tartalom- és dokumentumkezelő rendszerek, tudásbázisok, portál, intranet. Fontos, még a Hivatalon belül kiépített informatikai hálózat (dokumentációs mapparendszer). Az elvégzett felmérés alapján megállapítható, hogy a szervezeti tudás közepes mértékben, nem teljes körűen kerül felhasználásra. Humán erőforrás A megkérdezettek majdnem 50%-a nem tud ilyenről. A munkatársakat évente értékelik a szakmai feletteseik. Igen, a szervezet tart belső, valamint külső, meghívott előadó(k) által megrendezett képzéseket. Ezek fejlesztése, és az intranet használatának terjesztése. Nagymértékben kerüljön hasznosításra. A kollégák figyelmét fel kell hívni az Intraneten elérhető információk teljes körére, a dokumentációs mapparendszer fontosságának hangsúlyozása. Munkakör alapú kompetencia meghatározás Féléves teljesítményértékelés, éves minősítés keretében 4 A belső képzések koordinációjának növelése, és hatékonyabb tájékoztatás mindezekről. 4 a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (I. 21.) Korm. rendelet a közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (VI. 30.) KIM rendelet 25/40

26 rendszeres tudásfrissítő képzéseket? Van-e a szervezetnek módszere arra, hogy azonosítsa a kritikus tudással rendelkező dolgozókat? Van-e a szervezetnek programja a szervezeten belüli kritikus tudás megőrzésére? Van-e a szervezeten belül TM folyamatok koordinálásáért felelős személy? Tett-e lépéseket a szervezet annak érdekében, hogy TM folyamatok tudatossá váljanak a munkatársainak tevékenységében? Milyen módon ösztönzi a szervezet a dolgozókat a tudásmegosztásra? Nem pedig az egyes munkakör átadás-átvétel esetében az ilyen személyek által felhalmozott tudás átadása kiemelten fontos lenne. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal jelenleg nem rendelkezik ilyen programmal. A kérdőívet kitöltők nem tudnak róla. Nincs a szervezeten belül ilyen személy. Jelentős százaléka a válaszadónak (71%) nem tapasztalt ilyen folyamatot. Ilyen irányú kezdeményezés nem indult el a szervezeten belül. A szervezet szakmai irányítása alá tartozó főosztályok, osztályok felől érkező igények ösztönöznek elsősorban a tudásmegosztásra, nem a szervezet maga. Ez a szakterületek sajátosságaiból fakadóan jól is van így. A válaszadók szerint a leggyakrabban megjelölt módok ideális esetben : Jutalmazás Értékelésbe való beillesztés, interiorizálás támogatása Javaslatot teszünk szervezeti TM stratégia keretében. A felelős személy ismertségének növelése. Tudatosítsuk a TM folyamatok fontosságát. 26/40

27 A feladatok kiosztása szükségessé teszi a munkatársak közti együttműködést és tudásmegosztást. III.6. Tudásmenedzsment IT eszközei a KIH-ben A KIH a projekt és a módszertan bevezetése előtt, tudásmenedzsment szempontjából egy általános IT megoldásokat tartalmazó eszközparkkal rendelkezett. Főbb elemei: Poszeidon ügyiratkezelő rendszer Közös meghajtók (zárt és nyilvános mapparendszerek) Külső portálok Exchange megoldások Intranet Poszeidon: A közigazgatásban általánosan, jogszabályi alapok szerint kötelező használni iktató és iratkezelő szoftvert, melynek funkcionális illetve használati szintje nincs teljes körűen szabályozva. Ezt kihasználva a legtöbb szervezethez hasonlóan, a KIH is csak a minimum, jogszabályi szinten elvárt részt használja. Az iktatási folyamatok és az iratok követése jellemzően megvalósul, az iratok a kötelező meta adatokkal el vannak látva, azonban más lehetőségek nincsenek kihasználva. Fejlesztési javaslataink: A Poszeidon lehetőséget biztosít, az iratok digitális tárolására is, illetve egyéb meta adatok rögzítésére is, melyek nagyban könnyítenék a visszakereshetőséget és az elérhetőséget, ezt azonban jelenleg a szervezet munkatársainak csak igen kis része használja ki. Ezen felül javasolnánk az irányú fejlesztéseket is, hogy az ügyiratok jobban nyomon követhetőek legyenek, illetve a visszakeresés egyszerűsödjön. Az ÁROP projekthez kapcsolódóan az Informatikai Osztály megkezdte az iratai digitális másolatainak tárolását a Poszeidonban, ezzel biztosítva a könnyebb elérhetőséget. 27/40

28 Közös meghajtók: A KIH jelenleg 4-5 közös meghajtó eléréssel rendelkezik, melyek egy része nyilvánosan hozzáférhető, nagyobb része pedig valamilyen szervezeti vagy egyéb szempont alapján korlátozott. A jogosultságok kialakítása csoport alapú, mely azt jelenti, hogy az egyes mappák hozzáférése csoportokra korlátozott. A jogosultsági szintek között megkülönböztetünk olvasási, írási és teljes jogosultsági szintet. Az olvasási szint csak hozzáférést biztosít, mellyel a fájlok megtekinthetők, az írási joggal a fájlok, mappák módosíthatók is, a teljes joggal pedig törölhetők is. Fejlesztési javaslatok: A mapparendszer jelenleg nem tiszta, nagyon sok az olyan mappa, melyet már senki nem használ, illetve senki nem fér hozzá, ez által rengeteg rejtett tudásanyag lehet a hálózaton, melynek létezéséről sem tud senki, illetve mivel ezek nem feltérképezett dokumentumok, így számos esetben, csak a helyet foglalják. A mapparendszer legnagyobb hátránya jelen pillanatban, tudásmenedzsment szempontjából, hogy nincsen kialakított, előre meghatározott mappastruktúra, valamint nincs egységes fájl- és mappa elnevezési konvenció, melyet a munkatársak követhetnének, illetve sehol sincs elérhető mappa jegyzék. Az előbbiek következményeként a hálózaton tárolt adatok, információk és dokumentumok visszakereshetősége nagyon nehézkes. A mappához hozzáférő csoport alakítja ki a saját rendszerét, azonban ezek a kívülálló számára nem átláthatók. Mindezeken felül az egyes tevékenységek (pl. beszerzés indítása) esetében számos szervezeti 28/40

29 egység érintett, azonban a dokumentumok vagy csak valamely szervezeti egység mappájában korlátozottan elérhető, vagy mindegyik szervezeti egység a saját mapparendszerében menti el. Ez egyrészt a dokumentumok többszörözésével a tárhelyet csökkenti, másrészt a különböző tárolt verziók több esetben ahhoz vezetnek, hogy a munkatársak más-más dokumentumba dolgoznak, ami így adatvesztéshez vezet. A javaslatunk az, hogy kerüljön kialakításra egy irányadó mapparendszer, illetve a mapparendszerek esetében legyen egy leíró fájl, mely tartalmazza, hogy az adott mappa almappáiban hol, milyen dokumentumok érhetőek el. Ezen felül, a közös mappák esetében meg kellene szüntetni a túlzott korlátozásokat. A szervezet esetében javasolt adatbiztonsági szinteket meghatározni és ezek alapján besorolni a kollégákat, hogy mihez férhetnek hozzá, és kifejezetten csak a titkos, szenzitív adatok hozzáférését korlátozni, minden egyéb szakmai dokumentumot pedig a szervezeten belül szabadon hozzáférhetővé tenni legalább olvasási szinten. A projekt keretében a munkacsoportok számára átlátható, egyszerű mapparendszert hoztunk létre: 29/40